Microsoft Project 2013 Tieng viet

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Thiết lập các tài nguyên

Chương IV 51

Chương IV:Chương IV:


Microsoft Project 2013 hỗ trợ ba loại tài nguyên. Đó là tài nguyên làm việc, và hai loại tài nguyên có mục đích đặc biệt: chi phí và nguyên vật liệu. Tóm lại, sau đây là cách hiểu về ba loại tài nguyên này:

- Work resource: Tài nguyên làm việc, bao gồm con người và thiết bị cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ trong một kế hoạch của dự án .

- Cost resource: Tài nguyên chi phí, đại diện cho một chi phí tài chính gắn liền với một nhiệm vụ mà bạn cần phải tính đến trong kế hoạch. Ví dụ, bao gồm các loại chi phí như chi phí đi du lịch, chi phí vui chơi giải trí và những thứ khác.

- Material resource: Tài nguyên nguyên vật liệu là các mặt hàng tiêu dùng ( ví dụ sắt, thép, xi măng…) mà bạn dùng khi dự án thực hiện. Ví dụ, một dự án xây dựng có thể cần phải theo dõi lượng sắt thép hoặc bê tông khi nó được sử dụng trong suốt dự án.

Trong chương này, bạn sẽ thiết lập các tài nguyên làm việc và tài nguyên chi phí. Bạn sẽ làm việc với các tài nguyên nguyên vật liệu trong Chương 10.

Quản lý tài nguyên hiệu quả là một trong những lợi thế quan trọng nhất của việc sử dụng Project hơn là các công cụ lập kế hoạch tập trung vào nhiệm vụ. Bạn không cần phải thiết lập tài nguyên và phân công chúng tới các nhiệm vụ trong Project, tuy nhiên việc không làm các thông tin này có sẵn trong Project có thể khiến bạn đạt được ít hiệu quả trong việc quản lý dự án của bạn. Thiết lập thông tin về tài nguyên trong Project có mất một chút nỗ lực, nhưng thời gian bỏ ra là đáng giá nếu dự án của bạn chủ yếu bị dẫn dắt bởi ràng buộc về thời gian hoặc chi phí (và gần như tất cả các dự án đều bị dẫn dắt bởi một trong hai hoặc là cả hai yếu tố này).

4.1. Nhập tên của tài nguyên làm việcTài nguyên làm việc là con người và thiết bị làm các công việc của dự án. Project tập

trung vào hai khía cạnh của tài nguyên làm việc: sự sẵn sàng để dùng và các chi phí của chúng. Sự sẵn sàng để dùng quyết định khi nào thì các tài nguyên cụ thể có thể làm việc trong các nhiệm vụ và các tài nguyên đó có thể hoàn thành được bao nhiêu công việc. Chi phí là ám chỉ đến chi phí tài chính phải gánh chịu do các tài nguyên thực hiện công việc trong dự án.

Một số ví dụ về cách thức mà bạn có thể nhập tên tài nguyên làm việc được liệt kê trong bảng sau:

Tài nguyên làm việc Ví dụ nhập

Các cá nhân được xác định bởi tên Jun Cao ; Zac WoodallCác cá nhân được xác định bởi tên công việc hoặc chức danh

Người chịu trách nhiệm xuất bản; Chuyên gia hợp đồng

Các nhóm người có chung các kỹ năng ( Khi phân công những tài nguyên có thể thay thế cho nhau được tới một nhiệm vụ, có thể bạn sẽ không quan tâm tới việc cá nhân đó là ai, miễn là họ có kỹ năng phù hợp)

Các thư ký tòa soạn; nhóm thợ xếp chữ

Thiết bị Máy in

* Cân nhắc về tài nguyên thiết bị.

Trong Project, bạn thiết lập các tài nguyên con người và thiết bị trong cùng một cách thức giống nhau, chúng đều là những ví dụ về tài nguyên làm việc. Tuy nhiên, bạn cần phải nhận thức được các khác biệt quan trọng trong cách thức mà bạn có thể lên tiến độ cho hai tài nguyên làm việc này. Hầu hết các tài nguyên con người đều có một ngày làm việc điển hình là 8 giờ và thường không quá 12 giờ, nhưng các tài nguyên thiết bị có thể có các khả năng làm việc đa dạng hơn nhiều, từ làm việc trong khoảng thời gian ngắn ( tuân theo sự duy tu bảo dưỡng ) cho tới suốt ngày đêm mà không gián đoạn. Hơn nữa, những tài nguyên con người có thể linh hoạt trong các nhiệm vụ mà họ có thể thực thi, nhưng các tài nguyên thiết bị lại có xu hướng chuyên dụng

Chương IV 52


hơn. Ví dụ, một người biên tập nội dung cho một dự án sách cũng có thể làm việc như một thư ký tòa soạn trong lúc gay go thiếu người, nhưng một máy photo không thể thay thế cho một máy in.

Bạn không cần phải theo dõi từng thiết bị sẽ được sử dụng trong kế hoạch của bạn, nhưng bạn có thể muốn thiết lập các tài nguyên thiết bị khi:

- Nhiều đội hoặc nhóm người có thể cần cùng một thiết bị để hoàn thành các nhiệm vụ khác nhau cùng một lúc, và thiết bị đó có thể bị đăng ký sử dụng quá nhiều.

- Bạn muốn lập kế hoạch và theo dõi các chi phí liên quan với các trang thiết bị. Hãy xem xét những vấn đề này nếu kế hoạch của bạn có các tài nguyên thiết bị.

Project có thể giúp bạn đưa ra các quyết định thông minh hơn về việc quản lý các tài nguyên làm việc lẫn việc giám sát các chi phí tài chính.

Lưu ý: Nếu bạn và các thành viên trong nhóm của bạn có Lync 2010 hoặc sau đây sẽ cài đặt, bạn có thể bắt đầu nhắn tin, gọi điện hoặc gọi điện hình ảnh trực tiếp từ các danh sách tài nguyên trong Project. Di chuyển con trỏ chuột tới biểu tượng hiện diện bên cạnh tên của các tài nguyên.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã có một khởi đầu tốt với danh sách các nhiệm vụ của việc ra mắt cuốn sách mới. Bạn đang sẵn sàng để thiết lập các tài nguyên cần thiết để hoàn thành công việc ra mắt cuốn sách mới tại nhà xuất bản Lucerne Publishing. Cũng như danh sách các nhiệm vụ, bạn đang mong đợi một số thay đổi trong tương lai tới các chi tiết của tài nguyên khi bạn biết hiểu thêm về dự án, nhưng bạn đã có đủ thông tin để bắt đầu ngay bây giờ.

Trong ví dụ, bạn nhập tên của một số tài nguyên làm việc.

Bạn cần các tập tin Simple Resources_Start nằm trong thư mục Practises/Chapter 4 đi kèm theo cuốn sách này. Mở tập tin Simple Resources_Start và lưu nó thành tập tin khác có tên là Simple Resources.

Bước 1: Trên các tab View, trong nhóm lệnh Resource Sheet, kích Resource Sheet.

Bạn sẽ sử dụng khung nhìn Resource Sheet để nhập danh sách ban đầu của các tài nguyên dự án ra mắt cuốn sách mới.

Bước 2: Nhấp vào trường dữ liệu trên cùng thuộc cột có nhãn là Resource Name.

Bước 3: Gõ Jun Cao và nhấn phím Enter.

Project sẽ tạo ra một tài nguyên mới.

Bước 4: Trong các trường dữ liệu trống tiếp theo trong cột có nhãn Resource Name. nhập tên các tài nguyên sau:

Sharon SalavariaToby NixonToni PoeZac Woodall

Chương IV 53


Khi bạn tạo ra một tài nguyên làm việc mới, Project sẽ mặc định gán cho nó 100% Max.Unit.

Những tài nguyên này đều là những cá nhân riêng rẽ. Bạn cũng có thể có một tài nguyên đại diện cho nhiều người. Bạn sẽ nhập tài nguyên như thế ở bước kế tiếp.

Bước 5: Trong trường dữ liệu thuộc cột có nhãn Resource Name bên dưới tài nguyên cuối cùng, gõ Copyeditors (nhóm thư ký tòa soạn ) và sau đó nhấn Enter.

Lưu ý: Nếu bạn thấy cần phải thêm một tài nguyên mới vào danh sách của bạn và bạn muốn thêm tài nguyên mới vào vị trí mà không phải là nằm ở cuối danh sách. Đây là cách thực hiện, chọn tên tài nguyên mà bạn muốn nó xuất hiện trực tiếp bên dưới tài nguyên mới. Trên tab Resource, trong nhóm lệnh Insert, kích Add Resource và sau đó chọn loại tài nguyên bạn muốn.

* Cách tốt nhất để nhập tên tài nguyên là gì ?

Trong Project, tên của các tài nguyên làm việc có thể đề cập đến những người cụ thể ( chẳng hạn như Sharon Salavaria ) hoặc các chức danh công việc cụ thể (chẳng hạn như người chịu trách nhiệm xuất bản-Publisher hoặc chuyên gia hợp đồng-Contract Specialist). Sử dụng bất cứ quy ước đặt tên nào cũng được miễn là hợp lý nhất với bạn và cho những người sẽ thấy kế hoạch của bạn. Câu hỏi quan trọng là: Ai sẽ nhìn thấy các tên cái tên của tài nguyên và họ sẽ nhận biết các tài nguyên này như thế nào? Các cái tên tài nguyên mà bạn chọn sẽ xuất hiện cả trong Project và trong bất kỳ thông tin nào đó về tài nguyên được chia sẻ từ Project. Ở đây có hai ví dụ:

- Trong khung nhìn mặc định Gantt Chart, tên của mỗi tài nguyên xuất hiện bên cạnh các thanh bar Gantt của các nhiệm mà tài nguyên đó được phân công tới.

- Trong báo cáo Resource Overview, tên của mỗi tài nguyên xuất hiện trên trục của biểu đồ Resource Start và Work Status, và cả trong bảng Resource Status.

Một tài nguyên có thể đề cập tới một người nào đó đang là nhân viên hoặc một người nào đó mà chức vụ sẽ được điền vào sau. Trong trường hợp bạn có thể không có tên của những người cụ thể cần nhập, hãy sử dụng các mô tả về tên hoặc chức danh công việc để giữ chỗ khi thiết lập các tài nguyên trong Project.

4.2. Nhập khả năng làm việc tối đa của tài nguyênTrường dữ liệu Max.Units đại diện cho khả năng làm việc tối đa của một tài nguyên để

làm việc trong các nhiệm vụ được phân công tài nguyên đó. Định rõ rằng một tài nguyên có 100% đơn vị tối đa-maximun Units được hiểu là 100 phần trăm thời gian làm việc của tài nguyên đó đang sẵn sàng để làm việc trong các nhiệm vụ trong kế hoạch. Project sẽ cảnh báo bạn với một chỉ thị và định dạng màu đỏ nếu bạn phân công tài nguyên tới nhiều hơn số lượng các nhiệm vụ mà tài nguyên đó có thể thực hiện tại đơn vị tối đa 100% (hay nói cách khác là tài nguyên đó bị phân bổ vượt mức-overallocated). 100 % là giá trị Max.Unit mặc định cho các tài nguyên mới.

Đối với tài nguyên đại diện không phải cho một người cụ thể mà là một nhóm người có chung kỹ năng và có thể thay thế nhau được, bạn có thể nhập một giá trị đơn vị tối đa lớn hơn để biểu thị số lượng người có sẵn. Nhập một giá trị đơn vị tối đa chẳng hạn như 800 % cho một tài nguyên có nghĩa là bạn có thể mong đợi rằng tám cá nhân đều thuộc về tài nguyên đó sẽ có sẵn để làm việc toàn thời gian full-time trong từng ngày làm việc bình thường.

Chương IV 54


Đối với tài nguyên mà có một tiến độ làm việc là ít hơn toàn thời gian-Full time, bạn có thể nhập một giá trị đơn vị tối đa nhỏ hơn. Việc nhập một giá trị đơn vị tối đa chẳng hạn như 75 % cho một tài nguyên có nghĩa là bạn có thể mong đợi rằng khả năng làm việc của tài nguyên đó chỉ bằng ba phần tư khả năng làm việc của một tài nguyên làm việc toàn thời gian full-time. Đối với một tuần làm việc 40 giờ thì khả năng làm việc của tài nguyên đó là 30 giờ (40h x 75%). Lưu ý rằng một khả năng làm việc bán thời gian-part time như vậy có thể áp dụng cho một nhân viên làm việc bán thời gian hoặc một nhân viên làm việc toàn thời gian nhưng được phân bổ tới một một dự án cụ thể chỉ làm việc bán thời gian.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn cần phải thay đổi giá trị đơn vị tối đa 100% mặc định cho một số tài nguyên. Bạn được biết rằng bốn thư ký tòa soạn (copyeditor) có kỹ năng như nhau sẽ được phân bổ cho việc ra mắt cuốn sách mới. Bạn cũng có một tài nguyên trong kế hoạch, Sharon Salavaria, là người sẽ làm việc bán thời gian tại nhà xuất bản.

Trong ví dụ này, bạn sẽ điều chỉnh các giá trị Max.Units cho một tài nguyên mà đại diện cho một nhóm người và một tài nguyên khác mà khả năng làm việc trong kế hoạch này là bán thời gian.

Bước 1: Kích vào trường dữ liệu Max.Units của tài nguyên Copyeditors.

Bước 2: Nhập hoặc chọn 400 % , và sau đó nhấn Enter.

Lưu ý: Khi bạn kích một giá trị số học trong một trường dữ liệu giống Max.Units, hai mũi tên lên và xuống xuất hiện. Bạn có thể kích vào chúng để hiển thị trị số mà bạn muốn, hoặc đơn giản hơn là gõ một trị số vào trong trường dữ liệu này .

Tiếp theo, bạn sẽ cập nhật giá trị Max.Units cho Sharon Salavaria để thể hiện rằng cô ấy làm việc bán thời gian.

Bước 3: Kích vào trường dữ liệu Max.Units của Sharon Salavaria, gõ hoặc chọn 50 % , và sau đó nhấn phím Enter.

Lưu ý: Nếu bạn thích, bạn có thể nhập vào đơn vị tối đa là số thập phân hoặc số nguyên (chẳng hạn như là 0,5 ; 1 ; 4 ) chứ không phải là tỷ lệ phần trăm ( chẳng hạn như 50 % , 100 % , 400 % ). Để sử dụng định dạng này, vào tab File, chọn Options. Trong hợp thoại Project Options, kích vào tab Schedule. Bên dưới khu vực có nhãn Schedule, trong hộp chọn có nhãn Show assignment units as kích chọn Decimal.

Với những thay đổi này tới Max.Units, Project sẽ xem như các tài nguyên này bị phân bổ vượt mức khi công việc được phân công vượt quá khả năng làm việc của họ. Bạn sẽ làm việc với tài nguyên bị phân bổ vượt mức trong Chương 10.

4.3. Nhập các mức lương của tài nguyênHầu như tất cả các dự án có một số khía cạnh về tài chính và chi phí lại giới hạn phạm vi

của nhiều dự án. Theo dõi và quản lý các thông tin về chi phí trong Project cho phép người quản lý của dự án trả lời những câu hỏi quan trọng như:

- Tổng chi phí dự kiến của dự án dựa trên các thời hạn thực hiện của nhiệm vụ và các sự phân công tài nguyên là cái gì?

Chương IV 55


- Có phải tổ chức của bạn đang sử dụng các tài nguyên đắt tiền để làm các nhiệm vụ mà các tài nguyên ít tốn kém có thể làm không?

- Mỗi chi phí tài nguyên hoặc chi phí nhiệm vụ cụ thể sẽ có giá là bao nhiêu trên vòng đời của dự án ?

- Có phải tổ chức của bạn đang tiêu tiền ở một mức mà nó có thể duy trì được thời hạn thực hiện được lên kế hoạch của dự án không ?

Trong Project, bạn có thể nhập mức lương trung bình-Standard Rate và chi phí mỗi lần sử dụng cho các tài nguyên làm việc và tài nguyên nguyên vật liệu. Nhớ lại rằng trong Project có ba loại tài nguyên: làm việc, nguyên vật liệu và chi phí. Các tài nguyên chi phí không sử dụng mức lương và được miêu tả ở phần sau trong chương này .

Khi một tài nguyên làm việc được nhập một mức lương trung bình và được phân công tới một nhiệm vụ, Project tính toán chi phí của sự phân công này. Project thực hiện điều đó bằng cách nhân giá trị thời gian làm việc của sự phân công đó với mức lương trung bình của tài nguyên đó-cả hai đều dùng chung một đơn vị về thời gian ( chẳng hạn như đơn vị giờ). Sau đó bạn có thể thấy chi phí cho từng tài nguyên, chi phí cho từng sự phân công và chi phí cho từng nhiệm vụ (cũng như các chi phí được cuộn lên các nhiệm vụ khái quát và toàn bộ kế hoạch). Bạn sẽ phân công các tài nguyên tới các nhiệm vụ trong chương 5.

Project xử lý các chi phí làm thêm giờ theo cách khác. Project sẽ áp dụng mức lương làm thêm giờ-Overtime Rate chỉ khi bạn ghi cụ thể giờ làm thêm cho một sự phân công. Bạn sẽ tìm hiểu thêm các thông tin về việc làm thêm giờ trong Chương 15. Project không tự động tính các giờ làm thêm và các chi phí liên quan bởi vì có một sự tình cờ là nó sẽ áp dụng làm thêm giờ khi bạn không có ý định về nó. Trong nhiệm vụ về việc ra mắt của cuốn sách mới, tiến độ làm việc của Jun Cao là một ví dụ. Trong phần tiếp theo, bạn sẽ thiết lập một tiến độ làm việc 10 giờ mỗi ngày, bốn ngày mỗi tuần cho Jun Cao ( một tiến độ làm việc "Four-by-ten" ). Tiến độ làm việc đó vẫn là một tuần làm việc-40 giờ bình thường, mặc dù hai giờ cộng thêm mỗi ngày có thể bị nhầm lẫn cho là thêm giờ với giả định một ngày bình thường làm tám giờ.

Ngoài ra hoặc thay vì các mức chi phí, một tài nguyên có thể bao gồm một khoản phí mà Project cộng dồn tới từng nhiệm vụ mà tài nguyên được phân công đến. Việc này được gọi là chi phí mỗi lần sử dụng cost per use. Không giống như các mức chi phí, chi phí mỗi lần sử dụng không biến đổi theo thời hạn thực hiện của nhiệm vụ hoặc thời gian làm việc mà tài nguyên thực thi trong nhiệm vụ. Bạn ghi rõ chi phí mỗi lần sử dụng trong trường dữ liệu Cost/Use trong khung nhìn Resource Sheet.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn nhận được các mức lương cho các tài nguyên làm việc có liên quan đến việc ra mắt cuốn sách mới từ bộ phận tài chính. Các mức lương này bao gồm cả mức lương theo giờ và theo tuần. Bạn cần phải nhập các mức lương này trong kế hoạch ra mắt cuốn sách mới.

Trong ví dụ này, bạn nhập vào các mức lương trung bình và làm thêm giờ cho các tài nguyên làm việc.

Bước 1: Trong trường dữ liệu thuộc cột có nhãn Std.Rate của Jun Cao.

Bước 2: Gõ 42 và nhấn Enter.

Mức lương trung bình theo giờ của Jun Cao là $42 xuất hiện trong cột có nhãn Std.Rate. Lưu ý rằng mức lương trung bình mặc định là theo giờ, vì vậy bạn không cần phải chỉ rõ chi phí cho mỗi giờ.

Bước 3: Trong trường dữ liệu Std.Rate của Sharon Salavaria, gõ 1100/w và nhấn Enter.

Mức lương trung bình theo tuần của Sharon Salavaria xuất hiện trong cột có nhãn Std.Rate. ( Bạn có thể cần phải mở rộng bề rộng của cột để xem đầy đủ các mức lương, như được hiển thị ở dưới đây).

Mức lương này là 1100 đô la cho 1 tuần làm việc.

Chương IV 56


Bước 4: Nhập các mức lương trung bình sau đây cho các tài nguyên tiếp theo:

Tên tài nguyên Mức lương trung bìnhToby Nixon 2700/wToni Poe Để là 0 (Toni là tác giả của cuốn sách nên bạn không

phải theo dõi các chi phí dựa trên mức lương của cô ấy trong kế hoạch này)

Zac Woodall 55Copyeditors 45

Lưu ý: Bạn có thể cần phải mở rộng bề rộng một số cột để thấy đầy đủ các tiêu đề cột và các giá trị như được thể hiện trong hình minh họa.

Như bạn có thể thấy, bạn có thể nhập các mức lương trung bình theo giờ (mặc định trong Project ), theo ngày hoặc theo tuần…. Trong thực tế, bạn có thể nhập các mức lương trong tất cả các đơn vị về thời gian như khi bạn có thể nhập cho các thời hạn thực hiện-từ phút, giờ, ngày … cho đến năm.

Tiếp theo, bạn sẽ nhập một mức lương làm thêm giờ cho một trong số các tài nguyên đó.

Bước 5: Trong trường dữ liệu dành cho mức lương làm thêm giờ ( có nhãn Ovt.Rate ) của Jun Cao, gõ 63 và sau đó nhấn Enter.

Lưu ý: Nếu bạn làm việc với một số lượng lớn các tài nguyên là những người cùng mức lương trung bình hoặc mức lương làm thêm giờ, bạn có thể thiết lập để Project áp dụng các mức lương này một cách tự động bất cứ khi nào bạn thêm một tài nguyên mới. Để làm điều này, vào tab File, chọn Options. Trong hộp thoại Project Options, chọn tab Advanced. Dưới khu vực có nhãn General options for this project, tích chọn vào hộp kiểm có nhãn Automatically add new resources and task và sau đó nhập vào các mức lương mặc định mà bạn muốn.

* Vấn đề về quản lý dự án: Nhận được các thông tin về chi phí của tài nguyên.

Các tài nguyên làm việc có thể chiếm phần lớn chi phí trong nhiều dự án. Để tận dụng đầy đủ lợi ích của các tính năng về quản lý chi phí ở phạm vi rộng trong Project, người quản lý của dự án nên biết các chi phí liên quan tới từng tài nguyên làm việc. Đối với các tài nguyên là con người, rất khó để có được các thông tin đó. Trong rất nhiều cơ quan tổ chức, chỉ những chuyên gia quản lý cấp cao và các chuyên gia về nhân lực mới biết các mức lương của tất cả các tài nguyên làm việc trong một dự án, và họ có thể xem xét các thông tin mật này. Tùy thuộc vào chính sách của cơ quan tổ chức của bạn và sự ưu tiên của dự án, bạn có thể không có khả năng theo dõi các mức lương của tài nguyên. Nếu bạn không thể theo dõi các thông tin về chi phí của tài nguyên và dự án của bạn bị hạn chế bởi chi phí, hiệu quả làm việc của bạn khi là một người quản lý của dự án có thể bị giảm sút, và các nhà tài trợ của dự án nên hiểu sự giới hạn này.Chương IV 57


Nếu bạn có các chi tiết về chi phí trong kế hoạch của bạn và các chi tiết này được coi là các thông tin nhạy cảm, đòi hỏi phải xem xét có một mật khẩu để mở các kế hoạch như vậy. Để thiết lập một mật khẩu, kích vào tab File và sau đó nhấn Save As. Chọn thư mục mà bạn muốn lưu. Trong hộp thoại Save As, kích vào Tools và sau đó chọn General Options.

Một chiến lược khác để xem xét là sử dụng các suất chịu phí bình quân đối cho các tài nguyên là con người. Một suất chịu phí-Burdened rate là một mức lương cộng với các chi phí bình quân trên đầu người. Một suất chịu phí bình quân mô tả tất cả mọi người nói chung, nhưng không có ai là đặc biệt.

4.4. Điều chỉnh thời gian làm việc trong lịch tài nguyênProject sử dụng các loại lịch khác nhau cho các mục đích khác nhau. Trong chương 2,

bạn đã sửa đổi lịch dự án để chỉ rõ các ngày không làm việc trong toàn bộ dự án. Trong phần này, sự tập trung của bạn là lịch tài nguyên-Resource Calendar. Một lịch tài nguyên kiểm soát thời gian làm việc và không làm việc của một tài nguyên cụ thể. Project sử dụng lịch tài nguyên để quyết định khi nào thì sự làm việc của một tài nguyên có thể được lên tiến độ. Lịch tài nguyên chỉ áp dụng cho các tài nguyên làm việc ( con người và thiết bị ), không áp dụng cho tài nguyên nguyên vật liệu hoặc tài nguyên chi phí.

Ban đầu, khi bạn tạo ra các tài nguyên làm việc trong một kế hoạch, Project tạo ra cho mỗi một tài nguyên làm việc một lịch tài nguyên. Các thiết lập ban đầu về thời gian làm việc của các lịch tài nguyên phù hợp với các thiết lập trong lịch dự án, các thiết lập này được mặc định là lịch cơ sở Standard. Lịch cơ sở Standard được xây dựng bên trong Project và nó cung cấp một tiến độ làm việc mặc định từ 8 sáng tới 5 giờ chiều, bao gồm 1 giờ cho nghỉ trưa, từ thứ Hai đến thứ Sáu. Nếu tất cả các thời gian làm việc của các tài nguyên của bạn phù hợp với thời gian làm việc của lịch dự án thì bạn không cần phải chỉnh sửa bất kỳ lịch tài nguyên nào. Tuy nhiên, rất có thể là một số tài nguyên của bạn sẽ cần một số ngoại lệ tới thời gian làm việc trong lịch dự án như:

- Một tiến độ làm việc linh hoạt về thời gian.

- Thời gian nghỉ lễ, kỳ nghỉ.

- Các khoảng thời gian khác khi một tài nguyên đang không sẵn sàng để làm việc trong dự án, chẳng hạn như khoảng thời gian dùng trong đào tạo hoặc tham dự một cuộc thảo luận.

Lưu ý: Nếu bạn có một tài nguyên là người đang sẵn sàng làm việc bán thời gian trong dự án của bạn, bạn có thể bị lôi cuốn tới việc thiết lập thời gian làm việc của tài nguyên này trong dự án để phản ánh một tiến độ làm việc bán thời gian, chẳng hạn như từ 8 sáng đến 12 giờ trưa mỗi ngày. Tuy nhiên, có một phương pháp tốt hơn, đó là điều chỉnh sự sẵn sàng của tài nguyên đó đã được ghi lại trong trường dữ liệu Max.Units thành 50% như đã làm ở trong ví dụ trước đối với tài nguyên tên là Sharon Salavaria. Sự thay đổi giá trị tối đa khả năng làm việc của tài nguyên giữ sự tập trung vào khả năng làm việc của tài nguyên để làm việc trong dự án thay vì tập trung vào các thời gian cụ thể của ngày, khi công việc đó có thể xảy ra. Bạn có thể thiết lập giá trị tối đa cho một tài nguyên trong khung nhìn Resource Sheet.

Những thay đổi mà bạn thực hiện trong lịch dự án sẽ tự động được phản ánh trong các lịch tài nguyên cùng bắt nguồn từ lịch dự án. Ví dụ, trong Chương 2, bạn đã chỉ rõ một ngày không làm việc cho một sự kiện tinh thần của nhân viên, và Project đã lên lại tiến độ tất cả công việc để bỏ qua ngày đó. Tuy nhiên, lưu ý rằng một khi bạn tạo ra một ngoại lệ về lịch tài nguyên thì ngoại lệ đó sẽ không bị ảnh hưởng bởi các thay đổi sau này tới lịch dự án.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn có hai cập nhật về thời gian làm việc cần làm trong kế hoạch ra mắt cuốn sách mới. Toby Nixon đã nói với bạn là anh ấy sẽ tham dự một hội nghị, và Jun Cao sẽ làm việc toàn thời gian nhưng với một tiến độ không bình thường là 10 giờ mỗi ngày và bốn ngày mỗi tuần. Bạn cần cập nhật các lịch tài nguyên của họ cho phù hợp.

Chương IV 58


Trong ví dụ này, bạn chỉ rõ thời gian làm việc và không làm việc cho các tài nguyên làm việc.

Bước 1: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Properties, kích Change Working Time.

Hộp thoại Change Working Time sẽ xuất hiện .

Bước 2: Trong hộp chọn có nhãn For calendar, kích chọn Toby Nixon.

Lịch tài nguyên của Toby Nixon xuất hiện trong hộp thoại Change Working Time. Toby đã nói với bạn rằng anh ấy sẽ không sẵn sàng để làm việc vào thứ sáu, ngày 23 tháng 1, bởi vì anh ấy có kế hoạch tham dự hội nghị ngành công nghiệp sách.

Bước 3: Trên tab Exceptions trong hộp thoại Change Working Time, kích trực tiếp vào trường dữ liệu đầu tiên của cột có nhãn là Name và gõ Toby attending a conference.

Đoạn mô tả này cho ngoại lệ lịch là một lời nhắc nhở hữu ích cho bạn và những người khác là người có thể xem kế hoạch sau này.

Bước 4: Kích vào Start và gõ hoặc chọn 23/1/15.

Bước 5: Để xem trước sự cập nhật về lịch trong hộp thoại, bấm vào trường dữ liệu thuộc cột có nhãn Finish.

Lưu ý: Ngoài ra, trong bảng lịch trong hộp thoại Change Working Time, đầu tiên bạn có thể chọn một ngày hoặc phạm vi các ngày mà bạn muốn tạo ra một ngoại lệ, và sau đó nhập tên của ngoại lệ đó. Project sẽ chèn ngày bắt đầu và ngày kết thúc một cách tự động trên lựa chọn của bạn; sau khi nó làm như thế, nhấn phím Enter.

Mọi lịch tài nguyên đều dựa trên lịch dự án, và lịch dự án mặc định là lịch cơ sở Standard.

Project sẽ không lên tiến độ làm việc cho Toby trong ngày 23/01 này. Cũng lưu ý rằng

ngày 22/01 là một ngày không làm việc. Ngày hôm đó là ngoại lệ lịch về sự kiện tinh thần của nhân viên trong lịch dự án mà bạn đã tạo ra ở Chương 2.

Lưu ý: Để thiết lập một ngoại lệ về một phần thời gian làm việc cho một tài nguyên, chẳng hạn như một phần của ngày khi mà tài nguyên không thể làm việc, kích vào nút Details. Trong hộp thoại Details bạn cũng có thể tạo ra các ngoại lệ định kỳ tới sự sẵn sàng của tài nguyên.

Chương IV 59


Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ thiết lập một tiến độ làm việc " four by ten " (có nghĩa là làm 4 ngày mỗi tuần và 10 giờ mỗi ngày) cho một tài nguyên.

Bước 6: Trong hộp chọn có nhãn For calendar kích vào Jun Cao.

Bước 7: Khi một hộp thoại xuất hiện để nhắc nhở bạn lưu các thay đổi về lịch tài nguyên mà bạn đã thực hiện cho Toby Nixon thì kích Yes.

Bước 8: Nhấp vào tab Work weeks trong hộp thoại Change Working Time.

Bước 9: Kích vào trường dữ liệu có ghi là [Default] ngay bên dưới tiêu đề cột Name, và sau đó kích vào nút Details.

Tiếp theo, bạn sẽ sửa đổi các mặc định về thời gian làm việc trong ngày và số ngày làm việc trong tuần cho Jun Cao.

Bước 10: Bên dưới khu vực chọn lựa có nhãn Selected day(s), chọn các ngày từ Monday tới Thursday (nghĩa là chọn từ thứ Hai đến thứ Năm).

Đây là những ngày trong tuần mà Jun Cao có thể làm việc bình thường.

Bước 11: Kích chọn lựa chọn có nhãn Set day (s) to these specific working times.

Tiếp theo bạn sẽ thay đổi thời gian làm việc hàng ngày thông thường của Jun Cao cho những ngày cô ấy làm việc bình thường.

Bước 12: Trong trường dữ liệu thuộc hàng có số ID là 2, trong cột có nhãn là To kích vào 5:00 PM và gõ thay thế nó bằng 07:00 PM rồi sau đó nhấn phím Enter.

Lưu ý: Trong hình minh họa dưới đây, do đang thiết lập trong hộp thoại Region and Language trong Control Panel của hệ điều hành là ở Việt Nam nên PM được thay bằng CH ( chiều).

Cuối cùng, bạn sẽ đánh dấu ngày thứ Sáu (Friday) là ngày không làm việc đối với Jun Cao.

Bước 13: Trong khu vực chọn lựa có nhãn Selected day(s), chọn Friday.

Bước 14: Kích chọn lựa chọn có nhãn Set days to nonworking time.

Bây giờ Project có thể lên tiến độ làm việc cho Jun Cao từ 8 giờ sáng đến 7 giờ tối trong tất cả các ngày làm việc từ thứ hai đến thứ năm, nhưng nó sẽ không lên tiến độ làm việc cho cô ấy vào các ngày thứ sáu.

Chương IV 60


Bước 15: Kích OK để đóng hộp thoại Details.

Bạn có thể nhìn thấy trên bảng lịch trong hộp thoại Change Working Time, các ngày thứ Sáu ( cũng như giống như các ngày thứ Bảy và Chủ Nhật ) được đánh dấu là các ngày không làm việc dành cho Jun Cao.

Bước 16: Nhấn phím OK để đóng hộp thoại Change Time Working.

Bởi vì bạn chưa phân công các tài nguyên này tới các nhiệm vụ, nên bạn chưa nhìn thấy kết quả của việc lên tiến độ của các thay đổi về thiết lập về thời gian không làm việc của họ. Bạn sẽ phân công các tài nguyên cho các nhiệm vụ trong Chương 5.

Lưu ý: Nếu bạn nhận thấy rằng cần phải chỉnh sửa một số lịch tài nguyên trong cách tương tự như trên ( ví dụ, để xử lí lịch ca đêm), thì có một cách có thể dễ dàng hơn đó là gán một lịch cơ sở khác tới một tài nguyên hoặc nhóm các tài nguyên. Việc này hiệu quả hơn việc chỉnh sửa từng lịch tài nguyên của từng cá nhân, và bạn có thể sử dụng lịch cơ sở mới để thực hiện các điều chỉnh trên toàn dự án tới nó nếu cần. Ví dụ, nếu dự án của bạn bao gồm cả ca đêm và ca ngày, bạn có thể áp dụng lịch cơ sở Night Shift tới các tài nguyên làm việc ca đêm. Bạn thay đổi một lịch cơ sở trong hộp thoại Change Working Time. Đối với nhóm các tài nguyên, bạn có thể lựa chọn trực tiếp một lịch cơ sở cụ thể trong cột Base Calendar trong bảng Entry trong khung nhìn Resource Sheet.

4.5. Thiết lập tài nguyên chi phíMột loại khác của tài nguyên mà bạn có thể sử dụng trong Project đó là các tài nguyên chi

phí. Bạn có thể sử dụng một tài nguyên chi phí để đại diện cho một chi phí tài chính có liên quan tới một nhiệm vụ trong một kế hoạch. Trong khi các tài nguyên làm việc (con người và thiết bị) có thể có các chi phí liên quan (các mức lương theo giờ và các chi phí cố định cho mỗi lần phân công), thì mục đích duy nhất của một tài nguyên chi phí là để liên kết một loại hình cụ thể của chi phí với một hoặc nhiều nhiệm vụ. Loại hình phổ biến của các tài nguyên chi phí có thể bao gồm các loại chi phí mà bạn muốn theo dõi trong một kế hoạch đối với mục đích kế toán hoặc báo cáo tài chính, chẳng hạn như chi phí du lịch, vui chơi giải trí, hoặc đào tạo.

Các tài nguyên chi phí không làm việc và không có ảnh hưởng tới việc lên tiến độ của nhiệm vụ. Các trường dữ liệu Max.Units, Std.Rate, Ovt.Rate và Cost/Use không áp dụng cho các tài nguyên chi phí. Sau khi bạn phân công một tài nguyên chi phí tới một nhiệm vụ và chỉ rõ số

Chương IV 61


tiền cho mỗi nhiệm vụ, bạn có thể xem chi phí tích lũy cumulative cost của loại tài nguyên chi phí đó, chẳng hạn như tổng chi phí đi lại-travel cost trong một dự án.

Cách thức mà các tài nguyên chi phí tạo ra các giá trị chi phí khác với các tài nguyên làm việc. Khi bạn phân công một tài nguyên làm việc tới một nhiệm vụ, tài nguyên làm việc đó có thể tạo ra một chi phí dựa trên mức lương ( chẳng hạn 40 $ mỗi giờ ) hoặc một chi phí cố định cho mỗi lần sử dụng ( chẳng hạn như mất $ 100 cho mỗi lần phân công) hoặc cả hai chi phí này. Bạn thiết lập một lần các mức lương và các khoản chi phí mỗi lần sử dụng cho tài nguyên làm việc như bạn đã làm trong phần “Nhập các mức lương tài nguyên” ở trên. Tuy nhiên, bạn nhập giá trị chi phí của một tài nguyên chỉ khi bạn phân công nó tới một nhiệm vụ. Bạn làm điều này trong trường dữ liệu Cost thuộc hộp thoại Assign Resources hoặc trong trường dữ liệu Cost trong khung nhìn Task Form với các chi tiết Cost được hiển thị. Bạn sẽ làm như vậy trong trong chương 5.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, Theo báo cáo kết quả kinh doanh của mỗi cuốn sách được xuất bản thì đi lại là một chi phí chủ yếu phải gánh chịu trong việc ra mặt một cuốn sách. Bộ phận tài chính yêu cầu bạn theo dõi chi phí đi lại trong kế hoạch. Bạn sẽ làm như vậy thông qua tài nguyên chi phí.

Trong phần này, bạn sẽ thiết lập một tài nguyên chi phí.

Bước 1: Trong khung nhìn Resource Sheet, click vào trường dữ liệu trống tiếp theo bên dưới trong cột có nhãn Name Resource.

Bước 2: Gõ Travel và nhấn phím Tab .

Bước 3: Trong trường dữ liệu có nhãn Type , kích chọn Cost trong danh sách hiện ra.

Trong chương 5 bạn sẽ phân công tài nguyên chi phí này tới một nhiệm vụ.

4.6. Chú thích cho tài nguyên bằng ghi chúBạn có thể nhớ lại trong chương 3 rằng bạn có thể ghi lại các thông tin bổ sung về một

nhiệm vụ, tài nguyên hoặc một sự phân công trong một ghi chú. Ví dụ, nếu một tài nguyên có các kỹ năng linh hoạt mà có thể trợ giúp nhiều trong dự án, thì việc ghi lại điều đó trong một ghi là một ý tưởng tốt. Bằng cách đó, ghi chú này sẽ cư trú bên trong kế hoạch và nó có thể dễ dàng để xem hoặc in.

Trong Chương 3, bạn nhập một ghi chú cho nhiệm vụ bằng cách kích vào nút lệnh Notes trong nhóm lệnh Properties thuộc tab Task. Bạn có thể nhập các ghi chú cho tài nguyên bằng

một cách thức tương tự (bằng cách kích vào nút lệnh Notes nhưng là trong nhóm lệnh Properties thuộc tab Resource), nhưng trong ví dụ này, bạn sẽ sử dụng một phương thức khác để tạo ghi chú. Bạn sẽ sử dụng khung nhìn Resource Form, nó cho phép bạn xem và chỉnh sửa các ghi chú cho nhiều tài nguyên một cách nhanh chóng hơn.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã thu thập một số thông tin chi tiết về tài nguyên mà chúng đáng giá để ghi lại trong kế hoạch. Bạn muốn ghi một số một số thông tin về lịch sử làm việc có liên quan đến nhà xuất bản cho một tài nguyên và một tài nguyên khác thì bạn có một lưu ý rõ ràng về mức lương của cô ấy.

Trong ví dụ này, bạn sẽ nhập các ghi chú trong khung nhìn Resource Form.

Chương IV 62


Bước 1: Trong cột có nhãn Resource Name, kích chọn Toby Nixon.

Bước 2: Trên tab Resource, trong nhóm lệnh Properties, kích nút Details.

Lưu ý: Bạn cũng có thể tích chọn vào hộp kiểm có nhãn Details ( chọn Form Resource trong hộp chọn nằm bên cạnh) thuộc nhóm lệnh Split View trong tab View.

Khung nhìn Resource Form sẽ xuất hiện bên dưới khung nhìn Resource Sheet.

Trong kiểu phân chia khung nhìn dạng này, các chi tiết về mục dữ liệu được chọn ở trong khung nhìn phía trên (trong trường hợp này là một tài nguyên) sẽ xuất hiện trong khung nhìn bên đưới. Bạn có thể nhanh chóng thay đổi tên của tài nguyên được chọn trong khung nhìn bên trên bằng cách kích trực tiếp vào một cái tên hoặc sử dụng phím mũi tên lên hoặc xuống trên bàn phím hoặc có thể nhấn nút có nhãn là Previous hoặc Next trong khung nhìn Resource Form.

Khung nhìn Resource Form có thể hiển thị một trong số các loại chi tiết. Ban đầu, nó sẽ hiển thị các chi tiết về tiến độ. Bước tiếp theo bạn sẽ thay đổi để nó để hiển thị các chi tiết về việc ghi chú.

Bước 3: Kích chuột vào bất cứ chỗ nào trong khung nhìn Resource Form.

Bây giờ, với sự tập trung đang hướng về khung nhìn Resource Form, nhãn ngữ cảnh phía trên tab Format sẽ thay đổi thành Resource Form Tools.

Bước 4: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Details, kích Notes .

Lưu ý: Bạn cũng có thể kích chuột phải trong khung nhìn Resource Form và chọn Notes trên Shortcut menu xuất hiện.

Các chi tiết về việc ghi chú xuất hiện trong khung nhìn Resource Form.

Bước 5: Trong hộp nhập ghi chú, gõ Toby worked on launch campaigns for Toni Poe’s previous two books.

Chương IV 63


Lưu ý rằng ngay sau khi bạn bắt đầu gõ nội dung ghi chú thì nút Previous và Next trong khung nhìn Resource Form sẽ thay đổi thành OK và Cancel.

Bước 6: Bấm nút OK.

Trong khung nhìn Resource Sheet, một biểu tượng ghi chú xuất hiện trong cột chỉ thị Indicator.

Bước 7: Di chuyển con trỏ chuột tới biểu tượng ghi chú xuất hiện bên cạnh cái tên Toby Nixon trong khung nhìn Resource Sheet.

Ghi chú xuất hiện trong một cửa sổ ScreenTip. Đối với các ghi chú mà nó quá dài để hiển thị trong ScreenTip, bạn có thể kích đúp vào biểu tượng ghi chú để hiển thị đầy đủ nội dung của ghi chú. Bạn cũng có thể xem nội dung các ghi chú mà quá dài trong khung nhìn Resource Form hoặc trong hộp thoại Resource Information.

Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ thêm một ghi chú cho một tài nguyên khác.

Bước 8: Trong khung nhìn Resource Form, nhấn nút Previous để chuyển sự tập trung sang Sharon Salavaria và hiển thị các thông tin chi tiết của cô ấy.

Lưu ý: Bạn cũng có thể kích vào cái tên Sharon Salavaria trong khung nhìn Resource Sheet bên trên khung nhìn Resource Form.

Bước 9: Trong hộp nhập ghi chú, gõ Sharon’s standard pay rate is adjusted for her half-time work schedule. Sau đó bấm nút OK.

Chương IV 64


Bước cuối cùng, bạn sẽ ẩn

khung nhìn Form Resource.

Bước 10: Trên tab Resource, trong nhóm lệnh Properties, kích vào nút Details. Khung nhìn Resource Form bị ẩn đi, chỉ để lại khung nhìn Resource Sheet.

Chương IV 65

Documents

Microsoft Project 2013 Tieng viet