Microsoft Excel

เนณุภา สภุเวชย ์

Nenuphar Supavej

Department of Library Science

Faculty of Arts, Chulalongkorn University

เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - สารบญั

Table of Contents

หน้า Views .................................................................................................................................................................................... 1 Selecting Cells ...................................................................................................................................................................... 2 Short cuts ............................................................................................................................................................................. 2 Freeze Panes ....................................................................................................................................................................... 3 Excel Tutorial ........................................................................................................................................................................ 4 พืน้ฐาน Excel ทีส่ าคญั: Format ของขอ้มลู Text, Number, Date ............................................................................................ 4 ท างานกบั Text ดว้ยค าสัง่ต่างๆ .............................................................................................................................................. 7 ค าสัง่ค านวณต่างๆ ................................................................................................................................................................. 8 IF และ Nested IF ................................................................................................................................................................ 10 การตดัเกรดดว้ย Nested IF หลายเงือ่นไข Vs. Vlookup ....................................................................................................... 11 COUNTIF, COUNTIFS, SUMIF, SUMIFS .......................................................................................................................... 12 ท า Drop Down List ในการคยีข์อ้มลูดว้ย Data Validation Vs. Vlookup ............................................................................... 14 Data Cleaning ..................................................................................................................................................................... 19 Pivot Table .......................................................................................................................................................................... 20

เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 1

Microsoft Excel Views Normal view

Page Break View

Page Layout View

เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 2

Selecting Cells

การเลือก Cell เป็นช่วงติดกนั

การเลือก Cell เป็นช่วงไม่ติดกนั

Short cuts Control Home Control End Control หากอยูใ่นตาราง ลองกด Control A Control Page Up / Page Down F2 ลองเตมิส ีcell หรอื Format Font แลว้ไป cell ใหม ่แลว้ F4

Click กด Control หรือ Shift

กด Control ค้างไว้

Click

เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 3

Freeze Panes

Method 1 Freeze Top Row

Method 2 Split then Freeze Panes

เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 4

Excel Tutorial File > New จะมไีฟลส์ าหรบั Tutorial พืน้ฐานทีส่ าคญัๆงา่ยๆ นอกจากนี้ ยงัม ีTemplate ใชศ้กึษาเทคนิคขัน้สงูไดด้ว้ย

พื้นฐาน Excel ท่ีส าคัญ: Format ของข้อมลู Text, Number, Date เปิดไฟล ์Training1.xlsx แลว้ท าตามค าสัง่ในแต่ละ sheet

เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 5

การ Fill ขอ้มลูอนุกรม

การ Format Date

การ Format Number

เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 6

การ Format Text

Copy Paste > Paste Special

กรอกขอ้มลู sheet 2 แลว้มา Paste special > Transpose

เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 7

ท างานกับ Text ด้วยค าส่ังต่างๆ

LEFT RIGHT MID LEN Flash Fill Edit > Replace

เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 8

ค าส่ังค านวณต่างๆ SUM MIN MAX AVG

+ - * / BAHTTEXT

การหาคา่รวมของผลคณูเอง การใชค้ าสัง่ SUMPRODUCT

เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 9

SUBTOTAL แบบ count

SUBTOTAL แบบ SUM

VLOOKUP และการใช ้$

เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 10

IF และ Nested IF IF

IF และ Nested IF

=IF(H2="ผูช้ว่ยศาสตราจารย"์,"ผศ."&J2&" "&K2,"") =IF(H21="ผูช้ว่ยศาสตราจารย"์,"ผศ."&J21&" "&K21,"อ."&J21&" "&K21) =IF(H38="ผูช้ว่ยศาสตราจารย"์,"ผศ."&J38&" "&K38, IF(H38="อาจารย"์,"อ."&J38&" "&K38,"รศ."&J38&" "&K38)) IF แบบคน้หาขอ้ความใน Cell =IF(ISNUMBER(SEARCH(D2,F2)),"ตรงกนั", "ไมต่รง")

ไฟล ์Training2.xlsx

เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 11

การตัดเกรดด้วย Nested IF หลายเง่ือนไข Vs. Vlookup Nested IF

Vlookup

เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 12

COUNTIF, COUNTIFS, SUMIF, SUMIFS

หากใชก้ารตัง้ชื่อชว่ง สตูรจะด ูClean กวา่น้ี อา่นงา่ยกวา่น้ี

COUNTIF ใหน้บักรณีมเีงือ่นไขเดยีว เชน่ ใหน้บัถา้คอลมัน์ F มคีา่เป็น “ชาต”ิ COUNTIFS ใหน้บักรณีมหีลายเงือ่นไข เชน่ ใหน้บัถา้คอลมัน์ F มคีา่เป็น “ชาต”ิ และคอลมัน์ J มคีา่เป็น “58”

เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 13

ตวัอยา่ง Data

ผลของ SUMIFS หากใชก้ารตัง้ชื่อชว่ง สตูรจะด ูClean กวา่น้ี อา่นงา่ยกวา่น้ี

SUMIF ใหห้าผลรวมกรณีมเีงือ่นไขเดยีว เชน่ ใหร้วมคา่ ถา้คอลมัน์ J มคีา่เป็น “บรรณารกัษศาสตร”์ SUMIFS ใหห้าผลรวมกรณีมหีลายเงือ่นไข เชน่ ใหร้วมคา่ ถา้คอลมัน์ J มคีา่เป็น “บรรณารกัษศาสตร”์ และ

คอลมัน์ V มคีา่ “56”

เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 14

ท า Drop Down List ในการคีย์ข้อมลูด้วย Data Validation Vs. Vlookup

1

2

1

2

เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 15

1

2

เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 16

ชื่อทีต่ ัง้ไว ้ =เอาคอลมัน์ที ่3 มาแสดง

ลองเตมิขอ้มลูคนสดุทา้ยดู

เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 17

Sort แลว้ด ูlist ใหม ่

เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 18

หลกัการออกแบบ อะไรทีใ่ชซ้ ้าบอ่ยๆ เชน่ ค าน าหน้า ชื่อ-สกุล ชื่อหน่วยงาน/แผนก ประเภท/หมวดหมู ่ฯลฯ ควรท าเป็น List ส าหรบักดลงมาเลอืกได ้หากพมิพล์งไปเอง อาจท าใหเ้กดิเป็นคนละคา่กนัได ้

ขอ้มลูทีม่ลีกัษณะความสมัพนัธเ์ป็น One-to-Many เชน่ พนกังาน 1 คน อบรมไดห้ลายครัง้ หรอื หลกัสตูร 1 หลกัสตูร มีพนกังานเขา้อบรมหลายคน ขอ้มลูแต่ละสว่นควรแยกออกจากกนั เป็นตารางพนกังาน และตารางฝึกอบรม แลว้น าขอ้มลูมาประกอบกนั TrainingLog

Employee

ขอ้มลูเดยีวกนั แต่พมิพไ์มเ่หมอืนกนั กลายเป็นคนละคา่กนั

Training

เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 19

Data Cleaning Remove Duplicate

Copy sheet เกบ็ไว ้ใหล้อง sort ขอ้มลูดดูว้ย ตรวจสอบวา่ ค าสัง่น้ี ลบ record ซ ้าออกอยา่งไร

เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 20

Pivot Table

ไปที ่Ribbon Insert > Pivot Table