Microsoft Excel
เนณุภา สภุเวชย ์
Nenuphar Supavej
Department of Library Science
Faculty of Arts, Chulalongkorn University
เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - สารบญั
Table of Contents
หน้า Views .................................................................................................................................................................................... 1 Selecting Cells ...................................................................................................................................................................... 2 Short cuts ............................................................................................................................................................................. 2 Freeze Panes ....................................................................................................................................................................... 3 Excel Tutorial ........................................................................................................................................................................ 4 พืน้ฐาน Excel ทีส่ าคญั: Format ของขอ้มลู Text, Number, Date ............................................................................................ 4 ท างานกบั Text ดว้ยค าสัง่ต่างๆ .............................................................................................................................................. 7 ค าสัง่ค านวณต่างๆ ................................................................................................................................................................. 8 IF และ Nested IF ................................................................................................................................................................ 10 การตดัเกรดดว้ย Nested IF หลายเงือ่นไข Vs. Vlookup ....................................................................................................... 11 COUNTIF, COUNTIFS, SUMIF, SUMIFS .......................................................................................................................... 12 ท า Drop Down List ในการคยีข์อ้มลูดว้ย Data Validation Vs. Vlookup ............................................................................... 14 Data Cleaning ..................................................................................................................................................................... 19 Pivot Table .......................................................................................................................................................................... 20
เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 1
Microsoft Excel Views Normal view
Page Break View
Page Layout View
เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 2
Selecting Cells
การเลือก Cell เป็นช่วงติดกนั
การเลือก Cell เป็นช่วงไม่ติดกนั
Short cuts Control Home Control End Control หากอยูใ่นตาราง ลองกด Control A Control Page Up / Page Down F2 ลองเตมิส ีcell หรอื Format Font แลว้ไป cell ใหม ่แลว้ F4
Click กด Control หรือ Shift
กด Control ค้างไว้
Click
เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 3
Freeze Panes
Method 1 Freeze Top Row
Method 2 Split then Freeze Panes
เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 4
Excel Tutorial File > New จะมไีฟลส์ าหรบั Tutorial พืน้ฐานทีส่ าคญัๆงา่ยๆ นอกจากนี้ ยงัม ีTemplate ใชศ้กึษาเทคนิคขัน้สงูไดด้ว้ย
พื้นฐาน Excel ท่ีส าคัญ: Format ของข้อมลู Text, Number, Date เปิดไฟล ์Training1.xlsx แลว้ท าตามค าสัง่ในแต่ละ sheet
เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 5
การ Fill ขอ้มลูอนุกรม
การ Format Date
การ Format Number
เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 6
การ Format Text
Copy Paste > Paste Special
กรอกขอ้มลู sheet 2 แลว้มา Paste special > Transpose
เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 7
ท างานกับ Text ด้วยค าส่ังต่างๆ
LEFT RIGHT MID LEN Flash Fill Edit > Replace
เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 8
ค าส่ังค านวณต่างๆ SUM MIN MAX AVG
+ - * / BAHTTEXT
การหาคา่รวมของผลคณูเอง การใชค้ าสัง่ SUMPRODUCT
เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 9
SUBTOTAL แบบ count
SUBTOTAL แบบ SUM
VLOOKUP และการใช ้$
เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 10
IF และ Nested IF IF
IF และ Nested IF
=IF(H2="ผูช้ว่ยศาสตราจารย"์,"ผศ."&J2&" "&K2,"") =IF(H21="ผูช้ว่ยศาสตราจารย"์,"ผศ."&J21&" "&K21,"อ."&J21&" "&K21) =IF(H38="ผูช้ว่ยศาสตราจารย"์,"ผศ."&J38&" "&K38, IF(H38="อาจารย"์,"อ."&J38&" "&K38,"รศ."&J38&" "&K38)) IF แบบคน้หาขอ้ความใน Cell =IF(ISNUMBER(SEARCH(D2,F2)),"ตรงกนั", "ไมต่รง")
ไฟล ์Training2.xlsx
เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 11
การตัดเกรดด้วย Nested IF หลายเง่ือนไข Vs. Vlookup Nested IF
Vlookup
เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 12
COUNTIF, COUNTIFS, SUMIF, SUMIFS
หากใชก้ารตัง้ชื่อชว่ง สตูรจะด ูClean กวา่น้ี อา่นงา่ยกวา่น้ี
COUNTIF ใหน้บักรณีมเีงือ่นไขเดยีว เชน่ ใหน้บัถา้คอลมัน์ F มคีา่เป็น “ชาต”ิ COUNTIFS ใหน้บักรณีมหีลายเงือ่นไข เชน่ ใหน้บัถา้คอลมัน์ F มคีา่เป็น “ชาต”ิ และคอลมัน์ J มคีา่เป็น “58”
เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 13
ตวัอยา่ง Data
ผลของ SUMIFS หากใชก้ารตัง้ชื่อชว่ง สตูรจะด ูClean กวา่น้ี อา่นงา่ยกวา่น้ี
SUMIF ใหห้าผลรวมกรณีมเีงือ่นไขเดยีว เชน่ ใหร้วมคา่ ถา้คอลมัน์ J มคีา่เป็น “บรรณารกัษศาสตร”์ SUMIFS ใหห้าผลรวมกรณีมหีลายเงือ่นไข เชน่ ใหร้วมคา่ ถา้คอลมัน์ J มคีา่เป็น “บรรณารกัษศาสตร”์ และ
คอลมัน์ V มคีา่ “56”
เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 14
ท า Drop Down List ในการคีย์ข้อมลูด้วย Data Validation Vs. Vlookup
1
2
1
2
เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 15
1
2
เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 16
ชื่อทีต่ ัง้ไว ้ =เอาคอลมัน์ที ่3 มาแสดง
ลองเตมิขอ้มลูคนสดุทา้ยดู
เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 17
Sort แลว้ด ูlist ใหม ่
เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 18
หลกัการออกแบบ อะไรทีใ่ชซ้ ้าบอ่ยๆ เชน่ ค าน าหน้า ชื่อ-สกุล ชื่อหน่วยงาน/แผนก ประเภท/หมวดหมู ่ฯลฯ ควรท าเป็น List ส าหรบักดลงมาเลอืกได ้หากพมิพล์งไปเอง อาจท าใหเ้กดิเป็นคนละคา่กนัได ้
ขอ้มลูทีม่ลีกัษณะความสมัพนัธเ์ป็น One-to-Many เชน่ พนกังาน 1 คน อบรมไดห้ลายครัง้ หรอื หลกัสตูร 1 หลกัสตูร มีพนกังานเขา้อบรมหลายคน ขอ้มลูแต่ละสว่นควรแยกออกจากกนั เป็นตารางพนกังาน และตารางฝึกอบรม แลว้น าขอ้มลูมาประกอบกนั TrainingLog
Employee
ขอ้มลูเดยีวกนั แต่พมิพไ์มเ่หมอืนกนั กลายเป็นคนละคา่กนั
Training
เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 19
Data Cleaning Remove Duplicate
Copy sheet เกบ็ไว ้ใหล้อง sort ขอ้มลูดดูว้ย ตรวจสอบวา่ ค าสัง่น้ี ลบ record ซ ้าออกอยา่งไร
เนณุภา สภุเวชย ์ Microsoft Excel 2016 - 20
Pivot Table
ไปที ่Ribbon Insert > Pivot Table