4.2 Procesorul de texte Word 2013

Word este un program de procesare a textului care permite crearea i/sau editarea documentelor necesare zilnic, organizaiilor sau persoanelor fizice, documente ce pot fi, cu uurin, salvate pe un suport de stocare, listate la imprimant, publicate pe Internet sau oferite spre consultare unui grup de lucru. Word dispune de o multitudine de faciliti i instrumente care permit operaiuni de la simpla formatare a textului pn la administrarea complex a corespondenei.

4.2.1 Nouti n procesorul de texte Word 2013 Pe scurt, principalele nouti aduse de Word 2013 sunt prezentate n continuare:

organizarea ntr-un nou meniu, Design, a tuturor opiunilor de formatare: la nivel de font, paragraf, stiluri, background de pagin etc. (figura nr. 4.1);

Figura nr. 4. 1 Meniul Design

modul de citire, accesat cu View Read Mode (figura nr. 4.2), afieaz documentul n coloane simplu de citit pe ecran. Instrumentele de editare sunt eliminate

pentru a nu distrage atenia, ns, atunci cnd devin utile pentru diverse operaiuni, pot fi accesate din meniurile Tools i View. n modul Read Mode sunt disponibile 2 meniuri (prezentate n figura nr. 4.3). Revenirea n modul de editare a documentului se realizeaz din meniul View cu opiunea Edit Document;

Figura nr. 4.2. Meniul View

Zoom pentru obiect. n Read Mode prin atingerea de dou ori cu degetul sau prin dublu clic cu mouse-ul pe un obiect (tabel, diagram i imagine din document) acesta se mrete i umple ecranul, astfel putnd fi mai bine analizat. Pentru a micora i a continua citirea se atinge ecranul sau se face clic din nou n afara obiectului.

Meniul Tools Meniul View

Figura nr. 4.3. Meniul Tools i meniul View, din modul Read Mode

n cazul n care continuarea citirii presupune redeschiderea documentului, Word 2013 reine unde a fost ntrerupt citirea, chiar i n cazul n care redeschiderea se face on-line i/sau de pe un alt calculator. La revenirea/deschiderea unui document, Word 2013

afieaz, n dreapta paginii, o etichet Welcome back, care ascunde un mesaj referitor la posibilitatea poziionrii rapide direct n locaia din care a fost prsit fiierul (figura nr. 4.4);

sau

Figura nr. 4.4. Etichete Welcome back!

deschiderea unui fiier PDF i editarea coninutului acestuia este o alt noutate Word 2013, care poate fi accesat din meniul File, opiunea Open. Dup selectarea fiierului .pdf dorit, Word afieaz o fereastr de dialog, cu precizarea c n cazul unui fiier care conine multe grafice, documentul editabil obinut prin conversie s-ar putea s nu fie o copie fidel a originalului. Dup conversie, se pot edita paragrafe, liste i tabele, la fel cum se procedeaz cu documentele Word obinuite;

vizualizarea unui videoclip on-line (meniul Insert, seciunea Media, opiunea On-line Video). Cu Word 2013 pot fi urmrite fiiere video on-line fr s fie necesar ieirea din document;

colaborarea cu alte persoane/utilizatori cu ajutorul unor instrumente simplificate. Lucrul n echip este mbuntit, prin conexiuni directe ctre spaiile on-line i prin caracteristici de revizuire simplificate, precum Marcaj simplu i Comentarii. Marcajul simplu (meniul Review, seciunea Tracking, opiunea Simple Markup), ofer o vizualizare simpl i ngrijit a documentului. n acelai timp pot fi vzui i indicatorii care precizeaz locul n care s-au efectuat modificrile urmrite. n ceea ce privete Comentariile (figura nr. 4.5), acestea au un buton de rspuns. Comentariile se pot urmri cu uurin chiar de lng textul comentat. Atunci cnd un comentariu este rezolvat i nu mai necesit atenie, poate fi finalizat. Acesta va fi marcat cu gri, dar conversaia rmne pentru cazul n care utilizatorul dorete s o revad ulterior.

Figura nr. 4.5. Comentariu i rspuns la comentariu

lucrul cu mai multe tipuri de fiiere media, cum ar fi fiierele audio i/sau video i imagini on-line. Pot fi adugate direct fiiere video on-line pe care cititorii le pot urmri chiar n Word. Se poate proceda la fel i cu imaginile din diverse servicii foto on-line, fr a fi necesar salvarea acestora mai nti pe propriul calculator;

ghidurile noi de aliniere simplific alinierea n pagin a diagramelor, fotografiilor i nomogramelor1 n raport cu textul propriu-zis;

atunci cnd deschidei Word 2013, vi se ofer posibilitatea de a alege abloane noi, care s v ajute s pornii, mpreun cu o list de documente vizualizate recent, pentru a putea reveni imediat acolo unde ai rmas. Dac nu dorii s utilizai un ablon, se poate alege Blank document .

1 Potrivit DEX, o nomogram este o reprezentare grafic n plan, folosind linii sau puncte cotate, a unei relaii

dintre dou sau mai multe mrimi variabile, cu ajutorul creia se pot determina rapid valorile unei mrimi n funcie de valorile cunoscute ale celorlalte mrimi care intr n relaia considerat.

4.2.2 Meniurile Word 2013 i soluii pentru gestiunea informaiilor Interfaa Word 2013 este de tip WIMP, bazndu-se pe ferestre (Windows), pictograme

(Icons), mouse (Mouse) i meniuri derulante (PullDown Menus). Ct privete meniurile, acestea sunt: File, Home, Insert, Design, Page Layout, References, Mailing, Review i View. n funcie de aciunea curent, devin active i alte meniuri:

Design i Layout din Table Tools pentru lucrul cu tabele Word;

Format din Picture Tools pentru editarea imaginilor;

Design i Format din Smartart Tools pentru editarea diagramelor;

Design i Format din Chart Tools pentru grafice. Prezentm n continuare, pe scurt, meniurile Word 2013.

4.2.2.1 Meniul File

Meniul File organizeaz opiunile Info, New, Open, Save, Save As, Print, Share, Export, Close, Account, Options, care n versiunea Word 2007 erau subordonate butonului Office Button.

Figura nr. 4.6. Meniul File, opiunea Info Info ofer informaii despre documentul deschis (figura nr. 4.6): modalitatea de

protejare folosit (figura nr. 4.7), versiunea fiierului, dimensiunea, numrul de pagini, autorul care a realizat ultima modificare etc.

Figura nr. 4.7. Opiuni de protejare

New permite crearea unui nou document. Se poate opta pentru un document necompletat (Blank Document) sau se poate alege un ablon dintr-o multitudine de modele disponibile.

Open permite deschiderea unui fiier creat anterior i salvat ntr-un folder de pe calculator, ntr-o locaie SkyDrive sau o locaie stabilit prin Add a Place.

Save i Save As sunt opiunile de salvare care opereaz similar cu cele din versiunile anterioare de Microsoft Office, cu precizarea c locaia de salvare poate fi i SkyDrive sau una stabilit prin Add a Place.

Print permite stabilirea opiunilor de tiprire: la imprimant sau ca ieire la un fax, un cititor de documente sau n agenda OneNote.

n fereastra Print sunt disponibile i:

opiunile de precizare a paginilor, seciunilor sau domeniilor ce se vor tipri;

informaii legate de document: numele sub care a fost salvat, autorul, lista marcajelor, stilurile utilizate n document, lista tastelor scurtturi pentru comenzi etc.

n partea dreapt a ferestrei Print este afiat pagina curent a documentului ce va fi tiprit, iar n partea de jos sunt disponibile butoanele de trecere de la o pagin la alta.

Share reunete toate opiunile pentru partajarea fiierelor cu alte persoane :

Invite People permite invitarea altor persoane. Folosirea acestei opiuni presupune parcurgerea a 2 pai: salvarea documentului n cloud pe locaia SkyDrive i apoi partajarea documentului;

E-mail asigur trimiterea documentului ca attach la un mail;

Present On-line faciliteaz prezentarea on-line a documentului;

Post to Blog permite publicarea pe blog (crearea unui nou blog post folosind documentul curent).

Export permite conversia fiierului deschis:

ntr-un document PDF/XPS Create PDF/XPS Document ;

ntr-un alt tip de fiier (inclusiv o versiune mai veche de Word, n cazul n care fiierul urmeaz a fi folosit ntr-o astfel de versiune). Close determin nchiderea sesiunii Word, cu (butonul Save) sau fr (butonul Don`t

Save) salvarea documentului curent.

Account permite logarea n vederea accesrii produselor Microsoft Office . Options permite afiarea opiunilor Word. n principal sunt aceleai opiuni care, n

vechile versiuni Word, erau organizate n Word Options, din fereastra Office Button.

4.2.2.2 Meniul Home

Meniul Home (figura nr. 4.8) organizeaz aceleai comenzi i opiuni pe care le coninea meniul Home i n versiunile anterioare de Microsoft Word. Din seciunea Styles lipsete pictograma Change Styles ale crei opiuni sunt redistribuite n seciunile Font i Styles i n meniul Design (pictogramele Colors i Fonts).

Figura nr. 4.8. Meniul Home

4.2.2.3 Meniul Insert

Meniul Insert (figura nr. 4.9) reunete, n principal, aceleai comenzi i opiuni pe care le coninea meniul Insert i n versiunile anterioare de Microsoft Word.

Figura nr. 4. 9 Meniul Insert

Ca nouti meniul Insert dispune de opiunile:

Screenshot, care permite adugarea rapid n document, pe poziia cursorului, a unui instantaneu din orice alt fereastr deschis pe desktop (atenie, nu minimizat n TaskBar /bara de sarcini /activiti!);

Apps for Office, care permite inserarea n documentul curent a unui App2 i utilizarea Web-ului pentru a mbunti productivitatea muncii; cu ajutorul acestei extensii documentele pot fi vizualizate pe orice dispozitiv conectat la Internet, indiferent de rezoluia acestuia sau de sistemul de operare instalat;

Media On-line Video care permite cutarea i inserarea din diferite surse a unor secvene video.

Ne oprim n continuare doar asupra seciunii Text care conine o serie de comenzi i opiuni ce permit creterea productivitii editrii documentelor Word.

Opiunea Text Box ofer pe lng o multitudine de forme i layout-uri predefinite i posibilitatea cutrii pe Office.com a unor noi idei de formatare a csuelor de tip text.

Funcia Quick Parts - Auto Text. Atunci cnd trebuie s scriem de mai multe ori o anumit succesiune de cuvinte (de exemplu, numele unei companii /firme) este recomandat salvarea secvenei ca Autotext. Aceast opiune determin ca, dup primele caractere introduse, Word s insereze ntreaga succesiune de cuvinte. De exemplu, dac dorim s salvm denumirea disciplinei noastre:

scriem Tehnologii Informaionale pentru Afaceri,

din meniul Insert, seciunea Text, opiunea Quick Parts, activm comanda Auto Text i selectm Save selection to Autotext Gallery. La urmtoarea tastare a primelor litere de nceput (minuscule sau majuscule, nu are

importan), ni se va sugera s acionm tasta Enter pentru a ni se completa restul cuvintelor din selecia salvat anterior (figura nr. 4.10).

Figura nr. 4.10. Funcia Auto Text Pentru personalizarea anumitor zone din cadrul documentului (coperta documentului,

inserarea de filigrane (watermark-uri), formate atipice (de genul fluturai pentru promovarea unui spectacol sau eveniment, un newsletter), se poate utiliza comanda pentru blocuri rapide

Building Blocks Organizer (figura nr. 4.11).

Figura nr. 4.11. Personalizarea prin

construirea/crearea de blocuri rapide.

Funcia Building Blocks Organizer

Figura nr. 4.12. Adugarea unei linii pentru semntur

2 Office Web App a fost lansat n 2010 dar n versiunea 2013 aplicaia este optimizat pentru lucrul n mod touch.

Important este i opiunea Add a Signature Line (figura nr. 4.12) pentru a introduce n document o linie de semntur (prin care se specific persoana care trebuie s semneze). Introducerea unei semnturi digitale presupune obinerea unui ID digital, de la un partener certificat Microsoft.

O opiune foarte util este SmartArt prin care, n document, se pot aduga diverse explicaii grafice sau se pot genera, din opt categorii predefinite, diverse tipuri de diagrame i organigrame. n plus, pot fi selectate i altele de pe Office.com.

4.2.2.4 Meniul Design

Meniul Design este meniul care ofer 21 de formate prestabilite de design i 18 stiluri de formatare a textelor (figura nr. 4.13).

Figura nr. 4.13. Meniul Design

n plus, exist posibilitatea de a stabili o alt combinaie de culori sau se pot schimba fonturile, dimensiunile titlurilor, spaierea dintre rnduri sau se pot aplica efecte asupra obiectelor incluse n document. De asemenea, se poate aplica un watermark (o inscripionare personalizat) pentru protejarea/particularizarea documentului (Confidenial, A nu se copia, Draft, o imagine oarecare etc.).

Ultimele opiuni din meniul Design permit formatarea fundalului de pagin (Page Color i Page Borders) i inserarea unor margini pentru pagin. n general, trebuie evitat folosirea unui fundal de culoare nchis, deoarece citirea unui astfel de document este dificil i obositoare.

4.2.2.5 Meniul Page Layout

Meniul Page Layout (figura nr. 4.14) conine setrile pentru formatarea paginilor ntregului document sau a poriunilor mari din document. Astfel, se asigur un control asupra opiunilor utile mai ales atunci cand se dorete imprimarea/tiprirea documentului.

Figura nr. 4.14. Meniul Page Layout

Cel mai adesea un document are o singur seciune, ceea ce nseamn c, din punctul de vedere al setrilor din seciunea Page Setup, are un singur tip de formatare, de la nceput pn la final. Se consider o seciune (o zon cu proprieti distincte) headerul i footerul, notele de subsol, paragrafele numerotate, marginile documentului, orientarea paginilor documentului,

dimensiunea paginilor, coloanele din cadrul documentului. Setrile pentru seciuni se pot schimba la nceputul unei pagini noi, n cadrul aceleiai pagini, pe paginile pare sau pe cele impare. De exemplu, dac dorim ca prima pagin s fie tiprit pe hrtie colorat cu un format atipic, iar celelalte pe hrtie normal, n format A4, atunci prima pagin va trebui s aib setat o seciune de formatare diferit fa de restul documentului. Pentru a delimita dou seciuni cu formatare diferit, se folosete comanda Breaks din seciunea Page Setup, din meniul Page Layout.

Pentru setrile la nivel de paragraf se folosesc, ca i n versiunile anterioare de Microsoft Word, comenzile din seciunea Paragraph, iar pentru aranjarea obiectelor (imagini, SmartArt-uri etc.) se folosesc opiunile din seciunea Arrange. Opiunile de aranjare pot fi activate numai dup selectarea unei imagini.

4.2.2.6 Meniul References. Generarea automat a cuprinsului Meniul References (figura nr. 4.15) ofer, n principal, aceleai opiuni i comenzi ca i

meniul References din versiunile Microsoft Word anterioare: cuprins (Table of Contents), note

de subsol /referine (Footnotes), citri i bibliografie (Citations & Bibliography), lista figurilor (Table of Figures) etc.

Figura nr. 4.15. Meniul References

Generarea automat a cuprinsului presupune, mai nti, stabilirea unor stiluri proprii pentru fiecare nivel din structura documentului (capitol, sub-capitol, sub-sub-capitol, pragraf

etc.). Pot fi folosite stilurile predefinite de tip Heading 1, Heading 2, Heading 3 etc., dar este

recomandat stabilirea unor stiluri personalizate pentru fiecare destinaie a structurii documentului (titlu de capitol, titlu de subcapitol etc.).

n primul caz, cuprinsul se genereaz automat pe baza abloanelor (Automatic Table 1, Automatic Table 2 etc.) disponibile n lista Built-In din meniul References, comanda Table of

Contents (figura nr. 4.16).

Figura nr. 4.16. Generarea automat a cuprinsului n cea de a doua situaie se alege opiunea Custom Table of Contents (figura nr. 4.16).

Din fereastra Table of Contents se activeaz butonul Options i se completeaz, n fereastra Table of Contents Options, pentru fiecare nivel din structura documentului (1, 2, 3 etc.) stilul

care a fost aplicat (figura nr. 4.17).

Fereastra Table of Contents Fereastra Table of Contents Options

Figura nr. 4.17. Ferestrele Table of Contents i Table of Contents Options n fereastra Table of Contents Options sunt stabilite implicit, pentru nivelurile 1, 2 i 3

stilurile Heading 1, Heading 2 i Heading 3. Acestea trebuie, eventual, nlocuite cu stilurile personalizate.

Implicit, cuprinsul generat este de tip hyperlink, fiecare titlu din structur putndu-se accesa rapid prin combinaia: tasta CTRL i click de mouse.

Dac n document apar modificri (se adaug i/sau se terg pagini, se modific titlurile de capitole, subcapitole etc.) cuprinsul se poate actualiza activnd fie Update Table din seciunea Table of Contents din meniul References, fie opiunea Update Field din meniul rapid /contextual al cuprinsului generat (figura nr. 4.18).

Meniul References (Update Table) Meniul rapid (Update

Fied)

Figura nr. 4.18. Comenzi pentru actualizarea cuprinsului

n ambele cazuri se deschide fereastra Update Table of Contents, actualizarea putndu-se

face fie doar pentru numerele de pagin, Update page numbers only (dac s-au adugat i /sau ters pagini), fie pentru ntregul cuprins, Update entire table (dac s-au modificat i titluri).

4.2.2.7 Meniul Mailings. Fuzionarea documentelor

Meniul Mailings (figura nr. 4.19) organizeaz aceleai opiuni i comenzi ca i meniul Mailings din Word 2007.

Figura nr. 4.19. Meniul Mailings

n principal, acest meniu ofer faciliti de fuzionare a documentelor permind gestionarea corespondenei, n special la nivelul unei firme. Aceste faciliti se refer ndeosebi la multiplicarea unui document (de exemplu, o scrisoare, un anun etc.) de un numr de ori

(numr care corespunde cu numrul destinatarilor scrisorii, anunului etc.) i personalizarea fiecrei copii cu datele de contact ale destinatarilor. Aadar, fuzionarea presupune lucrul cu dou fiiere. Documentul care se va multiplica este de tip Word, n timp ce adresele destinatarilor se pot regsi ntr-o foaie de calcul Excel, un tabel Access sau o list cu adrese mail/contacte din Outlook. Fuzionarea const n inserarea cmpurilor (toate sau numai o parte dintre acestea) din adresele destinatarilor n anumite puncte/locaii din documentul (scrisoarea) Word. n felul acesta scrisorile se particularizeaz pentru fiecare destinatar.

Fuzionarea presupune parcurgerea mai multor pai, cu ajutorul asistentului/wizard-ului oferit de Word, sau selectnd opiunile direct din seciunile meniului Mailings. Exemplificm n continuare opiunea Step-by-step Mail Merge Wizard din Start Mail Merge.

Aceast opiune deschide, n partea dreapt a ecranului, fereastra Mail Merge n care sunt parcuri cei ase pai ai operaiunii de fuzionare (figurile nr. 4.20 i 4.27).

Pasul 1 Select document type. Se stabilete tipul documentului care va fi multiplicat: scrisoare prin pot (Letters), mesaj mail (E-mail messages), adres tiprit direct pe plic (Envelopes), etichet cu adresa ce va fi lipit pe plic (Labels), folder (Directory).

n exemplul de mai jos am optat pentru expedierea prin pot a unei scrisori. Pentru adres presupunem c vom folosi plicuri cu fereastra transparent, zon pentru care vom tipri adresa destinatarului n cadrul scrisorii trimise. n felul acesta nu mai este necesar tiprirea adresei pe plic i, n plus, se asigur corelarea plicului unui destinatar cu scrisoarea acestuia.

Pasul 2 Select starting document. Sunt disponibile trei opiuni:

s redactm scrisoarea n documentul curent (Use the current document),

s folosim un ablon (Start from a template),

s folosim un document creat anterior (Start from existing document). Pentru demersul pe care l exemplificm alegem Use the current document. Pasul 3 Select recipients. Se precizeaz fiierul care conine adresele destinatarilor: o

list existent (Use an existing list), lista contactelor din Outlook (Select from Outlook contacts) sau o nou list de adrese. Opiunea Type a new list i butonul Create permite crearea unui nou fiier cu adrese. Adresele pot fi introduse dup un ablon predefinit (Title, First Name, Last Name etc.), sau se poate crea o list proprie de cmpuri folosind butonul Rename, din fereastra Customize Address List (figura nr. 4.21). Dup definirea numelor de cmpuri se introduc adresele (pentru fiecare adres/articol se apas butonul New Entry). Dup ultimul articol introdus, butonul OK determin lansarea operaiei de salvare a fiierului de adrese. Implicit, se salveaz un tabel de tip Access. Reamintim c adresele destinatarilor pot fi introduse i ntr-o foaie de calcul Excel.

n fereastra New Address List (figura nr. 4.21) pot fi realizate filtre pe anumite cmpuri,

pentru a distribui scrisoarea numai anumitor destinatari (de exemplu, se vor trimite scrisori doar

clienilor care nu sunt din Iai). Filtrarea se realizeaz din antetul tabelului, prin acionarea sgeii din dreptul denumirii cmpului.

Select document type Select starting

document

Select recipients

Figura nr. 4.20. Paii 1-3 ai operaiunii de fuzionare

Fereastra Customize Address List Fereastra New Address List

Figura nr. 4.21. Crearea unei liste personalizate de adrese i filtarea destinatarilor

Figura nr. 4.22. Lista destinatarilor

!

n ceea ce privete inserarea adreselor destinatarilor, o operaiune foarte important este sincronizarea cmpurilor din baza noastr de date cu cmpurile predefinite de Word 2013 pentru adrese (First Name, Last Name, Sufix etc.). Acest lucru

se realizeaz cu comanda Match Fields... al crei buton se afl n colul dreapta-jos al ferestrei Insert Address Block deschis din meniul Mailings (comanda Address Block din seciunea Write & Insert Fields).

Figura nr. 4.23. Sincronizarea cmpurilor din structura adreselor

Figura nr. 4.24. Scrisoarea i locaiile pentru componentele din structura adreselor Pasul 4 Write your letter. Redactarea documentului principal (figura nr. 4.25 ) care

conine dou tipuri de text: text normal (scrisoarea propriu-zis) i text variabil (cmpurile de fuzionare Mail Merge introduse prin Insert Merge Field, din bara de instrumente Mail Merge,

sau More Items, din fereastra Mail Merge). n figura nr. 4.24, prin numerele de la 1 la 10 se

sugereaz cmpurile/coloanele din structura tabelului cu adresele destinatarilor ce se vor insera n documentul scrisoare.

n funcie de cum va fi pliat scrisoarea, se va stabili i locaia n care se va tipri adresa destinatarului, n cazul n care se vor folosi plicuri cu fereastr transparent. Procedura presupune inserarea, n zona aleas, a componentelor adresei exact cum a fost prezentat mai sus (Insert Merge Field, din bara de instrumente Mail Merge, sau More Items, din fereastra Mail

Merge).

Figura nr. 4. 25. Scrisoarea cu cmpurile din structura adreselor

Figura nr. 4.26. Previzualizarea scrisorilor

Pasul 5 Preview your letters. Pentru previzualizare (figura nr. 4.27), butoanele sgei Recipient afieaz secvenial scrisorile (cte o scrisoare personalizat pentru fiecare destinatar).

Write your letter Preview your letters Complete the merge

Figura nr. 4.27. Paii 4-6 ai operaiunii de fuzionare Pasul 6 Complete the merge. Fuzionarea propriu-zis are ca rezultat un nou document

(Merge to New Document), tiprit la imprimant (Merge to Printer) sau expediat prin e-mail (Merge to E-mail).

Opiunile pentru finalizarea fuzionrii documentelor sunt disponibile i n meniul Mailings n caseta de instrumente Finish & Merge.

La finalul fuzionrii este recomandat utilizarea din seciunea Preview Results a butoanelor Preview Results, Find Recipient i Check for Errors:

Preview Results nlocuiete cmpurile de genul Nume_i_prenume, Adresa etc. cu valorile efective pentru nregistrarea curent. n felul acesta avem posibilitatea s vizualizm coninutul documentului/scrisorii n forma n care va fi tiprit i expediat, ceea ce ne va ajuta s observm eventualele greeli n datele importate;

Find Recipient permite cutarea unui destinatar pentru a verifica valorile incluse n scrisoare /document;

Check for Errors determin obinerea automat a unui raport cu eventualele date care nu corespund formatului dorit sau alte tipuri de erori.

4.2.2.8 Meniul Review. Introducerea de comentarii i urmrirea modificrilor Meniul Review (figura nr. 4.28) permite, n principal, colaborarea cu un alt utilizator n

generarea unui document prin intermediul comentariilor i prin posibilitatea urmririi modificrilor realizate asupra unui fiier.

Figura nr. 4.28. Meniul Review

De exemplu, un contract presupune cel puin dou persoane (fizice sau juridice, parteneri de afaceri) ntre care se negociaz drepturi i obligaii. Folosind facilitile oferite de Word 2013, una dintre pri scrie contractul, dup care l trimite partenerului sau partenerilor de afaceri pentru a fi, eventual, comentat, modificat i/sau completat.

Introducerea i gestionarea comentariilor este deosebit de simpl prin utilizarea opiunilor din seciunea Comments.

Urmrirea modificrilor realizate asupra contractului este deosebit de important mai cu seam n exemplul de mai sus, cel al unui contract. n negocierea unui contract apar situaii n care o nelegere sau o clauz poate fi, intenionat sau nu, nclcat/ntoars sau modificat.

Pe lng prevenirea modificrilor intenionate sau nu, activarea opiunii de urmrire a acestora elimin necesitatea citirii documentului cap-coad prin revederea doar a modificrilor ultimei variante verificate.

Pentru a evita orice fel de probleme, este recomandat ca de la nceput s se activeze opiunea de blocare a modificrilor n fiier, setnd o parol pentru opiunea Lock Tracking. n felul acesta vom fi siguri c nu vom primi un fiier pe care s-au operat modificri. Acele modificri nu au fost nregistrate pentru c s-a anulat urmrirea modificrilor realizate n cadrul fiierului.

Afiarea modificrilor (figura nr. 4.29) se realizeaz cu opiunea Simple Markup din seciunea Tracking. Urmrirea modificrilor se realizeaz prin activarea opiunii Track Changes, butonul Show Markup, care ofer posibilitatea de a afia sau nu:

comentariile fcute asupra documentului (Comments);

modificrile efectuate aupra formatrii documentului (Formatting);

ce texte au fost adugate n document, cum au fost modificate cele existente sau ce anume s-a ters (Insertions and Deletions);

persoanele care au realizat modificri n document (Specific People). Prin click pe numele unui utilizator afim sau nu aciunile realizate de acesta.

Figura nr. 4.29. Afiarea modificrilor fcute n document Dac butonul Lock Tracking este activat (urmrirea modificrilor este protejat) nu

putem accepta sau refuza modificrile fcute asupra documentului Panoul de vizualizare a modificrilor (activat cu comanda Reviewing Pane, figura nr. 4.30) afieaz o list a modificrilor pe care le putem accepta sau anula pentru a reveni la forma iniial. Acest panou poate fi afiat pe vertical (partea stng a ecranului) sau pe orizontal, sub document (figura nr. 4.31).

Figura nr. 4.30. Comanda Reviewing Pane Figura nr. 4.31. Lista modificrilor

Funcia Compare permite analiza a dou documente care aparent sunt identice, chiar dac sunt salvate cu nume diferite (figura nr. 4.32). Aceast funcie afieaz n stnga ecranului, n zona Revisions sumarul modificrilor (diferenelor), iar n partea dreapt vizualizeaz coninutul fiecrui document /fiier, unul sus i altul jos, parcurgerea documentului asigurnd sincronizarea paragrafelor afiate n panoul din dreapta (figura nr. 4.33).

Figura nr. 4.32. Funcia Compare

Figura nr. 4.33. Fereastra Compare Documents selectarea documentelor care se vor compara

n fereastra Compare Documents sunt selectate documentele ce urmeaz a fi comparate (figura nr. 4.34).

Figura nr. 4.34. Fereastra Compare Documents comparaia ntre cele dou

documente

Funcia Combine document permite combinarea a dou sau mai multe documente (create sau nu de autori diferii). Aceast operaiune ridic probleme dac documentele ce urmeaz a fi combinate au suferit modificri succesive. De aceea este recomandat ca, nainte de combinare, documentele s fie comparate.

Seciunea Protect din meniul Review conine dou opiuni, Block Authors i Restrict Editing, care permit controlul total asupra modificrilor ce urmeaz a fi restricionate.

Prin Block Authors se blocheaz total sau doar pe anumite poriuni ale documentului un anumit utilizator. Aceast opiune este util n cazul formularelor completate pe calculator, care trebuie s conin anumite elemente obligatorii. De exemplu, n cazul unor procese verbale de predare primire se poate permite completarea doar a cmpurilor nume, prenume i data.

Start Inking este o opiune folosit atunci cnd se dorete inserarea unor notie de mn scrise cu stylus-ul din dotarea tabletei cu care se lucreaz. n astfel de situaii devine activ i meniul Pens (figura nr. 4.35). Meniul conine comenzi prin care se stabilete grosimea/dimensiunea (Thickness), culoarea (Color) i alte atribute ale liniei cu care se va scrie.

Figura nr. 4.35. Meniul Pens

Iat un exemplu de inserare a unui text de mn.

Dup scrierea propriu-zis, folosind comanda Select Objects din seciunea Write am

selectat textul i apoi din meniul rapid am ales opiunea Group pentru a grupa toate cuvintele i a putea ulterior s realizm operaii de copiere, mutare, redimensionare, schimbare culoare etc.

4.2.2.9 Meniul View. Opiunea Read Mode Meniul View conine o noutate Word 2013, opiunea Read Mode, care poate fi apelat fie

din meniu (prima pictogram din stnga), fie din partea dreapt jos a ecranului (figura nr. 4.36).

Figura nr. 4.36. Meniul View. Opiunea Read Mode Aceast opiune este util mai ales n cazul documentelor de tip text, foarte lungi, ce

urmeaz a fi citite pe tablete (care au un ecran mult mai mic dect un laptop). Activnd aceast comand, toate meniurile i celelalte opiuni dispar de pe ecran, putndu-ne concentra doar pe citirea documentului. Pentru parcurgerea rapid, poate fi activat opiunea Navigation Pane din meniul View al modului Read Mode (sau combinaia de taste CTRL + F).

Pentru vizualizarea concomitent pe ecran a dou sau mai multe fiiere, se folosesc opiunile Arrange All, Split, View Side by Side. Pentru sincronizarea derulrii sus-jos a documentelor se folosete Synchronous Scrolling.

Din meniul View este disponibil i funcia Macro. Aceasta este recomandat pentru operaii de rutin, care se repet frecvent. De exemplu, o combinaie de caracteristici de formatare (fundal albastru, font de culoare roie, tip font Arial, dimensiune font 13, stil font italic, distana dintre rnduri 1,5, text aliniat justified) urmeaz a fi folosit de mai multe ori n cadrul documentului. Pentru a evita selectarea acestor caracteristici de mai multe ori sau

definirea unui stil putem s le grupm ntr-o comand rapid folosind o macrocomand. nainte de a ncepe editarea documentului, se parcurg urmtorii pai:

activarea opiunii Record Macro... din comanda Macros, seciunea Macros, meniul View (figura nr. 4.37)

completarea rubricilor din fereastra Record Macro (figura nr. 4.38) (inclusiv combinaia de taste pentru apelarea rapid de la tastatur),

Figura nr.4.37. Opiunea Record Macro Figura nr. 4.38. Fereastra Record Macro

selectarea caracteristicilor de formatare dorite,

activarea opiunii Stop Record din seciunea Macros,

folosirea combinaiei de taste (scurttur) pentru aplicarea caracteristicilor de formatare ori de cte ori este necesar.

Din cele prezentate n paragraful de mai sus rezult c Microsoft Word este un procesor de texte care ofer, de la o versiune la alta, tot mai multe faciliti pentru gestiunea informaiilor unei organizaii. Ultima versiune aduce i mai multe opiuni care permit utilizatorilor comunicarea i colaborarea, deziderate pentru utilizatorii nceputului mileniului 3.