Microsoft Word Capitolul 4

Utilizarea TIC pentru servicii de calitate n domeniul financiar contabil

POSDRU/81/3.2/S/59664 Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013

FONDUL SOCIAL EUROPEAN Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 2013 Axa prioritar 3 Creterea adaptabilitii lucrtorilor i a ntreprinderilor Domeniul major de intervenie 3.2 Formare i sprijin pentru ntreprinderi i angajai pentru promovarea adaptabilitii Titlul proiectului: Utilizarea TIC pentru servicii de calitate n domeniul financiar contabil Cod contract: POSDRU/81/3.2/S/59664 Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 Investete n oameni

Tehnologii Office cu aplicabilitate n domeniul financiar-contabil

- Microsoft Word -



Coninutul acestui material nu reprezint n mod obligatoriu poziia oficial a Uniunii Europene sau a Guvernului Romniei.

The document does not represent the point of view of the European Union or Romanian Government.

Autori: Dana Boldeanu, Cristina Geambau, Mirela Gheorghe, Mirela Oancea, Ctlin Tudor ASE Bucureti

Data: Aprilie, 2012

Proiect: Utilizarea TIC pentru servicii de calitate in domeniul financiar contabil

Copyright 2012 Reproducerea este autorizat, cu condiia menionrii sursei, cu excepia cazului n care se prevede altfel.



Coninut - capitolul 4 4 ORGANIZAREA UNUI DOCUMENT PE CAPITOLE ........................................ 88

4.1 UTILIZAREA STILURILOR PENTRU TITLUL DOCUMENTULUI I PENTRU TITLURILE CAPITOLELOR .......................................................................................................... 88

4.1.1 Aplicarea stilului de tip Title pentru titlul documentului ............................ 88 4.1.2 Aplicarea stilului de tip Heading pentru titlurile capitolelor documentului 89 4.1.3 Modificarea caracteristicilor stilurilor ....................................................... 90 4.1.4 Numerotarea capitolelor ......................................................................... 92

4.2 GENERAREA CUPRINSULUI CAPITOLELOR ............................................................ 94 4.3 UTILIZAREA PANOULUI DE NAVIGARE (NAVIGATION PANE) ................................... 97

Tehnologia aplicaiilor Office Microsoft Word

Pagina 88 din 107

4 Organizarea unui document pe capitole Organizarea unui document Word pe capitole, astfel nct s fie posibil generarea automat a cuprinsului acestora, se realizeaz prin utilizarea stilurilor. Un stil reprezint un set de caracteristici de formatare (tipul fontului, dimensiunea caracterelor, culoarea caracterelor, alinierea paragrafului etc.) care pot fi aplicate ca un grup asupra textului.

Pentru titlul ntregului document se utilizeaz stilul Title.

Pentru titlurile capitolelor pot fi utilizate stiluri predefinite de tipul Heading sau stiluri definite de ctre utilizator. Cea mai simpl variant este cea n care se utilizeaz stilurile predefinite de tip Heading.

Stilurile predefinite (Title, Heading etc.) pot fi personalizate prin modificarea caracteristicilor de formatare implicite.

4.1 Utilizarea stilurilor pentru titlul documentului i pentru titlurile capitolelor

4.1.1 Aplicarea stilului de tip Title pentru titlul documentului Aplicarea stilului Title pentru titlul unui document Word se realizeaz parcurgnd urmtoarele etape:

1. Se selecteaz titlul documentului (exemplu - Figura nr. 4.1):

Figura nr. 4.1 Selectarea titlului documentului

2. n cadrul tab-ului Home, grupul Styles, n galeria Stilurilor Rapide (Quick Style gallery) se execut click-mouse-stnga pe stilul Title (Figura nr. 4.2).


Pagina 89 din 107

Figura nr. 4.2 Aplicarea stilului Title

Not: Galeria Stilurilor Rapide poate fi extins prin apsarea butonului More .

Rezultatul aplicrii stilului Title pentru titlul documentului Word din Figura nr. 4.1 este prezentat n Figura nr. 4.3.

Figura nr. 4.3 Titlul documentului dup aplicarea stilului Title

4.1.2 Aplicarea stilului de tip Heading pentru titlurile capitolelor documentului Pentru titlurile tuturor capitolelor care vor fi incluse n cuprinsul documentului se aplic un stil de tip Heading n funcie de nivelul titlului (stilul Heading 1 pentru titlu de nivel 1, stilul Heading 2 pentru titlu de nivel 2 etc.). Prin utilizarea stilului Heading titlurile pot fi organizate pe maxim 9 nivele.

Aplicarea stilului Heading pentru titlurile capitolelor documentului se realizeaz parcurgnd urmtoarele etape:

1. Se selecteaz titlul capitolului sau subcapitolului.

2. n cadrul tab-ului Home, grupul Styles, n galeria Stilurilor Rapide (Quick Style gallery) se execut click-mouse-stnga pe stilul Heading corespunztor nivelului titlului respectiv (Figura nr. 4.4).

Figura nr. 4.4 Aplicarea unui stil de tip Heading


Pagina 90 din 107

Pentru a efectua ntr-un timp ct mai scurt organizarea unui document pe capitole, se pot selecta toate titlurile de un anumit nivel (innd tasta CTRL apsat pentru selecie multipl) i se poate aplica simultan pentru acestea stilul Heading corespunztor nivelului respectiv.

4.1.3 Modificarea caracteristicilor stilurilor Microsoft Word include mai multe seturi de stiluri cu caracteristici predefinite. Dintre acestea, setul de stiluri stabilit ca fiind implicit este cel afiat n Quick Style gallery.

Caracteristicile stilurilor aplicate pentru un document pot fi modificate fie prin schimbarea setului de stiluri (fiind modificate astfel caracteristicile tuturor stilurilor), fie prin modificarea n mod individual a caracteristicilor fiecrui stil. n ambele situaii modificrile se reflect automat asupra formatrilor tuturor stilurilor aplicate n document att anterior, ct i ulterior efecturii modificrilor.

Schimbarea setului de stiluri se realizeaz selectnd tab-ul Home, grupul Styles, butonul Change Styles, opiunea Style Set i apoi alegnd setul de stiluri dorit. n figurile Figura nr. 4.5 i Figura nr. 4.6 este exemplificat modul n care schimbarea setului de stiluri se reflect asupra formatrilor din document.

Figura nr. 4.5 Aplicarea setului de stiluri Black and White


Pagina 91 din 107

Figura nr. 4.6 Aplicarea setului de stiluri Traditional

Modificarea caracteristicilor unui stil se realizeaz parcurgnd urmtoarele etape:

1. Se poziioneaz cursorul n cadrul unui text pentru care a fost aplicat stilul respectiv;

2. n cadrul tab-ului Home, grupul Styles, se execut click-mouse-dreapta pe denumirea stilului i se alege opiunea Modify (Figura nr. 4.7);

Figura nr. 4.7 Alegerea opiunii de modificare a unui stil

3. Pe ecran este afiat caseta de dialog Modify Style. n cadrul acesteia se utilizeaz fie opiunile de modificare rapid a principalelor caracteristici de formatare, fie opiunile disponibile la accesare butonului Format pentru o modificare n detaliu a caracteristicilor de formatare (Figura nr. 4.8).


Pagina 92 din 107

Figura nr. 4.8 Modificarea caracteristicilor de formatare aferente stilului

4. Se valideaz modificrile efectuate prin apsarea butonului OK.

4.1.4 Numerotarea capitolelor Dup ce au fost aplicate stiluri de tip Heading pentru titlurile capitolelor, numerotarea acestora se realizeaz parcurgnd urmtoarele etape:

1. Se selecteaz orice titlu de capitol din cadrul documentului;

2. Din tab-ul Home, grupul Paragraph, opiunea Multilevel List, se selecteaz tipul de numerotare dorit (Figura nr. 4.9).


Pagina 93 din 107

Figura nr. 4.9 Numerotarea capitolelor

Dei nainte de alegerea opiunii de numerotare a capitolelor a fost selectat un singur titlu de capitol, numerotarea va fi aplicat automat pentru toate titlurile din document (pentru care a fost utilizat un stil de tip Heading), n funcie de nivelul acestora. Rezultatul aplicrii tipului de numerotare 1, 1.1, 1.1.1 etc. pentru documentul din Figura nr. 4.9 este prezentat n Figura nr. 4.10.


Pagina 94 din 107

Figura nr. 4.10 Rezultatul aplicrii unui tip de numerotare ierarhizat pentru capitole

Pentru numerotarea capitolelor se va utiliza doar unul dintre tipurile de numerotare specifice stilului Heading, celelalte tipuri de numerotare sunt utilizate pentru numerotarea listelor.

4.2 Generarea cuprinsului capitolelor Cuprinsul capitolelor unui document Word poate fi generat selectnd tab-ul References, grupul Table of Contents, butonul Table of Contents i apoi alegnd una dintre opiunile corespunztoarea inserrii manuale sau automate a cuprinsului (Figura nr. 4.11). Generarea manual a cuprinsului capitolelor se realizeaz selectnd opiunea Manual Table. Elementele cuprinsului vor fi introduse de la tastatur, indiferent de stilurile utilizate pentru titlurile capitolelor din document.

Generarea automat a cuprinsului capitolelor se realizeaz pe baza stilurilor utilizate pentru titlurile capitolelor din document. n acest curs vom prezenta varianta n care n cuprinsul generat automat vor fi incluse titlurile pentru care au fost aplicate stiluri de tip Heading (a se vedea capitolul 4.1 al prezentului curs). Se poate opta


Pagina 95 din 107

pentru inserarea unui cuprins automat predefinit (Automatic Table 1 sau Automatic Table 2) sau a unui cuprins automat personalizat (opiunea Insert Table of Contents).

Figura nr. 4.11 Generarea cuprinsului capitolelor unui document Word

Selectarea opiunii Insert Table of Contents are drept rezultat deschiderea casetei de dialog Table of Contents (Figura nr. 4.12) care permite personalizarea cuprinsului.


Pagina 96 din 107

Figura nr. 4.12 Personalizarea cuprinsului capitolelor

Fiecare titlu din cadrul unui cuprins generat automat este legat de partea din document corespunztoare acestuia. Astfel, apsarea tastei CTRL i executarea unui click-mouse-stnga pe titlul unui capitol are drept rezultat afiarea pe ecran a coninutului capitolului respectiv.

Spre exemplu, rezultatul generrii automate a cuprinsului capitolelor din documentul prezentat anterior n Figura nr. 4.10, este prezentat n Figura nr. 4.13.

Figura nr. 4.13 Cuprinsul afferent documentului prezentat anterior n Figura nr. 4.10


Pagina 97 din 107

Actualizarea cuprinsului se realizeaz prin selectarea tab-ului References, grupul Table of Contents, opiunea Update Table (Figura nr. 4.14). n caseta de dialog Update Table of Contents se alege una dintre urmtoarele opiuni:

Update page numbers only n situaia n care modificrile efectuate nu au inclus schimbri ale titlurilor capitolelor, ci doar o repoziionare a acestora n paginile documentului;

Update entire table n cazul n care au fost adugate, terse sau redenumite titluri ale capitolelor. nainte de alegerea opiunii de actualizare a cuprinsului, pentru a putea fi incluse n cuprins, titlurile nou adugate trebuie formatate prin aplicarea unui stil de tip Heading.

Figura nr. 4.14 Actualizarea cuprinsului capitolelor

tergerea cuprinsului se realizeaz prin selectarea tab-ului References, grupul Table of Contents, butonul Table of Contents, opiunea Remove Table of Contents.

4.3 Utilizarea Panoului de Navigare (Navigation Pane) n plus fa de posibilitatea de generare automat a cuprinsului unui document, utilizarea stilurilor de tip Heading pentru formatarea titlurilor capitolelor aduce un alt avantaj important posibilitatea utilizrii Panoului de Navigare. Panoul de Navigare este o facilitate (disponibil ncepnd cu versiunea Microsoft Word 2010) care permite efectuarea cu uurin a aciunilor de localizare, adugare i reorganizarea a coninutului unui document. Panoul de Navigare este afiat n partea stng a ferestrei Microsoft Word ca urmare a bifrii opiunii Navigation Pane, din cadrul grupului Show, tab-ul View (Figura nr. 4.15).


Pagina 98 din 107

Figura nr. 4.15 Afiarea Panoului de Navigare

n Panoul de Navigare sunt afiate titlurile tuturor capitolelor din document pentru care a fost aplicat un stil de tip Heading. Executarea unui click-mouse-stnga pe denumirea unui titlu n Panoul de Navigare are drept rezultat afiarea pe ecran a coninutului capitolului respectiv.

Executarea unui click-mouse-dreapta pe denumirea unui titlu de capitol n Panoul de Navigare are drept rezultat afiarea unui meniu contextual (Figura nr. 4.16) care permite efectuarea unor aciuni de adugare, tergere, afiare, listare i reorganizare a coninutului documentului.


Pagina 99 din 107

Figura nr. 4.16 Meniul contextual aferent titlurilor de capitole afiate n Panoul de Navigare

Documents

Microsoft Word Capitolul 4