Miftha Pratiwi_SPRP

7/23/2019 Miftha Pratiwi_SPRP

http://slidepdf.com/reader/full/miftha-pratiwisprp 1/15



INTERNAL COMMUNICATION

Terjadi di dalam sebuah perusahaan yang memegang peranan penting dalammenjaga keharmonisan suatu perusahaan.

Dikatakan berhasil apabila kedua pihak dapat mengerti apa yangdikomuniikasikan, dipikirkan dan dilaksanakan.

KARYAWAN = ASET PENTING

Komunikasi internal yang efektif :

• meminimalkan “gap” karyawan- top manajemen

• meminimalkan munculnya berita simpang siur internal yang merugikan

• menumbuhkan”sense of belonging”

• membangun solidaritas antar karyawan

• menumbuhkan motivasi bagi karyawan



Goals of Employee Communication …

Create among all employees an understanding of theorganisation’s vision, mission, goals, values, operations, products,services, problems and achievements.

Keep all employees informed on significant developments that

affect the organization and the employees.

Solicit and encourage employee input for continuous improvementof operations in order to achieve organizational goals.

Satisfy employees’ desires to be kept informed and to participate in

the organisation’s formal and informal activities.



Arah Aliran Komunikasi Internal…

Komunikasi Vertikal

Downward communication : Pimpinan mengirimkan pesankepada bawahan yang berfungsi untuk memberikan instruksikerja, informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku, dll.

Upward communication : Bawahan menyampaikan gagasanmengenai pekerjaan yang telah dilaksanakan, memberikanlaporan, aspirasi atau saran kepada pimpinan, dll

Komunikasi Horizontal

Komunikasi formal yang berlangsung antar sesama karyawanyang memiliki kedudukan yang sama.fungsinya yaitu melakukankoordinasi tugas, berbagi informasi, saling memberikan dukungandan motivasi dll. Dalam informal, terjadi di luar jam kerja (gossip

sesama karyawan)



Keberhasilan perusahaan dilihat dari peningkatan produktivitaskerja karyawan. Faktor-faktor yang mendorong :

karyawan menyukai pekerjaannya,

absensi kehadiran yang baik,

melakukan dan memahami dengan baik pekerjaan sesuai bagiannya, dll.

PR harus mampu menjadi guide atau fasilitator untukmenciptakan komunikasi 2 arah untuk memperoleh kinerja

perusahaan yang baik

Survey yang dilakukan Watson Wyatt dari 264 company periode2002-2006 bahwa perusahaan yang menerapkan programemployee communication yang efektif bisa memberikan profitsebesar 47% lebih tinggi dibandingkan dengan perusahaan yangtidak menerapkan program employee communication yang efektif.



Who should communicate…

CEO is the key communicator

CEO merupakan pembuat keputusan tertinggi dalam struktur organisasi

harus mampu mengkomunikasikan tentang arah tujuan sebuah organisasi.

Memberikan informasi yang dibutuhkan staff-staff serta dapat membentuk “trust” agarterbentuknya komunikasi yang bersifat terbuka sehingga mempermudah kesepakatanantara pimpinan dan bawahan.

CEO sangat disarankan untuk berkeliling dan melihat langsung tempat kerja untuk

bertemu langsung dengan staffnya. Hal ini merupakan cara efektif untuk membuat kesanyang baik.

How to Encourage Enthusiastic Employees?

Karyawan merupakan aset penting perusahaan. Jangan sampai perusahaan

menciptakan kesan “silent workplace killer”. Survey yang dilakukan Sirote menyatakan

Bahwa 3 hal ini perlu diterapkan untuk kepuasan karyawan.

1. Equity ( Psiologi, Ekonomi, Psikologi)

2. Achievement

3. Camaraderie



Tools of Employee Communication…

Meeting : one-to-one and one-to-group, website informations, intranetmaterial, online bulletine boards, teleconferencing, dll.

Di U.S, penyebaran informasi melalui email dianggap tidak efektif karena

tidak semua karyawan bisa mengakses email, misalnya karyawan lapangan.

TEAM MEETINGS dianggap lebih efektif karena kesempatan employee untukbertemu dengan atasan maupun rekan kerja. Begitu uga sebaliknya, inikesempatan baik untuk top menegement untuk menyampaikan -menampungaspirasi/saran dari karyawan sehingga terciptanya two-way communication.

The Types of Communication that Work Best…

Two-way communication : efektif

Hasil surver Rodney Gry bahwa Tradisional internal communication tidak efektif

digunakan oleh praktisi PR. Tugas praktisi PR yang paling penting

adalah membantu manager untuk meningkatkan kemampuan berkomunikasi

mereka terutama dalam hal mendengarkan karyawan dan melibatkan mereka

dalam perubahan yang terjadi di perusahaann (misal : kebijakan baru,

pelayanan baru, semua bentuk perubahan).



Create Partnership with HR Departements…

PR dan HR memiliki banyak kesamaan. Namun,

Profesi PR mendukung program komunikasi yang berkelanjutan spt

Menciptakan pemahaman visi misi, nilai2 yang dianut perusahaan,

permasalahan, pencapaian, dll,

Praktisi HR cenderung menangani hal-hal yang

bersifat rahasia seperti pay level, kondisi staff, isu hubungan

ketenagakerjaan, Dll.

PR dan HR Departement harus saling bekerjasama dalam pelaksanaan

program internal communication agar tidak terjadi overlapping

program.



EMPLOYEE BRAND

Dalam suatu perusahaan sangat penting untuk membangun sebuah Employer

Brand sebagai framework. Ketika employer brand telah sukses dibangun, perusahaan akan menjadi

perusahaan terbaik dan menarik minat bagi calon karyawan untuk bergabung dengan perusahaan.

Pentingnya membangun Employer Brand…

Kepuasan karyawan kepuasan customer profit (materi) dan benefit (non material).

Dari segi komunikasi,PR ikut terlibat untuk merekrut karyawan sebagai peluang / kesempatan untuk

membangun hubungan dengan calon karyawan.

Communication Business Strategy…

Hal-hal yang perlu dikomunikasikan dengan karyawan itu salah satunya adalah mengkomunikasikan

strategi bisnis. Karyawan ingin mengetahui kemana tujuan perusahaan/arah bisnis dan bagaimana

pencapaiannya. Namun banyak senior management gagal mengkomunikasikannya.



How to Create Better Managerial Communication Skill…

Kebanyakan manager tidak memiliki skill komunikasi yang baik. Tugas PR

disini adalah untuk memberikan pelatihan bagi para manager agar memiliki

skill komunikasi yang baik. Bagaimana cara membuat manager menjadi

komunikator yang baik?

identify core competencies required

conduct internal research to prove case

organise manager training in interpersonal communication

communication support tools to help manager

institute a reward and recognition system



Addressing 5 Common Problems in EmployeeCommunication…

managers dictate to employee too much and listen too little

managers assume employees understand, agree with, care about and act upon what the managers say

too much of the content is of concern to managers but not to other employees

too much propoganda is communicated and doesn’t confront the need for change

managers, especially senior managers are too secretive.

PERFORMANCE MEASURES AND EVALUATION OF EMPPLOYEE COMMUNICATION

Objective of employee communication measurement…

Objektif dari employee communication adalah memastikan terpenuhinya kebutuhan

komunikasi agar mencapai tujuan perusahaan yang mendukung visi dan misi

perusahaan.



BEST-PRACTICE INDICATORS :

The employee communication strategy is documented and senior management or CEOapproval has been given to employee communication objectives, which support corporateobjectives

Senior management and the PR manager agree on milestones and endpoints for issues involvingstaff action (eg. Community activity, political advocacy)

Employee communication objectives are documented in business unit performance criteria

Policy and procedures are in place to ensure consistent messages to employees

Guidance is provided on implementation of policy and procedures, including specific examplesof how employees are to implement the employee communication strategy, eg. Specificactivities required

There is a clear link between employee communication and corporate issues management (eg.Employee communication is created from regular review and management of corporate issues)

Employee communication objectives and outcomes are included in the corporate strategicplanning process

Communication accountabilities are clear between human resources, PR and operationalmanagement

There is a structure in place to track changes in desired employee behavior (increasedproductions, cross-selling, quality of customer service) resulting from employee communicationactivities.



Cont…

Employee communication has credibility with employees

Messages driven down to supervisors

Messages include clear indication of expected employee behaviour and generate a change in

behaviour Expressed employee communication needs are met, ie the media, frequency and content.

Employee communication has credibility with senior management

Senior managers regularly seek PR advice

The employee communication strategy and objectives feed into business decisions

MEASUREMENT OF EMPLOYEE COMMUNICATION

1. Regular employee surveys and focus group feedback that reveal

Good understanding and attitutes towards corporate mission and goals

Perception that the organization’s behaviour is consistent with its vision

Managers and sueprvisor’s behaviour s consistent with its vision

2. Audit of employee communication activities to measure extent of support of corporate mission and goals.

Employee knowledge of organizational goals and objectives

The climate for communication

How instructions are communicated to employees



Measurement of Employee Communication…

1. Regular employee surveys and focus group feedback that reveal

Good understanding and attitutes towards corporate mission and goals

Perception that the organization’s behaviour is consistent with its vision

Managers and sueprvisor’s behaviour s consistent with its vision

2. Audit of employee communication activities to measure extent of support of corporatemission and goals.

Employee knowledge of organizational goals and objectives

The climate for communication

How instructions are communicated to employees

The effectiveness of interdepartmental communication

The extent to which employees believe their concerns are listened to and taken into account by

management.



THANK YOU

Documents

Miftha Pratiwi_SPRP