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GESTÃO DOCUMENTAL GESTÃO DOCUMENTAL
CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS E ATOS PREPARATÓRIOS PARA
SUA ELIMINAÇÃO
MinistMinistéério Prio Púúblico do Estado de São Pauloblico do Estado de São Paulo
CICLO DE VIDA
LOCAL DE GUARDA
VALOR DO DOCUMENTO
PRAZO DE GUARDA
USUÁRIO
1ª idade UNIDADE PRODUTORA Administrativo
Legal
Fiscal
TEMPORÁRIA
O documento pode ser eliminado após cumprir
seu prazo de guarda
Público interno
2ª idade ARQUIVO CENTRAL
3ª idade ARQUIVO CENTRAL
Histórico
Probatório
Informativo
PERMANENTE
O documento deve ser
preservado definitivamente
Público interno e/ou
Público externo
DOCUMENTO DE ARQUIVODOCUMENTO DE ARQUIVO
CICLO DE VIDA
LOCAL DE GUARDA
VALOR DO DOCUMENTO
PRAZO DE GUARDA
USUÁRIO
1ª idade UNIDADE PRODUTORA Administrativo
Legal
Fiscal
TEMPORÁRIA
O documento pode ser eliminado após cumprir
seu prazo de guarda
Público interno
2ª idade ARQUIVO CENTRAL
3ª idade ARQUIVO CENTRAL
Histórico
Probatório
Informativo
PERMANENTE
O documento deve ser
preservado definitivamente
Público interno e/ou
Público externo
DOCUMENTO DE ARQUIVODOCUMENTO DE ARQUIVO
DOCUMENTO DE ARQUIVODOCUMENTO DE ARQUIVO
� Possui valor de prova�Reconstitui fatos� Autoriza, inicia ou regulamenta ações� Protege propriedades e direitos individuais e
coletivos� Permite planejar, relatar e avaliar situações
O QUE O QUE ÉÉ GESTÃO DOCUMENTAL?GESTÃO DOCUMENTAL?
�Produção
�Classificação
�Avaliação
�Tramitação
�Uso
�Arquivamento
�Reprodução
O QUE O QUE ÉÉ GESTÃO DOCUMENTAL?GESTÃO DOCUMENTAL?
�Produção
��ClassificaClassificaççãoão
��AvaliaAvaliaççãoão
�Tramitação
�Uso
�Arquivamento
�Reprodução
Plano de Classificação
CLASSIFICAÇÃO
Tabela de Temporalidade
AVALIAÇÃO
GESTÃO DOCUMENTAL
Agilidade na recuperação de documentos e informações Otimização na ocupação de espaços físicos e redução de custos
Eliminação segura de documentos desprovidos de valorRacionalização da produção documental – análise quantitativa e qualitativaPreservação adequada de documentos de guarda obrigatória e/ou históricos
Atendimento aos dispositivos legais que protegem o patrimônio documental público
Plano de Classificação
CLASSIFICAÇÃO
Tabela de Temporalidade
AVALIAÇÃO
GESTÃO DOCUMENTAL
ATO NORMATIVO NATO NORMATIVO Nºº 428/2006 PGJ428/2006 PGJ--CGMPCGMPDOE 1.02.2006
Ato Normativo nAto Normativo nºº 428/2006 PGJ428/2006 PGJ--CGMPCGMP
� Aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos adotados pelo Ministério Público de São Paulo, e dá outras providências.
� Anexo I – Plano de Classificação� Anexo II – Tabela de Temporalidade� Anexo III – Código de Unidades Produtoras� Anexo IV – Código das Matérias de Atuação Cível e Criminal� Anexo V – Índice� Anexo VI – Relação de eliminação� Anexo VII – Edital de ciência de eliminação� Anexo VIII – Termo de eliminação
Ato Normativo nAto Normativo nºº 428/2006 PGJ428/2006 PGJ--CGMPCGMP
� Aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos adotados pelo Ministério Público de São Paulo, e dá outras providências.
�� Anexo I Anexo I –– Plano de ClassificaPlano de Classificaççãoão� Anexo II – Tabela de Temporalidade� Anexo III – Código de Unidades Produtoras
�� Anexo IV Anexo IV –– CCóódigo das Matdigo das Matéérias de Atuarias de Atuaçção Cão Cíível e Criminalvel e Criminal� Anexo V – Índice� Anexo VI – Relação de eliminação� Anexo VII – Edital de ciência de eliminação� Anexo VIII – Termo de eliminação
Operação que consiste em classificar todo e qualquer documento no momento de sua produção, atribuindo um
código de classificação de acordo com a natureza do documento
CLASSIFICACLASSIFICA ÇÇÃOÃO
PLANO DE CLASSIFICAPLANO DE CLASSIFICA ÇÇÃOÃO
Instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo
(processo, expediente, documento avulso)
Função: 04 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS
Subfunção: 04.01 Controle de compras, serviços e obras
Atividade: 04.01.01 Licitação e administração de contratos
Documentos:04.01.01.01 Contratos
04.01.01.02 Pedido de inclusão no cadastro de impedimentos
04.01.01.03 Pedido de reabilitação no cadastro de impedimentos04.01.01.04 Processo relativo aos trabalhos de Comissão
Permanente ou Especial de Licitação
PLANO DE CLASSIFICAPLANO DE CLASSIFICAÇÇÃOÃO
CLASSIFICACLASSIFICAÇÇÃO DE MATÃO DE MATÉÉRIASRIAS
2000 2000 ÁÁREA FIMREA FIM
2100 CÍVEL2101 MATÉRIA DE ACIDENTE DO TRABALHO E PREVIDENCIÁRIA2102 MATÉRIA DE CIDADANIA 2103 MATÉRIA DE CONSUMIDOR 2104 MATÉRIA DE FALÊNCIA E CONCORDATA 2105 MATÉRIA DE FAMÍLIA E SUCESSÕES 2106 MATÉRIA DE FUNDAÇÕES2107 MATÉRIA DE HABITAÇÃO E URBANISMO2108 MATÉRIA DE IDOSOS E SAÚDE PÚBLICA2109 MATÉRIA DE INFÂNCIA E JUVENTUDE2110 MATÉRIA DE MANDADO DE SEGURANÇA2111 MATÉRIA DE MEIO AMBIENTE2112 MATÉRIA DE MENORES E INCAPAZES2113 MATÉRIA DE PESSOAS PORTADORAS DE DEFICIÊNCIAS 2114 MATÉRIA DE REGISTROS PÚBLICOS2115 MATÉRIAS POSSESSÓRIA E FUNDIÁRIA 2200 CRIMINAL2201 CRIMES DE COMPETÊNCIA DO JUÍZO COMUM 2202 CRIMES DE COMPETÊNCIA DO JUIZADO ESPECIAL CRIMINAL 2203 CRIMES DE COMPETÊNCIA DO TRIBUNAL DO JÚRI 2204 CRIMES DE COMPETÊNCIA DAS AUDITORIAS MILITARES 2205 CRIMES DE COMPETÊNCIA ORGINÁRIA DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA2300 ELEITORAL
62000039.2111/13.01.04.02
FunçãoSubfunção
AtividadeSérie documental
Unidade produtora
CCÓÓDIGO DE CLASSIFICADIGO DE CLASSIFICA ÇÇÃOÃO
Matéria
PJ Brotas PJ Brotas �� MatMatééria de Meio Ambienteria de Meio AmbientePPIC/IC com TACPPIC/IC com TAC
Contas da EletropauloContas da Eletropaulo
Contas da EmbratelContas da Embratel
Conta de Conta de ááguagua
USE USE
Processo de pProcesso de pagamento de agamento de contas de utilidade pcontas de utilidade púúblicablica
Folha de remessaFolha de remessaRemessa de papRemessa de papééisisRemessa de autosRemessa de autosGuia de remessaGuia de remessa
USEUSE
RelaRelaçção de remessa de ão de remessa de documentosdocumentos
FAVORECE A PADRONIZAFAVORECE A PADRONIZA ÇÇÃOÃO
Ato Normativo nAto Normativo nºº 428/2006 PGJ428/2006 PGJ--CGMPCGMP
� Aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos adotados pelo Ministério Público de São Paulo, e dá outras providências.
� Anexo I – Plano de Classificação� Anexo II – Tabela de Temporalidade� Anexo III – Código de Unidades Produtoras� Anexo IV – Código das Matérias de Atuação Cível e Criminal� Anexo V – Índice� Anexo VI – Relação de eliminação� Anexo VII – Edital de ciência de eliminação� Anexo VIII – Termo de eliminação
Ato Normativo nAto Normativo nºº 428/2006 PGJ428/2006 PGJ--CGMPCGMP
� Aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos adotados pelo Ministério Público de São Paulo, e dá outras providências.
� Anexo I – Plano de Classificação
�� Anexo II Anexo II –– Tabela de TemporalidadeTabela de Temporalidade� Anexo III – Código de Unidades Produtoras� Anexo IV – Código das Matérias de Atuação Cível e Criminal� Anexo V – Índice
�� Anexo VI Anexo VI –– RelaRelaçção de eliminaão de eliminaççãoão� Anexo VII – Edital de ciência de eliminação� Anexo VIII – Termo de eliminação
Processo de análise criteriosa que permite a identificaidentificaçção ão do valor dos documentosdo valor dos documentos, para efeito de definição dos
prazos de sua guarda e de sua destinação final
AVALIAAVALIA ÇÇÃOÃO
TABELA DE TEMPORALIDADETABELA DE TEMPORALIDADE
Instrumento aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda prazos de guarda e a destinadestinaçção final ão final de cada série
documental
DESTINADESTINAÇÇÃO FINALÃO FINAL
ELIMINAÇÃO
GUARDA PERMANENTE
DESTINADESTINAÇÇÃO FINALÃO FINAL
ELIMINAELIMINAÇÇÃOÃO
GUARDA PERMANENTE
Ato Normativo nAto Normativo nºº 428/2006 PGJ428/2006 PGJ--CGMPCGMP
� Aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos adotados pelo Ministério Público de São Paulo, e dá outras providências.
� Anexo I – Plano de Classificação
�� Anexo II Anexo II –– Tabela de TemporalidadeTabela de Temporalidade� Anexo III – Código de Unidades Produtoras� Anexo IV – Código das Matérias de Atuação Cível e Criminal� Anexo V – Índice
�� Anexo VI Anexo VI –– RelaRelaçção de eliminaão de eliminaççãoão� Anexo VII – Edital de ciência de eliminação� Anexo VIII – Termo de eliminação
TABELA DE TEMPORALIDADETABELA DE TEMPORALIDADE
ELIMINAELIMINAÇÇÃOÃO
O que fazer?
Como fazer
Quem fará?
Quando fazer?
Onde fazer?
�� O QUE FAZER?O QUE FAZER?� Selecionar os documentos que já
cumpriram prazos na unidade produtora de acordo com definição da tabela de temporalidade
ELIMINAELIMINAÇÇÃOÃO
O que fazer?
Como fazer?
Quem fará?
Quando fazer?
Onde fazer?
�� COMO FAZER?COMO FAZER?� Identificar� Mensurar � Relacionar os documentos
identificados para descarte anotando:� Série documental
�Quantidade
� Data-limite
� Elaborar a relação de eliminação conforme Anexo VI (AN 428/06)
� Encaminhar documentos para a Área de Gestão Documental para posterior fragmentação
COMO COMO MENSURARMENSURAR
Roteiro para Roteiro para mensuramensuraçção de ão de documentos textuaisdocumentos textuais
Pequeno texto elaborado pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) para auxiliar na quantificação de documentos existentes nos arquivos institucionais.
Disponível em www.mp.sp.gov.br em Gestão Documental
ELIMINAELIMINAÇÇÃOÃO
O que fazer?
Como fazer?
Quem fará?
Quando fazer?
Onde fazer?
�� QUEM FARQUEM FARÁÁ??� Oficial de promotoria �Orientação técnica da Área de Gestão
Documental
ELIMINAELIMINAÇÇÃOÃO
O que fazer?
Como fazer?
Quem fará?
Quando fazer?
Onde fazer?
�� QUANDO FAZER?QUANDO FAZER?� A seleção poderá ser realizada ao
longo do ano� Deverá ser observado o calendário
anual de eliminação definido pela Área de Gestão Documental e disponibilizado no Portal MP
ELIMINAELIMINAÇÇÃOÃO
O que fazer?
Como fazer?
Quem fará?
Quando fazer?
Onde fazer?
�� ONDE FAZER?ONDE FAZER?� A seleção será na própria unidade
produtora para posterior encaminhamento para a Área de Gestão Documental
Ato Normativo nAto Normativo nºº 428/2006 PGJ428/2006 PGJ--CGMPCGMP
� Aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos adotados pelo Ministério Público de São Paulo, e dá outras providências.
� Anexo I – Plano de Classificação� Anexo II – Tabela de Temporalidade� Anexo III – Código de Unidades Produtoras� Anexo IV – Código das Matérias de Atuação Cível e Criminal� Anexo V – Índice
�� Anexo VI Anexo VI –– RelaRelaçção de eliminaão de eliminaççãoão� Anexo VII – Edital de ciência de eliminação� Anexo VIII – Termo de eliminação
MINISTÉRIO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULOProcuradoria Geral de Justiça
Comissão de Avaliação de Documentos
RELAÇÃO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Nº ___/___
De acordo com o artigo _____ do Ato Normativo nº ____ - PGJ-CGMP, publicado no DOE em ___ de _____ de ______, após avaliação documental prévia e em conformidade com os prazos de guarda definidos na Tabela de Temporalidade de Documentos do Ministério Público do Estado de São Paulo, aprovada pelo Ato Normativo nº _____ -PGJ, publicado no DOE em _____ de _____ de _____, encaminhamos à Comissão de Avaliação de Documentos, para análise e aprovação, a relação abaixo:
Série documental: Datas-limite:Quantidade (em nº de caixas):Observações:
Série documental: Datas-limite:Quantidade (em nº de caixas):Observações:
Total (em nº de caixas):
(Local, data, nome do responsável pela Unidade Produtora e assinatura)
A importância do procedimento adequadoA importância do procedimento adequado
quarta-feira, 20 de fevereiro de 2008 - 08h13PolíciaPolícia prende mais um homem acusado de estelionatoA polícia prendeu na última terça-feira (19), um homem que aplicava vários golpes usando informações de documentos que ele encontrava no lixo. Depois que achava os documentos, o desempregado Glaybson Ricardo Gomes de Lima, de 31 anos, ligava para as operadoras como se fosse o titular e solicitava a inclusão de um novo dependente. Posteriormente, os cartões eram entregues na casa dele.
O acusado usava o nome, endereço, identidade e CPF das vítimas. Todas as informações, Glaybson conseguia no lixo: extratos de contas, contratos antigos, xerox de documentos que as próprias vítimas jogavam no lixo.
Disponível em http://pe360graus.globo.com/noticias360/matler.asp?newsId=119444. Acesso em 21/02/2008.
http://www.mundorecord.com.br/play/ed1383d8-ad28-4d4d-884f-9204d495a4cd vídeo do golpista
O QUE O QUE ÉÉ GESTÃO DOCUMENTAL?GESTÃO DOCUMENTAL?
�Produção
�Classificação
�Avaliação
�Tramitação
�Uso
�Arquivamento
�Reprodução
GESTÃO GESTÃO DOCUMENTALDOCUMENTAL
�� OBJETIVOSOBJETIVOS
� Implantar política arquivística� Elaborar normas e procedimentos
técnicos-administrativos� Racionalizar a produção documental� Eliminar documentos desprovidos de
valor� Preservar adequadamente os
documentos importantes para a Instituição e sociedade
GESTÃO GESTÃO DOCUMENTALDOCUMENTAL
�� BENEFBENEFÍÍCIOSCIOS� Agiliza a recuperação de documentos e
informações� Padroniza a rotina administrativa� Otimiza o uso do espaço físico
� Racionaliza a guarda de documentos� Confere qualidade aos serviços� Contribui com a preservação do patrimônio
documental e a memória institucional
� Centraliza a fragmentação e destinação dos resíduos gerados
� Favorece a segurança da informação
� Auxilia na redação de documentos oficiais� Estimular o reaproveitamento de insumos� Reduz o consumo de papéis
� Contribui com o Programa de Gestão Ambiental� Programa Reduso
LEGISLALEGISLA ÇÇÃOÃOFEDERALFEDERAL
Constituição 1988 “Cabem à Administração Pública, na forma da lei, a gestão da documentagestão da documentaçção ão governamental governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.”
§ 2º, Art. 216
“É deverdever do Poder Público a gestão documental gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo, como instrumento de apoio à Administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elemento de provaprova e informainformaççãoão.”
Artigo 1º, Lei nº 8.159/91.
Lei nº 8.159/91Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados
LEGISLALEGISLA ÇÇÃOÃOFEDERAL FEDERAL
“Considera-se gestão de gestão de documentosdocumentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso avaliação e arquivamento em fase corrente ou intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”
Artigo 3º, Lei nº 8.159/91.
Lei nº 8.159/91Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados
LEGISLALEGISLA ÇÇÃOÃOFEDERAL FEDERAL
Decreto nº 4.073/02Regulamenta a Lei nº 8.159/91, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados
LEGISLALEGISLA ÇÇÃOÃOFEDERAL FEDERAL Responsabiliza pela Responsabiliza pela
preservapreservaçção adequada ão adequada de documentos produzidos e recebidos no exercício de atividades públicas os órgãos e entidades do Poder Público bem como os agentes pagentes púúblicos no blicos no exercexercíício de seu cargo ou cio de seu cargo ou funfunççãoão
ATOS NORMATIVOSATOS NORMATIVOS
� Ato Normativo nº 428/2006 – PGJ-CGMP� Aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de
Documentos adotados pelo Ministério Público de São Paulo, e dáoutras providências.
� Ato Normativo nº 429/2006 – PGJ� Institui as Normas de Serviço do Ministério Público de São Paulo,
dispõe sobre a organização das Secretarias das Promotorias de Justiça e dá outras providências.
� Ato Normativo nº 500/2007 – PGJ-CGMP� Revoga o Ato Normativo nº. 188-PGJ-CGMP, institui e consolida a
relação de livros e pastas obrigatórias e define a responsabilidade pela guarda e conservação dos livros e pastas.
LEMBRELEMBRE--SESE� Livros e documentos em
andamento ou findos deverão ser BEM CONSERVADOS pelo oficial de promotoria, e quando for o caso, encadernados, classificados ou catalogados� Utilizar impresso segundo modelo
oficial do MP� Utilizar caligrafia legível, com tinta
escura nos livros, assentamentos e autos de procedimentos
LEMBRELEMBRE--SESE� IMPEDIR O ACESSO dos autos a
terceiros, sem expressa autorização do Promotor de Justiça
� NÃO REVELAR qualquer fato de que tenha ciência em razão do cargo e que deva permanecer em segredo, ou facilitar-lhe a revelação
Referente: Processo Administrativo Disciplinar nº xx/200x
Acusado: xxxxxx (Área Regional de xxxxxxxxx)
Advogado: Drs.: xxxxxxxxxxxxxxx, OAB/SP nº xxxxxxxxx
Decisão do Procurador-Geral de Justiça de xx-xx-200x
"Em face do exposto, acolho integralmente o relatório final da Comissão Processante Permanente e julgo procedentes as imputações contidas na portaria inicial. Em conseqüência, aplico ao Oficial de Promotoria do SQC-III-QMP, designado na Promotoria de Justiça de xxxxxxxx, nome xxxx, RG. nº xxxxx, a Pena de Demissão, a Bem do Serviço Público, com fundamento no art. 251, inciso V, c.c. o art. 257, inciso III, ambos da Lei Estadual nº 10.261/68, por haver descumprido o dever funcional descumprido o dever funcional preconizado no art. 241, inciso IV (guardar sigilo sobre assuntos da guardar sigilo sobre assuntos da repartirepartiçção e, especialmente, sobre despachos, decisões ou providênciasão e, especialmente, sobre despachos, decisões ou providências) todos da Lei Estadual nº 10.261/68. Perderá, ainda, o acusado, todas as vantagens e direitos decorrentes doexercício do cargo, devidos como prêmio de assiduidade, tudo conforme dispõe o art. 254, § 1º, da Lei Estadual nº 10.261/68."
Quaisquer ações que impliquem em destruição, inutilização ou deterioração do patrimônio documental público é considerada crime contra o patrimônio cultural, com penas previstas na legislação
� Lei federal n.º 9.605/98, art. 62
� Decreto federal n.º 3.179/99, art. 49
� Código Penal, no art. 305
DOCUMENTO = PATRIMÔNIO CULTURALDOCUMENTO = PATRIMÔNIO CULTURAL
CONCLUSÕESCONCLUSÕES
POLPOLÍÍTICA DE GESTÃO DOCUMENTALTICA DE GESTÃO DOCUMENTAL
� Responsabilidade compartilhada pela gestão e preservação adequada de documentos� Poder público� Agente público� Cidadão� Democratiza o acesso à informação
� Cidadão� Favorece a cultura preservacionista sem perder de
vista a racionalização administrativa� Poder Público e Cidadão� O Meio Ambiente Cultural agradece!
Legislação federal
Atos normativos
Calendário
Modelos de formulários
Comunicados
� Disponível em www.mp.sp.gov.br
� Programa de Gestão Documental
MUITO OBRIGADA!
PELA ATENPELA ATENÇÇÃOÃO