MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD … · En relación al tema, el Manual Institucional de Operación del Fondo Fijo-Caja Chica, de este Ministerio, en la norma 15.-Respaldos de las

MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD

AUDITORIA INTERNA

INFORME N° AI-006-2015

INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL: ARQUEO DEL FONDO

GENERAL DE CAJA CHICA Y DEL FONDO EN EFECTIVO A CARGO DEL

DEPARTAMENTO FINANCIERO CONTABLE

1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen y Antecedentes

El presente estudio, a cargo de la Licda. Milena Calderón Durán, se realizó al

Fondo General de Caja Chica, el cual es administrado bajo la responsabilidad

del Departamento Financiero Contable de este Ministerio, y se efectuó de

conformidad con lo establecido en el artículo 22, inciso a), de la Ley General

de Control Interno, el artículo Nº 39 del Reglamento General del Fondo de

Cajas Chicas (Decreto Ejecutivo 32874-h, publicado en la Gaceta Nº 22 del 31/01/2006),

así como en la Norma 36, del Manual Institucional de Operación del Fondo

Fijo-Caja Chica del Ministerio de Cultura y Juventud, que establece incluir en

el plan de trabajo de la Auditoría Interna un estudio del Fondo General de

Caja Chica y en cumplimiento al Plan de trabajo para el año 2015 de ésta

Auditoría Interna.

1.2 Objetivo General

Velar por el cumplimiento de la normativa vigente y aplicable en el

funcionamiento de la Caja General y Cajas Chicas a cargo del Departamento

Financiero Contable del Ministerio de Cultura y Juventud.

1.3 Alcance

El estudio comprende la verificación de la documentación relacionada con

los trámites efectuados con cargo al fondo fijo-caja chica, mediante la

aplicación de técnicas de muestreo aleatorio, a las operaciones, registros y

controles correspondientes, en el período comprendido entre octubre del

2014 al mes de marzo del 2015.


AUDITORÍA INTERNA Informe N° AI-006-2015

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Se aplicaron en su ejecución las Normas Generales de Auditoría del Sector

Público, las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna del Sector Público,

así como las directrices, lineamientos y regulaciones atinentes.

1.4 Disposiciones sobre la Ley General de Control Interno

De acuerdo con lo dispuesto por la Contraloría General de la República y con

el fin de prevenir al Jerarca o a los titulares subordinados (según corresponda)

de sus deberes en el trámite de informes y en especial de los plazos que deben

observarse, así como advertir sobre posibles responsabilidades en que pueden

incurrir por incumplir injustificadamente los deberes de la Ley General de

Control Interno, se incorporan en este informe las transcripciones de los

artículos de dicha ley, que se detallan a continuación:

“Artículo 36. —Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de

auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se

procederá de la siguiente manera:

a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a

partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las

recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe

de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones

por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas

para los hallazgos detectados.

b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles

contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular

subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la

auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de

su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de

ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para

pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que

el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría

interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes.

c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado

correspondiente, para el trámite que proceda.”

“Artículo 37. —Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté

dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un

plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el

informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones,

dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente

disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al

titular subordinado correspondiente.”



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“Artículo 38. —Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la

República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las

recomendadas por la Auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles,

contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su

inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse

a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes,

salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas.

La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a

solicitud del jerarca, de la Auditoría Interna o de ambos, en un plazo de treinta días

hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no

ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la

aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la

Contraloría General de la República, N° 7428, de 7 de setiembre de 1994”.

“Artículo 39. — Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares

subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda,

si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras

causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.

El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en

responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control

interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo,

perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable.

Asimismo, cabrá responsabilidad administrativa contra el jerarca que

injustificadamente no asigne los recursos a la Auditoría Interna en los términos del

artículo 27 de esta Ley.

Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que

injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control

interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar

las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna, sin perjuicio de las

responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente.

El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos también

incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, por

obstaculizar o retrasar el cumplimiento de las potestades del auditor, el Subauditor y los

demás funcionarios de la Auditoría Interna, establecidas en esta Ley.

Cuando se trate de actos u omisiones de órganos colegiados, la responsabilidad será

atribuida a todos sus integrantes, salvo que conste, de manera expresa, el voto negativo”.



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1.5 Antecedentes

El Departamento Financiero Contable del Ministerio de Cultura y Juventud

forma parte de la Administración Central y tiene como misión velar porque la

distribución y uso racional de los recursos públicos se realicen según los

principios de legalidad, economía, eficiencia y eficacia mediante la

aplicación de un sistema de supervisión y control financiero-contable, acorde

con los programas y proyectos que desarrolle el Ministerio a través de sus

diversas instituciones.

1.6 Limitantes

El presente estudio sufrió retrasos, principalmente en cuanto a la entrega de

información que se solicitó al Departamento Financiero Contable, situación

que provocó no poder concluir el presente estudio en el tiempo establecido.

1.7 Marco Jurídico

El presente estudio se realizó de conformidad con lo dispuesto en la siguiente

normativa:

Ley General de Control Interno N° 8292.

Reglamento de Garantías que deben rendir los funcionarios del Ministerio

de Cultura y Juventud que recauden, custodien o administren fondos y

valores públicos (Decreto Nº 34110-C).

Normas de Control Interno para el Sector Público (Aprobado mediante

resolución de la Contraloría General de la República, publicado en la

Gaceta Nº 26 del 06 de febrero del 2009).

Reglamento general del fondo cajas chicas, del Ministerio de Hacienda

(decreto 32874-H).

Reglamento sobre el visado de gastos con cargo al presupuesto de la

República (R-2-2003-CO-DFOE).

Manual Institucional de Operación del Fondo Fijo-Caja Chica del Ministerio

de Cultura y Juventud.



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Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público

(Resolución R-DC-119-2009).

Reglamento para la utilización del Sistema de Compras Gubernamentales

Compra RED.

1.8 Comunicación de Resultados

En cumplimiento de la Norma No. 2.5.4 “Difusión de resultados” del Manual de

Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público”, emitido

por la Contraloría General de la República, así como el artículo 37 y siguientes

de la Ley General de Control Interno, el día 08 de junio del 2015, a las 9.30 a.m.,

se realizó la comunicación de los resultados del presente informe.

La reunión contó con la presencia del señor Dennis Portuguez Cascante,

Viceministro Administrativo; de la señora Guadalupe Gutiérrez, Jefa del

Departamento Financiero Contable; así como del señor William Kelly Picado,

Auditor Interno y la funcionaria Milena Calderón Durán, encargada del

presente estudio.

Luego de haber transcurrido el plazo de tres días hábiles otorgados por la

Auditoría Interna, no se recibió por parte de la señora Guadalupe Gutiérrez

Aragón ningún comentario, por lo que se procede a la comunicación oficial

del presente informe.

2 RESULTADOS

2.1 Revisión de documentación de respaldo a los pagos efectuados por Caja

Chica

En el presente estudio se revisó una muestra aleatoria del 74,76%, de los

comprobantes del periodo indicado, por un total de ¢4.980.980,28 (cuatro

millones novecientos ochenta mil novecientos ochenta colones con 28/100).

El total de gastos girados en el periodo comprendido entre octubre 2014 y

marzo 2015, fue por la suma total de ¢6.662.394,86 (seis millones seiscientos

sesenta y dos mil trescientos noventa y cuatro colones con 86/100), según se

detalla en anexo 1.



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En la muestra revisada se verificó que los documentos de respaldo de los

reintegros de caja chica, contienen las siguientes deficiencias de control (Ver

anexo 2):

a) Para los casos específicos de las facturas SIGAF No. 19-2968, 19-3029, 19-

3483, 19-4154, 19-4155, 19-4367 y 19-0456, no se encuentra incluida la

respectiva orden de compra por caja chica.

Considerando la situación expuesta, se procedió a realizar entrevista al señor

Freddy González Soro, Coordinador de Tesorería del Departamento Financiero

Contable mediante la cual se le consultó sobre el tema en cuáles casos en los

que se debe emitir una orden de compra por Caja Chica, respondiendo lo

siguiente: “Para todo excepto para reintegros y pagos de inscripciones a

cursos en el exterior”.

En relación al tema, el Manual Institucional de Operación del Fondo Fijo-Caja

Chica, de este Ministerio, en la norma 15.-Respaldos de las compras de bienes

o servicios realizadas por medio de Fondo Fijo – Caja Chica y pago de los

mismos, inciso a), señala:

“Toda compra quedará respaldada por: una reserva de recursos por caja

chica, la factura comercial debidamente emitida por el proveedor

respectivo, las facturas proformas, la solicitud de pedido de compra por

caja chica, el pedido de compra, la copia del cheque o copia del

comprobante de pago si se ha usado una transferencia o cancelado en

efectivo. Estos documentos son responsabilidad del Departamento

Financiero Contable en cuanto a recibo, emisión, registro, según

corresponda”

Cabe indicar que en el informe No. AI-004-2015, correspondiente al

seguimiento elaborado por la Auditoría Interna en relación a los informes

emitidos durante el periodo 2014, y sobre el estudio “Arqueo del Fondo

General y del Fondo en efectivo”, para atender la recomendación en cuanto

a que los documentos de respaldo a los reintegros de caja chica cuenten con

la información completa, el señor González giró instrucciones a la señora Olga

Gómez Quirós del área de Tesorería y encargada de la Caja Auxiliar para

cumplir con lo definido, respondiendo la señora Gómez vía correo electrónico

lo siguiente: “Al respecto me permito indicarle, que efectivamente se está

cumpliendo a cabalidad, con los puntos señalados por su persona en este

correo, a la hora de efectuar trámites con solicitudes de Caja Chica”.



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Por lo anterior, como ya se indicó a pesar de que se han girado instrucciones

con el objetivo de cumplir con que los documentos de respaldo a los

reintegros de caja chica se encuentren completos, se sigue presentado

ausencia de la orden de compra, por lo que se hace necesario reforzar las

medidas de control y supervisión correspondientes, con el fin de que en los

documentos de respaldo de cada uno de los trámites de caja chica se

encuentre toda la información que dicta la normativa vigente y aplicable y

así fortalecer el sistema de control interno del Departamento Financiero

Contable.

b) En las facturas Sigaf No. 19-2961, 19-3201, 19-3485, 19-3483, 19-3944, y 19-

4367, se presentan inconsistencias en cuanto al recibido conforme,

existen casos en que no se utiliza el sello respectivo, información

incompleta, y reciben funcionarios que no se encuentran autorizados

de conformidad con el registro de firmas vigente.

Sobre el tema, el Manual Institucional de Operación del Fondo Fijo – Caja

Chica, en la norma 17, punto h), indica:

“La recepción de conformidad de los bienes o servicios, se efectuará

expresa del nombre, la firma, y el número de cédula de la persona

autorizada que los recibió a satisfacción”

La norma 13.- Es obligación del encargado del fondo de la Caja Chica, inciso

e), señala: “Tener el recibido conforme de quien solicitó y recibió el bien o

servicio”.

Para el año 2013, la señora Gutiérrez, emite circular MCJ-DFC-188-2013, del 01

de marzo del 2013, dirigida a los Directores de Programa y Jefes de

Departamento, en la cual sobre el tema dice: “…Toda factura que respalda

un gasto por caja chica debe presentar al reverso el sello del Departamento

respectivo y las firmas autorizadas que aprueben y reciben de conformidad el

bien o servicio”.

El instructivo sobre Aspectos mínimos a considerar en el análisis de los

documentos de ejecución presupuestaria en el proceso de visado emitido por

la Contraloría General de la República, en el punto 2.2, Aspectos contables y

presupuestarios, define que para todos los documentos de ejecución

presupuestaria se debe de verificar lo siguiente: punto 7, detalla: “Que todo

documento de ejecución presupuestaria dentro del proceso de visado



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contenga los sellos y firmas autorizadas que correspondan, para lo cual se

debe mantener un registro de firmas de los funcionarios responsables según lo

dispuesto en el artículo del Reglamento sobre el visado de gastos con cargo

al Presupuesto de la República...”.

Además, este tema fue considerado en el estudio correspondiente al periodo

2014, recomendando la Auditoría Interna al Departamento Financiero

Contable, girar instrucciones para que se verifique al momento de recibido de

la factura comercial que además de que cuente con el sello elaborado para

dicho fin, se encuentren los datos de la persona autorizada para hacerlo. De

acuerdo con el informe de seguimiento No. AI-004-2015, el señor Freddy

González Soro, Coordinador de Tesorería de dicho Departamento, le indica a

la señora Olga Gómez Quirós, encargada de Caja Chica cumplir con lo

definido por la Auditoría, señalando la señora Gómez que efectivamente se

está cumpliendo a cabalidad con la recomendación.

Sin embargo, luego de la revisión de la muestra a los documentos de respaldo

de los reintegros de caja chica, se observa que se siguen presentando las

mismas inconsistencias en los recibidos conformes en cuanto al uso del sello y

de los funcionarios que reciben conforme el bien o servicio adquirido.

De conformidad con lo anterior, es criterio de ésta Auditoría Interna que se

debe elaborar un mecanismo de control eficaz a lo interno del Departamento,

con el fin de evitar se sigan presentando este tipo de inconsistencias que se

han detectado también en estudios anteriores y que a pesar de las medidas

tomadas persisten.

c) Facturas Sigaf No. 19-2961, 19-2968, 19-3029, 19-3223, 19-3485, 19-4203,

19-4218, 19-4367, 19-0188 y 19-0456, no cuentan con la copia del cheque

respectivo.

El Manual Institucional de Operación del Fondo Fijo-Caja Chica, en la norma

15.-Respaldos de las compras de bienes o servicios realizadas por medio de

Fondo Fijo – Caja Chica y pago de los mismos, inciso a), ya transcrito en el

punto a) del presente resultado, es claro en indicar que dentro de los

documentos de respaldo se debe incluir la copia del cheque o copia del

comprobante de pago, si se ha usado una transferencia o cancelado en

efectivo.

Las inconsistencias dadas a conocer en el presente inciso como ya fue

indicado en los anteriores, han sido reiterativas en los estudios anuales que ha



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realizado la Auditoría en relación al Arqueo del Fondo General de Caja Chica

y Fondo de Efectivo. Para el periodo 2014 no fue la excepción, en el cual hubo

ausencia de la copia del cheque o comprobante de pago en algunos de los

casos revisados. De acuerdo con el Informe, y según seguimiento de la

Auditoría Interna, el señor Freddy González Soro, Coordinador de Tesorería del

Departamento Financiero Contable, giró instrucciones a la señora Olga

Gómez, encargada de Caja Chica, con el objetivo de que los documentos

de respaldo a los reintegros de caja chica cuenten con la información

completa, mencionando la señora Gómez que se está cumpliendo a

cabalidad con los puntos señalados.

Además, mediante cuestionario de control interno se le consultó al señor

González, si el encargado del Fondo de Caja Chica verifica que las compras

cuenten con: reserva de recursos, factura comercial, facturas proformas,

copia del cheque o comprobante de pago si se ha usado transferencia o

cancela en efectivo, a lo que nos responde: “Si verifica y es parte de las

responsabilidades que le compete realizar”.

Así las cosas, el Manual de Normas de control interno para el Sector Público,

emitido por la Contraloría General de la República, capítulo IV: Normas sobre

actividades de control, norma 4.5.1, supervisión constante, señala: “El jerarca

y los titulares subordinados, según sus competencias, deben ejercer una

supervisión constante sobre el desarrollo de la gestión institucional y la

observancia de las regulaciones atinentes al SCI, así como emprender las

acciones necesarias para la consecución de los objetivos”.

Así las cosas, se hace necesario se elabore un mecanismo de control con el

cual se asegure de que la documentación de respaldo a los reintegros de caja

chica se encuentre completa, ejerciendo una supervisión constante por parte

del Coordinador de Tesorería, con el objetivo de evitar se sigan presentando

estas inconsistencias año con año y que incumplen con lo que establece la

normativa vigente así como debilitan el Sistema de Control Interno del

Departamento Financiero Contable.

d) De los 18 trámites analizados, solamente en 5 de ellos se encuentran las

firmas completas en el formulario “Reintegro Caja Chica”.

Sobre el tema, dicha situación fue revisada en el estudio correspondiente al

periodo 2014, en el cual quedó constancia de que la mayoría de los

formularios “Reintegro Caja Chica” no contaban con las firmas que se

solicitan. Debido a la situación presentada, ésta Auditoría Interna recomendó



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elaborar un procedimiento de control mediante el cual dicho formulario

contenga todas las firmas que se indican, fue así como el señor Freddy

González Soro, Coordinador de Tesorería, acatando instrucciones de la señora

Guadalupe Gutiérrez Aragón, jefa del Departamento Financiero Contable, le

solicitó a la señora Olga Gómez Quirós, funcionaria de ese Departamento

verifique que el formulario en mención contenga todas las firmas que cita el

documento, respondiendo la señora Gómez lo siguiente: “Al respecto me

permito indicarle, que efectivamente se está cumpliendo a cabalidad, con los

puntos señalados por su persona en este correo, a la hora de efectuar trámites

con solicitudes de Caja Chica”.

Por su parte, en entrevista aplicada al señor González, se le consultó qué

controles llevan a cabo para que los documentos de respaldo a los reintegros

de caja chica se encuentren completos, con los sellos correspondientes y

firmados por las personas autorizadas para hacerlo, respondiendo lo siguiente:

“Olga como encargada de caja auxiliar es quien debe de revisar que todo

esté completo, posteriormente cuando se hace el reintegro por cheque se

realiza una nueva revisión por parte del Coordinador de Tesorería”.

Al respecto, El Manual de normas de Control Interno para el Sector Público,

emitido por la Contraloría General de la República, en el capítulo II: Normas

sobre ambiente de control, norma 2.5.2: Autorización y aprobación, dice:

“La ejecución de los procesos, operaciones y transacciones institucionales

debe contar con la autorización y la aprobación respectivas de parte de los

funcionarios con potestad para concederlas, que sean necesarias a la luz de

los riesgos inherentes, los requerimientos normativos y las disposiciones

institucionales”.

Además, el capítulo I: Normas Generales, norma 1.4: Responsabilidad del

jerarca y los titulares subordinados sobre el SCI, establece como parte del

cumplimiento de la responsabilidad del Sistema de Control Interno tanto del

jerarca como de los titulares subordinados, dar especial énfasis entre otras, las

siguiente: inciso e) “La comunicación constante y el seguimiento de los asuntos

asignados a los distintos miembros de la institución, en relación con el diseño,

la ejecución y el seguimiento del SCI”. También el inciso g) dice: “Una pronta

atención a las recomendaciones, disposiciones y observaciones que los

distintos órganos de control y fiscalización emitan sobre el particular”.

Por su parte, la Ley General de Control Interno, en el artículo 12.-Deberes del

jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno, define:

“en materia de control interno, el jerarca y los titulares subordinados les



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corresponderá cumplir, entre otros, los siguientes deberes…” inciso c)

“Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y

disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la

República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y

fiscalización que correspondan”.

Si bien es cierto, el Departamento Financiero Contable gira instrucciones al

área de Tesorería, y dan a conocer a la Auditoría como parte de la labor de

seguimiento que se realiza, las gestiones que ejecutan en relación a las

recomendaciones emitidas, sin embargo al momento de revisar los

documentos de respaldo a los reintegros de caja chica se continúan

presentado las mismas inconsistencias por lo que, de acuerdo con la

normativa indicada en el presente inciso, y el criterio de ésta Auditoría Interna,

se debe elaborar de inmediato un mecanismo de control eficaz que evite se

estén presentando omisión de documentos o información incompleta en el

respaldo a las compras por Caja Chica.

e) Factura Sigaf Nº 19-3201, trámite sobre el pago de inscripción al

Congreso Mundial de Contabilidad que se llevó a cabo en Italia, al cual

asistieron la señora Guadalupe Gutiérrez Aragón, Jefa del

Departamento Financiero Contable y el señor Jimmy Castillo Fernández,

Funcionario de ese Departamento. No hay copia del acuerdo de viaje

de ninguno de los dos funcionarios, no hay comprobante de pago al

evento y la información se encuentra en idioma inglés.

En relación al tema, se le aplicó entrevista de control interno al señor Freddy

González Soro, Coordinador de Tesorería del Departamento Financiero

Contable, solicitándole indicar en qué trámites debe de incluir el acuerdo de

viaje de los funcionarios cuando se realizan por medio de caja chica,

respondiendo lo siguiente: “Inscripciones a cursos al exterior o compra de

tiquetes aéreos”.

Además, mediante oficio AI-137-2015, ésta Auditoría le solicitó a la señora

Gutiérrez, responder sobre el tema considerando que no existe comprobante

de la cancelación (transferencia, recibo de dinero, etc), siendo recibido

conforme un documento en idioma inglés sobre el registro para la

participación en el Congreso, señalar el motivo del por qué se presenta esta

situación, y enviar copia del respectivo comprobante de pago de los

funcionarios en cita, respondiendo según oficio MCJ-DFC-813-2015, del 08 de

mayo del 2015 lo siguiente:



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“La inscripción a este tipo de eventos como es de su conocimiento, sobre todo

en estos casos en que son congresos mundiales, se realiza por medio de una

página web…” continúa diciendo: “Por lo tanto no hay forma de imprimir la

constancia de inscripción al curso en idioma español, sin embargo en la

traducción es claro que se conforma la inscripción en el seminario”.

Conocida la respuesta dada por la señora Guadalupe Gutiérrez, en la cual no

adjunta copia de los comprobantes de pago ni hace mención de los mismos,

se hace necesario anotar lo que establece el Reglamento sobre el visado de

gastos con cargo al presupuesto de la República, en el artículo 10.

Responsabilidad de verificar la legalidad del gasto, punto 2) establece: “El

visado se entenderá concluido con la aprobación de los respectivos

documentos de ejecución presupuestaria que posibilitan la emisión de las

órdenes de pago contra los fondos del Estado contenidos en el Presupuesto

de la República, realizada por el funcionario responsable designado en cada

uno de los órganos comprendidos dentro del ámbito de aplicación de este

Reglamento”.

El Reglamento General del Fondo Cajas Chicas, emitido por el Ministerio de

Hacienda, artículo 21.-Requisitos para compras, pago de viáticos y transporte

y gastos de representación sujetos a liquidación, inciso o), dice: “Toda compra

deberá quedar respaldada por: una reserva de recursos para caja chica,

proformas, la solicitud de pedido de compra por caja chica, el pedido de

compra, la copia del cheque o copia del comprobante de pago si se ha

usado una transferencia o cancelo en efectivo. Estos documentos son

responsabilidad de una Unidad Financiera respectiva en cuanto a recibo,

emisión, registro, según corresponda”.

El Manual de normas de Control Interno para el Sector Público, emitido por la

Contraloría General de la República, en el capítulo IV: Normas sobre

Actividades de control, norma 4.4: Exigencia de confiabilidad y oportunidad

de la información, dice: ”El jerarca y los titulares subordinados, según sus

competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar las

actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente que se

recopile, procese, mantenga y custodie información de calidad sobre el

funcionamiento del SCI y sobre el desempeño institucional, así como que esa

información se comunique con la prontitud requerida a las instancias internas

y externas respectivas…”.



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Así las cosas, y como ha reiterado ésta Auditoría Interna en el desarrollo del

presente resultado, así como en anteriores estudios del Fondo General y Fondo

de Efectivo, es necesario que el Departamento Financiero Contable elabore

mecanismos de control eficaces con los cuales se evite la omisión de

documentación de respaldo en los reintegros de caja chica.

f) Factura SIGAF N° 19-3485, en este trámite se incluyen 4 pagos a

funcionarias del Departamento Financiero Contable, debido a

capacitación que realizaron para adaptar la nueva estructura

organizativa de la Institución a dos funcionarios de la Casa de la Cultura

de Puntarenas, según se indica en la solicitud de pedido. Los trámites

son realizados mediante la subpartida 1.07.02, “Actividades

protocolarias y sociales”.

Analizados estos trámites, se procedió a consultarle a la señora Guadalupe

Gutiérrez Aragón, Jefa del Departamento Financiero Contable, mediante

oficio AI-137-2015, lo siguiente:

- ¿Cuál es el fundamento o justificación para reembolsar los dineros a las

funcionarias: Hellen Barquero Durán, Karol Sanabria Rosales y Elizabeth

Matarrita Saborío, funcionarias del Departamento Financiero Contable,

que tanto a dichas funcionarias como a su persona se les pagara los

almuerzos de acuerdo con el detalle de las solicitudes de pedido?,

respondiendo según oficio MCJ-DFC-813-2015, entre otras cosas lo

siguiente: “…se incluye el pago de almuerzo a personal del

Departamento Financiero, que participaron en la encerrona, pues se

requería capacitar sobre diversos temas en solo una semana, por lo que

era necesario que los plazos de trabajo y las horas de almuerzo se

aprovecharan al máximo”.

De acuerdo con lo indicado por la señora Gutiérrez, se procedió a realizar

consulta vía correo electrónico a la señora Elizabeth Briceño, Coordinadora

del Área de Gestión del Desarrollo de la Gestión Institucional de Recursos

Humanos, en cuanto a si se ha reportado por parte del Departamento

Financiero Contable sobre las capacitaciones que han llevado a cabo para

la Casa de la Cultura de Puntarenas, respondiendo la señora Briceño lo

siguiente: “NO, Hasta el momento, el Departamento Financiero Contable no ha

reportado actividad de capacitación realizada para la Casa de la Cultura de

Puntarenas, que es una dependencia de la Dirección de Cultura”. Además, le

consultamos si se debe comunicar al área que coordina sobre cualquier tipo



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de capacitación que sea organizada por los Departamentos o Programas del

Ministerio de Cultura y Juventud, señalando lo siguiente: “SI, estamos sujetos a

la normativa que nos compete, como lo establece el artículo 11 de la Ley

General de la Administración Pública. De esta forma la Resolución supra

citada, DG-135-2013 de la Dirección General de Servicio Civil”.

Por tanto, es necesario se realicen las gestiones necesarias para que el

Departamento Financiero Contable trámite las capacitaciones que realiza

ante la Gestión Institucional de Recursos Humanos según corresponda, con el

objetivo de que se cumpla con lo establecido y que las actividades que se

coordinen como parte de la capacitación como el caso de los almuerzos se

encuentren debidamente autorizados.

- ¿Por qué motivo no se realizó el pago de almuerzos al señor Olger Torres

y Yannina Ruíz, funcionarios de la Casa de la Cultura de Puntarenas

como viáticos?, según oficio MCJ-DFC-813-2015, la señora Gutiérrez,

manifiesta: “Con respecto al pago de los señores Olger Torres y Yannina

Ruíz, debido a que la Casa de la Cultura de Puntarenas no contaba con

una “estructura formal” administrativa y financiera, no utilizaban el pago

de viáticos, razón por la cual se pidió autorización verbal al Vice Ministro

Administrativo y se tomó la decisión de darles el almuerzo por medio de

caja chica”.

Sobre el tema, el Manual de Normas de Control Interno para el Sector Público,

capítulo IV: Normas sobre actividades de control, norma 4.4.1 Documentación

y registro de la gestión Institucional establece: “El jerarca y los titulares

subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas

pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros

eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y

conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso

a la información pública, según corresponda”.

Por tanto, se hace necesario que toda aprobación, autorización, y cualquier

gestión que se realice quede con un respaldo de manera escrita, evitando

posibles inconvenientes posteriormente, así como estar de acuerdo con la

normativa vigente.

- ¿Por qué el trámite se realiza por la subpartida 1.07.02 y no por la

subpartida 2.02.03?, la señora Guadalupe Gutiérrez según oficio MCJ-

DFC-813-20185, dice: “En este caso el objeto del gasto debió registrarse

correctamente por la sub partida 1.07.01 Actividades de Capacitación,

por tratarse de una capacitación a funcionarios de la Casa de la Cultura



15

de Puntarenas, sin embargo por error, se incluyó en la partida 1.07.02

Actividades Protocolarias y Sociales. Es conveniente aclarar que en la

subpartida 2.02.03 Alimentos y Bebidas se deben registrar gastos

únicamente a lo que corresponda a compras del CNP o Catering

Service para reuniones de trabajo entre funcionarios y/o personas

externas, por lo tanto en este caso esta sub partida no aplica en la

contratación realizada, pues en el último párrafo del clasificador por

objeto del gasto excluye actividades de capacitación”.

De acuerdo con lo expresado por la señora Gutiérrez, el Manual de Normas

de Control Interno para el Sector Público, capítulo V: Normas sobre Sistemas

de Información, norma 5.7.1 Canales y medios de comunicación, dice:

“Deben establecerse y funcionar adecuados canales y medios de

comunicación, que permitan trasladar la información de manera transparente,

ágil, segura, correcta y oportuna, a los destinatarios idóneos…”.

Por otra parte, se hace necesario anotar lo que expresó las señora Guadalupe

Gutiérrez Aragón, Jefa del Departamento Financiero Contable en su oficio

MCJ-DFC-813-2015, refiriéndose a las subpartidas presupuestarias, señalando

que debido a que no se tiene claridad en su uso, entre las diferentes unidades

del Ministerio de Cultura y Juventud, se está girando una circular aclarando

respecto a la contratación de servicios de catering, para que se entienda

según lo indicado, de la siguiente manera:

“10701 Catering para funcionarios que participen en actividades de

capacitación.

1.07.02 Catering para actividades como celebraciones, conmemoraciones,

etc. En este caso solo incluye la contratación del Catering para la

inauguración o la clausura de la capacitación o talleres.

20203 según el clasificador y conforme lo establecido en la Directriz DGABCA-

1-2014 del 26 de febrero 2014 sobre el “Inicio de ejecución del Convenio

Marco para el Servicio de Actividades Protocolarias (Catering Service) para

las Instituciones Públicas que utilizan Compr@Red. Licitación Pública No.

2011LN-000004-CMBYC se pueden contratar servicios de Catering para

Reuniones de Trabajo donde participen funcionarios y personas externas,

excepto para actividades de capacitación, protocolarias o sociales”.

De acuerdo con lo anterior, es criterio de ésta Auditoría Interna que dicha

circular debe de ir de acuerdo con el Reglamento para Gastos Protocolarios

y Sociales que a la fecha se encuentra en proceso, habiendo sido

recomendada su elaboración durante el periodo 2011 y que durante los

estudios posteriores se ha venido insistiendo en su confección para regular

dichos gastos como lo ha dado a conocer también el ente Contralor. Además,



16

para el punto 3 sobre la subpartida 20203 la explicación que se da no es clara,

por cuanto la Directriz citada establece que las sub partidas para el uso del

convenio marco son: 10701, 10702 y 20203, y tampoco es clara la definición

de acuerdo con lo establecido en el Clasificador por objeto del gasto. Por lo

tanto, si bien es importante elaborar la circular debe de realizarse tomando en

cuenta lo aquí definido.

Por último, teniendo en cuenta que el correcto uso de las subpartidas para la

adquisición de bienes y servicios, de acuerdo con el clasificador por objeto

del gasto es competencia del Departamento Financiero Contable, se hace

necesario que la Jefatura de dicho Departamento tome las medidas

necesarias a lo interno, así como la supervisión correspondiente para evitar

utilizar subpartidas que no corresponden.

g) Factura SIGAF N° 19-3944, Servicio de catering para atender la X reunión

de capacitación mensual de seguimiento y acompañamiento al

proceso de Implementación de las Normas Internacionales de

Contabilidad para el Sector Público, que tiene el Ministerio de Cultura

con sus órganos desconcentraos y programas, la cual se realizó en la

Casa de la Cultura de Puntarenas.

Luego de llevar a cabo la revisión de los documentos de respaldo al Reintegro

de Caja Chica, se le consultó a la señora Guadalupe Gutiérrez, Jefa del

Departamento Financiero Contable, mediante oficio AI-137-2015, indicara los

motivos del por qué el trámite se realizó por caja chica y no se hizo por medio

de la Proveeduría como trámite normal y no mediante contrato marco por ser

como lo indicaron que el servicio se realizó el Puntarenas, además de por qué

se utilizó la subpartida 1.07.01, respondiendo de acuerdo con el oficio MCJ-

DFC-813-2015, lo siguiente: “…en aras de reducir el gasto que generaría la

actividad, se procedió a realizar una consulta a los proveedores inscritos en el

convenio marco para servicios de alimentación y se logró determinar que si

se contrataba un servicio de catering de San José, el costo se elevaría

considerablemente…” continúa diciendo: “Se utilizó la partida 1.07.01 pues es

la que se utiliza para la “contratación de servicio inherentes a la organización

y realización de eventos de capacitación y aprendizaje (…). Se pueden

contratar de manera integral o bien por separado…”.

De acuerdo con lo anterior, queda claro que el Departamento Financiero

Contable no responde nuestra pregunta en relación a que por qué el trámite

no se realizó por trámite normal concursado ante la Proveeduría Institucional,

como sucede en los casos en que existe un convenio marco que no se ajusta



17

a las necesidades del momento. Al respecto, es importante mencionar lo que

establece el Reglamento para la Utilización del Sistema de Compras

Gubernamentales Compra RED, en el artículo 3°- Utilización del Sistema de

compras gubernamentales CompraRED, el cual establece: “La Administración

Central de manera imperativa, y las demás instituciones del Sector Público que

así lo deseen; utilizarán CompraRED para lograr una mayor eficiencia y

eficacia en los procedimientos de contratación administrativa…”.

Sobre el tema, se hace necesario anotar lo que define el Reglamento General

del Fondo Cajas Chicas, artículo 4°.-Naturaleza, dice: “La ejecución del gasto

mediante el Fondo Fijo-Caja Chica es un procedimiento de excepción y por

consiguiente limitado a la atención de gastos menores indispensables y

urgentes, según el criterio justificado de la administración de cada

Institución…”.

La circular DGPN N° 242-TN-682-2010 del 22 de julio del 2010, sobre lineamientos

técnicos con aspectos sobre la ejecución de cajas chicas del Gobierno de la

República, emitida por los señores Marjorie Morera González, Directora

General de Presupuesto Nacional y José Adrián Vargas Barrantes, Tesorero

Nacional, establece en el punto 1., lo siguiente: “Por la naturaleza del Fondo

de Caja Chica, su utilización debe derivar de la adquisición de bienes y

servicios indispensables de apremiante urgencia, de tal suerte que se debe

circunscribir a la satisfacción de necesidades impostergables que justifican su

inmediata cancelación para el logro de los objetivos y metas determinados

en los planes operativos y el normal desarrollo de las funciones

institucionales…”.

El Manual Institucional del Fondo Fijo Caja Chica emitido por el Departamento

Financiero Contable, norma 7.- establece: “El fondo de la Caja Chica debe ser

usado única y exclusivamente en la adquisición de bienes y servicios, para

realizar gastos menores, atendiendo situaciones no previsibles oportunamente

y que sean de carácter indispensable y urgentes...”.

Cabe indicar, que por tratarse de una capacitación según lo indicado por el

Departamento Financiero Contable, debe de planificarse con la Gestión

Institucional de Recursos Humanos, tal y como se ha anotado en el inciso f) del

presente resultado.

Así las cosas, es criterio de ésta Auditoría que el servicio de catering adquirido

mediante trámite de Caja Chica, no califica como urgencia apremiante, ni

como una situación no previsible oportunamente, además en el documento

de justificación que presentan para realizar el trámite, únicamente se



18

respaldan en que los oferentes que se encuentran en el contrato marco de

Compra RED son de San José y el costo aumenta considerablemente porque

la actividad es en Puntarenas, sin embargo el trámite correcto debió ser el de

solicitar un trámite normal concursado ante la Proveeduría Institucional. Por lo

que se hace necesario, que la Jefa del Departamento Financiero Contable

evite realizar este tipo de trámites, que van en contra de la normativa definida

y vigente para realizar compras por caja chica, y que deben de ser situaciones

de excepción, urgentes y no previsibles, así como si están realizando

capacitaciones, debe de cumplir con lo que establece la normativa en la

materia.

h) Factura SIGAF N° 19-4154 (Reunión de oficinas regionales con los

motores del programa de Formación de Gestión Cultural, el 25 de

noviembre del 2014) y factura SIGAF N° 19-4155 (Reunión de la Comisión

Seleccionadora de Becas Taller, el 24 de noviembre del 2014).

Luego de revisar los documentos de respaldo a estos dos trámites, los cuales

corresponden a la Dirección General de Cultura, se procedió a consultarle en

primera instancia a la señora Guadalupe Gutiérrez Aragón, Jefa del

Departamento Financiero Contable, por qué motivo no se utilizó la subpartida

2.02.03, como fue indicada por la Proveeduría Institucional en su momento al

devolver el trámite para correcciones; además se presenta una sola factura

proforma para la adquisición del servicio. Al respecto, mediante oficio MCJ-

DFC-813-2015, la señora Gutiérrez dice: “En este caso la contratación se inició

por medio de la Proveeduría Institucional, sin embargo por el tipo de servicio

solicitado, todos los tiempos de comida durante varios días, se presentaron

problemas a la hora de hacer la contratación. Finalmente la solicitud de

contratación se anuló y se presentó el inconveniente de que el programa no

contaba con la partida presupuestaria que correspondía y la actividad estaba

pronta a iniciar. En razón de lo anterior, y con el fin de no afectar la actividad

se autorizó el pago por medio de Caja Chica por la partida 1.07.02”. Además

afirma: “…como se puede apreciar no se tiene claridad respecto al uso de las

partidas presupuestarias que se refieren a la contratación de alimentos,

catering service, etc., entre las diferentes unidades del Ministerio de

Cultura…”.

La anterior afirmación, preocupa a ésta Auditoría Interna, por cuanto la

responsabilidad de que la sub partida utilizada para las compras de bienes y

servicios es del Departamento Financiero Contable, tal y como se encuentra

establecido en el Manual Institucional de Operación del Fondo Fijo-Caja

Chica, del Ministerio de Cultura y Juventud, norma 13.- el cual dice:



19

“Es obligación del encargado del fondo de la Caja Chica, inciso a) “Consultar

el Clasificador por el Objeto del Gasto del Sector Público, a efecto de

identificar claramente la subpartida y la disponibilidad presupuestaria”.

Por lo anterior, se hace necesario que dicho Departamento como

responsable de que las subpartidas que se utilicen para el registro de las

compras de bienes y servicios sean las correctas de acuerdo con el

Clasificador por objeto del gasto del sector público, como se ha venido

diciendo en el desarrollo del presente resultado, debe la jefatura girar

instrucciones precisas así como mantener una supervisión constante en

cumplimiento de la normativa vigente y aplicable al tema.

Por otra parte, fue consultada sobre el tema la señora Fresia Camacho Rojas,

Directora de la Dirección de Cultura, según oficio AI-138-2015, respondiendo

de acuerdo con el oficio DC-A-215-2015, lo siguiente: “Para este trámite es

importante mencionar que en el presupuesto del periodo 2014, del Programa

Presupuestario 753 “Gestión y Desarrollo Cultural”, no tenía asignados recursos

en la subpartida 2.02.03 (Alimentos y bebidas). Este vacío ya había sido

detectado, por tal motivo para el periodo 2015 se intentó subsanar realizando

una modificación presupuestaria para dar contenido económico a esta

subpartida, sin embargo ésta fue denegada por el Ministerio de Hacienda. Al

no contar con recursos en esa subpartida y en vista de la importancia de las

actividades señaladas, y con la finalidad de avanzar en el cumplimiento del

plan de trabajo de la Dirección, se tomó la decisión de utilizar la subpartida

1.07.02 (actividades protocolarias y sociales), subpartida en la cual si se

contaba con contenido económico…”.

La señora Camacho, en relación a la Factura SIGAF N° 19-4155, aclara, que la

actividad realizada fue con atención al jurado seleccionador de las becas en

un evento que se desarrolla una vez al año, por lo que si se podía utilizar la

subpartida 1.07.02.

En cuanto al motivo, por el cual solo se presenta una cotización, entre otras

cosas informa que la intención era contratar el servicio mediante solicitud de

pedido por Compra RED, pero por los atrasos no fue posible realizar este

procedimiento, por tal situación como medida de emergencia se tuvo que

solicitar cubrir el gasto por caja chica, de modo que ya no fue posible hacer

las tres cotizaciones para cada evento.



20

Sobre el tema de porque se realizó el trámite por separado si la solicitud de

pedido incluida en Compra RED contenía las dos fechas, nos informó la señora

Fresia Camacho Rojas, Directora de la Dirección de Cultura según oficio DC-

A-215-2015, lo siguiente: “…Se presentaron por separado con el objetivo de no

generar ningún tipo de confusión, ya que se tramitaban dos facturas

distintas…”.

En relación a dicha situación, se hace necesario anotar lo que establece el

Manual Institucional del Fondo Fijo Caja Chica de éste Ministerio, norma 14.-

Requisitos para la adquisición de Bienes y Servicios, punto e), dice:

”…Excepcionalmente y con la debida justificación, el Jefe de la Unidad

Financiera podría autorizar que el trámite se realice considerando una sola

cotización, no fraccionando la compra en dos facturas diferentes…”.

Por lo anterior, es criterio de ésta Auditoría que éste trámite se debió hacer en

uno solo, evitando así el fraccionamiento, tal y como se había solicitado a la

Proveeduría Institucional, situación que cambiaba el procedimiento por

cuanto se debía de solicitar autorización a la Tesorería Nacional por superar el

límite económico para el Gasto por Fondo Fijo Caja Chica, el cual para el

Ministerio de Cultura y Juventud en ese momento era de ¢300.000,00 y se

debió de realizar la retención del 2% del Impuesto de Renta de acuerdo con

el monto de la sumatoria de ambas facturas, el cual ascendió a los

¢404.400,00. Así las cosas, es de suma importancia que el Departamento

Financiero Contable, como responsable del sub proceso Caja Chica, elabore

mecanismos de control que eviten este tipo de situaciones que van en contra

de la normativa vigente y que debilitan el Sistema de Control Interno de ese

Departamento.

Por otra parte, el Manual de Normas de Control Interno para el Sector Público,

capítulo IV: Normas sobre Actividades de Control norma 4.5.2 Gestión de

proyectos, establece: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus

competencias, deben establecer, vigilar el cumplimiento y perfeccionar las

actividades de control necesarias para garantizar razonablemente la correcta

planificación y gestión de los proyectos que la institución emprenda…”.

Por tanto, es necesario que se mantenga una planificación adecuada en el

manejo del presupuesto asignado y las actividades a realizar durante el año

por cuanto no es conveniente realizar trámites por otra subpartida por no tener

recursos en la subpartida que corresponde.



21

Además, es importante que cada una de las situaciones que se presenten

para realizar las compras de bienes y servicios por caja chica estén indicadas

en la justificación que se elabore al respecto, como en los casos en que solo

se presenta una cotización. Lo anterior, con el objetivo de fortalecer el Sistema

de Control Interno en el sub proceso Caja Chica del Departamento Financiero

Contable.

i) Trámites sobre servicios de catering solicitados por caja chica que

resultaron infructuosos en la Proveeduría Institucional

De los siete trámites analizados como parte de la muestra solicitada al

Departamento Financiero Contable en relación con las subpartidas 1.07.01:

Actividades de capacitación (catering service) y 1.07.02: Actividades

protocolarias y sociales (catering service) se presenta lo siguiente:

Factura

SIGAF

Programa Subpartida Asunto Trámite

Proveeduría

Justificación

19-2968

749

1.07.02

Taller de

mediadores y

mediadoras.

Si

Solicitud de

pedido creada

el 08/09/14

para actividad

el 11/09/14

(Infructuosa –

no se

presentaron

ofertas).

19-3485

749

1.07.02

- Capacitación

a funcionarios

de la Casa de

la Cultura de

Puntarenas.

- Actividad día

de la

mascarada.

No

Si

Reembolso de

dinero a

funcionarias.

Solicitud de

pedido creada

el 30/10/14

para actividad

del 31/10/14

(Infructuosa, no

se presentaron

ofertas).

19-3483

749

1.07.02

Atender

actividad del

Festival

Si Solicitud de

pedido creada

el 22/10/14

para actividad



22

Internacional

de Poesía

el 25/10/14

(Infructuosa, no

se presentaron

ofertas).

19-3944

749

1.07.01

Atender X

reunión de

capacitación

mensual sobre

NICSP.

No Se realizó

trámite

directamente

por Caja Chica

sin justificación,

solo que

convenio

marco de

Compra RED

aumenta costo

por ser

actividad en

Puntarenas. No

se hizo trámite

concursado.

19-4154

753

1.07.02

Atender

reunión de

Comisión de

Becas

Si Solicitud de

pedido creada

el 20/11/14

para trámite

que inicia el

24/11/14.

(Infructuosa –

no se

presentaron

ofertas).

19-4155

753

1.07.02

Atender

reunión de

Comisión de

Becas

Si Solicitud de

pedido creada

el 20/11/14

para trámite

que inicia el

24/11/14.

(Infructuosa –

no se

presentaron

ofertas).

19-0188

749

1.07.02

Grupo de

trabajo del

Sector Música,

elaboración

No Según se indica

en justificación

en ese

momento



23

de plan

estratégico.

(14/01/15) no

era posible por

deficiencias

hacer uso de

convenio

marco.

Como se puede observar en el cuadro anterior, de los cinco trámites que

fueron solicitados en su momento por medio de la Proveeduría Institucional,

todos resultados infructuosos porque no se presentaron oferentes. Se destaca

también, que de la creación de la solicitud de pedido a la fecha en que daba

inicio cada evento, el mayor plazo es de 3 días hábiles para que la

Proveeduría iniciara el procedimiento y adjudicara. La situación expuesta,

claramente afecta el cumplimiento de los objetivos en cuanto a llevar a cabo

los trámites de manera normal mediante la Proveeduría, además, debido al

tiempo tampoco era posible volver a sacar el trámite por el convenio marco.

Por lo anterior, lo que hacen los programas y departamentos es tramitar la

adquisición del servicio por medio de Caja Chica, situación que ha criterio de

la Auditoría Interna no son gastos menores, ni que atienden situaciones no

previsibles oportunamente que son los conceptos en los que se enmarcan y

justifican las compras por Caja Chica, sino más bien un asunto de planificación

para organizar los eventos del Ministerio de Cultura y Juventud, tampoco se

sustentan de otra manera en los documentos que se anexan a la solicitud de

pedido por Caja Chica.

Sobre el tema, el Manual Institucional del Fondo Fijo-Caja Chica de éste

Ministerio, norma 11, dice: “Corresponde al Jefe de la Unidad Financiera la

responsabilidad del Fondo Fijo-Caja Chica: recibir los fondos autorizados,

custodiarlos, efectuar los registros del gasto en el sistema correspondiente, así

como pagar con cargo al Fondo los bienes o servicios recibidos a satisfacción,

de acuerdo con el procedimiento establecido por este Manual, el Reglamento

General del Fondo Cajas Chicas y los lineamientos que el efecto emita la

Tesorería Nacional”.

Por lo tanto, es necesario que al momento de que el Departamento Financiero

Contable apruebe tramitar una compra de un bien o servicio por Caja Chica,

verifique que sea realmente para atender situaciones no previsibles

oportunamente lo cual debe de quedar respaldado con la justificación que

el Programa Presupuestario o Departamento elabore al respecto, en

cumplimiento con la normativa vigente y con el objetivo de fortalecer el

Sistema de Control Interno de dicho Departamento. También, es necesario



24

que los Programas y Departamentos planifiquen sus actividades y

presupuestos evitando así tramitar ante la Proveeduría Institucional las

compras de bienes o servicios con tan poco tiempo de anticipación, sin dejar

de lado la Directriz No. 23-H de la Presidencia de la República que entre otras

cosas hace un llamado a los Jerarcas de velar por el uso racional, austero,

eficaz y transparente de los recursos públicos de cada una de las Instituciones

del Estado en cumplimiento de sus metas institucionales, en beneficio del

desarrollo económico y social del país.

j) Otras deficiencias encontradas:

- Facturas Sigaf Nº 19-3201, 19-4154 y 19-4155, no hay firma de la

persona solicitante en el formulario “Solicitud de Pedido”.

- Facturas Sigaf N° 19-2961 y 19-3201, no hay información alguna del

curso al que asistió el funcionario respectivo.

- Factura Sigaf No. 19-3485: Se pagan dos facturas con impuesto de

ventas.

- Factura Sigaf No. 19-3944: Trámite mediante subpartida 1.07.01 pero

la orden de compra por caja chica dice subpartida 2.03.04

(Productos eléctricos, telefónicos y cómputo).

Sobre el primer punto, en el estudio de Arqueo de Caja al Fondo General y

Fondo de Efectivo a cargo del Departamento Financiero Contable del

periodo 2014, se presentó ésta deficiencia, recomendando la Auditoría revisar

los formularios que utilizan los Departamentos y Programas Presupuestarios

para solicitar trámites por caja chica, con el objetivo de definir un formato

uniforme en los mismos y proceder a comunicar a las partes involucradas. Lo

anterior, de acuerdo con el Manual de Normas de Control Interno para el

Sector Público, capítulo IV: Normas sobre actividades de control, norma 4.4.2:

Formularios uniformes, que establece: “El jerarca y los titulares subordinados,

según sus competencias, deben disponer lo pertinente para la emisión, la

administración, el uso y la custodia, por los medios atinentes, de formularios

uniformes para la documentación, el procesamiento y el registro de las

transacciones que se efectúen en la institución. Asimismo, deben prever las

seguridades para garantizar razonablemente el uso correcto de tales

formularios”.



25

Como parte del seguimiento que se realizó en abril anterior, sobre el tema el

señor Freddy González Soro, Coordinador de Área de Tesorería detalló que se

elaboró una propuesta de los documentos los cuales incluyen viáticos, sin

embargo no habían sido autorizados por la Jefa del Departamento.

Si bien existe una disminución de las inconsistencias presentadas, en cuando

a los formularios “Solicitud de Pedido”, los formularios deben de ser uniformes,

por lo que es necesario que el Departamento Financiero Contable cumpla

con la recomendación girada por la Auditoría Interna.

Sobre el segundo punto, se debe recordar que el Manual de Normas de

Control Interno para el Sector Público, de la Contraloría General de la

República, capítulo V: Normas sobre sistema de información, norma 5.6.1:

Confiabilidad, dice: “La información debe poseer las cualidades necesarias

que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de errores,

defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas, y sea emitida por la

instancia competente”. Cabe destacar que dicha situación es también parte

de las que se repiten al momento de la revisión de los documentos de respaldo

a los reintegros de caja chica y que la Auditoría Interna ha dado a conocer

en los estudios que se han realizado anteriormente.

En cuanto al tema del impuesto de ventas, el Manual Institucional de

Operación del Fondo Fijo-Caja Chica del Ministerio de Cultura y Juventud,

norma 14.-Requisitos para la adquisición de Bienes y Servicios, inciso K), señala:

“Todas las compras que se realicen deberán estar exentas del Impuesto

General de ventas…”.

Sobre el tema, la señora Guadalupe Gutiérrez Aragón, Jefa del Departamento

Financiero Contable, mediante circular No. 188-2013 del 04 de marzo del 2013,

entre otras cosas expresa lo siguiente: “…se aclara que a partir de la fecha, sin

excepción alguna no se reconocerá el impuesto de ventas a aquellos

funcionarios que solicitan el reintegro de un gasto por caja chica”.

Por último, sobre el error de la subpartida anotada en la orden de pedido por

caja chica, es necesario se mantenga una supervisión constante como se ha

venido indicando en el desarrollo del presente resultado, y se elaboren los

controles necesario para evitar errores en la información que se debe de incluir

en los documentos que respaldan las compras de bienes y servicios por caja

chica.



26

Las situaciones anteriormente citadas, demuestran deficiencias en el sistema

de control interno del Departamento Financiero Contable que atentan en

contra del cumplimiento de los objetivos de dicho Departamento y que deben

de solventarse en el menor tiempo posible y con esto lograr el cumplimiento

de los objetivos del Departamento así como del Ministerio de Cultura y

Juventud.

2.2. Arqueo del Fondo General de Caja Chica

El fondo de Caja Chica autorizado para el Ministerio de Cultura y Juventud es

por la suma de ¢2.200.000,00 (Dos millones doscientos mil colones exactos), el

cual se encuentra depositado en la cuenta bancaria Nº 001-0188250-3 del

Banco de Costa Rica.

El arqueo realizado en dicho Fondo, reveló que existe un faltante de ¢0,01, y

por tanto se obtuvo un resultado satisfactorio.

Como parte de los mecanismos de control interno que se realizan, están los

arqueos sorpresivos, los cuales se llevan a cabo una o dos veces al mes y que

constan en los informes realizados trimestralmente por el Departamento

Financiero Contable y dirigidos a la señora Martha Cubillo, Tesorera Nacional,

mismos que se envían con copia a esta Auditoría Interna.

Asimismo, mediante entrevista aplicada a la señora Guadalupe Gutiérrez

Aragón, Jefa del Departamento Financiero Contable, le consultamos qué

acciones se realizan para establecer, evaluar y mantener un adecuado

sistema de control del fondo autorizado de caja chica, a lo que respondió

según oficio MCJ-DFC-711-2015 del 17 de abril del 2015 lo siguiente: “Existen

diferentes puntos de control en el proceso de caja chica: Se verifica que el

gasto se pueda realizar por medio de caja chica, que cuente con fondos, que

se abra una reserva o que ya esté abierta. Que tenga una justificación que

avale la urgencia o necesidad por medio del solicitante para aprobar la

compra. Se realiza la orden de compra…”, continúa diciendo”…En algunos

casos se solicita el efectivo por que en algunas dependencias no aceptan o

no tienen crédito. Posteriormente se verifica que la compra esté de acuerdo

con lo solicitado en el formulario y que las facturas cuenten con todos los

requisitos para su pago. Posteriormente se procede al pago de la factura, se

confecciona un detalle para el reintegro del efectivo al fondo de caja chica,

donde se realiza una revisión de las facturas por parte del encargado del

fondo y el coordinador de Tesorería. Reintegrado el efectivo se confecciona



27

el documento reintegro de Caja Chica donde se verifica nuevamente las

facturas que se tienen que pagar y es ingresado al sistema de SIGAF, donde

el analista de presupuesto verifica que todo esté de acuerdo con la partida y

la reserva presupuestaria correspondiente. Finalmente una vez realizado el

acuerdo de pago por parte de la Tesorería Nacional, se brinda una última

revisión por parte del encargado de archivo, verificando el monto pagado por

Hacienda y el monto de la factura y se procede a ingresarlas a acuerdo de

pago para ser foliadas y su archivo por parte del responsable de este

proceso”.

Por otra parte, es importante indicar que el Fondo General de Caja Chica

actualmente se encuentra compuesto por los siguientes rubros:

a) Saldo en libros según bancos

b) Fondo de caja chica auxiliar

c) Facturas para reintegro

Monto de cada uno de los rubros citados:

Detalle Monto

Saldo en libros según bancos ¢1.591.999,99

Efectivo en caja ¢ 500.000,00

Facturas para reintegro periodo 2015 ¢ 108.000,00

Menos:

Diferencia en arqueo al 08/05/2015 ¢ 0,01

TOTAL FONDO GENERAL CAJA CHICA 2.200.000,00

2.3. Arqueo del Fondo de Efectivo

La Caja Chica auxiliar del Departamento Financiero Contable, cuenta con un

fondo fijo de efectivo por un monto de ¢500.000,00 (quinientos mil colones

exactos).

La funcionaria encargada de dicho Fondo, es la señora Olga Gómez Quirós,

misma que al momento de realizar el arqueo del fondo de efectivo no se

encontraba trabajando por estar enferma, según lo indicó el señor Freddy

González Soro, por lo que se procedió a realizar dicho arqueo en presencia

del señor González.



28

A continuación se presentan los resultados del Arqueo de Efectivo y el detalle

respectivo:

TOTAL FONDO DE CAJA AUXILIAR:

Rubros que componen la caja auxiliar Monto

Total efectivo en caja ¢191.870,00

Total solicitudes pendientes de liquidar y facturas

pendientes de reintegro

¢308.136,12

Menos:

Diferencia en arqueo al 06 de mayo del 2015 ¢6,12

Total fondo de caja auxiliar ¢500.000,00

a) Arqueo en efectivo

Arqueo de efectivo

Saldo al 06 de mayo del 2015

Billetes: Cantidad Monto en ¢

De ¢20.000,00 -- --

De ¢10.000,00 1 10.000,00

De ¢ 5.000,00 32 160.000,00

De ¢ 2.000,00 1 2.000,00

De ¢ 1.000,00 14 14.000,00

Total de Billetes ¢186.000,00

Monedas:

De ¢500,00 -- --

De ¢100,00 26 2.600,00

De ¢ 50,00 35 1.750,00

De ¢ 25,00 57 1.425,00

De ¢ 10,00 1 10,00

De ¢ 5,00 17 85,00

Total de monedas ¢5.870,00

Total efectivo ¢191.870,00



29

b) Solicitudes pendientes de liquidar y facturas pendientes de reintegro:

Fecha Nº de

documento

Detalle Monto

05/05/15 Cheque

No. 11831 6

Reintegro de caja chica de

compras menores varias realizadas

por medio del fondo en efectivo de

la caja chica.

¢292.755,00

27/04/15 Sin número Renovación de firma digital ¢15.381,12

Total ¢308.136,12

Como resultado del arqueo realizado el 06 de mayo anterior al fondo auxiliar

de caja chica, se comprobó que los resultados fueron satisfactorios.

Únicamente, se puede indicar que los documentos de respaldo al reintegro

de caja chica en relación a las solicitudes pendientes de liquidar,

correspondiente a la renovación de la firma digital, el monto entregado como

adelanto de efectivo según el detalle indicado fue por ¢15.381,12, por lo que

así se debió de anotar en la información para el arqueo realizado, afectando

el resultado. Por lo anterior, se procedió a consultar vía correo electrónico al

señor Freddy González Soro, Coordinador de Tesorería del Departamento

Financiero Contable, que indicara el procedimiento a seguir para que no se

sigan presentando este tipo de situaciones que alteran el resultado del

arqueo, respondiendo lo siguiente: “…efectivamente se le indicó a la

encargada de caja chica, que cuando haya que entregar dinero en que el

monto contenga céntimos, debe redondear el monto, aplicando los criterios

normales de hasta 0,49 céntimos se redondea hacia abajo y, de 0,51 céntimos

se redondea hacia arriba. Sin embargo debe quedar claro que esto es muy

rara vez que pasa, pues siempre se pone el monto exacto entregado. Fue error

a la hora de anotar en el formulario que se puso el monto con céntimos”.

Sobre el tema, la Ley General de Control Interno, en el artículo 10.-

Responsabilidad por el sistema de control interno, define: “Serán

responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener,

perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo,

será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones

necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento”.

Por lo anterior, es necesario se mantenga una supervisión constante por parte

del Coordinador de Tesorería, con el objetivo de que una vez dada la

instrucción se verifique que se esté cumpliendo con la misma y con esto

fortalecer el Sistema de Control Interno del sub proceso Caja Chica.



30

2.4 Garantías que deben rendir los funcionarios del Departamento Financiero

Contable del Ministerio de Cultura y Juventud.

En relación con el tema de la garantía que deben de rendir los funcionarios

del Ministerio de Cultura y Juventud que recauden, custodien o administren

fondos y valores públicos, la señora Guadalupe Gutiérrez Aragón, Jefa del

Departamento Financiero Contable, mediante oficio MCJ-DFC-711-2015, de

fecha 17 de abril del 2015, adjunta copia de las garantías respectivas, a saber:

Nombre Monto de garantía Fecha de vencimiento

Guadalupe Gutiérrez Aragón ¢1.350.000,00 12 de febrero, 2016

Elizabeth Matarrita Saborío ¢1.350.000,00 25 de mayo, 2015

Freddy González Soro ¢1.100.000,00 27 de setiembre, 2015

Olga Gómez Quirós ¢ 700.000,00 26 de febrero, 2015

Conociendo la Auditoría que la póliza de la señora Olga Gómez Quirós,

encargada de Caja Chica se encontraba desactualizada, se solicitó al señor

Freddy González Soro, Coordinador de Tesorería, vía correo electrónico enviar

la información actualizada, sin embargo el señor González responde: “…le

informo que la situación que se presentó fue que en el auxiliar donde están

registradas las cauciones se anotó por error mal el mes de vencimiento. Por

esta razón no se le había recordado a ella la renovación de la misma.

Lamentablemente, como ya había pasado el periodo de gracia que da el INS

para renovarla sin tener que hacerla de nuevo, tuvo que iniciar con el proceso

de una nueva caución, la cual está gestionando pero lamentablemente el

documento tiene que ser firmado por la representante legal del Ministerio, y

en estos momentos es imposible debido a la situación que se ha presentado”.

Lo anterior, contraviene con el Reglamento de garantías que deben rendir los

funcionarios del Ministerio de Cultura y Juventud, específicamente con el

Artículo 10.—Sujetos obligados a rendir caución, el cual establece: “Se

entenderán como sujetos obligados a rendir la caución en el Ministerio y en

sus órganos desconcentrados, los siguientes caucionantes: Ministra(o),

Viceministros, Directores Administrativos, Jefes de Programa, Administradores

de Programas, encargados de Presupuesto, Directores de Recursos Humanos,

Directores Financieros, Jefe Servicios Generales, Coordinadores de Áreas

Financiero Contable, quienes confeccionan y custodian cheques, encargados

de cajas chicas, Proveedores Institucionales, encargados de custodiar las

garantías rendidas por los oferentes en concursos de contratación

administrativa, los coordinadores de los analistas de los procesos de



31

contratación administrativa, los miembros de las Comisiones de

Recomendación de Adjudicaciones, los encargados de los almacenes de

bienes y los miembros de los Órganos Colegiados que dirigen los órganos

desconcentrados del Ministerio de Cultura y Juventud”.

Por su parte, el artículo 21.- Funciones. Dirección Financiera Contable,

encargada del trámite y control de las cauciones, así como de la custodia de

los documentos tendrá las siguientes funciones: inciso 2. “Velar para que los

caucionantes cumplan con su obligación de rendir la garantía a que se refiere

el presente Reglamento en forma actualizada y eficaz”. El punto 6, establece:

“Controlar e informar con la debida antelación al caucionante el deber de

renovar o actualizar la garantía”.

También el artículo 22.-Control de actualización y vigencia de cauciones,

inciso a) dice: “La Dirección Financiera Contable deberá velar por la vigencia

y monto actualizado de las garantías”.

El Manual de Normas de Control Interno para el Sector Público, emitido por la

Contraloría General de la República, Capítulo IV: Normas sobre Actividades

de Control, norma 4.5. Garantía de eficiencia y eficacia de las operaciones

dice: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben

establecer actividades de control que orienten la ejecución eficiente y eficaz

de la gestión institucional. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente

el bloque de legalidad, la naturaleza de las operaciones y los riesgos

relevantes a los cuales puedan verse expuestas…”.

Así las cosas, considerando lo descrito por ésta la Auditoría Interna, en el

informe sobre “Arqueo del fondo General y fondo en efectivo a cargo del

Departamento Financiero Contable” correspondiente al período 2014, en

relación al tema sobre los funcionarios que caucionan por parte de ese

Departamento, lo que se encuentra reglamentado, y al seguimiento del

cumplimiento de recomendaciones realizado en el pasado mes de abril de los

corrientes, nos mantenemos a la espera de las modificaciones que se le

realicen al “Reglamento de garantías que deben rendir los funcionarios del

Ministerio de Cultura y Juventud”, con el objetivo de cumplir con lo que se

encuentre definido y que caucionen los funcionarios previamente

establecidos en la normativa.

Por otra parte, en relación a la garantía de la señora Olga Gómez, encargada

de Caja Chica, y la cual tiene aproximadamente 3 meses de encontrarse

vencida, considerándose esto de acuerdo con la normativa vigente,

responsabilidad del Departamento Financiero Contable, nuevamente se



32

insiste en que se hace necesario definir controles eficaces que eviten

situaciones como la presentada y con esto fortalecer el sistema de control

interno del Departamento Financiero Contable.

2.5 Cheques emitidos no retirados y cheques no cambiados

Como parte del estudio realizado, se verificó en la conciliación bancaria

elaborada por el Departamento Financiero-Contable, correspondiente al 30

de abril de los corrientes, que a la fecha únicamente existen dos cheques

pendientes por cobrar en el banco, a saber:

Fecha emisión A nombre de: Nº de

cheque

Monto

17-12-2012 Sefuisa S.A. 16177039 ¢105.961,00

27-04-2015 Verita Food S.A. 11830-1 ¢108.000,00

Cabe destacar que al cierre del presente informe no se encontraron cheques

pendientes de retiro.

2.6. Valoración del Riesgo en el Sub Proceso Caja Chica

Como parte del estudio del periodo 2014, sobre “Arqueo del Fondo General

de Caja Chica y del Fondo de efectivo a cargo del Departamento Financiero

Contable” (AI-014-2015), y luego de conocer que no se había realizado la

valoración del riesgo en dicho subproceso, ésta Auditoría Interna procedió a

recomendar lo siguiente: “Realizar la valoración del riesgo al subproceso caja

chica, con el propósito de fortalecer el Sistema de Control Interno del

Departamento Financiero Contable”.

Además, de acuerdo con el seguimiento elaborado por la Auditoría (Informe

AI-004-2015), en relación a los estudios del periodo 2014, la señora Elizabeth

Matarrita Saborío, Sub jefa del Departamento Financiero Contable expresó

sobre el tema lo siguiente: “… Se confeccionaron procedimientos para cada

subproceso de tesorería, y se les asignó un nivel de riesgo, con el fin de que a

partir de estos valores se puedan mejorar los puntos de control de los

subprocesos. Esto está en etapa de validación y formalización dentro del

Departamento Financiero Contable”.

En el citado informe de seguimiento, se recomendó implantar lo indicado en

el informe AI-014-2015. Así las cosas, se procedió mediante correo electrónico

a consultarle al señor Freddy González Soro, Coordinador de Tesorería del

Departamento Financiero Contable, indicar si se ha realizado la valoración del

riesgo al sub proceso caja chica, respondiendo lo siguiente: “…me permito



33

indicarle que los mismos fueron planteados en su oportunidad y le fueron

comunicados al señor William Kelly mediante oficio MCJ-DFC-3126-2014. Sin

embargo, dicha valoración se está utilizando actualmente nada más como

referencia para tener mayor cuidado con algunas actividades del sub proceso

de Tesorería, pues todavía no se ha iniciado con la modificación de

procedimientos, y se está a la espera de que se actualicen los mismos para

incorporar estos parámetros”.

Es importante señalar, que a lo que se refiere el señor González es a la solicitud

realizada por ésta Auditoría Interna durante el año 2014 y dirigida tanto a los

Directores de Órganos Desconcentrados, como a los Directores de Programas

y Jefes de Departamentos y de Unidad de la Administración Central, con el

objetivo de actualizar la herramienta de valoración de riesgos institucional de

ésta Auditoría Interna, esto con el fin de utilizarlo como insumo para la

elaboración del Plan Anual para el periodo 2015 de ésta oficina de

fiscalización, por lo que no tiene ninguna relación con la Valoración de Riesgos

del sub proceso caja chica, situación que fue indicada en el informe para el

periodo 2014 del “Arqueo al Fondo General y al Fondo en Efectivo a cargo del

Departamento Financiero Contable” y que por tanto se dio la recomendación

de efectuarla.

Respecto al tema, la Ley General de Control Interno, en su artículo 2, inciso f)

valoración del riesgo nos dice: “Valoración del riesgo: identificación y análisis

de los riesgos que enfrenta la institución, tanto de fuentes internas como

externas relevantes para la consecución de los objetivos; deben ser realizados

por el jerarca y los titulares subordinados, con el fin de determinar cómo se

deben administrar dichos riesgos”

Asimismo, el Manual de Normas Generales de Control Interno para la

Contraloría General de la República y las entidades y Órganos sujetos a su

fiscalización, en su capítulo III, Normas Generales Relativas a la Evaluación de

Riesgos, específicamente en la norma 3.1, Identificación y evaluación de

riesgos, indica: “La administración deberá identificar y evaluar los riesgos

derivados de los factores ambientales que afectan a la institución, así como

emprender las medidas pertinentes para que ésta sea capaz de afrontar

exitosamente tales riesgos”

Por lo anterior, y teniendo en cuenta la importancia de realizar una valoración

de riesgos dentro del sub proceso de caja chica, del Departamento Financiero

Contable, con el objetivo de fortalecer el sistema de control interno, es

necesario se realicen las gestiones correspondientes a fin de que dicha

valoración sea aplicada como lo establece la normativa vigente.



34

3. CONCLUSIONES

Luego de proceder con el estudio sobre el Fondo General de Caja Chica y

del Fondo de Efectivo a cargo del Departamento Financiero Contable del

Ministerio de Cultura y Juventud, correspondiente al año 2015, se determinan

las siguientes conclusiones:

Se hace necesario elaborar medidas de control eficaces que logren eliminar

las inconsistencias que se presentan en cuando a ausencia de orden de

compra por caja chica, recibidos conformes por parte de funcionarios no

autorizados y sin uso del sello respectivo, ausencia de la copia del cheque con

que se realizó el pago, Formulario “Reintegro de Caja Chica” con firmas

incompletas, omisión de acuerdo de viaje para trámite de inscripciones a

cursos en el exterior, no firma de la persona solicitante en el formulario

“Solicitud de Pedido”, pago de facturas incluido el impuesto de ventas y falta

de información de los cursos a los que asisten los funcionarios, por cuanto son

deficiencias que han sido reiterativas en los estudios que ha realizado la

Auditoría a pesar de que han indicado cumplen con las recomendaciones

que se les brinda en cada estudio.

Además, se presentan otro tipo de inconsistencias que contraviene con lo que

se encuentra establecido en la normativa vigente por ejemplo que se realizan

capacitaciones sin la comunicación o coordinación de la Gestión Institucional

de Recursos Humanos; se tramitaron pagos con autorizaciones verbales; se

utilizan subpartidas incorrectas; error de datos en la orden de compra por Caja

Chica; entre otros.

Varios de los trámites, sobre diferentes tipos de servicios de catering se solicitan

por Caja Chica, debido a que son ingresados a Compra RED como máximo

con tres días hábiles de plazo para que inicie el evento, generando así que los

trámites para todos los casos resulten infructuosos y no haya posibilidad de

volverlos a sacar, por esta razón las adquisiciones de los servicios no se

deberían de considerar de urgencia para atender situaciones no previsibles

oportunamente, tal y como deben de ser las compras que se gestionen

mediante Caja Chica.

En relación al arqueo realizado, tanto al Fondo General de Caja Chica, como

al Fondo de Efectivo, ambos tuvieron resultados satisfactorios, con la única

salvedad en cuando al arqueo del fondo en efectivo, que se indica se entregó

dinero a un funcionario incluyendo centésimos, debido a la conversión por el



35

tipo de cambio, situación que el Coordinador de Tesorería dio a conocer a la

encargada de la Caja Auxiliar para evitar se vuelva a presentar.

En cuanto a las garantías que deben de rendir los funcionarios del

Departamento Financiero Contable que son caucionantes, se detectó que la

funcionaria de la Caja Auxiliar tiene vencida su póliza desde el pasado 26 de

febrero de los corrientes, debido según lo indicaron en su momento a un error

en la información que se anotó en el auxiliar donde se registran las cauciones.

En este momento no se ha podido actualizar según fue indicado, debido a

que no hay personas autorizadas a firmar los documentos que requieren la

firma de las Autoridades de este Ministerio por los cambios de Jerarcas que se

presentaron en las últimas semanas.

En cuanto a los cheques no retirados, no existe ninguno al cierre del presente

informe.

Además, no se ha aplicado la valoración de riesgos en el sub proceso caja

chica, valoración que es importante para fortalecer el sistema de control

interno del Departamento Financiero Contable, habiendo una confusión en

cuanto a la solicitud realizada el año anterior por la Auditoría en la cual se

solicitó calificar riesgos a los procesos de los Departamentos y que lo han

considerado como esa valoración.

Por otra parte, hasta la fecha no existe regulación para el gasto por concepto

de actividades protocolarias y sociales a pesar de la jurisprudencia emitida

por la Contraloría General de la República y las recomendaciones efectuadas

por la Auditoría Interna durante los últimos cinco años.

Por último, y considerando el histórico de movimientos para compras por caja

chica del año 2011 al año 2015, en la mayoría de los casos el mayor porcentaje

de compras lo obtiene la Administración Central.

Es importante reiterar que para las compras de bienes y servicios por medio

del fondo de caja chica, se deberá considerar que sea un gasto menor,

imprevisto, indispensable y urgente, no debiéndose desnaturalizar el régimen

de urgencia apremiante o de emergencia, por muy necesarios e importantes

que resulten las compras para la satisfacción de un servicio público que no fue

atendido, por una falta de planificación o de un inadecuado control sobre

existencias.



36

4.- RECOMENDACIONES

En razón de las situaciones señaladas por esta Auditoría en el presente estudio,

y con la finalidad de que las mismas sean consideradas, se emiten las

siguientes recomendaciones:

4.1 Al Señor Dennis Portuguez, Viceministro Administrativo del Ministerio de

Cultura y Juventud

4.1.1 Continuar con las gestiones necesarias para que en el corto plazo se

oficialice el Reglamento para gastos protocolarios y sociales del

Ministerio de Cultura y Juventud. Remitir a ésta Auditoría Interna a más

tardar el 15 de julio del presente año los documentos probatorios que

sustentan el cumplimiento de la recomendación (Ver resultado 2.1)

4.1.2 Elaborar una circular y divulgarla tanto a Programas Presupuestarios

como a los Departamentos recordando sobre el uso de la Caja Chica,

que es únicamente para adquisiciones de bienes y servicios de

apremiante urgencia, un procedimiento de excepción limitado a gastos

menores indispensables y urgentes, atendiendo situaciones no

previsibles oportunamente; así como recordar que se deben de tramitar

las compras ante la Proveeduría Institucional en los plazos establecidos,

de igual forma los trámites por convenio marco, deben enviarse

considerando las fechas de inicio de la actividad, con el objetivo de

que se cuente con el tiempo suficiente para adjudicarlos o volverlos a

tramitar en caso de que resulten infructuosos, evitando realizar trámites

por Caja Chica que no corresponden. Remitir a más tardar el 30 de junio

de los corrientes a ésta Auditoría Interna, la documentación que

sustente el cumplimiento de la citada recomendación (Ver resultado

2.1)

4.1.2 Informar en un plazo de diez días hábiles, posterior a recibir este informe,

de acuerdo con lo que establece el artículo 36 de la Ley General de

Control Interno, las acciones ejecutadas por ese Departamento en

atención de las anteriores recomendaciones, aportando

documentación que evidencia lo actuado al respecto, así como remitir

un cronograma de actividades y personas designadas como

responsables del cumplimiento de las mismas. Todo lo anterior de

acuerdo con lo dispuesto en los artículos 17 inciso c), 36, 37, 38 y 39 de

la Ley General de Control Interno.



37

4.2 A la señora Guadalupe Gutiérrez, Jefa del Departamento Financiero

Contable del Ministerio de Cultura y Juventud

4.2.1 Fortalecer los controles que se encuentran establecidos, con el fin de

lograr que todos los documentos de respaldo a los reintegros de caja

chica tal y como se encuentra definido en la normativa, cuenten con la

información de respaldo completa y firmada según los requerimientos

de cada uno de los formularios que se utilizan, manteniendo una

supervisión constante. Remitir a más tardar el 30 de junio de los corrientes

a ésta Auditoría Interna la documentación que sustente el cumplimiento

de la citada recomendación (ver resultado 2.1).

4.2.2 Girar instrucciones al Coordinador de Tesorería, para que sea verificado

al momento del recibo de la factura comercial, que además de que

cuente con el sello elaborado para dicho fin, que se encuentren los

datos de la persona autorizada para hacerlo. Remitir a más tardar el 30

de junio de los corrientes a ésta Auditoría Interna la documentación que


2.1).

4.2.3 Elaborar un mecanismo de control mediante el cual se verifique que el

formulario “Reintegro Caja Chica”, contenga todas las firmas que se

indican en el citado documento. Remitir a más tardar el 30 de junio de

los corrientes a ésta Auditoría Interna la documentación que sustente el

cumplimiento de la citada recomendación (Ver resultado 2.1)

4.2.4 Girar instrucciones al Coordinador de Tesorería, para que los trámites

que se realicen sobre actividades en el exterior cuenten con la copia

del acuerdo de viaje respectivo. Remitir a más tardar el 30 de junio de

los corrientes a ésta Auditoría Interna la documentación que sustente el

cumplimiento de la citada recomendación (Ver resultado 2.1)

4.2.5 Realizar las gestiones correspondientes ante la Gestión Institucional de

Recursos Humanos para que cuando se va a organizar una

capacitación por parte del Departamento Financiero Contable, tal y

como lo establece la normativa vigente y se coordine y comunique lo

que corresponde. Remitir a más tardar el 30 de junio de los corrientes a

ésta Auditoría Interna la documentación que sustente el cumplimiento

de la citada recomendación (Ver resultado 2.1)



38

4.2.6 Emitir un lineamiento para que toda autorización por parte de los

superiores jerárquicos en la elaboración de un trámite debe de

encontrarse por escrito como respaldo a las gestiones realizadas. Remitir

a más tardar el 30 de junio de los corrientes a ésta Auditoría Interna la

documentación que sustente el cumplimiento de la citada

recomendación (Ver resultado 2.1)

4.2.7 Girar instrucciones a la persona encargada por parte del Departamento

Financiero Contable de confirmar en el Clasificador por objeto del

Gasto mediante Caja Chica, que sea correcta la subpartida que se va

a utilizar para la compra de un bien o servicio, que verifique que

efectivamente sea así. Remitir a más tardar el 30 de junio de los

corrientes a ésta Auditoría Interna la documentación que sustente el

cumplimiento de la citada recomendación. (Ver resultado 2.1)

4.2.8 Elaborar circular dirigida tanto a los Programas Presupuestarios así como

a los Jefes de Departamento con información sobre el uso correcto que

se le debe de dar a cada una de las subpartidas que se utilizan para

servicios de catering y se elabore de acuerdo con regulaciones

indicadas en el Reglamento para Gastos Protocolarios y Sociales de éste

Ministerio una vez que sea publicado, adaptándose además a las

definiciones de cada una de las subpartidas según el Clasificador por

Objeto del Gasto por Caja Chica. Remitir a más tardar el 30 de julio de

los corrientes posterior a la publicación del “Reglamento sobre Gastos

Protocolarios y Sociales” a ésta Auditoría Interna la documentación que


2.1)

4.2.9 Emitir directriz para que se elaboren los mecanismos de control

necesarios por parte del Coordinador de Tesorería, con el objetivo de

tramitar servicios de catering en una subpartida que no corresponde por

el motivo de que no se cuenta con presupuesto en la subpartida

correcta. Remitir a más tardar el 30 de junio de los corrientes a ésta

Auditoría Interna la documentación que sustente el cumplimiento de la

citada recomendación (Ver resultado 2.1)



39

4.2.10 Emitir lineamiento al Coordinador de Tesorería para que la persona

encargada de recibir y gestionar los trámites por caja chica verifique

que en dichos trámites no se estén fraccionando las compras de bienes

y servicios, evitando así otro tipo de procedimiento. Remitir a más tardar

el 30 de junio de los corrientes a ésta Auditoría Interna la documentación

que sustente el cumplimiento de la citada recomendación (Ver

resultado 2.1)

4.2.11 Girar instrucciones al Coordinador de Tesorería para que cuando se

presente una sola cotización en las adquisiciones de bienes y servicios

superiores a los ٕ ¢10.000,00 en la justificación de la compra que se

presente se encuentre claramente el motivo por el cual se presenta

dicha situación. Remitir a más tardar el 30 de junio de los corrientes a

ésta Auditoría Interna la documentación que sustente el cumplimiento


4.2.12 Definir los formularios que utilizan los Departamentos y Programas

Presupuestarios para solicitar trámites por caja chica, con el objetivo de

que exista un formato uniforme en los mismos y proceder a comunicar

a las partes involucradas. Remitir a más tardar el 30 de junio de los

corrientes a ésta Auditoría Interna la documentación que sustente el

cumplimiento de la citada recomendación (Ver resultado 2.1).

4.2.13 Girar instrucciones al Coordinador de Tesorería para que los funcionarios

responsables del Departamento Financiero Contable de verificar los

montos de las facturas comerciales en caso de que se incluya el

impuesto de ventas no pagarlo, manteniendo una supervisión

constante. Remitir a más tardar el 30 de junio de los corrientes a ésta


citada recomendación (Ver resultado 2.1).

4.2.14 Girar instrucciones al Coordinador de Tesorería para que la persona

encargada de elaborar las órdenes de compra por caja chica

mantenga el debido cuidado en su confección evitando errores en las

mismas. Remitir a más tardar el 30 de junio de los corrientes a ésta


citada recomendación (Ver resultado 2.1)



40

4.2.15 Establecer un mecanismo de control para mantener una supervisión

constante por parte del Coordinador de Tesorería con el objetivo de

que luego de la instrucción girada a la encargada de la Caja Auxiliar,

se pueda comprobar que efectivamente no se siga anotando como

adelanto de efectivo montos con céntimos que alteran el saldo en

efectivo que se encuentre disponible. Remitir a más tardar el 30 de junio

de los corrientes a ésta Auditoría Interna la documentación que sustente

el cumplimiento de la citada recomendación (Ver resultado 2.3)

4.2.16 Realizar, de manera inmediata una vez que se resuelva el registro de

firmas de los Jerarcas, el trámite para el pago de la garantía que debe

de rendir la señora Olga Gómez Quirós, encargada de Caja Chica y

que se encuentra vencida desde el 26 de febrero del 2015 (Ver

resultado 2.4).

4.2.17 Realizar la valoración del riesgo al sub proceso caja chica, con el

propósito de fortalecer el Sistema de Control Interno del Departamento

Financiero Contable. Remitir a más tardar el 15 de julio de los corrientes

a ésta Auditoría Interna la documentación que sustente el cumplimiento


4.2.18 Informar en un plazo de diez días hábiles, posterior a recibir este informe,

de acuerdo con lo que establece el artículo 36 de la Ley General de

Control Interno, las acciones ejecutadas por ese Departamento en

atención de las anteriores recomendaciones, aportando

documentación que evidencia lo actuado al respecto, así como remitir

un cronograma de actividades y personas designadas como

responsables del cumplimiento de las mismas. Todo lo anterior de

acuerdo con lo dispuesto en los artículos 17 inciso c), 36, 37, 38 y 39 de

la Ley General de Control Interno.



41



42

ANEXO Nº 1

DETALLE DE LAS COMPRAS EFECTUADAS

POR CAJA CHICA DURANTE EL PERIODO

OCTUBRE 2014 A MARZO 2015

PERIODO PROGRAMA MONTO PORCENTAJE

2014

749 3.481.294,26 74,70%

751 25.000,00 0,54%

753 404.400,00 8,68%

755 504.720,64 10,83%

758 244.839,74 5,25%

TOTAL 2014 4.660.254,64 100%

2015

749 1.595.815,89 79,71%

751 322.273,33 16,10%

753 43.001,00 2,15%

755 41.051,00 2,05%

758 0,00 0,00%

TOTAL 2015 2.002.141,22 100%

TOTAL 2014-

2015 6.662.395,86

Documents

MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD … · En relación al tema, el Manual Institucional de Operación del Fondo Fijo-Caja Chica, de este Ministerio, en la norma 15.-Respaldos de las