MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES …

MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES

AUDITORÍA GENERAL

INFORME DE CONTROL INTERNO

Nº DAG-I-015-2016

“ARQUEO DEL FONDO GENERAL DE CAJA CHICA

(DEPARTAMENTO DE TESORERÍA-DIRECCIÓN

FINANCIERA), Y MANEJO DE LAS CAJAS CHICAS

AUXILIARES”.

JUNIO, 2016

2523-2639 // 2222-0464

Fax:2222-8310 E-mail [email protected]

10176-1000 San José

CONTENIDO

Página No.

RESUMEN EJECUTIVO

GLOSARIO

1. INTRODUCCIÓN ....................................................................................... 4

1.1 Origen del estudio ............................................................... 4

1.2 Antecedentes ....................................................................................... 4

1.3 Objetivo general del estudio ............................................................. 5

1.3.1. Objetivos específicos .............................................................................. 5

1.4 Alcance y período de estudio .............................................. 5

1.5 Declaración de Cumplimiento de Normas ............................. 6

1.6 Comunicación de los resultados ........................................... 6

1.7 Valoración de Riesgos ......................................................... 6

1.8 Normativa aplicable ............................................................ 7

2. RESULTADOS ............................................................................................ 10

Objetivo Específico No. 1 ........................................................ 10

Objetivo Específico No. 2 ........................................................ 14

3. CONCLUSIONES ...................................................................... 19

4. RECOMENDACIONES ................................................................ 21

MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES INFORME DE CONTROL INTERNO

AUDITORÍA GENERAL Nº DAG-I-015-2016

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RESUMEN EJECUTIVO

De acuerdo con el artículo N°34 del Reglamento General del Fondo

de Cajas Chicas se incluirá en el programa de trabajo la realización

de al menos una auditoría anual al Fondo Fijo autorizado, con el fin

de evaluar la suficiencia y la efectividad de los controles

implementados.

El objetivo general de este estudio es “Evaluar el Sistema de Control

Interno aplicado al Fondo General de Caja Chica y las Cajas Chicas

Auxiliares.”

En cumplimiento con el punto 08 del Plan Anual de Trabajo de esta

Auditoría para el periodo 2016, se desarrollan los siguientes objetivos

específicos:

1. Evaluar el cumplimiento de las funciones establecidas en el

Departamento de Tesorería, Dirección Financiera en cuanto a la

aplicación de arqueos y sus lineamientos tanto para la Caja Central

como para las Cajas Auxiliares.

2. Verificar la aplicación de las disposiciones del Reglamento General

del Fondo de Caja Chica, que regulan la asignación, operación y

control de los fondos fijos en efectivo del Estado, que permiten

afrontar gastos menores, indispensables y de urgencia, de las

instituciones gubernamentales autorizadas, y sus dependencias.

Una vez concluida la presente auditoría se determinaron las

siguientes deficiencias de control:

El Manual de Funciones y Procedimientos del Departamento de

Tesorería no se encuentra publicado en el SIOR, se identificó que los

procedimientos y actividades que eran parte integral del manual se

individualizaron, sin embargo, los siguientes procedimientos y

actividades no fueron publicados. Procedimiento Arqueo de Cajas

Auxiliares, Procedimiento de Autorización de Caducos de Reservas

de Recursos, Procedimiento de Confección de Reservas de Recursos

de Caja Chica, Actividad de Conciliación de los sistemas SINAEP

versus SIGAF, Actividad de Estadísticas de pago por Caja Chica,

Actividad de Pago a proveedores por medio de transferencia

electrónica, Actividad de Asesoría.



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Las partidas por concepto de comisiones bancarias por servicios

SINPE, no se registran en estricto orden cronológico.

El traslado de los intereses a la Caja Única del Estado se realiza una

vez al año según conveniencia material y económica, autorizado por

la Dirección Control de Operaciones y Fiscalización (Tesorería

Nacional), sin embargo esta tarea no se encuentra publicada dentro

de las actividades y procedimientos del Departamento de Tesorería.

Se utilizan formularios para los arqueos de las Cajas Chicas Auxiliares

que no se encuentran oficializados en el procedimiento de Arqueo

de Cajas Auxiliares.

En razón de las deficiencias encontradas en el presente estudio, se

emiten recomendaciones enfocadas a la corrección y mejora de las

mismas, las cuales se harán de conocimiento de la administración

activa para su debida puesta en marcha; y mencionar que se

continuará evaluando este tema cada año de acuerdo con lo que

establece el artículo 34 del Reglamento General del Fondo de Caja

Chica, con el fin de verificar el cumplimiento oportuno, no solamente

de las recomendaciones de esta Auditoría General, sino también de

la normativa vigente.



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MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES

AUDITORÍA GENERAL

INFORME DE CONTROL INTERNO

Nº AG-I-015-2016

“ARQUEO DEL FONDO GENERAL DE CAJA CHICA (DEPARTAMENTO DE

TESORERÍA-DIRECCIÓN FINANCIERA) Y MANEJO DE LAS CAJAS CHICAS

AUXILIARES”

1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen del estudio

En aplicación del Plan anual de labores de 2016, específicamente el

acápite No. 8 y con base en el Artículo 22, inciso f), de la Ley General

de Control Interno, los artículos 34 y 39 del Reglamento General de

Caja Chicas (Decreto Ejecutivo N° 32874 de 10 de noviembre de 2005,

publicado en la Gaceta N°22 del 31 de enero de 2006), que

establece la competencia de la Auditoría General de realizar arqueos

periódicos sorpresivos al Fondo General de Caja Chica.

1.2 Antecedentes

El Ministerio de Obras Públicas y Transportes, cuenta con un Fondo

Fijo de Caja Chica de ¢30.000.000, actualizado, mediante oficio Fis-

140-2013, del 03 de julio de 2012, del Departamento de Fiscalización

del Ministerio de Hacienda. Dicho Fondo cuenta con 6 cajas

auxiliares autorizadas por un monto de ¢8.000.000 en total,

distribuidas en las principales regiones del país.

Con base en el Reglamento General del Fondo de Caja Chica en su

artículo 34 la Auditoría General realiza una auditoría anual al Fondo

Fijo-Caja Chica, con el fin de evaluar la suficiencia y la efectividad

de estos controles.



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Con el oficio AG-1099-2015 del 25 de marzo 2015, esta Auditoría

General remitió al Despacho del señor Ministro, el Informe AG-I-02-

2015 denominado “Arqueo del Fondo General de Caja Chica

(Departamento de Tesorería, Dirección Financiera) y manejo de

Cajas Chicas Auxiliares”, el cual contiene los resultados del último

arqueo realizado por esta Auditoría al Fondo Fijo.

Las recomendaciones del citado informe fueron atendidas por la

administración en el tiempo establecido, situación que fue

corroborada por la Auditoría General y se emitió el Oficio DAG 2016-

0658 de fecha 23 de febrero de 2016, comunicando el cierre del

seguimiento.

1.3 Objetivo general del estudio

Evaluar el Sistema de Control Interno aplicado al Fondo General de

Caja Chica y las Cajas Chicas Auxiliares.

1.3.1. Objetivos específicos

1.3.1.1. Evaluar el cumplimiento de las funciones

establecidas en el Departamento de Tesorería, Dirección

Financiera en cuanto a la aplicación de arqueos y sus

lineamientos tanto para la Caja Central como para las Cajas

Auxiliares.

1.3.1.2. Verificar la aplicación de las disposiciones del

Reglamento General del Fondo de Caja Chica, que regulan la

asignación, operación y control de los fondos fijos en efectivo

del Estado, que permiten afrontar gastos menores,

indispensables y de urgencia, de las instituciones

gubernamentales autorizadas, y sus dependencias.

1.4 Alcance y período de estudio

El estudio se desarrolló para el periodo comprendido entre 01 de

enero de 2015 y 31 diciembre 2015, adicionalmente se consideró

hasta el 30 de abril del 2016.



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1.5 Declaración de Cumplimiento de Normas

De conformidad con lo establecido en la Norma 1.3.3 de las Normas

para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, se

declara que las actividades del presente estudio fueron realizadas de

acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la auditoría

interna, entre otra normativa legal y técnica atinente a la materia.

1.6 Comunicación de los resultados

En atención a lo señalado en la Norma N° 205 (Comunicación de

Resultados) del Manual de Normas Generales de Auditoría para el

Sector Público, el 3 de junio del año en curso, se remitió borrador del

informe en formato digital, al Director Financiero, convocando a

conferencia final al sexto día hábil de su recibo, a las diez horas en la

Auditoría General.

Una vez recibidas y valoradas las observaciones pertinentes de la

Administración al Borrador del Informe, se procede a emitir el Informe

Final.

1.7 Valoración de Riesgos

Este estudio se realiza en cumplimiento de los artículos 34 y 39 del

Reglamento General del Fondo de Cajas Chicas, se incorpora

anualmente en el Plan de trabajo de la Auditoría General, con el fin

de evaluar la suficiencia y la efectividad de los controles ejercidos

por la administración para el Fondo General. Del resultado se emite

un informe del cual se remite una copia a la Tesorería Nacional.

Adicionalmente, se considera las Normas Generales de Auditoría

para el Sector Público específicamente la Norma 305, para efectos

de su estudio, el auditor debe determinar el riesgo de auditoría

asociado a las partidas más relevantes de los Estados Financieros

Auditados y las aseveraciones de la administración consignadas en

dichos estados.

El informe PPI-009-2015 “Autoevaluación Sistema de Control Interno

2015 (ASCI-2015)”, elaborado por Dirección de Planificación

Sectorial, consigna los resultados a nivel general, de las diferentes



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dependencias, que conforman el Ministerio de Obras Públicas y

Transportes, en la página N°5 indica lo siguiente:

“Dirección Financiera, indica estar cumpliendo en un 100% cada

una de las normas de control interno, por lo que cuenta con un

Sistema de Control Interno satisfactorio, según la información

suministrada por dicha Dirección, por lo tanto, no se plantean

acciones de mejora”. El informe del Sistema de Valoración del

Riesgo (SEVRI) MOPT-01-06-01-009-2015, no incluye ningún riesgo

relacionado con el proceso objeto de este estudio.

En cuanto al componente tecnológico, se determinó la existencia de

equipo de cómputo, y desarrollos tecnológicos asociados al sistema

SINAEP (Sistema Integrad de Adquisiciones y Ejecución

Presupuestaria), los cuales fueron evaluados en el informe AG-I-04-

2015, que emitió esta Auditoría General. Del cual la administración

atendió las recomendaciones indicadas.

1.8 Normativa aplicable

Normativa aplicable

Cumple

SI/NO

Evidencia

Reglamento General del Fondo de Caja Chica1

Artículo 29—Responsable del control interno.

Corresponderá al responsable del Fondo Fijo-Caja Chica establecer, evaluar y

mantener un adecuado sistema de control del fondo autorizado, en

concordancia con las sanas prácticas de control interno, establecidas en la Ley

de Control Interno, en el Manual de Normas Generales de Control Interno para la

Contraloría General de la República y demás Órganos Sujetos a su Fiscalización,

en este Reglamento y en los lineamientos que al efecto emita la Tesorería

Nacional.

Artículo 17—Manual Institucional de Operación.

Los responsables de la administración de los Fondos Fijos-Caja Chica deberán

disponer de un Manual Institucional de Operación actualizado y oficializado por

resolución administrativa, previo a la autorización por parte de la Tesorería

Nacional, estableciendo en forma detallada, clara y precisa, las rutinas de trabajo

relacionadas con el manejo de dicho Fondo y los responsables de ejecutarlas, en

concordancia con lo que señala el artículo 3º del presente Reglamento.

Artículo 34- Auditoría del fondo.

El jerarca de la Institución deberá solicitar a la

Auditoría Interna de su dependencia, incluir en el programa de trabajo de esa

Dirección, como mínimo la realización de una auditoría anual al Fondo Fijo-Caja

Chica autorizado, con el fin de evaluar la suficiencia y la efectividad de estos

controles. Del respectivo informe se deberá enviar una copia a la Tesorería

Nacional, para lo que corresponda.

Artículo 39- Revisión de los fondos de cajas chicas.

No

Parcial

Si

Tareas no documentadas y

publicadas en el

procedimiento que

corresponde. Hallazgo 2.2.1

y 2.2.2

El manual se fragmentó en

procedimientos y

actividades y cada cual se

publicó por separado en el

SIOR. Hallazgo 2.1.1

El estudio ha sido

incorporada anualmente

en el plan de trabajo de la

Auditoría General acápite

N°8, año 2016.

Los estudios de Caja Chica,

se incorporaron en el

acápite N°. 7 - 8 plan de

1 Vigencia 31-01-2006. Sistema Costarricense de Información Jurídica.



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Normativa aplicable

Cumple

SI/NO

Evidencia

Periódicamente y sin previo aviso, la Tesorería Nacional, otros entes y órganos de

control como la Contraloría General de la República, las Auditorías Internas, y las

Unidades de Fiscalización y Control autorizadas, podrán efectuar revisiones

parciales o totales de los fondos-fijos de caja chica, de acuerdo con su

competencia e informarán de los resultados al respectivo responsable y a las

autoridades superiores de la institución. La Tesorería Nacional podrá solicitar a los

entes antes citados copia del informe de los estudios realizados.

Si trabajo de la Auditoría

General, 2016.

Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Publico Costarricense2

Principios Fundamentales

b) “Los que establecen las bases para cuantificar y presentar adecuadamente las

operaciones financieras del ente económico.

4. Registro

Todos los hechos de carácter contable deben ser registrados en oportuno orden

cronológico en el que se produzcan estos, sin que se presenten vacíos, lagunas o

saltos en la información registrada.

12. La Uniformidad

Los usos de la información contable requieren que se sigan procedimientos de

cuantificación, las políticas contables, los procedimientos de registro y la

presentación contable deben ser utilizados en forma consistente en el tiempo y

en el espacio, con el fin de no afectar el análisis, comparación e interpretación

de los Estados Financieros.

No

Parcial

Omisión de registros

cronológicos de los cobros

por comisiones SINPE3.

Hallazgo 2.2.2

Manual de Normas de control interno para el Sector Público (N-2-CO-

DFOE)4

Norma 4.1 Actividades de control

El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar,

adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, las actividades de control

pertinentes, las que comprenden las políticas, los procedimientos y los

mecanismos que contribuyen a asegurar razonablemente la operación y el

fortalecimiento del SCI y el logro de los objetivos institucionales. Dichas actividades

deben ser dinámicas, a fin de introducirles las mejoras que procedan en virtud de

los requisitos que deben cumplir para garantizar razonablemente su efectividad.

4.2 Requisitos de las actividades de control

Las actividades de control deben reunir los siguientes requisitos:

e. Documentación. Las actividades de control deben documentarse mediante su

incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de

puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación

debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente

establecidos, para su uso, consulta y evaluación.

f. Divulgación. Las actividades de control deben ser de conocimiento general, y

comunicarse a los funcionarios que deben aplicarlas en el desempeño de sus

cargos. Dicha comunicación debe darse preferiblemente por escrito, en términos

claros y específicos.

4.3.3 Regulaciones y dispositivos de seguridad

El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer y

vigilar la aplicación de las regulaciones y los dispositivos de seguridad que se

estimen pertinentes según la naturaleza de los activos y la relevancia de los riesgos

asociados, para garantizar su rendimiento óptimo y su protección contra pérdida,

deterioro o uso irregular, así como para prevenir cualquier daño a la integridad

No

Parcial

Parcial

Parcial

El Manual de Funciones y

Procedimientos del

Departamento de Tesorería,

actualmente no está

disponible en el SIOR.

Hallazgo 2.1.1

Omisión en la publicación

de procedimientos y

actividades Hallazgo 2.1.1

Procedimiento

desactualizado, formularios

sin oficializar. Hallazgo 2.1.2

Ausencia de registros

cronológicos de los cobros

por comisiones SINPE.

Hallazgo 2.2.2

2 Vigencia 28-08-1998. Sistema Costarricense de Información Jurídica 3 Sistema Nacional de Pagos Electrónicos 4 Vigencia 26-01-2009. Fuente: Contraloría General de la República.



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Normativa aplicable

Cumple

SI/NO

Evidencia

física de los funcionarios que deban utilizarlos.

4.4.3 Registros contables y presupuestarios

El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben emprender

las medidas pertinentes para asegurar que se establezcan y se mantengan

actualizados registros contables y presupuestarios que brinden un conocimiento

razonable y confiable de las disponibilidades de recursos, las obligaciones

adquiridas por la institución, y las transacciones y eventos realizados

5.1 Sistemas de información

El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer los

elementos y condiciones necesarias para que de manera organizada, uniforme,

consistente y oportuna se ejecuten las actividades de obtener, procesar, generar

y comunicar, en forma eficaz, eficiente y económica, y con apego al bloque de

legalidad, la información de la gestión institucional y otra de interés para la

consecución de los objetivos Institucionales. El conjunto de esos elementos y

condiciones con las características y fines indicados, se denomina sistema de

información, los cuales pueden instaurarse en forma manual, automatizada, o

ambas.

Parcial

Parcial


de procedimientos y

actividades oficializados,

(Arqueo de Cajas Chicas

Auxiliares). Hallazgo 2.1.1

Formulario sin oficializar.

Hallazgo 2.1.2

Procedimiento

desactualizado, formularios

sin oficializar. Hallazgo 2.1.2

Ley General de Control Interno N°829295

Artículo 15. —Actividades de control.

Respecto de las actividades de control, serán deberes del jerarca y de los titulares

subordinados, entre otros, los siguientes:

a) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las

normas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del

sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que

conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados por la institución en el

desempeño de sus funciones.

Parcial


de Procedimientos y

actividades del

Departamento de Tesorería,

Hallazgo 2.1.1

Tareas que no se consignan

en los procedimientos

oficializados del

Departamento. (Depósito

de intereses a la Caja Única

del Estado y Registro y

reintegro de comisiones

SINPE). Hallazgos 2.2.1 y

2.2.2

Sistema Específico de Valoración de Riesgo (SEVRI)6

N/A

No No se dispone del SEVRI

para el procedimiento de

Arqueo de Cajas Chicas

Auxiliares.

5 Vigencia 04 de setiembre de 2002. Fuente: Contraloría General de la República 6 Vigencia periodo 2014-2015. Fuente SIVARI



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2. RESULTADOS

Objetivo Específico No. 1

CONDICIÓN

De la revisión de los procedimientos y la normativa interna, se pudo

determinar que actualmente el Departamento de Tesorería ya no

cuenta con el “Manual de Funciones y Procedimientos…”, el

documento se individualizó en procedimientos y actividades y cada

cual fue publicado por separado. Según la verificación efectuada,

se pudo identificar que se omitió la publicación de algunos

procedimientos y actividades que en su oportunidad fueron parte del

Manual según el siguiente detalle:

Procedimientos:

Arqueo de Cajas Auxiliares.

Autorización de Caducos de Reservas de Recursos.

Confección de Reservas de Recursos de Caja Chica.

Actividades:

Conciliación de los sistemas SINAEP versus SIGAF.

Estadísticas de pago por Caja Chica.

Pago a proveedores por medio de transferencia electrónica.

Asesoría.

Como se indicó anteriormente y para efectos de verificar lo

planteado en el objetivo específico N°1 de este estudio, el

procedimiento de Arqueo de Cajas Auxiliares, no se encontraba

publicado en el SIOR, sin embargo, ante la consulta de esta Auditoría

General, el 03 de mayo del 2016, el Departamento de Planeamiento

Institucional lo procede a publicar como lo muestra la siguiente

imagen.

HALLAZGO N° 2.1.1.

“ Ausencia del “Manual de Funciones y Procedimientos del

Departamento de Tesorería”, en el Sistema Información Institucional”



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Imagen N° 1

Fuente: Elaboración propia información tomada del SIOR, el día 03 de mayo del 2016.

El Departamento de Tesorería debe considerar que los

procedimientos y manuales requieren ser actualizados y

comunicarse, estos aspectos son parte indispensable de las

actividades de control, y facilitan la mejora continua en el desarrollo

de las funciones que desempeñan. Como parte de las Normas de

Control Interno, es necesario comunicar tanto los procesos en

mejora, como los documentos finales, principalmente cuando son de

carácter oficial, ya que los avances crean nuevas versiones de estos

documentos. No es procedente simplemente descartar u omitir un

documento oficial.

CRITERIO

La situación indicada anteriormente se contrapone con lo que

establece el artículo N°17, del Reglamento General del Fondo de

Cajas Chicas, que es responsabilidad del Departamento Tesorería

como encargado de los Fondos Fijos-Caja Chica disponer de un

Manual Institucional de Operación actualizado y oficializado.

Adicionalmente, la actualización y divulgación, son parte de las

actividades de control según la Ley General de Control Interno en su

artículo N° 15, inciso (a). Manual de Control Interno para el Sector

Público norma 4.2, incisos e y f. d, estos criterios se encuentran en el

marco normativo del cuerpo del informe.



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CAUSA

Ante consulta realizada mediante correo electrónico del 03 de mayo

de 2016, la Unidad de Planificación Institucional, indica lo siguiente:

“El manual de funciones y procedimientos del Depto. Tesorería fue

sacado, como un único documento, del SIOR el 07 de agosto de

2015, dado que el mantener actualizados los diversos procedimientos

y actividades implicaba desarmar el manual, sacar el procedimiento

o actividad, meter el nuevo y nuevamente conformar el manual, y

después incluirlo en el SIOR. Esto genera un trabajo especialmente

difícil, ya que cada procedimiento y actividad tienen su número de

página y encabezado, y al tener varios procedimientos, se torna

difícil su manejo en un único documento. Expuesto lo anterior, se

sacó el referido manual y se incluyeron cada uno de los

procedimientos y actividades por aparte… En resumen, como

Manual no se encuentra, pero si están todas sus partes subidas al

SIOR, procedimientos, actividades, funciones todas las cuales

integrarían dicho Manual”.

Adicional, se consulta sobre el estado actual del procedimiento de

Arqueo de Cajas Auxiliares y la razón por la cual no se encontraba

publicado en el SIOR. A lo que indican lo siguiente:

“Recientemente, tanto compañeros de Tesorería como de esta

dependencia me comentaron del caso del procedimiento Arqueo de

Cajas Chicas Auxiliares que no estaba en el SIOR, por lo que se

procedió a revisar el caso, y efectivamente, no se incluyó en los

cambios efectuados a inicios de agosto del 2015, debido a un error

involuntario a la hora de subir la información al sistema SIOR, y fue

incluido el 03 de mayo de 2015”.



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CONDICIÓN

De acuerdo con el artículo N°33 del Reglamento General de Cajas

Chicas, el responsable del Fondo Fijo-Caja Chica realizará un

programa de revisiones, conciliaciones bancarias, arqueos internos,

para el Fondo Fijo-Caja Chica y las Cajas Auxiliares autorizadas.

Para cumplir con la función el Departamento de Tesorería dispone de

un procedimiento, denominado: Arqueo de Cajas Auxiliares (DF-455-

007P).

Del examen del Procedimiento, se identifica que el documento se

encuentra desactualizado, en relación con la metodología

empleada, indicando en la página 2 del Procedimiento que no se

utilizan formularios.

La aseveración anterior es incorrecta, ya que para la aplicación de

los arqueos sorpresa a las Cajas Auxiliares, el Departamento de

Tesorería está utilizando los siguientes formularios (no oficializados):

Resumen de Arqueo Caja Auxiliar.

Control de Cheques.

Plantilla de Revisión Cajas Auxiliares (Aspectos de Control y Revisión).

Los formularios antes citados no se encuentran oficializados por parte

del Departamento de Tesorería, por considerarse un instrumento

interno del Departamento.

CRITERIO

Lo expuesto anteriormente difiere de lo que indica el Manual de

Normas de control interno para el Sector Público (N-2-CO-DFOE),

principios 4.2 incisos e y f, 4.3.3, sobre los requisitos de las actividades

de control entre ellos el documentar y divulgar las actividades.

HALLAZGO N° 2.1.2.

“Desactualización del Procedimiento de Arqueos de Cajas Auxiliares”



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Asimismo la Ley de Control General de Control Interno 8292, artículo

N°15, iii), hace referencia al diseño y uso de documentos. Lo anterior

se encuentra en el Marco Normativo de este informe.

CAUSA

Se consultó al Departamento de Tesorería, sobre la razón, por la cual

aún no se han incorporado y oficializado los formularios que están

utilizando para realizar los arqueos sorpresa, al respecto la Sub

Jefatura del Departamento de Tesorería indica que por ser

herramientas propias del Departamento no se consideró necesario

oficializarlos.


CONDICION

El día 02 de mayo de 2016, se procedió a realizar el arqueo del Fondo

General de Caja Chica del Ministerio de Obras Públicas y Transportes.

El monto autorizado por el Ministerio de Hacienda para dicho Fondo

es de ¢30.000.000 (Treinta millones de colones con 00/100).

La situación del Fondo a la fecha es la siguiente:

Cuadro N°2

Fuente: Arqueo efectuado al Fondo General de Caja Chica el 02 de mayo del 2016.

HALLAZGO N° 2.2.1.

“ Ausencia de la actividad del traslado de intereses a la Caja Única del

Estado, como una aclaración en los Procedimientos del Departamento”



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Del arqueo se comprobó que el saldo de libros es correcto.

El Fondo General cuenta con 6 cajas auxiliares autorizadas, que

corresponden a las Sedes Regionales y que se detallan en el

siguiente cuadro:

Cuadro N°3

Fuente: Elaboración propia

En relación con las cajas auxiliares, esta Auditoría verificó los

documentos de los últimos arqueos realizados por el Departamento

de Tesorería del MOPT (diciembre 2015, febrero y abril 2016) para

todas las Regiones, en razón de la calendarización que establece

arqueos cada dos meses por parte de la Dirección Financiera, los

cuales no presentan inconsistencias.

Del análisis de las partidas reflejadas en el arqueo se identificaron

¢6,07 (Seis colones con 07/100), en intereses del Fondo Fijo para los

meses que se detalla a continuación:

Cuadro N°4

Enero 2016 ¢1.29

Febrero 2016 1.73

Marzo 2016 1.55

Abril 2016 1.50

Total 2016 ¢6.07 Fuente: Elaboración propia información tomada del Estado de Cuenta Bancario.

En relación con el traslado de los intereses devengados por los saldos

en las cuentas bancarias de los Fondos Fijos, según el artículo N°38,

del Reglamento General del Fondo de Caja Chica. La Dirección

Financiera emite oficio N°DVA-DF-2015-0834, donde instruye a la



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Jefatura del Departamento de Tesorería, sobre los lineamientos

técnicos que se aplicarán en cuanto a la partida de intereses. Lo

expuesto se da a raíz del oficio DGCOF-FIS-171-2015, (07/05/2015), de

la Dirección Control de Operaciones y Fiscalización (Tesorería

Nacional), donde autoriza al Ministerio de Obras Públicas y

Transportes para que los montos menores por intereses devengados y

otros de menor cuantía sean depositados anualmente.

Una vez revisados los procedimientos oficializados en el SIOR del

Departamento de Tesorería, se determinó que la instrucción girada

por la Dirección Financiera, no se incorporó como una aclaración

dentro de las actividades o procedimientos del Departamento de

Tesorería.

CRITERIO

Lo anterior expuesto va en contra posición a lo que indica la Ley

General de Control Interno N°8292, artículo N°15, inciso a), sobre la

actualización y divulgación de las actividades que se desarrollan a lo

interno del Departamento.

Igualmente el Reglamento General del Fondo de Caja Chica artículo

N°29. Manual de Normas de control interno para el Sector Público (N-

2-CO-DFOE) norma N° 4.1 y 4.2, señalan la responsabilidad sobre el

control interno así como los requisitos de las actividades que se

deben desarrollar para ejercerlo adecuadamente, como se refleja

en el marco normativo.

CAUSA

La instrucción girada no se incorporó dentro de los procedimientos y

actividades del Departamento de Tesorería, porque se asumió que al

ser una directriz interna no era necesaria su incorporación.



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CONDICIÓN

Del arqueo físico efectuado se identificó la suma de ¢46.613,00

(Cuarenta y seis mil seiscientos trece colones con 00/100), que

corresponde a comisiones por transacciones SINPE, producto del

cobro por transferencias a otros bancos diferentes del Banco de

Costa Rica.

De la revisión del libro se pudo apreciar que los registros por

comisiones SINPE, se realizan en forma acumulada al final de cada

mes. Como se evidencia en los meses de enero a abril de 2016. El

siguiente cuadro está compuesto por movimientos que corresponde

a cobros por la comisión indicada, que se origina producto de las

transferencias por los pagos que se realizan a los proveedores por

medio de Caja Chica.

Cuadro N°5

Fuente: Elaboración propia, información suministrada por el Departamento de Tesorería.

Para la actualización de libro de Caja Chica, existe un procedimiento

por escrito oficializado en el SIOR (PA/2013/579-(14)- 04 noviembre

2013, código: DF-455-001P, versión: 02. De la revisión del

procedimiento se pudo identificar que en el documento no se hace

referencia al registro de los cobros bancarios por transferencias SINPE,

siendo este un gasto particular, que requiere un proceso específico

HALLAZGO N° 2.2.2.

“ Ausencia de actividad de registro y cobro de Comisiones SINPE, en el

proceso de Actualización de Libros”



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(Certificación Bancaria), para su reembolso al Fondo General de

Caja Chica.

CRITERIO

Lo expuesto difiere de lo que dicta el Manual de Normas de Control

Interno para el Sector Público (N-2-CO-DFOE), norma 4.4.3, en

relación con las medidas pertinentes para asegurar la calidad de la

información. Además los Principios de Contabilidad Aplicables al

Sector Público Costarricense, (Principios Fundamentales) 4 y 12, se

refieren al registro y uniformidad de la información, el detalle se

encuentra en el marco normativo de este informe.

CAUSA

El día 06 de mayo de 2016, se realiza consulta mediante correo

electrónico a la Sub jefatura del Departamento Tesorería, sobre la

razón por la que no se registran las comisiones SINPE de acuerdo con

los rebajos del banco, a lo que la Lcda. Yorleny Sánchez Rojas indica

lo siguiente:

“El registro de las comisiones se realiza al final del período (mes) en

el libro de entradas y salidas, esto por practicidad a la hora de sumar

la comisiones proporcionadas en el estado de cuenta bancario”.



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3. CONCLUSIÓNES Objetivo Específico No. 1

3.1. De la revisión se determinó que el Manual de Funciones y

Procedimientos del Departamento de Tesorería, no se encuentra

publicado en el SIOR, ante la consulta realizada a la Unidad de

Planeamiento Institucional indican que el documento se fragmentó,

individualizando los procedimientos, sin embargo, al realizar la

revisión se determinó la omisión de la publicación los siguientes

procedimientos: Arqueo de Cajas Auxiliares, Autorización de

Caducos de Reservas de Recursos, Confección de Reservas de

Recursos de Caja Chica. Así como de las siguientes actividades:

Conciliación de los sistemas SINAEP versus SIGAF, Estadísticas de pago

por Caja Chica, Pago a proveedores por medio de transferencia

electrónica, Asesoría. Esto provoca incertidumbre e incrementa el

riesgo por desconocimiento por parte los funcionarios.

Adicionalmente la falta de control del Departamento de Tesorería

sobre los documentos que se publican en el SIOR, provoca retrocesos

en los controles implementados, por omitir documentos de carácter

oficial.

3.2. Se identificó la utilización de formularios los cuales no están

oficializados para el arqueo de las cajas auxiliares; la Tesorería indica

que por ser de uso propio no se requiere de oficialización.

La función de realizar los arqueos es un procedimiento de aplicación

periódica, tanto para los encargados de las Cajas Auxiliares (Auto-

arqueos), como para los funcionarios del Departamento de Tesorería

(Arqueos sorpresa), por lo que es necesario estandarizar con el fin de

evitar incertidumbre e incrementar los riesgos por omisión.


3.3. A pesar de la instrucción emitida por la Dirección Financiera, no

se ha dado el adecuado seguimiento para que la labor referida al

traslado de los intereses, generados por la cuenta corriente que

posee el MOPT, se documente y divulgue, como una aclaración en

las actividades o en los procedimientos que el Departamento de

Tesorería desarrolla. Lo que expone a la Administración al riesgo de

omisión o desconocimiento por parte de funcionarios que laboran en

el área.



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3.4. Del estudio se pudo identificar que la actividad de registro y

cobro de gastos por comisiones SINPE, no se encuentra registrada en

el procedimiento PA/2013/579-(14)- “Actualización del libro de Caja

Chica”. Lo que puede presentar un riesgo para la administración por

omisión o desconocimiento, así como exposición a riesgos por

registros inoportunos, u errores en el proceso de reintegro, por ser una

tarea específica que necesita de trámites especializados de parte

del Banco (Certificaciones).



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4. RECOMENDACIONES


Al Director de la Dirección Financiera.

4.1.1 Coordinar con la Unidad de Planificación Institucional, la

actualización del “Manual de Funciones y Procedimientos del

Departamento de Tesorería”, o en su defecto publicar los

procedimientos y actividades indicados en el hallazgo. Para el

cumplimiento de lo anterior se considera como plazo suficiente diez

días a partir de aceptado el presente informe. Refiérase al punto 3.1

4.1.1.1 Tomar las medidas pertinentes para verificar y dar

seguimiento a las actualizaciones de los procedimientos y

actividades, y su publicación en el SIOR. Para atender el

cumplimiento de esta recomendación se estima suficiente 10 días

a partir de aceptado el presente informe. Refiérase al punto 3.1

4.1.2 Coordinar con la Unidad de Planeamiento Institucional, la

actualización del Procedimiento de Arqueo de Cajas Auxiliares,

incorporando la oficialización de los formularios para los arqueos.

Para el cumplimiento de lo anterior se considera como plazo

suficiente 10 días a partir de aceptado el presente informe. Refiérase

al punto 3.2


Al Director de la Dirección Financiera.

4.2.1 Identificar si corresponde una aclaración y su incorporación

como una nueva tarea en el procedimiento que la administración

considere más apropiado, para el traslado de los intereses a la Caja

Única del Estado, como una labor anual que se realiza al final del

periodo económico. Para el cumplimiento de lo anterior se considera

como plazo suficiente 10 días a partir de aceptado el presente

informe. Refiérase al punto 3.3

4.2.2. Coordinar con la Unidad de Planificación Institucional, la

incorporación de la tarea de registro de las comisiones en el

procedimiento denominado: Actualización del Libro de Caja Chica



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Central. Para el cumplimiento de lo anterior se considera como plazo

suficiente 10 días a partir de aceptado el presente informe. Refiérase

al punto 3.4

Comunicar en un plazo de diez días posteriores a la recepción del

presente informe, de acuerdo con lo que establece el artículo 36 de

la Ley General de Control Interno, las gestiones realizadas en

atención a lo recomendado por esta Dirección, aportando la

documentación que evidencie lo actuado al respecto.

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