MODIFICA D.E. N° 1434, DE 2016, QUE MODIFICÓ EL D.E. N

1.

MODIFICA D.E. N° 1434, DE 2016, QUE MODIFICÓ EL D.E. N° 1275, DE 2016, QUE OFICIALIZÓ EL MANUAL CEREMONIAL UNIVERSITARIO DE LA UNIVERSIDAD DE ANTOFAGASTA, EN LA FORMA QUE INDICA.

DECRETO EXENTO Nº 587.-

ANTOFAGASTA, 23 de septiembre de 2020

VISTOS: Lo dispuesto en los D.F.L. Nºs 11 y 148, ambos de 1981 y D.S. Nº 237, de 2018, todos del Ministerio de Educación; Ley Nº 21.094, sobre Universidades Estatales.

CONSIDERANDO:

1. Que, mediante D.E. Nº 1275, de 05 de octubre de 2016, se oficializó el Manual Ceremonial Universitario de la Universidad de Antofagasta.

2. Que, mediante D.E. Nº 1434, de 15 de noviembre de 2016, se modificó el decreto exento Nº 1275, de 2016, en el sentido que incorporó el cargo de Vicerrector de Investigación, Innovación y Postgrado en su página 27, relativo al texto “Listado Protocolo Universitario” a continuación del cargo de Vicerrector Económico, quedando de la manera que ahí se indica.

3. Que, por comunicación electrónica del 01 de

septiembre de 2020, del Jefe de Gabinete de Rectoría, se ha solicitado modificar el D.E. Nº 1434, de 2016, en el sentido de oficializar el nuevo Manual de Ceremonial y Protocolo Universitario de la Universidad de Antofagasta, quedando en la forma que más adelante se indica.

4. Que, en mérito de lo anterior.

D E C R E T O: 1. MODIFÍCASE, el D.E. Nº 1434, de 15 de noviembre

de 2016, en el sentido de oficializar el nuevo Manual de Ceremonial y Protocolo Universitario de la Universidad de Antofagasta, cuyo texto es el siguiente:

MANUAL DE CEREMONIAL Y PROTOCOLO UNIVERSITARIO

UNIVERSIDAD DE ANTOFAGASTA

PRESENTACIÓN La Universidad de Antofagasta dispone, a través del presente manual, las normas generales que regulan el ceremonial y protocolo de los actos universitarios, con el objeto de establecer bases comunes y reconocidas institucionalmente. El objetivo del presente manual es apoyar a la comunidad universitaria, para abordar de manera adecuada las diferentes manifestaciones protocolares que se desarrollan en el marco de la gestión institucional. En esta guía se encuentran las principales normas para organizar y desarrollar eventos, de acuerdo con la formalidad y solemnidad que exigen estos actos en función de su naturaleza. Al mantener y observar las pautas establecidas, reforzaremos el sentido de identidad y cohesión de la comunidad universitaria. El Ceremonial y Protocolo Universitario, está regulado por la Oficina de Protocolo Institucional, dependiente del Gabinete de Rectoría, entidad encargada de apoyar y asesorar a las unidades de nuestra institución que así lo requieran.

2.

CEREMONIAS, ACTOS Y RECEPCIONES UNIVERSITARIAS

La Universidad de Antofagasta dentro de sus principales manifestaciones ceremoniales distingue las siguientes:

1. Ceremonias Solemnes 2. Ceremonias Institucionales 3. Actos y Eventos 4. Recepciones Sociales

1. Ceremonias Solemnes

Las ceremonias más importantes para la institución son denominadas solemnes, es decir cuentan con la mayor formalidad, cumplen con toda la normativa que regula este manual y se encuentran establecidas en el Calendario de Efeméride Institucional.

Dichos actos son organizados por la Oficina de Protocolo Institucional del Gabinete de Rectoría, salvo en el caso de las titulaciones las cuales son de responsabilidad de la respectiva facultad, de la Escuela de Postgrado o del Centro de Carreras Técnicas según el caso, con la asesoría de la Oficina de Protocolo Institucional.

Todas las ceremonias solemnes, deben considerar la presencia tanto de la bandera nacional como de la institucional; del mismo modo se debe realizar la interpretación del himno nacional y del himno institucional. Las ceremonias solemnes de la Universidad de Antofagasta son:

1.1. Inauguración del Año Académico 1.2. Cuenta Anual de Gestión 1.3. Entrega de Distinciones por Años de Servicio y Desempeño Universitario 1.4. Asunción del Rector(a) 1.5. Investidura Doctor(a) “Honoris Causa” 1.6. Entrega de Títulos y Grados Académicos

1.6.1. Entrega de Títulos Técnicos de Nivel Superior 1.6.2. Entrega de Títulos Profesionales y Grados Académicos de Bachiller y Licenciado 1.6.3.Entrega de Grados Académicos de Magíster, Doctorado y Especialidades Médicas u

Odontológicas 2. Ceremonias Institucionales

Las ceremonias institucionales están dirigidas principalmente a la comunidad universitaria. Pueden ser organizadas por las diversas direcciones y unidades académicas, con la asesoría de la Oficina de Protocolo Institucional. Dicho apoyo debe solicitarse mediante oficio o al correo electrónico [email protected].

Según el caso también pueden ser organizadas en conjunto con otras universidades, organismos públicos y privados, así como con entidades y organizaciones de la sociedad civil.

Se consideran ceremonias institucionales:

2.1. Firmas de convenios 2.2. Saludos protocolares 2.3. Aniversarios de unidades académicas, carreras y programas 2.4. Reconocimientos y homenajes 2.5. Lanzamientos 2.6. Inauguraciones 2.7. Primera piedra o entrega de llaves 2.8. Clausuras 2.9. Entrega de Certificaciones 2.10. Premiaciones

mailto:[email protected]

3.

3. Actos y Eventos

En el marco de su vinculación con la comunidad, la Universidad de Antofagasta desarrolla también actividades que van dirigidas fundamentalmente a públicos externos. Estos actos o eventos pueden ser organizados por las diversas direcciones y unidades académicas, con la asesoría de la Oficina de Protocolo Institucional. Dicho apoyo debe solicitarse mediante oficio o al correo electrónico [email protected]. Asimismo, al igual que en el caso de las ceremonias institucionales, los actos y eventos pueden ser organizados de manera conjunta con organismos públicos, privados o de la sociedad civil.

Se consideran actos y eventos:

3.1. Presentación de publicaciones (libros, memorias, revistas, etc.) 3.2. Eventos deportivos (campeonatos, corrida familiar, talleres, etc.) 3.3. Eventos culturales (conciertos musicales, estrenos teatrales, espectáculos, festivales, etc.)

4. Recepciones Sociales

En el contexto del quehacer universitario, tenemos tres tipos de recepciones sociales, cuyas características varían de acuerdo con el objetivo de la actividad. Dichas recepciones pueden ser organizadas por las diversas direcciones y unidades académicas, con la asesoría de la Oficina de Protocolo Institucional. Dicho apoyo debe solicitarse mediante oficio o al correo electrónico [email protected].

Entre ellas encontramos:

4.1. Desayunos: a partir de las 8:30 y hasta las 10:00 horas 4.2. Almuerzos: entre 13:00 y 15:00 horas 4.3. Cenas: desde las 20:00 horas en adelante

CEREMONIAS SOLEMNES Inauguración del Año Académico

Autoridad que preside la ceremonia Rector(a) Autoridad que invita Rector(a) Invitados Protocolo UA.

Protocolo Regional. Rectores CRUCh. Comunidad Universitaria.

Programa Vocativos. Himno Nacional. Discurso Rector(a). Clase Magistral. Entrega presente al conferencista. Himno UA. Cierre.

Responsabilidad protocolar Oficina Protocolo Institucional



4.

Cuenta Anual de Gestión



Programa Vocativos. Himno Nacional. Presentación por parte del Secretario(a) General Cuenta de Gestión del periodo realizada por el Rector(a). Himno UA. Cierre.


Entrega de Distinciones por Años de Servicio y Desempeño Universitario


Homenajeados(as) y sus familias. Programa Vocativos.

Himno Nacional. Discurso Rector(a). Entrega reconocimientos. Intervención artística. Entrega reconocimientos. Himno UA. Cierre.


Tradicionalmente se distinguen a los(as) funcionarios(as) por 15, 20, 25, 30, 35, 40 y 50 años de servicio en la institución. Aquellos(as) funcionarios(as) que cumplen 15, 20, 25 y 30 años de trayectoria reciben galvanos. En tanto, los(as) funcionarios(as) que son destacados por 35, 40 y 50 años de servicio reciben un reloj conmemorativo. La entrega del reconocimiento (galvano o reloj) para los(as) funcionarios(as) que cumplen 15, 20, 25, 30 y 35 años de servicio, es efectuada por los respectivos Directivos(as) Superiores, Decanos(as), Vicerrectores(as), de acuerdo a la dependencia jerárquica. En el caso, de los(as) funcionarios(as) de más alta jerarquía (Vicerrectores(as), Decanos(as) y Directivos(as) Superiores), la distinción es entregada por el Rector(a), lo mismo ocurre para las personas que cumplen 40 y 50 años de trayectoria.

5.

Asunción del Rector(a)


Rector entrante y familia. Protocolo Regional. Rectores CRUCh. Comunidad Universitaria.

Programa Vocativos. Himno Nacional. Discurso Rector(a) saliente. Lectura Decreto Nombramiento por parte del Secretario(a) General. Discurso Rector(a) entrante. Himno UA. Cierre.


Investidura Doctor Honoris Causa



Programa Vocativo. Bienvenida. Himno Nacional. Palabras Rector. Breve semblanza del galardonado. Lectura del decreto, por parte del Secretario(a) General. Entrega de Medalla. Discurso galardonado. Himno UA. Cierre.


La Universidad de Antofagasta concede la distinción Doctor(a) “Honoris Causa”, con el fin de reconocer a una persona por su trayectoria académica y/o de investigación, la cual es destacada a nivel nacional e internacional; así como por el cumplimiento de acciones de servicio sobresalientes prestadas a nuestra Casa de Estudios Superiores. La locución latina “Honoris Causa” se traduce “por causa de honor”, esto implica que el doctorado se entrega a una persona en virtud de sus cualidades, reputación y mérito; o de sus acciones de servicio y cumplimiento de deberes con la sociedad. La Investidura de Doctor(a) “Honoris Causa”, es realizada por el Rector(a) de nuestra casa de estudios.

6.

Entrega de Títulos y Grados Académicos

Autoridad que preside la ceremonia Rector(a) Autoridad que invita Decano(a), Director(a) Escuela de Postgrado o

Director(a) Centro de Carreras Técnicas, según corresponda

Invitados Protocolo Directivo UA: Rector(a), Vicerrectores(as), Secretario(a) General, Decanos, Director HCUA, Directivos(as) Superiores Protocolo Facultad UA: Decano(a), Secretarios(as) de Facultad, Directores(as) Dptos., Jefes(as) de Carrera, Ceal Titulandos(as) y familias

Programa Vocativos. Ingreso Titulandos(as). Himno Nacional. Discurso Decano(a) o Director(a) según corresponda Entrega de Títulos o Grados. Número Artístico (opcional). Entrega de Títulos o Grados. Toma de Juramento por parte del Secretario(a)

General. Entrega de Distinciones. Discurso del Titulado(a) o Graduado(a). Himno Universidad de Antofagasta. Salida de Titulados(as) o Graduados(as).

Responsabilidad protocolar Facultad, Escuela de Postgrado o Centro Carreras Técnicas; con la asesoría Oficina Protocolo Institucional

Ensayo de la Ceremonia: Todas las ceremonias de titulación requieren de un ensayo, que debe realizarse el día anterior a la ceremonia. Es importante que en el ensayo se cuente con la contratación del maestro de ceremonia, en su defecto se debe designar una persona para que realice la lectura del libreto de manera exclusiva, es decir que no tenga otra función durante el ensayo.

7.

Toma de Juramento: La Toma del Juramento a los(as) titulandos(as) debe ser realizada por el Secretario(a) General de la Universidad de Antofagasta, de manera de procurar la solemnidad que requiere este significativo acto. Asimismo, es importante considerar que el ensayo de la Toma de Juramento lo realiza el encargado(a) de Protocolo Institucional, durante el ensayo general de la ceremonia. Discurso del titulado: los organizadores de la titulación (Facultad, Escuela de Postgrado o Centro de Carreras Técnicas) son quienes determinan quien tomará la palabra en nombre de los titulados o profesionales. Es muy importante, contactar al estudiante y coordinar oportunamente su intervención. Diplomas de Título Técnico Profesional: la entrega de los diplomas la hace el jefe(a) de la carrera técnico profesional respectiva. Diplomas de Título Profesional y de Grado de Bachiller y Licenciado: la entrega de los diplomas es realizada por el respectivo jefe(a) de la carrera de pregrado. Diplomas de Grado Magister y Doctorado: la entrega de los diplomas es efectuada por el respectivo director(a) del programa de magíster o doctorado. Medalla Doctoral: es entregada por el director(a) del Programa de Doctorado.

Distinciones Académicas: los galvanos por mejor rendimiento académico son entregados por los(as) decanos(as) en el caso de las carreras de pregrado; y por el director(a) del Centro de Carreras Técnicas para las carreras de nivel técnico profesional. En tanto, la distinción para el mejor de la promoción es entregada por el Rector(a). Toga y Birrete: El uso de toga y birrete está restringido para los(as) graduados(as) de la Escuela de Postgrado de nuestro plantel. Toga de color azul oscuro, con el logotipo Institucional bordado en color amarillo, y birrete de color azul oscuro con borla amarilla.

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Estola: Son usadas en las ceremonias de entrega de título técnico profesional y título profesional. Las estolas son de color azul, bordadas con el logotipo institucional, además del logotipo de la Facultad o del Centro de Carreras Técnicas, ambos en color blanco. A excepción de la Facultad de Ingeniería cuyas estolas tienen tres franjas de igual tamaño: azul, blanco y anaranjado, en homenaje a la Escuela de Minas y Universidad Técnica del Estado, ambas instituciones precursoras de nuestro plantel.

9.

PRECEDENCIA Una de las funciones más importantes del Ceremonial y Protocolo es fijar la precedencia, la cual determina la ubicación que corresponde a las autoridades en las ceremonias, actos y recepciones institucionales. En la Universidad de Antofagasta, todas las ceremonias, actos y recepciones son precedidas por el Rector(a). Cabe destacar que las normas de precedencia no son absolutas y deben modificarse cuando así lo aconsejen las circunstancias de una determinada actividad. Corresponderá a la Oficina de Protocolo Institucional resolver los casos en que se tengan dudas acerca de la correcta aplicación de la precedencia. En aquellos casos en que el presente manual no considere la precedencia o rango de determinado cargo, de una persona o funcionario, se procederá por analogía. PRECEDENCIA UNIVERSIDAD DE ANTOFAGASTA La precedencia de las autoridades universitarias es la siguiente: 1. Rector(a) 2. Presidente(a) de la Junta Directiva 3. Directores(as) de la Junta Directiva 4. Vicerrector(a) Académico(a) 5. Vicerrector(a) Económico(a) 6. Vicerrector(a) de Investigación, Innovación y Postgrado 7. Secretario(a) General 8. Contralor(a) 9. Decanos(as) 10. Director(a) del Hospital Clínico UA 11. Directivos(as) Superiores 12. Vicedecanos(as) 13. Representantes Académicos por Facultad ante el Consejo Académico 14. Directores(as) de Centros e Institutos dependientes de Vicerrectorías 15. Secretarios(as) Académicos(as) de Facultades (Docencia, Vinculación e Investigación) 16. Directores(as) de Departamentos de Facultades 17. Directores(a) de Centros e Institutos de Facultades 18. Jefes(as) de Carreras 19. Directores(as) de programas de Postgrado 20. Presidente(a) de Asociaciones Gremiales 21. Presidente(a) de la Federación de Estudiantes 22. Presidente(a) de Centros de Alumnos(as) de las carreras PRECEDENCIA AUTORIDADES REGIONALES Reglamento del Ceremonial y Protocolo Capítulo VI - D.S. N°171, 8 de Noviembre de 2016 Publicado en Diario Oficial, 16 de Marzo de 2017 En actos y ceremonias oficiales celebradas en Regiones y Provincias, sin perjuicio de que las autoridades contempladas precedentemente mantengan la ubicación que les corresponde cuando asistan, la precedencia de las autoridades regionales será la siguiente:

1. Intendente Regional. 2. Senadores de la Circunscripción por antigüedad. 3. Diputados del Distrito por antigüedad. 4. Presidente de la Corte de Apelaciones.

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5. Contralor Regional. 6. Fiscal Regional del Ministerio Público. 7. Gobernador Provincial. 8. Secretarios Regionales Ministeriales. 9. Comandante General de la Guarnición de Ejército. 10. Alcalde. 11. Presidente del Consejo Regional. 12. Oficiales Generales de la Fuerzas Armadas. 13. Oficiales Generales de Carabineros y de la Policía de Investigaciones de Chile. 14. Defensor Regional. 15. Arzobispo u Obispo de la Iglesia Católica y representantes de Iglesias. 16. Oficiales Superiores de las Fuerzas Armadas. 17. Oficiales Superiores de Carabineros y de la Policía de Investigaciones de Chile. 18. Ministros y Fiscal de la Corte de Apelaciones. 19. Consejeros Regionales. 20. Concejales Comunales. 21. Representantes de los Pueblos Indígenas acordes a la realidad de la respectiva Región o

Comuna. 22. Decano del Cuerpo Consular. 23. Rectores de Universidades. 24. Tesorero Regional. 25. Cónsules Extranjeros. 26. Director Regional del Servicio Electoral. 27. Presidente del Tribunal Electoral Regional. 28. Jefes de Servicios Públicos. 29. Jueces de Letras, de Garantía y del Tribunal de Juicio Oral. 30. Jueces del Policía Local. 31. Oficiales de las Fuerzas Armadas. 32. Oficiales de Carabineros y de la Policía de Investigaciones de Chile.

En caso de ausencia de las autoridades mencionadas precedentemente, ocuparán su lugar los respectivos subrogantes, de conformidad a normativa vigente. APLICACIÓN DE LA PRECEDENCIA ¿Cómo se determina el lugar que debe ocupar una determinada autoridad? Para establecer el lugar que deben ocupar las autoridades de acuerdo a la norma de precedencia, debemos considerar las características de la ceremonia, ya sea con personas sentadas, de pie, en testeras o en mesas. (Ver planos de aplicación de precedencia, pág. 17) Comenzamos designando la primera ubicación. En el caso de tener un número impar de sillas, la primera ubicación es la silla del medio, quedando a los lados la misma cantidad de sillas, esta ubicación se conoce como Centro Métrico o Punto Cero. En caso de contar con un número par de sillas, el Punto Cero es la silla que está ubicada a la derecha del centro. Destinamos la primera (1°) ubicación a la más alta jerarquía, es decir al Rector(a) o su subrogante. En caso que no asista el Rector(a), asumirá su posición la persona de mayor jerarquía universitaria participante de la actividad. La segunda (2°) posición (derecha de la 1° ubicación) corresponde al anfitrión(a) o dueño(a) de casa, entendido como la máxima autoridad de la dirección o unidad académica que organiza el evento. Posteriormente, se alternan de la tercera (3°) ubicación a las demás posiciones (4°,5°, etc.), de izquierda a derecha de acuerdo al lugar que le corresponde en la Precedencia Universitaria.

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Punto Cero con sillas impares

Punto Cero con sillas pares

¿Qué ocurre cuando asiste una autoridad subrogante, en vez del titular? En caso de ausencia de la autoridad titular, ocupará su posición el respectivo subrogante en conformidad con la normativa de nuestra casa de estudios. ¿Qué ocurre cuando la autoridad titular invitada, envía una persona en su representación? La subrogación es distinta a la representación. Cuando asista un representante del invitado no se traspasa la jerarquía, por lo cual no puede ocupar el lugar de la autoridad representada, sino el espacio que le corresponda de acuerdo a su rango. ¿Cómo se organiza la precedencia cuando hay más de una institución organizadora? En aquellas actividades que se organizan en conjunto con otras instituciones, se alterna la Precedencia Universitaria con las precedencias de las demás entidades participantes, comenzando con la institución anfitriona.

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Si la actividad se desarrolla en dependencias universitarias, el Punto Cero corresponde al Rector(a) o a la máxima autoridad universitaria presente; en su calidad de anfitrión(a) del evento. Cuando el acto se desarrolla en otras dependencias, se privilegia la precedencia de la institución anfitriona, y después se ordenan las demás precedencias de acuerdo al Reglamento de Ceremonial Público y Protocolo de Estado del Ministerio de Relaciones Exteriores.

¿Cómo se organiza la precedencia cuando los invitados asisten acompañados de su cónyuge? En caso de la participación del o la cónyuge o conviviente civil de una autoridad, ambos serán considerados como una unidad, ubicándose al cónyuge a la derecha del invitado. En tanto, si ambos cónyuges o conviviente civiles asisten por sus respectivos cargos, ocuparán la ubicación que les corresponde por jerarquía de su rango.

¿Qué se hace cuando una autoridad tiene más de un cargo jerárquico? Si alguna autoridad ostenta más de un cargo, para efectos de la precedencia se considera el cargo de mayor jerarquía. PLANOS SOBRE APLICACIÓN DE PREDECENCIA 1.- Ceremonias con autoridades sentadas (sin pasillo):

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2.- Ceremonias con autoridades sentadas (con pasillo):

3.- Ceremonias de pie: De pie, autoridades de frente (mirando) al público:

De pie, autoridades dando la espalda al público:

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4.- Ceremonia con autoridades sentadas en Mesa de Honor o Testera:

5.- Precedencia en mesas: Norma Inglesa Los anfitriones son quienes presiden la mesa y se ubican en los extremos de ésta. Esta norma se emplea cuando los invitados son 6 – 10 – 14 – 18 – 22 – 26 – 30 y más. La desventaja de esta distribución, es que crea dos ambientes de conversación.

*Anfitrión(a)

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Norma Francesa Los anfitriones o cabeceras de mesa se ubican en el centro de ésta. Esta norma se emplea cuando los invitados son 8 – 12 – 16 – 20 – 24 – 28 – 32 y más. La ventaja de esta distribución, es que crea sólo un ambiente de conversación.

*Anfitrión(a) Mesa Tipo U

*Anfitrión(a)

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Precedencia en Mesa en forma de T

*Anfitrión(a) Precedencia en Mesa redonda

*Anfitrión(a)

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DISCURSOS Y VOCATIVOS En ceremonias o actos que requieran la intervención de discursos, se debe analizar la pertinencia de los oradores y equilibrar la participación de los mismos de manera de evitar la redundancia que puede enlentecer innecesariamente la actividad. Lo óptimo es no superar los tres discursos en una ceremonia. En caso de ser necesaria la incorporación de una mayor cantidad de oradores, se recomienda coordinar que las intervenciones no excedan los cinco minutos y que las temáticas de cada una estén previstas. En cuanto al orden de los oradores, la persona de menor rango es quien hace uso de la palabra en primer lugar y la autoridad de mayor jerarquía es la última en intervenir. Cuando se trate de una ceremonia de reconocimiento, la persona homenajeada es quien cierra los discursos. En situaciones donde nos encontramos con dos o más personas destacadas, es la persona de mayor rango quien toma la palabra en nombre del conjunto de los homenajeados. En el caso de las titulaciones, los organizadores de la ceremonia son quienes seleccionan al estudiante destacado que brindará el discurso final. (Ver pág. 9) Vocativos Entendemos por vocativo a la expresión que emplean los oradores al inicio de sus discursos, con el objetivo de saludar a las autoridades presentes en una ceremonia o acto. La Oficina de Protocolo Institucional es la encargada de elaborar y supervisar los vocativos que emplearán las autoridades universitarias en ceremonias públicas. Para ello es necesario que los organizadores realicen la nómina de autoridades que confirmaron su participación a la actividad. Para solicitar apoyo, puede contactarse a través del correo: [email protected] Consideraciones:

• Como máximo se deben mencionar individualmente a las seis primeras autoridades presentes en el acto (de acuerdo al orden de precedencia). La enumeración excesiva de autoridades resulta tediosa y excluyente.

• No es obligatorio agregar el nombre y apellido de la autoridad mencionada.

• Se acepta el uso de genéricos, como: autoridades universitarias, académicas y académicos, señoras y señores.

• Se recomienda emplear genéricos con perspectiva de género, es decir saludar señalando

decanas y decanos, o cuerpo académico para mencionar a las académicas y académicos. Es preferible emplear el término comunidad universitaria para incluir a los distintos estamentos, en vez de enumerar: funcionarias y funcionarios, alumnas y alumnos, etc.

PROGRAMA Y LIBRETO Uno de aspectos más relevante para la organización de ceremonias, es determinar la estructura o programa de la actividad. Lo anterior nos permite realizar el libreto y ajustar el tiempo estimado que durará la ceremonia, asimismo es una excelente manera de prever todos los requerimientos técnicos necesarios para el óptimo desarrollo de la misma. Para ello se puede solicitar el apoyo de la Oficina de Protocolo Institucional ([email protected]).



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En términos generales, los programas se estructuran de la siguiente manera:

• Mensaje Previo • Saludo autoridades • Introducción • Himno Nacional (obligatorio en Ceremonias Solemnes) • Contenido del acto, depende del carácter de la actividad

o Discursos o Entregas, Charlas, u otra acción o Número artístico

• Himno Universidad de Antofagasta (obligatorio en Ceremonias Solemnes e Institucionales) • Cierre

o Cóctel u otra manifestación (opcional) o Toma de fotografía oficial (opcional)

Libreto El libreto es el texto que lee el maestro de ceremonia y que da continuidad al acto. La redacción debe ser formal y precisa, no es necesario ahondar en detalles o información que puede ser dada a conocer por los oradores de la actividad. Un buen libreto permite dar agilidad a la ceremonia. Para solicitar apoyo, puede contactarse a través del correo: [email protected] Mensaje Previo: antes de comenzar oficialmente el evento, el maestro(a) de ceremonia invita a los presentes a tomar asiento y entrega las medidas de seguridad del recinto, así como solicita que los asistentes silencien o apaguen los celulares para evitar interrupciones. Saludo: para iniciar la actividad se saluda de manera genérica a las autoridades presentes. Por ejemplo: Rector de la Universidad de Antofagasta, autoridades universitarias, cuerpo académico, comunidad universitaria, señoras y señores, buenos días. El saludo se debe adaptar al carácter del acto. (Ver pág. 22) Introducción: por norma general la entidad o entidades organizadoras dan la bienvenida a la actividad, se sugiere emplear el nombre oficial del acto. Por ejemplo: La Universidad de Antofagasta les da la más cordial bienvenida a la Ceremonia de Inauguración del “Seminario Educación: una mirada al futuro”. En un segundo párrafo se pueden incluir los objetivos generales de la actividad que se está desarrollado. Por ejemplo: Esta instancia buscar abrir espacios de intercambio de experiencias didácticas destacadas, con miras a los desafíos que las nuevas tecnologías representan en las aulas de clase de nuestra región. Himno Nacional: Tras la introducción, se realiza la interpretación del Himno Nacional. Cabe destacar que la interpretación de la canción nacional no es obligatoria y depende del carácter de la actividad. De acuerdo a las disposiciones del presente manual, el uso del himno nacional es indispensable solamente en las ceremonias solemnes. (Ver pág. 3 y 29) Discursos: terminada la introducción damos paso a los discursos, invitando al orador al estrado. Es necesario considerar el nombre y cargo del orador. Al finalizar las palabras, el maestro de ceremonia agradece la intervención. (Ver pág. 22) Entregas: se recomienda anunciar qué se entrega (diploma, obsequio, reconocimiento, etc.) y posteriormente llamar al escenario a la autoridad o persona que realiza la entrega, al finalizar se agradece la participación de la autoridad. En este punto es necesario considerar: cantidad de personas que deben subir al escenario, personal que apoye la entrega, lugar donde deben quedar los objetos durante la ceremonia, entre otros aspectos logísticos.


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Clases magistrales, charlas, exposiciones: cuando el acto conlleva la realización de una exposición o charla es necesario presentar a la persona con una breve reseña biográfica, que sirva para destacar la pertinencia del conferencista respecto de la temática a tratar. Al término de la conferencia, se sugiere realizar la entrega de un presente o reconocimiento a la persona que dictó la misma. También es necesario consultar al expositor si se aceptarán preguntas del público, para planificar dicha acción dentro de la ceremonia. Es importante considerar los apoyos técnicos que pueda requerir el conferencista, tales como: computador, data show, micrófono inalámbrico, etc. Números Artísticos: la Universidad de Antofagasta cuenta con una serie de destacadas agrupaciones artísticas que pueden apoyar la realización de actividades institucionales, para ello es necesario contactar a la Dirección de Vinculación con el Medio y Extensión. La participación de estos grupos dependerá de la disponibilidad de los mismos. En caso de realizar una presentación artística, es necesario considerar una breve reseña de la agrupación e incluir los nombres de los intérpretes. Asimismo, se debe agradecer la intervención al término de la misma. Es indispensable prever los requerimientos de la presentación, estos pueden ser: amplificación, retorno, pedestales, atriles, micrófonos, catering, pista musical, traslados, etc. Himno de la Universidad de Antofagasta: la interpretación del himno universitario es obligatoria para las Ceremonias Solemnes e Institucionales, no así en los eventos o manifestaciones sociales. En caso de utilizar el himno institucional, se ubica previo al cierre de la actividad. (Ver pág. 29) Cierre: al término de la ceremonia, las entidades organizadoras agradecen la asistencia de los presentes; y en algunos casos, se invita a los participantes a compartir un café, cóctel u otra recepción. Por ejemplo: La Universidad de Antofagasta agradece su participación a la Ceremonia de Inauguración del “Seminario Educación: una mirada al futuro” y los invita a compartir un cóctel. Buenas Tardes. En ocasiones, al término de la ceremonia se realiza la fotografía oficial. Para ello se recomienda incluir en las palabras de cierre la invitación a la toma de la fotografía, explicando el lugar donde se realizará dicha imagen. USO EMBLEMAS NACIONALES E INSTITUCIONALES Las banderas nacional e institucional deberán ser utilizadas en las ceremonias y actos que se desarrollen en los campus de la Universidad, especialmente en aquellos que se realicen en dependencias cerradas, como: auditorios o salones del plantel. Se puede excusar el uso de los emblemas cuando las actividades se desarrollen en espacios que no presenten las condiciones de dignidad necesarias para la presencia de estas. Cabe destacar que el empleo de las banderas nacional e institucional es obligatorio en las Ceremonias Solemnes (Ver pág. 3). La bandera institucional consiste en un rectángulo de color blanco con el logotipo universitario, impreso o bordado, al centro del emblema. Ubicación de Banderas Cuando se disponga del emblema nacional al lado de la bandera universitaria, el pabellón patrio se ubica a la izquierda de los espectadores y a la derecha de éste se coloca la bandera institucional.

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Opción N° 1: Opción N° 2:

En el caso de contar con tres banderas, el emblema nacional se coloca al centro de ambas, a la izquierda de éste se ubica la bandera institucional y a la derecha del emblema patrio se dispone de la tercera bandera (facultad o invitado).

En caso de colocar cuatro o más banderas, la bandera chilena se ubicará en primer lugar (de izquierda a derecha, mirándola desde el público), posteriormente se ordenan las banderas de los invitados en orden alfabético y por último se coloca la bandera institucional al costado derecho del espectador.

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Consideraciones

• Las banderas (nacional – UA) deben ser del mismo tamaño entre sí. • Las banderas deben tener un tamaño proporcional a las astas. • Las astas deben ser del mismo tamaño entre sí. • Ambas banderas deben izarse al tope de la asta. • En caso de Duelo Nacional o Institucional revisar lo dispuesto en dicho capítulo. (Ver pág.

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Himnos En las ceremonias solemnes se considera la interpretación del Himno Nacional al comienzo del acto, y del Himno Institucional al término del mismo. En las ceremonias institucionales, se interpretará solamente el Himno de la Universidad, al final de la actividad. Himno Universidad de Antofagasta Letra: José Morales Salazar. Música: Humberto Leiva Castro.

Alma máter, has grabado en la piedra litoral de la vieja Portada

la palabra creadora que lleva la misión de una nueva alborada.

En la arcilla de aquel cántaro andino hallarás la raíz de la tierra,

y en el alma mineral del nortino la romántica luz de tu senda.

Coro

Canta el mar, responde la montaña luminosa presencia del norte, Universidad de Antofagasta,

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vibra el himno que canta tu nombre. II

Pon tu sello en la humana faena de sembrar en los surcos del alma

orna el tiempo, que echa al viento sus velas, con la flor de una nueva jornada.

En tus sienes los caminos esperan más allá del afán de este día

a lo lejos siempre brilla una estrella que tu ciencia febril desafía.

Coro

Canta el mar, responde la montaña luminosa presencia del norte, Universidad de Antofagasta,

vibra el himno que canta tu nombre.

CORRESPONDENCIA PROTOCOLAR La correspondencia protocolar permite mantener el relacionamiento formal y cordial con autoridades y público de interés. En el marco de las relaciones protocolares, se consideran las siguientes ocasiones:

• Invitar a una ceremonia, acto o recepción universitaria. • Aceptar una invitación o excusarse por no asistir. • Saludar o felicitar con motivo de efemérides, aniversarios o hitos institucionales. • Saludar o felicitar por situaciones personales: cumpleaños, nombramientos, ascensos,

distinciones, entre otras. • Agradecimientos. • Condolencias.

Encontramos tres variantes de correspondencia, la cual se puede aplicar en todas las ocasiones antes mencionadas, estas son: 1. Nota Protocolar 2. Esquela 3. Tarjeta 1. Nota Protocolar

Es la más formal de las variantes de correspondencia, está escrita en formato carta. La redacción es en lenguaje formal y se utiliza para expresarse en términos personales. La nota protocolar va firmada por el remitente, es decir se caracteriza por estar suscrita. Generalmente se imprime en hoja tamaño carta. Debe incluir todas las partes de una carta formal: membrete, fecha, destinatario (vocativo, nombre, cargo, institución), cuerpo, despedida, antefirma y firma. 2. Esquela Es una comunicación menos formal y más breve que la nota protocolar. El estilo de redacción es preciso y estándar. La esquela siempre va firmada por el remitente. Generalmente se imprime en la mitad doblada de una hoja carta.

23.

3. Tarjeta Es la más común de las variantes de correspondencia protocolar, se trata de una comunicación impersonal, menos formal que la nota protocolar o la esquela. El estilo de redacción es estándar. La tarjeta no va firmada por el remitente. Generalmente se imprime en cartulina, tamaño americano. Invitación La correspondencia protocolar más utilizada es la invitación. Es una comunicación formal que establece un compromiso entre invitante (remitente) e invitado (destinatario). La invitación debe formalizarse a través de una tarjeta, esquela o nota protocolar. Lo anterior depende del tipo de relación que exista entre el invitante y el invitado, lo más habitual es el uso de tarjeta. El tiempo de despacho de las invitaciones varía de acuerdo a la forma de envío. Actualmente, se privilegia el envío de invitaciones virtuales por correo electrónico, lo anterior en el marco de nuestras políticas de sustentabilidad. Dichas tarjetas digitales, deben enviarse con un plazo máximo de 15 días hábiles y un tope mínimo de una semana de antelación. Solamente en el caso de las Ceremonias Solemnes se realiza el envío de invitaciones en físico, las cuales deben ser remitidas en un plazo mínimo de 21 días previos a la actividad, porque hay que considerar el tiempo que se emplea en el transporte. Lo ideal es remitirlas con un mes de anticipación. La confección de la lista de invitados, depende de las características de la actividad y del público al que se desea convocar. Este análisis lo debe realizar el organizador de la ceremonia, acto o evento. Sin embargo, si la ceremonia va dirigida a la comunidad universitaria en general, corresponde por protocolo universitario invitar a las jerarquías directivas de nuestro plantel, es decir del número 1 al número 11 de la Precedencia Universitaria. (Ver pág. 11) Todas las invitaciones que se remiten desde la Universidad de Antofagasta, deben ser enviadas previamente a la Oficina de Protocolo Institucional, para su revisión y visto bueno. Lo anterior, para cautelar el cumplimiento de las normas protocolares establecidas. Tarjeta de invitación

Para cursar una invitación es necesario considerar los siguientes aspectos:

• Todas las invitaciones enviadas por nuestro plantel deben contar con Visto Bueno de la Oficina de Protocolo Institucional previo su envío a los invitados ([email protected]).

• Redacción estándar y en tercera persona. (Revisar modelos, pág. 32) • No incluyen firma. • Cuando la invitación es cursada por dos o más personas, se ordenan por precedencia,

colocando a la persona de mayor rango primero. • El diseño debe contar con el logotipo de nuestra universidad y cumplir con las disposiciones

de la Oficina de Imagen Institucional, Departamento de Comunicaciones. ([email protected])

• Debe especificar el número telefónico y/o correo electrónico, donde se confirma o excusa la asistencia a la actividad (S.R.C. o R.V.P.). Se recomienda dar respuesta a la invitación al menos 48 horas previas al evento.

• Por normas de cortesía y protocolo, es deber del invitado realizar la confirmación o excusa de la actividad. Se ha generalizado el mal hábito de no dar respuesta a las invitaciones. Más aún, el invitado comúnmente espera que el invitante le llame para confirmar su asistencia, lo que el ceremonial considera una falta grave de urbanidad.

24.

Modelos de redacción para esquelas y tarjetas Observaciones:

• Recordar que las esquelas van firmadas, a diferencia de las tarjetas que no se firman. • Los diseños de tarjetas deben ser solicitados a al Departamento de Comunicaciones, para

procurar que cuenten con los formatos institucionales autorizados. • Las tarjetas deben ser enviadas a la Oficina de Protocolo Institucional, para revisión y visto

bueno, previo envío. Invitación general

Nombre apellido del invitante, cargo de la Universidad de Antofagasta, saluda cordialmente a usted y tiene el agrado de invitarle a nombre de la ceremonia o evento. La actividad se realizará el 00 de mes, a las 00:00 horas, en el lugar, ubicado en dirección. Apellido invitante agradece desde ya su participación en este importante evento, en el cual descripción general y breve de lo que se hará. S.R.C: 55 – teléfono, [email protected]

Antofagasta, mes del año.

Invitación personalizada Nombre apellido del invitante, cargo de la Universidad de Antofagasta, saluda cordialmente al Sr. o Sra. nombre apellido del invitado, cargo de institución y tiene el agrado de invitarle a nombre de la ceremonia o evento. La actividad se realizará el 00 de mes, a las 00:00 horas, en el lugar, ubicado en dirección. Apellido invitante agradece desde ya su participación en este importante evento, en el cual descripción general y breve de lo que se hará. S.R.C: 55 – teléfono, [email protected]

Aceptar invitación, alternativa A


Nombre apellido del invitado, cargo de la Universidad de Antofagasta, saluda cordialmente al Sr. o Sra. nombre apellido del invitante, cargo del nombre institución, y confirma su participación en la nombre de la ceremonia o evento. Apellido remitente hace propicia la ocasión para expresar sus sentimientos de la más alta consideración y estima.



25.

Aceptar invitación, alternativa B


Nombre apellido del invitado, cargo de la Universidad de Antofagasta, saluda y agradece con especial atención al Sr. o Sra. nombre apellido del invitante, cargo de la nombre institución, por la invitación que le hiciera llegar con motivo de la nombre de la ceremonia o evento. Apellido remitente, junto con confirmar mi asistencia a tan relevante evento, hace propicia la ocasión para expresar sus sentimientos de la más alta consideración y estima.

Excusar invitación, alternativa A


Nombre apellido del invitado, cargo de la Universidad de Antofagasta, saluda cordialmente al Sr. o Sra. nombre apellido del invitante, cargo de la nombre institución y agradece su gentil invitación para participar en el nombre de la ceremonia o evento, que se efectuará el 00 de mes del presente. Junto con agradecer nuevamente vuestra invitación y desearles el mayor de los éxitos en esta actividad, lamento no poder acompañarlos por compromisos asumidos con antelación o por encontrarme (causa).

Excusar invitación, alternativa B


Nombre apellido del invitado, cargo de la Universidad de Antofagasta, saluda con especial atención al Sr. o Sra. nombre apellido del invitante, cargo de la nombre institución y agradece la gentil invitación que le hiciera llegar con motivo de la nombre de la ceremonia o evento, que se efectuará el 00 de mes. Lamentablemente compromisos adquiridos con anterioridad, le impedirán asistir a este evento. Apellido del invitado, junto con reiterar sus excusas les desea éxito en la ceremonia y una buena recepción de la misma.

Saludo o Felicitación


Nombre apellido del remitente, cargo de la Universidad de Antofagasta, saluda cordialmente al Sr. o Sra. nombre apellido del destinatario, cargo de la nombre institución, y le expresa sus más sinceras felicitaciones con motivo de situación por la cual se realiza la felicitación. Apellido remitente al reiterar sus congratulaciones, hace propicia la ocasión para desearle el mayor de los éxitos en este nuevo desafío o manifestarle sus sentimientos de la más alta consideración y estima.

26.


Saludo Aniversarios Institucionales, Nombre apellido del remitente, cargo de la Universidad de Antofagasta, saluda cordialmente al Sr. o Sra. nombre apellido del destinatario, cargo, y a todo el equipo de institución, con motivo de la conmemoración de su 00° aniversario institucional. Apellido remitente al reiterar sus congratulaciones, hace propicia la ocasión para manifestarle sus sentimientos de la más alta consideración y estima.

Antofagasta, mes del año. Condolencias, alternativa A

Nombre apellido del remitente, cargo de la Universidad de Antofagasta, hace llegar al Sr. o Sra. nombre apellido o a la Familia apellidos, sus más sentidas condolencias por el sensible fallecimiento de su querido parentesco, don o doña:

Nombres Apellidos persona fallecida (Q.E.P.D.)

Apellido remitente lamenta enormemente tan irreparable pérdida y formula votos para que la paz, resignación y tranquilidad lleguen pronto a vuestro hogar.

Condolencias, alternativa B


Nombre apellido del remitente, cargo de la Universidad de Antofagasta, hace llegar al Sr. o Sra. nombre apellido y familia, sus más sentidas condolencias por el sensible fallecimiento de su amado parentesco, don o doña nombre apellido persona fallecida, (Q.E.P.D.), quien fuera funcionario (a) (académico, estudiante, etc) de nuestra institución. En nombre de la comunidad universitaria y en el mío propio, expreso nuestra profunda aflicción por tan irreparable pérdida.


27.

DUELO NACIONAL E INSTITUCIONAL Duelo Nacional El Ministerio de Interior establece el Duelo Nacional o Duelo Oficial, mediante un Decreto Supremo que determina el izamiento de la bandera nacional y la suspensión de los actos gubernamentales que revistan el carácter de festejo. Esta medida tiene un plazo de tres o más días. Cuando se declara Duelo Nacional, la Oficina de Protocolo Institucional solicita a la Dirección de Personal y Administración del Campus que, a través de Servicios Generales, disponga el izamiento a media asta de la bandera nacional y de la bandera institucional en todos los campus del plantel, por la cantidad de días que establece el Decreto Supremo. Asimismo, en caso de ser necesario, el Rector(a) puede determinar la suspensión de actividades institucionales que tengan carácter festivo.

Duelo Institucional

El Duelo institucional es la manifestación oficial de pesar ante la defunción de algún integrante de la Comunidad Universitaria. Consiste en:

• Suspensión de actos festivos • Izamiento de la bandera institucional a media asta, por tres días, en todos los campus • Realización de condolencias oficiales • Publicación de obituario en un medio de comunicación de circulación regional • Entrega de ofrenda floral

Todo lo anterior, independiente de los actos individuales que organicen los miembros de la Comunidad Universitaria.

Se establece en caso del fallecimiento de:

• Funcionario(a) • Parientes cercanos del funcionario(a):

o Padres, hijos(as), cónyuge, conviviente civil y hermanos(as) • Estudiantes • Ex funcionario(a) • Otros: la máxima autoridad universitaria puede establecer Duelo Institucional en el caso de

fallecimiento de algún colaborador(a) del plantel, u otro caso. La información del hecho debe ser entregada al responsable de canalizar la gestión de acuerdo a los siguientes cuadros:

28.

Fallecimiento de Funcionario(a) y parientes cercanos

Responsable canalizar información Dpto. de Recursos Humanos [email protected]

Responsable de comunicar a la Comunidad Universitaria Dpto. de Comunicaciones [email protected]

Responsable ofrenda floral y condolencias Oficina de Protocolo Institucional [email protected]

Responsable publicación de obituario Dpto. de Recursos Humanos [email protected]

Fallecimiento Estudiantes

Responsable canalizar información Dirección de Desarrollo Estudiantil [email protected]



Responsable publicación de obituario Oficina de Protocolo Institucional [email protected]

Fallecimiento ex Funcionario(a) y otros casos

Responsable canalizar información Oficina de Protocolo Institucional [email protected]



Responsable publicación de obituario Oficina de Protocolo Institucional [email protected]

Izamiento a media asta En caso de declararse duelo institucional, la Dirección de Personal y Administración del Campus a través de Servicios Generales, dispondrá del izamiento de la bandera institucional a media asta, por un plazo de tres días contados desde la comunicación oficial del deceso, enviada a través del correo electrónico masivo a la comunidad universitaria. Este izamiento se realizará en todos los campus del plantel. Para colocar la bandera institucional a media asta, se eleva por completo y luego se arría “a media asta” para que pueda ondear a una distancia que va desde la mitad de la asta hacia arriba. Tal como se indica en la siguiente figura:















29.

Mitad de la Asta

VISITAS DE AUTORIDADES REGIONALES, NACIONALES O EXTRANJERA Saludo Protocolar Las autoridades que visitan la Universidad de Antofagasta son recibidas por el Rector(a) en una audiencia protocolar. La unidad que recibe a los visitantes, debe coordinar y calendarizar el Saludo Protocolar con el Jefe(a) de Gabinete de Rectoría ([email protected]), quien informa a la Oficina de Protocolo Institucional. A dicha reunión asisten los visitantes, la autoridad de la unidad que recibe la visita y el Rector(a). Asimismo, la máxima autoridad del plantel, puede convocar a otra autoridad universitaria si lo estima necesario. El saludo protocolar se realiza en las dependencias de Rectoría (Campus Angamos), al término del mismo la autoridad anfitriona entregará un obsequio al visitante y se realizará una fotografía, ambas expresiones son coordinadas por la Oficina de Protocolo Institucional. Los saludos protocolares deben ser informados al Departamento de Comunicaciones para su difusión. Asistencia a Ceremonias Cuando una autoridad regional, nacional o extranjera, asiste a alguna de las ceremonias, actos o manifestaciones universitarias, es necesario que la unidad mandante (organizadora del evento) informe a la Oficina de Protocolo Institucional, para cautelar los aspectos protocolares.


30.

Visitas en Terreno En caso de recibir a una delegación u autoridad, es necesario informar a la Oficina de Protocolo Institucional, quienes deben ser parte del comité que organiza la visita a las dependencias del plantel. Dicho comité tiene por misión elaborar el programa de la visita de acuerdo a la duración de la estadía, elaborar minuta informativa para las autoridades universitarias, reservar alojamientos, comidas y traslados de ser necesario, acompañar a las autoridades y facilitar todo el proceso de la visita. Las visitas en terreno deben ser informadas al Departamento de Comunicaciones para su difusión. PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE CEREMONIAS, ACTOS Y MANIFESTACIONES Unidad mandante Se entiende como la unidad responsable de la realización de la ceremonia, acto o manifestación. Dicha unidad tiene la misión de coordinar todos los aspectos necesarios para el buen desarrollo de la iniciativa. La Unidad Mandante debe considerar lo siguiente: Aspectos Administrativos

• Realizar la oficialización de la actividad. Lo anterior, de acuerdo al procedimiento establecido por la Vicerrectoría Económica.

• Cuando la actividad se realice en alguno de los campus de la universidad, debe Informar y solicitar el apoyo de Seguridad, a través de Servicios Generales.

• Informar a la Rectoría, mediante minuta, de la realización de la actividad ([email protected]). • Solventar los gastos que emanen de la actividad. • Planificar, realizar y evaluar la actividad.

Aspectos logísticos

• Determinar lugar, fecha y horario. • Considerar la disponibilidad de: data show, telón, amplificación, sillas, toldos, escenario entre

otros elementos, de acuerdo al carácter de la actividad. • Solicitar a la Oficina de Protocolo Institucional el préstamo de: podio, banderas, astas,

bandejas, manteles, pendones, entre otros. • Contar con personal de apoyo para el montaje y desmontaje del evento. • Contratar el coffee break, cóctel u otra manifestación. • Contratar el número artístico. • Gestionar el traslado de implementos, personal, entre otros. • Adquirir obsequios institucionales, a través de la Oficina de Imagen Institucional, del

Departamento de Comunicaciones ([email protected]). • Adquirir material como: carpetas, lápices, libretas, bolsos, etc. Lo anterior, a través de la

Oficina de Imagen Institucional. • En eventos con más de 200 personas, se debe considerar un punto de atención de primeros

auxilios.

Aspectos Protocolares

• Informar a la Oficina de Protocolo Institucional, para solicitar el apoyo técnico necesario. • Definir el programa de la actividad.


31.

• En caso de requerir de la presencia o palabras del Rector(a). Se debe enviar minuta y solicitud a través de la Oficina de Protocolo Institucional.

• Realizar invitaciones. • Confeccionar el listado de invitados (Contar con bases de datos actualizadas de los públicos

concernidos a los que va dirigida la actividad, esto se refiere a aquellas personas o instituciones que no están en el Protocolo Regional o en el Protocolo UA, ver pág. 12 y 13).

• Enviar Invitaciones. • Confirmar asistencia de invitados. • Elaborar el listado de confirmados y excusados. • Solicitar servicio de maestro de ceremonia, cuyo costo es asumido por la Unidad Mandante. • Contar con personal de apoyo para la atención de los invitados, mínimo dos personas.

Aspectos Comunicacionales y de Imagen Institucional

• Solicitar al Departamento de Comunicaciones el apoyo en la difusión y cobertura mediática de la actividad. Dicha solicitud se realiza en la página web institucional (http://www.comunicacionesua.cl/solicitud/cobertura.html)

• Solicitar diseño y visto bueno de piezas gráficas: invitaciones, programas, afiches, pendones, diplomas, entre otros ([email protected])

• Solicitar la compra de obsequios institucionales. • Solicitar el diseño de material: carpetas, lápices, bolsos, credenciales, entre otros. • Todos los costos asociados son de responsabilidad de la Unidad Mandante.

Oficina de Protocolo Institucional

Es la unidad encargada de determinar el Ceremonial y Protocolo de la Universidad de Antofagasta, prestando apoyo en la coordinación de las ceremonias, actos y manifestaciones de nuestro plantel. Esta unidad apoya y asesora a la Unidad Mandante con el objeto de procurar el cumplimiento de las normas protocolares y el buen desarrollo de las actividades.

Servicios

• Asesorar a la Unidad Mandante en los aspectos administrativos, logísticos, protocolares y

comunicacionales, relativos a la organización de ceremonias, actos y recepciones en el marco de los establecido en el presente manual

• Proveer la base de datos actualizada del Protocolo Universitario • Proveer la base de datos actualizada del Protocolo Regional • Revisar y dar visto bueno a las invitaciones institucionales • Apoyar el envío de invitaciones • Confirmar o excusar la asistencia del Rector(a) • Determinar y gestionar la precedencia de la actividad • Elaborar los vocativos • Gestionar la contratación del maestro de ceremonias (cuyo costo es asumido por la Unidad

Mandante) • Redactar, revisar y dar visto bueno al libreto • Préstamo de equipamiento:

o Podio con amplificación para actividades al aire libre o Fondo – Panel Institucional. o Pendones institucionales o Manteles institucionales o Bandejas o Cinta tricolor y tijera para inauguraciones

http://www.comunicacionesua.cl/solicitud/cobertura.html

32.

FORMULARIO DE REQUERIMIENTOS CEREMONIAL Y PROTOCOLO BIBLIOGRAFÍA

• Universidad de Antofagasta, Manual Ceremonial Universitario, Oficina de Relaciones Públicas,

2016. • Silva Concha, Mario, Ceremonial y Protocolo, Academia Diplomática de Chile Andrés Bello,

Fondo de Cultura Económica, Santiago – Chile, 2004.

33.

• Universidad de Chile, Guía de Protocolo de la Universidad de Chile, 2014. o URI:

http://repositorio.uchile.cl/handle/2250/124396 • Ministerio Relaciones Exteriores, Reglamento de Ceremonial Público y Protocolo de Estado, 8

de Noviembre de 2016, Publicado en Diario Oficial, 16 de Marzo de 2017. o URI:

https://minrel.gob.cl/minrel/site/artic/20170330/asocfile/20170330150540/reglamento_ de_ceremonial_pu blico_y_protocolo_de_estado 1_.pdf

2. ARCHÍVASE, una copia del presente acto conjuntamente con el decreto al que afecta, tanto en su formato físico como digital.

ANÓTESE, REGÍSTRESE Y COMUNÍQUESE.

MACARENA SILVA

Firmado digitalmente por MACARENA SILVA BOGGIANO

LUIS ALBERTO LOYOLA MORALES

Firmado digitalmente por LUIS ALBERTO LOYOLA MORALES Fecha: 2020.09.22 16:00:09 -03'00'

BOGGIANO Fecha: 2020.09.23 08:23:56 -03'00'

LUIS LOYOLA MORALES RECTOR

MACARENA SILVA BOGGIANO SECRETARIA GENERAL LLM/MSB/MDS/CRC/cmr Distribución: Secretaría General (SGD Nº2381) Contraloría Rectoría Dirección Jurídica Vicerrectoría Académica Vicerrectoría Económica Vicerrectoría de Investigación, Innovación y Postgrado Dirección de Gestión y Análisis Institucional Dirección de Vinculación con el Medio y Extensión Departamento de Comunicaciones Dirección de Imagen Institucional Dirección de Gestión Docente Admisión y Matrícula Servicio de Biblioteca y Recursos de Apoyo al Aprendizaje Dirección de Desarrollo Estudiantil Facultades Dirección de Economía y Finanzas Depto. de Finanzas Dirección de Personal y Administración del Campus Departamento de Administración de Recursos Humanos Departamento de Abastecimiento Dirección de Informática

http://repositorio.uchile.cl/handle/2250/124396

http://repositorio.uchile.cl/handle/2250/124396

https://minrel.gob.cl/minrel/site/artic/20170330/asocfile/20170330150540/reglamento_de_ceremonial_pu__blico_y_protocolo_de_estado__1_.pdf




34.

Dirección Escuela de Postgrado Dirección de Gestión de la Investigación Sistema de Educación a Distancia Centros de Investigación Institutos Centro de Carreras Técnicas Centro de Educación Continua Centro de Idiomas Oficina de Títulos y Grados Oficina de Santiago Jefe de Gabinete de Rectoría BOE-UA

Documents

MODIFICA D.E. N° 1434, DE 2016, QUE MODIFICÓ EL D.E. N