Upload
dongoc
View
238
Download
8
Embed Size (px)
Citation preview
MODUL SISTEM INFORMASI MANJEMEN
OLEH :
RONI ANDESPA, SE. MM
BAB I
PENGENALAN PADA MANAJEMEN INFORMASI
Informasi (termasuk data) adalah salah satu jenis utama sumber daya yang
tersedia bagi manajer, selain Manusia, Material, Mesin dan Uang. Sumber daya manusia,
material, mesin dan uang digunakan istilah sumber daya fisik sedangkan Informasi dan
data dengan istilah sumber daya konseptual. Informasi dapat dikelola seperti halnya
sumber daya yang lain. Semakin besar skala operasi perusahaan, manajer semakin
mengandalkan informasi dan sangat mungkin menggangap informasi sebagai sumber
daya mereka yang paling berharga.
Informasi adalah salahsatu jenis utama sumberdaya yang tersedia bagi manajer
dan merujuk pada suatu perusahaan ataupun organisasi baik para pemimpinnya maupun
anggota lainya. Informasi dapat dikelola seperti halnya sumberdaya lain, dan perhatian
pada topik ini bersumber dari dua pengaruh. Perrtama, bisnis telah menjadi semakin
rumit dan kedua, komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik.
Output informasi dari komputer digunakan oleh para manajer,non-manajer, serta orang-
orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan. Aplikasi utama komputer
adalah pengelolaan data akutansi, aplikasi tersebut diikuti oleh empat aplikasi lain ;
system informasi manajemen (management information system), system pendukung
keputusan (decision support system), kantor visual (virtualovicee), dan system berbasis
pengetahuan (knowledge-based system).Kelima aplikasi ini membentuk system informasi
berbasis komputer (computer-based information system), atau CBIS.
Perusahaan-perusahaan membentuk suatu organisasi jasa informasi yang terdiri
dari para spesialis informasi untuk menyediakan keahlian dalam pengembangan system
berbasis komputer.Para spesialis ini mencakup analisis system(system analyst ),
pengelola database (database administrator), spesialist jaringan (network specialists),
programmer dan operator. Dalam beberapa tahun terakhir, fpara pemakai telah mulai
melakukan sebagian besar para spesialist-suatu fenomena yang disebut end-user
computing.
Sulit untuk membuktikan nilai ekonomis dari suatu aplikasi komputer, tetapi
banyak analisis yang dilakukan umtuk menjustifykasi tiap proyek potensial. Setelah
Roni Andespa, SE. MM 1
berjalan proyek tersebut berkembang melalui suatu siklus hidup system (system life
cycle).
Dasar Sistem dan Informasi
Dasar sistem
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan /
bekerja sama guna mencapai / menyelesaikan suatu tujuan tertentu.
Karakteristik sistem
Adalah : Hal-hal yang menentukan sesuatu dapat dikatakan sistem / ciri-ciri sistem
- Komponen (componen) - Proses ( Process)
- Batasan Sistem ( Boundary ) - Keluaran ( output )
- Lingkungan Luar Sistem ( Environment ) - Sasaran ( objektifitas )
- Masukan ( Input )
Jenis- jenis Sistem
Sistem abstrak dan fisik
Sistem alamiah dan buatan manusia
Sistem terbuka dan tertutup
Sistem tentu dan tak tentu
Komponen / Model sistem
Masukan ( input )
Proses ( process )
Keluaran ( Output )
Umpan Balik ( feed Back )
Data adalah : Fakta-fakta , pemikiran-pemikiran yang belum memiliki arti /
manfaat bagi orang yang membutuhkannya.
Jenis-jenis Data
Data Terformat data yang ditampilkan dengan menggunakan format
tertentu ex: data kedatangan pesawat.
Data Text data yang ditampilkan yang merupakan penggabungan dari huruf,
angka, simbol-simbol tertentu ( % , $, + , etc )
Data Image ( Gambar ) data yang ditampilkan dalam bentuk gambar ex:
grafik, foto, hasil foto ronsent
Roni Andespa, SE. MM 2
Data Audio Data yang di tampilkan berupa suara ex: suara manusia ,dll
Data Video Data yang ditampilkan berupa gambar yang bergerak dan juga
dilengkapi dengan suara.
Proses/Model
Output/Informasi
Penerima/User
Hasil Tindakan
Data/Kejadian(Pengumpulan )
Keputusan/Tindakan
Data/Informasi
DataBase
Gambar Siklus Informasi 1.1. Manajemen Informasi
Adalah seluruh aktifitas memperoleh informasi, menggunakannya seefektif
mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat (McLeod, 1998)
Pentingnya Manajemen Informasi dalam Perusahaan
Ada 2 alasan kenapa para manajer sekarang ini, memberikan perhatian yang semakin
besar terhadap manajemen informasi.
Kompleksitas kegiatan bisnis yang semakin meningkat
1. Pengaruh Ekonomi Internasional
2. Persaingan Dunia
3. Kompleksitas Teknologi yang Meningkat
4. Batas waktu yang Singkat
5. Kendala kendala Sosial
Kemampuan komputer yang semakin baik
Peranan Manajer dalam Pengelolaan Manajemen Informasi
Roni Andespa, SE. MM 3
Dalam pengelolaan manajemen informasi pada perusahaan , manajer sangatlah
berperan penting, sehingga untuk mendukung hal tersebut manajer harus memiliki
beberapa keahlian dan pengetahuan manajemen.
Keahlian Manajemen
Seorang manajer yang berhasil banyak memiliki keahlian, tetapi ada dua yang
mendasar yaitu komunikasi dan pemecahan masalah.
Keahlian komunikasi
Manajer menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan dan tertulis.
Komunikasi tertulis meliputi laporan, surat, memo, e_mail dan terbitan berkala.
Komunikasi lisan terjadi saat rapat, menggunakan telpon,voice mail,meninjau fasilitas,
makan bisnis, dan kunjungan sosial.
Keahlian Pemecahan Masalah
Pemecahan masalah (Problem Solving) sebagai semua kegiatan yang mengarah
pada solusi suatu permasalah. Masalah dianggap sebagai sesuatu yang buruk , karena
sedikit yang menganggap masalah sebagai sesuatu untuk meraih kesempatan.
Masalah secara negatif sebagai suatu kondisi atau kejadian yang berbahaya atau
mungkin membahayakan suatu perusahaan , atau secara positif sebagai sesuatu yang
menguntungkan atau mungkin menguntungkan . Hasil dari aktifitas pemecahan masalah
adalah solusi. Selama pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan
keputusan (Decision Making), yaitu tindakan memilih dari beberapa alternatif tindakan.
Keputusan (Decision) adalah suatu tindakan tertentu yang telah dipilih.
Pengetahuan manajemen
Ada dua jenis pengetahuan manajer yang merupakan kunci di dalam manajemen
informasi menggunakan komputer yaitu : Mengerti komputer dan mengerti informasi.
Mengerti komputer yaitu pengetahuan mengenai komputer yang mencakup pengertian
mengenai istilah-istilah komputer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan
komputer, serta kemampuan menggunakan komputer dsb.
Mengerti informasi yaitu pengetahuan yang meliputi bagaimana menggunakan
informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, di mana informasi diolah,
dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.
Manajer dan Sistem
Roni Andespa, SE. MM 4
Ahli-ahli manajemen sering mengatakan bahwa seorang manajer harus
memandang organisasinya sebagai suatu sistem.
Pengertian Sistem
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang saling terintegrasi dengan
maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Suatu oerganisasi seperti perusahaan
atau area fungsional dalam perusahaan ( Pemasaran, Sumber Daya Manusia, Keuangan,
Manufaktur, dll) cocok dengan definisi ini.
Elemen Sistem
Sebuah sistem tidak memiliki kombinasi elemen yang sama, tetapi memiliki
susunan dasar yang sama. ( Input, Output, Transformasi, Mekanisme pengendalian,
Tujuan)
Roni Andespa, SE. MM 5
Transformasi
Mekanisme
Pengendalian
Tujuan
Input Output
Gambar
Subsistem dan Supersistem
Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam sistem, dimana jika suatu sistem
adalah bagian dari sistem yang lebih besar, maka bagian sistem tersebut disebut
subsistem sedangkan sistem yang lebih besar disebut supersistem.
Jenis-jenis Sistem
Suatu sistem tanpa elemen mekanisme kontrol, lingkaran umpan balik, dan tujuan
(tiga elemen kontrol) disebut sistem lingkaran terbuka(open loop system), sedangkan
sebaliknya disebut sistem lingkaran tertutup(close loop system).
Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya
disebut sistem terbuka(open system), sedangkan sistem yang tidak dihubungkan dengan
lingkungannya disebut sistem tertutup (close system).
Sistem fisik terdiri dari sejumlah sumber daya fisik perusahaan sedangkan sistem
konseptual sistem yang menggunakan sumber daya konseptual yaitu data dan informasi
untuk mewakili sistem fisik.
Sistem Perusahaan
Tanggung jawab utama manajer adalah memastikan bahwa perusahaan mencapai
tujuannya. Berbagai usaha diarahkan untuk membuat berbagai bagian perusahaan bekerja
Roni Andespa, SE. MM 6
sama seperti seharusnya. Manajer adalah elemen pengendali dalam sistem, yang bertugas
menjaga sistem agar tetap berjalan dan bergerak menuju tujuannya.
Sistem perusahaan berada dalam satu atau lebih sistem lingkungan yang lebih
besar, dan sistem perusahaan juga terdiri dari sistem yang lebih kecil atau sub sistem .
Walaupun setiap subsistem memiliki tujuan masing-masing, tetapi tujuan-tujuan
subsistemnya mendukung dan memberi kontribusi pada tujuan keseluruhan.
Sistem perusahaan merupakan sistem Lingkaran tertutup karena memiliki 3
elemen kontrol dan juga merupakan sistem terbuka karena dihubungkan dengan
lingkungannya melalui arus sumber daya.
Pandangan Sistem ini,
1. Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan rincian
pekerjaan.
2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik
3. Menekankan pentingnya kerja sama semua bagian dalam organisasi
4. Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya.
5. Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dapat
dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutup.
Data dan Informasi
Data dan informasi telah digabungkan dalam pengelompokan jenis-jenis sumber
daya , namun keduanya tidak sama. Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang
secara relatif tidak berarti bagi pemakai. Informasi adalah data yang telah diproses, atau
data yang memiliki arti.
Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi(information
processor). Pengolah Informasi adalah salah satu elemen kunci dalam sistem koseptual,
yang meliputi elemen-elemen komputer, elemen-elemen non komputer dan
kombinasinya.
2.1. Sistem Informasi dan Elemen Sistem Informasi
Sesungguhnya yang dimaksud dengan sistem informasi tidak selalu melibatkan
komputer. Sistem informasi yang menggunakan komputer biasa disebut Sistem Informasi
berbasis Komputer (Computer Based Information Systems atau CBIS).
Roni Andespa, SE. MM 7
Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan
teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi
(Alter,1992), Sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan,
menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik (Turban,Mc clean,
dan Wetherbhe 1999). Istilah sitem informasi juga sering dikacaukan dengan sistem
informasi manajemen (SIM). Kedua hal ini sebenarnya tidak sama. SIM merupakan salah
satu jenis sistem informasi.
Sistem informasi sebagai sebuah sistem memiliki elemen-elemen :
o Perangkat keras (hardware)
o Perangkat lunak (software)
o Prosedur
o Orang
o Basisdata
o Jaringan komputer dan komunikasi data
3.1. Evolusi Sistem Informasi berbasis Komputer
Fokus Awal pada Data
Pada awal perkembangannya (pertengahan abad dua puluh) penggunaan komputer
hanya terbatas untuk aplikasi akuntansi. Nama yang diberikan untuk aplikasi akuntansi
berbasis komputer adalah pengolahan data elektronik atau electronic data processing
(EDP). Istilah lain, Sistem Informasi Akuntansi (SIA), digunakan untuk menggambarkan
sistem yang memproses aplikasi pengolahan data perusahaan. SIA menghasilkan
beberapa informasi, sebagai produk sampingan dari proses akuntansi.
5.1 Fokus pada Informasi
Seiring dengan berkembangnya teknologi komputer yang memiliki kemampuan
proses yang lebih cepat, maka muncul konsep SIM yang menyadari bahwa aplikasi
komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen
disetiap area fungsional dan level aktivitasnya.
Fokus pada Pendukung Keputusan
Michael S. Scott Morton, Anthony Gorry dan Peter G. W. Keen, ilmuwan
informasi pada Massachusetts Institute of Technology (MIT) memformulasikan konsep
yang disebut sistem pendukung keputusan atau decision support system (DSS). DSS
Roni Andespa, SE. MM 8
adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus
dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer. Manajer tersebut
dapat berada di bagian mana pun dalam organisasi – pada tingkat mana pun dan dalam
area fungsional apa pun.
Fokus pada Komunikasi
Pada saat DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada aplikasi komputer
yang lain : otomatisasi kantor atau office automation (OA). OA memudahkan komunikasi
dan meningkatkan produktifitas di antara para manajer dan pekerja kantor melalui
penggunaan alat-alat elektronik.
Fokus pada Konsultasi
Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan kecerdasan buatan atau
artificial intelligence (AI), bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar dari AI adalah bahwa
komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama
seperti manusia. Bagian khusus dari AI, yaitu sistem pakar atau expert system (ES),
mendapat paling banyak perhatian. Sistem pakar adalah suatu sistem yang berfungsi
sebagai seorang spesialis dalam suatu area. Sebagai contoh, sistem pakar dapat
menyediakan bagi seorang manajer sebagian bantuan yang sama seperti yang diberikan
oleh seorang konsultan manajemen.
Kualistas informasi tergantung pada tiga hal yaitu :
1. Akurat,
berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan
bagi orang yang menerima informasi tersebut. Akurat juga berarti informasi harus
jelas mencerminkan maksudnya. Dalam prakteknya, mungkin dalam penyampaian
suatu informasi banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak isi
dari informasi tersebut. Komponen akurat meliputi :
- Completeness, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki
kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian
akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan.
- Correctness, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki
kebenaran.
- Security, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki
Roni Andespa, SE. MM 9
keamanan.
2. Tepat waktu,
Informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab informasi yang usang
(terlambat) tidak mempunyai niali yang baik, sehingga bila digunakan sebagai dasar
dalam pengambilan keputusan akan dapat berakibat fatal. Saat ini mahalnya nilai
informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan
teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.
3. Relevan,
Informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima. Relevansi informasi untuk
tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai
sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang
relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan.
4. Ekonomis,
Informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebih besar dibandingkan
dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir
keuntungannya dengan satuan nilai uang tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.
Nilai Informasi
Yang menentukan nilai informasi ( value of informations) adalah :
Manfaat
Biaya
Nilai informasi sering dihubungkan dengan :
Analisa biaya
Analisa Efektifitas
Sistem Informasi
Pengertian
Jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan atau bekerjasama
untuk melakukan kegiatan guna menyelesaikan suatu masalah yang memiliki
manfaat bagi orang yang membutuhkannya
(Aller,1992) Kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan tenologi yang
diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi
Roni Andespa, SE. MM 10
(Hall, 2001) Sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokkan, diparasi
menjadi informasi dan didistribusikan kepada pemakai
Komponen sistem informasi
Block Hardware
Block Basis Data
Block Software
Block Jaringan Komputer dan komunikasi Data
Block Brainware
Klasifikasi Sistem Informasi
Level organisasi
Area fungsional
Dukungan yang diberikan
Arsitektur sistem informasi
Dll
Sistem Informasi Dalam Perusahaan (Kroenke, 1992)
Sistem informasi pribadi
Sistem informasi kelompok kerja (workgroup information system), dan
Sistem informasi perusahaan (enterprise information system)
JJeenniiss
JJuummllaahh PPeemmaakkaaii PPeerrssppeekkttiiff
PPrriibbaaddii 11 IInnddiivviidduuaall
KKeelloommppookk
kkeerrjjaa
BBaannyyaakk,, uummuummnnyyaa kkuurraanngg ddaarrii 2255
oorraanngg
DDeeppaarrtteemmeenn –– PPeemmaakkaaii bbeerrbbaaggii
ppeerrssppeekkttiiff yyaanngg ssaammaa
PPeerruussaahhaaaann BBaannyyaakk,, sseerriinnggkkaallii rraattuussaann PPeerruussaahhaaaann –– PPeemmaakkaaii mmeemmiilliikkii
bbaannyyaakk ppeerrssppeekkttiiff
Sistem Informasi Fungsional
Sistem informasi akuntansi (Accounting information system)
Sistem informasi keuangan (Finance information system)
Sistem informasi manufaktur (Manufacturing/production information system)
Roni Andespa, SE. MM 11
Roni Andespa, SE. MM 12
Sistem informasi pemasaran (Marketing information system atau MKIS)
Sistem informasi SDM (Human resources information system atau HRIS)
Klasifikasi Sistem Informasi Menurut Aktivitas Manajemen (Ebert dan Griffin,
2003)
Sistem informasi pengetahuan
Sistem informasi yang mendukung aktivitas pekerja berpengetahuan. Sistem
seperti ES dan OAS termasuk dalam katagori ini.
Sistem informasi operasional
Berurusan dengan operasi organisasi sehari-hari, seperti penempatan pesanan
pembelian dan pencatatan jumlah jam kerja pegawai. TPS, SIM, dan DSS sederhana
termasuk ke dalam jenis sistem informasi ini
Sistem informasi manajerial
Sistem informasi manajerial atau disebut juga sistem informasi taktis adalah
sistem informasi yang menunjang kegiatan-kegiatan yang bersifat manajerial
Sistem informasi strategis
Sistem informasi yang digunakan untuk menangani masalah-masalah strategis
dalam organisasi. Sistem ini sangat bermanfaat untuk mendukung operasi dan proses-
proses manajemen yang menyediakan jasa dan produk strategis untuk menuju ke
keunggulan yang kompetitif.
Sistem Informasi Menurut Dukungan
SSiisstteemm FFuunnggssii PPeemmaakkaaii
TTPPSS MMeenngghhiimmppuunn ddaann mmeennyyiimmppaann iinnffoorrmmaassii
ttrraannssaakkssii
OOrraanngg yyaanngg mmeemmpprroosseess ttrraannssaakkssii
MMIISS MMeennggoonnvveerrssii ddaattaa yyaanngg bbeerraassaall ddaarrii TTPPSS
mmeennjjaaddii iinnffoorrmmaassii yyaanngg bbeerrgguunnaa uunnttuukk
mmeennggeelloollaa oorrggaanniissaassii ddaann mmeemmaannttaauu kkiinneerrjjaa
SSeemmuuaa lleevveell mmaannaajjeemmeenn
DDSSSS MMeemmbbaannttuu ppeennggaammbbiill kkeeppuuttuussaann ddeennggaann
mmeennyyeeddiiaakkaann iinnffoorrmmaassii,, mmooddeell,, aattaauu ppeerraannggkkaatt
uunnttuukk mmeennggaannaalliissaa iinnffoorrmmaassii
AAnnaalliiss,, mmaannaajjeerr,, ddaann pprrooffeessiioonnaall
Roni Andespa, SE. MM 13
EEIISS MMeennyyeeddiiaakkaann iinnffoorrmmaassii yyaanngg mmuuddaahh ddiiaakksseess
ddaann bbeerrssiiffaatt iinntteerraakkttiiff,, ttaannppaa mmeenngghhaarruusskkaann
eekksseekkuuttiiff mmeennjjaaddii aahhllii aannaalliissiiss
MMaannaajjeemmeenn ttiinnggkkaatt mmeenneennggaahh ddaann
aattaass
EESS MMeennyyeeddiiaakkaann ppeennggeettaahhuuaann ppaakkaarr ppaaddaa bbiiddaanngg
tteerrtteennttuu uunnttuukk mmeemmbbaannttuu ppeemmeeccaahhaann mmaassaallaahh
OOrraanngg yyaanngg hheennddaakk mmeemmeeccaahhkkaann
mmaassaallaahh yyaanngg mmeemmeerrlluukkaann
kkeeppaakkaarraann
OOAASS MMeennyyeeddiiaakkaann ffaassiilliittaass uunnttuukk mmeemmpprroosseess
ddookkuummeenn mmaauuppuunn ppeessaann--ppeessaann sseehhiinnggggaa
ppeekkeerrjjaaaann ddaappaatt ddiillaakkuukkaann sseeccaarraa eeffiissiieenn ddaann
eeffeekkttiiff
SSttaaff mmaauuppuunn mmaannaajjeerr
Sistem informasi yang mengandung karakteristik beberapa kategori disebut
sebagai sistem hibrid (Alter, 1992)
Sistem informasi yang dirancang untuk menghasilkan informasi dan mendukung
pengambilan keputusan untuk berbagai level manajemen dan fungsi-fungsi bisnis,
dan sekaligus melakukan pemrosesan transaksi disebut sebagai sistem informasi
fungsional-silang (cross-functional information system) atau sistem informasi
yang terintegrasi (integrated information system) (O’Brien, 1991)
Sistem Pemrosesan Transaksi (SPT)
Sistem informasi yang pertama kali diimplementasikan
Fokus utama pada data transaksi
Sesuai dengan namanya, sistem informasi ini digunakan untuk menghimpun,
menyimpan, dan memproses data transaksi serta kadangkala mengendalikan
keputusan yang merupakan bagian dari transaksi.
Contoh yang mengendalikan keputusan adalah sistem pemrosesan transaksi yang
sekaligus dapat memvalidasi keabsahan kartu kredit atau mencarikan rute pesawat
terbang yang terbaik sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
Model Sistem Pemrosesan Transaksi
Basis Data
Pemasukan
Data
Pemrosesan Transaksi
Laporam Dokumen,
dan Keluaran yang lain
Karakteristik SPT (Turban, McLean, dan Wetherbe, 1999)
• Jumlah data yang diproses sangat besar
• Sumber data umumnya internal dan keluaran terutama dimaksudkan untuk pihak
internal (meskipun bisa juga diperuntukkan bagi mitra kerja)
• Pemrosesan informasi dilakukan secara teratur: harian, mingguan, dan sebagainya
• Kapasitas penyimpan (basis data) besar
• Kecepatan pemrosesan yang diperlukan tinggi karena volume yang besar
• Umumnya memantau dan mengumpulkan data masa lalu
• Masukan dan keluaran terstruktur. Mengingat data yang diproses cukup stabil,
data diformat dalam suatu standar
• Level kerincian yang tinggi mudah terlihat terutama pada masukan tetapi
seringkali juga pada keluaran
• Komputasi tidak rumit (menggunakan matematika sederhana atau operasi
statistik)
• Memerlukan kehandalan yang tinggi
• Pemrosesan terhadap permintaan merupakan suatu keharusan. Pemakai dapat
melakukan permintaan terhadap basis data
Roni Andespa, SE. MM 14
Contoh SPT
Cara Pemrosesan pada SPT
Pemrosesan batch
Transaksi ditumpuk dulu dan kemudian diproses belakangan pada waktu tertentu
misalnya pada waktu sore hari atau malam hari. Kelemahan pemrosesan batch adalah
membuat basis data tidak pernah dalam keadaan terkini, karena seringkali terdapat data
transaksi yang terlambat untuk dimasukkan ke dalam basis data.
Pemrosesan online
Tidak ada penundaan pemrosesan. Setiap transaksi terjadi segera dibukukan.
Dengan demikian, data selalu dalam keadaan mutakhir.
Pemrosesan Hibrid
Merupakan perpaduan antara pemrosesan batch dan online
Model seperti ini dijumpai pada beberapa sistem POS (Point-of-sale). Data
dimasukkan seketika ke dalam komputer ketika transaksi terjadi, tetapi
pemrosesan lebih lanjut (misalnya pemutakhiran ke sediaan) dilakukan pada
waktu malam hari.
Model seperti ini juga sering dilakukan pada bank yang offline (belum tersedia
layanan komunikasi ke pusat atau komunikasi sedang terputus).
Roni Andespa, SE. MM 15
Roni Andespa, SE. MM 16
Istilah Lain-lain Tentang SPT
CIS (customer integrated system) merupakan contoh lain hasil pengembangan
dari TPS. Sistem ini memanfaatkan teknologi yang memungkinkan pelanggan
dapat melaksanakan transaksinya sendiri. Contoh ATM dan B2C
Istilah lain untuk CIS adalah pemrosesan interaktif
Perbedaan Pemrosesan Batch dan Online
KKaarraakktteerriissttiikk PPeemmrroosseessaann BBaattcchh PPeemmrroosseessaann OOnnlliinnee
PPeemmrroosseessaann
ttrraannssaakkssii
DDaattaa ttrraannssaakkssii ddiirreekkaamm,,
ddiikkuummppuullkkaann,, ddaann ddiiuurruuttkkaann,, ddaann
ddiipprroosseess sseeccaarraa ppeerriiooddiiss
TTrraannssaakkssii ddiipprroosseess sseekkeettiikkaa
PPeemmuuttaakkhhiirraann
bbeerrkkaass
KKeettiikkaa ttuummppuukkaann ddiipprroosseess SSaaaatt ttrraannssaakkssii ddiipprroosseess
WWaakkttuu
ttaannggggaappaann
BBeebbeerraappaa jjaamm aattaauu hhaarrii sseetteellaahh
ttuummppuukkaann ddiikkiirriimm uunnttuukk ddiipprroosseess
BBeebbeerraappaa ddeettiikk sseetteellaahh sseettiiaapp
ttrraannssaakkssii ddiipprroosseess
Pengembangan sistem informasi
Dalam melakukan pengembangan terhadap kebutuhan sistem informasi ada 3 tes yang
dapat dilakukan, yaitu :
Kepada siapa SI ditujukan
Untuk keputusan apa informasi ditujukan
Sejauh mana informasi dapat digunakan untuk mendeteksi dan memecahkan
masalah
1.6. Pengembangan Sistem Informasi
Pengembangan sistem dapat berati menyusun suatu sistem yang baru untuk
menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem telah ada.
Sistem yang lama perlu diperbaiki/diganti disebabkan beberapa hal, yaitu :
1. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul di sistem yang lama,
permasalahan yang timbul dapat berupa ketidakberesan, pertumbuhan
organisasi,
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan.
3. Adanya instruksi-instruksi (dari pimpinan atau dari luar organisasi misalnya
pemerintah).
Pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer dapat merupakan tugas
kompleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan dapat memakan waktu yang lama
untuk menyelesaikannya.
1.7. Analis Sistem
Definisi Analisis Sistem
Menurut Yogiyanto (1995) analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem
informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk
mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi
dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.
Menurut Kristanto (2003) analisis sistem adalah suatu proses mengumpulkan dan
menginterpretasikan kenyataan-kenyataan yang ada, mendiagnosa persoalan dan
menggunakan keduanya untuk memperbaiki sistem.
Analis Sistem
Menurut Yogiyanto (1995) analis sistem (analis informasi) adalah orang yang
menganalis sistem (mempelajari masalah-masalahan yang timbul dan menentukan
kebutuhan pemakai sistem) untuk mengidentifikasikan pemecahan permasalahan
tersebut.
Menurut Kristanto (2003) analis sistem adalah orang yang mempunyai
kemampuan untuk menganalisis sebuah sistem, memilih alternatif pemecahan masalah
dan menyelesaikan masalah tersebut dengan menggunakan komputer.
Peranan Analis Sistem
Analis sistem secara sistematis menilai bagaimana fungsi bisnis dengan cara
mengamati proses input dan pengolahan data serta proses output informasi untuk
membantu peningkatan proses organisasional. Dengan demikian, analis sistem
mempunyai tiga peranan penting, yaitu :
1. Sebagai konsultan
2. Sebagai ahli pendukung
3. Sebagai agen perubahan
Roni Andespa, SE. MM 17
Tugas Analis Sistem
Adapun tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang analis sistem adalah :
1. mengumpulkan dan menganalisis semua dokumen, file, formulir yang digunakan
pada sistem yang telah berjalan.
2. menyusun laporan dari sistem yang telah berjalan dan mengevaluasi kekurangan-
kekurangan pada sistem tersebut dan melaporankan semua kekurangan tersebut
kepada pemakai sistem.
3. merancang perbaikan pada sistem tersebut dan menyusun sistem baru.
4. menganalisis dan menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk sistem yang
baru dan memberikan argumen tentang keuntungan yang dapat diperoleh dari
pemakian sistem yang baru tersebut.
5. mengawasi semua kegiatan terutama yang berkaitan dengan sistem yang baru
tersebut.
Sistem Informasi Manajemen (SIM atau MIS)
Sistem informasi yang digunakan untuk menyajikan informasi yang digunakan
untuk mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah
organisasi.
SIM menghasilkan informasi untuk memantau kinerja, memelihara koordinasi,
dan menyediakan informasi untuk operasi organisasi.
Umumnya SIM mengambil data dari sistem pemrosesan transaksi
Roni Andespa, SE. MM 18
Istilah Lain untuk SIM
Sistem peringatan manajemen (management alerting system), karena sistem ini
memberikan peringatan kepada pemakai (umumnya manajemen) terhadap
masalah maupun peluang (Haag, 2000)
Sistem pelaporan manajemen atau management reporting system (Zwass, 1998)
Basis Data
Informasi
Sistem
Informasi Manajemen
Informasi Untuk
Pemakai
Karakteristik SIM (Diadaptasi dari Turban, 1998)
• Beroperasi pada tugas-tugas yang terstruktur, yakni pada lingkungan yang telah
mendefinisikan hal-hal berikut secara tegas dan jelas: prosedur operasi, aturan
pengambilan keputusan, dan arus informasi
• Meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya
• Menyediakan laporan dan kemudahan akses yang berguna untuk pengambilan
keputusan tetapi tidak secara langsung (manajer menggunakan laporan dan
informasi dan membuat kesimpulan-kesimpulan tersendiri untuk melakukan
pengambilan keputusan).
Contoh Laporan Hasil SIM
Divisi/ Cabang Penjualan Rencana
Rasio Penjualan/Rencana
Jawa Tengah Kudus 1.200.000 1.750.000 0,69 Magelang 2.350.000 2.100.000 1,12 Semarang 5.000.500 5.000.000 1,00 Total 8.550.500 8.850.000 0,97 Jawa Timur Banyuwangi 1.300.000 1.250.000 1,04 Madiun 2.250.000 1.200.000 1,88 Malang 1.560.000 1.200.000 1,30 Surabaya 6.750.000 7.500.000 0,90 Total 11.860.000 11.150.000 1,06
Roni Andespa, SE. MM 19
Macam Laporan SIM
Laporan periodis adalah laporan yang dihasilkan dalam selang waktu tertentu
seperti harian, mingguan, bulanan, kwartalan, dan sebagainya.
Laporan ikhtisar adalah laporan yang memberikan ringkasan terhadap sejumlah
data/informasi.
Laporan perkecualian adalah laporan yang hanya muncul kalau terjadi keadaan
yang tidak normal. Sebagai contoh, manajer pembelian mungkin memerlukan
laporan pengiriman barang dari pemasok yang sudah terlambat satu minggu.
Laporan ini hanya muncul kalau keadaan yang diminta terpenuhi.
Laporan perbandingan adalah laporan yang menunjukkan dua atau lebih
himpunan informasi yang serupa dengan maksud untuk dibandingkan
Terkadang SIM juga menyediakan laporan yang yang tergolong sebagai demand
(Ad Hoc) report, yaitu jenis laporan yang dapat diminta sewaktu-waktu dan
pemakai dapat mengatur sendiri tataletak informasi yang diperlukan
Roni Andespa, SE. MM 20
BAB II
SISTEM INFORMASI & TEKNOLOGI INFORMASI
Kemampuan utama Sistem Informasi
Meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja
Menyajikan informasi dengan jelas yang menggugah pikiran manusia
Mengotomatisasi proses-proses bisnis
Mempercepat pengetikan dan penyuntingan
Kemampuan di atas dapat mendukung pencapaian sasaran bisnis suatu perusahaan:
Peningkatan produktifitas
Pengukuran biaya
Peningkatan pengambilan keputusan
Peningkatan layanan ke pelanggan
Pengembangan aplikasi-aplikasi strategi yang baru
Alasan sebuah perusahaan menggunakan Sistem Informasi
1. Kegiatan bisnis semakin rumit
2. Komputer telah mencapai kemampuan yang lebih baik
Teknologi Informasi
Menurut kamus oxford (1995) suatu studi atau penggunaan peralatan
elektronika terutama komputer untuk menyimpan, menganalisa dan mendistribusikan
informasi apa saja.
Menurut alter (1992) mencakup perangkat keras dan perangkat lunak untuk
melaksanakan satu atau sejumlah tugas pemrosesan data seperti menangkap,
mentransmisikan, menyimpan, mengambil, memanipulasi atau menampilkan data.
Ruang Lingkup Teknologi Informasi (TI)
Secara garis besar TI dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu :
1. Perangkat lunak (software)
2. Perangkat keras (hardware)
Roni Andespa, SE. MM 21
Dari 2 hal di atas TI dapat dibagi menjadi :
Teknologi Masukan ( Input)
Teknologi Keluaran (Output)
Teknologi Penyimpanan (storage)
Teknologi Telekomunikasi (telecomunication)
Teknologi Pemrosesan (Process)
Peran Teknologi Informasi
TI menggantikan peran manusia
TI memperkuat peran manusia
TI restrukturisasi terhadap peran manusia
TI mempengaruhi strategi pemasaran
TI memiliki kemampuan untuk integrasi berbagai bagian dalam informasi
TI mempengaruhi antar muka organisasi
Roni Andespa, SE. MM 22
BAB III
MODEL UMUM SISTEM INFORMASI PERUSAHAAN
Lingkungan Organisasi Sistem informasi
Kekuatan-kekuatan ekonomi, budaya, politik yang mempengaruhi kehidupan organisasi
(eksternal)
Yang termasuk kekuatan tersebut adalah :
Inflasi
Tingkat serapan tenaga kerja
Kebiasaan Masyarakat
Sifat Pasar
Pribadi dan organisasi lain
Budaya dalam organisasi
Hirarki
Hirarki adalah : adanya hubungan antara atasan dan bawahan
Hirarki dalam suatu organisasi dapat mempengaruhi berbagai hal, diantaranya :
Arus informasi
Rentang kendali manajemen
Peringkasan informasi
Penyaringan informasi
Pemusatan Wewenang
Pemusatan wewenang dalam pengelolaan sebuah perusahaan terdiri atas :
Manajemen terpusat
Manajemen tersebar
Manajemen koordinatif
Roni Andespa, SE. MM 23
Jenis Informasi Yang Dibutuhkan Manajer
Kelompok Manajer Format Informasi Yang Disukai
Akuntan Tabel Keuangan & Lap. Keuangan
Manajer Keuangan Bagian-bagian di tabel keuangan
Insyinyur Grafik
Manajer Umum Deskripsi Naratif
Pengacara Ringkasan naratif dalam bentuk tulisan
Ilmuan Manajer Rumusan dan model matematis
Pengaruh sifat manajer terhadap Sistem Informasi
Sifat Manajer Dampaknya Terhadap Sistem
Informasi
Manajer tidak akan mengendalikan diri pada sistem
yang tidak dipahami
Sistem harus sederhana dan mudah
dipahami
Manajer berorientasi pada manusia Manajer lebih sering menerima
informasi dari sumberdaya manusia
Penggunaan waktu yang efisien Manajer kurang suka berinteraksi
langsung dengan sistem Informasi
Prioritas ulang Harus disediakan informasi dan
waktu setiap saat
Kerja yang terbagi Akan membingungkan sistem analis
Manajer tidak ingin terlihat ketidaktahuannya Manajer cendrung menghindari
diskusi tentang sistem dengan para
personel
Roni Andespa, SE. MM 24
Peran Manajer dalam Sistem Informasi
Manajer memiliki peran dalam sistem informasi, diantaranya :
• Mengindentifikasi masalah dan kesempatan
• Melakukan pencarian informasi
• Melakukan pemilihan alternatif
• Melakukan pembuatan dan pengambilan keputusan
Roni Andespa, SE. MM 25
BAB IV
MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
DALAM SISTEM INFORMASI
Strategi Mempersiapkan SDM sistem Informasi
Dalam penerapan Sistem Informasi pada suatu perusahaan terdapat beberapa hal
yang akan dipengaruhinya terutama kedudukan SDM pada suatu organisasi. Pengaruh-
pengaruh tesebut antaranya :
Birokrasi menjadi lebih flat / datar
Komunikasi antar staf berlangsung cepat
Distribusi informasi antar bagian lebih cepat
Staf di semualini menjadi lebih produktif dan pola kerja bergeser / berubah
menjadi team work
Transformasi Birokrasi SI Tradisional menuju SI Berbasis TI
Makin Flat
Gambar Pengaruh SI/TI Terhada SDM
Manajemen SDM sistem Informasi
Adalah suatu proses yang berlangsung terus menerus di dalam suatu perusahaan
untuk mendapatkan orang yang tepat pada posisi pada saat yang di butuhkan.
Menurut Stoner, Proses dalam MSDM terdapat 7 Aktivitas dasar, yaitu :
Roni Andespa, SE. MM 26
1. Perencanaan
2. Rekrutmen
3. Seleksi
4. Sosialisasi
5. Pelatihan dan pengembangan
6. Penilaian
7. Apresiasi
Kebutuhan staf dalam perusahaan kini semakin diperketat dengan sejumlah
persyaratan. Karakteristik Staf yang diperlukan perusahaan telah berubah dan
berkembang, antara lain :
Berpengalaman
Berwawasan
Trampil
Kreatif
Daya adaptasi
Karir di bidang Teknologi Informasi
Secara umum, karir di bidang komputer dapat dikelompokkan sebagai berikut :
1. Ahli SI, yaitu seorang yang ahli dalam melakukan analisa dan menyusun suatu
program atau sistem informasi. Ahli SI ini dapat dikelompokkan menjadi Sistem
Analis dan Programer
2. Ahli Ilmu Komputer, yaitu seorang yang mampu mengembangkan sistem
komputer baik software maupun hardware.
3. Ahli Hardware, yaitu orang yang memiliki keahlian dalam merakit, menginstal
dan melakukan perawatan secara teknis peralatan-peralatan komputer, termasuk
di dalamnya jaringan komputer, dan Internet.
4. Operator, yaitu orang yang betugas untuk mengoperasikan dan mengawasi sistem
komputer dan SI yang diimplementasikan di dalam perusahaan. Di samping itu, ia
juga bertugas untuk memasukkan data-data baik itu data awal maupun data
transaksi.
Roni Andespa, SE. MM 27
Memotivasi SDM SI
Pimpinan perusahaan harus memikirkan cara untuk memotivasi SDM internal.
Menurut maslow motivasi dapat ditumbuhkan berdasarkan kebutuhan individu dalam
hirarki kebutuhannya. Hirarki kebutuhan Maslow (stoner, 1995) adalah:
Kebutuhan Fisiologis
Kebutuhan Keamanan
Kebutuhan Sosial
Kebutuhan Harga Diri
Kebutuhan Aktualisasi Diri
Pengurangan Jumlah SDM SI
Untuk mencegah timbulnya gejolak apabila terjadi pengurangan jumlah SDM
pimpinan dapat mengambil langkah-langkah berikut :
Meningkatkan volume transaksi
Mempertimbangkan dengan hati-hati penambahan SDM
Konsep Manajemen Sumber Daya Informasi
Manajemen sumber daya informasi (Information Resourch Management) IRM
adalah dengan tujuan mengindentifikasi, memperoleh dan mengelola sumber daya
informasi yang diperlukan.
Elemen-elemen IRM yang Diperlukan
Agar suatu perusahaan dapat mencapai IRM secara penuh, perlu ada satu set
kondisi tertentu. Kondisi-kondisi tersebut meliputi :
- Kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya
informasi yang unggul.
- Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu area fungsional utama.
- Kesadaran bahwa CIO adalah executive puncak.
- Perhatian pada sumber daya informasi perusahaan saat membuat perencanaan
strategis.
- Rencana strategis formal untuk mendorong dan mengelola nd-user computing
Roni Andespa, SE. MM 28
Apa itu CBIS ?
Computer Based Information System (CBIS) atau yang dalam Bahasa Indonesia
disebut juga Sistem Informasi Berbasis Komputer merupakan sistem pengolah data
menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu
pengambilan keputusan. Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS yang akan dibahas
pada bagian ini antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan “basis
komputer” sebagai kata kuncinya.
Kontribusi CBIS
Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling penting dalam pengendalian
manajemen. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk
membantu manajemen dalam Mengkoordinasi subunit-subunit dari organisasi dan
mengarahkan bagian-bagian tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan. Dua hal yang
menjadi perhatian dari definisi diatas adalah mengkoordinasi dan mengarahkan. Tentu
saja dalam dua proses tersebut diperlukan satu sistem agar proses koordinasi dan
pengarahan dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian
manajemen adalah :
· penghematan waktu (time saving)
· penghematan biaya (cost saving)
· peningkatan efektivitas (effectiveness)
· pengembangan teknologi (technology development)
· pengembangan personel akuntansi (accounting staff development).
Dengan berbagai manfaat dan kontribusi yang diberikan tersebut, diharapkan
setiap perusahaan dapat bertahan dalam arena kompetisi yang semakin ketat.
TUGAS KONTROL CBIS
Mencakup semua fase siklus hidup, selama siklus hidup dibagi menjadi kontrol-
kontrol yang berhubungan dengan pengembangan sistem, desain dan operasi
Metode untuk mendapatkan dan memelihara kontrol CBIS
1. Manajemen dapat melakukan kontrol langsung
2. Manajemen mengontrol CBIS secara tidak langsung dengan terus menerus
melalui CIO.
Roni Andespa, SE. MM 29
3. Manajemen mengontrol CBIS secara tidak langsung berkenaan dengan proyeknya
melalui pihak ketiga
Roni Andespa, SE. MM 30
BAB V
SISTEM
INFORMASI AKUNTANSI
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) melaksanakan aplikasi akuntansi perusahaan.
Aplikasi ini ditandai dengan volume pengolahan data yang tinggi.
Pengolahan data terdiri dari empat tugas utama :
1. Pengumpulan data
2. Manipulasi data
3. Penyimpanan data
4. Penyiapan dokumen
Pengolahan Data
Adalah manipulasi atau transformasi simbol-simbol seperti angka dan abjad,
untuk tujuan meningkatkan kegunaannya.
Tugas pengolahan data perusahaan dilaksanakan oleh Sistem Informasi Akuntansi
(SIA) yang mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data
tersebut menjadi informasi, serta menyediakan informasi bagi pemakai di dalam maupun
diluar perusahaan.
Tugas pengolahan data
1. Pengumpulan data
Setiap tindakan yang dilakukan perusahaan yang melibatkan semua elemen
lingkungan yang disebut dengan transaksi.
2. Manipulasi Data
Data dimanipulasi untuk menghasilkan/mengubahnya menjadi suatu informasi.
operasi manipulasi meliputi :
a. Pengklarifikasian
Elemen-elemen data tertentu dalam catatan digunakan sebagai kode
(dalam catatan gaji dipakai kode karyawan).
b. Penyortiran
Roni Andespa, SE. MM 31
Catatan-catatan disusun sebagai urutan tertentu berdasarkan kode atau
elemen data tertentu (misal file catatan gaji disusun sehingga semua
catatan tiap pegawai terkumpul menjadi satu).
c. Penghitungan
Operasi aritmatika dan logika dilaksanakan pada elemen-elemen data
tambahan (misal upah per jam dikalikan dengan jam kerja untuk
menghasilkan pendapatan kotor).
d. Pengikhtisaran
terdapat banyak data yang perlu disintesiskan, atau disarikan, menjadi
bentuk total, subtotal, rata-rata, dst.
3. Penyimpanan Data
Data disimpan disuatu tempat hingga diperlukan. Data disimpan di media
penyimpanan sekunder, dan file dapat di integrasikan secara logis untuk membentuk
suatu database.
4. Penyiapan dokumen
SIA menghasilkan output untuk perorangan dan organisasi baik dalam maupun
luar organisasi.
Karakteristik SIA
1. Melaksanakan tugas yang diperlukan ; perusahaan tidak memutuskan untuk
pengolahan data atau tidak, apabila semua elemen menuntut dilakukan
pengolahan data maka dilakukan, dan begitu sebaliknya.
2. Berpegang pada prosedur yang relatif standar.
3. Menangani data yang rinci ; perusahaan menyediakan jejak audit (audit trail),
jejak audit adalah kronologi kegiatan yang dapat ditelusuri dari awal sampai
akhir.
4. Terutama berfokus historis. Menjelaskan masa lampau.
Roni Andespa, SE. MM 32
SIKLUS SIA
Pengolahan Pesanan
Penjualan
Penagihan
Analisis
Penjualan
Piutang
Penerimaan Kas
Utang Pengeluaran Kas
Buku Besar
Pelaporan Keuangan
Pembelian
Pemrosesan
Sediaan
Sistem Pemrosesan Transaksi
Pengeluaran dan Penerimaan Kas
Sistem Pemrosesan Transaksi Penjualan
Sistem Pemrosesan Transaksi Pembelian
Sistem Pelaporan
dan Pemrosesan Buku Besar
Pembayaran Gaji
Pencatatan Kehadiran
Sistem Pemrosesan
Transaksi Penggajian
Roni Andespa, SE. MM 33
BAB VI
SISTEM
INFORMASI EKSEKUTIF ( EIS )
SISTEM Informasi eksekutif adalah ( EIS ) :
Adalah : Suatu sistem yang dirancang khusus bagi manajer pada tingkat perencanaan
strategis.
Sistem informasi yang menyediakan fasilitas yang fleksibel bagi manajer dan
eksekutif dalam mengakses informasi eksternal dan internal yang berguna untuk
mengidentifikasi masalah atau mengenali peluang
Pemakai yang awam dengan komputerpun tidak sulit mengoperasikannya karena
sistem dilengkapi dengan antarmuka yang sangat memudahkan pemakai untuk
menggunakannya (user-friendly).
• Informasi Internal
• Informasi Eksternal
• Laporan yang ditentukan oleh MIS
• Kemampuan drill-down
• Perangkat DSS
1. Menyediakan akses terhadap seluruh jenis informasi
2. Mendukung keluwesan pelaporan dan menyediakan perangkat untuk menganalisis informasi
3. Membantu eksekutif mengidentifikasi masalah dan mengenali peluang
Roni Andespa, SE. MM 34
CONTOH EIS
Karakteristik EIS
• Dapat digunakan untuk meringkas, menapis, dan memperoleh detil data
• Menyediakan analisis kecenderungan (trend analysis), pelaporan perkecualian,
dan kemampuan drill-down
• Dapat digunakan untuk mengakses dan memadukan data internal dan eksternal
• Mudah digunakan dan terkadang tidak perlu atau hanya perlu sedikit pelatihan
untuk menggunakannya
Roni Andespa, SE. MM 35
• Dapat digunakan secara langsung oleh eksekutif tanpa perantara
• Menyajikan informasi dalam bentuk teks, grafik, dan tabel
• Terkadang dilengkapi fasilitas komunikasi elektronis (e-mail dan konferensi
dengan komputer), kemampuan analisis data (spreadsheet, bahasa query, dan
DSS), dan perangkat produktivitas pribadi (seperti kalendar elektronis)
Model sistem Informasi Eksekutif terdiri dari :
1. Data base yang berisi data dari SIA dan dilengkapi dengan kotak pos elektronik
(elektronic mail box) :
yaitu yang digunakan oleh eksekutif untuk mengirimkan dan menerima surat
elektronik dan kalender elektronik, yang digunakan eksekutif untuk mengadakan
pertemuan.
2. Perangkat lunak EIS
Menggunakan isi database untuk menghasilkan tampilan yang telah disusun
sebelumnya (preformatted) yang diturunkan (downloaded) ke workstation eksekutif dan
disimpan di database eksekutif. Eksekutif memasukan permintaan informasi dan
menerima tampilan.
Dialog Antara Eksekutif dan EIS
1. Eksekutif memasukan instruksi kedalam sistem melalui menu.
2. Informasi dapat ditampilkan dalam bentuk tabel, grafik, atau narasi.
Drill down
Berarti eksekutif dapat memulai dari gambaran sekilas dan kemudian secara
bertahap-tahap mengambil informasi yang lebih rinci.
Rute ke EIS
Ada tiga rute utama untuk mendapatkan perangkat lunak yang menghasilkan
informasi eksekutif
1. Spesialis informasi perusahaan dapat mengembangkan perangkat lunak pesanan
(custom software).
2. Eksekutif dapat menggunakan perangkat lunak produktivitas perorangan
(personal productivity software) seperti ; sistem manajemen database dan paket
grafik.
3. Perusahaan dapat menciptakan perangkat lunak EIS khusus.
Roni Andespa, SE. MM 36
Mengapa EIS berbeda dengan MIS dan DSS?
MIS menyediakan laporan-laporan standar yang dibuat berdasarkan periode yang
tertentu (harian, mingguan, dan sebagainya). Hasilnya dipakai untuk memantau
indikator-indikator yang sama dari waktu ke waktu dan tak dapat digunakan untuk
menganalisis masalah atau situasi baru.
DSS awalnya dirancang untuk menganalisa masalah dan situasi baru, tetapi dalam
prakteknya perangkat-perangkat yang disediakan terlalu menuntut kepakaran.
Hanya analis yang bisa memanfaatkannya. Sementara itu, hanya sedikit manajer
yang mempunyai kemampuan analis. Oleh karena itu, DSS jarang dipakai secara
langsung oleh eksekutif pada tingkat menengah dan atas.
Berbeda dengan tipe sistem informasi yang lain, EIS secara pokok tidak dirancang
untuk menyelesaikan masalah tertentu
EIS dirancang untuk membantu eksekutif mencari informasi yang diperlukan
manakala mereka membutuhkannya dan dalam bentuk apapun yang paling
bermanfaat
EIS juga memiliki perangkat DSS yang digunakan untuk membantu eksekutif
memahami permasalahan atau peluang yang ada sehingga mereka dapat
mengembangkan strategi
Roni Andespa, SE. MM 37
BAB VII
SISTEM
INFORMASI PEMASARAN
Sistem Informasi pemasaran merupakan subset dari sistem informasi manajemen
yang menyediakan informasi untuk memecahkan masalah pemasaran perusahaan.
Struktur dasar sistem informasi pemasaran terdiri dari :
- Subsistem input yang bertugas mengumpulkan data dan informasi, yang
dimasukan kedalam database.
- Subsistem output yang terdiri dari program-program komputer yang mengubah
data menjadi informasi bagi para pemakai.
- Sistem informasi yang menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi
pemasaran.
- Mendukung keputusan yang berkaitan dengan bauran pemasaran (marketing mix),
yang mencakup:
- produk (barang dan jasa) yang perlu ditawarkan
- tempat yang menjadi sasaran pemasaran
- promosi yang perlu dilakukan
- harga produk
Roni Andespa, SE. MM 38
Riset
Pemasaran
Informasi Pemasaran
Subsistem
Pemrosesan Transaksi
Basis Data
Subsistem Bauran Pemasaran
Subsistem Produk
Subsistem Tempat
Subsistem Promosi
Subsistem Harga
Peramalan Penjualan
Data prospek dan konsumen
Data transaksi
Data pesaing
Subsistem Input pemasaran
Input ini menyediakan catatan kegiatan penjualan yang terinci, yang dapat
menjadi dasar bagi laporan periodik dan khusus, atau model matematika.
Yang terdiri dari :
Subsistem penelitian pemasaran (Marketing research subsystem ) :
mengumpulkan data mengenai segala aspek operasi pemasaran penjualan, namun
terutama aspek-aspek yang berkaitan dengan pelanggan atau calon pelanggan. Data
dikumpulkan terutama melalui survei.
Subsistem inteligen pemasaran (marketing intelligence subsystem):
mengumpulkan data dan informasi mengenai pesaing perusahaan.
Subsistem output pemasaran
semua produk dan jasa yang ditawarkan oleh fungsi pemasaran disebut bauran
pemasaran ( marketing mix ), yang mencakup :
- Produk ( produck )
- Tempat ( place ) produk itu dijual
- Promosi ( promotion )
- Harga ( price ) produk
Semua perangkat lunak yang menginformasikan kepada manajer mengenai
produk tercakup didalam subsistem produk.
Semua perangkat lunak yang menjelaskan cara produk didistribusikan ke
pelanggan tercakup didalam subsistem tempat.
Perangkat lunak yang memberitahukan manajer mengenai penjualan langsung dan
periklanan berada didalam subsistem promosi.
Dan semua informasi mengenai harga disediakan oleh subsistem harga.
Manajer dapat menggunakan subsistem-subsistem ini secara terpisah atau
gabungan. Integrated–mix subsystem memungkinkan manajer mengembangkan
strategi pemasaran yang menggunakan campuran unsur-unsur secara gabungan.
Roni Andespa, SE. MM 39
BAB VIII
SISTEM
INFORMASI MANUFAKTUR
Komputer digunakan sebagai komponen sistem fisik maupun sebagai sistem
informasi konsepual. Komputer digunakan dalam sistem produk fisik untuk aplikasi
seperti computer-aided design ( CAD ) dan computer-aided manufacturing ( CAM ).
Sebagai sistem informasi konseptual, komputer juga digunakan dalam
menjadwalkan produksi, mengatur persediaan, mengendalikan kualitas produk, dan
melaporkan biaya produksi. Semua aplikasi fisik dan konseptual diberi nama computer
integrated manufactured.
Sistem informasi manufaktur merupakan subset dari sistem informasi manajemen
yang menyediakan informasi untuk digunakan dalam pemecahan masalah manufaktur.
Sistem yang digunakan untuk mendukung fungsi produksi, yang mencakup
seluruh kegiatan yang terkait dengan perencanaan dan pengendalian proses untuk
memproduksi barang atau jasa
Sistem Perencanaan Manufaktur
• Rencana produksi • Rencana tenaga kerja • Rencana kebutuhan bahan baku
Sistem Pengendalian Manufaktur
• Penjadwalan produksi • Perencanaan kebutuhan bahan baku • Perencanaan kebutuhan kapasitas • Engineering • Produktivitas tenaga kerja • Produktivitas mesin • Perawatan • Pengendalian bengkel kerja • Pengendalian kualitas • Pengendalian proses • Pengendalian mesin dan robotika
Pelaporan Bengkel Kerja
• Pengendalian bahan baku
• Penggunaan mesin
• Pelaporan tenaga kerja
Inspeksi
• Rework • Pengendalian
kualitas • Custom
specification
Pemrosesan Perintah Kerja
• Pemeliharaan
sediaan suku-cadang
• Sejarah mesin
Sistem Pemrosesan Transaksi
Roni Andespa, SE. MM 40
Berbagai Nama SI Manufaktur
ROP (reorder point), yakni suatu sistem yang mendasarkan keputusan pembelian
berdasarkan titik pemesanan kembali (reorder point). Merupakan sistem
ifnormasi manufaktur yang paling sederhana
MRP (meterial requirements planning), yakni suatu sistem yang dapat dipakai
untuk merencanakan kebutuhan berbagai bahan baku yang diperlukan dalam
proses produksi
MRP II (material resource planning), yakni suatu sistem yang memadukan
MRP dengan penjadwalan produksi dan operasi pada bengkel kerja (shop floor
operation). Sistem ini tidak mengontrol mesin dalam bengkel kerja, melainkan
sistem informasi ini hanya mencoba memperkecil sediaan dan memperkerjakan
mesin secara efektif.
JIT (Just-in-time), yakni suatu pendekatan yang menjaga arus bahan baku
melalui pabrik agar selalu dalam keadaan minimum dengan mengatur bahan baku
tiba di bengkel kerja pada saat diperlukan atau “tepat pada waktunya” (just in
time).
CIM (computer integrated manufacturing) merupakan suatu sistem yang
menggabungkan berbagai teknik untuk menciptakan proses manufaktur yang
luwes, cepat, dan menghasilkan produk yang berkualitas tinggi secara efisien.
Implementasi CIM
Menyederhanakan proses produksi, perancangan produk, organisasi pabrik
sebagai dasar yang penting untuk pengotomasikan dan pengintegrasian
Mengotomasikan proses-proses produksi dan fungsi-fungsi bisnis yang
mendukungnya dengan komputer, mesin, dan robot.
Mengintegrasikan seluruh proses produksi dan pendukungnya dengan memakai
komputer, jaringan komunikasi, dan teknologi informasi yang lain
Roni Andespa, SE. MM 41
Sistem Perencanaan
Sumber Daya Manufaktur
Sistem Pengendalian Manufaktur
Sistem Keteknikan
CAD / CAE
CAM
Simulasi dan Prototipe Produk
CIM (computer integrated manufacturing)
Sistem-sistem Produksi
Sistem Keterangan
CAD (computer-aided design) Sistem yang menggunakan komputer
untuk merancang suatu produk
(mobil, kapal, pesawat terbang, dan
sebagainya)
Roni Andespa, SE. MM 42
CAE (computer-aided engineering) Sistem yang dirancang untuk
menganalis karakteristik dari suatu
desain dan dipakai untuk
mensimulasikan kinerja produk di
bawah kondisi yang berbeda-beda
dengan tujuan untuk mengurangi
kebutuhan membuat prototipe
(Martin, 2002). Dalam beberapa
literatur (misalnya McLeod, 1998),
CAE identik dengan CAD
CAM (computer-aided manufacturing) Sistem berbasis komputer yang
digunakan untuk mengontrol suatu
proses produksi. Misalnya, mesin bor
atau mesin bubut yang telah
terprogram untuk melaksanakan
pelubangan atau pembubutan
CAPP (computer-aided -process planning) Sistem yang digunakan untuk
merencanakan urutan proses untuk
memproduksi atau merakit suatu
komponen
Subsistem input manufaktur
- Subsistem rekayasa industri ( industrial engineering subsystem )
yang menyediakan data tambahan yang menjelaskan operasi manufaktur internal.
Subsistem ini terdiri dari para industrial engineer, atau IE, yang mempelajari
proses produksi untuk membuatnya lebih menjadi lebih efisien.
Tugas IE
- Merancang sistem produksi fisik dengan menentukan letak pabrik
- Merancang cara mengatur jalur produksi
- Merancang urutan proses yang harus dilakukan
Roni Andespa, SE. MM 43
- Merancang sistem penjadwalan dan persediaan
- Menyediakan data dan informasi yang menggambarkan subsistem rekayasa
industri.
- Subsistem intelejen manufaktur
Menyediakan data dan informasi mengenai dua elemen dalam lingkungan
perusahaan – pemasok dan serikat buruh.
Dalam kedua hal tersebut, data dan informasi dapat dikumpulkan melalui
penelitian khusus yang dilengkapi dengan pertemuan pribadi.
Subsistem output manufaktur
4 subsistem output mengukur secara terpisah dimensi-dimensi proses produksi :
1. Subsistem produksi
Mengukur proses produksi dalam hal waktu – menelusuri arus kerja dari satu
langkah kelangkah berikutnya.
2. Subsistem persediaan
mengukur volume kegiatan produksi saat persediaan diubah dari bahan mentah
menjadi barang dalam proses dan akhirnya menjadi barang jadi.
3. Subsistem kualitas
mengukur kualitas barang saat diubah, bahan mentah diperiksa kualitasnya saat
diterima dari pemasok, pemeriksaan mutu dilakukan pada berbagai titik dalam proses
produksi, dan pemeriksaan terakhir dilakukan barang jadi sebelum meninggalkan pabrik.
4. Subsistem biaya
Roni Andespa, SE. MM 44
BAB IX
SISTEM
INFORMASI KEUANGAN
Sistem informasi keuangan
Yaitu dirancang menyediakan informasi mengenai arus uang bagi para pemakai
diseluruh perusahaan, dimana pemakai utama adalah manajer yang mengunakan
informasi keuangan untuk mengelola sumber daya yang dimiliki.
Sistem informasi yang menyediakan informasi pada fungsi keuangan
(departemen/bagian Keuangan) yang menyangkut keuangan perusahaan. Misalnya berupa
ringkasan arus kas (cash flow) dan informasi pembayaran.
Subsistem Intelijen
Keuangan
Subsistem Audit
Internal
Subsistem
Pemrosesan Transaksi
Basis Data
Subsistem
Peramalan dan Perencanaan Keuangan
Subsistem Manajemen
Dana
Subsistem Pengendalian
Keuangan
Subsistem input keuangan
- Subsistem audit internal
bertujuan untuk membantu sistem informasi akuntansi dalam menyediakan data
dan informasi internal dengan cara penelitian khusus yang dilakukan oleh auditor
internal.
Perusahaan- perusahaan besar umumnya memiliki auditor internal yang secara
periodik mempelajari sistem konseptual perusahaan untuk memastikan bahwa data dan
informasi mereka benar-benar menggambarkan sistem fisik yang diwakili.
- Subsistem intelejen keuangan ( financial intelligence system )
Roni Andespa, SE. MM 45
mengumpulkan informasi dari elemen-elemen lingkungan yang mempengaruhi
arus uang – masyarakat keuangan, pemegang saham dan pemilik, serta pemerintah.
Subsistem output keuangan
- Subsistem peramalan ( forecasting subsystem )
melakukan peramalan jangka panjang lima sampai sepuluh tahun kedepan untuk
menyediakan dasar bagi perencanaan strategis.
- Subsistem manajemen dana ( fund management subsystem )
berkaitan dengan arus uang melalui perusahaan, manajemen ingin mengetahui
sebelumnya kelebihan atau kekurangan kas sehingga mereka dapat merencanakan cara
menaganinya.
- Subsistem pengendalian
menyiapkan anggaran operasi tahunan dan kemudian menyediakan informasi
umpan balik kepada para manajer sehingga mereka dapat memantau biaya aktual
dibandingkan dengan anggaran.
Roni Andespa, SE. MM 46
BAB X
SISTEM
INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
Sistem yang menyediakan informasi mengenai sumber daya manusia perusahaan
adalah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (Human Resource Information System),
atau HRIS, nama lainnya Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia (Human Resource
Management System), atau HRMS.
Sistem informasi sumber daya manusia biasa disebut HRIS
Istilah lain yang sering dipakai yaitu HRMIS (Human Resource Management
Information System) dan HRMS (Human Resource Management System)
Sistem informasi yang menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi
personalia. Misalnya berisi informasi gaji, ringkasan pajak, dan tunjangan-tunjangan,
hingga kinerja pegawai.
Sistem input HRIS
- Subsistem penelitian sumber daya manusia
penelitian ini mengungkapkan tugas-tugas pekerjaan yang harus dilaksanakan,
pengetahuan dan keahlian yang diperlukan, dan tingkat kompensasi yang sesuai.
Subsistem Penggajian
Subsistem Riset SDM
Subsistem Intelijen
SDM
Basis Data
Subsistem Perencanaan SDM
Subsistem Perekrutan
Subsistem Kompensasi dan
Tunjangan
Subsistem Angkatan Kerja
Subsistem Pelaporan
Lingkungan
Roni Andespa, SE. MM 47
- Subsistem intelejen sumber daya manusia
SDM harus mengetahui perkembangan terakhir dari berbagai pengaruh dari
lingkungan yang mempengaruhi arus personil.
Informasi dikumpulkan dari :
☻Masyarakat keuangan, yang menyediakan perkiraan ekonomi yang mempengaruhi
perencanaan personil jangka panjang.
☻Serikat pekerja, masyarakat global, dan bahkan pesaing, yang berfungsi sebagai
sumber-sumber pegawai baru.
☻pemasok, seperti agen tenaga kerja, universitas dan perusahaan pencari eksekutif, yang
menyalurkan personil keperusahaan.
☻pemerintah, yang mengeluarkan peraturan yang mendukung dan mengatur program-
program seperti Equal Employment Opportunity (EEO), Affirmative Action Program
(AAP), serta Occupational safety and Health Administration (OSHA), berbagai peraturan
tersebut mempengaruhi kebijakan dan praktek personalia perusahaan.
Subsistem output HRIS
- Subsistem perencanaan tenaga kerja
mencakup semua aplikasi yang membantu perusahaan mengantisipasi
kebutuhan SDM ke masa depan, seperti bagan perusahaan, perkiraan gaji,
analisis/evaluasi pekerjaan, dan pembuatan model kerja.
- Subsistem perekrutan
Digunakan untuk menelusuri lamaran-lamaran kerja sebelum dipanggil,
juga untuk melakukan pencarian internal untuk mengidentifikasi pegawai yang
patut dipertimbangkan untuk kesempatan kerja yang berkembang dalam
perusahaan.
- Subsistem kompensasi
Digunakan untuk mengkompensasi para pegawai untuk pekerjaan mereka.
- Subsistem benefit.
Mencakup berbagai aplikasi yang mendukung baik pegawai yang masih
bekerja maupun telah pensiun.
- Subsistem pelaporan lingkungan
Roni Andespa, SE. MM 48
bertanggung jawab melaporkan kebijakan dan praktek personalia SDM
kepada pemerintah. Subsistem ini menciptakan catatan yang berkaitan dengan
bahan-bahan beracun yang digunakan, selain pada pemerintah, subsistem ini juga
bertanggungjawab pada serikat pekerja, dengan menyimpan catatan para pekerja
dari serikat pekerja perusahaan.
Roni Andespa, SE. MM 49
BAB XI
SISTEM
INFORMASI ORGANISASI
Informasi adalah salah satu sumber daya yang tersedia bagi manajer. Informasi
dapat dikelola seperti sumber daya yang lain, dan perhatian pada topik ini bersumber dari
dua pengaruh. Pertama, bisnis telah menjadi semakin kompleks, dan kedua, komputer
telah mencapai kemampuan yang lebih baik.
Output informasi dari komputer digunakan oleh para manajer, non manajer, serta
orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan, dan dalam semua
area fungsional, manajer melaksanakan berbagai fungsi dan peran, dna untuk berhasil
manajer memerlukan dalam komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer perlu mengerti
komputer (computer literature), tetapi yang lebih penting, mereka perlu mengerti
informasi (informasi literature).
Awalnya aplikasi komputer utama adalah pengolahan data akuntansi. Aplikasi
tersebut diikuti oleh empat aplikasi lain: Sistem Informasi Manajemen (Management
Information System), sistem pendukung keputusan (decision support System), otomatisasi
kantor (Office automation) dan sistem pakar (expert system). Kelima, aplikasi ini
membentuk informasi berbasis komputer (computer-based information system) atau
CBIS.
Perusahaan-perusahaan membentuk suatu organisasijasa informasi yang terdiri
dari para spesialis informasi untuk menyediakan keahlian dalam pengembangan sistem
yang berbasis komputer. Para spesialis ini ini mencakup analis komputer (System
Analysts), pengelola database (database administrator), spesialis jaringan (Network
spesialists), programer dan operator. Dalam beberapa tahun terakhir, para pemakai telah
melakukan sebahagian besar pkerjaan para spesialis-suatu fenomena yang disebut end-
user computing.
Jenis-jenis utama sumber daya
Manajer mengelola lima j enis utama sumber daya:
• Manusia
Roni Andespa, SE. MM 50
• Material
• Mesin (termasuk fasilitas dan energi)
• Uang
• Informasi (termasuk data)
Tugas manajer adalah mengelola sumber daya ini agar dapat digunakan dengan
cara yang paling efektif. Empat jenis sumber daya yang pertama memiliki wujud, mereka
ada secara fisik dan dapat disentuh. Kita menggunakan istilah sumber daya fisik untuk
menggambarkannya. Jenis sumber daya yang kelima, informasi, kita memiliki nilai dari
apa yang diwakilkannya, bukan dari bentuk wujudnya. Kita menggunakan istilah sumber
daya konseptual untuk menggambarkan informasi dan data. Para manajer menggunakan
sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya fisik.
Manajemen Sumber Daya
Sumber daya diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan. Sangat
sering proses penyusunan membutuhkan pengubahan suatu bahan mentah menjadi
suatu bentuk yang lebih halus, seperti pelatihan pegawai atau konstruksi suatu bagian
mesin yang khusus. Setelah sumber daya ini disusun, manajer berusaha untuk
memaksimalkan penggunaannya.
Bagian Informasi Dikelola
Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan
kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Kemudian ia memastikan bahwa
orang yang layak dalam organisasi menerima informasi yang berguna. Kemudian ia
memastikan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut
dalam waktu yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan, akhirnya
manajer membuang informasi yang tidak berguna dan menggantikannya dengan
informasi yang mutkahir dan akurat. Seluruh aktifitas ini memperoleh informasi,
menggunakannya seselektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat, ini disebut
Roni Andespa, SE. MM 51
Perhatian pada Manajemen Informasi
Para manajer memberikan perhatian yang semakin besar pada manajemen informasi
pada tahun-tahun terakhir ini karena dua alasan utam. Pertama, kegiatan bisnis telah
menjadi semakin kompleks. Kedua, komputer telah mencapai kemampuan yang
semakin baik.
• Kompleksitas Kegiatan Bisnis yang meningkat
Bisnis memang selalu kompleks, tetapi sekarang lebih kompleks dari pada
sebelumnya. Semua perusahaan terkena pengaruh ekonomi internasional dan bersaing
dalam pasar internasional, teknologi bisnis menjadi semakin kompleks, batas waktu
untuk bertindak semakin singkat, dan terdapat pula kendala-kendala sosial.
• Kemampuan Komputer yang semakin Baik
Pada tahun 1950-an komputer diletakkan di dalam ruangan besar, dan hanya boleh
disentuh oleh para spesialis komputer perusahaan. Para pemakain tidak pernah
berhubungan langsung dengan perangkat keras, tapi penggunaan seperti ini dirasa
cocok oleh para pemakai.
Para pemakai sekarang memiliki terminal keyboard atau komputer mikro diruang
mereka. Banyak komputer mikri yang dihubungkan dengan komputer-komputer lain
dalam satu jaringan.
Para pemakaian sekarang tidak memandang komputer sebagai sesuatu yang
istimewa, tetapi sebagai bahan dari peralatan kantor yang dibutuhkan.
Siapakah Para Pemakai?
Awalnya, para pemakai output komputer adalah pegawai adminitrasi dibagian
akuntansi, yang komputernya melakukan aplikasi seperti pembayaran gaji,
pengelolaan persediaan, dan penagihan. Sebagian informasi juga disediakan bagi para
manajer, tetapi hanya sebagai produk sampingan dari aplikasi akuntansi.
Para pemakai meliputi :
• Manajer
• Non-manajer
Roni Andespa, SE. MM 52
• Orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan
Dimana terdapat para manajer perlu disadari bahwa para manajer ada diberbagai
tingkat dan dalam berbagai area fungsional di dalam perusahaan.
Tingat-tingkat Manajemen :
Manajer pada tingkat tertinggi hirarki organisasi, seperti direktur dan para wakil
direktur disebut berada pada tingkat perencanaan strategis (strategic planning level).
Istilah ini menunjukkan pengaruh yang ditimbulkan keputusan-keputusan tersebut pada
seluruh organisasi pada tahun-tahun yang akan datang. Manajer tingkat menengah
mencakup manajer wilayah, direktur produk dan kepala divisi. Tingkat mereka disebut
tingkat pengendalian manajemen (management control level), yang bermakna
tanggung jawab untuk melaksanakan rencana dan memastikan tercapainya tujuan.
Manajer tingkat bawah mencakup kepala departemen, penyelia (supervisior), dan
pemimpin proyek yang bertanggung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah
ditetapkan oleh para manajer ditingkat yang lebih tinggi. Tingkat terendah ini disebut
tingkat pengendalian operasional (operational control level) yaitu tempat
berlangsungnya operasi perusahaan.
Istilah eksekutif serig digunakan untuk menggambarkan seorang manajer pada
tingkat perencanaan strategis. Dibeberapa perusahaan, direktur dan sejumlah wakil
direktur membentuk suatu komite eksekutif yang menangani masalah-masalah besar
yang dihadapi perusahaan.
Area fungsional disamping berbagai tingkat organisasi tersebut, manejer terdapat
dalam area fungsional perusahaan, dimana sumbr daya dipisahkan menurut pekerjaan
yang dilakukan. Tiga area fungsional yang tradisional adalah pemasaran, manufaktur dan
keuangan. Belakangan ini, dua area tambahan menjadi semakin pnting, yaitu sumber
daya manusia dan jasa informasi.
Apa Yang Dilakukan Para Manajer ?
Walau tampak perbedaan yang jelas antara berbagai tingkatan manajemen dan
area fungsional, semua manajer melaksanakan fungsi-fungsi yang sama dan memainkan
peranan yang sama.
Roni Andespa, SE. MM 53
Fungsi-fungsi Manajemen:
Pada awal abad ini, skitar tahun 1914, seorang ahli teori manajemen
berkebangsaan Prancis, Henry Fayol, menyatakan bahwa manajer melaksanakan lima
fungsi-fungsi manajemen yang utama.
Pertama, manajer merencanakan (plan) apa yang akan mreka lakukan. Kemudian,
mreka mngorganisasikan (Organize) untuk mencapai rencana tersebut. Selanjutnya
mereka mnyusun staff (Staff) organisasi mereka dengan sumber daya yang diperlukan.
Dengan sumbr daya yang ada, mereka mengarahkan (Direct) untuk melaksanakan rncana.
Akhirnya mereka mengendalikan (Control) sumber daya, menjaga aagar tetap beroperasi
secara optimal.
Peran-peran manajerial dalam dua dasawarsa trakhir ini, gagasan pran-peran
manajerial ini menjadi populer. Henry Mintzbrg, professor pada McGill University di
Kanada, menganggap bahwa fungsi-fungsi fayol tidak membrikan gambaran yang
menyeluruh. Ia mengembangkan kerangka kerja yang lebih rinci yang trdiri dari sepuluh
peran manajerial yang dimainkan oleh para manajer, meliputi aktivitas intr-personal,
informational da decisional.
PERAN-PERAN MANAJERIAL MINTZBRG:
InterpersonalRoles: Figurehead Manajerial melaksanakan tugas-tugas seremonial,
seperti mendampingi pejabat yang berkunjung meninjau fasilitas’
Leader Manajer memelihara unit dengan mempekrjakan dan
melatih staf serta menyediakan motivai dan dorongan.
Liaison manajer menjalin hubungan dengan orang-orang diluar unit
manajer tersebut rkan kerja dan lainnya dilingkungannya dengan
tujuan mnyelesaikan masalah-masalah bisnis.
Informational Roles: Monitor Manajer secara tetap mencari informasi mengnai kinerja
unitnya.
Indera Manajer mengamati aktivitas intrn unit dan lingkungannya.
Disseminator Manajr meneruskan informasi yang brharga kepada
orang lain didalam unitnya.
Roni Andespa, SE. MM 54
Spekesperson Manajer meneruskan informasi yang brharga kepada
orang-orang dilingkungannya.
Peran keputusan : Entrpreneur Manajer membuat perbaikan-perbaikan yang cukup
permanen pada unit, seperti mengubah struktur organisasi.
Disturbance handlr Manajer bereaksi pada kejadian-kejadian yang
tak terduga, seperti devaluasi dolar dingara asing yang menjadi
tmpat perusahaanya.
Resource Allocator Manajer mengendalikan pengeluaran unitnya,
menentukan unit bawahan mana yang mendapatkan sumber daya.
Negotiator Manajer menengahi perselisihan baik didalam unitnya
maupun antar unit dan lingkungannya.
Keahlian Manajer
Dua keahlian yang sangat dibutuhkan bagi seorang manajer yaitu komunikasi dan
pemecahan masalah. Manajer berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya,
manajer lain ditingkat yang sama, dan dengan orang-orang diluar perusahaan. Merka
juga mmecahkan masalah dengan membuat perubahan-perubahan pada operasi
perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya.
Keahlian Komunikasi
Tiap manajer memiliki pilihan medianya sendiri. Seorang manajer mungkin
lebih menyukai percakapan telepon dari pada elektronic mail, sementara yang
lain mungkin kebalikannya. Para manajer menuyusn suatu paduan media
komunikasi yang sesuai dengan gaya manajemn mereka.
Keahlian Pemecahan Masalah
Selama Proses pemecahan masalah, manajer trlibat dalam pengambilan
keputusan (decision making) , yaitu tinakan memilih dari berbagai alternatif
tinakan. Keputusan adalah suatu tindakan tertentu yang telah dipilih.
Umumnya manajer perlu membuat keputusan-keputusan brganda dalam
proses pemecahan masalah tunggal.
Roni Andespa, SE. MM 55
Pengetahun Manajemen
Istilah “ mngrti (Literacy)” digunakan untuk menggambarkan dua jenis
pengtahuan yang merupakan kunci untuk menggunakan komputer (Computer
Literacy,), an yang lain adalah mngrti informasi (Information Literacy).
Mengerti Komputer
Pengetahuan mengenai komputer yang diperlukan untuk berfungsi dimasa
kini disebut mengrti komputer (computer literacy). Pengetahuan ini mencakup
pengertian mengenai istilah-istilah komputer, pemahaman mengnai
keunggulan da kelemahan komputer, kemampuan menggunakan komputer(
walau tak perlu mnjadi seoarng programmer).
Mengerti Informasi
Selain mngrti komputer, manajer perlu mengerti informasi. Mengrti informasi
(Information Literacy) meliputi pengertian bagaimana menggunakan
informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, dimana
informasi dapat diperoleh, dan bagaimana membagikan informasi dengan
orang lain.
Manajemen dan sistem
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang
sama untuk mencapai tujuan suatu organisasi seperti perusahaan atau suatu area
fungsional cocok dengan defenisi. Organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya seperti
yang telah kita bahas seblumnya, dan sumber daya tersebut bekrja menuju tercapainay
suatu tujuan yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen.
Kecenderungan End-user computing
Pada tahunj 70-an dimulai suatu kecenderungan, yang berpengaruh besar pada
penggunaan komputer. Kecenderungan ini adalah meningkatnya minat pemakai
dalam mengembangkan aplikasi komputer mereka sendiri. Nama yang diberikan
untuk situasi ini adalah nd-user computing. End-user sinonim dengan pemakai, ia
menggunakan produk akhir sistem yang berbasis komputer. Jadi, end-user computing
Roni Andespa, SE. MM 56
(EUC) adalah pengembangan sluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh
pemakai.
Apa yang mendorong end-usr computing?
End-use computing karena empat pengaruh.
Meningkatnya pengtahuan tntang informasi
Antrian jasa informasi
Perangkat keras yang murah
Perangkat lunak jadi
Gabungan keempat pengaruh ini merupakan penyebab meluasnya end-use
computing.
Mencapai CBIS
Dalam beberapa hal, tiap subsistem dari CBIS menyerupai suatu organisme
hidup-lahir, tumbuh, menjadi matang, berfungsi dan akhirnya mati. Pross
evolusioner ini disebut siklus kehidupan sistem ( System life cycl). Dan terdir
dari tahap-tahap sebagai berikut:
• Perencanaan
• Analisis
• Rancangan
• Penerapan
• Penggunaan
Siklus kehidupan dari suatu sistem berbasis komputer mungkin hanya
berlangsung beberapa, atau mungkin berlangsung beberapa tahun.
Ikhtisar
Informasi adalah satu dari lima jenis utama sumbr daya yang dipakai oleh
manajer. Semua sumber daya termasuk informasi dapat dikelola. Pengolahan
informasi semakin penting saat bisnis menjadi lebih kompleks dan kemampaun
komputer berkembang.
Output komputer digunakan oleh para manajer, non manajer, dan orang-
orang atau organisasi dalam lingkungan perusahaan.
Roni Andespa, SE. MM 57
Sistem adalah suatu integrasi elemen-elemen yang semuanya bekerja
menuju satu tujuan. Semua sistem meliput tiga elemen utama : input, transformasi
dan output. Sebagian sistem dapat mengendalikan operasi mereka sendiri dan
disebut Sistem Lingkaran Tertutup (Cloosed-Looped System). Sistem lingkaran
tertutup suatu mekanisme sistem control, tujuan, dan lingkaran umpan balik
(Feedback-Loop) disamping tiga elemen utama. Sistem yang tidak memiliki
kemampuan pengendalian disebut sistem lingkaran terbuka ( open-Loop system).
Komputer pertama kali digunakan sebagai Sistem Informasi Akuntansi (
SIA), tapi kemudian disadari memiliki nilai potensial sebagai suatu sistem
informasi manajemen (SIM). Selanjutnya perhatian meluas pada area seperti
sistem pendukung keputusan ( Decision Support System)-DSS, Otomatisasi
kantor (Office Automation)-OA, dan sistem pakar (expert System)-ES. Kelima
area aplikasi membentuk sistem informasi berbasis komputer ( computer Base
Information System)-CBIS.
Selama tahun-tahun terakhir ini, pemakai telah mengambil inisiatif untuk
mengembangkan aplikasi mereka sendiri dari pada bergantung sepenuhnya pada
para spesialis informasi. Pendekatan ini dinamakan end-user computing. Namun,
pemakai dapat menggunakan spesialis informasi untuk melaksanakan sebagian
pekrjaan pengembangan atau untuk menjadi konsultan. Suatu CBIS
dikembangkan melalui tahap-tahap : perencanaan, analisis, rancangan, penerapan
dan penggunaan.
Taaahap-tahap ini disebut siklus kehidupan sistem (System life Cycle) dan dapat
dilakukan oleh pemakai sendiri atau pemakai bersama-sama, manajerlah yang
bertanggung jawab atas tiap-tiap tahap siklus kehidupan sistem.
Menggunakan Teknologi Informasi untuk Keunggulan Kompetitif
Perusahaan dalam Lingkungannya
Sistem fisik perusahaan adalah sistem lingkaran trtutup, dalam arti
dikendalikan oleh manajemen, menggunakan informasi umpan balik untuk
Roni Andespa, SE. MM 58
menyakinkan bahwa tujuan-tujuannya tercapai. Perusahaan juga suatu sistm
trbuka, dalam arti berhubungan dengan lingkungannya.
Lingkungan sangat berarti bagi perusahaan. Lingakaran adalah alasan
utama perusahaan lain. Namun kita bisa melihat sejumlah kesamaan dari
kragaman ini dengan mengidentifikasikan delapan jenis lmn utama yang ada
dalam semua jenis lingkaran semua perusahaan. Elemen-elemen lingkaran ini
adalah organisasi atau individu yang berada diluar perusahaan dan memiliki
pengaruh langsung atau tidak langung pada perusahaan. Dekapan elemen ini
berada dalam sistem yang ;ebih luas, yang disebut masyarakat.
Pemasok menyediakan material, mesin, jasa dan informasi yang
digunakan oleh perusahaan untuk memproduksi barang dan jasa. Barang dan ajsa
ini dapat dipasarkan kepada pelanggan perusahaan, yang mencakup pemakai saat
ini dan calon pemakai. Serikat buruh adalah organisasi bagi tnaga kerja terampil
maupun tidak trampil. Masyarakat keuangan terdiri dari lembaga-lembaga yang
mempengaruhi sumber daya uang yang tersedia bagi perusahaan. Contohnya
mliputi bank dan lembaga peminjakan lainnya, serta perusahaan-perusahaan
investasi. Pemegang saham atau pemilik adalah orang-orangyang menanamkan
modal diperusahaan dan mewakili tingkat manajemen tertinggi. Pesaing
mencakup semua organisasi yang bersaing dengan perusahaan dipasarkan.
Pemrintah pada tingkat pusat, daerah dan lokal memberikan kendala-kendala
dalam bentuk undang-undang dan peraturan, tetapi juga memberikan bantaun
dalam bentuk pmblian, informasi daan dana. Masyarakat global adalah wilayah
geografis tempat perusahaan melaksanakan operasinya. Perusahaan
melaksanakan tanggung jawabnya kepada perusahaan global dengan
memperhatikan lingkungan alam, menyediakan produk dan jasa yang
meningkatkan kualitas hidup dan beroperasi secara etis.
Chief Information Officer
Istilah CEO (chief Executive Officer) telah lama dalam kosa kata bisnis,
setiap orang tahu bahwa CEO adalah orang yang memiliki pengaruh paling kuat
dalam operasi perusahaan, dan umumnya memiliki jabatan direktur utama atau
Roni Andespa, SE. MM 59
ketuaa dewan direksi. Istilah seperti CFO, yaitu chief financial officer, and COO,
yaitu Chief Operating Officer juga telah dikenal. Pada tahun 1980-an diciptakan
istilah yang serupa untuk manajer jasa informasi. Istilahnya adalah CIO yaitu
Chief Information Officer.
CIO adalah manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian
manajerialnya tidak hanya utnuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan
sumber daya informasi tetapi juga area informasi perusahaan lainnya.
Seorang manajer jasa informasi dapat berperan sebagai CIO dengan
mengikuti saran-saran sebagai berikut:
• Sediakan waktu untuk pelatihan bisnis. Pelajari bisnisnya, bukan hanya
teknologinya.
• Buat kemitraan dengan unit-unit bisnis dan line management, jangan
menunggu hingga diundang.
• Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis
• Jelaskan biaya-biaya IS dalam istilah-istilah bisnis
• Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan.
• Jangan bersifat defensif.
Konsep Manajemen Sumber Daya Informasi
Manajemen sumber daya informasi (Informasi Resourch Management) IRM adalah
dengan tujuan mengendentifikasi, memeperoleh dan mengelola sumber daya
informasi yang diperlukan
Elemen-elemen IRM yang Diperlukan
Agar suatu perusahaan dapat mencapai IRM secara penuh, perlu ada satu set kondisi
tertentu. Kondisi-kondisi tersebut meliputi:
• Kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya
informasi yang unggul.
• Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu area fungsional utama.
• Kesadaran bahwa CIO adalah executive puncak.
Roni Andespa, SE. MM 60
• Perhatian pada sumber daya informasi perusahaan saat membuat perencanaan
strategis.
• Rencana strategis formal untuk mendorong dan mengelola nd-user computing
Roni Andespa, SE. MM 61
BAB XII
SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN (DSS)
Sistem informasi interaktif yang menyediakan informasi, pemodelan, dan
pemanipulasian data yang digunakan untuk membantu pengambilan keputusan pada
situasi yang semiterstruktur dan situasi yang tidak terstruktur di mana tak seorangpun
tahu secara pasti bagaimana keputusan seharusnya dibuat (Alter, 2002)
Macam Keputusan
Keputusan terstruktur (structured decision),
Keputusan semiterstruktur (semistructured decision)
Keputusan tak terstruktur (unstructured decision)
Keputusan Terstruktur
Keputusan terstruktur adalah keputusan yang dilakukan secara berulang-ulang dan
bersifat rutin
Prosedur untuk pengambilan keputusan sangat jelas
Keputusan ini terutama dilakukan pada manajemen tingkat bawah
Keputusan pemesanan barang dan keputusan penagihan piutang merupakan
contoh keputusan yang terstruktur
Keputusan Semiterstruktur
Keputusan semiterstruktur adalah keputusan yang mempunyai sifat yakni
sebagian keputusan dapat ditangani oleh komputer dan yang lain tetap harus
dilakukan oleh pengambil keputusan
Pengevaluasian kredit, penjadwalan produksi, pengendalian sediaan merupakan
beberapa contoh keputusan ini.
Keputusan Tak Terstruktur
Keputusan tak terstruktur adalah keputusan yang penanganannya rumit, karena
tidak terjadi berulang-ulang atau tidak selalu terjadi.
Keputusan ini menuntut pengalaman dan berbagai sumber yang bersifat eksternal
Keputusan ini umumnya terjadi pada manajemen tingkat atas.
Roni Andespa, SE. MM 62
Pengembangan teknologi baru, keputusan untuk bergabung dengan perusahaan
lain, dan perekrutan eksekutif merupakan contoh keputusan yang tak terstruktur
DSS lebih ditujukan untuk mendukung manajemen dalam melakukan pekerjaan
yang bersifat analitis, dalam situasi yang kurang terstruktur dan dengan kriteria yang
kurang jelas.
DSS tidak dimaksudkan untuk mengotomasikan pengambilan keputusan, tetapi
memberikan perangkat interaktif yang memungkinkan pengambil keputusan dapat
melakukan berbagai analisis dengan menggunakan model-model yang tersedia.
Karakteristik DSS (Laudon, 1998)
• Menawarkan keluwesan, kemudahan beradaptasi, dan tanggapan yang cepat
• Memungkinkan pemakai memulai dan mengendalikan masukan dan keluaran
• Dapat dioperasikan dengan sedikit atau tanpa bantuan pemrogram profesional
• Menyediakan dukungan untuk keputusan dan permasalahan yang solusinya tak
dapat ditentukan di depan
• Menggunakan analisis data dan perangkat pemodelan yang canggih
Model Konseptual DSS
Sistem berbasis komputer yang lain
Manajemen
Data Manajemen
Model
Manajemen Pengetahuan
Antarmuka Pemakai
Pemakai
Data Eksternal dan Internal
Roni Andespa, SE. MM 63
Teknik Pemodelan DSS
Teknik Pendekatan
Simulasi Menciptakan model matematis terhadap suatu
keadaan menggunakan teknik-teknik simulasi
untuk meniru keadaan yang nyata
Optimisasi Menciptakan model matematis terhadap suatu
keadaan dengan menggunakan teknik riset
operasi untuk memperoleh solusi yang terbaik
OLAP (Online analytical processing)
dan data mining
Menggunakan teknik statistik untuk
menganalisis hasil-hasil bisnis dan mencari
hubungan-hubungan yang tersembunyi
Sistem pakar Meniru seorang ahli di bidang tertentu dalam
melakukan pengambilan keputusan
Jaringan saraf (neural networks) Menggunakan teknik pembelajaran untuk
mengenali pola dalam suatu data
Logika kabur (fuzzy logic) Menggunaan pendekatan derajat keanggotaan
(derajat kerelativan) dalam melakukan
pengambilan keputusan sebagai pengganti
logika biner (benar atau salah)
Penalaran berbasis kasus (Case-based
reasoning)
Menggunakan pendekatan kecerdasan buatan
yang membuat basis data contoh-contoh yang
membantu pengambilan keputusan
Agen cerdas (Intelligent Agents) Menentukan parameter-parameter keputusan
terhadap agen terkomputerisasi yang mencari
salah satu atau beberapa basis data untuk
Roni Andespa, SE. MM 64
menemukan jawaban tertentu, seperti harga
terendah sebuah kamera
Roni Andespa, SE. MM 65
Roni Andespa, SE. MM 66