Modulo de Gestión Por Procesos

8/16/2019 Modulo de Gestión Por Procesos

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Ing. Mg(c). Andrés E. Torregroza RiveraConsultor Senior en Mejoramiento Organizacional, SG

HSEQ-RUC e Innovación

GESTIÓN POR PROCESO


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Gestión por Procesos

ReflexiónesCuando llegamos a una empresa y pedimos informaciónpara conocerla generalmente nos suelen mostrar elorganigrama de la empresa.

Si bien esta es una manera de ver a la organización; es unaforma limitada e insuficiente de analizarla ya que solo nodeja ver su Estructura Funcional.

Es decir no solo basta con saber quien lo hace; sino como,cuando , con quien, con que, para quien y que logra hacer.


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Factory

• Islas•

Especialización• Responsabilidad porfunciones• Centro de Costo

PRIMERA ERA

ORGANIZACIÓN

FUNCIONAL

1920 1980

SEGUNDA ERA

• Empresa Integrada• Cadena de Valor• Responsabilidadpor resultados

• Centro de utilidad• Procesos

1995

ORGANIZACIÓN

EN RED

TERCERA ERA

• Empresa Ampliada• Red de Valor Agregado• Equipos autodirigidos y dealto desempeño• Centro de Inversión• Procesos

ORGANIZACIÓN

CONECTADA


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Enfoque tradicional


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Enfoque funcional

Una empresa conestructuras organizativasrígidas conlleva la ejecuciónde sus actividades demanera fraccionada, dificultael flujo de la comunicación yhace que primen losintereses de las áreas ofunciones de una formaaislada sobre los de laorganización.

.


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Visión tradicional

P r o d u c c i ó n

V e n t a s

I n g e n i e r í a

F i n a

n z a s

C o m

p r a s

P r e

p r e n s a

Visión de proceso

Enfoque funcional


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Ventas yMktg. Ingeniería

Admón.Finanzas

Operacio-nes

RecursosHumanos

TecnologíasInformación

Ejecutivos

Staff

Gerentes

Ingenieros

Superviso-res

Operadores

Proceso de negocio (---) vs Función organizacional (O)

Entrada Salida

Enfoque funcional


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Inconvenientes del Enfoque Funcional

Predominio de los objetivos de un área o departamento por encima delos de la organización.

Escasa comunicación entre áreas o departamentos que dificulta la

coordinación.Competencia mal sana entre áreas o departamento.

Enfoque a cumplir o complacer a la jerarquía; jefes o directivos.

Niveles operativos poco calificados y motivados por la limitada

capacidad de planear y participar en las decisiones.Mayor importancia al cumplimento del la tarea que al logro delresultado.


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Qué es un procesoExisten distintas definiciones entre las cuales tenemos:

“Organización de personas, recursos y actividadesordenadas en secuencia lógica , para lograr unos

resultados determinados” En un sentido más amplio el término se refiere a cómose hacen las cosas y no a que cosas se hacen. Si cruzouna calle, eso es lo que estoy haciendo, pero el

proceso es la manera en que lo hago: caminando,corriendo, esquivando autos, pidiendo a alguien que meayude, etc


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Continuación“ Un conjunto estructurado y medible de actividadesdesignadas para producir un “output” específico paraun cliente particular en el mercado. Esto implica unfuerte énfasis en cómo el trabajo se hace dentro de unaorganización, en contraste a un énfasis enfocado alproducto, en el que... ”

“ Un proceso es un ordenamiento de las actividades detrabajo a través del tiempo y el espacio, con unprincipio, un fin e insumos y salidas (productos)

claramente identificados.... ” Son estructuras mediante las cuales una organizaciónhace lo necesario para producir valor a sus clientes


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Qué es común en todos los

conceptosEs una secuencia lógica de actividades , uordenamiento de actividades.

Se hace énfasis en cómo se hacen las cosasEl principio y fin (insumos y productos) están claramenteidentificados

El conjunto de actividades que se realizan en un procesovan a producir un output, resultado determinado, unproducto de “mayor valor” para alguien quedenominamos clientes.


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Conjunto de actividades mutuamente

relacionadas o que interactúan, las cualestransforman elementos de entradas enresultados

Notas: Lo s elem entos de entrada para un p roceso so n generalmente

resul tados de ot ros procesos

¿Qué es un proceso?


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Proceso

La gestión del sistema de calidad de una organización se iniciacon la gestión de procesos, tomando en cuenta que todo trabajose lleva a cabo mediante un proceso.

ProcesoConjunto de actividadesmutuamente relacionadas oque interactúan, las cualestransforman elementos deentrada en resultados

Producto.- Es elresultado de unproceso:

Diseño Compra Capacitación Tela

Servicio Bancario Factura Mantenimiento Consultoría Banquete Mensaje Computadora

Entradas Salidas


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Indicador del proceso

Entrada/Proveedor

Salida/ Cliente

Secuencia de actividades


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Estructura de un Proceso

ENTRADA SALIDATRANSFORMACIÓN

SECUENCIA DE ACTIVIDADES

RECURSOS

REQUISITOS REQUISITOS

PROVEEDOR CLIENTE

EXPECTATIVAS

NECESIDAD

VALORAGREGADO+

LÍMITES


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“ Un resultado es obtenido en forma máseficiente cuando las actividades y recursosanexos se gestionan como un proceso”

Necesidadesdel Cliente

Área A Área B Área C

Satisfaccióndel Cliente

PROCESOS CORTAN A TRAVESDE LAS DISTINTAS AREAS


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Cadena de Valor y la Gestión por Procesos

Cadena de valor se entiende como la secuencia deactividades que desarrolla una organización paraofrecer productos y servicios de la mejor maneraposible.- Dis g rega a la em presa en su s act iv id ades est ratég icas

relevantes p ara com prender el com portam iento de loscos tos y las fu entes de diferenciaciones exis tentes ypotenciales.


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Infraestructura

Gestión de recursos humanosDesarrollo tecnológico

Abastecimiento Utilidad

Actividades de soporte

Actividades primarias

LogísticadeEntrada

INSUMOS

Opera -

ciones

LogísticadeSalida

PRODUCTO

Ventas /

Merca-dotecnia

Servicio

Cadena de Valor de Porter


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Valor y los Procesos

PROCESO 1COSTO 1VALOR 1






VAT (Valor Total Agregado > CT (Costos Totales)

“TODO LO QUE NO AGREGA VALOR DEBE RETIRARSE PORQUECAUSA COSTOS”


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Actividades u operaciones que agregan valor- Son las que transforman, convierten o cambian un

producto o servicio, las cuales son apreciadas por el

cliente y está dispuesto a pagar por ellas

Actividades u operaciones que no agregan valor

- Son las que consumen tiempo y recursos, pero noagregan valor y por las cuales el cliente no estádispuesto a pagar

Análisis de Valor


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Identifica todas las actividades involucradas en elproducto, clasificándolas como:

- Las que agregan valor percibido por el cliente

- Las que no agregan valor pero son necesarias parael proceso

- Las que no agregan valor y pueden ser eliminadas

Cadena de Valor de Porter


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Características Generales de los ProcesosTiene un

propósito uobjetivo

Enfocado alcliente

Enfocados en laGeneración de

Valor

Principio y unfin (interrelación

con otrosprocesos)


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Componentes de un procesoObjetivo: Resultado esperado

del proceso con unascaracterísticas relativas a la

eficiencia y eficacia y teniendoen cuenta las expectativas de las

partes interesadas.

Responsable: Son laspersonas y organizaciones

que participan en laplanificación, ejecución,verificación y control del

proceso.

Alcance: Determina el inicio y final del proceso.

Proveedor: Ente queentrega elementos de

entrada para ser

utilizados en lasactividades del proceso.

Entrada: Información ,insumos o materialesque recibe el proceso

de otros procesosproveedores internos o

sistemas externos,necesarios para la

realización deactividades.

Actividades: Ciclode operaciones que

transforman las

entradas en salidas,creando valor. Estasoperaciones también

se llamanprocedimientos.

Salidas: Resultado

del procesoentregables a otrosprocesos o clientes.

Clientes: Ente querecibe los productos ysubproductosresultado de lasactividades delproceso o del procesoen si mismo.

Recursos: personas, infraestructura,maquinaria, equipos e información que requiereel proceso para lograr sus objetivos.

Sistema de Control: Acciones parapropender por que el proceso tengan

un comportamiento dentro de loslimites permisibles.


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Importancia de los procesos

Alineación Integración

Efectividad

(Eficacia +Eficiencia)


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La Planificación y los Procesos

VISIÓN

MISIÓN

POLÍTICA

Direccionamiento

PROCESOS(Indicadores de Procesos)

OBJETIVOS(Indicadores de


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Caracterización de Procesos

(Ficha de Proceso)Es una herramienta documental que sirve paraplanificar las principales características de unproceso.

La información que contiene una caracterización oficha de proceso puede ser tan detallada como lodesee una organización y puede incluir otros tipos

de información como por ejemplo: Inspecciones,políticas, métodos de control, etc.


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ENFOQUE PROCESOSEs la identificación y

gestión sistemática delos procesos empleados

en una organización yen particular las

interrelaciones entretales procesos


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Enfoque basado en

procesos


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proceso Cproceso Bproceso ASalida

Entrada Entrada

Salida

Realimentación Realimentación

RequisitosRequisitos

Entrada

Salida

Enfoque basado en procesos


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Niveles de los Procesos

A1

A2 A3 A1A2

A3

A1 A2 A3..

An

A1 A2

A3… An

A1 A2A3

A1 A2 A3

Macroproceso A

Proceso A1

Proceso A2

Proceso A3 Proceso A4

SubprocesoA3-1

SubprocesoA3-2

SubprocesoA4-1

SubprocesoA4-2

ACT 2-PA3 Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3.

Actividad n


Acti|vidad n


Actividad n

Procedimientos

Registros


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Proceso Vrs. Procedimiento

PROCESO

Conjunto de actividadesMutuamente relacionadas

Que transforman actividadesen salidas.

PROCEDIMIENTO

Forma especifica dellevar a cabo una actividad

o proceso.=


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MAPA DE PROCESOS

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS DEL SISTEMA

DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

DOCUMENTOS ESPECÍFICOS (INSTRUCCIONES DE TRABAJO, PLANES DEESTUDIO, GUÍAS, PROGRAMAS, FORMATOS, FLUJOGRAMAS)

NIVEL1

NIVEL1

NIVEL 2

NIVEL 3

ESTRUCTURA TÍPICA DE LA DOCUMENTACIÓN EN UN S

R E G I S T R O S

D E C A L I D A D

D O C U M E N T O

S D E O R I G E N

E X T E R N O S


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“ No sobrevivirán las especias másfuertes, tampoco las más

inteligentes; solo lo harán quemejor se adapten al cambio”

( Charles Darwin)

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Ing. Andrés E. Torregroza Rivera Gerente General - Consultor Senior HSEQ

Centro de Consultoría del Norte - CECNORTECels: 310-7354268

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