2011

PRACTICA

COLEGIO FISCAL DOCE DE MAYO

02/04/2011

MANUAL DE TMAX 3.1

MANUAL DE TMAX 3.1.

TMAX.-

Definición.- Es un sistema administrativo Integrado por los módulos de: Contabilidad,

Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Inventario - Facturación y Bancos.

Caracteristicas Generales

Tmax es un sistema bajo DOS, por lo tanto no trabaja con el mouse.

Dispone de 5 módulos: Un principal (Contabilidad) y cuatro módulos principales.

Posee una integración del 80 %, es decir se integran 4 módulos de los 5 que tiene

el sistema.

En el modulo principal se concentra o finaliza todo movimiento, es este modulo el

que afecta a mayores y balances.

Los módulos auxiliares inician los procesos o la información que finalmente se

trasladara con la opción archivar en el modulo principal.

Puede crear hasta 99 Empresas, trabaja con 2 dígitos en los anos, acepta 11

caracteres en números enteros y dos decimales.

En el Plan de Cuentas trabaja con 20 dígitos en los códigos y 25 en el nombre de

la cuenta.

DESVENTAJAS DEL SISTEMA

No dispone de modulo de activos fijos, nómina.

No controla retenciones, ni el IVA en Compras.

No diferencia productos gravados, de los No gravados en compras y ventas.

No dispone de código de barras; y,

Es mono usuario ( un solo usuario )

INTEGRACIÓN DEL SISTEMA

PANTALLA INICIAL

La Pantalla inicial como se muestra en la figura superior consta de 4 opciones:

CONTABILIDAD

INVENTARIO - FACTURACION

CUENTAS POR PAGAR

CONTROL BANCOS

CUENTAS POR COBRAR

1.- TRABAJAR CON EMPRESA.- Que a su vez despliega las opciones:

Escoger.- Selecciona empresas previamente creadas

Iniciar.- Crea nuevas empresas.

2.- OTROS TRABAJOS.- Despliega las opciones:

Cambiar.- Edita los datos de las empresas existentes:como nombre,periodos y ubicación

de la carpeta.

Eliminar.- Borrra solo los accesos a empresas existentes ( nombre), pero no las elimina

fisicamente ( carpeta).

Duplicar.- Copia el Plan de Cuentas de la empresa origen ( creado previamente), a la

empresa destino.

Reconstruir.- Proceso para reacomodar los inidices.Utilizando en el caso de saldos

erroneos.

Abreviatura.- Usado para ahorrar tiempo en la digitacion de textos que se usan

frecuentemente.

3.- INSTALACION.- Con los siguientes opciones:

Monitor.- Configura los colores de pantalla.

Claves de acceso.- El sistema trabaja con 2 niveles de acceso, el 1 que da acceso total al

sistema, el 2 que restringue la opcion archivar y claves de acceso

4.- TERMINAR.- Salir

CREAR UNA EMPRESA

Procedimiento:

1.- En la pantalla inicial seleccionar TRABAJAR CON EMPRESA/ enter

2.- INICIAR/enter

INGRESAR A UNA EMPRESA CREADA

Procedimiento:

1.- En la Pantalla Inicial seleccionar TRABAJAR CON EMPRESA/ enter

2.- Seleccionar con las Flechas/ESCOGER.

3.- Se despliega una ventana con las empresas anteriormente creadas; selecciono la

empresa con los cursores/enter.

PANTALLA DE MENÚS

La Pantalla de Menús, consta de los siguientes elementos:

En la parte superior muestra el modulo que se encuentra activo (CONTABILIDAD).

Muestra el nombre de la empresa/ ( COMERCIAL PATO)

Información del periodo/ ( 00)

Fecha del sistema (07/07/2010)/ dd -mm – aa.

El Icono (símbolo del Tmax), cambia de periodos y fechas.

MENÚ APLICACIÓN: Selecciona el modulo en el que va a trabajar.

MENÚ CUENTAS: Se usa para ingresar archivos maestros en cualquier modulo.

MENÚ MOVIMIENTOS: Registra compras, ventas, cheques, depósitos, asientos,

dependiendo del modulo en que se esté trabajando.

MENÚ INFORMES: Despliega la información ingresando a través de MOVIMIENTOS,

previamente archivada.

MENÚ PROCESOS: Efectúa operaciones especiales dependiendo del modulo en el que se

encuentren. Ejemplo: Reversar documentos, Cierres de periodo, Reconstruir, etc.

MENÚ TERMINAR: Para regresar a la Pantalla Principal.

INGRESO DE ARCHIVOS MAESTROS

Denominamos Archivos Maestros, aquellos archivos que permanecen invariables

en el transcurso de la Contabilidad y sin los cuales el sistema no trabaja. Ejemplo:

El Plan de Cuentas, Código de Cuentas por Cobrar, Código Cuentas por pagar,

Código de Bancos, etc.

A.- INGRESO CODIFICACIÓN DEL PLAN DE CUENTAS

Procedimiento:

1.- Seleccionar el modulo a trabajar:

APLICACIÓN/CONTABILIDAD/

2.- Ingresar al MENÚ/CUENTAS/ACTUALIZAR CUENTAS/.

B.- INGRESO CODIFICACIÓN INVENTARIO – FACTURACIÓN

Procedimiento:

1.- Seleccionar el modulo a trabajar:

APLICACIÓN/ INVENTARIO – FACTURACIÓN/

2.- Ingresar al MENÚ/CUENTAS/ACTUALIZAR ARTÍCULOS/.

C.- INGRESO CODIFICACIÓN CLIENTES

Procedimiento:

1.- Seleccionar el modulo a trabajar:

APLICACIÓN/ CUENTAS POR COBRAR/

2.- Ingresar al MENÚ/CUENTAS/ACTUALIZAR CUENTAS/.

D.- INGRESO CODIFICACIÓN PROVEEDORES

Procedimiento:

1.- Seleccionar el modulo a trabajar:

APLICACIÓN/ CUENTAS POR PAGAR/

2.- Ingresar al MENÚ/CUENTAS/ACTUALIZAR CUENTAS/.

E.- INGRESO CODIFICACIÓN BANCOS

.- INGRESO CODIFICACIÓN PROVEEDORES

Procedimiento:

1.- Seleccionar el modulo a trabajar:

APLICACIÓN/BANCOS/

2.- Ingresar al MENÚ/CUENTAS/ACTUALIZAR CUENTAS/.

PRACTICA CONTABLE

Crear la Empresa Comercial Patricio y Elena , el periodo contable inicia el 1 de

Enero del 2011, y la carpeta donde se guardara la información de la empresa será

CONTABILIDAD 2011.

Ingresar el Plan de Cuentas.

Ingresar Inventario - Facturación.

1. ARTICULO 1

CÓDIGO CONTABLE : F4 (SELECCIONAR INVENTARIOS ALMACÉN 12 %)

CÓDIGO ARTICULO : INV03

NOMBRE DEL ARTICULO : CHOCOLATES

UNIDAD : CAJA

UBICACIÓN FÍSICA : BODEGA 1, ESTANTE 1, PERCHA 2.

PRECIO DE VENTA. A : 3.50

PRECIO DE VENTA. B : 3.40

PRECIO DE VENTA. C : 3.30

PRECIO DE VENTA. D : 3.10

EXISTENCIA MÍNIMA : 200

EXISTENCIA MÁXIMA : 600

2. ARTICULO

CÓDIGO CONTABLE : F4 (SELECCIONAR INVENTARIOS ALMACÉN 12 %)

CÓDIGO ARTICULO : INV01

NOMBRE DEL ARTICULO : CARAMELOS

UNIDAD : FUNDA

UBICACIÓN FÍSICA : BODEGA 1, ESTANTE 1, PERCHA 1.

PRECIO DE VENTA. A : 2.50

PRECIO DE VENTA. B : 2.40

PRECIO DE VENTA. C : 2.30

PRECIO DE VENTA. D : 2.10

EXISTENCIA MÍNIMA : 200

EXISTENCIA MÁXIMA : 600

Ingresar Clientes

CÓDIGO CONTABLE : F4 ( SELECCIONO CLIENTES)

NUMERO DE CUENTA : CLT01

NOMBRE : MARIELENA SÁNCHEZ

DIRECCIÓN : MIRAFLORES

TELÉFONOS : 2885364

ZONA : NORTE

OBSERVACIONES : CHEQUE CRUZADO

LIMITE DE CRÉDITO : 10.000

STATUS : A

Ingresar Proveedores

CÓDIGO CONTABLE : F4 ( SELECCIONO PROVEEDORES)

NUMERO DE CUENTA : PRV01

NOMBRE : LA UNIVERSAL

DIRECCIÓN : AVENIDA ALBERTO ZAMBRANO

TELÉFONOS : 2883092

ZONA : SUR

OBSERVACIONES : CHEQUE CRUZADO

LIMITE DE CRÉDITO : 10.000

STATUS : A

Ingresar Bancos

CÓDIGO CONTABLE : F4 ( DIGITO EL CÓDIGO DE BANCO QUE EXISTE EN EL

PLAN DE CUENTAS.

NOMBRE DEL BANCO: DIGITO EL NOMBRE DEL BANCO QUE EXISTE EN EL

PLAN DE CUENTAS.

NUMERO DE CUENTA : 88888

EJERCICIO PRACTICA CONTABLE No.- 01

1.- INGRESAR EL BALANCE INICIAL

PASOS:

APLICACIÓN /CONTABILIDAD/MOVIMIENTOS/ACTUALIZAR/

EMPRESA PASTAZA UNO

ESTADO DE SITUACIÓN INICIAL

AL 01 DE ENERO 2010

ACTIVO

CORRIENTE 6.000,00

DISPONIBLE

Caja 1.000,00

Banco Pichincha 2.000,00

BANCO Internacional 3.000,00

EXIGIBLE 3.300,00

Cliente 1 1.500,00

Cliente 2 1.800,00

REALIZABLE 430,00

Inventario de Mercaderías 0% 80,00

Azúcar 100*0,80 c/u. 80,00

Inventario de Mercaderías 12% 350,00

Chocolates 100 * 2,00 c/u. 200,00

Caramelos 100 * 1,50 c/u. 150,00

ACTIVOS FIJOS 9.000,00

DEPRECIABLE 9.000,00

Equipo de Computo 1.400,00

Depreciación Acumulada -500,00

Vehículo 10.000,00

Depreciación Acumulada -2.000,00

Equipo de Oficina 100,00

Depreciación Acumulada 0,00

TOTAL ACTIVO 18.730,00

PASIVO

CORRIENTE 4.600,00

EXIGIBLE

Proveedor 1 2.200,00

Proveedor 2 2.400,00

TOTAL PASIVO 4.600,00

PATRIMONIO

CAPITAL 14.130,00

Capital Social 14.130,00

TOTAL PATRIMONIO 14.130,00

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 18.730,00