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Documentación mercantil
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FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD
LA DOCUMENTACIÓN MERCANTIL COMO
DOCUMENTOS FUENTE DEL PROCESO
CONTABLE
Equipo : BANCES GARCÍA ASTRID
CRUZ TAFUR JACKELINE
DAMIAN EVELYN
HERRERA YESICA
Docente : C.P.C. LUPE DEL CARMEN CACHAY SANCHEZ
Chiclayo – Perú
2015
2
Introducción
El presente trabajo de investigación que daremos a conocer es la
Documentación Mercantil, documentos muy útiles y aplicables a las
operaciones mercantiles, debido a la complejidad de las actividades
económicas han hecho que los simples acuerdos verbales queden
obsoletos, por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados.
Hoy en día el mundo de los negocios exige que cualquier paso que se dé
en el campo mercantil se sustente a través de documentos con firmas de
funcionarios calificados de la empresa, notarios, garantes, etc, que
respaldan las transacciones económicas y financieras.
Al término del presente trabajo, comprenderemos la aplicación de cada
uno de los documentos, puesto que cada documento es diferente uno de
otro por lo tanto tenemos que saber diferenciarlo y aplicarlo de acuerdo a
la operación que realiza la empresa.
Para ello hemos estructurado el trabajo en concepto de documentación
mercantil, importancia, funciones, clasificación y por último plasmaremos
nuestras conclusiones y la bibliografía utilizada para culminar la presente
investigación.
Esperamos captar la atención de todos nuestros compañeros y lectores
en general.
3
CAPITULO I
LA DOCUMENTACIÓN MERCANTIL
1.1. CONCEPTO
Según Maldonado, R. (2007)1, Un documento mercantil es toda
constancia escrita sobre diferentes actividades comerciales, de
transacciones y/o compromisos contraídos entre dos o más partes,
sean éstas naturales o jurídicas.
Es decir, estos documentos mercantiles son títulos, efectos,
recibos, facturas, notas de débito y crédito, planillas de sueldos,
vales de mercaderías, etc. los cuales sirven para legitimar el
ejercicio de las transacciones y documentar las operaciones
mercantiles en los comprobantes de contabilidad.
Por tanto, estos documentos mercantiles se concentran en el
Departamento de Contabilidad, donde el profesional en
Contabilidad obtiene los datos necesarios para procesar las
cuentas y efectuar los asientos contables en los respectivos
comprobantes.
Como podemos ver la documentación mercantil es importante
porque permite avalar una determinada relación comercial, debido
a que los documentos mercantiles a utilizarse darán fe de la
actividad comercial y servirán para asentar dichas operaciones en
registros especiales y su posterior control por parte de la
contabilidad.
1.2. MISIÓN
La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma
importancia ya que en ellos queda precisada la relación jurídica
entre las partes que intervienen en una determinada operación2.
1 Maldonado, R. (2007). Estudios de la Contabilidad General. Venezuela.2 Diplomado de Auditoría General. Manuales de Autoestudio. CECOFIS. Tomo I.
4
Constituyen un medio de prueba para demostrar la
realización de los actos de comercio.
Constituyen también el elemento fundamental para la
contabilización de dichas operaciones.
Permiten el control de las operaciones practicadas por la
empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos
de contabilidad.
Dentro del concepto de documentación mercantil se comprenden
no solamente los papeles revestidos de características formales,
sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como
ocurriría en último extremo con la correspondencia.
Estos documentos mercantiles se envían al Área de Contabilidad
donde los profesionales en contabilidad toman de ellos los datos
necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto más
grande sea la empresa mayor será la necesidad del empleo de
documentos3.
Si se trata de una gran empresa de ventas por departamentos,
habrá en ella muchos dependientes atendiendo a la venta en los
distintos lugares en que se divide; al mismo tiempo cierto número
de compradores estará adquiriendo mercancías del mercado local,
nacional o internacional.
En todos los departamentos de venta se estará recibiendo dinero
en pago de las ventas efectuadas, el cual se entrega en caja y
luego se envía a depositar al banco; a su vez se hacen
desembolsos bajo la responsabilidad del tesorero. Tratándose de
una organización de la clase que ha descrito, sería imposible que
llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de
documentos de naturaleza mercantil.
3 Suarez M. & Mujica, D. (1999). “Nociones básicas de Contabilidad. 7° grado de Educación Básica”. I.U.P.E.B. 11ª edición. Caracas.
5
1.3. Importancia de la Documentación Mercantil
Paucar, M. & Rodríguez A. (2011)4 en su Tesis de Grado:
“Aplicación de las TIC para mejorar la enseñanza aprendizaje de
los documentos mercantiles”, establece que la importancia de la
documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales
de carácter técnico y disposiciones legales para impresión, archivo
y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las
operaciones mercantiles.
Aún los formularios de simple orden interno para tramitación entre
dependencias de una misma empresa constituyen elementos
probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancías,
identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma
o disposición interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al
departamento de compras, haciendo mención de la fecha y número
de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera
recibido dentro del plazo establecido.
1.4. Aspectos legales
El comprobante de pago es el documento que acredita la
transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de
servicios.
Para ser considerado como tal debe ser emitido y/o impreso
conforme a las normas del Reglamento de Comprobantes de Pago
(Resolución de Superintendencia N° 007-99-SUNAT).5
Los documentos deberán estar reglamentados por:
4 Paucar, M. & Rodríguez A. (2011) Tesis “Aplicación de las TIC para mejorar la enseñanza aprendizaje de los documentos mercantiles”. Universidad Técnica del Norte. Ibarra – Ecuador.5 Resolución de Superintendencia N° 007-99-SUNAT.
6
Decreto Ley Nº 25632 – Ley de Comprobantes de Pago
(24/07/92)
R. Sup. N° 007-97/SUANT 24-01-99 y sus modificatorias.
Reglamento de Comprobantes de Pago.
1.5. Clases de Documentos Mercantiles6
Existen diferentes clases de documentación mercantil, partiendo de
la idea que es toda constancia escrita de una transacción comercial
se puede utilizar para:
Certificar los registros contables realizados en libros de
contabilidad.
Probar un hecho desde el punto de vista legal.
Tomando en cuenta el segundo uso, podemos observar que los
libros de contabilidad son tan sólo un medio de prueba y en ciertos
casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un
fallo.
Por tal importancia estos documentos son clasificados en:
1.5.1. Documentos Negociables. Son todos aquellos documentos
que se pueden negociar a través de endosos, descuentos en
una entidad financiera antes de su vencimiento.
1.5.2. Documentos no Negociables. Son todos aquellos
documentos que sirven de base para los registros en los
libros de contabilidad y a la vez pueden formar pruebas
desde el punto de vista legal.
6 Brito, J. (2006). “Contabilidad básica e intermedia” Vol. I y II. Caracas.
7
Figura 01
Fuente: Brito, J. (2006). “Contabilidad básica e intermedia” Vol. I y II. Caracas
A continuación hablaremos de cada uno de los documentos
mercantiles, considerados en el la figura 01.
a) LETRA DE CAMBIO
La letra de cambio es una orden incondicional por escrito hecha por
una persona natural o jurídica dirigida a otra persona también
natural o jurídica, con el objeto de exigir que ésta efectué el pago
de una determinada cantidad de dinero, a una fecha futura fija o
determinable.
Características de la letra de cambio:
Representa una orden de pago.
En su emisión intervienen generalmente tres personas (librador,
librado y beneficiario).
Número de letras de cambio: es el número de la letra a cancelar
y total de letras firmadas.
8
Lugar, día, mes y año en que se emite la letra de cambio.
Cantidad en número.
Lugar, día, mes y año en que se debe pagarse la letra de
cambio (fecha de vencimiento).
Orden pura y simple de pagar una suma determinada de dinero.
Modalidad de giro de Letra de Cambio
Las modalidades de giro pueden variar según el país donde se
practique la contabilidad, pero los principios siguen las
modalidades de:
A la vista. No se necesita ser previamente aceptada, solo basta
presentar el mismo día de su giro o cualquier otro día para
exigir su pago. No es muy usual hacer uso de esta práctica.
A días o meses vista. Esta modalidad tiene la característica de
que el plazo de vencimiento se computa a partir de la fecha de
aceptación de la letra, es decir la fecha en que "a visto" el
aceptante y firmado el compromiso de pagaría.
A días o meses fecha. En esta modalidad el plazo de
vencimiento se computa desde la fecha en que la letra fue
girada. En este caso se cuentan los días conforme al año civil,
es decir computando los días que tiene cada mes.
A fecha fija. En esta modalidad se especifica la fecha de pago
en la letra de cambio.
b) EL PAGARÉ
El pagaré es una promesa escrita e incondicional de pagar una
suma fija o determinable de dinero en un tiempo determinado. Este
documento tiene que estar firmado por las personas que acuerdan
efectuar el pago.
9
Este es un documento privado de crédito, que en su caso puede
ser elevado a instrumento público mediante el reconocimiento de
firmas y rúbricas antes o después de la transacción.
El pagaré se diferencia de la letra de cambio por:
Incluir la estipulación de intereses ordinarios y penales.
No pueden ser girado a la vista sino:
o A días o meses fecha.
o A fecha fija.
Los pagarés pueden ser de diferentes tipos:
1. Simple o a sola firma. Este tipo de pagaré está firmado
solamente por el deudor quien garantiza el cumplimiento de
la obligación a la fecha de vencimiento.
2. Con garantía personal. Este tipo de pagaré establece que
cuando existe la garantía de otra persona quien en forma
solidaria y mancomunada se compromete a satisfacer la
obligación en la fecha de vencimiento en caso del
incumplimiento por parte del deudor.
3. Con garantía prendaria. Este tipo de pagaré garantiza la
deuda con una prenda que puede ser vehículos, joyas,
títulos de propiedad, etc.
4. Con garantía hipotecaria. Este tipo de pagaré es utilizado
en casos de que exista una garantía hipotecaria como un
bien inmueble, en este caso el acreedor puede gestionar el
remate del bien para recuperar el valor de crédito si no fue
satisfecha la obligación en la fecha de vencimiento.
5. Mixto. Este tipo de pagaré es utilizado cuando existe la
combinación de las garantías mencionadas. Como por
ejemplo: el crédito se otorgue con garantías personales y
prendarias.
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c) EL CHEQUE
El cheque es una orden de pago con una determinada suma de
dinero, debe ser pagado contra presentación del cheque en cajas
de Bancos.
Este documento mercantil permite al librador o cuentacorrentista
retirar en su nombre en forma parcial o total de los fondos
depositados en poder del librado o Banco.
Características del Cheque
El cheque presenta las siguientes características:
El cheque debe tener fondos disponibles. El girador debe
tener, fondos depositados y disponibles en el Banco girado o
haber recibido de éste autorización para girar cheques en virtud
de una apertura de crédito.
El cheque se puede girar por dos modalidades:
o Al portador.
o Nominativa. Es decir a la orden de una persona natural o
jurídica.
d) EL RECIBO
El recibo es un documento mercantil, mediante el cual una persona
acredita haber recibido de otra persona una determinada suma de
dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago.
Existen varios tipos de recibos, entre las más importantes tenemos
los recibos de:
Recibo de Caja de Ingreso.
Recibo de Caja de Egreso.
Recibo de Alquiler.
Recibo de Depósito en cuenta corriente.
Recibo de Depósitos en garantía.
Recibo de Depósitos en custodia.
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Recibo de Depósito a plazo fijo.
Recibo de Depósito judicial.
e) LA FACTURA
La factura, es un documento mercantil de constancia escrita, que
otorga un vendedor al comprador por la venta de bienes y
servicios, con detalle de los bienes y servicios vendidos, precios y
condiciones. La factura representa para el adquiriente la prueba de
propiedad de los bienes o servicios comprados, desde el punto de
vista contable esto permite:
Registrar en los libros el motivo del ingreso de efectivo o la
constancia de una cuenta por cobrar para el vendedor.
Establecer la causa de un desembolso de efectivo o
cheque que respalda el nacimiento de una obligación, para
el comprador.
Se utiliza para fines estadísticos y para el control del
movimiento de las mercaderías y cuentas por cobrar.
Casos en los cuales se emitirán facturas:7
En las operaciones entre empresas o personas que necesitan
acreditar costo o gasto para efecto tributario, sustentar el pago
del IGV por la operación efectuada y poder ejercer, de esta
manera, el derecho al crédito fiscal.
En operaciones con sujetos del Nuevo Régimen Único
Simplificado
En la operaciones de exportación.
En los servicios de comisión mercantil prestados a sujetos no
domiciliados, conforme los incisos e) y g) del artículo 4 del
Reglamento de Comprobantes de Pago.
f) RECIBO POR HONORARIOS: 7 http://orientacion.sunat.gob.pe/index.php?option=com_content&id=1828:factura-&Itemid=424
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Documento que debe ser entregado por toda persona que ejerce
una profesión u oficio. Dicho documento es utilizado para sustentar
gastos y costos para efectos tributarios, ejemplo: médicos,
abogados, electricistas, gasfiteros, etc. siempre y cuando no estén
asociados en sociedades civiles u otros. Este documento rige
también cuando el servicio es gratuito. Las retenciones respectivas
son el 10% de Impuesto a la Renta.
Casos en los cuales se emitirán recibos por honorarios:8
Por la prestación de servicios a través del ejercicio individual de
cualquier profesión, arte, ciencia u oficio.
Por todo servicio que genere rentas de cuarta categoría, salvo
los casos en que exista excepción de emitir el recibo por
honorarios.
g) BOLETA DE VENTA:
Documento otorgado a consumidores finales en ella se consigna el
valor de la venta mas no se detalla el I.G.V. No otorgan derecho a
crédito fiscal, ni pueden ser utilizados para sustentar gasto y costo,
salvo el 6% del total de los comprobantes de pago anotados en el
registro de compras que otorgan el derecho a deducir costo y
gasto.
Casos en los cuales se emitirán Boletas de Venta:9
En las operaciones con consumidores o usuarios finales.
En operaciones realizadas por los sujetos del Nuevo Régimen
Único Simplificado, incluso en las de exportación que puedan
efectuar dichos sujetos.8 http://orientacion.sunat.gob.pe/index.php?option=com_content&view=article&id=1831:recibo-por-honorarios-&catid=251:tipos-de-comprobantes-de-pago-&Itemid=4249 http://orientacion.sunat.gob.pe/index.php?option=com_content&view=article&id=1829:boleta-de-venta-&catid=251:tipos-de-comprobantes-de-pago-&Itemid=424
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Las boletas de venta no permitirán ejercer derecho al crédito fiscal
ni podrán sustentar costo y gasto para efecto tributario, salvo en los
casos que la Ley lo permita y se debe identificar al adquiriente o
usuario con su Número de RUC, así como sus apellidos y nombres
o razón social.
h) LIQUIDACIÓN DE COMPRA
Es un documento emitido por el comprador, su empleo se permite
únicamente cuando el vendedor es una persona natural productora
y/o acopiadora de productos primarios derivados de actividades
como: agricultura, pesca artesanal, artesanía, etc.
Cuando el vendedor no puede otorgar comprobantes de pago por
carecer de RUC entonces el comprador emite una liquidación de
compra. Permite ejercer el derecho a crédito fiscal siempre que el
I.G.V. se haya pagado. Son documentos que pueden sustentar
gasto y costo para efectos tributarios.
Casos en los que se emitirán Liquidación de Compra:10
Serán emitidas por las personas naturales y jurídicas por las
adquisiciones que efectúen a personas naturales productoras
y/o acopiadoras de productos primarios derivados de la
actividad agropecuaria, pesca artesanal y extracción de
madera, de productos silvestres, minería aurífera artesanal,
artesanía, desperdicios y desechos metálicos, desechos de
papel y desperdicios de caucho, siempre que estas personas no
otorguen comprobantes de pago por carecer de número de
RUC.
Podrán ser empleadas para sustentar gasto o costo para efecto
tributario. Asimismo es preciso señalar que permitirán ejercer el
10 www.sunat.gob.pe
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derecho al crédito fiscal y debe considerarse que el impuesto
deberá ser retenido y pagado por el comprador, quien queda
designado como agente de retención.
i) TICKETS O CINTAS DE MAQUINAS REGISTRADORAS
Son documentos admitidos como comprobantes de pago, en
operaciones finales cuando el comprador necesite utilizar el crédito
fiscal, será necesario identificarlo, registrando el No de RUC y el
I.G.V. que afecta a la compra. Los vendedores deberán efectuar
una liquidación diaria de las operaciones realizadas por cada
máquina registradora.
Casos en los cuales se emitirán tickets o cinta emitida por
máquina registradora:11
En las operaciones con consumidores finales, en este caso no
se tendrá derecho a ejercer crédito fiscal ni sustentar gasto o
costo para efecto tributario.
En operaciones realizadas por los sujetos del Régimen único
Simplificado
Estos comprobantes permitirán ejercer el derecho al crédito
fiscal, sustentar gasto o costo para efecto tributario, siempre
que contengan:
El número de RUC, apellidos y nombres o denominación o
razón social del adquiriente o usuario
Se emitan como mínimo en original y una copia además de la
cinta testigo.
Se discrimine el monto del impuesto.
j) GUIAS DE REMISIÓN
11 www.sunat.gob.pe
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Documento que se utiliza para comprobar el traslado del bien con
motivo de su compra o venta y prestación de servicios que
involucren o no transformación de bienes.
Cuando las personas poseedoras de bienes, no tienen el RUC. o
pertenecen al Régimen Único Simplificado, pero desean trasladar
sus recursos materiales de un lugar a otro, en estos casos es el
transportista quien emite la Guía de Remisión.
k) NOTA DE ABONO O CREDITO:
Es un documento que emiten las empresas vendedoras para
indicarle al titular (adquiriente o usuario) que se le ha concedido un
beneficio como: descuentos, rebajas, devoluciones, anulaciones,
etc. Sólo podrán ser emitidas para modificar comprobantes de pago
otorgados con anterioridad.
En caso de descuentos o bonificaciones sólo podrán modificar
comprobantes de pago que den derecho a crédito fiscal o crédito
deducible o sustenten costo o gasto para efectos tributarios.
l) NOTA DE CARGO O DEBITO:
Es un documento emitido por las empresas vendedoras para
indicarle al titular (adquirente o usuario) que se le ha cargado a su
cuenta un valor determinado por concepto de intereses, fletes,
moras, devoluciones, etc. Siempre y cuando se haya emitido un
comprobante de pago anteriormente.
Excepcionalmente el adquirente o usuario podrá emitir una Nota de
Débito como documento sustentatorio de las penalidades
impuestas por incumplimiento contractual del proveedor
(vendedor), tal como se manifiesta en el siguiente ejercicio práctico.
CAPÍTULO II
LA DOCUMENTACIÓN MERCANTIL COMO DOCUMENTOS FUENTE
DEL PROCESO CONTABLE
16
Como hemos visto en el capítulo anterior, todo lo relacionado a la
documentación mercantil, ahora daremos a conocer como esos
documentos son necesarios e importantes en el proceso contable.
2.1. LA CONTABILIDAD
La Contabilidad es la disciplina que trata del estudio económico y
financiero que permite evaluar la gestión administrativa y financiera de
una empresa, es decir es el medio para ordenar todas las
operaciones a través del proceso contable.
La finalidad de la contabilidad es suministrar información en un
momento dado y de los resultados obtenidos durante un período de
tiempo, que resulta de utilidad a los usuarios en la toma de sus
decisiones, tanto para el control de la gestión pasada, como para las
estimaciones de los resultados futuros, dotando tales decisiones de
racionalidad y eficiencia para su beneficio.
2.2. PROCESO CONTABLE
Es importante destacar que el ciclo contable se refiere al proceso de
registros que va desde los documentos fuente para realizar el registro
inicial de las transacciones hasta los estados financieros finales.
Además de registrar las transacciones conforme van ocurriendo, el
ciclo contable incluye los ajustes para las transacciones.
El ciclo contable, por lo tanto, es el conjunto de pasos de la
contabilidad que se repiten en cada período contable, durante la vida
de un negocio. Se inicia con el registro de las transacciones siempre
que cuenten con un respaldo es decir con algún documento, continúa
con la labor de pase de las cantidades registradas del diario al libro
mayor, la elaboración del balance de comprobación, la hoja de
trabajo, los estados financieros.
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2.3. DOCUMENTOS FUENTE
Los documentos fuente sirven como respaldo o soporte de cada una
de las transacciones que se llevan a cabo dentro de una empresa.
Estos documentos son:
Factura
Cheque
Crédito: Recibo
Nota de débito
Nota de crédito
Resumen de cuenta
Pagaré
Nota de pedido o de compra
Ticket
Recibo
Pagaré
Cheque
Nota de Crédito Bancaria
2.4. IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS MERCANTILES EN EL
PROCESO CONTABLE
Hoy en día no se puede realizar una transacción mercantil sin que
esta no esté reflejada en un pacto por escrito o como los conocemos
un “documento mercantil” ya que este documento es el único
respaldo que puede asegurar que nuestra transacción mercantil
fue llevada a cabo.
Antes los acuerdos o transacciones eran selladas por medio de un
pacto verbal pero esto no era tan seguro, en cambio cuando se
crearon los documentos mercantiles estos acuerdos se volvieron
totalmente seguros ya que ahora estaba el documento escrito como
respaldo de que esa transacción existió.
En fin estos documentos son tan importantes que se han creado
normas específicas y leyes para su manejo.
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CONCLUSIONES
Al término de la presente investigación se puede decir que:
Documentación mercantil es toda constancia escrita de una
transacción comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse
para:
Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad.
Probar un hecho desde el punto de vista legal.
Los documentos mercantiles son vitales para realizar una transacción
comercial ya que sin esto documento no habría respaldo o un
comprobante de que la transacción fue realizada, son tan importantes
que tienen sus normas de uso y su desacato termina en sanción, es
decir, todas las personas que realizan transacciones comerciales
deben de manejar los documentos mercantiles ya que si ellos su
transacción seria nula.
Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben
ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que
cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con
los documentos pertinentes para cada una de ellas.
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BIBLIOGRAFÍA
Brito, J. (2006). “Contabilidad básica e intermedia” Vol. I y II. Caracas.
Diplomado de Auditoría General. Manuales de Autoestudio. CECOFIS. Tomo I.
http://orientacion.sunat.gob.pe/index.php?option=com_content&id=1828:factura-&Itemid=424. Recuperado el 24 de noviembre del 2015
http://orientacion.sunat.gob.pe/index.php?option=com_content&view=article&id=1831:recibo-por-honorarios-&catid=251:tipos-de-comprobantes-de-pago-&Itemid=424. Recuperado el 24 de noviembre del 2015
http://orientacion.sunat.gob.pe/index.php?option=com_content&view=article&id=1829:boleta-de-venta-&catid=251:tipos-de-comprobantes-de-pago-&Itemid=424. Recuperado el 24 de noviembre del 2015
Maldonado, R. (2007). Estudios de la Contabilidad General. Venezuela.
Paucar, M. & Rodríguez A. (2011) Tesis para optar el título de Licenciada en Educación: “Aplicación de las TIC para mejorar la enseñanza aprendizaje de los documentos mercantiles”, Universidad Técnica del Norte, Facultad de Educación Ciencia y Tecnología. Ibarra – Ecuador.
Resolución de Superintendencia N° 007-99-SUNAT.
Suarez M. & Mujica, D. (1999). “Nociones básicas de Contabilidad. 7° grado de Educación Básica”. I.U.P.E.B. 11ª edición. Caracas
www.sunat.gob.pe
