Sveučilište u Rijeci

Građevinski fakultet

Microsoft Project osnovne upute Siniša Lukarić, 2006

2

Microsoft Project – osnovne upute

Opdenito o MS Projectu

Radna okolina; Prvi koraci

Definiranje aktivnosti

Postavljanje resursa

Pridruživanje resursa aktivnostima

Primjer: Izvedba kanalizacijskog rova

Formatiranje i ispis plana

Pradenje aktivnosti

Status projekta: Izvješda i pogledi

3

Opdenito o MS Projectu

Microsoft Project je softverski alat namijenjen vođenju projekata.

Spada u obitelj Microsoft Office alata i mogude ga je nabaviti u dvije verzije: Standard i

Professional. Osnovna razlika između navedenih inačica je mogudnost rada u mreži i

sinhronizacije podataka pomodu poslužitelja kod profesionalne verzije.

Na idudim stranicama predstaviti demo Microsoft Project 2003 Standard.

Ovaj kratki priručnik namijenjen je studentima Građevinskoga fakulteta u Rijeci i sadrži samo

najosnovnije upute za samostalan rad u MS Projectu.

Više se može saznati iz slijededih naslova:

Chatfield, Carl S: „Microsoft Office Project 2003 Step by Step“, Microsoft Press, 2003.

Marmel, Elaine: „Microsoft Office Project 2003 Bible“, Wiley Publishing, Inc, 2004.

Kennemer, Brian: „Show Me: Microsoft Office Project 2003“, QUE Publishing, 2004.

Napomena:

Originalnu licencu za instalaciju Microsoft Projecta na osobnom računalu mogude je dobiti od

Sveučilišta u Rijeci, tj. od servisa za distribuciju Microsoftovog softvera koji se nalazi u

Sveučilišnoj knjižnici – MSDN AA.

Sve informacije vezane za partnerstvo Microsofta i Sveučilišta u Rijeci potražite na adresi:

http://www.pil.uniri.hr

4

Radna okolina; Prvi koraci

Kao što smo ved spomenuli, MS Project spada u Office grupu, zbog čega de korisničko

sučelje vedim dijelom biti poznato korisnicima aplikacija MS Word i MS Excell.

Naredbe su organizirane u menijima, a one češde korištene lako su dostupne preko trake

s alatima. Naravno, korisničko sučelje svaki korisnik može prilagoditi sebi i svom načinu rada.

Nakon što pokrenemo MS Project, možemo započeti s novim projektom ili nastaviti s

uređivanjem postojedeg.

Novi projekt otvaramo izborom naredbe New iz File menija, a nakon toga Blank Project iz

okvira sa zadacima (nalazi se uz lijevi rub ekrana). Osim otvaranja praznog projekta, možemo

iskoristiti odgovarajudi predložak (Template).

Meniji

Traka s alatima

Radna površina

Okvir sa

zadacima

5

Nakon što pokrenemo novi projekt na opisani način, možemo iskoristiti tzv. Wizarda –

„čarobnjaka“ koji se pojavljuje u okviru sa zadacima i vodi nas u koracima kroz definiranje

projekta. Sve parametre unesene na ovaj način mogude je naknadno izmijeniti.

U ovoj je fazi preporučljivo upisati datum početka odvijanja projekta ili krajnji rok za

završetak projekta: Project -> Project Information -> Start date ili Finish date.

U svakom trenutku možemo sačuvati projekt, na ved uobičajeni način: File -> Save.

Datoteke u koje MS Project sprema podatke imaju ekstenziju .mpp.

6

Globalne postavke projekta dostupne su nam iz menija Tools -> Options.

Napomena: važno je ne mijenjati postavke za koje nismo sigurni kako utječu na funkciju

MS Projecta ili na projekt na kojem upravo radimo. Tako demo npr. oznaku valute (Currency)

namjestiti na listidu „View“, dok je na listidu „Calendar“ mogude postaviti radno vrijeme koje de

se podrazumijevati za nove projekte (gumb „Set as Default“).

7

Definiranje aktivnosti

Inicijalno se MS Project pokrede s uključenim prikazom gantograma. Na ovaj se „pogled“

uvijek možemo vratiti preko menija View -> Gantt Chart.

Radna površina podijeljena je na dva dijela: s lijeve strane nalazi se tablica namijenjena

unosu podataka: aktivnosti, resursa, a s desne je strane prostor s vremenskom linijom u kojem

se iscrtava gantogram.

Radne dane i radno vrijeme možemo detaljno postaviti iz menija Tools -> Change

Working Times .

Unos

podataka Gantogram

8

Aktivnosti demo najjednostavnije unositi direktno u tablicu: kliknemo na praznu deliju u

stupcu „Task Name“ i upišemo naziv aktivnosti. U krajnjem lijevom stupcu pojavljuje se

identifikator aktivnosti koji se kreira automatski. Procijenjeno trajanje aktivnosti upisujemo u

stupac „Duration“. Sve dok sami ne definiramo trajanje računalo upisuje pretpostavljenu

vrijednost „1 day?“.

Početak pojedinih aktivnosti računalo izračunava na temelju početnog (ili konačnog) datuma

i trajanju prethodnih aktivnosti.

Dvostrukim klikom na pojedinu aktivnost možemo otvoriti dijaloški okvir za detaljnije

postavke (vidi sliku):

Miljokaz (Milestone) postavimo tako da unesemo novu aktivnost kojoj je trajanje jednako

nuli. Na gantogramu je miljokaz predstavljen crnim „dijamantom“.

9

Ukoliko se aktivnosti odvijaju u određenom slijedu, potrebno je između dvije aktivnosti

odrediti odnos. Mogudi odnosi prikazani su u slijededoj tablici:

Odnos između aktivnosti Značenje Prikaz u gantogramu Primjer

Kraj – početak Finish – to – start (FS) = (N)

Krajnji datum prethodne aktivnosti određuje početak naredne

Filmska scena mora biti snimljena prije montaže.

Početak – početak Start – to – start (SS)

Početni datum prethodne aktivnosti određuje početak naredne

Pisanje scenarija i revizija scenarija usko su povezane aktivnosti koje se odvijaju simultano.

Kraj – kraj Finish – to – finish (FF)

Krajnji datum prethodne aktivnosti određuje kraj naredne

Aktivnosti koje zahtijevaju određenu opremu (resurs) moraju završiti prije isteka najma te opreme.

Na idudoj se slici vidi kako je postavljen odnos između dvije aktivnosti – s obzirom da se

iskop izvodi prije utovara, aktivnost „Iskop zemlje...“ je prethodnik (Predecessor) aktivnosti

„Utovar“ uz odnos „FS“: utovar de započeti kada iskop bude gotov. Lag označava vremenski

odmak između aktivnosti (npr. „Betoniranje“ može biti aktivnost koja prethodi „Skidanju

oplate“; u tom slučaju demo kao Lag staviti period stvrdnjavanja betona).

10

Postavljanje resursa

Resurs u kontekstu MS Projecta može biti osoba, imovina, materijal, informacija, ili kapital

koji može biti korišten za postizanje cilja.

Nakon što povežemo resurse i aktivnosti, biti demo u mogudnosti odgovoriti na pitanja kao

što su:

Tko de i kada raditi na određenoj aktivnosti?

Raspolažemo li s količinom resursa koja odgovara opsegu projekta?

Očekujemo li da resurs obavlja određenu aktivnost za vrijeme kada nije na raspolaganju

za rad na projektu?

Jesmo li resursu pridružili više aktivnosti nego što radni kapacitet tog resursa dopušta?

Raspoloživost resursa (maximum units) određuje kada i koliko određeni resurs može

sudjelovati u određenim aktivnostima; inicijalno se postavlja vrijednost od 100%, što znači da je

resurs na raspolaganju cijelo radno vrijeme.

Jediničnu cijenu definiramo ukoliko želimo izračunati iznos koštanja određenog resursa.

Resurse dijelimo u dvije grupe:

a) ljudski resursi (osobe, oprema) – work resources

- osobe imenom i prezimenom (npr. Pero Perid, dipl.inž.građ.)

- osobe određene zanimanjem / funkcijom (npr. nadzor)

- osobe grupirane prema zajedničkim vještinama (npr. zidari)

- oprema (npr. bager, prostor Uprave gradilišta – oprema ne mora nužno biti pokretna)

b) materijalni resursi tj. potrošni materijal – material resources

- na primjer: čavli, beton,...

11

Ovisno o vrsti resursa, te o ciljanoj grupi za prezentaciju projekta (investitor?) treba

procijeniti koji je način imenovanja resursa najbolji.

U slučaju da u trenutku unošenja ljudskih resursa ne znamo točno ime nekog suradnika,

možemo upisati privremeno ime ili funkciju na projektu i na taj način „rezervirati mjesto“.

Nakon što povežemo aktivnosti i resurse, MS Project određuje rokove izvedbe određene

aktivnosti prema formuli:

trajanje aktivnosti × raspoloživost resursa = rad

npr. 40 h trajanja aktivnosti × 100% raspoloživosti resursa = 40 radnih sati

ili 16 h akt. × 2 resursa po 100% rasp. = 32 radna sata

Ako određenoj aktivnosti uz ved pridruženi resurs odlučimo dodati još resursa, količina

radnih sati ostaje ista, dok se trajanje aktivnosti smanjuje (prema gore ispisanoj formuli). Ovaj

princip određivanja rokova naziva se „Effort – driven scheduling“.

Nakon dodavanja (ili izmjene rasporeda) resursa, MS Project nas može upitati želimo li

ažurirati trajanje aktivnosti prema effort – driven ili nekom drugom principu.

Resurse unosimo slično kao što smo unosili aktivnosti. Otvorimo pogled View -> Resource

Sheet; u tablicu upišemo naziv resursa i broj jedinica (Max Units) dotičnog resursa koje projekt

ima na raspolaganju. Na primjer, ako otvorimo grupni resurs „Zidari 1“, i postavimo Max Units

na 600% definirali smo radnu grupu od 6 radnika koji su na raspolaganju tijekom cijelog radnog

vremena(6 × 100%).

12

Pridruživanje resursa aktivnostima

Aktivnosti i resurse povezujemo tako da dvostrukim klikom otvorimo određenu aktivnost

i na listidu „Resources“ dodamo jedan ili više resursa. U stupcu Units odredimo raspoloživost

pojedinog resursa dotičnoj aktivnosti (npr. 50% znači pola radnog vremena; ostalih 50% resurs

je slobodan za neku drugu aktivnost).

Nakon što smo uspješno povezali resurse i aktivnosti, na gantogramu se uz aktivnost pojavljuje i

popis resursa koje određena aktivnost koristi.

13

Primjer: Izvedba kanalizacijskog rova

U priloženim tablicama nalaze se ulazni podaci za izradu dinamičkog plana projekta. Početak projekta: 25.10.2007. Radno vrijeme: 07:00 – 15:00 Pauza: 10:00 – 10:30 Subote su radne.

14

Pokazati demo kako se zadani podaci upisuju u MS Project:

1. Nakon što smo pokrenuli MSP (ili otvorili novi dokument), najprije postavljamo datum

početka projekta („Project Information“) ...

... i radno vrijeme pomodu „čarobnjaka“ iz okvira sa zadacima, koji de nas voditi korak po

korak. Izaberemo „Define general working times“...

>>>

Na kraju upišemo broj radnih dana i sati ...

... te završimo sa „Save and Finish“ u petom koraku.

Ovdje lociramo određeni dan.

U slučaju da se unutar planskog

perioda pojavljuje posebni neradni

dan (npr. drž. praznik), ovdje

promijenimo status tom danu.

15

2. upisujemo aktivnosti (Opis pozicije -> Task name) sa zadanim trajanjima

3. aktivnosti možemo grupirati tako da iznad prve aktivnosti u grupi ubacimo novu

aktivnost (desni klik na redni broj, New Task): prvu grupu nazvati demo „Zemljani

radovi“, a u nju demo uključiti prve dvije aktivnosti:

označimo ih (selektiramo) te kliknemo na gumb „Indent“

16

4. odnose među aktivnostima definiramo na slijededi način:

dvostrukim klikom na aktivnost otvaramo dijaloški okvir, te na listidu „Predecessors“

izaberemo aktivnost koja prethodi, vrstu odnosa i vremenski odmak – eng. Lag

Sada se na gantogramu jasno vidi slijed i odnos među aktivnostima.

5. kao miljokaz (Milestone) postaviti demo događaj „Kraj montažnih radova“, i to između

aktivnosti „Postavljanje PVC cijevi“ i „Pješčani nasip“.

Napomena: miljokaz upisujemo kao aktivnost s trajanjem 0.

17

6. resurse upisujemo tako da najprije otvorimo pogled View -> Resource Sheet. Prilikom

dodavanja resursa (radnika i strojeva) vodimo računa o vrijednosti Max. Units –

najvedem broju (količini) određenog resursa koji u određenom vremenu može biti

uključen u određenu aktivnost.

Ukoliko želimo da nam MSP proračunava troškove, cijenu koštanja resursa također

možemo upisati u ovoj tablici (Std. Rate; Ovt. Rate). Dvostrukim klikom na resurs otvara

se dijaloški okvir za detaljan opis.

18

7. Resurse pridružujemo aktivnostima tako da nakon dvostrukog klika na aktivnost (iz

pogleda View -> Gantt Chart) na listidu „Resources“ izaberemo resurs(e) s prethodnog

popisa, te definiramo raspoloživost („Units“).

Nakon što sve resurse pridružimo aktivnostima, gantogram de izgledati ovako:

19

Formatiranje i ispis plana

20

Pradenje aktivnosti

Do sada smo se bavili planiranjem – razvojem i povezivanjem detalja projekta prije

samog početka odvijanja projekta. Nakon što projekt krene, ujedno krede i faza rukovođenja

projektom: pradenje napretka – eng. Tracking.

Pod pradenjem podrazumijevamo činjenice kao što su: tko je radio što, kada je određena

aktivnost bila završena i koliko je koštala.

Ispravno pradenje izvedbe i usporedba s izvornim planom omogudava nam odgovore na

pitanja:

Počinju (i završavaju) li aktivnosti prema planu; u slučaju da nije tako, hode li se

pomaknuti planirani datum završetka projekta?

Troše li resursi više ili manje vremena nego što je planirano?

U kojoj mjeri povedanje troškova aktivnosti povedava cjelokupnu cijenu projekta?

Ovisno o nivou kontrole nad projektom biramo metodu pradenja, te bilježimo:

napredak prema planu – funkcionira dok god se aktivnosti odvijaju prema rasporedu!

postotak završenosti pojedine aktivnosti

stvarni početak, stvarni kraj, stvarni rad, stvarno i preostalo vrijeme za svaku aktivnost

U praksi se koriste kombinacije navedenih metoda pradenja.

Prije početka pradenja projekta moramo pohraniti „nit vodilju“ (eng. baseline) – referentni

smjer odvijanja projekta, a nakon toga pravodobno ažurirati status.

Razlika između „vodilje“ i trenutnog stanja pokazuje nam tijek izvedbe.

21

Status projekta: Izvješda i pogledi

Pogled na mrežni dijagram možemo aktivirati preko menija View -> Network Diagram.

22

Bilješke