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PREPARADO POR: ANALISTA

COORDINADOR

SERGIO BRENES SANCHO

LIC. DANIEL SERRANO CASTRO

VALIDADO POR :

JEFE UNIDAD FINANCIERA

DIRECTOR FINANCIERO, BIENES Y SERVICIOS

DIRECTORA ADMINISTRATIVA

Lic. Adrian Vega Navarro

Lic. Jorge Araya Madrigal

Lic. Sandra Barrientos Escobar

REVISADO POR: UNIDAD DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL LIC. FRANCISCO ÁLVAREZ LEANDRO

APROBADO POR: DIRECCIÓN GENERAL DE SALUD DRA. PRISCILA HERRERA GARCÍA

VERSIÓN Nº: 2 FECHA DE EMISIÓN: 5 DE DICIEMBRE DE 2014

MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA UNIDAD ORGANIZATIVA

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LIQUIDACIÓN DE GASTOS DE VIAJE Y

TRANSPORTE EN EL INTERIOR DEL PAÍS CÓDIGO: MS.NI.LI.07.04.02

1. Introducción

Este manual se emite con el propósito de realizar adecuadamente el pago de gastos de viaje y transporte en el interior del país a funcionarios del Ministerio de Salud. El manual contiene las disposiciones generales que deben contemplarse en el reconocimiento de los gastos de viaje y transporte, en que incurran los trabajadores, en el desempeño de las funciones encomendadas, de acuerdo a lo indicado en el “Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte en el Interior del País para Funcionarios del Ministerio de Salud”, sus modificaciones y directrices emitidas por el máximo jerarca de este Ministerio, así como el Reglamento de gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos, emitido por la Contraloría General de la República.

2. Objetivo

Garantizar el reconocimiento de los gastos de viaje y transporte en el interior del país, en el desempeño de las funciones de los colaboradores de los tres Niveles de Gestión del Ministerio de Salud.

3. Productos

Producto Final

Gastos de viaje y transporte pagados a los funcionarios.

Productos Intermedios:

Liquidación de gastos de viaje en el interior del país.

Liquidación de gastos de transporte y otros gastos de viaje en el interior del país.

Factura de hospedaje.

Factura de lavado y planchado.

Reporte de gastos de viaje del Sistema de Viáticos.

4. Alcance

Ministerio de Salud, en sus tres niveles de gestión.

5. Definiciones

Para mayor comprensión de este procedimiento se necesita tener como referencia los siguientes conceptos, que están definidos en el Glosario del Manual de Procedimientos del Ministerio de Salud:

Adelanto de viáticos

Administración Activa

Cuenta Cliente

Liquidación

Reserva Presupuestaria

Sujetos beneficiarios.


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Sistema Administrativo Financiero (SIAF).

Sistema Nacional de Pagos Electrónicos (SINPE).

Sistema Integrado de Gestión de Administración Financiera (SIGAF).

Transferencia Bancaria.

Viático.

6. Referencias

Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131 de setiembre del 2001 y su Reglamento.

Ley General de Administración Pública, Ley No. 6227 del 2 de mayo de 1978.

Ley General de Control Interno Nº 8292, publicada el 4 de setiembre del 2002 en la Gaceta N° 169

Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica, Ley 7428 de 26 de agosto de 1994, Gaceta 210 de 4 de noviembre de 1994

Ley reguladora de los gastos de viaje y gastos por concepto de transporte para todos los funcionarios del Estado”, Nº 3462, del 26 de noviembre de 1964

Reglamento de gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos, R-RCO-26-2009—Contraloría General de la República.—Gaceta N° 85 martes 05 de mayo 2009

Reglamento sobre el visado de gastos con cargo al Presupuesto de la República, aprobado mediante la resolución R-2-2003-CO-DFOE del 1 de diciembre 2003 y publicado en la Gaceta 235 del 5 de diciembre 2003

Reglamento Orgánico del Ministerio de Salud

Reglamento para el funcionamiento de caja única, decreto ejecutivo No.33950-H del 26 de julio del 2007

Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte en el interior del país para los para Funcionarios Públicos Del Ministerio de Salud.

Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos de ejecución presupuestaria en el proceso de visado, aprobado mediante la resolución M-1-2003-CO-DFOE, del 13 de diciembre del 2003.

Resolución R-DC-84-2010 de la Contraloría General de la República publicada en la Gaceta No. 103 del 28 de mayo del 2010.


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7. Responsables

Código Actividad Nivel de gestión

Unidad Organizativa Responsable

8.1 Verificar contenido presupuestario.

Nivel Central Nivel Regional

Nivel Local

Direcciones de Nivel Central Direcciones Regionales

Dirección de Área Rectora

8.2

Confeccionar la Liquidación de Gastos de Viaje y/o la Liquidación de Gastos de Transporte en el Interior del País

Nivel Central Nivel Regional

Nivel Local

Direcciones de Nivel Central Direcciones Regionales


8.3 Recibir la liquidación. Nivel Central

Nivel Regional Nivel Local

Unidad Financiera Direcciones Regionales


8.4 Revisar la liquidación en el Área Rectora.

Nivel Local Dirección de Área Rectora

8.5

Registrar la liquidación en el Sistema de Viáticos y remitirla a la Dirección Regional para su Visado.

Nivel Local Dirección de Área Rectora

8.6

Recibir y realizar el visado a las liquidaciones de las Áreas Rectoras y las del Nivel Regional.

Nivel Regional Dirección Regional

8.7 Registrar la liquidación en el Sistema de Viáticos


8.8

Aprobar la liquidación en el Sistema de Viáticos y gestionar el Visto Bueno del Director Regional.


8.9

Enviar las liquidaciones de las Áreas Rectoras y de la Dirección Regional, a la Unidad Financiera.

Nivel Regional

Dirección Regional

8.10 Recibir las liquidaciones de los tres niveles de Gestión.

Nivel Central

Unidad Financiera

8.11 Realizar el visado de liquidaciones de Nivel Central.

Nivel Central Unidad Financiera

8.12

Gestionar el visto bueno de la liquidación por parte del responsable del programa presupuestario.

Nivel Central

Unidad Financiera


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Código Actividad Nivel de gestión

Unidad Organizativa Responsable

8.13 Refrendar la liquidación por el Jefe de la Unidad Financiera.


8.14 Registrar la liquidación en el SIGAF.


8.15 Aprobar la liquidación en el SIGAF.


8.16

Cargar en el SIAF los registros del Sistema de Viáticos aprobados por las Direcciones Regionales y generar archivo.


8.17 Ejecutar el proceso de interface entre SIAF y SIGAF.


8.18 Crear la propuesta de pago en el SIGAF.


8.19 Verificar que las liquidaciones fueron tramitadas por la Tesorería Nacional.


8.20 Localizar al funcionario para solicitar los datos


8.21 Realizar los ajustes en los datos del funcionario y crear una nueva propuesta de pago.


8.22

Adjuntar las liquidaciones a la propuesta de pago y remitirlos al archivo pasivo de la Dirección Financiera, Bienes y Servicios.


8.23 Realizar pruebas selectivas de las liquidaciones recibidas de las Direcciones Regionales.


8.24 Gestionar medidas administrativas para las inconsistencias encontradas.


8.25

Remitir las liquidaciones recibidas del Nivel Regional al archivo pasivo de la Dirección Financiera, Bienes y Servicios


8.26

Reportar a la Contabilidad Nacional las devoluciones de adelantos.



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8. Procedimiento

8.1. Verificar contenido presupuestario

La realización de una gira debe estar programada con anticipación y el funcionario debe realizar la verificación que garantice el pago de los gastos de viaje y transporte en el interior del país, para lo cual debe consultar ante la Unidad Organizativa a la cual pertenece si existe el contenido presupuestario para tramitar la liquidación al finalizar la gira.

8.2. Confeccionar la Liquidación de Gastos de viaje y/o Gastos de Transporte y en el interior del País.

El formulario de liquidación debe ser completado por el funcionario y debe presentarlo en la unidad organizativa en la que labora, en un plazo máximo de siete días hábiles posteriores a la finalización de la gira o de su incorporación a su sede de trabajo. El formulario para la liquidación debe completarse detallada y conscientemente de que la información consignada tiene carácter de declaración jurada; que evidencia una relación cierta de los gastos incurridos en la atención de asuntos oficiales, utilizando los formularios que se presentan en el Anexo Nº1 “Liquidación de gastos de viaje en el interior del país” y Anexo Nº2 "Liquidación de gastos de transporte y otros gastos de Viaje en el interior del país”. En el Anexo Nº3 se detallan las indicaciones para completar los formularios de liquidación. La Unidad Financiera solamente requiere el original de la liquidación, por lo tanto no deben entregarse copias o fotocopias de la misma. Cuando la liquidación incluya gastos por hospedaje o lavado y planchado de ropa, se debe adjuntar la factura original, la cual debe cumplir con los requisitos establecidos por la Dirección General de Tributación, tal como se detalla en el Anexo Nº4 “Requisitos de las facturas”, además, al dorso de la factura debe indicarse el nombre, número de cédula y firma del funcionario que realiza la gira, así como del superior inmediato y del responsable del programa presupuestario. Si la factura de hospedaje incluye más de un funcionario, la original se incluye en una de las liquidaciones y en las otras se adjunta fotocopia, indicando en cuál liquidación se encuentra la factura original. Las fotocopias deben contener las firmas indicadas en el párrafo anterior. El funcionario que tenga pendiente de liquidar un adelanto de gastos de viaje y/o transporte no podrá presentar a trámite liquidaciones. Quedan prohibidos los arreglos de pago por adelantos de gastos no liquidados o liquidados con errores que ameriten una devolución de dinero.

8.3. Recibir de liquidación.

Los formularios de liquidación deben ser recibidos en los tres niveles de gestión, verificando que correspondan a la Unidad Organizativa donde labora el funcionario, acompañados de los documentos que se requieran de acuerdo con este procedimiento. Los documentos anexos


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deben ser originales y cumplir con los requisitos mínimos solicitados por la Dirección General de Tributación.

8.4. Revisar la liquidación en el Área Rectora.

El funcionario designado por el Director del Área Rectora de Salud, es el responsable de revisar la liquidación de gastos de viaje o transporte dentro del país. El responsable de revisar las liquidaciones procede a revisar lo siguiente:

Que la liquidación se presente debidamente completa, en el formulario establecido en este procedimiento y firmada por el funcionario y su superior inmediato.

Que cumpla con la normativa establecida en el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte en el Interior del País para Funcionarios del Ministerio de Salud.

Que se adjunten las facturas originales cuando la liquidación contemple gastos por hospedaje y lavado y planchado de ropa y que las mismas incluyan al dorso el nombre, número de cédula y firma del funcionario y los mismos requisitos para el superior inmediato del funcionario.

Que las facturas cumplan con los requisitos establecidos por la Dirección General de Tributación.

La Unidad Organizativa cuenta con un plazo de cinco días hábiles para tramitar y resolver la liquidación presentada, término que inicia a partir del momento en que la liquidación cumpla con todos los requisitos establecidos en este manual y en el Reglamento para gastos de viaje y transporte en el interior del país para funcionarios del Ministerio de Salud, si la liquidación tiene inconsistencias, esta debe ser devuelta al funcionario, quien cuenta con tres días hábiles para su corrección y nueva presentación, el funcionario que sobrepase este tiempo para presentar de nuevo la liquidación, el funcionario debe adjuntarle una justificación con las razones por las cuales no presentó la liquidación dentro de los tres días que tenía de plazo, esta justificación debe contar con el visto bueno de su superior inmediato. El responsable de revisar las liquidaciones en el Área Rectora, deja constancia de su revisión incluyen su nombre, firma y sello al dorso del formulario, no debe utilizar el espacio denominado “Analista que revisa la Solicitud” dado que este está destinado para el funcionario que realiza el proceso de Visado.

8.5. Registrar la Liquidación en el Sistema de Viáticos y remitirla a la Dirección Regional para su Visado.

El funcionario designado por el Director del Área Rectora de Salud debe registrar el monto correspondiente a la liquidación, en el control de reservas presupuestarias Anexo Nº5 “Control de reserva presupuestaria”, con el fin de mantener actualizado el saldo disponible de la reserva que le fue asignada a la Unidad Organizativa. Si la liquidación no está relacionada a un adelanto, la registra en el Sistema de Viáticos y envía todas las liquidaciones, con y sin adelanto, al Nivel Regional, dentro de los primeros cinco días naturales del mes siguiente al que corresponde la liquidación.


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Las liquidaciones deben ir acompañadas de la lista de liquidaciones que se imprime del Sistema de Viáticos.

8.6. Recibir y realizar el visado a las liquidaciones de las Áreas Rectoras y las del Nivel Regional.

El Nivel Regional por medio de la Unidad de Apoyo Logístico Administrativo (UALA), recibe y ejecuta el Procedimiento “MS.UO.LI.07.05.01 Visado de documentos de ejecución presupuestaria”, en las liquidaciones recibidas de las Unidades Organizativas del Nivel Local y las propias del Nivel Regional, debe revisar los mismos requisitos indicados en la actividad 8.4, tanto para verificar la revisión del nivel local, como en las liquidaciones de la sede regional.

La Direccion Regional cuenta con los primeros diez días de cada mes para revisar y resolver la liquidación presentada, término que inicia a partir del momento en que la liquidación cumpla con todos los requisitos establecidos en este manual y en el Reglamento para gastos de viaje y transporte en el interior del país para funcionarios del Ministerio de Salud, si la liquidación tiene inconsistencias esta debe ser devuelta al funcionario, quien cuenta con tres días hábiles para su corrección y nueva presentación, el funcionario que sobrepase este tiempo para presentar de nuevo la liquidación, el funcionario debe adjuntarle una justificación con las razones por las cuales no presentó la liquidación dentro de los tres días que tenía de plazo, esta justificación debe contar con el visto bueno de su superior inmediato.

8.7. Registrar la Liquidación en el Sistema de Viáticos.

Una vez realizado el proceso de visado, la Unidad de Apoyo Logístico Administrativo procede a registrar en el sistema de viáticos las liquidaciones del nivel regional que cumplieron con los requisitos para visado y que no están asociadas a un adelanto.

8.8. Aprobar la Liquidación en el Sistema de Viáticos y gestionar el Visto Bueno del Director Regional.

Después de haber registrado las liquidaciones de la sede regional en el Sistema de Viáticos, la Unidad de Apoyo Logístico Administrativo debe proceder a aprobar en este sistema todas las liquidaciones registradas, del Nivel Local y el Nivel Regional.

Luego de aprobar las liquidaciones en el sistema, se trasladan todas, con y sin adelanto, al Director Regional, para que les otorgue el Visto Bueno, en representación del Responsable del Programa Presupuestario, para lo cual previamente debe ser autorizado para tal acción, el Director Regional debe firmar la liquidación en el espacio denominado “Visto Bueno Responsable del Programa” y además, al dorso de las faacturas debe incorporar su nombre, número de cédula y firma en representación del responsable del programa presupuestario.

8.9. Enviar las liquidaciones de las Áreas Rectoras y de la Dirección Regional, a la Unidad Financiera.

La Unidad de Apoyo Logístico Administrativo procede a enviar las liquidaciones del nivel local y regional que fueron aprobadas en el sistema, a la Unidad Financiera en el Nivel Central.

Las liquidaciones deben ir acompañadas de la lista de liquidaciones que se imprime del Sistema de Viáticos. Las liquidaciones que están asociadas a un adelanto deben enviarse separadas.


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8.10. Recibir las Liquidaciones de los tres niveles de Gestión.

La Unidad Financiera, en el Nivel Central, recibe las liquidaciones visadas en el Nivel Regional, que incluye las del Nivel Local, y también recibe las liquidaciones de funcionarios del Nivel Central.

8.11. Realizar el visado de liquidaciones de Nivel Central.

La Unidad Financiera debe ejecutar el Procedimiento “MS.UO.LI.07.05.01 Visado de documentos de ejecución presupuestaria”, en las liquidaciones recibidas de funcionarios del Nivel Central, debe revisar los mismos requisitos indicados en la actividad 8.4.

La Unidad Financiera cuenta con cinco días para revisar y resolver la liquidación presentada, término que iniciará a partir del momento en que la liquidación cumpla con todos los requisitos establecidos en este manual y en el Reglamento para gastos de viaje y transporte en el interior del país para funcionarios del Ministerio de Salud, si la liquidación tiene inconsistencias esta debe ser devuelta al funcionario, quien cuenta con tres días hábiles para su corrección y nueva presentación, el funcionario que sobrepase este tiempo para presentar de nuevo la liquidación, debe adjuntar una justificación con las razones por las cuales no presentó la liquidación dentro de los tres días que tenía de plazo, esta justificación debe contar con el visto bueno de su superior inmediato.

8.12. Gestionar el visto bueno de la liquidación por parte del Responsable del Programa Presupuestario.

La Unidad Financiera traslada las liquidaciones visadas al responsable del programa presupuestario que corresponde, con el fin de obtener su Visto Bueno en el espacio de la liquidación denominado “Visto Bueno Responsable del Programa”, este proceso debe realizarse también en las liquidaciones del nivel regional y local asociadas a un adelanto. Además, el responsable del programa debe incorporar su nombre, número de cédula y firma al dorso de las facturas que incluyan las liquidaciones. Posteriormente se deben trasladar las liquidaciones al Jefe de la Unidad Financiera para el refrendo correspondiente.

8.13. Refrendar la Liquidación por el Jefe de la Unidad Financiera.

El jefe de la unidad financiera en su papel de oficial presupuestal lleva a cabo el refrendo correspondiente en todas las liquidaciones tramitadas en los tres niveles de gestión, colocando su firma en el espacio de la liquidación denominado “Refrendo Jefe Unidad Financiera”.

8.14. Registrar la Liquidación en el SIGAF.

Ya refrendadas las liquidaciones, deben ser trasladadas al Área de Ejecución, Registro y Control, de la Unidad Financiera, para que las liquidaciones de los tres niveles de gestión que estén asociadas a un adelanto se registren en el Sistema Integrado de Gestión de Administración Financiera, así como las liquidaciones del Nivel Central que no estén asociadas a adelantos.


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Las liquidaciones del Nivel Regional y Local que no estén asociadas a un adelanto se incluyen en el sistema mediante la modalidad de carga de archivo indicada en el punto 8.16 de este procedimiento

El funcionario encargado de hacer el registro en Sistema Integrado de Gestión de Administración Financiera debe verificar que las liquidaciones estén relacionadas a la reserva presupuestaria correspondiente.

8.15. Aprobar la Liquidación en el SIGAF.

El Área de Ejecución Registro y Control, de la Unidad Financiera, por medio del funcionario encargado debe realizar la aprobación de las liquidaciones en el Sistema Integrado de Gestión de Administración Financiera.

8.16. Cargar en el SIAF los registros del Sistema de Viáticos aprobados por las Direcciones Regionales y generar archivo.

El Área de Ejecución Registro y Control, de la Unidad Financiera, ejecuta la carga de las liquidaciones aprobadas en el Sistema de Viáticos, esta acción deja la información de las liquidaciones en el Sistema Administrativo Financiero para realizar el proceso de interface con Sistema Integrado de Gestión de Administración Financiera

8.17. Ejecutar el proceso de interface entre SIAF y SIGAF

El Área de Ejecución, Registro y Control de la Unidad Financiera, ejecuta la Interface que genera un archivo de texto (.txt), con los datos necesarios para la carga de las liquidaciones en el sistema SIGAF.

8.18. Crear la Propuesta de Pago en el SIGAF.

La Unidad Financiera crea la propuesta de pago en el Sistema Integrado de Gestión Administrativa Financiera, esta actividad consiste en elaborar el acuerdo de pago para que la Tesorería Nacional, del Ministerio de Hacienda, lo procese y transfiera el dinero a la cuenta cliente de los funcionarios beneficiarios de las liquidaciones.

8.19. Verificar que las liquidaciones fueron tramitadas por la Tesorería Nacional.

La Unidad Financiera debe verificar que el proceso de depósito en la cuenta cliente de los funcionarios se ejecutó de forma satisfactoria, de no darse esa situación es porque la cuenta cliente del funcionario fue cambiada o excluida del sistema.

8.20. Localizar al funcionario para solicitar los datos.

La Unidad Financiera por medio del Área de Registro, Control y Ejecución realiza las gestiones pertinentes para localizar al o los funcionarios que no se les haya realizado el depósito de la liquidación, para obtener la información de la cuenta cliente vigente.


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8.21. Realizar los ajustes en los datos del funcionario y crear una nueva Propuesta de Pago.

La Unidad Financiera debe actualizar la información de la cuenta cliente del funcionario en el Sistema Integrado de Gestión de Administración Financiera y procede a incorporar la liquidación en una nueva propuesta de pago.

8.22. Adjuntar las liquidaciones a la Propuesta de Pago y remitirlos al Archivo Pasivo de la Dirección Financiera, Bienes y Servicios.

La Unidad Financiera debe imprimir los reportes de la propuesta de pago del sistema Sistema Integrado de Gestión de Administración Financiera, le adjunta las liquidaciones y remite la documentación al archivo pasivo de la Dirección Financiera, Bienes y Servicios, para su respectivo archivo.

8.23. Realizar pruebas selectivas de las liquidaciones recibidas de las Direcciones Regionales.

La Unidad Financiera debe verificar la adecuada ejecución de las actividades descritas en este procedimiento por parte de las Unidades Organizativas del Nivel Regional y Nivel Local, para lo cual toma muestras de sus liquidaciones y las revisa, la muestra como mínimo debe ser por la tercera parte de las liquidaciones de cada Región.

8.24. Gestionar medidas administrativas para las inconsistencias encontradas.

En caso que la Unidad Financiera identifique inconsistencias en las liquidaciones revisadas por las Unidades Organizativas del Nivel Regional y Local, procederá a realizar las gestiones administrativas ante la Unidad Organizativa que cometió el error en la revisión y gestionará la recuperación de los montos que fueron acreditados erróneamente a los funcionarios.

8.25. Remitir las liquidaciones recibidas del Nivel Regional al Archivo Pasivo de la Dirección Financiera, Bienes y Servicios.

La Unidad Financiera remite las liquidaciones recibidas del Nivel Regional y Nivel Local, al archivo pasivo de la Dirección Financiera, Bienes y Servicios, para que sean archivadas con la documentación de la propuesta de pago correspondiente.

8.26. Reportar a la Contabilidad Nacional las devoluciones de adelantos.

El Jefe de la Unidad Financiera debe enviar un oficio a la Contabilidad Nacional con el detalle de los montos depositados en las cuentas de Tesorería Nacional por funcionarios que hacen reintegros de dinero por devolución de adelantos o por montos que les han sido depositados por error, para que estos recursos sean reintegrados al presupuesto del Ministerio de Salud.


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9. Indicadores de desempeño

Indicadores de Gestión

Porcentaje de liquidaciones tramitadas: (Total de liquidaciones tramitadas /Total de liquidaciones presentadas) x 100.

Porcentaje de solicitudes de liquidaciones incorrectas: (Total de liquidaciones incorrectas /Total de liquidaciones presentadas) x 100.


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10. Diagrama:


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11. Anexos

Anexo 1

Liquidación de gastos de viaje en el interior del país

Lugar: Fecha: Hora:

Lugar: Fecha: Hora:

Salida Llegada Llegada Salida

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

0,00

0,00

Nombre: Nombre:

Puesto: Puesto:

Nombre: Nombre:

Puesto: Puesto:

Nº de Reserva:______________________

Original: Unidad Financiera

Declaro bajo juramento que lo arriba expuesto es una relación correcta de los gastos incurridos en asuntos oficiales.

A favor del funcionario

Fecha

Firma y Sello Firma y Sello

Registro

Presupuestario___________________________Centro Costo ___________________

Para uso exclusivo de la Unidad Financiera

Suma adelantada:

Total

Destino de la gira

Valor en letras:

A devolver por el funcionario

Fecha

Almuerzo Cena Hospedaje

Motivo del Viaje:

Inicio del Viaje:

Distrito y Cantón Visitado Hora de

TOTALES:

Desayuno

Fecha

Unidad Organizativa

Término del Viaje:

Origen de la gira

Nº de CédulaNombre del Funcionario

Lugar de Residencia

Cargo que desempeña

MINISTERIO DE SALUD

UNIDAD FINANCIERA

PRESUPUESTO DE GOBIERNO

FechaFirma y Sello

Visto Bueno Responsable del Programa Refrendo Jefe Unidad Financiera

Fecha

Firma y Sello

LIQUIDACIÓN DE GASTOS DE VIAJE EN EL INTERIOR DEL PAIS

Programa Presupuestario: 632 PROVISIÓN SERVICIOS DE SALUD (NUTIRICIÓN)

Fecha de la Liquidación: Codigo de la Liquidación:

Hora de

Analista que revisa la Solicitud Autoriza Superior del Funcionario

Valor en letras:

Valor en Letras:Liquidación:

Valor en letras:

FIRMAS

Firma del Funcionario Fecha


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Anexo 2 Liquidación de gastos de transportes y otros gastos en el interior del

país

Lugar: Fecha: Hora:

Lugar: Fecha: Hora:

Gastos de Transporte y otros gastos autorizados:

Nombre: Nombre:

Puesto: Puesto:

Nombre: Nombre:

Puesto: Puesto:

Nº de Reserva:______________________

Original: Unidad Financiera

Centro Costo ___________________Registro

Presupuestario___________________________

Tipo de Gasto Justifiación Monto

Visto Bueno Responsable del Programa Refrendo Jefe Unidad Financiera

Firma y Sello Fecha Firma y Sello Fecha

Motivo del Viaje:

Unidad OrganizativaNombre del Funcionario Nº de Cédula

A devolver por el funcionario

LIQUIDACIÓN DE GASTOS DE TRANSPORTE Y OTROS GASTOS DE VIAJE EN EL INTERIOR DEL PAIS

PRESUPUESTO DE GOBIERNO

UNIDAD FINANCIERA

A favor del funcionario Valor en letras:

Valor en letras:

MINISTERIO DE SALUD

Valor en letras:

Declaro bajo juramento que lo arriba expuesto es una relación correcta de los gastos incurridos en asuntos oficiales.

Firma del Funcionario Fecha

Distrito y Cantón a visitar:

Fecha de la Liquidación: Codigo de la Liquidación:

Autoriza Superior del Funcionario Analista que revisa la Solicitud

Valor en Letras:

Suma adelantada:

Cargo que desempeña Lugar de Residencia

Inicio del Viaje:

Término del Viaje:

Programa Presupuestario:

Liquidación: 0,00

Firma y Sello Fecha Firma y Sello Fecha


Otro Tipo Transporte:

Autobus:

Taxi:

Lavado y Planchado:

Otros Gastos

0,00

0,00

0,00


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Anexo 3 Indicaciones para completar la Liquidación

Considere las siguientes indicaciones para completar el formulario de Liquidación de Gastos de Viaje en el Interior del País:

Programa Presupuestario Código y nombre del Programa Presupuestario en que se encuentra nombrado el funcionario, se selecciona de la lista a la derecha de la celda.

Código de la Liquidación

Se forma con cinco componentes:

1. Código del programa.

2. Iniciales del Nivel:

Nivel Local = NL

Nivel Regional = NR

Nivel Central = NC

3. Iniciales de la Unidad Organizativa

4. Consecutivo Unidad Organizativa.

5. Año

Ejemplo: 631-NL-ARSN-001-2014

Nombre del Funcionario Nombre del funcionario, con los dos apellidos.

Número de Identificación Número de identificación del funcionario.

Fecha de Liquidación Corresponde a la fecha en que se presenta la solicitud de Liquidación.

Unidad Organizativa Corresponde a la unidad organizativa a la cual está asignado el funcionario, donde realiza sus labores.

Cargo que desempeña En esta casilla consigna el nombre del puesto que desempeña

Lugar de residencia

Es el lugar donde habita el funcionario, debe consignarse el Distrito, Cantón y Provincia.

Motivo del viaje Indicar las labores a realizar durante el transcurso del viaje.

Inicio del viaje Consignará el lugar, la fecha y la hora de inicio del viaje.

Termino del Viaje Consignará el lugar, la fecha y la hora de término del viaje.

Fecha inicio de la gira Fecha programada para iniciar la gira.

Fecha fin de la gira Fecha programada para finalizar la gira.

Lugares a visitar Detalle de los lugares que se visitarán en la gira.

Provincia a visitar Indicar la provincia o provincias a visitar

Fecha Debe consignarse la fecha de cada uno de los días de la gira

Distrito y Cantón Visitado Indicar el distrito visitado y el cantón al que este pertenece.


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Origen de la gira hora de salida, llegada.

Indicar la hora de salida y llegada del lugar de origen, de cada día que se encuentre en gira.

Destino de la gira hora de salida, llegada.

Destaca la hora de salida y llegada del lugar de destino, de cada día que se encuentre en gira.

Desayuno, almuerzo, cena y hospedaje.

Se consigna el monto por el Jerarca de la Institución estipulado para cada concepto, según la hora de salida y llegada del viaje puede cobrar los rubros que corresponden.

Liquidación valor en letras: Es la suma acumulada de los montos a cobrar por día que permanezca de gira, además debe consignar el valor en letras del total de la gira.

Adelanto valor en letras: Si al funcionario se le giró un adelanto de dinero debe consignar el valor en letras y el monto adelantado.

A devolver por el funcionario valor en letras:

Esta casilla se utiliza únicamente en los casos en que el adelanto realizado al funcionario es mayor que el monto liquidado, debe anotar el valor en letras y el monto a reintegrar.

A favor del funcionario valor en letras:

Esta casilla debe utilizarse cuando el funcionario no a solicitado adelanto o cuando el monto del adelanto es menor al valor liquidado, debe anotar el valor en letras y el monto a favor del funcionario.

Firma del funcionario y Fecha El funcionario debe firmar la solicitud y anotar la fecha en que firma.

Autoriza superior del funcionario.

Nombre, puesto y firma del jefe inmediato del funcionario, así como la fecha en que autoriza y el sello de la Unidad Organizativa.

Analista que revisa la solicitud Nombre, puesto y firma del funcionario que revisa la solicitud, así como la fecha en que revisa y el sello de la Unidad Organizativa.

Visto Bueno Responsable del Programa

Nombre, puesto y firma del responsable del programa presupuestario, así como la fecha en que firma y el sello de la Unidad Organizativa.

Refrendo Jefe Unidad Financiera

Nombre y firma del Jefe de la Unidad Financiera (Oficial Presupuestal), así como la fecha en que firma y el sello de la Unidad Organizativa.


Este espacio es de uso exclusivo de la Unidad Financiera, no se debe anotar ningún dato.

Adicionalmente, para completar el formulario Liquidación de Gastos de Transporte y Otros Gastos de Viaje en el Interior del País, debe considerar estas indicaciones adicionales:

Gastos de Transporte y otros gastos autorizados.

Indicar el tipo de gasto que se está liquidando, la justificación del cobro y el monto, en el caso de que se incluya servicio de Taxi, la justificación debe incluir una de las siguientes razones para el cobro:

Se traslada equipo de alto valor (indicar número de patrimonio o numero de serie del bien).

No hay servicio público después de las 10:00 pm.

Lugar no seguro para transitar después de las 8:00 p.m.


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Anexo 4 Requisitos de las facturas

Da acuerdo con la normativa emitida por la Dirección General de Tributación, del Ministerio de Hacienda y tomando como base lo que se establece en el Decreto Ejecutivo No. 32874-H “Reglamento General de Cajas Chicas”, las facturas que formen parte de un Liquidación de Gastos de Viaje y Transporte en el Interior del País, deberán cumplir los siguientes requisitos:

1. Que estén autorizadas por la Dirección General de Tributación, pudiendo ser del régimen tradicional acatando la Resolución N 11-97 de la Dirección General de Tributación, publicada en la Gaceta Nº171 del viernes 5 de setiembre 1997 o del Régimen Simplificado, para lo cual debe incluir el número de oficio que fue autorizado por la Dirección General de Tributación.

2. La factura debe contener la siguiente información:

Numeración pre impresa.

Original y en idioma español.

En el espacio para el cliente debe indicar: Ministerio de Salud.

La fecha en que se está adquiriendo el servicio.

Monto total en números y si la factura está confeccionada manualmente también debe incluir el valor en letras.

La factura debe contener la palabra “CANCELADO” marcado con un sello, si el proveedor no tiene un sello con ésa leyenda, deberá anotarlo él mismo, detallando también su nombre y número de cédula, a la par de la palabra Cancelado.

3. La factura debe ser original, no se aceptan facturas alteradas, con tachones o con dos colores de tinta, que hagan dudar de su legitimidad.

4. Al dorso de la factura debe anotarse el nombre, el número de cédula y la firma del colaborador que utilizó el servicio, del superior inmediato del colaborador y del responsable del programa presupuestario.


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Anexo 5 Control de reserva presupuestaria

Documents

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