Narzędzia IT wspomagające i optymalizujące procesy - OSOZ · w aptece •Farmaceuta może zgłaszać zapotrzebowanie na ... • merchandising identyfikacja produktów np.: •

Narzędzia IT wspomagające i optymalizujące procesy

biznesowe w aptece i sieci aptek

Tomasz Pawlik

Dyrektor Wydziału Rozwiązań dla Rynku Farmaceutycznego

Idea wspomagania zarządzania apteką i siecią aptek przez rozwiązania informatyczne

2

PROCES

INFORMACJE Z

OTOCZENIA BIZNESOWEGO

KS-OMNIPHARMAPTECZNY BANK DANYCH

OSOZ

PARAMETRYZACJA

PA

RA

MET

RYZ

AC

JA

KS-AOWKS-ZSA

Zarządzanie asortymentem w aptekach i sieciach aptek

3

Identyfikowalność produktów

Wybór modelu zarządzania katalogiem produktów

Zarządzanie kategoriami

Dopuszczanie towarów do sprzedaży

Kreowanie polityki zatowarowania

Kreowanie polityki cenowej

Wybór modelu zarządzania kartotekami towarowymi w sieci aptek.

4

Kartoteka Lokalna

• Kartoteką zarządza farmaceuta w aptece

• Farmaceuta może dodawać nowe produkty

• Centralne sterowanie procesami w oparciu

o BLOZ

Centralne powiązania

• Centralna kartoteka głównie na potrzeby analityki – powiązania z kartotekami lokalnymi

• Kartoteką zarządza farmaceuta w aptece

• Farmaceuta może dodawać nowe produkty


o BLOZ

Model mieszany

• Część aptek w sieci działa w oparciu o kartotekę lokalną

• Część aptek w sieci działa w oparciu o kartotekę centralną


o BLOZ/CKT

Centralna kartoteka

• Karty towarowe zakładane są centralnie

• Farmaceuta nie ma wpływu na kartotekę w aptece

• Farmaceuta może zgłaszać zapotrzebowanie na założenie nowej karty


o CKT

MAŁA KORZYŚĆBRAK WDROŻENIAŁATWOŚĆ UTRZYMANIA

DUŻA KORZYŚĆWYMAGANE WDROŻENIETRUDNOŚĆ UTRZYMANIA

KS-AOW KS-ZSA KS-OMNIPHARMKS-OMNIPHARM

KS-ZSA

Separowalność asortymentu w apteko-drogeriach –model

5

Jednostki organizacyjne

•APTEKA – pozwala na sprzedaż asortymentu określonego jakoapteczny lub wspólny

•DROGERIA – pozwala na sprzedaż asortymentu określonego jako drogeryjny lub wspólny

Magazyn

•Jeden wspólny magazyn z możliwością separowalnościasortymentu – łatwiejsze zarządzanie asortymentem wspólnym

•Separowalność analiz (po jednostkach)

•Analizy zbiorcze (magazyn)

Stanowiska kasowe

•Każde stanowisko przypisane jest do wybranej jednostki

Asortyment

•Trzy rodzaje asortymentu w ramach przypisania towaru dojednostki (APTEKA, DROGERIA, WSPÓLNE)

•Centralne określanie rodzaju asortymentu

Zarządzanie kategoriami produktów

6

1.Strategia

sieci

2. Definicja kategorii

3. Rola kategorii

4. Ocena kategorii

5. Cele dla kategorii

6. Strategie dla

kategorii

7. Taktyki dla

kategorii

8. Wdrożenie

planu kategorii

ZARZĄDZANIE KATEGORIAMI PRODUKTÓW

punkt wyjścia do dalszych działań

zebranie informacji o konsumentach docelowych sieci, zachowania klientów przy półkach, ankiety, wywiady

całościowa misja i strategia sieci aptek


7

1. Strategia sieci

2.Definicja kategorii

3. Rola kategorii

4. Ocena kategorii


6. Strategie dla

kategorii

7. Taktyki dla

kategorii

8. Wdrożenie

planu kategorii


określenie drzewa decyzyjnego, z czego składa się kategoria i jak się dzieli

przypisywanie każdego z produktów kategorii do ustalonej segmentacji

zadanie nietrywialne z uwagi na liczność nowych produktów pojawiających się na rynku farmaceutycznym

Zarządzanie kategoriami produktówdefinicja kategorii

8

samodzielnie

• wsparcie w KS-OmniPharm w tworzeniu hierarchicznych gruptowarów

• synchronizacji grup hierarchicznych z KS-AOW i KS-ZSA

• ręczna aktualizacja kategorii produktów

• wymagana spora wiedza osób zarządzających kategoriami i ciągłemonitorowanie rynku nowych produktów

wykorzystując kategoryzację BLOZ

• kategoryzacja BLOZ aktualizowana na bieżąco przez grono specjalistów

• automatyczna aktualizacja kategoryzacji BLOZ w KS-AOW, KS-ZSAi KS-OmniPharm

• kategoryzacja BLOZ odpowiada kategoryzacji jaką posługują się firmyfarmaceutyczne

• wykorzystanie kategoryzacji BLOZ w KS-OmniPharm, KS-ZSA i KS-AOW


9

1. Strategia sieci


3. Rola

kategorii

4. Ocena kategorii


6. Strategie dla

kategorii

7. Taktyki dla

kategorii

8. Wdrożenie

planu kategorii


określenie roli kategorii w oparciu o jej funkcje w ramach całego asortymentu (np. częsty zakup, rutynowy zakup, potrzeba wynikająca z wygody, zakup impulsowy)

rola kategorii wynika ze strategii przyjętej w sieci

poznanie roli i jej weryfikacja w oparciu o wskaźniki (np. częstotliwość zakupu, struktura koszyka zakupowego)


10

1. Strategia sieci


3. Rola kategorii

4. Ocena

kategorii


6. Strategie dla

kategorii

7. Taktyki dla

kategorii

8. Wdrożenie

planu kategorii


najtrudniejszy etap całego procesu

analiza wyników poszczególnych segmentów podkategorii

identyfikacja istotnych segmentów dla klientów docelowych

identyfikacja szans w stosunku do konkurencji

benchmark z wynikami rynku

Zarządzanie kategoriami produktówanaliza wyników poszczególnych kategorii – KS-OmniPharm

11

Zarządzanie kategoriami produktówanaliza kategorii na tle rynku – KS-OmniPharm

12

Zarządzanie kategoriami produktówSprzedaż kategorii w punkcie sprzedaży na tle średniego punktu sprzedaży w sieci/na

rynku – KS-OmniPharm

13


14

1. Strategia sieci


3. Rola kategorii

4. Ocena kategorii

5. Cele

dla kategorii

6. Strategie dla

kategorii

7. Taktyki dla

kategorii

8. Wdrożenie

planu kategorii


ustalenie wskaźników do oceny skuteczności wdrożonego projektu np.

• indeks satysfakcji klientów• udział w rynku (market share)• czas wprowadzenia nowego

produktu• wielkość obrotu• rotacja zapasów

cele ilościowe i jakościowe –określenie wartości docelowych w oparciu o wyniki z oceny kategorii i sposobu pomiaru wyników, np.

• wartość sprzedaży kategorii• ilość sprzedaży kategorii• marża kasowa/ procentowa dla

kategorii


15

1. Strategia sieci


3. Rola kategorii

4. Ocena kategorii


6.Strategie

dla kategorii

7. Taktyki dla

kategorii

8. Wdrożenie

planu kategorii


określenie jak uzyskać założone cele i jak wpływać na wzrost kategorii, np.:

• cel: generowanie zysku strategia: zwiększanie sprzedaży produktów o wysokiej marży

• cel: wzbudzanie zainteresowania strategia: zaspokojenie potrzeb klientów

zapewnienie wskazówek dla taktyk w oparciu o wybrane strategie


16

1. Strategia sieci


3. Rola kategorii

4. Ocena kategorii


6. Strategie dla

kategorii

7. Taktyki

dla kategorii

8. Wdrożenie

planu kategorii


strategia rozbita na szczegółowe działania – co jest do zrobienia w każdej kategorii (zestaw narzędzi realizujący strategię)

poprawienie wyniku kategorii i realizacja założonych celów poprzez np.:

• dobór asortymentu, • politykę cenową• promocję,• merchandising

identyfikacja produktów np.:• budujących ruch klientów, • przynoszących zyski• budujących wizerunek

określenie cen detalicznych lub poziomu

marż

określenie sposobu zaokrąglania cen

określenie aptek objętych strategią

przyjęcie towaru w aptece – automatyczne

zastosowanie strategii

Przykładowe taktyki dla kategorii w KS-OmniPharmTaktyka cenowa – strategie marżowe i cenowe w sieci aptek

17

Realizacja celu kategorii: zwiększenie obrotu kategorii, zwiększenie zysku, zwiększenie udziału rynkowego

wyznaczenie zasad dla terapii komplementarnych

lub sprzedaży wiązanej

wyznaczenie aptek objętych sprzedażą

wiązaną

automatyczne sugerowanie farmaceutom dokonania

sprzedaży wiązanej

rozliczenie farmaceutów z realizacji sprzedaży

wiązanej

Przykładowe taktyki dla kategorii w KS-OmniPharmTaktyka promocyjna – sprzedaż wiązana

18

Realizacja celu kategorii: zwiększenie obrotu kategorii, zwiększenie zysku, zwiększenie udziału rynkowego

Przykładowe taktyki dla kategorii w KS-OmniPharmTaktyka asortymentowa – sugestie sprzedaży

19

Realizacja celu: sprzedaż asortymentu korzystnego z punktu widzenia klienta, uzyskanie maksymalnej marży

wybór kategorii i wyznaczenie liderów

kategorii

określenie priorytetów rekomendacji

wyznaczenie aptek objętych sugestią

automatyczne sugerowanie

farmaceutom sprzedaży liderów kategorii

rozliczenie farmaceutów z realizacji sugestii

Przykładowe taktyki dla kategorii w KS-OmniPharmTaktyka asortymentowa – strategie zakupowe

20

Realizacja celu: asortymentu w kategorii korzystnego z punktu widzenia klienta, uzyskanie maksymalnej marży na sprzedaży kategorii

określenie centralnych zasad zamawiania

określenie rekomendacji zakupowych

wyznaczenie aptek objętych zasadami

automatyczne sugerowanie

farmaceutom zakupu produktów

21

Przykładowe taktyki dla kategorii w KS-OmniPharmTaktyka asortymentowa – strategie zakupowe

narzędzie

• Blokada zamawiania / przyjmowania na stan

cel biznesowy

• Kształtowanie polityki zamówień

• Blokowanie towarów np. słabo rotujących, zamawianych pakietowo

• Ograniczanie zakupów od wybranych dostawców


22

1. Strategia sieci


3. Rola kategorii

4. Ocena kategorii


6. Strategie dla

kategorii

7. Taktyki dla

kategorii

8. Wdrożenie

planu kategorii


wybór aptek testowych i referencyjnych

wdrażanie strategii i taktyk w aptekach testowych

decyzja o rozszerzeniu wdrożenia

monitoring i przegląd

bieżąca kontrola i ocena wdrożonego planu kategorii w aptekach

Zarządzanie polityką cenową w sieciach aptek z wykorzystaniem KS-OmniPharm

23

centralna polityka cenowa

strategie marżowe

zarządzanie marżą i ceną

detaliczną

przeceny towarów

sugestie sprzedaży

wzrost marżyzarządzanie kategoriami

strategie cenowe

oferta dla kategorii

pacjentów

udzielanie rabatów

sprzedaż wiązana

terapie komplemen -

tarne

promocje koszykowe

Wykorzystanie wszystkich usług KS-OmniPharm – jeszcze większy wzrost sprzedaży

24

potrzeba zakupowa pacjenta

sugestia sprzedaży innego produktu z

kategorii

Komunikacja korzyść dla pacjenta

zwiększenie koszyka

zakupowego

wzrost marży na sprzedaży produktów

Potrzeba zakupowa klienta – sugestia zakupu innego produktu z kategorii

25

Korzyść z zakupu większej liczby opakowań

26

Końcowy efekt na paragonie

27

Zarządzanie procesem zamawiania produktów –modele zamawiania.

28

Zamawianie w aptece

• Silna rola kierownika apteki

• Stosowane zwykle w mniejszych sieciach aptek

• Dobra cena zwykle wynika z kontraktu z dostawcą

• Zwykle brak centralnych negocjacji z producentem

Zamawianie częściowo w

aptece/centrali

•Zamówienia na część asortymentu realizowane centralnie

•Negocjacje z producentami na część asortymentu

•Zwykle lepsze ceny na część asortymentu

•Apteka dalej dba o zatowarowanie pozostałej części asortymentu

•Centralna możliwość wpływania na wyliczanie zapotrzebowania przez aptekę

•Centralne zarządzanie „białymi” i „czarnymi” listami towarów

Zapotrzebowania centralne,

zamawianie w aptece

•Wstrzykiwanie prospektów zamówień centralnie do aptek

•Apteka weryfikuje/ koryguje prospekt

•Zamówienie z apteki lub składane zapotrzebowanie na towar w centrali

•Apteka w dużej mierze odciążona od procesu zamawiania

•Badanie potencjału sprzedaży nowych produktów

Zamawianie centralne

• Apteka nie ma wpływu na dostarczany do niej asortyment

• Apteka nie ma wpływu na cenę zakupu

• Apteka zwykle nie ma wpływu na cenę detaliczną

• Centralna analiza zapotrzebowania

• Centralne zarządzanie polityką sprzedaży zamówionego towaru

DUŻY WPŁYW APTEKIZWYKLE BRAK KONTROLI

MAŁY WPŁYW APTEKIDUŻA KONTROLA PROCESU

KS-AOWKS-OMNIPHARM

KS-ZSA

KS-OMNIPHARMKS-ZSA

KS-OMNIPHARMKS-ZSA

Zarządzanie procesem zamawiania produktów –centralne zamówienia

29

PROCES ZAMAWIANIA CENTRALNEGO

Parametryzacja procesu

Zamówienia lokalne z aptek

Sugestie zamiany

Towary wymagane do zamówienia

Towary zablokowane

do zamówienia

Reguły wyboru dostawców

Przeunięciatowarów -

optymalizacja

Zamawianie z poziomu sprzedaży- zastosowanie w procesie zamówień bieżących

Odnotowanie braku na

towar podczas sprzedaży

Brak jest od razu widoczny

w centrali

Zamówienie towaru przez centralę na

podstawie listy braków

Dostawa towaru

30

Zapotrzebowanie na towar podczas sprzedaży, od razu

widoczne w centrali

Sprawdzenie dostępności w

hurtowniach, w innych aptekach

według centralnych zasad

Komunikacja do pacjenta o

terminie dostawy, zgoda na

zamówienie

Centralne zamówienie i

dostawa towaru

Prospekty zamówień

31

Możliwość weryfikacji potrzeb aptek w procesie przygotowania centralnego zamówienia pakietowego

Badanie potencjału sprzedażowego nowych linii produktowych

Optymalizacja zamówień w aptekach

32

OPTYMALIZATOR ZAMÓWIEŃ

ZAPOTRZEBOWANIEZAMÓWIENIA DO

DOSTAWCÓW

Historia sprzedaży Stany magazynowe Reguły zamawiania Polityka zatowarowania

Oferty Promocje Rabaty Kontrakty Reguły zamawiania

Propozycje zamówień Rejestrowanie korzyści

Elektroniczny obieg dokumentówAptekaHurtownia

Księgowość hurtowni

Księgowośćapteki

RepozytoriumKS-EDE

RepozytoriumKS-EDE

RepozytoriumKS-EDE

RepozytoriumKS-EDE

Dziękuję za uwagę

34

Tomasz Pawlik

[email protected]

Documents

Narzędzia IT wspomagające i optymalizujące procesy - OSOZ · w aptece •Farmaceuta może zgłaszać zapotrzebowanie na ... • merchandising identyfikacja produktów np.: •