Side 1 af 13

Navision Stat 9.4

ØSY/kkp

Dato 13.12.2019

Kvikguide for håndtering af Peppol dokumenter

Overblik

Formål

Dokumentet supplerer Elektronisk fakturering manualerne for hhv. køb og

opsætning med betragtninger, der er særlige i forhold til modtagelse af Peppol

dokumenter.

Indholdsfortegnelse

Overblik .............................................................................................................................. 1

Formål ............................................................................................................................ 1 Målgruppe ...................................................................................................................... 1 Hvorfor er det vigtigt? ................................................................................................. 2 Copyright ....................................................................................................................... 2 Seneste ændring ............................................................................................................. 3

Beskrivelse .......................................................................................................................... 4 Roller .............................................................................................................................. 4 Generelt .......................................................................................................................... 5

Identifikation af kreditorkort til en Peppol faktura ...................................................... 6 Peppol kreditorer .......................................................................................................... 6 Forskel ml. OIOUBL og Peppol ................................................................................ 7 Forhåndsregistrering i Indfak...................................................................................... 9 Kreditor findes ikke i Indfak ..................................................................................... 10 Udenlandske kreditorer i Peppol .............................................................................. 11

Betalingsmetoder ............................................................................................................. 12 Negativ dokumenttotal ................................................................................................... 12 Henvisninger .................................................................................................................... 12 Links .................................................................................................................................. 13

Brugervejledninger ...................................................................................................... 13 Hjælpetekster ............................................................................................................... 13

Målgruppe

Guiden er til de brugere i Institutionen og regnskabsafdelingen hhv.

regnskabsservicecenter/SAM, der opretter og vedligeholder kreditorer, der skal

benyttes i forbindelse med Ebilag/elektronisk køb og elektroniske fakturaer.

Side 2 af 13

Guiden retter sig endvidere til de brugere der arbejder som fakturafordeler i

IndFak

Hvorfor er det vigtigt?

Fra april 2019 skal offentlige institutioner kunne modtage elektroniske fakturaer

fra kreditorer i EU i to formater: Peppol BIS Billing3 og CII (cross industry

invoice). Navision Stat institutioner er forpligtet til at kunne modtage fakturaer i

disse formater.

Institutioner der anvender IndFak2 opfylder automatisk kravet, idet de nye

formater kun modtages via IndFak2.

Vi har tilstræbt at modtagelse, kontering i IndFak og overførsel til Navision Stat

med bogføring for Peppol dokumenter, ligner processen som den er kendt for

OIOUBL dokumenter. Der er ikke gjort noget særligt for at fremhæve

Peppoldokumenter.

Selv om behandlingen af Peppol dokumenter ligner OIOUBL meget, er der et

områder som kræver særlig opmærksomhed hos brugeren.

- Identifikation af tilhørende kreditorkort. Man skal forvente at

identifikation/udsøgning af kreditorkort bliver en mere manuel proces for

Peppol dokumenter.

- Betalingsmetoder. Peppol dokumenter er åbnet for mange flere

betalingsmetoder end i OIOUBL. Man må forvente at modtage

dokumenter med betalingsmetoder, som vi ikke har automatisk håndtering

af.

- Det er vigtigt at indse når et modtaget dokument ikke ”glider” så let

igennem, og man derfor måske står overfor en udenlandsk Peppol faktura,

der kræver lidt ekstra.

I skrivende stund december 2019 har vi endnu ikke opnået væsentlig driftserfaring

til at kunne udpege de ”almindelige” problemer som opstår i forbindelse

medhåndtering af Peppol dokumenter, modtaget i IndFak og overført til Navision

Stat. Guiden er derfor udformet på grundlag af formodning om de praktiske

problemer der kan opstå.

Copyright

En delmængde eller hele emner i teksten af denne dokumentation til Microsoft

Dynamics NAV er blevet ændret af Moderniseringsstyrelsen.

© 2018 Microsoft Corporation and Moderniseringsstyrelsen. All rights reserved.

Side 3 af 13

Arbejdet i Navision Stat og Indfak2 for håndtering af Peppol fakturaer, er støttet

af EU midler under CEF, Connecting Europe Facility, der er en paraply for støtte

til infrastrukturprojekter, for et bedre forbundet EU.

Se mere om EU CEF på deres hjemmeside:

https://ec.europa.eu/inea/en/connecting-europe-facility/cef-telecom

Seneste ændring

Publiceret første gang: 22.02.2019

Seneste ændring: 13.12.2019

Side 4 af 13

Beskrivelse

Guiden retter sig mod brugere i IndFak og Navision Stat.

I IndFak er den først og fremmest relevant for brugere der behandle Peppol

fakturaer, som går til forhåndsregistrering.

I Navision Stat er den relevant for brugere der skal håndtere dokumenter, hvor

programmet ikke automatisk har kunnet identificer og tilkoble et kreditkort eller

kunnet finde en betalingsmetode.

Både i IndFak og NS må det forventes, at der ved modtagelse af Peppol

dokumenter bliver brug for en manuel proces for identificering af det kreditorkort

som skal kobles til det enkelte dokument.

Fordi det kan vise sig vanskeligt for systemet at identificere det tilhørende

udenlandske kreditorkort er det vigtigt – hver gang - at være meget

opmærksom, og søge omhyggeligt i kreditorkartoteket, før der bedes om

oprettelse af nyt kreditorkort.

Årsagen til at vi forventer, at fakturaer fra udenlandske leverandører ofte ikke

automatisk kan identificere et tilhørende kreditorkort i IndFak og Navision Stat er

at reglerne for hvilke informationer fakturaafsenderen skal anføre er delvist

landespecifikke.

For institutioner der er kunder hos SAM/ØSC foretages det af SAM. For andre er

det institutionen selv der ansvarlig herfor.

Roller

Rettighed Beskrivelse

I IndFak:

Fakturamanager.

Det bliver fakturamanageren, som skal være

opmærksom på om kreditoren kan udsøges med de

udenlanske identifikatorværdier (svarende til ”CVR

nummer” og tilhørende attribut) som leverandøren

angiver i fakturaen.

I Navision Stat, SAM:

ACC_OESC_MEDARB

Bruger med adgang til at oprette og rette

kreditorkort.

Betalingsoplysninger skal komme fra Peppol

dokumentet eller Indfak og overføres til

Udbetalingskladden.

Se yderligere brugervejledning til Brugeradministration, og opslagsværk for

Rettigheder for en mere specifik beskrivelse af ovenstående roller.

Side 5 af 13

Generelt Fremover skal statsinstitutioner kunne modtage elektroniske fakturaer i ”Peppol

BIS3” og ”UN/CEFACT CII” formaterne. Indholdet skal opfylde kravet i euro-

pæsiske norm EN 16391. For Navision Stat institutioner implementeres det ved,

at leverandøren sender dokumenterne, til IndFak2. Her konteres de og der sendes

et NS-Peppol BIS3-konteringsdokument videre til Navision Stat.

For at modtage Peppol Ebilag skal institutionen altså benytte Indfak2. EAN

nummeret (EAN numrene) skal være registreret i Nemhandelsregistret med

optionen ”IndFak PP” (Indfak med Peppol). Når det er opfyldt kan udenlandske

fakturaafsendere som er tilsluttet EU Peppol transportnetværk slå nummeret op

og sende til IndFak2. Det er principielt institutionens ansvar, at foretage

Nemhandelsregistreringen. Se evt. vejledningen for Nemhandelsregistrering, som

du finder i sektionen Installation og drift, Nyeste Installationsvejledninger for den

aktuelle version af Navision Stat. Brug dette link:

https://modst.dk/systemer/oekonomi-og-regnskab/installation-og-drift/

Peppoldokumenter kan IKKE sendes direkte til Navision Stat.

Håndtering af en Peppol elektronisk faktura der er sendt fra en udenlandsk kreditor,

ligner på mange måder håndteringen af OIOUBL elektronisk faktura fra en dansk

kreditor.

En forskel er, at udenlandske kreditorer ikke nødvendigvis har et nummer i et

register, som identificerer virksomhedens juridiske enhed, på samme entydige

måde, som vi kender i Danmark med CVR-registret og CVR nummer.

En anden forskel er, at der kan forekomme andre betalingsmåder, end vi er vandt

til i Danmark.

En tredje forskel er, at der kan forekommer dokumenter med negativ total – hvilket

er i kontrast til det vi normalt kender i Danmark.

Derfor må man forvente at skulle arbejde lidt mere med dokumenterne ifbm.

identifikation af kreditoren, betalingsmåder og negative dokumenttotaler.

Vi overvåger udviklingen for hvad der faktisk ”rammer” os, og understøtter det

med vejledning eller udvikling afhængig af situation, omfang og karakter.

Side 6 af 13

Identifikation af kreditorkort til en Peppol faktura

Udenlandske kreditorer har ikke nødvendigvis har et nummer i et register, som

identificerer virksomhedens juridiske enhed, og kan derfor ikke på samme entydige

måde, angive den juridiske enhed, som vi benytter til at identificere danske

kreditorer med.

For leverandører der faktisk angiver en værdi for deres juridiske enhed, er der

flere attributværdier i Peppol end vi kender fra OIOUBL. Dvs. at når

leverandøren faktisk anføre den type information er det vigtigt at få opsat det

relevante kreditorkort med de korrekte værdier for ID og attribut – i ”CVR

nummer” og ”CVR Nr Attribut” felterne, fordi det giver den bedste mulighed for

at automatise processen.

Så først skal du grundigt undersøge om der findes et relevant kreditorkort. Det

kræver måske lidt kreativ søgning og søgning på navn, by, land, person, mail eller

andet, da der jo netop ikke nødvendigvis findes et ”CVR nummer”. Hvis du

finder det rigtige, indvælger du det OG du skal opsætte det såvidt muligt med

yderligere oplysninger, hvis der mangler noget.

Kun, hvis der med snedig manuel søgning, ikke findes et, skal der oprettes et nyt.

Hvis der derimod findes flere relevante kreditorkort, må man overveje, hvilket der

skal anvendes, og måske især om der er blevet oprettet ”for mange”.

Danske leverandører der sender Peppol er underlagt almindelige danske krav til

deres faktura og skal angive sit CVR nummer og skal angiver attributværdien

”0184” som betyder dansk CVR nummer.

For Peppol dokumenter modtaget i Indfak forventer vi behov for manuel

assistance i IndFak til at indvælge den rette leverandør også når leverandøren er

dansk. Det skyldes at der ikke tages særligt hensyn til de danske Peppol

attributværdi, på samme måde som der gøres for OIOUBL attributten DK:CVR.

Når en bruger i IndFak har fundet det rette kreditorkort og koblet det på

fakturaen skal den sendes i flow, hvorefter forløbet er som det kendte.

I Navision Stat er ”0184” mappet til ”DK:CVR”, hvorfor identifikation af danske

kreditorer i NS forventes at gå nemt.

Peppol kreditorer

Side 7 af 13

I forbindelse med ibrugtagningen af Peppol fakturaformatet skal institutionen

kontrollere/rette stamdata på kreditorkortene for de udenlandske leverandører, så

de kan anvendes for elektronisk modtagelse det kan anvendes i Indfak.

Men da man næppe på forhånd ved hvilke udenlandske leverandører der overgår til

Peppol sker det nok bedst i takt med at leverandører overgår til Peppol.

Kreditorkortet til en aktuel udenlandske faktura findes måske allerede. Men fordi

faktureringen tidligere er sket via pdf eller brev, og er manuelt tastet i Indfak, vil

kreditorkortet, når den første Peppol faktura kommer, ikke være oprettet med

ebilagspartner og data til evt. identifikation (i ”CVR Nr.” og ”CVR Nr Attribut”

feltet).

Det kræver særlig opmærksomhed hver gang et Peppolfaktura går i

forhåndsregistrering, hvor der først søges og herefter afklares om

kreditorkortet skal revideres, eller om der skal oprettes et nyt.

Eksempel: Din institution har som praksis for udenlandske kreditorer, anført

kreditorkortets nummer ”U001xx” som værdi i ”CVR nummer” feltet. Det opfylder

kravet til integrationen mellem Indfak og Navision Stat, men værdien svarer ikke til

kreditorens eventuelle egen angivelse af sin enheds juridiske identifikation. Når

leverandøren sender data i Peppol fakturaen er det fakturaens data der skal

sammenholdes med opsætningen på kreditorkortets CVR Nummer felt og

tilhørende attributfelt, der skal afgøre kreditormatchet.

Det betyder, at når man har benyttet den praksis for kreditorer der hidtil har sendt

brev eller Pdf, og kreditoren overgår til Peppol, og de leverer en ”CVR lignende”

information i element i Supplierparty ”PartyLegalEntity/CompanyID”, så skal

kreditorkortet i Navision Stat justeres, tilsvarende. Herefter skal de overføres med

stamdata, for at kortet kan bruges i Indfak.

Forskel ml. OIOUBL og Peppol

For OIOUBL skal leverandøren angive en attribut for sin juridiske enheds-

identifikator: ”DK:CVR”, ”DK:CPR”. For udenlandske leverandører angives

”ZZZ”.

For Peppol BIS3 Billing fakturaer er der desværre ikke et generelt krav om, at

udenlandske kreditorer skal anføre en juridisk identifikator m. attribut. Det

afspejles i opsætningen af kreditorkortet og kan betyde at løsningen ikke kan

identificere kreditoren automatisk.

Listen for gyldige attributter og tilhørende registre kan findes via Peppols

hjemmeside: https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist/ICD/

Side 8 af 13

For udenlandske kreditorer der angiver juridisk identifikator og attribut skal det

tilhørende kreditorkort opsættes tilsvarende – også ved blank attribut.

Danske kreditorer

Danske kreditorer der anvender Peppol er underlagt det almindelige danske krav

og skal i fakturafilen angive deres CVR nummer. CVR attributten er ”0184” i

Peppol. I Navision Stat har vi derfor i XML mapningsbroen for Peppol

faktura/kreditnota indført en mapning for Peppols CVR attribut, fra ”0184” til

”DK:CVR”.

Kreditorkort for danske leverandører SKAL derfor opsættes med de kendte værdier

for CVR-attribut og CVR-Nummer, uanset om kreditoren sender OIOUBL eller

Peppol fakturaer. For danske leverandører der måtte vælge at overgå fra OIOUBL

til Peppol betyder det, at samme kreditorkort umiddelbart kan anvendes i NS til at

modtage både OIOUBL og Peppol, uden at der skal ændres noget i opsætningen.

Dog forventes det stadig at fakturaen går i forhånds registrering i IndFak, til manuel

identifikation af kreditoren. I NS forventes automatisk identifikation af kreditoren.

Der arbejdes i skrivende stund på at:

Det skal tilsvarende håndteres i IndFak at samme kreditorkort kan benyttes

på såvel OIOUBL som Peppol dokumenter, i de tilfælde hvor kreditoren

reelt er samme firma.

Regler opsat for håndtering af danske OIOUBL attributter

IndFak har pt. flg. regler for håndtering af …LegalParty/CompanyID i OIOUBL

fakturaer.

- For attribut ”DK:CVR” juridisk enhed for danske leverandører, skrælles de

foranstillede ”DK” i fakturaens anførte CVRnummer, således at resten kan

matches med kreditorkortets 8 cifrede CVR nummer.

- For attribut ”DK:CPR” for personnummer sammenlignes med CPR nr

feltets opsætning og der skal være tale om 10cifre.

For attributværdien ”ZZZ” benytter IndFak hele den i fakturaen angivne

værdi og sammenligner med kreditorkortets opsatte værdi (hele den

alfanumeriske værdi) i feltet Kreditor CVR Nummer, dvs. både tal og

bogstaver.

I Navision Stat er der tilsvarende regler på attributværdierne DK:CVR og

DK:CPR, og identifikationen af et kreditorkort sker vhja. både CVR nr og

attributtens værdi.

IndFak har pt. ikke en regel for andre attributværdier end de danske.

Det betyder at Indfak p.t. ikke kan identificere leverandøren til Peppol faktura,

hverken specifikt på ”0184” for dansk CVR nummer, eller for de attributværdier

Side 9 af 13

som udenlandske leverandører kan anvende. Dvs. at selv for danske leverandører

af Peppolfakturaer kan Indfak ikke automatisk identificere leverandørkortet

automatisk.

Det vil foreløbig give nogle udfordringer for en smidig håndtering af fakturaer fra

udenlandske Peppol leverandører.

Det forventes at den mest smidige funktion fås ved at der:

For kreditorer der sender OIOUBL:

Udenlandske kreditorkort oprettes med attributten ”ZZZ”.

Danske kreditorkort oprettes altid m. de dansk attributter kendt fra

OIOUBL; DK:CVR, DK:CPR.

For kreditorer der sender Peppol:

Udenlandske kreditorkort oprettes med den ID og den attributværdi der

evt, angives i fakturaen.

Forhåndsregistrering i Indfak

Det forventes at nye Peppol BIS3 Billing fakturaer vil fremgå i sektionen for

forhåndsregistrering i IndFak fordi de ikke automatisk identificerer en kreditor.

Institutionens fakturafordeler i Indfak skal undersøge om der allerede findes et

kreditorkort for leverandøren og koble det rette kreditorkort til fakturaen.

Hvis der ikke findes et kreditorkort skal det specificeres og bestilles oprettet og

overføres m. stamdata.

I Leverandør søgefeltet til venstre skal du undersøge om det rette kreditorkort

allerede er oprettet som stamdata.

Side 10 af 13

Hvis du kan finde det rigtige kreditorkort, skal du sikre at stamdata indeholder den

rette værdi for ”CVR nummeret”. For danske skal de være de 8 cifre efter DK. For

udenlandske skal det være hele nummeret inkl. eventuelle bogstaver. Når det er

sikret, at det rigtige kreditorkort er fundet, vælger du Kreditorkortet ind og

fortsætter processen henimod varemodtagelse, kontering mv. i Indfak på samme

måde som du allerede kender.

Hvis kreditorkortet ikke umiddelbart viser sig må du udvise opfindsomhed i

søgningen. Søg med ”Navn”, ”CVR-nummer” eller Navision Stats

kreditornummer, hvis du kender det. Tag højde for at der kan være stavet

anderledes i stamdata, eller at CVR nummeret kan være angivet anderledes i

stamdata, end i den modtagne faktura. Søg derfor med dele af felternes værdi for at

se om det giver noget overhovedet.

Bemærk: Hvis kreditorkortet findes, men ikke er opsat med det CVR nummer

(juridiske identifikator), der svarer til leverandørens angivelse i fakturaen, SKAL du

iværksætte at kreditorkortet rettes/opdateres og stamdata opdateres i Indfak

INDEN kreditor knyttes til fakturaen..

Kreditor findes ikke i Indfak

Hvis du med sikkerhed ikke kan finde det rette kreditorkort, skal du iværksætte at

der i Navision Stat rettes eller oprettes nyt kreditorkort, som skal synkroniseres som

stamdata til Indfak, før du kan arbejde videre med fakturaen.

Når stamdata skal opdateres eller oprettes i Navision Stat, er det vigtigt at

leverandørens navn og juridiske identifikator (CVR nummer) svarer præcis til de

værdier kreditoren/leverandøren angiver i fakturaen.

I Navision Stat har kreditorkortet, feltet ”CVR nummer”, hvis indhold for Peppol

leverandører, præcist skal matche den værdi, som leverandøren angiver i det

element i fakturaen, hvor han angiver identifikatoren for sin juridiske enhed

(”…AccountingSupplierparty/PartyLegalEntity/CompanyID”).

Det er den værdi som i Indfaks visning står i leverandør sektionen ud for ”CVR-

nummer:”

Her ser du Indfaks visning af data om Leverandøren.

Side 11 af 13

Indfak identificerer kreditoren primært på denne ”CVR-nummer”-værdi og

benytter ikke attributten som en del af datasættet, på samme måde som Navision

Stat, hvor begge værdierne {”CVR nummer” og ”CVR Nr Attribut”}, tilsammen

udgør det værdisæt, som udsøger kreditorkortet.

Opret Kreditorkortet. Afvent stamdata udtræk til IndFak.

Udenlandske kreditorer i Peppol

Udenlandske kreditorer er i Peppol ikke nødvendigvis forpligtet til at angive en

juridisk identifier m. attribut som danske leverandører skal. Det vil afhænge af de

krav der stilles til leverandørerne i deres hjemland.

Bemærk: For udenlandske PEPPOL-kreditorer der vælger at angive en juridisk

enhedsidentifikator, er det hele værdien inklusive bogstaver som skal angives i feltet

på kreditorkortet i CVR nr. feltet, eksempelvis: ”GB983294, sammen med en

eventuel attribut.

Hvis samme kreditorkort tidligere har været anvendt i forbindelse med manuel

indtastning af fakturaerne i IndFak (konterings dokument overført i OIOUBL) så

vil kreditokortet være opsat med ”ZZZ” i CVR NR attribut feltet.

OG hvis der hidtil er anvendt samme (den rigtige) værdi i CVR nummer feltet, er

det blot opsætningen af attributværdien ZZZ der skal justeres til det som Peppol

leverandøren faktisk benytter (blank eller en anden faktisk værdi).

Side 12 af 13

Betalingsmetoder

I Peppol er der åbnet for angivelse af op i mod 80 forskellige betalingsmetoder.

I Navision Stat er der udviklet kode for håndtering af de betalingsmetoder som

forventes mest almindeligt benyttet; dvs. dansk kontooverførsel, udenlandsk

kontooverførsel, udenlandsk kontooverførsel kun med IBAN, FIK og Giro kort

samt Direct Debit.

Det er således umiddelbart forventningen, at hvis leverandøren angiver en af de

betalingsmåder, som understøttes i Navision Stat, og angiver komplette

oplysninger, så vil det være muligt at overføre informationerne i en betalingsordre

der effektureres via til Nemkonto.

Hvis leverandøren angiver en betalingsmåde der ikke understøttes i Navision Stat

sørger databehandlingen i Navision Stat for at opfange det, således at brugeren

skal oprette/tilføje betalingsinformationer inden der kan bogføres i

udbetalingskladden. Navision Stat vil undervejs fra Accept i indbakken og

bogføring af købsdokumentet, give advarsler om de manglende

betalingsoplysninger.

Navision Stat er kodet således at for en betalingsmåde i dokumentet der ikke kan

matche et linje i ”Indgående Betalingsmetode” opsætningen, kan der ikke udpeges

en BetalingsformPM. Det udløser advarsel ved accept og bogføring. Når der ikke

er en betalingsform i udbetalingskladden kan den ikke bogføres.

Negativ dokumenttotal

For Peppol dokumenter er negativ dokumenttotal tilladt. Det er uvist hvor stort

omfanget vil blive.

Dokumenter med negativ total, kan sendes gennem Indfak2. I skrivende stund er

der i Navision Stat ikke udviklet kode som håndterer modtagelse af negative NS-

Peppol konteringsdokumenter på fuldstændig vis. Funktionen, i sin tid udviklet til

det gamle OIOXML07 format bliver dog aktiveret, så man bliver gjort opmærksom

på forholdet, og NS ”vender” dokumenttype og fortegn. Men metoden er ikke

tilrettet for håndtering af Peppol dokumenter.

Foreløbig afventer vi noget driftserfaring m. Peppol før udvikling af metoden sættes

i gang. Der er oprette et udviklingskravnr til opgaven.

Henvisninger

Side 13 af 13

Links

Brugervejledninger

https://modst.dk/systemer/oekonomi-og-regnskab/brugervejledninger/

Emnet der er behandlet i denne guide, er ikke specifikt behandlet i andre

vejledninger. Vejledningerne for Køb, ”Elektronisk fakturering Opsætning …” og

”Elektronisk fakturering Køb” behandler det grundlæggende indenfor området.

Så søg her, hvis der er nogle forudsætninger du mangler beskrevet i nærværende.

Hjælpetekster

http://navhelp.kmd.dk/main.aspx?lang=da-

DK&content=conGettingStarted.htm