NEW BUSINESS DOtsukyo.jmam.co.jp/newbusinessdo/nbk_answer.pdf · 送付状は、相手に品物や文書を送る際に同封、同送する文書であり、もっともよく作成する社外文書だといえます。直

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振り返り問題

NEWBUSINESSDO

解答と解説

JMAM通信教育

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　ビジネス文書には、横書きのものと縦書きのものがあります。能率性を重んじる文書の場合は、横書きが一般的です。縦書きの文書は儀礼性の高い改まった社外文書や、法令で書式が定められたものなどで用いられます。　ふだん作成するのは、ほとんどが横書きのものでしょう。ビジネス文書は、基本フォームをもとに作成します。基本フォームはしっかり覚えておきましょう。　テキストでは、11ページでビジネス文書の基本フォームと要素を説明しています。もう一度確認しましょう。

　社内文書は、社内の人を対象にした、迅速な情報（事実・意図など）の伝達を目的とする文書です。　能率性を重視して、情報を正確・簡潔に要領よくまとめることが大切であり、頭語、前文、末文、結語は省略されます。修飾的な語句を省き、敬語も最小限にとどめ、情報を簡潔に表記するよう心がけましょう。

問１～４は、　　　にあてはまる選択肢を選ぶ問題でした。正解と解説を確認しましょう。

問1　正解：エ　参照：Ｐ１０

問2　正解：ア　参照：Ｐ２４

N E W B U S I N E S S D O

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解答と解説振り返り問題



　会社の業務は、上司の指示とそれに対する部下の報告とによって進んでいくことが基本です。報告書は、組織の今後の方針・計画を決定したり、次の指示を出したりするときのもとになる、重要な文書なのです。報告内容があいまいであったり、主観が交ざっていては、それを読む上司は正しい判断ができません。具体的な数値やデータ、事実をしっかり書く労力を惜しまないようにしましょう。また、事実と所感・所見を分けて書くことも大切です。

問3　正解：イ　参照：Ｐ４6

　社外文書では、主文に入る前に、前文のあいさつを、①時候、②安否、③感謝（ご無沙汰、お詫び）の順序で書いていきます。慣用語句は自分で工夫するものではなく、決まった定型句をそのまま使います。テキストの81ページにまとめてある、一般的な慣用語句を丸ごと覚えておくとよいでしょう。

問4　正解：ウ　参照：Ｐ８０

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問５～１５は、問題文の文章の答えとしてもっとも適切な選択肢を選ぶ問題でした。正解と解説を確認しましょう。

　ビジネス文書には、①情報が正確に伝わる、②記録・保存ができる、③多数の人に伝達できる、④作成上のルールがある、という特性があります。　記録・保存されている文書を確認することで、ミスを未然に防ぐことができます。また、行き違いで大きなミスが発生した場合に、業務の内容が文書として記録・保存されていれば、ミスの原因がどこにあり、どのように処理したらよいかを明らかにすることができます。　仕事の正確さや効率を向上させるためにも、ビジネス文書の特性をしっかり理解しておきましょう。

問5　正解：イ　参照：Ｐ８



　わかりやすい文章にするためには、①書く目的を明確にすること、②読み手を意識すること、③「５W２H」でわかりやすくすること、の３つを心がけましょう。　読み手を意識するということは、文章の読み手は誰なのかを明確にし、その人にわかるように書くということです。読み手のもつ知識や情報量によって、表現のしかたは変わってきます。　文章はコミュニケーションの手段です。読み手にわかりやすい文章になるよう意識しながら、ていねいに書きましょう。

　文章表現のポイントは、①体裁を整えること、②テンポよく読めるようにすること、③読み手を迷わせないようにすること、の３つです。　テンポよく読める文章にするためには、余分な修飾語はつけず、1文は長くなりすぎないようにします。　文章表現のポイントを守ることで、とてもわかりやすい文章にすることができます。テキストを振り返って、各ポイントをよく確認しておきましょう。

問6　正解：ウ　参照：Ｐ１６

問7　正解：イ　参照：Ｐ18

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　文書を発信する主な方法には、手渡し、封書、ハガキ、FAX、eメールの5つがあります。それぞれの特徴を知り、目的によって使い分けられるようにしておきましょう。　eメールは、手軽に早く届けることができ、複数の相手に同時に送信することができるため、多くの人に連絡が必要となる文書の発信に向いています。ただし、すぐに見てもらえない可能性もあることや、ていねいさに欠けるというデメリットもあるため、改まった文書には不向きだといえます。　また、手渡し以外で重要な文書を発信した場合は、相手に届いたと思われるころにメールや電話で先方に届いたかどうか確認しましょう。

　ビジネス文書を業務に有効に機能させるためには、しっかり整理され、利用しやすくしておくことが不可欠です。自分なりのファイリングルールをつくり、整理整頓を心がけましょう。共有する書類を同時に個人でファイリングすると、スペースが２倍必要になり、機密書類であればリスクも２倍になります。共有のものはなるべく個人ではファイリングしないようにしましょう。　資料を探すのにかかった余計な時間はコストとなります。ファイリングを怠ることは、会社の利益に圧迫することにつながるということを、覚えておきましょう。

　議事録は、会議の決定事項や討議内容を整理してまとめた文書です。議事録を共有することで、理解のしかたや受け止め方が人によって異なることから起こる、「全員が了解したはずの決定事項なのに実行されない」という状態を防ぐことができます。　会議ではいくつかの主張が対立することがありますが、議事録を作成する際は、中立を守り、事実のみを正確にまとめることが求められます。　最初は難しく思うかもしれませんが、議事録を書くことは、会議の目的を理解し、話の流れを整理するためのよいトレーニングになります。機会があれば、積極的に議事録の作成を申し出ましょう。

問8　正解：ウ　参照：Ｐ３０

問9　正解：イ　参照：Ｐ３２

問10　正解：ウ　参照：Ｐ５２

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　送付状は、相手に品物や文書を送る際に同封、同送する文書であり、もっともよく作成する社外文書だといえます。直筆のひと言を加えることで、温かみのある文書となり、相手との関係によい効果を生みます。　FAXを送る際、至急確認してほしい書類や、何度もやり取りする書類を送る場合など、送付状を付けるのはかえって相手の迷惑になる場合もあります。そんな場合には、送付状を使用せず、その紙に直接用件を書くほうがよいでしょう。送付状を送らない場合は、電話であらかじめFAXを送る旨を伝えておきましょう。

　eメールは、即時にやり取りができるため、感情のこもった文章を書いてしまいがちです。しかし、電話や直接のコミュニケーションと違い、話し方や表情などで雰囲気を和らげることができないため、こちらが思う以上に感情的に受けとめられてしまうことがあります。送信する前に、一度落ち着いて読み返し、確認しましょう。　仕事で送るeメールは、友人に送るeメールとは違い、会社を代表して送るものです。ちょっとしたミスも「うっかり間違えた」ではすまないということを忘れずに。　ルールを守り、社会人として正しいeメールが送れるようになりましょう。

問11　正解：エ　参照：Ｐ６８

問12　正解：イ　参照：Ｐ８２

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　依頼状は、相手の承諾を求めたり、相手の厚意に頼って物事をお願いする文書です。　相手が何を依頼されているのか誤解してしまうことがないよう、お願いしたい内容をあいまいにせずはっきり書きます。また、返答の期日は、急すぎて失礼にならないように気をつけます。あくまで相手に負担をかけることですので、ていねいな表現を心がけましょう。

　詫び状は、こちらに何らかの落ち度があるとわかったら、直ちに発信することが原則です。また、本来は、直接会ってお詫びするのが礼儀です。重大なミスの場合は、手渡しにするか、送ったのちに訪問して謝罪します。　詫び状は、言い訳せずに率直に非を認め、誠意をもってお詫びするとともに、ミスに対する具体的な対応策や、再発防止策を示す必要もあります。作成したら、必ず上司・先輩に確認してもらったうえで発送するようにしましょう。

　案内状は、特定の組織や個人に対し、組織として会合・催事などへの参加を呼びかけ、行動を起こしてもらうことをねらいとした文書です。　案内する催し物については、内容を的確に伝え、かつ「行ってみたい」と思ってもらえるように文面を工夫します。相手をひきつける文章を心がけますが、内容は正確に書き、大げさな表現は慎みましょう。また、開催間際に届いたのでは失礼になりますので、送付する時期に気を配ることも大切です。

問13　正解：エ　参照：Ｐ８８

問14　正解：ウ　参照：Ｐ９０

問15　正解：エ　参照：Ｐ９６

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株式会社日本能率協会マネジメントセンター　通信教育事業本部〒105-8520 東京都港区東新橋1-9-2 汐留住友ビル24階URL：http://www.jmam.co.jp


■ 実践＆継続がポイント！～振り返ってみよう～「仕事の基本」は知識として理解できていても、使えなければ意味がありません。職場での実践と継続を常に意識して、確実に習慣化してしまいましょう。

■ 理解度チェック！結果はいかがでしたか？まずは「正しい基本」をしっかり理解することが、出発点です。正解数が少なかった方は、テキストをじっくり読み直してみましょう。

■ 振り返りその１　　学習内容の理解度が高かったテーマ、低かったテーマを確認しておきましょう。

■ 振り返りその２　学習内容の実践＆継続(習慣化)に向けて意識しておきたい点を整理しておきましょう。

■ 振り返りその３　その他、振り返り問題に取り組んでみて気づいた点などあれば、メモしておきましょう。

　せっかく学習した内容も、かなり忘れてしまっているようです（泣）。

Newビジネス道テキストの内容は、どれもビジネスパーソンとして必ず

求められる必須事項ばかりです。再度テキストを読み直し、確実に

インプットしてください。必ずあなたの力になります！

　まずまずの定着度です。ここで満足せずに、不正解の箇所を確認

してみましょう。あなた自身が苦手だったり、関心が薄かったりするテーマ

が見えてくるはず。不正解箇所の解説やテキスト参照ページを読み

直し、実践＆定着にむけた抱負を下段のコメントに記入しておきましょう。

　すばらしい結果です。学習した内容がしっかりと身についているよう

ですね。一人前のビジネスパーソンにむけて理想的なスタートラインに

立ちました。さあ、あとは実践＆継続あるのみ！

　職場でも常にテキストをそばにおいて、これからもフル活用してください。

１～5問正解

6～10問正解

11～15問正解

例：学習した内容は必ず職場で実践し、定期的に上司か先輩にアドバイスを求める

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