NHÓM 10: Nguyễn Văn Danh · cấp thẻ vip và sẽ được giảm giá 2% khj mua hàng tại cửa hang khi có thẻ vip Câu 7:Cửa hàng có thường dùng máy tính

Xây dựng chương trình quản lý nhà sách

Sinh viên thực hiện: Nhóm 10 – Lớp 11CĐTM1 Trang 1

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG TP.HCM KHOA

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

_________________________

ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN:

CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ NHÀ SÁCH

NHÓM 10: GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN:

Nguyễn Mạnh Tiến (NT) Nguyễn Văn Danh

Nguyễn Hữu Giang Trần Hoài Nam Nguyễn Hồng Dương Lưu Việt Huy



I. Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống và các bảng

phỏng vấn cụ thể từng chủ đề:

1. Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống:

Kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống

Hệ thống: Quản lý Nhà sách

Người lập: Nhóm 10 Ngày lập: 1/10/2013

STT Chủ đề Yêu cầu Ngày bắt đầu Ngày kết thúc

1 Quy trình nhập

Xuất Kho

Hiểu rõ quá trình nhập

xuất kho 1/10/2013 1/10/2013

2 Quá trình bán hàng Nắm rõ về cách bán

hàng

1/10/2013 1/10/2013

3 Quá trình phân loại,

tìm kiếm

Biết rõ việc phân loại

và sắp xếp các loại

hàng

1/10/2013 1/10/2013

4 Quản lý khách

hàng

Nắm rõ đối tượng

thông tin khách hàng.

1/10/2013 1/10/2013

5 Hệ thống máy móc,

thiết bị, phần mềm

Nắm rỏ máy móc,

thiết bị, phần mềm mà

nhà sách đang sử

dụng

1/10/2013 1/10/2013

2. Các bảng kế hoạch phỏng vấn cụ thể:

Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ nhất

Người thực hiện: Nguyễn Mạnh Tiến



Kế hoạch phỏng vấn

Người được hỏi:Lưu chí vĩnh Người phỏng vấn: Nguyễn Mạnh Tiến

Địa Chỉ: 01 Quang Trung, Gò

Vấp

Thời gian hẹn: 15h00’, ngày 1/10/2013

Thời gian bắt đầu: 15h00’

Thời gian kết thúc: 15h44’

Đối Tượng:

Nhân viên thủ kho

Dữ liệu thu thập là quá

trình nhập kho và xuất

kho

Các yêu cầu đòi hỏi:

Hiểu rỏ quá trình nhập xuất hàng ra kho

Chương Trình:

Giới thiệu

Tổng quan về dự án

Tổng quan về phỏng vấn

Chủ Đề Sẽ Đề Cập: vấn đề nhập xuất hàng

Câu hỏi 1: trả lời










Tổng hợp các thông tin thu thập.

Kết thúc phỏng vấn.

Ước Lượng Thời Gian:

1 phút

2 phút

2 phút

2 phút

2 phút

5 phút

5 phút

5 phút

5 phút

3 phút

5 phút

5 phút

2 phút

5 phút

Dự kiến tổng cộng: 44 phút



Phiếu phỏng vấn

Dự án: Quản lý nhà sách Tiểu dự án: Quá trình nhập xuất kho

Người được hỏi: Lưu Chí Vĩnh Người phỏng vấn: Nguyễn Mạnh Tiến


vấp




Câu 1: Bên Anh có thường xuyên

nhập các mặt hàng mới không?

-Trả Lời:Chúng tôi luôn cập nhật những mặt

hàng mới trên thị trường nếu thấy mặt hàng đó

phù hợp

Câu 2: Hình thức nhập hàng như

thế nào ?

-Trả lời: Chúng tôi nhập theo đơn đặt hàng và

thường xuyên cập nhật các mặt hàng mới để làm

đa dạng và phong phú các mặt hàng

Câu 3: Bên Anh nhập hàng theo

định kỳ hay là như thế nào?

-Trả Lời: Chúng tôi sẽ nhập theo kỳ , tuy nhiên

nếu hàng trong kho còn khá nhiều thì chúng tôi

sẽ ngưng nhập. Và khi số lượng hàng trong kho

dưới mức dự trữ khoảng số lượng 20 là chúng tôi

sẽ tiến hàng nhập hàng

Câu 4:Nhập về anh lưu những

thông tin gì của mặt hàng không?

Nếu có anh có thể nêu ra 1 số

thông tin không?

-Trả Lời: Chúng tôi thường lưu những thông tin như Mã hàng nhập, tên hàng nhập, một số thông tin về mặt hàng và số lượng, giá của kiện hàng cần nhập.

Câu 5: Khi nào thì anh xuất hàng ?

-Trả Lời: khi chúng tôi nhận được phiếu xuất

hàng thì sẽ cho xuất.

Câu 6: Sau khi xuất hàng anh có

lưu thông tin gì lại để kiểm tra

không?

-Trả Lời: Có , chúng tôi sẽ lưu trong phiếu xuất

kho chúng tôi cần: Mã hàng, tên hàng cần xuất,

và số lượng xuất, hóa đơn thanh toán của nhân

viên bán hàng, và ngày xuất. Lưu nhưng thông

tin ấy để chúng tôi tiện đối chứng nếu có vấn đề

gì xảy ra và cũng để tiện tổng kết.



Câu 7: Khi nhận được đơn đặt

hàng nhà cung cấp có báo giá cho

nhà sách hay không ? và nhà sách

có thương lượng giá cả với nhà

cung cấp hay không ?

-Trả lời: Có.Còn vấn đề về giá cả thì nhà sách

vẫn thương lượng với nhà cung cấp nêu như thấy

chưa hợp lý vì nhà sách muốn cung cấp sản

phẩm có chất lượng , giá cả hợp lý phù hợp với

túi tiền người tiêu dung

Câu 8: Đối với nhà cung cấp thì

siêu thị sẽ chọn nhà cung cấp nào

?

-Trả Lời: Thường thì siêu thị sẽ hợp tác với nhà cung cấp tin cậy và có uy tín, đồng thời cũng hợp tác với các nhà cung cấp mới có chất lượng giá cả hợp lí để làm đa dạng sản phẩm cho siêu thị

Câu 9: Theo anh những mặt hàng

trong kho bao lâu không được xuất

kho thì được gọi là hàng tồn?

-Trả lời: Tùy từng loại mặt hàng và số lượng còn lại trong kho mà chúng tôi đánh giá đó có phải hàng tồn hay không?

Câu 10: Bên anh sẽ xử lý hàng tồn

như thế nào?

-Trả lời: Đối với hang tồn thì bên chúng tôi có hai hình thức xử lý. Có thể chúng tôi sẽ giảm giá xả hang vào các ngày lễ hoặc chúng tôi sẽ trả về cho nhà cung cấp

Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ hai

Người thực hiện: Trần Hoài Nam

Kế Hoạch Phỏng Vấn

Người được hỏi: Lưu Diệp

Phi

Người phỏng vấn: Trần Hoài Nam


vấp




Đối Tượng:

Nhân viên cửa hàng


trình bán hàng


Hiểu được quá trình bán hàng

Chương Trình: Giới thiệu Ước Lượng Thời Gian: 1 phút





Chủ Đề Sẽ Đề Cập: vấn đề bán hàng











Xin cám ơn thông tin mà anh

đã cung cấp!

2 phút

2 phút

2 phút

2 phút

5 phút

5 phút

5 phút

5 phút

5 phút

5 phút

20 phút

3 phút



Dự án: Quản lý nhà sách Tiểu dự án: Quá trình bán hàng

Người Được Hỏi: Lưu Diệp Phi Người phỏng vấn: Trần Hoài Nam


vấp




Câu 1: Xin anh cho biết cửa

hàng có những hình thức mua

hàng nào ?

-Trả lời: Bên cửa hàng của tôi có 2 hình thức

mua bán là trực tuyến hoặc tại cửa hàng

Câu 2: Hoạt động bán hàng diễn

ra như thế nào ?

-Trả lời: Sau khi khách hàng đã lựa chọn nếu

thấy ưng ý thì liên hệ với nhân viên bán hàng để

được báo giá và viết hóa đơn mua hàng



Câu 3:Cửa hàng có lưu thông tin

của khách hàng không ? Nếu có thì

lưu những thông tin nào ?

-Trả lời: Tất nhiên là có,những thông tin cần lưu

bao gồm: họ tên, địa chỉ, chứng minh nhân dân,

số điện thoại

Câu 4:Cừa hàng có những hình

thức thanh toán nào ?

-Trả lời: Cửa hàng chúng tôi có 2 cách thanh toán:

- Thanh toán bằng tiền mặt

- Thanh toán bằng thẻ tín dụng

Câu 5:Nếu mua hàng online thì

khách hàng có phải đặt cọc trước

hay là phải thanh toán tiền trước

không?

-Trả lời: Thường thi khi mua hàng online khác

hàng sẽ phải thanh toán trước rồi bên chúng tôi sẽ

vận chuyển đến tận nơi.Nhưng nếu khách hàng

mua với số lượng lớn thì chỉ cần đặt cọc trước

30%

Câu 6: Bên anh có những ưu đãi

gì đối với những khách hàng mua

hàng thường xuyên vơi số lượng

lớn không?

-Trả lời: Đối với những khách hàng mua hàng

với hóa đơn là 2tr trở lên sẽ được chúng tôi cung

cấp thẻ vip và sẽ được giảm giá 2% khj mua hàng

tại cửa hang khi có thẻ vip

Câu 7:Cửa hàng có thường dùng

máy tính để lưu trữ dữ liệu không ?

Và lưu những thông tin gì ?

Trả lời: Có, tôi thường lưu lại những số liệu đã

nhập hay xuất

Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ ba

Ngừơi thực hiện: Nguyễn Hữu Giang


Người được hỏi: Ngọc Trinh Người phỏng vấn: Nguyễn Hữu Giang

Địa Chỉ: 01 Quang Trung, Gò vấp Thời gian hẹn: 15h00’, ngày 1/10/2013



Đối Tượng:

Nhân viên Quản lý hàng hóa

Dữ liệu thu thập là quá trình phân

loại hàng và tìm kiếm hàng


Nắm rỏ các mặt hàng,



Chương Trình: Giới thiệu Ước Lượng Thời Gian: 1 phút



Chủ Đề Sẽ Đề Cập: vấn đề phân loại hàng và tìm kiếm hàng.










Xin cám ơn thông tin mà anh đã cung

cấp!

2 phút

2 phút

5 phút

5 phút

5 phút

5 phút

5 phút

5 phút

5 phút

20 phút

3 phút



Dự án: Quản lý nhà sách Tiểu dự án: Quá trình phân loại và tìm

kiếm hàng hóa

Người được hỏi: Ngọc Trinh Người phỏng vấn: Nguyễn Hữu Giang




Câu 1: Khi hàng mới nhập về chị

có phân loại hàng ra không?

-Trả lời: Có. Khi vừa nhập hàng về chúng tôi

tiến hành phân loại hàng.

Câu 2: Nhà sách có lưu thông tin

lại các mặt hàng đã nhập không?

Trã lời: Có. Chúng tôi lưu thông tin của các

mặt hàng đã nhập và lưu vào hồ sơ.



Câu 3: Các loại hàng sẽ được phân

loại và bố chí như thế nào?

Trả lời: Khi nhập hàng về chúng tôi bắt đầu

phân loại hàng theo từng khu, từng loại mặt

hàng, để giúp dễ dàng tìm kiếm.

Câu 4: Chị có nhớ được tất cả các

vị trí của các mặt hàng mình đã

phân loại không?

Trã lời: Việc tìm kiếm hàng cũng rất là khó

khăn với chúng tôi, vì hàng rất là đa dạng.

Câu 5: Chị hãy cho biết nhà sách

có lưu lại thông tin của nhà cung

cấp, và việc tìm kiếm thông tin

nhà cung cấp như thế nào.

Trã lời: Chúng tôi có lưu lại thông tin của nhà

cung cấp, và việc tìm kiếm thông tin của nhà

cung cấp cũng rất là rối vì nhà sách chúng tôi

có rất nhiều mặt hàng đa dạng và lấy nguồn

hàng từ rất nhiều nhà cung cấp.

Câu 6: Có khi nào chị phải tìm lại

hóa đơn tính tiền của nhà cung cấp

hoặc một khách nào đó không?

Trã lời: Có. Khi phát hiện ra những hóa đơn

đó có sai sót. Việc tìm lại hóa đơn khá vất vã.

Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ tư

Người phỏng vấn: Nguyễn Hồng Dương


Người được hỏi: Bill Gates Người phỏng vấn: Nguyễn Hồng Dương




Đối tượng hỏi:Nhân viên phòng kỹ

thuật.

Cần thu thập dữ liệu: thông tin về cách quản lý nhân viên và

trang thiết bị,hệ thống quản lý Nhà sách


Vai trò, vị trí, trình độ, kinh nghiệm của người

phỏng vấn



Chương Trình:

Giới thiệu



Chủ đề : Vấn đề quản lý nhân viên










đã cung cấp!

Ước lượng thời gian:

1 phút

2 phút

2 phút

5 phút

2 phút

2 phút

2 phút

5 phút

2phút

10 phút

2 phut

(Dự kiến tổng cộng: 35 phút)


Dự án: Quản lý nhà sách Tiểu dự án: Hệ thống máy móc thiết bị,

phần mềm

Người được hỏi: Bill Gates Người Phỏng Vấn: Nguyễn Hồng Dương




Câu 1: Nhà sách có sử dụng phần

mềm để quản lý hàng hóa không

-Trả lời: Có. Nhưng chưa tối ưu

Câu 2: Hiện tại nhà sách đang sử

dụng phần mềm đại trà hay phần

mềm được thiết kế riêng cho nhà

sách vậy?

Trã lời: Hiện tại thì chúng tôi đang sử dụng

phần mềm đại trà trên thị trường và thấy còn

nhiều thiếu sót.

Câu 3:Hệ thống máy móc trong

nhà sách hiện tại vẫn chạy tốt và

ỗn định chứ?

Trả lời: Vâng. Hiện tại vẫn tốt vẫn ỗn định



Câu 4: Nhà sách có hay bão trì

máy móc và nâng cấp máy móc

không?

Trã lời: Chúng tôi thường xuyên bảo trì máy

móc. Máy móc hiện tại đang chạy rất tốt nên

chúng tôi chưa nghĩ tới chuyện nâng cấp.

Câu 5: Hiện tại hệ thống máy tính

trong nhà sách đang sử dụng hệ

điều hành gì và các phần mềm

được cài trên máy?

Trã lời: Hiện tại tất cả các máy tính trong nhà

sách đang sử dụng win xp, các phần mềm

được cài trên máy Microsolf Office, Phần

mềm tính tiền …

Câu 6: Các nhân viên đều thành

thạo vi tính chứ?

Trã lời: Các nhân viên đều có thể sử dụng tốt

máy vi tính.

Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ năm

Người thực hiện: Lưu Việt Huy

Kế Hoạch Phỏng Vấn

Người được hỏi: Đông Nhi Người phỏng vấn: Lưu việt Huy


Vấp




Đối tượng:

Phòng nhân sự


trình quản lý nhân viên


Nắm rỏ thông tin nhân viên.

Chương Trình:

Giới thiệu



Chủ đề : Vấn đề quản lý nhân viên







Ước Lượng Thời Gian:

1 phút

2 phút

2 phút

3 phút

5 phút

5 phút

10 phút




đã cung cấp!

15 phút

3 phút

Dự kiến tổng cộng 50 phút


Dự án: Quản lý nhà sách Tiểu dự án: Quản lý nhân viên

Người được hỏi: Đông Nhi Người phỏng vấn: Lưu Việt Huy


Vấp




Câu 1: Việc nhân viên nghỉ có

phép và nghỉ không phép có

như nhau không?

-Trả lời: Nếu xét về mặt ngày công thì như

nhau.Nhưng về xếp loại thì người nghỉ không

phép sẽ bị xếp loại kém hơn

Câu 2: Nhân viên muốn nghỉ thì

phải báo trước bao nhiêu ngày?

Thời gian nghỉ tối đa là bao nhiêu

ngày?

-Trả lời: việc xin nghỉ phải được báo trước 1

hoặc 2 ngày để sắp xếp công việc,còn nghỉ tối đa

được 10 ngày nếu hết 10 ngày mà không đi làm

thì sẽ buộc thôi việc, chỉ trừ những trường hợp

ngoại lệ có thể xem xét.

Câu 3: Hình thức chấm công cho

nhân viên như thế nào? Và sẽ do

bộ phận nào phủ trách?

-Trả lời:Việc chấm công do người bên quản lí

chấm công làm.nếu công việc bận quá thì giao

cho tổ trưởng tầng chấm công sau đó báo cáo lại

cho người quản lí chấm công và việc này được

làm theo hình thức thủ công.

Câu 4: Việc trả lương cho nhân

viên được tính như thế nao? Và có

những hình thức khen thưởng nào

không?

-Trả lời: Lương của nhân viên sẽ được tính theo

lương cơ bản của nhân viên đó nhân với ngày công, nhưng nếu Nhân vien nghỉ nhiều sẽ bị trừ vào điểm thi đua. Còn những nhân viên không nghỉ làm sẽ được thưởng tiền chuyên cần.



II. Mô tả hệ thống.

1.Hệ thống lưu trữ thông tin

Hệ thống lưu trữ thông tin các mặt hàng, quá trình xuất nhập kho, quá trình

bán hàng, các thông tin nhân viên, và tất cả các hóa đơn trong quá trình hoạt

động của nhà sách.

2. Hoạt động nghiệp vụ

Nhập hàng: khi nhà sách có nhu cầu nhập hàng, bộ phận quản lý bán hàng sẽ

tiến hành lập và gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp. Khi hàng được nhập về,

thủ kho căn cứ vào đơn đặt hàng để kiểm tra số lượng từng mặt hàng và lập

phiếu thanh toán cho nhà cung cấp. Thủ kho sẽ nhập hàng vào kho và lập

phiếu nhập kho gồm : số phiếu nhập, tên, địa chỉ, điện thoại của nhà cung

cấp và thông tin các mặt hàng như : mã hàng, tên hàng , nhà sản xuất, số

lượng, đơn vị tính, đơn giá.

Xuất hàng: Khi kho nhận được phiếu xuất hàng, bộ phận kho sẽ kiểm tra

phiếu xuất và tiến hành xuất hàng theo phiếu xuất hàng.

Bán hàng: khi khách đến mua hàng tại nhà sách và yêu cầu thanh toán, nhân

viên bán hàng kiểm tra mặt hàng rồi bắt đầu lập hóa đơn tính tiền, lập hoá

đơn bán hàng gồm : số hóa đơn, tên, địa chỉ, số điện thoại khách hàng và

thông tin hàng hóa như: mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn vị tính, đơn giá.

- Nếu khách hàng mua với số lượng lớn, thì bộ phận bán hàng tiến hành

kiểm tra số lượng hàng trong kho, nếu hàng trong kho vẫn còn đủ số lượng thì

tiến hành lập phiếu xuất hàng và lập hóa đơn thanh toán cho khách hàng.

Quản lý hàng hóa: siêu thị bán sản phẩm và phụ kiện.Mỗi sản phẩm được

quản lý theo các thông tin: như mỗi sản phẩm sẽ có một mãsản phẩm, tên sản

phẩm, loại sản phẩm, dòng sản phẩm, đơn giá, số lượng. Trong siêu thị các

sản phẩm được trưng bày theo các khu riêng biệt để cửa hàng dễ quản lý và

khách hàng dễ tìm kiếm được sản phẩm mà mình cần. Bên cạnh đó, hàng

tháng cửa hàng luôn cập nhật các mẫu mã và giá cả thị trường để điều chỉnh

giá bán cho phù hợp.



III. Biễu mẫu

1. Phiếu Nhập Kho : khi nhà cung cấp giao hàng, bộ phận quản lý kho sẽ

lập phiếu nhập kho để nhập các mặt hàng vừa nhận vào kho.



1. Phiếu xuất kho : Phiếu xuất này được nhà sách sựu dụng khi xuất hàng ra

khỏi kho



2. Hóa đơn bán hàng : khi khách hàng mua hàng, nhân viên bán hàng sẽ lập

hóa đơn bán hàng và thanh toán hóa đơn với khách



IV. Sơ đồ phân rã chức năng (BDF)

QUẢN LÝ NHÀ SÁCH

QUẢN LÝ KHO

NHẬP HÀNG

XUẤT HÀNG

KIẺM TRA HÀNG TỒN

QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG

LẬP HÓA ĐƠN

THANH TOÁN

IN VÀ LƯU HÓA ĐƠN

KIỂM TRA

KHÁCH HÀNG

PHÂN LOẠI, TÌM KIẾM

TÌM KIẾM NHÀ CUNG CẤP

TÌM KIẾM HÓA ĐƠN

TÌM KIẾM MẶT HÀNG

QUẢN LÝ PHÂN LỌAI

QUẢN LÝ NHÂN VIÊN

CẬP NHẬP

THÊM MỚI

XÓA NHÂN VIÊN

BẢNG TÍNH CÔNG

BÁO CÁO

BÁO CÁO NHÂP

BÁO CÁO XUẤT

BÁO DOANH THU

Documents

NHÓM 10: Nguyễn Văn Danh · cấp thẻ vip và sẽ được giảm giá 2% khj mua hàng tại cửa hang khi có thẻ vip Câu 7:Cửa hàng có thường dùng máy tính