Noções de Arquivologia

Noções de Arquivologia

Polícia Federal: Agente Administrativo

INTRODUÇÃO

CONTEÚDO DE ESTUDO

Conceitos Básicos

Características dos Documentos

Tipos de Documentos

Classificação dos Arquivos

Avaliação dos Documentos

Arquivos Permanentes e Instrumentos de Pesquisa

Introdução aos Métodos de Arquivamento

Protocolo

Provas e Exercícios

O Gerenciamento da informação e a Gestão de Documentos

Automação aplicada aos arquivos: políticas, planejamento e técnicas

Conservação e Restauração de Documentos Arquivísticos

Microfilmagem

Glossário

Provas e Exercícios

CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA

O arquivo da instituição funcionará como o guardião das informações ali existentes. Antes do conceito de arquivo deve-se conhecer três conceitos básicos que integram a área:

INFORMAÇÃO: pode ser definida como idéia ou conhecimento.

SUPORTE: meio no qual a informação é registrada. Qualquer meio utilizado para gravar a informação. O papel é hoje o suporte mais utilizado, mas não é o único.

DOCUMENTO: é toda a informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova os fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.

NO MOMENTO EM QUE O HOMEM REGISTRA SUA IDÉIA EM UM SUPORTE, DÁ ORIGEM A UM DOCUMENTO.

Com o aparecimento da escrita, o volume de documentos criados foi se tornando cada vez maior e surgiu a necessidade de se criarem técnicas que permitissem organizar essa massa documental de forma a permitir sua imediata localização quando necessário. A partir de então começaram a surgir os primeiros arquivos. CONCEITUAÇÃO MODERNA DE ARQUIVO:

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Outros tipos de suportes: CD, DVD, fita cassete, disquete, microfilme, filme....

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MATEMÁTICA

Professor Marcos Rangel Fox Drumond

(

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

Professora Juliana Godoy

“Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.”

Sólon Buck

CONCEITO COMPLEMENTAR: “(...) acumulação ordenada dos documentos em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando a utilidade que poderão oferecer no futuro.”

Marilena Leite Paes No Brasil, a instituição “arquivo” é definida pelo artigo 2o, Capítulo I da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que “dispõe sobre a política nacional de arquivos e entidades privadas e dá outras providências” e conceitua: Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

FINALIDADES DO ARQUIVO 1- Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas que permitam um

arquivamento ordenado e eficiente; 2- Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em

consideração temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos; 3- Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da

instituição, de forma a atender rapidamente à demanda pelas informações ali depositadas. DESTAQUE: Cespe/UnB Além dessas funções principais, pode-se destacar outras: - Expedição de correspondência; - Criação dos modelos para os documentos; - Criação das normas de gestão documental da instituição. A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base de conhecimento da história. Tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob a sua guarda. Portanto, o arquivamento não consiste apenas em guardar documentos, mas servir de fonte de pesquisa para toda a administração, servindo de base para tomadas de decisões.



PRINCIPAIS FUNÇÕES DO ARQUIVO.

AINDA SOBRE ARQUIVO: 1- Ele deve ser funcional, para isso deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as

necessidades inerentes aos setores. Para realizar o trabalho de arquivamento, o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que lhe será entregue;

2- Os documentos de arquivo, além de serem produzidos pela instituição, podem também ser recebidos pela mesma; 3- Os documentos de arquivo podem estar registrados em qualquer suporte e serem de vários tipos (textual,

iconográfico, audiovisual...); 4- Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar que os documentos de

arquivo possuem uma característica chamada organicidade. Significa que o mesmo foi criado em função de uma atividade realizada pela instituição, servindo de prova e

uso para própria organização.

DISTINÇÃO ENTRE ARQUIVO, BIBLIOTECA E MUSEU

Arquivos, bibliotecas e museus possuem a mesma finalidade: Guardar e permitir o acesso aos documentos. Seus OBJETIVOS é que são diferentes, considerando os tipos documentais de cada instituição. Arquivo: é um conjunto de documentos organicamente acumulados, produzidos ou recebidos por pessoa física e instituições públicas e privadas, em decorrência do exercício de atividade específica, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza do documento. Lei n0 8.159, de 08/01/ 1991 (dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados). Biblioteca: é o conjunto de material, em sua maioria impresso e não produzido pela instituição em que está inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Pode ser constituída de coleções temáticas e seus documentos são adquiridos através de compra, doação ou permuta. Museu: é uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural. O arquivo tem objetivo funcional, porém com o tempo pode passar a ter caráter cultural, a partir do caráter histórico que alguns de seus documentos podem adquirir. Os objetivos das bibliotecas e dos museus é essencialmente cultural, devendo-se destacar que os documentos das bibliotecas são produzidos em numerosos exemplares. A tabela a seguir apresenta, de forma sucinta, outras características comparativas entre as atividades de arquivo, biblioteca e museu.

ARQUIVO

BIBLIOTECA

MUSEU

CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO

Tipo de suporte

Manuscritos, impressos,

audiovisuais, exemplar único.

Impressos, manuscritos audiovisuais, exemplares múltiplos.

Objetos bi/tridimensionais, exemplar único.

Audiovisuais (reproduções),

exemplar único ou exemplares múltiplos.

Tipo de conjunto

Fundos – Documentos unidos pela

Coleção – Documentos unidos pelo

Coleção – Documentos unidos pelo conteúdo ou

pela função.

Coleção – Documentos unidos pelo

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MATEMÁTICA


(



origem.

conteúdo.

conteúdo.

Produtor

Pessoa física ou jurídica no

exercício de suas atividades.

Atividade humana

individual e coletiva. Exs:

Trabalhos acadêmicos,

obras literárias etc.

Atividade humana. Exs: Esculturas, quadros,

gravuras.

Atividade humana: Exs: Normalização de documentos,

editoração, elaboração de

bibliografias etc.

Fins de produção

Administrativos, jurídicos,

funcionais, legais.

Culturais, científicos, técnicos, artísticos,

educativos.

Culturais, artísticos, funcionais.

Científicos

Objetivo

Provar, testemunhar.

Instruir, informar.

Informar, entreter.

Instruir, informar.

Entrada dos documentos

Passagem natural de fonte geradora

única.

Compra, doação, permuta, de

fontes múltiplas.

Compra, doação, permuta, de fontes múltiplas.

Compra, doação, permuta

Processamento técnico

Registro, arranjo, descrição

Tombamento, classificação,

catalogação (em fichários ou on-

line) e indexação.

Tombamento, classificação, inventários, catálogos.

Tombamento, classificação,

catalogação (em fichários ou on-

line) e indexação

Público

Administrador e pesquisador.

Grande público e pesquisador.

Grande público e pesquisador.

Pesquisador



SÉRIE 1- QUESTÕES DE CONCURSOS 01. Cespe-UnB/ MEC/2005 Os documentos existentes nos arquivos são o resultado das atividades

desenvolvidas pela instituição produtora. 02. Cespe-UnB/PRG-DF/2005 Os arquivos guardam documentos de diversos suportes (papel, CD, disquete,

VHS, etc.). 03. Cespe-UnB/Ministério do Meio Ambiente;2003 Os Arquivos são constituídos apenas por documentos em

suporte de papel. (E) 04. (Cespe-UnB/DF 2005) Uma das finalidades dos arquivos é servir de base para o conhecimento da história.

A função básica dos arquivos é possibilitar ao usuário o acesso rápido e preciso as informações deixadas sob a sua responsabilidade de guarda.

05. (Cespe-UnB/ 2005) A função principal dos arquivos é facultar o acesso aos documentos. 06. Cespe-UnB /2006 Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por pessoa física ou

jurídica, pública ou privada. Caracterizam-se pela natureza orgânica de sua acumulação, e é conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informação.

07. ...sejam acumulados por pessoas físicas e jurídicas, públicas ou privadas. 08. Arquivo é a acumulação não ordenada de documentos, em sua maioria textuais, criados por uma

instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando a utilidade que poderão oferecer no futuro.

09. Cespe-UnB/PRG 2005 A permuta de documentos é utilizada pelas instituições arquivísticas como forma de

suprir as lacunas existentes nos acervos. 10. Cespe-UnB/MEC/2005 As formas de ingresso dos documentos nos arquivos das instituições públicas são,

preferencialmente, a compra, a doação ou a permuta. 11. Cespe-UnB/PRG-DF 2005 A literatura apresenta algumas semelhanças e diferenças entre bibliotecas e

arquivos: bibliotecas conservam documentos para fins culturais e arquivos conservam documentos para fins funcionais.

12. Cespe-UnB/Min.Meio Amb/2003 Os documentos de arquivo são producidos em um único exemplar ou em

limitado número de cópias.

( GABARITO •

01. C 02. C 03. E 04. C 05. C 06. C 07. C 08. E 09. E 10. E

11. C 12. C

MATEMÁTICA


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CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

IMPARCIALIDADE ; Os documentos arquivísticos são inerentemente verdadeiros, já que são produzidos para desenvolver atividades. São assegurados pelas rotinas processuais de sua criação. AUTENTICIDADE: Esta ligada ao processo de criação, manutenção e custódia. Os documentos são produtos de rotinas processuais que visão ao cumprimento de determinada função ou consecução de alguma atividade, e são autênticos quando são criados e conservados de acordo com procedimentos regulares. Os documentos são autênticos porque são criados tendo-se em mente a necessidade de agir através deles. NATURALIDADE: Diz respeito à maneira como os documentos se acumulam nas administrações, em função dos seus objetivos práticos. Eles não são coletados artificialmente, como os objetos de um museu, mas acumulados naturalmente nos escritórios em função dos objetivos práticos da administração. INTER-RELACIONAMENTO: Os documentos estabelecem relações no decorrer do andamento das atividades e de acordo com suas necessidades. Cada documento está intimamente relacionado com outros, tanto dentro quanto fora do grupo no qual está preservado. E seu significado depende dessas relações. UNICIDADE: Cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence. TIPOS DE DOCUMENTOS Quanto aos tipos os documentos podem ser classificados quanto ao gênero e espécie. Tipo Quanto ao Gênero Os documentos são classificados segundo a forma em que a informação foi registrada no mesmo. 1- Documentos textuais: documentos cuja informação esteja registrada em forma escrita ou textual. Ex:

relatórios, certidões, contratos, atas. 2- Documentos iconográficos: documentos cuja informação esteja registrada em forma de imagem estática.

Ex: fotografias, negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras. 3- OBS: Fotografias são usualmente chamados de documentos fotográficos. 4- Documentos audiovisuais: documentos cuja informação esteja em forma de som e ou imagem em

movimento. Ex: filmes (registro filmográfico), fita cassete (está em forma de som). 5- Documentos informáticos ou digitais: documentos que necessitem do computador para que sejam lidos.

Ex: arquivo em MP3, arquivo do Word. 6- Documentos cartográficos: documentos que representem, de forma reduzida uma área geográfica. Ex:

mapas, plantas e perfis (tipo de planta). 7- Documentos micrográficos: documentos microfilmados em microformas. Ex: microfilmes e microfichas. É importante destacar que alguns documentos possuem características que lhes permitem figurar em dois ou mais tipos de documentos. Uma fotografia gravada em um CD-ROM, é um documento digital, é também um documento fotográfico e, ainda, um documento iconográfico. UM DOCUMENTO PODE SER REGISTRADO EM VÁRIOS SUPORTES DIFERENTES. Documentos quanto à Espécie Espécie refere-se aos Atos administrativos. 1- Atos Normativos: expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e deliberar sobre

matérias específicas. Ex: regimento, regulamento, decreto, estatuto, medida provisória, resolução, portaria, instrução normativa, ordem de serviço, decisão, despacho decisório, lei.

2- Atos enunciativos: são os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma solução. Ex: parecer, relatório, voto, despacho interlocutório.

3- Atos de assentamento: são os configurados por registros sobre fatos ou ocorrências. Ex: apostila, ata, termo, auto de infração.

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4- Atos comprobatórios: são os que comprovam assentamentos, decisões. Ex: traslado, certidão, atestado, copia autenticada ou idêntica.

5- Atos de ajuste: são representados por acordos em que a Administração Pública Federal, Estadual ou municipal e parte. Ex: tratado, convênio, contrato.

6- Atos de correspondência: objetivam a execução dos atos normativos em sentido amplo. Ex: aviso, oficio, carta, memorando, mensagem, edital, intimação, exposição de motivos, notificação, telegrama, telex, tele fax, alvará, circular.

SÉRIE 2- QUESTÕES DE CONCURSOS

01. Cespe-UnB/STJ – Analista Jud. / 2004. Quanto ao genêro, na categoría de documentos iconográficos,

inserem-se os desenhos, os negativos, os dispositivos, as fotografias e as gravuras 02. Cespe-UnB/MEC/2005As espécies documentais inseridas nos atos enunciativos incluem os pareceres e os relatórios. 03. Cespe-TRT 16ª Região/2005 Iconográficos são documentos em suporte fílmico resultante da microreprodução

de imagens com dimensões e rotações variáveis, contendo registros de imagens não estáticas. 04. Cespe-TRT 16ª Região/2005 Documentos Cartográficos são representação geográficas contendo imagens

estáticas de suportes sintéticos e podem ser constituídos por documentos escritos ou textuais datilografados ou impressos com formatos e dimensões e rotações variáveis.

05. Cespe- Censipan/2006 Os documentos em formato eletrônico (ou digital) não são considerados

documentos de arquivo. 06. Cespe-UnB/MEC/2005 As espécies documentais inseridas nos atos enunciativos incluem os pareceres e os relatórios. 07. Cespe-UnB/Min.Meio Amb/2003 Os arquivos são formados por documentos colecionados de fontes

diversas, adquiridos por compra ou doação. 08. Cespe-MDIC/2006 Quanto a extensão de atuação, os arquivos podem ser clasificados em públicos,

institucionais, comerciais e pessoais.

( GABARITO •

01. C 02. C 03. E 04. E 05. E 06. C 07. E 08. E

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

1- Classificação Segundo as Entidades Mantenedoras Arquivos Públicos: são aqueles mantidos por entidades de caráter público, seja na esfera federal, estadual ou municipal. Ex: arquivo do STJ, arquivo da Prefeitura de São Paulo e arquivo do Senado Federal. Arquivos Privados: são mantidos por instituições de caráter particular. Ex: arquivo do Bradesco, arquivos das Lojas Americanas. 2- Classificação quanto ao acesso A- Franqueados Documentos disponibilizados ao público. Ex: Arquivo Nacional e Arquivo Histórico do

Ministério da Justiça. B- Restritos Documentos referentes à segurança nacional e à ordem política, acessados somente por

militares. Ex: Arquivo Histórico do Ministério da Defesa. C- Confidenciais Documentos de posse do Ministério das Relações Exteriores e que podem ser acessados

somente por pessoas credenciadas.

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MATEMÁTICA


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3- Classificação quanto à extensão A- Setoriais São arquivos originados em um setor determinado da instituição. Ex: Arquivo do departamento

de pessoal, da coordenadoria financeira, do setor de distribuição de processos. B- Centrais Arquivos formados por documentos oriundos dos arquivos setoriais. Ex: Arquivo-Geral do TSE.

4- Classificação quanto à natureza dos documentos A- Especiais Aquele que tem sob a sua guarda documentos de tipos diversos – iconográficos, cartográficos,

audiovisuais. Ex: fitas, fotografias, CDs, microfilmes, slides. B- Especializados O conteúdo trata de assuntos específicos, independentemente dos suportes. Ex: Arquivo

médico, arquivo de engenharia.

5- Classificação dos Arquivos segundo os Estágios de sua Evolução

(Essa é a classificação mais importante) A Arquivologia adota a chamada TEORIA DAS TRÊS IDADES ou CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS para classificar os estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro da instituição. 5.1- Arquivo de Primeira Idade ou Corrente Constituído de documentos em curso (consultados frequentemente). Os documentos tramitam bastante de um setor para o outro. São os arquivos que possuem documentos indispensáveis á manutenção das atividades cotidianas da organização. Por serem utilizadas frequentemente, devem permanecer o mais próximo possível do utilizador. Sua principal característica é ser essencial ao funcionamento do dia-a-dia. (Os documentos do arquivo corrente podem ser transferidos para o arquivo intermediário, recolhidos ao arquivo permanente ou eliminados.)

5.2- Arquivo de Segunda Idade ou Intermediário São os arquivos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas ainda podem ser solicitados por quem os produziu ou utilizou. A permanência desses documentos nesses arquivos é transitória. Nesses arquivos, a freqüência de consulta ao documento diminui para a Administração. Os documentos ficam esperando que transcorram os prazos administrativos, legal e fiscal, que são contemplados pela tabela de temporalidade. O arquivo intermediário atende a algumas necessidades: - acomodar documentos que se acumulam regularmente nas unidades organizacionais, desocupando lugar para o arquivamento de documentos mais recentes; - acomodar documentos de órgãos extintos; - concentrar todos os documentos com valor ou sem valor para se iniciar um programa de arquivo permanente.

5.3-Arquivo de Terceira Idade ou Permanente Esses documentos perderam todo valor de natureza administrativa e se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua avaliação. Os documentos são arquivados de forma definitiva. São classificados como documentos permanentes: 1- documentos que revelam a origem e a constituição da instituição 2- que mostram como a instituição funcionou ao longo do tempo 3- normas e regulamentos 4- aqueles que se caracterizam como históricos para a instituição.

Denominações mais utilizadas:

Arquivo Corrente Arquivo Intermediário Arquivo Permanente

Setorial Central Arquivo Nacional; Arquivo Histórico

Ativo Semi-ativo Inativo

1ª Idade 2ª Idade 3ª Idade



VALORAÇÃO DOS DOCUMENTOS O documento é guardado pela instituição enquanto possuir valor para a mesma, e esse valor, quando existir, se apresentará em uma das seguintes formas: administrativo ou histórico. 1- Valor Administrativo: é chamado de valor Primário. Refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituição. As fases do ciclo vital em que os documentos possuem valor primário são as fases corrente e intermediária. 2- Valor Histórico: é chamado valor Secundário. É quando o documento perde totalmente seu valor administrativo e passa a ser considerado como fonte de pesquisa e informação para terceiros e para própria administração. O documento, após perder seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor histórico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o documento jamais será eliminado.

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

É o processo em que são estabelecidos prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, bem como a destinação final dos documentos da instituição (eliminação ou guarda permanente). Cria-se a TABELA DE TEMPORALIDADE, realizado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. É no arquivo corrente que se efetiva (tem início) a aplicação de critérios de avaliação para distinguir não só os documentos de eventual valor, como também aqueles que detêm valor informativo ou probatório.

Critérios da avaliação:

elaboração de um código de assuntos;

avaliação pelo assunto do documento, e não por espécie de documento;

análise e levantamento dos grupos documentais do setor;

elaboração por setor de proposta sobre o prazo administrativo de cada grupo de documentos;

para os prazos legais, consulta ao assessor jurídico, que examinará sobre a caducidade, prescrição e decadência;

para os prazos fiscais, consulta ao Tribunal de Contas;

depois dos estudos, constituição para propor a Tabela de Temporalidade, que será aprovada e assinada por todos os participantes e deverá ter o aval da autoridade máxima competente da instituição.

Etapas do processo de Avaliação: 1- Análise – Estudo dos documentos recebidos. 2- Seleção – Triagem dos Documentos que devem permanecer no arquivo. 3- Avaliação – Verificação do valor probatório (de prova) ou informativo, de pesquisa dos documentos e

estabelecimentos dos prazos de vida dos documentos. 4- Destinação Final 4.1. Eliminação – Destruição, doação ou venda de documentos julgados destituídos de valor para guarda

permanente, feita pela Comissão Permanente de Avaliação.

Critérios que regulam a eliminação de documentos:

Documentos cujos textos estejam reproduzidos em outro documento de uma maneira mais completa.

Cópias cujos originais estejam preservados.

Documentos de pura formalidade.

Documentos que cumpram datas específicas.

Documentos que se tornem obsoletos.

4.2. Recolhimento – É o deslocamento de um documento do arquivo intermediário para o arquivo permanente. Quando o deslocamento é feito do arquivo corrente para o intermediário, é chamado de transferência, que pode ser permanente (intervalos regulares) ou periódica (intervalos determinados).

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MATEMÁTICA


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PRAZO DE GUARDA DOS DOCUMENTOS

É o período em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermediário. O prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo com os seguintes fatores:

Freqüência de uso das informações contidas nos documentos;

Existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal de documentos (prazos prescricionais);

Existência de outras fontes com as mesmas informações (documentos recapitulativos);

Necessidade de guarda dos documentos por precaução, em virtude das práticas administrativas; (prazos precaucionais).

O período em que o documento deverá ficar arquivado na fase corrente é chamado de prazo de guarda da fase corrente e, naturalmente, o período definido para o mesmo na fase intermediária será o prazo de guarda na fase intermediária. O termo prazo de guarda, quando não houver explicitação de fase será, portanto, a soma das duas fases em questão.

DESTINAÇÃO FINAL DOS DOCUMENTOS

Todo documento, ao término de seu ciclo vital, deverá ser encaminhado à sua destinação final, que ocorrerá no momento em que o mesmo tenha perdido seu valor administrativo. A destinação final do documento poderá ser: eliminação ou guarda permanente. Eliminação: quando o documento perdeu todo valor administrativo e não tiver valor histórico. Guarda Permanente: quando o documento perdeu todo valor administrativo e possui valor histórico.

TABELA DE TEMPORALIDADE

É o instrumento resultante da etapa de avaliação dos documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos na fase corrente e intermediária, bem como a sua destinação final. A tabela de temporalidade será elaborada por uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e será aprovada pela autoridade máxima do órgão para que possa ser aplicada na instituição. Cada instituição criará sua tabela de temporalidade que deverá contemplar o conjunto de documentos existentes na mesma. Em geral, documentos que demonstram a origem da instituição, bem como a forma como esta funciona (normas, regulamentos e outros) têm caráter histórico e serão preservados na fase permanente.

Modelo 1- Tabela de Temporalidade

Tabela de Temporalidade Documental Simplificada

Documento Prazo de guarda Suporte Legal

Aviso e recibo de férias 10 anos Dec.3.048/99, Art.225

Certidão Negativa de Débito 90 dias Decreto 4.729/03, Art.257

Contas de água, luz e telefone 05 anos* Lei 5.172/66, Art.173

Contrato de estágio 05 anos Const.Federal, Art.7

Espelho ou cartão ponto 05 anos Const.Federal, Art.7

Extrato bancário 05 anos* Lei 5.172/66, Art.173

Declaração de informações econômicas e fiscais da pessoa

jurídica - DIPJ (Imposto de Renda) 10 anos Lei 8.212/91, Art.46

Nota fiscal 05 anos* Lei 5.172/66, Art.173

Prestação de contas de viagem 05 anos* Lei 5.172/66, Art.173

Controle de entrega de vale transporte e alimentação 05 anos Const.Federal, Art.7

*O prazo inicia no exercício seguinte ao do fato gerador. Por exemplo, se uma conta de luz venceu no mês de

março/2003, comece a contar o prazo de guarda a partir de janeiro/2004.

Atenção

Ao implantar a Tabela de Temporalidade Documental, deve-se utilizar como referência os prazos de guarda estabelecidos pelas legislações, mas sempre considerando as particularidades de sua empresa.



Modelo 2- Tabela de Temporalidade TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO DAS SES

SÉRIES DOCUMENTAIS/ASSUNTO

PRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES Arquivo

Corrente Arquivo Central

Ata 5 anos 15 anos Permanente

Balancete Até

aprovação das contas

15 anos Eliminação (cópia)

Edital de convocação 5 anos 15 anos Permanente

Estatuto Associação de Secretários Estaduais da Saúde

Enquanto vigora

15 anos

Permanente

Guia de encaminhamento de processo

1 ano

Eliminação

Sistema informatizado

Lista de presença reunião bipartite

4 anos

Eliminação

Moções 2 anos 15 anos Permanente

Nominata e endereço conselheiro

Enquanto vigora

Eliminação

Ofício (recebido e expedido)

• De atividades finalísticas 5 anos 15 anos Permanente

• De cumprimentos 2 anos 3 anos Eliminação

• De mero encaminhamento 2 anos 3 anos Eliminação

• De pedidos diversos 5 anos 5 anos Eliminação

• De rotinas administrativas 5 anos 5 anos Eliminação

Organograma Enquanto

vigora 15 anos Permanente

Se existir originais no planejamento

descartar

Pauta reunião 2 anos Eliminação

Planejamento pluri-anual de saúde

2 anos

4 anos

Eliminação

(cópia)

Portaria (produzida) 5 anos 15 anos Permanente

Proposições 5 anos 15 anos Permanente

Regimento 5 anos 15 anos Permanente

Relatório 5 anos 15 anos Permanente

Resolução

5 anos

15 anos

Permanente

MATEMÁTICA


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DESTAQUE: Cespe-UNB Durante o processo de avaliação de documentos, através da tabela de temporalidade é possível determinar:

Prazo de guarda do documento;

Transferência do documento;

Recolhimento do documento;

Eliminação do documento;

Guarda permanente;

Reprodução do documento;

Mudança de suporte do documento.

ARQUIVOS PERMANENTES E OS INSTRUMENTOS DE PESQUISA

No arquivo permanente, ficam os documentos de valor histórico cuja guarda definitiva foi indicada no

processo de avaliação, Esses documentos uma vez recolhidos, passam a integrar o chamado patrimônio arquivístico municipal, estadual ou nacional.

Os documentos presentes nos arquivos correntes e intermediários permitem acesso apenas aos seus órgãos produtores. Em contrapartida, os arquivos da terceira idade, ou permanentes, são de acesso público, por excelência.

Logo, esses documentos só podem ser consultados no local, ou seja, não há mais qualquer modalidade de empréstimo.

Uma vez que os documentos do arquivo permanente são de acesso público, cabe aos arquivistas,

bibliotecários e demais profissionais da informação tornar esse acervo um atrativo para a população. Para que o arquivo permanente cumpra de forma plena a função de atender ao público,é preciso proceder a descrição dos documentos, que pode resultar em diferentes instrumentos de pesquisa.

A descrição de documentos é realizada com fundamento na Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística (Isad) que estabelece diretrizes para a preparação de descrições arquivísticas. Deve ser usada em conjunção com as normas nacionais existentes ou como base para a sua criação.

Os instrumentos de pesquisa são as ferramentas utilizadas para descrever um arquivo, ou parte dele, tendo a função de orientar a consulta e de determinar com exatidão quais são e onde estão os documentos. Esses instrumentos se referem ao acesso e ao controle do acervo, geralmente permanente, que possuem pelo menos uma identificação ou organização mínima, mas a sua função principal é disponibilizar os documentos para consulta. Logo, almejam grande difusão e são publicados em meio impressos ou eletrônicos, sempre que a instituição responsável dispuser de recursos para isso (LOPEZ,2002,p.13). Os instrumentos de pesquisa podem ser guias, inventários, catálogos, repertório e índices. * Guia – Normalmente, é o primeiro instrumento de pesquisa a ser produzido por um arquivo, pois permite um mapeamento panorâmico do acervo e oferece uma visão geral do conjunto de fundos e coleções de um serviço de arquivo ou de um organismo, apresentando o funcionamento e a regulamentação, de modo a orientar o investigador. Tecnicamente, o guia se divide em duas partes distintas. A primeira traz os dados gerais sobre a instituição e sobre as condições de consulta. A segunda parte descreve sucintamente os fundos e as coleções.



Exemplo: Guia da Academia Brasileira de Letras

ACADEMIA BRASILEIRA DE LETRAS ARQUIVO ARQUIVO DOS ACADÊMICOS Guia Geral Rio de Janeiro / 2003 Academia Brasileira de Letras – 2003 DIRETORIA Alberto da Costa e Silva – presidente Ivan Junqueira – secretário-geral Lygia Fagundes Telles – primeira-secretária Carlos Heitor Cony – segundo-secretário Evanildo Bechara – tesoureiro Evaristo de Moraes Filho – diretor do Arquivo CENTRO DE MEMÓRIA Irene Moutinho – chefe Organização do ARQUIVO DOS ACADÊMICOS – GUIA GERAL Sérgio Conde de Albite Silva – coordenação do projeto Paulino Lemes de Sousa Cardoso – revisão geral Maria Oliveira – pesquisa e descrição arquivística PUBLICAÇÕES DA ABL Nair Dametto – organização do ANUÁRIO DA ABL e de Dados biobibliográficos – Cadeiras 1 a 35 do CD-ROM CENTENÁRIO 1997 e do Portal http://www.academia.org.br Catalogação na Fonte Biblioteca da Academia Brasileira de Letras ISBN 85-7440-069-6 A153 ACADEMIA BRASILEIRA DE LETRAS Arquivo dos Acadêmicos : Guia geral / coordenação de Sérgio Conde de Albite Silva. – Rio de Janeiro : Academia Brasileira de Letras, 2003. 232 p.; fot.; 21,5 cm. 1. Academia Brasileira de Letras – Arquivos. 2. Adelino Fontoura – Arquivos. 3. Afonso de Taunay – Arquivos. 4. Álvares de Azevedo – Arquivos. 5. Coelho Neto – Arquivos. 6. Ivan Lins – Arquivos. 7. Luís Murat – Arquivos. 8. Machado de Assis – Arquivos. 9. Manuel Bandeira – Arquivos. 10. Rui Barbosa – Arquivos. I. Título. II. Série. SUMÁRIO O ARQUIVO DA ACADEMIA BRASILEIRA DE LETRAS..................................... Introdução................................................................................................................ Breve histórico do Arquivo da ABL...................................................................... Metodologia e diretrizes arquivísticas................................................................... Instalações e equipamentos.................................................................................... Endereço e horário de atendimento...................................................................... Equipe do Arquivo.................................................................................................. O ARQUIVO DOS ACADÊMICOS............................................................................... Composição do acervo............................................................................................ Normas ISAD(G)............................................................................... Arquivo ADELINO FONTOURA.................................................................. Arquivo AFONSO DE TAUNAY................................................................... Arquivo ÁLVARES DE AZEVEDO.............................................................. Arquivo COELHO NETO............................................................................... Arquivo IVAN LINS....................................................................................... Arquivo LUÍS MURAT...................................................................................

Arquivo MACHADO DE ASSIS....................................................................

Arquivo MANUEL BANDEIRA.................................................................... Arquivo RUI BARBOSA................................................................................ Arquivos em tratamento...................................................................................... Arquivo ABGAR RENAULT......................................................................... Arquivo ADELMAR TAVARES....................................................................

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* Inventário – Pela ordem hierárquica dos níveis de classificação, o inventário é o instrumento que antecede o guia e identifica as unidades de arquivamento ou de uma de suas divisões. Ao contrário do guia, os inventários devem, necessariamente, abordar os conjuntos documentais com algum nível de organização do ponto de vista da classificação arquivística. Como os inventários se referem aos conjuntos documentais classificados, têm, ao contrário do guia, uma vida mais útil e mais longa. Porém, suas informações deverão ser atualizadas sempre que novas inclusões forem feitas.

ACADEMIA BRASILEIRA DE LETRAS ARQUIVO ARQUIVO MACHADO DE ASSIS INVENTÁRIO 1. Academia Brasileira de Letras – Arquivos. 2. Machado de Assis – Arquivos. I. Título. II. Série.

SUMÁRIO Arquivo MACHADO DE ASSIS

FUNDO ARQUIVÍSTICO

Série 1 – Comodato UFRJ/UNIRIO/ABL

Série 2 – Correspondência Pessoal

Série 3 – Correspondência de Terceiros

Série 4 – Diversos

Série 5 – Documentos Familiares

Série 6 – Documentos Pessoais

Série 7 – Iconografia

Série 8 – Presidência da ABL.

Série 9 – Produção Intelectual

Série 10 – Produção Intelectual de Terceiros

COLEÇÃO DE DOCUMENTOS

Série 1 – Audiovisual

Série 2 – Comissão Machado de Assis – 1958

Série 3 – Diversos

Série 4 – Documentos Institucionais

Série 5 – Hemeroteca

Série 6 – Homenagens

Série 7 – Iconografia

* Catálogo – É um instrumento voltado para a localização específica de unidades documentais. Ele dará continuidade a descrição iniciada com o inventário, com a diferença de que agora o catálogo se deterá em cada documento, respeitando ou não a ordenação destes documentos dentro da série. O catálogo é um instrumento de descrição documental de ordem geral que apresenta a informação por ordem alfabética. * Repertório – Descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados. Atualmente, o repertório é chamado de Catálogo Seletivo. * Índice (onomástico,geográfico ou por assunto) e lista cronológica – Listagem ordenada de nomes de pessoas, de locais, de assuntos ou matérias ou ainda de datas que permite aceder rapidamente à informação contida numa unidade arquivística. * Tabela de equivalência – Mostra a equivalência entre as antigas notações e as novas adotadas.



Diferentes tipos de instrumentos de pesquisa se definem em função da menor ou maior profundidade desejada da descrição dos níveis da classificação arquivística. A tabela a seguir resume a relação entre cada tipo de instrumento de pesquisa e o nível da descrição (LOPES,2002,p.25).

INSTRUMENTOS NÍVEL BASE DE DESCRIÇÃO

Guia Instituição Conjuntos documentais Amplos

Inventário Fundos, grupos, coleções Séries

Catálogos seletivos, índices Unidades documentais selecionados

Assunto recorte temático

SÉRIE 3- QUESTÕES DE CONCURSOS

01. Cespe-TRE-Al/2004) ( ) Os procedimentos teóricos da arquivistica indicam que o arquivamento de

documentos devem ser posterior a sua classificação, a qual deve ter como base o plano de classificação da instituição.

02. Cespe-UNB/TRE-TO/2005 ( ) Objetivando facilitar a recuperação das informações em um curto período de

tempo, os documentos que compõem a fase intermediária de um processo são preservados junto aos órgãos que os produziram.

03. Cespe-UnB/MEC/2005 ( ) No que se refere aos procedimentos operacionais adotados nos arquivos, concluído o

processo de recolhimento na terceira fase, os documentos serão submetidos a um último descarte. 04. Cespe-UnB/TRE/PA/2005) O processo de tranferência corresponde ao envio de documentos da fase

corrente para a fase intermediária. 05. Cespe-UnB/Policía Federal/2004)

( )A aplicação da tabela de temporalidade permite eliminar documentos ainda no arquivo corrente. ( ) O responsável pela guarda dos documentos nos arquivos correntes não pode emprestá-los a outros

setores do próprio órgão; por isso, deverá copiá-los quando houver algum pedido de informação. ( ) Nos arquivos correntes são guardados os documentos utilizados com muita frequência pelos

funcionários do órgão. 06. Cespe-UnB/Antaq/2005 ( )O Plano de Classificação é o instrumento que determina prazos para a

transferência, recolhimento, eliminação e mudança de suporte de documentos. 07. Cespe-TRE/MT/2005

( ) Segundo a Teoria Arquivística, os documentos producidos pelo TRE/MT que reflitam a origen da instituição são de caráter permanente.

( ) Na fase permanente, obedecendo o ciclo vital, os documentos cumprem um prazo de guarda e serão preservadosa aqueles que obedeceram a um trâmite interno, cuja a finalização ocorreu na instituição produtora, sendo os demais descartados.

( ) Cumprindo o ciclo vital, os documentos são transferidos do arquivo intermediário para o arquivo permanente.

( GABARITO •

01. C 02. E 03. E 04. C 05. C E C 06. E 07. C E E

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INTRODUÇÃO AOS MÉTODOS DE ARQUIVAMENTOS

Classificação e Arquivamento Existem várias formas de se organizar os documentos, antes de determinar qual o sistema mais adequado é preciso conhecer a documentação a ser tratada. O melhor método de arquivamento dependerá exclusivamente das características dos documentos em questão e pela estrutura da instituição.

A Classificação consiste em organizar os documentos produzidos e recebidos pela organização no exercício de suas atividades, de forma a constituir-se um referencial para a sua recuperação. Existem basicamente três métodos de classificação:

Estrutural: conforme a estrutura administrativa da entidade produtora;

Funcional: conforme as funções desempenhadas pela entidade produtora;

Por assunto: conforme o conteúdo dos documentos e suas relações com as atividades desempenhadas pela entidade produtora.

Os instrumentos utilizados no processo de classificação são: 1. O Plano de Classificação - utilizado para arquivos correntes e intermediários; 2. Quadro de Arranjo – utilizado para arquivos permanentes. Ambos são representados hierarquicamente, através da divisão dos conjuntos de elementos em níveis e sub-níveis (classes, sub-classes, grupos, sub-grupos, séries, sub-séries, dossiês...)

DESTAQUE – Cespe-UNB Classificação pode ser considerada como o conjunto de métodos utilizados por uma instituição para o arquivamento de seus documentos, ou representar o método ideográfico que classifica os documentos por assunto.

Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O método de arquivamento corresponderá à forma que os documentos serão armazenados, visando sua localização futura. Existem dois grandes sistemas de arquivamento: direto e indireto

Sistema Direto: é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se acha guardado. Sistema Indireto: é aquele em que para se localizar o documento, necessita-se antes consultar um índice ou um código. É o caso da utilização de fichários. Existem alguns métodos mais comuns para organizar arquivos ou fichários:

Método alfabético: organiza a partir de nomes

Método numérico: numérico simples: organiza por um número relativo ao documento. Ex: cronológico é organizado por data.

Método geográfico: pelo local de produção.

Método ideográfico: pelo assunto do documento.

Método Numérico Cronológico Organiza-se os documentos tomando por base uma data, podendo ser a data de produção do documento ou o período a que se refere. Método ideal para arquivar documentos contábeis (balanços, balancetes), contas a pagar/ a receber depois que estas já foram agrupadas por credor/devedor.

Método Numérico Quando o principal elemento a ser considerado é seu NÚMERO.

Alfabetação Organização de forma alfabética.

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Regras: 1. Nome de pessoas físicas considera-se o último sobrenome e depois o prenome: Eliane Cristina Grando Felipe Araújo Paulo Rogério Campos

Arquivam-se: Araújo, Felipe Campos, Paulo Rogério Grando, Eliane Cristina

1.1. Quando os sobrenomes forem iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome: Eliane Cristina Grando Adalvanio Rodinei Grando Silvia Oneide Grando Graziela de Fátima Grando

Arquivam-se: Grando, Adalvanio Rodinei Grando, Eliane Cristina Grando, Graziela de Fátima Grando, Silvia Oneide

2. Sobrenomes compostos de substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam: Fábio Bom Tempo Camilo Castelo Branco Heitor Villa-Lobos

Arquivam-se: Bom Tempo, Fábio Castelo Branco, Camilo Villa-Lobos, Heitor

3. Sobrenomes compostos com as palavras Santo, Santa, São não se separam: Paulo Santa Catarina Joana Santa Rita Ricardo Santa Maria

Arquivam-se: Santa Catarina, Paulo Santa Maria, Ricardo Santa Rita, Joana

4. Iniciais abreviativas de prenomes precedem na classificação de sobrenomes iguais. E. Grando Edvaldo Grando Edson Grando

Arquivam-se: Grando, E. Grando, Edson Grando, Edvaldo

5. Artigos e preposições não são considerados. (a, o, de, d’, da, do, e, um, uma): Pedro de Almeida Ricardo d’Andrade Lúcia de Câmara Arnaldo do Couto

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Arquivam-se: Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d’ Câmara, Lúcia da Couto, Arnaldo do Ou ainda, José Ferreira Silva José dos Santos Silva Arquivam-se: Silva, José Ferreira Silva, José dos Santos 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco são considerados parte integrante do último

sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética. Quando existirem, devem ser transpostos acompanhados pelo sobrenome que os antecedem.

Edison Miranda Júnior Osório Miranda Neto Márcio Cerqueira Sobrinho Arquivam-se: Cerqueira Sobrinho, Márcio Miranda Júnior, Edison Miranda Neto, Osório 7. Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses. Ministro Jorge Cardoso Professor Carlos Fernandes Coronel Emérson Pontes Doutor Raimundo Torres Arquivam-se: Cardoso, Jorge (Ministro) Fernandes, Carlos (Professor) Pontes, Emérson (Coronel) Torres, Raimundo (Doutor) 8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e

orientais (ver também regras n.os 10 e 11). George Walker Bush Charles Chaplin Adolf Hitler Arquivam-se: Bush, George Walker Chaplin, Charles Hitler, Adolf 9. Os nomes espanhóis ou hispânicos (países de língua espanhola) são registrados pelo penúltimo

sobrenome, que, tradicionalmente, corresponde ao sobrenome de família do pai. Enrico Gutierrez Salazar Maria Pereira de la Fuente Pablo Puentes Hernandez



Arquivam-se: Gutierrez Salazar, Enrico Pereira de la Fuente, Maria Puentes Hernandez, Pablo 10. Os nomes orientais - japoneses chineses e árabes - são registrados como se apresentam. Li Yutang -> (chinês) Osama Bin Laden -> (árabe) Sasazaki Yonoyama -> (japonês) Arquivam-se: Li Yutang Osama Bin Laden Sasazaki Yonoyama 11. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se

apresentam não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome.

Embratel Antonio Silva & Cia. Fundação Bradesco A Tentação The Washington Post Companhia Petrolífera Nacional Associação dos Jornalistas Associação Educacional do DF El País Arquivam-se: Antonio Silva & Cia. Associação Educacional do DF Associação dos Jornalistas Companhia Petrolífera Nacional Embratel Fundação Bradesco País (El) Tentação (A) Washington Post (The) 12. Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembléias e assemelhados os números arábicos,

romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses. II Encontro Nacional de Arquivistas Quinto Congresso de Biblioteconomia 3.º Curso de Ciências Contábeis Arquivam-se: Congresso de Biblioteconomia (Quinto) Curso de Ciências Contábeis (3.º) Encontro Nacional de Arquivistas (II)

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MÉTODO GEOGRÁFICO O método geográfico é do sistema direto, pois a busca é feita diretamente ao documento. Esse método é preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL. As melhores ordenações geográficas são:

1. Nome do Estado, cidade e correspondente. 2. Nome da Cidade, Estado e correspondente.

1- Nome do estado, cidade e correspondente. Quando se organiza um arquivo por estados, as capitais dever

ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independente da ordem alfabética em relação às demais cidades, que deveram estar dispostas após as capitais.

Neste caso há necessidade de se utilizar guias divisórias com notações indicativas dos nomes dos estados. Exemplo:

Estado CIDADE CORRESPONDENTE

Amazonas Manaus (capital) Sobreira, Letícia

Amazonas Itacoatiara Santos, Antonio J.

Rio de Janeiro Rio de Janeiro (capital) Rodrigues, Ítalo

Rio de Janeiro Campos Almeida, João de

São Paulo São Paulo (capital) Corrêa, Gilson

São Paulo Lorena Silva, Mateus

3- Nome da cidade, estado e correspondente. Quando o principal elemento de identificação é a cidade e não o

estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabética por cidades, não havendo destaque para as capitais.

CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE

Campos Rio de Janeiro Almeida, João de

Itacoatiara Amazonas Santos, Antonio J.

Lorena São Paulo Silva, Mateus

Manaus Amazonas Sobreira, Letícia

Rio de Janeiro Rio de Janeiro Rodrigues, Ítalo

São Paulo São Paulo Corrêa, Gilson

Nesse caso não é necessário o emprego de guias divisórias correspondentes aos estados, pois as pastas são guardadas em ordem alfabética pela cidade. É imprescindível porém, que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, porque há cidades com o mesmo nome em diferentes estados. Exemplo: Brasília (Distrito Federal) – Silva, Herculano Brasília (Minas Gerais) – Costa, Marcos Correspondência com outros países. Alfabeta-se em primeiro lugar o país, seguido da capital e do correspondente. As demais cidades serão alfabetadas em ordem alfabética, após as respectivas capitais dos países a que se referem.

PAÍS CIDADE CORRESPONDENTE

França Paris (capital) Unesco

França Lorena Vadim, Roger

Portugal Lisboa (Capital) Pereira, José

Portugal Coimbra Albuquerque, Santiago

Portugal Porto Ferreira, Maria



PROTOCOLO

É o conjunto de operações visando o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo o acesso a informação. A atividade de protocolo é típica da fase corrente. O protocolo realiza as seguintes atividades: Recebimento É a etapa de recebimento dos documentos tanto os produzidos internamente quantos os encaminhados a instituição por outras empresas. Registro e Autuação É o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual). O registro tem quatro elementos necessários e obrigatórios:

1. Número progressivo 2. Data de recebimento ou de saída 3. Remetente ou destinatário 4. Regesto, ou seja, breve resumo do conteúdo da correspondência.

Cassificação (Quanto ao nível de sigilo) Uma vez recebido os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) deverão ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados a seus destinatários. Documentos particulares ou sigilosos (ultra-secretos, secretos, confidenciais ou reservados) deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários, sem a necessidade se serem protocolizados ou classificados pois têm acesso restrito. Apenas os destinatários poderão abrir estes documentos. Expedição e Distribuição É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. Chama-se distribuição quando é interna, e expedição quando direcionada a outra instituição. Controle da Tramitação e Movimentação Consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos, de forma a recuperá-los com rapidez quando necessário.

PROVAS DE CONCURSOS e Exercícios

01. (Cespe/TSE/2007) Julgue os itens abaixo, relativos a documentos públicos. I. São considerados documentos públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por

instituições de caráter público e por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

II. A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

III. A gestão e o recolhimento dos documentos públicos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário federal é de responsabilidade do Conselho Nacional de Arquivos.

Assinale a opção correta. a) Nenhum item está certo. c) Apenas os itens I e III estão certos. b) Apenas os itens I e II estão certos. d) Todos os itens estão certos.

02. (Cespe/TSE/2007) O arquivo intermediário é uma das fases do ciclo de vida dos documentos de arquivo.

Constitui objetivo do arquivo intermediário: a) evitar a manutenção de documentos por um longo período nos escassos espaços dos setores de trabalho. b) guardar os documentos históricos. c) diminuir os custos com a duplicação de documentos.

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d) manter os documentos de maneira descentralizada. 03. (Cespe/TSE/2007) É possível estabelecer uma série de diferenças entre arquivo e biblioteca. Acerca dessas

diferenças, assinale a opção correta. a) Os documentos de arquivo são produzidos e conservados com objetivos funcionais e os de biblioteca,

com objetivos culturais. b) Os documentos de arquivo são colecionados de fontes diversas e os de biblioteca, por atividades

organizacionais. c) Os documentos de arquivo são classificados a partir de métodos pré-determinados e os de biblioteca,

pelas particularidades das atividades geradoras. d) Os documentos de arquivo devem existir em numerosos exemplares e os de biblioteca, em um único

exemplar ou em limitado número de cópias. 04. (Cespe/TSE/2007) Julgue os itens a seguir, acerca da fase corrente do ciclo de vida dos documentos.

I. Uma boa organização dos arquivos correntes permite aumentar a eliminação dos documentos na fonte, diminuindo o volume documental total.

II. Prevalece, nessa fase, o valor secundário dos documentos, pela importância administrativa que eles têm. III. A ausência de normas que guiam a organização dos arquivos correntes pode provocar a má utilização do

espaço e do equipamento.

Assinale a opção correta. a) Nenhum item está certo. c) Apenas os itens I e III estão certos. b) Apenas os itens I e 11 estão certos. d) Todos os itens estão certos.

05. (Cespe/TSE /2007) As atividades típicas do protocolo não incluem o(a):

a) recebimento de correspondência. c) distribuição de documentos. b) abertura de processo. d) preparação de instrumento de descrição.

06. (Cespe/TSE/2007) O instrumento de destinação que determina prazos e condições de guarda é o(a):

a) plano de classificação. c) tabela de temporalidade. b) listagem de eliminação. d) plano de preservação.

07. (Cespe/TSE/2007) A ordenação alfabética de documentos ou de dossiês é uma das possibilidades para a

disposição de documentos em um arquivo. Nesse sentido, julgue as propostas de ordenação alfabética apresentadas nos itens abaixo.

I. Campos, Milton de Sousa Ferreira, André Muller, Paul Sousa, Antônio José

II. Almeida, Pedro de Almeida Filho, João Almeida São Paulo, Carlos Braga Sobrinho, Antônio

III. Conferência de Gestão de Documentos Quarto Workshop sobre Avaliação Segundo Congresso Nacional de Arquivologia Terceiro Seminário sobre Preservação de Documentos

Assinale a opção correta. a) Apenas um item está certo. c) Apenas os itens I e III estão certos. b) Apenas os itens I e II estão certos. d) Todos os itens estão certos.

08. (Cespe/TSE/2007) Os suportes dos documentos de arquivo incluem: (QUESTÃO ANULADA É IMPORTANTE SABER O PORQUÊ)

a) papel, papel fotográfico, película videográfica. b) plantas, mapas, fotografias. c) mídia eletrônica, película filmográfica, iconográfico. d) negativo fotográfico, diapositivo, audiovisua



09. Aneel/2004. Constituem atividades de protocolo, exceto: a) receber a correspondência e separar a correspondência oficial da particular. b) Eliminar a correspondência destituída de valor secundário. c) Controlar o trâmite dos documentos na organização. d) Receber a correspondência para expedição. e) Ler a correspondência e verificar a existência de antecedentes.

10. Será responsável pela definição dos prazos de cada documento e de sua destinação final:

a) Diretor de RH da instituição. b) Chefe do setor de arquivo da instituição d) Comissão de Avaliação de Documentos c) Acionistas da instituição e) Comissão de Estagiários da Instituição

11. (Cespe/CLDF/2006) Acerca da importância de se garantir autenticidade, credibilidade e acessibilidade às

informações arquivísticas e considerando as qualidades e as características fundamentais dos arquivos, referentes tanto aos registros documentais tradicionais quanto aos eletrônicos, julgue os próximos itens.

( ) A autenticidade é a qualidade que um documento possui quando corresponde às formalidades diplomáticas necessárias para que cumpra os procedimentos regulares de determinada função ou atividade, garantindo a veracidade e confiabilidade de seu conteúdo.

( ) Duas características dos arquivos são diretamente vinculada. A naturalidade refere-se ao fato de que os registros arquivísticos são acumulados de maneira contínua, progressiva e natural em função das ati-vidades realizadas pelas instituições, o que lhes atribui uma estruturação e uma coesão espontâneas. A organicidade refere-se à maneira como os arquivos refletem estrutura, funções e atividades da entidade acumuladora. Ambas são embasadas no inter-relacionamento dos documentos, que é fundamental para a compreensão de seu significado e para a garantia de sua autenticidade.

( ) A unicidade é a característica dos documentos de arquivo que resulta do fato de que cada registro documental assume um único lugar na estrutura documental do grupo ao qual pertence, em função do seu contexto de origem. Essa qualidade se mantém a despeito de forma, espécie ou tipo; podem existir cópias de um registro, mas cada uma, quando cumpre uma função diferente, é única em seu lugar, porque o conjunto de suas relações com os demais registros do grupo é sempre único.

12. (Cespe/CLDF/2006) No que se refere aos suportes documentais tradicionais e eletrônicos e às noções básicas da

arquivologia a respeito dos elementos para a análise documental, julgue os itens que se seguem. ( ) Em arquivologia, denomina-se forma o estágio de preparação e de transição de documentos, como, por

exemplo, original, cópia, minuta, rascunho etc. ( ) A arquivologia define espécie documental como a configuração que assume um documento escrito

segundo a natureza jurídica de seu conteúdo e as normas precisas de redação a que obedecem. Tais normas variam conforme a época, o lugar e as circunstâncias.

( ) O termo formato é usado para designar a configuração física do material sobre o qual as informações são registradas, de acordo com a natureza e com o modo como foi confeccionado. Cartaz, caderno, livro, mapa, rolo de filme são exemplos de formatos.

( ) A disciplina que estuda a estrutura formal e a autenticidade dos documentos é conhecida como diplomática. Com base nessa disciplina, foram estabelecidos alguns dos elementos característicos usados para análise e definição de documentos de arquivo.

( ) O termo suporte refere-se à configuração que um documento assume segundo o modo como foi confeccionado e o sistema de signos utilizado para comunicar seu conteúdo. São exemplos de suporte: textual, imagético, audiovisual, eletrônico etc.

13) (Cespe/CLDF/2006) Julgue os itens a seguir com base nos conceitos e nos princípios fundamentais da

arquivologia. ( ) O termo ordenação refere-se à seqüência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas,

funções e atividades da entidade produtora, distribui os documentos de um arquivo em agrupamentos lógicos, estabelecidos segundo critérios que respeitem o caráter orgânico dos conjuntos.

( ) A tabela de temporalidade é um instrumento de destinação. Ela é o resultado do processo de avaliação e contém a determinação de prazos para a transferência, recolhimento, eliminação e reprodução de documentos. Para que uma tabela de temporalidade possa ser adotada, sobretudo na esfera publica, ela deve primeiro ser aprovada pela autoridade competente.

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( ) Chama-se arranjo à atividade de organizar os documentos segundo o sistema de classes dispostas em determinada ordem, a partir de elemento convencionado para a sua recuperação, isto é, segundo cri-térios que permitam a localização dos documentos nos respectivos lugares em tal sistema. Os principais métodos utilizados para o arranjo são o alfabético, cronológico, o temático, o numérico simples, o alfa-numérico, o geográfico e o numérico cronológico.

( ) O princípio da proveniência vincula o documento ao seu produtor, pois determina que os arquivos devem ser organizados segundo as competências e as atividades da instituição (ou pessoa), responsável pela produção e acumulação dos documentos. Determina, ainda, que os arquivos de uma instituição (ou pessoa) devem manter sua individualidade, não podem do ser misturados a outros de origens diferentes.

( ) O termo classificação refere-se ao estabelecimento de restrições quanto ao acesso e ao uso de arquivos, documentos ou informações, impostas pela pessoa física ou jurídica que originou tais arquivos, por motivo de segurança. Essa atividade classifica o documento, segundo a natureza de seu conteúdo, como ultra-secreto, secreto, confidencial ou reservado.

14. (Cespe/CLDF/2006) Julgue os seguintes itens, considerando a legislação nacional acerca da política de

arquivos públicos e privados. ( ) A eliminação de documentos de valor permanente produzidos por instituições públicas e de caráter

público somente poderá ser realizada mediante autorização da instituição arquivística, pública, na sua esfera específica de competência.

( ) Os arquivos públicos gerados pelo poder judiciário em todas as instâncias, seja nos tribunais superiores, seja nos estados ou nos municípios, serão considerados de competência federal.

( ) Todo cidadão tem direito de acesso pleno aos documentos públicos, com exceção dos documentos cujo sigilo seja imprescindível à sociedade e ao Estado. Entretanto, mesmo nesse caso, poderá ocorrer o acesso, em uma modalidade reservada, quando o poder judiciário determinar que esse acesso seja indispensável à defesa de direito ou ao esclarecimento de situação pessoal do cidadão.

( ) O Conarq, um órgão colegiado vinculado ao Arquivo Nacional, tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados. É responsável também por fixar as diretrizes do Sistema Nacio-nal de Arquivos (Sinar), orientando a gestão, a preservação e o acesso aos documentos de arquivos nos órgãos do sistema.

15. Na fase permanente, os documentos deverão ser arquivados:

a) por até 5 anos b) por,no máximo 10 anos e) varia de documento para documento c) de 10 a 20 anos d) em caráter definitivo

16. Assinale o item que não apresenta uma atividade de protocolo.

a) Recebimento b) Avaliação c) Autuação d) Distribuição e) Controle da Movimentação 17. (Cespe/Antaq/2005) Acerca dos métodos de arquivamento adotados pela arquivística julgue os itens que se seguem.

( ) Uma das vantagens do método de arquivamento duplex é que ele possibilita a criação de uma infinidade de classes. ( ) No método de arquivamento alfabético, adota-se a consulta de índices para a localização de documentos. ( ) Os métodos de arquivamento decimal e duplex necessitam da adoção de um índice alfabético. ( ) O método numérico simples e de consulta indireta pelo fato de adotar um índice onomástico para as

atividades de arquivamento. ( ) No método alfabético dicionário, os temas obedecem uma rigorosa ordem alfabética e apresentam-se de

maneira hierarquizada, obedecendo a um título genérico. 18. (Cespe/Antaq/2005) Com base no conhecimento arquivístico sistematizado, julgue os itens a seguir.

( ) Nas organizações, os serviços de protocolo devem ser responsáveis pelo controle do trâmite de documentos. ( ) Os documentos considerados de valor secundário são eliminados na segunda fase do ciclo vital, a fase intermediária. ( ) O plano de classificação é o instrumento que determina prazos para a transferência, recolhimento,

eliminação e mudança de suporte de documentos. ( ) Os documentos arquivísticos que apresentam grau de sigilo secreto e ultra-secreto deverão ser

armazenados em arquivos de segurança. ( ) Para identificação das caixas nos arquivos devem ser evitadas as tintas hidrográficas e esferográficas pois

esmaecem com rapidez.



19. (Cespe/DPF-DF/2004) A avaliação documental é uma função típica adotada mundialmente no tratamento técnico de acervos arquivísticos. Em relação a essa função, julgue os itens que se seguem.

( ) A avaliação dos documentos permite aumentar o índice de recuperação da informação. ( ) A aplicação dos critérios de avaliação possibilita ganho de espaço físico. ( ) A avaliação documental provoca necessariamente, aumento de recursos humanos e materiais. ( ) Como um dos requisitos básicos de sua função, o responsável pela avaliação documental deve conhecer a

estrutura e o funcionamento da instituição a ser avaliada. ( ) A aplicação da tabela de temporalidade permite eliminar documentos ainda no arquivo corrente.

20. (Cespe/DPF-DF/2004) A organização dos arquivos correntes do DPF e de outros órgãos públicos e privados

pressupõe atividades indispensáveis para a recuperação e a preservação da informação. Considerando esse pressuposto, julgue os itens a seguir.

( ) O responsável pela guarda dos documentos nos arquivos correntes não pode emprestá-los a outros setores do próprio órgão; por isso deverá copiá-los quando houver algum pedido de informação.

( ) Nos arquivos correntes, são guardados os documentos utilizados com muita freqüência pelos funcionários do órgão. ( ) Para melhor preservação dos documentos, deve-se guarda-lo em caixas ou pastas suspensas,

acondicionadas em estantes ou em arquivos de madeira, e devem-se utilizar espaços físicos que recebam diretamente a luz solar.

( ) Para bem ordenar os documentos, o responsável pelo arquivo dispõe de vários métodos, como o geográfico, o alfabético e o numérico-cronológico.

( ) Os funcionários responsáveis pelos arquivos correntes devem efetuar a autuação, o controle da tramitação, a distribuição e a expedição dos documentos sob sua guarda.

21. (Cespe/STJ-DF/2004) Acerca da produção e do trâmite de documentos, julgue os itens.

( ) Para que a produção documental se dê de forma racionalizada, é recomendável evitar a reprodução desnecessária de documentos.

( ) Documentos originais não devem ser desmembrados de seus compostos (princípio da unidade). ( ) Antes de seu arquivamento, os documentos devem ser devidamente classificados. ( ) A principal função de um setor de protocolo deve ser o empréstimo de documentos. ( ) O instrumento utilizado para controlar os documentos que tramitam em instituições como o STJ

denomina-se folha de autuação. 22. (Cespe /STJ-DF/2004) Ao implantar um programa de gestão documental, o arquivo do STJ fará uso de

instrumentos auxiliares. Com referência a esses instrumentos e às práticas arquivistas, julgue os itens. ( ) A tabela de temporalidade visa atribuir prazo de guarda para os documentos de 3ª idade. ( ) O plano de classificação visa possibilitar o arquivamento e a recuperação de documentos. ( ) O descarte deve ocorrer em todas as fases do ciclo vital de documentos. ( ) As minutas de documentos devem receber classificação individualizadas em função do prazo de guarda a

elas atribuído. ( ) Cumpridos os prazos estabelecidos pela tabela de temporalidade para os documentos da fase corrente,

aqueles que não forem descartados devem ser recolhidos à fase intermediária. 23. (Cespe/Funcap-PA/2004) Os arquivos podem ser divididos em três fases, que são conhecidas como as três

idades: corrente, intermediária e permanente. Quanto aos arquivos correntes, julgue os itens a seguir. ( ) Arquivo de primeira idade ou corrente é constituído de documentos em curso ou que, mesmo sem

movimentação, sejam objetos de consultas freqüentes. ( ) Recebimento, registro, movimentação e classificação de documentos, são atividades relacionadas a

arquivos correntes. ( ) São armazenados nos arquivos correntes apenas os documentos de valor histórico. ( ) Os arquivos correntes são formados apenas por correspondências e processos.

24. (Cespe/Funcap-PA/2004) Julgue os itens seguintes em certos ou errados.

( ) O protocolo não faz parte das atribuições dos arquivos correntes. ( ) Os arquivos correntes são mantidos nos escritórios ou nos setores que os receberam ou produziram, ou

em dependências próximas, de forma a facilitar o seu acesso. ( ) Todo documento, após o período de permanência em um arquivo corrente, pode ser eliminado,

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(



transferido a um arquivo intermediário ou recolhido a um arquivo permanente. ( ) Os arquivos correntes são constituídos somente do gênero escrito ou textual. ( ) Todo documento com mais de cinco anos arquivados em um arquivo corrente deve ser eliminado.

25. (Cespe/Seteps-PA/2004) Quanto ao arquivamento de documentos, julgue os itens abaixo.

( ) O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.

( ) O método geográfico de arquivamento tem como elemento principal a procedência ou local. ( ) A ordenação cronológica não faz parte dos métodos numéricos de arquivamento. ( ) O método decimal empregado nos arquivos é baseado na técnica do sistema decimal de Dewey. ( ) O método alfanumérico é uma combinação de letras, número e assunto dos documentos.

26. (Cespe/Seteps-PA/2004) A ordenação de documentos e a forma de ordená-los garantirão, sem dúvida

nenhuma, um acesso rápido à informação. A respeito da ordenação alfabética dos documentos, julgue os itens que seguem.

( ) Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. ( ) No caso de sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome. ( ) Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ligados por um hífen não se separam. ( ) Artigos, conjunções e preposições, tais como a, o, d', da, do, e, um, uma, são considerados para ordenação. ( )Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco, como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho, não são

considerados parte integrante do último sobrenome. 27. (Cespe/Min. Meio Ambiente/2003) Julgue os itens a seguir em certos ou errados.

( ) Os arquivos são constituídos apenas por documentos em suporte papel. ( ) Os arquivos, assim como as bibliotecas, são formados por documentos produzidos e conservados com

objetivos culturais. ( ) Os documentos de arquivos são produzidos em um único exemplar ou em limitado número de cópias. ( ) A principal finalidade dos arquivos é servir à administração. Eles constituem-se, com o decorrer do

tempo, em base do conhecimento da história. ( ) A função principal do arquivo é tomar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda.

28. (Cespe/Crea-DF/2003) Documentos do gênero cartográfico incluem:

( ) litogravuras. ( ) cartazes. ( ) perfis. ( ) plantas. ( ) desenhos. 29. (Cespe/Crea-DF/2003) Consubstanciam-se como especializados os arquivos:

( ) médicos. ( ) de engenharia. ( ) audiovisuais. ( ) inconográficos. ( ) de grandes dimensões.

30. (Cespe/Crea-DF/2003) Quanto às características dos arquivos setoriais, é correto afirmar que eles:

( ) devem se localizar junto aos órgãos produtores. ( ) permitem realizar a distribuição interna de documentos na instituição. ( ) são, essencialmente, arquivos correntes. ( ) podem descartar documentos. ( ) realizam recolhimentos periódicos de documentos ao arquivo central.

( GABARITO • 01. B 02. A 03. A 04. C 05. D 06. C 07. A 08. A 09. B 10. D

11. VVV 12. VFVVF 13. FVFVV 14. FFVV 15. D 16. B 17. VFVVF 18. VFFFV 19. FVFVV 20. VFVFV

21. * 22. FVFFF 23. VFFF 24. VCVFF 25. * 26. * 27. FFVVV 28. FFVVF 29. VVFFF 30. VFVVF

* 21 V V V F F * 25 V V F V F * 26. V V V F F



O GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS

A Lei n º 8.159-1991, em seu parágrafo 3º, define Gestão de Documentos como o conjunto de procedimentos

e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Assim, qualquer atividade que vise controlar o fluxo de documentos existentes na instituição de forma a assegurar a eficiência das atividades administrativas, estará inserida na gestão de documentos.

A gestão de documentos é atingida através do planejamento, organização, controle, coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental. A gestão de documentos tem os seguintes objetivos: 1- assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos. 2- garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária ao governo e aos cidadãos. 3- assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa científica. 4- assegurar o uso adequado da micrográfica, processamento automatizado de dados e outras técnicas

avançadas de gestão da informação. 5- contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores

histórico e científico. Fases As três fases básicas da gestão de documentos são: produção, utilização e destinação. 1ª Fase (Produção) Refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. Nesta fase, deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a produção daqueles não essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim, o uso adequado dos recursos de reprodução e de automação. Recomenda-se, nessa fase, evitar e reprodução desnecessária de documentos, pois o acúmulo desordenado de papéis implicará em maior dificuldade do controle das informações no arquivo. 2ª Fase (Utilização) Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite. Essa fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos e recuperação da informação. O arquivamento também será controlado nesta etapa. Desenvolve-se, também, a gestão de arquivos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo e de recuperação da informação. 3ª Fase (Destinação) Envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente. DIAGNÓSTICO É a análise detalhada dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo da instituição, de forma a identificar as falhas ou lacunas existentes, permitindo a adoção de medidas que visem aumentar a eficiência do mesmo. O diagnóstico proporciona informações como:

1) instalações físicas (infiltrações, goteiras, poeira, luz solar etc.), 2) condições ambientais (temperatura, umidade, luminosidade), 3) condições de armazenamento, 4) estado de conservação do documento, 5) espaço físico ocupado, 6) volume documental, 7) controle de empréstimos (freqüência de consultas),

(

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(



8) recursos humanos (número de pessoas, nível de escolaridade, formação profissional), 9) acesso à informação, 10) gênero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartográficos, iconográficos, micrográficos

e informáticos), 11) classificação dos documentos (métodos de arquivamento adotados), 12) Tipos de acondicionamento (pastas caixas, envelopes, amarrados etc.).

AUTOMAÇÃO APLICADA AOS ARQUIVOS

POLÍTICAS, PLANEJAMENTO E TÉCNICAS

As empresas, ao longo de sua história, têm produzido informações orgânicas em papel (memorandos, atas de reunião, ofícios etc). No entanto, com o advento da tecnologia e a facilidade de acesso às mesmas, cada vez mais as informações deixam de estar disponíveis apenas no suporte papel e passam a estar disponíveis em outros tipos de suporte, como os suportes digitais. Além disso, os canais de comunicação, como o correio eletrônico, a intranet, e até mesmo a internet, passaram a disponibilizar informações em suportes eletrônicos ou digitais.

Essa nova realidade, em que há uma multiplicidade de suportes para armazenar a informação, exige que as unidades responsáveis pelas informações das empresas – sejam bibliotecas, arquivos ou ainda unidades de conhecimento - estejam preparadas para efetuar a gestão das informações organizacionais, independentemente de seu suporte.

Atualmente, o Governo Federal tem empenhado esforços em administrar melhor seus documentos. Afinal, vários ministérios já disponibilizam informações de caráter público por meio da internet. A questão é saber como essas informações são armazenadas em seus respectivos bancos de dados.

Um exemplo do empenho do Governo Federal nesse sentido é o Decreto nº 4.522, de 17 de dezembro de 2002, que dispõe sobre o Sistema de Geração e Transmissão de Documentos Oficiais (Sidof), e dá outras providências.

O Conarq, por meio da Resolução nº 20 de 16 de janeiro de 2004, que dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos, em seu art. 3º determina:

A gestão arquivística de documentos digitais deverá prever a implantação de um sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos, que adotará requisitos funcionais, requisitos não funcionais e metadados estabelecidos pelo Conselho Nacional de Arquivos, que visam garantir a integridade a acessibilidade de longo prazo dos documentos arquivísticos.

De maneira simplista, pode-se dizer que os metadados são dados sobre dados. Metadado é frequentemente identificado como dado acerca de, ou informação sobre informação que está no espaço digital e virtual. É um sumário de informações sobre a forma e o conteúdo de um recurso eletrônico.

Em âmbito nacional, as normas brasileiras para sistemas de gestão eletrônica de documentos foram estabelecidas em 2004. A resolução No. 20 do Conarq que ¨ dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos e órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos¨(Brasil, 2004), estabelece o seguinte conjunto de metadados: 1- Identificação e Contexto documental:

Identificador único, instituição produtora, nomes, assunto, datas, local, código de classificação, tipologia documental, temporalidade, destinação, versão, documentos relacionados, idioma e indexação.

2- Segurança: Categoria de sigilo, informações sobre criptografia, assinatura digital e outras mascas digitais.

3- Contexto Tecnológico: Formato do arquivo, tamanho do arquivo, dependências de hardware e software, tipos de mídias, algoritmos de compressão.

4- Localização física do documento. Nesse contexto, surgem o sistema de Gerência Eletrônica de Documentos (GED) e fluxos de trabalhos automatizados (workflow). GED – É um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e até mesmo arquivos na forma digital.

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Os Sistemas GED, quando observam a metodologia arquivística de gestão de documentos, são mais do que simples sistemas de gerenciamento de arquivos, pois programam categorização de documentos e tabelas de temporalidade, controlam níveis de segurança etc., tornando-se vitais para a manutenção das bases de informação e conhecimento das empresas.

A evolução do GED confirma sua importância. No princípio, a tecnologia de GED enfatizava basicamente a digitalização, feita por um escâner, de um documento gerado em papel. No entanto, atualmente, a maioria das empresas tem uma imensa quantidade de documentos que já nascem eletrônicos (arquivos Word ou Excel, e-mails).

CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

Assim como o homem, os livros e documentos sofrem alterações resultantes de agentes tais como microorganismos, insetos, roedores que se alimentam dos elementos nutritivos encontrados no suporte do papel (amido, gelatina, etc) e a poluição atmosférica que causa a oxidação da celulose.

Umidade, temperatura e luminosidade inadequadas e alterações químicas das substâncias que entram na composição do papel também causam a sua degradação. Mas os maiores danos que podem ser ocasionados aos livros e documentos são os decorrentes de acidentes e dos maus tratos que recebem por parte do homem que dele se utiliza.

Maus tratos dos documentos

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(



Documentos em caixas

Documentos em pastas

Documentos devidamente arquivados



O conhecimento das causas que diminuem a vida do livro ou documento vai permitir que se tome decisão no sentido de criar condições favoráveis de armazenagem em uso para reduzir ao máximo os fatores causadores de sua degradação.

Todos os materiais orgânicos são extremamente frágeis e facilmente deterioráveis por agentes físicos, químicos e biológicos.

O arquivista – bibliotecário, historiador etc. – responsável pela conservação e pela preservação do acervo que lhe é conferido encontra grandes dificuldades (controle de temperatura, momento adequado para restauração, intervalos regulares para higienização etc.), em função do desconhecimento das causas que provocam a deterioração dos materiais.

Conceito de Conservação e restauração Dentro de um arquivo, uma biblioteca, ou museu, duas seções devem ser enfocadas: a de conservação e a de restauração.

Conservação – É um conceito amplo e pode ser pensado como termo que abrange pelo menos três idéias: preservação, proteção e manutenção.

Conservar bens culturais (livros, documentos, objetos de arte, etc.) é defender esses bens da ação dos agentes físicos, químicos e biológicos que os atacam.

O principal objetivo da conservação, portanto, é o de estender a vida útil dos materiais, dando a eles o tratamento correto. Para isso, é necessário permanente fiscalização das condições ambientais, do manuseio e do armazenamento.

A preservação ocupa-se diretamente com o patrimônio cultural, e consiste na conservação desses patrimônios em seus estados atuais. Por isso, devem ser impedidos quaisquer danos e destruição causados pela umidade, por agentes químicos e por todos os tipos de pragas e de microorganismos. A manutenção e a limpeza periódica são a base da preservação.

A higienização corresponde a limpeza da superfície, isto é, retirada de poeira e de outros resíduos estranhos aos documentos, por meio de técnicas apropriadas, em intervalos regulares de tempo. (SERIPIERRI, p.33)

Restauração – Tem por objetivo revitalizar a concepção original, ou seja, a legibilidade do objeto. A restauração é uma atividade que exige dos profissionais grande habilidade, paciência, amor à arte, pois, nessa seção, praticam-se verdadeiras intervenções cirúrgicas com os bens culturais.

Agentes exteriores que danificam os documentos: Agentes Físicos: * Luminosidade – A luz é um dos fatores mais agravantes no processo de degradação dos materiais

bibliográficos. * Temperatura – O papel se deteriora com o tempo, mesmo que as condições de conservação sejam boas. A

cor original se altera e se torna frágil, a isso se chama envelhecimento natural. * Umidade – O excesso de umidade estraga muito mais o papel do que a deficiência de água.

Agentes Químicos * Acidez do papel – Os papéis brasileiros apresentam um índice de acidez elevado (pH5, em média) e,

portanto, uma permanência duvidosa. * Poluição atmosférica – A celulose é atacada pelos ácidos, ainda que nas condições de conservação mais

favoráveis. A poluição atmosférica é uma das principais causas da degradação química.

Tintas – A tinta é um dos compostos mais importantes na documentação.

Agentes Biológicos * Insetos – O ataque de insetos tem provocado graves danos a arquivos e bibliotecas, destruindo coleções e

documentos preciosos. Alguns exemplos de insetos: - Anobiídeos (brocas ou carunchos) -Thysanura (traça) - Blatta orientalis (barata) - Fungos - Roedores

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Agentes Ambientais * Ventilação – A falta de ventilação é um outro fator que favorece o desenvolvimento dos agentes biológicos

quando há pouca aeração. * Poeira – Um outro fator que pode favorecer o desenvolvimento dos agentes biológicos sobre os materiais

gráficos é a presença de pó. * Humanos – O homem, ao lados dos insetos e microorganismos, é um outro inimigo dos livros e documentos,

embora devêssemos imaginar que ele deveria ser um cuidadoso guardião. A melhor estratégia preventiva para evitar a presença de insetos e roedores: - manter o local de guarda do acervo longe de fontes de alimentos; - evitar comer e manter alimentos no local de guarda do acervo; - evitar que a cantina ou refeitório fiquem em sala ao lado de guarda do acervo; - retirar o lixo do dia após o final do expediente, evitando o pernoite do lixo; - substituir os vidros quebrados das janelas; - arejar os armários onde os livros estejam guardados. abrindo suas portas por algumas horas. Cuidados gerais na conservação dos documentos: 1- Documentos em papel: - as estantes e arquivos devem ser de metal revestido de pintura (para evitar ferrugem); - deve-se manter as mãos limpas ao manusear os documentos; - evitar qualquer tipo de comida junto aos documentos: - não utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepes, cola branca (PVA) para evitar a perda de um fragmento de urr.

volume em degradação, Esses materiais possuem alta acidez, provocam manchas irreversíveis onde aplicados: - não escrever nos documentos; - não dobrar as páginas; - não apoiar os cotovelos ou braços ao ler ou consultar; - não umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro líquido; - para a remoção do pó das lombadas e partes externas dos livros, pode-se usar o aspirador com a escova

circular especial para livros, adaptada com tecido de filó ou gaze, para maior proteção do documento; - para a limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de algodão; - durante a limpeza, removem-se grampos metálicos, etiquetas, fitas adesivas, papéis e cartões ácidos; - quando houver necessidade de observações nos documentos, utilizar lápis, que não agridem tanto o papel

quanto as canetas, e ainda permitem eventuais correções, se necessário.

2- Fotografias: - devem receber proteção individual de boa qualidade; - devem ser manuseadas com as luvas de algodão e arquivadas em mobiliário de aço; - não forçar a separação de uma fotografia da outra; - escrever o necessário somente no verso, com lápis macio.

3- Diapositivos: - utilizar materiais de acondicionamento adequados (carteias flexíveis de polietileno ou polipropileno); - utilizar mobiliário metálico; produzir duplicatas para projeções frequentes. 4- Microfilmes: - devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armários à prova de fogo e colocados em latas vedadas à

umidade; - devem ser feitas duplicatas; - a sujeira deve ser removida com um pano limpo que não solte fiapos, umedecido com Kodak Film Cleaner.

5- Disquetes e CD-ROM: - usar os disquetes de boa qualidade; - manter os disquetes em local fresco, seco e longe do computador; - usar programas antivírus; - proteger o CD contra arranhões e poeira.



6- Caixas de arquivo: - utilizar caixas de papelão ao invés das de plástico, pois estas últimas tendem a transpirar quando submetidas

a altas temperaturas, observando que as mesmas deverão ser maiores do que os documentos que nelas estejam inseridos (para evitar que os mesmos se dobrem e rasguem) e utilizando, quando necessário, calços, evitando que os mesmos se dobrem dentro delas;

- na identificação das caixas deve-se utilizar etiquetas auto-adesivas impressas eletronicamente, evitando-se a utilização de canetas hidrográficas ou esferográficas, pois estas tendem a esmaecer (borrar) com o tempo.

Finalmente, cabe enfatizar que vistorias no acervo devem ser feitas periodicamente para revisá-lo e manter a limpeza, pois higiene e limpeza são fatores essenciais de preservação e devem ser realizados em todas as fases do arquivamento.

7- Limpeza do assoalho: - para se evitar a possibilidade dos documentos serem molhados, o que traz danos irreversíveis para os

mesmos, é recomendável que não haja a entrada de água no arquivo, devendo-se optar, para a limpeza do mesmo, por pano úmido e aspiradores, evitando-se inclusive a limpeza do piso com água;

- a remoção da poeira depositada no assoalho deve ser feita com cuidado, a fim de evitar o seu deslocamento para a superfície das estantes e para os documentos. Idealmente deve ser realizada com o auxílio de aspirador de pó, pois assim evita-se que a poeira fique em suspensão. Não se deve utilizar vassoura ou espanadores corno na higienização doméstica, esse procedimento faz com que a poeira se desloque de um local para outro. Procurar utilizar, na impossibilidade de ter aspirador de pó, a vassoura revestida de pano levemente umedecido. É necessário que a poeira grude no pano, evitando o seu deslocamento para outra área do acervo;

- em todo esse processo é fundamental que o pano de chão nunca esteja molhado. Para saber se está no ponto correio de utilização, deve-se torcer o pano até não pingar nenhum excesso de líquido. Ao ficar saturado de sujidade, o pano deve ser lavado ou substituído por outro. A utilização do pano sujo causará apenas o deslocamento de sujidade de uma área para outra.

RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS Entende-se por restauração de documentos a aplicação de técnicas que permitam recuperar o estado físico do documento, de modo a eliminar, ou pelo menos minimizar, o desgaste provocado pêlos inúmeros fatores de deterioração existentes. As principais técnicas de conservação e restauração aplicadas aos arquivos são as descritas a seguir.

1- Desinfestação

Consiste no método de combate a insetos. O mais eficiente é a fumigação, que consiste em introduzir os documentos numa câmara especial para este fim, onde se faz o vácuo e se aplicam produtos químicos por um prazo de 48 a 72 horas, destruindo completamente os insetos.

2- Limpeza

Em países desenvolvidos há instalações especiais para a operação de limpeza, que é a fase posterior à fumigação. Na falta dessas instalações usa-se um pano macio, uma escova ou um aspirador de pó.

3- Alisamento

Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço, expondo-os à ação do ar com forte percentagem de umidade, durante uma hora, em uma câmara de umidificação. Em seguida, são passados a ferro, folha por folha, em máquinas elétricas.

4- Banho de gelatina

Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua resistência, não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos.

5- Tecido

Processo de reparação em que são usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. A durabilidade do papel é aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos, além de reduzir a legibilidade e a flexibilidade.

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6- Silking

Este método utiliza tecido de grande durabilidade (crepeline ou musseline de seda), mas, devido ao uso de adesivo à base de amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade são pouco prejudicados. É, no entanto, um processo de difícil execução e cuja matéria-prima é de alto custo.

7- Laminação Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-se numa prensa hidráulica, sob pressão e alta temperatura. O documento se torna imune à ação de fungos e pragas e qualquer mancha resultando do uso pode ser removida com água e sabão.

8- Laminação manual E um processo semelhante à laminação, mas que não utiliza calor nem pressão, que são substituídos pela acetona. Oferece como vantagem um menor custo para sua aplicação, por dispensar os equipamentos mecanizados.

9- Encapsulação

Utiliza basicamente películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento. O documento é colocado entre duas lâminas de poliéster fixadas nas margens externas por fitas adesiva nas duas faces. A encapsulação é considerada um dos mais modernos processos de restauração de documentos.

MICROFILMAGEM

A adoção da microfilmagem exigirá da instituição equipamentos que permitam ler tais documentos, chamados leitoras de micro-

filmes ou leitoras de microfichas, que, em alguns casos, permitem a geração de uma cópia em papel do documento microfilmado. A primeira e mais importante razão para justificar o uso do microfilme é a economia de espaço. O microfilme é uma imagem reduzida de uma forma maior; é, portanto, o tamanho extraordinariamente reduzido da

imagem de um documento qualquer. Essa redução de espaço é garantida pelo valor legal do microfilme, que significa que ele possui o mesmo valor do do-

cumento original em papel, que serviu de base para sua criação, e poderá substituí-lo nos casos em que não tiver valor histórico. Para organizar o arquivo de microfilmes, há arquivos próprios, como mostrado na figura a seguir. Para permitir a localização dos

documentos, cada rolo deverá conter um índice. Por fora das gavetas, são marcados os códigos dos rolos que elas abrigam, tormando muito fácil a consulta. Naturalmente, deverá haver junto do arquivo um aparelho para a leitura dos microfilmes.

ARQUIVO DE MICROFILMES

Benefícios para o uso da microfilmagem: • Validade Legal - a microfilmagem é um processo repro-gráfico autorizado pela Lei n° 5.433, de 8/5/1968, e pelo Decreto n° l .799, de 30/1/1996, que conferem ao microfilme o mesmo valor legal do documento original; • Redução sensível de espaço; • Acesso fácil e rápido, consequência das pequenas dimensões das microformas, da eficiência de sua catalogação e indexação, comparativamente aos arquivos convencionais em papel; • Segurança, por se tratar de um material fotográfico, além de permitir reproduções com rapidez e baixo custo, o arquivo microfilmado, devido ao pequeno volume, permite o seu acondicionamento em caixas forte (arquivo de segurança), protegido de sinistros (essa cópia de segurança deverá, obrigatoriamente, estar em local separado da cópia de trabalho); • Garantia da confidencialidade das informações, visto que a olho nu é impossível visualizar qualquer informação; • Durabilidade - respeitando-se determinadas normas da microfilmagem, acondicionamento e manuseio, os arquivos microfilmados podem ser conservados indefinidamente. A Resolução nº 10 do Conarq apresenta os símbolos a serem utilizados em casos especiais durante a microfilmagem:

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ANEXO I - SÍMBOLOS UTILIZADOS - ISO 9878/1990

1) Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos:

Início do rolo.

Beginning of roll. 0076 (*)

Fim do rolo.

End of roll. 0075 (*)

2) Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos, caso a documentação tenha continuidade:

Continua em outro rolo.

Continued on another roll. 0490 (*)

Continuação de outro rolo.

Continued from another roll. 0491 (*)

3) Símbolos a serem microfilmados junto com os documentos, conforme sua situação:

Original ilegível.

Original difficult to read. 0077 (*)

Texto deteriorado.

Encadernação defeituosa. Damaged text. Wrong binding.

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(



0078 (8)

Numeração incorreta.

Data incorreta. Incorrect numbering. Incorrect date. 0079 (*)

Original em cores.

Original in colour. 0488 (*)

Repetição de imagem.

Repetition of imagem. 0080 (*)

Páginas e/ou números em falta.

Missing pages And/or issues 0081 (*)

(*) Números de refência da Norma ISO 7000/1984, incluídos na ISo 9878/1990.

Obs.: As letras e números das mensagens, que acompanham os símbolos obrigatórios indicados no item

1, deverão ser apresentados na fonte ARIAL, em tamanho igual ou superior a 70 pontos. Para os símbolos indicados no item 2, o tamanho poderá variar entre 14 e 30 pontos. Na ausência da fonte ARIAL, usar letras e números não seriados, isto é, sem qualquer tipo de adorno, em tamanho igual ou superior a 18 milímetros para os símbolos indicados no item 1. Para os símbolos indicados no item 2, o tamanho poderá variar entre 3 e 7 milímetros.



GLOSSÁRIO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA

Acervo - Totalidade dos documentos conservados em um arquivo. Acesso - Possibilidade de consulta a arquivo, como resultado de autorização legal. Administração de arquivo - Direção, supervisão e coordenação das atividades administrativas e técnicas de uma instituição ou órgão arquivístico. Administração de documento - Metodologia de programas para controlar a criação, o uso, a normalização, a manutenção, a guarda, a proteção e a destinação de documentos. Arquivamento - Operação que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, em equipamentos que lhes forem próprios e de acordo com um sistema de ordenação previamente estabelecido. Arquivista - Profissional de arquivo, de nível superior. Arquivística - Princípios e técnicas a serem observados na constituição, organização, desenvolvimento e utilização dos arquivos. Arquivo - 1. Designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informação. De acordo com a natureza do suporte, o arquivo terá a qualificação respectiva, como, por exemplo: arquivo audiovisual, fotográfico, iconográfico, de microformas, informático. 2. O prédio ou uma de suas partes, onde são guardados os conjuntos arquivísticos. 3. Unidade administrativa cuja função é reunir, ordenar, guardar e dispor para o uso conjuntos de documentos, segundo os princípios e técnicas arquivísticas. 4. Móvel destinado à guarda de documentos. Arquivologia - Estudo, ciência e arte dos arquivos. Arquivos audiovisuais - Denominação genérica para conjuntos de registros de sons, palavras e imagens em discos, fitas magnéticas e películas. Arquivos correntes - Conjunto de documentos em curso ou de uso freqüente. Também denominado arquivo de movimento. Arquivos em depósitos - Conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permanente, embora não pertençam ao seu acervo. Arquivos fotográficos - Arquivos ou coleções de fotografias, quer em positivo, quer em negativo. Arquivos iconográficos - Arquivos ou coleções de representações figuradas de diversos gêneros: litografias, gravuras, desenhos, aquarelas etc. Arquivos intermediários - Conjunto de documentos procedentes de arquivos correntes, que aguardam destinação final. Arquivos permanentes - Conjunto de documentos que são preservados, respeitada a destinação estabelecida, em decorrência de seu valor probatório e informativo. Arquivos privados - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições não governamentais, famílias ou pessoas físicas, em decorrência de suas atividades específicas e que possuam uma relação orgânica perceptível através do processo de acumulação. Arquivos públicos - 1. Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições governamentais de âmbito federal, estadual ou municipal, em decorrência de suas funções específicas administrativas, judiciárias ou legislativas. 2. Instituição arquivística franqueada ao público. Arranjo - 1. Processo que, na organização de arquivos permanentes, consiste na ordenação - estrutural ou funcional - dos documentos em fundos, na ordenação das séries dentro dos fundos e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries. 2. Processo que, na organização de arquivos correntes, consiste em colocar ou distribuir os documentos numa seqüência alfabética, numérica ou alfanumérica, de acordo com o método de arquivamento previamente adotado. Também denominado classificação. Atividade fim - Conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter substantivo para o seu funcionamento. Atividade meio - Conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório. Atos enunciativos - São esclarecimentos ou opiniões sobre assuntos do processo. Destinam-se a oferecer subsídios para solução do que constitui o seu objeto. Automação - Uso da informática como apoio para o desempenho de funções arquivísticas. Autógrafo - 1. Assinatura ou rubrica. 2. Designação de documento manuscrito, do próprio punho do autor, esteja assinado ou não. Avaliação - Processo de análise da documentação de arquivos, visando estabelecer a sua destinação, de acordo com seus valores probatórios e informativos.

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Carga - É o registro da data e destino do encaminhamento de papéis ou dossiês. Catálogo - Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico, incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundo, descritos de forma sumária ou pormenorizada. Classificação - Ver Arranjo, significado 2. Coleção - Conjunto de documentos com características comuns, reunidos intencionalmente. Copia - 1. Reprodução de um documento, obtida simultaneamente à execução do original. 2. Reprodução de um documento, obtida a partir do original. Copiador - 1. Livro que contém páginas em papel liso ou pautado, nas quais eram transcritas, em ordem cronológica, pelos próprios autores ou por copistas, cartas, ofícios e outros tipos de correspondência expedida. 2. Livro contendo folhas “em papel de trapos”, nas quais se fazia a copia de documentos expedidos, usando-se processo de transferência direta da tinta do original, mediante umidade e pressão. Esse processo foi muito usado no século XIX e no começo do século XX. Correspondência - Comunicação escrita, recebida (passiva) ou expedida (ativa), apresentada sob várias formas (cartas, cartões postais, ofícios, memorandos, bilhetes, telegramas), podendo ser interna ou externa, oficial ou particular, ostensiva ou sigilosa. Datas-limite - Elemento de identificação cronológica em que são mencionados os anos de início e término do período abrangido pelos documentos de um processo, dossiê, série, fundo ou coleção. Depósito - Ato pelo qual arquivos ou coleções são colocados, fisicamente, sob custódia de terceiros, sem que haja transferência da posse ou propriedade. Descarte - Ver Eliminação. Desclassificação - Ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta documentos anteriormente caracterizados como sigilosos. Descrição - Processo intelectual de sintetizar elementos formais e conteúdo textual de unidades de arquivamento, adequando-os ao instrumento de pesquisa que se tem em vista produzir (inventário sumário ou analítico, guia etc.). Destinação - Conjunto de operações que se seguem à fase de avaliação de documentos, destinadas a promover sua guarda temporária ou permanente, sua eliminação ou sua microfilmagem. Doação - Ato pelo qual uma pessoa física ou jurídica transfere a terceiros - de livre vontade, com caráter irrevogável, sem retribuição pecuniária, por meio de instrumento jurídico adequado, do qual deverão constar as condições da cessão - a documentação que lhe pertence. Documento - Registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que a contém. Documento de arquivo - 1. Aquele que, produzido e/ou recebido por uma instituição pública ou privada, no exercício de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informação. 2. Aquele produzido e/ou recebido por pessoa física no decurso de sua existência. Documento oficial- Aquele que, possuindo ou não valor legal, produz efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato. Documento público - Aquele produzido e recebido pelos órgãos do Poder Público, no desempenho de suas atividades. Documento sigiloso - Aquele que, pela natureza de seu conteúdo informativo, determina medidas especiais de proteção quanta a sua guarda e acesso ao público. Dossiê - Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto, que constitui uma unidade de arquivamento. Eliminação - Destruição de documentos julgados destituídos de valor para guarda permanente. Espécie de documentos - Designação dos documentos segundo seu aspecto formal: ata, carta, certidão, decreto, edital, ofício, relatório, requerimento, gravura, diapositivo, filme, planta, mapa etc. Fundo - Unidade constituída pelo conjunto de documentos acumulados por uma entidade que, no arquivo permanente, passa a conviver com arquivos de outras. Fundo aberto - Fundo ao qual são sistematicamente acrescentados novos documentos. Fundo fechado - Fundo ao qual não são acrescentados novos documentos, em virtude da supressão da unidade produtora. Gênero de documentos - Designação dos documentos segundo o aspecto de sua representação nos diferentes suportes: textuais, audiovisuais, iconográficos e cartográficos. Guia - Instrumento de pesquisa destinado a orientação dos usuários no conhecimento e utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivo permanente. Guia fora - Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. A guia fora também é chamada de fantasma ou ficha-fantasma. Indexação- Processo pelo qual se relacionam de forma sistemática descritores ou palavras-chave que permitem a recuperação posterior do conteúdo de documentos e informações.



Índice - Lista sistemática, pormenorizada, dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar e facilitar sua localização no texto. Instrumento de pesquisa - Obra de referência, publicada ou não, que identifica, localiza, resume ou transcreve, em diferentes graus e amplitudes, fundos, grupos, séries e peças documentais existentes num arquivo permanente, com a finalidade de controle e de acesso ao acervo. Inventário analítico - Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e pormenorizadamente descritas. Inventário sumário - Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e brevemente descritas. Item documental - A menor unidade arquivística materialmente indivisível. Legado – Doação feita por declaração de última vontade. Lista de eliminação – Relação de documentos específicos a serem eliminados, devidamente aprovada pela autoridade competente. Microfilmagem - Produção de imagens fotográficas de um documento, em tamanho altamente reduzido. Movimentação - Ver tramitação. Notação - Identificação das unidades de arquivamento, feita por meio de números, letras ou combinações de números e letras, para permitir sua localização nos depósitos. Parecer - Manifestação de órgãos técnicos sobre assuntos submetidos a sua consideração. Tem caráter opinativo (sem conclusões). Permuta - É a forma de intercâmbio operacionalizada por meio de um acordo bilateral, moldado para atender as necessidades das bibliotecas individuais, onde as instituições acertam a troca de publicações e as condições da transação (Heloisa Benetti Schreiner). Processo - Termo geralmente usado na Administração Pública para designar o conjunto de documentos, reunidos em capa especial, e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária. O número de protocolo, que registra o primeiro documento com o qual o processo é aberto, repetido externamente na capa, é o elemento de controle e arquivamento do processo. Protocolo - 1. Denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos em curso. 2. Denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento. 3. Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. Proveniência - Princípio segundo o qual devem ser mantidos reunidos, num mesmo fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. Corresponde a expressão francesa respect des fonds, e à inglesa provenance. Recolhimento - Transferência de documentos dos arquivos intermediários para os permanentes. Relatório - Exposição a autoridade superior da execução de trabalhos concernentes a certos serviços ou a execução inerentes ao exercício do cargo em determinado período. Repertório - Instrumento de pesquisa no qual são descritos, pormenorizadamente, documentos previamente selecionados, pertencentes a uma ou mais fundos, podendo ser elaborado segundo critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico. Respect des fonds d’archives – Ver Proveniência. Seleção - Ver avaliação. Série - Designação dada as subdivisões de um fundo, que refletem a natureza de sua composição, seja ela estrutural, funcional ou por espécie documental. As séries podem ser subdivididas em subséries. Símbolo - Ver Notação. Tabela de equivalência - instrumento de pesquisa auxiliar, que dá a equivalência de antigas notações para as novas que tenham sido adotadas, em decorrência de alterações no sistema de arranjo de um arquivo. Tabela de temporalidade - Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos pelos quais os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem e eliminação. Técnico de arquivo - Profissional de arquivo de nível médio. Terceirização - Processo de transferência para terceiros de atividades e serviços de uma empresa. Tramitação - Curso do documento desde a sua produção ou recepção ate o cumprimento de sua função administrativa. O tramite também é chamado de movimentação. Transferência - Passagem dos documentos dos arquivos correntes para os intermediários. Triagem - Ver Avaliação. Unidade de arquivamento - O menor conjunto de documentos, reunido de acordo com um critério de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos, em geral, são denominados, pastas, maços ou pacotilhas.

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Voto - Pronunciamento de cada membro do órgão colegiado a respeito de matéria submetida a deliberação do plenário.

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