Guida all'uso

Genesys Meeting Center è lo strumento ideale per comunicare e collaborare a distanza. Sempliceed efficiente, integra le funzioni di audio e Web conferenza in una piattaforma unica, trasformandoil PC in una vera e propria sala riunioni virtuale. Grazie all'affidabilità e alla sicurezza di GenesysMeeting Center, è possibile presentare file PowerPoint®, condividere applicazioni, sottoporre quize questionari ai partecipanti e condurli in un Web Tour - tutto con lo stesso impatto e gli stessirisultati di una vera riunione. Con Genesys Meeting Center potrai comunicare di più e comunicaremeglio riducendo tempi e costi legati agli spostamenti.

Suggerimenti per una conferenza di successoSeguono alcuni suggerimenti che ti permetteranno di organizzare al meglio le tue conferenzeGenesys Meeting Center.

Utilizza Genesys Meeting Center per :Presentazioni commercialiProgrammi di Training ed e-Learning Seminari MarketingRiunioni settorialiCollaborazione e gestione di progetti

Programma la tua conferenza - le persone invitate riceveranno via email le istruzioni per collegarsi a Genesys Meeting Center.

Preparati. Per semplificare lo svolgimento della tuaconferenza, ti consigliamo di creare questionari e quiz in anticipo e di caricare le presentazioni che ti saranno utili prima della conferenza.

☺ Nota : Dopo la tua riunione ricordati di eliminarele slide utilizzate per la tua presentazione. Il moderatore è l’unica persona ad avere i requisiti per farlo.

Avvia la riunione in anticipo per permettere ai partecipanti di entrare in conferenza all'orario stabilito. Collegati alcuni minuti prima della conferenza per aprire la sala e verificare che tutti icomponenti necessari siano correttamente caricati.

Per un'ottima qualità dell'audio durante la conferenza, parla direttamente in cuffia o nella cornetta del telefono.

Per le riunioni che non richiedono l'intervento in audio di tutti i partecipanti, scegli la modalità silenziosa per eliminare i rumori di fondo.

Ricordati che la velocità di connessione dei partecipanti può variare. Quindi lascia il tempo necessario fra una slide e l'altra per permettere a tutti di visualizzare la slide giusta.

Per ottimizzare la condivisione delle applicazioni, chiudi tutte le finestre che non ti servono.

Scegli la risoluzione di schermo più appropriata quando carichi la tua presentazione, e se necessarioadatta il tuo monitor durante la condivisione delleapplicazioni.

Durante la conferenza usa le annotazioni per sottolineare i punti più importanti e includi votazioni e quiz per favorire l'interazione.

Per facilitare la lettura delle tue presentazioni limita la descrizione a 6-7 righe per slide.

Prima della riunione, tutti i partecipanti dovrebberocontrollarre il browser (incluso nel'invito alla riunione) per assicurarsi che non ci siano problemi.

Benvenuto al Genesys Meeting Center

Avvia una conferenzaUsa questa guida per le Avvia una conferenzaModeratore:1-Componi il tuo numero di Genesys Meeting Center.2- Inserisci il tuo codice PIN a quattro cifre,

assicurandoti che sia preceduto e seguito da un asterisco .

Partecipanti:I partecipanti compongono il tuo numero di conferenzaper accedere alla conferenza.

☺ Nota : Nel caso in cui il Moderatore o il partecipante desiderino entrare in conferenza tramite un numero verde, devono:

1-Chiamare il numero verde.2-Poi, inserire il numero di sala preceduto e seguito

da un asterisco. Per esempio 0301234567893-Se sei il Moderatore della conferenza, inserisci il

tuo codice PIN successivamente (il codice PIN non è richiesto ai partecipanti).

Chiama i partecipantiDigita il numero di telefono dei partecipanti precedutoe seguito da un asterisco .

codice di accesso internazionale + codice del paese + codice di zona + numero di telefonoPer scollegare l'ultimo numero collegato : 2Per ridigitare l'ultimo numero chiamato : 3

Controlla l'accesso alla conferenzaIl Moderatore può chiudere la porta dellaconferenza in ogni momento.

Per controllare l'accesso dei partecipanti apri la conferenza mantenendo la “porta” chiusa :

PIN + 7 Chiudi / Apri la “porta” della conferenza : 7Per accogliere i partecipanti, uno alla volta : 1Tre bip ti avviseranno che un partecipante è nella “sala d’attesa”.

Codice partecipanteIl codice partecipante garantisce una maggiore sicurezza alle tue conferenze. Il moderatore componeun codice a 4 cifre preceduto da asterisco 4 e seguito da un asterico ( 4xxxx ). Il moderatoredigita 70 per attivare / disattivare il codice partecipante.Se il moderatore ha attivato il codice partecipante, i partecipanti devono comporre il codice a 4 cifre (preceduto e seguito da un asterisco)per accedere all'audioconferenza : xxxx

Roll Call / Annuncio dei partecipanti : Per attivare / disattivare l'opzione Roll Call / Annuncio dei partecipanti : 74 . Se l'opzione viene attivata, i partecipanti dovranno registrare illoro nome nel momento in cui entrano in conferenza. Il nome del partecipante verrà annunciato quando il partecipante entrerà ed uscirà dalla sala.Per cambiare il modo di avviso dell'Annuncio dei partecipanti : 73 (ripetere il comando per disattivare, passare ai toni sonori, tornare all'annuncio vocale).Per registrare il nome dei partecipanti già entrati :

78Come 74 , questa funzione puo' essere attivata in qualsiasi momento. Verrà richiesto a tutti i partecipanti che sono entrati in conferenza prima dell'attivazione del Roll Call di registrare il loro nome.Per verificare il numero dei partecipanti presenti in audio conferenza ed il loro nome : 007

Altre funzioniModalità audio / silenziosa per tutti : 51I partecipanti possono attivare / disattivare la modalità silenziosa se sono in un ambiente rumoroso : 6

Registrazione / RiascoltoIl Moderatore può avviare la registrazione dellaconferenza in qualsiasi momento.

Iniziare / terminare la registrazione : 17Un codice di riascolto viene assegnato e la registrazione può cominciare. Per iniziare la registrazione : 0

La registrazione può essere riascoltata in qualsiasimomento chiamando il numero +39 02.27226001

Per riascoltare inserire il codice di riascolto.Per interrompere il riascolto, riagganciare.

Chiudi la conferenzaPer chiudere la conferenza e scollegare tutti i partecipanti : 9

Contatta l'Assistenza Clienti Per contattare l'Assistenza Clienti durante la conferenza (solo per il Moderatore) : 10Per contattare l'Assistenza Clienti al di fuori della conferenza : +39 02303028328

Audio ConferenzeUsa questa guida per le tue conferenze solo audio

Programma una conferenzaCon Genesys Meeting Center :1- Visita il sito http://conferencing.novartis.com,

sotto “Accesso Utente” (in alto a sinistra), clicca su “Moderatore”.

2- Inserisci il tuo numero di sala e il codice PINa 4 cifre (senza asterisco) e clicca “Log In”.

3- Clicca su “Programma una conferenza” e segui i cinque passi della programmazione.

4- Clicca “Fine” e i tuoi partecipanti riceverannovia email un invito che includerà le informazioni necessarie per accedere alla tuaconferenza.

Avvia una conferenzaModeratore :1- Visita il sito http://conferencing.novartis.com,

sotto “Accesso Utente” (in alto a sinistra), clicca su “Moderatore”.

2- Inserisci il tuo numero di sala ed il tuo codicePIN (senza asterisco).

3- Le conferenze programmate appariranno sulla pagina principale. Sulla riga della conferenza clicca “Avvia” per lanciarla. Per una riunione non programmata, clicca direttamente su “Inizia”, sotto “Riunione rapida”.

4- Componi il tuo numero di Genesys Meeting Center per entrare nella parte audio della conferenza.

Partecipanti :1- Se la conferenza è stata programmata in

anticipo, i partecipanti cliccheranno sul link fornito nell'email di invito alla conferenza.

2- Per riunioni non programmate, i partecipantipossono collegarsi al Web dalla home page di Genesys, http://conferencing.novartis.come cliccano su “Partecipante”. Per accedere alla conferenza i partecipanti dovranno inserire il tuo numero di Genesys Meeting Center e il loro nome.

3- Una volta caricata l'interfaccia Web, i partecipanti si collegano in audio conferenza(il numero del Moderatore viene indicato daun messaggio).

Riunione RapidaCon Genesys Meeting Center puoi avviare unaconferenza in qualsiasi momento.

Per accedere al Genesys Meeting Center :1- Visita il sito http://conferencing.novartis.com,

clicca “Moderatore”.

2- Inserisci il tuo numero di sala e il tuo codicePIN (senza asterisco).

3- Nel Menu principale, clicca “Inizia” sotto “Riunione rapida”.

PER INIZIARE

Web ConferenzeUsa questa guida per organizzare le tue audio e Web conferenze

Chiama Partecipanti1- Clicca sull'icona del telefono , seleziona

“Chiama Partecipanti” e inserisci il nome e il numero della persona da chiamare.

2- Clicca su “Aggiungi Partecipante”, evidenziail nome e poi clicca “Chiama”.

Per maggiore sicurezzaIl Moderatore può chiudere la porta della saladi conferenza e visualizzare nella “sala d'attesa”i partecipanti che desiderano entrare, quindifarli entrare dopo averli identificati.

Dalla barra degli strumenti, clicca sull'icona “Chiudi/Apri porta” per chiudere o aprirel'accesso alla conferenza.

Icone dello status AudioIl Moderatore può visualizzare i partecipanticollegati alla conferenza audio e controllaredall'interfaccia Web il loro collegamentoaudio.

Icone audio :

Audio. Il partecipante (o il Moderatore) è attualmente nella sala di audio conferenza principale.

Speaker Attivo. Il partecipante sta parlando, o potrebbero esserci rumori di fondo sulla linea.

Modalità silenziosa. Il partecipante non può parlare quando è messo in modalità silenziosa.

Sub-conferenza. Il partecipante (o il Moderatore) è attualmente nella sub-conferenza, o nella sala privata.

Scollegato. Il partecipante si è scollegato dalla conferenza.

GESTIONE DELLA CONFERENZA

Modalità silenziosa/Modalitàaudio dei Partecipanti 1- Clicca sull'icona Audio per attivare o

disattivare la modalità silenziosa dei partecipanti.

2- Puoi anche attivare o disattivare la modalitàsilenziosa di tutti i partecipanti contemporaneamente. Seleziona “Strumenti”dal menu, poi “Modalità silenziosa”.

Domande e RisposteIl Moderatore può iniziare una sessione didomande e risposte in qualsiasi momento.Per intervenire i partecipanti dovranno tenerepremuto il tasto asterisco del loro telefono.

1- Clicca sull'icona Q&A . Un messaggio audio e un pop-up di avviso informeranno i partecipanti che sono stati messi in modalità silenziosa.

2- Informa i partecipanti che possono prenotarsi per una domanda tenendo premuto il tasto asterisco . Un tono comunicherà loro l'avvenuta prenotazione.

3- Clicca sull'icona per dare la parola al partecipante che ha chiesto di intervenire.

☺ Nota : L'icona . si illuminerà vicino al nome del partecipante che ha richiesto la parola per primo.

Chiusura della conferenza1- Clicca l'icona apposita per chiudere

la conferenza, o clicca su “File” e poi “Scollega tutti i partecipanti”.

2- Conferma che vuoi chiudere la conferenza.

Supporto Tecnico1- Per contattare il supporto tecnico clicca

sull'icona del telefono e scegli “Chiama Servizio Clienti” (opzione disponibile solo per il Moderatore).

2- Clicca sul pulsante “Chiama Servizio Clienti”.

Presentazione PowerPointPrima della conferenza1- Dal Menu principale, seleziona “Risorse”

sotto “Conferenze”, poi "Presentazioni".

2- Clicca su “Carica una Presentazione”.

3- Dai un nome alla presentazione, e selezionala presentazione che desideri caricare.

☺ Nota : per ragioni di sicurezza, comme animatore, devi eliminare i slides che ai caricato dopo ogni riunione.

4- Seleziona la risoluzione per la presentazionee clicca “Carica Presentazione”.

☺ Nota : Puoi caricare una presentazione direttamente dalla Web conferenza cliccando sull'icona PowerPoint® .

Durante la conferenzaUna volta entrato in Genesys Meeting Center,seleziona la tua presentazione dal menu acascata. La presentazione verrà caricataautomaticamente.

1- Clicca i tasti avanti e indietro per scorrere la tua presentazione.

2- Clicca due volte sul titolo di una slide per arrivare direttamente sulla slide di tua scelta.

CONDIVISIONE E ALTRE FUNZIONI

Condivisione di fileClicca su “Condividi”.1- Seleziona i file che vuoi condividere con i

partecipanti (per essere condivisi i file devonoessere aperti).

☺ Nota : evita di condividere qualsiasi informazione confidenziale.

☺ Nota : quando la condivisione di file è attiva,la barra di navigazione di Genesys Meeting Center si nasconde dietro il documento che sta condividendo.

Questionari/Quiz/Votazioni1- Dal menu principale, sotto “Conferenze/

Risorse”, clicca su “Questionari” [Quiz/ Votazioni].

2- Clicca su “Crea Nuovo Questionario” [Quiz/Votazioni] e scegli le opzioni desiderate.

3- Durante la conferenza, vai su “File/Apri”, scegli “Questionario” [Quiz/Votazione]. Dall'elenco seleziona il questionario che desideri sottoporre ai tuoi partecipanti.

4- Dopo la conferenza, sotto “Conferenze/Relazioni”, esamina i risultati del questionario[Quiz].

RegistrazioneDurante la conferenza clicca su “File/Registra”sulla barra degli strumenti di Genesys MeetingCenter.

1- Nomina l'archivio e clicca su “Avvia” (l'operazione richiede alcuni secondi).

2- Riduci la finestra di registrazione durante la conferenza, cliccando sull'apposito tasto.

3- Per terminare la registrazione, riapri la finestra di registrazione.

4- Clicca “Stop”.

5- Dopo la conferenza troverai la riunione archiviata nel menu principale, sotto “Conferenze/Archivi”.

I costi supplementari saranno applicati.

RelazioniGenesys Meeting Center conserva relazionidettagliate delle conferenze programmate edelle riunioni rapide. Dopo la conferenza, ilModeratore può ottenere informazioni sulladurata della chiamata, sul numero deipartecipanti che accettano e rifiutano l'invito ei risultati dei Questionari e Quiz utilizzatidurante le conferenze.

Accedi alle relazioni dal menu principale, cliccando su “Conferenze/Relazioni”.

http://conferencing.novartis.com

Replay numbersAustralia +61 (0)3 9221 4752Belgium/Lux +32 (0)2 640 28 05Denmark +45 36 99 40 00Finland +358 (0)9 2313 7000France +33 (0)1 72 12 82 80Germany +49 (0)30-20 3150Hong Kong +852 21 10 1294Ireland +44 (0)20 8401 9525Israel +44 (0)20 8401 9525Italy +39 02 27 22 6001Japan +852 21 10 1294Netherlands +31 (0)20 710 95 95New Zealand +61 (0)3 9221 4752Norway +47 21 50 60 00Portugal +34 91 384 1211Russia +44 (0)20 8401 9525Singapore +65 6415 4533South Africa +44 (0)20 8401 9525South America +34 91 384 1212Spain +34 91 384 1212Sweden +46 (0)8 598 09 000Switzerland +49 (0)3020 3150UK +44 (0)20 8401 9525USA/Canada Call Customer Service on:

1-866-747-4357

Servizio ClientiAustralia +61 (0)3 9221 4777Belgium +32 (0)2 404 88 00Denmark +45 (0)36 91 02 00East Europe +49 (0)30-20 17 04-0Finland +358 (0) 9 2310 1100France +33 (0)1 45 15 45 16Germany +49 (0)30-20 17 04-0Hong Kong +852 2907 0788India +44 (0)20 8288 4444Italy +39 02 303028328Netherlands +31 (0)20 710 95 05Norway +47 2150 5650Portugal +351 21 032 12 00S&Central America +34 91 768 00 00Singapore +65 6235 5168Spain +34 91 768 00 00Sweden +46 (0)8 505 20 120Switzerland 0800 000 585

or +44 (0)20 8288 4109UK/Ireland +44 (0)20 8288 4433USA 1-866-747-4357