Ny i HR-rollen 1

Ny i HR-rollenDetta måste du ha koll på

Ny i HR-rollen 1

Innehåll

Sida

2 Inledning

3 Förväntningar på HR-rollen

4 Så, var ska man börja?

5 En HR-modell i fyra nivåer

6 Förstå organisationen

8 Mål och utvärdering

9 Gör processerna mer lönsamma

11 Håll dig uppdaterad

11 Var synlig och närvarande

12 Lycka till!

Ny i HR-rollen 2

Grattis till dig som Ar ny HR-chef

HR inbegriper allt som handlar om relationen mellan arbetsgivare och arbetstagare och jobbar man med HR-frågor ser man bland annat till att lagstiftning på området följs. HR samarbetar med ledningen, chefer, förtroendevalda och andra partners och hjälper till att bygga upp organisationen. Det finns stora variationer i hur HR-funktionen används och om du sitter med i en ledningsgrupp eller inte.

HR är viktigt och har en betydande roll för att företaget ska kunna leverera enligt affärs­strategin, följa etiska riktlinjer och inte minst HR-processer.

HR är viktigt eftersom ”människorna är företagets viktigaste resurs”.

När du är ny i en HR-roll är det viktigt att bekanta sig med organisationen, produkterna, arbetsprocesserna, behoven, kunderna etc och det är viktigt att klargöra förväntningarna gentemot alla parter i organisationen. För att lyckas bäst, är det viktigt att du har definierat deras roll och vet vilka krav som ställs.

Denna e-bok ger en kort introduktion och tips till viktiga uppgifter för en ny HR-chef.

Ny i HR-rollen 3

Förväntningar på HR-rollenHR-medarbetare förlitar sig på förtroende, trovärdighet och ett gott rykte i organisationen. Företag som har en HR-funktion har tydliggjort att HR-frågor är viktiga, men det kan ändå vara oklart vilken roll HR bör ha i organisationen. Se till att chefer förstår vad du som HR-chef kan bidra med så att din kunskap efterfrågas.

Som färsk HR-chef är det viktigt att klargöra vilka förväntningar som ställs på din roll och visa vad du kan bidra med för att nå ökad vinst.

Många företag som har en HR-avdelning saknar strategiskt tänkande kring HR. Om ditt företag inte redan har en HR-strategi, kan det vara läge att arbeta fram en sådan. HR kommer naturligtvis att leverera personaluppgifter och nyckeltal regelbundet, men det är viktigt att HR-chefen också förstår och levererar särskilt anpassad information till företagets verksamhet.

Det är HR:s uppgift att utforma effektiva processer, verktyg och metoder. Dessutom utbilda i HR-frågor samt utveckla och stödja ledare som också arbetar med HR-frågor.

Ny i HR-rollen 4

Så, var ska man börja?Bra HR-arbete utförs på flera nivåer. Både kortsiktiga och långsiktiga strategier bör finnas. Tala med chefer och nyckelpersoner som känner verksamheten väl så att du får en inblick i hur det är viktigt att investera. I början kanske du vill ta det som ”brinner” först innan du tar dig an mer allmänt arbete och börjar planera framåt.

Vissa åtgärder kan vara enkla, och inte leda till synliga resultat direkt. Identifiera sådana behov i din organisation som kan vara ett bra sätt att visa på vikten av en aktiv personal-avdelning.

Det är också viktigt att tänka långsiktigt och strategiskt med HR-arbetet, även om det är de kortsiktiga åtgärderna som de anställda och företaget uppskattar inledningsvis.

Ny i HR-rollen 5

En HR-modell i fyra nivåerNär man ska ta fram en HR-strategi är det lämpligt att dela in den i olika nivåer. HR-specialist David Ulrich visar med denna modell de olika arbetsområdena, från det dagliga personalarbetet och mer långsiktigt strategiskt arbete.

FRAMTIDA STRATEGISK INRIKTNING

DAGLIGA UPPGIFTER

MÄNNISKORPROCESSER

Strategiska organisationsfrågor

• HR-strategi

• Talent Management

• Ledningsgruppsarbete

Förändringsbehov

• Förändringsarbete

• Talangutveckling

• Kompetensanalyser

Expert på HR-administration

• Lön

• Pension

• Rekrytering m m

Personligt välmående

• Kommunikation med medarbetare

• Samtal om sjukfrånvaro m m

Ny i HR-rollen 6

Som modellen illustrerar är det skillnad mellan den dagliga verksamheten, som HR måste ha kontroll över, och mer tidskrävande, strategiskt arbete. Ledningen räknar med en operativ HR-avdelning som har koll på allt som rör anställning t ex sjukdom, semester, pension och rekrytering.

När de dagliga rutinerna fungerar kan man börja dra de större penseldragen. Vissa uppgifter kan vara att utveckla strategier, kompetensplaner, hjälpa chefer att utveckla talanger och att planera långsiktigt. Det första steget för att uppnå detta är att få inblick i ledningsgruppens arbete och se till att HR är en naturlig del i verksamhetsutvecklingen.

Det är viktigt att betona att den operativa delen av HR måste fungera innan man kan börja arbeta med helheten och tänka strategiskt. För att frigöra tid för detta arbete är det viktigt att ha bra systemstöd och personalhandböcker. På detta sätt får du tid över för att arbeta med strategisk HR.

”Det är viktigt att betona att den operativa delen av HR måste fungera innan man kan börja arbeta och tänka strategiskt.”

Ny i HR-rollen 7

Förstå organisationenSom HR­chef är det först och främst viktigt att förstå hur ditt företag fungerar. Det finns många roller och olika dynamik mellan avdelningar som du måste ha insikt i. HR spelar en viktig roll på många olika plattformar inom organisationen och du är ansvarig för att formulera strategier som drar maximal nytta av de mänskliga resurserna på bästa möjliga sätt.

”Undersökningar bekräftar det vi instinktivt vet: att organiserade, innovativa och integrerade HR-funktioner representerar en dramatisk skillnad både i hur de anställda och företaget presterar.”

David Ulrich, HR from the Outside in: Six Competencies for the Future of Human Resources

HR-avdelningen ska i många fall också bidra till de mål som företaget har satt upp. Det är viktigt att du förstår hur företaget arbetar för att kunna jobba mer målmedvetet med de anställda för att öka värdeskapandet.

De allra bästa medarbetarna inom HR är de som verkligen förstår den bransch de är en del av. Försök att hitta lämpliga ord och uttryck som används i verksamheten och speglar det dagliga arbetet. Det kommer på så vis bli lättare att genomföra en personal-strategi, förklara den och få acceptens för den.

Ny i HR-rollen 8

Mål och måluppfyllelseBörja med att sätta upp mål inom HR som stödjer de övergripande målen i organisationen. Bestäm därefter hur du ska mäta och följa upp dem. Analysen av resultatet visar vilka förbättringsområden du bör fokusera på och är en god hjälp för både chefer och medarbetare.

Tänk på att alltid återkoppla resultat av de undersökningar som du genomför.

När du genomför aktiviteter inom HR-området är det viktigt att dessa är förankrade, enkla att förstå och tillämpa och bidrar till samsyn i verksamheten. De bör baseras på fakta och forskning men också anpassas till det dagliga arbetet.

För att lyckas bör du ha med dig cheferna och få dem att också ta fram aktiviteter som överensstämmer med det du har satt upp. Det finns bra stödverktyg som hjälper HR med just detta.

Det är viktigt att HR skapar åtgärder och tar reda på vad som ger bra eller dåliga resultat och återkopplar detta till verksamheten så att den ger en bild av vad som fungerar.

Ny i HR-rollen 9

Gör processerna mer lönsammaHR ska vara ett stöd för ledarna i organisationen och därmed bidra som en viktig resurs för verksamhetens värdeskapande. Tydliga rutiner, statistik och uppföljning är viktigt för att ge detta stöd. Det kan innebära en rapport över sjukfrånvaron, att de anställda får adekvat och kompetent handledning, eller andra processer som HR har direkt eller indirekt ansvar för.

Ta reda på hur ditt företag löser detta. HR måste också se till att de processer de är ansvariga för inte bara är så effektiva som möjligt, de måste också vara lönsamma. Det finns olika system och handböcker som kan förenkla detta arbete.

Ny i HR-rollen 10

Exempel: En chef med personalansvar kan ha administrativa uppgifter som innebär att rapportera sjukfrånvaro, semester, tid mm.

Ta reda på hur mycket tid som personen använder för att följa upp detta, och hur mycket tid som kan frigöras om de använder ett system för det.

Vilka fördelar, i kvalitet och pengar, finns det om dessa processer hanteras effektivt, kvalitativt och enhetligt. I vissa områden kan du ha liknande beräkningar för de anställda, HR och andra stödroller.

Det finns bra HR­system och handböcker som är användarvänliga vilket gör det lättare för både medarbetare och chefer att följa upp sina uppgifter. Vissa system är också förankrade i lagstiftningen på ett sätt som gör att chefen kan vara säker på att uppgifterna hanteras på rätt sätt.

Du bör också vara medveten om i vilken riktning du vill utveckla organisationen. Ofta kräver investeringar i HR-system beslut på ledningsnivå, eftersom många av de anställda berörs. Om du gör beslutsfattandet som ett ”business case”, är det ofta lättare att genomföra en sådan investering.

Ny i HR-rollen 11

Håll dig uppdateradTill följd av utvecklingen inom HR-området, kan du se trender och riktningar, och bli uppdaterad om vad som händer. Det finns många bra nyhetsbrev, fackpress och rapporter som är värda att följa.

Många HR-specialister använder också bloggar aktivt och erbjuder intressanta podcasts med professionellt innehåll. HR utvecklas ständigt, och saker som vi ansåg vara effektiva för tio år sedan kanske inte är så lönsamma i dagens arbete. Med enkla åtgärder kan du alltså hålla dig informerad och ge din verksamhet värdefull kunskap – och få en viktig fördel gentemot konkurrenterna.

Var synlig och närvarandeHR kan lätt bli en anonym avdelning, liksom många andra stödfunktioner. Det är viktigt att hitta gemensamma arenor och sätt att bidra till organisationens liv på ett sätt som är meningsfullt. Visa att HR kan göra en skillnad, och att HR spelar en viktig roll i att se till att medarbetarna behövs för att uppnå de uppställda målen.

Målet att bli mer effektiv, ha rätt kompetens på rätt plats när som helst samt nöjda medarbetare och chefer är vanliga mål i de flesta företag.

Ny i HR-rollen 12

Vi hoppas att du med denna introduktion till HR-chefsjobbet har fått några användbara tips till vad du behöver fokusera på i din vardag. Naturligtvis finns det variationer i olika företag och organisationer. Det finns inte ett rätt sätt att vara HR­chef på.

Uppdraget, människorna och utmaningarna kommer att variera och utvecklas med tiden. Vad som är säkert är att du har ett spännande jobb framför dig inom ett område där det händer en hel del och du har stor inverkan på företaget du är en del av.

Lycka till