Nyheter Office 2016 från Office 2010 - Karlsborg · 2017-08-09 · Det är bara att klicka på ett dokument så öppnas det. Finns inte dokumentet du letar efter i listan så klickar

Office 365

1

Copyright Learningpoint 2015

ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126

Innehåll NYHETER I OFFICE 2016 ....................................................................................................... 7

Office 365 för företag ........................................................................................................... 7 Startskärmen ........................................................................................................................ 7

Senaste ............................................................................................................................ 7 Mallar ............................................................................................................................... 8 Inloggning ........................................................................................................................ 8

Spara och öppna .................................................................................................................. 9 Spara lokalt ...................................................................................................................... 9 Öppna dokument ............................................................................................................. 9 Filformat ........................................................................................................................ 10

Jobba i molnet .................................................................................................................... 11 OneDrive ........................................................................................................................ 11 OneDrive för Företag (OneDrive for Business) .............................................................. 12 Webbplatser/SharePoint ............................................................................................... 13

Allmänna nyheter ............................................................................................................... 14 Gemener i flikarna ......................................................................................................... 14 Färgkodning i olika program .......................................................................................... 15 Nytt standardtema - Färg .............................................................................................. 15 Smart sökning ................................................................................................................ 16 Smart uppslag ................................................................................................................ 16 Infoga pennekvation ...................................................................................................... 17 Förbättrad versionshantering ........................................................................................ 18 Bättre upplösning vid stora zoomlägen ......................................................................... 19 Bilder roteras automatiskt vid infogande. ..................................................................... 20

Ändra utseende och inställningar för ditt konto ................................................................ 20 Infoga bilder direkt från webben ....................................................................................... 20 Tillägg i Office ..................................................................................................................... 21 Välj mellan pek- eller musläge skriv om ............................................................................. 23

NYHETER I WORD 2016 ..................................................................................................... 24

Samarbeta i Word .............................................................................................................. 24 Visa och dölj delar av ett dokument .................................................................................. 25 Förbättrad kommentarsfunktion ....................................................................................... 26 Öppna och redigera PDF-dokument .................................................................................. 27 Kom ihåg var du var i dokumentet ..................................................................................... 27 Nytt läsläge ........................................................................................................................ 28 Titta på video direkt i Word ............................................................................................... 29 Ny layoutfunktion för bilder och diagram .......................................................................... 30 Enkel markering vid spårade ändringar ............................................................................. 30 Nyheter för tabeller ........................................................................................................... 31

NYHETER I POWERPOINT 2016.......................................................................................... 33

Möjlighet att göra skärminspelning ................................................................................... 33 16:9 ny standardstorlek för bilder ..................................................................................... 34 Spara en presentation som film i MP4 ............................................................................... 34 Smarta guider ..................................................................................................................... 34 Animerade bildövergångar ................................................................................................ 35 Kommentarer ..................................................................................................................... 35 Uppdaterad Föredragshållarvy .......................................................................................... 36

2



NYHETER I OUTLOOK 2016 ................................................................................................ 38

Stöd för Office 365 grupper I Outlook................................................................................ 38 Lättare och bättre Bifoga fil ............................................................................................... 39

Molnfiler i Outlook......................................................................................................... 39 Övrig e-post (Clutter) ......................................................................................................... 40 Sök – nu även med kontakter ............................................................................................ 41 Fler alternativ för cache-lagring på små enheter ............................................................... 41 Placera mappar i vilken ordning du vill .............................................................................. 41 Sök i hela postlådan automatiskt ....................................................................................... 42 Markerade avsändare ........................................................................................................ 44 Uppdaterad navigering ...................................................................................................... 45 Inget att göra-fält ............................................................................................................... 45 Nyheter i kalendern ........................................................................................................... 46 Kontakter ........................................................................................................................... 47

Inbyggd social nätverksintegrering ................................................................................ 47 Hitta dina olästa brev enkelt .............................................................................................. 47 Infogade svar ...................................................................................................................... 48

NYHETER I EXCEL 2016 ...................................................................................................... 49

Nya diagram ....................................................................................................................... 49 Power Query inbyggt ......................................................................................................... 50 Prognosfunktion i Excel med ett klick ................................................................................ 51 3-D kartor inbyggt .............................................................................................................. 51 Förbättring i Pivottabeller .................................................................................................. 51

Automatisk identifiering av relationer ........................................................................... 51 Automatisk tidsgruppering ............................................................................................ 51 Knappar för ökad detaljnivå i pivotdiagram .................................................................. 52 Söka i fältlistan för pivottabell ....................................................................................... 52 Smart namnbyte ............................................................................................................ 52

Publicera direkt på Power BI .............................................................................................. 52 Infoga nytt blad .............................................................................................................. 53

Snabbfyllning (Flash Fill) ..................................................................................................... 53 Dela upp en kolumn med Snabbfyllning ........................................................................ 53 Slå ihop kolumner med Snabbfyllning ........................................................................... 55 Andra användningsområden ......................................................................................... 56

Snabbanalys ....................................................................................................................... 56 Nyheter för diagram ........................................................................................................... 57

Rekommenderade diagram ........................................................................................... 57 Nyheter för infogade diagram ....................................................................................... 58 Enklare att skapa kombinationsdiagram ....................................................................... 59

Utsnitt i tabeller ................................................................................................................. 62 Extra tillägg i Excel .............................................................................................................. 63 PowerView ......................................................................................................................... 65 Inquire ................................................................................................................................ 69

Workbook Relationship och Worksheet Relationship ................................................... 69 Ta bort oönskad markering............................................................................................ 71 Workbook Analysis ........................................................................................................ 72

Pivottabeller ....................................................................................................................... 73 Pivottabeller via Snabbanalys ........................................................................................ 73 Rekommenderade pivottabeller .................................................................................... 74 Pivottabeller på det traditionella sättet ........................................................................ 75

Pivotdiagram och tidslinjer ................................................................................................ 75

3



ONEDRIVE – ÖVERBLICK .................................................................................................... 77

Vad är ”OneDrive”? ............................................................................................................ 77 Molnet? ......................................................................................................................... 77

Två typer av OneDrive ........................................................................................................ 77 Hitta sin OneDrive för företag ............................................................................................ 77

HANTERA DOKUMENT OCH FILER PÅ ONEDRIVE............................................................... 79

Skapa mapp ........................................................................................................................ 79 Flytta/Kopiera filer till OneDrive ........................................................................................ 79

Ladda upp filer ............................................................................................................... 79 Dra in filer till OneDrive ................................................................................................. 80

Byta namn på filer .............................................................................................................. 81 Ta bort filer från OneDrive ................................................................................................. 81 Byta namn på fil ................................................................................................................. 81 Ladda ner filer från OneDrive till datorn ............................................................................ 82 Filtyper på OneDrive .......................................................................................................... 82

SYNKRONISERA ONEDRIVE MED DATORN ........................................................................ 83

Fördelar: ........................................................................................................................ 83 Nackdelar: ...................................................................................................................... 83

DELA DOKUMENT OCH MAPPAR ....................................................................................... 84

Dela fil ................................................................................................................................ 84 Vem kan komma åt ett delat dokument? ...................................................................... 85

Dela en mapp ..................................................................................................................... 85

OFFICE ONLINE.................................................................................................................. 86

En stor skillnad ................................................................................................................... 86 Skapa nytt .......................................................................................................................... 86 Öppna ................................................................................................................................. 86 Redigering Online ............................................................................................................... 87 Spara .................................................................................................................................. 87 Spara som ........................................................................................................................... 87 Döpa om ............................................................................................................................. 88

ARBETA SAMTIDIGT I SAMMA DOKUMENT ...................................................................... 89

OUTLOOK ONLINE ............................................................................................................. 90

E-post i Outlook Online ...................................................................................................... 90 Skapa nytt e-postmeddelande ....................................................................................... 91 Översikt av grundmapparna .......................................................................................... 91 Använda Favoriter ......................................................................................................... 91 Sök i E-post och Kontakter ............................................................................................. 92 Mer om läsfönstret ........................................................................................................ 92 Ta bort meddelanden .................................................................................................... 92 Visa fågelperspektiv i en konversation .......................................................................... 93 Flagga för uppföljning .................................................................................................... 93 Öppna meddelanden i ett nytt fönster .......................................................................... 93 Fler åtgärder i ett meddelande ...................................................................................... 93 Se om du har svarat på ett brev .................................................................................... 94 Hantera flera meddelanden samtidigt........................................................................... 94

KALENDERN I OUTLOOK ONLINE ....................................................................................... 95

4



Kalendern i Outlook online ............................................................................................ 95 Växla mellan vyer i Kalendern........................................................................................ 95 Skapa egna bokningar .................................................................................................... 95 Preliminära möten ......................................................................................................... 95 Hantera mötesinbjudningar ........................................................................................... 95 Alternativ för kalenderbokningar .................................................................................. 96 Öppna någon annans kalender ...................................................................................... 96 Visa andras kalendrar .................................................................................................... 97 Dela din kalender med andra ........................................................................................ 97 Inställningar för en kalenderbokning ............................................................................. 97 Bjuda in flera till ett möte .............................................................................................. 97

Bjuda in till Skype-möte ..................................................................................................... 98

PERSONER I OUTLOOK ONLINE ......................................................................................... 99

Dina kontakter ............................................................................................................... 99 Olika adressböcker......................................................................................................... 99 Kontaktkortet................................................................................................................. 99 Söka efter kontakter ...................................................................................................... 99 Kontakta någon av dina kontakter ................................................................................. 99 Ny kontakt ................................................................................................................... 100 Ny kontakt via E-post ................................................................................................... 100

OUTLOOK ONLINE INSTÄLLNINGAR ................................................................................ 101

Ange ett automatiskt frånvaromeddelande ................................................................ 101 Inställningar för utseende och layout .......................................................................... 102 Skapa din egen stil ....................................................................................................... 102 Ytterligare inställningar ............................................................................................... 102 Kortkommandon .......................................................................................................... 103

UPPGIFTER I OUTLOOK ONLINE ...................................................................................... 104

Vad är en uppgift? ....................................................................................................... 104 Klar med en uppgift ..................................................................................................... 104 Filtrering och sortering av Uppgifter ........................................................................... 105

INTRODUKTION TILL ONENOTE ....................................................................................... 106

Utseende och definitioner ........................................................................................... 106 Arkiv/BackStage-vyn .................................................................................................... 107 Docka OneNote ............................................................................................................ 107

Arbeta med anteckningsböcker ....................................................................................... 108 Skapa och spara anteckningsböcker ............................................................................ 108

Avsnitt .............................................................................................................................. 108 Lägg till avsnitt ............................................................................................................. 108 Flytta ett avsnitt ........................................................................................................... 108 Byta namn på ett avsnitt.............................................................................................. 109 Ta bort avsnitt .............................................................................................................. 109 Avsnittsfärg .................................................................................................................. 109 Sammanfoga avsnitt .................................................................................................... 109

Sidor ................................................................................................................................. 109 Lägga till ny sida ........................................................................................................... 110 Skapa en underordnad sida ......................................................................................... 110 Flytta en sida ................................................................................................................ 110 Byta namn .................................................................................................................... 111 Ta bort sidor................................................................................................................. 111

5



Olika typer av linjering ................................................................................................. 111 Lägga till text .................................................................................................................... 112

Skriva text .................................................................................................................... 112 Formatera text ............................................................................................................. 112 Använda formatmallar ................................................................................................. 112 Rättstavning ................................................................................................................. 113 Översättning ................................................................................................................ 113

Lägga till olika typer av objekt.......................................................................................... 114 Skapa listor .................................................................................................................. 114 Flagga en anteckning/Taggar ....................................................................................... 115 Att göra flaggan ........................................................................................................... 116 Sök efter taggar/flaggor ............................................................................................... 116 Skapa tabeller .............................................................................................................. 117 Infoga länkade Excel-objekt ......................................................................................... 118 Göra ändringar i Excel-kalkylen ................................................................................... 119 Lägga till bilder ............................................................................................................. 119 Lägga till Onlinebilder .................................................................................................. 120 Sök efter information i bilder ...................................................................................... 121 Lägga till skärmurklipp ................................................................................................. 121 Bifoga fil ....................................................................................................................... 123

Olika tekniker för att lägga till information från andra program ..................................... 124 Kopiera och klistra in ................................................................................................... 124 Dra och släpp ............................................................................................................... 124 Kopiera från Excel ........................................................................................................ 124 Skriv ut till OneNote..................................................................................................... 124 Utskriftsbild ................................................................................................................. 125 Ny Snabbanteckning i OneNote ................................................................................... 126

Avancerade OneNote objekt ............................................................................................ 127 Använda kalkylatorn .................................................................................................... 127 Skicka en sida i OneNote via e-post ............................................................................. 127 Skicka ett Outlook meddelande till OneNote .............................................................. 128 Mötesanteckningar ...................................................................................................... 130 Hämta mötesinformation från Outlook till OneNote .................................................. 132 Länka Outlook Uppgifter till OneNote ......................................................................... 133 Länka anteckningar från OneNote till Outlook Att göra-lista ...................................... 134 Länka Kontakter från Outlook till OneNote ................................................................. 135 Länka från webben till OneNote .................................................................................. 135 Länka i OneNote .......................................................................................................... 136 Infoga ljud och video ................................................................................................... 137

Rita i OneNote .................................................................................................................. 138 Frihand ......................................................................................................................... 138 Markera och skriva ...................................................................................................... 139 Pennanteckningar ........................................................................................................ 139 Lägga till figurer/former .............................................................................................. 140 Infoga tomt utrymme .................................................................................................. 140

Hantera avsnitt och sidor ................................................................................................. 141 Wikilänkar .................................................................................................................... 141 Sök på författare .......................................................................................................... 141 Sök i alla anteckningsböcker ........................................................................................ 142

Övrigt ............................................................................................................................... 142 Tidstämplar .................................................................................................................. 142 Vyer .............................................................................................................................. 143

6



Lösenordskydda avsnitt ............................................................................................... 143 Papperskorgen ............................................................................................................. 144 Töm papperskorgen ..................................................................................................... 146 Arbeta samtidigt i OneNote/Synkronisera anteckningsböcker ................................... 146 Dela anteckningsböcker ............................................................................................... 147 Skapa en ny delad anteckningsbok .............................................................................. 147 Skapa ett e-postmeddelande med en länk till den delade anteckningsboken ............ 148 Exportera ..................................................................................................................... 148 Kortkommandon .......................................................................................................... 149

7



Nyheter i Office 2016

Office 365 för företag

Office 365 är Microsofts övergripande namn på Office oavsett version och vad som ingår. Tanken med Office 365 är att man ska prenumerera på Office och olika tjänster och att nya versioner, tjänster och produkter ska uppdateras automatiskt så fort de släpps. I sin enklaste form kan det innebära du bara kör molnvarianterna av Office och i sin mest avancerade form att du har allting installerat lokalt. Exakt vad du får beror på vilket abonnemang du har. I Business och Home versionerna av Office 365 som innehåller Office ingår Officepaketet men inte Access. I Enterpriseversionerna av Office 365 ingår Access samt extra BI funktionalitet.

Startskärmen

Startskärmen (Start Screen) var en nyhet i Office 2013 och finns fortfarande kvar i Office 2016.

Startskärmen i Word 2016

Startskärmen består som tidigare av tre delar. Den färgade kolumnen till vänster där de dokument du har jobbat med tidigare visas, den stora ljusa ytan i mitten där du kan välja mellan olika mallar och inloggningsuppgifterna uppe i högra hörnet.

Senaste

Till vänster under rubriken Senaste (Recent) visas de dokument du har arbetat med tidigare. Det är bara att klicka på ett dokument så öppnas det. Finns inte dokumentet du letar efter i listan så klickar du på Öppna andra dokument (Open Other Documents) underst. Arbetar du ofta med samma dokument kan du också nåla fast det här om du önskar så att det alltid finns tillgängligt när du öppnar Word.

8



I Office 2016 kan du nu tydligare hitta knappen Bläddra direkt under dina val för Öppna (Open) samt även se vilka eventuella konton dina anslutna molntjänster tillhör.

Mallar

I den stora ytan i mitten kan du välja att skapa ett dokument från någon av de mallar som Microsoft skickar med. Du kan naturligtvis lägga till eller ersätta dessa med egna mallar istället. Valet Tomt dokument (Blank Document) uppe till vänster innebär att du öppnar Word med ett helt tomt standarddokument. Du kan också trycka på Esc-tangenten så hamnar du i Word med ett nytt, tomt dokument.

Mallar som följer med Word

Inloggning

Uppe i högra hörnet visas hur du är inloggad.

9



Du kan vara inloggad på med flera konton/på flera olika platser. Fördelen med det är att du direkt kommer åt de olika platserna från Word (eller andra program i Office).

Gillar du inte Startskärmen kan du stänga av den genom att välja Arkiv, Alternativ, Allmänt (File, Options, General) och sedan avmarkera alternativet Visa startskärmen när programmet startas (Show the Start screen when this application starts).

Spara och öppna

Spara lokalt

Under rubriken Spara som (Save As) kan du välja mellan olika platser att spara dokumentet på. Vill du spara det lokalt på din dator väljer du alternativet Den här datorn (This computer). Då visas de mappar du nyligen har sparat i till höger. Klicka på den mapp du vill spara dokumentet i så visas den gamla hederliga dialogrutan Spara som (Save As). Vill du spara i en annan mapp som inte visas så klickar du på Bläddra (Browse) och letar reda på den. Vill du alltid komma åt en mapp nålar du fast den genom att föra musen över mappen och sedan klicka på fästnålen som du visas till höger.

Öppna dokument

Att öppna ett dokument fungerar enligt samma filosofi som spara. Du väljer bara den plats du vill öppna dokumentet ifrån. Under alternativet Senaste (Recent) kommer du åt de dokument du nyligen har arbetat med. Dessa kan du (som tidigare) också enkelt ”nåla fast” om det är så att det är vissa dokument som du arbetar ofta med. Det gör du i så fall genom att föra musen över dokumentet du vill nåla fast och sedan klicka på nålsymbolen som visas längst till höger.

10



Nåla fast dokument

Filformat

Både Word, Excel och PowerPoint har samma filformat och ändelse som i Office 2013 (.docx, .xlsx samt .pptx). Filer från tidigare versioner än 2013 behöver konverteras för att vara fullt kompatibla med nya Office 2016. Detta görs lite annorlunda beroende på vilket program det är och hur gammal filen är. Dokument som är skapade i tidigare versioner av Word öppnas i Word 2016 i kompatibilitetsläge vilket visas i titelraden.

För att konvertera dokumentet så väljer du Arkiv (File) och klickar sedan på knappen Konvertera (Convert) (under valet Info).

En dialogruta visas där du bekräftar dina ändringar och sedan är det klart och det är bara att spara dokumentet med det nya formatet.

I Excel och PowerPoint kan det också vara så att dokumentet öppnas i kompatibilitetsläge och om så är fallet gör du på samma sätt som i Word för att konvertera dokumentet. Men

11



om du öppnar ett dokument som exempelvis är skapat i Excel eller PowerPoint 2010 i motsvarande program för 2016 så kommer du inte att märka någon skillnad.

Vill du vara säker på att alla nya funktioner ska fungera fullt ut är det bästa att ändå spara om de gamla dokumenten i de nya formaten. Det gör du genom att öppna det gamla dokumentet och sedan välja Spara som (eller trycka på F12) och sparar dokumentet med samma namn.

Notera att om du har t ex känsliga Excel-dokument med mycket makron och/eller pivottabeller så kan det vara en god idé att kontrollera att allting i dokumentet verkligen fungerar i det nya filformatet. Då kan ett alternativ vara att spara dokumentet med ett nytt namn så att du fortfarande har kvar det gamla originalet ifall det skulle vara så att vissa funktioner inte längre fungerar som de ska.

Jobba i molnet

Möjligheterna att arbeta i molnet blir större och större för varje version av Office och Windows och Microsoft. Exakt vilja möjligheter du har beror på ur din dator är konfigurerad och vilka tjänster du har tillgång till. Värt att notera är att du måste vara inloggad på ett Microsoft-konto för att du ska kunna använda tjänsterna, annars kommer inget av alternativen att visas t ex när du sparar från Word.

Utan inloggning

Kort kan sägas att du använder det som heter OneDrive för dina personliga dokument, OneDrive för företag för företagsdokument som enbart du arbetar med eller som du ”äger” och som du vill dela med andra. Office 365/SharePoint/Webbplatser används för delade företagsdokument som ska delas med andra.

OneDrive

I Windows 10 får du automatiskt tillgång till OneDrive så fort du skapar ett Microsoft-konto.

Som standard får du då tillgång till 5 GB utrymme i molnet vilket innebär att du kan spara dokument på OneDrive och sedan ha åtkomst till dem från alla enheter du arbetar med. För att spara dokument i OneDrive privat så väljer du det alternativet direkt från Office-programmet när du sparar.

12



Du kan välja att aningen spara direkt i molnet eller att spara lokalt på OneDrive för att sedan synka till det OneDrive.com.

De filer som du sparar och synkar här kommer du också åt via OneDrive.com.

OneDrive för Företag (OneDrive for Business)

Det här är Microsofts molnlösning för företag som ingår i Office 365. Den här använder du för arbetsrelaterade dokument som du själv äger och ansvarar för och där du väljer om någon annan än du skall kunna arbeta eller läsa med dina dokument.

13



Publicerar du ett dokument på en delad plats i OneDrive för företag innebär det att dokumentet automatiskt delas med alla andra och att dessa direkt kan arbeta i dokumentet utan att du behöver bjuda in dem med rättigheter.

Webbplatser/SharePoint

Det tredje alternativet är gruppwebbplatser i Office 365 där du ska lägga all företagsrelaterad information. Du hittar dessa platser via Arkiv, Spara som eller Öppna vid alternativet Webbplatser. De platser du har öppnat dokument ifrån visas i en lista när du markerar Webbplatser. Du kommer också åt dessa via din Office 365-portal.

Via webben så kommer du åt samtliga gemensamma webbplatser genom att klicka på alternativet Webbplatser.

14



Då kan det se ut så här:

Allmänna nyheter

Gemener i flikarna

Microsoft har nu gått tillbaka till att använda gemener i flikarna. I Office 2013 var det versaler.

15



Gemener i flikarna

Färgkodning i olika program

Office-programmen har nu fått olika färgkodning. Word har blå färg i titelfältet, Excel grön och så vidare. Det går också att byta till ett speciellt kontrastläge eller att byta tillbaka till färgerna i Office 2013 om man vill.

Ny färgkodning i Office 2016

Nytt standardtema - Färg

För att välja hur Office skall visa färger så väljer du Arkiv, Konto och öppnar listpilen vid alternativet Office-tema:

Här kan du välja vilken färgställning dina Officeprogram skall ha.

Alternativet Färg är valt som standard, Mörkgrå använder du för att få större kontraster i Office och Vit är en ljusare färgskala.

16



Så här ser färgskalan Mörkgrå ut.

Smart sökning

Berätta vad du vill göra (Tell me) är en ny funktion som finns i Word, Excel, PowerPoint och Outlook. ## eller fler? Den hjälper dig med att leta efter någon funktion i programmet som du vill veta mer om. Söker du t ex efter tabeller i Word visas olika förslag i en meny under din sökterm.

Klicka sedan på det svar som passar bäst för att få mer information.

Smart uppslag

Smart uppslag är en funktion ger dig mer information om ett ord genom att söka efter ordet på webben. Markera, högerklicka och välj Smart uppslag (Smart lookup) i snabbmenyn som visas.

17



Då öppnas en sidopanel som visar sökresultat från Bing om det ord du valde. Du kan sedan kopiera eller dra in det svar som du tycker passar bäst direkt till Word eller PowerPoint. Du kanske letar efter en passande bild i PowerPoint. Då är det bara att markera ordet, slå upp det och sedan dra in bild som du tycker passar. Kanske lite enklare än att använda en separat webbläsare för att göra samma sak. Tänk bara på att kontrollera copyrightskyddet om du skulle prova ovanstående.

Infoga pennekvation

En nyhet i Word och PowerPoint är möjligheten att infoga en Pennekvation. Detta innebär att du kan skriva ekvationer med hjälp av att rita den. Funktionen försöker sedan översätta det du ritar till ”vanliga” teckensnitt.

18



Du hittar pennekvationer genom att välja Infoga, Ekvation och Pennekvation. (Insert, Equation, Pen equation)

Klicka på listpilen vid ekvation för att få upp dessa alternativ.

Förbättrad versionshantering

Nya Office kommer med en förbättrad versionshantering. Om du sparar dokumentet i SharePoint eller OneDrive för företag så kommer det också att sparas versionshistorik över de dokument du arbetar med. Det innebär att om du av misstag råkar ta bort något i ett dokument eller om det blir korrupt eller något annat så har du alltid en tidigare version att falla tillbaka på.

19



Du kommer åt alla tidigare versioner från Arkiv, Historik (File, History).

När du gör det visas en lista till höger med de tidigare versioner som finns av dokumentet.

Vill du öppna en tidigare version klickar du bara på den i listan. Du kommer då att få ett meddelandefält högst upp i Word som frågar om du vill jämföra eller återställa dokumentet.

Klickar du på Återställ (Restore) kommer den versionen du valde att bli den aktuella versionen. Klickar du på Jämför (Compare) kommer dokumenten att jämföras och skillnaderna att märkas upp.

Bättre upplösning vid stora zoomlägen

Office har nu fått en upplösning så att bilden skall visas skarpt även om du visar upp dina dokument på mycket stora skärmar.

20



Bilder roteras automatiskt vid infogande.

Infogar du en bild som du t ex tagit med en kamera så försöker Office att infoga bilden rätt så att du skall slippa rotera bilden.

Ändra utseende och inställningar för ditt konto

Om du vill ändra inställningarna för ditt konto eller utseende på Office så kommer du åt detta genom att välja Arkiv, Konto (File, Account).

Här kan du lägga till och ändra information för dina konton, ansluta och ta bort konton och du kan också ändra Office-bakgrund och Office-tema.

Infoga bilder direkt från webben

Du kan nu hämta och infoga bilder direkt från webben via Office. Det gör du genom att välja Infoga, Onlinebilder (Insert Online Pictures). Här kan du välja att söka efter bilder du vill infoga, att söka bland ClipArt på Office.com eller också logga in för att infoga bilder från t ex Facebook, Flickr eller någon annan plats.

21



Tillägg i Office

En nyhet som finns för Word, Excel och Project är möjligheten att använda Tillägg. Det är olika typer av tillägg som du kan lägga till i de olika programmen för att utöka funktionaliteten. Tillägg är som egna applikationer och påverkar därför inte varandra som t ex tillägg i Excel kan göra ibland. Du kommer åt dem under fliken Infoga (Insert) och sedan knappen Mina tillägg (My Add-ins).

Första gången du gör det finns förmodligen inga tillägg att välja på eftersom du inte har lagt till några. För att lägga till ett tillägg väljer du knappen Store och loggar sedan in på Office Store med ett Microsoft konto (ett privat konto) därefter du kan lägga till de tillägg du vill ha. En del måste du betala för, en del kan du hämta hem gratis. När du har lagt ett tillägg så finns den sedan tillgänglig från menyn.

Så här kan det se ut om du har tillägg installerade.

Du kan köpa tillägg via ett Microsoftkonto. Är du inte inloggat med detta konto så visas inte tilläggen och du äger dem även om du skulle logga in på en annan dator. Tillägg är alltså kopplade till ett eget konto oavsett om du använder en företagsdator för Office eller en privat. Från och med Windows 10 kan din organisation också tillhandahålla tillägg utan att du behöver ett eget Microsoftkonto.

Låt oss prova ett tillägg, Bing Maps. Vi antar att du har lite försäljningsstatistik från några olika kontor.

22



Nu vill du visualisera det vilket naturligtvis är enkelt att göra med något av alla de diagram som Excel tillhandahåller. Men ett alternativ kan istället vara att visa informationen med en kartapp som Bing Maps. Börja med att infoga Bing Maps genom att välja Mina tillägg, Bing Maps (My Add-ins, Bing Maps). Det kommer att se ut något i den här stilen.

Markera sedan dina data och klicka på ikonen Plot locations i övre högra kanten i kartappen (inringat på bilden ovan).

23



De olika regionerna markeras i form av fyllda cirklar på kartan och cirklarna har också olika storlek baserat på hur mycket försäljningen har varit i respektive region. Allting fungerar också dynamiskt så om du har skrivit fel eller vill ändra på något värde så uppdateras det direkt i kartan. Fiffigt.

Välj mellan pek- eller musläge skriv om

En annan nyhet är att det går att välja utseende på Office beroende på om du arbetar som tidigare med mus eller om du jobbar med en pekskärm. Det kan vara användbart t ex om du visar en presentation på en platta eller pekskärm. Du kommer åt valet via verktygsfältet Snabbåtkomst (Quick Access Toolbar) och där välja Pek- eller musläge (Touch/Mouse Mode).

I läget Peka (Touch) så finns det mer utrymme mellan olika val och kommandon så att det ska bli enklare att komma åt dessa från en pekskärm.

Pekläge i PowerPoint.

Normalt (mus) läge i PowerPoint.

Den här funktionen ska aktiveras automatiskt när du använder en pekskärm men om den inte gör det så är det alltså här du ställer in vilket läge du vill arbeta med.

24



Nyheter i Word 2016

Samarbeta i Word

Microsoft har nu utökat möjligheterna att jobba samtidigt i dokument som är sparade i molnet, t ex i SharePoint eller på OneDrive. I Word och PowerPoint kan flera användare jobba samtidigt i ett dokument, i Word kan du t ex skriva i ett stycke och en annan användare samtidigt i ett annat. I Excel sparas istället en lokal kopia som du får synkronisera manuellt.

För att dela ett dokument är det enklast att använda sig av knappen Dela (Share) uppe till höger i verktygsfältet.

Om du inte har sparat dokumentet i molnet så får du först en förfrågan om att göra det, sedan visas en ruta där du kan välja vilka som ska arbeta med dokumentet.

Det gör du genom att klicka på knappen till höger om fältet och sedan välja de du vill bjuda in. Välj sedan om de ska kunna redigera dokumentet eller bara visa och klicka sedan på Dela (Share).

När sedan flera användare är inne och arbetar i dokumentet kan det se ut så här:

25



Delning i realtid som är en nyhet i Word 2016 fungerar med Word 2016 samt Word Online. Delar du ditt dokument med någon som har en annan version av Word så kommer delningen inte att vara i realtid utan kräva att du trycker på Sparaknappen (som tidigare) för att dina ändringar skall laddas upp till filen. Andra behöver också trycka på Spara för att ladda upp egna ändringar och samtidigt hämta ner nyheter som gjorts av andra författare.

Visa och dölj delar av ett dokument

En mycket användbar nyhet i Word är möjligheten att dölja och visa delar av dokumentet med ett enkelt klick, ett sorts integrerat dispositionsläge. Förutsättningen för att det ska fungera är att du använder dig av de inbyggda rubriknivåerna i Word. När du gör det och för muspekaren över rubriken så visas en liten pil till vänster om rubriken.

Klicka på pilen för att dölja allt innehåll för den rubriken.

Genom att klicka på pilen så fälls allt innehåll under rubriken ihop och endast rubriken visas.

26



Klicka på pilen en gång till för att visa innehållet igen.

För att visa allt innehåll klickar du bara på pilen igen. På detta sätt kan du alltså enkelt dölja och visa olika delar av dokumentet. Smidigt.

Förbättrad kommentarsfunktion

Word har fått en uppdaterad och förbättrad kommentarsfunktion. Du kan lägga till en kommentar t ex genom att högerklicka och välja Ny kommentar (New Comment). Ett annat sätt är att välja Infoga, Kommentar (Insert, Comment). Kommentaren hamnar då till höger i dokumentet.

Detta är inte några direkta nyheter i sig, men kommentaren har snyggats till lite, genom att klicka på symbolen så kan du få mer information om den som har skapat kommentaren, du kan skapa en Skype-konversation med honom/henne, med mera. Men sedan finns också en nyhet längst till höger i kommentaren, där du genom att klicka på den lilla symbolen direkt kan svara på den som har gjort kommentaren. Har du Skype öppnat så visas också kommentaren med närvaroinformation, dvs grön/röd eller gul t ex.

Klicka på symbolen för att svara på kommentaren…

…så kan du direkt skriva in ett svar.

Vill du ta bort kommentarerna så högerklickar du på dem och väljer Ta bort kommentar (Delete Comment). Det finns också ett nytt alternativ som heter Markera kommentar som färdig (Mark Comment Done). Det gör att kommentaren blir nedtonad men fortfarande finns kvar om det är så att man vill spara en historik över kommentarerna så att man i efterhand kan gå igenom dem.

Färdiga kommentarer.

27



Öppna och redigera PDF-dokument

En mycket trevlig nyhet är att du nu kan öppna och redigera PDF-dokument direkt i Word. Du öppnar dokumentet som vilket annat dokumentformat som helst. När du gör det konverteras dokumentet till ett redigerbart Word-dokument där du sedan kan göra de ändringar du vill precis som i ett vanligt dokument.

Eftersom du har konverterat dokumentet till ett Word-dokument måste du komma ihåg att spara det som ett PDF-dokument när du är klar. Det kan du t ex göra genom att spara som vanligt. När du gör det visas dialogrutan Spara som (Save As) där du väljer PDF som filformat.

Du kan också välja att exportera dokumentet som PDF. Det gör du genom att välja Arkiv, Exportera, Skapa PDF-/XPS-dokument (File, Export, Create PDF/XPS document) och sedan klicka på knappen Skapa PDF/XPS (Create PDF/XPS).

Värt att notera

Även om den här funktionen är användbar finns det några saker som kan vara bra att känna till. PDF-dokumentet får inte vara skyddat, för då går det inte att redigera. Beroende på hur PDF-dokumentet ser ut kan det också vara så att konverteringen ändrar på layouten i det befintliga PDF-dokumentet. Så det kan vara värt att ta en extra titt så att allting ser ut som det ska efter det att du har gjort dina redigeringar.

Kom ihåg var du var i dokumentet

Det finns nu en smidig funktion som snabbt tar dig till den plats där du arbetade eller slutade läsa senast. När du öppnar ett dokument du har läst eller arbetat med tidigare så visas en informationsruta som talar om var du befann dig när du slutade med dokumentet.

28



Det är bara att klicka på rutan så flyttas du till senast använda plats. Råkar du klicka i dokumentet så fälls rutan ihop men då är det bara att klicka på den lilla symbolen för att rutan ska visas igen.

Klicka på symbolen för att fälla ut rutan.

Den här funktionen fungerar också om du arbetar med ett dokument online från olika datorer. I sammanhanget kan också den gamla trotjänaren SKIFT+F5 nämnas som fungerar på samma sätt.

Nytt läsläge

Word 2016 har begåvats med ett nytt läsläge som underlättar läsningen av ett dokument, t ex om du vill läsa det på en läsplatta. Du kommer åt läsläget genom att klicka på symbolen Läsläge (Read Mode) i statusfältet eller genom att välja Visa, Läsläge (View, Read Mode) i menyfliksområdet.

Det nya läsläget.

29



När du väljer läsläget hittar du knappar för att bläddra framåt och bakåt i dokumentet på respektive sida.

Knapp för att navigera framåt.

Du hittar också några menyval som du kan använda för att t ex söka på nätet, ändra färger och layout samt lite annat.

I läsläget kan du också dubbelklicka (eller snabbt trycka två gånger med fingret på en läsplatta/pekskärm) för att snabbt zooma in en bild, tabell eller ett diagram.

För att återgå till det vanliga läget trycker du på ESC eller klickar på knappen för Utskriftslayout (Print Layout) i statusfältet.

Titta på video direkt i Word

Det går nu att lägga in videofilmer i Word som går att titta på direkt. Det gör du genom att välja Infoga, Onlinevideo (Insert, Online Video). När du gör det öppnas dialogrutan Infoga Video (Insert Video) där du antingen kan söka efter en video eller infoga den direkt om du redan har en färdig inbäddningskod. Du kan också logga in om du vill infoga videoklipp från YouTube och andra platser.

För att söka efter något skriver du bara in det du vill söka efter och klickar på söksymbolen till höger i fältet. Då visas alla träffar på det du sökte efter. Sedan är det bara att dubbelklicka på en video du vill infoga (eller markera den och sedan klicka på knappen Infoga (Insert)).

30



Videon läggs in i Word och det går att spela upp den direkt genom att klicka på Play-knappen.

Ny layoutfunktion för bilder och diagram

När du infogar en bild, SmartArt eller ett diagram får du tillgång till den nya knappen Layoutalternativ (Layout Options). Den gör det enkelt att välja hur bilden ska placeras i förhållande till texten. Markera bilden så visas knappen uppe till höger. Genom att klicka på knappen får du tillgång till de olika alternativen.

Den nya knappen Layoutalternativ.

Du kan också ändra storleken på bilden och direkt ser hur det ser ut med de olika layoutalternativen, så kallad Livelayout.

När du flyttar bilden får du också hjälp av de nya justeringsstödlinjerna (Alignment Guides) som hjälper dig att placera bilden/objektet så att det linjerar korrekt med andra bilder eller objekt.

Enkel markering vid spårade ändringar

Det nya läget Enkel markering (Simple Markup) gör det enklare att arbeta med spårade ändringar i dokument. När du granskar ett dokument med spårade ändringar i läget Enkel markering så visas bara ett streck i kanten på de platser där det finns ändringar. Genom att klicka på strecket så ser du alla ändringar som har gjorts i dokumentet. Klicka igen för att dölja dem. Du kommer åt det genom att välja Granska, Enkel markering (View, Simple Markup).

http://www.youtube.com/watch?v=6XLYmDDQc2k

31



Nyheter för tabeller

Tabellerna i Word 2016 innehåller några nya nyheter. Det är nu lätt att infoga rader eller kolumner i en existerande tabell. Det är bara att föra muspekaren till en kant antingen mellan två kolumner eller två rader så visas ett plustecken.

Klicka på plustecknet för att infoga en ny kolumn…

Klicka bara på plustecknet så infogas den nya raden/kolumnen automatiskt.

…så infogas den nya kolumnen automatiskt.

Det är för övrigt också ett väldigt smidigt sätt att lägga till nya rader.

Ett annat alternativ är att markera en rad eller en kolumn, då visas en snabbmeny där du också kan välja att lägga till rad eller kolumn. Då kan du också välja var den ska placeras.

32



På samma sätt kan du göra för att ta bort en kolumn eller rad. Markera raden/kolumnen och klicka sedan på Ta bort (Delete) i snabbmenyn som visas.

33



Nyheter i PowerPoint 2016

Möjlighet att göra skärminspelning

Med hjälp av PowerPoint kan du nu göra skärminspelningar som blir små inspelade filmer som du kan lägga in i dina presentationer.

För att starta en inspelning så väljer du den sida du vill ha inspelningen på i PowerPoint och klickar på Infoga, Skärminspelning (Insert, Screen Recording). Nu minimeras PowerPoint och inspelaren startar. Här väljer du att markera området som du vill spela in och väljer sedan Spela in (Record).

Gör det som inspelningen skall göra och tryck sedan WINDOWS + SKIFT + Q för att stoppa inspelningen.

Inspelningen placeras nu i din presentation och går att köra vid bildspel etc.

34



16:9 ny standardstorlek för bilder

PowerPoint använder nu bredbildsformat (widescreen) 16:9 som standardformat på sina bilder istället för som tidigare 4:3. Bredare bilder med andra ord. Det är dock enkelt att välja mellan 4:3 och 16:9 om du vill ändra. Det gör du i så fall genom att klicka på Design, Bildstorlek (Design, Slide Size) och sedan välja den storlek du vill använda.

Spara en presentation som film i MP4

Det går nu att spara en presentation direkt som en film i formatet MP4. Det innebär att det går att spela upp presentationen på datorer, plattor och andra plattformar som saknar stöd för PowerPoint. För att spara en presentation som MP4 så väljer du Arkiv, Spara som (File, Save As), väljer plats och väljer sedan MP4 som filformat i dialogrutan Spara som.

I Skapa MP4-videos av dina presentationer.

Beroende på hur stor presentationen är och hur snabb din dator kan det lite tid att spara om presentationen till videoformat. Du kan följa förloppet nere i vänstra hörnet i statusfältet.

Vill du avbryta har du alltid möjlighet att klicka på det lilla krysset till höger om informationsstapeln i statusfältet.

Smarta guider

Smarta guider (Smart Guides) är en ny funktion som gör det enkelt att placera ritade objekt på samma avstånd och i linje med varandra. I Office 2010 fanns det en funktion där du kunde se att objekten låg i linje med varandra. Nytt för 2013 är att du också kan se att de ligger på samma avstånd från varandra samt att de även fungerar med tabeller. Mycket användbart.

35



Stödlinjer för att placera objekt i linje och på rätt avstånd från varandra.

Animerade bildövergångar

En (gammal) nyhet i PowerPoint 2013 är animerade bildövergångar, det vill säga, olika typer av effekter när man byter bild i ett bildspel. Det här har funnits tidigare, men har utökats rejält i och med den nya versionen. Det finns nu ett stort antal övergångar du kan välja mellan. Du kommer åt dem genom från fliken Övergångar (Transitions).

Ett urval av de animerade övergångar som finns att tillgå i PowerPoint 2013.

Kommentarer

Du lägga in kommentarer även i PowerPoint om du så önskar. Det gör du enklast genom att klicka på alternativet Kommentarer (Comments) i statusfältet.

När du gör det så öppnas ett åtgärdsfönster till höger där du sedan klickar på knappen Ny (New) för att skapa en ny kommentar.

36



Även här kan du svara på kommentaren, bläddra mellan kommentarer och ta bort kommentaren genom att klicka på det lilla krysset som visas i det övre högra hörnet på kommentaren när du håller muspekaren över densamma.

Kommentaren visas sedan som en pratbubbla i övre vänstra hörnet i bilden.

Det gör att du kan visa/se kommentaren även om åtgärdsfönstret skulle råka vara stängt.

Uppdaterad Föredragshållarvy

Föredragshållarvyn (Presenter View) kan du använda för att köra bildspelet på en skärm och sedan en vy för dig på en annan skärm där du ser bild plus dina anteckningar, förhandsgranskning av nästa bild, en timer och lite annat smått och gott.

37



Föredragshållarvyn.

Föredragshållarvyn har funnits i tidigare versioner men har ibland varit lite svår att få att fungera på ett bra sätt. Det har man försökt åtgärda så nu räcker det med att kryssa i rätt ruta så fungerar resten automatiskt. PowerPoint känner exempelvis själv av vilket som är den externa skärmen så du slipper visa dina anteckningar för åhörarna medan du själv får bildspelet på din egen skärm.

Rätt ruta kommer du åt genom att välja Bildspel, Använd föredragshållarvy (Slide Show, Use Presenter View). Sedan är det bara att köra bildspelet som vanligt.

38



Nyheter i Outlook 2016

Stöd för Office 365 grupper I Outlook

Grupper finns enbart för Outlook 2016 som är ansluten till Office 365

Istället för att skapa utskickslistor kan man istället nu skapa så kallade Grupper (Groups) i Outlook. Du skapar en grupp som sedan en kollega kan ansluta till och i den gruppen kan du sedan ha t ex en delad inkorg och kalender.

Distributionslista deluxe Kan användas i Skype för företag Kan användas i Outlook

o Vad innehåller en grupp? En egen kalender Plats för filer (varje grupp får en egen OneDrive) En mailbox (med lyxfunktioner som gilla och enklare svar) En anteckningsbok

o Du kan göra följande med grupper Ansluta till en som finns (som medlem) Prenumerera på en (följa) Skapa egna

En grupp har en egen e-postadress, som kan vara offentlig och kan ta emot mejl som skickas till gruppen utanför organisation. En grupp kan vara publik eller privat inom organisationen. Publika grupper kan vem som helst inom organisation ansluta till och bli medlem. Privata grupper måste man få en inbjudan till.

Grupper. För att skapa en grupp – högerklicka på Grupper

Menyfliken för grupper

39



Lättare och bättre Bifoga fil

När man väljer den vanliga symbolen för att Bifoga fil (Attach File) får man nu en lista med dom senaste Office-filer man har arbetat med. Bekvämt!

Längst ner i listan kan man bläddra bland filer i molnet eller på den här datorn.

Filer med ett moln på ikonen är lagrade i molnet, d.v.s. OneDrive, OneDrive för företag eller SharePoint/Webbplatser.

Molnfiler i Outlook

Om du bifogar en molnlagrad fil i Outlook 2016 så kommer den att bifogas som en länk som mottagaren kan använda för att; Visa, Redigera eller Spara filen. Du kan också välja om filen ska gå att redigeras (standard) eller bara läsas eller om du vill bifoga den som traditionell fil istället för en länk.

40



Övrig e-post (Clutter)

Funktionen finns enbart om man är ansluten till Office 365

Funktionen Övrig e-post sorterar automatiskt e-post med låg prioritet till mappen Övrig e-post (Clutter). Funktionen lär sig vilken e-post du faktiskt läser och vilken du inte läser. T.ex. nyhetsbrev – ju mer funktionen används ju bättre blir den. Förväxlas inte med skräppost.

Om ett mejl har hamnat fel – Inkorg eller Övrig e-post, högerklicka på mejlet och att flytta till antingen Inkorg (Inbox) eller Övrig e-post (Clutter).

Flytta mellan Inkorgen och Övrig e-post

För att aktivera eller avaktivera Övrig e-post måste man ha tillgång Outlook Online (webbaccess). Surfa till Outlook Online och välj:

Inställningar - Alternativ - E-post - Automatisk bearbetning - Övrig e-post

(Settings – Options – Mail – Automatic processing – Clutter)

41



Sök – nu även med kontakter

Sökfunktionen är generellt förbättrad för att ge snabbar och bättre resultat, bl. a tar nu sökfunktionen hjälp av dina kontakter för att ett ännu bättre sökresultat.

Fler alternativ för cache-lagring på små enheter

På en Windowsplatta eller liknande finns det nu flera alternativ för cache-lagring (så att man kan arbeta offline). Nya värden är 1, 3, 7 eller 14 dagars e-post som lagras lokalt på datorn.

OBS – denna inställning påverkar dina sökresultat.

Välj Arkiv – Kontoinställningar – Kontoinställningar, markera kontot och välj Ändra (File, Account Settings, Account Settings).

Placera mappar i vilken ordning du vill

Det går nu att flytta omkring mappar precis som du vill utan att de som tidigare behöver ligga i bokstavsordning. En välkommen nyhet.

42



Placera mappar i vilken ordning du önskar.

Sök i hela postlådan automatiskt

En annan välkommen nyhet är att Outlook nu söker automatiskt i hela postlådan när du gör en sökning till skillnad från tidigare när sökningen skedde i den aktuella mappen.

Sök i hela postlådan automatiskt.

Det finns också en knapp som heter Inkludera äldre resultat (Include Older Results).

43



Inkludera äldre resultat.

Det här är en ny funktion som möjliggörs av att det nu går att ställa in hur länge meddelanden sparas lokalt på datorn (offline). Den inställningen kommer du åt genom att välja Arkiv, Kontoinställningar och sedan Kontoinställningar igen (File, Account Settings, Account Settings).

Markera sedan ditt konto och klicka på Ändra (Change). I dialogrutan som öppnas finns valet Använd Cachelagrat Exchange-läge (Use Cached Exchange Mode) där du kan ställa in hur länge e-post ska behållas lokalt på datorn (offline).

44



I fallet ovan är detta 12 månader men det går att ändra genom att dra i reglaget. Det här innebär alltså att e-posten sparas lokalt på din dator i maximalt 12 månader, sedan läggs den över på servern. Det innebär också att om du inte hittar vad du söker så kan du prova Inkludera äldre resultat för att även söka i äldre e-post. Värt att notera är då att den sökningen kommer att ta lite längre tid.

Vill du spara äldre e-post lokalt ökar du bara värdet här, men då kommer också din postlåda att ta upp mer utrymme lokalt på din hårddisk.

Markerade avsändare

En annan nyhet är att avsändarnamnet nu visas med lite större text för att lyfta ut det jämfört med övrig text. Det har att göra med att många filtrerar ut sina brev beroende vem man får det ifrån vilket nu underlättas av att namnet syns lite tydligare.

Avsändarnamn med lite större text.

Ytterligare ett alternativ lyfta fram viktiga brev är markera dem som olästa. För att markera ett brev som oläst så klickar du bara i den lilla blåa kanten till vänster om avsändaren/rubriken i brevet. Brevet markeras då som oläst. Klicka en gång till så markeras det som läst.

Läst brev. Klicka till vänster om avsändare/rubrik för att markera det som oläst.

45



Oläst brev. Klicka till vänster om avsändare/rubrik för att markera det som läst.

Vill du ta bort ett brev kan du enkelt göra det genom att klicka på krysset som visas i högerkant på varje brev när du för muspekaren över brevet.

Uppdaterad navigering

En annan nyhet är att navigeringen mellan de olika delarna i Outlook nu ser lite annorlunda ut. Nere till vänster i Outlook finns ikoner som du använder för att förflytta dig och när du för muspekaren över en ikon så visas en förhandsgranskningsruta för just den delen. Om du t ex för muspekaren över ikonen för kalendern så visas en förhandsgranskning av kalendern med dagens händelser.

Inget att göra-fält

I tidigare versioner av Outlook så fanns det ett att göra-fält till höger. Det är nu borttaget och en anledning till det är att Microsoft har försökt att göra ett lite renare gränssnitt som ska fungera även för pekskärmar. Det går dock att få tillbaka att göra-fältet genom att högerklicka på någon av ikonerna nere till vänster och sedan välja Fäst översikten (Dock the peek).

46



Då kommer kalendern i det här fallet att placeras fast i högra kanten av Outlook.

Dockad kalender.

För att ta bort det du har dockat, stänger du bara ner det genom att klicka på krysset uppe i högra hörnet som vanligt.

Nyheter i kalendern

Även kalendern i Outlook 2016 har fått sig en ansiktslyftning och lite nya funktioner. En sådan är att du nu direkt ser de närmaste dagarnas väder i överkant av kalendern. Det kan ju vara en trevlig nyhet, i alla fall om det är fint väder…

Se vädret direkt i kalendern.

Du kan välja mellan olika orter genom att klicka på den lilla pilen direkt till höger om den valda orten och sedan lägga till orten du är intresserad av.

47



Kontakter

En annan del av Outlook som har fått sig en ansiktslyftning är kontakterna eller Favoriter (People) som den numera heter.

Inbyggd social nätverksintegrering

Möjligheter att integrera Outlook med olika sociala nätverk fanns även i Outlook 2010 men det förutsatte att du laddade ner och installerade ett tillbehör till Outlook. Det behövs inte i Outlook 2016 utan nu finns den funktionen som standard. Det innebär att du själv kan bestämma om du vill integrera Facebook eller LinkedIn tillsammans med Outlook. (Om inte de funktionerna är avstängda.) Skulle samma kontakt finnas på flera ställen så kommer dessa att slås ihop vilket innebär att du slipper ha en massa dubbletter bland dina kontakter. När du väljer kontakten visas också information om varifrån informationen har hämtats.

Hitta dina olästa brev enkelt

En mycket välkommen nyhet är att det nu är enkelt att hitta olästa brev. Genom att klicka på knappen Oläst (Unread) filtreras alla olästa brev ut.

48



Hitta alla olästa brev genom att klicka på knappen Oläst.

För att visa alla brev igen klickar du bara på knappen Alla (All).

Infogade svar

Du kan nu svara på ett meddelande direkt i läsfönstret så att du slipper öppna ett separat fönster varje gång du ska svara på ett brev, ett så kallad infogat svar (inline reply).

Vad som också händer när du svarar på det sättet är att så länge som du inte har skickat iväg brevet så kommer det att visas som ett Utkast (Draft) i Inkorgen i Outlook. Det försvinner så fort du skickar brevet. Om du ångrar dig och inte vill skicka brevet så klickar du bara på Ta bort (Delete) till höger ovanför Skicka-knappen Vill du öppna svaret i ett eget fönster som det var tidigare klickar du på knappen Ta fram (Pop Out).

49



Nyheter i Excel 2016

Nya diagram

Office 2016 kommer med sex nya diagramtyper;

• Trädkarta (Treemap) • Sol (Sunburst) • Histogram (Histogram) • Pareto (Pareto) • Lådagram (Box & Whisker) • Vattenfall (Waterfall)

En av de diagramtyper som efterfrågats många gånger men inte funnits i Excel är vattenfallsdiagram. Det har funnits lite olika sätt att skapa dessa genom att ”fuska” men från och med nu blir processen enklare då vattenfallsdiagram blir en del av standardsortimentet.

Ett vattenfallsdiagram visar en löpande summa med värden som läggs till eller dras av. Diagrammet kan användas för att förstå hur ett ursprungligt värde (till exempel nettoinkomst) påverkas av positiva och negativa värden.

Staplarna färgkodas så att du enkelt kan skilja positiva siffror från negativa. Kolumnerna för det ursprungliga och det slutliga värdet börjar ofta på den vågräta axeln medan de mellanliggande värdena är flytande kolumner.

De nya diagramtyperna (Pareto finns under Histogram).

50



Power Query inbyggt

Det tidigare tillägget Power Query är nu inbyggt och hittas på menyfliken Data i gruppen Hämta och transformera (Data – Get & Transform – New Query).

51



Prognosfunktion i Excel med ett klick

Klicka på Prognosblad (Forecast Sheet) på fliken Data för att snabbt skapa en prognos av en dataserie. I guiden finns också alternativ för att justera vanliga prognosparametrar som säsongsvariationer (som kan upptäckas automatiskt) och konfidensintervall.

3-D kartor inbyggt

Det tidigare tillägget Power Maps är nu inbyggt i Excel 2016 och omdöpt till 3-D kartor. På menyfliken Infoga (Insert) i gruppen Rundturer (Tours) finns 3-D karta (3D Map).

För att skapa en karta krävs det DirectX 10 (grafik/video komponent i Windows) och en internetanslutning.

Förbättring i Pivottabeller

Automatisk identifiering av relationer

Relationer hittas och skapas automatiskt mellan tabellerna som används för arbetsbokens datamodell. Excel 2016 vet när analysen kräver att två eller flera tabeller länkas ihop.

Automatisk tidsgruppering

Tidsrelaterade fält (år, kvartal, månad) i pivottabellen hittas och grupperas automatiskt. När de har grupperats drar du enkelt gruppen till pivottabellen och kan genast börja analysera över olika tidsnivåer med möjlighet till ökad detaljnivå.

52



Knappar för ökad detaljnivå i pivotdiagram

Knappar för att zooma in och ut i olika tidsgrupperingar och andra hierarkiska strukturer.

Söka i fältlistan för pivottabell

Detta gör det enklare att hitta viktigt fält i fältlistan. Mycket bra när man har många fält.

Smart namnbyte

Det går att byta namn på tabeller och kolumner i arbetsbokens datamodell. Efter varje ändring uppdateras relaterade tabeller och beräkningar automatiskt i hela arbetsboken, inklusive alla kalkylblad och DAX-formler.

1: Automatisk gruppering av datum, 2: Zoom-knappar i Pivotdiagram, 3: Sök efter fält

Publicera direkt på Power BI

Man kan enkelt publicera en rapport eller analys på Power BI. När den har publicerats på Power BI kan man snabbt skapa interaktiva rapporter och instrumentpaneler som går snabbt att dela med andra.

Välj Arkiv – Publicera (File – Publish)

En av de bästa nyheterna i Windows 7 var möjligheten lätt placera två fönster bredvid varandra på skärmen. Tyvärr fanns det inte stöd för att (på ett enkelt sätt) göra detta i Excel men det har man ordnat till nu i och med Excel 2016. Nu är det bara att dra och lägga två Excelböcker bredvid varandra, precis som för andra program och dokument.

53



Äntligen, två Excel-böcker bredvid varandra!

Infoga nytt blad

Den här ser lite annorlunda ut jämfört med tidigare versioner. Dels så finns det som standard nu bara en flik, dels så lägger du till nya flikar genom att klicka på plussymbolen Nytt blad (New Sheet).

Klicka på plussymbolen för att lägga till ett nytt blad.

Snabbfyllning (Flash Fill)

Snabbfyllning (Flash Fill) är en mycket användbar nyhet i Excel 2016. Med den kan du snabbt och enkelt skapa nya kolumner med innehåll som du enkelt väljer från kolumner som du redan har. Låter det komplicerat? Det är det inte.

Dela upp en kolumn med Snabbfyllning

Låt oss anta att du har en kolumn med för- och efternamn på det här sättet:

54



Ett klassiskt problem är att man vill dela upp en sådan här kolumn i för- och efternamn så att man exempelvis ska kunna sortera enkelt på efternamn. Det finns lite olika sätt att lösa detta på i tidigare versioner av Excel, men nu kan du alltså med fördel använda dig av Snabbfyllning. I fallet ovan vill jag alltså få alla efternamnen från kolumn A att hamna i kolumn B. Detta kan du göra på lite olika sätt, men ett enkelt är att skriva in det första efternamnet så här:

Sedan klickar du på Fyll, Snabbfyllning (Fill, Flash Fill) uppe till höger under fliken Start (Home).

Vips så fylls resten av kolumnen ut automatiskt med resterande efternamn!

55



Excel gissar här att du vill fylla ut kolumnen med just efternamnen vilket i det här fallet stämmer alldeles utmärkt. Vill du istället ha förnamnen gör du på samma sätt fast skriver ett förnamn i en ny kolumn istället. Om du tycker det här är användbart finns det också ett kortkommando du kan använda, CTRL+E. Du kan också börja skriva på nästa namn så gissar Excel resten av kolumnen och du kan direkt bekräfta med ENTER.

Slå ihop kolumner med Snabbfyllning

På samma sätt som du kan dela upp en kolumn med Snabbfyllning så kan du också slå ihop kolumner med Snabbfyllning. Om vi antar att du nu istället redan har två kolumner med för- och vill slå ihop dessa så fungerar Snabbutfyllning lika bra där. Ställ dig i den tredje kolumnen, skriv för- och efternamn, tryck CTRL+E och simsalabim så skapas den nya kolumnen!

Skulle det vara så att det inte blir som du har tänkt dig eller du ångrar dig av någon annan anledning kan du alltid klicka på symbolen Snabbfyllningsalternativ (Flash Fill Options) och välja Ångra snabbfyllning (Undo Flash Fill).

Det klassiska CTRL+Z fungerar också bra.

56



Andra användningsområden

Eftersom du kan välja vilken del som ska hämtas från en kolumn finns det många användbara områden för Snabbfyllning. Du kan t ex använda det för att ta bort inledande nollor, avidentifiera personnummer och mycket annat. Vi tycker att det är en mycket bra funktion.

Avidentifiering av personnummer.

Borttagande av inledande nollor.

Snabbanalys

Snabbanalys (Quick Analysis) är en ny funktion som gör det enkelt att snabbt visa din information på olika sätt. Låt oss anta att du har lite försäljningsstatistik som ser ut så här:

Om du markerar statistiken så visas en knapp för Snabbanalys nere i högra hörnet. Klickar du på den visas ett antal olika funktioner i Excel sorterade i kategorier.

57



Som standard är kategorin Formatering (Formatting) vald och du kan där välja olika formateringsalternativ. Det finns också en inbyggd förhandsgranskning så att du direkt kan se hur ditt val kommer att se ut, innan du väljer det.

Formatering med alternativet Färgskala valt.

När du har hittat ett alternativ som du tycker passar, klickar du bara på det för att välja det.

Som du säkert ser finns det ett flertal olika kategorier här, du kan välja mellan olika diagram, miniatyrdiagram, tabeller med mera. En mycket användbar funktion.

Nyheter för diagram

Rekommenderade diagram

En annan nyhet i Excel är det nu finns ett alternativ som heter Rekommenderade diagram (Recommended Charts) som du kan använda om du är lite osäker på vilken typ av diagram du vill skapa. Du kommer åt den bland de andra diagrammen genom att välja Infoga (Insert) och sedan Rekommenderade diagram (Recommended Charts).

58



Sedan kan du i en dialogruta välja mellan några olika diagramtyper som Excel föreslår utifrån det data du har markerat.

Om du inte tycker att något av de föreslagna diagrammen passar, kommer då lätt resten av diagrammen genom att klicka på fliken Alla diagram (All charts).

Nyheter för infogade diagram

När du sedan har skapat diagrammet har det också kommit lite nyheter. Det finns nu ”bara” två flikar för Diagramverktygen – Design och Format. Tidigare fanns det också en tredje flik vilken innehöll detaljerade inställningar för diagrammet. Dessa har nu flyttats ned till själva diagrammet där det nu finns tre nya knappar vid sidan av diagrammet.

59



Kommer du exempelvis på att du vill ha dataetiketter i diagrammet kan du klicka på plustecknet, markera Dataetiketter (Data Labels) och dessutom välja hur du vill att dessa ska placeras.

Du kan också göra olika inställningar för diagramrubriker och förklaringar härifrån. Under ikonen Diagramformat (Chart Styles) kan du välja mellan olika stilar och färger på diagrammet och under ikonen Diagramfilter (Chart Filters) slutligen, kan du filtrera innehållet i diagrammet på olika sätt.

Enklare att skapa kombinationsdiagram

Ett kombinationsdiagram är som namnet antyder en kombination av två eller flera olika diagram i Excel. Möjligheten att skapa sådana har funnits tidigare, men är nu lite enklare. Kombinationsdiagram kan du exempelvis använda när du vill se hur en prognos har fallit ut i verkligheten. Låt oss anta att vi har gjort en liten årsbudget och nu vill se hur den har stämt överens med det faktiska resultatet.

Då kan du naturligtvis använda t ex ett vanligt stapeldiagram men med ett kombinationsdiagram blir det lite tydligare och snyggare. Du kommer åt det genom att välja Infoga och sedan Infoga kombinationsdiagram (Insert, Insert Combo Chart).

Det finns några förvalda varianter och som vanligt visas en förhandsgranskning av det diagram du har valt.

60



Det här fungerar bra om du inte har för många serier eller kategorier men om du har det så kan Excel bli lite förvirrat. Låt oss anta att du har delat upp försäljningen i olika delområden så att det ser ut så här istället:

Om du nu infogar ett kombinationsdiagram på samma sätt så ser det lite konstigt ut.

Inte så snyggt.

Excel vet inte hur de olika diagrammen ska kombineras men det är ganska lätt att ändra på genom att skapa ett anpassat kombinationsdiagram. Vi ska titta lite snabbt på hur det fungerar. Markera din försäljning och klicka på alternativet Skapa anpassat kombinationsdiagram (Create Custom Combo Chart).

61



I dialogrutan som öppnas visas en förhandsgranskning av diagrammet och undertill kan du välja vilken typ av diagram du vill ha för varje serie. Det du letar efter är Staplad stapel (klicka och välj det mittersta alternativet överst) för de första tre serierna (så att de hamnar ovanpå varandra) och sedan Linje för Budget (den kan du med andra ord låta vara som den är).

Du ser med en gång i dialogrutan hur dina val kommer att se ut. När du är nöjd klickar du på OK.

Snyggt.

Det finns många användbara variationer du kan göra med kombinationsprogram, får du hålla på en stund hittar du säkert flera som du kommer att gilla.

62



Utsnitt i tabeller

Tabeller är ju användbara dels om du snabbt vill kunna filtrera dina listor, dels för att snabbt få en lite snyggare layout på listorna. Tabeller har funnits med ett tag i Excel men har fått en ansiktslyftning i nya versionen. Det som har tillkommit är funktionen Utsnitt (Slicer) som fanns för pivottabeller i Excel 2010. Den gör det ännu lite enklare att filtrera ut information på olika sätt. För att använda utsnitt så skapar du först en tabell av din lista genom att stå i listan och sedan välja Infoga, Tabell (Insert, Table). När du gör det markeras listan/tabellen och du hamnar på fliken Design. En bit till vänster här finns knappen Infoga utsnitt (Insert Slicer).

När du gör det visas ett fönster där du ska välja vilka kolumner du vill filtrera på. I det här fallet väljer vi Vin samt Land och klickar på OK. Nu visas två nya fönster med innehållet i det vi valde.

Fördelen med det här är nu att du lätt kan filtrera ut olika delar bara genom att klicka på de delar du vill visa. Vill du exempelvis visa alla röda viner från Frankrike klickar du bara på Rött respektive Frankrike så filtreras de alternativen ut.

63



Vill du ändra filtreringen så klickar du bara på krysset vid ”tratten” uppe i högra hörnet på fönstret för att ta bort det existerande filtret och så skapar du ett nytt.

Smidigt.

Extra tillägg i Excel

Om du har Office 2016 Professional så följer det med några extra tillägg som är mycket användbara. Det är PowerView, Inquire och PowerPivot. Dessa är förmodligen inte installerade som standard utan du måste lägga till dem för att kunna använda dem.

Det gör du genom att välja Arkiv, Alternativ (File, Options) och klicka på alternativet Tillägg (Add-Ins) nere till vänster.

64



I dialogrutan som öppnas väljer du COM-tillägg i listrutan Hantera (Manage) och klickar sedan på Gå (Go). Ytterligare en dialogruta öppnas där du väljer vilka tillägg du vill lägga till.

Markera allihop och klicka sedan på OK för att stänga dialogrutan och återgå till Excel. Du får nu tillgång till ett par nya menyflikar längst till höger i Excel.

Under fliken Infoga (Insert) finns också valet PowerView en bit till höger.

65



PowerView

PowerView är ett nytt verktyg som låter dig att presentera mycket information på ett mer lättillgängligt sätt. Det är framförallt användbart när du arbetar med stora listor och datamängder eftersom du med PowerView lätt kan välja ut vad du vill visa i en egen rapport.

Så här kan en del av en sådan lista se ut:

För att använda PowerView så ställer du dig först någonstans i listan (annars så kommer du bara att få ett tomt blad) och väljer Infoga, PowerView (Insert PowerView). Eventuellt behöver du bekräfta att du vill aktivera tillägget, bekräfta i så fall med OK. Sedan skapas en helt ny flik i Excel som heter PowerView plus en siffra, första gången är det siffran 1, sedan räknas den bara upp som för vanliga blad.

66



På det nya bladet visas din lista till vänster och till höger kan du nu välja vilka fält du vill visa.

Finessen med det här är nu att du enkelt kan välja vad som ska visas och hur det ska visas. Vill du exempelvis visa vad varje säljare har sålt för så avmarkerar du alla alternativ utom Säljare och Totalpris i PowerView-fältet till höger.

Då kommer bara den informationen att visas som en tabell i visningsfältet till vänster.

Vad du nu också enkelt kan göra är att skapa ett diagram utifrån din valda information/tabell. Vill du exempelvis skapa ett stapeldiagram så väljer du bara Kolumndiagram, Grupperad stapel (Column Chart, Clustered Column). Vad som då händer är att din tabell omvandlas till ett stapeldiagram istället.

67



Du kan också lägga till fler filtrerade urval bredvid varandra. Det gör du genom att klicka på en tom yta utanför din existerande tabell/diagram och sedan göra ett nytt urval från PowerView-fältet till höger. Du kanske vill se hur mycket varje produkt har sålt, då markerar du bara Produkt och Totalpris så ser det ut så här:

Och du kan naturligtvis göra om även den tabellen till ett diagram om du så önskar. Här finns också ett alternativ att lägga till en karta vilket fungerar på samma sätt som kartappen vi visade under generella Office-nyheter i början av detta material.

Du har också möjligheter till ytterligare filtrering. Du kanske bara vill visa vissa säljare eller produkter eller vad det nu kan vara. Då drar du bara ut det eller de fälten du vill filtrera på till filtervyn direkt till vänster om PowerView-fältet.

68



Sedan kryssar du i det eller de fälten du vill filtrera på. De ändringar du gör återspeglas direkt i respektive tabell eller diagram.

För varje alternativ du väljer (tabell, diagram, karta etc.) så har du också möjligheter att ändra olika inställningar. Det gör du i så fall i nedre högra hörnet under PowerView-fältet.

Något som är väldigt snyggt med PowerView är att du kan göra flera diagram som visar information dynamiskt beroende på vilket diagram du har valt. I fallet ovan med säljare och produkter så kan du klicka på en säljare så visas automatiskt hur många produkter han har sålt. På samma sätt så kan du klicka på en produkt, t ex apelsiner och då visas automatiskt hur många apelsiner som respektive säljare har sålt.

Standard.

69



Klicka på Cinderella så visas hur mycket hon har sålt av respektive produkt.

Klicka på Apelsiner så visas hur mycket apelsiner respektive säljare har sålt.

Tjusigt.

Inquire

Inquire använder du när du vill få mer information om dina filer och din information i Excel. Du kanske länkar till information från andra filer eller andra filer kanske länkar till ditt dokument. Då kan du använda Inquire för att se hur filerna hänger ihop.

Workbook Relationship och Worksheet Relationship

Låt oss anta att du har ett större Excel-dokument med länkar till olika filer och du vill få en överblick över vilka filer som används egentligen. Då klickar du bara på Inquire och sedan Workbook Relationship.

70



Då öppnas ett fönster där du direkt ser vilka filer du använder dig av i ark. I fallet ovan se vi att vi hämtar information från fyra separata filer. Vi ser också att en av filerna – Sverige.xlsx – hämtar information från vårt ark, eftersom den pilen är dubbelriktad och ikonen är tonad i gult.

Länkade filer.

Du kan också få med även hur olika flikar inom arbetsboken relaterar till varandra (vilka formler som länkar till andra blad). Då klickar du istället på knappen Worksheet Relationship. Då kan det se ut så här:

71



Länkade filer och flikar.

Här visas vilka flikar som länkar till vad. På bilden ovan kan vi se att fliken exlinks länkar till de externa filerna som vi såg på förra bilden, vi ser att fliken inlinks länkar till olika blad inom dokumentet och så vidare. Genom att klicka på den lilla plussymbolen vid respektive ikon så kan du se om det finns ytterligare länkar för den fliken eller dokumentet. Du kan också klicka på minussymbolen om du vill fälla ihop just det trädet för att få lite bättre överblick.

Vill du gå ner på ytterligare detaljnivå finns även knappen Cell Relationship. Det finns också en knapp som heter Compare Files som du kan använda för att jämföra två filer med varandra för att se var det finns skillnader mellan filerna.

Ta bort oönskad markering

Som bekant kan du i Excel bakgrundsmarkera rader eller kolumner. Vad som då är lätt hänt är att man istället för att bara markera den del av raden/kolumnen som innehåller data, markerar hela kolumnen eller raden, det vill säga till kolumnens/radens slut i Excel. Det gör dels att det inte blir så snyggt och dels kan det också innebära att dokumentet växer lite i storlek.

72



Oönskad markering.

Råkar du ut för det här så finns det nu en funktion i Inquire som löser detta. Du väljer bara Inquire, Clean Excess Excel Formatting och sedan om du vill använda det i hela arbetsboken eller på det aktuella bladet. Sedan så rensar Excel bort den markering som ligger utanför celler som saknar data, inte ligger inom ett diagram eller liknande. Smart.

Workbook Analysis

Med Workbook Analysis kan du kontrollera hur din arbetsbok är uppbyggd. Du kan se länkade filer om sådana finns, hur många blad arbetsboken innehåller och vad de heter, du kan se dolda blad, formler, dolda rader och kolumner och mycket annat. Ett mycket användbart verktyg när du snabbt och enkelt vill få en överblick över vad din arbetsbok innehåller och har för kopplingar.

Workbook Analysis.

73



Pivottabeller

Med hjälp av en pivottabell kan du snabbt filtrera fram uppgifter, göra beräkningar och skapa pivotdiagram. Pivotera betyder vrida och vända. Du kan skapa en viss pivottabell och i efterhand manipulera och studera dina data – tabellen är interaktiv. Dina ursprungsdata finns hela tiden kvar ograverade.

Pivottabeller är ingen nyhet i Excel, men problemet har tidigare varit att många har dragit sig för att använda pivottabeller eftersom det har ansetts lite krångligt. Det är något som Microsoft har försökt åtgärda i den här versionen och det finns nu några nya, enklare sätt att arbeta med pivottabeller. Det ena är att skapa dem via Snabbanalys som vi har tittat på tidigare, det andra är att använda den nya funktionen Rekommenderade pivottabeller. Vi börjar med att titta på hur det fungerar att skapa pivottabeller via Snabbanalys.

Pivottabeller via Snabbanalys

För att skapa pivottabeller via Snabbanalys markerar du först hela listan (om den är stor kan du klicka i den och sedan trycka CTRL+A) och klickar sedan på knappen Snabbanalys (Quick Analysis).

Genom att sedan klicka på alternativet Tabeller (Tables) och sedan föra muspekaren över de olika Pivottabell-alternativen så får du direkt en förhandsgranskning över hur de kommer att se ut. När du hittar ett alternativ som du vill ha klickar du bara på det så skapas pivottabellen på en egen flik. I fallet ovan kan det se ut så här:

74



Tjusigt.

Fördelen med det här är att du direkt får en färdig tabell som du sedan kan göra ändringar i om du vill. Du kanske vill se hur mycket varje säljare har sålt av respektive kategori, då bockar du bara för det alternativet till höger under Pivottabellfält så läggs det till automatiskt i tabellen till vänster.

Kryssar du i Produkt kommer den också att läggas till och så vidare. Du har också möjlighet att ändra ordningen mellan fälten, ta bort och lägga till fält underst till höger under Pivottabellfält.

Rekommenderade pivottabeller

Ett annat smidigt sätt att skapa pivottabeller på är att använda sig av rekommenderade pivottabeller. Markera listan på samma sätt som tidigare och välj sedan Infoga, Rekommenderade pivottabeller (Insert, Recommended PivotTables).

75



I dialogrutan som visas väljer du något av de alternativ som föreslås och klickar sedan på OK så skapas pivottabellen på en egen flik som tidigare.

Rekommenderade pivottabeller.

Pivottabeller på det traditionella sättet

Du kan naturligtvis skapa pivottabeller helt från grunden om du vill. Då väljer du bara Infoga, Pivottabell (Insert, PivotTable) och klickar OK i dialogrutan som öppnas. Då hamnar också tabellen på ett eget blad, men den här gången får du själv bygga upp tabellen från början.

Pivotdiagram och tidslinjer

Du kan också skapa diagram av dina pivottabeller. Ställ dig i listan och klicka på Infoga, Pivotdiagram (Insert, PivotChart) och klicka på OK så infogas en pivottabell plus ett diagram på ett separat blad.

76



Välj vilka fält du vill visa genom att markera dem till höger under Pivotdiagramfält som vanligt.

Det här har funnits förut men vad som är nytt är funktionen Tidslinje som du kan använda om du har något datumfält för att visa år, månader eller liknande. Det gör du genom att klicka på knappen Tidslinje (Timeline) uppe till höger och sedan markera det fält du vill lägga till i dialogrutan som visas och sedan klicka på OK.

När du gör det infogas ett verktyg som visar alla de år, månader eller vad det nu är du har i ditt fält. Finessen med det är att du sedan kan dra i den liggande stapeln för att visa vissa år eller vissa månader. I fallet nedan har jag valt att visa bara de tre första månaderna för 2012. Resultatet återspeglas direkt både i tabellen och diagrammet. Smart!

77



OneDrive – överblick

Vad är ”OneDrive”?

OneDrive är en lagringsplats för filer och dokument i molnet.

Tidigare hette OneDrive ”SkyDrive”. Namnet SkyDrive förekommer fortfarande på en del håll i t.ex. Windows 7.

Molnet?

Diffus term, men för den vanliga användaren/konsumenten handlar det om att använda tjänster, program, lagring etc. mot servrar över Internet istället för lokalt på din egna dator eller i det lokala hemma- eller kontorsnätverket.

Två typer av OneDrive

Det finns två typer av OneDrive;

1. OneDrive för privatpersoner. OneDrive för privatpersoner är gratis och alla som har ett s.k. Microsoftkonto (gratis) har tillgång till OneDrive för privatpersoner. Lagringsutrymmet för gratisversionen ökas på lite då och då, är just nu 15 GB.

2. OneDrive för företag (tidigare SkyDrive Pro) är ett personligt bibliotek (mapp) som finns i Office 365 och SharePoint Server 2013. Med OneDrive för företag arbetar inom ramen för organisationen. Varje användare av OneDrive på Office 365 har ett gigantiskt lagringsutrymme: 1 TB!

Två av dom stora skillnaderna med OneDrive för företag jämfört en traditionell personlig plats på det lokala nätverket såsom H: eller U: är:

• Mycket enkelt att dela filer och mappar med kollegor • Man kan surfa in till sina dokument från var som helst i världen

Denna dokumentation handlar enbart om OneDrive för företag.

Hitta sin OneDrive för företag

I din Office 365 portal eller på SharePoint 2013 har du när du är inloggad en blå list i överkant på webbfönstret. Klicka på OneDrive

Om du har en liten skärm eller har ett litet fönster i webbläsaren kan menyn dras ihop till tre punkter. Klicka på dom tre punkterna och sedan OneDrive.

78



79



Hantera dokument och filer på OneDrive

Skapa mapp

Man kan inte flytta/kopiera mappar från den lokala datorn till OneDrive. Mappar måste skapas på OneDrive

1) Klicka på + nytt och välj Ny mapp

Flytta/Kopiera filer till OneDrive

Det finns flera metoder att flytta/kopiera filer till OneDrive;

• Ladda upp filer

• Dra in filer

Ladda upp filer

1) Klicka på ladda upp

2) En vanlig Öppna dialog visas

a) Navigera till rätt plats

b) Markera en eller flera (CTRL) filer

3) Avsluta med knappen Öppna

80



Dra in filer till OneDrive

1) I ett Utforskarfönster (Den här datorn) välj en eller flera filer

2) Dra in dom markerade filerna till OneDrive, ungefär till området ”nytt ladda upp synkronisera”

3) När muspekaren kommer in i OneDrive kommer ikonen ändras till en ”trave” filer med en siffra på för hur många filer det rör sig om.

OBS – texten ”Flytta” är inkorrekt, det handlar om kopiering.

4) Släpp musknappen och filerna överförs till OneDrive.

81



Byta namn på filer

1) Markera filen som skall få nytt namn

2) Välj menyfliken Filer

3) Klicka på knappen Redigera egenskaper

4) Skriv det nya namnet och avsluta med Spara

Ta bort filer från OneDrive

1) Markera en eller flera filer med en bock framför filnamnet

2) Välj Menyfliken Filer

3) Klicka på knappen Ta bort

Byta namn på fil

1) Markera en fil med en bock framför filnamnet

2) Välj menyfliken Filer

3) Välj Redigera egenskaper

82



4) Skriv det nya filnamnet

5) Avsluta med Spara

Ladda ner filer från OneDrive till datorn

1) Klicka på filens Mer-meny (dom tre prickarna)

2) I den nya rutan, klicka på Mer-menyn i denna ruta också

3) Välj Ladda ner kopia

4) Beroende på webbläsare kan det se olika ut, i Internet Explorer välj Spara i listen längt ner på skärmen.

5) Filen hamnar i den lokala mappen Hämtade filer

Filtyper på OneDrive

I princip kan man ha vilka typer av filer på sin OneDrive. Officefiler, PDF: er, Bilder, ZIP-filer osv.

Alla filtyper kan inte hanteras av OneDrive, d.v.s. att visa dess innehåll eller att redigera. T.ex. kan man lagra ZIP-filer på sin OneDrive men inte göra så mycket mer med dom där än just lagra.

83



Synkronisera OneDrive med datorn Man kan synkronisera sina filer på OneDrive med sin egen dator.

Fördelar:

• Man arbetar med sina filer på OneDrive utan vara beroende av tillgång till Internet • Nästa gång datorn märker att det finns Internet sätter synkroniseringen OneDrive igång

automatiskt i bakgrunden. • Kan vara enklare och snabbare att hitta filerna och att arbeta med dom. • Flytta/Kopiera in hela mappar med innehåll till OneDrive via Utforskaren

Nackdelar:

• Max 20 000 filer och mappar kan synkroniseras • Kan ta stor plats på den lokala datorn • Olämpligt att synka med en Windows-platta pga. av det ofta mycket begränsade

lagringsutrymmet på plattor. • Allt eller inget. Man kan inte välja vad som skall synkas från OneDrive, allt synkroniseras

med den lokala datorn.

84



Dela dokument och mappar Det går mycket enkelt att dela med sig av sina filer och dokument intern och externt som finns på OneDrive.

Det är möjligt att organisationens policy inte tillåter fildelning externt och dessa möjligheter är begränsade eller avstängda för din OneDrive. Följande beskrivning om delning gäller för en standard installation av Office 365.

Dela fil

Man kan enbart dela en fil i taget, det går inte att dela flera filer på en gång (det går att dela en mapp och då blir alla filer i mappen delade), man får dela flera filer en-och-en.

1) Markera filen med ett klick framför filnamnet (bock)

2) Klicka på andel i menyraden

Ordet ”andel”… en miss i översättningen från engelskans ”share”. Borde stå ”dela” 3) I fönstret Dela

a) Skriv e-postadresser till de eller dem du vill dela med.

b) Bestäm vad om dokumentet skall få redigeras (standard) eller bara visas (skrivskyddat)

c) Är det externa personer som är med i delningen bestäm om det skall krävas inloggning för att komma åt dokumentet.

4) Avsluta med Dela

85



Nu skickas det ett mejl till berörda personer om att ett dokument är delat med dom och en länk till dokumentet.

Att ett dokument är delat ser man snabbt på att istället för ett hänglås som ikon i kolumnen Delning ser man några personer

Vem kan komma åt ett delat dokument?

Om man har Kräv inloggning på (som är standard) krävs det att personerna man har delat med har ett Office 365 konto för att komma åt dokumentet.

Har man Kräv inloggning av så behöver man inte logga på och det räcker med att följa länken i mejlet. Länken leder endast till just det dokumentet man har delat och inget annat kan nås med länken.

Dela en mapp

Att dela en mapp och dess innehåll går till på samma sätt som att dela en fil, se ovan. Enda skillnaden är att man börjar med att markera mappen. Och att alla filer i mappen blir också delade.

86



Office Online Med Office 365 får man tillgång till webbversioner av Officeprogrammen:

• Word Online • Excel Online • PowerPoint Online • OneNote Online

Jämfört med sina motsvarigheter på datorn är dessa online begränsade i funktioner och möjligheter, men ofta mer kompetenta än vad man tro om en webbversion.

En stor skillnad

En mycket stor skillnad mellan Office Online programmen och fullständiga versioner på en dator är att det finns ingen funktion för att spara. Ja, det finns alltså inget Spara utan dokumentet sparas löpande medan man jobbar. Det finns inget Spara som heller, men det finns en omväg kring detta se längre ner.

Skapa nytt

För att skapa ett nytt dokument, klicka på knappen + nytt och välj vad för typ av dokument som skall skapas.

Öppna

För att öppna ett befintligt dokument på OneDrive, klicka på namnet.

När man har öppnat är man i ett läsläge av dokumentet och kan inte göra något annat än att just läsa.

87



Vill man börja arbeta med dokumentet måsta man gå in i redigerarläge

Redigering Online

För att kunna redigera ett dokument online som är sparat på OneDrive måste man gå in redigeringsläge:

1) Öppna ett dokument (se ovan)

2) Välj Redigera i menyfliksområdet

3) Välj Redigera i programnamn Online programnamn = Word, Excel eller PowerPoint

(Här är det ett Worddokument som är öppnat, ser likadant ut för Excel och PowerPoint)

Efter att man har valt att redigera dokumentet online har man tillgång till en mängd funktioner och verktyg på de olika menyflikarna. Inte lika mycket som i fullversionerna men tillräckligt för att göra dom vanligaste sakerna i ett dokument.

Spara

Det finns inget Spara i Online versionerna. Ändringar sparas löpande i bakgrunden.

Spara som

För att spara med annat filnamn än nuvarande (Spara som) är man kanske van från dom fullständiga versionerna på datorn att använda Spara som. I Online versionen finns det inget Spara som heller, men det finns en omväg kring detta:

1) Välj Arkiv – Spara Som

2) Välj sedan att Ladda ner en kopia (till datorn)

3) Klicka på länken Klicka här om du vill visa din/ditt dokument

4) Klicka på Spara

88



5) Klicka på Öppna mapp (i den gula listan längst ner på skärmen)

6) Byt namn på dokument

7) Ladda upp dokumentet med det nya namnet till OneDrive

Döpa om

Om man vill döpa om ett dokument istället för att skapa en kopia (ovan) kan man använda funktionen Byta namn.

89



Arbeta samtidigt i samma dokument Dokument på OneDrive som är utdelade kan man med hjälp av Office Online arbeta samtidigt i samma dokument.

1) Dela ut dokumentet eller mappen

2) Öppna dokumentet på två eller flera datorer

a) Man ser att någon annan har dokumentet öppet genom att deras namn syns uppe till höger

b) Man ser var dom är i dokumentet på att det finns flera markörer i olika färger. Detta ser olika beroende på vilket program det gäller.

c) Ändringar som den andre personen gör syns nästan omedelbart. (Kom ihåg: det finns inget spara)

Blå markören är den andre personen och grön markör är den egna

90



Outlook online Outlook online är; E-post, Kalender, Personer och Uppgifter som olika ”appar”

För att växla mellan de olika delarna online, klicka på meny-knappen uppe till vänster och välj vad du vill jobba med.

E-post i Outlook Online

Outlook online e-post visar dina mappar till vänster, meddelanden i mitten och innehållet i det markerade meddelandet till höger i ett läsfönster. Läsfönstret kan även innehålla konversationer så att du kan följa svaren även denna väg.

Om du inte ser dina mappar, klicka på Mer i mapplistan.

91



Skapa nytt e-postmeddelande

1. Skapa nya meddelanden genom att klicka på Nytt längst upp till vänster i huvudfönstret.

2. Vid raden Till skriver du in några bokstäver i förnamnet eller efternamnet på en person du vill skicka ditt brev till och trycker CTRL+K eller tryck på Till och välj bland dina kontakter i listan.

3. Klicka på det namn som är rätt och repetera om du vill skriva till flera. 4. Skriv ditt brev och välj Skicka när du är nöjd.

Översikt av grundmapparna

Inkorg

Här hamnar alla nya inkommande meddelanden

Övrig e-post

Filtrerar bort lågprioriterad e-post.

Utkast

Här ligger alla meddelanden som du har börjat skriva på men inte skickat iväg än.

Skickade objekt

Här placeras dina skickade meddelanden.

Borttagna objekt

Alla meddelanden som du raderat hamnar i denna mapp. Töm papperskorgen genom att högerklicka på den och välja Töm mapp

Anteckningar

Innehåller anteckningar som du har gjort som är en särskild del av Outlook.

Konversationshistorik

Konversationer som du har via Lync/Skype för företag sparas i denna mapp.

Skräppost

Skräppostmappen innehåller meddelanden som din e-postserver uppfattar som skräppost. Titta ibland i denna mapp och se så att inga viktiga brev hamnat här av misstag.

Använda Favoriter

Lägg mappar i området Favoriter för att skapa genvägar till mappar som du använder ofta.

5. Peka på en mapp som du vill ha en genväg till. 6. Högerklicka på mappen och välj Lägg till i favoriter. Nu kan du dra meddelanden till

genvägen som är synlig via favoriter.

92



7. När en mapp inte ska visas i området Favoriter längre så högerklicka du och väljer Ta bort från Favoriter.

Sök i E-post och Kontakter

Använd området Sök för att söka i din postlåda.

1. Sök genom att skriva ett sökord på raden sök och välj därefter ett val bland de förslag som visas.

2. Vill du filtrera resultaten så visas ett antal alternativ undersökningen. Här kan du ange omfattning och tid för din sökning.

3. För att lämna sökningen och återgå till samtliga meddelanden så trycker du på Avsluta sökningen i sökfältet.

Mer om läsfönstret

Läsfönstret visar hela konversationen för det brev som är markerat.

Via läsfönstret kan du Svara, Svara alla och Vidarebefordra brev på de med ett klick på pilen bredvid Svara alla överst i mejlet.

Fler åtgärder

Ikonen med tre prickar innehåller fler åtgärder som du kan använda när du vill hantera ett meddelande. Via denna knapp hittar du t ex Skriv ut.

Ta bort meddelanden

1. Peka på det brev du vill ta bort. 2. Klicka på soptunnan som visas till höger om brevet.

93



Visa fågelperspektiv i en konversation

Uppe till höger i förhandsgranskningsfönstret kan du välja att vika ihop dina konversationer i läsfönstret och på sätt få ett synligare perspektiv på hur många meddelanden som har skickats fram och tillbaka.

1. Klicka på symbolen för att vika undan texten i konversationerna och enbart visa första raden i varje brev.

2. Klicka igen på symbolen för att återgå.

Flagga för uppföljning

1. Markera ett brev för uppföljning genom att klicka på flaggan intill brevet. 2. Klicka igen på flaggan för att markera brevet som slutfört, flaggan blir då en bock och

indikerar att du har en avklarad flagga.

3. 4. Vill du sätta en särskild tid för uppföljda brev så gör du det genom att högerklicka på

flaggan och välja önskad uppföljningstid.

Öppna meddelanden i ett nytt fönster

Dubbelklickar du på ett meddelande så visas det i ett eget fönster.

Fler åtgärder i ett meddelande

Bredvid Svara alla finns en pil som visar bl. a följande alternativ:

Svara alla via ett möte

Schemalägg ett möte för alla som är med i konversationen

Svara via snabbmeddelande

Startar en chatt med avsändaren.

Ta bort

Raderar det meddelande du har markerat.

Markera som skräp

Placerar brevet i mappen Skräppost och lägger ytterligare brev från samma avsändare direkt i Skräppostmappen.

Öppna i separat fönster

Öppnar brevet i ett eget fönster.

Skriv ut

Skriver ut meddelandet.

Skapa regel

Skapa en regel för mottagaren som gäller framöver.

94



Se om du har svarat på ett brev

Du kan se vilka meddelanden du har svarat på eller vidarebefordrat till någon annan i meddelandelistan. När du svarar på ett meddelande så stämplas det med en liten vänsterpil och vidarebefordrade meddelanden stämplas med pil åt höger.

Hantera flera meddelanden samtidigt

Vill du göra något med flera brev samtidigt så markera alla de brev du vill ändra på via den lilla rutan till vänster om breven.

Via detta kryss kan du markera flera brev. I förhandsgranskningsfönstret ser du hur många meddelanden som är valda.

De alternativ du får i förhandsgranskningsfönstret är:

Ta bort

Raderar dina markerade meddelanden.

Flagga

Flaggar meddelandena för uppföljning

Markera som oläst

Alla meddelandena blir markerade som olästa igen och får blå kant och fetstil.

Markera som läst

Alla meddelandena blir markerade som lästa.

Flytta

Använd detta val för att flytta flera meddelanden till en annan mapp.

Flytta till Övrig e-post

Flyttar dom markerade meddelande till mappen Övrig e-post

95



Kalendern i Outlook online

Kalendern i Outlook online

Du hittar kalendern i Outlook online genom att trycka på alternativet Kalender under den blå ikonen i fönstrets överkant.

Växla mellan vyer i Kalendern

Det finns olika vyer i Outlook online kalender som du kan växla mellan. Uppe till höger visas Dag, Arbetsvecka, Vecka och Månad. Klicka på dessa val för att ändra till att visa mer detaljer eller en mer översiktlig kalendervy.

Skapa egna bokningar

1. Välj en dag i kalendern och markera så många halvtimmar som du vill boka. 2. Släpp upp muspekaren och nu placeras markören i en preliminär bokning som är lika stor

som din markering. 3. Skriv in det du vill att bokningen skall innehålla och tryck på Enter.

Preliminära möten

När du blir inbjuden till ett möte så visas det i din kalender som ett preliminärt möte tills du har tagit ställning till om du har möjlighet att vara med på mötet eller inte.

Du kan se att det är ett preliminärt möte genom att det har en randig kant. När du tagit ställning till din mötesinbjudan – se nedan, så sätts statusen för mötet om till att antingen läggas till permanent eller tas bort beroende på ditt svar.

Hantera mötesinbjudningar

Mötesinbjudningar placeras i inkorgen i Outlook online och därmed så hittar du dem via Inkorgen.

96



När du får en mötesinbjudan så visar Outlook om mötet är i konflikt med något möte som redan finns i din kalender. Det läggs också in temporärt i kalendern och visas med dina övriga bokningar med streckad kant och i något svagare ton. Här ligger bokningen tills du svarar på den via inbjudningsbrevet.

För att svara på en bokning så väljer du Acceptera om du vill gå på mötet och ha det i din kalender.

Välj Preliminärt om du vill lägga in det som preliminärt i kalendern och informera organisatören om att du kanske kommer.

Välj Avböj om du vill ta bort bokningen ur din kalender och inte vill komma på mötet.

När du väljer att svara på ett brev så visas några alternativ:

Redigera svaret före utskick

Använd detta om du vill skriva ett personligt meddelande samtidigt som du svarar.

Skicka svaret nu

Använd detta för att svara med ditt val enligt ovan utan att kommentera ytterligare.

Skicka inte svaret

Ta ställning till mötet enligt ovanstående men utan att skicka någon form av svar till avsändaren.

Försök att alltid ta ställning till mötesinbjudningar. Det kan ju se ut som om mötet ligger i kalendern redan men om du inte gör ett aktivt val enligt ovan så kommer mötet att försvinna ur kalendern om du råkar radera inbjudan innan den är besvarad.

Alternativ för kalenderbokningar

Om du högerklickar på en bokning visas fler alternativ. Några av dessa är:

Visa som: Här kan du ange inställningar för hur mötet ska visas i kalendern. Om det ska markeras som en ledig tid, att du arbetar på annan plats osv.

Kategorisera: Du kan även kategorisera dina möten genom att välja olika färger.

Öppna någon annans kalender

För att visa någon annans kalender så högerklickar du på Mina kalendrar och väljer Öppna kalender

97



Skriv in en persons namn och tryck Öppna. Om du har läsrättigheter så kan du se den personens kalender.

Visa andras kalendrar

Kalendrar som du tidigare öppnat ligger som alternativ att visa upp i vänsterkant. Bocka i den lilla rutan till vänster om kalendern så visas den.

Dela din kalender med andra

Om du vill att andra ska kunna se din kalender gör följande:

1. Klicka på knappen Dela uppe till höger i skärmbilden.

2. Välj Kalender 3. Vid alternativet Dela med anger du den som du vill dela ut din kalender till. 4. Vid Ämne anger du hur mycket rättigheter den personen ska ha i din kalender.

Även om du väljer All information, kommer mottagaren inte kunna se dina privata bokningar.

5. Skulle du ha flera kalendrar, kan du välja vilken du vill dela ut vid alternativet Kalender. 6. Avsluta med Skicka för att skicka iväg din inbjudan

Inställningar för en kalenderbokning

För att se alla inställningsmöjligheter för en bokning så kan du dubbelklicka på bokningen. I bokningsdetaljerna kan du t ex ange påminnelser samt markera bokningen som privat.

Privat

Om du markerar en bokning som privat så förses den med ett litet hänglås och dess innehåll blir dolt för de som normalt sett kan läsa din kalender. Använd privat för de bokningar du inte vill att andra skall kunna läsa om du har en utdelad kalender.

Bjuda in flera till ett möte

Gör så här för att skapa en mötesinbjudan till flera personer:

1. Klicka på Ny uppe till vänster i kalendervyn 2. Ange mötets rubrik vid alternativet Händelse 3. Ange en mötesplats vid alternativet Plats

98



4. Skriv in namn eller e-postadresser till dina deltagare vid alternativet Deltagare. Separera dem med semikolon om detta inte sker automatiskt.

5. Ange tider och datum för din bokning. 6. Om du vill göra ett återkommande möte så anger du ett intervall vid alternativet

Upprepa. 7. Ange eventuell text för ditt möte. 8. Vill du överväga mötestiden utifrån hur de inbjudna är bokade i sina kalendrar så väljer du

alternativet Schemaläggningsassistenten längst upp i fönstret.

1. Nu visas ett ytterligare fönster där du kan se de inbjudnas kalenderstatus (interna mottagare). Ser din tid bra ut så kan du välja OK annars kan du ändra tid här.

2. Välj OK för att återgå 3. Klicka på Skicka för att skicka iväg din inbjudan.

Bjuda in till Skype-möte

Att bjuda in till ett Skype-möte går i stort sett till på samma sätt som att bjuda in till ett vanligt möte (se ovan) enda skillnaden är att platsen är given: online.

När helst man håller på att skapa ett möte kan man klicka på knappen Skype-möte i menyraden.

Skype-mötet hamnar automatiskt i din egen kalender – för att ansluta till mötet klicka på mötet och välj Anslut

99



Personer i Outlook online

Dina kontakter

I Outlook online visas adressböckerna vid alternativet Personer under den blåa ikonen längst upp till vänster.

Olika adressböcker

I Persondelen av Outlook online finns flera adressböcker tillgängliga i vänsterkanten:

Mina kontakter

Denna del är din egen adressbok och fylls på när du skapar kontakter och grupper.

Katalog

Via katalog kommer du åt de adressböcker som företaget skapar. Du hittar alla inom din organisation under Alla Användare.

Kontaktkortet

När du pekar på en kontakt så visas den information som finns sparad för denna kontakt i läsfönstret till höger.

Söka efter kontakter

För att hitta en kontakt kan du istället för att bläddra efter en person söka efter personen i sökfältet högst upp

Skriv delar av, eller hela namnet på den person du vill hitta och välj Enter.

Kontakta någon av dina kontakter

När du har valt en kontakt i listan, eller sökt så kan du:

1. Schemalägga ett möte eller Skype-möte OBS – man måste tillåta popupfönster för alltid på denna webbplats.

2. Skicka mejl 3. Skicka snabbmeddelande (chatt)

100



Ny kontakt

För att skapa en ny kontakt, tryck på knappen Ny i menyraden. Via pilen bredvid kan du skapa en ny kontakt, ny kontaktlista eller en ny grupp.

Ange den information du har om kontakten, t ex namn, e-post och telefonnummer och välj sedan Spara.

Ny kontakt via E-post

Skapa en kontakt från ett mejl genom att klicka på namnet (eller e-postadressen) och välj Lägg till

101



Outlook online Inställningar Du hittar de mesta av inställningarna för din Outlook online under kugghjulet, som är placerat till vänster om din bild. Notera att inställningsvalen anpassas efter den sida du befinner dig på. Är du t.ex. inne i E-post visas inställningar för din E-post.

Ange ett automatiskt frånvaromeddelande

En vanlig Outlook online inställning är Autosvar – frånvarohantering.

Gör så här för att skapa ett autosvar när du t ex är bortrest:

1. Gå till E-post 2. Klicka på kugghjulet och välj Automatiska svar 3. Markera alternativet Skicka Automatiska svar och skriv in det meddelande som du vill

skall skickas till de som e-postar dig under tiden som automatiska svaret används. Notera att du kan ange olika svar för brev till dina kollegor och brev till personer som är utanför din organisation.

4. Välj Ok för att spara inställningen. 5. Om du är ute i god tid så kan du även ställa in ett autosvar i förväg för en given tidsperiod.

Detta gör du genom att markera Skicka svar endast under denna tidsperiod.

102



Stänga av autosvar

Automatiska svar, som är aktiverade, visas när du loggar in till Outlook online. Tryck på avaktivera för att stänga av det Automatiska svaret.

Om du anger ett generiskt automatiskt svar kan du återanvända det nästa gång du aktiverar funktionen. Texten du använde förra gången ligger kvar så att du kan ändra endast detaljer om du så önskar.

Inställningar för utseende och layout

Väljer du kugghjulet och Visa inställningar kan du sätta inställningar för hur Outlook online ska visas.

Läsfönster

Här väljer du inställningar för hur ditt läsfönster ska visas. Du kan välja om läsfönstret exempelvis ska visas i nederkant eller inte alls.

Meddelandelista

Här väljer du om ämne eller avsändare skall visas först och överst i din meddelandelista. Du kan också bestämma om du vill visa förgranskningstext av meddelandet redan i meddelandelistan eller inte.

Konversationer

Här kan du ange hur dina meddelanden skall sorteras och om du vill göra inställningar för konversationer.

Skapa din egen stil

Ett tema är utseendet för din plattform. När du ändrar temat, påverkas din titelrad.

Ställ in ditt personliga tema genom att välja kugghjulet och Ändra tema

Ytterligare inställningar

Under kugghjulet och alternativet Alternativ finns några ytterligare inställningar som vi skall titta på:

E-post

Här kan du sätta regler för till exempel att alla inkommande meddelanden ska till en viss mapp, redigera din e-post signatur samt välja hur du vill hantera dina läskvitton.

Kalender

Under alternativet Utseende på kalender kan du välja din arbetstid samt infoga veckonummer.

103



Kortkommandon

Kommando Definition

Ctrl+N Skapa ett nytt brev

Enter Välj markering

Tabb Hoppa till nästa rad

Ctrl+Enter Skicka iväg brevet

Ctrl+K

Hitta namn som är delvis inskrivet på adressfältet.

Ctrl+R Svara på ett meddelande

Ctrl+Shift+F Vidarebefordra ett meddelande

104



Uppgifter i Outlook online Du hittar Uppgifter under den blåa ikonen längst upp till vänster.

Vad är en uppgift?

En uppgift i Outlook online kan vara:

1. Ett flaggat meddelande. Du flaggar ett meddelande i din postlåda genom att trycka på den grå flaggan. Det blir då röd och benämns som en uppgift. Gå in under fliken Uppgifter för att hitta alla dina röda flaggor.

2. Välj Nytt längst upp i menyraden för att skapa din egen uppgift. 3. När du har tryckt på Nytt skriver du in ämnet för den aktiviteten. Du kan även välja att

trycka på Visa mer information för att få upp fler val, exempelvis att sätta en upprepning för uppgiften. När du väl är klar tryck på Spara.

Om du har en mobil som är kopplat till din Outlook kan du se över dina uppgifter där.

Klar med en uppgift

1. När din uppgift är avklarad kan du i Uppgifter välja att återigen trycka på den röda flaggan. Uppgiften markeras då med en bock och försvinner från dina uppgifter.

105



Filtrering och sortering av Uppgifter

Det finns fyra filtreringsgrupper du kan välja på för att sortera dina uppgifter. Välj pilen bredvid Aktiv

106



Introduktion till OneNote OneNote kan liknas vid en digital anteckningsbok där du samlar all information på en plats. Anteckningsboken kan bestå av ett antal Avsnitt som i sin tur kan innehålla ett antal Sidor (även underordnade sidor). Informationen kan vara bilder, länkar, e-postmeddelande, dokument från Word mm.

Du kan t.ex. skapa en anteckningsbok för respektive kund eller för respektive projekt.

Flera användare kan samtidigt arbeta med en delad anteckningsbok i OneNote. När nya ändringar gjorts av annan person markeras automatiskt flikarna med fet stil för att ändringarna/tilläggen ska vara lätta att hitta.

Utseende och definitioner

Verktygsfältet Snabbåtkomst: Ett anpassningsbart verktygsfält som visar de kommandon du använder mest.

Lägg till fler kommandon i verktygsfältet Snabbåtkomst (Quick Access Toolbar)

Gör så här:

1. Klicka på fliken Arkiv (File) och därefter Alternativ (Options) 2. Klicka på Verktygsfältet Snabbåtkomst (Quick Access Toolbar) 3. De kommandon du vill visa på verktygsfältet lägger du till i fältet Anpassa verktygsfältet

snabbåtkomst (Customize Quick Access Toolbar)

4. Välj kommandon från: (Choose commands from:) - välj t.ex. en specifik flik för att begränsa antalet kommandon

107



5. Klicka på knappen Lägg till… (Add…) och kommandot kopieras till det anpassade verktygsfältet.

6. Klicka på OK

Arkiv/BackStage-vyn

Klicka på fliken Arkiv (File) och Microsoft Office Backstage-vyn visas. Här finns de kommandon du använder för att hantera dina Anteckningsböcker:

Lämna BackStage

Visar information om de öppna Anteckningsböckerna

Skapa ny Anteckningsbok

Öppna en skapad Anteckningsbok

Skriver ut

Dela en Anteckningsbok

Exporterar en Sida, Avsnitt eller hel Anteckningsbok till olika format.

Skicka en Sida på olika sätt, t.ex. e-post

Inställning för Office-konto och anslutna tjänster. Påverkar hela Office

Alternativ, inställningar för OneNote

Docka OneNote

När du arbetar med t.ex. ett Word-dokument kan du samtidigt docka OneNote längs skärmens kant för att få allt samlat på ett ställe. I OneNote minimeras användargränssnittet och endast aktuella sidan visas bredvid de övriga fönstren.

Gör så här:

1. Klicka på fliken Visa (View) och därefter på Docka på skrivbordet (Dock to Desktop)

108



2. För att återgå till Normalvyn klickar du på knappen Normalvy (Normal View)

Arbeta med anteckningsböcker

En Anteckningsbok består av minst ett Avsnitt (Section) som i sin tur innehåller minst en Sida (Page).

Skapa och spara anteckningsböcker

I OneNote sparas allt automtiskt löpande. Det finns alltså ingen Spara-funktion i OneNote.

Gör så här för att skapa en ny Anteckningsbok:

1. Klicka på fliken Arkiv (File) och därefter på Nytt (New) 2. Under Ny anteckningsbok (New Notebook) väljer du en plats där anteckningsboken ska

sparas 3. I rutan Namn (Name) skriver du in ett namn för din anteckningsbok 4. Avsluta med att klicka på Skapa anteckningsbok (Create Notebook)

Avsnitt

En anteckningsbok innehåller ett antal avsnitt. Avsnitten visas som Flikar och där varje avsnitt dessutom har en egen färg.

Lägg till avsnitt

Gör så här:

1. Klicka på knappen Skapa ett nytt avsnitt (Create a New Section) längst till höger bland flikarna.

Knappen är placerad som sista flik.

2. Det nya avsnittet är nu skapat och namnet är markerat för att skriva in ett nytt namn.

Flytta ett avsnitt

När ett nytt avsnitt skapas sparas det automtisk sist men du kan även flytta avsnittet.

Gör så här:

109



1. Högerklicka på avsnittet och välj Flytta eller kopiera… (Move or Copy) 2. Klicka på ett avsnitt och därefter klickar du på Flytta (Move). Ditt avsnitt har nu infogats

efter det avsnitt du markerade

eller

3. Markera avsnittet och dra (med höger musknapp nedtryckt) avsnittet till rätt plats

Byta namn på ett avsnitt

Gör så här:

1. Högerklicka på avsnittet och välj Byt namn (Rename) 2. Avsnittet är nu markerat och du skriver in ditt nya namn

Ta bort avsnitt

Gör så här:

1. Högerklicka på avsnittet och välj Ta bort (Delete) 2. Välj Ja (Yes) på frågan om du vill ta bort avsnittet

Avsnittsfärg

Du kan ändra färgmarkeringen på ditt avsnitt.

Gör så här:

1. Högerklicka på avsnittet och välj Avsnittsfärg (Section color) 2. Välj en färg i listan som visas

Sammanfoga avsnitt

Gör så här:

1. Högerklicka på avsnittet som ska sammanfogas och välj Sammanfoga med ett annat avsnitt (Merge into Another Section)

2. Klicka på avsnittet du vill sammanfoga till och klicka därefter på knappen Sammanfoga (Merge)

3. Du får en kontrollfråga där du klickar på knappen Sammanfoga avsnitt (Merge Sections) för att godkänna åtgärden

4. Avsluta därefter med att välja om du vill ta bort det ursprungliga avsnittet eller inte. Klicka på Ta bort (Delete) eller Nej (No)

Sidor

Ett avsnitt kan innehålla ett antal sidor. Sidorna kan även bestå av underordnade sidor.

110



Lägga till ny sida

Gör så här:

1. Öppna anteckningsboken eller avsnittet där du vill infoga en ny sida 2. Klicka på knappen Lägg till sida (Add page). Den nya sidan hamnar alltid längst ner bland

sidorna

eller

3. Klicka på pilen med plus-tecknet intill en sida. Den nya sidan infogas där pilen pekar.

Skapa en underordnad sida

Högerklicka på en befintlig sida och välj Skapa underordnad sida (Create a subpage).

Flytta en sida

Gör så här:

1. Högerklicka på sidan som ska flyttas 2. Välj alternativet Flytta eller kopiera (Move or Copy Pages) 3. Klicka på den nya platsen dit sidan ska flyttas 4. Klicka på Flytta (Move)

eller

111



5. Flytta genom att markera sidan och därefter dra sidan till ny plats.

Byta namn

Markera sidan som ska byta namn. Klicka i namnfältet på sidan och gör din ändring eller högerklicka på sidan och välj Byt namn (Rename)

Ta bort sidor

Högerklicka på sidan du vill ta bort. Välj alternativet Ta bort (Delete)

Olika typer av linjering

Du kan välja att visa sidan med linjer, rutor eller blankt. Inställningen görs endast på markerad sida.

Gör så här:

1. Klicka på fliken Visa (View) 2. Klicka på knappen Linjering (Rule Lines) och välj därefter ditt val. Linjeringen blir endast

på markerad sida.

112



Lägga till text

Skriva text

Klicka på sidan och skriv din text. När du klickar på sidan skapas automatiskt en textruta där du skriver din text. För att flytta textrutan drar du i listen i överkant. Ta bort textrutan genom att markera och därefter trycka på Delete.

Formatera text

Menyfliken Start (Home) och gruppen Grundläggande text (Basic Text) innehåller val för att formatera text. Här väljer du teckensnitt, teckenstorlek mm.

Använda formatmallar

Menyfliken Start (Home) och gruppen Format (Styles) innehåller ett antal formatmallar. Dessa formatmallar har ett fördefinierat format för t.ex. Rubriker. Du kan snabbt och enkelt tillämpa flera formateringsval samtidigt. Antalet formatmallar går inte att jämföra med Word men det går snabbt och enkelt att tillämpa en enhetlig struktur och ett enhetligt utseende för anteckningarna.

113



Rättstavning

Använd stavningskontrollen som finns i OneNote när du korrekturläser texten.

Gör så här:

1. Klicka på menyfliken Granska (Review) och därefter knappen Stavning (Spelling)

2. Förslag visas i en panel till höger i OneNote. Välj att Ignorera (Ignore), Lägg till (Add) eller Ändra (Change)

3. När du är klar med rättstavningskontrollen, stäng panelen med sitt Stäng-kryss

Översättning

Översätt ett ord eller en fras från t.ex. svenska till engelska.

Gör så här:

114



1. Markerar texten som ska översättas 2. Klicka på menyfliken Granska (Review) 3. Klicka på knappen Översätt (Translate) och välj valet Översätt markerad text (Translate

Selected Text)

4. Fältet Sök efter: (Search for) visar texten du markerat och texten ovanför knappen Infoga (Insert) visar ordet/frasen som är översatt

Lägga till olika typer av objekt

Exempel på objekt kan vara listor, bilder, tabeller, diagram, skärmklipp mm.

Skapa listor

Listor kan vara numrerade eller i punktform.

Gör så här:

1. Klicka på pilen vid knappen för Punktlista (Bullets) respektive Numrerad lista (Numbering). Tryck på Enter (nytt stycke) för att infoga ny rad samt ny punkt/numrering. Tryck Skift+Enter för att infoga en ny rad i stycket. Det innebär att ingen numrering skapas.

115



Flagga en anteckning/Taggar

Flaggor kan infogas till anteckningar. Dessa flaggor kan t.ex. vara Att göra, Viktigt, Idé mm. Flaggorna kan även infogas när en ”Att göra lista” är klar.

Gör så här:

1. I gruppen Taggar (Tags) finns en lista med flaggor. Klicka på ett alternativ och flaggan infogas

2. Flaggan infogas som första tecken i stycket. Har du skrivit flera rader och markerat texten infogas en flagga för respektive stycke.

116



3. Markeras flaggan på nytt tas den bort. Det går även att infoga flera flaggor för varje stycke.

Att göra flaggan

Flaggan ”Att göra” skiljer sig lite från dom andra flaggorna.

• Den har en egen extra knapp

• Den har två lägen: a. Tom kryssruta b. Ifylld kryssruta

Man växlar mellan lägena genom att klicka i rutan.

Sök efter taggar/flaggor

Sammanfattning av vilka flaggor som finns kan visas per:

• Anteckningsbok • Avsnitt • Sida

Gör så här:

1. Klicka på menyfliken Start (Home) och Sök efter taggar (Find Tags)

117



2. Välj ett alternativ i fältet Sök i: (Search)

3. Sökresultaten är länkade. För att snabb komma till en specifik flagga – klicka på den i sökresultaten.

4. Om du gör någon ändring på din sida vad gäller Flaggor klickar du på knappen Uppdatera resultat (Refresh Results) för att ändringen på sidan även ska visas i sammanfattningen.

5. Klicka på knappen Skapa Sammanfattningssida (Create Summary Page) för att visa en sammanfattning över alla flaggor

Skapa tabeller

Skapa en tabell för att göra en uppställning av flera kolumner och rader.

Gör så här:

1. Klicka på menyfliken Infoga (Insert) 2. Klicka på knappen Tabell (Table) för att markera antal kolumner och rader i rutnätet. Dra

markören över rutnätet tills du markerat rätt antal rader och kolumner.

118



3. Skriv din text och tryck på Tab-tangenten. Tryck på Tab igen för att skapa en ny kolumn. Tryck på Enter för att skapa ny rad

Om markören är någonstans i tabellen visas menyn Tabellverktyg/Layout (Table Tools/Layout). Här kan du t.ex. välja att infoga/ta bort en rad/kolumn, markera tabell, dölja kantlinjer samt text justering.

Infoga länkade Excel-objekt

I OneNote 2013 kan man länka in Excel-kalkyler, tabeller och diagram.

Gör så här:

1. Välj menyfliken Infoga (Insert) 2. Klicka på knappen Kalkylblad (Spreadsheet) och Befintligt Excel-kalkylblad (Existing Excel

spreadsheet) 3. Navigera till Excelfilen som skall infogas och dubbelklicka på den 4. Välj Infoga kalkylblad (Insert Spreadsheet)

Excelfilen infogas och länkas.

119



Göra ändringar i Excel-kalkylen

Gör så här:

1. För in muspekare på kalkylen och klicka på Redigera (Edit) 2. Excel-kalkylen öppnas i Excel. Gör ändringarna. 3. Spara och stäng Excel 4. Efter en liten stund återspeglas ändringarna i OneNote

Lägga till bilder

Gör så här:

1. Klicka på menyfliken Infoga (Insert)

2. Klicka på knappen Bilder (Picture)

120



3. Leta upp bilden du vill infoga. Markera bilden och klicka på Infoga (Insert). Ändra storleken på en bild genom att dra i storlekshandtagen. Dra i ett hörn för att justera storleken proportionerligt.

Lägga till Onlinebilder

Gör så här:


2. Beroende på om man är ansluten till en SharePoint server och om andra bildkällor är tillagda så ser sökrutan olika ut.

Vanligtvis finns det: Office.com Clipart och Bing-bildsökning.

3. Klicka i Bing-bildsök fältet och sök efter något, avsluta med Enter 4. Peka på bilden du vill använda och dubbelklicka på den för att infoga.

121



Sök efter information i bilder

Om en bild innehåller text kan texten vara sökbar. T.ex. ett foto av ur en sida i en bok eller artikel i en tidning. Hur bra det går att söka beror på hur väl OneNote kan tolka bilden av texten till riktig text (OCR). Foton som innehåller text som är hyfsad rak och ljus och inte skev eller mörk brukar fungera överraskande bra att söka efter.

Infoga bilden i OneNote via Infoga, Klistra in eller Dra med musen. Efter en kort stund (sekunder) är texten i bilden sökbar.

Skriv söksträngen i sökrutan – man behöver inte trycka på Enter, sökningen i OneNote sker allt eftersom man skriver i sökrutan.

Lägga till skärmurklipp

Infoga skärmurklipp som återspeglar skärmen.

Gör så här:

1. Klicka på menyfliken Infoga (Insert) och Skärmurklipp… (Screen Clipping)

122



2. OBS! skärmurklipp tas från föregående aktiva fönster (programfönstret som var aktiv innan man bytte till OneNote).

3. Markera det område du vill klippa ut 4. Skärmurklippet infogas nu på den sida som var markerad när du klickade på knappen

Skärmurklipp… (Screen Clipping)

Ta bort ett skärmurklipp genom att markera bilden och tryck på Delete-tangenten.

Eller så här:

1. Aktivera fönstret som du vill ta ett skärmklipp ifrån 2. Tryck Win+S (Windows 7) eller Win+Skift+S (Windows 8/10) 3. Markera området du vill klippa ut

4. Välj var skärmklippet skall hamna i OneNote och klicka på Skicka till vald plats eller Kopiera till Urklipp (för att klistra in någon annanstans)

123



Bifoga fil

Samla alla dokument och anteckningar på samma ställe. Infoga t.ex. ett sparat Word dokument som fil.

Gör så här:


2. Klicka på knappen Bifogad fil (Attached File) 3. Markera filen och klicka på knappen Infoga (Insert). 4. Välj hur filen skall infogas. (Beroende vilken typ av fil det kan man få fler eller färre

alternativ än i bilden nedan.)

• Bifoga filen - som en ikon i OneNote

124



• Infoga utskriftsbild – som en utskrift av dokumentet som bild. Texten går inte att markera men är sökbar.

Bifogad fil Infoga utskriftsbild

5. Dubbelklicka på ikonen för att öppna filen.

Du kan också dra in filen från Utforskaren för att infoga den.

Olika tekniker för att lägga till information från andra program

Kopiera och klistra in

Innehåll från andra program går att klistra in i OneNote och där du väljer om innehållet ska klistras in som:

• Bevara källformatering (Keep Source Formatting) • Koppla formatering (Merge Formatting) • Behåll endast text (Keep Text Only) • Klistra in som bild (Picture)

Dra och släpp

Man kan dra in i objekt i OneNote, t.ex. bilder och dokument.

Kopiera från Excel

Innehåll som kopieras från Excel och klistras in i OneNote får ej med sig formler och formatering. Det är endast det grundläggande rutnätet med text och tal som behålls. Se det nya sättet i OneNote 2013 att infoga och länka till Excel-kalkyler i OneNote på sidan 18.

Skriv ut till OneNote

Alla program som kan skriva ut kan skicka information direkt till OneNote via utskrift.

125



Gör så här:

1. I programmet som man vill skall skicka information till OneNote välj Skriv ut (här används Internet Explorer som exempel)

2. Välj skrivaren Skicka till OneNote 2016/Send to OneNote 2016 och skriv ut som vanligt

Utskriftsbild

Infoga t.ex. en PDF i din anteckningsbok. Alla sidor infogas och även Ikon för att aktivera filen.

Gör så här:

1. Klicka på menyfliken Infoga (Insert) och därefter knappen Utskriftsbild (File Printout)

2. Välj dokument som ska infogas och klicka därefter på knappen Infoga (Insert) 3. En Ikon samt sökvägen ”Infogat från” infogas. Klicka på någon av dessa och filen öppnas.

På sidan har även sidorna från filen infogats. I detta exempel en bild från en PDF.

126



Ny Snabbanteckning i OneNote

En mycket praktisk funktion är att man kan när som helst utanför OneNote göra en s.k. Snabbanteckning som sparas i OneNote. OneNote behöver inte vara startat. Anteckningen sparas i avsnittet Snabbanteckningar (Quick Note) som är en del av din personliga Anteckningsbok.

Gör så här:

1. Tryck Win+N på tangentbordet 2. Börja skriv

3. När man stänger Snabbanteckningen så sparas den i OneNote under Snabbanteckningar

127



4. Från Snabbanteckningar kopierar/flyttar man sedan anteckningen till lämplig Anteckningsbok/Avsnitt

Avancerade OneNote objekt

Använda kalkylatorn

OneNote har en inbyggd kalkylator. Det går enkelt att utföra beräkningar. Skriv t.ex. 5*5= och kalkylatorn tar fram svaret 5*5=25.

Skicka en sida i OneNote via e-post

Gör så här:

1. Markera den sida som ska skickas via e-post

2. Klicka på menyfliken Start (Home) och därefter knappen Skicka sida via e-post (E-mail Page)

128



3. Ett nytt meddelande skapas i Outlook och all information från din sida i OneNote har infogats.

4. Sidan från OneNote infogas som HTML-text i Outlook

5. Skriv in mottagare i fältet Till… (To) och därefter skickar du ditt mail. OBS! Sidans namn skrivs in på Ämnesraden

Skicka ett Outlook meddelande till OneNote

Gör så här:

1. Markera meddelandet i Outlook 2. Klicka på menyfliken Start (Home) och knappen OneNote (OneNote)

129



3. Dialogen Ange plats i OneNote (Select Location in OneNote) öppnas och du markerar platsen där e-post meddelandet ska sparas. Klicka därefter på OK.

4. Anteckningsboken i OneNote öppnas och sidan visas. All text och ev. bilagor kopieras från Outlook till OneNote.

130



Mötesanteckningar

Man kan koppla ihop en kalenderbokning med OneNote och ha mötesanteckningarna i OneNote.

Gör så här:

1. Öppna din kalenderbokning. I Outlook 2. Klicka på knappen Mötesanteckningar (Meeting Notes)

3. Välj om anteckningarna skall delas med mötet eller om dom ska vara dina egna.

Väljer man Dela anteckningar med mötet så får mötesdeltagarna en länk i sin mötesbokning i Outlook till mötesanteckningarna i OneNote.

131



4. Dialogen Ange plats i OneNote (Select Location in OneNote) öppnas och du markerar platsen där din kalenderbokning ska sparas. Klicka därefter på OK.

5. I OneNote visas information om mötet och deltagarna. Under rubriken Anteckningar för man sedan sina mötesanteckningar

132



Hämta mötesinformation från Outlook till OneNote

Gör så här:

1. Klicka på menyfliken Start (Home) 2. Klicka på Mötesinformation (Meeting Details) och därefter Välj ett möte från en annan

dag… (Choose a Meeting from Another Day)

3. Klicka på pilknapparna Föregående dag/Nästa dag (Previous Day/Next Day)

4. Markera mötesuppgiften du vill infoga 5. Klicka på Infoga uppgifter (Insert Details). Mötesanteckningen infogas med information

om Ämne, Datum och Plats, Deltagare samt Anteckningar

133



Länka Outlook Uppgifter till OneNote

Gör så här:

1. Markera uppgiften i Outlook som skall länkas till OneNote. 2. Klicka på knappen Länkade uppgiftsanteckningar (Linked Task Notes)

3. Dialogrutan Ange plats i OneNote (Select Location in OneNote) öppnas och du markerar platsen där din Uppgift ska sparas. Klicka därefter på OK.

134



4. Arbetsboken i OneNote öppnas och vald sida visas med Uppgiften.

Gör man klart uppgiften och klicka på flaggan i OneNote blir uppgiften klarmarkerad i Outlook också.

Länka anteckningar från OneNote till Outlook Att göra-lista

Gör så här:

1. Markera texten i OneNote som ska visas som Uppgift i Outlook 2. Klicka på menyfliken Start (Home) och därefter knappen Outlook uppgifter (Outlook

Tasks).

135



3. Uppgifterna från OneNote läggs till i Outlook både under Uppgifter och Att göra-lista.

Länka Kontakter från Outlook till OneNote

Gör så här:

1. Öppna din Kontakt 2. Klicka på menyfliken Start (Home) och därefter knappen Länkade kontaktanteckningar

(Linked Contact Notes) 3. Dialogen Ange plats i OneNote (Select Location in OneNote) öppnas och du markerar

platsen där din Kontakt ska sparas. Klicka därefter på OK 4. Arbetsboken i OneNote öppnas och vald sida visas med Kontakten

Länka från webben till OneNote

Gör så här:

1. Högerklicka på vald webb-sida och välj alternativet Skicka till OneNote/Send to OneNote

136



2. Ange en plats i OneNote där webbanteckningarna ska placeras. Klicka därefter på OK 3. Länkar till webbsidan har nu infogats. Klicka på en länk och förflyttning sker till vald

webbsida.

Länka i OneNote

Gör så här:

1. Klicka på menyfliken Infoga (Insert) och därefter knappen Länka (Link)

137



2. I fältet Text som ska visas (Text to display) skrivs den text som visar länkens namn och i fältet Adress (Address) skrivs länkens adress (sökväg). Alternativt klicka på knappen Bläddra på webben (Browse the Web) eller Bläddra efter fil (Browse the File).

3. Klicka på OK. Länken har nu infogats i din anteckningsbok. Klicka på länken för att förflyttas till vald ULR eller fil.

Infoga ljud och video

Gör så här:

1. Klicka på menyfliken Infoga (Insert) 2. Klicka därefter på knappen Spela in ljud eller Spela in bild (Record Audio/Record Video)

3. När du klickat på t.ex. Spela in bild (record Video) startar inspelningen och en ny flik visas – Länkat ljud/video – Inspelning (Audio & Video/Recording)

4. Verktygsfältet innehåller valen för att Pausa (Pause) och Stoppa (Stop) inspelningen 5. När inspelning är klar infogas en Ikon på din OneNote sida

(Utseendet på ikonen för mediafilen beror vilket program som är installerat på datorn för uppspelning av media)

138



6. Klicka på Ikonen och du får fram fliken Uppspelning (Playback). Man får även ett flytande verktygsfält för uppspelning direkt vid ikonen.

7. Klicka på knappen Spela upp (Record Video) för att starta uppspelningen. Använd övriga alternativ för att t.ex. spola tillbaka/spola framåt

Rita i OneNote

Menyfliken Rita (Draw) innehåller alternativ för att rita/skriva på frihand, infoga former, ordna objekt, konvertera till text samt Pennanteckning till matematisk text.

Frihand

• Skriv (Type): klicka på sidan och skriv text • Lassomarkering (Lasso Select): markera ett område med objekt, t.ex. ett antal ritade

former som ska ändra färg mm.

• Radera (Eraser): markören har ändrat till ett radergummi. Peka och klicka på texten, linjen mm som ska raderas. Du kan välja olika tjocklekar från listan.

• Verktyg (Tools): välj färg, typ och tjocklek för penna

139



• Färg och tjocklek (Color & Thickness): val av linjetjocklek och färg • Former (Insert Shapes): välj en form och dra ut till önskad storlek

Markera och skriva

Om du har pennan markerad får du tillbaka ditt ”vanliga” skrivläge via menyfliken Rita (Draw) och knappen Skriv (Type)

Du kan också trycka på ESC-tangenten

Pennanteckningar

Skriv t.ex. mötesanteckningar för hand. Handskrivna anteckningar kan därefter konverteras till text eller till matematisk text.

Gör så här:

1. Klicka på menyfliken Rita (Draw) 2. Välj penna och färg 3. Skriv text

Gör så här för att Konvertera till text/Pennanteckning till matematisk text:

1. Markera texten

140



2. Klicka på knappen Konvertera till text (Ink to Text) eller Pennanteckning till matematisk text (Ink to Math)

Lägga till figurer/former

Gör så här:

1. Klicka på ett objekt i gruppen Former (Shapes)

2. Dra ut objektet till önskad storlek 3. Markera objektet för att ändra Färg och tjocklek (Color & Thickness)

4. Välj tjocklek och färg. Klicka därefter på OK

Infoga tomt utrymme

Infoga ett tomt utrymme på sidan när informationen har samlats för kompakt.

Gör så här:

1. Klicka på menyfliken Rita (Drew) eller menyfliken Infoga och därefter på Infoga tomt utrymme (Insert Space)

2. Tryck ned musknappen och dra ut ett område

141



Hantera avsnitt och sidor

Wikilänkar

Det går enkelt att skapa en länk till en befintlig sida i en anteckningsbok.

Gör så här:

1. Skriv dubbla hakparenteser runt sidrubriken som ska länkas, t ex: [[Möte]]

2. När länken är inskriven ändrar den sedan utseende enligt följande:

3. Klicka på länken och förflyttning sker till sidan Möte

Finns inte sidan när man skapar Wikilänken så skapas sidan och länken blir understruken med streckad linje (tills det finns ett innehåll på den nya sidan).

Sök på författare

En anteckningsbok kan innehålla inlägg från flera författare. Det går att söka efter information på vald författare i anteckningsbok eller avsnitt.

142



Gör så här:

1. Klicka på menyfliken Historik (History) och därefter på Sök på författare (Find by Author) 2. Panelen Sökresultat (Search Results) visas där val görs till sökningen samt sortering.

3. Klicka på ett alternativ och vald sida visas.

Sök i alla anteckningsböcker

Sök i alla anteckningsböcker eller avsnitt efter ett ord eller mening.

Gör så här:

1. Klicka i rutan Sök och skriv in texten

Övrigt

Tidstämplar

Infoga dagens datum och den aktuella tidpunkten.

Gör så här:

1. Klicka på menyfliken Infoga (Insert) 2. I gruppen Tidsstämpel (Time Stamp) finns valen Datum/Tid/Datum och tid

(Date/Time/Date & Time)

143



Vyer

Anteckningsboken kan visas på skärmen i olika vyer. Klicka på menyfliken Visa (View) och valen är följande:

• Normalvy (Normal View): Den vanliga vyn man arbetar normalt • Visa helsida (Full Page View): Helskärmsvy med så mycket dokumentyta som möjligt • Docka på skrivbordet (Dock to Desktop): OneNote lägger sig till höger om det aktiva

programmet utan menyflikar och sidområde. Till för när man vill föra anteckningar i OneNote och samtidigt ha ett annat programfönster synligt. För att återgå till normalvyn – klicka på dubbelpilen i högra hörnet.

Lösenordskydda avsnitt

Skydda känslig information som t.ex. inloggningsuppgifter, privata journaler, bankkontouppgifter mm. Du kan ange ett lösenord för att skydda ett avsnitt i din anteckningsbok. Det är endast avsnitt som kan skyddas, inte hela anteckningsboken.

Gör så här:

1. Högerklicka på avsnittet du vill skydda och välj Lösenordskydda det här avsnittet (Password Protect This Section)

144



2. Klicka på Ange lösenord (Set Password) och skriv in ditt lösenord

3. I rutan Bekräfta lösenord (Confirm Password) skriver du in ditt lösenord på nytt och klickar därefter på OK

Papperskorgen

Radera ett avsnitt eller sida genom att högerklicka på avsnittet/sidan och välj kommandot Ta bort

När avsnitt och/eller sidor raderas läggs de i Papperskorgen som finns under fliken Historik. Klicka på knappen Papperskorgen för anteckningsböcker för att visa vid som finns i papperskorgen.

145



Om t.ex. en sida raderats av misstag går den att flyttas tillbaka, inom 60 dagar, till tidigare avsnitt eller nytt avsnitt.

Gör så här:

1. Klicka på fliken Historik och därefter knappen Papperskorgen för anteckningsböcker

2. Högerklicka på sidan eller avsnittet och välj Flytta eller kopiera… 3. Markera anteckningsbok och avsnitt där sidan ska infogas och klicka därefter på Flytta

eller Kopiera

146



Töm papperskorgen

När avsnitt och sidor raderats läggs de i papperskorgen. Papperskorgen kan i sin tur raderas genom att klicka på knappen Papperskorgen för anteckningsböcker och därefter välja Töm papperskorgen.

Arbeta samtidigt i OneNote/Synkronisera anteckningsböcker

OneNote 2016 stöder samtidig redigering av anteckningsböcker för flera användare.

Till skillnad från många andra program som ”låser” filer för redigering av en person i taget kan flera användare arbeta med en delad anteckningsbok i OneNote samtidigt.

När en sida eller avsnitt redigerats i en delad anteckningsbok sker synkronisering automatiskt så att anteckningsboken alltid är aktuell för alla användare.

Ikonen till vänster om Anteckningsbokens namn visar om synkronisering pågår eller om anteckningsboken är uppdaterad:

• Synkroniserar ändringar: den gröna symbolen visas på anteckningsboken

• Uppdaterad: Ingen symbol visas på anteckningsboken

Starta synkroniseringen manuellt via högerklick på en anteckningsbok och Synkroniseringsstaus för anteckningsbok (View Sync Status). Välj att Synkronisera allt (Sync All) eller välj anteckningsbok som ska synkroniseras.

147



Dela anteckningsböcker

Dela en anteckningsbok så att du kommer åt den från andra datorer eller via webben men även för att samarbeta med andra.

Skapa en ny delad anteckningsbok

För att kunna dela en anteckningsbok måste den sparas på något ställe där flera andra personer kan nå anteckningsboken. Det kan vara;

• Traditionell filserver, t.ex. G: • SharePoint • OneDrive for Business (del av SharePoint, kan liknas vid H:) • OneDrive (gratis lagringstjänst på Internet från Microsoft i)

Gör så här:

1. Klicka på menyfliken Arkiv (File) och därefter på Nytt (New) (innehållet i dialogrutan kommer att skilja sig åt beroende på vilka tjänster du har installerade).

148



Välj var anteckningsboken skall sparas:

OneDrive for Business

OneDrive (egentligen för privatbruk)

T.ex. SharePoint

Filserver (eller lokalt på datorn, men då går det inte att dela)

OBS! anteckningsboken kommer att vara tillgänglig för alla som har behörighet till nätverksplatsen eller SharePointplatsen.

Skapa ett e-postmeddelande med en länk till den delade anteckningsboken

När anteckningsboken är skapad eller delad får du en fråga i OneNote om att skapa ett e-postmeddelande med en länk till den delade anteckningsboken.

Klicka på Skicka en länk med e-post. Meddelandet kommer att innehålla en länk till den delade anteckningsboken.

Om du inte vill dela anteckningsboken med andra men vill kunna använda anteckningsboken på andra datorer kan du klicka på Skicka en länk med e-post och därefter ange ditt eget webbaserade e-postkonto. Därefter får du enkelt tillgång till den delade anteckningsboken från andra datorer.

Exportera

Man exportera; sidor, avsnitt och hela anteckningsböcker för att spara på t.ex. ett USB-minne eller skapa PDF: er av informationen

Gör så här:

149



1. Klicka på fliken Arkiv (File) och därefter Export (Export) 2. Välj vad som ska exporteras: Sida, Avsnitt eller anteckningsbok 3. Välj ett format 4. Klicka på knappen Exportera (Export)

Kortkommandon

Förutom de vanliga klassiska kortkommandona som; ångra, kopiera, klistra in är här en lista på några användbara OneNote specifika kommandon

Funktion/Åtgärd Kortkommando

Gulmarkera markerad text CTRL+Skift+H

Använda rubrik 1 -3 CTRL+Alt+1 – 3

Skapa en tabell TAB (efter att ha skrivit text)

Infoga Att-göra-ruta CTRL+1

Ta en skärmbild Win+Skift+S i Windows 8/10

Win+S i Windows 7