IX/1

IX

OBČINA RADOVLJICA ŽUPAN

Gorenjska cesta 19, 4240 Radovljica, tel.: 04 537 23 00, faks: 04 531 46 84 www.radovljica.si, e-naslov: obcina.radovljica@radovljica.si

Datum: 21. 5. 2018 OBČINSKEMU SVETU OBČINE RADOVLJICA Zadeva: SEZNANITEV S STANJEM V JAVNEM ZAVODU DOM DR. JANKA

BENEDIKA RADOVLJICA IN NJEGOVIM POSLOVANJEM V skladu s 17. in 31. členom Statuta Občine Radovljica (DN UO, št. 188/14) in 87. členom Poslovnika Občinskega sveta Občine Radovljica (DN UO, št. 188/14) vam pošiljam v obravnavo

SEZNANITEV S STANJEM V JAVNEM ZAVODU DOM DR. JANKA BENEDIKA RADOVLJICA IN NJEGOVIM POSLOVANJEM

V skladu z 90. členom poslovnika bo kot poročevalec na seji sodeloval:

- Branko Fajfar, predstavnik Občine Radovljica v Svetu Doma dr. Janka Benedika Radovljica.

PREDLOG SKLEPA: Občinski svet Občine Radovljica se seznanja s stanjem v javnem zavodu Dom dr. Janka Benedika Radovljica in njegovim poslovanjem.

Ciril Globočnik l.r. ŽUPAN

IX/2

OBČINA RADOVLJICA

ŽUPAN

Gorenjska cesta 19, 4240 Radovljica, tel.: 04 537 23 00, faks: 04 531 46 84 www.radovljica.si, e-naslov: obcina.radovljica@radovljica.si

Datum: 21.5.2018

O B R A Z L O Ž I T E V

1. Zakonska podlaga:

- 8. točka 8. člena Statuta Občine Radovljica, ki med drugim določa, da občina pospešuje službe socialnega skrbstva, za socialno ogrožene, invalide in ostarele tako, da spremlja stanje na tem področju,

- 2. odstavek 123. člena Poslovnika Občinskega sveta Občine Radovljica, ki določa, da župan in občinski svet ter njegova delovna telesa sodelujejo pri uresničevanju in opravljanju nalog občine.

2. Obrazložitev Na 26. seji Občinskega sveta Občine Radovljica je svetnica Monika Ažman pri točki Pobude in vprašanja podala ustno pobudo, da svetnik Branko Fajfar kot član Sveta Doma dr. Janka Benedika na naslednji seji poroča o dogajanju in stanju v Domu dr. Janka Benedika Radovljica. Na seji sem predlagal, da se navedeno poročilo uvrsti na dnevni red naslednje seje kot samostojna točka. Zato sem Branka Fajfarja kot predstavnika Občine Radovljica v Svetu Doma dr. Janka Benedika zaprosil, da pripravi poročilo o stanju v Domu dr. Janka Benedika. 16. maja 2018 je Branko Fajfar posredoval Poročilo o javnem zavodu Dom dr. Janka Benedika Radovljica in njegovem poslovanju s spremnim dopisom, ki je priloženo. Branko Fajfar je s poročilom posredoval tudi podatke o izobrazbi in kompetencah v.d. direktorja Doma dr. Janka Benedika, ki jih prilagamo gradivu za svetnike. Uvrstitev te točke na dnevni red predlagam v skladu s svojim pooblastilom, določenim v 2. odstavku 21. člena Statuta Občine Radovljica: »Dnevni red seje občinskega sveta predlaga župan.« Pravna podlaga za vsebinsko obravnavo je navedena pod točko 1. Kot župan predstavnike Občine Radovljica v svetih zavodov lahko zaprosim za posredovanje poročila, niso pa predstavniki dolžni poročila tudi podati. 3. Finančne posledice Seznanitev s stanjem v javnem zavodu Dom dr. Janka Benedika Radovljica in njegovim poslovanjem nima finančnih posledic za proračun Občine Radovljica. Pripravili: Tanja Pogačnik, vodja Oddelka za družbene dejavnosti Manca Tomažin, vodja Oddelka za splošne zadeve Ciril Globočnik l.r. ŽUPAN

1

BRANKO FAJFAR

Predstavnik Občine Radovljica v Svetu Doma dr. Janka Benedika Radovljica

Ljubno 145

4244 Podnart

OBČINA RADOVLJICA

ŽUPAN

Gorenjska cesta 19

4240 Radovljica

Spoštovani, dne 26.2.2018 sem s strani župana Občine Radovljica dobil dopis; Priprava poročila o stanju v Domu dr. Janka Benedika, kjer je navedeno, da je bila na 26. seji Občinskega sveta Občine Radovljica s strani svetnice Monike Ažman dana pobuda za obravnavo Poročila o stanju v Domu dr. Janka Benedika. V dopisu je navedeno, da je župan predlagal, da se navedeno poročilo uvrsti na dnevni red naslednje seje kot samostojna točka, ter da me kot predstavnika Občine Radovljica v Svetu Doma dr. Janka Benedika Radovljica zaproša, naj pripravim poročilo o stanju v Domu dr. Janka Benedika in ga po elektorski pošti pošljem na naslov kabineta do 18.5.2018. Dejansko je svetnica Monika Ažman je dala pobudo, da jaz kot član sveta zavoda Doma dr. Janka Benedika, imenovan s strani Občinskega sveta poročam o tem kaj se dogaja v Domu dr. Janka Benedika. Torej je dala pobudo in sicer nič ni rekla ali pisno ali ustno. Na pobudo sem dokaj izčrpno odgovoril že na sami seji in podal nekaj osnovnih podatkov o stanju v domu. Po moji razpravi pa sem posebej vprašal na kakšen način naj bi podal poročilo ali bo to samostojna točka ali bo v okviru pobud in vprašanj. Na podlagi tega vprašaja je župan predlagal, da bo to kot samostojna točka dnevnega reda na naslednji seji Občinskega sveta Občine Radovljica. Na določbo Poslovnika Občinskega sveta Občine Radovljica se pobude lahko dajo le županu, direktorju občinske uprave ali predsedniku delovnega telesa. Ravno tako je določeno, da se na ustno podane pobude odgovori ustno na isti seji občinskega sveta, na kateri je bila pobuda postavljena. Če tisti, na katerega je bila pobuda naslovljena, obrazloži, da ne more odgovoriti takoj na seji, ali če član občinskega sveta zahteva pisni odgovor na svojo ustno pobudo, mora biti odgovor podan v pisni obliki na prvi naslednji seji. Če član občinskega sveta z odgovorom župana ni zadovoljen, lahko zahteva, da se pobuda obravnava na prvi naslednji seji občinskega sveta. O tem odloči občinski svet z glasovanjem brez razprave. Torej je bil predlog župana, da naj bo to samostojna točko, o tem pa sploh občinski svet sploh ni glasoval, niti jaz nisem oseba na katero bi se pobude lahko naslavljale. Iz tega lahko sklepam, da sploh več ne gre za pobudo

2

Monike Ažman ampak samostojno odločitev župana, da bo to točka dnevnega reda o kateri bo tekla potem razprava in bo sprejet nek sklep. Če je to točka dnevnega reda župana. Ne najdem pravne podlage, da bi župan lahko mene zaprosil za pripravo takega poročilo, niti, da imam jaz kot član sveta Doma pravno možnost podajanja samostojnih poročil. Kot je meni znano je potekala enkrat razprava, da bi se predstavniki morali posvetovati z upravo oziroma županom o glasovanju pred pomembnimi točkami na svetih zavoda, ker zastopajo lokalno skupnost, ampak mislim, da to ni navedeno v nobenem aktu, je bila pa pri določenih Oborih praksa da so na svoje seje vabili predstavnike v posameznih svetih zavoda. Svet zavoda je kolegijski organ, ki ima svoj Statut in Poslovnik in je potrebno upoštevati tudi ta pravila ( npr. 18. člen Statuta doma, ki govori o tem kako se uresničuje javnost dela organov doma in 23. člen kdo skrbi za obveščanje javnosti o delu doma). Na podlagi zgoraj navedenega menim, da ni pravne podlage za vaše zaprosilo naj pripravim Poročilo o stanju v Domu dr. Janka Benedika Radovljica, prosil pa bi za pojasnilo vaše pravne službe ali ima županovo zaprosilo pravno podlago. Ne glede na zgoraj navedeno pa sem pripravil Poročilo o Javnem zavodu Domu dr. Janka Benedika Radovljica in njegovem poslovanju z javno dostopnimi podatki.

Brane Fajfar l.r.

3

POROČILO O JAVNEM ZAVODU

DOM DR. JANKA BENEDIKA RADOVLJICA IN NJEGOVEM POSLOVANJU

UVOD

Javni zavod Dom dr. Janka Benedika Radovljica je ustavljen kot javni socialno

varstveni zavod s sklepom Vlade Republike Slovenije št. 022-03/93-9/44-8 z dne

6.5.1993 in bil spremenjen in dopolnjen s sklepom Vlade Republike Slovenije o

spremembah in dopolnitvah sklepa o preoblikovanju dona v javni socialno varstveni

zavod št. 01403-86/2009/4 z dne 21, 7. 2009.

Kot dom za starejše Dom dr. Janka Benedika v skladu z Zakonom o socialnem varstvu opravlja institucionalno varstvo starejših in osnovno ter socialno oskrbo ter storitve zdravstvene nege kot del osnovne zdravstvene dejavnosti za svoje oskrbovance v skladu z Zakonom o zdravstveni dejavnosti. Poleg tega na območju občin Radovljica, Bled in Gorje opravlja pomoč na domu, ki obsega socialno oskrbo upravičenca v primeru invalidnosti, starosti ter v drugih primerih, ko socialna oskrba na domu lahko nadomesti institucionalno varstvo. Dom dr. Janka Benedika opravlja tudi storitve socialnega servisa ( dostava kosil, čiščenje prostorov, pranje perila za zunanje uporabnike, izposojo ortopedskih pripomočkov, spremstvo…..), dnevno varstvo, začasno varstvo. Dom dr. Janka Benedika je bil od leta 1983 postopoma dograjen in prenovljen. Iz spletne strani Doma dr. Janka Benedika je razviden celoten potek prenove. Navedeno je tudi, da je bila ena izmed potreb tudi potreba po institucionalnem varstvu oseb z demenco, zato so se za ta namen preuredili podstrešni prostori, kar ni v skladu z Usmeritvi za delo z osebami z demenco na področju institucionalnega varstva starejših, Direktorata za socialno delo iz leta 2011 in bi bilo primerneje od investiciji, ki je potekala v letu 2017 in še ni zaključena, dementni oddelek prestaviti nižje kamor sodijo ljudje z demenco. ali pa na lokacijo, kjer so sedaj zgrajene nove garaže. Iz Poslovnega poročila za leto 2017 izhaja, da je kapaciteta Doma dr. Janka Benedika 222 stanovalcev, bivajočih v 154 sobah, od tega ima 57 sob balkon. Dom ima 84 eno postenjih sob, 52 dvoposteljnih sob , 6 troposteljnih sob, 8 enoposteljnih garsonjer in 4 dvoposteljnih garsonjer. Ker je maksimalno dovoljeno število troposteljnih sob tri, je novo vodstvo že pristopilo k prostorski reorganizaciji. SPREMEMBA VODSTVA DOMA DR. JANKA BENEDIKA IN BISTVENI SKEPI SVETA DOMA DR. JANKA BENEDIKA Do 19.2.2018 je Dom dr. Janka Benedika vodila direktorica Sonja Resman, od 20.2.2018 pa je vodenja Doma prevzel v.d. direktor Alen Gril ( izobrazba in kompetence v.d. direktorja so razvidne iz njegovega življenjepisa in so priloga temu poročilu). Kot sem pojasnil že na prejšnji seji Občinskega sveta Občine Radovljica je bivša direktorica mag. Sonja Resman, kljub temu, da je sama dala odstopno izjavo z mesta

4

direktorice Doma, katero je Svet Doma tudi sprejel in speljal predpisan postopek za njeno razrešitev iz mesta direktorice, zoper Dom dr. Janka Benedika vložila tožbi, ki sta trenutno še v sodnem postopku. Svet Doma dr. Janka Benedika je s sklepom med drugim zadolžil v.d. Alena Grila za izvedbo Notranje revizije Letnega poročila o delu Doma dr. Janka Benedika za leto 2017 in pregled nekaterih ključnih dokumentov o poslovanju Doma in poteku delovnih procesov javnega zavoda. Poročilo o notranji reviziji je postalo končno 15.5.2018, ostali dokumenti pa so se v izdelavi in bodo obravnavani na seji sveta konec maja oziroma začetek junija. Od bistvenih aktov, ki se bodo spreminjali je predvsem Akt o sistemizaciji in organizaciji dela, kjer se delo mora organizirati oddelčno, (predvsem mora Zdravstveno nego in oskrbo voditi Vodja oddelka za zdravstveno nego in oskrbo - vodja ZN III) ter Pravilnik o delovnem času. V.d. direktor pa je zadolžen za predstavitev tudi posameznih dokumentov na podlagi katerih se bo lahko Svet Doma odločil za morebitno nadaljnje ukrepanje. INFORMACIJE O POTEKU DELA V DOMU DR. JANKA BENEDIKA Po mojih informacijah v.d. direktor intenzivno pripravlja zahtevana gradiva, ter pripravlja akte ki bodo omogočali strokovno ter zakonito delovanje Doma. Med drugim, pa je tem času poteka nazor nad delom kar s strani štirih zunanjih institucij (treh inšpektorati in Zbornice zdravstvene in babiške nege Slovenija). Med drugim mi je v.d. direktor pojasnil, da se intenzivno dela na zaostanku pri urejanju administrativnih del na vseh področjih, ter ureja verifikacija varovanega oddelka, ter reorganizaciji procesov na zdravstveni negi in oskrbi. V fazi so preverjanja vseh cen storitev in sklenjenih pogodb. V izdelavi je ravno tako nov Program dela Doma dr. Janka Benedika, ki bo imel vzdržen finančni plan, kajti pri že pripravljenem (s strani bivše direktorice) ni bilo upoštevano dejansko stanje, predvsem glede izdatkov za plače in investicije, zato tako predlagan plan za Dom ni bil finančno vzdržen in bi lahko povzročil hujše finančne težave. Ravno tako je v teku pridobivanje Uporabnega dovoljenja za investicijo, ki se je izvajala v letu 2017 in 2018. Tudi na tem področju je bilo stanje neurejeno, kajti takoj ob nastopu funkcije v.d. direktorja se je izkazalo, da zadeve niso urejeni, garancija pa je bila tik pred potekom roka. Zadeva je sedaj pod nadzorom. Bivša direktorica je med drugim v celoti spremenila način vodenje zdravstvene nege in oskrbe, tako, da je ukinila vodjo te enote – vodjo nege III in ustanovila 5 timskih vodji, brez prehodne analize in jasne razdelitve nalog, kar je povzročilo milo rečeno zmedo na tem področju in posledično na vseh ostalih področjih, ker Dom tvori vezano celoto. Temu je sicer Svet Doma nasprotoval, a je bivša direktorica sistematizacijo izvedla po svoje, mimo stališča Sveta Doma. V.d. direktor mi je pojasnil, da je, glede na zatečeno stanje, veliko dela, ter da tako z zaposlenim, kot zunanjimi sodelavci intenzivno delajo na tem, da bi pomanjkljivosti odpravili še v letošnjem letu. Hkrati pa se v.d. direktor zavzema, da se ponovno vzpostavi zadovoljstvo zaposlenih in uporabnikov storitev ter konstruktivno sodelovanje z zunanjimi institucijami in se s tem zagotovijo pogoji vzpostavitev zaupanje v celotno vodstvo Doma dr. Janka Benedika.

5

BISTVENI POUDARKI IZ POROČILA O IZVEDENI NOTRANJI REVIZIJI LETNEGA POROČILA ZA LETO 2017 Pri pripravi izvlečkov bi rad opozoril, da gre le za izvlečke iz Poročila o izvedeni notranji reviziji Letnega poročila za leto 2017. Celotno Poročilo in ostal revizijska poročila od leta 2015 dalje so, skladno z veljavno zakonodajo na vpogled v Domu dr. Janka Benedika. Investicije; V letu 2017 Dom izkazuje tudi nepremičnine v gradnji ali izdelavi v skupni vrednosti 326.390 evra, kar se nanaša na novogradnjo servisnega objekta in kavarne. V zvezi z navedeno investicijo je razvidno:

Investicija do zaključka revidiranega leta še ni bila zaključena, zato je evidentiranje na kontih nepremičnin v gradnji pravilno.

Izkazana vrednost vlaganj pa vključuje le gradbena dela, zmanjšana za del vrednosti (49.494 evra), ki je bila knjižena v breme vnaprej oblikovanih odhodkov v preteklem letu

Poleg tega izkazana vrednost ne vsebuje tudi vseh ostalih stroškov povezanih s pridobitvijo teh osnovnih sredstev, npr. projekti in druga dokumentacija, stroški nadzora gradnje, ipd. Vrednost investicije v teku je glede na navedene ugotovitve v poslovnih knjigah podcenjena.

Gradbena pogodba je bila sklenjena z družbo Tipo investicijske gradnje d.o.o. h kateri je bilo predloženih šest aneksov. in do zaključka leta 2017 izdane tri začasne situacije, ki jih je potrdil nadzor. Oddaja javnega naročila in pravilnost porabe sredstev v celoti ni bila predmet te revizije, smo pa preverili skladnost investicije z dokumenti načrtovanja v zavodu.

Investicija ni imela podlage v sprejetem finančnem načrtu. V prilogi finančnega načrta je bila sicer načrtovana prenova VDC (zdaj servisni objekt) in prenova kuhinje ter izgradnja domske kavarnice, vendar so bila sredstva načrtovana kot investicijsko vzdrževanje v prilogi predlog investicijskega vzdrževanja. Dejansko izvedena dela predstavljajo rušitev in novogradnjo servisnega objekta in dograditev stavbe za kavarno, v sklopu javnega naročila prenove kuhinje ni bilo vključene. Vsebinsko dela tako v nobenem delu niso predstavljale zgolj investicijskega vzdrževanja oz. adaptacije obstoječih objektov. Predlog načrtovanih investicijskih izdatkov v finančnem načrtu tudi ni bil obrazložen, da bi lahko prišli do drugačnih zaključkov.

Odstopanja so tudi v vrednosti del. Načrtovana vrednost je bila 257.614 evra skupaj s prenovo kuhinje (od tega prenova VDC 147.094 evra in prenova kuhinje in izgradnja domske kavarnice 110.520 evra). Po projektantski oceni, ki je razvidna iz popisa del in je bila izračunana pred izvedbo javnega naročila, je bila ocenjena vrednost 400.000 brez DDV in vključuje tudi opremo kavarne v ocenjeni vrednosti 50.000 evrov. Izvedena vrednost samo gradbenih, obrtniških in instalacijskih del v letu 2017 je bila 343.869 evra brez DDV (tri začasne situacije), dela še niso zaključena. Poleg tega navedena vrednost ne zajema izdatkov za dokumentacijo, nadzor in podobno, kar je tako z vidika računovodstva kot načrtovanja in vodenja investicije sestavni del vrednosti investicije in nato osnovnih sredstev. Odstopanje od finančnega načrta v letnem poročilu niso pojasnjena.

Za načrtovane investicijske izdatke tudi ni bila predložena ustrezna investicijska dokumentacija, izdelana v skladu z Uredbo o enotni metodologiji za pripravo in

6

obravnavo investicijske dokumentacije na področju javnih financ, na podlagi katere bi lahko presojali načrtovano izvedbo, odločitev in realizacijo.

Za izvedbo gradbenih del je bilo javno naročilo objavljeno na portalu javnih naročil. V sklepu o začetku postopka javnega naročila je navedeno, da so sredstva zagotovljena v finančnem načrtu, investicijsko vzdrževanje objektov, kar glede na namen izdatkov in njihovo višino ne drži. Glede na navedeno niso bili izpolnjeni pogoji za začetek in oddajo javnega naročila.

Opredelitev pomembnejših tveganj Najpomembnejša tveganja, ki lahko ogrozijo poslovanje javnega zavoda, v kolikor vodstvo zavoda ne bi vzpostavilo ustreznega sistema obvladovanja tveganj oz. notranjih kontrol so:

- Javni zavod ne izvaja nalog za izvajanje katerih je ustanovljen oz. nalog ne izvaja

v skladu z zakonodajo ter akti ustanovitelja.

- Sredstva za delo javnega zavoda niso ustrezno načrtovana in usklajena s programi

države in občine, zato obstaja tveganje nepravilne in nesmotrne porabe sredstev

ter neustreznega poročanja.

- Poslovni dogodki se izvajajo in evidentirajo ne da bi bili odobreni s strani pristojne

osebe.

- Kontrole pravilnosti poslovnih dogodkov in podatkov niso vzpostavljene oz. ne

delujejo na način, ki bi zagotavljal začetno evidentiranje poslovnih dogodkov,

popolnost zajemanja in obdelave poslovnih dogodkov in podatkov ter točnost

evidentiranja.

- Javni zavod ne prevzema obveznosti in izplačuje sredstev v breme finančnega

načrta za namen izvajanja njegove načrtovane dejavnosti in če so za to izpolnjeni

vsi pogoji.

- Kršenje predpisov s področja javnega naročanja, plačilo globe za prekrške,

nepravilno in negospodarno naročanje blaga, storitev in gradenj.

- Neupravičena izplačila javnim uslužbencem iz naslova plač, prejemkov oz. povračil

stroškov ter s tem oškodovanje sredstev javnega zavoda oz. kršenje pravic javnih

uslužbencev zaradi premalo obračunanih plač, prejemkov oz. povračil stroškov.

- Ne zagotavlja se pravilno, popolno in pravočasno pobiranje prejemkov javnega

zavoda, tveganje nezmožnosti pokrivanja svojih obveznosti.

- Knjigovodske listine, ki so podlaga za knjiženje v poslovne knjige, niso

verodostojne, predhodno preverjene in odobrene.

- Podatki v glavni knjigi niso usklajeni z razčlenjenimi računovodskimi analitičnimi

evidencami oz. pomožnimi poslovnimi knjigami ter tako ne predstavljajo ustrezne

osnove za pravilno in točno poročanje.

- V poslovnih knjigah in poročilih javnega zavoda ni zagotovljeno točno in pregledno

poročanje ter s tem primerne podlage za sprejemanje odločitev pristojnih organov.

- V primeru nepravilnosti pri poslovanju oz. nenamenske porabe sredstev obstaja

tveganje vračila že pridobljenih namenskih sredstev sofinancerjev dejavnosti oz.

projektov zavoda.

- Zadolževanje zavoda v nasprotju z zakonodajo in nad finančnimi zmožnostmi.

- Izguba ugleda zavoda.

7

Revizijska ocena stanja Ugotovitve pri odstopanju izkazovanja postavk v računovodskih izkazih

Dolgoročnih sredstvih zaradi neusklajenosti registra osnovnih sredstev in glavne knjige ter določenih nedoslednosti pri vodenju analitične evidence osnovnih sredstev .

Izkazovanju nepremičnin v gradnji ali izdelavi v podcenjeni vrednosti, ki obsega le del vrednosti gradbeno obrtniških del, posledično so precenjeni odhodki obračunskega obdobja .

Izkazovanju popravka vrednosti terjatev v znesku iz preteklih let, katerega ustreznost zavod ob koncu leta ni preveril in uskladil.

Nedoslednosti pri izkazovanju odprtih obveznosti do dobaviteljev.

Izkazovanje vnaprej vračunanih odhodkov za kar niso bili izpolnjeni pogoji oz. brez ustrezne podlage .

Nedosledna uporaba kontnega načrta pri izkazovanju posameznih skupin terjatev in obveznosti.

Neusklajenost donacij za nakup osnovnih sredstev in vrednosti osnovnih sredstev pridobljenih iz donacij .

Neusklajenost izkazane dolgoročne finančne obveznosti in višine obresti s podatki banke kreditodajalke .

Izkazovanje presežka prihodkov nad odhodki v bilanci stanja v višini, ki ne ustreza podatkom iz poslovnih knjig .

Razporejanje amortizacije v breme poslovanja in ustreznih virov na nedosleden in utemeljen način.

Razporejanje stroškov na posamezne dejavnosti in stroškovne nosilce ter stroškovna mesta ne temelji na objektivnih sodilih in povsem doslednem sistemu.

Med drugim je bilo priporočilo, da glede na navedeno in dejstvo, da so navedene nepravilnosti pri vodenju računovodstva v veliki meri še iz preteklih let, predlagamo določene izboljšave pri vzpostavitvi in delovanju notranjih kontrol z namenom zagotavljanja resničnih in poštenih računovodskih izkazov. Navedeno je možno zagotoviti predvsem z opredelitvijo odgovornosti, s popisanimi krogotoki knjigovodskih listin, doslednim dokumentiranjem poslovnih dogodkov, kontrolami usklajenosti analitičnih evidenc in glavne knjige, izvedbo celovitega rednega letnega popisa, vzpostavitvijo objektivnejšega sistema stroškovnega računovodstva ter ustreznim poročanjem .

V delu ocene pravilnosti poslovanja DJB v letu 2017 poleg zgoraj navedenega ter določenih nedoslednosti in pomanjkljivosti pri poslovanju notranja revizija opozorila predvsem na naslednja področja oz. najpomembnejše poslovne dogodke, pri čemer je potrebno upoštevati predmet in omejitve notranje revizije:

- Ravnanje s premoženjem v neskladju s predpisi in izločanje osnovnih sredstev iz evidenc brez dokumentiranih odločitev in ustreznih listin, ki bi dokazovale dejanski način odtujitve oz. uničenja »odpisanih« osnovnih sredstev .

- Stroški materiala živil v kuhinji v celoti ne temeljijo na dokumentiranih in odobrenih izdajah .

8

- Oddaja javnih naročil, ki so presegala mejne vrednosti, ki jih določa ZJN-3, brez, da bi bili izvedeni ustrezni postopki v skladu z zakonom in oddaja evidenčnih naročil v pomembnem delu brez dokumentiranja preverjanja trga in s tem zagotavljanja upoštevanja načela gospodarnosti. Tudi dokumentiranje izvedb določenih naročil je bilo pomanjkljivo. - Odločitev vodstva zavoda za naročilo in izvedbo investicije v novogradnjo servisnega objekta in dograditev kavarne, čeprav so bila v finančnem načrtu načrtovana sredstva za investicijsko vzdrževanje in ne za novogradnje, ni bila izdelana ustrezna investicijska dokumentacija, ocenjena vrednost ob naročilu pa je presegala zagotovljena sredstva v finančnem načrtu in višino celotnih razpoložljivih virov sredstev, ki jih je imel DJB za vlaganja v osnovna sredstva v okviru kontov razreda 9 .

Priporočila notranje revizije za prihodnje ukrepe Na podlagi ugotovitev o poslovanju zavoda je notranja revizija priporočila določene ukrepe vodstva za izboljšanje sistema notranjih kontrol in pravilnosti poslovanja.

Priporočila:

DJB naj vzpostavi in vodi register internih aktov, iz katerega bodo razvidni vsi sprejeti in veljavni interni akti, ki urejajo posamezna področja poslovanja in notranje kontrole ter zagotovi, da bo vzpostavljen način seznanjanja zaposlenih z veljavnimi akti. Poleg tega naj zagotovi, da bodo veljavni akti skladni s predpisi, statutom in ustrezni glede na organiziranost zavoda.

Direktor naj zagotovi dopolnitev, uskladitev in posodobitev registra tveganj kot pripomočka za upravljanje tveganj v zavodu ter na tej podlagi vzpostavi notranje kontrole v zavodu.

Direktor naj zagotovi, da bo organizacija in sistemizacija delovnih mest sprejeta v skladu z veljavnim statutom zavoda. Sistemizacija oz. njene priloge naj poleg ostalih obveznih podatkov ter ustreznega popisa nalog delovnih mest določajo tudi število sistemiziranih delovnih mest in s tem podlago za zaposlitve ter vodenje evidence o dejanski zasedenosti delovnih mest.

Vodja FRS naj opravi kritični pregled Pravilnika o računovodstvu DJB ter glede na svoje ugotovitve, usmeritve vodstva zavoda in ugotovitve revizije pripravi novelacijo. Pri sprejemu akta naj zavod upošteva pristojnosti organov zavoda za sprejem splošnih aktov. V internih aktih naj zavod vzpostavitvi tudi operativne računovodske notranje kontrole, ki urejajo vodenje poslovnih knjig in gibanje knjigovodskih listin. Za posamezne knjigovodske listine naj interni akt jasno določa odgovornosti in način njihovega sestavljanja oz. kontroliranja, odgovorne osebe ter njihove naloge, krogotok listine oz. posameznega izvoda kadar se sestavlja v več izvodih ter povezavo z drugimi knjigovodskimi listinami. Za tako vzpostavljene notranje kontrole naj vodstvo zavoda zagotovi njihovo ustrezno delovanje in obvladovanje tveganj na sprejemljivi ravni.

Direktor naj zagotovi, da se bodo notranje revizije izvajale na podlagi potrjenega dolgoročnega načrta, izdelanega na podlagi izdelane revizijske analize tveganosti. V skladu z Usmeritvami za državno notranje revidiranje naj ima možnost prispevati k načrtu tudi svet doma kot organ nadzora.

Direktor in računovodstvo naj zagotovita izvedbo rednega letnega popisa sredstev in obveznosti do virov sredstev za vse postavke, pripravo ustreznega poročila popisne komisije in sprejem odločitev s strani pristojnega organa zavoda. Pred izvedbo popisa in pred zaključevanjem poslovnih knjig naj računovodstvo izvede

9

kontrolo usklajenosti glavne knjige in pomožnih knjig, razišče neskladnosti, odprte postavke, ipd.

Vodja FRS naj zagotovi uskladitev računovodskih podatkov za ugotovljene razlike, odpravo napak ter zagotovi vzpostavitev delujočih računovodskih kontrol, ki bodo odkrivale morebitne podobne napake in nedoslednosti.

Direktor naj v sodelovanju z vodjem FRS zagotovi, da bodo načrti investicij in njihova realizacija upoštevali razpoložljive vire zavoda za ta namen (načrtovano višino oblikovne amortizacije, odplačila dolgoročnih obveznosti za nabavo osnovnih sredstev, oceno gibanja dolgoročnih virov) in likvidnost za posamezno obdobje.

Direktor naj zagotovi, da se bodo postopki pri ravnanju s stvarnim premoženjem izvajali v skladu z zakonom, ki ureja ravnanje s stvarnim premoženjem ter na pregleden način.

Direktor naj zagotovi vzpostavitev notranjih kontrol v procesu javnega naročanja, opredelitev načina zagotavljanja oddaje evidenčnih naročil v skladu z načelom gospodarnosti ter delovanje notranjih kontrol na način, da bodo naročila oddana v skladu z zahtevami ZJN in internih pravil; enotno vzpostavljene evidence javnih naročil, evidence pogodb in na tej podlagi popolna poročila ter verodostojna izplačila.

Vodja FRS naj zagotovi, da bo letna amortizacija pravilno razporejena v breme prihodkov kot strošek amortizacije oz. v breme virov ob upoštevanju veljavnih predpisov ter s tem pravilno izkazan tudi rezultat poslovanja.

Direktor naj v sodelovanju z vodjem FRS opravi kritičen pregled veljavnih Navodil za razporejanje prihodkov in odhodkov ter zagotoviti, da bo ločeno računovodsko spremljanje dejavnosti temeljilo na podlagi objektivno določenih sodil in računovodskih načelih v skladu z zahtevami predpisov in SRS. Računovodstvo je dolžno sprejet sistem razporejanja stroškov dosledno upoštevati pri vodenju stroškovnega računovodstva in pripravi poročil ter v letnem poročilu razkriti uporabljen sistem in sodila.

Vodja FRS naj v računovodskem poročilu pregledno poroča o posameznih računovodskih kategorijah in navede obvezna računovodska razkritja, ki jih določa 26. člen Pravilnika o sestavljanju letnih poročil za proračun, proračunske uporabnike in druge osebe javnega prava, kot tudi informacije, potrebne za odločanje organov zavoda in ustanovitelja.

V. d. direktorja DJB je že med revizijo sprejel določene ukrepe na podlagi priporočil notranje revizije za odpravo ugotovljenih pomanjkljivosti in nepravilnosti pri vzpostavitvi in delovanju notranjih kontrol, kar kaže na visoko raven zavedanja odgovornosti vodstva zavoda in posledično zagotavlja doseganje namena notranjega revidiranja. V okviru izvedbe notranje revizije je v.d. direktor Alen Gril podal pojasnila in že sprejete ukrepe revidiranca: DBJ oziroma V.d. direktor se je že ob pregledu predhodnih izvedenih notranjih revizij in posameznih delov poslovanja ter ob seznanitvi z osnutkom tega poročila zavedal neurejenosti določenih segmentov poslovanja, zato je zadolžil vodjo FRS za pripravo ustreznih ukrepov ter izvedbo le teh, ki bodo potrebni za sanacijo zatečenega stanja. Ukrepe, ki jih je predlagala notranja revizija so v določenem delu že v izdelavi, npr. seznam internih aktov, predvsem pa njihova postopna uskladitev z veljavno zakonodajo, v fazi je usklajevanje, uskladitev in dopolnitev registra tveganj, nov pravilnik o sistemizaciji delovnih mest, pravilnik o računovodstvu, akt za področje javnega naročanja, uvedeni so postopki za uskladitev pogodb o oddaji stvarnega

10

premoženja. DJB namerava do konca leta 2018 uskladiti oz. odpraviti vse ugotovljene nepravilnosti tako navedene v tej reviziji kot tudi reviziji, ki so bile izvedene od leta 2015 dalje.

ZAKLJUČEK Glede na zgoraj navedeno in dokumentacije iz katere izhaja Poročilo se kot predstavnik lokalne skupnosti v Svetu Doma dr. Janka Benedika strinjam z ugotovitvami notranjega revizorja. V.d. direktor si močno prizadeva vzpostaviti normalno stanje in sistem, ki bo v prihodnje zagotovil ponovno kvaliteto oskrbe in nege domskih stanovalcev in izvajanje izvendomske oskrbe in nege na zahtevani ravni, predvsem pa zakonito in strokovno delo, ki ga kot član Sveta Doma ves čas zagovarjam in poudarjam. Menim, da bodo v Domu dr. Janka Benedika poleg navedenih ukrepov potrebne tudi določne kadrovske spremembe na področju finančno računovodske službe in zdravstvene nege in oskrbe, ki bodo zagotovile strokovnost na višjem nivoju kot je sedaj.

Brane Fajfar l.r