営業の業績向上に課題を抱えている営業マネージャー、経営層必⾒！

これに沿って活動するだけで営業効率が格段に上がる！

目次

本資料の目的

■1章 売上拡⼤に必須！営業活動が効率化できていない現状を打破するために

●営業の効率化は必須課題…でも、どこから手をつけるべきかわからない！

●営業が効率化できない原因と、それを払しょくするための⽅法

■2章 営業効率が格段に上がる！「魔法の営業“6”ステップ」とは？

●実践すれば、“魔法”のように営業が効率化していく6つのステップ

①名刺は「紙」のまま保管しない！

②名刺を社内で共有すると、こんなに効率的

③タブレットで営業活動がステップアップ、営業マンの自信も上がる

④営業活動が“⾒える化”すれば、効率はますます上がる

⑤顧客とのドキュメント共有、簡単・スムーズにして顧客満⾜度UP

⑥「アウトソーシング」を効果的に使うことで、営業活動の幅はさらに広がる！

■3章 6つのステップを実現するための、“魔法”のようなツール

①名刺の電⼦化を簡単・⼿軽にする⽅法

②電⼦化された名刺データを社内で共有

③タブレットで営業が進化する“真の活用法”

④営業の“⾒える化”を実現、マネジメントに効果を発揮

⑤顧客とのドキュメント共有でコラボレーション促進

⑥「アウトソーシング」活用のすすめ

会社概要会社概要会社概要会社概要

本資料の目的

現在、営業活動が効率化できずに悩んでいる企業が多くあります。営業が効率化できないため、売上が上がるほど仕事が大変になる、受注できる仕事が限られてしまう、顧客への営業マンの負担になる、顧客対応が遅れてしまう…といったことが起きています。

こうした様々な業務を効率化することで、さらに売上を伸ばし、営業⼒の向上にも役⽴てることができるのですが、「どこから⼿をつけたらいいのかわからない」のが現状ではないでしょうか。

営業を効率化する６つのステップを学び、

営業⼒アップと売上アップにつなげたい！

→そこで本資料では、「魔法の営業“６”ステップ」と題し、営業の効率化を実現する⽅法をご紹介します。例えば、「名刺の管理」といったシンプルなものでも、１つひとつ効率化していくことで、やがては⼤きな効率化につながり、売上の向上にもつながっていきます。また、「６つのステップ」に対応した、利⽤したいソリューションも併せて紹介していますので、ぜひ、貴社の営業効率化のためにご⼀読ください。

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１章

売上拡大に必須！

営業活動が効率化できていない

現状を打破するために

１章 売上拡⼤に必須！営業活動が効率化できていない現状を打破するために

●営業の効率化は必須課題

…でも、どこから手をつけるべきかわからない！

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売上を伸ばすためにも、営業効率化に取り組みたい

日々の業務に追われる営業部門。顧客への訪問はもちろん、細かい事務作業も含めると、数多くの業務をこなす必要があります。その中でも営業マンにとって最も重要なのは、顧客との接点を増やし、売上を増やすこと。そのためにも、細かい事務作業を整理・効率化し、さらなる売上につなげたいところ。とはいえ、下図のように営業部門の課題は多種多様。果たして、どこから効率化していけばよいのでしょうか。

名刺がたまって

管理が⼤変

外出先から、

「名刺探して」っていう

電話が多い

承認に

時間がかかる

顧客情報が担当者しか

わからない

顧客から

早く⾒積書がほしいと

言われている…

⽇報の⼊⼒が⼿間

●営業が効率化できない原因と、

それを払しょくするための方法

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「営業効率化」のための⼿順を考えたい

効率化に取り組みたいものの、なかなか着⼿できない原因とは…？日々、多忙なため後回しになっている…というのもありますが、具体的にどこから手を付ければよいのか、⼿順がわからないというのも理由の１つとして挙げられるのではないでしょうか。

そこで知りたいのが、まずは「こうすれば業務が効率化できる」という明確な道筋です。次章では、このような営業の現場の課題を考慮し、実践しやすい⽅法を整理し、６つのステップでご紹介します。

営業が効率化できる、

“具体的な手順”とは…？ 営業効率が上がる6つのステップへ！

１章 売上拡⼤に必須！営業活動が効率化できていない現状を打破するために

２章

営業効率が格段に上がる！

「魔法の営業“6”ステップ」とは？

2章 営業効率が格段に上がる！「魔法の営業“6”ステップ」とは？

●実践すれば、“魔法”のように営業が効率化していく

6つのステップ

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⾝近な課題解決の積み重ねが、⼤きな効率化につながる！

この章では、実践することで“魔法”のようにどんどん営業が効率化していく6つのステップを紹介します。ポイントは身近な課題から解決していくこと。小さなステップの積み重ねが、やがて⼤きな効率化につながっていくことでしょう。

ステップ① 名刺は「紙」のまま保管しない！

ステップ② 名刺を社内で共有すると、こんなに効率的

ステップ③ タブレットで営業活動がステップアップ、営業マンの自信も上がる

ステップ④ 営業活動が“⾒える化”すれば、効率はますます上がる

ステップ⑤ 顧客とのドキュメント共有、簡単・スムーズにして顧客満⾜度UP

ステップ⑥ 「アウトソーシング」を効果的に使うことで、営業活動の幅はさらに広がる！

2章 営業効率が格段に上がる！「魔法の営業“6”ステップ」とは？

■ステップ① 名刺は「紙」のまま保管しない！

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「名刺が増えて管理が⼤変！」…という営業マンは多いはず。すでに何らかの管理体制をとってあっても、名刺を「紙」のままの状態で管理しているのでは、抜本的な解決にはなりません。まずはいち早く、「「紙」から「電⼦化」に着⼿することが不可⽋です。そのためにもスタートしたいのは、次のような名刺管理の仕組みを持つこと。そのメリットと合わせてぜひ、参考にしてみてはいかがでしょうか。

□ 一括取り込み→たくさんの名刺を１度にスキャンし登録できることで、取り込みの⼿間を軽減。

□ OCRでデータ化→スキャンするだけで、名刺情報をテキストデータ化できます。

□ 組織で共有→個⼈での管理だけでなく、組織で共有することで⼈脈の活⽤に貢献。

□ 多彩な検索機能→登録された名刺データを「かな」「キーワード」等の条件で検索できるように。

□ モバイル対応→外出先でも名刺情報を呼び出せます。

□ 地図表示機能→住所情報から、インターネットで簡単に地図表⽰を⾏えます。

2章 営業効率が格段に上がる！「魔法の営業“6”ステップ」とは？

■ステップ② 名刺を社内で共有すると、こんなに効率的

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出先の営業マンから、「○○さんの名刺を探して！肩書がわからなくて…」というような電話がかかってくることはありませんか？ こうした細かな不便が⽣じてしまうのも、名刺が電⼦化されて共有できる状態になっていないから。

ステップ①で電⼦化した名刺情報を有効活⽤するためにも、社内で共有できるような状態に。さらに、社外からもその情報を閲覧できることで、格段に営業の効率化が進むことでしょう。そのポイントについて下記にまとめます。

□外出先でもアドレス帳データの検索や、携帯からも検索可能な環境を営業の機動⼒がアップ！社内に戻ったり連絡することなく、すべての顧客の情報を社外か

ら閲覧できる環境を作ります。

□セキュリティに配慮して万が一、携帯電話やPCなどを社外で紛失・盗難に遭った場合でも、情報漏洩を防ぐことが

できるようなソリューションを採用するべき。

□組織変更にも柔軟に対応できること登録した名刺情報が、担当者の異動や組織改編などで変わった場合でも、簡単に変更でき

ることができるシステムを。

2章 営業効率が格段に上がる！「魔法の営業“6”ステップ」とは？

■ステップ③ タブレットで営業活動がステップアップ、営業マンの自信も上がる

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昨今、スマートフォンやタブレットなどスマートデバイスが普及しています。これら便利なデバイスを⼗分に活⽤することで、営業活動は⼤きく変化することでしょう。その⼀例が、ステップ①〜②で紹介したような、名刺情報＝顧客情報の閲覧です。

登録した名刺情報に、例えば営業状況なども併せて管理できれば、それは単なる名刺情報ではなく、整理することで有⽤な顧客情報となり得ます。それをクラウド化し、スマートデバイスを用いて社内・社外どこからでも手軽に閲覧できる環境を作るということも可能となります。ほかにも活⽤例を下記に紹介します。

タブレット活⽤例

□名刺情報＝顧客情報の閲覧

□メール、スケジュールなどグループウェアの機能をタブレットにも対応させる

□営業⽇報、各種報告書などをタブレットに対応して⼿軽に⼊⼒できるようにする

□ FAXなどの受信⽂書を電⼦化してクラウド上で管理、タブレット上で閲覧可能に

□⾒積書などをまとめて管理し、閲覧可能な状態に

□営業⽤のドキュメントをクラウド上に管理、紙資料を持ち歩かなくてもよい

□管理者がマネジメントするために、営業進捗状況が⾒られるようにしておく

…など

2章 営業効率が格段に上がる！「魔法の営業“6”ステップ」とは？

■ステップ④ 営業活動が“⾒える化”すれば、効率はますます上がる

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「営業が⾏った訪問や対応の内容を知りたい」、「⽇々の営業活動が効率的に⾏えているか常に分析したい」…というように、営業活動の情報化と共有化が求められています。現場の営業マン、それを管理する営業マネージャーともに、営業を “⾒える化”することで得られるメリットは大きいものがあります。

またステップ③でも取り上げたタブレット活⽤は、営業活動を“⾒える化”していくことで、ますます促進されることでしょう。まずは下記の“⾒える化”からスタートしていくことがおすすめです。

□営業日報営業⽇報をペーパレス化。また、モバイル対応することで、どこからでも⼊⼒・閲覧できる

ような環境作りを。効率的な営業報告や対応指⽰ができるようになります。

□対応履歴管理トラブル対応やサポート内容など、対応履歴を⼀元管理することで、営業部門内の情報共有

が可能となります。

□管理・分析案件ごとの管理から、活動効率の分析や実績の管理までを常に閲覧しやすいように。管理者

にとって欠かせません。

2章 営業効率が格段に上がる！「魔法の営業“6”ステップ」とは？

■ステップ⑤ 顧客とのドキュメント共有、簡単・スムーズにして顧客満⾜度UP

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顧客とのドキュメント共有が求められるシーンは多くても、「商品のカタログを印刷して、郵送すると手間と費用がかかる」「取引先にデータを送りたいが、サイズが大きくてメールで送れない」「顧客から届いたFAXを社外でも閲覧できるようにしたい」…というように、すばやく簡単に共有することができない場合もあります。しかし、こうしたことに時間や⼿間を取られていたのでは、業務効率化も実現しませんし、場合によっては競合他社が選ばれてしまい失注にもつながりかねません。

顧客と簡単・迅速・安全に、ドキュメント共有ができる環境作りは不可⽋です。PCやスマートデバイス、あるいは複合機などからも簡単アップロードできて、安全な環境下で共有できるようなシステムが望ましいでしょう。

客先でも簡単に

情報共有できるような環境を

2章 営業効率が格段に上がる！「魔法の営業“6”ステップ」とは？

■ステップ⑥「アウトソーシング」を効果的に使うことで、営業活動の幅はさらに広がる！

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これまで紹介したようなシステムを、営業部門内で検討・導入・運用していくのは時間も⼿間もかかってしまいます。営業部門内での管理は難しいですし、こうしたシステムを誰が管理するのか、決めかねるならばすべてアウトソースしてしまうのがおすすめです。また、営業の現場をよく知るパートナーの支援を受けることができれば、営業の効率化はさらに進められることでしょう。

■アウトソースしたい業務・システムの⼀例

□グループウェアの運⽤、管理□品質改善につながるITの導⼊〜運⽤□業務効率化につながるITの導⼊〜運⽤□テレワーク/モバイルワーク導⼊〜運⽤管理□ITインフラのセキュリティ強化〜運⽤

…など

３章

6つのステップを実現するための、

“魔法”のようなツール

3章 6つのステップを実現するための、“魔法”のようなツール

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前章で紹介した「6つのステップ」は、実はたった１つのソリューションで⾏えます。それがリコーITソリューションズのセレクト型クラウドサービス「JobMagic」。⽇々使っているフルカラー複合機との連携も容易というこのソリューションについて、6つのステップをどのように⽀援していくのか、⾒ていきましょう。

①名刺の電⼦化を簡単・⼿軽にする⽅法②電⼦化された名刺データを社内で共有③タブレットで営業が進化する“真の活用法”④営業の“⾒える化”を実現、マネジメントに効果を発揮⑤顧客とのドキュメント共有でコラボレーション促進⑥「アウトソーシング」活用のすすめ

●6つのステップを実現するための、“魔法”のようなツール

http://www.jrits.co.jp/solutions/jobmagic/サービス詳細URL

3章 6つのステップを実現するための、“魔法”のようなツール

①名刺の電⼦化を簡単・⼿軽にする⽅法

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複合機とクラウドサービスで名刺管理を簡単・便利に！

⽇々、増え続ける名刺を⼿軽に電⼦化・クラウド上に保存する新名刺管理サービスが、「JobMagic」の名刺管理機能。リコーの複合機を使い、名刺を置いてスキャンするだけで簡単に名刺登録が可能です。OCR変換し、テキスト化された情報で「JobMagic」のクラウドに保管されます。また、画像でも名刺を確認できます。

簡単に

名刺登録

http://www.e-kamone.com/top/jobv7image/jobkinou_v7_select6.htmlサービス詳細URL

3章 6つのステップを実現するための、“魔法”のようなツール

②電⼦化された名刺データを社内で共有

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必要な時、すぐに顧客情報がわかる

「JobMagic」の名刺管理機能では、電⼦化された名刺データは、PCからもでもスマートデバイスからでも、場所を問わずにすぐに閲覧することができます。登録データは、「かな」「キーワード」等、様々な条件で検索できます。

また、営業マンにとって便利なのが、住所情報からワンタッチで地図サイトを開ける機能。もちろん、スマートデバイスや携帯

電話からでも、地図の閲覧が可能です。

http://www.e-kamone.com/top/jobv7image/jobkinou_v7_select6.htmlサービス詳細URL

3章 6つのステップを実現するための、“魔法”のようなツール

③タブレットで営業が進化する“真の活用法”

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簡単操作で誰でも便利に使える！

タブレットを営業に活用するためにも、 「JobMagic」は有効です。名刺情報の閲覧はもちろん、受信したFAXの閲覧、営業⽇報や訪問記録の閲覧・⼊⼒が可能です。ほかにも、⾒積書を上司に申請する際などにもタブレットを活用できますし、営業に必要なドキュメント類を保管し、必要に応じて閲覧することも可能です。営業マネージャーが営業マンをマネジメントする際にも有効活用できます。

●営業マン

●営業マネージャー

http://www.e-kamone.com/top/jobv7image/jobkinou_v7_select1.htmlサービス詳細URL

3章 6つのステップを実現するための、“魔法”のようなツール

④営業の“⾒える化”を実現、マネジメントに効果を発揮

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適切な情報把握で、営業マンを最適にマネジメント

営業マネージャーにとって、商談状況や売上情報等、部下の状況把握は不可⽋。「JobMagic」ならば、商談管理、⾒込実績管理など営業数字が常に把握できるので、その時々で最適なマネジメントが可能となります。また、営業マンが効率よく営業活動を⾏っているか…を⾒える化し、改善につなげていくことも可能です（下図）。

http://www.e-kamone.com/top/jobv7image/jobkinou_v7_select1.htmlサービス詳細URL

3章 6つのステップを実現するための、“魔法”のようなツール

⑤顧客とのドキュメント共有でコラボレーション促進

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⼤容量ファイルでも容易に共有可能

「JobMagic」を活用することで、社外の人達とも、簡単にファイル共有が可能となります。例えば、メールで送付できない⼤容量ファイルの交換・共有にも便利です。その操作は専用URL・ログインID・パスワードでログイン。容易にコラボレーションできるようになります。

http://www.e-kamone.com/top/jobv7image/jobkinou_v7_select5.htmlサービス詳細URL

3章 6つのステップを実現するための、“魔法”のようなツール

⑥「アウトソーシング」活用のすすめ

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ワークスタイル変革に向けたシステム導入はまるごとお任せ

スマートデバイスを活⽤した新たな営業スタイルの確⽴に、リコーITソリューションズ株式会社が必要なサービスをまとめて提供。ワークスタイル変革に向けたシステム提案、導⼊、運⽤まですべてお任せできます。効率的な営業体制を作るためにも、ぜひ利⽤してみてはいかがでしょうか。

http://www.jrits.co.jp/solutions/service/サービス詳細URL

会社概要

会社名 リコーITソリューションズ株式会社

設⽴ 1982年10月5日

本社事業所〒104-6042 東京都中央区晴海1-8-10晴海アイランド トリトンスクエア オフィスタワーX

代表取締役 社⻑執⾏役員 森田 哲也（もりた てつや）

資本⾦ 2億5,000万円（株式会社リコー 全額出資）

従業員数 1,333名（2013年4月1日現在）

主な事業内容

システムインテグレーション事業、ITサービス事業、組込みソフトウェア事業

本資料についてのお問い合わせや、「セレクト型クラウドサービス JobMagic」に関するご相談は下記までご連絡ください。

リコーITソリューションズ株式会社

http://www.jrits.co.jp/solutions/jobmagic/サービス詳細URL

住所：〒104-6042 東京都中央区晴海1-8-10晴海アイランド トリトンスクエア オフィスタワーX

TEL:0120-446-436e-mail：info@jrits.ricoh.co.jp