١

٢

دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی استان اصفهاندانشگاهمعاونت توسعه مدیریت و منابع

مدیریت مشارکتی و سامانه جامع نظام پیشنهادات اجرایی و کاربردي دستورالعمل

دانشگاه علوم پزشکی اصفهان

مدیریت توسعه سازمان و منابع انسانی با همکاري

فناوري اطالعات و ارتباطات اداره گروه مهندسی نظامها و فرایندهاي مدیریت

1394اردیبهشت ماه

٣

:اصفهانعضو هیأت علمی دانشگاه علوم پزشکی دکتر علیرضا جباري

مدیر توسعه سازمان و منابع انسانی محمد جواد محب

اداره فناوري اطالعات و ارتباطات سرپرستمهندس محمدباقر محبی

معاون سازماندهی و نوسازي اداري غالمرضا یاري پور

رئیس گروه مهندسی نظامها و فرایندهاي مدیریت علی صفدریان

کارشناس گروه مهندسی نظام ها وفرایندهاي مدیریت زهرا محمدیان

تباطاتکارشناس اداره فناوري اطالعات و ارمینا موسوي

١

فهرست مطالب

صفحه عنوان

4.............................................................................................................مدیریت مشارکتی

5.....................................................................................................مشارکت در نگاه اسالم

6...............................................................................................................تعریف مشارکت

6.................................................................................................تعریف مدیریت مشارکتی

12..............................................................................مزایاي نظام ندیریت بر مبناي مشارکت

13............................................................................موضوع نظام مدیریت بر مبناي مشارکت

14..........................................................................................مشارکتی مسیر تکوین مدیریت

17..............................................................................فلسفه و مبناي نظري مدیریت مشارکتی

23.............................................................................................شیوه هاي مدیریت مشارکتی

23..................ویژگی و کارکرد نظام پیشنهادات به عنوان یکی از ابزارهاي مدیریت مشارکتی

24..........................................................................................................سابقه نظام پیشنهادها

26..........................................................................................فلسفه استفاده از نظام پیشنهادها

26..........................................................................................ویژگی هاي نظام پیشنهاد موفق

28.......................................................................................................پیشنهادها اهداف نظام

29.........................................................................نکات قابل توجه در اجراي نظام پیشنهادها

30.......................................................................................................................نتیجه گیري

31..................معرفی چگونگی و ورود کار با نرم افزار جامع نظام پیشنهادات دانشگاه اصفهان

٢

مدیریت مشارکتی

» اندمدیریت را توانایی استفاده مؤثر از منابع محدود به منظور رسیدن به هدف هاي مطلوب تعریف کرده «

مدیریتی قادر به استفاده مؤثر از منابع محدود به منظور رسیدن به هـدفهاي مطلـوب مـی باشـد؟ هر اما آیا

مـی تواننـد اهـداف مـدیریت را کـه از آن جملـه عیره کدامیک از نظام هاي مدیریتی؛ ریاستی، مشارکتی و

افزایش انگیزش و بهبود بهره وري است تأمین کنند؟

بهره وري کل و استفاده بهینه از منابع موجود از اهداف اصلی هر سازمانی زایش تولید و توجه به انگیزش، اف

رد سـازمان هـا بـه سـوي به عنـوان ابـزاري مناسـب جهـت پیشـب » مدیریت مشارکتی« است در این میان

با یاري جستن از مشارکت و مشورت می توان مخاطرات تصمیم گیري را کاهش داده و . می باشداهدافشان

به همین دلیل ضمانت اجرایی تصمیمات بیشتر می شود و دامنه بصیرت و آگاهی مشورت کننده گسترده تر

سازمان و شرکت موفق انجام شده نشـان 620بررسی و مطالعاتی که در . و روحیه انجام کار تقویت می شود

از پیشنهادهاي پذیرفته درصد بوده است و 6/66می دهد که درصد مشارکت کارکنان در این سازمانها حدود

3درصد اجرا می شود که ثمره اقتصادي ناشی از اجراي این پیشنهادها بـیش از 80در این شرکتها بیش از

.میلیارد دالر است

٣

مشارکت در نگاه اسالم

همچنـین روحیـه اعتمـاد و . از دیدگاه اسالم، مشارکت موجب بهره گرفتن از توانمنـدي دیگـران مـی شـود

مشارکت یـک مفهـوم بنیـادي در . را تقویت می کند و نشاط و آرامش درونی را افزایش می دهدخودباوري

در قرآن آمده است که آیات الهی را فصل و فصل کنید، تجزیه و تحلیل کنید، به روش . بررسی انگیزش است

.ي مدیریت را بیابیدین روشهااحسن با هم مجادله کنید و فکرها و اندیشه هایتان را به کار اندازید تا بهتر

تعریف مشارکت

ایـن . ولیت است که براي ثبات و امنیت جامعه ضـروري اسـت رکتی آگاهانه فعال، آزاد و با مسؤمشارکت، ح

حرکت به گونه اي است که شهروندان احساس می کنند تعلق به جامعه داشته، و در واقع گردانندگان اصلی

.از مشارکت پایدار می باشددر حقیقت مشارکت زمینه س. خودشان هستند

پیوندي دوسویه، سازنده و سودمند، میان دو ": ه گردیده عبارتست ازمی ترین تعریفی که از مشارکت ارایقدی

در این تعریف تأکید بر برقراري پیوندي است گشوده و باز میان دو انسان که این دو . "تن یا بیشتر از دو تن

از یکدیگر بهره می گیرند، دو سویه بودن پیونـد موجـب مـی شـود تـا انسان در پرتو آن پرورش می یابند و

اطالعات، دانش، شناخت، اندیشه و نظر از هر یک از دو سوي پیوند به دیگري منتقل گردد و در اثـر آن هـر

دو طرف بهره سازنده به دست آورند و بر توانمنـدي ذهنـی و عـاطفی خـود بیفزاینـد همچنـین در تعریـف

کارکنـان مسؤولیتکه میزان نفوذ و یمشارکت در مدیریت یعنی کلیه اقدام": ن می گویدمشارکت، سایمو

۴

را در فرآیند تصمیم گیري از طریق نمایندگی مناسب در سطوح متفاوت سازمان افزایش می دهـد و از ایـن

".راه تحقق دموکراسی را تسهیل می کند

کت عبـارت اسـت از درگیـري ذهنـی و عـاطفی مشـار : با توجه به تعاریف فوق از مشارکت می تـوان گفـت

داوطلبانه یک شخص در موقعیت هاي گروهی مربوط به خود و سازمان خود که باعث ایجاد انگیـزه در فـرد

.کار شریک شودمسؤولیتجهت دست یابی به هدف هاي گروهی شده و باعث می شود که فرد در

اوطلبانه در امور و فعالیت هاي مربـوط بـه خـود مشارکت فرآیندي است که طی آن کارکنان سازمان بطور د

دخالت کنند به شرطی که توان و انگیزه مناسب براي دخالت مؤثر را داشته باشند، مشارکت فراهم آوردن و

.گستردن بیشتر نقد مشترك براي یافتن هدف هاي مشترك است

تعریف مدیریت مشارکتی

ربري فراوان روش تصمیم گیري گروهی اسـت، ایـن نوعی سبک مدیریت می باشد که مشخصه اصلی آن کا

سبک کامالً در نقطه مقابل مدیریت خودمدار است، در سبک مشارکتی غالباً بر این باورند که بـدین وسـیله

.انسان ها بطور عاطفی خوب کار می کنند، گاهی آن را مدیریت دموکراتیک نیز می نامند

ن تصمیمات با مشارکت کارکنان اتخاذ می گـردد تـدبیر و رهبري یا مدیریت مشارکتی سبکی است که در آ

. کنندمدیریت مشارکتی به مدیران اجازه می دهد تا در قسمتی از گروه وارد شوند و تصمیمات بهتري اتخاذ

مدیریت مشارکتی نوعی سبک رهبري است که معتقد اسـت از طریـق توانمنـد سـازي کارکنـان مـی تـوان

۵

مدیریت مشارکتی نظام همکاري فکري و عملی کارکنان یک .ن را فراهم نمودموجبات بهبود عملکرد کاریشا

. سازمان با سطوح مختلف مدیریتی آن سازمان است

ل و ارتقـاي بهـره وري سـازمان، فعاالنـه اندیشـه اد سازمان درباره روش هاي حل مسایدر این نظام کلیه افر

می کنند، بدین طریق یک نظام همفکـري و هـم ایهارحاضر آن را در قالب طرح ها و پیشنهادها به سازمان

اندیشی براي رسیدن به اهداف سازمان وجود دارد و مدیریت سازمان از گنجینه غنی طرح ها برخوردار شده

.و براي نیل به اهداف سازمانی از آن ها بهره می جوید

گروهـی در سـازمان مـی و تـرویج تصـمیم گیـري "ما"به تفکر"من"مدیریت مشارکتی همانا تغییر تفکر

مدیریت مشارکتی مدلی از تصمیم گیري سازمان با چهار معرفه و ویژگی اصلی است، این چهار ویژگی .باشد

ایجاد همدلی و همسویی بین مدیریت و کارکنان، مداخله مشترك مـدیریت و کارکنـان در امـور : عبارتند از

تعـاریف متعـدد .پـذیري مشـترك مسـؤولیت سازمان، شفاف سازي هدف و توسعه فرهنگ تصمیم گیري یا

دیگري نیز، در ارتباط با مدیریت مشارکتی در مقابل مدیریت خودکامه و مدیریت سنتی قرار دارد که در این

شکل از مدیریت به همه افراد سازمان، فرصت بروز خالقیت ها، ایده ها و نواندیشی ها داده می شود و همین

.هد شدباعث رشد و پویایی سازمان خوا

اگر مدیریت مشارکتی را به سان رهیافتی جامع براي جلب مشارکت فردي و گروهی کارکنان در جهت حل

سازمان و بهبود مستمر در تمام ابعاد تعریف کنیم و بر این باور باشیم که مدیریت مشارکتی ارتباط مسایل

:هگفت کندائم، متقابل و نزدیک بین مدیریت ارشد و کارکنان است می توا

۶

مدیریت مشارکتی به معناي مشارکت افراد مناسب، در زمان مناسب و براي انجـام کـار مناسـب

.است

بر پایه این تعریف، مشارکت کارکنان در کارهایی که به خود آن ها مربوط می شود؛ مشارکتی داوطلبانه،

ف هاي گروه کمک ارادي و آگاهانه خواهد بود که این درگیري شخص را تشویق می کند که به تحقق هد

.لیت ها و پیامدهاي آنها سهیم شودوکند و در مسؤ

نخست، ارج نهادن به ارزش هاي انسانی و به یاري : مدیریت مشارکتی دو هدف عمده را دنبال می کند

دوم، رسیدن به هدف هاي از پیش تعیین شده به . طلبیدن افرادي که به نوعی با سازمان در ارتباط اند

:این هدف ها بر چند اصل اساسی استوار است.کمک همین افراد

٧

ی از یک ماشین بزرگ به حساب نمی آید، بلکه انسانی یهر فرد عضو سازمان جز

برخوردار از قدرت تفکر، هوش و استعداد و تجربه هاي گرانقدر است که هر گاه زمینه ها

.خود تغییر دهدو شرایط مساعد فراهم شود، می تواند همه چیز را به نفع خود و سازمان

هر کار لزوماً به بهترین و مفیدترین حالت ممکن انجام نمی شود و بی تردید می توان هر

Continuous)کار معین را به گونه اي بهتر انجام داد و بهبود مستمر در انجام کار

Improvement)به کمک اعضاي مجموعه به صورت گروهی انجام می شود.

ی آسوده شود و به ید تا مدیریت از بسیاري کارهاي جزکنمشارکت کارکنان کمک می

.کارهاي اساسی بپردازد

ی یچنانچه اجراي مدیریت مشارکتی و نظام هاي تشکیل دهنده آن با موفقیت همراه باشد، از مزایا و پیامدها

ر سازمان، چون بهبود روابط انسانی بین مدیریت و کارکنان، تقویت انگیزش در کارکنان، بهبود گردش کار د

بروز خالقیت و نوآوري، تقلیل هزینه هاي تولید کاال و خدمات، افزایش احساس تعلق سازمانی در کارکنان و

همسو شدن هدف هاي آنان با هدف هاي سازمان و در نهایت افزایش رضایت مشتري و به دست آوردن سهم

.بیشتر در بازار برخوردار خواهد بود

باید ابتدا ویژگی هاي افراد مشارکت جو را بشناسیم که سالمت روانی و ادراکی و براي دستیابی به این مزایا

آن ها به افراد فرادست؛ ابتکار؛ توانایی ایجاد و ارایهتوانایی ایجاد اندیشه هاي بسیار با سرعت زیاد و

دگاهها و اندیشه دیارایهپیشنهادهاي جدید؛ استقالل راي و قدرت داوري؛ متفاوت بودن از همکاران در ارایه

٨

معموالً چنین افرادي را می توان در .لیت پذیري، از جمله مشخصات افـراد مشارکت جو استوهاي نو ومسؤ

:سازمان هایی با ویژگی هاي زیر یافت

؛ در آن ها رقابت کامل و فشرده است چرا که مشارکت در سازمانی تحقق می پذیرد که رقابت

.رقابت کامل بر آن حاکم باشد

؛ مدیران سازمان هاي مشارکت جو بر این اعتقادند که دانش ترسی مدیران به دانش گستردهدس

در سطح سازمانشان به وفور پراکنده است و خود به راحتی می توانند اندیشه ها و دیدگاه هاي

.دیگران را مستقیم و بی واسطه دریافت کنند

ند که می توانند همگام با نیازهاي سازمان رشد ؛ کارکنان این سازمان ها بر این باورحترام به افرادا

.کنند

و در نتیجه برخورداري از امنیت شغلی از دیگر ویژگی هاي می و بلند مدت کارکنانیروابط دا

.این سازمان ها است

؛ در این سازمان ها همه مدیران تغییر را به عنوان تنها عامل استقبال مدیران از عامل تغییر

طبیعی است در چنین سازمانی الزم .و با خشنودي از آن استقبال می کنندپایداري می دانند

نیست که مدیر بخش زیادي از وقت خود را با اندیشه دربارهچگونگی برخورد با تغییرات بگذراند،

.زیرا همه به این باور رسیده اند که تغییر نوعی ارزش مثبت است

٩

،در فعالیت هاي از پیش . استو تعاملی آنساختار متغیراز ویژگی هاي سازمان مشارکت جو

برنامه ریزي شده مناسبترین ساختار، ساختار سنتی و مکانیکی است اما در شرایط مشارکتی،

در چنین شرایطی افراد از آزادي . ساختار پویا راهگشاتر است و نظام کنترلی کمتر برقرار می شود

سازمان تعادل و موازنه برقرار باشد، زیرا اعضاي عمل بیشتري برخوردارند، البته با این فرض که در

چنین سازمانی نه محیط کار خود را آشفته و پر هرج و مرج می خواهند که افراد به هر کاري دست

.بزنند و نه این که می خواهند کنترل مستقیم به گونه اي باشد که هیچ جرقه ذهنی متبلور نشود

در ساختار سازمانی انعطاف پذیر تحول . مان ها استمشخصه دیگر این گونه سازانعطاف پذیري

.گرا، تبادل اطالعات به راحتی انجام می شود و افراد در فرایند تصمیم سازي مشارکت دارند

گسترش فرهنگ مدیریت مشارکتی ـ به سان رویکردي نو و جامع به کل مجموعه ـ بخشی از هدف هاي

ن را با توجه به شرایط خاص سازمان طراحی و به مورد اجرا بلند مدت مدیریت است که نظام هاي اجرایی آ

.می گذارند و با جابجایی فرد یا بروز اتفاقی خاص، متوقف نمی شود

کارکنان سازمان باید از . یکی از عوامل اصلی و مؤثر در اجراي مدیریت مشارکتی، صداقت مدیریت است

در این صورت با مشارکت . ز دالیل آن آگاه باشندصداقت مدیریت اطمینان کامل داشته باشند و به خوبی ا

دادن کارکنان در امور سازمانی می توان نتایج و پیامدهاي همه جانبه اي را براي سازمان و کارکنان آن

در نظام مشارکت سازمانی، مدیران و کارکنان به تبادل نظر با یکدیگر می پردازند و همین امر . فراهم آورد

کارکنان با مشارکت . ی دوستانه و توأم با اعتماد و اطمینان متقابل در سازمان می شودمنجر به ایجاد محیط

١٠

در کارها خود را در سود و زیان سازمان سهیم می دانند و همه تالش خود را با کمک مدیران در جهت

.افزایش کارایی و اثر بخشی سازمان به کار می گیرند

سیدن به هدف هایشان با راه حل هاي پیشنهادي بسیاري از سوي در نظام مشارکت سازمانی، مدیران براي ر

نکته . کارکنان مواجه می شوند که پس از ارزیابی آن ها می توانند بهترین راه حل ممکن را انتخاب کنند

روي مدیران در سازمان هاست، توجه به موانع و دشواري هاي فرامهم در به کارگیري شیوه هاي مشارکتی

گاهی در زمینه هاي اجرایی و درك صحیح موانع بهتر می توان به رویارویی با آنها پرداخت و زیرا با کسب آ

ضمن این که باید زمینه هاي الزم .در صورت تعامل با کارکنان بهتر می توان به این مهم دست یافت

راي آن با اقتصادي، فرهنگی، سیاسی، ساختاري ورا براي اجراي موفقیت آمیز این نظام فراهم کرد تا اج

.بحران مواجه نشود

مزایاي نظام مدیریت بر مبناي مشارکت

مدیریت مشارکتی پدیده اي است ذهنی و فرهنگی که با قالب هاي ذهنـی شـکل گرفتـه از قبـل و سـنتی

معارضه می کند و موجب می شود حاشیه نشینان و نظاره گرها به درون کارهاي گروهی کشـیده شـوند و

:از جمله. مدیریت مشارکت مزایاي دارد. حساس تعهد کنندنسبت به سازمان ا

،افزایش میزان بهره وري؛

تقویت روح ابتکار و حس مسؤولیت در کارکنان؛

افزایش همکاري بین کارکنان سازمان؛

١١

با انگیزه نمودن کارکنان سازمان؛

امکان استفاده از تجارب عملی و نظرات و اندیشه هاي کارکنان؛

ي ارتباطی مؤثر در سازمان و توزیع مناسب تر اطالعات و در نتیجه تقلیـل ایجاد کانال ها

میزان سوء ظن ها؛

تقلیل تنش ها، شکایات و دعاوي مربوط به کار و کمک به ایجاد صلح و آرامش در محـیط

کار؛

ایجاد زمینه افزایش تحرك و کارایی در مدیران و ایجاد انضباط در محیط کار؛

راي پذیرش تغییر و تحول در کمیت و کیفیت کار؛ایجاد زمینه مناسب ب

افزایش قدرت عملی مسؤول اجرایی سازمان و اجراي تصمیمات؛

جلوگیري از خود بینی، خودکامگی و ایجاد جو کنترل اعضاء بر یکدیگر؛

افزایش توان کارکنان براي مردم ساالري و خودفرمانی؛

نانکاهش ضروري سرپرستی و نظارت بر امور مادي کارک.

:موانع نظام مدیریت بر مبناي مشارکت

مشارکت در عمل با موانع و محدودیت هایی روبرو می شود که از ساختار، فرهنگ یا عوامل محیط ریشه می

:از جمله. گیرد

١٢

نبود انگیـزه بـراي مشـارکت، نداشـتن : موانعی که منشأ فرهنگی و انسانی دارند، مانند

م گیري و نداشتن ثبات عاطفی؛اعتماد به نفس، ناتوانی در تصمی

عواملی که منشأ ساختاري دارند و از ضعف مربوط به ساختار سیستم مشارکت سرچشمه

می گیرند؛

آگاهی نداشتن مدیران از نیروها و استعدادهاي بالقوه کارکنان؛

آگاهی نداشتن کارکنان از اهداف سازمان و نتایج عملیات سازمان؛

حوه محاسبه میزان سهم آنان در سود سازمان؛آگاهی نداشتن کارکنان از ن

بی اعتمادي کارکنان به صالحیت، اخالص، تعهد و شایستگی مدیران؛

سهیم نشدن در بهره وري سازمان؛

نداشتن مهارت هاي فنی و سرپرستی کارکنان؛

اعتقاد نداشتن کارکنان به نظام حقوقی سازمان.

سیر تکوین مدیریت مشارکتی

به عنوان مثال، . قدیمی است که ریشه در اداره امور عمومی و افکار مذهبی داردمشارکت یک مفهوم

قرآن کریم به طور . مورد توجه قرار گرفته است» شورا«مشارکت بر مبناي مشورت در اسالم تحت عنوان

١٣

صریح مدیران را مکلف می کند در اموري که نیاز به تحقیق و تفحص دارد بر مبناي مشورت به تصمیم

.ري بپردازندگی

قدمت تاریخی خود، بعد از انقالب صنعتی به صورت علمی مورد برخالفبه هر حال ، مدیریت مشارکتی

پیدایش نظریه هاي کالسیک، ساختار، تخصص گرایی، عقالیی بودن، و نظم و ترتیب را . بررسی قرار گرفت

ضادهایی که فلسفه کالسیک با روح و روان ت). 1990ویلسون و روز بفلد، (ها مورد تاکید قرار دادنددر سازمان

.انسانی داشت، موجب گشت توجه به روابط انسانی معطوف گردد

و همکارانش سعی کردند بین شرایط کاري و بهره وري رابطه اي ) 1984اوبرایان، (التون مایو 1972در سال

و رفته رفته با تاکید بر این مطالعات برحسب تصادف، اهمیت مدیریت مشارکتی را کشف کرد. پیدا کنند

پایه گذاري شد که سعی می کرد » روابط انسانی«جنبه هاي اجتماعی گروه هاي کار، مکتب جدیدي با نام

.مشارکت واقعی را مورد تشویق قرار دهد

و الولر )1968(، هرزبرگ )1961(، لیکرت )1955(ی با کار اندیشمندانی چون آرجریسمدیریت مشارکت

نهاد و با اشکال و عناوین مختلف، نظیر مدیریت بر مبناي هدف، نظام پیشنهادها، گروه رو به رشد) 1986(

امروزه مدیریت مشارکتی به عنوان یکی . هاي بهبود کیفیت، و گروه هاي خود گردان به حیات خود ادامه داد

ا با تاکید بر تئوریهاي سازمانی و مدیریتی مختلفی در طول ساله. از عناصر تئوري نئوکالسیک مطرح است

گرانت و همکاران، (مدیریت کیفیت فراگیر : تصمیم گیري مشارکتی شکل گرفته اند که مهمترین آنها شامل

و دموکراسی صنعتی )1999براون و الولر، (نظریه قدرت دهی ) 1993داگسون، (یادگیري سازمانی )1992

.است) 1969در بر، (

١۴

ر توسعه منابع انسانی و در نتیجه فرآیند توسعه دارد، نظام یکی از نظامهاي مدیریتی پویا که نقش مهمی د

این نظام مدیریتی به عنوان یک نظام مطلوب و کارآمد هم از لحاظ نظري و هم از . مدیریت مشارکتی است

لحاظ عملی آزمون هاي موفق خود را گذرانیده است؛ و هم اکنون در کشورهاي پیشرفته و نیز در کشورهاي

یکه منابع انسانی از یاز آنجا. اه مناسبی برخوردار استامال مورد استفاده بوده و از جایگدر حال توسعه ک

عوامل زیربنایی فرآیند توسعه می باشد و هرگونه توفیق در فرایند توسعه پایدار یک سازمان مشروط به

تی توسعه دهنده توفیق در توسعه منابع انسانی است، از اینرو، اهمیت و ضرورت توجه به نظام هاي مدیری

.منابع انسانی آشکار می شود

نظام مدیریت مشارکتی، نظام همکاري فکري و عملی کلیه اعضاي یک سازمان با سطوح مختلف مدیریتی

و ارتقاء بهره وري سازمان، مسایلدر این نظام، کلیه افراد سازمان، درباره روش هاي حل . آن سازمان است

بدین طریق .می کنندارایهرا در قالب طرح ها و پیشنهادها به سازمان فعاالنه اندیشه کرده و حاصل آن

نظام مدیریتی به . سازمان از یک نظام هم فکري و هم اندیشی براي رسیدن به اهداف سازمان بهره می جوید

در این نظام براي افکار و خالقیت . تعبیري در واقع نوعی نظام مدیریت شورایی با شکل خاص خود است

وجود و جریان .یه اعضاي سازمان ارزش شایسته قائل شده و در تصیم گیري از آنها استفاده می شودهاي کل

این نظام نتایج و پیامدهاي مثبت و مطلوب متعددي در بر دارد که در مجموع نقش مهمی در فرآیند توسعه

.منابع انسانی ایفاء می کند

١۵

فلسفه و مبانی نظري مدیریت مشارکتی

به احترام و برابري و اظهار وجودنیاز انسان

. برخورد محترمانه و مشارکت جویانه شودنابا آنانسانها فطرتا خواهان برابري با یکدیگرند و تمایل دارند

من را گوش کنید، من هم » نظر«خواستار این حق است که حاضرخصوصا انسان فرهیخته و متخصص قرن

.این خواسته انسانی پاسخ مثبت می دهدمشارکت کارکنان در مدیریت به » نظر دارم

حمایت و پشتیبانی انسان از نظرات و دستاوردهاي خویش

فرزند، : ست حمایت و پشتیبانی می کند، مانندناطبیعی از چیزهایی که متعلق به آنانسانها بطور فطري و

ارایهسازمان در لذا اگر کارکنان و مشتریان یک . همسر، خانه، پست، نظرات و محصول ساخته شده خود

نظرات و تصمیم گیري ها و اجراي نظرات خود مشارکت داده شوند، اینگونه نظرات از حمایت و پشتیبانی

.جدي و قویتري در سازمان برخوردار خواهد بود

ی که سازمانها با آن روبرو هستند، نتیجه مستقیم رقابت هاي بی ثمر در مورد مسایلامروزه بسیاري از «

براي کمک به .ع یا وظایفی است که مشخص نیست چه بخشی مسوولیت آن را به عهده داردوظایف متقاط

کار موثر «افراد جهت پرداختن به این موضوعات روش هاي مختلفی ابداع شده است و این روشها همه به

ان میز«وابسته است، زیرا در چنین شرایطی، این فقط راه حل نیست که حائز اهمیت است، بلکه » گروهی

کسانی که در فرآیند مورد نظر دخالت دارند و در واقع به آن عمل می کنند نیز از »درك و احساس تعهد

.اهمیت بسزایی برخوردار است

١۶

بهبود مستمر(ی مستمر انسان یکمال جو(

یش ایجاد بهبود مستمر در استانداردهاي کاري سازمانها همیشه اهمیت داشته و امروزه با توجه به نیاز به افزا

مستمر بهره وري، کاهش هزینه ها و رضایت بیشتر مشتریان و ارباب رجوع و افزایش قدرت رقابت از اهمیت

اصل بهبود مستمر می گوید نباید هیچ روزي را بدون انجام بهبود فعالیتها سپري .بیشتري برخوردار است

کسی که دو روزش مساوي : مایداست که می فر) ع(معصومبهبود مستمر تعبیري از این فرمایش امام . کرد

.باشد ضرر کرده است

ضایعات اگر بخواهیم دو روزمان در زندگی مساوي نباشد باید هر روز از روشهاي بهتر، با بهره وري باالتر،

استفاده کنیم، یکی از روشهاي مناسب ایجاد بهبود مستمر غیرهباالتر و فناوريکمتر، علم بیشتر، قدرت و

ها و نظرات و پیشنهادهاي کارکنان و مشتریان و پیمانکاران است که می تواند هر روز دهها و استفاده از ایده

.بلکه صدها و هزاران روش کاري سازمان را بهبود بخشد، که این همان مشارکت فکري با مدیریت است

توسعه نیروي انسانی در فرآیند مشارکت

فضایی را در سازمان نام گیري و اجراي نظرات آنظر، تصمیمشارکت دادن کارکنان سازمان در اظهار ن

بوجود می آورد که موجب توسعه نیروي انسانی می گردد، امروزه سازمانها براي ایجاد هرگونه توسعه اي اعم

.از فرهنگی، اقتصادي و اجتماعی نخست به توسعه نیروي انسانی نیازمندند

می گردد و مورد بررسی کارشناسی ارایهان و مشتریان در سازمانی که در سال هزاران پیشنهاد ازطرف کارکن

قرار گرفته و درصدي از آنها نیز به اجرا در می آید، این امر موجب توسعه خود جوش کارکنان خواهد شد،

زیرا براي انجام این فعالیتها نیاز به مطالعه، مشورت با متخصصین، مراجعه به استاد فنی سازمان، بررسی

١٧

می باشد که این امر موجب افزایش مستمر اطالعات و کیفیت نیروي انسانی گردیده ... ا و مکانیزم دستگاهه

.نظام پیشنهادات یکی از ابزارهاي کارآمد در پرورش مغزهاست. و پایه هاي توسعه سازمان را محکم می کند

تولید فناوريد تا بر یند تولید متکی خواهد بونوین فرآفناوري هايدر آینده مزیت رقابتی پایدار بیشتر بر

.انسان تکیه خواهند داشت» قدرت مغزي«محصوالت، صنایع نوین آینده بر

مشورت که مشارکت در عقول دیگران است

تخصصی کوچک و بزرگ سازمان بی مسایلمدیران بدلیل محدودیت وقت و تخصص از بسیاري از فعالیتها و

سب آگاهی از نظرات متخصصین و کارکنان و لذا در تصمیم گیري هاي صحیح و منا. اطالع هستند

یکی از روشهاي تصمیم گیري صحیح مشورت کردن با .مشتریانشان از اهمیت بسیار باالیی برخوردار است

.صاحب نظران است

و شاور (را فرمان می دهد که با مردم مشورت نماید ) ص(خالق انسانها آخرین فرستاده اش حضرت محمد

هم فی االمر

:می فرمایند) ع(علی حضرت

نامردم مشورت نماید در عقل هاي آنکسی که استبداد راي داشته باشد هالك خواهد شد و کسی که با

.شریک شده است

مشارکت فکري کارکنان و مشتریان با مدیریت یکی از بهترین روشهاي مشورت همگانی با مدیر است که با

.تولیدي و خدماتی قابل اجرا می باشددر کلیه سازمانهاي » نظام پیشنهادها«اجراي

١٨

یکی از شیوه هاي مدیریت مشارکتی است که بعد از جنگ (suggestion system)نظام پیشنهادها

.جهانی دوم در دنیا متداول گردیده و ده ها کشور پیشرفته جهان در حال حاضر از آن بهره می جویند

، نظام پیشنهادها را یکی از روشهایی )کایزن(» مرروشهاي بهبود مست«در کتاب ) 1986(ماساکی ایمائی

6معرفی می کند که می توان با اجراي آن بهبود مستمر در سازمان بوجود آورد و شرکت ماتسوشیتا را که با

در بین شرکتهاي ژاپنی بدست آورده ذکر می 1985میلیون پینشهاد دریافتی مقام اول را در سال

16821رکورد تعداد پیشنهادهاي یک نفر در یکسال نشانگر رقمی بالغ بر همچنین آمار جالبی از .نماید

.پینشهاد است

هدایت به بهترین تصمیم با داشتن نظرات بیشتر

بهترین راه داشتن یک نظر «. یکی از نیازهاي مهم مدیر تشخیص بهترین نظر در تصمیم گیري ها است

:داوند می فرمایددر قران کریم نیز خ» .خوب، داشتن نظرات متعدد است

ستمعون القول فیتبعون احسنهیفبشر عبادالذین

.اي پیامبر بشارت ده بندگانی را که گفتارهاي مختلف را می شنود و از بهترین آنها تبعیت می کنند

که با مشارکت (Quality Circles)یکی از تکینیک هایی که در فعالیت هاي هسته هاي بهبود کیفیت

ل آن تشکیل می گردد، تکنیک طوفان فکري است که هدف از آن دسترسی یاي حل مساکارکنان سازمان بر

.به بیشترین نظرات و انتخاب بهترین نظر از بین آنهاست

١٩

امر به معروف و نهی از منکر

امر به معروف و نهی از منکر دو اصل از فروع دین اسالم و اجراي آن موجب اصالح جامعه و سازمان می

کلیه کارکنان و مشتریان یک سازمان هر نارسایی و مشکلی را در سازمان مشاهده نمایند که زمانی که. گردد

می تواند کیفیت نامناسب، بهره وري پایین و ضایعات وقت و مواد و مانند اینها باشد و آن را به مدیریت

ي که می تواند نمایند و همچنین هر روش بهترارایهسازمان تذکر دهند و پیشنهادهایی جهت رفع آنها

موجب بهبود کیفیت فعالیتها گردد و بعبارت دیگر همه فعالیت هاي سازنده و مخرب را در قالب پیشنهاد که

نمایند سازمان از خطاها مصون مانده و حرکت دائمی بسمت ارایهنوعی امر بمعروف و نهی از منکر است

.کمال خواهد نمود

:خداوند متعال در قرآن کریم می فرماید

باید از شما گروهی پدید آید که دعوت کننده به خیر و خوبیها باشند و به کارهاي پسندیده فرمان می دهند

.و از کارهاي ناپسند باز می دارند و اینان، آري تنها چنین کسانی به خوشبختی و رستگاري می رسند

بهبود روابط انسانی بین مدیریت و کارکنان سازمان

موفقیت سازمانها حاکمیت روابط انسانی مناسب بین مدیران و کارکنان آن سازمان یکی از مهمترین عوامل

در سازمانهایی که روابط انسانی خصمانه و ناعادالنه حاکم باشد کارکنان انگیزه همکاري خود را با . است

د مدیریت از دست داده و سازمان موفق به انجام وظایف خود نگردیده و به اهداف خود دسترسی نخواه

سازمان افزایش می دهد و چون کارکنان فضایی براي مسایلرا در حل نامشارکت کارکنان انگیزه آن.یافت

٢٠

اظهار نظر پیدا می کنند و مدیریت به این نظرات گوش می دهد ارتباط بین مدیریت و کارکنان بهبود یافته

.می رودو عقده هاي روانی که موجب نارضایتی می شود کاهش یافته و یا از بین

نیاز به اطالعات جامع در تصمیم گیري هاي مدیریت

تصمیم گیري در جهان پرتحول و تحرك امروز نیاز به اطالعات دقیق و جامع دارد، با توجه به حجم گسترده

اطالعات و تغییرات سریع آن امکان اشراف مدیریت خصوصا در سازمان هاي متوسط و بزرگ به اطالعات

ا و بلکه صدها تصمیم در روز وجود ندارد و الزم است در تصمیم گیري هاي سازمان از مورد نیاز جهت ده ه

مشارکت کارکنان در تصمیم گیري، مدیریت را قادر می کند که از . اطالعات کلیه کارکنان استفاده نمود

.اطالعات جامع تر و دقیق تري استفاده نماید

نیاز به هماهنگی محیط پرتحول ملی و جهانی

. را به خود جلب نمی کردنادانی قرار نمی داد، زیاد توجه آنذشته، چون تغییر، انسانها را تحت فشار چندر گ

آهنگ فعلی تغییر آنچنان عظیم است . ر می انگیزددر زمان ما فشار آن بسیار قوي است و لذا توجه و دقت ب

شرکتها و دولت هائی همه روزه . که تاخیر در پاسخ به آن ممکن است بسیار گران و حتی فاجعه آفرین باشد

به این دلیل ورشکسته می شوند که در سازگار کردن خود با این تغییر کوتاهی کرده یا بسیار کند عمل

تغییرات سریع جاري، به تعدیل هاي مکرر و بزرگی در نوع کارها و نحوه انجام آنها سازگار شدن با. نموده اند

. به قول پیتر دراکر اندیشمند صاحب نام مدیریت، مدیران اکنون باید ناپیوستگی را مدیریت کنند. نیاز دارد

.تتغییر در مدیریتی که باید تغییر را اداره کند، نگرانی عمده دست اندرکاران گردیده اس

٢١

که در برابر ما قرار دارند مسایلصاحبنظران معتقدند، همچنان که آهنگ تغییر افرایش می یابد، پیچیدگی

هر چقدر آهنگ . پیچیده تر باشند حل آنها به زمان بیشتري نیاز داردمسایلهر قدر . نیز افزایش می یابند

ی که ما براي آنها ابداع می کنیم، کوتاهتر ما بیشتر تغییر می کند و عمر راه حلهایمسایلتغییر تندتر شود،

مان می یابیم، این مسایلمی شود، بنابراین زمانی که ما راه حل هایی براي بسیاري از معموال مهمترین

این راه حلهاي مرده به دنیا می . آنچنان تغییر کرده اند که راه حلهاي ما دیگر نه مربوط اند و نه مفیدمسایل

ی است که، به صورتی که حل شده اند، دیگر وجود مسایل، بسیاري از راه حلهاي ما براي به بیان دیگر. آیند

.در نتیجه از زمانه خود عقب و عقبتر می مانیم. ندارند

هاي مدیریت مشارکتیشیوه

این مشارکت از طرق . شودهاي مهم مشارکت محسوب میمشارکت فکري کارکنان و مشتریان یکی از پایه

هاي شود و در ادامه با تشکیل گروهک سازمان امکانپذیر است؛ با نظام پیشنهادها شروع میمختلفی در ی

ها، نظام یکی از این شیوه. گیردهاي مشارکت شکل میهاي خودگردان، زمینهبهبود کیفیت و گروه

این نظام نامه اجرایی آیین.شودهاي اصالح نظام مدیریتی در کشور ناشی میپیشنهادهاست که از سیاست

. هاي اجرایی ابالغ شدتوسط دبیرخانه شوراي تحول اداري تدوین و جهت اجرا به دستگاه1382در سال

٢٢

ویژگی و کارکرد نظام پیشنهادها به عنوان یکی از ابزارهاي مدیریت مشارکتی

ام کلیه افراد در این نظ. نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها به عنوان یک ابزار اجرایی مدیریت مشارکتی است

بهره وري فعاالنه اندیشه کرده و حاصل آنرا در قالب طرح ها و يمسایل و ارتقاسازمان درباره روش ها و حل

.می کنندارایهپیشنهادها به سازمان

. نظام پیشنهادهاي سازمانهاي دولتی در جهت بهبود مستمر به منظور تعالی سازمانی تدوین و اجرا می گردد

پیشنهادها تکنیکی است که از طریق آن می توان به یافته هاي ذهنی و اندیشه هاي سرمایه در واقع نظام

و ایجاد سؤاالت جدید و راه حل هاي بهینه، در راستاي فرهنگ تغییر و بهسازي مسایلهاي انسانی در حل

و بگردش انداختن به عبارت دیگر، نظام پیشنهادها، فرمانبري از دانایی.و بهبود مستمر سازمان دست یافت

. اندیشه است و از این رهگذر، سازمان آمادگی ورود به دوره بلوغ و ترویج روحیه مشارکت را پیدا می کند

آنچه در نظام پیشنهادها به عنوان اهداف آرمانی و در حقیقت به عنوان فلسفه به کارگیري آن مطرح است،

کنندگان خدمات یا محصوالت آن بنگاه از طریق افزایش توان سازمان در مقابل خواست هاي متغیر مصرف

به "ارج نهادن به فضایل و توانائی هاي انسان و همسو کردن اهداف کارکنان با اهداف شرکت و نهایتا

.در هر رده شغلی و در هر بخش سازمانی استناتجربه، اندیشه، آراء و عقاید آنکارگیري صحیح

سابقه نظام پیشنهادها

بررسی پیشنهادهاي کارکنان به عنوان یک ابزار اجرایی مدیریت مشارکتی، نظام همکاري نظام پذیرش و

این نظام که مبتنی بر اصل .فکري و عملی کلیه اعضاي یک سازمان با سطوح مختلف مدیریتی آن است

٢٣

م انسان مداري است، براي افکار و خالقیت هاي کلیه اعضاي سازمان ارزش قائل است و به عنوان یک نظا

. مطلوب و کارآمد مدیریتی هم از لحاظ نظري و هم از لحاظ عملی آزمون هاي موفق خود را گذرانیده است

نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها به عنوان یک تکنیک مدیریتی در افزایش کارایی و سود سازمان در ایاالت

در صنایع امریکا آشنا شدند و متحده مرسوم بوده است و بعد از جنگ جهانی دوم، ژاپنی ها با این سیستم

در شرکت هاي تولیدي 1950این نظام به طور فراگیر از دهه . کم کم آن را در صنایع خود ترویج دادند

خدماتی کشور ژاپن به کار گرفته شد و سپس از سوي شرکت ها و سازمان هاي دیگر کشورهاي جهان

ري از شرکت هاي صنعتی کشور ایران نیز به اجرا در شما1360این نظام از دهه . پذیرفته و معمول گردید

گذاشته شد و با توجه به کامیابی هایی که در این گروه از شرکت ها بدست آمده، مورد استقبال دیگر شرکت

در ایران نظام پیشنهادها براي اولین بار در . ها و سازمان هاي صنعتی، تولیدي و خدماتی قرار گرفته است

شرکت ایران (کی از شرکتهاي تحت پوشش سازمان گسترش و نوسازي صنایع ایران در ی1367اوایل سال

از آن به بعد شرکتهاي دیگري نیز به اجراي نظام پیشنهادها پرداختند که امروزه در . به اجرا درآمد) رادیاتور

.بسیاري از سازمان ها و شرکت هاي داخلی، این نظام پیاده سازي شده است

جه به آثار مثبت و سودمندي که این نظام در شمار قابل توجهی از شرکت ها و سازمان ، با تو1377در سال

هاي داخلی و خارجی پدید آورده بود، دولت جمهوري اسالمی ایران نظر به اهمیت و ضرورت نقش مشارکت

در نشست کارکنان در باال بردن کارایی و اثربخشی دستگاه هاي دولتی و افزایش رضایت و توان کاري آنان،

شوراي عالی اداري چنین تصویب کرد که نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها در کلیه 28/5/1377مورخ

.وزارتخانه ها، مؤسسات، شرکت ها، بانک ها و کلیه دستگاه ها استقرار یابد

٢۴

فلسفه استفاده از نظام پیشنهادها

عنوان فلسفه به کارگیري آن مطرح است، آنچه در نظام پیشنهادها به عنوان اهداف آرمانی و در حقیقت به

افزایش توان سازمان در مقابل خواست هاي متغیر ذینفعان از طریق ارج نهادن به فضایل و توانایی هاي

به طور کلی فلسفه بکارگیري نظام پیشنهادها . انسان و همسو کردن اهداف کارکنان با اهداف سازمانمی باشد

:درا می توان به صورت زیر بیان کر

ارج نهادن به فضایل و توانایی هاي انسان در محیط کار و برخورد با مشکالت کاري

افزایش حس تعلق سازمانی در کارکنان

همسو کردن اهداف کارکنان با اهداف بنگاه

اشاعه فرهنگ مشارکتی و همکاري جمعی در حل مشکالت و بهبود روابط کاري و رفتار

سازمانی

موفقویژگی هاي نظام پیشنهاد

شرکت را در کارکنانزمانی یک نظام پیشنهادها موفق است که بتواند زمینه حضور و مشارکت فعال تمامی

ا مانعی نت سواد کارکنان و یا رده شغلی آنارایه پیشنهادها فراهم سازد و به شکلی طرح ریزي شود که وضعی

٢۵

دهاي موفق را می توان به شرح زیر به طور کلی ویژگی هاي یک نظام پیشنها. براي مشارکت افراد نباشد

:بیان کرد

شرکت فعال کلیه کارکنان سازمان در ارایه پیشنهاد

به حداقل رساندن بروکراسی و سهولت ارایه پیشنهادها از طریق فرم هاي مخصوص

سهولت روش هاي ارزیابی و تعیین پاداش ها

وایزسهولت و ساده بودن آیین نامه ها و دستور العمل هاي پرداخت ج

شمولیت پیشنهادهاي ارایه شده توسط کارکنان در تمامی زمینه ها

سمت گیري پیشنهادهاي ارایه شده به سمت پیشنهادهاي گروهی

کم بودن زمان ارزیابی و دادن جواب به پیشنهاددهنده

مشارکت پیشنهاددهندگان در اجراي پیشنهادها

سازمان و امور کاري پیشنهاددهنده هم راستا بودن پیشنهاد با اهداف، وظایف و اختیارات

و یا واحدهاي مرتبط

صرفه جویی در هزینه ها، بهبود کیفیت خدمات و یا بهبود سیستم ها در اثر اجراي

پیشنهاد

ارایه مستندات کافی به صورت منطقی، شفاف و منظم همراه پیشنهاد

٢۶

در آئین . ار سازمانی شرکت باشدآیین نامه نظام می بایست متناسب با شرایط فرهنگی، اقتصادي و ساخت

نامه سازمانها، سعی شود تا اول، رعایت عدالت و عدم توجه به جایگاه سازمانی پیشنهاددهندگان در جذب و

دوم در عین حال که زمینه مشارکت افراد را در راه حل یابی و مشکل . نحوه بررسی پیشنهادها صورت پذیرد

سوم شرایط . مدیریت ها به هیچ وجه تضعیف و یا مخدوش نشودیتمسؤولیابی فراهم می کند، اختیارات و

را براي تشویق مادي و معنوي پیشنهاددهنده در قبال عرضه پیشنهاد سازنده فراهم کند و چهارم آنکه فضا و

.سیستمی در شرکت ایجاد شود که در آن امکان مشارکت براي تمامی کارکنان و ذینفعان فراهم باشد

نهادهااهداف نظام پیش

هدف از اجراي نظام پیشنهادها را به طور کلی ایجاد فضاي مناسب براي مشارکت کلیه کارکنان در جهت

چنانچه بخواهیم تصویري روشن تر از اهداف و منافع اجراي این نظام . تحقق اهداف سازمانی بیان می کنند

:دهیم، موارد زیر قابل ذکر هستندارایه

در تمامی سطوح سازماناستقرار و توسعه محیط خالق

تقویت فرهنگ و حس تعلق سازمانی

گسترش حوزه تفکر، تعمیق و نهادینه نمودن بهبود مبتنی بر تغییر

گسترش سطوح یادگیري سازمانی

بهره گیري از پیشنهادهاي سازنده و مؤثر سازمانی در راستاي فعالیت هاي بهبود

شناسایی و تقویت منابع خوشفکر و خالق

٢٧

سازي اهداف فردي و سازمانیهمراستا

له با کمترین هزینهأاستفاده از راهکارهاي حل مس

مشارکت کارکنان در تصمیم سازي ها و برنامه ریزي ها

آگاهی مدیریت از میزان توانایی هاي بالفعل و بالقوه کارکنان

ارج نهادن به شخصیت وجودي و شأن و منزلت انسان ها از طریق ایجاد فضاي مناسب

بروز خالقیت ها و استعدادهاي آنانبراي

بهبود کار سازمان، افزایش بهره وري و کیفیت، کاهش هزینه ها و ضایعات

تقویت و بهبود ارتباط میان کارکنان و سازمان و ایجاد حس اعتماد متقابل

ایجاد شرایط مناسب براي کار و فعالیت و حذف موانع در مشارکت فراگیر کارکنان

ر کارکنان، تشویق روحیه کاري و افزایش قابلیت حل مسألهافزایش انگیزش د

اشاعه فرهنگ مشارکتی و همکاري دسته جمعی در حل مشکالت و بهبود روابط کاري و

رفتار سازمانی

اصالح و بهبود مقررات، آئین نامه ها و دستورالعمل هاي کاري، ساختار سازمانی، گردش

کار و نظام تصمیم گیري

در اجراي نظام پیشنهادهانکات قابل توجه

٢٨

:سازمانهاي عالقمند به مشارکت کارکنان در کارها باید نکات زیر را مورد توجه قرار دهند

دخالت دادن کارکنان در فرآیند تصمیم گیري

مجهز کردن کارکنان به دانش و مهارتهاي مورد نیاز

تعیین میزان اختیارات و دخالت کارکنان بر اساس ماموریت سازمان

یجاد هدفهاي فردي و سازمانیا

متمرکز کردن توجه همگان به مشارکت در بهسازي مداوم

بیان کردن اثر بخشی مشارکت کارکنان در نیل به هدفهاي سازمان

ین به باالیبوجود آوردن مدیریت پا

نتیجه گیري

براي سازمان و با مشارکت دادن کارکنان در امر سازمانی می توان نتایج و پیامدهاي همه جانبه اي را

در نظام مشارکت سازمانی، مدیران و کارکنان به تبادل نظر با یکدیگر می پردازند و . کارکنان آن فراهم آورد

کارکنان با .اطمینان متقابل در سازمان می شودو همین امر منجر به ایجاد محیطی دوستانه و توام با اعتماد

مان سهیم می سازند و همه تالش خود را با کمک مدیران مشارکت در کارها، خود را در سود و زیان ساز

در نظام مشارکت سازمانی، مدیران براي رسیدن . جهت افزایش کارآیی و اثربخشی سازمانی به کار می گیرند

به هدفهایشان با راه حلهاي پیشنهادي بسیاري از سوي کارکنان مواجه می شوند که پس از ارزیابی آنها می

باید توجه داشت که در شیوه هاي مشارکتی، را ه حلهاي . اه حل ممکن را انتخاب کنندتوانند بهترین ر

٢٩

نکته مهم . پیشنهادي کارکنان اجرا شود و تشویق مالی و معنوي مناسب از پیشنهاد دهندگان به عمل آید

ا با کسب هاست زیردر بکارگیري شیوه هاي مشارکتی توجه به موانع و دشواریهاي فراروي مدیران در سازمان

ضمناً باید . هاي اجرایی و درك صحیح موانع، بهتر می توان به رویارویی با آنها پرداختهآگاهی در زمین

براي اجراي موفقیت آمیز این نظام فراهم کرد تا راقتصادي، فرهنگی، سیاسی، ساختاريزمینه هاي الزم ا

.اجراي آن با وقفه و بحران مواجه نشود

:یک پیشنهاد خوبو در نهایت ویژگیهاي

در حیطه کار فرد و در جهت بهبود روند انجام کار باشد

سرعت، دقت و صرفه جویی در آن لحاظ شده باشد

در جهت اصالح فرایندهاي کاري باشد

وضعیت موجود را مشخص کند و معایب در آن لحاظ شده باشد

شدداراي راه حل یا شیوه مشخصی براي ایجاد تغییر در وضعیت موجود با

مزایاي پیشنهاد بوسیله آمار و ارقام مشخص گردد

در جهت اهداف سازمان باشد و جزء شرح وظایف تکلیفی نباشد

تکراري نباشد و قبال در سیستم بوسیله بخشنامه و دستورالعمل تاکید نشده باشد

داشته باشدابداع و نوآوري

.باعث افزایش کارایی و افزایش مهارت و انگیزه کارکنان گردد

٣٠

:بخش دوم

٣١

معرفی چگونگی ورود و کار با نرم افزار جامع نظام پیشنهادات دانشگاه اصفهان

الیه می باشد؛ به این معنی که کاربران چهارسامانه الکترونیکی نظام پیشنهادات دانشگاه در فاز اول طراحی ، شامل نظام پیشنهادات ، اعضاي شوراهاي عمومی و اعضاي شوراي تخصصی نظامدبیرانسطح کارمندان، 4امانه این س

سطح ذکر شده در هنگام ورود به سامانه از طریق آدرس 4کلیه کاربران صرف نظر از . پیشنهادات را دربرمی گیرندبا صفحه اصلی یا ورودي سامانه روبرو می شوند که مشابه تصویر زیر ts.mui.ac.irhttp://suggesالکترونیکی

:می باشد

کلیه کاربران سامانه از طریق وارد کردن نام کاربري و رمز عبوري که دریافت کرده اند و یا از طریق وارد کردن کد سامانه کاربران میتوانند در منوي سمت راست ورود هنگام . ملی و شماره شناسنامه خود می توانند وارد سامانه شوند

اهداف شوراي نظام پیشنهادات، شوراي عمومی نظام پیشنهادات، چگونگی اجراي نظام (مستندات نظام پیشنهادات پیشنهادات، دبیرخانه شوراي نظام پیشنهادات، شوراي تخصصی نظام پیشنهادات، معرفی نظام پیشنهادات و نرم

در زیرگروه را و پمفلت خالصه کاربردي و مزایا ) و فلوچارت فرایندهاي نظام پیشنهاداتمع پیشنهاداتافزار نظام جاهمینطور در صفحه ورودي توضیحاتی در خصوص بذر پیشنهادات و اینکه . را مشاهده نمایندمزایاي ارائه پیشنهاد

در صدر سامانه قرار داده ماه سخن همینطور . چه پیشنهاداتی از امتیاز ویژه برخوردار میشوند مطرح گردیده استدر قسمت باالي سمت چپ . جاگذاري میگردداز بزرگان یا معصومین شده است که ماهیانه حدیث یا سخن برتر

٣٢

سامانه نیز خروج از سامانه طراحی شده تا کاربران پس از اتمام کار با کلیک بر روي این گزینه با امنیت بیشتر پنجره . ندندسامانه رابب

امتیاز اکتسابی در صفحه اول باالترین با ماه یکبار6پیشنهادات برتر و پیشنهاددهندگان برتر :پیشنهادات برتر . سامانه به نمایش گذاشته می شود

کارکنان دانشگاه - 1.دانشگاه پس از ورود به سامانه، صفحه اي مطابق شکل زیر مشاهده می نمایندکنان کار

از جمله و تغییر رمز عبورامکان ارائه پیشنهاد جدید و مشاهده لیست پیشنهادات شخصی، به شکل با توجه کارمندان میتوانند با کلیک یر روي اراه پیشنهاد جدید به امکاناتی است که جهت کارمندان فراهم شده است کهیست پیشنهادات شخصی ، و با کلیک بر روي آیکون ل. قسمت پرکردن صفحه پیشنهاد جدید هدایت شوند

تصاویر را مشاهده نمایند .. ) نتیجه بررسی ، امتیاز ، در دست بررسی و ( پیشنهاداتی راکه تاکنون ارائه نموده اند. این قسمت در ادامه آورده شده استمربوط به

ایه داده و در نهایت به در این قسمت پیشنهاددهندگان درصد امتیاز ، کد ملی ، عنوان پیشنهاد و متن پیشنهاد را ارپرسشنامه اي که در آخر صفحه آمده است پاسخ میدهند و در نهایت دکمه ثبت را کلیک کرده و منتظر بررسی

. پیشنهاد میمانند

٣٣

نتیجه بررسی ، امتیاز، در دست (دراین بخش پیشنهاددهندگان میتوانند وضعیت پیشنهادي را که ارایه داده اند .را مشاهده نمایند....) شوراي تخصصی و بررسی ، ارجاع به

٣۴

رد مشاهده / در این بخش پیشنهاددهندگان میتوانند نتیجه پیشنهادات خود را با کلیک بر روي مشاهده فرم تاییدنمایند که در صورت رد شدن دالیل رد پیشنهاد ، و در صورت تایید نمره اخذ شده و میزان نمره پیشنهاد دهنده

. است قابل مشاهده

بعد از مشاهده پیشنهاد چناچه پیشنهاددهندگان احساس کنند پیشنهادشان به هر دلیلی درست داوري نگردیده است میتوانند اقدام به پر کردن فرم اعتراض کرده و آن را ارسال نمایند تا پیشنهادشان مورد بررسی مجدد قرار

. گیرد

با ورود به سامانه میتوانند جهت امنیت بیشتر بـه تغییـر رمـز عبـور خـود طبـق و در گزینه ي نهایی تغییر رمز عبور .تصویر زیر بپردازند

٣۵

نظام پیشنهاداتدبیران -٢، و تعیین ، لیست پیشنهادات واحد خود کارکنان این گروه از کاربران عالوه بر امکانات ذکر شده در بخش قبلی

اي دبیران معاونتها تعیین اعضاي شوراي تخصصی معاونت مربوطه را نیز اعضاي شوراي عمومی در سطح واحد و بر. میتوانند مشاهده کنند

را ات ارائه شدهند مواردي به ترتیب مانند مشاهده پیشنهادمی توانپیشنهادات واحدلیست دبیران با ورود به نوان پیشنهاد، تاریخ ثبت، نام اصلی پپیشنهاد دهنده ، واحد محل خدمت پیشنهاد ردیف، شناسه پیشنهاد، ع، تاکنون

رد ، اعالم نظر کمیته / ، اعالم نظر دبیر،وضعیت پیشنهاد، فرم تایید) نام داور( دهنده مشاهده پیشنهاد، نام کارشناستخصصی، فرم نظر کمیته تخصصی را مشاهده نمایند

٣۶

شناسه ي پیشنهاد به منظور شماره اصلی پیشنهاد . ب پیشنهادات دریافتی است در صفحه وردي ردیف نشانگر ترتیتاریخ ثبت . شناسه قابل جستجو و پیگیري میباشداص یافته و پیشنهاد باتلقی میگردد که به پیشنهاد اختص

نیز در صفحه نام اصلی پیشنهاددهنده . رسانده است میباشدبتپیشنهاد تاریخی که پیشنهاددهنده پیشنهاد را به ثکه پیشنهاد از سامانه او انجام گرفته است، این در صورتی استدهنده کسیورودي قابل مشاهده است که نشان

است که ممکن است پیشنهاد از طرف چندین پیشنهادهنده باشد اما پیشنهاد به نام کسی ثبت خواهد شد که از دمت پیشنهاددهنده نشانگر واحدي است که واحد محل خ. سامانه او ارسال پیشنهاد صورت گرفته است

نام کارشناس در این قسمت نام داوري است که دبیران در قسمت . پیشنهاددهنده در آن مشغول به خدمت استاعالم نظر دبیر . ده استهکنند که در اینجا قابل مشابررسی پیشنهاد جهت بررسی و کارشناسی پیشنهاد انتخاب می

بررسی و ترتیب اثر پیشنهاد باید انتخاب کنند که یکی از قسمتهاي مهم بررسی گزینه است که دبیران جهتگزینه وضعیت پیشنهاد گزینه . پیشنهاد بوده و عملیات اصلی برسی پیشنهاد در این قسمت باید با دقت انجام میشود

ده اند در حال بررسی اي است که نشاندهنده ي روند بررسی پیشنهاد میباشد، پیشنهاداتی که توسط دبیر بررسی نشتایید پیشنهاد / پیشنهاداتی که توسط دبیر به اعضاي شوراي عمومی ارجاع شده است گزینه رد. را نشان میدهد

و در نهایت پیشنهاداتی که بررسی شده اند، گزینه ي این پیشنهاد رد شده است یا نمره پیشنهاد یا . فعال میشود . ارجاع به شوراي تخصصی فعال میگردد

در قسمت بعد تعیین اعضاي شوراي عمومی نظام پیشنهادات جزو امکانات دبیران میباشد که در آن با کلیک بـر روي گزینه مربوطه با صفحه ي زیر روبرو خواهند شد

٣٧

که از قبل مشـخص شـده انـد بـه نظام پیشنهاداتاعضاي شوراي عمومیدر این قسمت دبیران با وارد کردن اسامیاسامی آنان را ثبت مینمایند در کنار گزینه ثبت گزینه حذف نیز بارگزاري شده اسـت تـا در صـورت تعـویض ترتیب

. اعضا امکان جایگذاري و تعویض وجود داشته باشد

همینطور در زیر ردیف تعیین اعضاي شوراي عمومی که جهت کلیه دبیران قرار گرفته است گزینه ي تعیین اعضاي غذا و دارو، آموزشی، درمان، فرهنگی، پشتیبانی، - دانشجویی( معاونت 7یزصرفا جهت دبیران شوراي تخصصی ن

. بارگزاري شده که تعیین آعضاي آن مشابه تعیین اعضاي شوراي عمومی است) بهداشتی، تحقیقات و فناوري

٣٨

بررسـی پیشـنهادات را در فـرم بعد از برگزاري جلسات و تعیین نتیجه و امتیاز دهی پیشنهادات ، دبیران بایـد نتـایج . بدین صورت که پیشنهاداتی که رد میشوند با ذکر دالیل رد گزینه رد ثبت میشود. رد ثبت نمایند/تایید

را اخذ نموده اند توسط دبیر شوراي عمومی با تیک زدن گزینه تایید و تایپ نمـره اخـذ 3و پیشنهاداتی که نمره زیر . میگرددشده در قسمت نمره مورد نظر ثبت

، دبیران میتوانند با کلیک بر روي مشـاهده پیشـنهاد، . در قسمت بعدي دبیران شروع به بررسی پیشنهادات میکنندقابلیـت بررسـی . پیشنهاد را مطالعه نموده و آن را از نظر در حیطـه وظـایف و مسـوولیتهاي پیشـنهاددهنده بـودن و

داور ( ارجاع داده و بنا بـه نـوع پیشـنهاد ، کارشـناس ) ي عمومی اعضاي شورا( مطالعه کرده و سپس به کارشناسان . و سپس بر روي گزینه ارسال کلیک مینماید. آن را مشخص مینماید ) مربوطه

. که درنهایت تاییدیه ارسال پیشنهادات به اعضاي شوراي عمومی و داور ظاهر میشود

٣٩

و پیشنهاد با توجه به حوزه تخصصی اعضاي شوراي عمومی به سپس پیشنهادات یک به یک بررسی شده کارشناس نیز در این قسمت توسط دبیر شوراي عمومی به صورت دستی وارد . داور ارجاع داده می شود

که در . می شود که در هنگام ارجاع پیشنهاد به اعضاي شوراي عمومی نام کارشناس قابل مشاهده است نظر اصلی را در کمیته ارائه داده و نتیجه نهایی توسط دبیر شورا ثبت و در سامانه نهایت کارشناس امتیاز و

.به اطالع پیشنهاد دهنده میرسد

۴٠

اخذ مینمایند بدون ذکر نمره جهت بررسی به شوراي 3پیشنهاداتی که با نظر شورا نمره بیشتر از : نکته.تخصصی معاونت مربوط ارسال میشود

شوراي تخصصی را دارند موظفند که پیشنهاداتی را که از سـطح واحـدها بـه اختیاراتطح معاونتهادبیرانی که در سمعاونتشان دریافت نموده اند در جلسات شوراي تخصصی معاونت مربوطه شان بررسی و نتیجه را بـه پیشـنهاددهنده

. اعالم نماینداست تا پیشنهاداتی که چندین بار ثبت شده انـد در قسمت لیست پیشنهادات گزینه ي حذف نیز در نظر گرفته شده

. یا ناقص بوده یا به هردلیلی نیاز به حذف دارند، بتوانند توسط دبیر حذف شوند

۴١

اعضاي شوراي عمومی- 3عالوه بر امکانات عمومی توسط دبیر شوراي عمومی در سامانه انتخاب و مشخص میشوند که این گروه از کاربران

کارمندان، می توانند لیست پیشنهادات ارجاع شده به خود را مشاهده نمایند تا در کمیته هاي آتیمربوط به کلیهاعضاي شوراي عمومی با ورود به صفحه میتواند .خود را پیرامون این پیشنهادات ارائه نمایندنظرو امتیاز پیشنهادي

. لیست پیشنهادات ارجاعی را مشابه تصویر زیر مشاهده نمایند

و با کلیک بر روي مشاهده پیشنهاد میتوانند عنوان و متن پیشنهاد را مشاهده نموده و آن را کارشناسی و در در این قسمت اعضاي شوراي عمومی مجازند . جلسات شوراي عمومی جهت نمره دهی و امتیاز پیشنهاد اعالم نمایند

نهاد که در کنار لیست پیشنهادات قابل مشاهده است و با توجه به ارزشمندي پیشنهاد مطابق با فرم ارزیابی پیشرا به پیشنهاد اختصاص دهند 3که در صفحه ي اول سامانه ذکر آن رفت ، نمره اي تا سقف ) زمینه پیشنهادات( بذر

را می طلبد بدون ذکر نمره آن را به شوراي تخصصی جهت کسب امتیاز 3و در صورتی که پیشنهادي نمره بیش از . ارجاع دهند) 5تا سقف ( بیشتر

تخصصیاعضاي شوراي - 3نیز مانند اعضاي شوراي عمومی توسط دبیر شوراي عمومی در سامانه انتخاب و مشخص این گروه از کاربران

عالوه بر امکانات عمومی مربوط به کلیه کارمندان، می توانند لیست پیشنهادات ارجاع شده این گروه نیز . میشوند اخذ نموده اند جهت امتیازدهی به این اعضا 3پیشنهاداتی که بیشتر از نمره را مشاهده نمایند ي عمومی از شورا

اعضاي شوراي تخصصی در این قسمت ..ارجاع داده میشود تا جهت کارشناسی و بررسی تخصصی بررسی گردند

۴٢

که در ) زمینه پیشنهادات( ت و بذر مطابق با فرم ارزیابی پیشنهاد که در کنار لیست پیشنهادات قابل مشاهده اسصفحه ي اول سامانه توضیح داده شده است، پیشنهاداتی که نمره بیش از سقف شوراي عمومی را کسب کرده اند را

را میتوانند امتیازدهی کنند در صورتی که پیشنهادي طبق نظر اعضاي شوراي تخصصی 5تا 3بررسی و نمره ي از شوراي عمومی برگشت داده شده و دبیرمجددا به با نمره مکتسبه نکرد همان پیشنهاد را کسب3نمره باالتر از

در این قسمت اعضاي شوراي تخصصی نیز با کلیک بر . پیشنهاد میتواند سقف نمره شوراي عمومی را کسب نماید اسی و در جلسات شوراي روي مشاهده پیشنهاد میتوانند عنوان و متن پیشنهاد را مشاهده نموده و آن را کارشن

. تخصصی جهت امتیاز و نمره پیشنهاد اعالم نمایند

پیشنهادات نظام ویژگی هاي سامانه جامع که این سیستم منطبق با روشهاي متداول پیاده سازي نظام مشارکت است:منطبق بر روشهاي نظام مشارکت

. ارایه کننددر آن افراد میتوانند به صورت گروهی یا انفرادي پیشنهاد. نیستدر این سیستم نیازي به نصب نرم افزار براي کاربران :کامال بر مبناي وب

و دبیران شورا ، ، کارشناسان گروه ها ، کارکنانکاربران اعم از در این سیستم کلیه :سطوح عملکرد متفاوتسطوح کاربري مجزا و امکاناتی گان ، ،اعضاي شوراي تخصصی و پیشنهاددهندکارشناسان ، اعضاي شوراي عمومی

متفاوت همراه با کلمه عبور خود می توانند وارد سیستم شوند و به بخشهاي مختلف سیستم دسترسی داشته باشندو می گردندو حذف مشخصتوسط سامانه واصله تکراري بخشی از پیشنهادات :مدیریت دریافت پیشنهاد

.امانه قادر به حذف نبوده توسط دبیر شورا حذف میگردد پیشنهاداتی که تکراري بوده اما سپیشنهادها قابل ارجاع به گروه هاي کارشناسی درون سازمانی یا برون سازمانی براي :کارشناسی پیشنهادها

بررسی و تحلیل می باشند

۴٣

قادر به مشاهده پیشنهاد دهندگان و کارشناسان و مدیران در هر لحظه:نمایش وضعیت پیشنهاد بصورت پویاوضعیت پیشنهاد می باشند

پیشنهادها قابلیت اعتراض و رفع نواقص را توسط پیشنهاد دهنده دارند:قابلیت اعتراض و تکمیل نواقصدر این سیستم امکان ارسال پیشنهاد بصورت گروهی با تعیین سهم اعضا وجود :گروه هاي پیشنهاد دهنده

داردداش براي هر پیشنهاد با ساختار تعریف شده از سوي سازمان بصورت کامال پویا وجود داردف پایتعر:نظام پاداش

در این سامانه کاربران میتوانند نظر خود را در مورد سامانه هنگام ثبت پیشنهاد جدید به ثبت :امکان ارایه نظر.برسانند

رسیده که افراد در صورت لزوم میتوانند با شماره تلفن گروه نظام پیشنهادات و سامانه به ثبت:ارتباط با ما کارشناس و دبیر ارتباط حاصل نمایند

پیشنهادات برتر و پیشنهاددهندگان برتر با امتیاز اکتسابی در صفحه اول سامانه به نمایش :پیشنهادات برتر . گذاشته می شود

ی را مورد پیشنهاد عمومی قرار داد در این سیستم می توان موضوع:پیشنهادهاي عمومی و فراخوان پیشنهادو یا در مورد مسئله اي فراخوان پیشنهاد اعالم نمود

سامانه به نمایش پیشنهادات برتر و پیشنهاددهندگان برتر با امتیاز اکتسابی در صفحه اول :پیشنهادات برتر . گذاشته می شود

ژگی هاي آتی نرم افزاردیگر ویپیش بینی ساختار سازمانی و پرسنلی در این سیستم بدون محدودیت قابل تعریف می باشد:انیتعریف ساختار سازم

پیگیري به و نسبت ، و مدیریت کنند افراد می توانند پیشنهاد هاي خود را بایگانی :پیشنهادمدیریت بایگانی و پیشنهادهاي ارسال شده در هر لحظه اقدام کنند

تعیین کرد که پیشنهاد دهندگان از افراد داخل سازمان و یا خارج از می توان:مدیریت پیشنهاد دهندگان) در آینده ( سازمان باشند

انواع گزارشات و نمودارها در انواع مختلف در این سیستم موجود است:گزارشات متعدد و پویافقط کاربران عضو وجود دارددر این سیستم امکان تعریف اطالعیه و اخبار براي نمایش همگان و یا:اطالعیه و اخبار

آیکونی جهت ارائه پیشنهاد جهت پیشنهاددهندگانی که در داخل سازمان نبوده اما :ورود کاربران برون سازمانی متمایل به ارائه پیشنهاد میباشند در سامانه موجود می باشند

.ثبت برسانند دبیران شوراها میتوانند گزارشات هر جلسه را در سامانه به: گزارش جلسات