협력사 GUIDE- 파트너포탈 사용법 -

http://partner.hottracks.co.kr

○ 대상 : 직매입/특약매입 업체

○ 내용 : 발주 / 반품 / 마감 관련

-상품관리팀-

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contents

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1. 발주 프로세스 설명1-1. 발주 프로세스 요약 - 3p

1-2. 통합발주 설명 - 4p

2. 발주정보 확인하기2-1. 발주정보 조회 - 5p

3. 납품수량 입력하기3-1. 발주상세 및 납품정보입력 - 6p

3-2. 상품추가 - 7p

3-3. 거래명세서 출력 - 8p

4. 반품4-1. 반품조회 - 9p

4-2. 반품 승인 및 반려- 10p

5. 매입조회 및 마감확인5-1. 일별매입조회 - 11p

5-2. 월별매입조회 - 12p

5-3. 월별마감확인 - 13p

6. FAQ – 14, 15P

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① 영업점발주등록

핫트랙스 영업점담당자 상품발주

② 통합발주SMS 발송

1일 2회「SMS 담당자」에게

문자 발송

③ SMS 및파트너포탈발주정보 확인

파트너포탈 접속 후발주내역 확인

④ 납품수량 등록

파트너포탈에서납품정보 입력

⑤ 거래명세서출력

입력한 내용대로거래명세서 출력

⑥ 상품납품

거래명세서동봉하여상품 납품

1. 발주 프로세스 설명1-1. 발주 프로세스 요약

⑦ 매입내역확인

거래정보에서매입금액 확인

＊ 파트너포탈 주소 : http://partner.hottracks.co.kr

• 통합발주란? : 핫트랙스의 비정기적인 발주건을 통합하여, 협력사에 정기적으로 정보 발송함.

1일 2회 정해진 시간에 담당자에게 SMS발송되며, SMS확인 후 파트너포탈사이트에서 발주정보 확인.

【 발주확정 횟수 】

→ 1일 2회

【 SMS 발송 및 발주정보전송 】

→ 1회 : 8시 ~ 15시 사이의 발주건 ▶ PM 3:00 전송

→ 2회 : 15시 ~ 8시 사이의 발주건 ▶ AM 8:00 전송

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1. 발주 프로세스 설명1-2. 통합발주 설명

♣ 발 주 상 태 알 아 보 기 ! !

; 상단메뉴 [상품정보] → [발주정보]

① 발주확정 : 핫트랙스에서 협력사로 발주

② 납품확인 : 협력사에서 핫트랙스로 상품납품

③ 검수확정 : 핫트랙스에서 상품수령 후 검수

④ 입하확정 : 매입처리 완료

* (발주 진행 상태는 위와 같은 순서대로 진행됩니다)

발주건의 상세내역을 보려면

[납품정보 및 거래명세서출력] 을 클릭해 주세요 !

(다음 설명)

5※ 발주금액은 발주시점의 부가세 포함된 가격이며 당사기준에 의거합니다.

2. 발주정보 확인하기2-1. 발주정보 조회

♣ 납 품 수 량 입 력 하 기 ! !

①일괄등록 : 발주수량과 납품수량 동일하게 입력

(* 발주수량과 납품수량이 다를 시, 개별 입력→ 단종, 일시품절 등 사유 입력)

②임시저장 : 입력한 내용 임시 저장

③납품확인 : 임시저장한 납품내용 확정납품확인 후 거래명세서 출력

(* 납품확인 클릭이후 수량 수정불가)

④거래명세표 출력 : 출력 후 상품납품시 동봉

(* 거래명세서출력은 납품확인상태에서만 가능)

● : 발주된 상품 이외의 상품을 추가납품 할 경우, 상품추가버튼 클릭하여입력함 (* 상세설명 – 뒷페이지 참조)

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3. 납품수량 입력하기3-1. 발주상세 및 납품정보입력

♣ 상 품 추 가 하 기 ! !

; 발주된 상품 이외의 상품 추가

클릭 !!

① 팝업창이 뜨면

상품코드 또는 상품명으로

추가 할 상품 조회.

② 추가할 상품을 선택하면

납품정보화면에 추가된 상품을

확인 할 수 있음.

③ 추가된 상품은 NEW 라고 표시되며,

납품비고란에 상품추가 “사유” 입력.

★ 반드시 발주담당자와 협의 후

추가납품 바랍니다.

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상품추가됨

선택

② 상품추가된 납품정보 화면

① 추가하는 팝업창

③

3. 납품수량 입력하기3-2. 상품추가

업체추가입력0>2 , 신상품추가납품

♣ 명 세 서 출 력 하 기 ! !

; 납품확인 클릭 후, 거래명세표를 출력하여

상품과 함께 납품합니다.

※ ④거래명세표 출력 은 ③납품확인 이후 에만

출력 가능합니다.

※ 검수/ 검수확정/ 입하확정 상태에서는

출력이 불가합니다.

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3. 납품수량 입력하기3-3. 거래명세서 출력

; 공인인증서 로그인 후 이용가능 !!!

상단메뉴 [전자공문서] → [공문서관리]

★ 공인인증서 로그인 ★

주의!!!!!!

▷ 사업자명의의 범용공인인증서와

사업자명의의 세금계산서용인증서만

허용됩니다.

- ① 공문서양식 : 약정서

- ② 공문서 분류 : 반품약정서

- ③ 계약명칭 : 반품승인

- ④ √영업점 확인

- ⑤ 진행상태 : 작성완료

→ 위 상태의 약정서 클릭시, [반품약정서] 팝업창 생성

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①

② ③ ④ ⑤

4. 반품4-1. 반품조회

반품약정서 클릭시, 우측과 같은 팝업창 생성.

반품 내용 확인 후 승인 및 반려

▶ 승인 :

▶ 반려 : → 반려사유 작성

계약서를 확인하였고 이에 서명합니다.

반려

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4. 반품4-2. 반품승인 및 반려

기간별, 수불처별 매입조회

♣ 일 별 매 입 조 회 ! !

: ① 기간별

② 수불처별

③ 입고반품

조건을 선택하여 조회하면,

일자별 수량, 합계, 수불처 내역을

확인 할 수 있습니다.

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① ②

③

5. 매입조회 및 마감확인5-1. 일별매입조회

월별, 수불처별 매입조회

♣ 월 별 매 입 조 회 ! !

: ①월별,

② 수불처별

③ 입고반품

조건을 선택하여 조회하면,

상품별 수량, 합계 금액을

확인 할 수 있습니다.

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① ②

③

5. 매입조회 및 마감확인5-2. 월별매입조회

< 마감금액확인 >

▷ 매월 말일, 매입마감

→ 매입확인 요청 SMS를 발송

(월말 5일전부터 5일간 발송)

▷ 매월 1일 ~ 31일까지의 매입현황 조회는[월별마감확인] 메뉴 참고

→ 매입 누락시 담당자 연락 (02-3700-6615,6)

▷ 금액 확인 후 수불처별 클릭

* 은 사용자 편의 버튼 이므로,

마감이 완료된것은 아닙니다.

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확인

확인

5. 매입조회 및 마감확인5-3. 월별마감확인

4. FAQ

1. Q. 발주상품들어온 상품이 현재 없어요!

A. 납품수량을 0으로 입력 후, 비고란에 사유(단종/일시품절 등)를 적어주세요 .

2. Q. 상품수량을 수정해야하는데 이미 [납품확인]을 클릭했어요!

A. [고객센터]-[담당자정보]-[전산시스템] 담당자에게 수정내용을 상세히 적어 이메일을 보내주세요. 의뢰 내용을 반영 합니다.

★ 필수 입력 정보 : 업체명 / 발주영업점/ 발주일자/ 발주번호/ 수정내용

(반영되지 않을 시, 연락 02)3700-6624 : IT담당/ 02)3700-6615,6 : 마감담당 )

3. Q. 전자공문서 관련 업무는 꼭 공인인증서가 필요한가요?

A. 반품 및 계약서 등의 전자공문서 관련 업무는 공인인증서 로그인 후 사용이 가능합니다. 전자공문서는 개인이 아닌 범용 혹은 전자세금계산서 발급용이어야 합니다.

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4. Q. 마감확인 문자를 받았는데 어디에서 확인하나요?

A. 마감확인은 [거래정보] - [일별매입조회], [월별매입조회], [월별마감확인] 메뉴에서

확인할 수 있습니다. (P.11~13참조)

5. Q. 상품납품을 했는데 매입처리가 안됐어요?

A. 영업점 발주담당자와 연락하여 상품수령 확인 후 검수확정 요청 해 주세요.

또는, 물류팀 입하마감 담당자에게 연락 바랍니다. (입하마감 담당 02)3700-6615,6)

6. Q. 담당자 정보 변경?

A. 마감담당자, 영업담당자, SMS담당자 변경시 우측 상단에 『담당자관리』에서 직접

변경 가능합니다.

* 마감담당자 : 세금계산서, 대금결제, 매입마감

* 영업담당자 : 상품등록, 프로모션담당, 상품납품

* SMS 담당자 : 발주확인, 납품확정

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