OFERTA TEHNICO-FINANCIARA PRIVIND SERVICIILE DE …consultant-insolventa.ro/.../01/ANEXA-5.9-Oferta-SC-Viltehnica-SRL.pdf · Ref.: oferta preluare, prelucrare si depozitare in spatii

VILTEHNICASRL-Str.Uzinei65,Valcea-www.proarhiv.ro-e-mail:[email protected]–CONT-RO68INGB0000999906912004

NR.2633/06.09.2018-EXEMPLARUNIC

Organizatia, HYDRO-ENGINEERING S.A. – CUI 18045420

In atenția: CONSULTANT INSOLVENTA S.P.R.L. ([email protected])

Ref.: oferta preluare, prelucrare si depozitare in spatii autorizate, a fondurilor arhivistice detinute si eliberarea catre solicitanti a extraselor, copiilor si certificatelor (adeverintelor) de vechime, grupa si sporuri;

Oferim servicii exceptionale fiind constienti ca evolutia noastra este direct legată de succesul dumneavoastra

OFERTATEHNICO-FINANCIARAPRIVINDSERVICIILEDEARHIVAREADOCUMENTELOR

Avem deosebita placere de a va transmite oferta tehnico-financiara aferenta serviciilor de preluare, prelucrare si depozitare arhiva.

Dorim sa va instiintam ca VILTEHNICA S.R.L., are ca obiect de activitate principal, prestarea serviciilor specifice domeniului arhivistic ( CAEN 9101 ), in conformitate cu Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996(r).

Activitatea companiei se desfasoara într-o locație dotată tehnic la cei mai înalți parametri de calitate si securitate, in baza avizelor M.A.I. - Arhivele Naționale ale Romaniei nr. 75/04.10.2017, 81/20.10.2017, 82/20.10.2017 si a avizului I.S.U. nr. 215/17/SU-VL /14.06.2017.

Avand o experienta vasta în managementul arhivelor, serviciile noastre intrunesc cele mai inalte exigente si standarde de calitate, fiind certificate atat la nivel national cat si international. Avem implementate sistemele de management al calitatii: ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 si ISO 27001 (Sistem de management al securitatii informatiei) acestea fiind certificate de U.K.A.S. - United Kingdom.

Oferim clienților noștri servicii de înalt profesionalism și securitate, cu respectarea tuturor standardelor de calitate.

Acest document nu este confidential, in conformitate cu Sistemul de management al securitatii informatiei

implementat de societatea VILTEHNICA SRL (ISO 27001)


1. Oferta tehnico-financiara pentru prestarea serviciilor arhivistice

Prelucrarea fondurilor arhivistice de catre VILTEHNICA S.R.L. se va realiza in conformitate cu Legea nr. 16/1996 (r) si cu Instructiunile privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de arhiva, aprobate de Arhivele Nationale prin Ordinul nr. 217 / 23 mai 1996 si va presupune parcurgerea urmatoarelor operatiuni : − Fondarea, sortarea si ordonarea documentelor; − Preluarea documentelor de catre personal specializat (pentru documentele care se prelucreaza la

sediul nostru, intrucat locul de pastrare actual nu este autorizat); − Transportul documentelor la sediul PROARHIV; − Constituirea dosarelor (daca este necesar); − Indexarea documentelor: preluarea informatiilor din dosare cu scopul de a gasi rapid un document; − Inventarierea documentelor si transpunerea lor in format electronic, conform Anexei nr. 2 din

Legea 16/1996 (r); − Etichetarea dosarelor si a cutiilor; − Impachetarea documentelor in cutii; − Distrugerea (selectionarea) documentelor cu termen de pastrare expirat; − Gestionarea notificarilor cu institutiile implicate; − Depozitarea documentelor pana la termenul legal de distrugere (pana la selectionare); − Distrugerea (selectionarea) ulterioara a documentelor expirate, cu avizul Arhivelor Nationale, in

conformitate cu legislatia existenta (se efectueaza fara costuri suplimentare); Totodata, in urma vizionarii fondului arhivistic, dorim sa va aducem la cunostinta urmatoarele :

• Cantitatea totala a fondurilor arhivistice ce urmeaza a fi prelucrate este de aproximativ 1700 ml. Din aceasta cantitate, 1200 ml de arhiva a putut fi vizualizata si masurata, iar 500 ml arhiva, care se afla sub sechestru, a fost doar aproximata pe baza dimensiunilor spatiilor (sertarelor) in care este pastrata ;

• Arhiva se va prelucra utilizand instrumentele de lucru (Indicatoare ale termenelor de pastrare, Nomenclatoare arhivistice e.t.c.) puse la dispozitie de Arhivele Nationale, in urma notificarilor transmise, atat de catre PROARHIV, cat si de catre lichidatorul judiciar ;

• Prelucrarea arhivei aflate sub sechestru se va efectua la fata locului (la locul de depozitare), iar restul de arhiva, care prezinta valoare practica, se va prelucra la sediul PROARHIV.


• Intrucat o parte din arhiva se afla sub sechestru, prelucrarea acesteia va putea fi facuta numai dupa ridicarea sechestrului de catre organele abilitate.

• Intrucat exista arhiva clasificata « secret de servciu » prelucrarea acesteia se va putea realiza, fie dupa declasificare, fie dupa obtinerea avizelor impuse de lege ;

• Pentru a putea fi efectuata inventarierea documentelor sechestrate la fata locului este necesara asigurarea de catre Beneficiar a energiei electrice in spatiul de prelucrare ;

• Preluarea arhivei de catre PROARHIV se va finaliza cu intocmirea unui P.V. de predare-primire si se va notifica atat catre structura Arhivelor Nationale de la sediul creatorului (S.J.A.N. Caras-Severin), cat si de la sediul PROARHIV (S.J.A.N. Valcea) ;

• La finalizarea prelucrarii se vor avea in vedere urmatoarele : predarea documentelor cu valoare istorica catre Arhivele Nationale (S.J.A.N. Caras-Severin), selectionarea (distrugerea) documentelor care au termen de pastrare expirat - operatiune ce se va efectua dupa confirmarea lucrarii de selectionare de catre Arhivele Nationale (S.J.A.N. Valcea), predarea documentelor sechestrate conform sentintelor definitive si pastrarea-conservarea restului de documente in depozitele autorizate ale PROARHIV ;

Pentru toate operatiunile descrise mai sus, tarifele solicitate pentru prelucrarea si pastrarea-conservarea fondurilor arhivistice, sunt cele de mai jos :

§ PRELUCRARE FONDURI ARHIVISTICE ----------18,8 EURO / ML + TVA § DEPOZITARE FONDURI ARHIVISTICE -----------0,24 EURO / ML / LUNA

+ TVA § TRANSPORT ------------------------------------------------GRATUIT


Tarifele materialelelor utilizate pentru prelucrarea fondurilor arhivistice sunt urmatoarele : Serviciu/Produs UM Pret Unitar

Cutie mini M1 (l16cm x L35cm x H25cm) *** Buc. 4 LEI

Cutie midi M2 (l30cm x L33cm x H24cm) *** Buc. 5 LEI

Cutie maxi M3 (l35cm x L52cm x H25cm) *** Buc. 8 LEI

Coperta de arhivare Buc. 1,5 LEI

Alonja de arhivare Buc. 1,4 LEI

Etichete 100 x 70 (1 rola = 550 buc.) Buc. 0,3 LEI

*** Aceste tarife se aplica doar arhivei care se va pastra in cutii de arhivare. Oferta financiara pentru prelucrarea arhivistica a fondurilor, a fost intocmita tinand cont de vechimea societatii, de domeniul de activitate, de gradul de inventariere al documentelor, de numarul mediu de salariati, precum si de modul de constituire al acestora, iar cea de depozitare a tinut cont de termenele de pastrare aproximative ramase pana la expirarea fiecarui tip de document. Mentionam ca in urma inventarierii (prelucrarii complete a arhivei) urmate de intocmirea procesului verbal de receptie finala, se vor putea determina cantitatile exacte de documente (in metrii liniari si numar unitati arhivistice) si termenele de pastrare exacte ale acestora. Tarifele de mai sus presupun preluarea, prelucrarea si depozitarea documentelor, pana la expirarea termenelor de pastrare ale acestora, fara a exista alte costuri suplimentare. Precizam faptul ca in baza Autorizatiei de utilizare nr. 82 / 20.10.2017, pe care o detinem, vom elibera extrase, copii si certificate (adeverinte) de vechime, grupa, sporuri sau alte inscrisuri solicitate, catre fostii salariati, imediat dupa preluarea fondurilor arhivistice.


Eliberarea certificatelor (adeverintelor) se va realiza in conformitate cu tarifele dispuse prin Decizia U.N.P.I.R. nr. 1/11.02.2014, cu Avizul Arhivelor Nationale ale Romaniei nr. ANB-1942-R/13.02.2014.

Mentionam ca societatea VILTEHNICA S.R.L. are implementata aplicatia APP-PROARHIV ce poate fi accesata prin intermediul site-ului www.proarhiv.ro, in baza unui user si a unei parole, si care permite atat lichidatorului, cat si persoanelor abilitate, sa acceseze in timp real inventarele arhivistice ale clientului HYDRO ENGINEERING SRL si sa identifice orice document detinut. Atasam in cele de mai jos, autorizatiile de functionare emise de Arhivele Nationale, impreuna cu certificatul de inregistrare ISO 27001/2013 (Managementul securitatii informatiei). Cu deosebita consideratie,





Documents

OFERTA TEHNICO-FINANCIARA PRIVIND SERVICIILE DE …consultant-insolventa.ro/.../01/ANEXA-5.9-Oferta-SC-Viltehnica-SRL.pdf · Ref.: oferta preluare, prelucrare si depozitare in spatii