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Office 365 Groups と Microsoft Teams が提供する新たなワークスタイル

2017/5/19 塩光 献金籠 真理AvePoint Japan 株式会社

©AvePoint, Inc. All rights reserved. Confidential and proprietary information of AvePoint, Inc.

SharePoint 2001”Tahoe” から現在まで

Deloitte

Technology Fast 500

Inc. Magazine

Hire Power Award

Ernst & Young

Entrepreneur of the Year

Windows IT Pro

Best SharePoint Product

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クラウド

オンプレ

ハイブリッド

27 拠点 14 カ国

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移行 運用管理 保護

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Office 365の方向性

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5サービス開始から

年2011年6月28日

7千万以上のアクティブユーザー

クラウドメール事業の80％シェアを獲得

Office 365に含まれる機能

軸になる基盤はかなり成熟している、次に注目されているのが横軸になるソリューション

Skype for

Business

Exchange

OnlineAzure AD

SharePoint

Online

OneDrive

for Business

横軸＃１：Office 365 Groups による新たなメンバーシップ管理

Active Directory Users

その他アプリ

ADグループでは権限管理のみとなる

各アプリケーションへの割り当てをしないといけない

セルフサービスではなく、管理者によって管理するのが主流

AD Groups

管理者による権限割り当て

グループ配布時に、アプリケーションが自動的に配布され、連携される

セルフサービスの機能が充実している

更に多くのアプリケーションと連携予定

Office 365 Groups

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SaaS環境だからこそ実現できるメンバーシップ管理

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モバイルアプリが用意されている。

セルフサービスで新グループが作成可能グループ作成者であれば、メンバーの管理が可能

Outlookからグループにアクセスし、スレッド形式で会話を見ることが出来る。

SharePointのチームサイトや、その他アプリが自動的に配布され、グループ

メンバーであればアクセス可能。

Off

ice

365

Gro

ups

利用

イメ

ージ

（O

utlook）

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標準チームサイトいわゆる「サンドボックス」状態で展開され、

通常のビジネスユーザーでは利用シナリオが思いつかない。

結局はファイルサーバーやメールに業務を戻してしまう。

カスタマイズによる展開エンドユーザーの業務シナリオに沿って開発するので、部門によっては

活用がされるが、全ての部門のシナリオに合わせることができないので、活用が進みにくい。難易度が高く、実装・運用コストが高い。

※多くの場合、結局はドキュメントライブラリだけが利用されている。

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Offic

e365

Gro

ups

利用

イメ

ージ

（Share

Poin

t）

マルチデバイスで利用しやすい Responsiveデザインとなっている。

最新のアクティビティを簡単に集約表示可能

お知らせをBlogライクな形で用意に管理

Office 365 Groups関連の文書がこちらにまとめて保管される。

横軸＃2： Delve（Office Graph）によるコンテンツの集約表示

Active Directory Users

その他アプリ

Office Graph

Office Graphで学習した情報をユーザーに表示する一つのインターフェース。

ただし、この情報はDelve以外にもAPIコール等で表示することが可能となっている為、様々な利用シーンが考えられる。

Delveとは？

Office 365内で発生する様々なユーザーのアクティビティや格納される情報をマシーンラーニングで学習する機能。

学習した情報をもって各ユーザーによりあったコンテンツを提供する裏方の機能。

Office Graphとは？

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周知と通達 底上げ 共同作業 業務指示／報告 保管

全社

部内

チーム内

会議帯内

プロジェクト内

コミュニティー内

役職者間

個人

イントラ

レガシー

文書管理

システム

メール

ファイルサーバー

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用途または定義が不明なデータ

• 良く利用する顧客のリスト• 過去一年の作成した資料• 管理ポリシーで構造化され

ている情報

利用中のデータ

見つかりやすく保管されているデータ

• ローカルで編集中の資料• 進行中のプロジェクトの資料

ダークデータ

• ストレージコスト増加• 生産性低下• セキュリティリスク増加• 管理コスト増加

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検索

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SEO検索エンジン最適化

検索エンジン

えぇ・・・これ資料あげるの面倒くさい・・・

なんでこの検索なにもヒットしないんだ？

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横軸＃２：Delve（Office Graph）によるコンテンツの集約表示

組織全体から自分の業務にあったドキュメントを推奨。

良く利用されるドキュメントを集約して表示。

検索を利用して必要なドキュメントをより見つけやすく

良く一緒に働く同僚に関連したドキュメントを閲覧

トピック別に個人向け集約ビューを作成

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横軸＃３：Microsoft Teamsが可能とするチャットベースワークスタイル

共同編集

Office 365 ProPlus

デスクトップ、モバイル、Web上から利用できる

共同編集

メール &予定表

Outlook

84% のFortune 1000企業で利用

音声、動画、Web会議

Skype

月に発生する会議の平均数

1億

Introducing

MicrosoftTeams

チャットベースのワークスタイル

Teams

Webサイト、コンテンツ管理

SharePoint

1.9億のエンドユーザー

企業内SNS

Yammer

85% のFortune 500企業で利用

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現代のチームの働き方が変化している

1 Source: 2009, 2014 US IW Survey

従来のサイロ化された、メールベースの働き方では仕事が追いつかなくなってきた。

現代の会社員は5年前と比べ

2倍以上のチームと関わって業務を進めている1

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横軸＃３：Microsoft Teamsが可能とするチャットベースワークスタイル

他プラットフォームからのフィードと連携したり、業務のニーズに合わ

せてカスタマイズ

エンタープライズレベルの暗号化を利用しているのでセキュリティ面も安心

良く一緒に働くメンバーの

ハブとなる場所を提供

メールでは実現できないスピード感、

チャットベースで業務を進める

ここからもOffice 365グループを作成可能 Skype 4 Businessと連携されたチャット

OneDriveやSharePointにあるファイルに簡単にアクセス

モバイルアプリも用意されている

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なぜチャットベースワークスタイルが必要なのか？

必要がない。 必要がある。

速い／カジュアル広範囲／フォーマル

コンシューマー

グループ チャット／通話メール

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チャットベースワークスタイルが解決する課題例

もうこのペースではさばけない・・

新たなチームのメーリングリストのルール作ってなかった・・・

前の会話の件名なんだっけ？

気づいたらいつも同じグループの人と会話し

ている。

グループチャットから抜けたら、会話履歴

がわからない・・

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コミュニケーションツールの特徴マトリックス

コミュニケーションスピード

高 中 低 高

情報到達範囲 狭い 広い 全タイプ対応 狭い

過去データ活用度

高 高 中 低

ファイル共有機能性

高 やや高 やや低 低

コミュニケーションスタイル

カジュアル ややフォーマル フォーマル カジュアル

機密性 やや低 低 中 高

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Delveを利用することで、自分が必要なナレッジにたどり着きやすくする。

OneDriveでクラウドストレージを利用し、情報の共有をしやすくする。

O365 GroupsとTeamsを利用することでノンカスタマイズ、低コストのコラボレーション領域を提供

従来のチームサイトで利用する内容の殆どが通常のドキュメントライブラリと簡単なリスト。ノンカスタマイズで対応できるワークロードを可能な限りクラウド化することで運用コストとストレージコストを低減。

Office 365 Groups と Teamsによって新たな働き方を実現

Active Directory Users

その他アプリ

Office Graph

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Office 365 Groups 、Teams の展開

どこから準備する？

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進化し続ける情報基盤に必要なのは、コンプライアンスとガバナンス

BI／検索モバイル

クラウド

コラボレーション(攻め)

ソーシャル

リスク管理(守り)

!ガバナンス 情報分類

セキュリティーコンプライアンス

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ステップ① アクセス権管理、共有権限管理

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パブリックグループ（公開）

• 全ユーザー画面の Outlook 連絡先、Delve を含む検索結果に表示されます

プライベートグループ（非公開）

• 所属しているメンバーにのみ表示されます

■運用設計にて考慮すべき事項■

パブリックグループの定義（何を目的とし、どのような場合、パブリックグループを使うのか）パブリックグループの運用（ユーザー主導か、中央集約管理か）

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• パブリックグループとして作成された場合、以下の制御が可能• アドレス帳の表示を、既定で非表示にする

パブリックグループをアドレス帳から非表示にするには・・・HiddenFromAddressListsEnabled コマンドレットを“True”にする

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• SharePoint 編集権限が付与されているコンテンツ• ファイル• OneNote、Wiki• サイトコレクション以下に対する編集権限

• ライブラリへの列追加、コンテンツタイプ追加等• サイトへのアプリ追加が可能

• “会話“で記入したコメントの編集権は本人のみ限定

チームに関する一般ユーザーの操作メニューグループのメンバー全員が、編集権を持ちます

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• 所属メンバーであれば、組織内のユーザーを誰でも招待することが可能

ただし、ゲスト（外部ユーザー）はグループ所有者による承認が必要パブリックグループ

• グループ所有者による承認が必要プライベートグループ

Office 365 Groups

Microsoft Teams

メンバーとして追加

■運用設計にて考慮すべき事項■ 外部ユーザー共有の許可を行うかどうか グループ所有者の判断に一存されるため、ユーザー教育が必要

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■運用設計にて考慮すべき事項■ SharePoint サイトの利用も想定した運用設計が必要

グループのメンバー以外のユーザーにアクセス権を付与することが出来る

Office 365 グループのメンバーにサイトコレクション管理者権限と、

編集権が付与される

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メンバー管理のリクエスト制と、管理機能強化により、以下のような運用が可能になります

メンバー追加を行えるユーザーを正社員のみに制御

外部ユーザーを招待できるユーザー部門を指定

グループ所有者による定期的なメンバーシップの確認を強制

“SharePoint”から直接付与されたものも含む外部ユーザーの一覧を取得

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オンプレミス

DocAve Governance Automation (GA)

Office 365

Groups

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ステップ② コンプライアンス、監査対応

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コンプライアンス部門からの要求が高い…

• 共有文書の情報保護ポリシー状況

• 業務時間外にアクセスした人のログ

• 機密情報にアクセス可能な人の一覧

• 機密情報への権限の棚卸レポート

• 機密情報についての インシデント レポート

監査担当

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■運用設計にて考慮すべき事項■ 特定の期間にわたる個々の文書またはアクティビティの監査

• 共有文書の情報保護ポリシー状況• AIPダッシュボードより確認が可能

• 業務時間外にアクセスした人のログ• セキュリティとコンプライアンスセンター

• 機密情報にアクセス可能な人の一覧• 各サイトの所有者が手動で実施

• 機密情報への権限の棚卸レポート• 各サイトの所有者が手動で実施

• 機密情報についての インシデント レポート• セキュリティおよびコンプライアンスセンター

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• 規制や場所別にシステム間でデータを要約できる機密データのヒートマップ

• 作成者、ポリシー、コンテンツのタイプ、またはその他の情報によって集計できるすべての機密情報タイプのリスト

• 機密文書および監査履歴、両方のACLを表示する単一のセキュリティ監査インターフェイス

• ビジネスオーナーやセキュリティ担当者に潜在的な違反を内部的に検出、警告、エスカレートするなど、完全なインシデント対応のワークフロー

• 重要な情報が共有または公開された後に隔離、レビュー、削除、または修正する機能を含む、インシデントに対応するための単一のコンソール。

AvePoint の Compliance Guardianは、以下のようなレポートとインシデント管理のための集中管理インターフェイスを提供します

90万ユーザー企業のコンプライアンス対応にて採用！

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情報利用者

アクセスログ監査 不正アクセス

監視

＜管理エリア＞

リスク情報

共有情報

正しい場所へ保存

＜共有エリア＞

インシデントの管理

ログの統合管理

情報発信者

スキャン/分類

ファイルをアップロード

機密情報ブロック

情報管理者

ヒートマップ抽出

権限管理

正しい権限を付与

リスク情報がどこにあるか

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ステップ③ コントロール（ガバナンス）

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No.1

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グループの作成

• 命名規則の制御

• 外部共有機能のオンオフ制御

グループの管理者操作、レポーティング

• Office 365 管理センターでの作成、編集、削除

• 一覧レポートの閲覧

ライフサイクル管理

• アップデート予定

文書管理

• SharePoint のバージョン管理設定

バックアップ

• Office 365 の SLA と同じ

■運用設計にて考慮すべき事項■ グループの作成ルールの決定 外部共有の許可をするか ライフサイクル管理をどのようにコントロールするか バージョン管理など、運用ポリシーの強制変更や適用 バックアップSLAの強化

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Groups/Teams 作成の権限を絞り込むことは可能ですが、自由に利用できるメリットが失われてしまいます。

誰でも作成できる、それが、Office 365 Groups と Teams のベネフィット

Teamsの既定プライバシーはプライベートなので、管理者が権限付与する必要がある。

既存のOffice 365 Groupsにも Teams を割り当て可能

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グループ作成のリクエスト制により、以下のような運用が可能になります

有効期限付きグループとして払い出し

プライベートグループのみは自由にユーザーが作成でき、パブリックグループはIT部門の承認制を導入

グループ作成、メンバー追加を行えるユーザーを正社員のみに限定

Office 365 画面からシームレスに操作が可能

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使用済みストレージの遷移を把握可能

各グループの所有者、最終更新日、アイテム数やサイズ、公開範囲を確認可能

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グループ所有者に有効期限切れを通知

グループの延長を申請可能

グループの延長を申請の受理/拒否

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オンプレミス

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Plannerオンプレミス Microsoft

Teams

※TeamsとPlannerは近日対応予定

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AvePoint ソリューションのまとめ

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The Microsoft Cloud Experts

移行 保護管理

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業務にあったプランで自分のペースで

情報基盤を拡張

社員の生産性向上を支えるソリューションを

提供

管理 最適化

社内プロセスを最適化し情報基盤の活

用を促進

ガバナンス

情報基盤の利用状況を見える化し、業務の

速度を落とさずに基盤をタイムリーに拡張

コンプライアンスセキュリティー 利用分析

Ad-hoc 運用 / 管理者視点 ポリシーによる運用 / IT戦略視点

ハイブリッド環境の管理に最適

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Calendars

User mailboxes

Planner task comments

Group conversations

Group mailboxes

MS Teams Chats

Instant Messaging

S4B Broadcasting

Internal Networks

External Networks

Sites, Lists, Libraries

User OneDrives

Planner attachments

MS Teams attachments

Group notebook

Group Files

O365 Video Portal

Yammer Notes and Files

Plans

Buckets

Tasks

Planner

… …

Classification

Recertification

Granular

backup/recovery

Information

Lifecycle

Administrative

Policy

Enforcement Provisioning Usage and ROIMigration &

Restructuring

… …

Risk Management

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本日はお越しいただき

誠にありがとうございました。

本日のセミナーで解説させていただいた

Microsoft Teams と Office 365 Groups のオリジナル eBook 『 Office 365 Groups & Microsoft Teams 』 は、

弊社のウェブサイトより無料でダウンロードしていただけます。

QR コードからダウンロードページへ飛べますので、

この機会にぜひご一読ください！

その他ご質問・ご要望などございましたら、 Marketing_JP@avepoint.com までお問合せください。