1

ONLINE OFFICETIN HỌC HÓA QUẢN TRỊ ðIỀU

HÀNH DOANH NGHIỆP

2

Nội dung

�Thực trạng công tác quản lý

�Thử thách ñặt ra

�Online Office – Giải pháp của chúng tôi

�04 Module của Online Office

�Những tình huống ứng dụng thực tế

�Lợi ích ñạt ñược

3

Thực trạng công tác quản lý

�Phương thức, cách tiếp cận thông tin thủ công�Không có công cụ mạnh quản trị thông tin, dẫn ñến việc thống kê, tìm kiếm, lưu trữ thông tin khó khăn

�Thiếu công cụ ra quyết ñịnh

4

Thử thách ñặt ra

� Dành quá nhiều thời gian hội họp, xử lý sự vụ� Quá nhiều cuộc trao ñổi bằng ñiện thoại trong ñiều hành, xử lý công việc

� Không nhớ nổi các công việc ñã và ñang diễn ra� Không kiểm soát hết diễn tiến của công việc ñang diễn ra.

� Gặp khó khăn trong việc tìm kiếm, phân tích, trao ñổi, tổng hợp, lưu trữ thông tin ñể ra quyết ñịnh

5

ONLINE OFFICEGiẢI PHÁP CỦA CHÚNG TÔI

6

7

Cổng thông tin

Thực hiện

Chuyển giao

Phân công

Báo cáoKết thúcLưu

HHệệ ththốốngngthông tinthông tin

Chuyên viên

Lãnh ñạo Phòng ban

Lãnh ñạo Cty

8

04 Module của Online Office

�Quản lý công việc �Quản lý văn bản, hợp ñồng, ñơn ñặt hàng�Quản lý và tổ chức thông tin�Quản trị nguồn nhân lực

9

Module Quản lý công việc

Công việc

Xử lý (1)

Báo cáoLưu hồ sơ

Xử lý (2) Xử lý (3) Xử lý (n)

- Phân công công việc

- Cấp cao nhất theo dõi toàn bộ tiến trình xử lý

- Bộ phận xử lý công việc và báo cáo

- Ra ý kiến chỉ ñạo

- Các bộ phận thực hiện phối hợp cùng giải quyết

10

Quản lý văn bản, hợp ñồng

• Tổ chức lưu trữ văn bản ñến, văn bản ñi

• Tổ chức lưu trữ hợp ñồng kinh tế, ñơn ñặt hàng

• Chuyển cho các bộ phận, cá nhân cập nhật.• Tìm kiếm thông qua từ khóa khi cần

11

Module Quản lý & Tổ chức thông tin

12

Quản trị nguồn nhân lực

• Quản lý thông tin của nhân lực: lý lịch, bằng cấp, kinh nghiệm

• Cập nhật và quản lý sổ lao ñộng, bảo hiểm xã hội

• Cập nhật và quản lý thông tin toàn bộcác ñợt tuyển dụng nhân sự

• Tổng hợp các báo cáo và lên kế hoạch tuyển dụng

13

NHỮNG TÌNH HUỐNGỨNG DỤNG THỰC TẾ

(Quản lý công việc)

14

1.Công văn ñến,Tờ trình

- FAX- EMAIL- CÔNG VĂN ðẾN- TỜ TRÌNH

Văn th� tip nh�n Chuy�n lãnh

ñ�o bút phê

Văn th� scan công văn ñã ñ��c lãnh ñ�o bút phê

Văn th� chuy�n file scan vào máy tính

Nh�p công văn vào OO , ñính kèm theo file ñã scan

OO- Chuy�n công văn t*i các b+ ph�n có liên quan ñ� x/ lý -Theo dõi quá trình x/ lý công văn

15

2.Công việc phát sinh

Nhân viên

Chuy�n giao

TP Kỹ ThuậtTP Kinh doanhPR

Chuy�n giao

Báo cáoBáo cáo , ð8 xu9t kt thúc

Ban TGð

Kt thúc công vi;c

16

Lợi ích ñạt ñược

Doanh nghiệp

• ðịnh nghĩa ñược quy trình quản trị thông tin

• Cung cấp công cụ làm việc theo nhóm, giúp các thành viên trong nhóm phối hợp chặt chẽ do nắm thông tin rõ ràng, kịp thời.

• Thông tin ñược tổ chức khoa học, lưu trữ và tìm kiếm dễ dàng

17

Lợi ích ñạt ñược

Doanh nghiệp (tt)

• Thông tin lưu trữ trên hệ thống nên doanh nghiệp tiết kiệm ñến 80% chi phí mua sắm văn phòng phẩm như: giấy, máy và mực in, máy và mực photocopy,..

• Tiết kiệm 70% chi phí ñiện thoại cho từng cá nhân trong công ty

• Tiết kiệm 70% chi phí di chuyển khi họp nội bộ, gặp khách hàng, ñối tác

18

Lợi ích ñạt ñược

Nhà quản lý

� Quản lý và ñiều hành công việc ở bất kỳ nơi nào trên thế giới � lãnh ñạo doanh nghiệp nắm công việc ñang diễn ra ở bất kỳ phòng ban nào và có những quyết ñịnh nhanh chóng, chính xác & kịp thời

� Tiết kiệm thời gian và chi phí trong các hoạt ñộng ñiều hành, kinh doanh

� Giảm tải thời gian giải quyết trực tiếp theo cách truyền thống

� Dữ liệu nội bộ ñược luân chuyển nhanh chóng và ñược lưu trữ an toàn

19

Lợi ích ñạt ñược

Nhân viên

• Nắm rõ thông tin, mục tiêu của từng công việc.

• Lưu trữ,tìm kiếm và chia sẽ thông tin dễ dàng.

• Nâng cao tính chủ ñộng, tích cực trong quá trình xửlý do ñịnh tính ñược khối lượng của công việc

• Quản lý phân bổ quỹ thời gian hợp lý.

• Sỡ hữu công cụ làm việc văn minh,chuyên nghiệp, xứng danh là một "nhân viên ñiện tử"

20

Một vài khách hàng tiêu biểu

� Trường Thành Group ( www.truongthanh.com )� Trung Nam Group ( www.trungnamgroup.com.vn )� Vĩnh Hoàn Corp ( www.vinhhoan.com.vn)� Neo ( www.neo.com.vn)� Seanamico ( www.seanamico.com.vn)� ðông Tây Real ( www.dongtayreal.vn)� ðịa ốc Viễn ðông Land ( www.viendongland.com.vn ) � ðầu Tư Thương Mại Khánh Hòa ( www.ktic.vn )

21

Chân thành cảm ơn