ope.moew.government.bgope.moew.government.bg/files/useruploads/files/... · Web viewевропейските структурни и инвестиционни фондове за

11

РЪКОВОДСТВОЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ДОГОВОРИ/ЗАПОВЕДИ ЗА

ПРЕДОСТАВЯНЕ НА БЕЗВЪЗМЕЗДНА ФИНАНСОВА ПОМОЩ ПО

ОП „ОКОЛНА СРЕДА 2014 - 2020 г.“

Главна дирекция “Оперативна програма Околна среда” Версия 2 (ЮЛИ 2018)[email protected]

22

СЪДЪРЖАНИЕ

ЦЕЛИ И ОБХВАТ НА РЪКОВОДСТВОТО...............................................................................................3

ПРИЛОЖИМИ СЪКРАЩЕНИЯ.............................................................................................................3

I. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ........................................................................................................................4

II. КОРЕСПОНДЕНЦИЯ С УО.................................................................................................................5

III.ТЕХНИЧЕСКО И ФИНАНСОВО ИЗПЪЛНЕНИЕ И ОТЧИТАНЕ НА ДБФП/АДБФП/ЗБФП......................6

1. ТИПОВЕ ПАКЕТИ ОТЧЕТНИ ДОКУМЕНТИ........................................................................................7

1.1. ИСКАНЕ ЗА АВАНСОВО ПЛАЩАНЕ...............................................................................................7

1.2. ИСКАНЕ ЗА МЕЖДИННО ПЛАЩАНЕ,..........................................................................................10

1.3. ИСКАНЕ ЗА ОКОНЧАТЕЛНО ПЛАЩАНЕ......................................................................................11

2. ДОПУСТИМИ И НЕДОПУСТИМИ РАЗХОДИ...................................................................................12

3. ДОКУМЕНТИ, УДОСТОВЕРЯВАЩИ ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА ДЕЙНОСТИТЕ И ИЗВЪРШВАНЕ НА РАЗХОДИ ПО ПРОЕКТА.....................................................................................................................14

4. ОТЧИТАНЕ НА РАБОТАТА НА ЕКИПИ, ОТГОВОРНИ ЗА УПРАВЛЕНИЕ И/ИЛИ ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ПРОЕКТИ...........................................................................................................................................16

5. ОТЧИТАНЕ НА РАЗХОДИ ЗА ДЕЙНОСТИ ПО ИЗПЪЛНЕНИЕ И/ИЛИ УПРАВЛЕНИЕ НА ПРОЕКТ, ЗА КОЙТО ВЪПРОСНОТО ФИНАНСИРАНЕ СЕ ПРЕДОСТАВЯ ПОД ФОРМАТА ПОСОЧЕНА В ЧЛ.55, АЛ.1 Т.4 НА ЗУСЕСИФ................................................................................................................................18

6. ПОТВЪРЖДАВАНЕ НА РАЗХОДИТЕ ОТ БЕНЕФИЦИЕНТИТЕ...........................................................19

7. СЧЕТОВОДНА СИСТЕМА НА БЕНЕФИЦИЕНТА/ПАРТНЬОРА..........................................................20

8. ТРЕТИРАНЕ НА ДАНЪК ВЪРХУ ДОБАВЕНАТА СТОЙНОСТ (ДДС)...................................................20

IV. ПРОВЕРКИ НА МЯСТО ОТ УО.......................................................................................................22

V. ПРИЛОЖИМИ СРОКОВЕ...............................................................................................................24

VI. ИНФОРМАЦИЯ И КОМУНИКАЦИЯ..............................................................................................25

VII. СЪХРАНЕНИЕ НА ДОКУМЕНТИТЕ ПО ДБФП/АДБФП/ЗБФП........................................................26

VIII. ИНДИКАТОРИ............................................................................................................................28

IX. ИЗМЕНЕНИЕ И/ИЛИ ДОПЪЛНЕНИЕ НА ДОГОВОР/АДМИНИСТРАТИВЕН ДОГОВОР/ДОГОВОР/ЗАПОВЕД ЗА БФП И/ИЛИ ПРОЕКТ..................................................................28

X. ПРИЛОЖЕНИЯ...............................................................................................................................29

XI. ЛИНКОВЕ КЪМ ДОКУМЕНТИ.......................................................................................................29

XII. ПОЛЕЗНИ ВРЪЗКИ.......................................................................................................................30


33

ЦЕЛИ И ОБХВАТ НА РЪКОВОДСТВОТО

Настоящото Ръководство е предназначено за бенефициенти, които изпълняват договори/заповеди за безвъзмездна финансова помощ по Оперативна програма „Околна среда 2014 - 2020 г.“

Ръководството има за цел да улесни бенефициентите чрез предоставяне на конкретна, синтезирана и систематизирана информация, относно техните права и ангажименти като получатели на безвъзмездна финансова помощ по ОПОС. Целта е да се осигури ефективно техническо и финансово изпълнение на ДБФП/АДБФП/ЗБФП

При противоречие на информацията в настоящото Ръководство и Общите условия или Условията за изпълнение по конкретен договор или заповед предимство имат Общите условия/Условията за изпълнение. За всички неуредени въпроси в настоящото Ръководство бенефициентите следва да се съобразяват с разпоредбите на Общите условия/Условията за изпълнение към ДБФП/АДБФП/ЗБФП.

ПРИЛОЖИМИ СЪКРАЩЕНИЯ

СЪКРАЩЕНИЕ ЗНАЧЕНИЕАДБФП Административен Договор за безвъзмездна финансова помощДБФП Договор за безвъзмездна финансова помощБФП Безвъзмездна финансова помощЕК Европейска комисияЕС Европейски съюзЗБФП Заповед за безвъзмездна финансова помощЗОП Закон за обществените поръчкиЗУСЕСИФ Закон за управление на средствата от европейските структурни и

инвестиционни фондовеИА ОСЕС Изпълнителна Агенция „Одит на средствата от Европейския съюз“ИП Искане за плащанеИСУН 2020 Информационна система за управление и наблюдение на средствата

от ЕС в България 2020ОПОС Оперативна програма „Околна среда 2014-2020 г.“ОП Оперативна програмаРОД Разходооправдателен документСО Сертифициращ орган


44

УО Управляващ орган

ЦКЗ Централно координационно звено

I. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

С административния договор/заповедта за безвъзмездна финансова помощ между УО и бенефициента се уреждат правата и задълженията на страните с оглед изпълнението на одобрения проект.Преди да започне изпълнението на възложения договор/заповед, бенефициентът следва подробно да се запознае със съдържанието му, Общите условия/Условията за изпълнение и всички приложения. Необходимо е да се обърне особено внимание на всички срокове, свързани с изпълнението на проекта.

При изпълнение на проектните дейности, бенефициентът следва да:

Осигури необходимите ресурси, ефективност, прозрачност и добросъвестност при изпълнението на предвидените дейности;

Предоставя цялата информация за изпълнението на проекта при поискване и в указания вид и срок на УО и/или упълномощени от него лица, Сертифициращия орган, националните одитиращи органи, Европейската комисия, Европейската служба за борба с измамите, Европейската сметна палата и външните одитори;

Изпълнява дейностите съгласно одобреното проектно предложение, което представлява неразделна част от договора/заповедта. При неизпълнение на част от предвидените дейности, УО може да не признае частично/изцяло целия проект и извършените по него разходи;

Изпълни в сроковете, посочени в ДБФП/АДБФП/ЗБФП всички мерки, произтичащи от оценката на капацитета. Изпълнението на препоръките ще бъде проследено от УО по време на проверките на място;

Сключи споразумение със своите Партньори и/или Асоциирани партньори, когато това е предвидено в насоките, част „Условия за кандидатстване“ и да им предостави копие от ДБФП/АДБФП, съответно ЗБФП. Изменение или прекратяване на споразумение с Партньор и/или Асоцииран партньор се осъществява единствено след получаване на предварителното писмено съгласие на ръководителя на Управляващия орган на ОПОС


55

2014-2020 г. Бенефициентът и Партньорът/ите носят солидарна отговорност за изпълнението на ДБФП/АДБФП, съответно ЗБФП. Разходите, направени от Асоциираните партньори са недопустими за възстановяване по Оперативна програма „Околна среда 2014-2020 г.“;

Изпълни всички други задължения, произтичащи от ДБФП/АДБФП/ЗБФП.

II. КОРЕСПОНДЕНЦИЯ С УО

Бенефициентът следва да уведомява УО на ОПОС с подписано от ръководителя на бенефициента уведомление, придружено от подкрепящи документи, прикачено в раздел „Кореспонденция“ на ИСУН 2020 и по официален път, в следните случаи:

При промяна на банковата сметка, като към уведомлението се представя и съответният документ/удостоверение от обслужващата банка;

При промени в пощенските адреси, телефоните и електронните адреси;

При промяна на законния представител на бенефициента/партньора и/или промяна в наименованието на бенефициента/партньора, като към уведомлението се представя административен акт/заповед или друг приложим документ за освобождаване на законния представител и административен акт/заповед или друг приложим документ за назначаване на новия законен представител;

След прикачване на всички документи в ИСУН 2020 за осъществяване на последващ контрол за законосъобразност;

При възникване на всякакви обстоятелства, които биха могли да попречат или да забавят изпълнението на ДБФП/АДБФП, съответно на ЗБФП;

При искане за изменение и/или допълнение на ДБФП/АДБФП/ЗБФП. Искането за изменение и/или допълнение подлежи на одобрение от Управляващия орган.

В случай че бенефициентът изпълнява два или повече проекта, комуникацията в раздел „Кореспонденция“ следва да се води за всеки един проект поотделно.

Бенефициентът следва да уведомява УО на ОПОС в раздел „Кореспонденция“ на ИСУН 2020 в следните случаи:


66

При определяне ръководител на проекта, като предоставя информация за имената, служебния му адрес и координатите за връзка;

При определяне/смяна на членове от екипа по управление/изпълнение на проекта, като към уведомлението се прилагат автобиографии, основни договори/заповеди и длъжностни характеристики към тях, информация за начина на възлагане на функциите и отговорностите на екипа по проекта (заповеди, договори и длъжностни характеристики), и други релевантни документи, имащи отношение към предлаганите членове, както и мотивирано разяснение, в случай на необходимост от извършване на промяна; При промяна на графика за провеждане на обществени поръчки след извършена актуализация на информацията в ИСУН 2020;

При представяне на коригирани компоненти от пакети отчетни документи и/или прилагане на допълнителни документи към тях, изискани от УО в процеса на верификация;

Необходимост от организиране и провеждане на технически срещи с УО;

При удостоверяване на извършен превод на лихви по получените от ОПОС 2014-2020 г. средства във връзка с изпълнението на проекта.

Други.

Промени в състава на екипа за управление/изпълнение на проекта следва да бъдат предварително одобрени от УО на ОПОС.

III.ТЕХНИЧЕСКО И ФИНАНСОВО ИЗПЪЛНЕНИЕ И ОТЧИТАНЕ НА ДБФП/АДБФП/ЗБФП

Безвъзмездната финансова помощ се предоставя на бенефициента под формата на авансово плащане, междинни плащания и окончателно плащане, които се подават задължително през ИСУН 2020. Бенефициентът трябва да гарантира, че отпуснатите средства по проекта ще се разходват в съответствие с националното законодателство и с установените норми на ЕС, спазвайки принципите на икономичност, ефективност и ефикасност.

При отчитането на ДБФП/АДБФП/ЗБФП в ИСУН 2020 бенефициентите следва да съблюдават „Инструкция за бенефициентите по Оперативна програма „Околна среда 2014 – 2020 г.“ (ОПОС), относно отчитането на ДБФП/АДБФП/ЗБФП в


77

Информационна система за управление и наблюдение на средствата от ЕС в България 2020 (ИСУН 2020)“ – Приложение към настоящото Ръководство.

1. ТИПОВЕ ПАКЕТИ ОТЧЕТНИ ДОКУМЕНТИ

Типовете пакети отчетни документи, които се изпращат към УО чрез ИСУН 2020 са:

Пакет отчетни документи за авансово плащане, съдържащ Искане за плащане;

Пакет отчетни документи за междинно/окончателно плащане, съдържащ Искане за плащане, Технически и Финансов отчет;

Пакет отчетни документи за периодично докладване за напредък на проекта, съдържащ Технически отчет (при поискване от УО).

Отчетите следва да съдържат пълна информация за всички аспекти от изпълнението на проекта, независимо каква част от тях се финансира чрез БФП.

УО има право да изисква от бенефициента информация за изпълнението на ДБФП/АДБФП/ЗБФП по всяко време.

При установени непълноти и/или несъответствия, УО уведомява през ИСУН 2020 бенефициента и определя срок за тяхното отстраняване и/или представяне на допълнителна информация/документи.

1.1. ИСКАНЕ ЗА АВАНСОВО ПЛАЩАНЕ

След подписване на ДБФП/АДБФП/ издаване на ЗБФП по ОПОС и с цел осигуряване на оборотни средства за изпълнение на проекта, бенефициентите имат право на авансово плащане (в случай че е предвидено в ДБФП/АДБФП/ЗБФП) в следните размери:

1. За инфраструктурни проекти на стойност над 10 млн. лв. и с повече от 50 на сто от общата стойност по проекта, предвидени за строително-монтажни работи – в размер до 10% от стойността на финансовата подкрепа:

До 1% от стойността на ДБФП/АДБФП/ЗБФП при сключване на договора/издаване на заповедта, след подаване на искане за авансово плащане и представяне на следните документи:


88

Искане за плащане по образец, съдържащ се в системата – изпраща се чрез ИСУН 2020;

Декларация по утвърден от УО образец (приложение към „Таблица отчетни документи“);

Документи, доказващи издаването и/или учредяването на обезпечението за авансовото плащане, когато такова се изисква – изпраща се чрез ИСУН 2020 (сканиран оригинал) и по официален път (оригинал);

Документ, удостоверяващ избора на ръководителя на съответния бенефициент и неговите правомощия;

Заповед/нотариално заверено пълномощно - в случай че документите към искането за плащане са подписани от лице, различно от официално представляващото бенефициента. Изрично се упоменават пълномощията на упълномощеното лице;

Други приложими документи съгласно „Таблица отчетни документи“.

Обезпечение за авансово плащане не се изисква от бенефициенти – разпоредители с бюджет по чл. 11, ал. 3 и 9 от Закона за публичните финанси, от разпоредители с бюджет от по-ниска степен, от юридическите лица по чл. 13, ал. 4 от същия закон, с изключение на разпоредителите с бюджет по бюджетите на общините и на случаите по чл. 7, ал. 1, т. 3.

Остатъкът, до достигане на максималния размер на авансовото плащане (10%), за инфраструктурни проекти на стойност над 10 млн. лв. и с повече от 50 на сто от общата стойност по проекта, предвидени за строително-монтажни работи , след подаване на искане за плащане и представяне на следните документи:



Сключен от бенефициента договор с изпълнител и в съответствие с условията, заложени в ДБФП/АДБФП/ЗБФП;



99




2. За публични бенефициенти – в размер до 35 % от стойността на финансовата подкрепа и с повече от 50 на сто от общата стойност по проекта за строително-монтажни работи се извършват съгласно описаното в т.1.

3. Финансова подкрепа, представляваща държавна или минимална помощ, при условие че авансовото плащане се включва в доклад по сертификация и декларация за допустимите разходи – в размер до 40 % от стойността на финансовата подкрепа, след подаване на искане за плащане и представяне на следните документи:



Документи в съответствие с условията, определени в съответните Насоки за кандидатстване ДБФП/АДБФП/ЗБФП;





4. Във всички останали случаи – в размер до 20 % от стойността на финансовата подкрепа и в съответствие с условията, определени в ДБФП/АДБФП/ЗБФП и след подаване на искане за плащане и представяне на следните документи:


1010



Документи в съответствие с условията, определени в съответните Насоки за кандидатстване ДБФП/АДБФП/ЗБФП;





Управляващият орган извършва авансово плащане, в случай че същото е обезпечено в пълен размер. Авансовите плащания се извършват в двуседмичен срок от получаване на искането за плащане, в случай че не са установени пропуски и несъответствия в предоставените документи.

1.2. ИСКАНЕ ЗА МЕЖДИННО ПЛАЩАНЕ, По време на изпълнение на ДБФП/АДБФП/ЗБФП бенефициентът има право да поиска междинни плащания в размер, определен съгласно разпоредбите на Общите условия/Условията за изпълнение. За тази цел се представя чрез ИСУН 2020 пакет отчетни документи, съдържащ:

Искане за плащане, Технически и Финансов отчет;


Сканирани оригинали на разходооправдателни документи (фактури, документи с еквивалентна доказателствена стойност, платежни нареждания, банкови извлечения за извършени преводи и други документи, които удостоверяват извършения разход);


1111


Приложение 2.9. „Таблица за определяне на размера допустимите разходи за организация и управление, определени чрез прилагане на единна ставка към допустимите преки разходи“ – в случаите на отчитане на разходи за организация и управление при използване на единна ставка (прилага се като единствен документ към описания във финансовия отчет разход);


Всяко междинно плащане по договора/заповедта се извършва в срок до 90 (деветдесет) календарни дни, при условие, че бенефициентът е представил всички изискуеми документи.

При подаване на искането за плащане бенефициентът посочва и размера на средствата, осигурени под формата на собствено участие (ако е приложимо).

1.3. ИСКАНЕ ЗА ОКОНЧАТЕЛНО ПЛАЩАНЕ

Окончателното плащане се извършва за възстановяване на верифицирани от Управляващия орган допустими разходи, след установяване на физическото и финансово изпълнение на проекта, както и постигане на заложените индикатори. В едномесечен срок след приключване на дейностите по ДБФП/АДБФП/ЗБФП бенефициентът следва да подаде Искане за окончателно плащане.

При подаване на окончателен пакет отчетни документи, съответно Техническият, Финансовият отчет и Искането за плащане следва да са с период на отчитане с начална дата – датата на влизане в сила на ДБФП/АДБФП/ЗБФП и крайна дата – датата на представяне на ПОД (в рамките на едномесечния срок от приключването на физическото изпълнение на проекта).

За тази цел чрез ИСУН 2020 се представя пакет отчетни документи, съдържащ:

Искане за окончателно плащане;

Окончателен Технически отчет;

Окончателен Финансов отчет;


1212


Сканирани оригинали на разходооправдателни документи (фактури, документи с еквивалентна доказателствена стойност, платежни нареждания, банкови извлечения за извършени преводи и други документи, които удостоверяват извършения разход);

Приложение 2.9. „Таблица за определяне на размера допустимите разходи за организация и управление, определени чрез прилагане на единна ставка към допустимите преки разходи“ – в случаите на отчитане на разходи за организация и управление при използване на единна ставка (прилага се като единствен документ към описания във финансовия отчет разход);


При подаване на искането за плащане бенефициентът посочва и размера на средствата, осигурени под формата на собствено участие (ако е приложимо), за да бъдат верифицирани.

Окончателно плащане по договора се извършва в срок до 90 (деветдесет) календарни дни, след представяне на всички изискуеми документи.

При подаване на ПОД (окончателно ИП) бенефициентът следва да посочва в поле „Сума на искането за плащане“ стойността на исканите средства след приспадане на изплатения аванс (ако е предоставен аванс по проекта), като в случай че РОД не покриват сумата на аванса, в това поле се посочва нула.

При подаване на окончателно искане за плащане бенефициентът попълва и прилага към компонент Искане за плащане Формуляр по образец за отчитане на действителни нетни приходи при приключване на проекта (приложение към „Таблица отчетни документи“).

2. ДОПУСТИМИ И НЕДОПУСТИМИ РАЗХОДИ

Допустими разходи:

Общите условия за допустимост на разходите по ОПОС се определят съгласно: Регламент (ЕС) №1303/2013, Закон за управление на средствата от Европейските структурни и инвестиционни фондове (ЗУСЕСИФ), ПМС №189/28.07.2016 г. за определяне на национални правила за допустимост на разходите по програмите, съфинансирани от


1313

европейските структурни и инвестиционни фондове за програмен период 2014 - 2020, Наредба № Н-3/22.05.2018 г. за определяне на правилата за плащания, за верификация и сертификация на разходите, за възстановяване и отписване на неправомерни разходи и за осчетоводяване, както и сроковете и правилата за приключване на счетоводната година по оперативните програми и програмите за европейско териториално сътрудничество, указания от Министерство на финансите и други приложими нормативни актове.

В допълнение, специфичните допустими и недопустими разходи, както и всякакви процентни и други ограничения по отношение на разходите за всяка конкретна процедура се определят изчерпателно и с насоките за кандидатстване и съпътстващите ги документи.

Доколкото приложимото право не предвижда друго, разходите се считат за допустими, ако са налице едновременно следните условия:

Разходите са за дейности, съответстващи на критериите за подбор на операции и се извършват от допустими бенефициенти съгласно Оперативна програма „Околна среда 2014-2020 г.“;

Разходите попадат във включените в условията за кандидатстване и в одобрения проект категории разходи;

Разходите са за реално доставени продукти, извършени услуги и строителни дейности;

Разходите са извършени законосъобразно съгласно приложимото право на Европейския съюз и българското законодателство;

Разходите са отразени в счетоводната документация на бенефициента чрез отделни счетоводни аналитични сметки или в отделна счетоводна система;

За направените разходи е налична одитна следа съгласно минималните изисквания на чл. 25 от Делегиран регламент (ЕС) №480/2014 на Комисията от 3 март 2014 г. за допълнение на Регламент (ЕС) №1303/2013 на Европейския парламент и на Съвета за определяне на общоприложими разпоредби за Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд, Кохезионния фонд, Европейския земеделски фонд за развитие на селските райони и Европейския фонд за морско дело и рибарство и за определяне на общи разпоредби за Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд, Кохезионния фонд и Европейския фонд за морско дело и рибарство и са спазени изискванията за съхраняване на документите съгласно чл. 140 от Регламент (ЕС) №1303/2013;

Разходите са съобразени с приложимите правила за предоставяне на държавни помощи, когато е приложимо;

Разходите са за дейности, които не са финансирани по други проекти/програми/финансови инструменти на ЕС;


1414

Спазени са определените условия за плащане в договора/заповедта за безвъзмездна финансова помощ, в случаите на отчитане чрез формите за предоставяне на финансова помощ по чл.55, ал.1, т.2-4 от ЗУСЕСИФ.

Недопустими разходи:

Не са допустими разходи за операции, които са физически завършени или изцяло осъществени преди подаването на формуляра за кандидатстване от бенефициента и към датата на сключването на ДБФП/АДБФП, съответно издаването на ЗБФП, независимо дали всички свързани плащания са извършени от него.

Бенефициентът следва да има предвид, че процентните ограничения, приложени за определяне на размера на допустимите разходи за финансиране по бюджет на етап оценка, впоследствие се налагат върху реално извършените, разплатени, верифицирани и сертифицирани разходи за определяне на размера на допустимите разходи за възстановяване при реалното изпълнение на проекта.

Плащания по ДБФП/АДБФП/ЗБФП не се дължат, когато същите са със статус „временно спрян“.

В случай на удължаване на срока на ДБФП/АДБФП/ЗБФП независимо от обстоятелствата, довели до това, УО възстановява само разходите, платени в периода на допустимост на разходите – от 01.01.2014 г. до 31.12.2023 г., като плащания, извършени извън този период остават за сметка на бенефициента.

3. ДОКУМЕНТИ, УДОСТОВЕРЯВАЩИ ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА ДЕЙНОСТИТЕ И ИЗВЪРШВАНЕ НА РАЗХОДИ ПО ПРОЕКТА

Бенефициентите трябва да гарантират, че отпуснатите средства по проектите ще се разходват в съответствие с националното законодателство и с установените норми на ЕС, спазвайки принципите за икономичност, ефективност и ефикасност. Разходите по проектите се извършват въз основа на одобрения бюджет при спазване на правилата за допустимост на разходите и условията ,процедурите и сроковете записани в договорите между изпълнител и бенефициент.

В „Таблица отчетни документи“, приложение към настоящото Ръководство, са описани подробно отделните модули и съответните документи, които следва да се приложат към тях. Следва да се има предвид, че списъкът на документите не е изчерпателен, а само насочващ.

Сканирани оригинали на всички документи, доказващи техническото/физическото и финансовото изпълнение на дейностите, които са неразделна част от


1515

междинния/окончателен технически отчет, се прикачват към пакета отчетни документи в ИСУН 2020.

Сканирани оригинали на всички документи, които са неразделна част от междинния/окончателен финансов отчет, се прикачват към пакета отчетни документи в ИСУН 2020. Отчитането на разходите се извършва съгласно бюджета на съответния договор за безвъзмездна финансова помощ.

Бенефициентът следва да прикачва документите като се съобрази с „Таблица Отчетни документи”, приложение към настоящото Ръководство.

Бенефициентът е длъжен да посочи във фактурите/документите с еквивалентна доказателствена стойност по договора, като задължително условие за верифициране на разходите, следните реквизити по ОПОС, съгласно разписаното в Условията за изпълнение/Общите условия:

- наименованието на оперативната програма;- регистрационния номер от ИСУН и предмета на договора/заповедта за безвъзмездна финансова помощ (ако е приложимо съгласно общите условия/условията за изпълнение към ДБФП/АДБФП/ЗБФП);- номера и датата на договора за обществена поръчка, по който е извършено плащане (ако е приложимо съгласно общите условия/условията за изпълнение към ДБФП/АДБФП/ЗБФП);- предмет на договора/заповедта за безвъзмездна финансова помощ (ако е приложимо съгласно общите условия/условията за изпълнение към ДБФП/АДБФП/ЗБФП).

В случаите, когато разходооправдателните документи са издадени преди датата насключване на ДБФП/АДБФП/ издаване на ЗБФП и не съдържат гореизброените реквизити по ОПОС, същите се посочват на гърба на оригиналните РОД.

В случай че бенефициентът не посочи тези реквизити, разходите включени във фактурата/документа с еквивалентна доказателствена стойност не се верифицират.

Фактурите за извършена доставка трябва да съдържат подробна информация за доставката – наименование, сериен номер, брой, единична стойност, обща стойност. Ако горепосочената информация не се съдържа във фактурата, към нея се прилага опис.

Фактурите за извършени услуги трябва да съдържат подробна информация за услугите – наименование, брой, единична стойност, обща стойност. Ако горепосочената информация не се съдържа във фактурата, към нея се прилага опис.

Фактурите/документите с еквивалентна доказателствена стойност следва да съдържат всички задължителни реквизити съгласно Закона за счетоводството и ЗДДС.


1616

При отчитане на разходи за СМР в приложената СМЕТКА-ОПИС задължително се посочват и кодовете по измерения към съответния бюджетен ред от бюджета на проекта.

В искането за плащане се включват реално извършени и платени разходи.

Искането за плащане (с изключение на авансовото плащане) включва допустими и действително извършени от бенефициента разходи и се основава на фактури/документи с еквивалентна доказателствена стойност, които се съхраняват при бенефициента в оригинал.

Всички отчети се представят в УО чрез ИСУН 2020. Информацията по отчетите се изготвя задължително на български език.

4. ОТЧИТАНЕ НА РАБОТАТА НА ЕКИПИ, ОТГОВОРНИ ЗА УПРАВЛЕНИЕ И/ИЛИ ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ПРОЕКТИ

1. При отчитане на разходи за дейности по изпълнение и/или управление на проект, възложени с длъжностната характеристика на служител, нает от бенефициент по трудово или служебно правоотношение, извършените разходи се отчитат чрез представянето на следните документи:

издаден акт за назначаване на държавния служител по реда на Закона за държавния служител или сключен трудов договор;

длъжностна характеристика, придружаваща заповедите/трудовите договори, издадени на основание Закона за държавния служител или Кодекса на труда, регламентиращи дейностите по изпълнение и/или управление на проекта;

отчети за извършената работа по образец на УО, приложение към „Таблица отчетни документи“;

платежни нареждания за възнагражденията; платежни нареждания за внесени данъци и осигуровки /за бюджетните организации-справки за поетите осигурителни вноски/; банкови бордера и др. разходооправдателни документи, доказващи, че разходът е действително извършен; други документи в зависимост от спецификата на съответния акт.

2. При отчитане на разходи за дейности по изпълнение и/или управление на проект за дейности, изпълнявани извън установеното работно време и длъжностна характеристика на служителя, извършените разходи се отчитат чрез представянето на следните документи:


1717

заповед на органа по назначаване/работодателя на служителя/работника по служебно/трудово правоотношение в държавната администрация, с негово съгласие исрещу възнаграждение за възлагане на допълнителни задължения във връзка с управлението и/или изпълнението на проект; или

сключен трудов договор по реда на чл. 110 от Кодекса на труда във връзка суправлението и/или изпълнението на проект;

издаден акт за назначаване на държавния служител по реда на Закона за държавния служител или сключен основен трудов договор, които удостоверяват размера на средствата на часова база, който лицето получава за изпълнение на дейности по основното си служебно или трудово правоотношение, длъжностна характеристика, придружаваща заповедите/трудовите договори, издадени на основание Закона за държавния служител или Кодекса на труда;

отчети за извършената работа по образец на УО, приложение към „Таблица отчетни документи“;

платежни нареждания за възнагражденията; платежни нареждания за внесени данъци и осигуровки /за бюджетните организации-справки за поетите осигурителни вноски/; банкови бордера и др. разходооправдателни документи, доказващи, че разходът е действително извършен;

други документи в зависимост от спецификата на съответния акт.

3. При отчитане на разходи за дейности по изпълнение и/или управление на проект за дейности, възложени с договор по смисъла на ЗЗД с физически лица, извършените разходи се отчитат от бенефициента, съгласно уговорения между страните ред, чрез представянето на следните документи:

сключен договор по реда на ЗЗД с физическо лице;

подробни отчетни доклади за отчитане и приемане на извършена работа;

сметки за изплатени суми или първичен документ по смисъла на Закона за счетоводството, съдържащ реквизитите на чл. 7 от Закона за счетоводството, съгласно чл. 45, ал. 4 от ЗДДФЛ, или документ по реда на специален закон, с подпис на лицето при плащане в брой или приложени платежни нареждания за индивидуални плащания при превод по банкова сметка; платежни нареждания за внесени данъци и осигуровки /за бюджетните организации-справки за поетите осигурителни вноски/; банкови бордера; разходни касови ордери и др. документи, доказващи, че разходът е извършен.


1818

5. ОТЧИТАНЕ НА РАЗХОДИ ЗА ДЕЙНОСТИ ПО ИЗПЪЛНЕНИЕ И/ИЛИ УПРАВЛЕНИЕ НА ПРОЕКТ, ЗА КОЙТО ВЪПРОСНОТО ФИНАНСИРАНЕ СЕ ПРЕДОСТАВЯ ПОД ФОРМАТА ПОСОЧЕНА В ЧЛ.55, АЛ.1 Т.4 НА ЗУСЕСИФ

Съгласно чл. 8, ал. 2 от ПМС 189/2016 г. за дейности за организация и управление на проект, изпълнението на които се предвижда да не се възлага изцяло на външен за бенефициента изпълнител, безвъзмездна финансова помощ и възстановима помощ се предоставят само под формата по чл. 55, ал. 1, т. 4 от ЗУСЕСИФ. В този случай безвъзмездна финансова помощ за тези дейности се предоставя под формата на чл. 55, ал. 1, т. 4 от ЗУСЕСИФ – финансиране с единна ставка, приложена към преките допустими разходи.

При отчитане на разходи за дейности по изпълнение и/или управление на проект, за който въпросното финансиране се предоставя под формата посочена в чл.55, ал.1 т.4 на ЗУСЕСИФ в междинно/окончателно искане за плащане по проекта, в него се включват действително извършените и платени от бенефициента допустими преки разходи за изпълнение на дейностите по проекта през съответния отчетен период, както и непреки разходи, изчислени на база единна ставка върху включените в искането допустими преки разходи. Процентът, който служи за определяне размера на допустимите разходи за организация и управление, финансирани чрез единна ставка, е определен в насоките за кандидатстване по съответната процедура за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ.

В процеса на отчитане бенефициентите не представят разходооправдателни и отчетни документи за непреките разходи, финансирани чрез единна ставка. Представят се единствено документи/материали, доказващи, че съответният бенефициент е изпълнил мерките за информация и комуникация в съответствие с разпоредбите на Приложение XII от Регламент (ЕС) №1303/2013 и Единния наръчник на бенефициента за прилагане на правилата за информация и комуникация 2014-2020 г. и попълнено приложение (образец на УО към „Таблица отчетни документи“) за конкретния вид искане за плащане – междинно или окончателно. Приложението е със зададени формули, които изчисляват размера на допустимите разходи за организация и управление. Попълненото приложение следва да бъде прикачено в ИСУН 2020 като единствен разходооправдателен документ срещу разходите за организация и управление.

По изключение в искането за плащане могат да се включат и действително извършени и платени преки разходи и съотносими непреки разходи от предходни отчетни периоди, които не са били отчетени своевременно или са били отчетени, но не са били верифицирани от УО.


1919

При подаване на искане за междинно плащане бенефициентът трябва да включи в искането за плащане разходи за организация и управление в размер на 75% от допустимите разходи за дейности по изпълнение и/или управление на проект за съответното искане за плащане.

Размерът на остатъчната стойност на дължимите в окончателното плащане разходи за организация и управление, финансирани под формата по чл. 55, ал. 1, т. 4 от ЗУСЕСИФ се определя от Управляващия орган въз основа на сертифицираните преки разходи по проекта и финансираните разходи за организация и управление с междинни искания за плащане.

Следва да се има предвид, че всяко намаляване на приетия на базата на тези проверки размер за категориите на допустимите разходи, за които се прилага единната ставка (т.е.във връзка с приблизително определения бюджет или след финансова корекция), ще оказва пропорционално въздействие върху приетия размер на категориите, изчислени чрезединната ставка.

6. ПОТВЪРЖДАВАНЕ НА РАЗХОДИТЕ ОТ БЕНЕФИЦИЕНТИТЕ

Бенефициентите трябва да гарантират, че отпуснатите средства по проектите ще се разходват в съответствие с националното законодателство и с установените норми на ЕС, спазвайки принципите за икономичност, ефективност и ефикасност. Извършването на разходи по проектите става на основата на одобрения бюджет и при спазване на правилата за допустимост на разходите.

Бенефициентите носят цялостна отговорност за изпълнение на конкретния проект, съгласно договора/заповедта за предоставяне на безвъзмездната финансова помощ, както и за потвърждаване на всички разходи по проекта въз основа на фактури/документи с еквивалентна доказателствена стойност, съгласно приложимото законодателство, с изключение на следните случаи:

отчитане на разходи чрез формите за предоставяне на финансова помощ по чл.55, ал.1, т.2-4 от ЗУСЕСИФ;

отчитане на финансовата помощ за финансови инструменти.

Преди плащане бенефициентите правят пълна проверка на документите, представени от изпълнителите по договори в рамките на проекта, както и проверка на изпълнението на определени условия за плащане в договора/заповедта за безвъзмездна финансова помощ, в случаите на отчитане чрез формите за предоставяне на финансова помощ по чл.55, ал.1, т.2-4 от ЗУСЕСИФ, както и извършва проверка на място по проекта (ако е приложимо) за удостоверяване изпълнението на заявените за плащане дейности.

Всяка документална проверка и проверка на място задължително се документират и доказателствата за извършването им се съхраняват от бенефициентите в срок от три


2020

години, считано от 31 декември на годината на предаването на Европейската комисия на годишните счетоводни отчети, в които са включени разходите по проекта в съответствие с чл. 140, пар. 1 Регламент (ЕС ) № 1303/2013 г. Документите, удостоверяващи резултатите от извършените проверки, се предоставят на УО на ОПОС при поискване.

В случай че при извършване на проверка се установят заявени за плащане дейности, базирани на договор за изпълнение на проекта, които се финансират и с други средства от ЕСИФ или чрез други инструменти на Европейския съюз, както и с други публични средства, различни от тези на бенефициента, последният в деня на узнаване на това обстоятелство уведомява Управляващия орган за него и не включва разходите за тези дейности в искания за плащане.

7. СЧЕТОВОДНА СИСТЕМА НА БЕНЕФИЦИЕНТА/ПАРТНЬОРА

В рамките на изпълнение на проекта, бенефициентите и техните партньори са длъжни да водят точна и редовна документация и счетоводна отчетност, отразяващи изпълнението на договора/заповедта за безвъзмездна финансова помощ, използвайки подходяща и адекватна счетоводна система, която осигурява аналитичност на отчитането на ниво договор за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ. Бенефициентът осъществява хронологично, двустранно и аналитично счетоводно записване включително и на лимита (приложимо за конкретен бенефициент от централната администрация), като попълва финансовите отчети в съответствие с изискванията и основните счетоводни принципи на Закона за счетоводството и приложимото законодателство.

Счетоводните записвания, класификацията и осчетоводяваните данни трябва да са вярно и точно отразени в счетоводната система. Счетоводителят на бенефициента има прякото задължение да регистрира своевременно счетоводните операции в съответствие с приложимото законодателство/стандарти и настоящото Ръководство. Счетоводната система може да е неразделна част от текущата счетоводна система на бенефициента или допълнение към нея. Задължително е да се води отделна счетоводна аналитичност за разходите по проекта, като данните, посочени в искането за плащане, финансовите и техническите отчети трябва да отговарят на тези в счетоводната система и да са налични до изтичане на сроковете за съхранение на документацията. Счетоводната и друг вид отчетност по проекта следва да позволява събирането на необходимите данни за осъществяване на финансово управление, мониторинг, одит, оценка и верификация.

8. ТРЕТИРАНЕ НА ДАНЪК ВЪРХУ ДОБАВЕНАТА СТОЙНОСТ (ДДС)

Правилата за третиране на ДДС са разписани в Указания на министъра на финансите ДНФ-3/23.12.2016 г. за третиране на данък върху добавената стойност като допустим разход при изпълнение на проекти по оперативните програми, съфинансирани от Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд, Кохезионния


2121

фонд на Европейския съюз и от Европейския фонд за морско дело и рибарство, за програмен период 2014-2020 г.

Бенефициентът определя ДДС като невъзстановим (допустим разход за финансиране от ОПОС), когато:

бенефициентът не е регистриран по ЗДДС;

бенефициентът е регистрирано лице по чл.97а, чл.99 и чл.100, ал.2 по ЗДДС;

бенефициентът е регистрирано лице по ЗДДС на основание, различно от посоченото в чл.97а, чл.99 и чл.100, ал.2 по ЗДДС, и стоките и услугите, финансирани по ОПОС 2014-2020 са предназначени за извършване на освободени доставки по глава четвърта по ЗДДС или безвъзмездни доставки на стоки и/или услуги в случаите, когато не са приравнени на възмездни доставки на основание на разпоредбите на чл.6 ал.3 и чл. 9 ал.3 от ЗДДС или дейности, за извършването на които бенефициентът не е данъчно задължено лице, т.е различни от изрично изброените в чл. 3, ал. 5, т. 1 и т. 2 от ЗДДС;

бенефициентът е регистрирано лице по ЗДДС на основание, различно от посоченото в чл.97а, чл.99 и чл.100, ал.2 по ЗДДС и правото на приспадане на данъчен кредит за получените доставки на стоки и/или услуги, финансирани по ОПОС 2014-2020, не е налице на основание чл.70, ал.1, т.4, 5 от ЗДДС;

бенефициентът е регистрирано лице по ЗДДС на основание, различно от посоченото в чл.97а, чл.99 и чл.100, ал.2 по ЗДДС и за доставки и стоки с характер на дълготрайни активи, включително на недвижими имоти, които ще се използват както за независима икономическа дейност, така и за цели, различни от независимата икономическа дейност (дейности, за извършването на които бенефициентът не е данъчно задължено лице по смисъла на чл. 3 ал. 5 от ЗДДС) е приложил разпоредбите на чл. 71а и чл. 71б от ЗДДС (в сила от 01.01.2017). В тези случаи като невъзстановим данък върху добавената стойност (допустим разход за финансиране по ОПОС 2014-2020) се третира размера на начисления за доставките данък върху добавената стойност, за който не е приспаднат данъчен кредит, тъй като е пропорционално относим към целите, различни от независимата икономическа дейност на бенефициента.

Когато ДДС е допустим за финансиране разход по съответния ДБФП/АДБФП/ЗБФП:

При подаване на първо искане за плащане към УО, бенефициентите следва да декларират (по образец, приложение към „Таблица отчетни документи“) своя статут на регистрирано или нерегистрирано лице по ЗДДС. При промяна в декларираните обстоятелства са задължени с искането за плащане, подадено след промяната, да подадат нова декларация относно изменението на обстоятелствата.

Регистрираните по ЗДДС лица представят: Главна дирекция “Оперативна програма Околна среда” Версия 2 (ЮЛИ 2018)[email protected]

2222

Заверено копие с гриф „Вярно с оригинала“ на удостоверение за регистрация по чл. 104 от ЗДДС;

При подаване на искане за междинно/окончателно плащане с включени разходи за ДДС бенефициентът, декларира писмено обстоятелствата във връзка с определянето на ДДС като невъзстановим (допустим за финансиране по ОПОС) като подава декларация по образец;

За включения в искането невъзстановим (допустим) данък върху добавена стойност, бенефициентите представят на Управляващия орган копие с гриф „Вярно с оригинала“ от дневника за покупки, протокол за приемането му и справка декларация за съответните данъчни периоди по чл. 72, ал. 1 от ЗДДС, от които е видно, че не е ползвал данъчен кредит;

Информация за размера на невъзстановимия ДДС, който се включва като допустим разход по проекта (по образец, приложение към „Таблица отчетни документи“).

Бенефициентите са длъжни да водят подробна счетоводна отчетност, която да е достатъчна за установяване и проследяване на възстановим и невъзстановим данък върху добавена стойност по конкретен договор/заповед за безвъзмездна финансова помощ.

IV. ПРОВЕРКИ НА МЯСТО ОТ УО

Изпълнението на проекта и резултатите от него се проверяват от УО или определени от него лица, от Сертифициращия орган, европейски контролни и одитни органи и от представители на ЕК. Проверките на място могат да се извършват по всяко време в периода от датата на одобрението на проекта за БФП до изтичането на срока, определен по реда на чл. 140 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 г.Проверките имат за цел да проследят спазването на административните, финансовите, техническите аспекти на операцията/проекта, финансовото, физическото изпълнение, изпълнението на индикаторите, както и мерките за осигуряване на информация и комуникация по проекта.

Проверките на място, извършвани от УО са:

Планирани проверки на място:

Извършват се в съответствие с годишния план за проверки на място. УО изпраща уведомително писмо до бенефициента с информация за период и обхват на проверката.

Непланирани (извънредни) проверки на място:


2323

При необходимост и по решение на УО, бенефициентът може да бъде уведомен или не за провеждането на извънредна проверка на място.

Непланираните (извънредните) проверки се извършват при: Представяне от бенефициентите на искане за плащане; По решение на Управляващия орган; Проследяване изпълнението на констатации/препоръки, направени в резултат от

предходни проверки на място; Съмнение за нередност.

Проверки след приключване на проекта, където е приложимо, при спазване наизискванията на чл. 71 от Регламент (ЕО) No.1303/2013.В рамките на тези проверки на място УО на ОПОС може да провери и/или да изиска информация от бенефициента за устойчивостта на инвестицията (функционирането на изградените обекти и постигането на реални стойности на индикаторите).

За извършване на проверките бенефициентът следва:

Да предостави всички изискани документи на проверяващия екип, както и да осигури пълен достъп до архива по проекта, до обектите на интервенция, както и до доставеното обзавеждане и оборудване;

Да осигури достъп до документацията, която се съхранява от изпълнителите, подизпълнителите и партньорите;

Да определи един или няколко служители с подходяща квалификация и опит, в зависимост от естеството на проекта, пряко ангажирани с неговото управление/изпълнение, които да присъстват на срещите и да оказват съдействие на експертите от УО;

Да оказва пълно съдействие на проверяващите лица, включително при вземането на проби, извършването на замервания и/или набирането на снимков материал;

Да предостави и други документи по преценка на проверяващия екип.

Докладът от проверката на място се изпраща на бенефициента на хартиен носител и по електронен път чрез ИСУН 2020, като в случай че в него са дадени препоръки, се посочва и срок за тяхното изпълнение. При необходимост УО може да изиска представянето на план за изпълнението на препоръките,


2424

Изпълнението на предоставения от бенефициента план за изпълнение на препоръките, съдържащи се в доклада от проверката на място се проследява при последваща проверка на място и/или при предоставяне на доказателства от страна на бенефициента.

Преди да извърши окончателно плащане по договора, УО задължително извършва проверка на място и изготвя доклад, който може да съдържа препоръки.

V. ПРИЛОЖИМИ СРОКОВЕ

В сроковете, определени в ДБФП/АДБФП/ЗБФП бенефициентът определя ръководител на проекта и уведомява чрез ИСУН 2020 Управляващия орган относно имената му, служебния адрес и координатите за връзка.

При промяна на ръководителя на проекта бенефициентът е длъжен да уведоми УО в10-дневен срок.

В срок до 1 (един) месец от датата на влизане в сила на ДБФП/АДБФП, съответно на ЗБФП бенефициентът се задължава да осигури екип за управление на проекта с подходяща квалификация и опит, съобразно спецификата на проекта.

Бенефициентът се задължава да сключи договор с изпълнител до 12 месеца от датата на изтичането на срока, предвиден за неговото сключване, който срок е определен в одобреното проектно предложение.

За получаване на окончателно плащане бенефициентът подава чрез ИСУН 2020 искане по образец, съдържащ се в системата. Искането се подава в 1-месечен срок от приключването на всички дейности по проекта.

На всеки 12 (дванадесет) месеца след приключване на проекта, в рамките на три години от приключването му или до крайния срок за представяне на документи за приключването на програмата, определен в правилата за отделните фондове, в зависимост от това коя дата е по-ранна, УО ще изисква от бенефициента по ДБФП/АДБФП/ЗБФП да посочи появата или липсата на нови приходи, които обективно не е било възможно да се определят предварително, както и да посочи размера на тези приходи за целия период от 12 (дванадесет) месеца. За целта чрез ИСУН 2020 от бенефициента ще се изисква предоставянето на информация, съобразно образец, приложение към настоящото Ръководство. При невъзможност да се използва ИСУН 2020 се изпраща писмо.


2525

В случай че в рамките на 3 години от приключване на проекта или най-късно до крайния срок за приспадане на нетни приходи, в резултат на контролна или одитна проверка на бенефициента се установи наличие на нетни приходи, които не са били идентифицирани и отчетени към момента на одобрение на проектното предложение, и/или промяна в тарифната политика, тези нетни приходи се приспадат от разходите за проекта, които са верифицирани, и бенефициентът е длъжен да ги възстанови на Управляващия орган.

Бенефициентът е длъжен да уведомява писмено Управляващия орган в срок не по-късно от 5 дни от възникване на съответното обстоятелство, за приети решения, свързани с предстоящи промени в правно-организационната си форма и 2 дни – при промени на банкови сметки, които се използват за целите на ДБФП/АДБФП, съответно на ЗБФП.

Бенефициентът се задължава в 7-дневен срок от сключване на договор с избран изпълнител да представи на Управляващия орган всички документи, свързани с проведената процедура, както и сключените допълнителните споразумения към договорите за изпълнение на дейностите по проекта, за осъществяване на последващ контрол за законосъобразност.

Бенефициентът е длъжен в 1-месечен срок от подписване на договора/заповедта да представи на Управляващия орган всички документи, свързани с проведени процедури и сключени договори за изпълнение на дейности по проекта, преди подписване на ДБФП/АДБФП/издаване на ЗБФП, за осъществяване на последващ контрол за законосъобразност.

Бенефициентът се задължава да съхранява цялата документация по ДБФП/АДБФП, съответно по ЗБФП, в сроковете по чл. 140 от Регламент (ЕС) № 1303/2013.

Цялата документация, свързана с отпускането на държавни помощи се съхранява за срок от 10 години, считано от датата на последното плащане по съответната държавна помощ.

VI. ИНФОРМАЦИЯ И КОМУНИКАЦИЯ

Бенефициентът е длъжен да предприеме всички необходими действия за популяризиране на факта, че проектът се съфинансира от Европейския фонд за регионално развитие или от Кохезионния фонд на Европейския съюз, чрез оперативна програма „Околна среда 2014-2020 г.“


2626

В тази връзка следва да бъдат спазвани мерките за информация и комуникация, посочени в Приложение XII към Регламент (ЕС) №1303/2013, Единния наръчник на бенефициента за прилагане на правилата за информация и комуникация 2014-2020 г. и проекта.

Управляващият орган няма ангажимент да съгласува мерките за информация и комуникация на бенефициентите.

При неизпълнение на задължителните мерки за информация и комуникация УО на ОПОС може да наложи финансова корекция на предоставената БФП.

VII. СЪХРАНЕНИЕ НА ДОКУМЕНТИТЕ ПО ДБФП/АДБФП/ЗБФП

Бенефициентът е длъжен да поддържа адекватна одитна следа съгласно минималните изисквания на чл. 25 от Делегиран регламент (ЕС) № 480/2014 на Комисията от 3 март 2014 г. за допълнение на Регламент (ЕС) № 1303/2013 на Европейския парламент и на Съвета за определяне на общоприложими разпоредби за Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд, Кохезионния фонд, Европейския земеделски фонд за развитие на селските райони и Европейския фонд за морско дело и рибарство и за определяне на общи разпоредби за Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд, Кохезионния фонд и Европейския фонд за морско дело и рибарство (ОВ, L 138/5 от 13 май 2014 г.) и да спазва изискванията за съхраняване на документите съгласно чл. 140 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 и Закона за счетоводството.Началната дата за поддържане на адекватна одитна следа е датата, на която е започнала подготовката на проекта.

Бенефициентът е длъжен да съхранява оригиналите на документите (технически и финансови), свързани с управлението на проекта, в отделно досие. Документите в досието трябва да са подредени в хронологична проследимост и по начин, осигуряващ проверка на извършените дейности и адекватна одитна следа.

Препоръчително е документите в проектното досие да се подреждат по дейности и бюджетни пера, като се следва хронологията на изпълнението.

ПРИМЕР:

Класьорn/n+1 ПРОЕКТНО ПРЕДЛОЖЕНИЕ:

Опис на класьора Проектно предложение Приложения към проектно предложение


2727

Класьорn/n+1 ДБФП/АДБФП/ЗБФП

Опис на класьора Договор/Административен договор/заповед за предоставяне на безвъзмездна

финансова помощ (оригинал) Приложения към ДБФП/АДБФП/ЗБФП (оригинал) Анекси към ДБФП/АДБФП/ЗБФП (оригинал)

Класьорn/n+1 ПРОЦЕДУРИ ЗА ИЗБОР НА ИЗПЪЛНИТЕЛИ

Опис на класьора Хронологично подредено и пълно досие на обществената поръчка

Класьорn/n+1 ДЕЙНОСТНАИМЕНОВАНИЕ, СЪГЛАСНО ОДОБРЕН ПРОЕКТ

Опис на класьора Договор, приложения и анекси или Възлагателно писмо (оригинал или копие) – ако

е приложимо Документ за извършен контрол по законосъобразност (копие) Заповеди за екипа за управление/изпълнение на проекта Доказателства за изпълнението, снимки и др. (оригинал) Доклади за извършена работа (при договори за услуги и при разходи за екипа за

управление/изпълнение на проекта) Приемо-предавателни протоколи (оригинал) Фактура/документ с еквивалентна доказателствена стойност , издадена във връзка с

изпълнението на конкретния договор с изпълнител / дейност по проекта, платежно нареждане и банково извлечение за извършеното плащане – копия (оригиналните разходооправдателни и платежни документи се съхраняват в счетоводството на бенефициента)

Копие от дневника за покупки, справка-декларация и уведомление за приемането им за съответния данъчен период (в случай, че ДДС е допустим разход по ОПОС)

Класьорn/n+1 ПРОВЕРКИ

Опис на класьора Писмо за проверка на място Присъствен списък от извършена проверка на място Доклад от извършена проверка на място


2828

Документи, доказващи изпълнението на препоръките от Доклада от проверка на място

Класьорn/n+1 НЕРЕДНОСТИ И ФИНАНСОВИ КОРЕКЦИИ

Опис на класьора Хронологично подредени писма и обосновки във връзка с установени и/или наложени финансови корекции

Класьорn/n+1 КОРЕСПОНДЕНЦИЯ С УО

Опис на класьора Входяща кореспонденция (оригинал) Изходяща кореспонденция (оригинал)

VIII. ИНДИКАТОРИ

Бенефициентът е длъжен да постигне целевите стойности на всички индикатори за изпълнение и/или резултат, включени в проектното предложение, до изтичане на срока за изпълнение на дейностите по проекта, определен в ДБФП/АДБФП, съответно в ЗБФП.

При неизпълнение на индикатори, които са свързани с постигането на целите на оперативна програма „Околна среда 2014-2020 г.“, на Бенефициента (в т.ч. водеща община и/или партньор/партньори) се налагат финансови корекции в размери, определени в Наредбата за посочване на нередности, представляващи основания за извършване на финансови корекции, и процентните показатели за определяне размера на финансовите корекции по реда на Закона за управление на средствата от Европейските структурни и инвестиционни фондове (приета с ПМС № 57 от 28.03.2017 г., обн., ДВ, бр. 27 от 31.03.2017 г.).

IX. ИЗМЕНЕНИЕ И/ИЛИ ДОПЪЛНЕНИЕ НА ДОГОВОР/АДМИНИСТРАТИВЕН ДОГОВОР/ДОГОВОР/ЗАПОВЕД ЗА БФП И/ИЛИ ПРОЕКТ

Всяко искане за изменение и/или допълнение на административен договор/договор/заповед за предоставяне на БФП, изменение и/или допълнение на проект се съгласува с УО на ОПОС. За целта чрез модул „Кореспонденция“ и по официален път се подава искане за изменение и/или допълнение на административния договор/договора/заповедта за БФП по образец на УО, приложение към настоящото Ръководство.В случай че, исканата промяна на административния договор/договора/заповедта за БФП води до промяна и на приложения към тях, то променените приложения следва да се


2929

представят към искането за изменение.

Искане за изменение, изразяващо се в намаляване на размера на предоставената БФП, включително и след провеждане на обществени поръчки, може да се подава от бенефициента само в случай че, всички предвидени за сключване договори с изпълнители по проекта, са сключени.

В случай на необходимост, Управляващият орган провежда кореспонденция с бенефициента, събира необходимите доказателства и одобрява или отхвърля писмено исканата промяна.

1. Искането за изменение трябва да бъда придружено от съответните документи, които обосновават причината за възникналата необходимост от промяна. 2.. Управляващият орган няма да одобрява промени, които водят до съществено изменение на основните цели проекта. 3. Искането за изменение следва да е подписано от лицето, което представлява бенефициента или упълномощено от него лице и се представя във формат сканиран оригинал чрез ИСУН 2020 и на хартиен носител.4. Искане за изменение се представя не по-късно от един месец преди изтичане на срока за изпълнение на дейностите по проекта.

X. ПРИЛОЖЕНИЯ

Неразделна част от настоящото Ръководство са следните приложения:

1. Инструкция за бенефициентите по Оперативна програма „Околна среда 2014 – 2020 г.“ (ОПОС) относно отчитането на ДБФП/АДБФП/ЗБФП в Информационна система за управление и наблюдение на средствата от ЕС в България 2020 (ИСУН 2020);

2. Таблица отчетни документи и приложенията към нея; 3. Таблица Действителни нетни приходи, когато обективно не е възможно да се

определят предварително; 4. Образец Искане за изменение и/или допълнение на

ДБФП/АДБФП/ЗБФП/Проект.

XI. ЛИНКОВЕ КЪМ ДОКУМЕНТИ

Единен наръчник на бенефициента за прилагане на правилата за информация и комуникация 2014-2020 г. http://ope.moew.government.bg/bg/pages/nacionalna-komunikacionna-strategiya/112#1


http://ope.moew.government.bg/bg/pages/nacionalna-komunikacionna-strategiya/112#1


3030

Приложими лога за прилагане на правилата за информация и комуникация 2014-2020 г. – –http://ope.moew.government.bg/bg/pages/nacionalna-komunikacionna-strategiya/112#1Национална комуникационна стратегия – http://ope.moew.government.bg/bg/pages/nacionalna-komunikacionna-strategiya/112#1

Примерни дейности спрямо целевите групи – Приложение 1 към Национална комуникационна стратегия – http://ope.moew.government.bg/bg/pages/nacionalna-komunikacionna-strategiya/112#1

XII. ПОЛЕЗНИ ВРЪЗКИ

Единен информационен портал - http://www.eufunds.bg/

Министерство на околната среда и водите – http://www.moew.government.bg/

Оперативна програма „Околна среда 2014-2020 г.“ – http://ope.moew.government.bg/bg

ИСУН 2020 – Модул за управление на проекти и отчитане – https://eumis2020.government.bg/Report


https://eumis2020.government.bg/Report

http://ope.moew.government.bg/bg

http://www.moew.government.bg/

http://www.eufunds.bg/




Documents

ope.moew.government.bgope.moew.government.bg/files/useruploads/files/... · Web viewевропейските структурни и инвестиционни фондове за