Os Novos Desafios Para a Implantação de Programas de Gestão Arquivística de Documentos Nas IFES(ARQUIFES2014)

8/10/2019 Os Novos Desafios Para a Implantao de Programas de Gesto Arquivstica de Documentos Nas IFES(ARQUIFES2014)

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Os novos desafios para a

Implantao de Programas deGesto Arquivstica de Documentos

nas IFES: o SIGAD e o RDC-Arq

Prof. Dr. Daniel Flores/UFSMGrupo de Pesquisa CNPq-UFSM Ged/A

26 de novembro de 2014


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O documento arquivstico e amanuteno de sua cadeia de custdia

O documento arquivstico, produzido ou recebido emdecorrncia das atividades ou funes da entidade oupessoa;

Se digital, ademais de particular, tem suasespecificidades e complexidades, na gnese, gesto epreservao.

Fonte de Prova, Orgnico, Original, nico

A necessidade da manuteno da autenticidade em todaa cadeia de custdia, o acesso em longo prazo econsequente preservao;


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Especificidade

O documento digital apresenta especificidades quepodem comprometer sua autenticidade, uma vez

que suscetvel degradao fsica dos seussuportes, obsolescncia tecnolgica de hardware,software e de formatos, e a intervenes noautorizadas, que podem ocasionar adulterao e

destruio. Somente com procedimentos de gestoarquivstica possvel assegurar a autenticidade dosdocumentos arquivsticos digitais.


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Complexidade

O Documento Arquivstico Digital complexo, desde oseu sistema de gesto, o SIGAD, que trata da captura,armazenamento, indexao e recuperao de todos oscomponentes digitais do documento arquivstico como umaunidade complexa, at os sistemas de Preservao eAcesso;

Um documento arquivstico digital pode ser constitudo

por vrios componentes digitais, como, por exemplo, umrelatrio acompanhado de planilhas, fotografias ouplantas, armazenados em diversos arquivos digitais. Almdisso, h de se considerar a relao orgnica dosdocumentos arquivsticos.


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o Doc. Arquivstico nasce orgnico, mas parapermanecer (e manter o archival bond), precisado PCD;

Oferece ao pesquisador ou Cidado, aIMAGEM da entidade ou pessoa;

O PCD, sua relevncia, classes, tipos

documentais que oferecem a presuno deinformao registrada naquele suporte, LAI;


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O documento arquivstico digital

Projeto InterPARES identifica as caractersticas de umdocumento arquivstico digital: Forma documental fixa: apresentao da mesma

forma que tinha quando o documento foi armazenado;

Contedo estvel:o documento tem que permanecercompleto e inalterado;

Organicidade: vnculo arquivstico com outrosdocumentos;

Contexto identificvel: produtor, autor, destinatrio,data;

Participa ou apoiaa ao; No mnimo 3 pessoas implicadas na criao:autor,

redator e destinatrio;


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O documento arquivstico digital

Gesto Arquivstica de Documentos: poltica e procedimentos de gesto de documentos

conforme legislao e resolues do Conarq;

Implementao de um sistema capaz de gerir osdocumentos digitais desde a produo at a suadestinao final.

Preservao digital, acesso e difuso: estratgias de preservao, de longo prazo

(estratgias de preservao, migrao, preservaoda tecnologia, emulao, encapsulamento, etc.).


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e-ARQ Brasil

e-ARQ Especifica os requisitos para um

Sistema Informatizado de Gesto

Arquivstica de Documentos(SIGAD); Gesto, Corrente e Intermedirio;

SIGAD Sistema desenvolvido para

realizar as operaes tcnicas dagesto arquivstica de

documentos.


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CORRENTE(1 idade documental)

INTERMEDIRIO(2 idade documental)

PERMANENTE(3 idade documental)

valor secundrio

DestinaoFinal oRecolhimento/

PreservaoPermanenteTTD

Gesto considerando o e-ARQSistema: SIGAD

Um ou vrios sistemas, e pode conter sistemas de GEDcomo ferramentas, garantindo controle do ciclo de vida,

o cumprimento da destinao prevista e amanuteno da autenticidade e da relao orgnica.

Repositrio Arquivstico Digital Confivel:Corrente e Intermedirio

Repositrio ArquivsticoDigital Confivel:Permanente

Pode utilizarRepositrios

No permanente estratgico, fundamental:

Resoluo n 39/2014Conarq, OAIS, TRAC,

METS, PREMISPlano de Classificao(Quadro de Arranjo),

Navegao multinvel,Acesso e Difuso AtoM

Ciclo de vida dos documentos, as 3 idades, Lei 8.159 (Lei de Arquivos), a 12.527, a LAI deacesso informao, Princpios Arquivsticos, Normas, Metodologias, sua epistemologia, etc

Ocorre aqui umaalterao da:CADEIA DECUSTDIA


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Sistemas em pesquisa atualmente:contemplaoe-ARQ Brasil (Gesto)

Nuxeo DM KnowledgeTree

Agorum Core Alfresco Archivista Box Maarch

Owl Intranet Archivist ToolKit


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Outros SIs que foram estudados ou esto emtratativas:contemplao e-ARQBrasil (Gesto)

SIE - Sistemas de Informaes para o Ensino (Dirio deClasse, Afastamentos, Resolues e Portarias; Licitaes) -UFSM;

SEI - Sistema Eletrnico de Informaes - Tribunal

Regional Federal 4a. Regio; SIPAC - Sistema Integrado de Patrimnio, Administrao e

Contratos - SIGED - UFRN; SPED - Sistema de Protocolo Eletrnico - Portal do

Software Pblico; SIGADAer; LightBASE - Portal do Software Pblico; integrado ao GoldenDOC - Framework Gesto Documental (Adm.

Pblica) - Portal Software Pblico;


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Preservao Digital

O conjunto de atividades ou processos responsveispor garantir o acesso continuado a longo-prazo informao e restante patrimnio cultural existente em

formatos digitais. (FERREIRA, 2006, p. 20)Ainda: - INNARELLI (2008); - MRDERO ARELLANO

(2004).

Conjunto de aes gerenciais e tcnicas exigidas

para superar as mudanas tecnolgicase a fragilidadedos suportes, garantindo acesso e interpretao dosdocumentos digitais pelo tempo que for necessrio(CTDE).


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-RODRIGUES (2003);

- FERREIRA (2006).

Preservao de tecnologia; Refrescamento; Emulao; Migrao/converso; Migrao para suportes

analgicos; Atualizao de verses; Converso para formatos

concorrentes;

Normalizao; Migrao a pedido; Migrao distribuda; Encapsulamento; A pedra de Rosetta

digital; Software Livre; Reprografia/

Microfilmagem.

Estratgias de Preservao Digital


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Repositrios Digitais

Diferente de um banco de dados com objetos digitaisinseridos;

Tem mecanismos prprios de preservao digital;

Considera os requisitos arquivsticos; Navegao multinvel; fixidez (PREMIS ), estratgias de preservao digital

embutidas, etc.;

o RDC-Arq um conceito, temos aplicaes em SoftwareLivre como o RODA e Archivematica, mas tambm podeser uma implementao a partir de um Repositrio Digitalque no tem os requisitos arquivsticos, como o DSpace,

Fedora, Eprints, etc.


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Repositrio arquivstico digital

Um repositrio digital de documentos arquivsticos um repositrio digital que armazena e gerencia essesdocumentos, seja nas fases corrente e intermediria, sejana fase permanente. Como tal, esse repositrio deve:

gerenciar os documentos e metadados de acordo comas prticas e normas da Arquivologia, especificamenterelacionadas gesto documental, descrioarquivstica multinvel e preservao;

resguardar as caractersticas do documento arquivstico,em especial a autenticidade (identidade e integridade)e a relao orgnica entre os documentos.


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Repositrio Digital ConfivelTRAC, Nestor, Magenta, etc.

Uma forma de atestar a confiabilidade de umrepositrio digital junto comunidade-alvo se d pormeio da sua certificao por terceiros. Para esse fim,o RLG/OCLC em parceria com o National Archives andRecords Administration NARA publicou em 2007, odocumento TRAC - Trustworthy Repository Audit &Certification: Criteria and Checklist critrios e umchecklist a serem tomados como referncia para acertificao de repositrios digitais confiveis. Essedocumento serviu de base para a elaborao da normaISO 16363: 2012, que lista os critrios que umrepositrio digital confivel deve atender.


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OAIS

O modelo de referncia Open Archival

Information System OAIS um esquemaconceitualque disciplina e orienta um sistema de

arquivodedicado preservao e manutenodo acesso a informaes digitais por longoprazo.

ABNT - NBR 15.472/2007 (SAAI SISTEMA ABERTODE ARQUIVAMENTO DE INFORMAO).


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Pacotes

SIP Pacote de Submisso de InformaoEntregue pelo Produtor a um OAIS para construo deum ou mais AIP.

AIP Pacote de Arquivamento de InformaoPacote de informao que ser objeto de preservao.

DIP Pacote de Disseminao de InformaoPacote de Informao derivado de um ou mais AIP,recebido pelo Consumidor em resposta a uma requisiodirigida ao OAIS.


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Sistema de preservao digital que visa

oferecer um ambiente integrado deferramentas freee Open Sourcepara capacitaro processamento de objetos digitais de acordocom o modelo funcional ISO-OAIS (14721);

Archivematica (CIA)

Pacote de Informao de

Submisso (SIP)

[enviada pelo produtor

da informao aoarquivo].


Armazenamento (AIP)

[pacote de informao

armazenado pelo

arquivo].


Disseminao (DIP)

[pacote transferido para

o usurio em resposta a

uma solicitao].


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Archivematica e o Storage Service!

Organizao do pacote SIP com recurso de arrastar e soltar para 1 ou maistransferncias para 1 SIP (Simon Fraser University);

Submisso (SIP) de Imagem de Disco FORENSE (Yale University Libraries); Navegao em rvore do diagrama (Baker Library at Harvard Business School); Gerar OCR dos arquivos e adicionar ao DIP (Baker Library at Harvard Business

School); Armazenar DIPs para uma localizao de futuros uploads (Baker Library at Harvard

Business School); Visualizar ponteiros dos arquivos do AIP Storage;

Configurar via comando o FPR - Registro de Poltica de Formatos; Adicionar comandos de verificao (frame-level fixity and lossless compression); Nova validao dos micro-servios com a verso atualizada do Jhove; Melhorias para as Transferncias e Escalabilidade; Uso de JVM para melhorar performance (FITS, nailgun, TIKA, DROID); Uso do MediaInfo e Exiftool para Caracterizao e Metadados;

Dublin Core para os formatos JSON - RAW; Update Bagit, fido, ffmpeg, fits, ImageMagick, etc.; O Storage Service conta com check de fixidade dos AIPs (Museum of Modern Art),

Armazenamento LOCKSS (Simon Fraser University Library), visualizar METS dosAIPs;

Mais detalhes: https://www.archivematica.org/wiki/Archivematica_Release_Notes

Instalao/cdigo fonte: https://www.archivematica.org/wiki/Installation
https://www.archivematica.org/wiki/Archivematica_Release_Noteshttps://www.archivematica.org/wiki/Installationhttps://www.archivematica.org/wiki/Archivematica_Release_Notes


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Navegao PCD e Multinvel

SIP submetido ao repositrio (Metadados .CSV,

ou METS, ou Dublin Core);

Archivematica gerando o:

DIP;

para o AtoM (ICA-AtoM) ou o CONTENTdm ouArchivist Toolkit.


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RODA - Repositrio de ObjetosDigitais Autnticos

O RODA o arquivo nacional digital em Portugal. Atravs deste sistema complexo a

DGARQ - Direo Geral de Arquivos ter capacidade de incorporar documentos eletrnicos de

forma controlada assegurando a sua gesto ao longo do tempo e a sua acessibilizao aos

usurios.

Este projecto desenvolvido pela DGARQ, contando com a colaborao informtica da

Universidade do Minho. A estratgia seguida foi o desenvolvimento progressivo defuncionalidades bsicas e slidas e ir progressivamente aumentando estas funcionalidades de

forma a receber maiores tipologias de objetos digitais e futuramente, dar resposta e apoio direto a

organizaes que possuam objetos digitais mas no disponham de recursos especializados nesta

rea.

O RODA foi construdo tendo como base o OAIS (Open Archival Information System) e

documentos tcnicos produzidos no mbito do projeto InterPARES 2. A base do repositrio RODA

assenta na plataforma FEDORA.

So utilizados vrios esquemas de metadados nomeadamente o EAD (Encoded Archival

Description), PREMIS (PREservation Metadata: Implementation Strategies ), METS (Metadata

Encoding and Transmission Standard), Z39.87.

http://dgarq.gov.pt/servicos/arquivo-digital-roda/
http://dgarq.gov.pt/servicos/arquivo-digital-roda/http://www.loc.gov/standards/mix/http://www.interpares.org/https://roda.dgarq.gov.pt/https://roda.dgarq.gov.pt/http://dgarq.gov.pt/servicos/arquivo-digital-roda/http://www.loc.gov/standards/mix/http://www.loc.gov/standards/mets/http://www.oclc.org/research/projects/pmwg/http://www.loc.gov/ead/http://fedoraproject.org/https://roda.dgarq.gov.pt/http://www.interpares.org/http://public.ccsds.org/publications/archive/650x0b1.pdfhttps://roda.dgarq.gov.pt/http://www.uminho.pt/https://roda.dgarq.gov.pt/


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RODA - Vantagens


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o RODA

http://demo.roda-community.org/
http://demo.roda-community.org/


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Resoluo n 39 do CONARQ


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Portaria MEC n 1.224,de 18 de dezembro de 2013

Art. 1 Aplicam-se s Instituies de Educao Superior (IES)previstas no art. 16 da Lei n 9.394, de 20 de dezembro de 1996, todas asnormas constantes no Cdigo de Classificao de Documentos de ArquivoRelativos s Atividades-fim das Instituies Federais de Ensino Superior ena Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo

Relativos s Atividades-Fim das Instituies Federais de Ensino Superior,aprovados pela Portaria AN/MJ n 92, de 23 de setembro de 2011,publicada no Dirio Oficial da Unio de 26 de setembro de 2011, econstantes no ANEXO I desta Portaria.

Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo Relativos sAtividades-fim das Instituies Federais de Ensino Superior

Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos deArquivo Relativos s Atividades-fim das Instituies Federais deEnsino Superior


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Portaria MEC n 1.261,de 23 de dezembro de 2013

Determina a obrigatoriedade do uso doCdigo de Classificao e a Tabela de

Temporalidade e Destinao de Documentosde Arquivo relativos s Atividades-Fim dasInstituies Federais de Ensino Superior,

aprovado pela Portaria n 92 do ArquivoNacional, de 23 de setembro de 2011, pelasIFES e d outras providncias.


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SIGADs/Repositrios/Descrio

Repositrios Digitais: ARCHIVEMATICA e RODA (OAIS),PREMIS, METS, etc.

Descrio arquivstica:SepiaDES, ICA-AtoM (DIP), etc.

Instrum

entos

depesqu

isa:

Guias,

catlogo

s,

inventrio

s,

Repertrios,

Edies

de

Fontes,

etc.

LOCKSS

,

Carinian

a,etc

SIGAD (e-ARQ)

Fases: Corrente eIntermediria


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Fluxograma dos Pacotes SIP/AIP/DIP

Empacotamento dosSIPs:

Direto do SIGADou

Memorandos, Ofcios, e-mails,Fotografias, etc.

+Metadados

(.CSV Excel - Dublin Core,METS)

Repositrio Arquivstico Digital Confivel:

- Ao receber o pacote SIP, submete-o aos:- micro-servios: anti-virus, validao, formatos,

metadados, etc - para ento gerar o Pacote de Armazenamento, o AIP;

Passa permanentemente por:

- Polticas de Preservao;- Estratgias de Preservao;- Atualizao de Formatos:

- FPR (PREMIS);

Pacote AIP

gerado

Submetido

Pacote DIP

para o ICA-AtoM

Confi

rmad

o

Difu

so

Acesso e Difuso dos Documentos ArquivsticosDescritos, normalizados via Web.


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Descrio Arquivstica,acesso e difuso

SepiaDES;

ICA-AtoM;

SEPIADES


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Destaques (CIA)SEPIADES

Software com cdigo aberto, paraa descrio de fotografias e quepermite a incluso de metadados;possui funes de descrio multinvel

(rvore hierrquica), armazenamentode registros em formato XML(eXtensible Markup Language);funo de exportao de acordo como recomendado pelo mapeamento norelatrio consultivo, implementao do

Open Archives Initiative Protocol forMetadata Harvesting (OAI-PMH).

ICA AtoM


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ICA-AtoM

ICA-AtoM o acrnimo deAccess to Memory. O projeto desoftware ICA-AtoM resulta de um

esforo de colaborao entre o ICAe alguns parceiros epatrocinadores (a UNESCO, aEscola de Arquivos de Amsterdam,o Banco Mundial, a Direo dosArquivos da Frana, o Projeto

Alouette Canad e o Centro deDocumentao dos Emiradosrabes Unidos). Destaques: - Totalconformidade s normas do ICA; -Apoio para outras normasrelacionadas, incluindo EAD, EAC,

METS, MODS, Dublin Core; -Aplicao concebida inteiramentepara ambiente web; - Interfacesmultilingues; - Catlogo multi-institucional; - Interfaces comrepositrios digitais. Requer Wamp

ou Lamp.

ICA-AtoM ou Atom


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ICA-AtoM

Software Livre; Grande comunidade; Diversas instituies j utilizando;

Exportao e Importao pelo pesquisador,historiador, socilogo, filsofo, etc.

Conectado com Repositrios Digitais;

Melhores prticas; Normas internacionais; Suporte; Escalabilidade.


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ICA-AtoM ou AtoM

1.x 2.x

Apache NginX

Buscas ElasticSearch

GeoReferenciamento

Plugins

Conexo Archivematica

Escalabilidade

Filtros em todas as pesquisas

Mudar padro de exibio da Descrio, ISAD, RAD,

etc.Temas e Multirepositrios

Objetos Digitais redesenhado

Novas possibilidades como Histria Oral (OHMS),AudioMD e VideoMD, etc.


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Questo legal

Lei 8159, Art. 25 e Decreto 4073: S configura infrao quando documento

de carter permanente ou de interesse

pblico, ento os Docs. Arquivsticos,sejam Memorandos, Fotografias, ou e-mails, devem estar identificados no PCD e

na TTD como guarda permanente; e a doutrina que vemos em outros

estatutos, regulamentos ou Leis.


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Consideraes finais (1/2)

O PCD deve ser o da instituio, da IFES, senogera falsa presuno de informao registrada;

Difuso ATIVA atravs do ICA-AtoM; O qual pode

ser utilizado tanto para os nato-digitais como parauma digitalizao, representantes digitais oumesmo sem a adoo de objetos digitais;

a Manuteno da cadeia de custdia deve serfeita atravs de Ambientes Autnticos: SIGAD (e-

ARQ Braisl) e RDC-Arq (Repositrios DigitaisConfiveis Arquivsticos);


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Referncias 1/2

Arquivo Nacional. Conselho Nacional de Arquivos. Publicaes digitais. Requisitos funcionaispara sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos: e-ARQ Brasil. Dezembro,2009. Disponvel em: . Acesso em: 09 ago. 2011.

CCSDS. Consultative Committee for Space Data Systems. Reference Model for an OpenArchival Information System (OAIS). Janeiro, 2002. Disponvel em:

. Acesso em: 09 ago. 2011.

CTDE. Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos do Conselho Nacional de Arquivos.Glossrio de Documentos Arquivsticos Digitais. 2010. Disponvel em: . Acesso em: 09 ago. 2011.

InterPARES. International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems.Disponvel em: . Acesso em: 09 ago. 2011.

Diretrizes do Produtor - A Elaborao e a Manuteno de Materiais Digitais: Diretrizes paraIndivduos Disponvel em: http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2_creator_guidelines_booklet--portuguese.pdf


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Diretrizes do Preservador - A Preservao de Documentos Arquivsticos Digitais: Diretrizespara Organizaes - http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2_preserver_guidelines_booklet--portuguese.pdf

RLG/NARA.Trustworthy repositories audit & certification. RLG, OCLC, Feb. 2007. Disponvelem: . Acesso em 09 ago.2011.

Sayo, L.F. Repositrios Digitais Confiveis para a Preservao de Peridicos EletrnicosCientficos. Ponto de Acesso, Salvador, V.4, n.3, p. 68-94, dez 2010 - www.pontodeacesso.ici.ufba.br

Sayo, L.F. Uma Outra Face dos Metadados: Informaes para a Gesto da PreservaoDigital.

CNEN - Rio de Janeiro - RJ - Enc. Bibli: R. Eletr. Bibliotecon. Ci. Inf., ISSN 1518-2924,Florianpolis, v. 15, n. 30, p.1-31, 2010.

Thomaz, K. Repositrios digitais confiveis e certificao. Arquivstica,net, v.3. n.1, p.80-89,jan/jun. 2007. Disponvel em: . Acesso em: 09 ago. 2011.

Referncias 2/2mais em: documentosdigitais.blogspot.com


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Obrigado

Prof. Dr. Daniel Flores

Lder dos Grupos de Pesquisa CNPq - UFSM: Ged/A e

Patrimnio Documental Arquivstico

Membro da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos - CTDE-CONARQ

http://documentosdigitais.blogspot.com
http://documentosdigitais.blogspot.com/

Documents

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