OSNOVE MICROSOFT OFFICE WORD 2003arhiva.velenje.si/www3/Datoteke/2010/Tecaj/2-Word.pdf · 2010-06-30 · Program Microsoft Office Word 2003® se običajno nahaja v skupini programov

1

MESTNA OBČINA VELENJE Titov trg 1, 3320 VELENJE / telefon 03/ 8961-622 / telefax: 03/ 8961-654

Urad župana in splošnih zadev / Služba za informatiko in glavno pisarno

OSNOVE MICROSOFT OFFICE

WORD 2003

PRIROČNIK ZA IZOBRAŽEVANJE

SAMO ZA INTERNO UPORABO

2



UVOD Microsoft Office Word 2003® je predvsem urejevalnik besedil. Z njim lahko izdelamo dokumente s profesionalnim izgledom. Ponuja tudi ogromno različnih opravil, ki jih lahko združujemo z besedilom.

Naštejmo le nekaj možnosti dela s programom Microsoft Office Word 2003: Preprosto vnašanje in popravljanje besedila. Oblikovanje znakov, odstavkov, strani. Samodejno poravnavo besedila, razdeljevanje na strani, številčenje strani, izdelava kazal. Risanje črt in okvirjev. Prepletanje besedila in grafike. Učinkovito delo s tabelami. Besedilo v več stolpcih. Izdelava kompleksnih elementov besedila (matematičnih, kemijskih formul,...). Delo z več dokumenti hkrati. Spajanje dokumentov (tiskanje serijskih pisem), ovojnic in nalepk.

Zahtevano predznanje Osnove računalništva in osnove operacijskega sistema Windows XP.

Kako so v učbeniku navedeni ukazi in tipke Imena tipk in ukazi v menijih so zapisani tako, da spremljamo pot do ukaza. Najprej je navedeno ime menija, nato pa zraven še ime ukaza v meniju (npr. Urejanje / Kopiraj pomeni meni Urejanje in ukaz Kopiraj) - (Edit / Copy). Zaradi večje preglednosti so menijski ukazi izpisani z drugačnimi črkami. Priročnik je namenjen tako tistim, ki uporabljajo slovensko, kot tistim z angleško verzijo programa, zato so ukazi najprej napisani v slovenščini in nato, v oklepaju, še v angleščini (npr. Odpri (Open)). Če je ime ukaza v slovenski in angleški jezikovni različici enako, je naveden le en ukaz. Slike v priročniku prikazujejo le slovensko različico Microsoft Office Word 2003®. Okna so v angleški jezikovni različici enaka, le ukazi so drugače poimenovani.

3



Zagon in prekinitev delovanja programa Za zagon operacijskega sistema Microsoft Windows je potrebno zgolj vklopiti računalnik. Microsoft Windows se požene samodejno. Ko je nalaganje operacijskega sistema končano, poženemo program Microsoft Office Word 2003® na naslednji način: Postopek:

Kliknemo gumb Start v opravilni vrstici. Odpre se meni. V njem še niso konkretni programi, ampak imena skupin

programov. Skupine programov so zaznamovane na poseben način. Desno od imena skupine se lahko nahaja majhna puščica, ki označuje skupino programov.

Iz menija izberemo skupino Programi (Programs). Iz podmenija izberemo ustrezno skupino programov. Program Microsoft Office Word 2003® se običajno nahaja v skupini

programov Microsoft Office ali pa kar direktno v skupini Programi (Programs). Kliknemo na ime programa Microsoft Office Word 2003®. Program se zažene v svojem oknu.

Če želimo prekiniti delo s programom Microsoft Office Word 2003®, storimo to na naslednji način. Postopek: ► Sprožimo ukaz Datoteka / Izhod (File / Exit) ali kliknemo na gumb desno zgoraj v naslovni vrstici programa.

4



Opis delov zaslona Ko poženemo Microsoft Office Word 2003® dobimo na zaslon naslednje okno:

Okno je v programu Microsoft Office Word 2003® funkcionalno razdeljeno na več delov. Nekateri deli so skupni vsem oknom v okolju Microsoft Windows, drugi so značilni samo za aplikacijo Microsoft Office Word 2003®.

Naslovna vrstica Na vrhu je naslovna vrstica, ki ima na desni strani gumbe za pomanjševanje, povečevanje in zapiranje okna. Na levi strani naslovne vrstice se nahaja ikona ter ime programa, to je Microsoft Office Word 2003® in pred njim še ime trenutno odprtega dokumenta.

5



Menijska vrstica Pod naslovno vrstico je vrstica z meniji Datoteka, Urejanje, Pogled, Vstavljanje, Oblika, Orodja, Tabela, Okno in Pomoč (File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Table, Window in Help). V menijih so zbrani vsi ukazi, ki so na voljo v programu Microsoft Office Word 2003®. Včasih zadostuje, da zgolj sprožimo ukaz iz menija, pogosto pa je potrebno podati dodatna pojasnila o operaciji, ki jo želimo izvršiti. Ukaze iz menijev lahko sprožamo z miško ali pa s tipkovnico. Najpogosteje ne zadostuje zgolj sprožiti ukaz, temveč je potrebno še določiti podrobnosti delovanja ukaza v pogovornem oknu, ki se pojavi na zaslonu. Takšni ukazi imajo v menijih na koncu navedene tri pikice (npr. Pisava... (Font...)) Postopek za odpiranje menija s pomočjo miške:

Kliknemo po imenu menija, v katerem se nahaja želen ukaz. V meniju kliknemo na želen ukaz in morebitne nadaljnje izbire.

Microsoft Office Word 2003® omogoča vklop/izklop pojavitve vseh ukazov menijih. Opcija se nastavi z ukazom: Pogled / Orodne vrstice / Po meri / Možnosti / Vedno pokaži cele menije (View / Toolbars / Custom / Options / Always Show Full Menus). Če ukaza nimamo potrjenega se v menijih prikažejo le najbolj uporabljani ukazi oziroma tisti, ki smo jih že vsaj enkrat izbrali. Seznam vseh ostalih ukazov dobimo na zaslon tako, da postavimo kazalec miške na dvojno puščico ki se pojavi na koncu seznama menija V kolikor želimo meni zapreti, ne da izberemo ukaz, moramo še enkrat klikniti na ime menija ali kamorkoli izven menija - v nevtralno polje na listu. S pomočjo tipkovnice pa so postopki daljši in bolj zapleteni. Postopek za odpiranje menija s pomočjo tipkovnice:

Pritisnemo Alt in tipko, ki je v imenu želenega menija podčrtana z enojno črto (npr. Alt + D pomeni meni Datoteka; Alt + F pomeni meni File).

S puščicama Gor in Dol izberemo želen ukaz. Ko smo postavljeni na pravi ukaz pritisnemo Enter.

Če se nato pojavi še pogovorno okno, je bolje uporabiti miško saj je delo s tipkovnico lahko precej zamudno.

6



V kolikor želimo meni zapreti s pomočjo tipkovnice, je najenostavneje uporabiti tipko Esc.

Orodne vrstice Pod meniji so orodne vrstice (Toolbars). S pomočjo teh gumbov lahko hitreje izvedemo večino pogostejših ukazov, ki so sicer v menijih. Vsi ukazi, ki jih imamo preko gumbov so tudi v menijih, obratno pa ne velja. Orodnih vrstic je lahko več in si jih lahko po želji sami dodajamo ali odvzemamo. Največkrat imamo pri delu stalno vključeni vrstici Standard in Oblikovanje (Formatting). Če ne nastavimo drugače se ti vrstici samodejno prikažeta, ko poženemo Microsoft Office Word 2003®.

Podokno opravil Na desni stani se nahaja Podokno opravil (Task Pane). Je popolna novost v omenjeni verziji. Ukaz vklopimo ali izklopimo z ukazom Pogled / Podokno opravil (View / Task Pane). Omogoča prikaz najpogostejših opravil in s tem hitrejše delo. Obstaja več različnih podoken po tematikah in vsebini prikaza. Le ta se spreminja glede na delo, ki ga trenutno opravljamo. Seveda lahko tematiko podoken tudi samostojno zamenjamo in si kot vsebino podokna prikažemo tisto kar želimo. Vsak prikaz ima zato svoje ime. Med različnimi prikazi preklapljamo tako, da kliknemo na puščico, ki je obrnjena navzdol (skriti seznam) in nato kliknemo na želeno podokno opravil.

Ravnilo Pod gumbi je nameščeno Ravnilo (Ruler). Iz ravnila lahko izvemo velikost papirja, velikost robov, zamike posameznih delov besedila, ter postavitve tabulatorjev. S pomočjo ravnila lahko tudi določamo vse te lastnosti besedila.

Zraven vodoravnega ravnila, ki je nameščeno tik nad besedilom obstaja tudi navpično ravnilo, ki je na levi strani besedila. Navpično ravnilo se NE prikaže v vseh pogledih, ki jih Microsoft Office Word 2003® ponuja.

7



Delovno področje Največji, osrednji del okna je namenjen besedilu. V tem delu izvajamo vse operacije nad besedilom. Ozek levi del področja od roba lista do besedila (pred besedilom) ima poseben namen. Namenjen je označevanju besedila. Zato to področje imenujemo področje za označevanje. Ker to področje ni posebej označeno, ga spoznamo po tem, da se kazalec miške iz kazalca v obliki puščice v levo spremeni v puščico v desno. Načine in namen označevanja besedila bomo spoznali kasneje. Na desni in spodnji strani prostora, namenjenega besedilu, sta navpični in vodoravni drsni trak ali premikalnik. Služita premikanju besedila znotraj okna. Na levi strani vodoravnega drsnega traku je skupina štirih gumbov, ki omogočajo vklop različnih pogledov na dokument.

Vrstica stanja Na dnu okna je statusna vrstica (Status Line) - vrstica stanja, v kateri lahko preberemo koristne podatke o trenutnem stanju dokumenta oz. podatke o dokumentu (št. strani, št. odseka, jezik...)

Iz nje lahko izvemo naslednje podatke:

STRAN (PAGE) številka strani besedila ODS (Sec) številka odseka, sekcije besedila X/Y stran x od skupno y strani dokumenta Na (At) odmik kazalca besedila od zgornjega roba papirja VRS (Ln) številka vrstice (na trenutni strani), v kateri je kazalec besedila STO (COL) številka stolpca, v katerem je kazalec besedila (število črk od

levega roba strani) POS (REC) snemalnik makrojev je aktiven SLD (TRK) sledenje spremembam v dokumentu je aktivirano RAZ (EXT) tipka za razširitev izbora (F8) je aktivna PRE (OVR) prepisovalni način je aktiven

Določeno stanje POS (REC), SLD (TRK), RAZ (EXT), PRE (OVR) vklopimo z dvojnim klikom na ustrezno oznako v vrstici stanja. Vrstica stanja je pomembna tudi zaradi sporočil, ki se pojavljajo v njej (npr. Microsoft Office Word 2003® shranjuje...)

8



Uporaba miške Praktično vse operacije, ki jih omogoča Microsoft Office Word 2003® (razen seveda pisanja besedila) je mogoče opraviti z miško. To je tudi najpogostejši in najbolj učinkovit način uporabe programa. Z miško, uporabljamo program s pomočjo kazalca miške, ki je zmeraj prisoten na ekranu. Pri uporabi Microsoft Office Word 2003® kazalec miške v glavnem zavzame dve obliki: Oblika črtice To obliko zavzame miškin kazalček takrat, ko ga premaknemo v področje za vnos besedila. Takrat miška služi predvsem za označevanje delov besedila, prenašanje delov besedila in tudi za premikanje kazalca besedila. Oblika puščice Tako obliko zavzame povsod izven področja za vnos besedila. Takrat miška služi za pritiskanje gumbov, izbor ukazov iz menijev, uporabo ravnila in premikalnih pasov. Pri uporabi miške je nekaj metod, ki jih moramo poznati: Premikanje Miško premikamo po podlagi, po ekranu pa se v skladu s tem premika kazalec miške. Pri premikanju ne držimo gumb na miški. Klik Enkrat pritisnemo in takoj spustimo levi miškin gumb. Dvoklik (dvojni klik) Dva hitra zaporedna klika na levi miškin gumb. Biti moramo dovolj hitri in vmes NE smemo premakniti miške!, sicer bo program zaznal dva enojna klika in dvoklik. Trojni klik Trije hitri zaporedni kliki na levi miškin gumb (Word posebnost). Vlečenje Pritisnemo na levi miškin gumb, držimo gumb pritisnjen in kazalec miške premikamo v ustrezni smeri - "kliknem držim, vlečem spustim"

9



Desni klik Enkrat pritisnemo in takoj spustimo desni miškin gumb. V tem primeru se na mestu klika pokaže hitri meni, v katerem so zbrani najpogostejši ukazi za delo. Ukazi so odvisni od elementa okna na katerega kliknemo.

Opis tipkovnice Tipkovnica služi za vnos podatkov in upravljanje s programom. V Microsoft Office Word 2003® jo uporabljamo v glavnem za vnos in popravljanje besedila, medtem ko za oblikovanje raje uporabimo miško, ker je delo z njo učinkovitejše. Tipke na tipkovnici so razvrščene v več skupin: Alfanumerična skupina Namenjena je vnosu podatkov (besedila, številk,...). Ta del tipkovnice je skoraj enak kot tipkovnica pisalnega stroja. Numerična skupina Namenjena je lažjemu vnosu številk in izvajanju osnovnih računskih operacij (seštevanje, odštevanje, množenje, deljenje). Za vpisovanje številk na numeričnem delu tipkovnice moramo imeti vklopljeno tipko NUM LOCK. Funkcijske tipke Te tipke imajo oznake F1, F2....F12 in so nad alfanumeričnim delom tipkovnice. V vsakem programu imajo lahko drugačno funkcijo. Posebne tipke Na tipkovnici so med numerično in alfanumerično skupino. To so tipke s puščicami, INSERT, DELETE, HOME, END,... Uporabljajo se predvsem pri obdelavi besedila. Posamezne tipke iz te skupine bomo posebej obravnavali v ustreznih poglavjih. Oglejmo si še funkcije nekaterih posebnih tipk. Nekatere bomo tukaj izpustili, vendar jih bomo obravnavali v ustreznih poglavjih. Poseben pomen imajo naslednje tipke: ENTER Običajno je to največja tipka na alfanumeričnem delu tipkovnice. Včasih je označena tudi z RETURN ali pa kar s prelomljeno puščico. Še ena tipka ENTER je na numeričnem delu tipkovnice. Funkcionalno sta obe tipki enakovredni.

10



Pri oblikovanju besedil v Word-u ta tipka služi za prehod v nov odstavek (in ne v novo vrstico), uporablja se tudi za potrjevanje ukazov (namesto miške). SHIFT Ta tipka služi vnašanju velikih črk. Ima podoben pomen kot tipka za velike črke na pisalnem stroju. Na vsaki tipkovnici sta dve tipki SHIFT, na levi in na desni strani alfanumeričnega dela. Na nekaterih tipkovnicah je tipka SHIFT označena z debelo puščico gor. Sam pritisk na tipko SHIFT ne stori ničesar. Zmeraj je potrebno medtem, ko držimo tipko SHIFT pritisniti še katero drugo tipko. Kadar sta na eni tipki dva ali več znakov, s tipko SHIFT dobimo zgornjega. CAPS LOCK S to tipko trajno vklopimo velike črke. Če pritisnemo CAPS LOCK, se nad numeričnim delom tipkovnice prižge lučka, pod katero piše "Caps Lock". Tipka CAPS LOCK ima vpliv le na tipke s črkami, na tipke s številkami nima vpliva. CTRL Podobno kot pri SHIFT, pritisk na samo to tipko CTRL ne stori ničesar. V kombinaciji s še katero tipko pa ima lahko različne pomene, kar je odvisno od programa. Na nekaterih tipkovnicah je tipka označena z CONTROL ALT Velja enako kot pri SHIFT in CTRL, pritisk na samo to tipko ne stori ničesar. V kombinaciji s še katero tipko pa ima lahko različne pomene. Tudi tipki ALT sta na tipkovnici dve, ctesna z oznako ALT GR ima še posebno funkcijo. BACKSPACE Na alfanumeričnem delu tipkovnice je nad tipko ENTER. Tipka BACKSPACE je pogosto označena le s puščico v levo. Pritisk nanjo povzroči, da se zbriše znak pred utripalko. Načine brisanja bomo podrobneje obravnavali kasneje. ESC ESC v večini programov pomeni izhod, pobeg iz težav. Če se na ekranu pojavi kaj nenavadnega, in ne vemo, kaj bi storili, pritisnemo na ESC. Pogosto ta tipka pomeni preklic operacije. Če npr. sprožimo nek postopek, in program zahteva potrditev zahteve, lahko na tem mestu pritisnemo ESC in postopek se bo prekinil, ali pa se sploh ne bo pognal.

11



NUM LOCK S to tipko preklapljamo način delovanja numeričnega dela tipkovnice. Ko je NUM LOCK vklopljen, je prižgana ustrezna lučka, in takrat lahko tipkamo številke. Če lučka ne gori, pomeni, da NUM LOCK ni bil vklopljen, po pritisku na numerično tipko pa se izvrši funkcija, ki je označena na tipki pod številko. NUM LOCK ne vpliva na tipke s številkami na alfanumeričnem delu tipkovnice. DELETE Pritisk na to tipko povzroči, da se izbriše znak, ki je desno od utripalke. Ta tipka se pogosto imenuje tudi samo DEL. Nahaja se vmesnem delu med numeričnim in alfanumeričnim delu tipkovnice. HOME, END, PGUP, PGDN Te tipke služijo premikanju kazalca besedila. Njihovo uporabo bomo spoznali v ustreznem poglavju. Če jih želimo uporabljati na numeričnem delu, moramo izklopiti NUM LOCK. TAB Uporablja se za premikanje skozi tabele in izdelavo stolpcev ter premikanje po nastavljenih tabulatorjih. INSERT Prepisovanje besedila. Če je prepisovanje (INSERT) vklopljeno, se v vrstici stanja prikaže napis PRE, kar pomeni, da lahko pišemo "preko" besedila, ki je že vneseno. Prepisovanje izklopimo tako, da ponovno pritisnemo tipko INSERT.

Osnovno o vnašanju in urejanju besedila V tem poglavju si bomo ogledali osnovne operacije nad besedilom. Zahtevnejše operacije in oblikovanje bomo obravnavali v ločenih poglavjih. Najprej pa navedimo nekaj splošnih navodil in pravil za čim lažje in enostavnejše delo z besedilom, ki nam zagotavljajo tudi optimalne možnosti za urejen videz besedila:

Besedilo se (ne glede na njegovo dolžino) zmeraj najprej v CELOTI natipka (vpiše). Nato se ureja oz. oblikuje! Ne oblikujte sproti, ko vpisujete besedilo, saj boste v primeru, ko oblikujete sproti veliko večino dela (predvsem oblikovanja) morali opraviti ponovno.

Pri vnašanju besedila se moramo ves čas zavedati, da so mogoči kasnejši

popravki. Besedilo je mogoče neomejeno popravljati, spreminjati, brisati, dopisati, spreminjati vrstni red in podobno. Torej ni potrebno besedila že v prvem poskusu vpisati brez napake, prav tako ni potrebno najprej izdelati

12



rokopisa, ga popraviti in šele nato vtipkati, temveč se izplača vtipkati že tudi osnutek besedila.

Pri vnosu besedila moramo vedeti, da vpisovanje poteka tam, kjer je

postavljen kazalec besedila oz. utripalka (in ne miškin kazalec). Natančneje, naslednja črka, ki jo bomo vtipkali, se bo pojavila točno na mestu, kjer je trenutno postavljen kazalec besedila, pri tem pa se bo kazalec besedila pomaknil za eno mesto v desno.

Preskok v novo vrstico je samodejen, zato nikakor ne zaključujemo vsake

vrstice z ENTER. Takoj ko pri tipkanju pridemo do konca vrstice, program sam nadaljuje pisanje v novo vrsto, in pri tem ne deli nobene besede. Tipko ENTER pritisnemo le, če želimo preiti v nov odstavek, pred koncem vrstice.

Če pritisnemo ENTER več kot enkrat zaporedoma, bomo dobili za vsak pritisk

dodatno prazno vrstico oz. odstavke.

Ločila (pike, vejice, dvopičja, podpičja, klicaje, vprašaje,...) vtipkamo brez presledka takoj za besedo, za ločilom pa vedno pritisnemo presledek. Če namreč pred ločilom vtipkamo presledek, Microsoft Office Word 2003® smatra ločilo že za začetek nove besede, in je mogoče, da jo bo prestavil na začetek naslednje vrstice. Tedaj se nam lahko npr. zgodi to, da se stavek konča na koncu neke vrstice, pika za konec stavka pa je na začetku naslednje vrstice. Isto velja za ostala ločila. Če med ločilom in naslednjo besedo ne naredimo presledka, Microsoft Office Word 2003® smatra ločilo in besedo vse skupaj za eno besedo..

Pri pisanju oklepajev, naredimo presledek na zunanji strani oklepaja,

nanotranji strani pa presledka ni. Če namreč pred zaklepajem vstavimo presledek, se lahko zgodi, da bo Microsoft Office Word 2003® zaklepaj prestavil na začetek naslednje vrstice.

Da pri pisanju količin z merskimi enotami (npr. 100 m, 1500 kg) ne prihaja do

tega, da bi številka ostala na koncu prejšnje vrstice, merska enota pa bi prešla v naslednjo namesto presledka med količino in mersko enoto napišemo nedeljiv presledek (CTRL + SHIFT + presledek).

Delovna površina lista Vnos besedila poteka v t.i. delovno površino lista. Ponavadi ne vpisujemo besedila natančno od levega do desnega roba lista, temveč od levega do desnega roba, ki je na listu papirja nastavljen. Robove na posameznih straneh lista lahko spreminjamo. O tem bo govora nekoliko kasneje v tem priročniku.

13



Premikanje po besedilu Povedali smo že, da se vse spremembe v besedilu (brisanje, dodajanje znakov,...) izvršujejo na tistem mestu, kamor je postavljen kazalec besedila. Če torej želimo biti učinkoviti pri teh operacijah, moramo znati čim hitreje postaviti kazalec besedila na želeno mesto. Kazalec besedila lahko premikamo skozi besedilo na dva načina: z miško s tipkovnico Premikanje z miško je bolj neposredno in učinkovito, kadar premikamo kazalec na enem ekranu oz. želimo listati po dokumentu. Če pa želimo npr. premakniti kazalec besedila za eno ali nekaj črk, je dosti bolj smotrno uporabiti tipkovnico ali pa zelo hitro premikati zaslonsko sliko navzdol ali navzgor oz. na konec ali začetek dokumenta ipd. Premikanje s pomočjo miške Če se želimo pomikati po besedilu, ki ga vidimo na ekranu, preprosto premaknemo kazalec miške na mesto, kamor želimo postaviti kazalec besedila in kliknemo. Kazalec besedila se bo prestavil na mesto, kjer smo naredili enojni klik. Ko z miško kažemo na ustrezno mesto v besedilu, dobi kazalec miške obliko I , s katero lahko zelo natančno pokažemo med katerakoli znaka. Tudi kazalec besedila se bo po kliku postavil med ta dva znaka. Pogosto želimo videti del besedila, ki trenutno ni prikazan na zaslonu. Ko pritiskamo puščice na premikalnem pasu, besedilo drsi po ekranu gor ali dol. Kadar za premikanje uporabimo premikalni kvadratek se med premikanjem zraven kazalca miške izpisuje tudi številka strani. Če smo za premikanje po dokumentu uporabili miško se na novi lokaciji ne prikaže kazalec besedila. Ostal je namreč tam, kamor smo ga nazadnje postavili in torej sedaj ni viden na ekranu. Premikanje s pomočjo premikalnega pasu obenem ne premika kazalca besedila. Zato moramo v besedilu, ki je trenutno na zaslonu tudi klikniti na mesto, kjer bo postavljen kazalec besedila. Na opisan način lahko uporabljamo navpični in vodoravni premikalni trak. Vodoravnega bomo potrebovali v primeru, če je besedilo širše od širine zaslona. Omeniti velja poseben pomen presledka. Ta znak je za nas neviden (oziroma ga zaznamo le kot praznino), vendar pa je za Microsoft Office Word 2003® še kako resničen. Ločiti moramo med praznino, ki je napolnjena s presledki, in praznino, kjer ni nič, tudi presledkov ne. Po presledkih, ki smo jih vtipkali, se namreč lahko premikamo s kazalcem besedila (saj je tudi presledek za Microsoft Office Word 2003® znak). Po praznini, kjer pa ni nobenih znakov, tudi kazalca besedila ne moremo premikati.

14



Premikanje s tipkovnico ČE PRITISNEMO TIPKO SE KAZALEC PREMAKNE

DESNO na naslednji znak LEVO na predhodni znak DOL za vrstico navzdol GOR za vrstico navzgor HOME na začetek vrstice END na konec vrstice PGUP na prejšnji zaslon PGDN na naslednji zaslon CTRL + LEVO besedo na levo CTRL + DESNO besedo na desno CTRL + DOL na začetek naslednjega odstavka CTRL + GOR na začetek prejšnjega odstavka CTRL + HOME na začetek besedila CTRL + END na konec besedila CTRL + PGUP na začetek predhodne strani CTRL + PGDN na začetek naslednje strani

Če pri premikanju v desno prestavimo kazalec besedila do konca vrstice, bo kazalec besedila samodejno skočil na začetek naslednje vrstice. Če pa smo premikamo kazalec besedila v levo do začetka vrstice, bo kazalec besedila ob naslednjem pritisku na tipko za premik v levo preskočil na konec predhodne vrstice. Izjema sta edino prva (kjer ni prejšnje) in zadnja (kjer ni naslednje) vrstica v besedilu.

Brisanje in popravljanje Dele besedila lahko brišemo na tistem mestu, kjer je postavljen kazalec besedila. Prav tako lahko brišemo del besedila, ki je označen. O označevanju besedila bomo več povedali kasneje. Brišemo lahko v dveh smereh: v levo ali desno. Ker je kazalec besedila zmeraj postavljen med dva znaka, ni nobenega dvoma o tem, kaj leži levo in kaj desno od kazalca besedila. Za brisanje se uporabljata tipki DELETE (brisanje v desno) in BACKSPACE (brisanje v levo), in to samostojno, ali pa v kombinaciji s tipkama CTRL. Pravila so naslednja: ČE PRITISNEMO BRIŠEMO DELETE znak neposredno za kazalcem besedila (v desno) BACKSPACE znak neposredno pred kazalcem besedila (v levo) CTRL + DELETE besedo neposredno za kazalcem (v desno) CTRL + BACKSPACE besedo neposredno pred kazalcem (v levo) Oba načina brisanja, v levo in v desno, sta enakovredna. Spet omenimo presledek. Ker je tudi presledek samo znak, četudi ga na zaslonu ni videti, lahko postavimo kazalec besedila pred ali za presledek, in ga izbrišemo s katero od prej navedenih

15



tipk. Če npr. želimo združiti dva dela besede, ki smo ju pomotoma ločili s presledkom, ali pa priključiti ločilo k besedi, to storimo tako, da preprosto zbrišemo vmesni presledek.

DELO Z DOKUMENTI Vsi ukazi za delo z dokumenti se nahajajo v meniju Datoteka (File), večino izmed njih pa lahko izvedemo tudi s pomočjo gumbov v orodni vrstici. Prav tako imamo na razpolago ukaze v Podoknu opravil (Task Pane). Vsak dokument v Microsoft Office Word 2003® predstavlja eno datoteko na disku. Torej ima vsak dokument svoje ime. Pri poimenovanju upoštevamo pravila poimenovanja datotek v sistemu Microsoft Windows. Na ekranu je dokument prikazan v svojem (dokumentnem) oknu. Če je to okno maksimirano, se zlije z aplikacijskim oknom programa Microsoft Office Word 2003®, kot je to običajno v okolju Microsoft Windows. Na ekranu lahko imamo hkrati več dokumentnih (datotečnih) oken. V naslovni vrstici dokumentnega okna (ali aplikacijskega okna, če je dokumentno okno maksimirano) je vpisano ime dokumenta, ki mu to okno pripada. Če dokumenta še nismo poimenovali, Microsoft Office Word 2003® sam določi začasno ime, sestavljeno iz besedice "Dokument" in zaporedne številke (Dokument1, Dokument2,...). Zaporedna št. je število že prej odprtih novih dokumentov. Šteje jih od zagona Microsoft Office Word 2003® naprej. Če program prekinete in ga nato spet poženete boste imeli vedno Dokument!.

Tvorba novega dokumenta Ko poženemo program Microsoft Office Word 2003®, ta sam ustvari nov dokument in ga poimenuje Dokumenti. Vendar pa pogosto želimo ustvariti nov dokument med pisanjem drugih dokumentov, in takrat moramo uporabiti ukaz za tvorbo novega dokumenta. Za tvorbo novega dokumenta imamo na voljo več načinov:

Izvršimo ukaz Datoteka / Nova (File / New).

Pritisnemo na gumb

Pritisnemo tipki CTRL + N na tipkovnici. Načini niso popolnoma enakovredni.

16



Pri prvem načinu se na ekranu odpre Podokno opravil (Task Pane):

Podokno opravil (Task Pane) ima več možnosti. Pod imenom Novo (New) izberemo ukaz Prazen dokument (Blank Document) in s tem se na ekranu pojavi nov (prazen) dokument. Hkrati s klikom na omenjeni ukaz Podokno opravil (Task Pane) izgine iz ekrana. Odpiranje že obstoječega dokumenta Odpreti dokument pomeni priklicati že napisan dokument z diska na ekran. Če želimo karkoli spremeniti v nekem dokumentu, ki smo ga že napisali (delno ali v celoti) ali pa ga želimo preprosto le videti, ga moramo najprej odpreti - prikazati na ekranu. Za odpiranje obstoječega dokumenta imamo na voljo več načinov:

Izvršimo ukaz Datoteka / Odpri (File / Open). Kliknemo na želen dokument oz. dokumente in gumb Odpri (Open).

Pritisnemo gumb in dvokliknemo na imenu želenega dokumenta.

Pritisnemo tipki CTRL + O na tipkovnici. Sledi dvoklik na želenem dokumentu. Vsi načini so funkcionalno povsem enakovredni. Na ekranu se prikaže naslednje okno:

17



Na vrhu v polju Išči v: (Look in:) izberemo mapo, v kateri je datoteka, ki jo želimo odpreti. V tem oknu je trenutno prikazana privzeta mapa ali mapa, ki smo jo nazadnje uporabili pri odpiranju ali shranjevanju datotek. V velikem osrednjem okvirju se prikaže seznam map in datotek, ki so v izbrani mapi. V osrednjem delu izberemo želeno datoteko. Če želimo odpreti datoteko, ki se nahaja v kateri izmed map, moramo najprej odpreti mapo, tako da kliknemo nanjo in potrdimo z gumbom Odpri (Open) (ali dvojni klik na mapo). Še vedno smo v oknu za odpiranje, vendar gledamo vsebino druge mape. Običajno so v srednjem delu okna prikazane tiste datoteke, ki so izdelane s programom Microsoft Office Word 2003®. V mapi pa je seveda lahko še veliko več datotek. V kolikor želimo v oknu videti vse datoteke izberemo v oknu Vrsta datotek: (Files of type:) možnost Vse datoteke (All Files). Hitrejše odpiranje nedavno uporabljenih datotek (privzeto 4) lahko izvršimo tako, da kliknemo v meniju Datoteka (File) in pogledamo na konec menija, kjer so izpisani zadnji nedavno odprti dokumenti. Klik na ime dokumenta je dovolj, da se dokument ponovno odpre.

Shranjevanje dokumenta Ko vpisujemo oz. oblikujemo besedilo, se to zapisuje v delovni pomnilnik - RAM. Zanj pa vemo, da se celotna vsebina briše, brž ko računalnik izključimo iz električnega napajanja.

18



Včasih pa tudi kakšna hiba v delovanju programa povzroči izgubo vsebine delovnega pomnilnika. Zato je naš dokument na varnem šele, ko ga shranimo na disk. Shranjevanje na disk je obvezno pred zaključkom dela z datoteko, priporočljivo pa tudi med samim delom. Microsoft Office Word 2003® omogoča tudi avtomatično shranjevanje v enakomernih časovnih presledkih, brez našega posredovanja. Ukaz je v meniju Orodja / Možnosti (Tools / Options) in kartonček Shranjevanje (Save). Vsekakor pa se bolj zanesimo na lastno shranjevanje! Dokument shranimo na disk z enim izmed naslednjih postopkov: Postopki za shranjevanje dokumenta na disk:

Izvršimo ukaz Datoteka / Shrani (File / Save).

Pritisnemo gumb

Pritisnemo tipki CTRL + S na tipkovnici Vsi trije načini so funkcionalno povsem enakovredni. Če shranjujemo nov dokument, ki do takrat ni bil še nikoli shranjen in nima imena, dobimo na ekranu naslednje okno:

Okno je zelo podobno tistemu, ki ga dobimo pri odpiranju dokumentov. Zato ga tukaj ne bomo pojasnjevali v celoti, pojasnimo le razliko: pri odpiranju dokumenta je bilo treba iz spiska izbrati njegovo ime, ali pa ga pravilno vpisati. Pri shranjevanju pa seveda imena dokumenta iz spiska ne moremo izbrati, saj tega imena v spisku sploh

19



še ni (ker dokument še nikoli ni bil shranjen). Zato je treba v vsakem primeru ime datoteke vpisati. Vpišemo samo osnovno ime datoteke, pripone (za piko) NE vpisujemo. Microsoft Office Word 2003® bo sam dodal pripono (tip, podaljšek, vrsto) .doc. V polju, v katerega moramo vpisati ime dokumenta, je že vpisano neko ime, ki je tudi označeno (modro obarvano), kar pomeni, da lahko kar vtipkamo novo ime datoteke, in to bo nadomestilo že vpisano oz. označeno ime. Mapo določimo enako kot pri odpiranju (če je sploh potrebno kaj določati). Nato pritisnemo na gumb Shrani (Save), in naš dokument se bo pod podanim imenom posnel na disk. Pri shranjevanju na disk ostane dokument na zaslonu nedotaknjen. Ko je dokument enkrat posnet na disk, lahko brez skrbi prekinemo delo. Dokument nas bo čakal na disku, in ko ga bomo želeli spreminjati ali dograjevati, ga bomo lahko kadarkoli spet priklicali na zaslon (odprli).

Shranjevanje v novo mapo Večkrat se nam pri shranjevanju pojavi potreba, da bi novo ustvarjeno datoteko shranili v mapo, ki še ne obstaja. To pomeni, da moramo najprej ustvariti novo mapo v eni izmed že obstoječih map in šele nato shranimo vanjo datoteko. Postopek:

Sprožimo ukaz Datoteka / Shrani (File / Save).

Vpišemo ime datoteke.

Izberemo mapo, v kateri želimo ustvariti novo mapo.

Izberemo gumb Ustvari novo mapo (Create New Folder) Prikaže se nam novo pogovorno okno za vnos imena nove mape.

Preverimo trenutno mapo, vpišemo ime nove mape in potrdimo V redu (OK).

Izberemo pravkar narejeno mapo (enojni klik+odpri ali dvojni klik).

Z gumbom Shrani (Save) potrdimo shranjevanje datoteke.

20



Ponovno shranjevanje Shranjevanje dokumenta, ki je že bil shranjen na disk, se razlikuje od shranjevanja novega dokumenta. Pri ponovnem shranjevanju je ime dokumenta že določeno, prav tako tudi lokacija na disku. Zato teh podatkov ni potrebno podajati pri vsakem shranjevanju, temveč samo pri prvem. Pri vseh kasnejših shranjevanjih se okno za shranjevanje sploh ne pojavi, temveč se nova verzija dokumenta posname na disk kar preko stare. Samo shranjevanje poteka skoraj neopazno, le na dnu ekrana v vrstici stanja, Microsoft Office Word 2003® prikaže napredovanje opravila in utripajočo disketo V primeru, da je bil dokument narejen v starejši verziji W0RD-a (npr. Word 95), nas na to opozori in nam ponudi možnost izbire shranjevanja v prejšnji ali v novi verziji. Pri ponovnem shranjevanju tega sporočila ni več. Shranjevanje pod novimi pogoji (novo ime, lokacija,..) Včasih želimo ohraniti staro verzijo dokumenta (kakršen je bil ob zadnjem shranjevanju) nedotaknjeno, novo stanje pa želimo posneti pod novim imenom ali pa tudi na drugo lokacijo (morda v drugo mapo ali na disketni pogon). Postopek:

Sprožimo ukaz Datoteka / Shrani kot (File / Save As). Prikaže se okno Shrani kot (Save As), kjer lahko na novo podamo ime in naslov

Izberemo mapo in ime datoteke. V tem primeru se staro stanje ohrani na disku pod starim imenom, novo se posname pod novim imenom. Na zaslonu imamo odprto novo nastalo datoteko, prejšnji dokument pa se samodejno zapre.

Da si pomotoma ne prekrijemo stare vsebine na disku je najbolje najprej shraniti datoteko na drugo lokacijo in šele nato spreminjati vsebino. Spremembe moramo seveda ponovno shraniti s ukazom Shrani (Save)!

Zapiranje dokumentov Zapreti dokument pomeni, da ga odstranimo z ekrana - iz Microsoft Office Word 2003®. Če ga želimo ponovno uporabljati, ga moramo spet odpreti. Dokument zapremo z ukazom Datoteka / Zapri (File / Close).

21



Zapremo lahko tudi prazen dokument. Če dokumenta pred zapiranjem nismo shranili in pred tem naredili na dokumentu spremembe, se bo na ekranu pojavilo enako okno, kjer nas program vpraša, ali želimo to storiti sedaj?

Če potrdimo z Da (Yes), shranimo spremembe v dokumentu in zapustimo Microsoft Office Word 2003®. Če odgovorimo z Ne (No) zapustimo Microsoft Office Word 2003® brez shranitve sprememb. Z ukazom Preklici (Cancel), pa prekličemo ukaz za zapiranje programa in pustimo dokument še vedno odprt. Če v dokumentu od zadnjega shranjevanja nismo izvrševali nobenih sprememb, se to okno seveda ne bo pojavilo.

Delo z več dokumenti Microsoft Office Word 2003® omogoča delo z več dokumenti naenkrat. Če želimo delati z več dokumenti, jih moramo najprej odpreti. Odpremo lahko vsakega posebej ali več naenkrat (pri označevanju dokumentov držimo tipko CTRL). Takoj ko dokument odpremo, se pojavi na ekranu v svojem dokumentnem oknu. Med posameznimi besedili (dokumenti) preklapljamo s pomočjo menija Okno (Window) - (ali v opravilni vrstici). V tem meniju so zbrana imena vseh trenutno odprtih dokumentov. V katerikoli trenutno odprti dokument preklopimo tako, da kliknemo na ime dokumenta s katerim bomo delali. Paziti moramo na razliko med menijem Datoteka (File) in Okno (Window)! Če želimo priklicati na ekran katerega od odprtih dokumentov, je potrebno le izbrati ustrezno ime v meniju Okno (Window). Dokumentu, ki je na zaslonu bomo rekli aktivni dokument (okno).

RAZVELJAVI - UVELJAVI Pogosto izvršimo kakšno operacijo, ki nima takšnega učinka, kot smo si želeli. Lahko da tudi pomotoma v dokumentu izvedemo takšno operacijo, ki je sploh nismo želeli. S takšnimi operacijami lahko v dokumentu naredimo samo zmedo. Najtežje je, ko se moramo v takšnem dokumentu na nek način povrniti v prvotno stanje. Zato Microsoft Office Word 2003® omogoča razveljavitev operacij, ki smo jih v programu nazadnje izvedli. Po razveljavitvi je stanje takšno, kot če teh operacij nikdar ne bi izvajali.

22



Postopek:

Pritisnemo gumb Razveljavi (Undo) S tem postopkom lahko izberemo več operacij, ki jih želimo razveljaviti. Včasih želimo razveljaviti samo zadnjo. To enostavno storimo s klikom na gumb Razveljavi (Undo). Če ga pritisnemo še enkrat, razveljavimo predzadnjo operacijo in nato pred predzadnjo... Če kliknemo na desni pas gumb (kjer je majhna črna puščica obrnjena navzdol), se nam odpre seznam vseh dejanj. S klikom na neko dejanje naenkrat razveljavimo vsa dejanja do izbranega. Če razveljavimo preveč operacij, uporabimo gumb Uveljavi (Redo), ki razveljavi zadnjo (ali več) razveljavitev. Postopek:

Pritisnemo gumb Uveljavi (Redo) Oba ukaza lahko sprožimo tudi s pomočjo menija Urejanje / Razveljavi (Edit / Undo) ali Uveljavi (Redo). Ob ukazu se ponavadi izpiše še operacija , ki jo bomo razveljavili ali uveljavili.

OZNAČEVANJE Označujemo dele besedila, ki jih želimo obravnavati kot celoto. Če npr. želimo nek odstavek pobrisati ali odstavku spremeniti pisavo in velikost črk, ga bomo najprej označili in šele nato sprožili primeren ukaz. Označenemu delu besedila pravimo blok. Besedilo, ki je označeno, je na ekranu prikazano z inverzno barvo, to je bele črke na črnem ozadju. Označimo lahko katerikoli del besedila. Lahko je to ena sama črka, lahko je več črk, beseda, več besed, stavek..., ali pa tudi ves dokument. Kot poznamo že iz prejšnje verzije (2002), lahko tudi z Microsoft Office Word 2003®, s pomočjo tipke CTRL označujemo tudi nepovezana območja, kar pomeni, da lahko označimo tudi znake, ki med seboj niso povezani! V tem poglavju se bomo posvetili zgolj označevanju, ne pa tudi operacijam, ki jih izvajamo nad označenim delom besedila. Tem operacijam se bomo posvetili v ločenih poglavjih. Ker je označevanje ena od najpogostejših operacij, ki jih izvajamo, je priporočljivo, da ga čim bolje obvladamo. Besedilo lahko označujemo z miško ali s tipkovnico. Oba načina sta funkcionalno enakovredna, kateri pa je bolj primeren, je odvisno od tega, ali imamo pravkar prste na tipkovnici ali na miški.

23



Označevanje z miško Najbolj osnoven način označevanja, je označevanje z miško. Postopek:

Postavimo kazalec miške na mesto, kjer želimo pričeti označevanje.

Pritisnemo levo gumb na miški.

Prestavimo kazalec miške na mesto, do koder sega označeno besedilo.

Spustimo levo gumb na miški. Vso besedilo med točko, na kateri smo pritisnili levi miškin gumb, ter točko, v kateri smo levi miškin gumb spustili, je sedaj označeno. Pri tem ni treba vleči kazalca miške preko vseh znakov besedila, ki ga želimo označiti, kot je to pri označevanju s tipkovnico. Preprosto premaknemo miško po najkrajši poti do ciljne točke. Če npr. želimo označiti besedilo od sredine neke vrstice do sredine naslednje vrstice, preprosto premaknemo miško kar takoj eno vrstico navzdol. Kazalca miške tako ni potrebno vleči do konca prejšnje vrstice in nato še do polovice naslednje vrstice. Le po najkrajši poti od začetne do končne točke, kjer bomo z označevanjem zaključili. Posamezne elemente besedila označimo z miško takole: Beseda Dvojni klik kamorkoli v besedo. Stavek Pritisnemo in držimo tipko CTRL in kliknemo kamorkoli v stavek. Vrstica Kliknemo v področju za označevanje levo od vrstice, ki jo želimo označiti. Več vrstic Postavimo kazalec miške v označevalno področje levo od prve

izmed vrstic, ki jih želimo označiti. Nato pritisnemo in držimo pritisnjeno tipko miške, ter vlečemo navpično ob vrsticah, ki jih želimo označiti.

Odstavek Dvojni klik v področju za označevanje levo od odstavka, ki ga

želimo označiti ali trojni klik kjerkoli v odstavku. Celotno besedilo Držimo pritisnjeno tipko CTRL in kliknemo kjerkoli v področju

za označevanje ali trojni klik kjerkoli v označevalnem področju ali CTRL + A.

24



Poljuben pravokoten del besedila Držimo pritisnjeno tipko ALT, nato v točki, ki predstavlja enega

od vogalov pravokotnika, ki ga želimo označiti, pritisnemo in držimo pritisnjeno levo tipko miške, vlečemo v diagonalno nasproten vogal pravokotnika in spustimo tipko miške.

Besedilo, ki ga ne vidimo v celoti na zaslonu

Kliknemo na mestu, kjer bomo začeli označevati. Nato se s pomočjo premikalnega pasu premaknemo na konec dela besedila, ki ga želimo označiti, pritisnemo tipko SHIFT in kliknemo na točko, do koder želimo označiti.

Nepovezani znaki

Najprej označimo prvi blok besedila, ki ga želimo označiti, nato pritisnemo in držimo tipko CTRL ter hkrati označujemo še naslednje bloke besedila. Če tipko CTRL spustimo in ponovno označimo - se prejšnje označeno besedilo "odznači".

Označevanje s tipkovnico Pri označevanju s tipkovnico si velja zapomniti naslednje preprosto pravilo: Če pri premikanju kazalca besedila na poljuben način (z miško ali s tipkovnico) držimo pritisnjeno tipko SHIFT, bomo označili tisti del besedila, preko katerega se je premaknil kazalec besedila. Če npr. držimo pritisnjeno tipko SHIFT, ter nato premikamo kazalec besedila s puščico DESNO, se bo označeval en po en znak v desno. Če pritisnemo tipko END, bomo označili vso besedilo do konca vrstice. Postopek:

Postavimo kazalec besedila na začetek ali konec tistega dela besedila, ki ga želimo označiti.

Rečeno splošneje: na enega od dveh skrajnih koncev izbranega dela besedila. Pri tem smemo uporabiti vse ukaze, ki so na razpolago za premikanje kazalca besedila: tako s pomočjo tipkovnice, kot s pomočjo miške - seveda v tem primeru več ne gre za označevanje zgolj s tipkovnico.

Pritisnemo in držimo pritisnjeno tipko SHIFT.

25



Premaknemo kazalec besedila na nasprotni konec dela besedila, ki ga želimo

označiti. Tudi tukaj smemo uporabljati poljubne ukaze za premikanje kazalca besedila. Pri premikanju se bo za kazalcem "vlekla sled" - označen del besedila.

Kako označitev odstranimo?! Besedilo se "odznači" takoj, ko izvršimo katerokoli operacijo premikanja kazalca besedila ali ponovnega označevanja besedila. Označitev lahko torej odstranimo s preprostim pritiskom na poljubno tipko za premikanje kazalca besedila ali s klikom miške kamorkoli v besedilo. Ponavadi kliknemo v nevtralen prostor.

PREMIKANJE IN KOPIRANJE BESEDILA Pogosto bi želeli del besedila premestiti na neko drugo mesto v našem dokumentu. Zamenjati želimo npr. vrstni red dveh stavkov ali napisati ime firme na prvem in drugem listu. Microsoft Office Word 2003® omogoča prenašanje in kopiranje delov besedila naokrog po dokumentu, v druge dokumente in v druge programe (Excel...). Način prenašanja ali kopiranja je zmeraj enak. Prenašamo ali kopiramo lahko samo tisti del besedila, ki smo ga pred tem označili. Označeni del začasno shranimo v poseben (nam neviden) prostor, odložišče. Od tam lahko njegovo vsebino prenesemo na novo mesto v dokumentu. Operacijo lahko izvršimo s tipkovnico ali pa z miško. Odložišče Odložišče služi kot začasen prostor za shranjevanje delov dokumenta (besedila, slik, tabel,...), ki jih prenašamo ali kopiramo. V Microsoft Office Word 2003® si v odložišče lahko naenkrat shranimo največ 24 različnih vsebin. Ko posamezno vsebino odložišča enkrat prilepimo na novo mesto v dokumentu, vsebina v odložišču še vedno ostane. Zaradi te lastnosti lahko prilepimo vsebino odložišča večkrat in to v istem ali drugem dokumentu. Vsebino dokumenta lahko s pomočjo odložišča prenašamo tudi med različnimi programi.

Premikanje besedila Če želimo del besedila premakniti v aktivnem dokumentu ali ga premakniti v drug dokument, je postopek naslednji.

26



Postopek:

Označimo del besedila, ki ga želimo premakniti.

V meniju izberemo ukaz Urejanje / Izrezi (Edit / Cut) ali kliknemo na gumb Označeni del besedila iz besedila izgine in se shrani v odložišče.

Postavimo kazalec besedila na mesto, kamor želimo prilepiti vsebino odložišča. Pazimo na to, da kazalec besedila utripa. Če imamo besedilo označeno, bomo to besedilo prepisali z vsebino odložišča!

Izberemo ukaz Urejanje / Prilepi (Edit / Paste) ali kliknemo na gumb Na mestu kazalca besedila oz. preko označenega besedila se vrine vsebina odložišča.

Kopiranje besedila Če želimo določen del besedila prekopirati še na nek drug položaj v istem ali drugem dokumentu postopamo takole. Postopek:

Označimo del besedila, ki ga želimo kopirati.

V meniju izberemo ukaz Urejanje / Kopiraj (Edit / Copy) ali kliknemo gumb Označeni del besedila s tem shranimo v odložišče.

Postavimo kazalec besedila na mesto, kamor želimo prilepiti vsebino odložišča. Pazimo na to, da kazalec besedila utripa. Če boste imeli besedilo označeno, medtem ko boste prilepili vsebino odložišča, boste označeno vsebino zamenjali s trenutno vsebino odložišča! Kazalec lahko postavimo kamorkoli, tudi med dve besedi ali celo med dve črki.

Izberemo ukaz Urejanje / Prilepi (Edit / Paste) ali kliknemo na gumb Na mestu kazalca besedila oz. preko označenega besedila se vrine vsebina odložišča. Ker vsebina v odložišču tudi po lepljenju ostane, lahko zadnji dve točki večkrat ponavljamo in s tem napravimo poljubno število kopij originalnega besedila.

27



Odložišče Besedilo se prekopira/premakne v odložišče takoj, ko sprožimo ukaz Izrezi (Cut) ali Kopiraj (Copy). Najpreprosteje vklopimo odložišča z ukazom Urejanje Officeovo odložišče (Edit / Office Clipboard). Prikaže se Podokno opravil (Task Pane) z vsebinami odložišč.

OBLIKOVANJE ZNAKOV Izraz oblikovanje zajema vse operacije, ki služijo doseganju končnega izgleda dokumenta. Golo vpisovanje besedila je le prvi, in pogosto niti ne najzahtevnejši del opravila. Nato je treba določiti pravilno pisavo, velikost črk, zamike, poravnavanje odstavkov, številke strani,... Vse to spada k oblikovanju dokumenta. V tem poglavju si bomo ogledali oblikovanje znakov. Znaki so:

črke, številke, posebni simboli (npr.: &, %, #,...), ločila, presledki

Z oblikovanjem spreminjamo njihov izgled. Tako jim lahko spreminjamo pisavo, velikost, jih napravimo za ležeče, krepke, jih pobarvamo, podčrtamo... Oblikovanje znakov se ponavadi prične z izbiro pisave in njeno velikostjo, nato pa določimo še: barvo, učinke, razmik med znaki in če je potrebno imamo na voljo še animacije... Znake najenostavneje oblikujemo s pomočjo gumbov v orodni vrstici Oblikovanje (Formatting). Če pa želimo kakšen del besedila oblikovati bolj bogato in te možnosti preko orodne vrstice nimamo, dobimo dodatne možnosti oblikovanja v meniju Oblika / Pisava (Format / Font). Oblikovanje z gumbi v orodni vrstici Najprej si oglejmo oblikovanje znakov s pomočjo gumbov v orodni vrstici. Oblikovanje z gumbi je hitrejše, kot preko menija. Nimamo pa na voljo vseh možnosti, ki se nahajajo v meniju. V praksi običajno potrebujemo le tiste možnosti, ki jih dobimo z gumbi v orodni vrstici. Oglejmo si, kaj imamo na voljo.

Pisava (Font)

28



Če na desni strani gumba kliknemo na puščico obrnjeno navzdol, se odpre seznam vseh vrst pisav, ki jih imamo v Microsoft Office Word 2003® na voljo. Pisav je običajno zelo veliko in so v seznamu razvrščene po abecednem vrstnem redu. Po seznamu pisav se premikamo z uporabo drsnega traku na desni strani. Želeno pisavo izberemo tako, da nanjo kliknemo z miško. Največkrat se uporabljata pisavi Arial CE ter Times New Roman CE. Kot zanimivost naj omenimo, daje ena izmed redkih pisav, pri kateri so vsi znaki enako široki, pisava Courier New CE. Večina pisav ima namreč znake, ki so različno široki (recimo M je širši od I).

Velikost pisave (Font Size) Vsakemu znaku lahko določimo tudi njegovo velikost. Enota za velikost so točke, points (pt). Manjša številka pomeni manjšo velikost in obratno. Velikost izberemo tako, da kliknemo na puščico na desni strani gumba in iz seznama izberemo ustrezno vrednost. Če želene velikosti ni v seznamu, jo lahko v polje vpišemo ročno. Številka za velikost mora biti med 1 pt in 1638 pt in pri tem lahko uporabljamo samo cela števila. Običajna velikost za pisanje besedil je 12 pt.

Krepko (Bold) S klikom na ta gumb, se označeno besedilo izpiše v debelem, krepkem tisku. Ob ponovnem kliku na ta gumb, se besedilo ponovno izpiše v normalni (ne-krepki) obliki.

Ležeče (Italic) S tem gumbom se označeno besedilo izpiše v poševnem, ležečem tisku. Če na gumb kliknemo ponovno je besedilo ponovno izpisano v normalnem (ne-ležečem) tisku.

Podčrtano (Underline) Ko kliknemo na ta gumb, se označeno besedilo podčrta z enojno črto. Če želimo besedilo podčrtati z drugačno črto, moramo uporabiti ukaz, ki se nahaja v meniju. Ob ponovnem kliku na ta gumb črta izgine.

Barva pisave (Font Color) Znakom lahko določimo tudi barvo. Z klikom na ikono, se označeno besedilo obarva z enako barvo, kot je na gumbu obarvana črta pod A. Če želimo izbrati drugačno barvo, kliknemo na puščico na desni strani gumba in iz barvne palete izberemo barvo. S tem se tudi črta na gumbu obarva z novo izbrano barvo.

29



Oblikovanje z menijem Če nam možnosti za oblikovanje znakov, ki jih najdemo v orodni vrstici ne zadoščajo, dobimo dodatne možnosti za oblikovanje v meniju Oblika / Pisava (Format / Font). Ko izberemo sledeči ukaz, se odpre okno za oblikovanje znakov Pisava (Font).

Okno je v sestavljeno iz treh kartončkov: Pisava (Font), Razmik Med Znaki (Character Spacing) in Besedilni Učinki (Text Effects). Poljuben kartonček lahko prikličemo v ospredje s klikom na imenu kartončka, ki je na vrhu pogovornega okna. Oblika izbrane pisave se na primeru označenega besedila prikaže v polju Predogled (Preview) na dnu okna. Takoj ko določimo novo oblikovno lastnost, se to pokaže tudi v predogledu. Na ta način lahko sproti spremljamo, kako bo oblikovano besedilo, ko bomo z oblikovanjem zaključili. Ko smo nastavili vse želene možnosti oblikovanja lahko okno zapremo z'V redu (OK) ali Preklici (Cancel). Če želimo, da se spremembe, ki smo jih nastavili odrazijo na označenem besedilu, potrdimo z V redu (OK). Z Preklici (Cancel), pa se okno zapre, brez da bi se nastavitve, ki smo jih nastavili upoštevale. Kartonček Pisava (Font) Poglejmo še kartonček Pisava (Font):

30



V seznamu pod imenom Pisava: (Font:) izberemo pisavo, v kateri želimo

prikazati označeno besedilo.

V seznamu Slog pisave: (Font style:) lahko določimo, da je besedilo izpisano krepko, ležeče ali oboje.

V seznamu Velikost: (Size:) lahko spremenimo velikost pisave.

Iz seznama Barva pisave: (Font color:) lahko izberemo želeno barvo pisave.

Če nam nobena izmed ponujenih barv ni všeč, lahko izberemo možnost Več barv (More Colors). Odpre se novo okno, kjer si lahko tudi sami zmešamo barvo po našem okusu.

V seznamu Slog podčrtavanja: (Underline style:) lahko izberemo želeni način

podčrtavanja. Z gumbom v orodni vrstici smo lahko podčrtali le z enojno črto, tu pa lahko izberemo še dodatne oblike črto. Če želimo črto pobrisati iz seznama izberemo možnost Nepodčrtano (None).

V primeru, da izberemo podčrtavanje imamo možnost, da izberemo še barvo

črte. Odpremo seznam Barva podčrtavanja: (Underline color:) in izberemo želeno barvo podčrtavanja. Tudi tu imamo na voljo možnost Več barv (More Colors), če nam nobena izmed ponujenih barv ne ustreza.

V spodnjem delu Učinki, lahko izbiramo še dodatne učinke za besedilo. Vseh

učinkov je enajst in jih izbiramo tako, da kliknemo v beli kvadratek pred učinkom, tako da se v kvadratku pojavi kljukica. Če želimo učinek izklopiti ponovno kliknemo v kvadratek in kljukica izgine. Če izberemo več učinkov, se lahko zgodi, da določeni učinki drug drugega izključujejo. Med bolj uporabnimi učinki sta Nadpisano (Superscript) in Podpisano (Subscript), s katerima lahko pišemo potence in indekse (npr. m2, H20).

Zanimiva je tudi sprememba znakov (črk). Če ste napisali besedilo "Tečaj

Word 2003 Osnovni" se z učinkom Pomanjšane velike črke (Small Caps) spremeni v: "Tečaj Word 2003 Osnovni". Učinek deluje tako, da spremeni male črke v velike, vendar ostanejo v velikosti malih. Znaki, ki ste jih napisali z veliko pa se NE spremenijo. Učinek Samo velike črke (All Caps) znake spremeni v velike!

31



Kartonček Razmik med znaki (Character Spacing)

Merilo: (Scale:) je odstotek povečanja ali zmanjšanja širine znakov. To pomeni, da se npr. črka v določeni velikosti po širini zmanjša (stisne) pri 50% merilu za polovico, medtem ko ostane po višini enaka.

V seznamu Razmik: (Spacing:) lahko določimo, kolikšen bo razmik med

dvema znakoma v označenem delu besedila. Na razpolago imamo možnosti Navaden (Normal), Razširjeno (Expanded) in Stisnjeno (Condensed). Zraven tega okenca je še eno z oznako Za: (By:), kjer lahko določimo, za koliko točk bo besedilo razširjeno ali stisnjeno.

V seznamu Položaj: (Position:) lahko določamo navpični odmik označenega

dela besedila glede na ostalo besedilo. Na razpolagi imamo možnosti Navadno (Normal), Dvignjeno (Raised) in Spuščeno (Lovvered). Zraven je spet okence Za:, kjer lahko določimo, kako močno je besedilo dvignjeno ali spuščeno.

32



Kartonček Besedilni učinki (Text Effects)

V kartončku Besedilni učinki (Text Effects) so nastavitve, ki jih uporabimo za besedilo, ki mora zares izstopati v dokumentu. Tekstovni učinek omogoča, da bralcu pritegnete pozornost recimo z iskrenjem ali migljanjem besedila na ekranu. Ko tiskamo takšno besedilo, animacija na končni izgled besedila nima nobenega vpliva.

Splošni postopek za oblikovanje znakov Spoznali smo možnosti, ki nam jih Microsoft Office Word 2003® ponuja za oblikovanje znakov. Ko želimo oblikovati besedilo ravnamo takole. Postopek:

Označimo besedilo, ki ga bomo oblikovali. Tega dela ne smemo izpustiti. V nasprotnem primeru bo namreč Microsoft Office Word 2003® dovolil, da nastavimo oblikovne značilnosti znakov, ker pa nismo ničesar označili, se besedilo ne preoblikuje! Preoblikuje se kazalec besedila. V desno od kazalca besedila lahko pričnemo z vnosom take oblike, kot smo jo nastavili!

Sprožimo ukaz Oblika / Pisava (Format / Font), ali na označenem besedilu pritisnemo desno tipko miške. V drugem primeru se pokaže hitri meni, v katerem izberemo ukaz Pisava (Font).

33



Nastavimo želene oblikovne značilnosti znakov.

Potrdimo spremembe z gumbom V redu (OK).

Na koncu ne pozabimo oblikovanega dokumenta ponovno shraniti, saj bomo imeli drugače na računalniku še vedno shranjen neoblikovan dokument! Pri oknu, ki se odpre z ukazom Oblika / Pisava (Format / Font), opozorimo še, da se ob odprtju prikaže vedno tisti kartonček, na katerem smo nazadnje spreminjali nastavitve. Torej, če možnosti, ki jo iščete ne vidite takoj, poskusite pogledati še na ostale kartončke, ki jih pogovorno okno ponuja. To velja tudi za vsa ostala pogovorna okna, ki imajo več kartončkov.

OBLIKOVANJE ODSTAVKOV Pri oblikovanju znakov lahko nastavljamo izgled posameznih znakov na ekranu, ne moremo pa določati namestitve besedila na strani. Delno lahko to storimo z oblikovanjem odstavkov. Za vsak odstavek posebej lahko določamo oblikovne značilnosti. Te značilnosti nato veljajo v celotnem odstavku, nikakor ne morejo veljati samo v delu odstavka. Katere so te oblikovne značilnosti, bomo spoznali v nadaljevanju. Če želimo obvladati pravila oblikovanja odstavkov, moramo najprej dobro razumeti, kaj odstavek sploh je.

Kaj je odstavek? Za Microsoft Office Word 2003® je odstavek naslednja večja enota besedila takoj za znaki. Lahko je dolg več vrstic ali celo strani, lahko pa samo eno vrstico, besedo, ali samo en znak oz. niti enega. Odstavek ni nujno tisto, kar na ekranu vidimo in prepoznamo kot odstavek. Microsoft Office Word 2003® kot odstavek razume besedilo, vpisano med dvema pritiskoma na tipko ENTER. Izjema je začetek dokumenta, kjer se za en odstavek smatra besedilo od začetka do prvega pritiska na ENTER. Ko pritisnemo na ENTER, Microsoft Office Word 2003® vstavi v besedilo neviden znak, ki označuje konec odstavka, obenem pa že začetek novega odstavka. Hkrati Microsoft Office Word 2003® tudi premakne kazalec besedila na začetek naslednje vrstice. To pomeni, če npr. samo dvakrat zaporedoma pritisnemo na ENTER, bomo dobili na ekranu prazen odstavek, ki ga vidimo kot prazno vrstico. Ker pa je pred njo in za njo znak za odstavek, je ta prazna vrstica sama zase en odstavek, ki pa ne vsebuje niti enega znaka (vsebuje samo znak za konec odstavka, ki je neviden). Pomembno je, da se zavedamo, da je znak za konec odstavka povsod tam, kjer smo pritisnili ENTER, čeprav ga na ekranu ne vidimo.

34



Skriti znaki Spoznali smo, da je presledek za računalnik tudi znak. Presledka na ekranu ne vidimo kot znak, ampak kot prazen prostor med besedami. Podobno je s tipko ENTER. Ko jo pritisnemo se napravi odstavek. Kljub temu ne vidimo točno mesta, kjer smo v besedilu pritisnili na to tipko. Včasih smo zaradi tega v dvomih, če odstavek sploh obstaja. Npr. na koncu vrstice je lahko konec stavka, ne vemo pa ali smo napravili tudi nov odstavek? Zato si lahko na ekranu prikažemo tudi znake, ki se sicer ne vidijo. Postopek:

V orodni vrstici Standard kliknemo na gumb Pokaži / Skru (Show / Hide) V celotnem besedilu se sedaj presledki vidijo kot pike. Tam, kjer smo v

besedilu pritisnili tipko ENTER, se v besedilu prikaže znak S takšnim prikazom lahko z gotovostjo vemo, kje v besedilu se nahaja prehod v naslednji odstavek. Če skritih znakov ne želimo več videti, jih s ponovnim klikom na gumb Pokaži / Skrij (Show / Hide) spet izključimo.

Združevanje odstavkov Združevanje odstavkov splošno pomeni, da želimo združiti dva odstavka v eno celoto, ali pa želimo izbrisati prazen odstavek (odstavek brez znaka oz. prazno vrstico). Z brisanjem odstavkov se vsebina, ki se nahaja pod zbrisanim odstavkom pomakne navzgor. Na voljo imamo dva postopka za združevanje. Najprej si oglejmo postopek, v katerem uporabimo tipko DELETE. Postopek:

Kazalec besedila postavimo na konec tistega odstavka, s katerim želimo združiti spodnji (naslednji) odstavek.

Pritisnemo tipko DELETE.

Oba odstavka se združita v enega. V drugem primeru uporabimo tipko BACKSPACE. Postopek:

Kazalec besedila postavimo na začetek vrstice, ki jo želimo priključiti zgornjemu odstavku.

35



Pritisnemo tipko BACKSPACE.

Oba odstavka se združita v enega.

Razdruževanje odstavkov Razdruževanje pomeni, da želimo med dva odstavka vriniti prazne odstavke. Prazne odstavke vrivamo s pomočjo tipke ENTER. Vendar moramo biti pazljivi, kje se nahaja kazalec besedila. Od položaja kazalca besedila je odvisno, kateri del odstavka se bo prelomil v nov odstavek. Postopek:

Kliknemo v besedilo na tisto mesto, kjer bi radi napravili nov odstavek. V nov odstavek bo Microsoft Office Word 2003® premaknil vse, kar se nahaja za kazalcem besedila.

Pritisnemo tipko ENTER.

Vsi znaki, ki se nahajajo desno od kazalca besedila se premaknejo za eno vrstico navzdol.

Kako oblikujemo odstavke? Pri oblikovanju odstavkov izbranega odstavka ni nujno potrebno označiti. Zadostuje že, da vanj (kliknemo) postavimo kazalec besedila. Oblikoval se bo samo tisti odstavek, v katerega smo postavili kazalec. Če pa želimo oblikovati naenkrat več odstavkov, označimo vse tiste, s katerimi bomo delali. Ni jih treba označiti v celoti, moramo pa zajeti vsaj del vsakega od odstavkov, ki jim želimo spreminjati oblikovne značilnosti. Ponavadi označimo tudi samo en odstavek, saj ga velikokrat hkrati tudi oblikujemo.

Poravnavanje odstavkov Najbolj osnovna oblikovna lastnost odstavkov je poravnava odstavka. To pomeni, kako so poravnane vrstice v odstavku. Lahko se poravnane ob levi rob, na sredino, ob desni rob, ali ob levi in desni rob hkrati - obojestransko - ukaz Porazdeli vsebino (Justify). Kakor smo povedali v uvodu, odstavke oblikujemo tako, da postavimo kazalec besedila v odstavek in izberemo ukaz. Postopek:

Označimo odstavke, ki jih želimo poravnati.

36



V orodni vrstici Oblikovanje (Formatting) pritisnemo na enega od naslednjih

gumbov

Prvi gumb besedilo poravna levo, drugi na sredino, tretji desno in četrti porazdeli (poravna) vsebino obojestransko.

Nastavitev oblike odstavka Poleg poravnave lahko odstavkom določamo še druge lastnosti. Vsi ukazi za oblikovanje odstavkov se nahajajo v meniju Oblika / Odstavek (Format / Paragraph).

Okno je vsebuje dva kartončka Zamiki in razmiki (Indents and Spacing) in Potek besediu (Line and Page Breaks). Ogledali si bomo le vsebino prvega kartončka, z drugim kartončkom pa se seznanimo v nadaljevalnem tečaju Microsoft Office Word 2003®.

V polju Poravnava: (alignment:) imamo za poravnavo odstavka enake možnosti, kot preko gumbov v orodni vrstici.

V sredinskem delu okna Zamikanje (Indentation) določamo zamike odstavkoma od levega ali desnega roba delovne površine.

V polju Levo: (Left:) določamo odmik od levega roba delovne površine dokumenta. Odmik je lahko pozitiven ali negativen. Če je pozitiven, pomeni

37



zamik navznoter, če je negativen, pomeni zamik navzven. Odmik lahko

nastavljamo s pomočjo puščic GOR in DOL na desni strani polja, lahko pa želeno številko kar vpišemo v polje.

Podobno lahko v polju Desno: (Right:) določamo odmik od desnega roba

delovne površine dokumenta. Odmik je lahko pozitiven ali negativen. Če je pozitiven, pomeni zamik navznoter, če je negativen, pomeni zamik navzven. Odmik lahko nastavljamo s pomočjo puščic GOR in DOL na desni strani polja, lahko pa želeno številko kar vpišemo v polje.

V seznamu Posebno: (Special:) imamo na voljo dve možnosti. Prva vrstica

(First line) pomeni dodaten zamik prve vrstice odstavka. Prva vrstica se bo še dodatno umaknila v desno za toliko, kot bomo določili v okencu Za: (By:). Druga možnost Viseče (Hanging) pa pomeni dodaten zamik telesa odstavka. Vse vrstice razen prve se dodatno umaknejo v desno za toliko, kot določimo v okencu Za: (By:). Odmik se prišteva k odmiku, ki smo ga določili v polju Levo: (Left:). Negativne vrednosti tukaj niso dovoljene.

V delu okna Razmik (Spacing) določamo razmike med vrsticami in odstavki.

V polju Pred: (Before:) povemo, koliko praznega prostora naj bo nad odstavkom, ki ga oblikujemo. Višina praznega prostora se meri v točkah, enako kot velikost črk, tako da si lahko približno predstavljamo, koliko je npr. 10 in koliko 20 točk praznine pred odstavkom.

V polju Po: (After:) povemo, koliko praznega prostora naj bo za odstavkom.

Sicer pa velja enako, kot pri nastavljanju praznine pred odstavkom.

V polju Razmik vrstic: (Line spacing:) določamo razmik med vrsticami znotraj odstavka. Enojno (Single) pomeni standardni razmik med vrsticami, 1,5 vrstice (1.5 lines) in Dvojno (Double), pa razmik ustrezno poveča. Če izberemo Vsaj (At least), lahko v polju Toliko: (At:) določimo v točkah najmanjši dovoljen razmik med vrsticami. Natančno (Exactly) je podobno kot Vsaj (At least), samo da se pisava odreže, če je večja od višine razmika vrstic. Z Poljubno (Multiple) pa nastavljamo vrednosti razmika, ki so večje od dvojnega (npr. 2,5 vrstice, 3 vrstice...).

Tako kot pri oblikovanju pisave, lahko tudi v tem oknu spremljamo spremembe, ki jih ustvarimo v polju Predogled (Previevv). Odstavek, ki ga trenutno oblikujemo je simbolično prikazan s krepkim tiskom.

Splošni postopek za oblikovanje odstavkov Postopek:

Postavimo kazalec besedila v odstavek (ali ga označimo), ki mu bomo prirejalioblikovne značilnosti.

38



Če želimo oblikovati več odstavkov hkrati, označimo vse odstavke.

Sprožimo ukaz Oblika / Odstavek (Format / Paragraph), ali pa pritisnemo

desno tipko miške na označenem odstavku oz. odstavkih in izberemo ukaz Odstavek (Paragraph).

Določimo želene oblikovne značilnosti odstavka.

Potrdimo z gumbom V redu (Ok).

Zamik odstavkov preko ravnila Če želimo na hitro nastaviti zamik odstavka z leve in desne strani, si lahko pomagamo z ravnilom. Nastavljamo lahko sledeče: PRAVOKOTNIK NA LEVI STRANI zamik leve strani odstavka SPODNJI TRIKOTNIK NA LEVI STRANI viseči zamik ZGORNJI TRIKOTNIK NA LEVI STRANI zamik prve vrstice SPODNJI TRIKOTNIK NA DESNI STRANI zamik desne strani odstavka Zamike nastavljamo tako, da kliknemo na ustrezni element in ga vlečemo na želeno mesto v ravnilu.

39



OBROBE IN SENČENJE Posamezne dele besedila lahko tudi obrobimo s črto ali jim določimo barvo ozadja. To lahko določamo posameznim besedam, odstavkom ali kar celim stranem, odvisno od tega kaj označimo.

Določanje obrob Z gumbom v orodni vrstici lahko za obrobo določimo le tanko polno črto. Če želimo besedilo obrobiti z drugačno črto moramo izbrati ukaz v meniju Oblika / Obrobe in Senčenje (Format / Borders and Shading). Prikaže se okno s tremi kartončki: Obrobe (Borders), Obroba Strani (Page Border) in Senčenje (Shading).

Obrobe posameznih besed in odstavkov Če želimo obrobiti posamezne dele besedila (črke, besede, odstavke) postopamo takole. Postopek:

V meniju Oblika / Obrobe In Senčenje (Format / Borders and Shading) stojimo na kartončku Obrobe (Borders).

Izberemo želeni tip obrobe: Okvir (Box) (okoli označenega besedila se nariše

okvir), Senčeno (Shadow) (okoli označenega besedila se nariše okvir s senco,

40



ki pada na spodnjo in desno črto), Tri D (3-D) (dobimo občutek, da je okvir v prostoru) ali Po meri (Custom) (sami določimo črte).

Izberemo Slog: (Style:) črte.

Ker imamo na izbiro veliko število različnih črt, se med njimi premikamo z drsnim trakom na desni strani. Ko najdemo želeno črto kliknemo nanjo.

V polju Barva: (Color:) izberemo barvo črte.

Kliknemo na puščico navzdol in iz barvne palete izberemo želeno barvo.

V polju Širina: (Width:) določimo debelino izbrane črte.

Če smo za Nastavitev: (Setting:) izbrali Po meri (Custom) v polju Predogled

(Preview) določimo kje bodo postavljene obrobe.

Z miško kliknemo na tisto mesto, kjer želimo imeti črto. Lahko kliknemo tudi na ustrezni gumb v predogledu. Za posamezne črte lahko izberemo drugačen slog, barvo in širino črte

V polju Uporabi za: (Apply to:) določimo, na katerem delu dokumenta bomo uporabili izbrane obrobe. Če želimo uporabiti obrobe na označenem besedilu izberemo Besedilo (Text), če pa jih želimo uporabiti na celotnem odstavku izberemo Odstavek (PARAGRAPH).

Kliknemo V redu (OK).

Barva ozadja besedila Poleg obrob lahko besedilu določimo tudi barvo ozadja. Privzeto je ozadje brezbarvno, kar pa seveda lahko spremenimo. Postopek:

V meniju Oblika / Obrobe in Senčenje (Format / Borders and Shading) izberemo kartonček Senčenje (Shading).

41



V okvirju Polnilo (Fill) izberemo barvo ozadja za besedilo, ki smo ga označili.

Kadar nam barve v barvni paleti ne ustrezajo, pritisnemo gumb Več barv (More Colors) iav novem pogovornem oknu izberemo ustrezno barvo.

V okvirju Vzorci (Patterns) lahko v polju Slog: (Style:) izbiramo različne vzorce.

Ko izberemo slog lahko nato v polju Barva: (Color:) določimo tudi barvo vzorca.

KOPIRANJE OBLIKOVNIH ZNAČILNOSTI Zelo pogosto moramo različnim delom besedila določiti enake oblikovne značilnosti. V ta namen lahko besedilo označujemo (s tipko Ctrl) ali pa uporabimo postopek za preslikavo oblike! Postopek:

Označimo del besedila, ki ima želene oblikovne značilnosti. To je besedilo, ki smo ga že oblikovali v tisto obliko, ki jo želimo sedaj prekopirati še na ostale bloke besedil.

Kliknemo na gumb Preslikovalnik oblik (Format Painter) _.

Gumb ostane pritisnjen. Kazalec miške ima na besedilu obliko črke I, kateremu se pridruži še majhna slika čopiča.

Potegnemo ali kliknemo po besedilu, ki mu želimo podeliti izbrane oblikovne

značilnosti.

42



Besedilna katerega smo kliknili se oblikuje, funkcija Preslikovalnik oblik (Format Painter) pa se izklopi. Če na gumb Preslikovalnik oblik (Format Painter) hitro kliknemo dvakrat, lahko prenašamo obliko na več različnih delov besedila, ne da bi morali gumb ponovno vklopiti. Preslikovalnik oblik (Format Painter) izključimo tako, da ponovno kliknemo (enkrat) na gumb ali pritisnemo tipko ESC na tipkovnici.

SLOGI Dela z daljšimi dokumenti si ne znamo predstavljati brez dodeljevanja slogov. Poglejmo nekaj najosnovnejših opredelitev in ukazov, ki jih uporabljamo pri delu s slogi.

Kaj je slog? Odstavčni slog je skupina oblikovnih parametrov, ki ima svoje ime ali drugače, to je skupina pravil, ki določajo oblikovno ureditev in s tem tudi videz odstavkov v besedilu. Vsakemu odstavku lahko dodelimo svoj slog, sicer mu Microsoft Office Word 2003® samodejno dodeli slog Navaden (Normal). S tem ko izberemo slog, določimo odstavku mnogo oblikovnih parametrov naenkrat. Vsa praktičnost slogov pride do veljave predvsem pri popravljanju besedil: kakor hitro spremenimo kak parameter v slogu, se hkrati ustrezno spremeni oblika vseh odstavkov s tem slogom. Odstavčnega sloga ne moremo določiti samo delu odstavka, temveč odstavku oziroma več označenim odstavkom v celoti. To pa ne pomeni, da odstavka ne moremo še dodatno oblikovati. Vsi definirani slogi so shranjeni v predlogi dokumenta.

Kaj lahko določimo v slogu?

pisavo, velikost črk, barvo, slog pisave (krepko, poševno), posebne učinke, podčrtavanje besedila,

zamike, poravnavo besedila, razmake med vrsticami in odstavki, prelome strani,

tabulatorje, obrobe in senčenje, okvirje, jezik in deljenje besed, označevanje in oštevilčevanje.

43



Uporaba sloga Vse sloge, katere trenutno uporabljamo, najdemo v levem delu orodne vrstice Oblikovanje (Formating) ali v Podoknu opravil (Task Pane), ki ga vklopimo/izklopimo

s klikom na gumb ali izberemo ukaz Oblika / Slogi in oblikovanje... (Format / Styles and formatting...).

Slogi in oblikovanje V tem podoknu lahko izbiramo med sledečimi možnostmi:

Oblikovanje na voljo (Available Formatting) prikaže vse različne načine, na katere je oblikovan katerikoli del besedila v odprtem dokumentu in vse sloge, ki so na voljo v odprtem dokumentu.

Oblikovanje v uporabi (Formatting in use) prikaže vse različne načine, na

katere je oblikovan katerikoli del besedila v odprtem dokumentu in vse sloge, ki so v uporabi v odprtem dokumentu.

Slogi na voljo (Styles in use) prikaže vse sloge, ki smo jih že uporabili v

odprtem dokumentu ter standardne sloge. Besedilo lahko oblikujemo z uporabo teh vzorcev, tako da:

Označimo besedilo.

Iz podokna opravil izberemo enega od vzorcev. Pri tovrstnem načinu oblikovanja je nekoliko nepregledno, kdaj smo uporabili slog in kdaj »samo« skupino oblikovnih značilnosti. Za kaj pri danem oblikovanju gre, najbolje opazimo v skrajnem desnem delu vzorca oblikovnih značilnosti, simbol a

pomeni, da gre za slog besedila, simbol označuje slog odstavka, če pa v desnem delu ni nobenega simbola, gre za skupino oblikovnih značilnosti. Zadeva je vsekakor zanimiva kot nadomestilo preslikovalnika oblik (format painter). Zavedati se moramo, da uporaba slogov omogoča enostavno popravljanje oblikovanja (pač spremenimo slog), kopiranje oblikovnih značilnosti preko podokna opravil pa ne-vse dele besedila moramo preoblikovati ročno. Tudi pri tem lahko računamo na pomoč podokna Slogi in oblikovanje. Če želimo označiti vse dele besedila, ki so oblikovani na enak način, to storimo takole:

Postavimo se na del besedila z izbranim oblikovanjem.

44



Kliknemo na gumb Izberi vse (Select All) v podoknu opravil.

Dodeljevanje slogov Postopek 1:

Kazalček postavimo v odstavek, ki mu želimo dodeliti slog.

V vrstici z orodji odpremo seznam slogov

Izberemo želeni slog iz seznama. Postopek 2:

Kazalček postavimo v odstavek, ki mu želimo dodeliti slog.

Izberemo Oblika / Slogi in oblikovanje.. (Format / Styles and Formatting...)

V podoknu opravil izbiramo ali spreminjamo želene sloge.

Spreminjanje sloga Vsakemu odstavku Microsoft Office Word 2003® avtomatično dodeli slog Navaden (Normal). Slog Navaden (Normal) je privzeti slog, zato ga izredno pazljivo spreminjamo - ali ga sploh ne! Ponavadi spreminjamo že narejene - dodeljen sloge. Spremenimo lahko katerikoli oblikovalni parameter. Postopek:

Izberemo Oblika / Slogi in oblikovanje... (Format / Styles and formatting...)

V podoknu opravil poiščemo želeni slog in kliknemo nanj.

V podoknu opravil kliknemo na gumb

Nato pa z ukazi za oblikovanje - spreminjanje preoblikujemo slog.

Če NE kliknemo na gumb Izberi vse (select All) se spremeni le izbran naslov!

45



POGLEDI NA DOKUMENT IN ZOOM Med delom lahko prikazujemo besedilo na zaslonu na različne načine. Ga približamo ali oddaljimo, povečamo ali pomanjšujemo, vidimo lahko tudi več strani naenkrat... Vsak od pogledov ima svoje prednosti in pomanjkljivosti. Zato se je koristno spoznati z različnimi pogledi in uporabljati najprimernejšega. Med različnimi pogledi poglejmo dva - najbolj uporabljana za klasične dokumente. Postopek:

V meniju Pogled (View) izberemo želen pogled. Izbiramo Navaden (Normal), Postavitev tiskanja (Print Layout),

Navaden Ta pogled vključimo z ukazom Pogled / Navaden (View / Normal), ali pa s pritiskom na gumb Navadni pogled (Normal View), ki je prvi z leve v skupini gumbov ob vodoravnem drsnem traku. V tem pogledu vidimo na ekranu poenostavljeno verzijo našega dokumenta. Ta pogled je najprimernejši, ko besedilo tipkamo, popravljamo in oblikujemo. Tudi premikanje po dokumentu je najhitrejše. Vendar pa dokument v tem pogledu ni takšen, kot bo na papirju, ko ga bomo tiskali. Grafični elementi (ilustracije, grafikoni,...) niso na pravih mestih ali jih sploh ne vidimo. Prav tako ni videti glave in nog na posameznih straneh. To pa ne pomeni, da se bo dokument napačno tiskal. Na papirju bo izgledal pravilno, le na ekranu v načinu Navaden ne izgleda pravilno v vseh podrobnostih.

Postavitev tiskanja Ta način prikaza se podreja tako WYSIWYG pravilu (What You See Is What You Get - kar vidiš na zaslonu, dobiš na papirju). Vključimo ga z ukazom Pogled / Postavitev Tiskanja (Vievv / Print Layout) ali z gumbom Pogled Postavitev tiskanja (Print Layout View). Posamezne elemente dokumenta vključno z vsemi grafičnimi elementi vidimo natančno tako, kot se bodo tiskali. Ta način je koristen, če želimo preveriti končni izgled dokumenta. Veliko uporabnikov Microsoft Office Word 2003® dela v tem pogledu. Vendar pa je v tem načinu obdelava besedila upočasnjena.

46



Zoom Včasih se v dokumentu pojavi potreba po tem, da ga na zaslonu povečamo (približamo) ali zmanjšamo (oddaljimo). Na izbiro imamo dve možnosti, pri čemer je hitrejši način preko gumba v orodni vrstici. Postopek:

V orodni vrstici Standard kliknemo na gumbu Zoom na puščico navzdol.

Kliknemo na ustrezno vrednost.

Če v seznamu ni želene vrednosti, jo lahko vpišemo ročno v polje na vrhu seznama in pritisnemo ENTER.

Pri povečavah (približevanju strani) in pomanjšavah (oddaljevanje strani) se moramo zavedati, da je besedilo pri tem ne spreminja velikosti. Gre samo za spreminjanje velikosti na zaslonu. Resnična velikost dokumenta pa ostaja nespremenjena. Črke velikosti npr. 10pt še zmeraj ostanejo te velikosti, čeprav so na ekranu morda videti kot, da bi bile v velikosti 30pt. Ko dokument tiskamo, se upoštevajo oblikovne značilnosti, ki smo jih določili z ustreznimi ukazi. Nastavljena povečava na velikost dokumenta nima nobenega vpliva (kot tudi ne nobena druga vrsta prikaza).

PRIPRAVA STRANI V tem poglavju se bomo naučili, kako oblikujemo strani in s tem dokument pripravimo za tiskanje. Najmanjša enota za oblikovanje strani je ena stran (ne moremo nastaviti, da bo za polovico strani veljala ena nastavitev, za drugo polovico iste strani pa druga). Lahko pa določimo nastavitve za cel dokument ali pa samo za določene strani. Postopek:

Izberemo ukaz Datoteka / Priprava Strani (File / Page Setup). Odpre se pogovorno okno, ki je sestavljeno iz štirih kartončkov: Robovi (Margins), Velikost Papirja (Paper Size), Vir Papirja (Paper Source) in Postavitev (Layout). Opisali bomo prva dva.

Nastavimo želene lastnosti.

Potrdimo z gumbom V redu (Ok).

47



Kartonček Robovi (Margins)

Na vrhu okna so nameščena polja, v katerih lahko določimo za stran papirja rob Zgoraj (top), Na dnu (Bottom), Levo (Left), Desno (Right) in posebni rob Za vezavo (Gutter). Vsi robovi predstavljajo odmik od roba lista! Vse robove podajamo v centimetrih. Lahko jih neposredno vtipkamo v polje, ali pa na'stavimo s pomočjo puščic na desni strani vsakega polja.

Za vezavo (Gutter) je posebni dodatni rob, ki je namenjen za vezavo

natisnjenega dokumenta. Ta rob se doda ustreznemu robu dokumenta. Če tiskamo enostransko, potem se ta rob prišteje k levemu robu, če pa tiskamodvostransko, pa se prišteje k notranjemu robu (ki je izmenično enkrat desni, enkrat levi). S poljem Položaj roba za vezavo (Gutter position) lahko določamo pozicijo dodatnega roba za vezavo. Ta je lahko Levo (Left) ali Zgoraj (Top).

V okvirju Usmerjenost (Orientation) lahko izbiramo, ali se bo dokument tiskal

Pokončno (Portrajt) ali Ležeče (Landscape). Papir vstavimo v tiskalnik zmeraj enako!

Na sredini v polju Strani sta v polju Več strani (More Pages) še dve nastavitvi:

Zrcalni robovi (Mirror margins) in 2 strani na list (2 pages per sheet). Možnost Zrcalni robovi (Mirror margins) izberemo, če bomo tiskali obojestransko. Polje za določitev levega in desnega roba se nadomesti s polji Znotraj (Inside) in Zunaj (Outside). Možnost 2 strani na list (2 pages per sheet) omogoča, da na en list papirja postavimo dve strani iz dokumenta. Vsaka stran iz dokumenta bo tiskana na polovico nastavljene velikosti papirja.

V seznamu U porabi za: (apply to:) lahko določimo, kje bodo veljale podane

oblikovne značilnosti. Če izberemo možnost Označeno besedilo (Selected text), bo to veljalo le za označeni del besedila (če besedila nismo označili, te možnosti v seznamu ni). Z izbiro Cel dokument (Whole document) bodo nastavitve veljale za vse strani. Z izbiro možnosti Od te točke naprej (This point forward) pa bodo nastavitve veljale od položaja kazalca besedila naprej.

Kartonček Papir (Paper)

V polju Velikost papirja: (Paper size:) izberemo dimenzijo papirja, ki ga uporabljamo. Nekaj dimenzij je prilagojenih ameriškemu standardu in imajo dimenzije v inčih, nekaj pa je tudi nam domačih formatov z merami v milimetrih. Če nam nobena od dimenzij ne ustreza, izberemo zadnjo možnost v skritem seznamu Velikost po meri (Custom size), nakar lahko v poljih Širina (Width) in Višina (Height) določimo lastne dimenzije (v centimetrih).

48



Kartonček Postavitev (Lavout)

V okvirju z nazivom Glave in noge (Header and Footer) nastavljamo oddaljenost glave besedila Glava (Header) od zgornjega roba strani, ter noge besedila (Noga (Footer)) od spodnjega roba strani. Več o glavah in nogah bomo povedali v posebnem poglavju.

PREDOGLED TISKANJA V prikazu postavitev tiskanja je besedilo na ekranu prikazano natanko tako, kot bo na papirju. Predogled tiskanja uporabimo, da še zadnjič - pred tiskanjem preverimo, če je dokument res tako nastavljen in oblikovan kot smo želeli. Preprosteje je, če napake v dokumentu opazimo na ekranu - v predogledu in jih takoj popravimo, kot pa, da dokument natisnemo in šele nato opazimo napake... Postopek:

V meniju izberemo ukaz Datoteka / Predogled Tiskanja (File / Print Previevv) ali

kliknemo na gumb Predogled tiskanja (Print Previevv) V predogledu tiskanja se na zaslonu pojavi nova orodna vrstica, ki vsebuje sledeča orodja za delo z besedilom. Natisni (Print) Sprožimo tiskanje dokumenta. Lupa (Magnifier) Se preklapljamo med funkcijo lupe in urejanja dokumenta. Če je gumb vklopljen s klikanjem v dokument njegovo vsebino povečamo in pomanjšamo. Če je gumb izklopljen lahko dokument urejamo, kot smo vajeni, ko nismo v Predogledu tiskanja. Ena stran (One Page) Na ekranu prikažemo tisto stran dokumenta, v kateri je pravkar kazalec besedila. Stran je toliko pomanjšana, da gre vsa na en zaslon. Več strani (Multiple Pages) Določimo, koliko strani želimo naenkrat prikazati na ekranu. Pritisnemo gumb in označimo toliko simbolov, kot želimo strani. Z označevanjem pričnemo v prvem zgornjem levem simbolu.

49



ZOOM Orodje smo že spoznali v ustreznem poglavju. Tukaj ima to orodje isto funkcijo, kot smo jo že opisali. Poglej ravnilo (View Ruler) Vklopimo in izklopimo ravnilo. Če je gumb pritisnjen, je ravnilo prikazano, sicer pa ne. Skrči da ustreza (Shrink to Fit) Z pritiskom na gumb se stisne besedilo in zmanjša število vseh strani v dokumentu za ena. Prikaz: Celoten zaslon Vklopimo prikaz preko celotnega zaslona. S spodnjim gumbom prikaz izklopimo (ali tipka ESC). ZAPRI (Close) Z gumbom se vrnemo v prikaz, ki smo ga imeli, preden smo vklopili Predogled tiskanja.

50



TISKANJE Prej ali slej želimo svoj izdelek spraviti na papir. Za to potrebujemo pravilno priključen tiskalnik. Priklop ne obsega le pravilne priključitve kablov, temveč tudi to, da v okolju Microsoft Windows nastavimo, katere tiskalnike bomo uporabljali. Tiskamo zmeraj aktivni dokument. Lahko ga tiskamo v celoti, ali pa samo del. Ponavadi lahko med tiskanjem nadaljujemo z delom v dokumentu. Postopek:

V meniju izberemo ukaz Datoteka / Natisni (File / Print). Odpre se pogovorno okno, kjer nastavljamo parametre tiskanja.

V okvirju Tiskalnik (Printer) določimo na kateri tiskalnik (če jih imamo na izbiro več) bomo tiskali.

V okvirju Obseg strani (Page Range) izberemo katere strani v dokumentu

bomo tiskali. Če izberemo Vse (All) bomo natisnili celotni dokument.

Z izbiro Trenutna stran (Current Page) se bo natisnila le tista stran, na kateri je trenutno kazalec besedila

51



Pri možnosti Strani (pages) lahko sami določimo katere strani bomo natisnili (npr. 1,3,5-12).

Če predhodno označimo del besedila, imamo na voljo tudi Označeno (Selection), pri čemer se natisne le označeni del besedila.

V polju Število kopij: (Number of copies) določimo kolikokrat želimo natisniti

dokument. Številko lahko neposredno vtipkamo v polje, lahko pa uporabimo puščici gor in dol za povečevanje in zmanjševanje številke v polju.

V polju Natisni-kaj: (Print what:) lahko izberemo katere elemente želimo tiskati.

Če dokument tiskamo obojestransko, v seznamu Natisni: (Print:) izberemo ali

bomo tiskali lihe ali sode strani.

S pritiskom na gumb Možnosti (Options) lahko nastavljamo delovanje tiskalnika.

V okvirju Zoom lahko določimo, koliko strani iz dokumenta bomo tiskali na en

list papirja (Strani na list (Pages per sheet)) določene velikosti (Prilagodi velikosti papirja (scale to paper size)).

Tiskanje sprožimo s pritiskom na gumb V redu (Ok).

Ukaz za tiskanje lahko izvedemo hitreje preko gumba v orodni vrstici. Postopek:

Kliknemo na gumb Natisni (Print)

V tem primeru, se okno za nastavitev tiskanja ne pojavi. Natisnejo se vse strani v dokumentu v enem izvodu.

DELITEV DOKUMENTA NA STRANI Prehod na novo stran je v Microsoft Office Word 2003® samodejen. Čim je prejšnja stran do konca napolnjena, preidemo na naslednjo stran. Pri tem se seveda upoštevajo vse oblikovne značilnosti strani, ki smo jih določili (robovi, velikost,...). Pogosto pa želimo preiti na novo stran še preden je prejšnja do konca zapolnjena (npr. ob prehodu v naslednje poglavje). Tedaj želimo zavestno pustiti del prejšnje strani prazen. Takšnemu prehodu na novo stran bomo rekli vsiljen prelom strani.

52



Prelom strani (vsiljen ali samodejen) vidimo v pogledu Navaden (Normal) kot vodoravno črtkano črto. V primeru vsiljenega preloma strani sredi črte piše "Prelom strani". V pogledu Postavitev tiskanja (Print Layout) vidimo resničen prikaz dveh zaporednih strani.

Združevanje strani Če smo prej dokument razdelili na več strani, povejmo še kako v dokumentu združimo dve strani v eno. V dokumentu lahko brišemo samo tiste prelome strani, ki smo jih v dokumentu vstavili sami. V navadnem pogledu so ti prehodi označeni s prekinjeno črto, na kateri je zapisano "Prelom strani". Strani lahko združimo na dva načina. Najprej si poglejmo, kako to storimo s tipko Delete. Postopek:

Postavimo kazalec besedila na črtkano črto ki prikazuje prelom strani (če je vklopljen Pogled / Navaden; View / Normal). Črtkano črto lahko tudi označimo.

Pritisnemo tipko Delete.

Dve strani lahko združimo skupaj tudi s pomočjo tipke Backspace. Postopek:

Kazalec besedila postavimo na začetek strani, pred katero smo vstavili prehod na naslednjo stran.

Pritisnemo tipko Backspace.

53



ŠTEVILKE STRANI Številke strani lahko vstavimo tudi tako, kot smo se naučili v poglavju o vstavljanju nog in glav. Obstaja pa še druga možnost, ki je bolj elegantna in hitrejša v primeru, če želimo v glavo oz. noge vstaviti samo številke strani in ničesar drugega. Postopek:

Sprožimo ukaz Vstavljanje / Številke Strani (Insert / Page Numbers). Pokaže se pogovorno okno.

V polju Položaj: (Position:) določimo ali bo številka strani na vrhu ali dnu strani.

V polju Poravnava: (Augnment:) izberemo ali bo številka levo, desno ali na sredini.

Če želimo da je številka tudi na prvi strani izberemo možnost Pokaži številko

prve strani (Show number of first page). Če je ne želimo, kljukico odstranimo.

Pritisnemo V redu (Ok).

TABULATORSKA MESTA Tabulatorska mesta (tabulatorji) so mesta na ravnilu, kamor se premakne kazalec besedila, ko pritisnemo tipko TABULATOR.

Vrste tabulatorjev

Levi (Left) tabulator _*■_ - znaki (običajno črke) se poravnajo na levi strani,

Na Sredino (Center) L&j - znaki so poravnani na sredini,

54



Desni (Right) tabulator _i) - znaki (običajno črke) se poravnajo na desno

Decimalni (Decimal) tabulator \M - znaki (ponavadi številke z decimalnimi

mesti) so poravnani z decimalno vejico Položaj in tip tabulatorskih mest lahko poljubno spreminjamo. Nastavljamo jih z ukazom Oblika / Tabulatorji (Format / Tabs) ali kar s pomočjo gumba na levi strani ravnila. Privzeta tabulatorska mesta so nastavljena na 1,25 cm. Za spremembo tabulatorskih mest pa upoštevamo naslednji postopek: Postopek:

Sprožimo ukaz Oblika / Tabulatorji (Format / Tabs).

V polju Tabulatorska mesta vpišemo želen odmik - skok (v cm) od levega roba delovne površine).

V polju Poravnava (Alignment) kliknemo na želeno možnost.

Možnost črta nam na tabulatorsko mesto naredi črtico.

Kliknemo gumb Nastavi (Set)

Kot potrditev se vpiše številka nastavljenega centimetra tabulatorja. Možno je izbrati tudi vodilno črto med tabulatorji.

Če želimo posamezno tabulatorsko mesto pobrisati kliknemo na številko

centimetra tabulatorskega mesta in nato še gumb Počisti (Clear). Vsa tabulatorska mesta počistimo z gumbom Počisti vse (Clear All).

Za zadnjim tabulatorjem, ki ste ga vstavili pritisnemo tipko Enter!

Opisani postopek uporabljamo, če želimo tabulatorska mesta na točno določeni poziciji (cm). Tabulatorsko mesto pa lahko premikamo tako, da ga (oznako) v ravnilu preprosto "primemo" z kazalcem miške in izvršimo poteg na drugo mero )v levo ali desno). Če tabulatorsko oznako iz ravnila povlečemo se le ta izbriše!

GLAVE IN NOGE BESEDILA Glava in noga besedila je besedilo ali grafični element, ki se običajno tiska na vrhu - Glava (Header) ali dnu - Noga (Footer) vsake strani v dokumentu.

55



V glavi in nogi navajamo vsebino, za katero želimo, da se izpisuje na vsaki strani, hkrati pa to ni del besedila v dokumentu. Običajno v glavi in nogi navajamo številko strani, datum, ime dokumenta, logotip podjetja,... Posebej lahko določimo glavo in noge za prvo stran besedila, za sode strani in za lihe strani. Postopek:

Sprožimo ukaz Pogled / Glava In Noga (View / Header and Footer). Premaknemo se v vrhnji del strani, ki je namenjen glavi. Microsoft Office Word 2003® v vsakem primeru začasno preklopi v pogled Postavitev tiskanja (Print Layout) (nato pa spet nazaj v prvotni pogled).

Na ekranu se pojavi posebna dodatna orodna vrstica. Besedilo v dokumentu je prikazano v bledo sivi barvi. Glava oz. noga je obdana s črtkanim okvirjem. Kazalec besedila je postavljen v ta okvir, in sedaj lahko vpišemo vsebino glave oz. nog.

V glavo in nogo vpišemo želeno besedilo.

Z gumbom Zapri v novi orodni vrstici končamo z urejanjem glave in noge.

Microsoft Office Word 2003® nas ponovno preklopi v pogled, ki smo ga imeli preden smo nastavljali glavo in nogo.

V glavo in nogo lahko vpisujemo besedilo ob levi rob, na sredino ali ob desni rob. Med posameznimi položaji se premikamo z tipko Tab. Besedilo lahko vpisujemo tudi v več vrsticah. Če besedilo vpišemo ročno, se bo natanko tako izpisalo na vsaki strani. Včasih pa želimo, da se vsebina na posameznih straneh razlikuje (npr. številka strani), ali pa želimo da Microsoft Office Word 2003® sam skrbi za posodabljanje vnosa (npr. trenutni datum, ime dokumenta...). V takih primerih uporabimo gumbe v orodni vrstici Glava in noga (Header and Footer), ki se samodejno pokaže, ko se preklopimo v pogled Glava in noga (Header and Footer). Omenjena orodna vrstica tudi samodejno izgine, ko zapustimo pogled. Najpomembnejši gumbi so naslednji: Vstavi samobesedilo (Insert AutoText) Vnesemo lahko določena, že vnaprej pripravljena besedila. Vstavi številko strani (Insert Page Number)

56



Na vsaki strani se izpiše trenutna številka strani. Številk strani NE smemo vnašati ročno z tipkovnico, ker bi v tem primeru imeli na vseh straneh napisano isto številko! Vstavi število strani i (Insert Number of Pages) Izpiše se skupno število strani v dokumentu. Oblikuj številko strani (Format Page Number) Določimo obliko številk strani. Namesto arabskih številk lahko uporabimo rimske številke. Določamo tudi, s katero številko se začne številčenje... Vstavi datum (Insert Date) Izpiše se trenutni datum. Vstavi čas (Insert Time) Izpiše se trenutna ura. Priprava strani (Page Setup) Dobimo enako okno, kot z ukazom Datoteka / Priprava Strani (File / Page Setup). Prikaži/skrij besedilo dokumenta (Show/Hide Document Text) Lahko skrijemo besedilo, ki je sicer na zaslonu vidno v bledo sivi barvi. Povrnemo ga s ponovnim pritiskom na ta gumb. Preklopi med glavo in nogo (Switch Between Header and Footer) Z gumbom se preklapljamo med glavo in nogo dokumenta. Kot smo že spoznali določamo oddaljenost glave in noge od roba strani z ukazom Datoteka / Priprava Strani (File / Page Setup) na kartončku Robovi (Margins). Če želimo noge ali glavo odstraniti, jo preprosto v celoti označimo ter pritisnemo tipko Backspace ali Delete. Vendar se moramo pri tem zavedati, da bomo zbrisali glavo oz. noge v celotnem dokumentu.

57



ALINEJE IN OŠTEVILČEVANJE ODSTAVKOV Microsoft Office Word 2003® omogoča avtomatično urejanje odstavkov v alineje in/ali samodejno oštevilčevanje odstavkov. Postopek:

Označimo vse tiste odstavke, ki jih želimo urediti v alineje.

Sprožimo ukaz Oblika / Označevanje in Oštevilčevanje (Format / Bullets and numbering). Odpre se pogovorno okno, ki vsebuje štiri kartončke.

Če želimo odstavke urediti v točke/alineje, kliknemo na kartonček Vrstične oznake (Bulleted) in izberemo želeno obliko alinej.

Če želimo odstavke oštevilčiti, kliknemo na kartonček Številke in črke

(Numbered) in izberemo želeno oštevilčenje.

Zaključimo z pritiskom na gumb V redu (Ok). Pri urejanju besedila v točke si lahko pomagamo z gumboma:

Oštevilčevanje (Numbering) številčenje odstavkov

Označevanje (Bullets) ureditev odstavkov v alineje

58



Če med oštevilčene odstavke vstavljamo nove ali pobrišemo obstoječega, bo Microsoft Office Word 2003® odstavke samodejno oštevilčil na novo.

TABELE Tabele uporabljamo za urejanje podatkov v stolpce in vrstice. Vsaka tabela je sestavljena iz vrstic in stolpcev. Presečišče vrstice in stolpca imenujemo celica. Podatke vpisujemo v posamezne celice. V tabelo lahko vpisujemo poljubne znake. Ko pridemo pri tipkanju do konca celice, se celica (in z njo cela vrstica tabele) samodejno razširi navzdol v celici. V nasprotju s tem se širina celice sama od sebe nikdar ne spremeni! Pravila tipkanja so enaka tistim, ki smo jih že spoznali. Omejitve glede postavitve ločil in presledkov veljajo tudi tukaj. Besedilo v celicah lahko oblikujemo tako, kot katerokoli drugo besedilo. Spreminjanje oblikovnih značilnosti besedila poteka po enakem postopku kot izven tabele. Označimo ustrezne znake, nato sprožimo ukaz za oblikovanje znakov (npr. Oblika / Pisava). Besedilo v vsaki celici se obnaša kot samostojen odstavek. Tako lahko besedilo v celici poravnavamo, določamo zamike od roba celice ter vse ostale oblikovne značilnosti odstavkov. Npr.: S pomočjo desne poravnave dosežemo v celicah, ki so druga pod drugo urejen videz številk v stolpcu, pod pogojem, da uporabljamo v vseh številkah v stolpcu enako število decimalnih mest. Tipka Enter tudi tukaj služi za prehod v nov odstavek, vendar v tisti celici, kjer je bil postavljen kazalec besedila. Za preskok v naslednjo vrstico tabele uporabljamo tipko Tab.

Izdelava tabele Tabelo lahko vstavimo v besedilo preko menija, preko gumba v orodni vrstici ali pa jo kar sami narišemo. Najprej si oglejmo prvo možnost. Postopek:

Kazalec besedila najprej postavimo na primerno mesto v dokumentu.

Izberemo ukaz Tabela / Vstavi / Tabela (Table / Insert / Table).

59



V polje Število stolpcev: (Number of columns:) vnesemo želeno število stolpcev, v polje Število vrstic: (Number of Rows:) pa želeno število vrstic.

Nato pritisnemo gumb V redu (OK).

Na mestu, kjer smo postavljeni s kazalcem besedila se vstavi prazna tabela.

Hitrejši način za vstavljanje tabele je preko gumba v orodni vrstici. Postopek:

Kazalec besedila najprej postavimo na primerno mesto v dokumentu.

Pritisnemo gumb Vstavi tabelo (Insert Table) v orodni vrstici Standard.

Pod gumbom se pokaže mreža tabele.

V mreži označimo ustrezno število vrstic in stolpcev in kliknemo na zadnjo celico.

Premikanje v tabeli Za uspešno delo s tabelo moramo spoznati načine premikanja skozi tabelo in načine označevanja. Tudi tukaj gre, kot pri običajnem besedilu, samo za premikanje kazalca besedila. Premikamo ga lahko z miško ali s tipkovnico. Najenostavneje se po tabeli premikamo z miško. Postopek:

Kazalec miške postavimo na ustrezno celico.

60



Naredimo enojni klik.

Kot smo že vajeni lahko za premikanje uporabimo tudi tipke na tipkovnici. ČE ŽELIMO PREMIK: PRITISNEMO TIPKO v naslednjo celico TAB v prejšnjo celico SHIFT+TAB en znak naprej DESNO en znak nazaj LEVO v naslednjo vrstico DOL v prejšnjo vrstico GOR prvo celico v vrsti ALT+HOME zadnjo celico v vrsti ALT+END prvo celico v stolpcu ALT+PGUP zadnjo celico v stolpcu ALT+PGDN Pri premikanju s tipko Tab ali Shift+Tab moramo biti previdni. Vsebina celice, v katero se s to tipko premaknemo, se v celoti označi. Če želimo v celico karkoli dopisovati, moramo najprej odstraniti označitev, sicer lahko pride do neželene izgube celotne vsebine celice. Pri ostalih načinih premikanja s tipkovnico ni tega pojava.

Označevanje v tabeli Označujemo lahko prav tako s tipkovnico ali z miško. Postopek je zelo podoben kot označevanje običajnega besedila. Najprej si oglejmo označevanje s tipkovnico. Postopek:

Držimo pritisnjeno tipko Shift, ter pritisnemo ustrezno tipko ali kombinacijo tipk za premikanje.

Označijo se vse celice, preko katerih smo se premaknili. Označimo lahko poljubno štirikotno skupino celic v tabeli.

Pri označevanju z miško imamo na voljo nekaj več različnih možnosti, odvisno od tega, kaj želimo označiti. Postopek:

Celica:

Kliknemo v označevalnem območju celice. To območje je čisto na levi strani celice, blizu roba, vendar še v celici. Prepoznamo ga po tem, da se tam kazalec miške iz oblike črke I spremeni v puščico.

Vrstica:

61



Kliknemo tik ob vrstici na njeni levi strani. Tam se kazalec miške spremeni v puščico.

Če želimo označiti več vrstic, kliknemo ob prvi od njih in vlečemo s pritisnjeno tipko miške navpično ob vrsticah.

Stolpec:

Kliknemo tik nad stolpcem. Kazalec miške se spremeni v majhno črno navpično puščico. Če želimo označiti več stolpcev, kliknemo na vrhu prvega od njih, nato pa s pritisnjeno levo tipko miške vlečemo vodoravno nad želenimi stolpci.

Poljuben štirikotnik:

Kliknemo v enem od vogalov štirikotnika, ki ga bomo označili, ter s pritisnjeno tipko miške vlečemo v diagonalno nasprotni vogal.

Za označevanje v tabeli lahko uporabimo tudi ukaze v meniju. Postopek:

Označitev celice: postavimo kazalec besedila kamorkoli v celico in uporabimo ukaz Tabela / Izberi / Celica (Table / Select / Cell).

Označitev vrstice: postavimo kazalec besedila kamorkoli v vrstico in

uporabimo ukaz Tabela / Izberi / Vrstica (Table / Select / Row).

Označitev stolpca: postavimo kazalec besedila kamorkoli v stolpec in uporabimo ukaz Tabela / Izberi / Stolpec (Table / Select / Column)

Označitev cele tabele: postavimo kazalec besedila kamorkoli v tabelo in

uporabimo ukaz Tabela / Izberi / Tabela (Table / Select / Table).

Dodajanje vrstic in stolpcev v tabeli K obstoječi tabeli lahko na poljubna mesta dodajamo vrstice ali stolpce. Postopek je za oba primera podoben. Najprej si oglejmo, kako vstavljamo vrstice. Postopek:

Stojimo v vrstici nad ali pod katero bi radi dodali novo prazno vrstico. Vrstico lahko tudi označimo.

Izberemo ukaz Tabela / Vstavi / Vrstice Zgoraj (Table / Insert / Rows Above),

62



če želimo dodati vrstico nad tisto v kateri stojimo, ali ukaz Tabela / Vstavi / Vrstice Spodaj (Table / Insert / Rows Belovv), če želimo dodati vrstico pod izbrano vrstico.

Če smo vrstico označili, dobimo v orodni vrstici gumb Vstavi vrstice (Insert Rows), s katerim lahko vstavimo vrstico nad trenutno označeno vrstico.

Zmeraj se v tabelo vstavi toliko praznih vrstic, kot smo jih označili. Če želimo dodati več kot eno vrstico, jih toliko tudi označimo.

Za vstavljanje stolpcev je postopek zelo podoben. Postopek:

Stojimo v stolpcu, v katerem želimo levo ali desno od njega dodati nov prazen stolpec.

Stolpec lahko tudi označimo.

Izberemo ukaz Tabela / Vstavi / Stolpce levo (Table / Insert / Columns to the

Left), če želimo dodati stolpec levo od tistega v katerem stojimo, ali ukaz Tabela/ Vstavi / Stolpce desno (Table / Insert / Columns to the Right), če želimo dodati stolpec desno od izbranega stolpca.

Če smo stolpec označili, dobimo v orodni vrstici gumb Vstavi stolpce (Insert Columns), s katerim lahko vstavimo stolpec levo od trenutno označenega stolpca.

Če želimo v tabelo naenkrat vstaviti več stolpcev, jih več naenkrat označimo.

Če za dodajanje označujemo vrstice ali stolpce, moramo paziti, da zmeraj označimo celotno vrstico ali stolpec, drugače se bodo vstavile le celice ob označenem delu.

Brisanje vrstic in stolpcev Vrstice in stolpce brišemo na podoben način kot jih dodajamo. Postopek:

Označimo vse tiste vrstice ali stolpce, ki jih bomo izbrisali.

Sprožimo ukaz Tabela / Izbriši / Stolpci (Table / Delete / Columns) ali Tabela / Izbriši / Vrstice (Table / Delete / Rows).

Ločiti moramo med brisanjem in praznjenjem vrstic in stolpcev. Če npr. neko vrstico označimo, jo bomo s pritiskom na tipko BACKSPACE ali DELETE le izpraznili, sama

63



vrstica bo ostala v tabeli. Če pa uporabimo zgoraj naveden, pa bo vrstica "izrezana" iz tabele. Enako velja za stolpce.

Spreminjanje širine stolpcev in višine vrstic Širino stolpcev in višino vrstic spreminjamo (ponavadi) zgolj z miško. Ko spreminjamo širino stolpca, se besedilo v tem stolpcu samodejno poravna. Postopek:

Z miškinim kazalcem se postavimo na navpično črto v mreži med stolpcema. Kazalec miške se spremeni v dvojno puščico.

Pritisnemo in držimo levi miškin gumb in vlečemo črto levo ali desno.

Ko gumb na miški spustimo, ostane črta (rob stolpca) na novem položaju. Na

podoben način spreminjamo tudi višino vrstice.

Kazalec miške postavimo na spodnji rob vrstice, kjer se spremeni v dvojno puščico.

Pritisnemo in držimo levi miškin gumb in vlečemo črto gor ali dol.

Ko tipko miške spustimo, ostane črta (rob stolpca) na novem položaju.

Natančna določitev višine vrstic in širine stolpcev Postopek:

Označimo vrstico/stolpec, ki mu želimo natančno določiti višino oz. širino.

Izberemo ukaz Tabela / Lastnosti tabele (Table / Table properties)

Če želimo spremeniti višino vrstice izberemo kartonček vrstica (Row), vklopimo opcijo vrstica in podamo želeno mero ali če želimo izbrati širino stolpca izberemo kartonček stolpec (Column), vklopimo možnost stolpec ter vpišemo želeno širino.

SPAJANJE DOKUMENTOV (MAIL MERGE) Spajanje dokumentov (Mail Merge) nam omogoča izdelavo večjega števila dokumentov, kjer se velik del besedila ponavlja. Spreminjajo se le določene podrobnosti, npr. ime in naslov v glavi dokumenta. Spajanje dokumentov je idealno za izdelavo serijskih dokumentov, kot so opomini, obvestila, ponudbe in podobno.

64



Ta vrsta tiskanja temelji na "zlivanju" dveh dokumentov: "glavnega dokumenta", ki vsebuje vse statične nespremenljive elemente dokumenta, ter dokumenta s podatki - "vir podatkov", ki vsebuje le spremenljive podatke. Microsoft Office Word 2003® iz teh dveh dokumentov izdela serijo dokumentov, ki imajo vsi enak statičen del, vendar vsak svoj spremenljivi del "naslovi". "Glavni dokument" je torej nek obrazec (vzorec, šablona), ki služi kot predloga ostalim dokumentom.

Spajanje dokumentov - postopek Spajanje dokumentov je postopek, ki nam omogoči enostavno izdelavo tipskih pisem, nalepk z naslovi in podobno. Z njim spojimo glavni dokument, ki vsebuje vse »statično« besedilo, s podatki, ki so zapisani v obliki seznama (običajno WoRD-ova ali ExcEL-ova tabela). V Microsoft Office Word 2003® je postopek doživel popolno prenovo. Celotno proceduro sedaj opravljamo preko Podoken opravil (Task Pane). Postopek:

Izberemo ukaz orodja / pisma in pošiljanje / čarovnik za spajanje... dokumentov... (tools / l.etters and mailings / mail merge wizard...)

Prikaže se nam podokno opravil za spajanje dokumentov - Korak 1 od 6. Najprej izberemo vrsto dokumenta. Izbiramo lahko med: Pisma (Letters), E-poštna sporočila (e-mail massages), ovojnice (envelopes), nalepke (labels) in imenik (dlrectory).

Izberemo vrsto dokumenta.

Kliknemo Naprej: začetni dokument (Next: Starting document)) . V naslednjem koraku - 2 od 6 se odločamo, kaj bo naš glavni dokument. Izbiramo med: Uporabi trenutni dokument (Use current document), Začni iz predloge (Start from teplate), Začni iz obstoječega dokumenta (Start an existing document).

Izberemo začetni dokument.

Kliknemo Naprej: Izbiranje prejemnikov (Next: Select recipients). V tretjem koraku 3 od 6 se srečamo z izbiro prejemnikov. Uporabimo: Uporabite obstoječ seznam (use an existing list), izberite iz outlookovih stikov (select from outlook contacts) ali Natipkajte nov seznam (Type a new list). Če izbiramo obstoječ seznam, je to ponavadi WoRD-ova tabela oziroma Excel-ov delovni zvezek. V obeh primerih se je potrebno držati nekaterih pravil.

65



ČE JE SEZNAM V OBLIKI WVORD-OVEGA DOKUMENTA:

Tabela naj bo edini element v dokumentu.

Naslovna vrstica - vrstica z imeni polj - naj bo zmeraj v prvi vrstici dokumenta (NE pritiskajte Enter pred vstavljanjem tabele!)

Prva vrstica tabele naj vsebuje naslove (imena) stolpcev.

Nobena vrstica v tabeli naj ne bo prazna.

Ne trudimo se z oblikovanjem, oblike polj iz tabele določamo v glavnem

dokumentu. ČE JE SEZNAM V EXCEL-OVEM DELOVNEM ZVEZKU:

Seznam naj se začne v prvi vrstici delovnega lista.

Prva vrstica seznama naj vsebuje naslove stolpcev.

V seznamu naj ne bo praznih vrstic in stolpcev.

Na delovnem listu naj ne bo ničesar razen seznama.

Ne trudimo se z oblikovanjem, oblike polj iz tabele določamo v glavnem dokumentu.

ČE ŽELIMO IZBRATI OBSTOJEČ SEZNAM:

V spodnjem delu podokna kliknemo Prebrskaj (Browse).

Izberemo datoteko, ki jo želimo uporabiti kot vir podatkov. Če želimo razvrstiti posamezen stolpec naraščajoče, A-Ž - kliknemo na ime stolpca. Ponoven klik na ime stolpca stolpec sortira padajoče Ž-A. Če datoteka vsebuje seznam v primerni obliki v pogovornem oknu vidimo začetnih nekaj vrstic seznama. Tu lahko odstranimo neželene elemente (zbrišemo kljukico). Filtriranje (presej zapise) podatkov opravimo s klikom na puščico levo od imena polja (stolpca), ki nam ponudi spustni seznam.

Ko smo seznam uredili, kliknemo V redu (OK).

Kliknemo Naprej: Pisanje pisma (Next: Write your letter).

66



Čarovnik za spajanje dokumentov nam nudi tudi izdelavo seznama znotraj postopka za spajanje. Kljub temu je priporočljivo seznam izdelati vnaprej, v obliki WoRD-ovega dokumenta oz. ExcEL-ovega delovnega zvezka. V naslednjem koraku - 4 od 6 uredimo vsebino glavnega dokumenta. Statično besedilo natipkamo, vsebino, ki se spreminja (vsebina iz podatkovnega seznama) v dokument vstavimo po temle postopku:

Postavimo se na mesto v dokumentu, kjer želimo določeno polje s podatkovnega seznama.

V podoknu opravil izberemo Več elementov (More items).

Iz pogovornega okna izberemo želen element.

Postopek ponavljamo na vseh mestih, kjer želimo elemente s podatkovnega seznama. V glavnem dokumentu vidimo namesto konkretne vsebine (npr. Janez Novak,...) samo imena stolpcev podatkovnega seznama. Imenujemo jih spojna polja. Ta polja lahko oblikujemo kot običajno besedilo, na enak način bo po spajanju oblikovana tudi dejanska vsebina. Ko razporedimo spojna polja in jih ustrezno oblikujemo, kliknemo Naprej: Predogled pisem (Next: Preview your letters). Predzadnji korak - 5 od 6 next: Dokončanje spajanja (next: Complete the merge) je namenjen predogledu spojenih dokumentov. Z gumbi se "sprehajamo" po vrsticah s podatkovnega seznama, v dokumentu pa vidimo, kakšen bo izgled omenjenega spojenega dokumenta. Ne smemo pozabiti, da imamo še vedno opraviti z dvema dokumentoma. Spajanje je tukaj zgolj navidezno in namenjeno samo predogledu. V predogledu lahko dodatno odstranimo kakšno od vrstic s podatkovnega seznama:

S puščicama << >> se postavimo na odvečni zapis .

Kliknemo na gumbu izključi tega prejemnika (Exclude this recipient). Zadnji korak - 6 od 6 v spajanju dokumentov je dejansko spajanje. Dokumenta lahko spojimo neposredno na tiskalnik ali pa v nov dokument.

Spojeni dokument neposredno natisnemo z klikom na Natisni... (Print...).

Predogled spojenega dokumenta - kliknemo Uredi... (Edit...).

67



Za kakršnekoli spremembe, ki ji želimo narediti kasneje - si ponavadi vklopimo orodno vrstico za spajanje dokumentov.

Ukaz: Orodja / Pisma in pošiljanje / Pokaži orodno vrstico >>Spajanje dokumentov<< (tools ... / letters and mailings / show mail merge toolbar).

68



ORODNE VRSTICE Zgodi se, da iz orodnih vrstic izginejo gumbki ali kar je še bolj pogosto, da izgine kar celotna orodna vrstica. Zato poglejmo vklop in izklop orodnih vrstic! Postopek:

Izberimo ukaz Pogled / Orodne vrstice (View / Toolbars)

Kliknemo na ime orodne vrstice, ki bi jo želeli vklopiti

Če je kljukica pred imenom orodne vrstice že vklopljena, pomeni, da je orodna vrstica nekje na ekranu že vidna.

Obnovitev standardnih orodnih vrstic v začetno stanje Če ste standardne orodne vrstice močno spremenili, jih lahko z ukazom Pogled / Orodne vrstice / po meri / orodne vrstice (vlew / toolbars / customize / orodne vrstice) in klikom na gumb postavite na začetno nastavitev. Ta metoda je zlasti uporabna, če ste pomotoma izbrisali kakšen gumb, ki se drugače standardno nahaja v kakšni orodni vrstici.

RAZLIČNA POMAGALA Obstajajo ukazi, ki so nam v veliko oporo pa čeprav bistveno ne vplivajo na obliko ali vsebino besedila. Poglejmo nekaj kratkih in preprostih ter učinkovitih pomagal pri urejanju besedil v programu Microsoft Office Word 2003®.

Preiskovanje in zamenjevanje besedila Besedilo preiskujemo ali zamenjamo z ukazom Urejanje / Zamenjaj (Edit / Replace). Če želimo samo preiskovati besedilo lahko uporabite tudi ukaz Urejanje / Najdi (Edit / Find). Ker pa ukaz Urejanje / Zamenjaj (Edit / Replace) ponuja oboje, (iskanje in zamenjavo) ponavadi izberemo le tega. Tako lahko hkrati, ko iščemo znake (npr.: Velenje), le te tudi zamenjujemo z drugimi znaki (npr.: Mestna občina Velenje) povsod, kjer se znaki Velenje pojavijo. Microsoft Office Word 2003® v besedilu ne išče in zamenjuje le besed, temveč poljubna zaporedja znakov. Išče in zamenjuje tudi dele besed, posamezne črke ali kar cele stavke. Kadar zamenjujemo nize znakov, moramo biti pazljivi na to, da ta niz ni del kakšne druge besede. Npr., če zamenjate besedo člen z besedo amandma, se lahko kaj hitro zgodi to, da boste zamenjali oz. spremenili tudi besedo razčleniti v besedo razamandmaiti!.

69



Iskanje in zamenjavo lahko sprožimo na dva načina: Postopek:

Sprožimo ukaz Urejanje / Zamenjaj (Edit / Replace).

V polje Najdi: (Find what:) vpišemo besedo, ki jo iščemo. V polje Zamenjaj: (Replace with:), pa besedilo, ki naj nadomesti najdeno besedo.

Pritisnemo gumb Naslednji (Next next).

Ta najde prvo besedo, kije vpisana v polju Najdi: (Findvvhat:).

Če želimo najdeno besedo zamenjati, kliknemo na gumb Zamenjaj (Replace).

Microsoft Office Word 2003® poišče naslednjo ustrezno besedo.

Če najdene besede ne želimo zamenjati, kliknemo na gumb Naslednji (Next).

Microsoft Office Word 2003® poišče naslednjo ustrezno besedo.

Postopek ponavljamo, dokler ne preiščemo celotnega dokumenta.

Če želimo, da Microsoft Office Word 2003® samodejno preišče in zamenja

vse ustrezne besede v dokumentu kliknemo na gumb Zamenjaj vse (Replace All).

Za zamenjavo besed imamo na voljo še nekaj možnosti. Razlikovanje velikih in malih črk (Match čase) Upošteva se, ali je beseda napisana z velikimi ali malimi črkami.

70



Najdi samo cele besede (Find vvhole word only) Microsoft Office Word 2003® najde le cele besede, ki so enake kot v polju Najdi: (Find what:) Pri zamenjevanju moramo biti pozorni na slovenska slovnična pravila. Če neko besedo zamenjamo z drugo, moramo paziti na to, da se po posameznih sklonih in ostalih slovničnih značilnostih ujemata. Zavedati se moramo, da Microsoft Office Word 2003® ne "zna" slovensko. Edino kar lahko počne je to, da nek niz znakov zamenja z drugim nizom. Pomena tega niza znakov pa seveda ne razume.

Preverjanje črkovanja in slovnice Med vnosom besedila se nam lahko zgodi, da se bo kakšna beseda samodejno podčrtala vijugasto z rdečo barvo. Nato opazimo, da smo besedo narobe vpisali ali pa - beseda je pravilno napisana pa vendarle je rdeče podčrtana! V gre za samodejno preverjanje črkovanja, ki se vklopi ali izklopi v meniju Orodja / Možnosti (Tools / Options), nato pa še jeziček Črkovanje in slovnica (Spelling and Grammar). Potrdimo ali izklopimo polje Preverjaj črkovanje med vnosom. Postopek zagona črkovanja:

S kazalcem miške kliknemo na ikono

Uporabljamo gumbe na desni strani okna.

Z gumbom Prezri (Ignore) ( nerazumljive besede ne spremenimo (pustimo jo takšno kot je bila) z gumbom Dodaj (Add) besedo dodamo v Microsoft Office Word 2003® slovar in nas kasneje za enako besedo ne sprašuje več ter gumb Spremeni

71



(Change), ki nam popravi besedo z predlogom, ki nam je ponujen v polju na levi strani okenca - Predlogi. Na konec črkovanja nas opomni okno z napisom, da je Preverjanje črkovanja in slovnice je končano (The Spelung and Grammar check is complete)!

Deljenje besed Možnost deljenja besed na koncu vrstic privzeto ni vklopljena. Ponavadi tudi ne želimo deljenja besed, saj nam obojestranska poravnava zelo dobro ponudi razmerje oblika in uporabnost besedila. Deljenje besed npr. vklopimo pri kreiranju stolpcev, ipd. saj se pri zelo ozkih stolpcih pojavi pri določenih poravnavah (obojestransko) problem prostora - zasedenosti vrstic z znaki. Postopek deljenja besed:

S kazalcem miške kliknemo Orodja / Jezik / Deljenje besed (Tools / language / hyphenation)

Vklopimo možnost Samodejno deli besede (Automatically hyphenate document).

Potrdimo V redu (Ok).

Vstavljanje datuma in časa V dokumentih, ki jih pišemo moramo večkrat na različna mesta vstaviti (napisati) datum in čas. Microsoft Office Word 2003® nam ponuja oboje. Razlika med tem ali napišemo datum preko tipkovnice in ali vstavimo datum in čas z ukazom je smiselna v tem, da se datum (še posebej je to zanimivo v predlogah .dot) samodejno posodobi v trenutku, ko odpremo dokument ali predlogo. Poglejmo možnosti. Postopek vstavljanja datuma in časa:

72



Kazalec postavimo na mesto vstavljanja.

Ponavadi je to za ime kraja npr. Celje,

Sprožimo ukaz Vstavljanje / Datum in čas (Insert / Date and Time)

V oknu, ki se pojavi izberemo želeno obliko (ali datuma ali ure ali pa kombinacijo obojega) Če boste izbrali (vstavili kljukico) še v možnost Samodejno posodobi se bo vstavljeno polje samodejno posodobilo - spremenilo v današnji (trenutni) datum ali čas, ko boste dokument ponovno odprli!

Vstavljanje simbolov Obstajajo znaki oz. simboli, ki ji na tipkovnicah ni - se pa pri vsakdanjem oblikovanju besedila pojavljajo. Postopek vstavljanja simbola:

Kazalec postavimo na mesto vstavljanja.

Izberemo ukaz Vstavljanje / Simbol (Insert / Symbol)

Poiščemo pisavo (VVingdings, VVebdings...) iz katere želimo vstaviti simbol.

Kliknemo na želen simbol in potrdimo z gumbom Vstavi (Insert)

Izberemo lahko več simbolov

Na koncu vstavljanja zapremo okno.

VSTAVLJANJE SLIK Se spomnite pregovora, da ena slika pove več kakor tisoč besed. Microsoft Office Word 2003® učinkovit tudi v grafičnem oblikovanju, saj nam nudi veliko število že narisanih slik in močno orodjarno za risanje. Microsoft Office Word 2003® ni program, s katerim bi lahko naredili profesionalno sliko. Za to so namenjeni posebni programi kot so CorelDRAVV, PhotoShop in podobni. Zato pa nudi veliko število tako imenovanih CLIPART-ov, ki jih lahko vstavimo kamorkoli v besedilo. V Microsoft Office Word 2003® "delimo" slike na dva segmenta: Izrezke (Clip Art), ki so privzeto že instalirani v program in slike iz datotek, ki jih kreiramo uporabniki (fotografije, risbe...).

73



Vstavljanje Izrezkov - Clip Art Postopek:

Postavite utripalko, kjer želite imeti sliko.

Izberite ukaz Vstavljanje / Slika / izrezek (Insert / Picture / Clip Art)... V podoknu opravil si pomagamo z iskanjem sličic in ostalih izrezkov s pomočjo gumba Išči / Search ali v polju Druge možnosti iskanja / other Search Options

V skritem seznamu Išči v: / Search in: v podoknu opravil, izberemo različne zbirke za iskanje. Glede sličic/izrezkov (Clip Art) si je velikokrat najbolje pomagati kar z možnostjo Poglej tudi / See also, in sicer z opcijo Organizator izrezkov... / Clip Organizer...

V seznamu zbirk poiščemo kategorijo, iz katere bomo vzeli izrezek.

Z miško kliknemo na sliko in uporabimo postopek Kopiraj - Prilepi (Copy -

Paste).

oz. najlažje je sličico s preprostim potegom miške kar povleči/premakniti na želeno mesto - na list dokumenta.

Nato okno organizatorja izrezkov preprosto zapremo.

Slika, ki ste jo vnesli v dokument se nahaja v navideznem okvirju. Slika je označena, če ima na robovih okvirja majhne črne pike "ročaje ali handles" oz. markerje. Prav ti ročaji so namenjeni za osnovno oblikovanje slik, to je večanje, manjšanje, rezanje... Če postavite kazalec miške na enega izmed "ročajev" miškin kazalec spremeni obliko v puščice in takrat izvedemo poteg - sliko tako večamo ali manjšamo (vogalni "ročaji" omogočajo proporcionalno večanje ali manjšanje). Sliko poravnamo z gumbki za poravnavo Če želimo sliko na listu poljubno premikati moramo izvesti naslednji postopek: Postopek

Kazalec postavimo na sliko - Izrezek (ClipArt) in na njej kliknemo DESNI gumb na miški.

Izberemo ukaz Oblikuj sliko (Format Picture)

Izberemo kartonček Postavitev (Layout)

Kliknemo možnost Kvadrat (Square)

74



Potrdimo z V redu (OK)

Sliki se spremenijo markerji. Sedaj lahko sliko "primemo" in jo poljubno premikamo po dokumentu. Če boste sliko spustili na besedilu, se bo le to umaknilo in v obliki kvadrata napisalo okrog slike.

Vstavljanje slik (Iz datoteke) Podobno vstavljanju Izrezkov (Clip Art-ov) je tudi vstavljanje slik, ki pa niso sestavni del programa Microsoft Office Word 2003® ampak se te slike lahko npr. skenirane in shranjene kot datoteke. Lahko je tudi kakršnakoli slikovna datoteka, ki je združljiva z Microsoft Office WORD 2003®. Postopek

Kazalec postavimo na želeno mesto vstavljanja.

Izberemo ukaz Vstavljanje / Slika / Iz datoteke (Insert / Picture / From file)

Izberite datoteko (fotografijo oz. sliko) iz želene mape ter kliknite na gumb Vstavi (Insert).

POMOČ (HELP) Kako si pomagate sami? Tako, da sami poiščete pomoč! Poglejmo kako?! Microsoft Office Word 2003® ima izredno dobro urejeno pomoč. Če želite pomoč, pritisnete na tipko Fl ali kliknete na gumb J[__ meniju Pomoč (Help). Prikaže se Podokno opravil (Task Pane). Najbolj uporabljamo opciji Išči(Search) in Kazalo vsebine (Table of Contents) Z vpisom pojma oz. besede v polje Išči (Search) si pridobimo informacijo o vpisanem pojmu. Ko smo pojem vpisali kliknemo zeleno puščico za iskanje. Dogaja se, da vam pri neprekinjeni povezavi z internetom Microsoft Office Word 2003® najprej poskuša poiskati želeno pomoč kar na spletu. Nato kliknemo želen napis pomoči in v desnem polju okna se prikaže besedilo s opisom pomoči.

75



OSNOVE MICROSOFT OFFICE ................................................................................ 1 WORD 2003 ............................................................................................................... 1 SAMO ZA INTERNO UPORABO ............................................................................... 1 UVOD ......................................................................................................................... 2

Naštejmo le nekaj možnosti dela s programom Microsoft Office Word 2003: ......... 2 Zahtevano predznanje ............................................................................................ 2 Kako so v učbeniku navedeni ukazi in tipke ............................................................ 2 Zagon in prekinitev delovanja programa ................................................................. 3 Opis delov zaslona .................................................................................................. 4 Naslovna vrstica ...................................................................................................... 4 Menijska vrstica ...................................................................................................... 5 Orodne vrstice ......................................................................................................... 6 Podokno opravil ...................................................................................................... 6 Ravnilo .................................................................................................................... 6 Delovno področje .................................................................................................... 7 Vrstica stanja .......................................................................................................... 7 Uporaba miške ........................................................................................................ 8 Opis tipkovnice ........................................................................................................ 9 Osnovno o vnašanju in urejanju besedila.............................................................. 11 Delovna površina lista ........................................................................................... 12 Premikanje po besedilu ......................................................................................... 13 Brisanje in popravljanje ......................................................................................... 14 DELO Z DOKUMENTI ........................................................................................... 15 Tvorba novega dokumenta ................................................................................... 15 Shranjevanje dokumenta ...................................................................................... 17 Shranjevanje v novo mapo .................................................................................... 19 Ponovno shranjevanje........................................................................................... 20 Zapiranje dokumentov........................................................................................... 20 Delo z več dokumenti ............................................................................................ 21 RAZVELJAVI - UVELJAVI .................................................................................... 21 OZNAČEVANJE ................................................................................................... 22 Označevanje z miško ............................................................................................ 23 Označevanje s tipkovnico ..................................................................................... 24 Kako označitev odstranimo?! ................................................................................ 25

PREMIKANJE IN KOPIRANJE BESEDILA .............................................................. 25 Premikanje besedila .............................................................................................. 25 Kopiranje besedila ................................................................................................ 26

OBLIKOVANJE ZNAKOV ......................................................................................... 27 Oblikovanje z menijem .......................................................................................... 29 Splošni postopek za oblikovanje znakov ............................................................... 32

OBLIKOVANJE ODSTAVKOV ................................................................................. 33 Kaj je odstavek? .................................................................................................... 33 Skriti znaki ............................................................................................................. 34 Združevanje odstavkov ......................................................................................... 34 Razdruževanje odstavkov ..................................................................................... 35 Kako oblikujemo odstavke? .................................................................................. 35 Poravnavanje odstavkov ....................................................................................... 35 Nastavitev oblike odstavka .................................................................................... 36 Splošni postopek za oblikovanje odstavkov .......................................................... 37

76



Zamik odstavkov preko ravnila .............................................................................. 38

OBROBE IN SENČENJE .......................................................................................... 39 Določanje obrob .................................................................................................... 39 Barva ozadja besedila ........................................................................................... 40

KOPIRANJE OBLIKOVNIH ZNAČILNOSTI .............................................................. 41 SLOGI....................................................................................................................... 42

Kaj je slog? ........................................................................................................... 42 Kaj lahko določimo v slogu? .................................................................................. 42 Uporaba sloga ....................................................................................................... 43 Slogi in oblikovanje ............................................................................................... 43 Dodeljevanje slogov .............................................................................................. 44 Spreminjanje sloga ............................................................................................... 44

POGLEDI NA DOKUMENT IN ZOOM ...................................................................... 45 Navaden ................................................................................................................ 45 Postavitev tiskanja ................................................................................................ 45 Zoom ..................................................................................................................... 46

PRIPRAVA STRANI ................................................................................................. 46 Kartonček Robovi (Margins) .................................................................................. 47 Kartonček Papir (Paper) ........................................................................................ 47 Kartonček Postavitev (Lavout) .............................................................................. 48

PREDOGLED TISKANJA ......................................................................................... 48 TISKANJE ................................................................................................................ 50 DELITEV DOKUMENTA NA STRANI ....................................................................... 51

Združevanje strani ................................................................................................ 52 ŠTEVILKE STRANI .................................................................................................. 53 TABULATORSKA MESTA ........................................................................................ 53

Vrste tabulatorjev .................................................................................................. 53 GLAVE IN NOGE BESEDILA ................................................................................... 54 ALINEJE IN OŠTEVILČEVANJE ODSTAVKOV ....................................................... 57 TABELE .................................................................................................................... 58

Izdelava tabele ...................................................................................................... 58 Premikanje v tabeli ................................................................................................ 59 Označevanje v tabeli ............................................................................................. 60 Dodajanje vrstic in stolpcev v tabeli ...................................................................... 61 Brisanje vrstic in stolpcev ...................................................................................... 62 Spreminjanje širine stolpcev in višine vrstic .......................................................... 63

SPAJANJE DOKUMENTOV (MAIL MERGE) ........................................................... 63 Spajanje dokumentov - postopek .......................................................................... 64

ORODNE VRSTICE ................................................................................................. 68 RAZLIČNA POMAGALA ........................................................................................... 68

Preiskovanje in zamenjevanje besedila ................................................................ 68 Preverjanje črkovanja in slovnice .......................................................................... 70 Deljenje besed ...................................................................................................... 71 Vstavljanje simbolov ............................................................................................. 72 VSTAVLJANJE SLIK............................................................................................. 72 Vstavljanje slik (Iz datoteke) .................................................................................. 74

POMOČ (HELP) ....................................................................................................... 74

Documents

OSNOVE MICROSOFT OFFICE WORD 2003arhiva.velenje.si/www3/Datoteke/2010/Tecaj/2-Word.pdf · 2010-06-30 · Program Microsoft Office Word 2003® se običajno nahaja v skupini programov