Otorgamiento del Dictamen - Energía en Red - ITAMenergiaenred.itam.mx/archivos/PROYECTO/1.A_TODO DICIEMBRE 201… · ... (Aproximadamente 1 año, ... La Dirección General de Atención

Otorgamiento del Dictamen

Técnico de Factibilidad de

Inicio de Construcción de Obra y Permiso Sanitario de Inicio de Construcción de Obra

1

1. Introducción El presente documento tiene como objetivo el rediseño procesal del trámite Otorgamiento del

Dictamen Técnico de Factibilidad de Inicio de Construcción de Obra y Permiso Sanitario de Inicio de

Construcción de Obra. Este rediseño va encaminado a obtener un proceso nuevo en sus distintas características. La mejora que se pretende lograr tiene un efecto directo en el desempeño del proceso en gracias a que se reestructuran las etapas que agregan valor, eliminando desperdicios de tiempo y recursos y minimizando el impacto de aquellas actividades necesarias que no agregan valor. Como consecuencia de llevar a cabo actividades de valor se mejora el desempeño y se traduce como resultado final en la creación de un valor para el cliente. Para esto, se utilizan herramientas en el desarrollo del nuevo concepto procesal, creando reglas de trabajo y nuevos mapas de proceso aplicando las mejoras correspondientes para evitar etapas viciosas o que perjudican la eficiencia del trámite. Como parte del estudio, se recurrió al levantamiento de información e investigación de campo, con la finalidad de realizar el análisis efectivo de los datos recabados. Con la información que se obtiene, se realiza un análisis de tiempo por cada proceso. Finalmente, a partir de los resultados obtenidos se presentan propuestas de rediseño y conclusiones específicas derivadas del proyecto.

2. Reingeniería de Procesos

La reingeniería de procesos aplicada a este trámite contempla:

• Disminuir tiempos de ejecución de actividades de valor

• Disminuir tiempos de ejecución de actividades necesarias

• Disminuir actividades que actualmente son necesarias para la elaboración pero no agregan valor en la generación

• Eliminar actividades de desperdicio

• Aumentar el número de actividades con apoyándose en aplicaciones computacional

• Disminuir el número de cambios de estafeta

• Disminuir reprocesos y/o retrabajos

• Administrar cuellos de botella

• Reducir el número de contactos con el cliente

2

2.1 Metodología

2.1.1 Identificación

Gracias a la colaboración de los funcionarios y agentes involucrados con el proceso en cuestión, se logró la identificación de etapas estratégicas y operativas existentes, necesarias, de valor y de desperdicio a lo largo del ciclo. Se generaron los mapas procesales respectivos y se localizaron oportunidades de rediseño.

2.1.1 Desarrollo y Rediseño Procesal Se rediseñaron los procesos y se elaboraron los mapas correspondientes a estos, aplicando principios de reingeniería procesal, contemplando:

• Disminuir tiempos de ejecución de actividades de valor

• Disminuir tiempos de ejecución de actividades necesarias

• Disminuir actividades que actualmente son necesarias para la elaboración pero no agregan valor en la generación

• Eliminar actividades de desperdicio

• Aumentar el número de actividades con apoyándose en aplicaciones computacional

• Disminuir el número de cambios de estafeta

• Disminuir reprocesos y/o retrabajos

• Administrar cuellos de botella

• Reducir el número de contactos con el cliente

3

3. Acciones Dentro de las acciones realizadas por el equipo de procesos para llevar a cabo el rediseño se contemplaron las siguientes:

a) Reunión con Subdirectores y mandos medios de la Dirección General de Atención Empresarial (DGAE) para definir las posibles soluciones a las oportunidades de mejora arrojadas por el diagnóstico del proceso.

b) Reunión con personal operativo de la Dirección General de Operación Urbana (DGOU) para definir los cambios realizados al proceso durante la ventana de tiempo que se formó entre el diagnóstico y el rediseño (Aproximadamente 1 año, 6 meses).

c) Reunión con Técnicos Dictaminadores y Jefes de Departamento del Instituto de Salud del Estado de México (ISEM) para definir las ventanas de oportunidad en la revisión de expedientes.

d) Reuniones con el personal dedicado a validar la calidad de los expedientes ingresados y el contenido de los mismos para definir herramientas de control y evaluación de los procesos.

e) Rediseño de mapas de procesos y tablas tiempos por el equipo consultor. f) Inclusión en sólo proceso de los dos procesos realizados por el ISEM, Dictamen Técnico de

Factibilidad de Inicio de Construcción y Solicitud de Autorización Sanitaria de Inicio de Construcción u Ocupación de Obra.

g) Validación en una primera instancia con el Personal de la Dirección General de Atención Empresarial, y en una segunda instancia con el personal la Dirección General Operación Urbana, proveedoras de los dictámenes finales.

h) Reuniones con el personal de la empresa encargada del diseño e implementación del sistema “Compromiso con tu Empresa” con el fin de aclarar los impactos al proceso por parte del rediseño y de la instalación de la herramienta.

i) Reunión de validación del rediseño al representante de la ISEM.

4

4. Diagrama del proceso rediseñado El diagrama de procesos de funciones cruzadas describe todas las actividades que conforman un procedimiento, así como los puestos, departamentos o áreas funcionales involucradas en su ejecución. Permite observar la relación entre el proceso y las unidades funcionales responsables del mismo, así como el flujo de la información, las bases de datos y aplicaciones tecnológicas que se emplean.

Figura 1

Simbología

Símbolo Significado Símbolo Significado

Actividad, acción a

realizarse por el actor

indicado en el nivel

Actividad de valor

Decisión, pregunta

Actividad necesaria

Comentario, anotación

-

Actividad desperdicio

Documento empleado

El sistema de información

“Compromiso con tu Empresa”

se presenta en el proceso

rediseñado como “Sistema Web “

Conector a otras páginas

Depende del error, puede ser

desperdicio o actividad necesaria

Indica que en el mapa

anterior el área específica

no se mostraba.

Notificaciones del sistema

5

Figura 2 Mapa del proceso

<Process Name>

Su

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No

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Age

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E

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ón

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pre

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PROCESO: OTORGAMIENTO DE DICTAMEN TÉCNICO DE FACTIBILIDAD DE INICIO DE CONSTRUCCIÓN Y PERMISO DE AUTORIZACIÓN SANITARIA DE INICIO DE CONSTRUCCIÓN DE OBRA

Nivel 3

SECRETARÍA DE SALUD/ INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MÉXICO

Página1

De5

43

Recibir documentación

Revisar expediente

2

INICIO

Escanear y enviar expediente

Recibir notificación de

inicio de trámite

Sistema web

Recibir y archivarexpediente técnico. y solicita programación

de visita

6

5

A

Entregar documentación

1

Check list

Sistema web

Se revisa la documentación necesaria la factibilidad de inicio de contrucción y el permiso de construcción

Sistema web

6

7

<Process Name>

Pla

tafo

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tecn

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Su

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Nivel 3De5

Página3

PROCESO: OTORGAMIENTO DE DICTAMEN TÉCNICO DE FACTIBILIDAD DE INICIO DE CONSTRUCCIÓN Y PERMISO DE AUTORIZACIÓN SANITARIA DE INICIO DE CONSTRUCCIÓN DE OBRA


Recibir orden de Verificación

Turnar Orden de Verificación

Asistir a la visita colegiada

B

Registro de Proyectos Word

1615

14

Elaborar Acta de Verificación

17

Analizar la Información

18

Sistema Web

Información correcta

Solicitar información

complementariaNO

Recibir notificación de solicitud de información

complementaria

Recibir solicitud de información complementaria

Preparar información

complementaria

Entregar información

complementaria

Digitalizar y cargar en el sistema información

complementaria

D

19

24 20

212223

C

Notificación de retraso



8

<Process Name>

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Ve

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con

ómic

o

Recibir orden de pago

31

28

Entregar orden de pago

30

Pagar en el banco

27 29

Recibir guia de pago

Digitalizar orden de pago

Nivel 3PROCESO: OTORGAMIENTO DE DICTAMEN TÉCNICO DE FACTIBILIDAD DE INICIO DE CONSTRUCCIÓN Y PERMISO DE AUTORIZACIÓN SANITARIA DE INICIO DE CONSTRUCCIÓN DE OBRA

De5

Página4


32

25

Elaborar y turnarDictamen Técnico de

Factibilidad, Permiso y Guía de Pago*

26

D

C

D

Sistema Web Sistema WebSistema Web

Digitalizar documentos

Revisar y firmar documentos

1.Elabora Oficio de Factibilidad2. Elaborar Permiso de

Construcción3.Elabora Guía de Pago

Programa implementado por el Depto. de Informática del Insituto de Salud del Estado de México (ISEM). El cual se alimenta con datos de la obra y da el monto a

cubrir

9

Pla

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10

4.1 Descripción del proceso rediseñado.

En la tabla se muestra una narrativa del flujo que llevara el trámite durante su ejecución después del rediseño.

Tabla 1

Descripción del flujo del trámite durante su ejecución

Objetivo Generar Dictamen Técnico de Factibilidad de Inicio de Construcción ( Salud Ambiental y Ocupacional)

Recepción,

verificación y

canalización del

expediente

La Dirección General de Atención Empresarial recibe, valida y escanea el expediente solicitando los requisitos del dictamen técnico de factibilidad y el permiso sanitario de inicio de construcción de obra. Envía expediente a la ventanilla del Instituto de Salud del Estado de México (ISEM) utilizando el sistema de Información. La ventanilla del ISEM recibe una notificación de inicio de trámite y en paralelo el Jefe del Departamento de Salud Ambiental y Ocupacional, lo recibe y lo archiva.

Programación de

visita colegiada y

elaboración de orden

de verificación.

El Jefe de Departamento Salud Ambiental y Ocupación recibe de la DGAE la programación de la visita colegiada; ésta la programa y se lo notifica al Jefe de Departamento Salud Ambiental y Ocupacional. Una vez recibida la programación de la visita el Jefe de Departamento elabora y envía la orden de verificación a la Subdirección Normatividad Sanitaria para que se autorice. Autorizada la orden se envía al Verificador para que se presente a la Visita Colegiada.

Elaboración y

liberación de

Dictamen Técnico de

Factibilidad de Inicio

de Construcción y

Permiso Sanitario de

Construcción.

El Verificador y las Dependencias pertinentes, realizan la visita colegiada. Una vez que el Verificador tiene el expediente elabora el acta de verificación y analiza la información; en caso de que no concuerde la información del expediente con el sistema de información, se solicita la información complementaria vía el sistema de información al agente económico y se le notifica a la DGAE de la necesidad de información complementaria; el agente económico prepara su información complementaria y la entrega al DGAE, que digitaliza la información y envía. Con el expediente correcto se elabora y el dictamen técnico de factibilidad de inicio de construcción, la guía de pago y el permiso de sanidad y se digitaliza. Se envía la guía de pago al agente económico, paga y la entregan a la DGAE que la enviara en el expediente digital. Con la guía pagada, el Jefe de Departamento Salud Ambiental y Ocupacional recibe el Dictamen Técnico de Factibilidad de Inicio de Construcción, la guía de pago y el permiso de sanidad para su visto bueno digital. Después se liberan al Subdirector para que lo autorice con firma digital

Entrega de Dictamen

Técnico de

Factibilidad de Inicio

de Construcción y

Permiso Sanitario de

Construcción.

Una vez que el Subdirector los autoriza, se le notifica al Jefe de Departamento para sacar copias y las distribuye a la Subdirección de Normatividad y Contraloría. El dictamen viaja en sistema digital y se le notifica a la DGAE el cierre del trámite y se le entrega al agente económico vía digital su permiso y su dictamen.

11

4.2 Tabla de tiempos de procesos rediseñados La métrica nos permite evaluar el desempeño del proceso, principalmente el tiempo de ejecución y el volumen proyectado, proporcionando herramientas para poder realizar comparaciones entre las metas establecidas. Se proyectó en el diagrama del proceso el tiempo requerido para cada actividad tomando en cuenta que son tiempos esperados y que forman parte de las regulaciones del reglamento de atención de la Dirección General de Atención Empresarial. En las siguientes secciones se muestran estos tiempos con el fin de ver la secuencia de las actividades y los tiempos respectivos. De igual manera, se obtuvo información respecto al número de actores, requisitos y contactos de la métrica respectiva.

4.3 Actividades y tiempos En esta tabla se muestra el tiempo proyectado en días de las actividades que se llevan a cabo para la ejecución del trámite ya sea en la ISEM o en el DGAE.

Tabla 2

Tiempo de las actividades rediseñadas del proceso de Otorgamiento del Dictamen Técnico de

Factibilidad de Inicio de Construcción de Obra y Permiso Sanitario de Inicio de Construcción de Obra.

Actividad Nivel de

servicio en

días hábiles

Precedencia Actores Actuales No. Nombre y/o descripción

1 Entregar documentación

0.5

0 Agente Económico

2 Recibir documentación 1 DGAE

3 Revisar expediente 2 DGAE

4 Escanear y enviar expediente 3 DGAE

5 Recibir notificación de inicio de tramite

0.5

4 Ventanilla ISEM

6 Recibir y archivar expediente técnico. y solicita programación de visita

4 Jefe de Departamento SAYO

7 Elaborar programación de visita colegiada

6 DGAE

8 Turna programación de visita colegiada 7 DGAE

9 Recibir programación de visita colegiada


10 Elaborar orden de verificación 9 Jefe de Departamento SAYO

11 Turnar la orden de verificación 10 Jefe de Departamento SAYO

12 Recibir orden de verificación

0.5

11 Subdirección de N.S.

13 Autorizar orden de verificación 12 Subdirección de N.S.

14 Turnar orden de verificación 13 Subdirección de N.S.

15 Recibir orden de verificación 14 Verificador

16 Asistir a la visita colegiada 1.0

15 Verificador

17 Elaborar acta de verificación 16 Verificador

18 Analizar la información 0.5 17 Verificador

19 Solicitar información complementaria

0.5

18, 24 Verificador

20 Recibir notificación de solicitud de información complementaria

19 DGAE

12

Actividad Nivel de

servicio en

días hábiles

Precedencia Actores Actuales No. Nombre y/o descripción

21 Recibir solicitud de información complementaria

20 Agente económico

22 Preparar información complementaria 21 Agente económico

23 Entregar información complementaria

0.5


24 Digitalizar y cargar en el sistema información complementaria

23 DGAE

25 Elaborar y turnar Dictamen Técnico de Factibilidad, permiso y guía de pago

19 Verificador

26 Digitalizar documentos 25 Verificador

27 Recibir guía de pago

0.5


28 Pagar en el banco 27 Agente económico

29 Entregar orden de pago 28 Agente económico

30 Recibir orden de pago 29 DGAE

31 Digitalizar orden de pago 30 DGAE

32 Revisar y firmar documentos

1.0

31,26 Jefe de Departamento SAYO

33 Enviar documentos vía digital 32 Jefe de Departamento SAYO

34 Recibir documentos para firma digital 33 Subdirección de N.S.

35 Autorizar documentos vía digital 34 Subdirección de N.S.

36 Recibir notificación de fin de trámite

0.5


37 Recibir notificación de fin de trámite 35 DGAE

38 Recibir permiso y dictamen 35 Agente económico

4.4 Tiempo de ejecución proyectado del proceso.

Las actividades requeridas para la realización del trámite solicitado por el agente económico se llevan a cabo en un tiempo de ejecución proyectado, en base a las cargas de trabajo y los reglamentos y leyes que sustentan el trabajo de la Dirección General de Atención Empresarial y los procedimientos de la Dirección General de Operación Urbana. Bajo este esquema, el proceso proyecta 6 días hábiles en su tiempo de ciclo de ejecución. Los tiempos graficados en colores amarillo y rojo contemplan el período de tiempo donde es necesario implementar una notificación por retraso.

13

Tabla 3

Esquema de tiempos de las actividades rediseñadas del proceso de otorgamiento del Dictamen

Técnico de Factibilidad de Inicio de Construcción de Obra y Permiso Sanitario de Inicio de Construcción

de Obra

No. Nombre y/o descripción

1 Entregar documentación 0 Agente Económico

2 Recibir documentación 1 DGAE

3 Revisar expediente 2 DGAE

4 Escanear y enviar expediente 3 DGAE

5 Recibir notificación de inicio de tramite 4 Ventanil la ISEM

6Recibir y archivar expediente técnico. y sol icita

programación de visita4 Jefe de Departamento SAYO

7 Elaborar Programación de Visita Colegiada 6 DGAE

8 Turna Programación de Visita Colegiada 7 DGAE

9 Recibir Programación de Visita Colegiada 8 Jefe de Departamento SAYO

10 Elaborar Orden de Verificación 9 Jefe de Departamento SAYO

11 Turnar la Orden de Verificación 10 Jefe de Departamento SAYO

12 Recibir Orden de Verificación 11 Subdirección de N.S.

13 Autorizar Orden de Verificación 12 Subdirección de N.S.

14 Turnar Orden de Verificación 13 Subdirección de N.S.

15 Recibir Orden de Verificación 14 Verificador

16 Asistir a la vis ita colegiada 15 Verificador

17 Elaborar Acta de Verificación 16 Verificador

18 Analizar la información 0.5 17 Verificador

19 Solicitar información complementaria 18, 24 Verificador

20Recibir notificación de solicitud de información

complementaria19 DGAE

21 Recibir sol icitud de información complementaria 20 Agente Económico

22 Preparar información complementaria 21 Agente Económico

23 Entregar información complementaria 22 Agente Económico

24Digital izar y cargar en el sistema información

complementaria23 DGAE

25Elaborar y Turnar Dictamen Técnico de Factibil idad, Permiso

y Guía de Pago19 Verificador

26 Digital izar documentos 25 Verificador

27 Recibir guía de pago 26 Agente Económico

28 Pagar en el banco 27 Agente Económico

29 Entregar orden de pago 28 Agente Económico

30 Recibir orden de pago 29 DGAE

31 Digital izar orden de pago 30 DGAE

32 Revisar y firmar documentos 31,26 Jefe de Departamento SAYO

33 Enviar documentos vía digital 32 Jefe de Departamento SAYO

34 Recibir documentos para firma digital 33 Subdirección de N.S.

35 Autorizar documentos vía digital 34 Subdirección de N.S.

36 Recibir notificación de fin de trámite 35 Jefe de Departamento SAYO

37 Recibir notificación de fin de trámite 35 DGAE

38 Recibir Permiso y Dictamen 35 Agente Económico

0.5

1.0

0.5

1.0

0.5

0.5

0.5

0.5

0.5

Días hábiles

Día

1

Día

2

Día

3

Día

4

Día

5

Día

6

Día

7

Día

8

Actividad

Nivel de servicio en

días hábilesPrecedencia Actores Actuales

14

5. Indicadores del proceso rediseñado

Los Indicadores diseñados para el proceso rediseñado se basan en el nivel de servicio que se presta al

Agente Económico. Por lo tanto, se pretende implementar una lista de verificación para cada trámite

con la cual se verificaran los puntos de cada requisito para evitar los errores en la verificación y

recepción de expedientes.

La verificación la realizaran los Subdirectores Regionales 5 veces al mes a cada Jefe de Proyecto de la

DGAE con el fin de validar que los expedientes sean validados en su totalidad y se definirá el siguiente

tablero de control.

Tabla 4

Nivel de validación de calidad de expedientes.

Indicadores Mes Diciembre

No. de expedientes

revisados Encargado Completos Incompletos

Porcentaje de

cumplimiento

5 PEDRO PEREZ 4 1 20%

5 JUAN LOPEZ 3 2 40%

5 MARIA MARTINEZ 2 3 60%

5 LUPITA GOMEZ 1 4 80%

5 ALEX ZAENS 2 3 60%

5 FRANCOISE RAMIREZ 3 2 40%

5 MEMO JIMENEZ 5 0 0%

Para realizar esta validación se utilizara el modelo de Check List Diseñado entre la DGV y ISEM que se

observa en la tabla donde se unifican los requisitos de los 2 trámites eliminando los que se repiten.

Tabla 5

Check List para validación de información del proceso de otorgamiento del Dictamen Técnico de

Factibilidad de Inicio de Construcción de Obra y Permiso Sanitario de Inicio de Construcción de Obra

Manuel Mijares Nombre del solicitante

Kidzania Proyecto

Angel Almazan Atendió

Fecha de asesoría y/o de recepción 05/11/2010

Dictamen Técnico de Factibilidad de Inicio de Construcción. Requisito 1 Original Copias

SOLICITUD REQUISITADA EN FORMATO AUTORIZADO.

15


Kidzania Proyecto



A verificar Se explicó Se validó

Verificar que el formato sé llene con los campos debidamente completados y con la información correcta. TODOS LOS CAMPOS.

Verificar que el formato el croquis dentro del formato.

Verificar que el formato este firmado.

Verificar que la firma sea de quien realiza el trámite.

Verificar que la superficie de construcción sea la misma que la de la memoria descriptiva y el plano arquitectónico.


ACTA CONSTITUTIVA DE LA SOCIEDAD EN EL CASO DE PERSONAS JURÍDICAS COLECTIVAS.


Verificar que el acta constitutiva corresponde al nombre con el que se llena la solicitud.


ANTEPROYECTO (MEMORIA DESCRIPTIVA, PLANO ARQUITECTÓNICO DE CONJUNTO Y CROQUIS DE LOCALIZACIÓN).


Verificar que contenga el cuadro de áreas.

Verificar que la ubicación del proyecto esté debidamente señalada con nombres de vialidades.


PODER NOTARIAL A FAVOR DE QUIEN REALIZA EL TRÁMITE (CUANDO NO LO HACE EL PROPIETARIO).


Verificar que el poder sea notariado.


COMPROBANTE DE PAGO DE CUOTA DE RECUPERACIÓN.


Verificar que sea el comprobante original.

Solicitud de Autorización Sanitaria de Inicio de Construcción u Ocupación de

Obra. Requisito 1 Original Copias

SOLICITUD REQUISITADA EN FORMATO AUTORIZADO.


Verificar que el formato sé llene con los campos debidamente completados y con la información correcta. TODOS LOS CAMPOS.

Debe llenar croquis en el formato.

16


Kidzania Proyecto



Formato firmado.

Verificar que la firma sea de quien realiza el trámite.

Verificar que la superficie de construcción sea la misma que la de la memoria descriptiva y el plano arquitectónico.



DICTAMEN TÉCNICO DE FACTIBILIDAD EXPEDIDO POR LA AUTORIDAD SANITARIA.


Verificar que venga indicando el proyecto adecuado.



PLANOS DEL PROYECTO ARQUITECTÓNICO.


Verificar que los planos tengan escala.

Verificar que el plano contenga sus respectivos cuadros de áreas.



PLANOS DE LOS PROYECTOS DE AGUA POTABLE, SANITARIOS Y PLUVIALES (MEMORIAS DE CÁLCULO).


Verificar que los planos incluyan las memorias de cálculo firmadas por el perito.

Verificar que se encuentren los planos debidamente avalados por el perito de la obra y en duplicado.

Verificar que contenga definido el sistema sanitario y conexión con red de drenaje o fosa séptica.

Verificar que los planos contengan el sistema hidráulico, con sus conexiones, ya sea toma domiciliaria o cisterna.

Verificar que existan bajadas de aguas pluviales con sus conexiones al sistema de drenaje y que sean entubadas.

Verificar que los planos deben venir firmados por el perito



PLANOS DEL SISTEMA DE VENTILACIÓN ARTIFICIAL (PLANTAS INDUSTRIALES).

17


Kidzania Proyecto




Verificar que los planos las contengan en los casos de plantas industriales.

Verificar que anexen el equipo y funcionamiento que se utilizara en el sistema de ventilación que se pretende utilizar. Ya sea natural o artificial.

Verificar que vengan las tres memorias, pluvial, sanitaria e hidráulica.

Verificar que los planos deben venir firmados por el perito.



PUBLICACIÓN EN LA GACETA DEL GOBIERNO DEL ACTA DE CABILDO AUTORIZANDO CONCESIÓN (EN CASO DE RASTROS NO ADMINISTRADOS POR EL AYUNTAMIENTO).


N/A



CÉDULA DE PERITO RESPONSABLE DE LA OBRA.


Verificar que la cédula de los peritos se encuentre vigente.

Verificar que la cédula del perito corresponda a la que se menciona en la solicitud.

Para el control del ISEM. Se pretende utilizar la siguiente tabla de indicadores donde se dividen los

trámites realizados en la dependencia asignados a cada personal operativo.

Tabla 6

Nivel de Servicio por personal operativo

Indicadores

Técnico Dictaminador

Mes Diciembre

No. de

expedientes

realizados Completos Incompletos

Porcentaje de

cumplimiento

5 PEDRO PEREZ 4 1 20%

5 JUAN LOPEZ 3 2 40%

5 MARIA MTNEZ 2 3 60%

5 LUPITA GOMEZ 1 4 80%

5 ALEX ZAENS 2 3 60%

5 FRANCOISE RAMIREZ 3 2 40%

5 MEMO JIMENEZ 5 0 0%

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Para controlar el tipo de salidas de resoluciones se pretende implementar la siguiente tabla.

Tabla 7

Nivel de Servicio por tipo de respuesta.

Tipo de resolución Totales Mensuales Promedio

del Total

Oficios de solicitud de información

complementaria 8

21%

Dictámenes y permisos elaborados 30 79%

Total 38

2.7 Plataforma tecnológica

Las actividades requeridas dentro del proceso Otorgamiento del Dictamen Impacto Regional, como resultado del diagnóstico, deben de utilizar un sistema de información robusto el cual soporte la administración de los diferentes vínculos que tiene el proceso y sus actores. La Dirección General de Atención Empresarial se encuentra implementando un sistema de información que realice estas funciones. Como objeto del rediseño se tomó parte de las funcionalidades del sistema “Compromiso con tu empresa” el cual está iniciando su proceso de implementación El proceso del sistema de información se explica en la Figura 3

19

Figura 3

Proceso del sistema de información

Tomando esta información se procedió a proyectar una serie de avisos que el sistema puede generar cuando se presente un retraso de acuerdo a lo presentado en la tabla 3, donde los tiempos en amarillo implican una notificación cuando el trámite se encuentre retrasado. Los puntos rojos implican una notificación más severa, en este caso con copia a su jefe inmediato superior, y en el caso que sean los directores lo que presenten retrasos, esta será con copia a personal del DGAE para darle seguimiento.

El ejemplo de dicha notificación se presenta en la figura 4

20

Figura 4.

Notificaciones

Para: Encargado de la visita colegiada de la dependencia x

De: Dirección General de Atención de Empresarial

Asunto: Demora en visita colegiada

Se le notifica que de acuerdo a los estándares acordados en la Dirección de General de Atención Empresarial, se requiere que mediante el sistema de información se conteste inmediatamente la atención a la visita colegiada del siguiente trámite. Folio: xxxxxxx Empresario: XXXXXX Proyecto: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Tramite: xxxxxxxxxxxxxxxxx Agradeciendo su atención le recordamos que de hacer caso omiso a dicho aviso, se sujetará a las sanciones administrativas que estén previstas por los reglamentos que sustenten dicho trámite.

Para: Encargado de la visita colegiada de la dependencia x

De: Dirección General de Atención de Empresarial

Asunto: Retraso de contestación de asistencia a la visita colegiada

Se le notifica que de acuerdo a los estándares acordados en la Dirección de General de Atención Empresarial, se requiere que mediante el sistema de información se conteste inmediatamente la atención a la visita colegiada del siguiente trámite. Debido a que se encuentra demorado en la contestación de la visita por más de 1 día hábil

Folio: xxxxxxx Empresario: XXXXXX Proyecto: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Tramite: xxxxxxxxxxxxxxxxx Agradeciendo su atención le recordamos que de hacer caso omiso a dicho aviso, se sujetará a las sanciones administrativas que estén previstas por los reglamentos que sustenten dicho trámite.

Estas notificaciones se planean dentro de las siguientes actividades del proceso como se puede ver en la Tabla 8.

21

Tabla 8

Tabla de actividades con uso de tecnología y procesos de decisión para el proceso de otorgamiento

del Dictamen Técnico de Factibilidad de Inicio de Construcción de Obra y Permiso Sanitario de Inicio

de Construcción de Obra

Actividad Actores Actuales TI Actual Reglas de decisión


1 Entregar documentación Agente económico N/A N/A

2 Recibir documentación DGAE N/A N/A

3 Revisar expediente DGAE N/A N/A

4 Escanear y enviar expediente DGAE Sistema Web N/A

5 Recibir notificación de inicio

de tramite Ventanilla ISEM Sistema Web N/A

6

Recibir y archivar expediente técnico. y solicita

programación de visita

Jefe de Departamento SAYO

Sistema Web N/A

7 Elaborar programación de

visita colegiada DGAE Sistema Web N/A

8 Turna programación de visita

colegiada DGAE Sistema Web N/A

9 Recibir programación de

visita colegiada Jefe de Departamento

SAYO Sistema Web N/A

10 Elaborar orden de

verificación Jefe de Departamento

SAYO Word N/A

11 Turnar la orden de

verificación Jefe de Departamento

SAYO N/A N/A

12 Recibir orden de verificación Subdirección de N.S. N/A Si a las 4 horas se confirma la visita

colegiada se notificara al empleado, 4 horas después recibirá una segunda notificación con copia a su jefe

13 Autorizar orden de

verificación Subdirección de N.S. N/A

14 Turnar orden de verificación Subdirección de N.S. N/A

15 Recibir orden de verificación Verificador N/A

16 Asistir a la visita colegiada Verificador N/A Si al día hábil no se confirma la visita

colegiada se notifica al empleado, un día

hábil más de retraso y después recibirá una segunda notificación con copia a su jefe.

17 Elaborar acta de verificación Verificador Formato oficial en

Word

18 Analizar la información Verificador N/A Si al día hábil no se confirma la realización

del análisis de la información se

notifica al empleado, un día hábil más de

19 Solicitar información

complementaria Verificador Sistema Web

22

Actividad Actores Actuales TI Actual Reglas de decisión


retraso y después recibirá una segunda notificación con copia

a su jefe.

20

Recibir notificación de solicitud de información

complementaria DGAE Sistema Web N/A

21 Recibir solicitud de

información complementaria Agente Económico Sistema Web N/A

22 Preparar información

complementaria Agente Económico N/A N/A

23 Entregar información

complementaria Agente Económico Sistema Web N/A

24

Digitalizar y cargar en el sistema información

complementaria DGAE Sistema Web N/A

25

Elaborar y turnar Dictamen Técnico de Factibilidad, permiso y guía de pago

Verificador Sistema Web N/A

26 Digitalizar documentos Verificador Sistema Web N/A

27 Recibir guía de pago Agente Económico Sistema Web N/A

28 Pagar en el banco Agente Económico N/A N/A

29 Entregar orden de pago Agente Económico Sistema Web N/A

30 Recibir orden de pago DGAE Sistema Web N/A

31 Digitalizar orden de pago DGAE Sistema Web N/A

32 Revisar y firmar documentos Jefe de Departamento

SAYO Sistema Web Si el documento no

está firmado el medio día hábil, recibirá una

notificación de retraso, si hay un

retraso de más de 4 horas hábiles recibirá

una segunda notificación

33 Enviar documentos vía digital Jefe de Departamento

SAYO Sistema Web

34 Recibir documentos para

firma digital Subdirección de N.S. Sistema Web

35 Autorizar documentos vía

digital Subdirección de N.S. Sistema Web

36 Recibir notificación de fin de

trámite Jefe de Departamento

SAYO Sistema Web

37 Recibir notificación de fin de

trámite DGAE Sistema Web

N/A

38 Recibir permiso y dictamen Agente Económico Sistema Web

Como se puede apreciar en la tabla 8 muchas de las actividades contemplan el uso de la herramienta de información “Compromiso con México” (en la tablas se presenta como “Sistema web” ya que no sea ha asegurado como un nombre oficial) lo cual reduce en gran magnitud los tiempos de ciclo en la realización de trámites empresariales.

23

7. Áreas de Oportunidad. Dentro del proceso de rediseño se encontraron las siguientes áreas de oportunidad.

a) Resistencia al cambio. La mayoría de los empleados entrevistados para realizar el proceso de rediseño mostraron temor por los cambios implementados, sobre todos por el uso de tecnologías de información que requerirán capacitación constante para poder operar los sistemas como usuarios expertos.

b) Equipo computacional insuficiente. De acuerdo al análisis realizado en el diagnóstico el equipo de cómputo que ahora se encuentra en las instalaciones del DGAE y el ISEM, requiere modificaciones que soporten los requisitos mínimos del sistema de información.

c) Falta de Involucramiento del personal. Dentro de la DGAE y el ISEM se encontró personal que no conoce de los trabajos de rediseño y que al momento de la implementación pueden convertirse en una carga.

d) Reglamentos y regulaciones encontradas. Dentro del análisis se descubrió que el reglamento de la DGAE pide 5 días para resolver cualquier trámite y el reglamento de del ISEM contempla 15 días hábiles para contestar.

e) Problemas de comunicación. Se identificaron problemas de comunicación entre ambas dependencias, DGAE y DGPC, debido acuerdos entre titulares que no están reflejados en regulación alguna.

f) Renovación total. El proceso presenta un cambio total debido a que de 2 trámites se hace uno lo que reduce significativamente los tiempos pero que en una primera instancia el personal del ISEM presentaría muchos cambios de la manera de trabajar.

24

8. Conclusiones y Resultados

• Dentro de los resultados obtenidos del rediseño se pretende reducir el tiempo de ciclo definido en el diagnóstico óptimo de ambos trámites de 41 días hábiles a 7 días hábiles.

• Se tiene contemplado reducir las actividades de valor de 18 a 16 ya que algunas se repetían en ambos trámites.

• Se pretende reducir el número de actividades necesarias de 31 a 19, ya que se reduce uno de los actores implicados en el proceso debido a que su función era la de conectar a los líderes de proyecto de la DGAE con Dirección General de Protección Civil, lo que implicaba una segunda validación y un cambio de estafeta extra. Este actor no aparece en la información del diagnóstico por que se implementó en el periodo intermedio entre el rediseño y el diagnóstico.

• Se pretenden reducir 1 de 4 ciclos de actividades desperdicio (reprocesos), el cual fue identificadas en el proceso de diagnóstico. Esto debido a que se reducen revisiones pero se mantiene el ciclo de información adicional.

• Se aumentan las actividades con aplicación computacional de 6 a 26, ya que se utiliza la herramienta del sistema de información.

• Se elimina un cuello de botella que son las 2 firmas de validación, pero se eliminan los accesos a ventanilla como cuello de botella y la visita colegiada por que la notificación será sistematizada.

• La revisión de expedientes será realizada con la ayuda de un check list elaborado con ayuda de los miembros del DGAE y personal operativo del ISEM.

• Se estandarizó la entrada de la documentación del proceso, la cual se llevara a cabo en la DGAE, mientras que la salida de los dictámenes será por la ventanilla de la DGAE o el sistema de información.

Como parte de los resultados del rediseños se puede ver la comparación en la Tabla 9.

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Tabla 9

Síntesis del Rediseño comparado con el diagnóstico del proceso

Puntos de Partida de los Indicadores del Proceso (14)Puntos de Partida de las

Salidas del Proceso (15)

Proceso (1)

Nú

me

ro d

e A

ctiv

idad

es

Act

ivid

ades

de

va

lor

(2)

Act

ivid

ades

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Tie

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edio

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Lib

era

ció

n

Otorgamiento de Dictamen Técnico de Factibilidad de Inicio de Construcción

37 10 19 8 4 13 4 3 2 1 6 4 7 Variable 7

Otorgamiento de Autorización Sanitaria de Inicio de Construcción u Ocupación de Obra

22 6 12 4 2 7 3 3 2 1 4 4 34 $0,00 34

Otorgamiento de Dictamen Técnico de Factibilidad de Inicio de Construcción y Auto rización Sanitaria de Inicio de Construcción u Ocupación de Obra (suma)

59 16 31 12 6 22 7 6 4 2 10 4 41 Variable 41

Otorgamiento de Dictamen Técnico de Factibilidad de Inicio de Construcción y Auto rización Sanitaria de Inicio de Construcción u Ocupación de Obra ( Rediseño)

39 14 25 5 26 18 3 1 2 0 4 4 7 Variable 7

Oto rgamiento de D ic tamen T écnico de F act ibilidad de Inic io de C o ns trucció n y A uto rizació n Sanitaria de Inic io de C o ns trucció n u Ocupació n de Obra (C o mparació n)

-20 -2 -6 -7 20 -4 -4 -5 -2 -2 -6 0 -34 N A * -34

Tipo de Actividades Eficiencia (16) Eficacia (17)

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1. Proceso: Nombre que se le da al conjunto de actividad para cumplir con el requerimiento del agente económico. 2. Actividades de valor: Son actividades esenciales para la generación del Dictamen, Cedula o Licencia. 3. Actividades necesarias: Son actividades de control (registro, almacenaje, transporte, firma, Bobo, etc.) que apoyan en la generación del Dictamen, Cedula o Licencia,

pero que no son esenciales. 4. Actividades de desperdicio: Son todas aquellas actividades que surgen de un error en la producción. Por ejemplo: reprocesas. 5. Cambio de estafeta: Cambio de actor para ejecutar la siguiente actividad. 6. Inspecciones/Verificaciones: Sirven para asegurar que la actividad anterior fue bien realizada o que la documentación esté correcta, completa y vigente. 7. Re trabajo/Reproceso: Acción tomada sobre un producto no conforme de modo que satisfaga los requisitos requeridos. 8. Cuello de botella: Es una actividad en particular que toma mucho tiempo en realizarse y genera una interrupción en el flujo productivo, así como incremento en el

tiempo de ciclo del Dictamen, Cedula o Licencia. 9. Desconexiones: Descoordinación y falta de rastreabilidad. 10. Contactos con el agente económico: Contacto vía teléfono, Fax, Mail o presencial. 11. Actores Involucrados: Son las áreas o puestos dentro de la organización, que participan en la elaboración del Dictamen, Cedula o Licencia. 12. Tiempo promedio de liberación: Es el promedio en tiempo, de las diferencias entre las fechas de entrada y salida de cada Dictamen, Cedula o Licencia, utilizando los

datos proporcionados por cada dependencia. 13. Costo al agente económico: dato informativo del costo promedio del trámite. 14. Puntos de partida de los indicadores del proceso: Desempeño actual en cada uno de los indicadores que afectan al internamente al proceso. 15. Puntos de partida de los resultados del proceso: Condición actual del proceso que ve directamente el Agente Económico. 16. Eficiencia: Es el aprovechamiento óptimo de los recursos. 17. Eficacia: Es el cumplimiento del objetivo. * No aplica ya que solo es una tabla comparativa

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Otorgamiento del Dictamen - Energía en Red - ITAMenergiaenred.itam.mx/archivos/PROYECTO/1.A_TODO DICIEMBRE 201… · ... (Aproximadamente 1 año, ... La Dirección General de Atención