Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 1 3. Gestión de Programas y Proyectos Selección y priorización de proyectos

© fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 1

Otra forma de ver su empresa

3. 3. Gestión de Gestión de Programas y ProyectosProgramas y Proyectos

• Selección y priorización de proyectos

• Planificación y seguimiento



Inicio de un ProyectoInicio de un Proyecto


Otra forma de ver su empresaCiclo de Vida de ProyectosCiclo de Vida de Proyectos

Procesode Inicio

Procesode Inicio

Proceso dePlanificación


Procesode Control

Procesode Control

Procesode Cierre y Aprendizaje


Procesode Ejecución



Otra forma de ver su empresaProceso de InicioProceso de Inicio

4 Etapas de Inicio

• Filtros de Negocio

• “Charter”(s) del Proyecto

InicioInicioInicioInicio

Filtro Filtro NegocioNegocioFiltro Filtro

NegocioNegocio ““Charter”Charter”““Charter”Charter”Investig.Investig.InicialInicial

Investig.Investig.InicialInicialIdeaIdeaIdeaIdea


Otra forma de ver su empresaIdeas – Generación / Ideas – Generación / SelecciónSelección

BIs

UIs

GIs

Imperativos de Negocio(Business Imperatives)

Buenas Ideas (Good Ideas)

Ideas desechables (Useless Ideas)


Otra forma de ver su empresaAlternativas / 5 Dimensiones Alternativas / 5 Dimensiones Encaje de ProyectosEncaje de Proyectos

ProyectoProyecto

EncajeEstratégico

EncajeEstratégico

Atractividaden el Mercado

Atractividaden el Mercado

EncajeTecnológico

EncajeTecnológico

Impacto en el Negocio

Impacto en el Negocio

Orientación al Cambio



Otra forma de ver su empresaAtractividad al MercadoAtractividad al Mercado

Factores Clave

1 4 7 10 Puntos

Necesidad Aparentemente poca

Debe ser remarcada

Existente similares

‘me too’

Por delante

Madurez Declinando Maduro o Embrionario

Crecimiento

Modesto

Expectativas de alto crecimiento

Competencia/

Intensidad

Alta Moderada / Alata

Moderada / Baja

Baja

Distribución y

Ventas

Se necesitan nuevas / Competencias/ Canal

Competencias existen / Nuevo canal

Existentes pero adaptadas

Usa actual venta y distribución

Oportunidad Margen y

Mercado pequeño

Margen pequeño; gran mercado

Margen alto; mercado pequeño

Margen y mercado altos

Imagen y Relaciones

Negativo Neutro Favorable Impacto positivo


Otra forma de ver su empresaEncaje TecnológicoEncaje Tecnológico

Factores Clave

1 4 7 10 Puntos

“Gap”

Técnico

Un gran gap Cambio importante

Requiere cambio

Mejora Incremental

Complejidad proyecto

Difícil de definir

Fácil de

definir

Reto, pero asumible

Fácil de asumir

Competencias

Tecnológicas

Tecnología nueva para el negocio

Algunas experiencias

Practicadas Ocasionalmente

Ampliamente practicadas el la empresa

Disponibilidad personas

No tenemos gente apropiada

Cortos en ideas clave

Tenemos las personas

Personas y competencia disponibles

Disponibilidad sistemas /

Recursos

No tenemos ni recursos ni sistemas

Modificaciones a los sistemas actuales

Disponibles con planificación

Disponibles y listos


Otra forma de ver su empresaPrimer Corte de PrioridadPrimer Corte de Prioridad

Proyecto Encaje

estratégico

Atractivo al Mercado

Encaje

Tecnológico

Impacto al Negocio


Promedio

Total

ABC 10 10 10 10 10 10.0

PQR 10 8 7 10 5 8.0

VWY 9 8 5 8 8 7.6

XYZ 7 6 7 7 9 7.2

DEF 4 7 8 9 5 6.6

RST 3 8 9 6 5 6.2

LMN 7 4 4 5 8 5.6

OPQ 6 5 5 5 4 5.0

FRG 2 3 2 3 7 3.4



4 Etapas de Inicio








Otra forma de ver su empresaInvestigación InicialInvestigación Inicial

Afinar el Alcance del Proyecto / Actividad– Preparar Definición de Trabajo

Comprar o Producir– Lógica y Opciones– ¿Tenemos las competencias o las podemos adquirir?

Tenemos Soluciones a:– Problemas y riesgos tecnológicos– Problemas y riesgos comerciales– Costes Aproximados

Background y Experiencia


Otra forma de ver su empresaAtractivo del NegocioAtractivo del Negocio

Factor Peso Valor Valor ponderado

Tamaño Mercado 20 1 20

Competencia 10 0.5 5

Canales 15 0.5 7.5

Crecimiento 30 1 30

Posicionamiento 25 1 25

Total 100 87.5


Otra forma de ver su empresaCapacidad OperativaCapacidad Operativa

Factor Peso Valor Valor ponderado

Capacidad 30 0.2 6

Adecuación 20 0.3 6

Sistemas 15 0.3 4.5

Infraestructura 15 0.5 7.5

Marketing 20 0.3 6

Total 100 30


Otra forma de ver su empresaPriorizar RecursosPriorizar Recursos

Proyecto Promedio Total

Atractivo

del Negocio

Capacidad Operativa

Recursos Críticos

Recursos Acumulados

Compromiso

ABC 10 87 30 0.5 0.5 Si

PQR 8 70 80 0.3 0.8 Si

VWY 7.6 66 42 0.1 0.9 Si

XYZ 6.6 58 80 0.1 1.0 Si

DEF 3.4 18 80 no 1.0 Si

RST 6.2 20 20 0,2 1.2 No

LMN 5.6 40 50 0.4 1.6 No

OPQ 5 45 20 0.2 1.8 No

FRG 7.2 15 20 0.4 2.2 No



Gestión del Portafolio Gestión del Portafolio de Proyectosde Proyectos

Baja

Media

Fuerte

Cap

acid

ad O

per

ativ

a

Alto Medio Bajo

Atractivo para el negocio

P1

P3

P8

P2

P4P6

P7

P5 P9



4 Etapas de Inicio








Otra forma de ver su empresaEstudio Técnico ViabilidadEstudio Técnico Viabilidad

Afinar el Alcance del Proyecto / Actividad– Preparar Definición de Trabajo

Comprar o Producir– Necesidad de Control, propiedad intelectual– ¿Tenemos las competencias o las podemos/queremos

adquirir?

Tenemos Soluciones a:– Problemas y riesgos tecnológicos– Problemas y riesgos comerciales– Costes Aproximados

Background y Experiencia



Desarrollando un Desarrollando un Caso de NegocioCaso de Negocio

BeneficiosBeneficios

ObjetivosObjetivos

Factores CríticosFactores Críticosde Exito de Exito

EntregasEntregas

CostesCostes

•¿Cual será el Beneficio?

• Técnicas y procesos de Técnicas y procesos de análisisanálisis

•¿Qué hay que conseguir?

•Estratégico / Táctico / Operativo

•¿Qué no puede fallar?

•Partes del éxito total

•¿Qué debemos hacer y presentar? •Plan trabajo agrupado

y desarrollo en detalle

•¿Qué va a costar?

•Coste +/- 10% / Riesgos / Premisas

¿Qué? ¿Como?


Otra forma de ver su empresaTipos de Análisis de Tipos de Análisis de BeneficiosBeneficios

De Cash Flow actualizado

• Valor Neto Actual (Net Present Value) (NPV)

• Retorno de la Inversión (ROI)

De Cash Flow no actualizado

• Análisis Coste Beneficio (BCA)• Período de repago (Payback Period)



4 Etapas de Inicio








Otra forma de ver su empresaIniciando el ProyectoIniciando el Proyecto

Desarrollar objetivos Definir entregas Definir alcance general Identificar actividades alto nivel Documentar premisas Asegurar Sponsor Obtener aprobación

Input OutputProceso

CharterInicial

del Proyecto

Definición Inicial Limitaciones Importantes

Identificadas Premisas Importantes Designado “Project

Manager” Aprobación Autorizada

“BusinessCase”

Charter: Definición del Proyecto, Especificación etc.



Planificar un ProyectoPlanificar un Proyecto

Procesode Iniciación




Procesode Control

Procesode Control









Procesode Control

Procesode Control






Otra forma de ver su empresaProcesos de PlanificaciónProcesos de Planificación

6.3 6.3 Duración Duración estimada estimada

actividadesactividades

6.3 6.3 Duración Duración estimada estimada

actividadesactividades

5.2 5.2 PlanificaciónPlanificación

AlcanceAlcance

5.2 5.2 PlanificaciónPlanificación

AlcanceAlcance

5.3 5.3 Definición Definición Alcance Alcance

5.3 5.3 Definición Definición Alcance Alcance

6.1 6.1 DefiniciónDefinición ActividadActividad

6.1 6.1 DefiniciónDefinición ActividadActividad

7.17.1Planificación Planificación

RecursosRecursos

7.17.1Planificación Planificación

RecursosRecursos

6.26.2SecuenciaSecuencia

ActividadesActividades

6.26.2SecuenciaSecuencia

ActividadesActividades

7.27.2Estimación Estimación

costescostes

7.27.2Estimación Estimación

costescostes

6.46.4Desarrollo Desarrollo programasprogramas

6.46.4Desarrollo Desarrollo programasprogramas

7.37.3Budget de Budget de

CostesCostes

7.37.3Budget de Budget de

CostesCostes

4.14.1Desarrollo Desarrollo

Plan ProyectoPlan Proyecto

4.14.1Desarrollo Desarrollo

Plan ProyectoPlan Proyecto



InputInput OutputOutputProcesosProcesos

Fases

Objetivos

Entregas

Criterios Conformidad

CharterProjectCharter

Plan Alcance

Fase 1 Fase 2

Planificación AlcancePlanificación Alcance




Descomposición

Objetivos

Estructura de Trabajo

Charter

PlanAlcance

Charter

Alcance

WBS/DET

Definición de AlcanceDefinición de Alcance




Listas de ActividadCharter

Scope Plan

WBS/DET

Charter

Alcance

WBS

Listas de Actividad

Definición de ActividadesDefinición de Actividades




Dependencias

Proyecto visualizadoDiagrama de Proceso

Dependencias:ObligadasDiscrecionalesExternas

Charter

Alcance

WBS

Charter

Alcance

WBS

Lista Actividades Lista Actividades

Diagrama

Secuenciar ActividadesSecuenciar Actividades


Otra forma de ver su empresaResto PlanificaciónResto Planificación

• Determinar Responsables• Determinar Duración por actividad• Determinar flujo crítico (CPM) (DCC)• Desarrollar programas• PERT• Plan de control actividades y suministros• Gestión del Riesgo• Equilibrar Recursos• Plan de actividades, costos y desembolsos• Comunicación y Documentación




Sistema de Gestión de Proyectos ITC h a r t e r

S c o p e P l a n

W B SP r o j e c t T a s kL i s tN e t w o r k

D i a g r a mD u r a t i o n E s t i m a t e s

&A s s u m p t i o n sP r o j e c t

S c h e d u l eR e s o u r c e

R e q u i r e m e n t s

C o s t E s t i m a t e s

B a s e l i n e B u d g e t

Desarrollo de la Desarrollo de la Planificación ProyectoPlanificación Proyecto




Plan CalidadPlan Organización

Plan Comunicación Plan Recursos ExternosPlan Aprovisionamientos

Plan Gestión Riesgo

InitialProjectCharter

Charter Inicial

Proyecto

Sistema IT Gestión Proyectos

Estándares del Proyecto

Know how Stakeholders

Desarrollo de la Desarrollo de la Planificación ProyectoPlanificación Proyecto

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Otra forma de ver su empresaFactores de Riesgo Factores de Riesgo FrecuentesFrecuentes

•Tamaño o complejidad del Proyecto•Factores de influencia del entorno•Tecnológicos (experiencia, fiabilidad, etc.)•Disponibilidad de recursos experimentados•Sponsor de Dirección•Falta claridad en la dirección y objetivos



Ejecutar un ProyectoEjecutar un Proyecto





Procesode Control

Procesode Control









Procesode Control

Procesode Control






Otra forma de ver su empresaEjecutar un ProyectoEjecutar un Proyecto

• Reportar Status del Proyecto• Informes de Situación• Gestión Incidencias• Gestión Cambios Técnicos• Gestión del Conocimiento• Responsabilidades del “Project Manager.”



Informar de Incidencias Descripción Impacto Solución propuesta

Desarrollo de planes de contingencia para riesgos y alternativas

Revisar y aprobar resoluciones Evaluar cambios Desarrollar competencias

/Conocimientos de equipos Gestionar terceros Gestión del Conocimiento

Input OutputProcesos

Maintained Project Work plan

Resultados

Informes

de

Situación

Cambios

Requeridos

Incidencias

Riesgos

Cambios

Ejecutar un ProyectoEjecutar un Proyecto


Otra forma de ver su empresaEvaluar CambiosEvaluar Cambios

• Hay imprevistos – el entorno del proyecto es dinámico

• Elaborar nivel de tolerancia - determinar hasta que nivel de cambio se puede aceptar sin una nueva aprobación formal del usuario.

• Si se excede el nivel de tolerancia, ejecutar el proceso formal de requerimiento de cambios.

• Gestionar las expectativas así como el alcance y objetivos del proyecto.



Periódicamente (semanas/mes) evaluar e informar:– Programa -- plan, actual y previsión– Budget -- plan, actual y previsión– Incidencias -- numero, progreso y soluciones– Riesgos -- impacto, alcance y estrategia– Entregas -- completas, calidad– Cambios Requeridos -- número, causa,

situación, impacto

Ejecutar un Proyecto Ejecutar un Proyecto Actividades clave del “Project Actividades clave del “Project Manager”Manager”



• Identificar variaciones en el alcance (entregas, funcionalidades, organización, etc.)

• Analizar impactos en la programación temporal, recursos, requerimientos y presupuesto

• Revisar cambios y aceptación en programas, tiempos, presupuestos y recursos, si se producen

Ejecutar un Proyecto Ejecutar un Proyecto Actividades clave del “Project Actividades clave del “Project Manager”Manager”



Control de un ProyectoControl de un Proyecto





Procesode Control

Procesode Control









Procesode Control

Procesode Control






Otra forma de ver su empresaControlar un ProyectoControlar un Proyecto

• Gestión del Valor

• Gestión de la Calidad

• Proceso Stage and Gate

• Responsabilidades del “Project Manager”



Áreas del Control de Proyectos:

Tiempos

CostesCalidad

Dimensiones del ControlDimensiones del Control

Alcance


Otra forma de ver su empresaGestión del ValorGestión del Valor

• Es un mecanismo de control que permite al contratante y al cliente, monitorizar el avance en términos de: – Costes– Programa tiempos– Rendimientos Técnicos

• Normalmente creado y bajo la responsabilidad del contratante

• En prácticas tradicionales se tendía a comparar coste actual vs. gastos planificados y confundía coste actual con avance actual del proyecto. – EVM (GdV) proporciona una tercera referencia; una

vista objetiva del status del contrato



Gestión del ValorGestión del Valor

Ahora

Fecha Plan

Finalización

Budget Proyecto

(CA)

(VP)

(VA)

Variación Coste

Variación Programa (Coste)

Variación Programa (Tiempo)

Budget al Terminar (BAC)

Previsión Extra Costes

Valor Plan (VP): Coste en Plan del Trabajo ProgramadoCoste Actual (CA): Coste actual del Trabajo realizado (ACWP)Valor Adquirido (VA): El costo al Plan del Trabajo realizado


Otra forma de ver su empresaGestión del ValorGestión del Valor• Medidas Retrospectivas

– Índice de Rendimiento Costes = IRC (CPI) = VA/CA

– Índice Rendimiento Programa = IRP (SPI) = VA / VP

– Varianza de Coste = VA – CA

– Varianza de Programa = EV – PV

• Medidas Previsionales

– Coste Final = Coste Budget / IRC (CPI)

– Duración Final Proyecto = Tiempo Plan Proyecto / IRP (SPI)



• STAGES– Captura Información– Agrupa actividades

multifuncionales con las paralelas

– Baja la incertidumbre– Donde se ha realizado el trabajo

Revisión por Fases Revisión por Fases “Stage and Gate”“Stage and Gate”

• GATES– Puntos de decisión para el próximo

“stage” - Si / No continuar. – Si autoriza recursos para el próximo

“stage”

– Sirve para Calidad y Control de Prioridades

– Están predefinidas y especifican un conjunto de entregas



Stage and GateStage and Gate

Tas

k &

A

ctiv

itie

s

Tas

k &

A

ctiv

itie

s

Tas

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A

ctiv

itie

s

Tar

eas

y A

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es

Tas

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A

ctiv

itie

s

Tas

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A

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itie

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Tas

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itie

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area

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Act

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Tas

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itie

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Tas

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Pla

nti

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1O

bje

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Pla

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3 O

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4 O

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5 O

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Task------------------------------------------------------------------------------------

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Task------------------------------------------------------------------------------------

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Tarea---------------------------------------------------------------------------

---------

Pla

nti

lla

2 O

bje

tivo

s

Revisiónpost

Lanzam.

STAGE 1 STAGE 2 STAGE 3 STAGE 4 STAGE 5

GATE 1 GATE 1 GATE 3 GATE 4 GATE 5

IDEAS


Otra forma de ver su empresaLa Interacción de FiltrosLa Interacción de Filtros

HITOS

STAGE and GATE

FILTRO deNEGOCIO

REVISIONPOST

LLANZAM.

INVESTIGAR ESTUDIO deNEGOCIO

DESARROLLO TEST YVALIDAR

PRODUCIRY LANZAR

IDEAS

ES

TE

P

roye

cto

Tod

os


Otra forma de ver su empresaStage and GateStage and GateRelaciones DepartamentalesRelaciones Departamentales

1 2 65 74

Idea Inversión Inicial1 2 4 5 6

3

3 7Caso de Negocio

Desarrollo del Plan

Evaluación Riesgos

Producir Evaluación Post

I & D / TécnicosI & D / Técnicos

Ventas y Marketing / OperacionesVentas y Marketing / Operaciones

Finanzas / DirecciónFinanzas / Dirección

InicioInicio PlanPlan EjecuciónEjecución ControlControl CierreCierre



• Monitorizar y evaluar avance (tiempos, costes)• Ajustes (Programa, recursos, actividades) necesarios

para conseguir los objetivos• Identificar y resolver todas las incidencias• Identificar y gestionar los riesgos del proyecto• Monitorizar el status el impacto de todos los

proyectos relacionados• Coordinar asignación de todos los recursos• Revisar y aprobar la calidad de todas las entregas

Control del ProyectoControl del ProyectoActividades Clave del Project Actividades Clave del Project ManagerManager



Proceso de Cierre y AprendizajeProceso de Cierre y Aprendizaje





Procesode Control

Procesode Control









Procesode Control

Procesode Control






Otra forma de ver su empresaProceso de Cierre y Proceso de Cierre y AprendizajeAprendizaje

• Evaluación Post-Proyecto /Lanzamiento

• Evaluación del rendimiento del Equipo y

Personas

• Evaluar experiencias y aprendizajes

• Registrar conocimientos adquiridos



Verificación Alcance y Revisión Objetivos

Auditoria Aprovisionamientos

Documentación y Archivo. Gestión documental

Identificar lecciones aprendidas y definir mejoras futuras procesos

Revisión equipo y miembros

Conocimientos adquiridos Inputs fuera del Equipo

Input OutputProcesos

Contratos

CharterProyecto

EvaluaciónProyecto

EvaluacionesPersonales

ConocimientosAdquiridos

DossierContratos

MedidasRendimiento

Cierre del ProyectoCierre del Proyecto



• Obtener la revisión final y aprobación de las entregas

• Evaluar resultados vs. Programa y Plan• Gestión documental de la información del

proyecto • Realizar informe de cierre• Asegurar la documentación, explicitar el

máximo de conocimientos adquiridos y asegurar la reutilización

Cierre del Proyecto Cierre del Proyecto Actividades clave del “Project Actividades clave del “Project Manager”Manager”

Documents

Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 1 3. Gestión de Programas y Proyectos Selección y priorización de proyectos