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Caso OVERCOME

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SISTEMA DE GESTIONSeccin : 01

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

INDICE

1.- INTRODUCCIN

Objetivos

Alcance

Elaboracin y revisin

Aprobacin

Distribucin

Archivo

2.- ORGANIZACIN :

Base Legal

Objetivo

Alcance funcional

Relaciones

Estructura orgnica

Organigrama estructural.

3.- FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS.-

Gerencia General

Gerencia Administrativa

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I.- INTRODUCCION

1.1 OBJETIVO DEL MANUAL

El Manual de Organizacin y Funciones de OVERCOME SERVICE S.R.Ltda. describe las funciones de las rea de acuerdo al organigrama vigente.

1.2 ALCANCE

El Manual de Organizacin y Funciones es un documento interno que sirve de gua para el funcionamiento de la empresa.

Se aplica a todo el organigrama estructural de la empresa OVERCOME SERVICE S.R.Ltda. para la instalacin y mantenimiento de calentadores de agua a gas licuado de petrleo (GLP)

1.3ELABORACION Y REVISION

La elaboracin y revisin del Manual de Organizacin y Funciones son coordinadas por el Gerente Administrativo y el Gerente General.

Las revisiones sucesivas del Manual de Organizacin y Funciones pueden efectuarse por secciones o en forma total, debindose indicar en la parte superior de cada pgina el nmero de revisin, as mismo, debe incluirse al inicio del Manual el nombre y firma de los responsables de su elaboracin, revisin y aprobacin.

Toda revisin del manual debe ser registrada en la tabla de contenido, indicando la seccin, la fecha y nmero de revisin.

Es responsabilidad del Gerente General revisar el Manual antes de su aprobacin.

1.4APROBACIONEs responsabilidad del Gerente General de OVERCOME SERVICE S.R.Ltda. mantener actualizado el Manual y aprobarlo antes de su distribucin.

1.5DISTRIBUCIONExisten dos ejemplares del Manual: una copia y un original. La copia del Manual es empleada en la induccin del personal nuevo y como consulta sobre el Sistema de gestin por el personal de OVERCOME SERVICE S.R.Ltda. Ambas copias estn bajo responsabilidad del Gerente General, quien es responsable de que los manuales empleados sean la ltima versin controlada de dicho Manual.

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La versin actualizada del Manual, tambin podr ser accesada desde el computador personal del Gerente General.

Los ejemplares del Manual distribuidos para fines de informacin son identificadas como copias no controladas, y su poseedor no necesariamente recibe las revisiones sucesivas del Manual.

1.6ARCHIVO

El Gerente General como responsable del Control de la documentacin del Sistema de Calidad, tiene archivado el original del Manual y sus diferentes revisiones.

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2.-ORGANIZACIN

2.1 BASE LEGAL.-

OVERCOME SERVICE S.R.Ltda. inici sus operaciones en la ciudad de Arequipa - Per, desde julio del 2000. El accionista mayoritario y gerente de la empresa es el Sr. Abraham Pejovs Arguedas. OVERCOME SERVICE S.R.Ltda. es una Sociedad de Responsabilidad Limitada .

2.2 OBJETIVO.-

OVERCOME SERVICE S.R.Ltda. es un proveedor de servicios para la minera y la industria en general de la regin y sus actividades estn orientadas a la instalacin y mantenimiento de calentadores a gas licuado de petrleo (GLP).

2.3 ALCANCE FUNCIONAL.-

2.4 RELACIONES.-

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2.3 ESTRUCTURA ORGANICA.-

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3.- FUNCIONES DE LA ORGANIZACIN:

Gerencia General :

Define la Poltica y objetivos de calidad.

Responsable del Plan estratgico de Desarrollo del negocio de OVERCOME SERVICE S.R.Ltda. en la regin sur del Per.

Asigna los recursos humanos y tcnicos necesarios para la operacin efectiva del Sistema de Calidad.

Responsable de la evaluacin y seleccin final del personal para el puesto requerido.

Gestiona las ventas de la empresa as como la revisin y ejecucin de los contratos.

Aprueba las compras de materiales y repuestos verificando su calidad.

Ejecuta, supervisa y dirige las actividades de instalacin y mantenimiento de calentadores a gas, as mismo del control de calidad de estas actividades.

Asiste a los clientes en el servicio post -venta de la empresa.

Evala el rendimiento y efectividad del sistema en base a los cumplimientos de la poltica y objetivos de calidad.

Realiza las actividades dentro de un enfoque de auditoria permanente.

Atiende las quejas del clientes.

Efectuar el seguimiento a la implementacin de las acciones correctivas y preventivas de la empresa.

Responsable de realizar las actividades del servicio post - venta

Efectuar la revisin del Sistema de Calidad por lo menos una vez al ao.

Autorizar los pedidos especiales, los que darn origen a los planes de calidad.

Aprobar gran parte de la documentacin del Sistema de Calidad.

Gerencia Administrativa:

Realiza la convocatoria y seleccin preliminar del personal nuevo, segn requerimientos del puesto.

Realiza la funcin compras de los materiales y repuestos necesarios para las operaciones. Realiza el control administrativo contable de la empresa.OVERCOME SERVICE

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MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS

INDICE

1. -CUADRO DE ASIGNACIN DE PERSONAL:

2.- CARGOS:

Gerente General

Gerente administrativo

Gerente de Operaciones

Mecnico

Ayudante mecnico

3.- CONTENIDO DE CADA CARGO

a) Identificacin del cargo

b) Definicin del cargo ( descripcin general)

c) Puestos bajo su mando:

d) Jefe inmediato.-

e) Contactos permanentes:

Internos:

Externos

d) Descripcin de actividades especificas ( permanentes, eventuales y peridicas).

e) Especificaciones del cargo:

escolaridad

experiencia

requisitos

responsabilidad

condiciones de trabajo

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1.- CUADRO DE ASIGNACIN DE PERSONAL

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2.- CARGOS:

2.1 Cargo: Gerente General

.................

...............

Definicin del puesto.-

..............

...........

Puestos bajo su mando:

Ninguno

Jefe inmediato.-

.................

Contactos permanentes:

Internos:

Gerente Administrativo y Gerente de Operaciones

Externos:

Con proveedores, con entalles financieras y contables

Descripcin de actividades especificas ( permanentes, eventuales y peridicas).

Actividades permanentes:

.....................

.............

Actividades peridicas:................

................

Actividades eventuales:...................

Especificaciones del cargo:

Estudios acadmicos:

Licenciado de Administracin o carreras afines

Experiencia:

Mnimo 5 en puestos similares

Requisitos

Responsabilidad


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2.2 Cargo: Gerente Administrativo

Definicin del cargo.-

Es responsable de planear, controlar y supervisar los sistemas de operaciones contables y financieros de bienes y valores, as como el presupuesto para lograr mayor optimizacin y aprovechamiento de recursos de la empresa.


Ninguno

Jefe inmediato.-

Gerente General


Internos:

Gerente General y Gerente de Operaciones

Externos:

Con proveedores, con entalles financieras y contables



Supervisar y autorizar las requisiciones de compra de los diferentes reas de la empresa.

Supervisar que se elabore y mantenga actualizado el directorio de proveedores.

Actividades peridicas: Coordinar la elaboracin de los presupuestos por rea y elaborar el presupuesto global para el ejercicio anual de la empresa.

Coordinar y supervisar la elaboracin y envo oportuno del informe mensual requerido por al Gerencia General.

Actividades eventuales: Asistir a reuniones convocadas por la Gerencia General


Estudios acadmicos:

Licenciado de Administracin o carreras afines

Experiencia:


Requisitos

Responsabilidad


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2.3 Cargo: Mecnico


....................

................

...............


Ninguno

Jefe inmediato.-

Gerente de Operaciones


Internos:

Gerente General y Gerente de Operaciones

Externos:

ninguno



Realiza el montaje y/o desmontaje de instalaciones diversas segn el servicio

Realiza el mantenimiento a instalaciones diversas segn servicio.

Realiza operacin de mquinas y herramientas como mquina de soldar, equipo oxi- acetileno termofusora segn sea el servicio.

Prepara informe tcnico de ejecucin del servicio.

Supervisa personal a su cargo.

Actividades peridicas:............

Actividades eventuales:................


Estudios acadmicos:

Mecnico de Instituto superior

Experiencia:


Requisitos

Responsabilidad


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2.4 Cargo: Ayudante Mecnico


.................

.............

.................


Ninguno

Jefe inmediato.-

Mecnico de Mantenimiento


Internos:

Mecnico de Mantenimiento

Externos:

ninguno



Dar apoyo a la realizacin de un montaje, mantenimiento o instalacin, bajo la supervisin y rdenes del tcnico mecnico.

Realizar limpieza del los equipos

Actividades peridicas:............

Actividades eventuales:............


Estudios acadmicos:

Mecnico de Instituto superior

Experiencia:


Requisitos

Responsabilidad


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SISTEMA DE GESTIONSeccin: 03

Cdigo: MA-PRO-01

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

INDICE

1.- OBJETIVO

2.- ALCANCE Y RESPONSABILIDAD

3.- APROBACIN

4.- REVISIN

5.- RELACION DE PROCEDIMIENTOS:

Seleccin de personal: profesional, tcnico y operativo

Control de Calidad de los productos adquiridos

Control de calidad de los servicios prestados

Atencin de quejas de los clientes

Atencin de retrasos en la entrega de servicios

Servicio de post venta y la aplicacin de la garanta por los servicios prestados

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Cdigo: MA-PRO-01

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1.- OBJETIVO.-El presente manual tiene por finalidad logra una eficaz interrelacin entre el personal que participa en la ejecucin de los procedimientos que corresponden al sistema de gestin . De esta manera su desempeo se realiza dentro de un clima de eficiencia y eficacia que facilita cumplir las metas y lograr los objetivos asignados al sistema de gestin, en concordancia con los planes estratgicos, tcticos y operativos de la empresa.

Este manual describe las actividades especificas que corresponde realizar cada trabajador citado en los procedimientos, objetivo, alcance, definiciones, responsabilidades, documentos de referencia, procedimiento, registro de cada uno de l ellos.

2.- ALCANCE Y RESPONSABILIDAD.-

El alcance y responsabilidades de posprocedimientos y disposiciones contenidas en el presente Manual son las siguientes:

El Gerente General es responsable de controlar el cumplimiento de los procedimientos y disposiciones contenidas en este Manual y mantenerlo actualizado.

El Gerente Administrativo es responsable de programar exmenes especiales para verificar si el personal involucrado cumple con los descritos en los procedimientos contenidos en este Manual.

Cada persona que desempea un cargo citado en este Manual es responsable de cumplir los procedimientos y las disposiciones descritas. Asimismo es responsable de cualquier interferencia que no permita a otra persona cumplir su funcin.

En general cualquier persona que trabaja en la empresa es responsable de contravenir lo dispuesto en el presente Manual.

3.- APROBACION.-

El presente Manual ha sido aprobado por la Junta General de la empresa con fecha:..........

4.- REVISION.-

Perodos de revisin:

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Este Manual debe ser revisado cuando se produzcan los siguientes hechos relacionados con la Gerencia General y Gerencia Administrativa.

Variacin del contenido del plan Operativo

Cambio de las funciones que le corresponden cumplir al personal.

Variacin del cuadro de asignacin de personal (organigrama funcional).

Cambio del organigrama estructural

Cada 6 meses

Cualquier variacin que se estime conveniente realizar requiere la aprobacin de la Gerencia General y Gerencia Administrativa, previo estudio sustentatorio.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOSSeccin: 03

Cdigo: SA-PRO-01

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SELECCIN DE PERSONAL: PROFESIONAL, TCNICO Y OPERATIVO

INDICE

NDESCRIPCIONPAGINA

1.0

2.0

3.0

4.0

5.0

6.0

7.0

8.0

OBJETIVO

ALCANCE

DEFINICIONES

RESPONSABILIDADES

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

PROCEDIMIENTO

REGISTROS

ANEXOS

A.1 DIAGRAMA DE FLUJO

A.2 SELECCION Y EVALUACION DE PERSONAL (SA-FOR-01)

A.3 REQUERIMIENTO DEL PUESTO DE TRABAJO(SA-DIN-02)

2

2

2

2

3

3

4

4

5

6

7

Remitida a: ....................................................................................................

Cargo: ...........................................................................................................

REV.ELABORADOREVISADOAPROBADOFECHA

00

MARIA R. PEJOVES A.

GTE.ADMINISTRATIVO ABRAHAM PEJOVES A.

GERENTE GENERALABRAHAM PEJOVES A.

GERENTE GENERAL

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Cdigo: SA-PRO-01

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1.0 OBJETIVO.-

Establecer el procedimiento adecuado para la seleccin y evaluacin del personal: profesional, tcnico y operativo requeridos por la empresa.

2.0 ALCANCE.-

Aplicable a todo el personal profesional, tcnico y operativo a laborar en la empresa.

3.0 DEFINICIONES.-

3.1 PERSONAL PROFESIONAL.-

Es todo profesional requerido para el desarrollo de actividades de la gestin de la empresa (nivel Universitario)

3.2 PERSONAL TECNICO.-

Es todo profesional requerido para el desarrollo de actividades operativas y de supervisin. (nivel tcnico).

3.3 PERSONAL OPERATIVO.-

Es toda persona necesaria para el apoyo en las actividades del servicio de mantenimiento (nivel secundaria completa).

3.4 PROGRAMA DE INDUCCION.-

Programa de induccin bsica que se aplica al personal nuevo, antes del inicio de sus operaciones en el puesto de trabajo. Este programa corresponde conocimientos de los siguientes temas:

* poltica de calidad

* funciones bsicas y especificaciones del puesto

* conocimientos bsicos de seguridad y medio ambiente

* conocimientos bsicos del sistema de calidad

4.0 RESPONSABILIDADES.-

4.1 Gerente administrativo:

Es el responsable de la convocatoria y seleccin preliminar de postulantes sobre la base de los requerimientos establecidos para cada puesto solicitado.

4.2Gerente General:

Es el responsable de la evaluacin y seleccin final del personal para el puesto requerido.

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Cdigo: SA-PRO-01

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5.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA.-

* Manual del Sistema de Calidad (MSC)

6.- PROCEDIMIENTO.-

6.1La Gerencia General, identifica las necesidades de personal y comunica su requerimiento a la Gerencia Administrativa.

6.2La Gerencia Administrativa, realiza la convocatoria a travs de las instituciones educativas correspondientes, contactos tcnicos y/o profesionales; o en su defecto a instituciones especializadas en la seleccin de personal adjuntando requisitos para el puesto.

6.3La Gerencia Administrativa, al menos con dos expedientes procede a la seleccin inicial convocando a los candidatos.

6.4La seleccin inicial se realiza sobre la base de los requerimientos del puesto. Los candidatos que aprueben esta seleccin inicial son enviados a la Gerencia General para su evaluacin final.

6.5La Gerencia General sobre la base de la pre seleccin de candidatos, realiza la evaluacin final de acuerdo a los requerimientos para el puesto empleando el formato de seleccin y evaluacin de personal ( SA FOR 01).

6.6La Gerencia General, de acuerdo a la calificacin obtenida en la evaluacin, selecciona al personal nuevo para los cargos requeridos.

6.7La Gerencia Administrativa en coordinacin con la Gerencia General coordina la elaboracin del programa de induccin correspondiente para el personal nuevo.

7.0 REGISTROS.-

7.1Seleccin y evaluacin del personal ( SA FOR 01 )

7.2Requerimiento del puesto de trabajo ( SA DIN 02)

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8.0 ANEXOS.-

A-1: Diagrama de flujo

A-2: Seleccin y evaluacin del personal ( SA FOR 01 )

A-3 Requerimiento del puesto de trabajo ( SA DIN 02)

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A-1: DIAGRAMA DE FLUJO: SELECCIN Y EVALUACIN DEL PERSONAL

NO

SI

SI

PERO

AL FLUJO DE OPERACIONES

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOSCdigo:SA-FOR-01

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SELECCIN DE PERSONAL PROFESIONAL, TCNICO Y OPERATIVO

A-2: FICHA DE SELECCIN Y EVALUACION DEL PERSONAL (SA-FOR-01)

FICHA DE SELECCIN Y EVALUACION DEL PERSONAL

PUESTO A EVALUAR: ................................N Evaluacin:................

Fecha : ..............

FACTORESPESOPOSTULANTESOBSERVACIONES

P1P2P3P4P5

SCOREPTJE.SCOREPTJE.SCOREPTJE.SCOREPTJE.SCOREPTJE.

CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS

PRUEBA PRACTICA

EXPERIENCIA

APTITUDES

CONOCIMIENTOS GENERALES

INDICE DE EVALUACION (IE)

RESULTADO

NOTA: El score es asignado por los evaluadores en merito al rendimiento del postulante en cada factor, siendo el rango de 0 a 20 puntos

Criterios de Aceptacin:

CRITERIOCALIFICACIONRESULTADO

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