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Rediseño de Procesos IDHCobranzas
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PROCESO DE COBRANZA
Código del Documento
P-CB-02
Revisión: 01 Fecha de Elaboración: Mayo 2012
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INDICE
Índice....................................................................................................................................... Objetivo...................................................................................................................... Relación......................................................................................................................
Diagrama de Flujo. ….............................................................................................................. Descripción de las actividades.................................................................................................
1 1 1 2 5
Objetivo Realizar de manera efectiva el cobro de cuotas por préstamos cedidos a
clientes a fin de captar oportunamente efectivo y tener liquidez.
Relación Aplica a Auxiliar de Caja, Oficial Contable, Oficial de Cobranza, Oficial de
Negocios y Comité de Crédito.
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P-CB-02
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Diagrama de Flujo
1.0 Aplicación de Pago de Créditos
Auxiliar de Caja
Inicio
Recibe del cliente
efectivo o cheque,
tarjeta de
identidad o carnet
para la aplicación
del pago de
préstamos.
Ingresa al sistema
al “Módulo de
Cobranzas,
mediante número
de préstamo o
número de
identidad para
registrar el pago.
Cuenta el dinero a
registrar según
denominación.
Fin
Aplica en el
sistema el valor a
la cuota y al
préstamo.
Nota: El sistema
registra el conteo
del efectivo según
la denominación
para efectos de
cierre de caja y
control interno.
Obtiene firma del
cliente en “Recibo
de Pago” (O/1).
Ordena impresión
de “Recibo de
Pago” (O/1), con
los datos
siguientes:
-Número de
préstamo o
número de
expediente.
-Lugar y Fecha.
-Número de cuota.
-Saldo Actual.
-Valor del capital.
-Valor de la cuota.
-Intereses del
período.
-Intereses
moratorios.
-Firma del cliente.
Refrenda “Recibo
de Pago” con sello
de caja y firma.
Entrega al cliente
los documentos
siguientes:
Copia de recibo
de Pago.
Tarjeta de
identidad del
cliente o carnet.
Coloca en el
escritorio copia de
“Recibo de
Depósito” para
posteriormente
realizar el cierre
de caja.
Realiza depósito
bancario del
efectivo y
cheques.
Nota: Se entrega
el efectivo o
cheque al
empleado del
banco a través del
servicio de
empresa
recolectora de
efectivo.
Ordena impresión
de Reporte “Cierre
de Caja”
Compara reporte
“Cierre de Caja”
contra
movimientos
diarios.
Realiza cierre de
caja diario.
Entrega al Oficial
Contable Reporte
“Cierre de Caja” y
movimientos
diarios para los
registros
contables.
Recibe de Auxiliar
de Caja y de
Instituciones
Bancarias, para
aplicar valores y
registros
contables, la
documentación
siguiente:
-De agencias:
cierre diario y
comprobante de
los pagos.
-De Bancos: lote
de pago de
préstamos.
Nota: Los lotes de
préstamos de los
bancos se reciben
por correo
electrónico, cintas
o el proceso
puede ser en línea
en conexión
directa con el
banco.
Ingresa al sistema
al modulo
contable para
registrar
contablemente el
pago de los
préstamos
correspondiente a
bancos.
Confirma registros
y asientos
contables para el
cierre general
diario.
Ordena impresión
de “Partida
Contable” y
“Reporte
Movimientos del
Día” (O) y firma.
Oficial Contable
Adjunta a folder
los documentos
siguientes:
-“Partida
Contable”.
-“Reporte
Movimientos del
Día”.
-Cierres diarios y
comprobantes de
los pagos.
Archiva folder en
archivo del área.
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2.0 Gestión de Cobros
Inicio
Ingresa
diariamente al
sistema al
“Módulo de
Cobranzas” y
ordena impresión
de Reporte de
Pagos a Vencer”
con cinco días de
anticipación.
Oficial de Cobranzas
Ingresa al sistema
en la opción
“Historial de
Cobro” y graba la
gestión de cobro
por Cliente y
Oficial de
Negocios.
Se comunica vía
teléfono, celular,
mensajitos y
correo electrónico
con el Cliente para
recordar el pago
de la cuota por
vencer.
Nota: El pago
podrá realizarse
en caja y bancos
autorizados.
Ingresa al sistema
“Módulo Avisos de
Cobro” y genera
en forma
automática las
cartas de cobro
siguientes:
- “Primer Aviso de
Cobro”
- “Segundo Aviso
de cobro”
Ordena Impresión
de “Listado de
Clientes en Mora”
NOTA: Los días
de vencimiento del
primer y segundo
aviso de cobro
serán establecidos
por cada
Microfinanciera de
acuerdo a la
política de cobro.
El aval deberá ser
notificado sobre la
situación del
crédito y se
registrará dicha
gestión en el
historial de cobro.
El sistema permite
condicionar el
contenido de los
reportes mediante
filtros.
Verifica en lista el
Nombre del
Cliente y Dirección
de Cobro, contra
datos del sistema,
para descartar si
él cliente ha
realizado el pago
de la cuota.
Entrega al Oficial
de Negocios, para
completar gestión
de cuotas
vencidas, los
documentos
siguientes:
-“Primer Aviso de
Cobro” (O/1)
-“Segundo Aviso
de Cobro” (O/2)
Ordena impresión
de “Primer Aviso
de Cobro” (O/1) o
“Segundo Aviso
de Cobro” (O/2)
Ingresa a Word,
selecciona
formato
“Requerimiento
Extra Judicial”
(segundo aviso de
cobro), los datos
siguientes:
-Nombre de
Cliente
-Valor Atrasado
-Cantidad de
cuotas atrasadas
-Fecha
¿El Cliente realizó
el pago de la
cuota?
Si
No
Completa
manualmente
“Acuse de Recibo”
con los datos
siguientes:
-Nombre del
Cliente
-Dirección
-Estampa sello
con dirección de la
Microfinanciera.
Nota: El Acuse de
Recibo servirá
para medir el
índice de
persistencia en la
gestión de cobro.
Recibe del Oficial
de Cobranzas,
para completar
gestión de cuotas
vencidas, los
documentos
siguientes:
-“Primer Aviso de
Cobro” (O/1)
-“Segundo Aviso
de Cobro” (O/2)
Adjunta al
“Segundo Aviso
de cobro”, el
“Acuse de
Recibo”.
Nota: El Segundo
Aviso de Cobro,
otorga el derecho
a la
Microfinanciera
para proceder de
forma judicial al
embargo de las
prendas o
Vivienda; por tal
razón, el “Acuse
de Recibo”
deberá ser
firmado por el
Cliente. La
política deberá
establecer el
número de veces
que se gestionará
el cobro entre el
primero o
segundo aviso de
cobro.
Ingresa al sistema
en la opción
“Historial de
Cobro” y graba la
gestión de cobro
por Cliente y
Oficial de
Negocios.
Entrega Al Cliente,
Avisos de cobro,
Hoja de visita y
Acuse de Recibo,
para firma.
Completa en hoja
de visita la
negociación
realizada con el
Cliente.
Nota: Toda
gestión de cobro,
se grabará en el
sistema y se
completará “Hoja
de Visita”
Elabora
expediente de
cobranzas con
documentos de la
gestión de cobro y
el Historial de
cobro.
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Oficial de Negocios
Fin 1
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3.0 Readecuación de Deuda
Ingresa
diariamente al
sistema al
“Módulo de
Cobranzas” y
ordena impresión
de “Reporte de
Pagos Vencidos”
correspondientes
a segundo aviso
de cobro.
Asistente Administrativo
Entrega al Archivo
General,
expediente de
crédito.
Firma de
autorizado en
formato
"Readecuación de
Deuda”
Entrega al Archivo
General,
expediente de
crédito
Realiza
personalmente o a
través del
personal de la
Financiera,
depósito del
efectivo, en los
bancos
autorizados.
Recibe vía correo
electrónico de las
agencias, “Cuadre
de Caja
Movimiento
Diario”, y “Reporte
de Pagos
Recibidos”, para el
registro contable.
Visita al cliente
para realizar
negociación de
readecuación de
deuda y obtiene
firma del cliente
en formato
“Readecuación de
Deudas”.
Nota: Toda
gestión de cobro,
se grabará en el
sistema y se
completará “Hoja
de Visita”.
Solicita y obtiene
del Archivo
General,
expediente de
crédito del cliente
para revisión de la
información.
Analiza la
aprobación de la
readecuación en
base información
del expediente de
crédito y
expediente de
cobranzas.
Retira expediente
de cobranza y
adjunta los
documentos
siguientes:
-“Reporte de
Pagos Vencidos”
correspondiente al
segundo aviso de
cobro.
-Formato
“Readecuación de
Deudas”.
Entrega al Comité
de Créditos para
la aprobación de
la readecuación
del préstamo, los
documentos
siguientes:
- Expediente de
Cobranzas.
- Formato
“Readecuación de
Deudas”
Recibe del Oficial
de Cobranza para
la aprobación de
la readecuación
del préstamo, los
documentos
siguientes:
-Expediente de
Cobranzas.
-Formato
“Readecuación de
Deudas”
¿La readecuación
es aprobada?
No
Si
Entrega al Oficial
de cobranzas,
expediente de
cobranzas.
Recibe del Comité
de Crédito formato
“Readecuación de
Deuda” y
expediente de
cobranzas.
Comité de Crédito
Adjunta a
expediente de
cobranza copia
“Plan de Pagos”
Fin
Entrega al Oficial
de cobranzas,
expediente de
cobranzas.
Ingresa al sistema
al modulo de
cobranzas y
genera plan de
pagos y Ordena
impresión de “Plan
de Pagos” (O/1).
Entrega al
abogado
documentos para
realizar cobro
extra judicial o
recuperación de la
prenda.
Inicio
Firma denegado
en formato
"Readecuación de
Deuda”
Comité de Crédito
Archiva
expediente de
cobranza.
Entrega al cliente
“Plan de Pagos” o
notifica al cliente
que fue denegada
la solicitud de
readecuación de
deuda.
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Descripción de las actividades
1.0 Aplicación de Pago de Créditos
Responsable: Auxiliar de Caja 1.0 Recibe del cliente efectivo o cheque, tarjeta de identidad o carnet para la aplicación del
pago de préstamos.
2.0 Ingresa al sistema al “Módulo de Cobranzas, mediante número de préstamo o número de identidad para registrar el pago.
3.0 Cuenta el dinero a registrar según denominación.
4.0 Aplica en el sistema el valor a la cuota y al préstamo. Nota: El sistema registra el conteo del efectivo según la denominación para efectos de cierre de caja y control interno.
5.0 Ordena impresión de “Recibo de Pago” (O/1), con los datos siguientes:
- Número de préstamo o número de expediente. - Lugar y Fecha. - Número de cuota. - Saldo Actual. - Valor del capital. - Valor de la cuota. - Intereses del período. - Intereses moratorios. - Firma del cliente.
6.0 Obtiene firma del cliente en “Recibo de Pago” (O/1).
7.0 Refrenda “Recibo de Pago” con sello de caja y firma.
8.0 Entrega al cliente los documentos siguientes:
Copia de recibo de Pago.
Tarjeta de identidad del cliente o carnet.
9.0 Coloca en el escritorio copia de “Recibo de Depósito” para posteriormente realizar el cierre de caja.
10.0 Realiza depósito bancario del efectivo y cheques. Nota: Se entrega el efectivo o cheque al empleado del banco a través del servicio de empresa recolectora de efectivo.
11.0 Ordena impresión de Reporte “Cierre de Caja”
12.0 Compara reporte “Cierre de Caja” contra movimientos diarios.
13.0 Realiza cierre de caja diario.
14.0 Entrega al Oficial Contable Reporte “Cierre de Caja” y movimientos diarios para los registros contables.
Responsable: Oficial Contable 15.0 Recibe de Auxiliar de Caja y de Instituciones Bancarias, para aplicar valores y registros
contables, la documentación siguiente:
- De agencias: cierre diario y comprobante de los pagos.
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- De Bancos: lote de pago de préstamos.
Nota: Los lotes de préstamos de los bancos se reciben por correo electrónico, cintas o el proceso puede ser en línea en conexión directa con el banco.
16.0 Ingresa al sistema al modulo contable para registrar contablemente el pago de los préstamos correspondiente a bancos. Confirma registros y asientos contables para el cierre general diario.
17.0 Ordena impresión de “Partida Contable” y “Reporte Movimientos del Día” (O) y firma.
18.0 Adjunta a folder los documentos siguientes:
- “Partida Contable”. - “Reporte Movimientos del Día”. - Cierres diarios y comprobantes de los pagos.
19.0 Archiva folder en archivo del área.
20.0 Fin del sub proceso.
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2.0 Gestión de Cobros
Responsable: Oficial de Cobranza 1.0 Ingresa diariamente al sistema al “Módulo de Cobranzas” y ordena impresión de Reporte de Pagos a
Vencer” con cinco días de anticipación.
2.0 Se comunica vía teléfono, celular, mensajitos y correo electrónico con el Cliente para recordar el pago de la cuota por vencer. Nota: El pago podrá realizarse en caja y bancos autorizados.
3.0 Ingresa al sistema en la opción “Historial de Cobro” y graba la gestión de cobro por Cliente y Oficial de Negocios.
4.0 Ingresa al sistema “Módulo Avisos de Cobro” y genera en forma automática las cartas de cobro siguientes: - “Primer Aviso de Cobro” - “Segundo Aviso de cobro” Ordena Impresión de “Listado de Clientes en Mora” NOTA: Los días de vencimiento del primer y segundo aviso de cobro serán establecidos por cada Microfinanciera de acuerdo a la política de cobro. El sistema permite condicionar el contenido de los reportes mediante filtros.
5.0 Verifica en lista el Nombre del Cliente y Dirección de Cobro, contra datos del sistema, para descartar si él cliente ha realizado el pago de la cuota.
6.0 ¿El Cliente realizó el pago de la cuota?
Si respuesta es afirmativa:
Continúa en el paso 15.0. Si respuesta es negativa:
Ordena impresión de “Primer Aviso de Cobro” (O/1) o “Segundo Aviso de Cobro” (O/2)
Continúa en el paso 7.0.
7.0 Entrega al Oficial de Negocios, para completar gestión de cuotas vencidas, los documentos siguientes: -“Primer Aviso de Cobro” (O/1) -“Segundo Aviso de Cobro” (O/2)
Responsable: Oficial de Negocios 8.0 Recibe del Oficial de Cobranzas, para completar gestión de cuotas vencidas, los documentos
siguientes: -“Primer Aviso de Cobro” (O/1) -“Segundo Aviso de Cobro” (O/2)
9.0 Completa manualmente “Acuse de Recibo” con los datos siguientes: -Nombre del Cliente -Dirección -Estampa sello con dirección de la Microfinanciera. Nota: El Acuse de Recibo servirá para medir el índice de persistencia en la gestión de cobro.
10.0 Adjunta al “Segundo Aviso de cobro”, el “Acuse de Recibo”.
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Nota: El Segundo Aviso de Cobro, otorga el derecho a la Microfinanciera para proceder de forma judicial al embargo de las prendas o Vivienda; por tal razón, el “Acuse de Recibo” deberá ser firmado por el Cliente. La política deberá establecer el número de veces que se gestionará el cobro entre el primero o segundo aviso de cobro.
11.0 Ingresa al sistema en la opción “Historial de Cobro” y graba la gestión de cobro por Cliente y Oficial de Negocios.
12.0 Entrega Al Cliente, Avisos de cobro, Hoja de visita y Acuse de Recibo, para firma.
13.0 Completa en hoja de visita la negociación realizada con el Cliente. Nota: Toda gestión de cobro, se grabará en el sistema y se completará “Hoja de Visita”
14.0 Elabora expediente de cobranzas con documentos de la gestión de cobro y el Historial de cobro.
15.0 Fin del sub proceso
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3.0 Readecuación de Deuda
Responsable: Oficial de Cobranza
1.0 Ingresa diariamente al sistema al “Módulo de Cobranzas” y ordena impresión de “Reporte de Pagos Vencidos” correspondientes a segundo aviso de cobro.
2.0 Visita al cliente para realizar negociación de readecuación de deuda y obtiene firma del cliente en formato “Readecuación de Deudas”. Nota: Toda gestión de cobro, se grabará en el sistema y se completará “Hoja de Visita”.
3.0 Retira expediente de cobranza y adjunta los documentos siguientes:
- “Reporte de Pagos Vencidos” correspondiente al segundo aviso de cobro. - Formato “Readecuación de Deudas”.
4.0 Entrega al Comité de Créditos para la aprobación de la readecuación del préstamo, los documentos siguientes:
- Expediente de Cobranzas. - Formato “Readecuación de Deudas”
Responsable: Comité de Crédito
5.0 Recibe del Oficial de Cobranza para la aprobación de la readecuación del préstamo, los documentos siguientes:
- Expediente de Cobranzas. - Formato “Readecuación de Deudas”
6.0 Solicita y obtiene del Archivo General, expediente de crédito del cliente para revisión de la información.
7.0 Analiza la aprobación de la readecuación en base información del expediente de crédito y expediente de cobranzas.
8.0 ¿La readecuación es aprobada?
Si la respuesta es positiva:
Firma de autorizado en formato "Readecuación de Deuda”
Entrega al Oficial de cobranzas, expediente de cobranzas.
Entrega al Archivo General, expediente de crédito.
Continúa en el paso 9.0 Si la respuesta es negativa:
Firma denegado en formato "Readecuación de Deuda”
Entrega al Oficial de cobranzas, expediente de cobranzas.
Entrega al Archivo General, expediente de crédito.
Continúa en el paso 9.0
Responsable: Oficial de Cobranza
9.0 Recibe del Comité de Crédito formato “Readecuación de Deuda” y expediente de cobranzas.
10.0 Ingresa al sistema al modulo de cobranzas y genera plan de pagos y Ordena impresión de “Plan de Pagos” (O/1).
11.0 Entrega al cliente “Plan de Pagos” o notifica al cliente que fue denegada la solicitud de readecuación de deuda.
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Revisión: 01 Fecha de Elaboración: Mayo 2012
Página 10 de 10
12.0 Entrega al abogado documentos para realizar cobro extra judicial o recuperación de la prenda.
13.0 Adjunta a expediente de cobranza copia “Plan de Pagos”
14.0 Archiva expediente de cobranza.
15.0 Fin del sub proceso
