Payroll Manual Procedimientos Estandar

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Manual de Procedimientos

para Ciclo Mensual de Remuneraciones

1. Apertura del Mes de Pago

Al comienzo del ciclo de remuneraciones se deben considerar los siguientes puntos de configuracin de parmetros, que permitirn que los clculos realizados por la aplicacin sean realizados como corresponden.

1.1 Ingreso de ndices del mes:

Objetivo: Guarda los ndices econmicos para poder efectuar los clculos en un proceso de remuneraciones.

Para ingresar a esta opcin se debe ir a Mantencin/De ndice (utm, uf, ipc), y se encontrar con la siguiente pantalla, Ud. debe buscar en internet o algn proveedor que le entregue los datos del mes en curso de UTM, UF, Tope AFP y Tope Sec para poder ingresarlos.

Para ingresar los ndices del mes en curso, se debe ir a , para agregar los datos de UTM, UF, Tope AFP y Tope Sec, como muestra en la pantalla a continuacin.

Para guardar la configuracin, hacer clic en el visto bueno Ok, y Guarda los datos.

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Revisin de Parmetros (KPXX):

Objetivo: son variables globales que necesita la empresa para poder almacenar datos estticos que son utilizados por el sistema.

Para ingresar a esta aplicacin, se debe ir a Mantencin/De Parmetros, como muestra la pantalla a continuacin, para agregar se debe posicionar en las celdas e introducir una descripcin referente a la variable a ingresar y el valor que tendr esta KPXX, para registrar la informacin, hacer clic en Ok en el visto bueno.

Para las variables KP02, 03, 04,05 (Peso Argentino, Dlar, Libra Esterlina y Euros): el valor del la moneda extranjera del da que se realice el calculo de sueldo.

1.2 Revisin de Feriados del Mes:

Objetivo: Almacena un ao calendario todos los festivos legales y que tenga la empresa, para efectos de contabilizar los das hbiles a trabajar mes a mes.

Para ingresar a esta aplicacin, se debe ir a Mantencin/De feriados, aparecer la siguiente pantalla.

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Para ingresar un nuevo feriado, hacer clic en y luego introducir el tipo, da feriado y motivo del feriado, para guardar el registro hacer clic en el visto bueno.

1.3 Revisin Tabla de Impuestos:

Objetivo: Almacena tabla para realizar el clculo del impuesto nico para cada trabajador, de acuerdo a su renta imponible.

Para ingresar a esta aplicacin, se debe ir a Mantencin/De Impuestos, aparecer la siguiente pantalla.

Para modificar esta tabla, se debe hacer clic , luego realizar los cambios de acuerdo a la informacin obtenida de internet u otro proveedor de tabla de impuestos, y para guardar

hacer clic en y para salir hacer clic en puerta.

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2. Revisin de Altas y Bajas del Personal

El sistema permite poder revisar los movimientos del personal, desde su ingreso hasta la desvinculacin de la empresa, permitiendo llevar un registro que debe ser realizado por Ud.

2.1 Ingreso de Personal nuevo:

Objetivo: Registrar los datos personales, datos que vinculan al trabajador con la empresa, previsin de afp e institucin de salud, entre otros; esto permite llevar un historial del empleado y poder generar desde el contrato hasta emitir liquidacin de sueldo de ste.

Para acceder a la creacin de la ficha del empleado, debe irse a Mantencin/Empleado (Ficha), y se mostrara la siguiente pantalla.

Para ingresar un nuevo trabajador se debe ir a , donde podr ingresar al nuevo empleado.

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Los datos Bsicos para ingresar una ficha son:

Cdigo: Rut de la persona, si el digito verificador est mal ingresado emite un mensaje de corroboracin por defecto.

Nombre: Al hacer clic en este espacio, se despliega otra ventana para poder ingresar el nombre, apellido materno y apellido paterno.

Rut: en este caso es el mismo que el cdigo ya ingresado.

Centro de Costo: a cul va a pertenecer el empleado.

Fecha de ingreso: la fecha en la cual entro a trabajar, Importante esta fecha est vinculada con la generacin de contrato, vacaciones, y cualquier otro clculo que se genere a partir del ingreso de un trabajador, para lo cual tomar vital cuidado al ingreso.

Numero de ficha: al ser la primera vez 1.

Posterior hacer clic en el visto bueno, para guardar los datos.

Al ingresar a la ficha del empleado, se debe llenar algunos datos complementarios que son los siguientes:

Empresa: empresa a la cual va a pertenecer, en caso que haya ms de una.

Estado: Activo

Sexo (en la pestaa datos personales)

Estado civil (en la pestaa datos personales)

Clase (en la pestaa empresa)

Tipo de contrato (en la pestaa empresa)

Cdigo de rgimen (en la pestaa empresa)

AFP e ISAPRE (en la pestaa empresa)

Para guardar los datos, hacer clic en el disquete.

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Una vez creada la ficha con los datos bsicos, por favor chequear y completar los siguientes datos en estas pestaas:

En la pestaa Datos Personales:

Rut: revisar que este correcto.

Sexo: M (Masculino) F (Femenino)

Nacionalidad: hacer doble clic en el espacio en blanco para que se abran las opciones, en todo caso 1 equivale a Chilena.

Idioma: hacer doble clic en el espacio en blanco para que se abran las opciones, en todo caso 1 equivale a Espaol.

Forma de Pago: debe indicar la forma de pago que tiene el trabajador, de acuerdo a la tabla que se encuentra creada, hacer doble clic en la parte blanca.

Opcin 1: es para las personas que tienen cuenta corriente en el Banco BCI

Opcin 2: es para las personas que tienen cuenta de ahorro en el Banco BCI

Opcin 3: es para las personas que tienen cuenta corriente en otros bancos. (Ejemplo Banco Chile, Santander, etc)

Opcin 4: Pago Efectivo.

Opcin 5: Cheques.

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Al lado de la forma de pago hay un espacio en blanco, como lo muestra la figura abajo, all debe indicar 1. (siempre) significa que al trabajador se le depositara el 100% de su sueldo en esa cuenta.

Banco: debe indicar el banco al cual pertenece la cuenta.

Cuenta Corriente: debe indicar el nmero de cuenta bancaria, por favor ser cuidadoso en este campo.

Fecha de Nacimiento: es muy importante ya que con esta fecha se calculan los conceptos de pago de Seguro de Invalidez y Sobrevivencia, para el clculo de vacaciones, de contrato si es mayor de edad, entre otros, por lo cual es vital que la fecha est correcta.

En la pestaa De la Empresa:

Clase: Indicar la Clase Maestra 1.

Tipo CC: Fijo, Variable o Prorrateo (se aplica a las instancias de Distribucin Contable).

Lugar de Pago: es vital que se configure este campo ya que para que los Encargados puedan ver sus trabajadores de acuerdo a los filtros de perfil de seguridad.,

Por tal motivo es necesario que se configuren de acuerdo a estos parmetros:

Se le solicita que al crear un trabajador nuevo deben configurarlo siempre con el lugar de pago, ya que este procedimiento permitir que el trabajador sea visto por el encargado de remuneraciones al cual corresponde el trabajador.

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Fecha Ingreso y Fecha de Retiro: Importante ya que permite saber el inicio del contrato y posterior generar todo los clculos asociados al trabajador.

Motivo de Egreso: es importante que se impute bien el motivo real del trabajador.

Tipo de Contrato: es importante que se impute bien el tipo de contrato del trabajador.

En la pestaa LLSS:

Cdigo de Rgimen: debe indicar la combinacin que tiene el trabajador ejemplo: si es afp y fonasa, debe elegir esta opcin.

Jubilado?: debe indicar si la persona es Activo, Pensionado-Cotiza, Pensionado no cotiza.

L. de Pago Cotiz: debe colocar 1, que corresponde a la empresa Viedos Corpora.

AFP: debe elegir la afp a la cual la persona pertenece.

ISAPRE: debe elegir la institucin de salud a la cual la persona pertenece.

Fecha seguro de cesanta: para el trabajador que ingres a trabajar despus del 02/Octubre/2002, es obligatorio el pago de seguro de cesanta para lo cual en estos casos se debe colocar la fecha de ingreso del trabajador. Para el trabajador que ingreso a trabajar antes de esa fecha, se debe colocar la fecha en la cual presento el documento de afiliacin al seguro de cesanta y si no desea cotizar este concepto, se debe dejar la fecha de ingreso del trabajador. Importante si no se ingresa no se realizar el calculo por este item.

Tramo P/Asig. Famil: debe configurar el tramo al cual pertenece, si no lo configura no podrn calcularlas las cargas familiares de acuerdo a su grupo familiar.

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Estado APCV: debe configurarse siempre No Cotiza

CCAF: debe elegir la caja de compensacin a la cual pertenece el trabajador.

Jornada Laboral: debe configurar para todo trabajador que tiene semana corrida cual es el tipo de jornada al cual pertenece.

En la pestaa Configuraciones:

Vacaciones:

Fecha inicial: debe ser la fecha de inicio de contrato.

Aos reconocidos: para las personas que tiene mas de 10 aos reconocidos por la afp, se recomienda que el trabajador debe realizar el tramite en la institucin y una vez con ese documento se le pueden reconocer los aos. Es importante el registro ya que se debe dejar constancia en la fecha que aparece al lado desde cuando se hace efectivo el reconocimiento de aos para que payroll pueda generar el clculo.

Das Base: 15 das.

Das Iniciales: son los das que la persona ya se tom de vacaciones.

Es importante que ante cualquier cambio generado en la ficha del empleado Ud. Debe

hacer clic en el disquete. , para poder guardar los datos ingresados.

2.2 Extensin de Fechas de Retiro para cambios a Indefinido:

Objetivo: permite renovar contrato del empleado.

Cuando al trabajador se le debe renovar su contrato a plazo fijo por indefinido, en la ficha del empleado, en la pestaa De la empresa, en esta seccin se le debe cambiar los datos concernientes a su contrato.

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En este caso, si la persona cambia a contrato indefinido, se debe dejar de la siguiente manera, realizando los siguientes cambios, en la fecha de retiro, se coloca el da siguiente al cual termino su contrato plazo fijo, y se deja el mes 01 y ao 3000, que indica indefinido. Se borra el motivo de egreso, y en tipo de contrato se cambiar a Cambio a indefinido, luego se

hace clic en , para guardar los cambios. La emisin del anexo de contrato se realizar de la misma forma en la cual se cre el contrato, en este caso se ocupara el documento que haga referencia a anexo de contrato o el nombre correspondiente que ste documento tenga.

2.3 Cambio de fechas de retiro para personal de Baja:

Objetivo: permite desvincular al empleado.

Se registra en la fecha de retiro de la persona, ingresando el motivo de egreso, y luego se deja la ficha en estado suspendido, para as poder generar ltimo proceso de pago e imposiciones, que tuviese, y su finiquito correspondiente.

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Opciones complementarias en la ficha del empleado que Ud. debe ingresar datos.

Grupo Familiar, puede registrar todos los hijos del trabajador y los integrantes del grupo familiar que ste tenga, pudiendo configurar si es carga o no.

Ausentismos, debe ingresar todos los ausentismos del trabajador, ya sea licencia mdica, accidente del trabajo o falta que ste tenga.

Liquidacin de sueldo, aqu puede revisar la liquidacin del trabajador del mes actual de proceso. Es slo una simulacin o prueba.

Mapa de tems, aqu debe ingresar todos los tems que sern considerados para el trabajador en el mes de proceso de sueldo.

Liquidaciones Histricas, aqu puede revisar las liquidaciones de sueldo ya procesadas.

Vacaciones, aqu debe ingresar para obtener el comprobante de vacaciones y dejar registro de la ausencia del trabajador.

Contrato de trabajo, aqu puede generar el contrato del trabador

Finiquito, aqu puede calcular y generar el finiquito del trabajador

Asignaciones, puede registrar las asignaciones que se le entregaron al trabajador, como celular, notebook, bolso u otros.

Hoja de Vida, puede genera anotaciones importantes.,

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3. Ingreso de tems del mes

Permite registrar todos los tems asociados a un trabajador, en el proceso mensual de remuneracin.

Los tems estn ordenas por pestaas:

Haberes: donde se encuentran los bonos, aguinaldo, sueldo base, entre otros.

Haberes Especiales: donde se encuentra la colacin, movilizacin entre otros.

D/L: Leyes sociales: donde se encuentran cotizacin de afp, isapre, reliquidaciones de estas mismas entre otros.

Tambin existen las pestaas de Deducciones, Familiar, Contribuciones y Previsiones.

Dependiendo de la configuracin de los tems a crear se almacena en la pestaa correspondiente.

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Para crear un nuevo tems hacer clic en , y aparecer la siguiente pantalla para configurar el tem. Con sus 6 pestaas de configuracin, esta permitir guiarlo para que el tem pueda ser imputado adecuadamente.

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Para guardar la configuracin del tem, al terminar hacer clic en el visto bueno.

Luego para asociar el tem a un trabajador se debe ir a Mantencin/Empleado (ficha), elegir

al empleado al cual se le debe imputar el tem, hacer clic en el mapa de tems y se desplegara una ventana con todos los tems asociados que tenga el empleado.

Para agregar un nuevo tem, hacer clic en , y se desplegara la siguiente pantalla:

La configuracin es, hacer clic en cdigo de tem, y seleccionar el tem a imputar, luego si es que este tiene asociada una frmula para realizar el clculo esta se incorporara automticamente.

Si el tem se considera una sola vez, o ser permanente se configura en considera a pago, y en Valor se ingresar el valor que tendr el tem, de acuerdo a su concepcin de creacin.

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Ejemplo, si es el tem de horas extras en el valor se ingresa el numero de las horas extras, ya que la formula trae por configuracin el proceso del clculo, y en caso que sea un bono x se debe ingresar el monto en dinero.

Para guardar hacer clic en el visto bueno y quedara en el tem del empleado para posterior en el proceso de liquidacin aparezca este tem imputado al trabajador.

tems importantes a considerar todos los meses:

Para los empleados debe estar cargado siempre el sueldo base SUBASE, de tipo permanente

Horas extras, existe creado un juego de tems, ya que tienen diferentes clculos segn el factor a utilizar.

Gratificacin, existe creado un tem para el clculo de este concepto, considerando el 25% del total imponible, con el tope legal, segn el Ingreso Mnimo vigente a la fecha del proceso.

Semana Corrida, estos temes deben ser cargados masivamente todos los meses de acuerdo a las semanas que tenga el mes y la planilla preparada para que se pueda cargar el monto total por cada semana para que PayRoll genere el calculo, slo si el cliente considera este concepto a pago.

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Carga masiva de datos:

Se debe preparar la planilla para cargar los tems masivos, correspondientes, en caso que el cliente realice dicha carga

Formato explicativo del Excel a completar:

Excel que debe ser llenado:

Formulas del sistema:

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Formulas mas detallas del sistema:

4. Proceso de Anticipos

Para generar el proceso de anticipo, primero se debe ingresar el anticipo al sistema, esto se realiza de la siguiente forma.

Ingreso/Ingreso Masivo de tems. y se configuran los siguientes datos:

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Se seleccionan los empleados en el Botn Todos.

En la pestaa Datos generales, ingresar los siguientes datos:

Mes de pago: el mes de pago que se realizara este movimiento.

Aplica en: remuneracin el mes

Hacer clic en Importar

Aparecer la siguiente pantalla.

Luego para calcular el monto a pago, hacer clic en la autosuma, y luego en visto bueno para ejecutar el ingreso del anticipo.

Se generan los comprobantes de pago en pdf.

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5. Proceso de Pago de Sueldos

Una vez ingresado todos los comportamientos de los tems del mes en curso y asociados a cada empleado, se puede generar un reporte que permite tener un listado de los lquidos a pago, antes de generar los cheques.

Para generar este reporte se debe ir a Informe/Detalle/tem por empleado, una vez en esta pantalla, selecciona a todos los empleados, el mes de pago, y el tem A000 que corresponde al Lquido a Pagar.

Ejecutar y se abrir otra pantalla donde mostrara un resumen de los lquidos a pagos, el cual lo puede exportar a Excel y hacer uso del reporte para chequear o presentarlo a tercero.

Una vez chequeado los lquidos correspondientes se pasa a procesar el mes de remuneraciones, en Proceso/Emisin de Liquidaciones, donde aparecer una pantalla como la que est a continuacin:

Seleccionar: seleccionar todos los empleados

Mes de Pago: Actual en el mes de proceso.

Periodo a liquidar: debe elegir Remuneracin del mes.

Ordenamiento: debe elegir Lugar de pago.

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En la flecha verde ejecuta el proceso.

Para que puedan exportar las liquidaciones a pdf.

Procedimiento para generar el pago de sueldos:

Una vez cargado los tems masivamente a tra de Excel, deben:

1.- Procesar las liquidaciones de sueldo y cuando aparezca el reporte exportarlo en pdf.

2.- Revisar las liquidaciones de sueldo, que fueron exportadas en pdf.

3.- Realizar modificaciones en caso que las haya y volver a repetir el paso 1 y 2.

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4.- Al no encontrar modificaciones, por favor pedir va mail a Jefe RRHH, que gener un proceso de liquidaciones con la opcin Borrar todo el periodo, realizando esta opcin quedarn todos los cambios realizados en estado actualizado como ltima versin.

Una vez generado este proceso, no se pueden realizar modificaciones en las fichas de los trabajadores, ni generar cargas masivas. (Esto es importante ya que al ingresar cualquier otro dato no ser considerado en la liquidacin a pago del trabajador)

5.- Para poder emitir nuevamente las liquidaciones e imprimirlas en su lugar de trabajo, por favor gener nuevamente el proceso. Esta vez slo para poder emitir el reporte en pdf.

6.- Adems se solicita que extraiga del sistema el libro de remuneraciones de mes en curso para que pueda revisar las liquidaciones con el libro de remuneraciones y genere una cuadratura de cierre de proceso.

7.- Si encuentra diferencias por favor repetir desde el paso 1.

8.- Si no encuentra diferencias, por favor enve un mail a Jefe RRHH, indicando que su proceso de cierre de mes se encuentra cuadrado y ok, adjuntando las liquidaciones en pdf y el libro de remuneraciones.,

Solo as se podr procesar los sueldos a pagar, es importante esta informacin.

Este procedimiento es muy importante si el proceso de remuneraciones es DESCENTRALIZADO (por ejemplo, en el caso de las obras o fundos).

6. Pago de Sueldo e Imposiciones

Para efectuar el comprobante electrnico, para realizar el pago de Sueldos e Imposiciones a travs del Banco BCI (tomado como ejemplo), debe ingresarse a la opcin de men de PayRoll, Informes/Transfers a Bancos y Otros, donde encontrar la siguiente pantalla, en la cual debe seguir los siguientes pasos.

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Seleccionados: Elija seleccin, haga clic en condiciones, y seleccione condicin del fundo al cual desea pagar sueldo y luego ok en el visto bueno.

Opciones: Remuneraciones del mes. Cuando es pago de sueldo, Cotizaciones previsiopnales, cuando se cancelan leyes sociales a travs del archivo generado para la misma institucin y Gratificaciones, cuando es pago de imposiciones por procesos de reliquidacin.

Mes de Pago: elegir el mes correspondiente al actual de proceso.

Periodo a considerar: Remuneracin del mes.

Empresa: 1 (Correspondiente a todas)

Archivo destino: si lo desea almacenar en alguna carpeta especfica favor indicar en donde ser, a travs de la carpeta con la lupita. (Importante luego de exportar, Ud. puede y debe cambiar el nombre del archivo, para un mejor control sobre ste)

Ver anexo (carpetas al final), cmo un ejemplo de carpetas de ordenamiento.

Para ejecutar hacer clic en la flecha verde.

Posterior a esto comienza el sistema a procesar la informacin para luego generar un archivo el cual, por cada transfer que necesite crear, debe ir a rescatarlo a la carpeta y cambiarle el nombre ya que aparece un nombre por defecto que al generar un nuevo proceso lo sobreescribir.

Repita la accin tanta veces sea necesario por cada agrupamiento de empleados (centro de costo, planta, ubicacin o la que tenga considerada, segn el conocimiento del negocio).

7. Cierre de mes

Este es el ltimo paso mensual que corresponde al cierre del mes y apertura por defecto del mes siguiente al proceso de remuneraciones.

Es importante considerar que una vez ejecutado este proceso no podr volver atrs, no podrn efectuarse cambios a las liquidaciones y a su vez al proceso de centralizacin contable, ya que una vez cerrado, deja una imagen intocable de lo remunerado en el mes anterior.

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Para ejecutar este proceso se debe ir a Proceso/Cierre de Mes/ Periodo, y se mostrar la siguiente ventana:

Debe seleccionar en las Opciones, hacer clic en el cuadradito de Cierre de Mes?, por defecto trae el mes a cerrar, elige el periodo a cerrar y la fecha de pago, Ejecutar.

Importante como este paso significa cerrar definitivo el mes de proceso de remuneracin, cuando se ejecute va a preguntar por seguridad si est seguro de realizar el proceso, si Ud. esta seguro haga clic en Si, para poder efectuar el cierre correspondiente y con esto abrir el nuevo mes de proceso de remuneraciones.

8. Informes del Sistema:

Informe para poder sacar los montos de algn tem en especial, lo encuentra en esta ruta.

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Informe para poder sacar el resumen del proceso por tem (todos), lo encuentra en esta ruta.

Informe para poder sacar el Libro de remuneraciones, lo encuentra en esta ruta.

Informes que se encuentran configurado en payroll para apoyo de su gestin, lo encuentra en esta ruta.

Y son los siguientes:

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9. Cambio de Password usuario:

Debe irse a Sistema/Cambio de Password

Y como muestra en la pantalla cambiar la contrasea, para guardar los cambios hacer clic en el visto bueno.

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Anexo de Carpetas

Para un mayor control sobre los archivos generados en PayRoll, se puede crear una estructura de rbol para las carpetas de uso, que si es bien usado y administrado por el cliente, puede guardar los respaldos de todas las exportaciones desde payroll.

En el escritorio se pueda crear la carpeta Payroll Procesos Remuneraciones, que es de color ROJO.

Dentro de ella se podran crear las siguientes carpetas, donde el usuario almacenar la documentacin que exportar y que ser necesaria para futuras revisiones y respaldo de la informacin de transfer subidas a la red.

Nota, el uso de estas carpetas es una sugerencia que apoyar su gestin y bsqueda de informacin, pero es su responsabilidad ir guardando los registros en las carpetas

correspondientes.

Documents

Payroll Manual Procedimientos Estandar