Manual Payroll

MANUAL INSTRUCTION (PETUNJUK PENGGUNAAN) SOLUTION PAYROLL SYSTEM SOLUTION FINGERPRINT

1 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI

PETUNJUK PENGUNAAN

SOLUTION PAYROLL SYSTEM

DAFTAR ISI:

1. Pengaturan Gaji Karyawan dan Formulanya.

2. Perhitungan Kehadiran, Lembur, Cetak Slip Gaji, Export Data, dll.

3. Pinjaman Karyawan dan Lampiran Formula Gaji.



BAGIAN I:

PENGATURAN GAJI KARYAWAN DAN FORMULANYA

1. SETUP GAJI KARYAWAN

Menu ini untuk melihat dan memilih nama karyawan yang ingin diatur gaji nya:

Pilih departemen dan nama yang ingin diatur Gajinya, lalu tekan Setup Gaji.

Setup Gaji : Untuk mengatur Gaji Karyawan dan Formulanya

Pinjaman : Untuk mengatur Pinjaman Karyawan. (Lihat Bagian 3, pada Halaman 13)

Cara Memilih Beberapa Nama:

Pilih nama pertama dahulu, lalu tekan dan tahan Tombol Ctrl, lalu pilih nama2x berikutnya

yang di inginkan.

Cara Memilih Semua Nama:

Pilih nama dengan batas paling atas yang di inginkan, lalu tekan dan tahan Shift, lalu pilih

nama dengan batas paling bawah.



2. SETUP GAJI

Menu ini untuk mengatur Gaji Karyawan dan Formulanya:

Form ini dibagi menjadi 2 bagian: Pendapatan dan Potongan.

Tambah : Untuk Menambah Data (Pendapatan/Potongan)

Edit : Untuk mengedit Data (Pendapatan/Potongan)

Hapus : Untuk menghapus Data (Pendapatan/Potongan)

Simpan Setup Gaji : Untuk menyimpan semua data gaji

-----> : Untuk pindah ke nama berikutnya



Jika gaji dibayar per-Hari atau per-Jam maka kita perlu mengunakan formula, silakan lihat

contoh berikutnya untuk mengerti konsep mengunakan Formula.

Contoh: Gaji Pokok dibayar Harian, kondisi jika karyawan masuk kerja pada hari tersebut.

Penjelasan Formula:

Disini kita memilih Parameter Harian dan TM (Tidak Masuk) , dimana kita telah mengetahui

sebelumnya bahwa TM ini akan berisi X jika ada karyawan yang tidak masuk di hari kerja

tersebut. Dari informasi ini maka kita buat Formula Harian, Jika TMX (Text), hasil=50.000,

artinya Jika karyawan masuk kerja, akan diberikan gaji pokok: 50.000/Hari.

Penting untuk diperhatikan kita mengunakan Satuan Text disini karena TM berisi Text Biasa.

Catatan:

Untuk mengetahui nilai2x dari paramater ini, bisa dilihat dahulu sebelumnya dari hasil

perhitungan/kalkukasi kehadiran karyawan pada tabel Harian dan Bulanan.

(Lihat Bagian 2, pada Halaman 10)



Contoh: Gaji Pokok dibayar perbulan berdasarkan Total Jam Kerja karyawan.

Penjelasan Formula:

Disini kita memilih Parameter Bulanan dan Work Time, dimana kita telah mengetahui

sebelumnya bahwa Work Time ini merupakan Jumlah Jam Kerja karyawan. Dari informasi ini

Maka dibuatkan Formula Bulanan, Jika Work Time > 0 (Jam), hasil=10.000*Nilai Parameter,

artinya Jika Total Jam Kerja dalam 1 bulan ada nilainya, maka nilai Jam Kerja ini akan

dikalikan dengan 10.000. Misal nilai Worktime adalah 120:34, makanya 120*10.000,

hasilnya 1.200.000.

Disini kita mengunakan Satuan Jam untuk menkonversi dahulu nilai worktime menjadi jam,

Penting diperhatikan dalam pemilihan Jenis Satuan ini, karena jika tidak tepat akan

membuat perhitungan salah.

Contoh Tambah Pendapatan Lainnya:

Contoh: Uang Makan dibayarkan Harian. Jika Karyawan masuk ke Kantor.



Contoh: Uang Transport dibayar harian, jika ada clock in di kantor.

Contoh: Uang Kerajian diberikan jika dalam 1 bulan tidak pernah tidak masuk kerja.

Contoh: Uang Lembur dibayar perbulan, berdasarkan total Jam Lembur karyawan.



Contoh: Uang Lembur khusus hari sabtu mendapatan bayaran tambahan.

Contoh Tambah Potongan:

Contoh: PPh 21 di input secara manual, disini jika mengunakan perhitungan formula

Contoh: Jamsostek di input manual, disini juga tidak mengunakan formula.



Contoh: Pinjaman di input manual juga. Disini juga tidak mengunakan formula.

Untuk Jenis Pinjaman yang mengunakan sistem pembayaran angsuran juga dapat dilakukan

disini. Untuk contoh pengunaannya. (Lihat Bagian 3, pada Halaman 13)

Contoh: Denda Telat jika karyawan telat hadir di kantor.

Contoh: Denda Pulang Cepat, Jika karyawan pulang lebih awal.



Contoh: Denda Tidak Masuk, Jika karyawan tidak masuk kerja.

Catatan:

Anda dapat merancang sendiri jenis pendapatan dan potongan lainnya.

Baik yang nilainya tetap. Ataupun mengunakan formula rancangan anda sendiri sesuai dengan

kondisi dan peraturan perusahan anda.

Cara Meng-Copy/Paste Data Gaji Karyawan ke Karyawan lainnya:

Lihat gambar pada Halaman 2, dan Pilih dahulu beberapa nama yang ingin di paste/isi/timpa

data gajinya, dan dengan masih tetap menahan tombol Ctrl, pilih nama yang ingin dijadikan

sumber Copy data, nama tersebut harus di pilih paling terakhir. Lalu pilih tombol Setup Gaji.

Akan tampil form setup gaji dengan jumlah nama sesuai dengan data yang dipilih sebelumnya

tetapi hanya data gaji dari nama terakhir yang akan ditampilkan. Tekan tombol Simpan Setup

Gaji. Maka data gaji tersebut akan dikopikan kesemua nama2x yang dipilih sebelumnya.



BAGIAN 2:

PERHITUNGAN KEHADIRAN, LEMBUR, CETAK SLIP GAJI, EXPORT DATA, DLL

1. TRANSAKSI GAJI

Menu ini untuk melakukan perhitungan/kalkulasi kehadiran, lembur dan gaji:

Pilih departemen, nama, dan periode waktu yang di inginkan, lalu tekan tombol Calculate.

Setelah Kalkulasi dilakukan, maka akan tampil data dalam 3 tabel:

HARIAN : Tabel yang berisi data kehadiran harian (Detail)

BULANAN : Tabel yang berisi data kehadiran bulanan (Rekap)

HITUNG GAJI : Tabel yang berisi data perhitungan gaji dan formula.

(Untuk Penjelasan detail Jenis2x Parameter pada tabel Harian dan Bulanan bisa dilihat pada

Lampiran Formula Gaji. Lihat Bagian 3, pada Halaman 15)

CETAK KEHADIRAN : Untuk Mencetak Laporan Kehadiran Karyawan

CETAK SLIP GAJI : Untuk Mencetak Slip Gaji Karyawan.

CETAK LAPORAN GAJI : Untuk Mencetak Rekap/Laporan Gaji Karyawan.

EXPORT DATA:

Data dari 3 tabel tersebut dapat di export ke Excel atau Text File, Caranya Pilih Tabel dengan

Posisi Aktif yang di inginkan, Klik beberapa Judul/Kolom yang di inginkan datanya, lalu tekan

tombol Export Data.



PERHITUNGAN LEMBUR LAINNYA:

Hitung Hari Tidak aja Jadwal sebagai Lembur

opsi digunakan misal untuk hari sabtu, minggu atau libur, dimana pada hari tersebut jika

karyawan masuk, maka total jam kerjanya tersebut langsung dihitung sebagai jam lembur.

Hitung Lembur Awal, Jika lebih dari . Menit

opsi ini digunakan jika ingin di hitung juga lembur di awal kerja. Input menit yang inginkan.

Misal di Input 30Menit. Jika Jam masuk kantor jam 08:00. Maka karyawan yang datang

sebelum jam 07:30 akan di hitung lemburnya.

Lembur Harian (OT Time) dikurangi . Menit

opsi ini digunakan untuk mengurangi lembur/OT Time yang telah dihitung. Contoh

pengunakan opsi ini, misal pulang kerja jam 17:00, karyawan melakukan lembur sampe

jam 21:00, maka total lemburnya 4 Jam, tetapi perusahaan ini jam lemburnya dihitung dari

jam 18:00 bukan jam 17:00, maka digunakan opsi ini agar total lemburnya 3 Jam saja.

PERHITUNGAN LEMBUR MANUAL:

Secara umum/default, perhitungan lembur akan dihitung otomatis oleh program.

Contoh kasus pengunaan opsi ini, dimana perusahaan hanya mau membayar lembur karyawan

jika mempunyai persetujuan atau disertai Surat Lembur. Nah jadi dengan opsi Lembur Manual

ini, kita bisa menandai lembur2x mana saja yang telah di setujui dan boleh dihitung sebagai

jam lembur. Sehingga perhitungan total jam lembur pada formula gaji pun dapat disesuaikan.

Tip Mengunakan Opsi ini:

Jangan Dahulu mencetang/mengaktifkan opsi ini, lakukan dahulu kalkukasi perhitungan

kehadiran karyawan dengan menekan tombol Calculate, maka akan tampil jam2x lembur yang

telah di hitung otomatis. Tandai dahulu Jam2x Lembur mana saja yang di inginkan, dengan

cara Klik 2x data pada tabel Harian tersebut. Sebagai tandainya akan muncul tanda X pada

kolom LM pada baris data tersebut. Untuk menbatalkan tinggal Klik 2x lagi pada data yang

sama. Setelah selesai, centang/aktifkan opsi Lembur Manual, lalu tekan tombol Calculate lagi.

(Cara ini digunakan agar kita bisa melihat dahulu data2x mana saja yang telah dihitung

sebagai lembur secara otomatis oleh program sebelumnya)



Disini juga terdapat fasilitas Update Status

dimana kita bisa memberikan tanda apakah

gaji tersebut telah di berikan kepada

karyawan atau belum, dengan pembedaan

Status Pending dan Lunas pada data tersebut.

SIMPAN DATA KE HISTORY GAJI:

Data2x pada Slip Gaji bersifat Dinamis atau

dapat berubah2x, karena adanya Formula

Gaji yang dihitung berdasarkan kondisi

Perhitungan Kehadiran Karyawan.

Oleh karena itu sebaiknya data perhitungan gaji ini disimpan kedalam data History Gaji, agar

sesuatu saat dapat di cetak kembali sesuai dengan perhitungan Gaji pada kondisi saat itu.

Untuk melakukan ini tinggal Tekan tombol Simpan Data History.

2. HISTORY GAJI

Menu ini untuk melihat data perhitungan gaji yang telah di simpan sebelumnya:

Silakan isi periode yang di inginkan, lalu tekan tombol Cari.



BAGIAN 3:

PINJAMAN KARYAWAN DAN LAMPIRAN FORMULA GAJI

1. PINJAMAN KARYAWAN

Menu ini untuk mengatur data pinjaman dan angsuran pembayaran:

Untuk masuk ke menu ini, Pilih menu Setup Gaji Karyawan, lalu pilih departemen dan nama

yang dinginkan, lalu klik tombol Pinjaman. (Lihat Gambar pada Halaman 2)

TAMBAH : Untuk menambah data Pinjaman Karyawan

EDIT : Untuk mengedit/update status data Pinjaman Karyawan

HAPUS : Untuk menghapus data Pinjaman Karyawan

CETAK : Untuk mencetak data Pinjaman dan history angsuran

BAYAR ANGSURAN : Untuk mengatur data Angsuran dari suatu Pinjaman

TAMBAH PINJAMAN:

Masukan tanggal, keterangan, dan jumlah pinjaman, lalu tekan Tambah.



BAYAR ANGSURAN:

Form ini berisi data angsuran dari suatu pinjaman, sebagai contoh pinjaman sebesar 1 Juta,

dicicil dan dibagi dalam 3x angsuran. Data pinjaman tersebut secara otomatis akan dihitung

dan dicantum dalam slip gaji sesuai dengan periode bulan angsurannya.

TAMBAH ANGSURAN:

Masukan tanggal dan jumlah angsuran yang di inginkan, pilihan Slip Gaji digunakan apakah

data angsuran tersebut mau atau tidaknya tercantum dalam slip gaji. data angsuran

pembayaran tersebut akan tampil di slip gaji pada bagian potongan nama Pinjaman.



2. LAMPIRAN FORMULA GAJI

Bagian ini akan membahas penjelasan detail tentang formula:

Jenis Paramater (Tabel):

Harian: berisi data detail kehadiran karyawan secara harian

o Department : nama devisi

o Name : nama karyawan

o No.AC : nomor ac

o No.Emp : nomor karyawan

o Date : tanggal kerja

o Timetable : jadwal kerja

o On Duty : jadwal masuk

o Off Duty : jadwal pulang

o Clock In : jam masuk

o Clock Out : jam pulang

o Late : telat

o Early : pulang cepat

o A : absent/alpha

o OT Time : total jam lembur

o TM : tidak masuk

o Break Time : total istirahat

o Break Out : jam keluar istirahat

o Break In : jam masuk istirahat

o Work Time : total jam kerja

o Exception : keterangan tidak masuk

o ATT Time : total jam hadir

o NDays_OT : lembur pada hari kerja

o WeekEnd_OT : lembur pada weekend

o Holiday_OT : lembur pada hari lembur

o Keterangan : alasas dari exception

o Ndays : kerja di hari biasa

o WeekEnd : kerja di hari weekend

o Holiday : kerja di hari libur

o OT Depnaker : Jam lembur Depnaker

o OT Awal : Jam Lembur di awal

Bulanan: berisi data rekap/summary kehadiran karyawan secara bulanan

o Department : nama devisi

o Name : nama karyawan

o No.AC : nomor ac

o No.Emp : nomor karyawan

o Normal : total hari kerja

o Actual : total masuk kerja

o TM : total tidak masuk

o Alpa : total absent/alpa

o Sakit : total sakit

o Izin : total izin

o Lain2x : total lain2xnya

o Late : total telat

o Early : total pulang cepat

o OT : total lembur

o Late Time : total jam telat

o Early Time : total jam pulang cepat

o OT Time : total jam lembur

o Break Time : total jam istirahat

o Work Time : total jam kerja

o ATT Time : total jam hadir

o NDays_OT : total lembur hari biasa

o WeekEnd_OT : total lembur hari weekend

o Holiday_OT : total lembur hari libur

o Ndays : total kerja di hari biasa

o WeekEnd : total kerja di hari weekend

o Holiday : total kerja di hari libur

o OT Depnaker : total jam lembur depnaker

o OT Awal : total jam lembur di awal

Documents

Manual Payroll