Upload
others
View
6
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
BALAI BIOTEKNOLOGI
DEPUTI BIDANG TEKNOLOGI AGROINDUSTRI DAN BIOTEKNOLOGI
BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI
2020
PENERAPAN TEKNOLOGI
INFORMASI DALAM PELAYANAN
BALAI BIOTEKNOLOGI - BPPT
POKJA VIII
PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN PUBLIK
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena hanya
dengan rahmat-Nyalah kami akhirnya bisa menyelesaikan Laporan Penerapan
Teknologi Informasi Dalam Pelayanan Balai Bioteknologi.
E-Government merupakan salah satu bentuk atau model sistem pemerintahan
yang berlandaskan pada kekuatan teknologi digital, dimana semua pekeraan
administrasi, pelayanan terhadap masyarakat, pengawasan dan pengendalian
sumber daya milik organisasi yang bersangkutan, keuangan, pajak, retribusi,
karyawan dan sebagainya dikendalikan dalam satu sistem. E-Government merupakan
perkembangan baru dalam peningkatan kualitas layanan publik yang berbasis pada
pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi sehingga layanan publik menjadi
lebih transparan, akuntabel, efektif dan efisien.
Balai Bioteknologi sudah mulai menerapkan beberapa teknologi informasi dalam
pemberian pelayanan kepada pelanggan. Penerapan e-government dalam pemberian
pelayanan kepada pelanggan merupakan wujud komitmen dari Balai Bioteknologi
yang ingin memberikan pelayanan secara lebih efisien dan efektif.
Semoga Laporan Penerapan Teknologi Informasi Dalam Pelayanan Balai
Bioteknologi dapat memberikan manfaat bagi pihak – pihak yang berkepentingan dan
menjadi bahan perbaikan untuk pelaksanaan ke depannya.
Tangerang Selatan, 18 Juni 2020
A.VIII.5.a (2) Laporan Penerapan Teknologi Informasi dalam Pelayanan Balai Bioteknologi
Balai Bioteknologi 1
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Konsep e-government telah lama dicanangkan oleh pemerintah, hal tersebut
ditandai dengan dikeluarkan Instruksi Presiden Republik Indonesia No 3 Tahun 2003
tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government. Hal tersebut
didasarkan pada perubahan yang tengah dihadapi oleh kehidupan berbangsa dan
bernegara di Indonesia yang secara fundamental menuju ke sistem kepemerintahan
yang demokratis transparan serta meletakkan supremasi hukum. Berdasarkan hal
tersebut, pemerintah mengupayakan kelancaran komunikasi dengan pihak lainnya
termasuk masyarakat untuk mengakomodir derasnya aliran ekspresi masyarakat
serta sebagai sarana pertanggungjawaban dan keterbukaan kinerja serta mampu
memberi tanggapan secara cepat dan efektif.
Melalui transformasi menuju e-government, pemerintah dapat mengoptimalkan
pemanfaatan kemajuan teknologi untuk memberi pelayanan yang prima kepada
masyarakat. Lebih dari itu, transformasi ini juga tentunya dapat mengeliminasi sekat
– sekat organisasi birokrasi, serta membentuk jaringan sistem manaemen dan proses
kerja yang memungkinkan instansi – instansi pemerintah bekerja secara terpadu
untuk menyederhanakan akses ke semua informasi dan layanan publik yang harus
disediakan oleh pemerintah. Dengan demikian, seluruh lembaga – lemabaga negara,
masyarakat, dunia usaha dan pihak – pihak berkepentingan lainnya dapat setiap saatn
memanaatkan informasi dan layanan pemerintah secara optimal.
Pemanfaatan teknologi informasi mencakup 2 aktivitas yang berkaitan yaitu
pengolahan data, pengelolaan informasi, sistem manajemen dan proses kerja secara
elektronis serta pemanfaatan kemajuan teknologi informasi agar pelayanan publik
dapat diakses secara mudah dan murah oleh masyarakat di seluruh wilayah negara.
Terdapat beberapa jenis dari penerapan e-government, yaitu e-budgeting, e-
procurement, e-audit, e-catalog, e-payment, e-controlling dan e-health. Penerapan e-
government dapat dimanfaatkan untuk kegiatan operasional yang berupa pelayanan
kepada pihak eksternal ataupun untuk mempermudah kegiatan internal. Namun
keduanya memiliki tujuan yang serupa yaitu untuk meningkatkan kualitas pelayanan
dan operasional yang dilakukan.
A.VIII.5.a (2) Laporan Penerapan Teknologi Informasi dalam Pelayanan Balai Bioteknologi
Balai Bioteknologi 2
Balai Bioteknologi, sebagai salah satu unit kerja di BPPT yang berhubungan
langsung dengan pihak lainnya terkait dengan layanan yang diberikan telah
menerapkan teknologi informasi untuk mengakomodir hal tersebut. Teknologi
informasi yang dimaksud memanfaatkan website resmi milik BPPT dan Balai
Bioteknologi. Pada website resmi milik BPPT yang bernama https://layanan.bppt.go.id
dapat diperoleh informasi mengenai layanan yang diberikan, SOP pelaksanaan
kegiatan serta fasilitas yang dimiliki. Sedangan pada website resmi milik Balai
Bioteknologi yaitu https://balaibiotek.bppt.go.id/, informasi tentang Balai Bioteknologi
secara lengkap dapat diperoleh, diantaranya profil Balai Bioteknologi, layanan yang
diberikan, SOP pelaksanaan kegiatan/ layanan, info mengenai PP Tarif, produk
hukum hingga pada laporan sebagai bahan pertanggungjawaban Balai Bioteknologi
selaku badan publik dalam bentuk LAKIP (Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi
Pemerintahan), RENSTRA (Rencana Strategi) dan PENKIN (Penilaian Kinerja) serta
informasi dan fasilitas lainnya guna memberika pelayanan prima. Balai Bioteknologi
juga mulai menggunakan teknologi informasi untuk survey kepuasan pelanggan.
Dasar Hukum
1. Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem
Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE)
2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2018 tentang Pedoman Evaluasi Sistem
Pemerintahan Berbasis Elektronik
3. UU No. 19 Tahun 2016 tentang Perubahan atas UU Informasi dan Transaksi
Elektronik atas UU No 11 Tahun 2008 atau UU ITE yang mengatur tentang
informasi serta transaksi elektronik atau teknologi informasi secara umum
4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No 82 Tahun 2012 tentang
Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik
5. UU No 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
6. UU No 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik
7. Instruksi Presiden No.3 tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional
Pengembangan E-Government Indonesia
A.VIII.5.a (2) Laporan Penerapan Teknologi Informasi dalam Pelayanan Balai Bioteknologi
Balai Bioteknologi 3
Maksud dan Tujuan
Maksud penyusunan Laporan Penerapan Teknologi Informasi Dalam Pelayanan
Balai Bioteknologi adalah sebagai bentuk pertanggungjawaban Balai Bioteknologi-
BPPT. Adapun tujuan penyusunan Laporan Penerapan Teknologi Informasi Dalam
Pelayanan Balai Bioteknologi adalah untuk memberikan informasi mengenai
penerapan teknologi informasi dalam pelayanan Balai Bioteknologi yang selama ini
dilakukan.
A.VIII.5.a (2) Laporan Penerapan Teknologi Informasi dalam Pelayanan Balai Bioteknologi
Balai Bioteknologi 4
PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PELAYANAN BALAI BIOTEKNOLOGI
I-PROS Biotek (Inventory Procurement System Balai Bioteknologi – BPPT)
I-PROS Biotek atau Inventory Procurement System Balai Bioteknologi – BPPT
merupakan aplikasi yang dikembangkan oleh Balai Bioteknologi BPPT untuk
membantu dalam proses pengadaan barang maupun jasa. Aplikasi ini bersifat internal
yang dapat memudahkan dalam mengorganisir proses pengadaan barang/jasa.
Gambar 1 Halaman login aplikasi I-Pros Biotek
Gambar 2 Halaman Dashboard aplikasi I-Pros Biotek
A.VIII.5.a (2) Laporan Penerapan Teknologi Informasi dalam Pelayanan Balai Bioteknologi
Balai Bioteknologi 5
Gambar 2 menunjukkan tampilah halaman dashboard aplikasi I-Pros Biotek. Pada
halam ini terlihat alur proses pengadaan yang diajukan diproses. Masing-masing
tahapan tersebut memiliki pihak yang bertanggungjawab. Selain itu, pada bagian di
samping kiri terdapat menu aplikasi I-Pros Biotek ini yang terdiri dari homepage,
create data dan inbox revisi pengadaan. Di bagian bawah halaman juga terdapat
tombol “Lihat Semua Data” yang berisi data seluruh pengadaan barang/jasa, baik
yang baru diajukan, masih dalam proses ataupun sudah selesai yang tersusun
menjadi bentuk database.
Gambar 3 Halaman form create data
Saat klik menu “create data”, maka akan langsung diarahkan ke form “create data”.
Disini, calon pihak yang ingin mengajukan pengadaan barang/jasa harus mengisi
beberapa data antara lain tanggal input, kegiatan, detil kegiatan, nama pengaju dan
unggah nota dinas atau dokumen pendukung jika diperlukan. Pada menu “inbox revisi
pengadaan” terdapat informasi mengenai revisi atau perbaikan data pengadaan
barang/jasa daari pihak terkait.
A.VIII.5.a (2) Laporan Penerapan Teknologi Informasi dalam Pelayanan Balai Bioteknologi
Balai Bioteknologi 6
SILARIS (Sistem Informasi Layanan Penerimaan Sampel)
Gambar 4 Tampilan awal aplikasi "SILARIS"
SILARIS merupakan inovasi teknologi informasi yang dibangun untuk pelayanan pada
jasa pengujian. Seluruh kegiatan jasa pengujian dari awal hingga akhir proses
memanfaatkan teknologi informasi ini, sehingga setiap tahapan kegiatan dapat
dipantu via SILARIS.
Aplikasi ini akan meringkas alur kerja pelayanan penerimaan sampel yang berlaku
selama ini di Balai Bioteknologi, misalnya pembayaran akan dilakukan di awal,
bendahara akan mendapatkan email ketika input data sampel (Pengajuan Sampel),
pelanggan dapat tracking progress pengerjaan sampel, proses pembayaran sudah
langsung ke negara, tidak ada pembayaran ke unit kerja lagi, mengurangi
kemungkinan pengujian yang overload, feedback pelanggan akan tercatat jelas,
karena ada fitur survei kepuasan pelanggan, pelanggan tidak perlu bolak-balik ke
Balai Bioteknologi (akan menghemat biaya pelanggan). Maka pengoperasian aplikasi
ini sangat jelas berhubungan langsung dengan budaya kerja dan pola pikir di
lingkungan kerja Balai Bioteknologi serta merupakan bentuk nyata perwujudan
Wilayah Bebas Korupsi.
A.VIII.5.a (2) Laporan Penerapan Teknologi Informasi dalam Pelayanan Balai Bioteknologi
Balai Bioteknologi 7
Berikut merupakan alur proses penerimaan sampel berdasarkan proses yang disusun
pada SILARIS (Sistem Informasi Layanan Penerimaan Sampel):
1. Pelanggan melakukan login
2. Pelanggan melakukan input form
3. Bendahara memasukkan “Kode Billing”
4. Pelanggan melakukan transfer pembayaran
5. Bendahara melakukan verifikasi pembayaran
6. Pelanggan mengirim sampel ke alamat Balai Bioteknologi
7. Bahan sampel diserahkan ke laboratorium
8. Pengujian sampel di laboratorium
9. Pembuatan sertifikat
10. Pelanggan mengisi survei kepuasan layanan
11. Pengambilan sertifikat
Gambar 5 Tampilan dashboard aplikasi "SILARIS"
Pada tampilan dashboard, terlihat beberapa menu antara lain form sampel yang juga
terdiri dari submenu “input permintaan sampel” dan “lihat permintaan sampel”, update
kode billing, verifikasi pembayaran, pengujian sampel dan survey kepuasan
pelanggan. Selain itu, di bagian atas terdapat ikon lonceng yang berisi notifikasi
permintaan pengecekkan sampel menunggu untuk dikonfirmasi.
A.VIII.5.a (2) Laporan Penerapan Teknologi Informasi dalam Pelayanan Balai Bioteknologi
Balai Bioteknologi 8
Gambar 6 Tampilan halaman permintaan sampel
Pada halaman permintaan sampel, terlihat adanya daftar permintaan pengujian
sampel dari beberapa pelanggan. Adapun informasi yang tertera antara lain tanggal
pengajuan, no penerimaan sampel, nama pelanggan, perusahaan/instansi pelanggan
berasal, alamat pelanggan, email dan nomor telepon pelanggan.
A.VIII.5.a (2) Laporan Penerapan Teknologi Informasi dalam Pelayanan Balai Bioteknologi
Balai Bioteknologi 9
Gambar 7 Tampilan detil permintaan pengujian sampel
Pada tampilan detil permintaan pengujian sampel, terdapat beberapa informasi
diantaranya data pelanggan/customer, keterangan mengenai jasa pengujian yang
dilakukan serta biaya pengujian.
A.VIII.5.a (2) Laporan Penerapan Teknologi Informasi dalam Pelayanan Balai Bioteknologi
Balai Bioteknologi 10
Gambar 8 Halaman permintaan sampel
Pada halaman “Input Permintaan Sampel”, pelanggan harus mengisi data-data seperti
nama, perusahaan/instansi, alamat, kode pos, email, telepon, nama sampel, jenis
sampel, bentuk sampel, tempat sampel dan keterangan tambahan lainnya yang
mungkin harus diketahui oleh pihak penguji.
Gambar 9 Halaman lihat permintaan sampel
Pada halaman “lihat permintaan sampel” terdapat daftar permintaan/order pengujian
dari pelanggan kepada Balai Bioteknologi.
Untuk saat ini, sebagian fitur aplikasi SILARIS sudah berjalan. Namun, untuk
kedepannya perlu dilakukan pengembangan lebih lanjut supaya aplikasi ini berjalan
dengan optimal.
A.VIII.5.a (2) Laporan Penerapan Teknologi Informasi dalam Pelayanan Balai Bioteknologi
Balai Bioteknologi 11
SIGABBI (Sistem Informasi Pegawai Balai Bioteknologi)
Gambar 10 Halaman login aplikasi "Sigabbi"
SIGABBI merupakan teknologi informasi yang memfasilitasi para pegawai Balai
Bioteknologi untuk menyimpan dokumennya secara online. Hal ini untuk
memudahkan kegiatan atau urusan – urusan yang menggunakan dokumen –
dokumen terkait, diantaranya SK Pengangkatan PNS, SK Fungsional, KTP, Ijazah,
Jurnal, hasil karya ilmiah dan lainnya.
Aplikasi ini akan memudahkan para pegawai Balai Bioteknologi untuk menyimpan dan
mencari berkas kepegawaian mengingat banyaknya berkas kepegawaian yang harus
diarsipkan. Aplikasi ini memungkinkan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi
kerja baik dari segi waktu maupun tenaga, memudahkan ketelusuran data,
mendukung program ramah lingkungan dengan tidak menggunakan kertas
(paperless). Maka pengoperasian aplikasi ini sangat jelas berhubungan langsung
dengan budaya kerja dan pola pikir di lingkungan kerja Balai Bioteknologi serta
merupakan bentuk nyata perwujudan Wilayah Bebas dari Korupsi.
A.VIII.5.a (2) Laporan Penerapan Teknologi Informasi dalam Pelayanan Balai Bioteknologi
Balai Bioteknologi 12
Gambar 11 Halaman dashboard aplikasi "Sigabbi"
Pada halaman dashboard, ditampilkan informasi dari pemilik akun yang terdiri dari
nama, NIP dan pangkat/golongan. Pada tombol “tampilkan selengkapnya”, informasi
rinci dari pemilik akun dapat ditampilkan, seperti yang tertera pada Gambar 12.
Gambar 12 Tampilan rinci data pegawai
Selain itu, pada dashboard ini juga terdapat menu lainnya yang terdiri dari mutasi
satker, pendidikan, keluarga dan golongan. Menu mutasi satker memperlihatkan
informasi mutasi satker yang pernah dilakukan oleh pemilik akun, menu pendidikan
memperlihatkan pendidikan yang pernah ditempuh oleh pemilik akun, menu keluarga
berisi data keluarga dari pemilik akun dan menu golongan berisi data golongan dari
pemilik akun.
A.VIII.5.a (2) Laporan Penerapan Teknologi Informasi dalam Pelayanan Balai Bioteknologi
Balai Bioteknologi 13
Website Balai Bioteknologi (https://balaibiotek.bppt.go.id/)
Balai Bioteknologi juga memiliki website resmi miliknya sendiri, yaitu
https://balaibiotek.bppt.go.id/. Website ini secara langsung dikelola oleh Balai
Bioteknologi. Informasi yang tertera pada website ini sudah lengkap, mulai dari profil
Balai Bioteknologi, berita terkini terkait kegiatan Balai Bioteknologi, jurnal ilmiah,
layanan jasa yang diberikan, SOP dalam pelaksanaan kegiatan/ layanan, PP Tarif
layanan Balai Bioteknologi, produk hukum yang dikeluarkan oleh Kedeputian TAB dan
Balai Bioteknologi, serta laporan pertanggungjawaban dari Balai Bioteknologi sebagai
salah satu kewajibannya dalam melaporkan kinerjanya kepada publik dalam bentuk
LAKIP, RENSTRA dan PENKIN.
Gambar 13 Tampilan Website Balai Bioteknologi
Website Balai Bioteknologi tidak hanya berisi informasi yang dapat dimanfaatkan
oleh publik/ pelanggan, namun juga dapat dimanfaatkan oleh para pegawai Balai
Bioteknologi. Informasi yang dapat dimanfaatkan oleh para pegawai Balai
Bioteknologi umumnya terletak pada submenu “Internal” pada halaman website Balai
Bioteknologi. Informasi tersebut diantaranya mengenai pelatihan yang pernah
A.VIII.5.a (2) Laporan Penerapan Teknologi Informasi dalam Pelayanan Balai Bioteknologi
Balai Bioteknologi 14
diberikan oleh pegawai Balai Bioteknologi serta Panduan Duper. Panduan Duper atau
Daftar Usulan Angka Kredit Perekayasa memberi informasi kepada pegawai Balai
Bioteknologi mengenai Konsep Duper dan Panduan/ Manual Duper yang berisi
panduan menggunakan Aplikasi Duper. Hal ini tentunya sangat bermanfaat bagi para
pegawai yang ingin mengajukan angka kredit kerekayasaan yang telah dilakukannya.
Selanjutnya, informasi mengenai pelatihan yang pernah diadakan oleh Balai
Bioteknologi untuk para pegawainya sebagai salah satu sarana untuk meningkatkan
kompetensi para pegawai.
Pada website Balai Bioteknologi juga terdapat menu “Chatting”. Menu ini berupa
ikon kecil berwarna biru yang terletak di pojok kanan bawah halaman depan website.
Menu ini merupakan fasilitas untuk konsultasi, penyampaian saran hingga pada
pengaduan klien. Jika pelanggan atau masyarakat ingin berkonsultasi terkait layanan
Balai Bioteknologi, memberi saran atau melakukan pengaduan terkait layanan atau
kerjasama yang telah dilakukan, dapat disampaikan via fasilitas tersebut. Konsultasi,
saran ataupun pengaduan yang disampaikan nantinya akan ditanggapi oleh pegawai
yang bersangkutan.
A.VIII.5.a (2) Laporan Penerapan Teknologi Informasi dalam Pelayanan Balai Bioteknologi
Balai Bioteknologi 15
Gambar 14 Menu “Chatting” pada Webiste Balai Bioteknologi
A.VIII.5.a (2) Laporan Penerapan Teknologi Informasi dalam Pelayanan Balai Bioteknologi
Balai Bioteknologi 16
Survey Kepuasan Pelanggan
Gambar 15 Survey kepuasan pelanggan di website Balai Bioteknologi
Survey kepuasan pelanggan dapat diakses melalui website resmi Balai Bioteknologi.
Dengan mengklik link survei kepuasan pelanggan tersebut, maka calon responden
akan diarahkan ke form survei. Responden dapat memberikan persepsi terkait
pelayanan yang diberikan oleh Balai Bioteknologi melalui form tersebut.
Gambar 16 Form survei kepuasan pelanggan
A.VIII.5.a (2) Laporan Penerapan Teknologi Informasi dalam Pelayanan Balai Bioteknologi
Balai Bioteknologi 17
Teknologi informasi juga digunakan dalam melakukan survei kepuasan
pelanggan. Survei kepuasan pelanggan ini menggunakan aplikasi berupa dekstop
dan aplikasi survei. Fasilitas ini terletak di lobi Balai Bioteknologi. Fasilitas ini dapat
digunakan oleh seluruh pelanggan atau klien Balai Bioteknologi, mulai dari kalangan
mahasiswa, masyarakat umum, pegawai negeri dan pegawai swasta. Fasilitas ini
merupakan salah satu sarana untuk menilai kualitas yang diberikan kepada
pelanggan/ klien serta menjadi umpan balik tentunya untuk meningkatkan kualitas
pelayanan yang diberikan. Hasil dari surveinya dapat dilihat langsung melalui Menu
“Result” yang ada pada layar.
Gambar 17 Fasiltas Survei Kepuasan Pelanggan
A.VIII.5.a (2) Laporan Penerapan Teknologi Informasi dalam Pelayanan Balai Bioteknologi
Balai Bioteknologi 18
PENUTUPAN
Balai Bioteknologi telah menerapkan teknologi informasi dalam pelayanan yang
diberikan. Saat ini, teknologi informasi yang digunakan yaitu SILARIS (Sistem
Informasi Layanan Penerimaan Sampel), SIGABBI (Sistem Informasi Pegawai Balai
Bioteknologi) dan I-PROS (Inventory Procurement System) dan website resmi Balai
Bioteknologi. Adanya aplikasi-aplikasi ini tentunya dapat memudahkan pekerjaan.
Selain itu, dengan memanfaatkan teknologi informasi, masyarakat dapat mengakses
beberapa informasi mengenai Balai Bioteknologi, diantaranya profil Balai Bioteknologi,
layanan yang diberikan, fasilitas yang dimiliki, produk dan inovasi yang telah dihasilkan
hingga pada laporan pertanggungjawaban kepada masyarakat terkait kinerja dan
capaian Balai Bioteknologi (LAKIP, RENSTRA dan PENKIN).
Laporan Penerapan Teknologi Informasi Dalam Pelayanan Balai Bioteknologi ini
disusun dengan harapan mampu memenuhi fungsinya sebagai sarana
pertanggungjawaban dan akuntabilitas sesuai amanah yang telah diemban.
Mengingat laporan ini berisi tentang penerapan teknologi informasi dalam pelayanan
Balai Bioteknologi yang sifatnya kontinyu, maka laporan ini juga dapat menjadi sarana
umpan balik bagi penyempurnaan penerapan untuk ke depannya. Laporan ini juga
kami susun secara ringkas sebagai acuan dan pedoman dalam mengembangkan
Teknologi Informasi dalam Pemberian Layanan Balai Bioteknologi ke depannya
supaya dapat memberikan pelayanan prima.