Penyelenggaraan Buku Tunai

1

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

PENYELENGARAAN BUKU TUNAI

BAHAGIAN PENGURUSAN AUDIT DALAM

2

KANDUNGAN

1. Aktiviti-Aktiviti Dalam Kutipan Hasil

2. Prosedur Penyelenggaraan Buku Tunai

Definisi Buku Tunai

Tujuan Menyelenggara Buku Tunai

Penyediaan Buku Tunai

3. Prosedur Penyediaan Penyata Pemungut

Penyediaan Penyediaan Penyata Pemungut

4. Prosedur Perakaunan

Perekodan Resit Ke Dalam Buku Tunai

Perekodan Penyata Pemungut Ke Dalam Buku Tunai

Perekodan Resit Perbendaharaan Ke Dalam Buku Tunai

5. Latih amal


3

PERSEDIAAN ASAS:

• KAWALAN BORANG-BORANG HASIL

• PROSEDUR PUNGUTAN

• PROSEDUR PENGAKAUNAN

• PENYELENGGARAAN BUKU RESIT DAN BUKU TUNAI

• URUSAN DENGAN BANK

• SERAHAN KIRA-KIRA WANG TUNAI

• MENENTUKAN KETEPATAN AKAUN

• PENYESUAIAN AKAUN

AKTIVITI DALAM KUTIPAN HASIL


4

PROSEDUR PENYELENGARAAN BUKU TUNAI

Satu rekod kewangan yang disimpan oleh Pegawai Pengawal mengikut AP 143 (a)

Terdapat 2 jenis:

Kew 248 – banyak kod hasil

Kew 249 – satu kod hasil sahaja

DEFINISI BUKU TUNAI


5

PROSEDUR PENYELENGARAAN BUKU TUNAI

TUJUAN MENYELENGARA

Merekod semua terimaan hasil dan

mengimbangkan baki lejar tiap-tiap bulan.

Mengetahui kutipan harian, bulanan & tahunan

mengikut kod-kod hasil.

Memudahkan penyemakan, penyesuaian dan

pengauditan dilakukan.

Merupakan punca maklumat untuk penyediaan

laporan berkenaan terimaan hasil sesuatu jabatan.


6

PENYEDIAAN BUKU TUNAI SILA LIHAT CONTOH

BUKU TUNAI CERAKINAN


7

Tarikh Resit No. Jumlah Harian

Tarikh Resit

Jumlah Pungutan Mengikut

satu-satu Resit

Nombor Resit/Dok Kewangan

Yang Telah Digunakan

Jumlah Pungutan Keseluruhan

Pada Akhir Hari

Banyaknya

BUKU TUNAI CERAKINAN- BAHAGIAN I


8

PEMBAYARAN KEPADA PERBENDAHARAAN

Banyaknya Tarikh Resit Perbendaharaan

Jumlah Yang dibayar Masuk

Ke Bank Mengikut Kategori

Terimaan/Berdasarkan P.Pemungut

Nombor Resit

Perbendaharaan

Tarikh Dibayar Masuk

Ke Bank Mengikut Tarikh P.Pemungut

BUKU TUNAI CERAKINAN- BAHAGIAN II


9

6260177402874017230176199

PENGELASAN

Pecahan Mengikut Kod Hasil

(satu ruangan untuk 1 kod hasil)

Amaun Dicatat Di dalam Ruang Mengikut Objek

Yang Telah ditentukan

BUKU TUNAI CERAKINAN - BAHAGIAN III


10

Jumlah Harian:- Jumlah pungutan yangditerima setakat hujung hari apabila kaunterditutup

Jumlah Besar:- Jumlah untuk keseluruhanpungutan pada setiap helaian buku tunai yangdigunakan

Jumlah Besar Jumlah Pengelasan:- Jumlahpungutan untuk keseluruhan pengelasan (kodhasil) daripada awal pungutan sehingga kehelaian yang sedang digunakan.



11


Pegawai yang diberi kebenaran di bawah AP 73

boleh memperakaunkan pungutan di Buku Tunai.

Surat kuasa secara bertulis perlu diselenggara dan

dikemaskini selalu dan dihantar ke pihak audit.

Pastikan no. siri Buku Tunai bersambungan

dengan yang terakhir digunakan

pada bulan sebelumnya.

Siapa yang boleh merekod pungutan ke dalam Buku Tunai?


12

Bagaimana dengan pembetulan pada Buku Tunai?

AP 147 - Pindaan / Pemadaman dalam Buku Tunai

adalah dilarang.

Sebarang pembetulan boleh dibuat dengan angka

asal digaris dengan satu garisan sahaja dan

angka yang betul di tulis di atas angka asal tadi.

Pembetulan ini perlu ditandatangan ringkas oleh

pegawai yang diberi kuasa (pegawai ini bukanlah

pegawai yang menyediakan Buku Tunai tersebut)



13

Mulakan setiap muka helaian Buku tunaiyang ke-2 dan seterusnya dengan :-

Baki bawa dari muka surat sebelumnya

Ditulis pada baris yang pertama sebelum

catatan terimaan dibuat.



14

B 388803 (Kew.248-Pin.1/83)

Hendaklah disediakan berpendua

Tarikh Resit

No TarikhResit Perbendaharaan

RM Sen RM Sen RM Sen RM Sen RM Sen RM Sen RM Sen

DISEDIAKAN OLEH : DISEMAK OLEH :

NAMA NAMA

JAWATAN JAWATAN

T/TANGAN T/TANGAN

TARIKH TARIKH

JUMLAH BESAR

JUMLAH BESAR JUMLAH PENGELASAN : RM


L- J.P .N.KL

Banyaknya Jumlah

harian Banyaknya

PEMBAYARAN KEPADA PERBENDAHARAAN PENGELASAN

Baki bawa dari muka sebelah RM 255.00


15

AP 79 (a) - Penyata Pemungut perlu disediaapabila pungutan hendak dimasukkan kedalam bank. Jika melibatkan cek, setiapnilai cek mestilah ditunjukkan pada penyatapemungut tersebut.

AP 79 (b) – Amaun setiap masukan bankhendaklah dicatatkan dalam Buku Tunaipada hari yang sama.

PENYEDIAAN PENYATA PEMUNGUT


16

Pastikan Kategori wang adalah betul.

Tunai, Wang Pos, Kiriman Wang ,Cek,

Bank draf

Setiap kategori pungutan perlu

menggunakan slip bayar masuk yang

berbeza.

Contoh Penyata Pemungut – Lampiran 6



17

Apa yang perlu dicatatkanKod Jabatan

Kod PTJ (Pejabat Pemungut)

Nombor Penyata Pemungut

Tarikh Penyata Pemungut

Tempoh pungutan

Kod Hasil

Jenis Kutipan

Jumlah Dalam Angka

Tandatangan Pegawai

- Pegawai yang menyediakan penyata pemunguttidak boleh menandatangani P.Pemungut



18

Bagi pegawai yang membankkan wang

Mesti menyemak cetakan oleh pihak bank pada slipbayar masuk (pastikan tiada perbezaan).

Slip Bayar Masuk yang dikembalikan oleh pihakBank perlu diserahkan kepada Pegawai Penyeliauntuk disemak dari segi amaun dan tarikhberdasarkan pada cetakan pihak Bank

Pegawai yang menyemak perlu menandatanganisecara ringkas bersebelahan amaun cetakan bank– AP 80 (e).



19

PEREKODAN RESIT, PENYATA

PEMUNGUT DAN RESIT

PERBENDAHARAAN KE DALAM

BUKU TUNAI

PROSEDUR PERAKAUNAN


20

AP 72 - Resit hendaklah dibukukan satu

persatu pada masa urusan dibuat / sebelum

hujung hari dalam Buku Tunai.

AP 144 - Catatan dalam Buku Tunai

hendaklah mengikut susunan urusan yang

berlaku.

PEREKODAN RESIT KE BUKU TUNAI


21

Bagaimana merekod?

Rekod di ruangan tarikh, no. resit dan

banyaknya.

Rekod di ruangan pengelasan mengikut

kod terimaan hasil / amanah.

1. Pastikan no. resit, amaun, kod hasil adalah

sama dengan apa yang tercatit pada resit

PEREKODAN RESIT KE BUKU TUNAI


22

Setiap kemasukan ke Bank (berdasarkan kepadaslip bayar masuk ke bank) mesti dicatatkan satupersatu di bahagian “Pembayaran KepadaPerbendaharaan”.

Rekod di ruangan Banyaknya dan Tarikh

Berdasarkan penyata pemungut yang telah

diakui terima oleh pihak bank menerusi

cetakan bank atau cop terima.

PEREKODAN PENYATA PEMUNGUT KE DALAM

BUKU TUNAI


23

AP 80 (d) - Bayaran kepada Perbendaharaan / Bankhendaklah disemak dengan Resit Perbendaharaan yangditerima daripada JANM Cawangan.

Semakan dengan salinan penyata pemungut dan Buku Tunai

Rekod no. resit perbendaharaan tersebut ke dalam BukuTunai di Bahagian ‘Pembayaran Kepada Perbendaharaan’ diruangan No.Resit Perbendaharaan.

PEREKODAN RESIT PERBENDAHARAAN KE

DALAM BUKU TUNAI


24

Sebelum di hantar ke pihak audit

Pastikan di akhir helaian Buku Tunai terdapatmaklumat berikut:-

1. Ringkasan Pungutan Mengikut Pengelasan

2. Disediakan oleh: Nama:

Jawatan:

Tandatangan:

3. Disemak oleh: Nama:

Jawatan:

Tandatangan:

PEREKODAN DI BUKU TUNAI


25

B 388803

Hendaklah disediakan berpendua

Tarikh Resit

No TarikhResit Perbendaharaan

RM Sen RM Sen RM Sen RM Sen RM Sen

Ringkasan Pungutan Mengikut Pengelasan

81199 23103

Jan - Mac

April

Jumlah

Catatan MengenaiButiran Pelarasan Cek Tak Laku

Bil Kod Catatan

DISEDIAKAN OLEH : DISEMAK OLEH :

NAMA NAMA

JAWATAN JAWATAN

T/TANGAN T/TANGAN

JUMLAH BESAR

JUMLAH BESAR JUMLAH PENGELASAN : RM

Jumlah81101 23100 72415

Tolak : Pelarasan

Cek Tak Laku

No Resit Yang Bibatalkan Tarik Resit Amaun

Jumlah Slp Pelarasan

harian Banyaknya

PEMBAYARAN KEPADA PERBENDAHARAAN PENGELASAN


Banyaknya Jumlah


26

• Tulis dengan kemas dan jelas dan pastikan

sentiasa kemaskini.

• Catatan Harian perlu disemak oleh pegawai

penyelia (bukan oleh pegawai yang membuat

catatan) setiap hari dan menandatangan ringkas

serta ditarikhkan di tempat setakat mana Buku

Tunai telah disemak – AP 80(b)

PEREKODAN DI BUKU TUNAI


27

TERIMAAN MELALUI „ELECTRONIC FUND

TRANSFER‟ (EFT)

Resit : Tarikh yang dicatat dalam resit adalah tarikhpenerimaan notis EFT oleh pejabat pemungut

Buku Tunai : Ruangan ‘Pembayaran KepadaPerbendaharaan’ perlu dicatatkan dengan butiranberikut :

Ruangan ‘Banyaknya’ : Amaun yang dibankkanmelalui EFT.

Ruangan ‘ Tarikh’ : tarikh wang diproses oleh

bank dan perkataan ‘EFT’.

Notis Pembayaran EFT perlu dikemukakan untuk

tujuan pengauditan.


28

TERIMAAN MATAWANG ASING

Resit

Resit akan dikeluarkan seta-merta setelahmenerima matawang asing daripada pembayar

Catatkan amaun dalam matawang asing di ruangan‘Kerana’

Kosongkan ruangan Ringgit dan Sen.

Setelah menerima matawang asing, penyatapemungut perlu disediakan dan dihantar ke bankserta-merta.


29

Catatkan amaun dalam ringgit RM seperti cetakanbank di dalam resit salinan pejabat dan salinan audit.

Tiada resit sementara yang boleh dikeluarkan.

AP 77 berkaitan, “ Matawang asing, yang tidak sahdiperlakukan, tidak boleh diterima sebagai bayaran olehmana-mana Jabatan Kerajaan. Sekiranya mata wangasing sampai ke tangan seseorang pegawai pengakaun,wang itu hendaklah dihantar kepada Perbendaharaantempatan atau Perbendaharaan Kecil tempatan”.


30

TERIMAAN SECARA e-payment

Resit

Resit sama ada Kew.38 atau berkomputer perludiserah kepada pembayar bersama draf jualan.

Resit disemak dengan Laporan Jurnal UrusniagaMEPS Cash atau Laporan Jurnal UrusniagaTerimaan Harian Kad Elektronik(bagi kaedahmanual)

Penjelasan lanjut rujuk Surat Pekeliling ANM Bil.1 Tahun 2006 dan Pekeliling Perbendaharaan Bil.3 Tahun 2006.


31

TERIMAAN SECARA ONLINE

Resit

Resit yang dicetak di portal perlu mendapat

kelulusan Perbendaharaan sebelum

diterimapakai sebagai resit rasmi.


32

Buku TunaiCatatkan amaun dalam RM seperti cetakan bank diruangan ‘Banyaknya’.

Catatkan mata wang asing bersebelahan dengan RinggitRM (dalam ruangan ‘Banyaknya’) sebagai rujukan.

Jika pihak bank tidak mengesahkan amaun amaun dalamRM dan pejabat pemungut masih tidak menerima ResitPerbendaharaan pada masa penyerahan dokumen kepadaaudit, kosongkan ruangan ‘Banyaknya’ dan catatkan matawang asing untuk rujukan.

Pelarasan perlulah dibuat dalam bulan di manapengesahan amaun dalam RM telah diterima padaruangan Ringkasan Pungutan Mengikut Pengelasan.


33

CEK TAK LAKU

Resit untuk cek tak laku perlu dibatalkan.

Hantarkan resit asal yang batal kepada pihak audit

Keluarkan resit baru untuk cek gantian

Pelarasan perlulah dibuat dalam bulan semasa di

mana cek tak laku diterima daripada JANM

Perlu wujudkan Daftar Cek Tak Laku (Surat

Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bil 1 Tahun

1994)


34

LATIHAMAL


35

TERIMA KASIH

PENGHARGAAN

Documents

Penyelenggaraan Buku Tunai