PENYIMPANAN OBATPengelolaan obat di Rumah Sakit/ Puskesmas merupakan segi manajemen Rumah Sakit/ Puskesmas yang penting. Fasilitas penyimpanan obat merupakan salah satu bagian dari sistim suplai obat. Proses penyimpanan haruslah efektif dan efisien.Gudang merupakan tempat pemberhentian sementara barang atau obat sebelum dialirkan, dan berfungsi mendekatkan barang kepada pemakai hanya menjamin kelancaran permintaan dan keimanan persediaan.Fasilitas penyimpanan dapat dimanfaatkan secara optimal bila kegiatan lain dalam sistem suplai obat (seperti seleksi obat, perencanaan biaya dan pengadaan) ditetapkan secara tepat. Efisiensi Tempat Penyimpanan atau GudangTempat penyimpanan yang efektif dan efisien diperlukan : Penggunaan ruangan yang ada secara optimal untuk penyimpanan dan mengurangi penggunaan urangan untuk barang yang seharusnya tidak disimpan di gudang. Mengurangi kemungkinan adanya gerakan ataupun arus manusia/ barang yang tidak berguna selama proses penyimpanan. Meningkatkan kenyamanan bagi keryawan selama bekerja di gudang.Efisiensi kerja di gudang dapat ditingkatkan melalui : 1. Memanfaatkan penggunaan ruang gudang yang tersedia dan ruangan lain secara maksimum2. Memanfaatkan volume ruang yang ada secara optimum dengan memanfaatkan tinggi ruangan dengan tetap memperhatikan ketentuan penumpukan barang.3. Pengaturan rak, pallet dan jarak antara rak dan pallet sedemikian rupa sehingga arus barang/ karyawan menjadi lebih cepat sehingga waktu yang dibutuhkan untuk mutasi barang menjadi lebih singkat. 4. Kondisi KerjaUntuk meningkatkan kinerja perlu diperhatikan hal berikut : Ventilasi yang cukup Kebersihan ruang kerja Fasilitas kebersihan Ruang istirahat5. Pedoman kerja yang rinci dan mudah dipahami serta uraian tugas yang jelas6. Supervisi yang berkesinambungan7. Pelatihan yang berkesinambunganPenyimpanan Obat Kegiatan penyimpanan obat meliputi :1. Pengaturan tata ruang2. Penyusunan stok obat3. Pencatatan stok obat4. Pengamatan mutu obat1. Pengaturan tata ruang Kemudahan bergerak Sirkulasi udara yang baik Rak dan pallet, penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet akan meningkatkan sirkulasi udara dan gerakan stok obat Kondisi penyimpanan khusus Vaksin memerlukan Could Chain khusus dan harus dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik. Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari khusus dan selalu terkunci. Bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter harus disimpan diruangan khusus. Pencegahan kebakaranHidari penumpukan bahan bahan yang mudah terbakar seperti dus, kartun dll. Alat pemadam kebakaran harus dipasang pada tempat yang mudah dijangkau.2. Penyusunan Stok ObatApabila memungkinkan obat disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis.Langkah langkah untuk memudahkan pengendalian stok adalah sebagai berikut :1. Gunakan prinsip FIFO dalam penyusunan obat yaitu obat yang pertama diterima harus pertama juga digunakan sebab obat datang pertama biasanya diproduksi lebih awal dan akan kadaluarsa lebih awal.2. Susun obat yang berjumlah besar di atas pallet secara rapi dan teratur.3. Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika.4. Susun obat yang dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya dan kontaminasi bakteri pada tempat yang sesuai5. Susun obat dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan dalam dengan obat obatan untuk pemakaian luar.6. Cantumkan nama masing masing obat pada rak dengan rapi.7. Apabila gudang tidak mempunyai rak maka dus dus bekas dapat dimanfaatkan sebagai tempat penyimpanan8. Barang yang memakan tempat seperti kapas dapat disimpan dalam dus besar, sedangkan dus kecil dapat digunakan untuk menyimpan obat obatan dalam kaleng atau botol.9. Aabila persediaan obat cukup banyak, maka biarkan obat tetap dalam box masing masing, ambil seperlunya dan susun dalam satu dus bersama obat obatan lainnya.10. Obat obatan yang mempunyai batas waktu pemakaian maka perlu dilakukan rotasi stok agar obat tersebut tidak selalu berada dibelakang yang dapat menyebabkan kadaluwarsa.3. Pencatatan Stok Obat Pencatatan dan kartu stokFungsi kartu stok :1. Kartu stok digunakan mencatat mutasi obat (penerimaan, pengawetan, hilang, rusak atau kadaluwarsa)2. Tiap lembar kartu stok hanya dipergunakan mencatat data mutasi 1 (satu) jenis obat yang berasal dari 1 (satu) sumber dana3. Tiap baris data hanya diperuntukkan mencatat 1 (satu) kejadian mutasi stok)4. Data pada kartu stok digunakan untuk menyususn laporan, perencanaan pengadaan, distribusi. Kegiatan yang harus dilakukan :1. Kartu stok diletakkan berdekatan dengan obat bersangkutan2. Pencatatan dilakukan secara rutin dari hasil ke hasil3. Setiap terjadi mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak/ kadaluwarsa) langsung di catat didalam kartu stok4. Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan. Informasi yang didapat :1. Jumlah obat yang tersedia2. Jumlah obat yang diterima3. Jumlah obat yang keluar4. Jumlah obat yang hilang/ rusak/ kadaluawarsa5. Jangka waktu kekosongan obat. Manfaat informasi yang didapat1. Untuk mengetahui dengan cepat jumlah persediaan obat2. Perencanaan pengadaan dan penggunaan3. Pengendalian persediaana. Obat disusun menurut ketentuan ketentuan berikut :i. Obat dalam jumlah besar (bulk) disimpan diatas pallet atau ganjal kayu secara rapi, teratur dengan memperhatikan tanda tanda khusus (tidak boleh terbalik, berat, bulat, segi empat dan lain lain).ii. Penyimpanan antara kelompok/ jenis satu dengan yang lain harus jelas sehingga memudahkan pengeluaran dan perhitungan.iii. Penyimpanan bersusun dilaksanakan dengan adanya forklift untuk obat obat besar.iv. Obat obat dalam jumlah kecil dan mahal harganya disimpan dalam lemari terkunci dipegang oleh petugas penyimpanan.v. Satu jenis obat disimpan dalam satu lokasi (rak, lemari dan lain lain)vi. Obat dan alat kesehatan mempunyai sifat khusus disimpan dalam tempat khusus.Contoh : Eter, Film dan lain lain.b. Obat obat disimpan menurut FIFO (First In First Out)c. Kartu stok memuat nama obat, satuan, asal (sumber) dan diletakkan bersama obat pada lokasi penyimpanan.d. Bagian judul pada kartu stok diisi dengan : Nama obat Kemasan Isi kemasane. Kolom pada kartu stok diisi sbagai berikut :i. Tanggal penerimaan atau pengeluaranii. Nomor dokumen penerimaan atau pengeluaraniii. Sumber asal obat atau kepada siapa obat dikirimiv. No. Batch/ No. Lot.v. Tanggal kadaluawarsavi. Jumlah penerimaanvii. Jumlah pengeluaranviii. Sisa stokix. Paraf petugas yang mengerjakan

Catatan :Pada akhir bulan sedapat mungkin kartu stok ditutup, sekaligus untuk memeriksa kesesuaian anatara catatan dengan keadaan fisik. Untuk melakukan hal ini maka pada setiap akhir bulan beri tanda atau garis dengan warna yang berbeda dengan yang biasa digunakan, misalnya warna merah.

KARTU STOKNama Barang: Kemasan: Isi Kemasan: Satuan: Lokasi: Harga/Kemasan Rp. ..

TanggalDokumenDari/KepadaNo. Batch/ No. LotKadaluwarsaPenerimaanPengeluaranSisa StokParaf