PERAN PURCHASING DEPARTEMENT DALAM PENGADAAN

BARANG MELALUI DAILY MARKET LIST DI HOTEL 88 JEMBER

Aqmarina Maulida, Syah Riza Octavy Sandi , SE. S.Kom.,M.Si

PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERHOTELAN FAKULTAS ILMU

SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH

JEMBER

Abstract

This final report examines the role of the Purchasing Department in the

procurement of goods through the Daily Market List at Hotel 88 Jember. The

purpose of this study is to find out the important role of Purchasing in the

procurement of goods through the Daily Market List, the process of filing supplier

or vendor documents at Hotel 88 Jember, obstacles and solutions related to the

Daily Market List. Report writing is presented qualitatively, the techniques used

in data collection are observation, interviews, literature studies, internet searching.

Based on the results obtained, the role of a Purchasing at Hotel 88 Jember is very

important because everything is related to the procurement of hotel needs.

The results show that the existing performance is good, but there is a need

for other Purchasing staff to assist the Purchasing Manager in handling their

duties. Archiving that is done is also fast and good. All Accountin's archives and

documents are in a place that is easy to find when needed, but the file area that is

integrated with the office makes the room narrow and not all files can be archived

in one room. It is hoped that the location for storing important files and archives is

also prioritized. The obstacles experienced by Purchasing are very much related to

the Daily Market List, namely too many quantity requests for goods requested by

one of the departments whose results cannot cover the costs at the restaurant or the

income at the restaurant.

The conclusion can be drawn that the experience and professionalism of a

Purchasing is the most priority in dealing with all the problems faced. For the

procurement process at Hotel 88 Jember has been going well and smoothly, as

well as payments to suppliers.

Keywords : Storage Department, Purchasing Department, Operational

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Industri Pariwisata berkembang sangat pesat pada saat ini. Bisnis- bisnis

dalam bidang pariwisata semakin banyak dan tinggi akan persaingan. Hal ini

dapat dilihat dengan makin banyaknya usaha perjalanan wisata dan makin luasnya

jaringan usaha pariwisata sehingga jangkauan dan destinasi yang dituju semakin

beragam dan menyeluruh. Seiring dengan perkembangan zaman yang menuntut

manusia untuk meluangkan waktu dan berwisata, kebutuhan akan transportasi,

akomodasi di daerah tujuan wisata meningkat. Hal inilah yang menyebabkan

banyak daerah tujuan wisata semakin mengembangkan dan meningkatkan produk

wisata dan juga kemudahan akan transportasi, restoran dan akomodasi khususnya

hotel.

Hotel tidak hanya menyediakan jasa penginapan, tetapi juga jasa makanan,

minuman dan jasa pelayanan. Dalam suatu hotel terdapat bagian-bagian yang

saling terkait antara satu bagian dengan bagian yang lain. Contohnya: front office,

housekeeping, accounting, engineering, food and beverage, steward dan security.

food and baverage dibagi menjadi dua, yakni Food and beverage Service dan food

and beverage Product yang keduanya sangat berkaitan erat dan sangat

menentukan terhadap pendapatan hotel. Oleh sebab itu hotel dapat di sebut

sebagai industri atau perusahaan yang mempunyai department yang bekerja sesuai

tugasnya masing-masing demi kelancaraan operasional hotel. Dengan adanya

pembahasan mengenai tentang hotel sebagi pembeli, maka bagian pembelian

(Purchasing department) pada satu hotel sangat berperan penting terhadap

operasional hotel.

Pengertian Purchasing Menurut Kho (2016) Kata Purchasing berasal dari

bahasa Inggris dan sering digunakan dalam industri-industri luar maupun dalam

negeri. Jika diterjemahkan langsung, maka purchasing dapat diartikan sebagai

Pembelian dalam bahasa Indonesia. Jadi pada dasarnya, purchasing adalah suatu

proses pencarian sumber dan pemesanan barang atau jasa untuk kegiatan

produksi. Department yang menangani proses purchasing tersebut biasanya

disebut dengan Purchasing Department. (htpps://ejournal.bsi.ac.id diakses pada

tanggal 08 Juli 2021)

Berdasarkan beberapa penelitian mengenai pengadaan barang dan jasa

adalah agar mendapatkan barang dan jasa oleh suatu instansi secara efektif dan

efisien dengan kebutuhan dan keinginan penggunanya sesuai dengan peraturan

perundang-undang yang berlaku. Berdasarkan latar belakang yang telah

disampaikan di atas, judul yang penulis berikan pada laporan Tugas Akhir ini

adalah “Peran purchasing department dalam memperlancar operasional

kitchen melalui Daily Market List di Hotel 88 Jember”

METODE PENELITIAN

1.2 Jenis dan Sumber Data

1.2.1 Jenis data

Menurut Ruslan (2006:28) jenis data dapat dikelompokkan menjadi dua,

yaitu:

1. Data Kualitatif

Data Kualitatif adalah data yang abstrak (intangible) atau tidak terukur

seperti ingin menjelaskan atau disebut juga data yang bersifat uraian. Misalnya,

sejarah hotel 88 Jember

2. Data Kuantitatif

Data kuantitatif adalah data yang konkret (tangible) atau data yang

menjelaskan suatu nilai.

1.2.2 Sumber Data

Sumber data yang dipergunakan dalan tugas akhir ini dikelompokkan

menjadi dua kedlompok (Ruslan, 2006:30), yaitu:

1. Data Primer

Data Primer adalah data yang diperoleh secara langsung dari objek

penelitian perorangan, kelompok, dan organisasi.

2. Data Sekunder

Data sekunder merupakan bentuk data yang sudah jadi melalui publikasi

dan informasi yang dikeluarkan di berbagai oganisasi atau perusahaan, termasuk

modal, perbankan dan keuangan, penelitian perorangan, kelompok, dan organisasi.

3. Data Sekunder

Data sekunder merupakan bentuk data yang sudah jadi melalui publikasi

dan informasi yang dikeluarkan di berbagai oganisasi atau perusahaan, termasuk

modal, perbankan dan keuangan.

1.3 Teknik Pengumpulan Data

Agar dapat membuktikan dan mempertanggung jawabkan tugas akhir ini,

diperlukan penelitian untuk memperoleh data aktual guna mendukung proses

penulisan tugas akhir. Hal ini penting agar hasil yang didapat bersifat objektif dan

tidak diragukan kebenarannya. Adapun pengumpulan data dilakukan dengan cara:

1. Observasi partisipan

Observasi dilakukan selama 3 bulan oleh penulis secara langsung di hotel

yang bersangkutan

2. Wawancara

Pengumpulan data juga dilakukan dengan wawancara langsung dengan

beberapa karyawan yang dianggap dapat mewakili seluruh karyawan perusahaan.

3. Dokumentasi

Penulis juga mengumpulkan beberapa dokumentasi yang dibutuhkan

berupa foto dan dokumen yang dipergunakan di hotel 88 Jember.

Adapun penulis memakai dua jenis penelitian (Ruslan 2006:31) yaitu:

1. Penelitian Lapangan (Field Research)

Metode penelitian ini merupakan metode pengumpulan data dari

pengamatan langsung selama melaksanakan praktek kerja dan juga dari

wawancara langsung.

2. Penelitian Kepustakaan (Library Research)

Metode penelitian ini merupakan suatu usaha untuk mendapatkan data

yang diperoleh melalui buku- buku, majalah, brosur, internet serta bahan-bahan

perkuliahan yang berhubungan dengan objek penelitian untk melengkapi

kebenarannya.

1.4 Teknik Analisis Data

Teknik analisis yang digunakan penulis dalam tugas akhir ini memakai

dua analisi yaitu:

1.4.1 Teknik Analisis Deskriptif

Dalam teknik ini penulis akan menjabarkan dan menggambarkan konsisi

yang terjadi di lapangan selama penelitian berlangsung.

1.4.2 Teknik Analisis SWOT

Sulastiyono (2006;290) menjelaskan analisis SWOT merupakan singkatan

dari kekuatan (strengths), kelemahan (weakness) peluang (opportunities), dan

ancaman (Threats). Cara ini adalah sederhana dan bersifat langsung dalam

penggunaanya, tetapi dapat menyajkan suatu analisis yang komperatif dan akurat

tentang usaha yang dilaksanakan.

Tabel 1.8.2.1 Tabel Analisis SWOT

Variable Strength (S) Weakness (W) Oppurtunity (O) Threat (T)

Sumber Daya

Manusia

Peralatan

Pelayanan

……

HASIL DAN PEMBAHASAN

1.5 Analisis peran Purchasing Department dalam pengadaan

barang melalui Daily Market List di Hotel 88 Jember

Proses pengadaan dan penanganan barang di bagian Purchasing Hotel 88

Jember memiliki alur yang telah di tetapkan dan menjadi proses yang harus

dilaksanakan oleh setiap personel di dalamnya. Proses ini yang nantinya akan

berpengaruh terhadap operasional hotel terutama bagian departemen kitchen,

karena departemen tersebut yang membutuhkan barang setiap hari untuk di

produksi di Restauran dan Banquet apabila ada event.

Kitchen merupakan bagian di food department di hotel 88 Jember yang

perputaran pengadaan barang sangat tinggin. Hal ini di karenakan operasional

bagian kitchen di Hotel 88 Jember yang cukup tinggi menyupplai operasioal

restoran dan banquet di Hotel. Oleh karena itu Purchasing Department berperan

dalam memperlancar operasional Kitchen melalui metode Daily Market List.

Daily Market List adalah formulir yang di gunakan untuk permintaan

pengadaan barang. Khusus untuk Food and Baverage Department baik food

product (Kitchen) maupun service ( Restaurant dan Banquet ). Berikut adalah

peran Purchasing dalam melancarkan operasional Kitchen melalui Daily Market

List di Hotel 88 Jember yang meliputi :

a) Purchasing sebagai bagian yang melayani permintaan pengadaan

barang, khususnya barang perishable dengan menggunakanDaily

MarketList, seperti permintaan bahan oleh bagian kitchenmenulis di

form tersebut dengan quantity yang sesuai dengan kebutuhan.

b) Purchasing sebagai bagian yang berhak memesankan barang

permintaan kepada supplier, berdasarkan permintaan yang tertulis

dan sesuai dengan Daily Marke tList. Yang dimana bertanggung

jawab untuk memilih supplier yang memiliki bahan dengan kualitas

yang bagus.

c) Purchasing mampu memilihkan supplier yang tepat untuk

kecocokan barangpermintaan. Hal ini dapat menjadi point penting,

karena jika memilih supplier yang memiliki bahan dengan kualitas

yang bagus, maka imbas kepada hotel juga bagus.

d) Purchasing bertanggung jawab dan memastikan barang pesanan

datangtepat waktu sesuaidenganDailyMarketList, karena memiliki

komunikasi yang baik dengan supplier yang mempermudah untuk

meminta barang pesanan datang tepat waktu.

Berdasarkan peran purchasing department dalam pengadaan barang

melalui Daily MarketList di hotel 88 Jember diatas menunjukkan bahwa peran

tersebut sangat vital dan penting dalam memperlancar kegiatan operasional bagian

Kitchen, sehingga kinerja bagian yang terkait dengan kitchen seperti restoran dan

banquet menjadi optimal.

Proses pengadaan dan penanganan barang di kitchen melalui Daily

MarketList di hotel 88 Jember diatas memerlukan dukungan keteraturan dalam

proses pengadaan barang yang dapat dijelaskan sebagai berikut :

a) Dalam permintaan barang oleh setiap departemen, dapat di periksa oleh

Chief Accounting setelah di setujui langkah selanjutnya yaitu membuat PR

(purchace request) memasukkan item dan quantity sesuai permintaan yang

tertera pda form Daily Market List.

b) Setelah semua item barang telah di input selanjutnya print PR (Purchase

Request) untuk di scan dan dikirim pada supplier. Setelahbarang permintaan

datang, selanjutnya mengecheck sesuai dengan PR (Purchase Request) yang

telah di buat sebelumnya.

c) Setelah itu menandatanganinota sebagai bukti bahwa telah menerima barang

dengan quantity yang sesuai dan benar. Langkah selanjutnya adalah tarik

PO (Purchase Order) proses ini berlaku untuk mengecheck quantity dan

harga yang ada pada nota dan system sudah sesuai atau tidak.

d) Setelah di check lalu memasukkan harga sesuai dengan nota, dan

memastikan jumlah pada nota dan pada PO di system itu sama.

e) Setelah sinkron/sama baru melakukan prin PO, dokumen PR, PO dan Nota

di jadikan satu untuk dokumen dan mengerjakan Reciving.

f) Setelah semua selesai langkah berikutnya yaitu, melengkapi tanda tangan

yang di sahkan oleh Head Departemen, Cost Control, Chief Accounting,

General Manager. Hal itu memudahkan saat akan melakukan Invoice atau

pembayaran kepada supplier.

1.6 Kendala dan solusi yang di temui dalam proses pengadaan barang di

Hotel 88 Jember

Di dalam proses Pengadaan barang di bagian Purchasing hotel 88 Jember

terdapat suatu alur yang dapat membuat kegiatan tersebut menjadi efisien dan

saling bekerjasama dalam tugas dan tanggung jawabnya. Proses ini yang nantinya

akan berpengaruh terhadap operasional hotel terutama untuk bagian/departemen

Kitchen, karena departemen tersebut yang membutuhkan barang setiap hari untuk

diproduksi di Restaurant.

Kendala peran purchasing dalam pengadaan barang adalah permintaan

barang terhadap supplier untuk kebutuhan restoran tidak sesuai dengan daya beli

pengunjung, sehingga tidak dapat menutupi cost penjualan. Hal ini yang

menyebabkan omset menurun, di karenakan adanya pembatasan pengunjung

selama pandemic terjadi.

Solusinya untuk mengatasi kendala diatas adalah pada departemen Kitchen

di harapkan untuk tidak meminta barang yang quantitynya melebihi dari

kebutuhan, jika masih tetap solusi terbaiknya yaitu membuat satu menu terbaru

dan mempromosikannya agar dapat menarik konsumen dan mendapatkan

keuntungan timbal balik kepada hotel dan bisa menutupi cost yang telah menurun.

1.7 Analisis SWOT

Dalam laporan ini, penulis menggunakan analisis SWOT sebagai alat

untuk mengetahui empat sisi dari keberadaan Hotel 88 Jember, yaitu mengenai

kekuatannya, kelemahannya, peluangnya, dan ancamannya. Kekuatan dan

kelemahan berasal dari faktor internal, yaitu faktor yang dimiliki oleh pihak hotel.

Sedangkan peluang dan ancaman berasal dari faktor eksternal yang berdampak

kepada keberadaan Hotel 88 Jember. Secara khusus, analisis SWOT ini digunakan

untuk mengetahui tentang keberadaan Accounting and purchasing department

dalam “Peran Purchasing Departemen dalam pengadaan barang melalui Daily

Market List di Hotel 88 Jember ”

Adapun analisis SWOT ini disajikan secara deskriptif sebagai alat untuk

mengetahui, baik secara umum maupun khusus, tentang keberadaan Hotel 88

Jember

12

Tabel 3.10.1 Tabel Analisis SWOT

Variabel Strengths

(Kekuatan)

Weaknesses

(Kelemahan)

Opportunities

(Peluang)

Thearts

(Ancaman)

Sumber

Daya

Manusia

Pegawai

accounting and

purchasing

rata rata sudah

berpengalama

n pada hotel

mempunyai

nama dan

mempunyai

management

yang bagus

Minimnya

jumlah

karyawan

Rekruritmen

kontrak kerja

lebih di

utamakan

untuk

ekstrainee

yang pernah

training di

hotel.

Dikhawatirka

n apabila tidak

adanya

penambahan

karyawan

akan

mengakibatka

n kelambatan

dalam

oprasional.

Peralatan Peralatan dan

perlengkapan

yang dimiliki

berkualita

bagus,

sehingga

melancarkan

proses kerja di

accounting

and

purchasing

Peralatan

yang

rusak tidak

segera

diperbaiki

atau diganti

sehingga

menghambat

operasional

yang sedang

berlangsung

Peralatan

yang

memadai

akan

membuat

pekerja

mampu

bekerja

dengan baik

dan sesuai

dengan

standar pada

hotel 88

jember

Peralatan

yang

digunakan

sebagian sudah

kurang layak

seperti rusak

dan

sebagainya,

sehingga

menghamba

suatu

pekerjaan

13

Daily

Market List

Adanya

pelatihan

karyawan

setiap bulan

dapat

meningkatkan

kualitas

pelayanan

Sering kali

Terjadi

kendala

Jaringan dari

pusat VHP

sehinga

tidak mampu

memaksimal

kan

efektifitas

pekerjaan

Memperbaik

i system

jaringan

yang ada

dari pusat

hingga ke

semua

cabang unit

sehingga

mampu

Menekan

tingkat

keterlambata

n pekerjaan akibat jaringan

Frekuensi

kerusakan

jaringan yang

sering akan

menghambat

pekerjaan

sehingga

efisiensi dan

efektifitas

gagal di capai

1.8 Kegiatan selama OJT

Selama On The Job Training di bagian Accounting and purchasing

kegiatan yang dilakukan adalah sesuai dengan schedule. hal yang sama dilakukan

oleh masing-masing shift adalah:

1. Datang 15 menit sebelum jam masuk

2. Menuju ke back office

3. Membersihkan meja kerja

4. Mengerjakan Purchase Request

5. Mengerjakan Purchase Order

6. Reciving

14

7. Mengerjakan Store Request

8. Mengerjakan buku setoran cash daily

9. Mengerjakan berkas Income Audit

10. Menghitung Reveneu turnover room

11. Check store room

12. Check tanda tangan pada map supplier

13. Mengerjakan inventory

14. Mengerjakan stok onhand

15. Input budget

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

2.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil pembahasan diatas, kesimpulan yang dapat dirumuskan

adalah sebagai berikut :

1. Peran purchasing dalam pengadaan barang melalui Daily Market List di

hotel 88 Jember :

e) Purchasing sebagai bagian yang melayani permintaan pengadaan

barang, khususnya barang perishable ,yakni menggunakan Daily

MarketList. yakni menggunakan Daily Market List.Seperti

permintaan bahan oleh departemen kitchen menulis di form

tersebut dengan quantity yang sesuai dengan kebutuhan.

f) Purchasing adalah bagian yang berhak memesankan barang

permintaan kepada supplier, berdasarkan permintaan yang tertulis

dan sesuai dengan Daily Marke tList. Yang dimana bertanggung

jawab untuk memilih supplier yang memiliki bahan dengan kualitas

yang bagus.

g) Purchasing mampu memilihkan supplier yang tepat untuk

kecocokan barangpermintaan. Hal ini dapat menjadi point penting,

karena jika memilih supplier yang memiliki bahan dengan kualitas

yang bagus, maka imbas kepada hotel juga bagus.

h) Purchasing juga bertanggung jawab dan memastikan barang

pesanan datang tepat waktu, sesuai dengan Daily Market List

memiliki komunikasi yang baik dengan supplier akan

mempermudah untuk meminta barang pesanan datang tepat waktu,

karena jika tidak memiliki komunikasi yang baik biasanya sering

terjadi keterlambaan dalam mengirim barang pesanan.

2. Peran purchasing department dalam pengadaan barang melalui Daily

MarketList di hotel 88 Jember sangat vital dan penting dalam

memperlancar kegiatan operasional bagian Kitchen, sehingga kinerja

bagian yang terkait dengan kitchen seperti restoran dan banquet menjadi

optimal.

2.2 Saran

1. Mempertahankan Peran Purchasing yang sduah baik

2. Ketersediaan peralatan yang memadai akan sangat mendukung pekerjamampu

bekerja dengan baik dan sesuai dengan standar pada hotel 88jember

3. Meningkatkan kelancaran sistem jaringan yang mendukung dalam pengerjaan

proses inputdata akan lebih meningkatkan efisiensi dan efektifitas kegiatan

yang dilakukanolehpekerja.

DAFTAR PUSTAKA

Arief Ranchman Abd. 2005 Pengantar Ilmu Perhotelan & Restoran. Graha Ilmu.

Yogyakarta

Damardjati, R.S (2006). Istilah-istilah Dunia Pariwisata. Jakarta : PT. Pradnya

Paramita

Kho, Budi. 2016. Pengertian Purchasing & Prosedur Dalam Proses Purchasing.

Kusumaningrum, Dian.2009. Persepsi Wisatawan Nusantara Terhadap Daya

Tarik Wisata Di Kota Palembang. Tesis PS Magister Kajian Pariwisata:

Universitas Gadjah Mada.

Menteri Parpostel no Km 94/HK103/MPPT Tahun 1987.

Munandar. Najib. 2002 . Hotel Store and Purchasing Department. Jakarta

Rumekso 2004. definisi hotel Yogyakarta: Penerbit Andi.

Sihite. Richard. 2005 . Pengetahuan Dasar Purchasing.

Sinaga, Supriono. 2010.”Potensi dan Pengembangan Objek Wisata Di Kabupate.

Suarsana. Nyoman.2007. Siklus Pengadaan Barang, Aplikasi di Perhotelan dan

Restoran. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Sulastiono. 2006. Pengetahuan Hotel Management.Bandung. Alfabeta.

Suwithi, Ni Wayan,2008. Pelayanan Prima (Costumer Care). Makalah Penataran

Guru jenis hotel berdasarkan area; Jakarta

Suwithi,Wayan. 2010. Pengelolaan Hotel Training. Bandung: Alfabeta

Sulastiyono,Agus. 2011, Manajemen Penyelenggaraan Hotel: Manajemen

Hotel Bandung: Alfabeta

Tarmoezi . 2000.Jenis hotel berdasarkan lokasi pt gramedia Surabaya

Tarmoezi.(2000). Professional Hotel Front Linear. Jakarta.

Undang Undang tentang Kepariwisataan, UU No. 10 Tahun 2009. Jakarta:

Direktorat Jenderal Hukum dan HAM