115

PERANCANGAN DAN PEMBUATAN APLIKASI AGENDA SURAT

BERBASIS VISUAL BASIC FOR APPLICATION (VBA) EXCEL DI DINAS

PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DAN DESA KABUPATEN LUMAJANG

Sovia Rosalin¹ dan Sri Ayu Ambarwati²

¹Pendidikan Vokasi Universitas Brawijaya, Jl. Veteran No. 12-16, Malang 65145

Telp. 081233288666, soviavokasi@ub.ac.id

²Pendidikan Vokasi Universitas Brawijaya, Jl. Veteran No. 12-16, Malang 65145

Telp. 081252727098, ayuambar015@gmail.com

Diterima: 3 Juli 2019 Layak Terbit: 29 Juli 2019

Abstract: Designing and Creating Letter Agenda Application Using VBA (Visual

Basic for Application) Excel in Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa

Kabupaten Lumajang. Letters are communication tools that are still often used by

Government agencies. Letters have a very important value for the continuity or

development of the agency as a means of communication, as a memory center, as a

means of evidence and as an objective of the agency. Letter management is one of the

factors that influence the activities of letter administration on Dinas Pemberdayaan

Masyarakat dan Desa Kabupaten Lumajang. Thus, it is expected that the process of

managing letters both incoming and outgoing mail can be done effectively and

efficiently. With the application of the agenda, it is expected that it can reduce a

considerable amount of time in the process of agenda and disposition of the letter,

speed up the process of finding the letter, reduce errors at the time of recording,

secure confidentiality of letters, facilitate expedition and easy to use. This application

is made using coding from (VBA) which is integrated with Microsoft Excel databases.

Keywords: Letters, Management of agendas and Excel VBA

Abstrak: Perancangan dan Pembuatan Aplikasi Agenda Surat Berbasis Visual

Basic for Application (VBA) Excel di Dinas Pemberdayaan Masyarakat Dan

Desa Kabupaten Lumajang. Surat merupakan alat komunikasi yang masih sering

digunakan oleh instansi Pemerintah. Surat memiliki nilai yang sangat penting bagi

kelangsungan atau perkembangan instansi tersebut, baik sebagai alat komunikasi,

sebagai pusat ingatan, sebagai alat bukti dan sebagai tujuan dari instansi. Pengelolaan

persuratan menjadi salah satu faktor yang berpengaruh dalam kegiatan administrasi

surat pada Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kabupaten Lumajang.

Sehingga sangat diharapkan proses pengelolaan surat baik surat masuk maupun surat

keluar dapat dilakukan dengan efektif dan efisien. Dengan adanya aplikasi agenda

diharapkan dapat mengurangi waktu yang cukup lama dalam proses agenda dan

disposisi surat, mempercepat proses pencarian surat, mengurangi kesalahan pada saat

pencatatan, terjamin rahasia surat, memudahkan dalam ekspedisi surat dan mudah dalam penggunaan. Pembuatan aplikasi ini dibuat dengan menggunakan pengkodean

116

dari Visual Basic for Application (VBA) yang terintegrasi dengan database Microsoft

Excel.

Kata kunci : surat, pengeloaan agenda, VBA Excel

Surat merupakan media komunikasi yang masih dibutuhkan oleh perusahaan, instansi

Pemerintah maupun organisasi. Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa

Kabupaten Lumajang merupakan intansi Pemerintah yang bergerak dibidang

pemberdayaan masyarakat dan desa. Dalam suatu instansi atau perusahaan, surat

menurut prosedurnya dibedakan menjadi dua yaitu surat masuk dan surat keluar. Di

dalam pengelolaan surat, asas yang digunakan adalah didasarkan pada asas

sentralisasi yang artinya surat yang masuk maupun surat keluar melalui satu pintu.

Berdasarkan pengamatan yang dilakukan oleh penulis, dalam pengelolaan agenda

surat di lingkungan instansi DPMD Kabupaten Lumajang masih dilakukan secara

manual dengan menggunakan buku agenda. Hal ini mempersulit bagi pengelola

persuratan jika dalam penerimaan surat yang cukup banyak.

Dalam satu tahun penerimaan surat setiap instansi Pemerintah jumlahnya

berbeda-beda, Tabel 1 menunjukkan surat DPMD Kabupaten Lumajang tahun 2018.

Tabel 1. Laporan Jumlah Surat Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kabupaten

Lumajang Tahun 2018

Jenis Surat Jumlah Surat

Surat Masuk 3143

Surat Keluar 2737

Surat Hilang 40

Surat Salah Sasaran 29

Sumber: Bagian Sekretariat Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kabupaten Lumajang, Tahun

2018

117

Dengan pengelolaan agenda surat manual menggunakan buku agenda kendala

lain yang sering terjadi adalah proses temu kembali membutuhkan waktu kurang

lebih 5 menit, seringnya terjadi duplikasi nomor kendali, salah satu bidang pernah

kehilangan 3 surat perihal pemberitahuan, karena belum adanya buku ekspedisi

ekstern.

Dengan permasalahan tersebut, Bagian Sekretariat memerlukan sebuah aplikasi

untuk mengelola agenda surat. Aplikasi ini berfungsi untuk untuk mengelola surat

masuk dan surat keluar yang disimpan dalam sebuah database dengan menggunakan

Microsoft Excel 2010. Pada umumnya Sumber Daya Manusia (SDM) sudah terbiasa

antarmuka dengan Microsoft Excel sehingga tidak sulit untuk beradaptasi dengan

perangkat lunak baru yang khusus dibuat untuk pengelolaan agenda surat.

Pelaksanaan kegiatan administrasi pada kantor Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan

Desa Kabupaten Lumajang menggunakan lembar output yang tercetak terbiasa

memanfaatkan tabel jadi untuk hasil laporan agenda surat sangat tepat menggunakan

database Microsoft Excel, perangkat lunak Microsoft Excel saat ini telah terdapat

Visual Basic for Application (VBA) yang terintegrasi secara langsung sehingga dapat

melakukan modifikasi dan input secara langsung pada database Microsoft Excel.

Sehingga tidak diperlukan lagi program-program tambahan untuk melakukan

implementasi input data agenda surat.

Aplikasi pengelolaan surat ini diharapkan dapat mempermudah proses

pengelolaan dengan waktu yang lebih cepat dibandingkan dengan metode manual

buku agenda. Dengan demikian penulis mengambil judul “ Perancangan dan

118

Pembuatan Aplikasi Agenda surat berbasis Visual Basic for Application (VBA)

Excel pada Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kabupaten Lumajang.”

METODE

Penelitian ini menggunakan metode rancang bangun yang dilalui melalui

pengamatan, analisis kebutuhan, dan desain sistem.

Pengamatan

Gambar 1. Prosedur Pengamatan

Pada Gambar 1 dapat dilihat metode penulisan melalui prosedur. Berikut penjelasan

dari prosedur pengamatan adalah menentukan tempat pelaksanaan pengamatan.

Tempat yang dipilih yaitu Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kabupaten

119

Lumajang kemudian mencari dan mengumpulkan data-data yang diperlukan dalam

proses perancangan dan pembuatan aplikasi agenda surat seperti contoh aplikasi

berbasis dekstop publishing, data SOP surat masuk dan surat keluar dan data-data lain

yang diperlukan yang berhubungan dengan pembuatan aplikasi, merancang dan

membuat aplikasi agenda surat dengan menggunakan coding macro Visual Basic for

Application (VBA) Excel. Perancangan dan pembuatan aplikasi menggunakan

metode model waterfall ( model air terjun) dan Analisis aplikasi untuk mengetahui

kelemahan-kelemahan aplikasi yang telah dirancang dan dibuat dengan penelitian

kuantitatif penyebaran kuesioner untuk dapat mengetahui uji layak aplikasi.

Analisis Kebutuhan

Dalam aplikasi pengelolaan agenda surat memanfaatkan media perangkat lunak

miscrosoft yaitu Miscrosoft Excel yang menggunakan developer sebagai penghubung

dengan macro. Aplikasi ini dapat diakses oleh admin atau petugas pengelola surat.

Dengan adanya aplikasi ini diharapkan dapat membantu kinerja pegawai terkait

dalam hal yang berkaitan dengan pengelolaan agenda surat secara efektif dan efisien.

Pada aplikasi ini, juga dilengkapi dengan fitur cetak yang dapat mencetak laporan

agenda surat, lembar disposisi dan lembar ekspedisi.

Desain Sistem

Desain sistem pada aplikasi agenda surat menggunakan pengembangan sistem

terstruktur membutuhkan desain untuk perancangannya. Desain yang digunakan

untuk merancang sistem pada aplikasi agenda surat meliputi desain arsitektur dan

desain antarmuka (interface).

120

Terkait dengan desain arsitektur, penggambaran alur proses jalannya aplikasi

secara arsitektur diperlukan sebuah desain arsitektural yang diaplikasikan ke dalam

bagan struktur aplikasi. Bagan struktur aplikasi adalah untuk mengendalikan atau

memecahkan tugas kedalam beberapa model atau sub-sub fungsi yang dipakai ke

dalam sistem komputer. Kemudian sehubungan dengan desain prosedural, spesifikasi

prosedural diperlukan untuk menetapkan detail desain. Gambar 2 menunjukkan

desain prosedural aplikasi agenda surat.

Gambar 2. Desain Prosedural Surat Masuk dan Surat Keluar

121

Terkait dengan desain Interface (Antarmuka), aplikasi pengelolaan agenda

surat merupakan aplikasi yang berbasis Visual Basic for Application. Visual Basic for

Application merupakan sebuah bahasa pemrograman pada perangkat komputer yang

sederhana melalui Microsoft Excel. Dengan demikian maka tampilan aplikasi akan

didesain untuk sebuah interaksi di mana pengguna melakukan pemberian respon

melalui tombol-tombol yang mudah dipahami.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Proses rancangan, penerapan dan evaluasi aplikasi agenda surat berbasis visual

basic for application (VBA) Excel di Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa

Kabupaten Lumajang untuk membantu pengelola persuratan dalam mengelola agenda

surat menjadi lebih efektif dan efisien. Berikut ini penjelasan mengenai implementasi

antarmuka, uji coba aplikasi dan hasil pembahasan aplikasi agenda surat berbasis

Visual Basic for Application (VBA) Excel.

Implementasi

Halaman Login

Halaman Login merupakan halaman yang digunakan user yang ingin masuk

kehalaman utama untuk selanjutnya dapat mengelola data surat. Halaman login terdiri

dari kolom username dan password. Kolom username dan password harus terisi,

ketika username dan password tidak terisi maka akan muncul combobox yang berisi

peringatan password salah. Peringatan ini merupakan sistem keamanan dari aplikasi

agenda sura (lihat Gambar 3).

122

Gambar 3. Implementasi Halaman Login

Halaman Logout

Gambar 4. Implementasi Halaman Logout

Halaman Logout merupakan halaman terakhir yang digunakan untuk menutup

aplikasi dan semua data akan tersimpan secara otomatis (lihat Gambar 4).

Halaman Menu Utama

Gambar 5. Implementasi Halaman Menu Utama

Halaman menu utama merupakan halaman yang digunakan untuk dapat

menggunakan atau mengakses dari setiap tombol commonbutton yang ada di menu

utama (lihat Halaman 5).

123

Halaman Userform Input Agenda Surat Masuk

Gambar 6. Implementasi Halaman Userform Input Agenda Surat Masuk

Halaman userform input agenda surat masuk merupakan halaman yang

digunakan untuk input data surat masuk kedalam aplikasi agenda surat (lihat Gambar

6).

Halaman Userform Input Agenda Surat Keluar

Gambar 7. Implementasi Halaman Userform Input Agenda Surat Keluar

124

Halaman userform input agenda surat keluar merupakan halaman userform

yang digunakan untuk input data surat keluar kedalam aplikasi agenda surat (lihat

Gambar 7).

Halaman Data Agenda Surat Masuk

Gambar 8. Implementasi Halaman Data Agenda Surat Masuk

Halaman data agenda surat masuk merupakan halaman yang berisi data-data

surat masuk. Halaman data agenda surat masuk sebagai pengganti buku agenda untuk

selanjutnya dicetak sebagai laporan tahunan (lihat Gambar 8).

125

Halaman Data Agenda Surat Keluar

Gambar 9. Implementasi Halaman Data Agenda Surat Keluar

Halaman data agenda surat keluar merupakan halaman yang berisi data-data

surat keluar. Data agenda surat keluar sebagai pengganti buku agenda untuk

selanjutnya dicetak sebagai laporan tahunan (lihat Gambar 9).

Halaman Lembar Disposisi

Gambar 10. Implementasi Halaman Lembar Disposisi

Halaman lembar disposisi merupakan bagian aplikasi yang menampilkan

informasi isi dari lembar disposisi dari setiap surat yang diagendakan. Data yang ada

di halaman lembar disposisi merupakan data yang terhubung dari userform input

126

agenda surat masuk. Lembar disposisi harus dicetak dan setelah lembar disposisi

dicetak hapus data yang ada di halaman lembar disposisi (lihat Gambar 10).

Halaman Lembar Ekspedisi

Halaman lembar ekspedisi merupakan bagian aplikasi yang menampilkan

informasi lembar ekspedisi. Surat-surat yang telah didisposisi selanjutnya akan di

ekspedisi sesuai dengan isi perintah yang ada di lembar disposisi. Lembar ekspedisi

digunakan sebagai bukti pendistribusian surat internal atau eksternal (Lihat Gambar

11).

Gambar 11. Implementasi Halaman Lembar Ekspedisi

127

Halaman Menu Bantuan

Gambar 12. Implementasi Halaman Menu Bantuan

Gambar 12 menunjukkan halaman menu bantuan merupakan tampilan menu

yang menyediakan tatacara penggunaan aplikasi agenda surat.

Pengujian (testing)

Pengujian aplikasi dilakukan bertujuan untuk menemukan kesalahan atau

kekurangan pada aplikasi yang diuji. Pengujian bermaksud untuk mengetahui aplikasi

yang dibuat sesuai dengan fungsi pembuatan tersebut. Pengujian dilakukan dengan

metode black-box dengan pernyataan pengguna, test implementasi aplikasi agenda

surat dan pengujian waktu terhadap aplikasi agenda surat melalui kuesioner.

Responden yang dilibatkan dalam pengujian sebanyak 10 orang yaitu 4 orang bagian

pengadministrasi sekretariat, 3 orang bagian keuangan, 1 orang pengadministrasi

persuratan bidang pemerintahan desa, 1 orang pengadministrasi persuratan bidang

pemberdayaan masyarakat dan 1 orang pengadministrasi persuratan bidang

128

pemberdayaan usaha ekonomi masyarakat, yang dilaksanakan pada hari Selasa, 9

April 2019.

Hasil pengujian kuesioner pernyataan, test implementasi dan pengujian waktu

dapat disimpulkan bahwa aplikasi agenda surat berbasis Visual Basic for Application

(VBA) Excel dapat digunakan dalam membantu pengelolaan agenda persuratan

secara sederhana untuk dapat menunjang kinerja staf pengelola persuratan di DPMD

Kabupaten Lumajang, komponen-komponen yang dibentuk dalam aplikasi

disimpulkan sukses sesuai dengan fungsinya, dan dengan adanya aplikasi agenda

dapat mempercepat pengelolaan agenda surat.

Operasional dan Perawatan

Operasional aplikasi agenda dibuat untuk digunakan oleh staf pengelola

persuratan Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kabupaten Lumajang sehingga

dapat membantu proses pengelolaan agenda surat sesuai dengan pengelolaan agenda

yang berlaku di instansi pemerintahan. Aplikasi agenda ini di operasionalkan oleh

Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kabupaten Lumajang mulai tanggal 03

Mei 2019. Proses pengelolaan agenda surat setelah menggunakan aplikasi agenda

dapat dpaparkan pada Gambar 13.

129

Gambar 13. Proseedur Aplikasi Agenda Surat Masuk

Proses pengelolaan surat masuk pada bagian sekretariat di DPMD dapat

dilihat pada Gambar 13. Tahap pertama, surat diterima dan di kelompokan sesuai

dengan jenis surat. Tahap kedua, staf akan input data surat tersebut kedalam aplikasi

agenda dan cetak lembar disposisi. Tahap ketiga, surat diserahkan kepada Sekretaris

Dinas untuk diberikan paraf dan persetujuan sebelum surat diserahkan kepada Kepala

Dinas. Tahap keempat, Kepala Dinas menerima surat, kemudian mengisi lembar

disposisi yang berupa perintah yang mana sesuai perihal surat. Setelah itu, berkas

tersebut diserahkan kepada Sekretaris Dinas untuk proses selanjutnya. Tahap kelima,

Sekretaris Dinas menyerahkan kembali kepada staf pengolah untuk input isi perintah

dan cetak lembar ekspedisi sebagai bukti ekspedisi surat.

130

Gambar 14. Prosedur Aplikasi Agenda Surat Keluar

Gambar 14 menunjukkan proses pengelolaan surat keluar pada bagian

sekretariat di DPMD dapat dilihat pada gambar diatas. Tahap pertama, surat dibuat

atau diketik oleh staf pengolah di masing-masing bidang dan sudah mendapat

persetujuan oleh kepala bidang masing – masing. Tahap kedua, surat yang sudah

mendapat persetujuan selanjutnya di ajukan kepada Sekretaris Dinas untuk diberikan

paraf bahwa surat tersebut layak untuk diproses. Tahap ketiga, surat yang sudah

mendapat paraf Sekretaris Dinas selanjutnya diajukan kepada Kepala Dinas untuk

diberikan tanda tangan dan persejutuan terhadap surat tersebut. Tahap Keempat, surat

yang sudah mendapat tanda tangan Kepala Dinas selanjutnya diserahkan kepada staf

unit pengolah bagian sekretariat untuk proses input data ke dalam aplikasi agenda

surat keluar, pemberian nomor dan tanggal surat, pemberian cap dinas dan proses

penyampulan. Tahap kelima, surat yang sudah diproses oleh staf pengolah di bagian

sekretariat selanjutnya diberikan kepada kurir intansi untuk dikirim.

131

Proses pengelolaan agenda surat menggunakan aplikasi ini sesuai dengan tata

naskah dan SOP (Standar Operasional Prosedur) di Dinas Pemberdayaan Kabupaten

Lumajang. Aplikasi ini hanya merubah sistem yang awalnya manual dengan

penggunaan buku menjadi berbasis komputer, sedangkan untuk perawatan atau

pemeliharaan aplikasi diharapkan melakukan pemeriksaan periodik terhadap data di

aplikasi agenda surat.

KESIMPULAN DAN SARAN

Aplikasi ini dirancang dan dibuat untuk memudahkan pengelolaan agenda surat

masuk dan surat keluar di Bagian Sekretariat Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan

Desa Kabupaten Lumajang. Aplikasi Agenda ini dilengkapi dengan menu bantuan

bagi admin atau pengelola persuratan jika kesulitan dalam menggunakan aplikasi

tersebut. Berdasarkan hasil pengujian black box dengan metode penyebaran kuesioner

dan perhitungan skala likert dapat disimpulkan bahwa aplikasi agenda surat Visual

Basic for Application (VBA) ini berhasil menjalankan fungsinya dalam pengelolaan

agenda surat masuk dan surat keluar berbasis aplikasi agenda surat. Dengan adanya

aplikasi agenda surat Visual Basic for Application (VBA) pengelolaan data agenda

surat menyurat, lembar disposisi, lembar ekspedisi dan laporan agenda sudah berbasis

komputer, sehingga dapat mempermudah dan mempercepat proses pengelolaan data

agenda surat menyurat menjadi lebih efektif dan efisien.

Berdasarkan hasil pembuatan Aplikasi Agenda Berbasis Visual Basic For

Application (VBA) Excel dengan keterbatasan dari penulis, maka saran yang dapat

penulis berikan yaitu, sebaiknya perlu dilakukan pengembangan aplikasi ini untuk

132

lebih di sempurnakan lagi dengan penambahan jadwal retensi arsip (JRA) dan

penyimpanan arsip dalam bentuk digital.

DAFTAR PUSTAKA

Akbar Box. 2018. Excel VBA username and password login form, (Online),

(https://www.youtube.com/watch?v=TyfKr5GfPho), diakses pada tanggal 29

Januari 2019.

Anwar, Syamsul. 1999. Kearsipan Jilid I Untuk Sekolah Menengah Kejuruan

Kelompok Bisnis dan Manajemen. Bandung: Angkasa.

Azwar, Saifuddin. 2011. Metode Penelitian. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.

Extend Office. 2018. Bagaimana cara menerapkan tombol untuk membersihkan sel

tertentu di Excel, (Online), (https://www.extendoffice.com/

id/documents/excel/ 4088-excel-button-to-clear-specific-cells.html), diakses

pada tanggal 24 November 2018.

Ferdinandus, Sandy. Perancangan Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar Pada PT.

PLN (Persero) Wilayah Suluttenggo. Sulutenggo.

Kumpulan tutorial hidup. 2017. Tutorial Pembuatan Aplikasi Data Agenda,

(Online),(https://www.youtube.com/channel/UCLBgmHmkW9YEmS0qCfv

wntQ/videos?view=0&shelf_id=0&sort=dd), diakses pada tanggal 04

November 2018.

Rosalin, Sovia. 2017. Manajemen Arsip Dinamis. Malang: UB Press.

Senbakusen. 2015. Perintah Cari Otomatis, (Online), (https://www.senbakusen.com/

2015/12/perintah-cari-otomatis-melalui-textbox.html), diakses pada tanggal

24 November 2018.

Senbakusen. 2017. Pembuatan Form Help, (Online), (https://www.senbakusen.com/

2017/06/cara-membuat-form-help-interaktif.html), diakses pada tangan 23

Januari 2019.

Senbakusen. 2018. Penerapan VBA Excel, (Online), (https://www.senbakusen.com/

2018/04/contoh-file-penerapan-vba-excel-dan.html), diakses pada tanggal 12

Desember 2018.

Sugiman, Iman. 2016. Cara Membuat Tombol Untuk Memanggil Userform, (Online),

(https://www.youtube.com/watch?v=83uI6JPUnG8), diakses pada tanggal

10 November 2018 pukul 14.00 WIB.

The Power of Excel. 2017. VBA listbox with multiple columns as a Datagrid Part 1,

(Online), (https://www.youtube.com/watch?v=ELjuPvU0DeA), diakses pada

tanggal 17 Januari 2019.

133

Tutorial Membuat Aplikasi. 2015. Pencarian Data dalam Database Microsoft Excell

dengan Pemrograman VBA, (Online), (https://buatapplikasi.blogspot.com

/2015/09/ pencarian-data-dalam- database-microsoft.html), diakses pada

tanggal 15 November 2018.

Winarno,Edi,dkk.. 2014. Pemrogramann VBA untuk Excel All Version. Jakarta; PT

Alex Komputindo.