PERENCANAAN

DAN

PENGADAAN SDM

UNIVERSITAS KRISTEN INDONESIA

29 Maret 2018

Competency:

The combination of observable

and measurable knowledge, skills,

abilities and personal attributes

that contribute to enhanced

employee performance and

ultimately result in organizational

success.

ASKERA = Attitude, Skill,

Knowledge, Experience,

Responsibility, Accountability

COMPETENCY:

2

HR alignment with business

Strategic partner

(Management of Strategic

Human Resources)

Change Agent

(Management of

Transformation

and change)

Administrative expert

(Management of

Organisation infrastructure)

Employee champion

(Management of

Employee contribution)

Future/strategic focus

Day-to-day operational focus

Peo

ple

P

roce

sses

The Dave Ulrich Model

KOMPETENSI PRAKTISI HR

Penguasaan

Bisnis

Penguasaan

Pengelolaan

Perubahan

Penguasaan

Pengelolaan

SDM

Kredibilitas

Personal

Master HR practices

Manage change processes

Demonstrate personal

credibility

Create cultures that build capability

Know the business

6

PERENCANAAN KEBUTUHAN SDM

1. Memastikan jumlah dan kualifikasi pekerja pada saat dan

tempat yang tepat, dan mampu mensukseskan strategi

pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan efisien.

2. Menetapkan kebutuhan pekerja dengan tepat dan

tersedianya sistem atau sarana guna mensukseskan

pelaksanaan tugas-tugas pencapaian tujuan organisasi.

Lingkungan

Strategi

Bisnis

SDM YG ADA

Teknologi PERENCANAAN

& PENGADAAN

SDM

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI

PERENCANAAN DAN PENGADAAN SDM

7

The Big Role of HR

Strategic Plan

for Future

Current Workforce

How do we fill

this gap?

MENGIDENTIFIKASI KEBUTUHAN SDM

9

10

PENGADAAN SDM

1. Program ini berisikan kegiatan Pengadaan SDM

mencakup tahapan rekrutmen dan proses seleksi

hingga program orientasi karyawan yang dilakukan

di organisasi.

2. Beberapa teori yang mendasari tentang prinsip-

prinsip Pengadaan Sumber Daya Manusia juga akan

diuraikan dalam program ini meliputi definisi,

filosofi, kajian dari beberapa buku teks.

3. Untuk menjadikan praktisi Manajemen SDM

kompeten dalam bidang Pengadaan SDM, program

ini akan dilengkapi dengan tahapan kegiatan

rekrutmen dan seleksi secara rinci.

Kompetensi Pengadaan Pekerja

Peserta mampu:

Membuat rencana pencarian sumber calon pekerja;

Melaksanakan pencarian sumber calon pekerja (rekrutmen);

Melaksanakan proses seleksi calon pekerja;

Melakukan penilaian hasil seleksi;

Melakukan penawaran kerja terhadap calon pekerja;

Melakukan penempatan pekerja;

Melaksanakan Program Orientasi.

PENGADAAN SDM

• Memberikan organisasi, SDM yang ‘match’, memiliki ‘skills’, ‘knowledge’, dan ‘attitude’ yang sesuai dengan kebutuhan organisasi, sehingga organisasi dapat mencapai tujuannya dengan optimal;

• Memastikan bahwa orang yang tepat berada di tempat yang tepat dan waktu yang tepat. (To ensure that the right people will be in the right place at the right time).

FILOSOFI REKRUTMEN DAN SELEKSI

CAPABILITY Knowledge Skill Attitude

REQUIREMEN

T

Knowledge

Skill

Attitude

Matching

Recruitment &

Selection

INDIVIDUAL ORGANIZATION

PENCARIAN &

MENARIK

PELAMAR

LAMARAN

YANG

DITERIMA

MENGANALISA/

MELAKUKAN

TES KEPADA PELAMAR

MENEMUKAN SEORANG

YANG TERBAIK

UNTUK PENEMPATAN

REKRUTMEN SELEKSI

PROSES MENEMUKAN &

MENARIK MINAT

CALON KARYAWAN YG

DIBUTUHKAN AGAR

MELAMAR MENJADI

KARYAWAN

PROSES MENYARING &

MEMILIH CALON

KARYAWAN/ PELAMAR

UNTUK DITERIMA DI

PERUSAHAAN

• Website Perusahaan

• Website Jobs DB.com

• Career Development Center –

Universitas/Institut

• Surat Kabar

• Job Posting ke Disnaker/Kemnaker

• Job Fair – Campus recruitment

• Head Hunter/ Consultant Recruitment

Serangkaian kegiatan yang dilakukan

secara terencana, guna memperoleh calon

karyawan yang sesuai dengan tuntutan

jabatan (job requirement), yang terurai

secara rinci dalam uraian jabatan (job

description), spesifikasi jabatan (job

specification), dan standar kinerja jabatan

(job performance standard)

REKRUTMEN

(PENARIKAN CALON KARYAWAN)

JOB DESCRIPTION Menguraikan apa-apa

yang harus dikerjakan

oleh pemegang jabatan

(a profile of the job)

JOB SPECIFICATION Menguraikan syarat-syarat,

kompetensi dari pemegang

jabatan (a profile of

human characteristics,

demographic, competency,

psychological)

JOB PERFORMANCE

STANDARD

Merupakan target, kriteria

yang dapat mengukur

keberhasilan

Dimulai sejak mencari pelamar dan diakhiri

dengan diterimanya surat lamaran. Hasil dari

proses rekrutmen adalah sekelompok pelamar

yang akan dipilih (short-listed) melalui proses

seleksi menjadi pegawai baru

* CHR. JIMMY L. GAOL 2014

PROSES REKRUTMEN

surplus

demand

Organizational

Recruitment policy

Identifikasi Sumber Rekrutmen

Rekrutmen Internal Rekrutmen Eksternal

Keuntungan : - Imbalan bagi karyawan yang

bekerja dengan baik

- Meningkatkan moral karyawan

- Kinerja masa lalu dapat diketahui

- Suksesi kepemimpinan

Keuntungan - Membawa ide-ide baru

- Membawa kompetensi yang

dibutuhkan perusahaan

- Pengetahuan dari perusahaan lain

- Merekrut yang berpengalaman

dapat mengurangi biaya training

Kerugian : - Pengetahuan terbatas yang telah

dipelajari dari perusahaan.

- Biaya training atau pengembangan

tinggi

- Menimbulkan politik kantor

Kerugian : - Karyawan yang didapat tidak

cocok

- Biaya rekrutmen tinggi

- Menimbulkan masalah moral pada

kandidat internal

- Membuthkan waktu untuk

beradaptasi

PENGADAAN SDM

- Rangkaian kegiatan yang dilakukan

oleh perusahaan/organisasi untuk

dapat mengambil keputusan tentang

siapa-siapa dari calon pegawai yang

paling tepat (memenuhi syarat)

untuk bisa diterima menjadi pegawai

dan siapa-siapa yang seharusnya

ditolak untuk diterima menjadi

pegawai

CHR. JIMMY L. GAOL 2014

PROSES SELEKSI

SELEKSI

Tujuan Seleksi : • Memastikan perusahaan memperoleh karyawan sesuai

persyaratan yang dibutuhkan serta memilih kandidat terbaik melalui persaingan uji kompetensi (Aprianto,2013);

• Merupakan proses penyaringan karyawan untuk

menduduki suatu jabatan baik pada „entry level‟

hingga seluruh tingkatan manajerial maupun untuk

promosi jabatan (Aprianto, 2013);

• Seleksi merupakan proses „matching‟ antara kualifikasi

calon karyawan dengan persyaratan jabatan.

1. Informasi tentang visi, misi, strategi bisnis, iklim

organisasi, dan budaya kerja

2. Informasi tentang posisi, jumlah, dan waktu pemenuhan

tenaga kerja

3. Informasi tentang tugas dan tanggung jawab

4. Standar kualifikasi tenaga kerja yang dibutuhkan

5. Informasi tentang kecakapan yang diperlukan untuk

suatu posisi (job specification), serta informasi tentang

kompetensi yang harus dimiliki untuk posisi tersebut

(man specification)

Job specification dan Man specification disebut juga

Kriteria inti, sebagai dasar menentukan metode dan

serangkaian alat seleksi yang digunakan dalam proses seleksi

INFORMASI YANG DIBUTUHKAN DALAM PROSES

SELEKSI

Ditolak

Menawarkan

kandidat berikutnya

yang cocok

TAHAPAN SELEKSI

METODE SELEKSI

Pemilihan metode seleksi bertujuan untuk memperoleh karyawan dengan kualitas sesuai persyaratan seseorang untuk menduduki suatu suatu lowongan jabatan

Metode seleksi yang paling baik adalah mendekati penggunaan keahlian pada jabatan yang akan diisi guna memperoleh karyawan sesuai kebutuhan jabatan dan perusahaan (Aprianto,2013)

METODE SELEKSI

EXTERNAL SELECTION

Assessment Methods :

• Personality Test

• Cognitive Ability Test

• Physical Ability Test

• Work Samples

• Structured Interview

INTERNAL SELECTION

Assessment Methods :

• Talent Management

• Seniority & Experience

(pengalaman dan lama kerja)

• Job Knowledge (penguasaan

terhadap konsep yang

diperlukan untuk ‘perform’ di

pekerjaan tertentu

• Performance Appraisal

(sepanjang reliable &

unbiased)

• Assessment Center

Contoh Alur Rekrut/Seleksi

PELAMAR

Admin. Screening (ELIGIBILITY) Step 1

Test – Personality/Cognitive/Teknis (SUITABILITY)

Step 2

Step 3 Interview – Behavioral/HR

Step 4 Interview - USER

Step 5 Medical Test + Compensation => Job Offer

RELIABEL : hasilnya konsisten meski

individu di tes pada waktu dan tempat

yang berbeda

VALID :keberhasilan tes pada proses

seleksi benar-benar akan

menggambarkan keberhasilan pada

pekerjaannya

ALAT SELEKSI

METODE ASSESSMENT

1. ASSESSMENT CENTER : mengungkap kompetensi, yaitu memotret perilaku yang muncul secara langsung tanpa perlu mengungkap apa yang mendasari seseorang berperilaku tertentu dengan menggunakan simulasi-simulasi.

Assessment Center menggunakan pendekatan multi

methods/tools, multi Assessee, dan multi Assessor.

2. PSIKOTES : mengungkap potensi yang ada serta meramalkan kecenderungan perilaku yang akan muncul kemudian. Psikotes juga dapat mengungkap sebab dan alasan munculnya perilaku tersebut.

Asesmen Psikologis (Psikotes)

Asesmen

Psikologis

Potensi

seseorang

Aspek

Kemampuan

Kognitif

Aspek

Kepribadian

Aspek

Sikap Kerja

Aspek

Kepemim-

pinan

Tes Psikologi (Psikotes)

33

Kemampuan

Umum (Kognitif)

Sikap Kerja Kepribadian Kepemimpinan

• Kecerdasaan

• Daya Analisa

• Penalaran

angka

• Kecermatan

• Kesigapan

Kerja

• Ketekunan

• Prioritas

tugas

• Dorongan

berprestasi

• Inisiatif

• Kerja sama

• Penyesuaian

diri terhadap

• perubahan

• Daya tahan

Stres

• Keterampilan

Interpersonal

• Daya tahan

kerja

• Kemampuan

dalam mengambil

keputusan

TES KEMAMPUAN KOGNITIF, merupakan tes yang

mencakup kegiatan mental (otak), Segala upaya yang

menyangkut aktivitas otak, meliputi :

1.Kemampuan pemahaman verbal – Verbal

Comprehension mengacu pada kemampuan seseorang

untuk memahami serta menggunakan bahasa dan

tulisan

2.Kemampuan Kuantitatif – Quantitative Ability

meliputi kecepatan dan ketepatan seseorang dalam

memecahkan masalah aritmatika .

3.Kemampuan Penalaran – Reasoning ability mengacu

pada kemampuan seseorang untuk menemukan

berbagai solusi terhadap beragam masalah.

4.Kemampuan Penguraian – Analyze meliputi

kemampuan orang dalam menyusun analisa dan

membuat sebuah kesimpulan dari suatu masalah.

ALAT SELEKSI (Contoh : Tes Kognitif)

Konsep

Memilih orang untuk berkinerja.

Kinerja orang = Kinerja Perusahaan.

MAU

Tidak Mampu

tapi Mau

“Capek deh

Training-nya”

Sudah Tidak Mampu,

Tidak Mau pula

“Biang Kerok,

Nyeseel Deh”

Mampu sih…

tapi Gak Mau

“Capeek deh

Bujukin-nya”

MAM

PU

- +

-

+

WILL DO ?

CA

N D

O ?

Mampu dan Mau

“Ini dia yang

kita cari”

Faktor Suitability = Kepribadian

Kepribadian faktor penting penentu kecocokan dengan

pekerjaan. Personality tertentu cocok utk pekerjaan

tertentu

Tuntutan Pekerjaan ≈ Kepribadian => Enjoy => Perform

Harrison, 2002

KEPRIBADIAN

-Motivasi

-Sikap/Prilaku

-Interaksi

PREFERENSI KERJA

-Minat

-Lingkungan kerja

-Typikal tugasSU

ITA

BIL

ITY

PENDIDIKAN

PENGALAMAN

KETERAMPILAN

PELATIHAN

KEPRIBADIAN

-Motivasi

-Sikap/Prilaku

-Interaksi

PREFERENSI KERJA

-Minat

-Lingkungan kerja

-Typikal tugasSU

ITA

BIL

ITY

PENDIDIKAN

PENGALAMAN

KETERAMPILAN

PELATIHAN

Semakin Enjoy, Semakin Mau => Semakin Produktif

Bagaimana Mengetahui Suitability

Psikotes

=> tes psikologi untuk mengetahui tipe-tipe

kepribadian

Wawancara perilaku (Behavioral Interview) =>untuk menggali fakta/evidence sikap/perilaku

dan respons yang pernah ditunjukkan saat

berhadapan dengan situasi kondisi tertentu.

Cross check referensi kerja

(jika sudah bekerja dapat di cek ke Atasan/HR

sebelumnya)

Terdapat 5 kategori aspek kepribadian yang umumnya saat ini diukur adalah:

1. Kepercayaan Diri : Keyakinan pada kemampuan diri sendiri untuk menyelesaikan suatu tugas/tantangan

2. Komunikasi : Kemampuan mengekspresikan isi pikiran secara jelas, lancar, mudah dipahami orang lain

3. Kontrol Diri : Kemampuan mengendalikan & mengontrol emosi

4. Stabilitas emosi: tingkatan emosi seseorang, tenang, mandiri dan otonomi dalam menghadapi masalah.

5. Motivasi Berprestasi: tingkatan/kemampuan seseorang untuk mendorong & memotivasi diri sendiri untuk berprestasi lebih tinggi

TES KEPRIBADIAN, digunakan untuk mengukur sifat, karakteristik

pekerja yang cenderung konsisten dan bertahan lama

* ALAT SELEKSI (contoh)

ALAT SELEKSI (Contoh : Tes Kepribadian)

Personality

Assessment

SOFT

COMPETENCY

(“Suitability”)

HARD

COMPETENCY

(“Eligibility”)

Perlu tapi

tidak cukup

Mudah dilihat, dan

Lebih mudah

dikembangkan

KUALITAS

KEPRIBADIAN

JOB COMPETENCY

Attitude

Values

Self Image

Traits/Motive

s

Skill

Knowledge

Karakteristik dasar

yang perlu untuk

keberhasilan

Lebih susah dilihat,

dan lebih susah

dirubah

(sbg raw material)

-Psychological Test

-Superior Interview

Kepribadian dan Kompetensi Fenomena

Gunung Es

Kepribadian adalah dasar ukuran

Suitability. Keberhasilan

penguasaan Soft Competency

dipengaruhi oleh kepribadian.

WAWANCARA

Merupakan salah satu metode seleksi yang bertujuan melihat kesesuaian calon karyawan terhadap pekerjaan maupun organisasi yang akan dimasuki

Adalah suatu proses dimana pewawancara menggali pemahaman

spesifik dari ‘knowledge, skills’ dan berbagai karakteristik yang ada pada seorang kandidat/ interviewee

TIPE PERTANYAAN (TYPES of QUESTIONS)

THE TRADITIONAL INTERVIEW : biasanya

pertanyaan didasarkan pada ‘resume’

pelamar dg menggunakan teknik ‘open-

ended questions’. Contoh :

- Ceritakan tentang pekerjaan terakhir anda!

- Mengapa anda keluar dari pekerjaan

terakhir?

- Mengapa anda tertarik dengan pekerjaan

ini?

BEHAVIORAL INTERVIEW : didasarkan pada pandangan bahwa

prilaku individu di pekerjaan sebelumnya merupakan indikator

terbaik untuk meramalkan kinerja ybs dimasa mendatang

(mengacu pada Job Description)

STRUCTURED INTERVIEW

ADA STANDARISASI

SEMUA KANDIDAT DIBERI

PERTANYAAN YANG SAMA

JOB-RELATED

SETIAP JAWABAN DI BERI SKOR

HASIL WAWANCARA SECARA

DETIL DICATAT, FOKUS PADA

PRILAKU

PAST BEHAVIOR IS GOOD

PREDICTOR OF FUTURE

BEHAVIOR

UNSTRUCTURED INTERVIEW

TIDAK TERENCANA, DILAKUKAN

SECARA TEPAT, DAN INFORMAL

DIDASARKAN PADA „INTUISI‟,

BIASANYA UNTUK DILIHAT

KESESUAIAN PSIKOLOGIS

CASUAL, PERTANYAAN TERBUKA

DAN BERSIFAT SUBJEKTIF

RELIABITIY LOW, TIDAK BISA

MEMPREDIKSI KEBERHASILAN

KERJA YANG AKAN DATANG

PENILAIAN BIASANYA

DIPENGARUHI OLEH IMPRESI,

PENAMPILAN KANDIDAT DAN

„NON-VERBAL BEHAVIOR

BIAS DIDALAM WAWANCARA

1. HALLO EFFECT

Informasi tertentu tentang kandidat mempengaruhi evaluasi karakteristis calon yang lain

2. PERTANYAAN YANG MENJURUSKAN

Pertanyaan yang mengarahkan jawaban yang diinginkan dan biasanya meggunakan pertanyaan tertutup.

3. BIAS PRIBADI

Prasangka /rasa suka tidak suka terhadap kelompok tertentu karena pengalaman interviewer.

4. DOMINASI WAWANCARA

Pewawancara menguasai dan mendominasi proses wawancara dan bukan untuk menggali info interviewee.

JIKA SESEORANG BELUM MEMILIKI PENGALAMAN KERJA, ISI PERTANYAAN

DIHUBUNGKAN DENGAN KEGIATAN SEKOLAH DAN KEGIATAN SOSIAL LAINNYA

Penawaran Kerja (Job Offering)

Surat tawaran pekerjaan adalah dokumen yang disediakan oleh perusahaan memberikan tawaran pekerjaan kepada karyawan pada seleksi melalui perekrutan.

Umumnya berisikan ‘ term & condition’ mengenai gambaran pekerjaan, posisi, jabatan, kompensasi dan tunjangan secara terinci, jangka waktu kerja, dan lain-lain

Aspek-aspek Penawaran Kerja

1. Jabatan

2. Tugas dan Penempatan

3. Waktu Kerja

4. Status Karyawan (PKWT atau PKWTT)

5. Besaran Gaji

6. Besaran Kompensasi

7. Benefit yang Ditawarkan

8. Hak dan Kewajiban

9. Penyebab Kontrak Berakhir

PENGADAAN SDM

PENEMPATAN PEGAWAI (Placement)

Adalah suatu pengaturan awal atau pengaturan kembali dari

seorang atau lebih pegawai pada suatu jabatan baru ataupun

jabatan yang berlainan (Gaol, Jimmy, 2014)

Untuk pegawai baru : penempatan artinya pengaturan awal

pada suatu jabatan bagi pegawai yang baru bekerja;

Untuk pegawai lama : penempatan dalam bentuk demosi,

promosi, dan transfer.

Semuanya tetap melalui proses rekrutmen, seleksi serta

orientasi

FILLED JOB

JUDGEMENT RATE = Jumlah Kandidat yang Lolos Proses Seleksi

Jumlah Kandidat yang Diproses dalam Seleksi

ACHIEVEMENT RATE = Jumlah Kandidat yang Lulus Wawancara User

Jumlah Kandidat yang Diberikan kepada User

FULLFILMENT RATIO = Jumlah Kandidat yang Berhasil Direkrut

Jumlah Kandidat yang Diminta

RESPONS TIME = Waktu sejak Permintaan masuk

sampai

berkas Kandidat pertama masuk ke

User. LEAD TIME = Kapan waktu berkas kandidat diproses

user

sampai dengan kandidat OnBoarding

TIME PER FILL

PENGADAAN SDM

PROGRAM ORIENTASI

“Program orientasi untuk membiasakan karyawan baru dengan peran mereka, organisasi, kebijakan, dan karyawan lainnya”

(Davis,1996)

Tujuan Program Orientasi

Bertujuan agar karyawan sebagai karyawan baru dapat

beradaptasi dengan baik dan cepat pada pekerjaannya,

juga pada lingkungan sosialnya, budaya organisasi, dan

keseluruhan organisasi.

Hari-hari di awal kerja adalah saat yang kritis untuk

pembentukan kesan positif ataupun negatif tentang suatu

pekerjaan ataupun perusahaan

Hasil ‘GOOD INDUCTION’ :

*menghilangkan kecemasan

*Tingkat ketergantungan karyawan menjadi kecil

*menurunkan ratio turn over

*good image bagi perusahaan

Tahap Orientasi

1. Perkenalan

2. Penjelasan Tujuan Perusahaan (Misi, Visi, nilai-

nilai , budaya organisasi dan struktur

organisasi)

3. Sosialisasi Kebijakan

4. Jalur Komunikasi

5. Proses Monitoring

Bahan Orientasi Pekerja

1. Sejarah Perusahaan

2. Norma dan budaya perusahaan

3. Peraturan dan Kebijakan perusahaan

4. Kondisi kerja perusahaan

5. Benefit yang ada di perusahaan.

6. Deskripsi produk dan jasa yang dihasilkan (Product Knowledge)

7. Struktur, Otoritas dan Tanggung Jawab

8. Standart Operation Procedure perusahaan dan bagian tertentu yang relevan

9. Iklim kerja termasuk hubungan dengan sesama karyawan dan atasan

BUDDY SYSTEM

(menetapkan 1 orang pekerja

yg berpengalaman untuk

pendamping) untuk :

MELIHAT-LIHAT PROSES

PEKERJAAN

MEMPERKENALKAN KEPADA

SUPERVISOR (USER)

MENJAWAB PERTANYAAN YANG

DIAJUKAN PEGAWAI BARU

BUDDY SYSTEM

TIP 3

• COORDINATION WITH IT TEAM – TO INTRODUCE ALL COMPANY’S SYSTEM

• ALREADY HAVE INTERNAL SOCIAL NETWORK? – INVITE THE NEW EMPLOYEE

• INVITE NEW EMPLOYEES FOR LUNCH

SO NEW COMER CAN FEEL COMFORTABLE FRIENDLY ATMOSPHERE

& INTRODUCE TO COLLEAGUES

TIP 2

FIRST DAY :

• WARM WELCOME

• TOUR DAN PERKENALKAN KE BAGIAN-BAGIAN TERKAIT

• JELASKAN KESELURUHAN FASILITAS

• KENALKAN PADA MENTOR/BUDDY

• REVIEW JOB-DESC, KEBIJAKAN & PROSEDUR PERUSAHAAN, ETHICS

TIP 1

•PERSIAPAN MASUK (SEBELUM DAY 1)

•HUBUNGI NEW COMER – JELASKAN JAM KERJA, DRESS CODE, DLL

•ASSIGN PENDAMPING – UNTUK MENYAMBUT

•SIAPKAN JOB-DESC, JOB PERFORMANCE STANDARD, ORGANIZATION CHART

& DEPATMENT CHART

TIP 4 • INVEST IN TRAINING

•TEST NEW COMER’S KNOWLEDGE – CREATE INDIVIDUAL

•TRAINING PROGRAM BY E-LEARNING (OR DLM BTK GAME)

TIP 5 • PROVIDE SOME BRANDED GIFTS

(BELI GIFT-GIFT YG MENARIK SUPAYA LEBIH MEMBERIKAN

KESAN– SEPERTI SERTIFIKAT, DLL)

57

Oooops…..

Waktu sudah habis.. TERIMA KASIH