Pgd-presetnacion Programa de Gestion Documental

8/3/2019 Pgd-presetnacion Programa de Gestion Documental

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Programa de GestinDocumental P.G.D.


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Qu es el Programa deGestin Documental?

Conjunto de actividadesadministrativas y tcnicastendientes a la planificacin,

manejo y organizacin de ladocumentacin producida yrecibida por las entidades,desde su origen hasta su

destino final, con el objeto defacilitar su utilizacin yconservacin.


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Un programa de gestin documental sepuede definir como el conjunto deinstrucciones en las que se detallan las

operaciones para el desarrollo de losprocesos de la gestin documental alinterior de cada entidad, tales como:

Produccin Recepcin Distribucin Trmite Organizacin Consulta Conservacin y Disposicin final de los documentos


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Objetivos del PGD

Resaltar la importancia delpapel de los documentos yarchivos, como lenguajenatural de la administracin

pblica, para elfuncionamiento de la misma,elementos necesarios para laparticipacin ciudadana,apoyos decisivos para la

transparencia y el control dela gestin pblica y garantade los derechos individualesy colectivos.


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Procurar la racionalizacin y control

en la produccin documental, enatencin a los procedimientos,trmites administrativos y flujosdocumentales, lo mismo que, lanormalizacin de modelos yformatos para la produccin

documental.


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Normalizar la utilizacin de materiales, soportesy equipos de calidad y que a la vez preserven

el cuidado del medio ambiente.

Lograr una acertada normalizacin en losprocedimientos para el recibo, radicacin ydistribucin de la correspondencia mediante la

utilizacin de sistemas eficientes de correo ymensajera.

Regular el manejo y organizacin del sistema

de administracin de documentos y archivos apartir de la nocin de Archivo Total y losenunciados de finalidad, responsabilidad,confidencialidad, seguridad y accesibilidad.


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Implementar el desarrollo de procesosbsicos de aplicacin de la Tabla de

Retencin Documental, organizacin,transferencias primarias, recuperacin,preservacin, conservacin de lainformacin y disposicin final de losdocumentos

Facilitar la recuperacin de la informacinen forma rpida y oportuna.

Encaminar los archivos para que seanverdaderos centros de informacin, tilespara la administracin e importantes para lacultura.


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Requisitos administrativos:

Hacen relacin a la necesidad de integrar el programa de

gestin documental (PGD) con todas las funcionesadministrativas de la entidad, as como con los sistemasde informacin, con los aplicativos y dems herramientasinformativas de las que haga uso la entidad, en atencina las siguientes consideraciones:

La Gestin de Documentos debe inscribirse como unprograma estratgico de la entidad, con el apoyo de laalta direccin.

Tener definido el sistema de administracin de

archivos de la entidad (centralizado, odescentralizado).

Contar con la participacin de las diferentes reas de laentidad, en especial con la estructura directiva y aquellasreas relacionadas con control interno, compras y

suministros, sistemas, el desarrollo organizacional y elpresupuesto.


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El archivo debe contar conel talento humano

debidamente asignado afunciones de archivo y condedicacin exclusiva pararealizar dicha labor.

En entidades complejasdel orden nacional,departamental, distrital omunicipal, se debedesignar un grupo especial

que responda por elPrograma de GestinDocumental


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La entidad deber contarcon un programa decapacitacin que permitaa los funcionarios delarchivo ampliar y mejorar

sus conocimientos enaspectos de la gestindocumental y laorganizacin de los

archivos, ademsformacin en el rea de laauditoria de informacin ymanejo de procesos.


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Las instalaciones de los archivos deben

reunir las condiciones mnimas para eladecuado desarrollo de su funcin,siguiendo las recomendaciones delArchivo General de la Nacin, enrelacin con las caractersticasarquitectnicas y medioambientales,espacio, distribucin de reas deacuerdo con el flujo de los procesos del

archivo, ubicacin con relacin a lasdependencias, mobiliario y equipo.


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TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

Dada la importancia de la Tabla de RetencinDocumental como un elemento indispensableen la gestin documental y ser un instrumentoarchivstico esencial que permite laracionalizacin de la produccin documental yla institucionalizacin del ciclo vital de losdocumentos en los archivos de gestin, central,e histrico de las entidades, stas, debernelaborarlas y adoptarlas para laimplementacin del Programa de GestinDocumental, siguiendo las etapas y demsaspectos contemplados en el Acuerdo AGN

039 de 2002.


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PROCESOS DE UN

PROGRAMA DE GESTINDOCUMENTAL

La Ley 594 de 2000 en su Artculo 22.Procesos Archivsticos. Establece que lagestin de documentos dentro del conceptode Archivo Total, comprende procesos tales

como la produccin o recepcin, ladistribucin, la consulta, la organizacin, larecuperacin y la disposicin final de losdocumentos.


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PRODUCCIN DEDOCUMENTOS

Definicin: Generacin dedocumentos de lasinstituciones en cumplimiento

de sus funciones. La Produccin Documental

comprende los aspectos deorigen, creacin y diseo deformatos y documentos,conforme al desarrollo de lasfunciones propias de cadaentidad o dependencia.


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Aspectos relacionados conla produccin: Creacin y diseo de documentos. Medios y tcnicas de produccin y de impresin

(mquinas de escribir y procesadores de texto). Determinacin y seleccin de soportes documentales

(cintas magnticas, CD-ROM, discos pticos, disquetes,discos duros, microfilme, video). Determinacin de tamaos, calidad y tipos de soportes,

gramaje, tintas. Instructivos para el diligenciamiento de formularios. Determinacin de uso y finalidad de los documentos. Diplomtica en trminos de formalidad, imagencorporativa o logotipo de la entidad, caractersticas

internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. Adecuado uso de la reprografa.


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Radicacin de comunicaciones oficiales:Procedimiento por medio del cual las entidadesasignan un nmero consecutivo a las

comunicaciones recibidas o producidas,dejando constancia de la fecha y hora de reciboo de envo, con el propsito de oficializar sutrmite y cumplir con los trminos de

vencimiento que establezca la ley.

Registro de ingreso de documentos:Instrumento que controla el ingreso a un

archivo, siguiendo el orden cronolgico deentrada, de documentos provenientes dedependencias, instituciones o personasnaturales.


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Recepcin de Documentos

Definicin: Conjunto deoperaciones deverificacin y controlque una institucindebe realizar para laadmisin de los

documentos que sonremitidos por unapersona natural o

jurdica.


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Recepcin de documentos: se debeverificar que estn completos, que

correspondan a lo anunciado y seancompetencia de la entidad para efectosde su radicacin y registro con elpropsito de dar inicio a los trmitescorrespondientes.


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En este proceso se pueden identificarlas siguientes actividades:

Identificacin de medios derecepcin: mensajera, fax,correo tradicional, correoelectrnico, pgina web,otros.

Recibo de documentosoficiales.

Verificacin y confrontacinde folios, copias, anexos,firmas.

Constancia de recibo (sello,reloj radicador).


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Distribucin de documentos

Definicin: Actividadestendientes a garantizar que losdocumentos lleguen a sudestinatario.

ACTIVIDADESLa distribucin se relaciona conel flujo de los documentos alinterior y al exterior de laentidad. Sin interesar el mediode distribucin de losdocumentos, se debe contarcon mecanismos de control yverificacin de recepcin yenvo de los mismos. En esteproceso se distinguen

actividades como:


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3. Distribucin de documentos enviados

Definicin de medios de distribucin: personal, fax,correo tradicional, correo electrnico, apartado areo,trmite en lnea, pgina web, otros.

Control del cumplimiento de requisitos del documento. Mtodos de empaque y embalaje.

Peso y porteo de documentos. Gestin del correo tradicional: Normal, certificado,

especial. Control y firma de guas y planillas de entrega. Control de devoluciones.

Organizacin mensajera externa. Registro de control de envo de documentos.

Contratacin de empresas especializadas.


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Trmite de documentos

Definicin: Cursodel documentodesde su

produccin orecepcin hasta elcumplimiento de sufuncinadministrativa.


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ACTIVIDADES

En desarrollo de sus funciones, cadadependencia genera un conjunto dedocumentos objeto de trmites

administrativos, dichos documentos integransus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el

pas, se deben tener en cuenta los tiempos

mximos establecidos para el trmite oportunode las comunicaciones. En este proceso se sealan las actividades de:


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Organizacin de losdocumentos

Definicin: Conjunto deacciones orientadas a laclasificacin,ordenacin ydescripcin de losdocumentos de una

institucin, como parteintegral de los procesosarchivsticos.


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La organizacin de los documentos permiteuna rpida identificacin de losexpedientes, valorar las funciones y

necesidades operacionales de las oficinas,contar con sistemas de ordenacin fcilesde entender por los usuarios, ubicar losdocumentos para su consulta, transferenciao disposicin final.

Actividades:

Elaboracin de inventarios documentales.

Organizacin y entrega de transferenciasdocumentales. Aplicacin de la disposicin final de las

TRD y/o TVD.


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Consulta de los documentos

Definicin: Accesoa un documento ogrupo de

documentos con elfin de conocer lainformacin quecontienen


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Las actividades bsicas en esta fase son:

1. Formulacin de la consulta

Determinacin de la necesidad y precisin de laconsulta.

Determinacin de competencia de la consulta. Condiciones de acceso.

Disponibilidad de informacin en trminos derestricciones por reserva o por conservacin. Reglamento de consulta.

2. Estrategia de bsqueda

Disponibilidad de expedientes. Disponibilidad de fuentes de informacin. Establecimiento de herramientas de consulta.

Ubicacin de los documentos.


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3. Respuesta a consulta

Atencin y servicio al usuario. Infraestructura de servicios de archivo. Sistemas de registro y control de prstamo. Uso de testigos y formatos para el control

de devolucin. Implantacin de medios manuales o

automticos para localizacin deinformacin.


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Conservacin dedocumentos

Conjunto de medidaspreventivas ocorrectivas, adoptadaspara garantizar laintegridad fsica yfuncional de los

documentos de archivo,sin alterar su contenido.


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Conservacin preventiva de

documentos: Conjunto deestrategias y medidas de ordentcnico, poltico y administrativoorientadas a evitar o reducir elriesgo de deterioro de losdocumentos de archivo,

preservando su integridad yestabilidad.


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Aspectos a tener en cuenta: Ubicacin Aspectos estructurales Capacidad de almacenamiento Distribucin Estantera Distribucin de la estantera Mobiliario

Condiciones ambientales: Ventilacin Iluminacin Mantenimiento


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Disposicin final de losdocumentos

DEFINICIN: Seleccin de los

documentos en cualquier etapa delciclo vital, con miras a suconservacin temporal, permanente,o a su eliminacin conforme a lo

dispuesto en las Tablas de RetencinDocumental y/o Tablas de ValoracinDocumental.


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ACTIVIDADES:

La conservacin total se aplica aaquellos documentos que tienen valorpermanente, es decir, los que lotienen por disposicin legal o los que

por su contenido informan sobre elorigen, desarrollo, estructura,procedimientos y polticas de laentidad productora, convirtindose en

testimonio de su actividad ytrascendencia.


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Eliminacin de documentos: Actividadresultante de la disposicin final sealadaen las tablas de retencin o de valoracin

documental, para aquellos documentos quehan perdido sus valores primarios ysecundarios

Seleccin documental: Actividad de ladisposicin final sealada en las tablas deretencin o de valoracin documental y

realizada en el archivo central, con el fin deescoger una muestra de documentos decarcter representativo, para suconservacin permanente


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Microfilmacin: Tcnica que permitefotografiar documentos y obtener pequeasimgenes en pelcula.

Digitalizacin: Tcnica que permite lareproduccin de informacin que seencuentra de manera analgica (papel,video, sonido, cine, microfilme y otros) en

otra, que slo puede ser leda ointerpretada por computador.


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Programa de GestinDocumental Automatizado

Diversos soportes La Intranet El Internet El documento

electrnico Las imgenes digitales Archivos sonoros en

red


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Presentacin elaborada por:

Sergio Andrs Utrera Santander.Historiador UIS.

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