Phần 4 Quản lý tri thức và kỉ luật

Quản lý dự án

Quản lý tri thức và danh mục kỉ luật

Nghiên cứu những lĩnh vực kiến thức chính như đối tượng nối của dự án

Khớp lại các chu trình kế hoạch và kiểm soát mỗi lĩnh vực

Thảo luận giải pháp thực tiễn tốt nhất Phát triển kỹ năng để sử dụng cho dự án

khách hàng

Rủi roQuản lý rủi ro

Rủi ro: là một sự kiện không chắc chắn mà nếu xảy ra sẽ tác động tiêu cực (hoặc tích cực) tới mục tiêu dự án

Quản lý rủi ro là một quy trình chủ động một cách có hệ thống để xác định, phân tích và ứng phó với rủi ro nhằm giảm sự bất ngờ và hậu quả tiêu cực hoặc tận dụng những kết quả tích cực; tìm kiếm và tìm ra cho những gì có thể bất ổn.

Quản lý rủi ro Một vấn đề quan trọng đó là rủi ro được xác định chính xác và

những nỗ lực lập kế hoạch thể hiện sự chấp nhận rủi ro, hoặc chỉ ra các hành động sửa sai hoặc các chiến lược giảm thiểu thích hợp. Những bước sau phác thảo hoạt động kế hoạch công việc hiệu quả để giảm thiểu rủi ro:

Liệt kê những hạng mục rủi ro Phân loại hạng mục rủi ro: Rủi ro Giải pháp, Rủi ro Dự án, Rủi ro

bên ngoài Lượng hóa tác động và chỉ ra xác suất rủi ro Ghi lại tác động của các mục rủi ro có xác suất>33% Tạo ra kế hoạch hành động cho mỗi hạng mục rủi ro kể trên Làm thế nào để giảm thiểu tác động của rủi ro? (hậu quả) Có thể làm gì trước khi sự kiện xuất hiện? (dự báo) Nên làm khi sự kiện xuất hiện? (kế hoạch ứng phó)

Quản lý rủi ro – Phân loại rủi ro

Rủi ro giải pháp gây nguy hại tới khả năng hoạt động trong môi trường khách hàng của giải pháp. Rủi ro giải pháp gắn với những thuộc tính của môi trường khách hàng.

Rủi ro dự án gây nguy hại tới thành công của dự án. Mức độ rủi ro dự án là những thuộc tính của quy trình, lịch trình hoặc nhóm dự án.

Rủi ro bên ngoài có thể gây nguy hại tới giải pháp hoặc thành công của dự án. Nguy cơ bên ngoài nằm ngoài tầm kiểm soát của khách hàng hoặc dự án và là những thuộc tính của nên kinh tế, các tổ chức thứ 3 hoặc thị trường.

Cân nhắc các giải pháp cho rủi ro

Xem xét Chiến lược - Bối cảnh khách hàng Chúng ta nên làm gì? Chúng ta nên theo định hướng nào? Điều đó có phù hợp với hình ảnh thương hiệu? Liệu kết quả của việc đầu tư này đã được xác

định rõ? Chúng ta đã tính tới và cấp vốn cho tất cả đòi

hỏi về ngân sách để hỗ trợ giải pháp?

Xem xét trong tổ chức Các vai trò và trách nhiệm phù hợp đã được xác định và

liên hệ chưa? Chúng ta có đủ các nhóm kỹ năng phù hợp để hỗ trợ giải

pháp nội bộ hoặc đã có kế hoạch để đào tạo hay tìm được được các nguồn lực kỹ năng cần thiết chưa?

Chúng ta đã có có cơ cấu kiểm soát và chỉ huy phù hợp chưa?

Chúng ta có hệ thống khen thưởng và động viên phù hợp chưa?

Cân nhắc các giải pháp cho rủi ro

Giải pháp cho rủi ro (tiếp tục)

Xem xét văn hóa Chúng ta có hệ thống hỗ trợ chính trị nội bộ cho giải

pháp chưa? Liệu đã có cấp độ kỷ luật và trách nhiệm giải phù hợp

trong văn hóa của chúng ta ? Mọi người có cảm thấy họ có thẩm quyền và văn hóa

công ty đã cho phép điều đó? Đâu là sự chấp nhận của văn hóa đối với thay đổi? Đâu là sự chấp nhận của văn hóa đối với rủi ro? Chúng ta có đủ năng lực để hỗ trợ giải pháp?

Xem xét giải pháp Liệu giải pháp có thể được tích hợp trong cấu hiện có? Điều gì liên quan tới duy trì giải pháp? Đâu là hạn chế của hiệu suất? Các yếu tố an ninh và an toàn đã được tính đến? Quy mô giải pháp có nằm trong phạm vi doanh nghiệp? Giải pháp liệu đã được kiểm định phù hợp? Kết quả có được thể xác minh và theo dõi được? Giải pháp có thân thiện với người sử dụng?

Giải pháp cho rủi ro (tiếp tục)

Xem xét quá trình nội bộ Các quy trình ngăn chặn và xử lí cơ bản đã được thiết lập? Chúng ta đã xác định chuẩn đo và phương pháp đo lường

cho thành công? Thành công của chúng ta phụ thuộc đến đâu vào bên thứ

3 hoặc các quan hệ thuê ngoài? Chúng ta có sự cân bằng hợp lý giữa quy cách và linh

hoạt? Liệu quy trình có thể theo dõi được? Liệu có dấu vết để

kiểm toán có thể theo dõi? Chúng ta có đủ năng lực thích hợp hoặc có khả năng đạt

được năng lực đó?

Giải pháp cho rủi ro (tiếp tục)

Xem xét sự tuân thủ Chúng ta có tuân theo những cam kết

trong hợp đồng? Chúng ta có tuân theo những nguyên tắc

kế toán cơ bản? Chúng ta có tuân theo những quy định của

ngành?

Giải pháp cho rủi ro (tiếp tục)

Xem xét rủi ro dự án Xem xét về kinh nghiệm Kinh nghiệm và hồ sơ lưu lại của người lãnh đạo dự án? Trình độ hiểu biết và kiến thức về vấn đề và miền giải

pháp? Trình độ hiểu biết và kiến thức về ngành? Các cá nhân trong đội có kỹ năng phù hợp chưa hay

chúng đã xác định kế hoạch đào tạo thích hợp chưa? Các thành viên trong đội đã từng làm việc với nhau

trước đây chưa?

Xem xét về cấu trúc Quy mô của nhóm dự án? Rủi ro tăng theo quy mô

của nhóm. Lực lượng lao động đã được phân bổ? Địa điểm khách hàng có nằm trong khu vực lân cận? Số lượng và tần suất của việc kiểm tra chất lượng? Lộ trình báo cáo của tổ chức có được sắp xếp phù

hợp? Bao nhiêu quan hệ hợp đồng phụ tồn tại?

Xem xét rủi ro dự án

Xem xét về các yêu cầu Yêu cầu có bị không rõ ràng hoặc thay đổi

không? Kết quả có thể được xác minh? Mức độ phức tạp cao? Các thành viên nhóm có liên quan tới việc

thu thập các yêu cầu?

Xem xét rủi ro dự án

Xem xét sự tham gia của khách hàng Chúng ta có đủ số khách hàng tham gia? Chúng ta có hiểu rõ được ai là người ra quyết

định trong nhóm khách hàng? Chúng ta có sự tham gia chặt chẽ của khách

hàng trong những giai đoạn ban đầu và trong chu trình kiểm định không?

Chúng ta có đủ số lượng và mật độ các điểm kiểm tra của khách hàng không?

Xem xét rủi ro dự án

Rủi ro dự án (tiếp)Xem xét về quy trình và lịch trình phân phối

Số lượng và tần suất xem xét chất lượng đã phù hợp chưa?

Chúng ta có hoạt động theo một lịch trình tăng tốc? Chúng ta có hiểu rõ về yêu cầu thời gian cho quy trình ra

quyết định và sự tham gia của khách hàng? Các phương thức thông tin có được xác định và truyền

đạt rõ ràng? Các nhiệm vụ được xác định ở mức độ nhỏ, có ý nghĩa và

có thể đo lường mức độ chi tiết? Liệu trong lịch trình có nhiều sự chồng chéo hay song

song không? Có quá ít hay quá nhiều điều gia tăng rủi ro.

Xem xét về đào tạo Có còn thiếu công nghệ đào tạo thích hợp không? Có khoảng cách thời gian nào giữa công nghệ đào tạo và

ứng dụng của nó? Số lượng người đào tạo về giải pháp mới đã phù hợp

chưa? Có khoảng cách thời gian nào thời gian đào tạo, kiểm định

và thực hiên? Tài liệu có đủ hoặc sự sẵn có của kho kiến thức để hỗ trợ

đội dự án?

Xem xét rủi ro dự án

Xem xét rủi ro bên ngoài

Cân nhắc kinh tếTrong thị trường hàng cao cấp, rủi ro tăng bởi một số lí D Mất nhân viên Đẩy nhanh tiến độ giao hàng Thiếu hụt tài nguyênTrong thị trường trung bình, rủi ro tăng bởi: Thắt chặt ngân sách Mất tài trợ Thiếu sự khẩn cấp trong ra quyết định

Rủi ro bên ngoài (tiếp)

Cân nhắc bên thứ ba Có bao nhiêu với bên thứ 3 khác nhau tham gia vào dự án? Chúng ta có một đại diện dự án dành riêng cho mỗi bên thứ

ba? Cấp độ hoạt động nào phụ thuộc vào cam kết của bên thứ

3? Có bao nhiêu yếu tố phụ thuộc giữa quan hệ của nhiều bên

thứ 3? Các yếu tố này được quản lý ra sao? Các nhà bán hàng đã từng làm việc thành công với nhau

trước đây chưa? Các vấn đề của bên thứ 3 đã được giải quyết hay bị gia

tăng?

Xem xét về thị trường Liệu có thời điểm cơ hội thị trường nào

đang định hướng ngày hoàn thành dự án không?

(Ví dụ: Giáng sinh, kết thúc năm tài khóa, lịch trình IPO)

Rủi ro bên ngoài (tiếp)

Lập kế hoạch quản lý rủi ro

Lên danh sách những hạng mục rủi ro Động não và thiết lập 1 danh sách những rủi ro

có thể xảy, các nhận thức vấn đề và định hình rủi ro.

Xem qua phân loại các rủi ro đã trao đổi và các câu hỏi đặt ra ở những slide trước

Rủi ro vĩ mô trước, sau đó là sự kiện cụ thể

Dự án cần có sự thống nhất về “Quy mô ảnh hưởng của rủi ro”. VD:

Mục đích 1

Thấp

2

Trung bình

3

Cao

Chi phí <10% chi phí tăng 10%-20% chi phí tăng

>20% chi phí tăng

Thời gian <5% thời gian tăng 5%-10% thời gian tăng

>10% thời gian tăng

Phạm vi Phần nhỏ của phạm vi bị ảnh hưởng

Phần lớn của phạm vi bị ảnh hưởng

Không chấp nhận được đối với chủ đầu tư

Chất lượng Sự xuống cấp chất lượng hầu như nhận thấy được

Chỉ rất ít ứng dụng có nhu cầu bị ảnh hưởng

Sự xuống cấp chất lượng đòi hỏi sự chấp nhận của chủ đầu tư

Tạo ra một kế hoạch hành động rủi ro

Các hoạt động được chỉ ra trong kế hoạch hành động rủi ro cần được phản ánh trong ngân sách, trong các nhiệm vụ của kế hoạch dự án, trong chỉ huy và kiểm soát quản lý dự án, và trong quy trình quản lý chất lượng

Kế hoạch hành động nên có: Các hoạt động sửa sai để xóa bỏ rủi ro hoặc các kế hoạch thay thế

giảm thiểu rủi ro Các hoạt động cụ thể và các yếu tố phụ thuộc Những yêu cầu thay đổi bằng văn bản Quyền sở hữu cụ thể và khung thời gian của các hoạt đông gắn với

các trách nhiệm cụ thể . Ngân sách cụ thể và lịch trình tác động Kế hoạch thông tin tới các bên liên quan chủ chốt cần tính tới rủi ro

Các giải pháp thay thế Các kế hoạch dự phòng khi các hoạt động

thất bại hoặc khi rủi ro xuất hiện Những quyết định được đưa ra dưới áp lực có thể tốn kém Lập kế hoạch tận dụng ưu thế của rủi ro “tích cực”

Các rủi ro còn lại sau khi hành động Một số rủi ro nảy sinh thêm có thể do hành

động này

Tạo ra một kế hoạch hành động với rủi ro (tiếp)

Quản lý rủi ro – Bài tập nhóm Tình huống:

Xavier đang phát triển một giải pháp marketing 1 đối 1 riêng cho một tổ chức tài chính bên ngoài văn phòng tại Washington DC. Địa điểm của khách hàng ở tại Richmond, Virginia và họ muốn hướng đến người tiêu dùng sử dụng thẻ tín dụng với những thông điệp cá nhân được in trong tờ sao kê hóa đơn. Những thông điệp được thiết kế để hướng đến những học viên mới tốt nghiệp chuẩn bị gia nhập thị trường lao động vào tháng 5 và tháng 6. Hiện tại đang là tháng 1, và những nỗ lực tương tự thường mất từ 3 đến 5 tháng phụ thuộc vào số lượng và thời gian của nguồn dữ liệu. Có cả nhà cung cấp dữ liệu bên trong và bên ngoài trong tình huống này.

Câu hỏi: Kể tên 1 rủi ro ứng với mỗi loại rủi ro (rủi

ro giải pháp, rủi ro dự án, rủi ro môi trường)

Phát triển 1 kế hoạch hành động làm nổi bật hoạt động sửa sai hoặc chiến lược làm giảm rủi ro.

Quản lý rủi ro – Bài tập nhóm

PHẠM VIQuản lý phạm vi

Phạm vi: tất cả công việc và quy trình liên quan tới việc tạo ra đầu ra của dự án

Quản lý phạm vi là 1 quy trình chủ động nhằm đảm bảo rằng dự án bao gồm mọi công việc cần thiết để đáp ứng đòi hỏi, kì vọng của khách hàng và những yếu tố thành công của dự án như thời gian, chi phí và chất lượng; xác định và kiểm soát những gì có và không trong 1 dự án.

Quản lý phạm vi cũng chỉ ra giải pháp hoặc đặc tính và chức năng sản phẩm nằm trong kết quả dự án.

Quy trình chính quản lý phạm vi bao gồm: Kế hoạch phạm vi Xác định phạm vi Kiểm định phạm vi Kiểm soát thay đổi phạm vi

28

Lập kế hoạch về phạm vi – Hãy làm đúng ngay từ đầu

Nỗ lực

Sự linh hoạt

Nỗ lực

Sự linh hoạt

Cao

Thấp

Chiến lược Dự án Các hệ thống

Mức độ cố gắng liên quan tới thay đổi tăng khi việc thực hiện dự án tiến triển

Sự linh hoạt giảm khi dự án chuyển từ chiến lược sang thực thi

Mức độ nỗ lực cần thiết để sửa chữa sai sót hoặc những yêu cầu bị bỏ qua tăng lên trong vòng đời của dự án.

Bởi vậy, những nhiệm vụ dự án thích hợp cho quản lý phạm vi dự án, tập hợp các yêu cầu, và xác định đúng các nhiệm vụ và các hoạt động cần thiết để đáp ứng yêu cầu đặt ra từ sớm trong kế hoạch công việc.

Lập kế hoạch về phạm vi – Hãy làm đúng ngay từ đầu

Lập kế hoạch phạm vi – Nguồn thông tin

Một điều rất quan trọng là xem lại toàn bộ tai liệu dự án như là đầu vào để xác định phạm vi dự án

Các nguồn thông tin quan trọng có thể bao gồm: Điều lệ dự án Báo cáo về các yêu cầu dịch vụ (SSR) Yêu cầu vê trích dẫn hoặc đề cương Danh sách công việc(SOW) Điều lệ hoạt động tiêu chuẩn (SOP) Thỏa thuận dịch vụ cấp độ (SLA) Giới hạn và giả định của dự án

Lập kế hoạch dự án – Các câu hỏi chính

Liệu các quy trình kinh doanh đã đề ra có được nhận biết rõ ràng?

Liệu những tác động tới các quy trình kinh doanh và các tổ chức khác được hiểu rõ?

Liệu các yêu cầu về chức năng và hiệu suất được xác định rõ? Đầu ra sản phẩm là gì? Liệu các sản phẩm đầu ra có cho thấy tầm nhìn, các mục tiêu

và mục đích của dự án? Liệu tất cả các nguồn gốc và định dạng dữ liệu được có xác

định? Các yêu cầu có cụ thể không? Các phương pháp đo lường thành công có mang tính định

lượng không?

Lập kế hoạch phạm vi – Các câu hỏi chính (tiếp) Liệu khách hàng và các bên phụ thuộc thứ 3 và các ranh giới là rõ

ràng? Các kế hoạch thử nghiệm, các thành phần tham gia và môi trường

được xác định? Có kế hoạch triển khai nào đã được xác định không? Có kế hoạch ứng phó bằng văn bản nào không? Giải pháp được hỗ trợ thế nào một khi được triển khai? Liệu có 1 kế hoạch hỗ trợ rõ ràng nào với sự bàn giao và trách nhiệm

giải trình? Liệu tái tổ chức, bố trí công việc mới hoặc sắp xếp những người có

năng lực là cần thiết để hỗ trợ giải pháp? Đào tạo có cần thiết? Liệu thời gian đã được phân bổ hợp lí cho những tác động tới doanh nghiệp này?

Những trường hợp ngoại lệ và lý do cho ngoại lệ phạm vi được chỉ ra và ghi lại?

Xác định, Kiểm tra và Kiểm soát thay đổi phạm vi Xác định phạm vi đưa ra phạm vi đã được kế hoạch, các đòi

hỏi, kết quả và xác định 1 phương pháp tiếp cận bao gồm các biện pháp thích hợp, cấu trúc phân chia công việc, phân bổ nguồn lực, dự báo và cam kết lịch trình để đưa ra doanh số hứa hẹn với khách hàng

Kiểm tra phạm vi hình thành sự chấp nhận của khách hàng khi đã đáp ứng được cam kết trong Xác định phạm vi. Điều này được hoàn thành bằng cách tổ chức cho cả nhóm dự án và khách hàng xem lại kết quả đầu ra dự án, kết quả từ các hoạt động công việc, kết quả thử nghiệm và tài liệu sản phẩm.

Kiểm soát thay đổi phạm vi được duy trì để cân đối cẩn trọng sự phù hợp với phạm vi kế hoạch, xác định phạm vi và những yêu cầu của khách hàng về những thay đổi dựa trên sự hiểu biết rõ ràng hơn về nhu cầu của họ, sai sót trong những yêu cầu ban đầu, tính khả dụng hoặc sự thay đổi môi trường kinh doanh bất ngờ.

Kiểm soát thay đổi phạm vi – Hệ thống thực hành tốt nhất Xác định trước và thông tin rõ ràng về quy trình kiểm soát thay

đổi phạm vi Có môi trường kiểm soát cho sự thay đổi Xác định trước quy trình ưu tiên hóa cho những thay đổi phạm vi Xác định trước vấn đề quyền sở hữu và lộ trình gia tăng cho giải

pháp Cung cấp thay đổi toàn diện và thay đổi dữ liệu kiểm soát cho

những người ra quyết định khách hàng Nhấn mạnh sự thay đổi tới các yếu tố trong hợp đồng; ví dụ giá

cả (chi phí), đặc tính/kết quả (phạm vi), và lịch trình (thời gian) Xác định lịch trình thường xuyên khi những thay đổi được tiến

hành

Kiểm soát thay đổi phạm vi – Hệ thống thực hành tốt nhất Nghiên cứu toàn diện và tính toán tác động của mỗi thay

đổi riêng lẻ Có sự tham gia của các nhà cung cấp trong quá trình

kiểm soát thay đổi Đảm bảo rằng mọi kế hoạch kiểm định được thực hiện

đã được cập nhật để phản ánh sự thay đổi Cẩn trong với những thay đổi nhỏ gia tăng có thể kéo

theo những nỗ lực lớn hơn Không hoảng loạn; thay đổi (phạm vi dự án) là bất biến,

và không mong đợi nhưng nên được tư vấn viên chú ý nếu nó mang ý nghĩa cung cấp 1 giải pháp mạnh hơn.

Kiểm soát thay đổi phạm vi – Xem xét quy trình

Xem xét thay đổi phạm vi Có/không Hành động/sở hữu/Thời gian

1. Liệu có 1 mô tả chi tiết và sự biện minh cho tình huống kinh doanh?

2. Nó có nằm trong phạm vi dự án xác định?

3. Nó có cần thiết cho thành công của dự án/giải pháp?

4. Liệu có tác động của kế hoạch ngân sách (chi phí) và lịch trình (thời gian) hoặc những tác động doanh nghiệp/tổ chức?

5. Nó có bao gồm nhà cung cấp hay đối tác?

6. Có hay không một sự Phân bổ ứng phó?

7. Nó có đòi hỏi một phạm vi rộng hơn?

8. Đã có lộ trình giải pháp nào được biết đến?

9. Khung phân phối đã được xác định?

10. Thay đổi thẩm quyền có đòi hỏi 1 SOW hay tài liệu đã được chuẩn bị và ký kết?

Quản lý phạm vi – Bài tập nhóm

Tình huống: Joyce là quản lý dự án trong 1 dự án đánh giá quá trình kinh doanh quan trọng. Cô đang lo lắng về một số công việc không đúng tiến độ gần đây. Cô được biết rằng người quản lý khách hàng đắc lực nhất đã bảo nhóm dự án thực hiện 1 số công việc không nằm trong kế hoạch ban đầu. Khách hàng cho rằng những việc này nên có trong kế hoạch. Nhóm dự án, từ lo lắng đến thích thú, đều nhảy vào cuộc và bắt đầu những công việc bổ sung. Khách hàng vô cùng hài lòng với sự nhiệt tình này. Joyce biết rằng mọi thứ này sẽ trở nên tồi tệ nếu việc này tiếp diễn.

Câu hỏi: Điều này có thể tránh được như thế nào? Nhân viên nên làm gì khi khách hàng yêu

cầu làm việc này? Đâu là hành động mà Joyce nên làm nhất

lúc này?

Quản lý phạm vi – Bài tập nhóm