Upload
others
View
4
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
LAPORAN AUDIT MUTU INTERNAL (AMI) NON AKADEMIKTAHUN 2015
TIM UJM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN GANESHA2015
i
HALAMAN PENGESAHAN
LAPORAN PELAKSANAANAMI NON AKADEMIK UNDIKSHA 2015
Judul : Audit Mutu Internal Non-Akademik Universitas Pendidikan Ganesha
1. Identitas ketua pelaksana : a. Nama : Dr. I Ketut Sudiana,S.Pd.,M.Kes.b. NIP : 196705272001121001c. Gol/pangkat : IVa/Pembina d. Jabatan fungsional : Lektor Kepalae. Jabatan : Anggota Divisi Monev
2. Identitas sekretaris : a. Nama : Putu Nanci Riastini,S.Pd.,M.Pd.b. Nip : 198604272009122003c. Gol/pangkat : IIIb/ Penatad. Jabatan fungsional : Lektore. Jabatan : Anggota Divisi Monev
3. Jangka waktu : 4 Bulan (Agustus s.d Nopember 2015)4. Tempat : UNDIKSHA
Mengetahui,Ketua UJM
Prof. Dr. Anak Agung Gede Agung, M.Pd.NIP. 195605201983031002
Singaraja, Nopember 2015 Ketua panitia,
Dr. I Ketut Sudiana,S.Pd.,M.Kes. NIP.196705272001121001
ii
KATA PENGANTAR
Puja dan puji syukur penulis panjatkan kehadapan Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat rahmat-Nya panitia dapat melaksanakan dan melaporan kegiatan Audit Mutu Internal (AMI) Non Akademik Universitas Pendidikan Ganesha (UNDIKSHA) tahun 2015 sesuai dengan rencana. Unit Jaminan Mutu (UJM) UNDIKSHA, selalu, berusaha mengembangkan konsep perbaikan kualitas secara terus-menerus (continous quality improvement) dengan melaksanakan AMI Non Akademik tahun 2015. Kegiatan ini bertujuan untuk memotret profil unit-unit kerja di lingkungan UNDIKSHA sehingga unit-unit kerja dapat mengetahui kekurangan dan kelebihannya. Hasil kegiatan AMI ini dapat dijadikan bahan oleh unit-unit kerja untuk melakukan perbaikan terhadap kinerja yang masih kurang. Sementara itu, bagi UNDIKSHA, hasil AMI ini dapat digunakan sebagai bahan untuk melakukan pembinaan atau memberikan penghargaan kepada para pegawai sesuai dengan kinerjanya.
Semua Unit/Lembaga yang ada di UNDIKSHA telah berpartisipasi dalam kegiatan AMI tahun ini. Dengan demikian, secara keseluruhan Unit/Lembaga yang ada di UNDIKSHA dapat dinyatakan telah mengindikasikan adanya kesadaran untuk melihat potret dirinya. Mudah-mudahan kesadaran ini terus dapat dipertahankan dan ditingkatkan sehingga Unit/Lembaga selalu berupaya meningkatkan kinerjanya dalam memberikan pelayanan yang berbasis pada sistem penjaminan mutu. Melalui kesempatan ini penulis menyampaikan banyak terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu pelaksanaan AMI Non Akademik 2015 ini.
Demikian yang dapat kami laporkan sebagai tindak lanjut kegiatan yang telah dilaksanakan, semoga dapat bermanfaat.
Singaraja, …. Nopember 2015
Tim UJM UNDIKSHA
iii
DAFTAR ISI
Lembar Pengesahan ……………………………………………………………… iKata Pengantar …………………………………………………………………... iiDaftar Isi …………………………………………………………………………. iiiBAB I PENDAHULUAN …………………………………………………… 1
1.1 Latar Belakang …………………………………………………... 11.2 Dasar Pelaksanaan AMI ………………………………………… 21.3 Tujuan …………………………………………………………… 31.4 Manfaat ………………………………………………………….. 3
BAB II PLAKSANAAN ……………………………………………………... 42.1 Rancangan Kegiatan …………………………………………….. 42.2 Auditor yang Terlibat …………………………………………… 42.3 Auditi ……………………………………………………………. 52.4 Instrumen Audit ………………………………………………… 52.5 Metode Pemeriksaan/Pengumpulan Data ……………………… 82.6 Jadwal …………………………………………………………… 92.7 Analisis Data ……………………………………………………. 9
BAB III HASIL AMI NON AKADEMIK …………………………………… 103.1 Temuan Audit……………………………………………………. 103.2 Masalah yang Dihadapi dalam Pelaksanaan AMI …………….. 253.3 Usulan Pemecahan Masalah ……………………………………. 25
BAB IV PENUTUP …………………………………………………………… 264.1 Simpulan ………………………………………………………… 264.2 Saran …………………………………………………………….. 26
Lampiran
iv
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Salah satu sasaran dari aktivitas pengimplementasian sistem penjaminan mutu
internal (SPMI) adalah untuk mendorong terwujudnya pelayanan yang prima kepada
masyarakat sehingga mampu menciptakan peningkatan kinerja yang efektif dan efisien di
lingkungan UNDIKSHA. Oleh karena itu, untuk mendukung implementasi sistem
penjaminan mutu yang sesuai dengan harapan tersebut maka perlu dilakukan penilaian
kinerja khususnya ditingkat unit-unit kerja melalui Audit Mutu Internal (AMI) Non
Akademik selain AMI Akademik untuk tingkat jurusan/program studi.
Di UNDIKSHA, AMI Non Akademik dilaksanakan oleh Unit Jaminan Mutu (UJM)
UNDIKSHA dan untuk kedua kalinya dilakasanakan di tahun 2015 ini. Sebagaimana
halnya AMI Akademik, UJM melaksanakan AMI Non Akademik ini secara bertahap dan
sistematis. AMI dilakukan dengan maksud untuk mengevaluasi kinerja unit/lembaga yang
ada di lingkungan UNDIKSHA. Dalam pelaksanaan AMI Non Akademik tahun 2015 ini
melibatkan 32 auditor dan 31 Unit kerja/Lembaga. Unit-unit kerja tersebut adalah tata
usaha fakultas, pascasarjana, perpustakaan, lembaga/unit, dan unit/bagian yang ada di
rektorat.
Sebagaimana halnya pelaksanaan AMI Akademik, pelaksanaan AMI Non-akademik
juga dilaksanakan melalui beberapa tahapan. Adapun tahapan dalam pelaksanaan AMI ini
diawali dengan perekrutan calon auditor, pelatihan bagi calon auditor, pelaksanaan audit,
dan pelaporan. Dalam perekrutan calon auditor UJM lebih memprioritaskan pada auditor
yang menunjukkan kinerja baik pada pelaksanaan AMI Akademik. Namun demikian,
penyegaran melalui pelatihan tetap diberikan terutama untuk penyeragaman persepsi
terhadap instrumen sehingga kegiatan audit dapat dilaksanakan sesuai dengan tujuan yang
diharapkan.
Dalam setiap pelaksanaan AMI Non Akademik, instrument audit atau borang dibuat
berdasarkan pada standar layanan publik yang telah dibuat oleh masing-masing unit kerja.
Dengan demikian unit kerja diharapkan dapat mengetahui potret dirinya, baik kekurangan
dan kelebihan yang dimiliki, kemudian memperbaiki kinerjanya sehingga konsep
perbaikan kualitas secara terus-menerus (continous quality improvement) dapat dijadikan
pegangan dalam memberikan layanan penunjang kegiatan akademik.
1
1.2 Dasar Pelaksanaan AMI
AMI Non Akademik merupakan suatu kegiatan untuk menjamin mutu yang dilakukan
secara internal perguruan tinggi yang bersangkutan. Hal ini dilakukan untuk mencegah
terjadinya penyimpangan terhadap pencapaian standar yang ditetapkan. Beberapa dasar
pertimbangan dilaksanakannya AMI ini adalah :
1. UU Republik Indonesia No. 20 Tahun 2003 Tentang Sistem pendidikan Nasional
2. UU Republik Indonesia No. 12 Tahun 2012 tantang Pendidikan Tinggi
3. UU Republik Indonesia No. 25 Thun 2009 Tentang Pelayanan Publik
4. PP Republik Indonesia No. 32 Tahun 2013 Tentang Standar Nasional Pendidikan
5. PP Republik Indonesia No. 66 Tahun 2010 Tentang perubahan peraturan
pemerintah No. 17 Tahun 2010 Tentang Penyelenggaraan Pengelolaan Pendidikan
6. PP Republik Indonesia No. 96 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-undang
No. 25 Tahun 2009
7. PP Nomor 46 Tahun 2011 tentang Penilaian Prestasi Kerja PNS
8. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2007
tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Pendidikan Ganesha,
9. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2008
tentang Statuta Universitas Pendidikan Ganesha,
10. Permendiknas No. 63 Tahun 2009 Tentang Sistem Penjaminan Mutu
11. Permendikbud No. 49 Tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi
12. Perka. BKN Nomor 1 Tahun 2013 Tentang Petunjuk Pelaksanaan PP 46 Thn 2011
1.3 Tujuan
Adapun tujuan dilaksanakan AMI Non Akademik adalah:
1. terwujudnya perbaikan manajemen kinerja, sikap mental, prilaku serta komitmen
segenap jajaran aparatur UNDIKSHA yang pada gilirannya dapat menumbuhkan
kepercayan masyarakat; dan
2. tewujudnya pelayanan yang memuaskan serta dapat memberikan pelayanan yang
prima kepada publik atau masyarakat secara efisiensi dan efektif.
2
1.4 Manfaat
Hasil yang diharapkan dari kegiatan AMI Non-Akademik ini dapat menjadi bagian
dari pertanggungjawaban unit kerja kepada pemangku kepentingan tentang kinerjanya.
Selain itu, hasil AMI ini akan dapat memberikan masukan kepada unit kerja tentang
kinerjanya sehingga unit kerja dapat merumuskan program-program untuk memperbaiki
kekuranganya. Jika hal ini dapat dilaksanakan secara kontinu melalui siklus PDCA (plan,
do, check, action), yaitu penetapan, pelaksanaan, penilaian standar, dan tindakan
perbaikan, maka konsep perbaikan mutu layanan perguruan tinggi untuk memenuhi
kebutuhan masyarakat secara terus-menerus (continous improvement) akan dapat
direalisasikan.
3
BAB II
PELAKSANAAN
2.1 Rancangan Kegiatan
Tahapan dari kegiatan ini meliputi: 1) penyusunan borang audit, 2) penyampaian
borang ke masing-masing Unit/Lembaga, 3) perekrutan dan pelatihan calon auditor, 4)
penugasan auditor untuk melaksanakan audit, dan 5) pelaporan hasil audit. Untuk
menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan tersebut UJM membentuk tim panitia
pelaksana AMI Non Akademik 2015.
2.2 Auditor yang Terlibat
Auditor yang terlibat dalam AMI Akademik tahun 2015 ini sebanyak 31 orang.
Sebelum melaksanakan tugasnya auditor harus mengikuti pelatihan. Materi pelatihan
meliputi prinsip dan etika audit, penjelasan buti-butir borang, dan teknik pembuatan
laporan.
Audit dilakukan oleh auditor secara ber tim (dua orang) satu sebagai ketua dan
satunya lagi sebagai anggota. Sebelum melaksanakan tugasnya, auditor diberikan surat
tugas yang mencakup unit kerja/Lembaga yang menjadi tugasnya untuk melaksanakan
audit. Pada pelaksanaan AMI Non Akademik tahun 2015 ini terdapat 17 tim auditor yang
melaksanakan audit pada dua unit kerja/Lembaga
2.3 Auditi
Auditi atau teraudit adalah seluruh unit kerja/lembaga yang ada di lingkungan
UNDIKSHA. Untuk AMI Non Akademik tahun 2015 ini jumlah auditi yang ditetapkan
oleh UJM untuk diaudit 31 unit kerja/lembaga yang ada di lingkungan UNDIKSHA.
Meliputi: 1) Lembaga Pengembangan Pengalaman Lapangan (LPPL), 2) Bagian
Perencanaan dan Sistem Informasi, 3) Lembaga Penelitian (LEMLIT), dan Bagian Tata
Usaha Lemlit, 4) Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat (LPM), dan Bagian Tata
Usaha LPM, 5) Tata Usaha FMIPA, 6) Tata Usaha FBS, 7) Bagian Kepegawaian, 8)
Bagian Kemahasiswaan, 9) UPT Penjaminan Mutu (UJM), 10) UPT Layanan Bahasa,
11)Tata Usaha FIP, 12) Tata Usaha Pasca Sarjana, 13) UPT Pusat Komputer, 14) UPT
Perpustakaan, 15) JPP, 16) Kearsipan, 17) UPT Penerbitan, dan UPT Percetakan, 18) Tata
Usaha FOK, 19) Tata Usaha FEB, 20) UPT Praktek Kerja Lapangan (PKL), 21) UHTLP,
22) Tata Usaha FTK, 23) UPT Pengadaan, 24) Satuan Pengawas Internal, 25) Tata Usaha
4
FIS, 26) Lembaga Pengembangan dan Pembelajaran (LP3), 27) Lembaga Perencanaan dan
Pengembangan (LPP), 28) Bagian Keuangan, 29) UPT Bimbingan Konseling, 30) UPT
Mata Kuliah Pengembangan Kepribadian, dan 31) Bagian Pendidikan dan Kerjasama.
2.4 Instrumen Audit
Instrumen audit yang digunakan tahun 2015 ini yaitu borang AMI Non Akademik
Unit Kerja/Lembaga (terlampir).
2.5 Metode Pemeriksaan/Pengumpulan Data
Kegiatan pemeriksaan diawali melakukan audiensi sebagai awal kunjungan dengan
ketua Unit/Lembaga maupun staf pegawai lainnya yang hadir saat kunjungan. Selanjutnya,
dilakukan pemeriksaan dokumen dan peninjauan lapangan bila diperlukan. Tujuannya
adalah untuk melakukan verifikasi data dan informasi yang diperoleh untuk selanjutnya
dianalisis. Pembahasan dilakukan pada akhir kunjungan untuk mendapatkan tanggapan
dan komitmen tindak lanjut dari teraudit/auditi.
2.4 Jadwal Pelaksanaan Audit
Audit direncanakan dengan jadwal sebagai ditunjukkan pada Tabel 2.1. Namun
demikian, beberapa tahapan pelaksanaan dilakukan penyesuaian dengan
mempertimbangkan beberapa kendala yang dihadapi.
Tabel 2.1 Jadwal KegiatanNO. KEGIATAN TANGGAL
1Penyampaian Borang Audit ke masing-
masing Unit/Lembaga oleh UJM29 September 2015
2 Pengisian Borang oleh Unit/Lembaga 3 s/d 17 Oktober 2015
3 Penilaian dan visitasi oleh auditor 10 s/d 31 Oktober 2015
4Penyampain laporan hasil audit oleh auditor
kepada UJM
22 Oktober s/d 7 Nopember
2015
5 Pembuatan Laporan Audit oleh tim UJM 7 s/d 14 Nopember 2015
6Publikasi/penyampaian hasil ke unit
kerja/lembaga dan pimpinan28 Nopember 2015
5
2.7 Analisis Data
Berdasarkan hasil visitasi ke unit kerja/lembaga, diuraikan ketidaksesuaian yang
ditemukan, penyebab ketidak sesuaian, dan rencana tindakan yang dilakukan oleh masing-
masing unit kerja.
6
BAB III
HASIL AMI NON AKADEMIK
Hasil pengukuran kinerja 34 Unit Kerja/Lembaga disajikan dalam bentuk uraian
kepatuhan dan ketaatan dalam penerapan SPMI terhadap standar disajikan secara
deskriptif.
3.1 Kesesuaian Kinerja Unit dan Lembaga
Pada bagian ini akan disajikan hasil audit berupa deskripsi ketidaksesuaian
terhadap data-data yang dimiliki unit kerja/lembaga. Dalam hal ini, setiap butir audit yang
tidak tersedia saat visitasi dilakukan, dipertimbangkan sebagai adanya ketidaksesuaian.
Tabel 3.1 berikut menunjukkan uraian ketidaksesuaian kinerja unit kerja/lembaga terhadap
butir audit.
Tabel 3.1 Data Ketidaksesuaian Unit Kerja/Lembaga UNDIKSHA Periode 2015
No. Unit Kerja Indikator/Butir Audit
Uraian Ketidak Sesuaian
Penyebab Ketidak Sesuaian
Rencana Tindakan
1. Lembaga Pengembangan Pengalaman Lapangan (LPPL)
Dokumen penilaian sasaran kerja personil pada semua level di unit kerja.
Ada kesalahan teknis penulisan, yang seharusnya visi misi LPPL ditulis menjadi visi misi UJM
Dokumen visi misi LPPL mengacu pada format penyususnan dokumen yang diberikan oleh UJM. Sehingga masih ada beberapa hal yang belum diganti dan disesuaikan menjadi unit kerja LPPL
Segera memperbaiki tampiran dan kesalahan pengetikan pada dokumen yang ada.
Dokumen Standar Pelayanan Minimal (SPM) atau Standar Pelayanan Publik (SPP) unit kerja
Perlu ditinjau kembali bahasa standar yang ada pada dokumen SPM atau SPP
Belum dipahami tata cara atau mekanisme penyusunan konten SPM atau SPP
Segera berkoordinasi dengan UJM untuk mendapatkan pelatihan penyusunan dokumen SPM atau SPP
Dokumen uraian
Belum ada program
Dokumen program kerja
Segera melakukan
7
pekerjaan (job description) dan sasaran kinerja personil pada semua unsur / level
kerja di LPPL
unit kerja LPPL ditangani langsung
koordinasi dengan pendokumentasian program kerja yang telah dilakukan.
Dokumen pemantauan kerja unit kerja
Belum ada dokumen pemantauan kerja unit kerja
Belum tersusunnya format dokumen pemantauan kerja dan pelaksanaan pemantauan kerja karena selama ini tidak dianggarkan
Menyususn rencana anggaran yang didalamnya mencantumkan anggaran untuk pelaksanaan pemantauan kerja unit kerja.
Melakukan koordinasi dengan UJM untuk menyususn format pemantauan kerja unit kerja.
2. Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi
Visis dan Misi Unit kerja
Ada kesalahan teknis penulisan, yang seharusnya visi misi bagian perencanaan dan Sistem Informasi ditulis menjadi visi misi UJM
Dokumen visi misi Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi mengacu pada format penyusunan dokumen yang diberikan oleh UJM. Sehingga masih ada beberapa hal yang belum diganti dan disesuaikan menjadi unit kerja Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi
Segera memperbaiki tampilan dan kesalahan pengetikan pada dokumen yang ada
Dokumen Standar Pelayanan
Perlu ditinjau kembali bahasa
Belum dipahaminya tata cara atau
Segera berkoordinasi dengan UJM
8
Minimal (SPM) ata Standar Pelayanan Publik (SPP)
standar yang ada pada dokumen SPM atau SPP
mekanisme penyusunan konten SPM atau SPP
untuk mendapatkan pelatihan penyusunan dokumen SPM atau SPP
Dokumen program kerja unit kerja
Belum ada dokumen program kerja di Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi
Dokumen program kerja unit kerja di Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi ditangani langsung
Segera melakukan koordinasi dengan pendokumentasian program kerja yang telah dilakukan
Dokumen pemantauan kerja unit kerja
Belum ada dokumen pemantauan kerja unit kerja
Belum tersusunnya format dokumen pemantauan kerja dan pelaksanaan pemantauan kerja karena selama ini tidak dianggarkan
Menyususn rencana anggaran yang didalamnya mencantumkan anggaran untuk pelaksanaan pemantauan kerja unit kerja.elakukan koordinasi dengan UJM untuk menyusun format pemantauan kerja unit kerja.
3. Lembaga Penelitian
Ketersediaan antara visi dan misi
visi dan misi ada, tapi belum dipasang di ruangan kantor
Terlupakan kalau visi dan misi harus dipasang
Segera akan dipasang
Ketersediaan SK penugasan personil unit
SK tersedia, namun SK pimpinan lembaga sudah kadaluarsa (berakhir Agustus 2015) dan belum ada SK pelaksana tugas tetap (PLT)
Ketidaktahuan staf dan SK yang ada tidak mencantumkan batas waktu kepemimpinan
Segera akan dikoordinasikan dengan pimpinan.
9
- -Ketersediaan dokumen standar pelayanan minima (SPM) atau standar pelayanan publik
Tersedia dokumen tahun 2013, namun dokumen belum diperbaharui.
Tidak jelas Segera akan diperbaharui
Ketesediaan dokumen POS unit kerja
Tersedia 18 POS namun, belum semuanya diterapkan karena ada yang belum disesuaikan dengan keadaan saat ini.
Belum diprogramkan
Segera akan diperbaiki.
Ketersediaan struktur organisasi unit kerja
Tersedia, namun belum diperbaharui
Lupa Segera akan diperbaharui
Ketersediaan dokumen penilaian sasaran kerja personil unit kerja
Sesui format, hanya tersedia per januari-mei 2015. Bulan berikutnya belum terbayar
Belum dilakukan penilaian berikutnya
Segera akan dilakukan
Ketersediaan dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program kerja unit kerja
Belum semua dilakukan, misalnya dokumen pemantauan jurnal dan penerbitan abstrak penelitian
Belum dibuat Segera akan dibuat
4. Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat (LPM)
- - - -
5. Bagian Tata Usaha LPM
- - - -
6. Tata Usaha - - - -
10
FMIPA7. Tata Usaha
FBS- - - -
8. Bagian Kepegawaian
- - - -
9. Bagian Kemahasiswaan
Tersedianya visi dan misi unit kerja
Tidak ada visi dan misi unit kerja
Masih dalam tahap penyusunan
Perlu disusunnya visi dan misi unit kerja sebagai pedoman pelaksanaan setiap tugas dan tanggung jawab di unit kemahasiswaan.
Tersedianya dokumen standar pelayanan minimal (SPM) atau standar pelayanan public (SPP) unit kerja
Tidak ada dokumen
Belum memiliki dokumen SPM dan SPP
Segera untuk dapat disusun dokumen standar pelayanan minimal (SPM) atau standar pelayanan public (SPP) unit kerja
10. UPT Penjaminan Mutu (UJM)
Dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program unit kerja
Dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program unit kerja belum ada
Belum disiapkan Segera menyiapkan dokumen yang dimaksud
11. UPT Layanan Bahasa
- - - -
12. Tata Usaha FIP
13 Tata Usaha Pasca Sarjana
14. UPT Pusat Komputer
- - - -
15. UPT Perpustakaan
- - - -
16. JPP - - - -17. Kearsipan Tersedia
dokumen standar pelayanan
Tidak ada dokumen
Kantor yang diberikan terus berubah (pindah-pindah)
Akan dibuatkan (masih dalam proses)
11
minimal (SPM) atau standar pelayanan public (SPP) unit kerja
dan masih kurang tenaga
Tersedia dokumen prosedur oprasional standar (POS) unit kerja
Tidak ada dokumen
Masih gabung direktorat
Akan dibuatkan (masih dalam proses)
Tersedia dokumen penilaian sasaran kerja personil pada semua unsur/level di unit kerja
Tidak ada dokumen
Kantor yang diberikan terus berubah (pindah-pindah) dan masih kurang tenaga
Akan dibuatkan (masih dalam proses)
Tersedia dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program kerja unit kerja
Tidak ada dokumen
Kantor yang diberikan terus berubah (pindah-pindah) dan masih kurang tenaga
Akan dibuatkan (masih dalam proses)
18. UPT Penerbitan/Percetakan
Dokumen penilaian sasaran kerja
Belum ada Rangkap jabatan dalam pengelola unit penerbitan sehingga sudah dipikirkan tetapi belum tertuang dalam bentuk tulisan
Mengusulkan untuk membuat sasaran kerja, sehingga akan terlihat kepastian pekerjaan yang akan dilakukan.Sebaiknya ketua unit adalah tidak rangkap jabatan dan merupakan tenaga profesional
Dokumen rekap daftar hadir
Tidak ada Dokumen rekap daftar hadir
Daftar hadir langsung dilaksanakan di lembaga
Meminta untuk membuatkan daftar hadir secara jelas
Dokumen Tupoksi
Tidak ada dokumen yang jelas
Belum diatur dengan baik
Sebaiknya disarankan untuk membuat tupoksi yang jelas
Dokumen SPM dan SPP
Tidak ada Belum disiapkan Semestinya ada, karena sangat penting sebagai
12
salah satu indikator pelayaan public yang baik.
Dokumen program kerja
Ada dokumen program kerja, tetapi auditi mengisinya tidak
Program kerja berupa daftar rencana kegiatan, belum ada waktu pelaksanaan, target/sasaran, realisasi. Dan capaian
Meminta ketua unit membuat program kerja yang terdiri atas unsur nomor, nama kegiatan, waktu pelaksanaan,target/sasaran, realisasi, dan capaian
Dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program kerja
Belum ada dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program kerja
Sudah terpikirkan tetapi belum tertuang dalam bentuk tulisan
Menyarankan ketua unit untuk membuat lembar pemantauan program kerja yang riil yang mengandung unsur nomor, nama kegiatan, kesesuaian waktu pelaksanaan, kesesuaian target/sasaran, kendala-kendala yang dihadapi dalam melaksanakan program kerja
19. Tata Usaha FOK
Tersedia dokumen penilaian sasaran kerja personil
Hanya dimiliki pegawai dengan status pegawai negeri sedangkan pada semua unsur/level di unit kerja
Baru bulan oktober memperoreh pegawai kontrak, untuk pegawai kontrak belum
Mewajibkam semua staff membuatnya
Tersedianya dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program kerja unit kerja
Belum ada tertulis , hanya lisan
Belum dibuatkan
Dibuatkan dokumen pemantauan untuk semua pegawai baik tetap maupun kontrak secara tertulis
20. Tata Usaha FEB
Tersedia dokumen
Hanya dimiliki
Pegawai tidak tetap belum
Mewajibkan semua staff
13
penilaian sasaran kerja personil pada semua unsur level diunit kerja
pegawai dengan status pegawai tetap
diwajibkan membuatnya
Tersedia dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program kerja unit kerja
Hanya untuk pegawai tetap
Belum dibuatkan
Dibuatkan dokumen pemantauan untuk semua pegawai baik tetap maupun kontrak
21. UPT Praktek Kerja Lapangan (PKL)
Visi dan Misi unit kerja
Masih ada kesalahan teknis penulisan, yang seharusnya visi misi UPT PKL ditulis menjadi visi misi UJM
Dokumen visi misi UPT PKL mengacu pada format penyusunan dokumen yang diberikan oleh UJM. Sehingga masih ada beberapa hal yang belum diganti dan disesuaikan menjadi unit kerja UPT PKL
Segera memperbaiki tampilan dan kesalahan pengetikan pada dokumen yang ada
Dokumen tupoksi unit kerja
Masih ada kesalahan teknis penulisan, yang seharusnya tupoksi unit kerja UPT PKL ditulis menjadi tupoksi unit kerja UJM
Dokumen tupoksi unit kerja UPT PKL mengacu pada format penyusunan dokumen yang diberikan oleh UJM. Sehingga masih ada beberapa hal yang belum diganti dan disesuaikan menjadi uniy kerja UPT PKL
Segera memperbaiki tampilan dan kesalahan pengetikan pada dokumen yang ada
Dokumen Standar Pelayanan Minimal (SPM) atau Standar
Perlu ditinjau kembali bahasa standar yang ada pada dokumen
Belum dipahaminya data cara atau mekanisme penyusunan konten SPM
Segera berkoordinasi dengan UJM untuk mendapatkan pelatihan
14
Pelayanan Publik (SPP) unit kerja
SPM atau SPP
atau SPP penyusunan dokumen SPM atau SPP
Dokumen Prosedur Operasional Standar (POS) unit kerja
POS belum mencerminkan turunan dari seluruh isi standar, dan belum dilengkapi dengan bagan alir serta rentang waktu yang jelas
Belum dipahaminya tata cara atau mekanisme penyusunan POS sebagai turunan dari isi standar
Segera berkoordinasi dengan UJM untuk mendapatkan pelatihan penyusunan dokumen POS
Dokumen penilaian sasaran kerja personil pada semua unsure/level
UPT PKL belum memiliki dokumen penilaian sasaran kerja personil
Sasaran kerja personil dikelola langsung di masing-masing jurusan
Segera melakukan koordinasi dan inventarisasi dengan jurusan-jurusan
Dokumen rekap daftar hadir personil di unit kerja
UPT PKL tidak memiliki rekap daftar hadir personil
Personil/tim yang bertugas di UPT PKL terdiri atas ketua-ketua jurusan diploma di undiksha dan tidak memiliki pegawai
Mengusulkan pengadaan pegawai di UPT PKL
Menyiapkan daftar hadir setiap ada kegiatan rapat atau koordinasi rutin
Dokumen program kerja unit kerja
Belum ada dokumen program kerja unit kerja yang terpusat di UPT PKL
Dokumen program kerja unit kerja UPT PKL ditangani langsung di masing-masing jurusan
Segera melakukan koordinasi dengan masing-masing jurusan guna pendokumentasian program kerja yang telah dilakukan
Dokumen pemantauan kerja unit kerja
Belum ada dokumen pemantauan kerja unit kerja
Belum tersusunnya format dokumen pemantauan kerja dan pelaksanaan pemantauan
Menyusun rencana anggaran yang didalamnya mencantumkan anggaran
15
kerja karena selama ini tidak dianggarkan
untuk pelaksanaan pemantauan kerja unit kerja
Melakukan koordinasi dengan UJM utk menyusun format pemantauan kerja unit kerja
22.
Tata Usaha FTK
Tersedia dokumen tupoksi unit kerja
Belum tersedianya dokumen tupoksi unit kerja untuk honorer yang ditugaskan di Jurusan
Penempatan bagi pegawai Jurusan baru dilaksanakan pada bulan September
Akan segera dibuatkan dokumen tupoksi untuk pegawai yang ditempatkan di Jurusan
Tersedia Dokumen Program Kerja Unit Kerja
Belum tersedianya dokumen program kerja unit kerja
Dokumen Program Kerja masih mengacu pada tahun sebelumnya
Akan rencakan program kerja untuk setiap tahunnya
Tersedia dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program kerja unit kerja
Belum tersedia dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program kerja
Belum mengetahui bagian yang bertugas melakukan pemantauan terhadap pelaksanaan Program Kerja
Menelusuri pihak yang berwenang melakukan pemantauan dan dokumen yang digunakan
23. UPT Pengadaan
Ketersediaan dokumen SPM atau SPP unit kerja,
Tidak Ketersediaan dokumen SPM atau SPP unit kerja,
Belum disiapkan Segera menyiapkan dokumen yang dimaksud
Dokumen uraian pekerjaan (job description) dan sasaran kinerja personil pada semua
Tidak Dokumen uraian pekerjaan (job description) dan sasaran kinerja
Belum disiapkan Segera menyiapkan dokumen yang dimaksud
16
unsure/level diunit kerja
personil pada semua unsure/level diunit kerja
Dokumen penilaian sasaran kerja personil pada semua level di unit kerja
Tidak Dokumen penilaian sasaran kerja personil pada semua level di unit kerja
Belum disiapkan Segera menyiapkan dokumen yang dimaksud
Dokumen rekap daftar hadir personil di unit kerja
Tidak Dokumen rekap daftar hadir personil di unit kerja
Belum disiapkan Segera menyiapkan dokumen yang dimaksud
Dokumen program kerja di unit kerja,
Tidak Dokumen program kerja di unit kerja,
Belum disiapkan Segera menyiapkan dokumen yang dimaksud
Dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program unit kerja belum ada
Tidak Dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program unit kerja belum ada
Belum disiapkan Segera menyiapkan dokumen yang dimaksud
24. Satuan Pengawas Internal
- - - -
25
Tata Usaha FIS
Ketersediaan dokumen tupoksi unit kerja
Belum tersedianya dokumen tupoksi unit kerja untuk honorer yang ditugaskan di Jurusan
Penempatan bagi pegawai Jurusan baru dilaksanakan pada bulan September
Akan segera dibuatkan dokumen tupoksi untuk pegawai yang ditempatkan di Jurusan
Tersedianya dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program kerja unit kerja
Belum tersedianya dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program kerja
Belum mengetahui bagian yang bertugas melakukan pemantauan terhadap pelaksanaan Program kerja
Menelusuri pihak yang berwenang melakukan pemantauan dan dokumen yang digunakan
26. LP3 Dokumen Dokumen Belum selesai Mengkoordinasi
17
penilaian sasaran kerja personil pada semua unsure/level
penilaian sasaran belum selesai dibuat
dibuatnya dokumen penilaian sasaran sehingga penilaian pada semua level belum bisa dilakukan. Saat ini masih pada proses pengerjaan dokumen tersebut
kan kepada semua level yang berkepentingan untuk melakukan pemantauan kerja sehingga dapat segera menyelesaikan dokumen penilaian sasaran kerja dan ketika dokumen tersebut selesai maka dapat dilakukan penilaian sasaran kerja tiap tahun kerja
27.
LPP
Dokumen penilaian sasaran kerja personil di unit kerja
Tidak Dokumen penilaian sasaran kerja personil di unit kerja
Belum disiapkan Segera menyiapkan dokumen yang dimaksud
Dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program unit kerja belum ada
Tidak Dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program unit kerja belum ada
Belum disiapkan Segera menyiapkan dokumen yang dimaksud
28.Bagian Keuangan
Visi dan Misi Unit Kerja
Tidak spesifik
Belum tertempel dan masih mengacu pada visi dan misi Universitas
Akan dibuatkan visi dan misi yang spesifik untuk unit kerja di bagian keuangan
Dokumen standar pelayanan minimal (SPM) atau standar pelayanan publik (SPP)
Tidak tersedia secara khusus
Masih menggunakan dokumen standar pelayanan mutu internal (SPMI) bagian keuangan
Akan dibuatkan dokumen SPM atau SPP untuk uit kerja di bagian keuangan
Dokumen program kerja Unit Kerja
Tidak tersedia
Belum ada secara khusus karena semua pelaksanaan
Akan dibuatkan secara khusus dokumen program kerja
18
kegiatan di bagian keuangan merupakan bagian dari program kerja Undiksha
untuk unit kerja di bagian keuangan
Dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program kerja
Tidak tersedia
Pemantauan tidak dilakukan karena kegiatan yang dilakukan bagian dari program kerja Undiksha sehingga pemantauan program kerja Undiksha umumnya dilakukan oleh SPI
Akan dibuatkan dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program kerja untuk unit kerja di bagian keuangan
29.UPT Bimbingan Konseling
SK Penugasan personil unit kerja
Hanya tersedia satu SK penugasan a.n. I Wayan Hendrawan, S.Pd
SK tidak diketemukan
Meminta arsip SK Kepegawaian
Dokumen uraian pekerjaan dan sasaran kerja personil
Dokumen uraian kerja ada, namun dokumen sasaran kerja tidak ada
Ketua UBK bukan pegawai, melainkan dosen. Dosen membuat SKP berkaitan dengan tugas tridharma dan penunjang
Mengarsip sasaran kerja kepada ketua UBK
Dokumen penilaian sasaran kerja
Tidak ada dokumen penilaian sasaran kerja personil
Sasaran kerja personil dinilai oleh atasan pegawai, bukan oleh ketua UBK
Mengarsip lembar penilaian sasaran kerja
Dokumen rekap daftar hadir
Tidak ada dokumen rekap daftar hadir personil
Pegawai sudah mengisi daftar hadir melalui sidik jari
Meminta UBK membuatkan daftar hadir personil dan jurnal kerja
Dokumen program kerja
Tidak ada dokumen program kerja
Program kerja hanya berupa daftar rencana kegiatan, belum
Meminta ketua UBK membuat program kerja yang terdiri atas
19
ada waktu pelaksanaan, target/sasaran, realisasi, dan capaian
unsure nomor, nama kegiatan, waktu pelaksanaan, target/sasaran, realisasi, dan capaian
Dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program kerja
Belum ada dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program kerja
Belum terpikirkan oleh ketua UBK
Menyarankan ketua UBK membuat lembar pemantauan program kerja yang mengandung unsur nomor, nama kegiatan, nama kegiatan, kesesuaian waktu pelaksanaan, kesesuaian target/sasaran, kendala-kendala yang dihadapi dalam melaksanakan program kerja
30. MPK - - - -31. Bagian
Pendidikan dan Kerjasama
Tersedia dokumen pemantauan terhadap pelaksnaan program kerja unit kerja
Tidak tersedia
Belum ada pemantauan terhadap program kerja
Akan segera dibuatkan untuk melengkapi dokumen program kerja
Dari keseluruhan tabel tersebut di atas, hasil audit ini menunjukkan bahwa ada tiga
belas (13) unit kerja/lembaga yang telah menunjukkan kesesuaian terhadap seluruh buti
audit. Ketiga belas (13) unit kerja/lembaga tersebut adalah sebagai berikut: LPM, Bagian
Tata Usaha LPM, Tata Usaha FMIPA, Tata Usaha FBS, Bagian Kepegawaian, UPT
Layanan Bahasa, Tata Usaha FIP, Tata Usaha Pascasarjana, UPT Pusat Komputer, UPT
Perpustakaan, JPP, Satuan Pengawas Internal, dan MPK. Adapun 18(delapan belas) unit
kerja lainnya masih terdapat ketidaksesuaian. Ketidak sesuaian terhadap butir-butir audit
yang ditunjukkan oleh unit kerja/lembaga tersebut memang pada butir yang berbeda
demikian pula jumlah ketidaksesuaian terhadap butir audit. Namun, terindikasi bahwa
20
butir audit yang dominan belum dapat dipenuhi oleh auditi yakni dokumen program kerja
dan dokumen pemantauan pelaksanaan program kerja. Selain itu, terdapat beberapa unit
kerja/lembaga yang belum memiliki SK penugasan, uraian pekerjaan, penilaian kinerja
bagi personilnya, dan rekap daftar hadir. Hal ini perlu segera mendapatkan perhatian
khususnya bagi pimpinan. Dalam hal ini, ketidaksesuaian tersebut dapat dijadikan
pertimbangan dalam mengembangkan program untuk meningkatkan kinerja Unit
Kerja/Lembaga di Lingkungan UNDIKSHA.
3.2 Masalah-Masalah dalam Pelaksanaan AMI Non Akademik
Masalah-masalah yang dihadapi dalam kegiatan AMI Non Akademik secara umum
dapat diuraikan sebagai berikut;
1. Beberapa auditor mengalami kesulitan menetapkan jadwal visitasi. Hal ini
terutama disebabkan oleh keberadaan unit kerja tertentu serta pengelolanya belum
diketahui secara baik oleh auditor sehingga menyulitkan dalam berkoordinasi.
2. Tidak semua auditi hadir pada saat pembekalan audit sehingga mempengaruhi
kesiapannya untuk diaudit.
3. Tingginya aktivitas pelaksanaan program di lingkungan UNDIKSHA sehingga
memerlukan penyesuaian dalam pelaksanaan audit.
4. Terdapat Unit/Lembaga yang belum memahami pernyataan butir-butir audit.
5. Kesibukan beberapa auditor dan auditi juga mempengaruhi kelancaran pelaksanaan
AMI Non Akademik.
3.3 Usulan Solusi Pemecahan Masalah
Solusi yang ditempuh untuk mengatasi beberapa permasalahan yang ditemui dalam
kegiatan AMI non akademik dapat diuraikan sebagai berikut;
1. Meningkatkan sosialisasi keberadaan unit kerja.
2. Meningkatkan koordinasi antar pelaksana kegiatan terutama yang melibatkan
peserta yang sama.
3. Meningkatkan kesiapan pelaksanaan audit termasuk instrument audit.
21
BAB IV
PENUTUP
4.1 Simpulan
Kepatuhan/ketaatan penerapan SPMI untuk menunjang kualitas layanan oleh
sebagian besar Unit/lembaga terhadap standar layanan belum maksimal. Namun
demikian, secara keseluruhan Unit kerja/lembaga yang ada di UNDIKSHA dapat
dinyatakan telah mengindikasikan adanya kesadaran untuk meningkatkan kinerja
layanannya.
4.2 Saran
Berdasarkan hasil yang dicapai pada kegiatan AMI Non Akademik ini dapat
disarankan beberapa hal sebagai berikut:
1. Pimpinan perlu mendorong program-program peningkatan kualitas layanan bagi
unit penunjang akademik melalui unit-unit kerja terkait
2. Unit kerja yang telah memenuhi keseluruhan butir audit untuk terus meningkatkan
kinerjanya.
3. Meningkatkan kesiapan pelaksanaan dan butir audit.
22