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Plan de Calidad de la Interventoría a los proyectos de infraestructura educativa requeridos por el FFIE

Versión: 6 Noviembre de 2017

Página 1 de 77 ICOL- GEN-PQ-01

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN No

FECHA EMISIÓN

MOTIVO DEL CAMBIO RESPONSABLE

1 Julio 22, 2016 Primera emisión del documento

Coordinador de Calidad

2 Julio 28, 2016 Inclusión de numerales de acuerdo al manual de interventoría


3 Agosto 18,

2016

Se adicionan numerales asociados a verificaciones en SST.


4 Octubre 03,

2016 Se modifica organigrama, se ajusta numeral del SST


5 Noviembre 09,

2016 Se ajusta de acuerdo a observaciones del cliente


6 Noviembre 21,

2017 Se modifican los I.G del proyecto


Este documento hace parte integral del Consorcio, por lo tanto, tiene alto grado de confidencialidad y está prohibida su reproducción y/o distribución total o parcial. Nombre

MARIA FERNANDA NAJAR Nombre

GUILLERMO OSPINA / LUIS ALFONSO SIERRA Nombre

ANGEL BARRANTES

Cargo COORDINADORA DE CALIDAD Y ADMINISTRATIVA

Cargo DIRECTOR GENERAL DE INTERVENTORÍA

Cargo REPRESENTANTE LEGAL

Fecha: 21 de noviembre de 2016



Elaboró Revisó Aprobó




TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO DE LA INTERVENTORIA ................................................................................... 5

2. ALCANCE DEL CONTRATO DE INTERVENTORÍA ............................................................ 5

3. POLÍTICA DE CALIDAD ....................................................................................................... 6

4. MAPA DE PROCESOS Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ........................................... 7

4.1. NIVELES DE ESCALAMIENTO PARA EL CLIENTE ........................................................ 10 4.2. FASES DE EJECUCIÓN DE LA INTERVENTORÍA ......................................................... 11 4.3. IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y DE REFERENCIA – NORMAS

TÉCNICAS ............................................................................................................................... 16 4.4. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL PROYECTO .................................................... 16 4.5. OBJETIVOS Y METAS DEL CONSORCIO ...................................................................... 21 4.5.1 NIVEL DE DESEMPEÑO ................................................................................................................ 22 4.6. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL PROYECTO .......................................................... 28 4.6.1 CONTROL DE DOCUMENTOS ........................................................................................................ 28 4.6.2 CONTROL DE REGISTROS............................................................................................................. 29

5. ACCIONES PARA ABORDAR LOS RIESGOS .................................................................. 32

6. PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS ................................................................................. 35

7. RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA ........................................................................... 36

8. APOYO (CONTROL DE CALIDAD DE LOS RECURSOS) ................................................. 37

8.1. RECURSOS HUMANOS ................................................................................................. 37 8.2. RECURSOS FÍSICOS ..................................................................................................... 38

9. OPERACIÓN ...................................................................................................................... 38

9.1. TRAZABILIDAD E IDENTIFICACIÓN .............................................................................. 38




9.2. ALCANCES POR ÁREA ............................................................................................................. 45 9.3. MEDIOS Y MÉTODOS PARA EL CONTROL DE LOS TRABAJOS EJECUTADOS POR EL

CONTRATISTA ........................................................................................................................ 52 9.3.1. MECANISMOS DE CONTROL EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO .................... 53 9.4. CONTROL DE CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALES DEL

CONTRATISTA ........................................................................................................................ 58 9.5. PLAN DE CONTROL DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL ............................................... 59 9.6. COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE .............................................................................. 59 9.7. CONTROL DEL DISEÑO ................................................................................................. 63 9.8. CONTROL DE ACTIVIDADES ......................................................................................... 64 9.9. CONTROL DE LOS PROCESO, PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS

EXTERNAMENTE .................................................................................................................... 64 9.10. TRAZABILIDAD DE LAS MEDICIONES ........................................................................ 65

10. MEDICIÓN, SEGUIMIENTO Y MEJORA .......................................................................... 66

10.1. MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO ........................................................................................ 66 10.2. MEJORA ....................................................................................................................... 66

11. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SG-SST) ..... 67

11.1. POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN ..................................................... 67 11.2. IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVALUACIÓN Y VALORACIÓN DE LOS RIESGOS 67 11.3. ESTABLECIMIENTO Y DEFINICIÓN DE OBJETIVOS, METAS E INDICADORES ........ 68 11.4. PROGRAMAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN- SIGE .................................... 68 11.5. CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO ......................................................................... 68 11.6. ELECCIÓN DEL COMITÉ O SUPERVISOR DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 69 11.7. REALIZACIÓN DE EXÁMENES MÉDICOS Y VIGILANCIA A LAS CONDICIONES DE

SALUD...................................................................................................................................... 69 11.8. INDUCCIÓN Y RE INDUCCIÓN .................................................................................... 69 11.9. PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS ................................................................................ 69 11.10. CONTROLES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, AMBIENTE

Y CALIDAD PARA CONTRATISTAS, SUBCONTRATISTAS Y PROVEEDORES ..................... 70 11.11. PLAN DE SEGURIDAD ............................................................................................... 70 11.12. INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES DE TRABAJO, INCIDENTES DE TRABAJO Y

ENFERMEDADES LABORALES .............................................................................................. 70

12. PLAN AMBIENTAL Y DE GESTIÓN SOCIAL ................................................................... 71




13. FORMATOS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS .......................................................... 73

14. ANEXOS .......................................................................................................................... 77

TABLA DE GRÁFICOS

Gráfico 1: Mapa Procesos de la Interventoría ............................................................................. 7 Gráfico 2: Esquema Organizacional de la interventoría .............................................................. 9 Gráfico 3: Esquema Organizacional Administrativo ................................................................... 10 Gráfico 4: Fases de ejecución de la Interventoría. .................................................................... 11 Gráfico 5: Ciclo básico del proceso de la Interventoría ............................................................. 15 Gráfico 6: Tabla de requisitos legales – Normas técnicas ......................................................... 16 Gráfico 7: Objetivos y Metas ..................................................................................................... 21 Gráfico 8: Nivel de desempeño ................................................................................................. 26 Gráfico 9: Estructura Documental ............................................................................................. 28 Gráfico 10: Estructura Organizacional - Organigrama del proceso de Control documental ...... 31 Gráfico 11: Matriz de evaluación y valoración RAM .................................................................. 34 Gráfico 12: Niveles de valoración del riesgo. ............................................................................ 34 Gráfico 13: Matriz de comunicación interna – Tiempos máximos para la elaboración, revisión, suscripción y entrega de documentos por parte de la Interventoria. .......................................... 63 Gráfico 14: Equipos de Inspección, medición y ensayo ............................................................ 65




1. OBJETIVO DE LA INTERVENTORIA

Realizar la interventoría de obra requeridas por el Patrimonio Autónomo del Fondo de Financiamiento de la Infraestructura Educativa (PA -FFIE), en el desarrollo del Plan Nacional de Infraestructura Educativa. Son objetivos de la Interventoría entre otros los siguientes:

Hacer cumplir las metas contractuales

Asegurar las condiciones jurídicas del contrato

Hacer cumplir los diseños, estudios técnicos y especificaciones técnicas.

Verificar la correcta ejecución de las obras, garantizando que las cantidades y precios correspondan a lo ejecutado y realmente pagado.

Revisar y certificar el pago de los aportes parafiscales del contratista de obra garantizando que cumpla con lo exigido en la ley.

Mitigar los impactos negativos que puedan ocasionar los proyectos sobre el medio ambiente.

Manejar pro activamente las relaciones Contratante-contratista.

Integrar y formar parte activa del equipo de trabajo.

OBJETIVO DEL PLAN DE CALIDAD

Establecer los criterios y lineamientos para prestar los servicios relacionados con la

Interventoría, y establecer las pautas con las cuales el personal involucrado en este proyecto debe orientar sus actividades en los diversos procesos que participe.

Definir las actividades que van a ser desarrolladas por la Interventoría, para que estén plenamente identificadas, organizadas y controladas desde su inicio hasta el fin, permitiendo su trazabilidad.

2. ALCANCE DEL CONTRATO DE INTERVENTORÍA

Vigilar, controlar, exigir, colaborar, responder, aprobar y verificar la ejecución y el cumplimiento de las actividades que se enmarcan dentro de los acuerdos de obra suscritos por el PA-FFIE, con los contratistas bajo los contratos marco de obra.




3. POLÍTICA DE CALIDAD

Nos comprometemos con nuestros clientes, a cumplir satisfactoriamente con todos los requisitos definidos contractualmente, de manera oportuna, eficiente y con estándares de calidad, con personal de excelencia y tecnología adecuada a través de la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad, para el cumplimiento de las metas de la organización. DEFINICIONES:

CLIENTE: FONDO DE FINANCIAMIENTO INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA - FFIE

INTERVENTORÍA: CONSORCIO CCI (CONFORMADO POR CAL Y MAYOR Y

ASOCIADOS, CESEL INGENIEROS E INECO.

• SGD: Sistema de gestión documental. Esta aplicación está diseñada para controlar la

correspondencia enviada y recibida, tanto internamente como de las partes interesadas.

• SYSAID: Herramienta tecnológica que permite controlar los procesos administrativos

(compras y Recursos Humanos) y de control y mejora (reporte de no conformidades y

acciones correctivas).




4. MAPA DE PROCESOS Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Se han identificado los procesos necesarios para desarrollar la Interventoría a los proyectos de infraestructura educativa requeridos por el FFIE. Estos procesos, la secuencia entre ellos, así como la forma en que interactúan están representados en el siguiente mapa de procesos:

DIRECCIONAMIENTO

ESTRATEGICO

MEDICIÓN, SEGUIMIENTO

Y MEJORA

TÉCNICA

GESTIÓN

ADMINISTRATIVA

GESTIÓN

FINANCIERA

FFIE FFIE

GESTIÓN MEDIO-

AMBIENTALGESTIÓN JURÍDICA

Gráfico 1: Mapa Procesos de la Interventoría

PROCESOS GERENCIALES O DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO: En este nivel se establecen y ejecutan actividades de gestión de mercado, orientación, direccionamiento estratégico, medición, seguimiento y mejora al interior de la organización. Para la Interventoría de este proyecto está definido de la siguiente manera:

Personal Directivo:

Comité ejecutivo: Conformado por los representantes de cada una de las empresas del consorcio, son quienes aprueban presupuesto y cualquier modificación o cambio de tipo contractual o aspectos que afecten la rentabilidad y/o riesgos del proyecto. Representante Legal: Hacer cumplir los lineamientos establecidos por el Comité de Gestión e interactuar directamente con el Cliente FFIE y con los Directores de proyecto. Director General: El Director del proyecto tendrá la responsabilidad integral del desarrollo de la Interventoría, será el responsable de tomar decisiones (administrativas, técnicas, ambientales, jurídicas, etc.) que por su grado de complejidad no pueden ser resueltas por los coordinadores, especialistas, o por los Profesionales, con el fin de adoptar las medidas pertinentes para el caso. Así como el análisis, planteamiento y desarrollo de las estrategias de ejecución del contrato.




PROCESOS DE EJECUCIÓN O TÉCNICA: Este nivel enmarca la cadena productiva de la organización desde la recepción de los requisitos del cliente hasta la entrega a satisfacción del servicio.

Para la Interventoría de este proyecto está definido de la siguiente manera: Coordinador Administrativo: Será el responsable del seguimiento a las actividades que se desprenden de la ejecución propia del proyecto, en la parte administrativa. Para lograr que el contratista cumpla con lo definido y que se controlen las actividades propias de la interventoría, contará con profesionales de apoyo altamente capacitados en todas y cada una de las disciplinas que se desempeñan en el proyecto. Coordinador Financiero: Será el responsable del seguimiento a las actividades que se desprenden de la ejecución propia del proyecto, en la parte financiera. Para lograr que el contratista cumpla con lo definido y que se controlen las actividades propias de la interventoría, contará con profesionales de apoyo altamente capacitados en todas y cada una de las disciplinas que se desempeñan en el proyecto. Profesionales de Apoyo: El cual está conformado por un Ingeniero, Arquitecto y un Administrador. Serán los responsables del seguimiento a las actividades que se desprenden de la ejecución propia del proyecto, en la parte técnica y administrativa. Para lograr que el Contratista cumpla con lo definido en los contratos marco de obra y se controlen las actividades propias de la interventoría. Coordinador de Interventoría: Este coordinador tendrá bajo su cargo residentes de obra, inspectores, trabajador social, comisión de topografía y profesionales de Calidad – PACAS. tendrá bajo su responsabilidad las actividades técnicas y será un apoyo en obra del Director General. El residente de interventoría será el responsable de enviar el informe diario, este debe ser remitido directamente al cliente. Se contará con un grupo de especialistas, quienes serán los responsables de los conceptos relacionados con su especialidad y estarán disponibles durante el periodo en que se ejecuten las actividades y de acuerdo a los requerimientos del cliente.

PROCESOS DE APOYO: En este nivel se encuentran los procesos que tienen como objetivo dar soporte a los procesos gerenciales y de ejecución, con el fin de apoyar el cumplimiento de los compromisos adquiridos con el cliente, tanto interno como externo. Los responsables de los procesos de apoyo realizarán las actividades para la gestión administrativa del contrato, que pudieran implicar interacción con el contratista, el cliente y la interventoría. Lo anterior implica la definición de un sistema de coordinación y




comunicación eficiente, incluyendo la entrega y archivo de la información de forma oportuna y organizada, el control de correspondencia y documentación (SGD), la recepción y consolidación de informes, entre otros. Nota: se cuenta con el RH-PD-01-FM1 Perfil y Descripción de Puesto para cada uno de los cargos, en donde se define el nivel de autoridad, canal de comunicación directa, la educación requerida, áreas de conocimiento, habilidades técnicas, experiencia, funciones, responsabilidades y competencias claves para cada uno de los cargos que participaran en el proyecto. A continuación, se presenta el Esquema Organizacional de la interventoría:

Gráfico 2: Esquema Organizacional de la interventoría




A continuación, se presenta el esquema organizacional administrativo de la Organización:

Gráfico 3: Esquema Organizacional Administrativo

4.1. NIVELES DE ESCALAMIENTO PARA EL CLIENTE: En las actividades

relacionadas con la Interventoría, se definen los siguientes niveles de escalamiento

para el cliente, a los cuales éste acude cuando se presentan inconvenientes en la

comunicación con los ejecutores directos de las actividades o incumplimientos

contractuales:

Primer nivel de escalamiento: Coordinadores

Segundo nivel de escalamiento: Director de Proyecto

Tercer nivel de escalamiento: Gerente de ejecución de Proyectos / Representante legal




4.2. FASES DE EJECUCIÓN DE LA INTERVENTORÍA

Gráfico 4: Fases de ejecución de la Interventoría.

Lugar de ejecución:

Pre

Construcción

INTERVENTORÍ

A

TÉCNICA ADMINISTRATIVO FINANCIERA

FASE 1 FASE 2 FASE 3

Construcción Post

Construcción

Revisión diseños existentes

Diseños nuevos

Estudios y diseños para

regalías

Inicio de obra

Ejecución de obra

Recibo de obra

Cierre y liquidación

del contrato




GRUPO DEPARTAMENTO ENTIDAD TERRITORIAL

6

CUNDINAMARCA

CUNDINAMARCA

FACATATIVÁ

FUSAGASUGÁ

GIRARDOT

CHÍA

SOACHA

MOSQUERA

ZIPAQUIRÁ

ARAUCA ARAUCA

CASANARE CASANARE

YOPAL

GUANIA GUANIA

VAUPÉS VAUPÉS

BOGOTÁ DC 2 BOGOTÁ

GRUPO DEPARTAMENTO ENTIDAD TERRITORIAL

1

ANTIOQUIA

ANTIOQUIA

APARTADO

BELLO

ENVIGADO

ITAGÜÍ

RIONEGRO

SABANETA

TURBO

MEDELLÍN

CALDAS CALDAS

MANIZALES

CAUCA CAUCA

POPAYÁN

CHOCO CHOCO

QUIBDÓ




Ciclo básico del proceso de la Interventoría

DIR

EC

CIO

NA

MIE

NT

O E

ST

RA

TE

GIC

O INICIO

PLANEACIÓN

Revisión del objetivo del Proyecto. Para verificar el cumplimiento de este objetivo (s), se deben tener en cuenta los documentos soporte y de referencia como: Términos contractuales y anexos, normas técnicas y requisitos legales aplicables, y los que se consideren pertinentes para realizar la Interventoría.

Revisión y verificación del cumplimiento del Alcance del proyecto.

Realizar acta de inicio del proyecto.

Análisis información pre - contractual (salidas del proceso de Gestión comercial)

Elaboración del presupuesto para ejecución del proyecto

Elaboración plan de calidad del proyecto.

Aprobación plan de calidad y presupuesto para ejecución del proyecto

Gestión de riesgos del proyecto




OP

ER

AT

IVA

EJECUCIÓN

ME

DIC

IÓN

, S

EG

UIM

IEN

TO

Y

ME

JO

RA

MONITOREO Y

CONTROL

Conformación de equipo de trabajo: Administración de recursos.

Consecución de los recursos necesarios para ejecutar el proyecto (humano e infraestructura).

Análisis de los términos técnicos, administrativos y jurídicos que enmarcan el proyecto por parte del personal propio del Proyecto.

Reunión de inicio con el personal para la difusión del plan de calidad.

Implementación del plan de calidad.

Medición, seguimiento y control de indicadores de gestión.

Seguimiento y medición a las actividades de obra.

Seguimiento y control de proyectos cuando Supering sus filiales no son líderes

Realizar seguimiento periódico al desempeño del proyecto, mediante los indicadores de gestión definidos.

Realizar control al presupuesto ejecutado Vs. Planeado

Verificar cumplimiento del plan de calidad del proyecto.

Realizar seguimiento a las no conformidades detectadas y a la eficacia de las acciones tomadas.

Identificar las variaciones Vs. El cronograma de actividades a partir de la ejecución del proyecto.

Tomar acciones correctivas o preventivas.




Gráfico 5: Ciclo básico del proceso de la Interventoría

CIERRE

TO

DO

S L

OS

PR

OC

ES

OS

Formalizar el Acta de terminación – Liquidación.

Certificación de los trabajos realizados

Respaldo de la Información del Proyecto Presentación del informe final del proyecto




4.3. IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y DE REFERENCIA – NORMAS TÉCNICAS

MARCO LEGAL Y DE REFERENCIA

NSR-10 Norma de sismo resistencia 2010

RETIE Reglamento técnico de instalaciones eléctricas

RETILAP Reglamento técnico de instalaciones de iluminación y alumbrado publico

RAS 2000 Reglamento técnico del sector de agua potable y saneamiento básico

NTC 2050 Código eléctrico Colombiano

Resolución 379-2012 Requisitos presentación, viabilización y aprobación de proyectos del sector de agua potable y saneamiento básico

Resolución 494 de 2012 Lineamientos del programa de conexiones intradomiciliarias de servicios de acueducto y alcantarillado

NTC 1500 Código Colombiano de fontanería

NTC 2505 Instalaciones y suministros de gas

NTC 5356 Instalación de calentadores a gas

NTC 3838 Gasoductos presiones de operación permisibles para el transporte y distribución de gas

Ley 361 de 1997

Integración social de las personas con limitación

Manual de referencia accesibilidad al medio físico y al transporte del ministerio de transporte y el Invias

NTC 4595 Planeamiento y diseño de instalaciones y ambientes escolares

NTC 4596 Señalizaciones para instalaciones y ambientes escolares

Gráfico 6: Tabla de requisitos legales – Normas técnicas

4.4. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL PROYECTO

El plazo previsto para la ejecución de la Interventoría es de treinta y seis (36) meses, contados a partir de la fecha de firma del acta de inicio. Se presenta a continuación las actividades a ejecutar por la interventoría y los plazos requeridos para cada una, ya que estas actividades se desarrollarán por cada proyecto asignado:




CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Actividad Tiempo o Frecuencia

Suscribir contrato para la prestación del servicio de acuerdo a los proyectos que se asignen

Cinco (5) días hábiles después de expedida la carta de aceptación de la oferta

Revisar y aprobar la garantía del contrato de interventoría

De acuerdo a cada contrato

Revisar y aprobar las hojas de vida del personal fijo de la interventoría

cinco (5) días calendario una vez se suscriba el contrato - el tiempo máximo para revisar y aprobar es de tres (3) días hábiles una vez radicadas las hojas de vida

suscribir el acta de inicio del contrato de interventoría

Hasta dos (2) días hábiles una vez se cumplan los requisitos estipulados en los TCC y el contrato

Elaboración de actas de servicio de interventoría a proyectos puntuales

Cada vez que se requiera

Suscribir el acta de servicio de interventoría por proyecto

Cuando se asigne un proyecto a los contratos marco de interventoría

Revisar y aprobar hojas de vida del personal variable por acta de servicio presentado por la interventoría derivada de una CMI

Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la suscripción del acta de servicio

Presentar cronograma detallado de la etapa o fase (1 o 2)

cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de recepción de las licencias y permisos para inicio de las obras

Suscribir la orden de inicio del acta de servicio bajo un CMI

Cada vez que se cumpla con los requisitos

Definir y socializar el protocolo de comunicaciones

Con la suscripción del acta de inicio

Revisar y aprobar hojas de vida del personal fijo del contratista objeto de interventoría

cinco (5) días calendario una vez se suscriba el contrato - el tiempo máximo para revisar y aprobar es de tres (3) días hábiles una vez radicadas las hojas de vida






Suscribir el acta de inicio del contrato de obra

Hasta dos (2) días hábiles una vez se cumplan los requisitos estipulados en los TCC y el contrato

Elaboración de actas de servicio de obra a proyectos puntuales Cada vez que se requiera

Suscribir el acta de servicio de obra por proyecto

Cuando se asigne un proyecto a los contratos marco de interventoría

Revisar y aprobar hojas de vida del personal variable por acta de servicio presentado por el contratista derivada de una CMO

El tiempo máximo para presentar las hojas de vida es de ocho (8) días calendario antes de la fecha proyectada de inicio de las obras. El tiempo máximo para revisar y aprobar es de tres (3) días hábiles una vez radicadas las hojas de vida.

Revisar y aprobar el cronograma presentado por el contratista

cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de recepción de las licencias y permisos para inicio de obras

Suscribir la orden de inicio del acta de servicio bajo un CMO

Cada vez que se cumpla con los requisitos

Efectuar la reunión con el interventor y entregar la documentación

Cada vez que se inicie un contrato o proyecto (Acta de servicio) y durante su ejecución (semanal)

Entregar la documentación del proyecto por parte del contratista al interventor para revisión y aprobación

Cuando termine la fase 1 y se vaya a dar inicio a la fase 2 del acta de servicio.

Revisar y aprobar el plan de calidad, plan de seguridad y salud en el trabajo, plan de gestión de riesgos, plan ambiental y plan de gestión social presentado por el contratista

Al inicio de las actividades contractuales, por el contrato marco y por acta de servicio

Presentar el plan de aseguramiento de calidad por parte de la interventoría

cinco (5) días hábiles siguientes a la legalización del contrato y previo a la suscripción del acta de inicio

Coordinar reunión de socialización No 1 del proyecto con la comunidad

Antes de la ejecución de los trabajos e inicio de obras

Efectuar los comités de seguimiento del proyecto

Como mínimo un comité semanal






Realizar seguimiento a la implementación del plan de aseguramiento de la calidad, seguridad industrial y gestión ambiental (PACAS) por parte del contratista de obra

Como mínimo semanal

Realizar seguimiento al cumplimiento del cronograma y al programa de inversiones

Seguimiento semanal y mensual

Atender las visitas de monitoreo y seguimiento programadas por el FFIE

Cuando se requiera

Realizar seguimiento a la implementación del plan de aseguramiento de la calidad presentado por la interventoría

Seguimiento mensual

Reprogramar el cronograma de ejecución contractual y de flujo de inversión dentro del plazo contractual

Cuando se requiera

Realizar seguimiento y control a los ensayos de campo, de laboratorio y demás pruebas requeridas

Cuando se requiera y en la frecuencia definida en la normatividad técnica aplicable

Efectuar el control del pago de aportes parafiscales y seguridad social o planillas de pago del contratista

mensualmente o cada vez que ingrese una nueva persona a la Interventoría

Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos de los perfiles profesionales del recurso humano del contratista

Previo al ingreso del personal nuevo al equipo de trabajo

Realizar seguimiento a las garantías contractuales del contrato

Cuando se presenten cualquier tipo de novedad al contrato

Realizar seguimiento a las garantías contractuales del contrato de interventoría

Cuando se presenten novedades; tales como adiciones, suspensiones, prórrogas, entre otras.

Efectuar evaluación del nivel de desempeño del contratista de obra

Mensual






Efectuar evaluación del nivel de desempeño del contratista de interventoría contratado por la modalidad de contratos marco de interventoría (CMI)

Mensual

Bitácora del proyecto Diario

Realizar reporte diario de ejecución por parte de la interventoría

Diario

Elaborar informe semanal de interventoría Semanal

Elaborar informe mensual de interventoría por acta de servicio

Mensual

Elaborar informe mensual de contrato marco de interventoría

Mensual

Realizar y revisar informe final de interventoría de las actas de servicio

Al finalizar la ejecución del acta de servicio

Realizar y revisar informe final de contrato de interventoría

Al finalizar la ejecución del proyecto

Cada vez que se ejecuten las actividades planeadas, la interventoría verificará la disponibilidad de suministros, mano de obra, insumos, materiales y sub contratos programados para la ejecución de las actividades a desarrollar y dará alertas tempranas para asegurar su cumplimiento o generar planes de contingencia. Se dejará registro mediante el FE-34 Control de equipos (periodicidad depende del equipo) y el FE-024 Control de personal (periodicidad diaria), será responsabilidad del Residente de interventoría.




4.5. OBJETIVOS Y METAS DEL CONSORCIO

Gráfico 7: Objetivos y Metas

Las metas fijadas por el Consorcio corresponde a la totalidad de ejecución del proyecto (evaluación final), sin embargo su seguimiento es mensual y será presentado ante el comité de gestión para la toma de decisiones de manera oportuna. En caso de presentarse incumplimiento de los indicadores de gestión, durante tres meses consecutivos, se procederá de acuerdo con el MS-PD-06 Control de Producto No Conforme MS-PD-04 Acciones Correctivas y Preventivas.




4.5.1 Nivel de Desempeño

PR

E C

ON

STR

UC

CIÓ

N

SERVICIO INDICADOR DESCRIPCIÓN NIVELES DE

META MEDIOS DE

VERIFICACIÓN PUNTAJES

Aseguramiento de la Calidad

Oportunidad de entrega

El informe semanal, el informe mensual de

interventoría, informes de visita y/o concepto de

especialista son entregados en la fecha

indicada en el cronograma

Cero días de atraso frente a los

plazos pactados en las reglas de

participación

Fecha de radicación del documento en el PA

FFIE

Se asignan 100 puntos por este indicador al empezar

cada acta de inicio. Por cada día de atraso se

descuentan 5 puntos (días calendario)

Nivel de suficiencia de la

información consignada en el

informe de interventoría

Toda la información requerida para tener un reporte del avance de F1

en todos sus aspectos incluida en el reporte

Todos los aspectos que

abarcan el informe de

interventoría se encuentran

diligenciados en su totalidad

Informe semanal y mensual de

interventoría, según el manual de interventoría del PA FFIE. Informes de visita y/o de concepto

de especialista


cada acta de inicio. Por cada informe insuficiente

entregado se descuentan 5 puntos

Hallazgos de no conformidades no reportadas

por la interventoría

Todas las no conformidades deben ser

reportadas por la Interventoría

Cero hallazgos de no conformidades no reportadas por

la interventoría


interventoría, según el manual de interventoría del PA FFIE. Informes de visita y/o de concepto

de especialista


cada acta de inicio. Por ocurrencia de hallazgos

incluidos en el informe del supervisor del PA FFIE, se descuentan 100 puntos

Administrativa

Oportunidad de verificación

referente a la interventoría

administrativa

Toda la información relacionada con la

interventoría administrativa debe ser

reportada (licencias, hojas de vida, pago de

parafiscales, condiciones contractuales del

contrato base)

cero días de atraso en la entrega del

informe semanal y mensual de

interventoría en cuanto al aspecto

administrativo


FFIE







PR

E C

ON

STR

UC

CIÓ

N


META MEDIOS DE


Control Financiero

Oportunidad de verificación referente al

control financiero

Toda la información relacionada con el control financiero

(facturas, órdenes de pago y soportes

presentados por el contratista para el pago de cuentas, balance de ejecución del contrato)

cero días de atraso en el

trámite de las cuentas y en la

entrega del informe semanal y

mensual de interventoría en

cuanto al aspecto de control financiero


FFIE




Ambiental


manejo ambiental

Toda la información relacionada con el plan de manejo ambiental se encuentra incluida en el

reporte de la interventoría (verificación y

aprobación del plan de manejo ambiental

incluido en el PACAS según aplique)




aprobación del plan de manejo

ambiental


FFIE




Respuestas a solicitudes de la

Supervisión

Oportunidad de entrega de

respuestas a las solicitudes de la

supervisión

Todas las respuestas a las solicitudes realizadas por la supervisión del PA-FFIE a la interventorías deben

ser entregadas en un plazo menor a tres (3)

días hábiles para respuestas a

requerimientos de tipo administrativo y cinco (5)


requerimientos en los aspectos técnicos,

financieros, legales entre otros.

cero días de atraso en la

entrega de la respuesta a la

solicitud radicada por la supervisión

del PA FFIE a la interventoría

fecha de radicado de la respuesta de la

interventoría a el PA FFIE vs fecha del

radicado de la solicitud de la supervisión del PA FFIE a la interventoría







Acc

ion

es


META MEDIOS DE


Aseguramiento de la Calidad

Oportunidad de entrega

El reporte diario , informe semanal, el informe mensual de

interventoría, informes de visita y/o concepto de

especialista son entregados en la fecha

indicada en el cronograma

Cero días de atraso frente a los

plazos pactados en las reglas de

participación


FFIE




Nivel de suficiencia de la

información consignada en el

informe de interventoría

Toda la información requerida para tener un reporte del avance de y ejecución de la obra en todos sus aspectos se

encuentra incluida en el reporte

Todos los aspectos que

abarcan el informe de

interventoría se encuentran

diligenciados en su totalidad

Reporte diario, Informe semanal y mensual de interventoría, según el

manual de interventoría del PA FFIE. Informes de visita y/o de concepto

de especialista


cada acta de inicio. Por cada informe insuficiente

entregado se descuentan 5 puntos

Hallazgos de no conformidades no reportadas

por la interventoría

Todas las no conformidades deben ser

reportadas por la Interventoría

Cero hallazgos de no conformidades no reportadas por

la interventoría


interventoría, informes de los supervisores del PA FFIE. Informes de

visita y/o concepto de especialidad


cada acta de inicio. Por ocurrencia de hallazgos

incluidos en el informe del supervisor del PA FFIE, se descuentan 100 puntos

Seguridad Industrial

Hallazgos de no conformidades no identificadas y propuestas en

el plan de seguridad y salud en el

trabajo (identificación

de riesgos y controles a los

mismos)

Se verifican los controles a todos los riesgos

identificados en la obra. Todos los riesgos de

accidentes deben estar verificados en el plan de seguridad industrial. Si

hay un riesgo de accidente previsible no contemplado en el plan de seguridad industrial y

la interventoría no la identifica, constituirá una

no conformidad.

Cero hallazgos de no conformidades

no identificadas en el plan de

seguridad industrial y salud

en el trabajo


interventoría, informes de los supervisores del

PA FFIE. Informe de verificación del plan de seguridad industrial y

de seguridad en el trabajo. Informes de los

supervisores del PA FFIE. Informe de índice

de accidentalidad


cada acta de inicio. Por ocurrencia de no conformidades

identificadas, incluidas en el informe del supervisor

del PA FFIE, se descuentan 100 puntos.




CO

NST

RU

CC

IÓN


META MEDIOS DE


Administrativa

Oportunidad de verificación

referente a la interventoría

administrativa

Toda la información relacionada con la

interventoría administrativa debe ser

reportada (licencias, hojas de vida, pago de

parafiscales, condiciones contractuales del

contrato base)




administrativo


FFIE




Control Financiero


control financiero

Toda la información relacionada con el control financiero

(facturas, órdenes de pago y soportes

presentados por el contratista para el pago de cuentas, balance de ejecución del contrato)


trámite de la cuenta y del



de control financiero


FFIE




Ambiental


manejo ambiental

Toda la información relacionada con el plan de manejo ambiental se encuentra incluida en el

reporte de la interventoría

(verificación y validación de la correcta ejecución

del plan de manejo ambiental y plan de aseguramiento de la

calidad, seguridad industrial y gestión

ambiental - PACAS en cuanto al aspecto

ambiental según aplique)




de manejo ambiental


FFIE








META MEDIOS DE


CO

NST

RU

CC

IÓN

Respuestas a solicitudes de la

Supervisión

Oportunidad de entrega de

respuestas a las solicitudes de la

supervisión

Todas las respuestas a las solicitudes realizadas por la supervisión del PA-FFIE a la interventoría deben

ser entregadas en un plazo menor a tres (3)


requerimientos de tipo administrativo y cinco (5)


requerimientos en los aspectos técnicos,

financieros, legales entre otros.

cero días de atraso en la

entrega de la respuesta a la

solicitud radicada por la supervisión

del PA FFIE a la interventoría

fecha de radicado de la respuesta de la

interventoría a el PA FFIE vs fecha del

radicado de la solicitud de la supervisión del PA FFIE a la interventoría




General

Oportunidad de vinculación de

personal profesional y técnico de las

regiones

Vinculación de personal de especialistas,

profesional técnico de las regiones en que se

desarrollan los proyectos para cada acta de

servicio de proyecto

Deberá mantenerse durante el

desarrollo de la fase 2 el personal

de las regiones vinculado con la interventoría de obra de acuerdo

con la cantidad de personal y los

respectivos perfiles y

dedicaciones solicitados por el

PA FFIE en la respectiva acta de

servicio de proyecto

Certificación de trabajo de cada una de las

personas de la región en la que conste que como mínimo lleva 3

años vinculados a empresas y/o proyectos

de la región.

Registros en la planilla de pago de parafiscales

adjuntados con cada informe mensual de

interventoría demostrando que el

personal de la región se encuentra vinculado con la interventoría

Se asigna 1 punto por una sola vez para cada acta de

servicio, por cada especialista, profesional o técnico vinculado a cada acta de servicio asignada por el PA FFIE. El puntaje

correspondiente será asignado a la interventoría

al cierre del acta de servicio del proyecto

correspondiente.

Gráfico 8: Nivel de desempeño




De acuerdo con el cuadro anterior, el nivel de desempeño de cada acta de servicio se calcula sumando el puntaje de cada uno de los indicadores y dividiéndolo por el número de indicadores.

Suma de los puntajes por indicador / Número total de indicadores

Para obtener el puntaje de nivel de desempeño se suma el puntaje obtenido en cada acta de servicio en ejecución, dividido por el número de actas evaluadas así:

Suma de los puntajes por acta de servicio / Número total de actas de servicio

Al puntaje promedio obtenido en el periodo, el cliente calificará el desempeño de la siguiente manera:

Nivel de desempeño Puntaje Total Nivel de alarma

Sobresaliente 80-100 VERDE

Satisfactorio 61-79 AMARILLO

Aceptable 41-60 NARANJA

Deficiente 0-40 ROJO




4.6. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL PROYECTO

Para la ejecución del proyecto, se establecen los siguientes niveles de documentación:

Gráfico 9: Estructura Documental

4.6.1 Control de documentos

El control de la documentación está indicado en el MS-PD-07 procedimiento Control de Documentos. La forma en que se elaboran los documentos se localiza en el MS-PD-08 procedimiento Elaboración de Documentos. Para este proyecto, toda la documentación que se utilice, se normalizará y controlará de acuerdo con el Sistema de Gestión de Calidad, los documentos y formatos que se requieran implementar para un control específico se identificarán antecediendo al código ya establecido la palabra ICOL, y se describirán a través del plan de calidad de la Interventoría, mediante la palabra PQ, la cual corresponde al procedimiento donde se especifica el formato, como se define en el MS-PD-08 Procedimiento Elaboración de Documentos. Por ejemplo, si se crea un formato para el control de obra diaria, este quedará de la siguiente manera:




ICOL-GT-PQ-C-FM1, lo cual indica, que pertenece al proyecto de Interventoría de colegios, al proceso de gestión técnica, se especifica en el plan de calidad del proyecto, pertenece a Colombia, y es el formato con consecutivo número 1. Las responsabilidades generales del área de calidad ante el control documental son las siguientes:

Asegurar que todos los documentos sean revisados y aprobados por el personal autorizado para ello, antes de emitirlos o liberarlos para su utilización.

Asegurar que todas las ediciones pertinentes de los documentos estén disponibles en

todos los lugares donde son efectuadas las operaciones.

Asegurar que todos los documentos obsoletos sean retirados del proyecto para consulta y asegurar que se mantengan actualizadas de acuerdo a la versión vigente del documento.

Documentos propios de la Interventoría:

Plan de Calidad

Contrato y anexos

Procedimientos operativos y de gestión administrativa

Nota: Los documentos asociados a este plan de calidad están codificados de acuerdo al Sistema de Gestión de la Calidad de Cal y Mayor y Asociados, ya que es la empresa líder en la ejecución del proyecto y están de acuerdo a las directrices y políticas de la organización.

4.6.2 Control de registros El control de los registros del Sistema de Gestión de Calidad está regido por el procedimiento Control de Registros MS-PD-02 y se debe relacionar a través del MS-PD-01-FM1 - Lista maestra de documentos y datos, en la parte de Lista de Registros, donde es necesario relacionar la información correspondiente con el código, clase, responsable, almacenamiento, recuperación, retención y observaciones. Los registros propios de la Interventoría son:

Actas

Informes

Control de correspondencia recibida y enviada

Reportes de campo

CONTROL DE CORRESPONDENCIA Generalidades:




- El Director General de la interventoría, debe tener conocimiento de toda la

correspondencia Enviada y Recibida. TODO comunicado que se emita al cliente o al contratista DEBE ir firmada por el Director General.

- Es necesario que el Director de la interventoría comunique al cliente y al contratista que toda la información debe ser enviada en físico y en medio magnético, con el fin de minimizar tiempos y evitar re procesos en el control de la correspondencia recibida.

Todo el control de la correspondencia de los proyectos se debe hacer mediante el aplicativo del S.G.D sin excepción.

Toda la correspondencia recibida se debe asignar al Director de Proyecto para que él proceda con su asignación al responsable que corresponda.

Toda la correspondencia de proyectos se recibe en el séptimo piso de la oficina principal (Carrera 19 B No 84-17 - Edificio torre 83 – Torre Over - Oficina 705), en el horario de 8:00 a 5:00 p.m., los días hábiles de lunes a viernes.

Cuando se requiera asignar un consecutivo a algún comunicado (correspondencia recibida o enviada), el responsable de recibirlo o emitirlo puede ingresar al S.G.D y tomarlo directamente en el sistema, teniendo en cuenta que se realice todo el procedimiento correspondiente (aplica principalmente cuando no se está en la oficina principal).

La correspondencia que se requiere enviar, debe ser entregada al responsable de control documental completa y verificada, es decir el original con los anexos relacionados y las copias requeridas con sus respectivos anexos

La trazabilidad que se mantendrá en el S.G.D son los documentos aprobados (que ya estén en su versión final), es decir que se dará respuesta mediante el aplicativo y se adjuntará el documento que ya está aprobado por el Director y que se debe enviar a la entidad o persona respectiva. Todo el procedimiento interno que se realizó para obtener esta versión final del documento será mediante correo electrónico entre todas las personas que participaron en su elaboración.

Cuando se da repuesta a un comunicado recibido se DEBE incluir en el asunto el SCI al cual se hace referencia.

La estructura organizacional de este proceso se define de la siguiente manera:




Gráfico 10: Estructura Organizacional - Organigrama del proceso de Control documental

Niveles de escalamiento para el cliente: En las actividades relacionadas con el control

documental, se definen los siguientes niveles de escalamiento al cliente interno, a los

cuales éste acude cuando se presentan inconvenientes en la comunicación con los

ejecutores directos de las actividades o inconvenientes:

Primer nivel de escalamiento: Asistente control documental

Segundo nivel de escalamiento: Líder de control documental

Tercer nivel de escalamiento: Coordinación Administrativa-Coordinador de Calidad

Correspondencia recibida

Una vez recibida la correspondencia en físico, se debe colocar el sello de recibido (de acuerdo con cada proyecto), donde se relaciona el nombre de la persona que recibe, fecha, hora y la cantidad de anexos que trae. Siempre se debe verificar que los anexos correspondan con lo que afirma el remitente. Después del registro del sello, se entregará la correspondencia al personal de apoyo de control documental, con el fin de que procedan con el ingreso al aplicativo del sistema de gestión documental (S.G.D) en el módulo de recepción. Todas las instrucciones para el manejo de este sistema se encuentran definidas en el instructivo de uso del S.G.D, el cual es un anexo del procedimiento GA-PD-07 Control Documental. Cuando ya se encuentra registrada la correspondencia en el S.G.D, se procede con el escaneo de la información y se adjunta al aplicativo, teniendo en cuenta que el primer adjunto siempre será el comunicado y los anexos se suben al one drive. Seguidamente los responsables de control documental lo distribuyen (físicos) al Coordinador o responsable asignado del proyecto correspondiente.




La asignación de esta correspondencia por parte del responsable del proyecto a los especialistas o directos involucrados, se realizará por medio del S.G.D, y el procedimiento se especifica en el instructivo de uso del aplicativo. Correspondencia enviada

El responsable del proyecto ingresa al S.G.D y genera el respectivo consecutivo, relacionando TODA la información requerida por el aplicativo en el módulo de recepción (este procedimiento se especifica en el instructivo de uso del aplicativo), el consecutivo que se generó es el mismo que debe ir en el comunicado. Una vez generado el comunicado, el responsable del proyecto entregará a control documental el archivo físico completo de lo que se debe enviar con sus respectivas copias y las copias de los anexos si se requiere, para que se realice la programación de mensajería. El horario de entrega está sujeto al orden de requerimientos de todos los proyectos y a la ruta de mensajería. Este control se realizará a través del ICOL-GA-PQ-C-FM6 Control de Mensajería. La ruta de mensajería la realiza el responsable de control documental y tendrá en cuenta la proximidad de las rutas que se deben realizar y el orden de llegada de los requerimientos entregados por los responsables de los proyectos. La correspondencia que se entrega en la mañana por parte de los proyectos se debe radicar en la tarde, y la que se entrega en la tarde se radica al día siguiente; aunque si la información es entregada antes de que salga mensajería se incluye en el recorrido si es posible. La mensajería en la mañana debe salir a las 8:30 am y en la tarde a las 2:30 pm, para alcanzar a cumplir con los todos los requerimientos. Una vez llega el mensajero con el registro del radicado de la correspondencia ante la entidad respectiva, el responsable de control documental debe ingresar al S.G.D y anexar este registro, completando los campos que hacían falta por ingresar. Cada vez que se haga entrega de un documento, el Coordinador de interventoría deberá diligenciar el FE-32 Relación de documentos, con el fin de tener el control de las versiones vigentes y aprobadas. De la misma manera lo hará con el control de la entrega de planos, mediante el FE-33 Relación de planos.

5. ACCIONES PARA ABORDAR LOS RIESGOS

La gestión del riesgo es una herramienta determinante que le permite identificar los diversos factores que pueden llegar a afectar a sus diferentes partes interesadas (clientes, trabajadores, ambiente, proveedores, contratistas, otros) y hasta su adecuado




desempeño como consorcio. Por lo anterior, la gestión del riesgo es un aspecto relevante dentro del sistema de gestión como medida de prevención. En pro de la gestión del riesgo, se ha implementado una metodología que le permite identificar, de acuerdo a la probabilidad de ocurrencia y las posibles consecuencias (impacto) generados por cada riesgo, cuales son críticos, reconociendo la importancia de priorizarlos e intervenirlos de forma inmediata. Para lograr lo anterior, se cuenta con la metodología Risk Assessment Matrix- RAM, la cual permite identificar los factores de riesgo presentes en los siguientes aspectos:

Personas: entendido como los riesgos presentes en el proyecto que pueden llegar a alterar las condiciones de seguridad y salud de los trabajadores (ejemplo, riesgos físicos, químicos, biológicos, públicos, biomecánico, psicosociales, etc.). Sus consecuencias se entienden como la aparición de lesiones a causa de accidentes de trabajo y/o enfermedad laboral.

Ambiente: riesgos identificados en el proyecto que pueden causar afectación a las condiciones del ambiente receptor, derivados de las actividades desarrolladas por la interventoría (ejemplo, contaminación por emisiones, vertimientos, disposición de residuos, otros). Las consecuencias están asociadas al nivel de contaminación (local, regional, global, otros).

Clientes/ calidad: entendido como la afectación en la calidad del servicio prestado hacia el cliente (ejemplo, incumplimientos, demoras, otros). Sus consecuencias se entienden como la pérdida total o parcial del cliente, desmejora en las relaciones con el cliente, quejas o reclamos emitidos por parte del cliente, entre otros.

Económicas/ precio: riesgos asociados que pueden llegar a generar pérdidas económicas al proyecto (por ejemplo, una inadecuada planeación de presupuesto, crisis financiera, tasas de interés desfavorables, entre otros). Las consecuencias de este aspecto se determinan de acuerdo al monto económico que puede llegar a perder el Consorcio a causa de los riesgos identificados y que no se gestionen de manera adecuada.

Imagen de la empresa: condiciones de riesgo que pueden alterar la imagen del Proyecto frente a la comunidad, cliente y demás partes interesadas. Sus consecuencias se entienden como la pérdida de credibilidad, pérdida de imagen ante las partes interesadas, entre otros.

Para cada uno de los aspectos enunciados anteriormente se cuenta con un listado de peligros que permite tener un panorama generalizado de los posibles riesgos presentes en el Consorcio y que afectan a cada componente. Ésta previa identificación de peligros (listado de peligros), se levantó con cada uno de los responsables de proceso, permitiendo una




identificación completa por cada uno de los componentes (personas, ambiente, calidad, económicas, imagen de la empresa). De igual forma se tiene definido el nivel de consecuencias y probabilidad por cada aspecto, tal como se muestra en la siguiente matriz:

Personas Ambiente Clientes/Calidad Economicas/PrecioImagen de la

Empresa

Una o mas

fatalidades

Contaminación

Irreparable

Pérdida total del

Cliente

Catastrofica > 1000

millones ó daños

gerneralizados

Internacional o

en el SectorM M H H V

Incapacidad

permanente

(parcial o total)

Contaminación

mayor

Pérdida parcial del

Cliente

Grave 500M a

1000M daños

mayores

Nacional o en el

SectorL M M H H

Incapacidad

temporal (>1 día)

Contaminación

Localizada

Pérdida de clientes

y/o

desabastecimiento

Severo 50M a 500M

daños localesRegional N L M M H

Lesión menor

(sin incapacidad)Efecto Menor

Quejas y/o

reclamos

Importante 5M a 50m

daños menoresLocal N N L L M

Lesión leve

(primeros

auxilios)

Efecto LeveIncumplir

especificaciones

Marginal <5M daños

levesInterna N N N L L

Ninguna lesión Sin efectos Ningún impacto NingunaNingún impacto

N N N N N

CONSECUENCIAS

PROBABILIDAD

Sucede

varias veces

en el Area

Sucede

varias veces

al año en la

Empresa

Ha ocurrido

en la

Empresa

Ha ocurrido

en la

Industria

No ha

ocurrido en

la Industria

Gráfico 11: Matriz de evaluación y valoración RAM

Al relacionar el nivel de consecuencia con el nivel de probabilidad en cada peligro identificado, se obtendrá el nivel del riesgo, cada letra y color representa una valoración diferente, tal como se observa en el Gráfico 12.

COLOR NIVEL DE RIESGO

V Muy Alto

H Alto

M Medio

L Bajo

N Ninguno

Gráfico 12: Niveles de valoración del riesgo.

Se ha establecido como riesgos críticos aquellos que hayan obtenido valoración “muy alto” y “alto”, es decir, que para los riesgos que se encuentren en estos niveles, se deberán gestionar de inmediato y sus controles deberán ser específicos y de alto impacto para minimizar las consecuencias al interior del Proyecto.




Los riesgos con niveles “medio” y “bajo”, se deberán tener en cuenta y se deberán gestionar con planes de acción específicos, el tiempo de intervención para estos riesgos no será alto, sin embargo, son riesgos que no se deberán dejar de gestionar. Para los riesgos con nivel “ninguno”, es decir, que no generan impacto para el proyecto ni las partes interesadas, no será necesario crear medidas de intervención, a menos que por condiciones de “gestión del cambio”, entre otros aspectos, se determine que su valoración puede llegar a cambiar y por ende su nivel de riesgo llegue a ser más alto. Dentro de los controles que se han definido para gestionar cada riesgo, se encuentran, más no se limitan a los siguientes:

TIPO DE CONTROL DESCRIPCIÓN

Eliminación

Consiste en modificar un diseño para eliminar el peligro, por ejemplo, introducir dispositivos mecánicos de alzamiento para eliminar el peligro de manipulación manual.

Sustitución

Reemplazar un material, un proceso, un procedimiento, entre otros, por otro que genere menos riesgo/ impacto.

Controles de ingeniería

Instalar, adecuar, construir, entre otras medidas de ingeniería, que permitan reducir el riesgo para quienes están expuestos.

Controles administrativos, señalización, advertencias

Instalación de alarmas, procedimientos de seguridad, inspecciones de los equipos, controles de acceso, capacitación del personal, entre otras medidas.

Equipos/ elementos de protección personal

Uso de gafas de seguridad, protección auditiva, máscaras faciales, sistemas de detención de caídas, respiradores, guantes, etc.

Otros controles

Otras medidas para minimizar el impacto de los riesgos presentes para la organización que no hacen parte de la jerarquía anterior.

El proyecto reconoce que la gestión de riesgos es un proceso cambiante, que atañe, no sólo factores organizacionales internos sino, además, externos. Por tal razón, se contempla dentro de la gestión de riesgos, la gestión del cambio, ya que de éste factor se pueden derivar diferentes nuevos riesgos que se deben contemplar, identificando su impacto y garantizando su adecuada gestión y control.

6. PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS




En caso de presentarse algún cambio que pueda afectar el Sistema integral de gestión (SIGE), desde los siguientes aspectos, se debe informar de inmediato al Coordinador de Calidad o al Profesional SISO: Calidad: Cambios en los términos contractuales (actividades, recursos, tiempo, controles, indicadores, etc.), en el mapa de procesos, la identificación de mejoras en el plan de calidad o los procedimientos asociados al mismo, modificación o implementación de requisitos legales aplicables, entre otros. Seguridad y salud en el trabajo: Ingreso de nuevo personal, cambio de funciones o responsabilidades, nuevas actividades (consideradas como criticas), cambios de turnos, cambios en las condiciones laborales de los empleados, inclusión de contratistas, modificación o implementación de requisitos legales aplicables, entre otros. Ambiental: Nuevas actividades que generen impacto ambiental, modificación o implementación de requisitos legales aplicables. Se debe programar a una reunión por parte del Director o el Coordinador de proyecto, en donde se exponga el cambio y se presente el siguiente aspecto:

El propósito del cambio y sus consecuencias Con el fin de evaluar y analizar si el cambio se puede realizar y verificar la integridad del sistema integral de gestión (SIGE), la disponibilidad de los recursos y la asignación o re asignación de responsabilidades y autoridades. Así como la verificación del ajuste de la matriz de valoración de riesgos (RAM). Los temas tratados, compromisos, responsables y acuerdos deben quedar registrados en un acta de reunión y estar debidamente aprobados por el Gerente de ejecución de proyectos para proceder en caso de aplicar el cambio.

7. RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA

El Director del proyecto y el coordinador de calidad, se comprometen a que se defina claramente el Sistema de Gestión de Calidad, que se documente, se implemente y funcione de manera efectiva, a través de su mantenimiento, revisión y mejora continua. Tienen el compromiso de liderar y verificar el cumplimiento de la política y objetivos de calidad en todos los niveles del proyecto de Interventoría y de proporcionar los recursos necesarios para el alcance de tal propósito.

El Director General velará por el cumplimiento del Plan de Calidad como responsable directo dentro del Consorcio y desarrollará estas actividades bajo las directrices definidas en el presente plan.




La responsabilidad por la calidad de los trabajos corresponde a todos los integrantes del equipo que desarrollará las actividades propias de la Interventoría. Si bien cada persona es responsable de la calidad en el cargo que le fue asignado, el Director del proyecto y el Coordinador de calidad son los responsables de su seguimiento y de la ejecución del Proyecto dentro del marco de calidad previsto. Su función principal es integrar todos los esfuerzos de sus colaboradores y entregar al Cliente, durante y posteriormente a la ejecución de los trabajos, resultados acordes con sus exigencias y expectativas.

8. APOYO (Control de calidad de los recursos)

8.1. RECURSOS HUMANOS

El recurso humano asignado para realizar la Interventoría está conformado por un grupo de especialistas y profesionales, con la experiencia y formación académica acorde con los requerimientos del proyecto. El Director de proyecto es el único autorizado para solicitar cambios de personal. El reclutamiento, selección y contratación del personal se realizará como se define en el procedimiento RH-PD-01. El responsable de Recursos Humanos debe elaborar el RH-PD-01-FM1 Perfil del puesto y Descripción de puesto, conjuntamente con el jefe directo del solicitante, para identificar claramente la educación, áreas de conocimiento, habilidades técnicas, experiencia requerida, competencias, autoridad, responsabilidad y funciones generales y específicas del personal que ingresará al proyecto. Si el cliente especifica en los documentos contractuales el perfil de cada integrante del proyecto, el proceso de RRHH cumplirá estos requerimientos sin excepción, ya que de esto depende la aprobación de las hojas de vida del personal por parte del cliente. Se aplicará la evaluación de desempeño de acuerdo con el RH-PD-02, y se realizará el análisis de los resultados, para la toma de acciones eficaces que contribuyan al mejoramiento continuo del desempeño del personal (esta evaluación se aplicará para el personal que tenga un año de vinculación con la empresa). El plan de capacitación del personal está definido y se aplicará de acuerdo con el RH-PD-03 Capacitación y formación del personal, donde se detectarán las principales necesidades de capacitación, y se llevarán a cabo para fortalecer y apoyar el desempeño del personal. Para el personal que contrate el socio, se seguirán los procedimientos definidos internamente por éste, sin embargo, se asegurará el cumplimiento de los requisitos del cliente. Se dejará registro de la entrega de documentos al personal, a través del ICOL-GA-PQ-C-FM1 Planilla entrega de documentos.




8.2. RECURSOS FÍSICOS El CONSORCIO es consciente de la importancia de la prestación del servicio en las mejores condiciones técnicas, en tal sentido mantiene al personal dotado de los recursos tecnológicos y logísticos necesarios para el logro de los objetivos.

Una oficina en Bogotá ubicada en la Carrera 19 B No. 84-17 - Edificio torre 83 – Torre Over - Oficina 705, con presencia en obra de acuerdo a la ubicación de cada sector.

Equipos de topografía

Equipos de cómputo

Equipos de comunicaciones

Equipos para apoyo a la Gestión Administrativa y de Seguimiento

Vehículos El consorcio establecerá un control periódico de todos los recursos, asegurando que cumplan con los requerimientos establecidos y que estén disponibles cuando se requieran.

9. OPERACIÓN

9.1. TRAZABILIDAD E IDENTIFICACIÓN

Fase 1: PRE CONSTRUCCIÓN Los estudios y diseños para la infraestructura de educación se desarrollarán bajo tres componentes:




Estudios técnicos y diseños existentes en Ingeniería de detalle:

Consistirá en la revisión, verificación y aceptación por parte de la interventoría de los estudios técnicos y diseños existentes, para ello contará con un plazo máximo de 15 días hábiles y como resultado de esta actividad, se presentara un informe al cliente, en el cual se incluyan las observaciones por parte de los especialistas, de tal manera que dichas observaciones sean atendidas por el consultor responsable del diseño según corresponda hasta que se logre la aceptación y aprobación por parte del contratista de obra y la interventoría, con el fin de que garantice que los estudios y diseños son los idóneos técnica y económicamente para lograr la ejecución del proyecto. Una vez sean aceptados los estudios técnicos y diseños existentes por parte del contratista de obra y de la interventoría, se procederá a la suscripción del FE-003 Acta de aceptación y aprobación de diseños existentes, este formato será responsabilidad del Director de la interventoría y su diligenciamiento estará bajo las funciones del Coordinador de interventoría. La suscripción de esta acta es prerrequisito para el inicio de fase 2.

C O M P O N E N T E S




Componentes de ejecución de estudios técnicos y diseños con recursos de regalías y ejecución de estudios técnicos y diseños nuevos por el contratista de obra. Para esta actividad se suscribirán o expedirán los siguientes documentos:

Orden de visita: En caso de que el cliente requiera realizar una visita, se debe registrar el FE-001 Orden de visita, este registro será diligenciado por el Coordinador de Interventoría cada vez que se requiera y el contratista de obra deberá presentar un informe técnico a la interventoría para su revisión y aprobación, el informe debe incluir un capítulo de conclusiones y recomendaciones. Para la presentación de este informe se debe utilizar el FE-002 Informe de visita.

De igual manera la interventoría deberá presentar un informe técnico con la misma estructura del presentado por el contratista de obra, el cual deberá ser remitido al supervisor (cliente) para su revisión y aprobación por parte del Director de interventoría, su diligenciamiento será responsabilidad de quién realiza la visita y la periodicidad de su diligenciamiento es cada vez que haya una visita.

Inicio fase 1: el inicio de la fase 1 de ejecución de estudios técnicos y diseños será el sexto (6) día hábil contados a partir de la fecha de suscripción del acta de servicio. Se dejará registro mediante el FE-006 Orden de inicio Fase 1.

En caso de presentarse alguna modificación en esta fase, es necesario suscribir los siguientes documentos, según aplique:

FE-008 Acta de suspensión del acta de servicio Fase 1

FE-009 Acta de reinicio del acta de servicio Fase 1

FE-010 Actas de modificación Actas de modificación de plazo (prórroga) Fase 1 Actas de modificación en valor (adición) Fase 1

FE-011 Actas de finalización Fase 1 – Estudios y Diseños.

FE-012 Acta de recibo a satisfacción del objeto de la Fase 1

FE-013 Acta de cierre de Fase 1

Fase 2: CONSTRUCCIÓN Para el desarrollo de la fase 2 del acta de servicio de interventoría se expedirán las siguientes órdenes o actas cuando se requieran así:

FE-007 Orden de inicio Fase 2: Esta acta se debe suscribir dentro de los seis (6) días hábiles posteriores a la expedición de la Licencia de




construcción o a la suscripción del acta de aceptación de diseños existentes.

FE-008 Acta de suspensión del acta de servicio Fase 2

FE-009 Acta de reinicio del acta de servicio Fase 2

FE-010 Actas de modificación Actas de modificación de plazo (prórroga) Fase 2 Actas de modificación en valor (adición) Fase 2

FE-011 Actas de finalización Fase 2 – Construcción

FE-014 Acta de pre-entrega etapa 2

FE-015 Acta de entrega y recibo final de la Fase 2 Estas actas serán responsabilidad del director de interventoría y su diligenciamiento estará bajo las funciones del Coordinador de interventoría. El FE-014 Acta de pre-entrega etapa 2, también será función del Residente de interventoría, y se debe realizar 15 días antes de la entrega final.

Fase 3: POST CONSTRUCCIÓN

FE-018 Acta de cierre de acta de servicios (Responsabilidad del Director y Coordinador de la interventoría).

Acta de liquidación del contrato marco de Interventoría

A continuación, se realiza el compilado de los registros asociados a cada una de las actividades que se ejecutarán por la interventoría, para asegurar su identificación y trazabilidad:

COMPONENTE 1. CONTRATACIÓN E INTERVENTORÍA

FORMATO DOCUMENTO DESCRIPCIÓN

X Contrato suscrito entre las partes

X Garantía única del contrato aprobada

X Acta de aprobación de personal para la ejecución del contrato

X Acta de inicio, suscrita por las partes

COMPONENTE 2. ACTIVIDADES PARA INICIO

SUBCOMPONENTE 2.1: DELEGACIÓN DE SUPERVISIÓN


X Memorando de delegación firmado por el designado

SUBCOMPONENTE 2.2: LEGALIZACIÓN DEL INICIO DE INTERVENTORÍA POR PROYECTO


X Solicitud de servicio de interventoría de obra





X Acta de servicio de interventoría, por proyecto suscrita entre las partes

X Acta de aprobación de personal para la ejecución del acta de servicio

X Orden de inicio

COMPONENTE 3. VALIDACIÓN Y PLANIFICACIÓN

SUBCOMPONENTE 3.1: ACTIVIDADES DE REVISIÓN Y PLANIFICACIÓN PREVIAS AL INICIO DE ACTIVIDADES TÉCNICAS DE EJECUCIÓN


X Acta de aprobación de personal para la ejecución del contrato

X Acta de seguimiento de contrato

X Orden de inicio

X Registro de entrega de documentación del proyecto

X Programación

X Plan de aseguramiento de la calidad

X Plan de seguridad y salud en el trabajo

X Plan de gestión ambiental

X Plan de gestión social

X Plan de manejo de tráfico

X Plan de aseguramiento de calidad de la interventoría

COMPONENTE 4. EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL

SUBCOMPONENTE 4.1: ACTIVIDADES DE EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL


X Acta de socialización del documento a la comunidad

X Acta de vecindad


X Control de equipos

X Control de equipos de medición

X Control de inspección y ensayos

X Control de seguridad industrial

X Formato de inspección interna

X Informe semanal de interventoría

X Acta de recibo parcial y balance presupuestal (FE-42)





X Acciones correctivas, preventivas y/o de mejora

X Plan de mejora

X Reprogramación de obra

X Resultados de campo, laboratorio y demás pruebas

X Certificado de aportes parafiscales

Planillas de pago de seguridad social

X Formato de evaluación de proveedores de bienes y/o servicios

SUBCOMPONENTE 4.2: INFORMES DE EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL


X Bitácora del proyecto

X Informe diario

X Informe semanal de interventoría

X Aplicación y cumplimiento de requisitos del informe mensual de interventoría

X Informe ejecutivo mensual de interventoría

ANEXO ADMINISTRATIVO

X Acta de vecindad


X Control de personal

X Relación de correspondencia

X Acta de suspensión

X Acta de reinicio

ANEXO TÉCNICO

X Relación de documentos

X Relación de planos

X Análisis de precios unitarios (cuando aplique)

X Comparación y fijación de precios no previstos (cuando aplique). Se dejará registro mediante el FE-39 Comparación y fijación de precios no previstos

X Control de equipos de medición

X Control de inspección y ensayos

X Control de equipos

X Control de seguridad industrial

X Formato de registro fotográfico

X Cumplimiento normatividad ambiental




ANEXO PRESUPUESTAL

X Informe de inversión y buen manejo del anticipo (cuando aplique)


Formato inspección interna

X Plan de inversión del anticipo

X Informe de inversión y buen manejo de anticipo

X Informe final con sus correspondientes soportes

X Acta de terminación de contrato

X Acta de entrega y recibo final del objeto contractual

X Proyecto de liquidación de contrato

X Formato de calificación nivel de desempeño

X Garantías actualizadas

SUBCOMPONENTE 4.3: PAGOS A CONTRATISTA E INTERVENTORÍA


X Lista de revisión documental para pago a contratista de factura

X Certificación de cumplimiento para el pago

X Modelo cuenta de cobro

X Contrato de administración de fiducia y certificación bancaria


X Memoria de cantidades de obra


X Modelo acta de liquidación de contrato

SUBCOMPONENTE 4.4: NOVEDADES DEL CONTRATO Y TOMA DE DECISIONES


X Acta de mayores y menores cantidades e ítems no previstos (cuando aplique)

X Análisis de precios unitarios (cuando aplique)

X

Comparación y fijación de precios no previstos (cuando aplique). Se dejará registro mediante el FE-39 Comparación y fijación de precios no previstos

X Solicitud de adición y/o prórroga

X Acta de suspensión

X Acta de reinicio




COMPONENTE 5. CIERRE Y LIQUIDACIÓN

SUBCOMPONENTE 5.1: TERMINACIÓN Y RECIBO A SATISFACCIÓN


X Acta de terminación de servicio

X Acta de cierre de fase del proyecto

Acta de cierre servicios

X Acta de terminación de contrato


Modelo constancia de supervisión técnica de interventoría

SUBCOMPONENTE 5.2: LIQUIDACIÓN


X Proyecto de liquidación de contrato

9.2. ALCANCES POR ÁREA Alcance técnico FASE 1: PRE CONSTRUCCIÓN, ESTUDIOS TÉCNICOS Y DISEÑOS Componente 1: Estudios técnicos y diseños existentes en fase III

El contratista deberá proceder a la revisión, verificación y aceptación de los diseños entregados, para realizar dicha revisión el PA-FFIE suscribirá un acta de servicio en fase 1 sin valor y asignará un plazo de acuerdo a la magnitud del proyecto, dicho plazo nunca será superior a 15 días hábiles. Se deberá revisar, verificar y aprobar el informe presentado por el contratista de obra, revisando, verificando y aprobando como mínimo:

Revisar los diseños arquitectónicos y urbanísticos de acuerdo con la NTC 4595, NTC 4596 (Incluye topografía).

Revisar el proyecto estructural NSR 10 (incluye estudios de suelos, memorias de cálculo).

Revisar los proyectos eléctricos (RETIE; RETILAP) de red de voz y datos o automatización, sistemas de seguridad, hidrosanitarios, red contraincendios, gas, instalaciones electromecánicas.

Revisar las especificaciones técnicas del proyecto.

Revisar el presupuesto de obra (incluye APUs). El contratista con aprobación de la interventoría deberá contrastar el valor total del presupuesto respecto a los precios de mercado con el valor estructurado por el PA-FFIE para la intervención. En caso de presentarse una mayor diferencia entre lo presupuestado por la Entidad Territorial (ET) y lo estructurado como consecuencia de especificaciones técnicas con mayores valores




a la de los lineamientos del MEN, el acuerdo de obra se suspende hasta tanto la ETC cofinancie el mayor valor.

Revisar la programación de obra (flujos de compras, suministros, alquiler de equipos, etc.).

Verificar que existan las licencias y/o permisos necesarios para la ejecución del contrato, así mismo revisar los requisitos exigidos por las entidades competentes a través de dichos permisos con el fin de garantizar su implementación antes del inicio del contrato.

ICOL-GT-PQ-C-FM4 Análisis de diseños entregados por la Entidad Territorial certificada, cuando existan estudios previos.

Adicionalmente a lo anterior se deberá realizar una visita al sitio en el que se pretende realizar el proyecto dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a la entrega de la documentación técnica del proyecto, y se debe verificar como mínimo lo siguiente:

Verificar que la implantación del proyecto tal y como está diseñado. Es factible (topografía, aislamientos, afectaciones, etc.) y verificar si está de acuerdo con las normas urbanísticas locales y si cumple con lo contenido en los planes de ordenamiento territorial – POT o esquema de ordenamiento territorial – EOT vigentes.

Verificar que las conexiones de servicios públicos están de acuerdo con las factibilidades de servicios expedidos por las empresas prestadoras del servicio.

Verificar accesibilidad

Verificar fuentes de materiales

En caso en que los estudios técnicos y diseños existentes no contemplen el análisis del impacto socio-económico y ambiental, el contratista deberá realizarlo y presentarlo a la interventoría para su aprobación.

Componente 2: Ejecución de estudios técnicos y diseños (con recursos regalías)

El interventor deberá verificar que los proyectos ejecutados por el contratista se desarrollen de acuerdo con la metodología prevista en la resolución 252 de 22 de febrero de 2012 y los requisitos definidos en el acuerdo 0017 del 12 de diciembre de 2013 “Por el cual se establecen los requisitos para la viabilización, aprobación y ejecución de los proyectos de inversión financiados con cargo al sistema general de regalías” y/o aquellos que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

Componente 3: Estudios técnicos y diseños nuevos

Este componente consiste en la elaboración de diseños y estudios técnicos de proyectos nuevos y que no cuentan con ningún tipo de estudios técnicos o diseños, los cuales deberán realizarse en el predio o en el lugar que indique la ficha de postulación presentada por la ETC (Entidad territorial certificada).




El predio deberá cumplir con la disponibilidad predial que otorgue el municipio y los requerimientos técnicos establecidos por las normas actuales vigentes, bajo la evaluación de las alternativas viables para el desarrollo del proyecto. El diseño deberá enmarcarse en el cumplimiento de las normas técnicas de ingeniería civil, hidráulica, eléctrico, electromecánico, redes de voz y datos y arquitectura, que apliquen según el caso y a los requerimientos particulares del contratista.

La interventoría para cada uno de los tres componentes también deberá tener en cuenta:

Normas técnicas aplicables descritas en el grafico 5. Identificación de requisitos legales y de referencia.

Sistema constructivo: Se debe revisar, verificar y aprobar el sistema constructivo propuesto por el contratista de obra. Se debe verificar todas las condiciones propuestas y evaluar su factibilidad en cuanto a materiales, presupuestos, optimización de recursos, entre otros, garantizando que lo propuesto por el contratista de obra cumpla con los plazos y condiciones esperadas por el PA-FFE.

Tramite de permisos y licencias: una vez aprobados los diseños por el interventor, se debe verificar que el contratista de obra en un máximo de cinco (5) días hábiles con posterioridad a la aprobación de los diseños por la interventoría radique la solicitud de licencia nueva y/o de modificación según el caso de urbanización y/o construcción, para cada uno de los proyectos. Al igual que la solicitud de aprobación de proyectos técnicos, eléctricos e hidrosanitarios ante las respectivas empresas prestadoras del servicio. El Coordinador de Interventoría realizará el check-list de la licencia de construcción (ICOL-GT-PQ-C-FM3) para verificar el cumplimiento de todos los requerimientos. Este formato será utilizado en la fase 1 y está sujeto a prórroga de la fase 2 de construcción.

Revisión y aprobación del plan de aseguramiento de la calidad, seguridad industrial y gestión ambiental – PACAS: se debe revisar, verificar y aprobar el plan de aseguramiento de la calidad, seguridad industrial y gestión ambiental – PACAS presentado por el contratista de obra, dicha aprobación deberá darse en los 5 días hábiles siguientes a la entrega del PACAS por el contratista. El PACAS está compuesto por mínimo 3 capítulos: Control operativo de calidad de materiales y actividades, control operativo ambiental y control operativo de seguridad y salud en el trabajo.

Plan de contingencia: se debe verificar que el plan propuesto por el contratista de obra garantice el funcionamiento de la institución educativa a intervenir y que con este no se pondrá en riesgo la seguridad de los usuarios de la misma.




Propiedad de los predios: se debe verificar la propiedad del predio a intervenir y el trámite de la expedición del certificado de tradición y libertad de matrícula inmobiliaria vigente. Se deben registrar los datos, teniendo en cuenta la información del municipio, número de matrícula inmobiliaria, propietario y certificado de tradición. FASE 2: CONSTRUCCIÓN

Se definieron las prioridades de inversión y los criterios para las intervenciones de infraestructura educativa de la siguiente manera:

1. Establecimientos educativos nuevos 2. Ampliación y adecuación de establecimientos educativos 3. Reconstrucción de establecimiento educativos 4. Mejoramiento y recuperación de establecimientos educativos: nivel bajo (intervenciones

de tipo estético y funcional), nivel medio (se reemplazan elementos en mal estado) y nivel alto (se intervienen los elementos estructurales de la edificación).

Las actividades que se contemplan son las siguientes:

Personal: Se debe recibir del contratista de obra para aprobación las hojas de vida, con ocho (8) días de anticipación a la fecha señalada en el acuerdo de obra para dar inicio a la fase 2 de obra. Se deberá dejar registro mediante el FE-021 Acta de aprobación del personal, será responsabilidad del Coordinador de interventoría.

Orden de inicio: El supervisor y el Coordinador regional de la unidad de gestión del FFIE dentro de los plazos previstos suscribirán y remitirán la orden de inicio de interventoría. Con la expedición de la orden de inicio el interventor deberá dar inicio a las actividades de la interventoría en la fecha señalada en la orden de inicio.

Plan de aseguramiento de la calidad, seguridad industrial y gestión ambiental (PACAS): Se debe presentar al supervisor del PA-FFIE para su aprobación el plan de aseguramiento de la calidad para el desarrollo de la interventoría, cinco (5) días hábiles después de suscrita la orden de inicio de la interventoría.

Actas de vecindad: Se debe recibir y aprobar las actas de vecindad suscritas por el contratista con los propietarios de predios vecinos, así mismo verificar y aprobar el informe del contratista respecto al estado de las áreas de espacio público, vías de acceso y áreas de la institución educativa que no serán intervenidas, pero que pueden verse afectadas. Se dejará registro mediante el FE-29 Acta de vecindad, el cual deberá ser diligenciado por el Residente de interventoría.

Reuniones de socialización: Una semana antes de la fecha prevista para el inicio de la obra se debe realizar la primera reunión de socialización con la comunidad y se debe levantar un acta de constitución en la cual se dejara claramente establecido el plazo y funciones de la veeduría. Una vez suscrita por los miembros, deberá ser inscrita en la




personería municipal. Una segunda convocatoria se hará cuando la obra se encuentre en un avance del cincuenta por ciento (50%) y una tercera a la terminación.

Acometidas provisionales: Se debe verificar que el contratista de obra para cada acuerdo de obra, tramite y obtenga los permisos y realice las acometidas provisionales de obra tales como servicio de energía eléctrica e hidrosanitarias, realizar las instalaciones necesarias y responder por el pago de los mismos durante el plazo de ejecución de la obra.

Demoliciones o limpiezas: verificar que se cumpla con lo solicitado en el anexo técnico.

Replanteo: Se debe revisar, verificar y aprobar el replanteo de obra realizado por el contratista de obra y que este se ejecute observando todas las especificaciones contenidas en los diseños y estudios técnicos.

Se debe consignar en la bitácora o libro de obra el seguimiento, control y aprobación de todas las acciones implementadas por el contratista en la ejecución de la obra y responder por escrito las consultas o solicitudes que realice el contratista de obra.

El residente de interventoría será el responsable del diligenciamiento del FE-45 Formato de inspección interna (Liberación actividades).

El Coordinador y Residente de interventoría serán los responsables del diligenciamiento del FE-46 Plan de control operativo de edificaciones.

Se debe anexar en el informe mensual copia impresa y en medio magnético del avance de los planos record y en el informe final entregar la versión final de los mismos.

Se debe suscribir con el contratista de obra, la certificación mediante la cual se deja

constancia que la construcción de la estructura y de los elementos no estructurales, de las instalaciones eléctricas y de iluminación, de las instalaciones hidro -sanitarias y que los espacios de la IE construidos se realzaron de acuerdo con las especificaciones técnicas y que cumplen con lo contemplado en las diferentes normas técnicas que le aplican al proyecto.

Aspecto ambiental: Se debe propender por la prevención, mitigación, corrección y/o compensación de los posibles impactos ambientales que el proyecto pueda ocasionar sobre la comunidad y en particular y en el entorno, es decir, sobre el medio ambiente y los recursos naturales. En el informe semanal y mensual se debe consignar la evaluación respecto al manejo del contratista de obra del componente ambiental.

Aspecto social: se debe programar y coordinar con el contratista de obra las reuniones con la comunidad para la socialización del proyecto durante su ejecución. Las




actividades realizadas deberán estar soportadas mediante actas, memorias, registros fotográficos, etc.; que permita determinar fechas y miembros de comunidad convocados y asistentes.

En el informe semanal y mensual se debe consignar la evaluación respecto al componente social.

Recibo de obra: Elaborar el acta de recibo final (FE-43 Acta de terminación de acuerdo de obra) y entregarla al PA-FFIE para su respectiva suscripción, una vez se haya verificado y aprobado la totalidad de las obras ejecutadas por el contratista. Esta actividad es función del Coordinador de interventoría.

FASE 3: POS CONSTRUCCIÓN

Revisar y aprobar el informe final del acuerdo de obra.

Presentar el informe final de acuerdo con el manual de supervisión e interventoría.

Presentar el proyecto de liquidación del contrato marco y de las actas de cierre de cada proyecto asignado.

Alcance Administrativo y legal

FASE 1: PRE CONSTRUCCIÓN, ESTUDIOS TÉCNICOS Y DISEÑOS

Cumplir y hacer cumplir al contratista de obra, todas las obligaciones relacionadas a la afiliación al sistema general de seguridad social, hacer una revisión periódica del soporte documental y dejar constancia de ello en el informe mensual.

Realizar seguimiento y control sobre los inicios, suspensiones, reinicios, prorrogas y adiciones sobre los acuerdos de obra, dejar soporte mediante una matriz que deberá incluirse dentro del informe mensual. FASE 2: CONSTRUCCIÓN

Reporte diario: Deberá presentarse por cada acta de servicio suscrita, antes de las 12 pm del día correspondiente y deberá elaborarse en el FE-016 Reporte de actividades diarias. Este deberá ser remitido simultáneamente vía correo electrónico y en físico debidamente suscrito por el residente de interventoría.

Informe semanal: Deberá presentarse por cada acta de servicio suscrita, con corte al día sábado y se entregará a más tardar el día miércoles de la siguiente semana. Será remitido simultáneamente vía correo electrónico y en físico debidamente suscrito por el Director de la interventoría.

Informe mensual: deberá presentarse por cada acta suscrita, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al vencimiento del mismo. Para aquellos contratos que inicien en la




segunda quincena, el primer informe mensual deberá presentarse con corte al último día del segundo mes e incluirá la ejecución de la fracción del mes anterior. El informe mensual deberá contener como mínimo: La matriz de seguimiento de los proyectos asignados con las novedades contractuales referidas a inicios, suspensiones, reinicios, prorrogas y adiciones, valores iniciales, reducciones, desembolsos, saldos por ejecutar. Las fichas técnicas de cada proyecto asignado con su información general y la descripción de las actividades técnicas, administrativas, legales y de control presupuestal realizadas, el valor programado y ejecutado, el registro fotográfico correspondiente y las recomendaciones de ejecución incluyendo el porcentaje de avance de obra. Se encuentran descritas en el anexo técnico, las actividades que se deben realizar para el mejoramiento y reparación de la infraestructura existente o actividades financiadas al 100% por los entes territoriales. El Coordinador de interventoría realizará la verificación del contenido del informe mensual mediante el FE-023 Cumplimiento y aplicación a requisitos del informe mensual de interventoría. FASE 3: POS CONSTRUCCIÓN

Elaborar y firmar conjuntamente con el contratista el acta de cierre, entrega y recibo final de obra, en esta acta se debe hacer constar:

El estado en que se recibe la obra objeto del contrato

El área total de construcción

El valor final del contrato incluyendo reajustes y revisiones de precios

El cuadro final de liquidación de obra, en donde aparezcan todas las cantidades recibidas

La discriminación de todos los valores del contrato

Alcance Financiero y control presupuestal FASE 1: PRE CONSTRUCCIÓN, ESTUDIOS TÉCNICOS Y DISEÑOS

Revisar y aprobar o desaprobar las actas de recibo parcial del acuerdo de obra y pre entrega, verificando que el alcance de obra es consecuente con las consignadas en el acuerdo de obra y corresponden a lo realmente ejecutado.




FASE 2: CONSTRUCCIÓN

Revisar las facturas, órdenes de pago y soportes presentados por el contratista.

Llevar un registro cronológico de los pagos y ajustes económicos de los acuerdos de obra y balance presupuestal del mismo.

Verificar y controla el balance de ejecución del contrato marco para garantizar el cumplimiento del objeto dentro del presupuesto asignado.

Cuando este establecida la fórmula de reajuste, el interventor debe calcular los ajustes de precios del contrato.

Gestionar ante el contratista la presentación efectiva de pagos, conforme al avance de la obra y la aprobación por parte de la interventoría.

FASE 3: POS CONSTRUCCIÓN

Efectuar el balance presupuestal de ejecución del acuerdo de obra o del contrato marco para efecto de la liquidación del mismo.

Se deben tener en cuenta todas las otras actividades descritas en los acuerdos contractuales con el cliente y documentos aplicables a este proyecto.

9.3. MEDIOS Y MÉTODOS PARA EL CONTROL DE LOS TRABAJOS EJECUTADOS POR EL CONTRATISTA

Con el fin de verificar la calidad de los trabajos que se ejecuten por el contratista, la interventoría establecerá los siguientes mecanismos de seguimiento, control y evaluación de los componentes técnico, administrativo, financiero, legal, social, calidad, ambiental y seguridad y salud en el trabajo, de acuerdo con las fases de desarrollo del proyecto.

Recepción y verificación de documentos aplicables

Visita al sitio de las obras, actas e informes

Listas de verificación de cada área

Programa de supervisión de utilización de maquinaria pesada, liviana, equipos de comunicación y de transporte (verificación de instructivos, cronogramas, normas técnicas aplicables, seguridad y ambiente).

Seguimiento al desempeño del personal

Control de documentos (versiones vigentes)

Aprobación de documentos

Medición de tiempos y cumplimiento de indicadores

Sistema de gestión de la calidad (ISO 9001:2008)

Sistema informático de control administrativo y técnico

Aprobación de los diseños (cumplimiento requisitos)

Presentación de informes (indicador de entrega, de acuerdo a los tiempos establecidos)

ICOL-GT-PQ-C-FM1 Seguimiento a rotura de cilindros, control de concretos, ensayos de resistencia y calidad del concreto.




ICOL-GT-PQ-C-FM2 Seguimiento al control de densidades en campo, cuando la obra lo requiera.

9.3.1. MECANISMOS DE CONTROL EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

9.3.1.1. Política de prevención de accidentes y protección al medio ambiente

La Interventoría debe verificar mediante inspección visual que la política del contratista para la prevención de accidentes y protección al medio ambiente se encuentre aprobada por la alta dirección y esté publicada en los centros de trabajo/ frentes de obra del contratista, adicionalmente se debe verificar que el contratista ha realizado la socialización de la misma, para lo cual, se debe solicitar el registro de dicha socialización, para identificar que el personal del contratista conoce y ha adoptado lo estipulado en la política, aleatoriamente se deberá preguntar al personal del contratista si conoce lo dispuesto en la misma. Ésta verificación se debe hacer con una periodicidad bimestral identificando que el personal nuevo que haya ingresado en ese último periodo conoce lo establecido en la política. 9.3.1.2. Capacitación al personal

La interventoría debe verificar mensualmente mediante inspección visual el cumplimiento del programa de capacitación del contratista, para lo anterior se deben solicitar los registros de asistencia del personal en conjunto con las evaluaciones de la actividad correspondientes al periodo que se va a verificar y acordes a lo propuesto en el programa de capacitación del contratista. Si el contratista contempla formaciones al personal dentro de su programa de capacitación, la interventoría deberá solicitar los certificados de formación de acuerdo a lo establecido por el contratista. La interventoría debe verificar la cobertura de las capacitaciones efectuadas por el contratista, es decir, que del personal objeto del tema de capacitación y/o formación se logra un porcentaje de cobertura alto (de acuerdo a los criterios establecidos por el contratista), para lo anterior debe solicitar al contratista las estadísticas relacionadas al cumplimiento de lo anterior. 9.3.1.3. Conformación del comité de seguridad, salud y medio ambiente

Al inicio de las operaciones del contratista, la interventoría debe verificar las actas de conformación del comité de seguridad, salud y medio ambiente, éstas deben estar firmadas por los representantes del comité y contarán con la vigencia definida (dependiendo la cantidad de personal vinculado por el contratista, éste comité será conformado integralmente o en su defecto serán comités independientes). Mensualmente la interventoría debe verificar que el contratista esté llevando a cabo las reuniones del comité de seguridad, salud y medio ambiente, de acuerdo a lo establecido, solicitará las actas de reunión, las cuales deben estar firmadas por los miembros del comité y se verificará que los planes de acción expuestos en cada reunión se estén ejecutando.




9.3.1.4. Especificación, entrega y documentación de los elementos de protección personal

La interventoría debe verificar que el contratista cuenta con un procedimiento definido para la reposición y entrega de los elementos de protección personal, en dicho procedimiento se debe verificar que se cuente con una matriz de EPP donde claramente se identifique el tipo de elemento, sus especificaciones, normas técnicas aplicables, la periodicidad de entrega estimada y el tiempo de vida útil por cada elemento. La interventoría debe verificar el cumplimiento de lo estipulado en el procedimiento y en la matriz, para ello debe realizar inspecciones periódicas en las que debe solicitar al contratista los registros de entrega de los elementos de protección personal, ésta verificación se puede hacer aleatoria dependiendo la cantidad de personal vinculado por el contratista en cada frente de obra. Asociado a la verificación de la entrega de los EPP se deben solicitar los registros de inspección de los elementos asignados al personal, dicha verificación también se puede realizar aleatoriamente. Se debe verificar que la compra de los elementos de protección personal se realice respetando los requisitos técnicos que debe cumplir cada elemento de protección personal definido por el contratista, ésta verificación se debe realizar mensualmente, solicitando las fichas técnicas de los EPP adquiridos en el periodo que se va a verificar. 9.3.1.5. Procedimientos de trabajo

Ocho días antes del inicio de cada actividad, la interventoría debe solicitar al contratista todos los procedimientos de trabajo definidos contemplando actividades rutinarias y no rutinarias ejecutadas por el personal. De acuerdo a lo establecido en cada procedimiento de trabajo se deberá verificar mensualmente el cumplimiento a lo estipulado en cada uno, exceptuando análisis seguro de trabajo y permisos de trabajo, los cuales se describen en los siguientes numerales. 9.3.1.6. Análisis seguro de trabajo Cada vez que se efectúen actividades de alto riesgo el contratista debe hacer el análisis seguro de trabajo contemplando las medidas preventivas y de control de los riesgos, con el fin de que se implementen durante la ejecución de la actividad. La interventoría verificará aleatoriamente lo anterior. 9.3.1.7. Permisos de trabajo Cada vez que se efectúen actividades de alto riesgo el contratista debe tener los permisos de trabajo del personal asociado. La interventoría verificará aleatoriamente lo anterior.




9.3.1.8. Señalización de obra

La interventoría debe verificar diariamente que los frentes de obra cuenten con la señalización obligatoria, preventiva e informativa, entre otras, se deberá dejar registro fotográfico en caso de evidenciarse faltantes de señalización, mal estado, ubicación inadecuada, entre otros. 9.3.1.9. Revisión inicial y periódica de equipos, vehículos e instalaciones

La interventoría debe solicitar al contratista al inicio de las operaciones el inventario actualizado de equipos y vehículos, dicho inventario debe ser presentado quincenalmente por el contratista garantizando la actualización y seguimiento del mismo.

- Revisión periódica de equipos

Mensualmente la interventoría debe verificar el cumplimiento a lo establecido en el cronograma de mantenimiento y/o calibración de equipos, para lo cual debe solicitar al contratista los reportes de mantenimientos y/o certificados de calibración de los equipos correspondientes al periodo que se va a verificar.

- Revisión periódica de vehículos La interventoría debe verificar mensualmente el cumplimiento al plan de mantenimiento preventivo de los vehículos, solicitando al contratista los reportes de los mantenimientos de acuerdo a los vehículos aplicables al periodo a verificar, adicionalmente se debe verificar los reportes de mantenimientos correctivos y el cumplimiento de los mismos. Teniendo en cuenta el inventario presentado se debe verificar la documentación de los vehículos del contratista, garantizando que ésta se encuentre completa y vigente para ejecutar las operaciones. La interventoría debe verificar que todos los vehículos del contratista cuenten como mínimo con los siguientes requisitos:

- Estado de las luces (delanteras y traseras)

- Cabina:

o Espejos laterales

o Escaleras y apoyos de acceso (para maquinaria de obra)

o Extintor contra incendios

o Asientos en buen estado

o Vidrio panorámico

o Indicadores (Hidráulicos-refrigerantes-horómetro-corriente-aceite motor)

o Alarma de retroceso/ pito

o Baterías y cables

o Cinturón de seguridad

o Kit para contener posibles fugas




- Entre otros.

Se debe dejar soporte de las verificaciones realizadas y registro fotográfico en caso de presentarse anomalías.

- Revisión periódica de las instalaciones

La interventoría debe verificar el estado de las instalaciones de trabajo del contratista, dicha verificación debe hacerse diariamente garantizando que se cumplan con los aspectos requeridos en la construcción como ubicación y mantenimiento de los puntos de acopio, baños portátiles y/o fijos, lugar para alimentación del personal del contratista, espacio para cambio del personal (lockers), señalización de las zonas por donde transita el personal, entre otros aspectos, teniendo en cuenta lo plasmado en el plan de manejo ambiental presentado por el contratista. Se dejará registro mediante el FE-016 - Reporte diario de ejecución, será función del Residente de interventoría y será remitido directamente al cliente. 9.3.1.10. Auditorías en los frentes de trabajo La interventoría debe llevar como mínimo una auditoría por cada obra del contratista verificando el cumplimiento de todos los aspectos de seguridad, salud y ambiente consignados en el sistema de gestión del contratista y aplicables a la legislación nacional vigente. Para efectuar las auditorías se debe tener en cuenta el SISO-GA-PD-12 Procedimiento de Verificación de requisitos en SST en obra y la SISO-GA-PD-12-FM-01 Lista de verificación de requisitos SST en frentes de obra (ver anexo 4), para las auditorías en materia ambiental se deberá tener en cuenta el plan de auditorías internas del Sistema de Gestión de la Calidad. 9.3.1.11. Inspecciones periódicas de seguridad Diariamente la interventoría debe verificar las inspecciones realizadas por el contratista, entendido como inspecciones de elementos de protección personal, equipos de trabajo en alturas, elementos de emergencias (botiquines, extintores, otros), inspecciones pre operacionales (vehículos, maquinaria de obra, otros) y las demás definidas por el contratista. Para lo anterior se deben solicitar aleatoriamente los registros de las inspecciones y el seguimiento a los planes de acción en caso de llegarse a presentar. 9.3.1.12. Evaluación y control de contaminantes ambientales

Ésta evaluación y control se debe llevar a cabo de acuerdo a lo presentado en el plan de manejo ambiental por parte del contratista, se deberá tener en cuenta la verificación del almacenamiento, manejo y disposición final de los materiales utilizados en la ejecución de las labores por parte del contratista. En las verificaciones, la interventoría debe solicitar las actas de disposición final de residuos especiales y peligrosos, los cuales deben ser emitidos por una entidad autorizada por el Ministerio de Ambiente, adicionalmente se deben verificar los controles internos del contratista en el manejo de residuos solicitando los registros y control de la generación de residuos y/o vertimientos.




La interventoría debe verificar que el contratista cuenta con procedimientos definidos de atención de accidentes ambientales y que éste cuente con el kit de control de derrames, entre otros. 9.3.1.13. Prevención de incendios

La interventoría debe verificar el plan de emergencias del contratista identificado que éste ha contemplado procedimientos operativos estándar para atención de incendios, ésta verificación se debe hacer al inicio de las operaciones del contratista garantizando que se cumpla con los requisitos mínimos de atención de incendios (áreas libres de escombros y residuos, supervisión de trabajos en caliente, señalización reglamentaria de prohibición de fumar, forma de almacenamiento de combustibles líquidos e inflamables, entre otros), se debe contar con los equipos de atención de emergencias, personal capacitado y entrenado y los demás aspectos especificados por el contratista.

9.3.1.14. Análisis e investigación de incidentes y accidentes de trabajo La interventoría debe verificar mensualmente que el contratista ejecute las investigaciones de los incidentes y accidentes de trabajo, se deben solicitar los registros de investigaciones firmados por los responsables, solicitando evidencia del cumplimiento de los planes de acción ejecutados de las investigaciones, así como del registro de las socializaciones de las lecciones aprendidas al personal. 9.3.1.15. Registro y elaboración de estadísticas

Mensualmente el contratista debe presentar a la interventoría las estadísticas aplicables a seguridad, salud y ambiente entendidas como índices de ausentismo, accidentalidad laboral, enfermedad laboral, capacitaciones, estudios y/o muestreos de agua, aire, ruido, entre otros, de acuerdo a lo estipulado en el Plan de Manejo Ambiental y Plan de Salud Ocupacional del contratista. 9.3.1.16. Normativa para eventuales subcontratistas

En caso de llegarse a presentar la figura de subcontratistas, la interventoría debe verificar que éstos se acojan al sistema de gestión del contratista, todos los aspectos objetos de la verificación a los contratistas en materia de seguridad, salud y ambiente deben ser exigidos en igual medida a los subcontratistas y se harán de acuerdo a la periodicidad especificada en cada numeral. Internamente el contratista dará cumplimiento a la normativa legal en el tema de subcontratistas, la interventoría debe verificar cada vez que se suscriba un subcontrato por parte del contratista, asegurando que éste ejerce controles y seguimientos a las afiliaciones a seguridad social, compra y entrega de elementos de protección personal, realización de exámenes médicos (ingreso, periódicos, retiro) y de los demás requisitos exigidos por la legislación nacional en el tema de riesgos laborales para esta figura.




9.3.1.17. Plan de salud ocupacional

El plan de salud ocupacional, denominado actualmente como el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), deberá ser presentado por el contratista, en él se deben verificar todos los aspectos normativos aplicables a la actividad ejecutada por el contratista y los demás aplicables al sistema de gestión. El plan de salud ocupacional deberá ser presentado al inicio de las operaciones por parte del contratista y será la base para verificar los lineamientos en materia de prevención de riesgos laborales dentro de los frentes de obra.

9.3.1.18. Plan de manejo ambiental

El plan de manejo ambiental deberá ser presentado al inicio de las operaciones por parte del contratista y será la base para verificar los lineamientos en materia ambiental en los frentes de obra, la interventoría debe verificar periódicamente todos los aspectos normativos aplicables a la actividad ejecutada y demás componentes estipulados en el plan. 9.3.1.19. Cumplimiento de la legislación vigente

El contratista debe presentar a la interventoría el procedimiento de identificación de requisitos legales y la matriz asociada, en ésta última el contratista debe relacionar la forma en la cual dará cumplimiento a los requisitos legales asociados y la interventoría deberá realizar seguimiento periódico a las disposiciones establecidas y al cumplimiento legal por parte del contratista. Nota 1: Todos los aspectos de seguridad y salud objetos de la verificación por parte de la interventoría hacia el contratista se deberán dejar registrados en la SISO-GA-PD-12-FM-01 Lista de verificación de requisitos SST en frentes de obra. Nota 2: Las verificaciones no sólo se deben limitar a lo estipulado anteriormente, en el presente plan de calidad se presentan los aspectos relevantes a cada componente, sin embargo, en dado caso que los contratistas cuenten con medidas de control adicionales se deberá verificar acorde a lo dispuesto en los planes de salud ocupacional y planes de manejo ambiental. Se deben tener en cuenta los cambios en la legislación nacional que apliquen a las operaciones del contratista, asegurando que éstos sean objeto de verificación por parte de la interventoría. 9.4. CONTROL DE CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALES DEL

CONTRATISTA

La interventoría ha desarrollado la matriz para el control del cumplimiento de las obligaciones contractuales del contratista (ver anexo 1), detallando las responsabilidades contractuales del mismo, a esta matriz se realizará seguimiento periódico, evidenciando su cumplimiento y tomando acciones en caso de presentarse alguna desviación.




De acuerdo a cada área que se lleve a cabo en el proyecto cada especialista de interventoria deberá verificar en cada una de las fases si el contratista cumple con la normatividad exigida por el cliente de acuerdo al anexo técnico y manual de supervisión de interventoría.

9.5. PLAN DE CONTROL DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

La interventoría diseñará un sistema de información gerencial, en el cual se registrarán todos los movimientos presupuestales, lo que permitirá realizar seguimiento a lo ejecutado versus lo programada. Este seguimiento será periódico y se tomaran las respectivas acciones en caso de evidenciar alguna desviación. Igualmente, se tomará como referencia el GA-IN-10 - Instructivo para la elaboración, ejecución y control del Presupuestos y se llevará el respectivo control con el formato GA-IN-10-C-FM3 Formato de Presupuestos. Se implementará un aplicativo informático (SIGO - Sistema de información gerencial en obra) el cual podrá ser consultado por el cliente para ver el estado real del proyecto, contará con información vigente a la fecha de su consulta y encontrará un informe gerencial que le permitirá realizar un seguimiento continuo del cumplimiento. Así como el FE 022 Informe ejecutivo mensual y semanal de interventoría (avance financiero).

9.6. COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE

a. Líneas de Comunicación

De la interventoría al cliente: se hace por conducto del Director General del Proyecto.

b. Reuniones periódicas

Con el fin de obtener una retroalimentación con todos los participantes en el proyecto (Cliente, Contratista y el Interventor), se llevan a cabo reuniones o comités periódicos (Se realizará mínimo un comité semanal). De todas estas reuniones, la interventoría dejará registro en el formato FE-30 Acta Seguimiento Contrato, esta será elaborada por el representante que asista por parte de la interventoría (Director, Coordinador o Residente de la interventoría).

c. Comunicación Interna

El CONSORCIO, establece varios medios de comunicación al interior de la organización, tales como:

Correo electrónico

Reuniones y/o comités

Telefonía

Memorandos

Verbal




Para que exista una comunicación eficaz, y teniendo en cuenta el aspecto a comunicar, se define de la siguiente manera:

ASPECTO A COMUNICAR RESPONSABLE DE LA COMUNICACIÓN

A QUIÉN LE COMUNICA

CUANDO LE COMUNICA ESTRATEGIAS Y

MEDIOS

Realización de visita técnica al área de intervención en la Fase 1,

para los componentes 1,2 y 3. INTERVENTOR FFIE

5 días hábiles posteriores a la entrega de la documentación

técnica del proyecto por el

supervisor.

FE-001 Orden de visita FE-30 Acta

Seguimiento Contrato

Elaboración y entrega del informe

interventoría de visita en la Fase 1, para los componentes 1,2 y 3.

INTERVENTOR FFIE 3 días hábiles posteriores a la

realización de la visita

FE-002 Informe de

visita - informe interventoría

Revisión y aprobación de los documentos entregados por el

contratista para cada una de las

actividades contenidas en la Fase 1.

INTERVENTOR FFIE 5 días hábiles posteriores a la entrega de la documentación

técnica del proyecto

FE-003 Acta de aceptación y

aprobación de diseños

existentes - informe interventoría

Radicación de la solicitud de

licencia nueva y/o de modificación según el caso de urbanización y/o

construcción del proyecto y

radicación de la solicitud de aprobación de proyectos técnicos

eléctricos e hidrosanitarios ante las

respectivas empresas prestadoras del servicio.

CONTRATISTA INTERVENTOR 5 días hábiles posteriores a la

aprobación de los diseños Documentos aplicables

- Comunicados

Revisión, verificación y aprobación

el Plan de Aseguramiento de la Calidad, Seguridad industrial y

gestión ambiental - PACAS

presentado por el contratista de obra

INTERVENTOR FFIE

5 días hábiles posteriores a la entrega del PACAS

presentado por el contratista

de obra

Conceptos técnicos -Comunicados

Entrega de la programación detallada de obra por parte del

contratista

CONTRATISTA INTERVENTOR

3 días calendario siguientes de ejecución del contrato, contados a partir de la

suscripción del acuerdo de obra

Cronograma de actividades -

Comunicados

Revisión y aprobación de la programación detallada de obra

entregada por el contratista INTERVENTOR FFIE

2 días hábiles siguientes a la entrega de la programación

detallada de obra presentada

por el contratista

Comunicado

Realización de visita técnica

requerida en el informe TIPO ESPECIALISTA CON VISITA

INTERVENTOR FFIE

5 días hábiles siguientes a la

autorización del informe TIPO ESPECIALISTA CON VISITA

FE-001 Orden de visita

- FE-30 Acta Seguimiento Contrato

Radicación en el PA-FFIE del Informe TIPO ESPECIALISTA

CON VISITA

INTERVENTOR FFIE

3 días calendario siguientes a la realización de la visita para

el INFORME TIPO ESPECIALISTA CON VISITA

FE-002 Informe de visita - Conceptos

técnicos -Comunicados

Radicación en el FFIE del Informe TIPO CONCEPTO

ESPECIALISTA INTERVENTOR FFIE

3 días calendario siguientes a

la autorización del INFORME TIPO CONCEPTO

ESPECIALISTA

informe interventoría - Comunicados







MEDIOS

Radicación en el PA-FFIE del Plan de Mejoramiento por cada

proyecto asignado, cuando aplique INTERVENTOR FFIE

3 días hábiles siguientes a la notificación del desempeño para el proyecto asignado

Plan de mejoramiento - comunicados

Radicación en el PA-FFIE del Plan

de Contingencia por cada proyecto asignado, cuando aplique

INTERVENTOR FFIE

1 día hábil siguiente a

la notificación del desempeño para el proyecto asignado

Plan de contingencia -

comunicados

Atender y/o responder las observaciones o aclaraciones o requerimientos que solicite el

Supervisor del PA-FFIE

INTERVENTOR FFIE

3 días hábil es siguientes

al requerimiento de tipo administrativo y 5 días

hábiles siguientes al

requerimiento de tipo financiero, técnico, legales

Comunicados - ICOL- FE-30 Acta

Seguimiento Contrato

Entrega del Reporte diario de interventoría por acta de servicio

en medio magnético INTERVENTOR FFIE 12 pm del día correspondiente

FE-005 Acta de servicios Interventoría -

FE-016 Reporte de

actividades diarias

Entrega y radicación del informe semanal de interventoría por acta

de servicio

Coordinador y Residente

de interventoría FFIE

Cada día miércoles y con corte al día sábado inmediatamente

anterior

FE-017 Informe

semanal

Entrega y radicación del informe

mensual de interventoría por acta de servicio

INTERVENTOR FFIE 3 días hábiles siguientes al

vencimiento del mes informe interventoría -

Comunicados

Emitir los conceptos que el PA-

FFIE solicite en marco de la ejecución de su contrato

INTERVENTOR FFIE 3 días hábiles siguientes a

radicada la solicitud Comunicados

Notificación sobre la identificación de actividades no previstas

INTERVENTOR FFIE 5 días hábiles siguientes a la

identificación Comunicados

Presentación de los Análisis de Precios Unitarios (APUs) de las

actividades no previstas a la

interventoría

CONTRATISTA INTERVENTOR

5 días hábiles siguientes al recibo de comunicación de la

interventoría sobre las

actividades no previstas

FE-38 Análisis de precios unitarios -

Comunicados

Entrega y radicación en el PA-

FFIE del concepto sobre APUs de las actividades no previstas,

anexando debidamente

diligenciado y suscrito el formato que se establezca para ello.

INTERVENTOR FFIE 5 días hábiles posteriores al recibo de los APUs de las

actividades no previstas

Informe interventoría - Comunicados -

Documentos aplicables







MEDIOS

Entrega y radicación en el PA-FFIE con el fin de efectuar la

modificación al contrato. INTERVENTOR FFIE

3 días hábiles siguientes a la comunicación de aceptación o al vencimiento de los términos

para el ajuste.

Formatos de comparación y fijación

de precios no previstos, Acta de mayores y

menores cantidades e ítems no previstos y

solicitud de adición y/o prórroga (si hubiere

lugar a ello)

Entrega y radicación en el PA-FFIE para su revisión el proyecto

de liquidación del contrato objeto de la interventoría junto con la

totalidad de los soportes.

INTERVENTOR FFIE

Máximo en 45 días calendario

contados a partir de la fecha de terminación de la obra.


- Comunicados

Entrega y radicación en el PA-

FFIE para su revisión del informe final de interventoría de obra fase 2 o de interventoría a la fase 1.

INTERVENTOR FFIE

Máximo en 30 días calendario

contados a partir de la suscripción del acta de recibo

final del acuerdo de obra.


- Informe interventoría - Comunicados

Verificación y validación de información técnica del proyecto,

suministrada por el PA-FFIE y

elaboración de documento de conclusiones y recomendaciones.

INTERVENTOR FFIE 3 días hábiles posteriores a la entrega de la documentación

técnica del proyecto.

Documentos aplicables - Informe interventoría -

Comunicados

Revisión del documento de

conclusiones y recomendaciones elaborado por el consultor.

INTERVENTOR FFIE

2 días hábiles posteriores a la

entrega doc. De conclusiones y recomendaciones.



Visita técnica al área de intervención

CONTRATISTA E INTERVENTOR

FFIE

6 días hábiles posteriores a la

entrega de la documentación técnica del proyecto por el

supervisor.


Comunicados

Revisión del informe interventoría

de visita elaborado por el consultor y entrega a el PA-FFIE

INTERVENTOR FFIE

1 día hábil posterior a la

entrega del informe por parte del consultor.



Revisión del cronograma del acuerdo de obra presentado por el

contratista.

INTERVENTOR FFIE 2 días hábiles a partir de la entrega del cronograma por

parte del consultor.


Comunicados

suscripción del acuerdo de obra o

del acta de servicio de interventoría y remisión del

documento firmado por las partes

al PA-FFIE.

CONTRATISTA Y/O INTERVENTOR

FFIE

3 días hábiles a partir de la remisión del acuerdo de obra o

del acta de servicio de interventoría por el PA-FFIE.


Comunicados

Revisión de productos, elaboración, suscripción y entrega

de actas de verificación de

estudios y diseños

INTERVENTOR FFIE 6 días hábiles a partir de la

entrega de estudios y diseños

por parte del contratista.


Comunicados







MEDIOS

Elaboración, suscripción y remisión al PA-FFIE del acta de

terminación

CONTRATISTA E

INTERVENTOR FFIE

1 día hábil siguiente al vencimiento del plazo de

entrega final del proyecto

FE-011 Acta de terminación etapa 1 -

Informe interventoría - Comunicados

Revisión y verificación final de estudios y diseños

INTERVENTOR FFIE 6 días hábiles a partir de la entrega final de estudios y

diseños por parte del consultor

FE-003 Acta de aceptación y

aprobación de diseños existentes -



Mesa de trabajo para ajustes y

aprobación final de estudios y diseños

CONTRATISTA E

INTERVENTOR FFIE

3 días hábiles siguientes a la entrega de estudios y diseños

ajustados de acuerdo con observaciones de interventoría



Gráfico 13: Matriz de comunicación interna – Tiempos máximos para la elaboración, revisión,

suscripción y entrega de documentos por parte de la Interventoria.

d. Comunicación externa

El CONSORCIO provee los medios de comunicación con el cliente, por medio de los cuales puede consultar el desarrollo de sus productos, estatus, consulta de informes, comunicar sus inquietudes y quejas, etc., entre los cuales se pueden mencionar los siguientes:

Reuniones y/o comités

Correos electrónicos

Correspondencia

Telefonía 9.7. CONTROL DEL DISEÑO

El presente plan de calidad frente a la norma ISO 9001:2008, excluye el elemento 7.3. Diseño y Desarrollo, para este contrato no aplica ningún proceso de Diseño. Sin embargo, la interventoría en la fase 1 debe verificar al contratista los siguientes requisitos, y la metodología utilizada para controlar los diseños:

Planificación

Datos preliminares de diseño

Resultados

Revisión

Verificación

Convalidación

http://www.normas9000.com/iso-9000-35.html








Control de cambios

9.8. CONTROL DE ACTIVIDADES

En el Anexo 2. Matriz de Actividades de la Interventoría, se identifican las actividades sometidas a control, y para cada una de ellas se definen especificaciones, criterios de aceptación, tipo de inspección, frecuencia, responsable y registro. 9.9. CONTROL DE LOS PROCESO, PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS

EXTERNAMENTE Para llevar a cabo las actividades de compras y contratación de servicios, el Consorcio se rige con el procedimiento CM-PD-03 “Compras y contratación de servicios”. Para la evaluación de los proveedores de productos o servicios que afecten directamente la calidad de la Interventoría, se rige con el procedimiento CM-PD-02 “Evaluación de Proveedores”. Para el control de gastos de viaje, se deben tener en cuenta las siguientes actividades: Solicitud:

- La solicitud se deberá realizar al Coordinador Administrativo mediante correo electrónico

en el formato designado - ICOL-GA-PQ-C-FM5 Agenda de viaje, con 8 días hábiles de anticipación en lo posible, con copia al Director de Interventoría.

- El valor provisional designado por concepto de hospedaje diario es de $130,000 COP. - El valor provisional designado por concepto de alimentación diario es de $50,000 COP. - El valor provisional por concepto de transportes lo determinará el Coordinador

Administrativo según plan de viaje. - Las reservas aéreas, marítimas y terrestres deberán ser tramitados por el Coordinador

Administrativo - El Coordinador Administrativo enviará al área financiera la solicitud de pago con 5 días

hábiles de anticipación en lo posible. - En todos los casos se entregarán los recursos en calidad de anticipos con cargo a la

cuenta personal por medio de transferencia bancaria. - Si el viaje es grupal, se generará el anticipo a una sola persona del grupo.

Legalización:

- Para todos los gastos incurridos en el viaje, se solicitará que las facturas de soporte de gastos estén a nombre de:

Razón Social: Consorcio CCI NIT. 900.986.313-6 Dirección: CR 19B 84-17 OF. 705, BOGOTÁ. Teléfono: 6167377

- Solo se aceptarán facturas legalmente emitidas para la legalización de los gastos. - Los gastos de transportes deberán reportarse mediante recibo de caja, incluyendo el

detalle de los recorridos y la fecha.





- Transcurrido 8 días hábiles de haber regresado del viaje, el colaborador procederá a legalizar el anticipo en el formato establecido, ICOL-GA-PQ-C-FM7 Legalización y/o reembolso de gastos, el cual deberá radicar en las oficinas con todos los soportes.

- En caso de que haya transcurrido el tiempo establecido en el literal anterior y el área financiera no haya recibido la legalización del anticipo dado, esta procederá a enviar a Coordinación administrativa un listado de las personas y valores para ser descontados.

- No se podrá legalizar montos mayores a los entregados inicialmente por cada concepto. - Los gastos de cada colaborador serán autorizados y aprobados por el Coordinador

Administrativo y en casos de exceder montos o presentar conceptos especiales, estos serán aprobados por el Gerente del proyecto.

- En ningún caso son aceptados gastos por bebidas alcohólicas, minibar, implementos de aseo personal.

- No se aceptan gastos de desayunos adicionales cuando el mismo esté incluido en el costo del hotel.

Devolución:

- El colaborador deberá realizar la devolución del valor sobrante de los viáticos a la cuenta de ahorros 223-817263 del Banco de Occidente a nombre del Consorcio CCI, identificado con NIT 900,986,313-6.

9.10. TRAZABILIDAD DE LAS MEDICIONES

Los residentes de obra deben exigir y/o archivarlos certificados de calibración o verificación de todos los equipos de inspección, medición y ensayo que se utilicen en el proyecto, ya sean los utilizados por la Interventoría, o de los equipos que se requieran alquilar o subcontratar, o de los que utilice el contratista. Este seguimiento se debe diligenciar en el formato ICOL-GT-PQ-C-FM6 Control de la trazabilidad de las mediciones por parte del Residente de Interventoría. Se debe guardar copia del certificado y hacer seguimiento a la fecha de la próxima calibración o verificación, con el fin de asegurar que los equipos utilizados cumplen con los patrones de medición internacionales o nacionales, o la base utilizada para la calibración o verificación. Para llevar a cabo las actividades de la Interventoría se utilizan los siguientes equipos:

Gráfico 14: Equipos de Inspección, medición y ensayo

Se debe realizar el control de inspecciones y ensayos mediante el FE-36 Control de inspección y ensayos por parte del Residente de interventoría.

EQUIPO PERIODICIDAD DE CALIBRACIÓN/VE

RIFICACIÓN

REGISTRO/UBICACIÓN

RESPONSABLE DE CALIBRACIÓN/VERIFIC

ACIÓN

TIPO DE MEDICIÓN

Equipos de topografía

Semestral Certificado de

Calibración/Oficina Interventoría

Residentes de obra Ángulos y

elevaciones




10. MEDICIÓN, SEGUIMIENTO Y MEJORA 10.1. MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO

Se cuenta con mecanismos para la medición y seguimiento a la ejecución del proyecto, estos mecanismos son los siguientes: Evaluación de la satisfacción del cliente y tratamiento de las quejas del mismo: Se realiza de acuerdo con lo definido en el procedimiento MS-PD-05 “Evaluación de la Satisfacción del cliente” o se aplicará el FE-020 Calificación de desempeño contrato interventoría. Programa anual de Auditorías Internas: Se realiza para evaluar el desempeño del proyecto. Ellas se desarrollan de acuerdo con lo establecido en el procedimiento MS-PD-03 “Auditorías de Calidad”. Tratamiento del producto no conforme: Se lleva a cabo de acuerdo con lo definido en el procedimiento MS-PD-06 “Control de Producto No Conforme”, sin embargo se realizará de acuerdo al procedimiento definido por el cliente, según el resultado del nivel de desempeño y el plan de acción a tomar de acuerdo a lo estipulado contractualmente (puntaje obtenido). Acciones correctivas y preventivas: En caso de presentarse una no conformidad, originada por quejas del cliente, resultados de auditorías de calidad, revisiones por la dirección, o inspecciones directas se debe seguir el MS-PD-04 Acciones Correctivas y Preventivas se seguirá el procedimiento definido por el cliente (plan de mejoramiento y contingencia). Indicadores de gestión del proyecto: Están definidas en el Gráfico 5. Objetivos y Metas, y deben ser presentados por el Gerente de ejecución de proyectos de acuerdo a la periodicidad definida en cada uno, a la Dirección de la unidad. 10.2. MEJORA

Se aplicarán procedimientos para el manejo de las acciones correctivas y preventivas, con el fin de garantizar la mejora continua al interior del proyecto. Cuando se detecte una no conformidad o una no conformidad potencial, el Consorcio llevará a cabo las actividades descritas en el procedimiento MS-PD-04 “Acciones Correctivas y Preventivas”. Dichas no conformidades se pueden generar por el incumplimiento de lo estipulado en este Plan de Calidad, Auditorías Internas, Quejas del Cliente y/o detección de productos no conformes. La responsabilidad de verificar que la acción correctiva y/o preventiva haya sido efectivamente puesta en práctica y que haya tenido los efectos esperados, es del Director del Proyecto y del Coordinador de Calidad.




11. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SG-SST)

Se cuenta con un Sistema Integral de Gestión, que permite, mediante políticas, programas y procedimientos en materia de seguridad y salud en el trabajo, minimizar la accidentalidad y enfermedad laboral, garantizando mejores condiciones para los colaboradores del Consorcio. Dentro de las principales medidas de prevención y control se tienen las siguientes:

11.1. POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN

Actualmente se cuenta con la política aprobada por la dirección, estableciendo lo siguiente: “CAL Y MAYOR Y ASOCIADOS, empresa líder en el desarrollo y ejecución de servicios en consultoría e ingeniería para el sector de infraestructura, se compromete a la mejora continua a través del Sistema Integral de Gestión -SIGE- (calidad, ambiental, seguridad y salud en el trabajo), considerando: - El cumplimento de los compromisos definidos con nuestros clientes y partes interesadas. - El seguimiento y control de las metas y objetivos establecidos por la organización. - La prevención de accidentes y enfermedades laborales, la identificación de peligros y la valoración y control de riesgos. - La protección ambiental y la prevención de la contaminación derivada de los impactos de nuestras actividades. - El cumplimiento de los requisitos legales aplicables y otros requisitos del SIGE.”

11.2. IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVALUACIÓN Y VALORACIÓN DE LOS RIESGOS

Para el proyecto la gestión del riesgo es una herramienta determinante que le permite identificar los diversos factores que pueden llegar a afectar a sus diferentes partes interesadas (clientes, trabajadores, ambiente, proveedores, contratistas, otros) y hasta su adecuado desempeño. Por lo anterior, la gestión del riesgo es un aspecto relevante dentro del sistema integral de gestión como medida de prevención. En pro de la gestión del riesgo, se ha implementado una metodología que le permite identificar, de acuerdo a la probabilidad de ocurrencia y las posibles consecuencias (impacto) generados por cada riesgo, cuales son críticos, reconociendo la importancia de priorizarlos e intervenirlos de forma inmediata. Para lograr lo anterior, se cuenta con la SISO-GA-PD-02-FM-01 Matriz de identificación de peligros y valoración de los riesgos basada en la metodología Risk Assessment Matrix- RAM, la cual permite identificar los factores de riesgo presentes en los siguientes aspectos:

Personas: entendido como los riesgos que pueden llegar a alterar las condiciones de seguridad y salud de los trabajadores.




Ambiente: riesgos que pueden causar afectación a las condiciones del ambiente receptor, derivados de las actividades desarrolladas por la organización.

Clientes/ calidad: entendido como la afectación en la calidad del servicio prestado hacia el cliente.

Económicas/ precio: riesgos asociados que pueden llegar a generar pérdidas económicas a la organización.

Imagen de la empresa: condiciones de riesgo que pueden alterar la imagen de la organización frente a la comunidad, cliente y demás partes interesadas.

11.3. ESTABLECIMIENTO Y DEFINICIÓN DE OBJETIVOS, METAS E INDICADORES

De acuerdo a las necesidades de la organización se deben establecer los objetivos, metas e indicadores que permitan tener un control de las actividades ejecutadas y la eficacia de las mismas.

11.4. PROGRAMAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN- SIGE La definición y estructuración de los programas se deberán ejecutar acorde a la identificación de los riesgos presentes en la organización, teniendo en cuenta la probabilidad de ocurrencia de cada factor de riesgo y el posible impacto de cada uno en los aspectos evaluados en la matriz de riesgos. Los riesgos que requieren elaboración de programas de gestión son los relacionados con personas (seguridad y salud en el trabajo) y ambiente. En la actualidad se cuenta con diferentes programas que permiten controlar los riesgos y minimizar el impacto de los mismos en el proyecto:

SISO-GA-PR-02 Programa de Trabajo Seguro en Alturas.

SISO-GA-PR-03 Programa de Vigilancia Epidemiológica de prevención de lesiones osteo musculares.

SISO-GA-PR-04 Programa de Vigilancia Epidemiológica de prevención de Riesgo Psicosocial.

SISO-GA-PL-02 Plan Estratégico de Seguridad Vial

SISO-GA-PR-05 Programa de Gestión Ambiental

11.5. CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO

Una vez verificadas las necesidades de capacitación en los diferentes aspectos de la organización, se brindará la misma al personal en los diversos temas relacionados a aquellos factores que pudiesen alterar el buen funcionamiento del SIGE o de la organización (ambiente, seguridad y salud, calidad, recursos humanos). Para lo anterior se cuenta con el RH-PD-02-FM1 Programa de capacitación, donde anualmente se programan las actividades a desarrollar de acuerdo a los riesgos prioritarios identificados.




11.6. ELECCIÓN DEL COMITÉ O SUPERVISOR DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Teniendo en cuenta el número de trabajadores vinculados en el proyecto se deberá conformar el Comité o elegir al Supervisor de seguridad y salud en el trabajo, aspecto que permitirá una vigilancia constante al cumplimiento de todas las disposiciones en materia. Actualmente se cuenta con el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo- COPASST de la organización Cal y Mayor y Asociados S.C. (vigencia 2016-2018), una vez se vincule más personal al consorcio, se procederá a conformar su propio comité.

11.7. REALIZACIÓN DE EXÁMENES MÉDICOS Y VIGILANCIA A LAS CONDICIONES DE SALUD

El llevar un control en las condiciones de salud de los colaboradores garantiza un mejor desempeño y minimiza la aparición de futuras enfermedades de origen laboral. Por esta razón se deben realizar los exámenes necesarios de acuerdo a la labor a desempeñar por cada colaborador y los riesgos presentes en su lugar de trabajo. El seguimiento a estas condiciones de salud, permiten identificar si las actividades ejecutadas dentro del proyecto están causando alteraciones en la salud de los colaboradores, que pudiesen llegar a desencadenar patologías de origen laboral.

11.8. INDUCCIÓN Y RE INDUCCIÓN Como medida preventiva a adoptar se brindará una inducción al personal que se vincule con el proyecto, abarcando temas relevantes de la organización como políticas, generalidades de la organización, recursos humanos, ambiente, calidad, seguridad y salud en el trabajo, adicionalmente, se brindará una re inducción anual al personal que se encuentre vinculado con el proyecto, para apoyar este proceso se cuenta con el documento SISO-GA-PR-01 Inducción. Acompañado a la inducción se realizará una notificación al personal, en esta se informarán los riesgos presentes en su trabajo, así como de las recomendaciones a tener en cuenta para evitar y/o minimizar los impactos de estos en la salud de cada colaborador.

11.9. PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS

El proyecto deberá definir los procedimientos necesarios a fin de controlar las actividades ejecutadas y que puedan poner en riesgo alguno de los aspectos de la organización (personas, ambiente, calidad, precio/ económicas, imagen). Actualmente se cuenta con los siguientes procedimientos en materia de seguridad y salud en el trabajo:

SISO-GA-PD-01 Procedimiento de seguridad vial.

SISO-GA-PD-02 Procedimiento de identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos.




SISO-GA-PD-04 Procedimiento de investigación y registro de accidentes e incidentes de trabajo.

SISO-GA-PD-05 Procedimiento de Exámenes Médicos.

SISO-GA-PD-06 Procedimiento de entrega y reposición de elementos de protección personal y su formato asociado SISO-GA-PD-06-FM-02 Entrega de Elementos de Protección Personal- EPP.

SISO-GA-PD-07 Procedimiento de requisitos legales.

11.10. CONTROLES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, AMBIENTE Y CALIDAD PARA CONTRATISTAS, SUBCONTRATISTAS Y PROVEEDORES

Se tiene establecido el SISO-GA-PD-12 Procedimiento de verificación de requisitos en SST para contratistas en obra y la SISO-GA-PD-12-FM-01 lista de verificación de requisitos SST en frentes de obra, lo anterior se estructuró como política de cumplimiento por parte de los contratistas, subcontratistas y proveedores frente al Sistema Integral de Gestión (SIGE), garantizando el cumplimiento de los requisitos legales en materia y el bienestar y seguridad durante la ejecución de sus labores.

11.11. PLAN DE SEGURIDAD

El proyecto cuenta con un plan estructurado en caso de presentarse cualquier siniestro que ponga en riesgo la salud y seguridad de los colaboradores, se brindará capacitación al personal en el tema en busca de la atención inmediata, oportuna y eficaz en caso de una eventual emergencia. Asociado al plan de emergencias se cuenta con diferentes soportes que permiten tener el control de las actividades ejecutadas por el plan:

SISO-GA-PL-01-FM-01 Hoja de vida de brigadistas de emergencias

SISO-GA-PL-01-FM-02 Preparación de simulacros

SISO-GA-PL-01-FM-03 Informe de Simulacro o emergencia

SISO-GA-PL-01-FM-04 Formato de emergencias médicas (MEDEVAC)

SISO-GA-PL-01-FM-05 Control de Visitantes

11.12. INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES DE TRABAJO, INCIDENTES DE TRABAJO Y ENFERMEDADES LABORALES

Con el objeto de minimizar la ocurrencia de estos aspectos, es necesario contar con el reporte de estas condiciones por parte de los colaboradores afectados, el cual se deberá hacer en el formato SISO-GA-PD-04-FM-01 Reporte de accidentes e incidentes de trabajo, así mismo se deberán efectuar las respectivas investigaciones que permitan identificar las reales causas de estos eventos y generar planes de acción que corrijan las causas y no permitan que eventos similares se vuelvan a presentar.




Para lo anterior se cuenta con el formato de SISO-GA-PD-04-FM-02 Investigación de accidentes e incidentes de trabajo y el formato de SISO-GA-PD-04-FM-04 Lecciones aprendidas. 12. PLAN AMBIENTAL Y DE GESTIÓN SOCIAL

Se realizará un plan de manejo ambiental y gestión social contemplando los siguientes aspectos:

Programa para el manejo de residuos

Control de emisiones atmosféricas

Manejo y control de escombros (disposición final)

Utilización de fuentes de materiales certificados

Uso y almacenamiento adecuado de materiales de construcción

Protección del suelo (prevención de procesos erosivos y control de la escorrentía)

Prevención de la contaminación de cuerpos de agua y redes de servicios públicos

Manejo de la vegetación, fauna y el paisaje

Programa de limpieza, orden y aseo de los sitios de trabajo

Uso razonable de los recursos naturales

Manejo y disposición de residuos peligrosos Se realizará la respectiva verificación mediante el FE-002 - Informe técnico de visita (uso de suelo y normatividad ambiental), y el FE-016 - Reporte diario de ejecución (componente de SST y ambiental) y el FE-37 Control planes de gestión, este registro será responsabilidad del residente de interventoría y del especialista PACAS.

GESTIÓN SOCIAL:

Organización, realización y seguimiento a las reuniones de socialización con la comunidad (inicio, durante y al finalizar el contrato): - Se convocará a la comunidad y/o entidades involucradas. - Se desarrollarán reuniones, especificando sitio, presentación y temática. - Se realizará seguimiento a las solicitudes de la comunidad a través del Punto

CREA, (formato de registro).

Actividades a Realizar durante la ejecución de obra: (inicio, durante y al finalizar el contrato) - Elaboración de actas de vecindad (antes de la ejecución de los trabajos e inicios de

obra) - Atención oportuna a las solicitudes de la comunidad, cuando se requiera, mediante

el punto CREA. (formato de registro ICOL-GT-PQ-C-FM5 Requerimientos atención al ciudadano).

- Verificación de las herramientas y metodologías para la divulgación y comunicación asertiva con la comunidad.




- Visitas de obra. - Presentación de Informe Mensual Socio-Ambiental (mensualmente) - Seguimiento a las actividades desarrolladas dentro del plan de gestión social. Se

realizará mediante el ICOL-GA-PQ-C-FM4 Ficha de verificación de gestión social. - Seguimiento al proceso de PQRS (Peticiones, quejas, reclamos y solicitudes)

mediante el ICOL-GT-PQ-C-FM5, Requerimientos atención al ciudadano. - Verificación de generación de empleo, mediante el ICOL-GA-PQ-C-FM3,

Verificación de la contratación de mano de obra no calificada / calificada para la interventoría.

- Verificación de solicitudes relacionadas con afectación a predios, a través del ICOL-GA-PQ-C-FM2 concepto técnico.

Higiene, Seguridad Industrial y Seguridad Ocupacional: Diariamente, mediante el informe diario de actividades y listas de chequeo, se realizará la revisión de EPPs al contratista. (Formatos y listas de chequeo).

Actividades de entrega de obra: (al finalizar acta de servicio, finalización del Contrato) - Visitas de entrega de obra - Seguimiento y respuesta a todas las solicitudes realizadas por la comunidad,

mediante el CREA.




13. FORMATOS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS

Código Nombre

Documento de origen externo - FE-001 Orden de visita

Documento de origen externo - FE-002 Informe técnico de visita

Documento de origen externo - FE-003 Acta de aceptación y aprobación de diseños

Documento de origen externo - FE-007 Orden de inicio Fase 2

Documento de origen externo - FE-008 Acta de suspensión

Documento de origen externo - FE-009 Acta de reinicio

Documento de origen externo - FE-010 Actas de modificación

Documento de origen externo - FE-011 Actas de terminación – Etapa 1

Documento de origen externo - FE-012 Acta de recibo a satisfacción de la etapa 1

Documento de origen externo - FE-013 Acta de cierre etapa 1

Documento de origen externo - FE-014 Acta de pre-entrega etapa 2

Documento de origen externo - FE-015 Acta de cierre, entrega y recibo final de la Etapa 2

Documento de origen externo FE-016 Reporte diario de ejecución

Documento de origen externo - FE-018 Acta de cierre de acta de servicios

Documento de origen externo - FE-019 Formato de Calificación Obra

Documento de origen externo - FE-021 Acta de aprobación del personal

Documento de origen externo – FE-022 Informe ejecutivo mensual y semanal de interventoría

Documento de origen externo – FE-023 Cumplimiento y aplicación a requisitos del informe mensual de interventoría




Código Nombre

Documento de origen externo – FE-024 Control de personal

Documento de origen externo – FE-029 Acta de vecindad

Documento de origen externo – FE-30 Acta Seguimiento Contrato

Documento de origen externo – FE-31 Relación de correspondencia

Documento de origen externo – FE-32 Relación de documentos

Documento de origen externo – FE-33 Relación de planos

Documento de origen externo – FE-34 Control de equipos

Documento de origen externo – FE-35 Control de equipos de medición

Documento de origen externo – FE-36 Control de inspección y ensayos

Documento de origen externo – FE-37 Control planes de gestión

Documento de origen externo – FE-38 Análisis de precios unitarios

Documento de origen externo – FE-39 Comparación y fijación de precios no previstos

Documento de origen externo – FE-40 Verificación de diseños y o estudios técnicos

Documento de origen externo – FE-41 Acta de cumplimiento de hito

Documento de origen externo – FE-42 Acta de recibo parcial y balance presupuestal

Documento de origen externo – FE-43 Acta de terminación de acta de servicio / acuerdo de obra

Documento de origen externo – FE-44 Formato de inventario por espacios

Documento de origen externo – FE-45 Formatos de inspección interna (Liberación actividades)

Documento de origen externo – FE-46 Plan de control operativo de edificaciones




Código Nombre

Documento de origen externo – FE-47 Formato de inventario por espacios / Entrega ETC

ICOL-GT-PQ-C-FM1 Control Rotura de Cilindros

ICOL-GT-PQ-C-FM2 Control Densidades en Campo

ICOL-GT-PQ-C-FM3 Check-list trámite licencia de construcción ante curaduría

ICOL-GT-PQ-C-FM4 Análisis de Diseños Entregados por la Entidad Territorial Certificada

ICOL-GT-PQ-C-FM5 Requerimientos atención al ciudadano

ICOL-GT-PQ-C-FM6 Control de la Trazabilidad de las Mediciones

ICOL-GA-PQ-C-FM1 Planilla Entrega de Documentos

ICOL-GA-PQ-C-FM2 Verificación de solicitudes relacionadas con afectación a predios -concepto técnico

ICOL-GA-PQ-C-FM3 Verificación de la Contratación de Mano de Obra No Calificada / calificada para la interventoría

ICOL-GA-PQ-C-FM4 Ficha de Verificación de Gestión Social

ICOL-GA-PQ-C-FM5 Agenda de Viaje

ICOL-GA-PQ-C-FM6 Control de Mensajería

ICOL-GA-PQ-C-FM7 Legalización y/o reembolso de gastos

GA-IN-10 Instructivo para la elaboración, ejecución y control de Presupuestos

GA-IN-10-C-FM3 Formato de Presupuestos

MS-PD-01-FM1 Lista maestra de documentos y datos

RH-PD-01-FM1 Perfil de puesto y Descripción de puesto




Código Nombre

RH-PD-03 Capacitación y Formación de personal

RH-PD-02-FM1 Programa de Capacitación

SISO-GA-PD-02-FM-01 Matriz de identificación y control de riesgos

SISO-GA-PR-01 Inducción

SISO-GA-PR-02 Programa de Trabajo Seguro en Alturas

SISO-GA-PR-03 Programa de Vigilancia Epidemológica de prevención de lesiones osteo musculares

SISO-GA-PR-04 Programa de Vigilancia Epidemológica de prevención de Riesgo Psicosocial

SISO-GA-PR-05 Programa de Gestión Ambiental

SISO-GA-PD-01 Procedimiento de Seguridad Vial

SISO-GA-PD-02 Procedimiento de identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos

SISO-GA-PD-04 Procedimiento de investigación y registro de accidentes e incidentes de trabajo

SISO-GA-PD-05 Procedimiento de Examenes Médicos

SISO-GA-PD-06 Procedimiento de entrega y reposición de elementos de protección personal

SISO-GA-PD-07 Procedimiento de requisitos legales

SISO-GA-PD-12 Procedimiento de verificación de requisitos en Seguridad y Salud en el Trabajo en Obra

SISO-GA-PD-04-FM-01 Reporte de accidentes e incidentes de trabajo

SISO-GA-PD-04-FM-02 Investigación de accidentes e incidentes de trabajo

SISO-GA-PD-04-FM-04 Lecciones aprendidas




Código Nombre

SISO-GA-PD-12-FM-01 Lista de Verificación de requisitos de seguridad y salud en el trabajo en frentes de obra

SISO-GA-PL-02 Plan Estratégico de Seguridad Vial

SISO-GA-PL-01-FM-01 Hoja de vida de brigadistas de emergencias

SISO-GA-PL-01-FM-02 Preparación de simulacros

SISO-GA-PL-01-FM-03 Informe de Simulacro o emergencia

SISO-GA-PL-01-FM-04 Formato de emergencias médicas (MEDEVAC)

SISO-GA-PL-01-FM-05 Control de Visitantes

14. ANEXOS

Anexo 1. Matriz para el control del cumplimiento de las obligaciones contractuales del contratista.

Anexo 2. Matriz de Actividades de la Interventoría.

Anexo 3. Certificado de calidad ISO 9001:2008.

Anexo 4. Otros documentos relacionados en el plan de calidad – Lista Maestra de Documentos.

Anexo 5. Documentos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

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